Weten wie u in huis haalt? Voorkom interne fraude met het waarschuwingsregister
“De privacy is gewaarborgd. Dat vind ik belangrijk.” Hans Geveling, eigenaar van acht Albert Heijn-winkels in de buurt van Utrecht en Nijmegen met ongeveer 950 man personeel: “Het waarschuwingsregister is een heel goed idee. Zeker omdat de privacy van de medewerkers gewaarborgd is. Dat vind ik erg belangrijk. Met het Vakcentrum als schakel werkt het waarschuwingsregister zoals het bedoeld is. Niet iedereen moet zomaar in vertrouwelijke gegevens kunnen kijken. Ook is de gratis deelname een fantastische verdienste van het Vakcentrum. En als het goed werkt, heb ik daar later ook wat voor over. In onze winkels heerst een open en laagdrempelige cultuur. Dat werkt het best. Als je een werknemer met een blikje fris ziet lopen, moet je gewoon kunnen vragen of ze dat hebben afgerekend. Als je ergens met een boog omheen gaat, ben je niet goed bezig. Misschien dat het daardoor heel erg meevalt met de interne fraude in onze winkels. Het aantal artikelen dat na levering spoorloos verdwijnt, is erg laag. Ook in vergelijking met het landelijk gemiddelde. Wat natuurlijk niet betekent dat er niets gebeurt wat niet door de beugel kan. Wij gaan het waarschuwingsregister in eerste instantie gebruiken voor sollicitanten waar al twijfel over bestaat. Bovendien gaan we onze deelname kenbaar maken. Als je al in de vacature of op de website meldt dat je het waarschuwingsregister gebruikt, schrik je de foute types af. Zo werkt het waarschuwingsregister preventief. Dat is altijd het best.”
Vakcentrum wijkt niet voor winkelcriminaliteit De detailhandel blijft worstelen met winkelcriminaliteit. Niet alleen door winkeldieven, maar ook door het eigen personeel. Jaarlijks veroorzaakt interne fraude een verlies van ongeveer 170 miljoen euro. Door diefstal en bedrog verpesten fraudeurs de sfeer voor de medewerkers die wel eerlijk hun salaris verdienen. En na hun ontslag kloppen ze gewoon aan bij een andere ondernemer. Misschien wel bij u. Uit onderzoek van Stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) blijkt dat de meeste schade wordt aangericht door een kleine groep van ongeveer 5.000 fraudeurs. Zij gaan van winkel naar winkel en richten zo in korte tijd grote schade aan. Om dit te voorkomen is in 2005 het waarschuwingsregister opgezet: een beveiligd internetsysteem waarmee werkgevers de integriteit van sollicitanten kunnen controleren. Stichting FAD fungeert als onafhankelijk beheerder en toezichthouder van het waarschuwingsregister.
zich aan te sluiten bij Stichting FAD. De levensmiddelendetailhandel is immers een arbeidsintensieve bedrijfstak met een fors verloop van personeel. Ook als zelfstandige detaillist in deze branche kunt u de verkeerde mensen tegen het lijf lopen. Via het Vakcentrum kunt u een jaar lang gebruik maken van het waarschuwingsregister. Helemaal gratis. ‘Als u zich nu aanmeldt, kunt u het waarschuwingsregister meteen na de zomerperiode 2009 raadplegen.’ Deelname aan het waarschuwingsregister biedt -zonder kosten- dubbel voordeel. Ten eerste geeft u met uw deelname een duidelijke boodschap af aan uw huidige én uw toekomstige personeel: deze onderneming wijkt niet voor winkelcriminaliteit. Ten tweede voorziet u collega-detaillisten van waardevolle informatie, door uw eigen fraudeurs op te laten nemen in het waarschuwingregister.
Preventie en screening Fraudeur? Daar is de deur! Het Vakcentrum wil voorkomen dat haar leden met notoire fraudeurs in zee gaan. Daarom heeft het Vakcentrum besloten
Voorkomen is beter dan genezen. Het doel van het waarschuwingsregister is dan ook het voorkomen van winkel criminaliteit. Deze preventie vindt al plaats door de deelname aan het waarschuwingsregister aan de medewerkers en sollicitanten te communiceren. Door sollicitanten in een vroeg stadium op het waarschuwingsregister te wijzen, weten ze dat fraude in het bedrijf niet wordt getolereerd. Bijvoorbeeld met een aankondiging op de website, of in de vacature. Fraudeurs zullen zich dus wel twee keer bedenken voor ze zich aanmelden. Met het waarschuwingsregister voorkomt het Vakcentrum actief winkelcriminaliteit door de screening van sollicitanten. Dit gebeurt op zeer nauwkeurige wijze. Het waarschuwingsregister geeft vervolgens aan of deze sollicitant is
angetroffen of niet. Vervolgens wordt contact opgenomen a met het bedrijf dat de persoon geregistreerd heeft. Dat bedrijf moet dan bevestigen of het om dezelfde persoon gaat.
Het waarschuwingsregister werkt Winkelbedrijven weten door het waarschuwingsregister steeds vaker fraude te voorkomen. Sinds de start van het waarschuwingsregister in 2005 is de schade door interne fraude met 20 miljoen euro afgenomen. Bij sommige deelnemers daalde het aantal fraudezaken zelfs met ruim 40 procent. In het waarschuwingsregister staan op dit moment circa 1000 fraudeurs geregistreerd. Vorig jaar werd er door deelnemende bedrijven ruim 51.000 keer in het waarschuwingsregister gezocht. Door de screening werd 120 keer voorkomen dat een fraudeur werd ingehuurd. De resultaten spreken voor zich. Daardoor sluiten meer en meer bedrijfstakken zich aan: er vallen nu al 100.000 medewerkers onder de werkingssfeer van het waarschuwingsregister. Dit aantal neemt snel toe. Vorig jaar groeide het zelfs met 24 procent. Naar verwachting wordt snel de 125.000 bereikt: 20 procent van de gehele arbeidsmarkt in de detailhandel. En dat is een goede zaak, want hoe groter de deelname, hoe groter de effectiviteit.
Het waarschuwingsregister en privacy Het Vakcentrum vindt het behoud van privacy erg belangrijk. Daarom verloopt het gebruik van het waarschuwingsregister volgens strikte regels. Het Vakcentrum fungeert als schakel tussen haar leden en Stichting FAD: leden kunnen een screening aanvragen bij het Vakcentrum, waarop het Vakcentrum ervoor zorgt dat die wordt uitgevoerd. Hierdoor is de veiligheid van privacygevoelige informatie gewaarborgd. Het waarschuwingsregister is een beveiligde internetapplicatie. De gegevens in het waarschuwingsregister worden versleuteld opgeslagen op een aparte server.
Personen worden alleen onder strikte voorwaarden geregistreerd in het waarschuwingsregister. Zo is registratie alleen mogelijk als er sprake is van ontslag en aangifte bij de politie. Uiteraard moeten er ook voldoende bewijzen zijn. Daarnaast dient er een proportionaliteitsafweging te worden gemaakt. Dit betekent dat ondernemers bij registratie rekening moeten houden met de specifieke omstandigheden van de fraudezaak. De ondernemer moet de fraudeur van de registratie op de hoogte te stellen. Fraudeurs kunnen bezwaar maken tegen de registratie en zo verwijdering uit het register trachten te bewerkstelligen. Stichting FAD verwacht van de deelnemende Vakcentrumleden dat zij een duidelijk fraudebeleid hanteren: alle medewerkers dienen op de hoogte te zijn dat fraude in de onderneming niet wordt geaccepteerd, en dat bij het constateren van fraude altijd ontslag en aangifte bij de politie volgt. Stichting FAD controleert alle activiteiten op het waarschuwingsregister.
Wilt u ook weten wie u in huis haalt? De gratis deelname aan het waarschuwingsregister is veilig, verantwoord en vooral: makkelijk. Vul de toetredingsverklaring in deze folder in en doe hem meteen op de bus. Een postzegel is niet nodig. Houd wel rekening met een verwerkingsperiode van zes weken. Indien u zich nu aanmeldt, kunt u het waarschuwingsregister direct na de zomerperiode raadplegen.
“De verleiding is gewoon aanwezig” Henry Hubers is eigenaar van een Spar in Vinkel met 10 medewerkers: “Met interne fraude hebben wij gelukkig nooit te maken gehad. Dat hoop ik tenminste, want als ondernemer in een dorp denk je iedereen te kennen. Ik vertrouw mijn personeel dan ook voor 99,9 procent. Maar het blijft een feit: de verleiding is gewoon aanwezig als je de hele dag met geld en spullen rondloopt. Afgelopen weekend hebben we nog een klant gepakt voor diefstal die compleet onschuldig leek. Ook de politie was volledig verbaasd. Ondertussen had hij wel wekenlang lopen stelen. Dit geeft al aan dat je eigenlijk niemand kunt vertrouwen, hoe naar dat ook klinkt. Daarom is het goed dat we kunnen beschikken over het waarschuwingsregister. Er zijn genoeg mensen met de verkeerde gedachte. ‘Een bijbaantje? Leuk, een paar maanden een dubbel salaris, dan zijn we weer weg.’ Ik heb collega’s die gigantisch bij de neus genomen zijn door hun eigen personeel: 30.000 euro schade in een jaar door diefstallen. Kleine beetjes maken ook een grote hoop. Ik hoorde laatst nog dat een caissière fraude pleegde, door dure producten voor een te lage prijs aan vrienden en familie mee te geven. Ze scande stiekem de barcode van een goedkoop artikel, die ze op haar horlogebandje had geplakt. Het is goed dat het Vakcentrum zich aansluit bij het waarschuwingsregister. Deze dieven moeten gewoon gemeld worden. Wij sluiten ons ook aan. Dat zou eigenlijk voor alle winkeliers verplicht moeten worden, al was het maar om onze collega’s te steunen met informatie. Iedere fraudeur is er één te veel.”
Toetredingsverklaring Waarschuwingsregister Detailhandel Ondergetekende, Bedrijfsnaam: ………………………………………………………………………………. Adres: ……………………………………………………………………… Naam contactpersoon: ………………………………………………………………… Postcode: …………………………………………………………………. Functie: ……………………………………………………………………………………….. Tel. Nummer: …………………………………………………………… statutair gevestigd te...........................................................................hierna te noemen: deelnemer In aanmerking nemende: • dat de detailhandel in Nederland wordt geconfronteerd met gedragingen van personeelsleden die de integriteit en betrouwbaarheid van de branche ernstig aantasten; • dat deze problematiek gevolgen heeft voor de branche, maar ook voor de samenleving als geheel; dat door het vastleggen van noodzakelijke gegevens over deze individuele personen en door het creëren van mogelijkheden om deze gegevens te raadplegen, de betreffende problematiek kan worden verkleind waardoor eventuele negatieve gevolgen kunnen worden beperkt; dat de ernst van de problematiek vergt dat organisaties en overheden samenwerken, ondermeer door op basis van reciprociteit informatie met betrekking tot individuele personen uit te wisselen; dat deelnemers deze samenwerking gestalte hebben gegeven door het Waarschuwingsregister Detailhandel te ontwikkelen met behulp waarvan de deelnemers beter in staat worden gesteld om invulling te geven aan de behoefte aan pre-employment screening; • dat voor de inrichting en het gebruik van het Waarschuwingsregister een Protocol Waarschuwingsregister Detailhandel is opgesteld; dat deelname aan het Waarschuwingsregister Detailhandel openstaat voor iedere deelnemer, als gedefinieerd in het Protocol, mits de betreffende deelnemer verklaart door ondertekening van deze toetredingsverklaring het Protocol Waarschuwingsregister Detailhandel te zullen naleven en mits de deelnemer voldoet aan alle door het Bestuur te stellen eisen voor toetreding; dat onderhavige verklaring invulling geeft aan de vereisten als bedoeld in punt 7.1 van het Protocol Waarschuwingsregister Detailhandel; dat er ten behoeve van ondernemingen het Brancheloket Vakcentrum is ingesteld dat als bewerker optreedt en voor de deelnemer de levering en toetsing aan het waarschuwingsregister verzorgt; dat de deelnemer het Brancheloket Vakcentrum machtigt om melding van deelname aan het Waarschuwingsregister Detailhandel te maken bij het College Bescherming Persoonsgegevens. dat deze bewerker door middel van deze Toetredingsverklaring de verplichting op zich neemt: o om ten behoeve van de deelnemers uitsluitend de levering van gegevens en toetsing aan het Waarschuwingsregister te verzorgen; o slechts voor deze bewerkingen gebruik te maken van een derde indien de deelnemer hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend; o bij de verwerking van de gegevens in het kader van de hiervoor genoemde werkzaamheden te handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens; o dat personen in dienst van dan wel werkzaam ten behoeve van de bewerker verplicht zijn tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen; o dat passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking; o de deelnemer in staat te stellen te (laten) controleren of de bewerker zijn verplichtingen op grond van wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens nakomt. Verklaart als deelnemer toe te treden tot het Waarschuwingsregister Detailhandel en de bepalingen van het Protocol Waarschuwingsregister Detailhandel na te leven, alsmede de door het Bestuur gestelde en te stellen regels, die noodzakelijk zijn om de goede werking van het Waarschuwingsregister Detailhandel te waarborgen; het bestuur en de bewerker te vrijwaren voor alle claims en aansprakelijkheden die het gevolg zijn van het niet conform het Protocol aanleveren, ontvangen en gebruiken van de gegevens uit het Waarschuwingsregister Detailhandel, Getekend te ................................................................ de ............................................. (datum) ....................................................................................................................................(naam contactpersoon bij deelnemer),
Handtekening: ..........................................................................................................
Postzegel niet nodig
Vakcentrum Aanmelding FAD Antwoordnummer 256 3340 WB Woerden
Blekerijlaan 1 3447 GR Woerden T (0348) 41 97 71 F (0348) 42 18 01 E
[email protected] I www.vakcentrum.nl
