WERVING & SELECTIE
voor de functie van
GEBIEDSMANAGER
Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam
7 juli 2014
Advertentietekst Gebiedsmanager – publicatie 7 juli 2014 De nieuwe Jeugdwet, die op 1 januari 2015 in werking treedt, legt de zorg voor de jeugd bij de gemeenten in Nederland. Dit heeft grote gevolgen voor organisatie en financiering van deze zorg, ook voor het Rotterdams jeugdstelsel en Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam. Het doel om de cliënt centraal te stellen en bureaucratie te doorbreken is in de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten geborgd. Bureau Jeugdzorg verandert van een functioneel ingerichte organisatie naar een regionale inrichting, waarin multidisciplinaire teams samenwerken om de juiste zorg voor kinderen
die
ernstig
in
hun
ontwikkeling
worden
bedreigd
of
voor
wie
veiligheid
niet
vanzelfsprekend is, te leveren. In deze veranderende context ontwikkelt Bureau Jeugdzorg zich als gecertificeerde instelling tot een expertisecentrum op het terrein van ‘drang en dwang’. Jeugdbescherming en jeugdreclassering met bijbehorend intensief casemanagement en casusregie (BB+-aanpak) is de expertise waarmee Bureau Jeugdzorg zich in de toekomst zal profileren. Hiervoor worden adequate producten en diensten aangeboden en geleverd, meetbaar en resultaatgericht.
De kernwaarden van Bureau Jeugdzorg zijn betrouwbaar, verantwoordelijk en
toegewijd. Deze zorgden en zullen zorgen voor een evenwicht tussen houding, regels en gedrag. De inrichting van de beoogde multidisciplinaire samenwerking met de partners in de keten is een punt van aandacht en afstemming, nu sinds 17 juni jl. de nieuwe organisatie van start is gegaan. De eerste stap naar Bureau Jeugdzorg ‘nieuwe stijl’ was de benoeming van de team manager Gedragswetenschappers/Kenniscentrum en de gebiedsmanagers, die de eindverantwoordelijkheid dragen voor de resultaten van de teams in hun gebied(en). Zíj bekleden de ‘scharnierfunctie’ als verbindende factor tussen de ‘eigen’ organisatie en de overige zorg-, bestuurlijke – en gemeentelijke organisaties in het toegewezen gebied. Bureau Jeugdzorg is klaar voor de start … Tegen deze achtergrond nodigt Crown Gillmore kandidaten uit om te reageren op de functie van
Gebiedsmanager ‘ondernemende, resultaatgerichte, initiatiefrijke, energieke, realistische pionier’ voor de gebieden Feijenoord of Capelle a/d IJssel – Krimpen a/d IJssel De functie De functie is beschreven in het functie- en eisenprofiel Gebiedsmanager Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam (bijgevoegd). Met de plaatsing van de medewerkers in de gebiedsteams zal in de tweede helft van 2014 toegewerkt worden naar het nieuwe organisatiemodel, inclusief de verdere implementatie van rapportages en verantwoordelijkheden op het gebied van personeel, financiën en product/dienstenportfolio. Tegelijkertijd houdt de gebiedsmanager zich bezig met het opbouwen van het persoonlijke externe netwerk van ketenpartners in genoemde gebieden. De inhoudelijk kant van de jeugdzorg zal naar de professionals in de gebiedsteams verschuiven; de gebiedsmanager faciliteert en organiseert, staat hen bij met suggesties en grijpt in als de resultaatsverwachtingen van de organisatie in gevaar komen. Steeds geldt dat ‘tijdens de verbouwing de winkel geopend blijft’, een uitdagende taak voor leidinggevenden, medewerkers, directie en bestuurder. 2
De procedure Om de nieuwe leidinggevende structuur vorm te geven is gekozen voor een werving- en selectieprocedure die is gericht op ontwikkeling van medewerkers en organisatie. Om optimale objectiviteit te waarborgen is functie van gebiedsmanager opengesteld in de gehele organisatie van Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam, de William Schrikker Stichting en extern1. Ontwikkeling
en
ontwikkelbaarheid
ontwikkelingsassessment, dat competentieprofielen,
bestaat
teamrollen
worden
getoetst
uit een cognitieve
en
aan
de
hand
van
een
component, persoonlijkheids- en
ontwikkelpotentieel.
Getest
wordt
op
o.a.
leiderschapskwaliteiten, resultaatgerichtheid, netwerken en omgaan met veranderingen. De terugkoppeling van het assessment is individueel en resulteert in een uitgebreide rapportage, die uitsluitend met toestemming, aan de directie ter hand wordt gesteld. De uitkomsten van het assessment worden vergeleken met het ideale profiel van de gebiedsmanager. Op basis van de sollicitatiebrief inclusief specifieke motivatie voor de functie van gebiedsmanager maakt het bureau de vergelijking met het functie- en eisenprofiel en onderbouwt eventuele afwijzingen. De kandidatuur van de sollicitanten wordt besproken met de directie/bestuurder/PBO. Bij twijfel wordt het advies van het bureau overgenomen. 1. Sollicitatiebrieven voorzien van cv en motivatie voor de nieuwe functie van Gebiedsmanager kunnen tot donderdag 17 juli 2014, 12:00 uur worden gericht aan Crown Gillmore,
[email protected]. U ontvangt een bevestiging van ontvangst en daarmee is uw sollicitatie in de procedure opgenomen. 2. De eerste selectie vindt plaats op donderdag 17 juli a.s. op basis van de binnengekomen brieven. 3. Bespreking met directie/bestuurder/PBO over voorgestelde kandidatuur. Communicatie over de mogelijke kandidatuur naar alle sollicitanten vindt plaats op maandag 21 juli 2014. 4. Kandidaten worden uitgenodigd voor een oriënterend gesprek met de consultant van Crown Gillmore in de periode tussen 22 en 31 juli 2014, afhankelijk van de vakantieplanning. 5. Geschikte kandidaten worden voorgesteld aan directie en bestuur, waarna in de eerste week van augustus gesprekken plaats vinden op het kantoor CP van BJZR te Rotterdam. Dan wordt de keuze gemaakt met welke kandidaten wordt doorgegaan voor een assessment. 6. Assessments met de finale kandidaten vinden plaats in
augustus 2014, afhankelijk van de
eventuele vakantieplanning. U ontvangt daarvoor 2 dagen van te voren de uitnodiging, toelichting en eventuele instructies. Na uw goedkeuring van de concept-rapportage ontvangt u de finale versie, die zal worden besproken met de directie/bestuurder/PBO van Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam. 7. Eindgesprekken met de beoogde kandidaten vinden plaats medio augustus, rekening houdend met vakantieafspraken van alle betrokkenen. 8. Communicatie naar alle kandidaten, inclusief toelichting is voorzien op vrijdag 22 augustus 2014. 1
Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een interne medewerker of iemand van de
William Schrikkergroep.
3
9. Benoeming per 1 september 2014 (interne kandidaten), uiterlijk 1 oktober 2014 voor externe kandidaten.
Interesse? Richt uw sollicitatie voorzien van
cv en uitgebreide motivatie voor de functie aan
[email protected].
4
Functiebeschrijving Gebiedsmanager 1. ALGEMENE KENMERKEN De gebiedsmanager draagt als vertegenwoordiger van de nieuwe gecertificeerde organisatie voor jeugdzorg
in
het
toegewezen
geografische
gebied
vanaf
1
januari
2015
de
integrale
eindverantwoordelijkheid voor optimale productiviteit en samenwerking tussen professionals en gebiedsteams,
inclusief
de
coördinatie
met
de
ketenpartners.
De
gebiedsteams
worden
ondersteund door een aantal facilitaire - en stafdiensten. De gebiedsmanager is naast het inhoudelijk beleid tevens verantwoordelijk voor het personeels- en financieel beleid. Uit dien hoofde heeft de gebiedsmanager bevoegdheden binnen de kaders van het beschikbare en beïnvloedbare budget. 2. DOEL VAN DE FUNCTIE De gebiedsmanager:
positioneert en vertegenwoordigt de organisatie binnen gebied(en);
geeft in een/meer gebied(en) leiding aan teams van professionals binnen het primaire proces van de organisatie;
geeft op afstand sturing aan de uitvoering van het tactisch en operationeel beleid op het werkterrein binnen gebied(en);
realiseert de doelstellingen van de organisatie in termen van productiviteit, personeelbeleid, financiën en externe contacten;
coördineert werkprocessen rondom de veiligheid en/of bedreigde ontwikkeling van kinderen in samenwerking met organisaties die in het gebied werkzaam zijn; deze werkprocessen passen binnen de specifieke zorgvraag in dat gebied.
3. POSITIE IN DE ORGANISATIE De gebiedsmanager ressorteert hiërarchisch onder de directeur. De gebiedsmanager geeft hiërarchisch leiding aan en faciliteert minimaal twee integrale teams binnen één of maximaal twee gebieden. 4. HOOFDACTIVITEITEN Resultaatgebieden: 1.
Personeel: maximale inzetbaarheid van medewerkers voor organisatierendement door het selecteren, inzetten, sturen, faciliteren en stimuleren van medewerkers. Dit wordt bereikt door: -
organiseren van teamvergaderingen en werkoverleg (caseloadbesprekingen);
-
stimuleren van team(s) tot het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid om een probleem op te lossen of tot besluiten te komen;
-
ondersteunen van medewerkers bij het maken van analyses, o.a. door het geven van suggesties;
-
nemen van beslissingen in het kader van personeelsbeheer (werving & selectie, jaar- en beoordelingsgesprekken, ontwikkeling en opleiding);
-
voeren van verzuimgesprekken en het sturen op een laag verzuimpercentage.
5
Resultaat: medewerkers zijn gefaciliteerd zodat er sprake is van een grote mate van zelfsturing en verantwoordelijkheid nemen in een juiste – kwalitatieve en kwantitatieve – personeelsbezetting met goede communicatie en samenwerking binnen het team. Prestatiematen: -
medewerkerstevredenheidsonderzoek naar zelfstandigheid en kunnen nemen van eigen verantwoordelijkheid;
2.
-
verzuimpercentage;
-
percentage doorstroom/uitstroom.
Productie: producten, processen en/of diensten die aan vastgestelde eisen van kwaliteit, kwantiteit, levertijd en budget voldoen. Dit wordt bereikt door: -
realiseren van organisatiebeleid en – doelstellingen in het gebied;
-
bevorderen en bewaken van de samenhang tussen de verschillende activiteiten en werkprocessen van de teams ter verhoging van kwaliteit, kwantiteit en effectiviteit;
-
bewaken van teambudget(ten);
-
vaststellen van werk- en teamplannen die door de professionals zijn opgesteld;
-
bevorderen en faciliteren van werkuitvoering binnen de teams;
-
rapporteren,
proactief
en
anticiperend
op
maatregelen
bij
afwijkingen
van
de
doelstellingen; -
signaleren van knelpunten inclusief motivatie van professionals deze zelf op te lossen; in tweede instantie initiatieven nemen ter verbetering;
-
voorstellen doen voor beleidsontwikkeling ten behoeve van het primaire proces en hierin organisatiebreed een projectleidersrol vervullen;
-
onderhouden van in- en externe contacten ten behoeve van beleidsuitvoering en optimalisering van de werkuitvoering van de teams.
Resultaat: de productie is gerealiseerd zodat het primaire proces kwalitatief, effectief en efficient wordt uitgevoerd. Prestatiematen:
3.
-
mate van doelrealisatie;
-
teamproductiviteit;
-
mate van klanttevredenheid;
-
mate waarin projecten organisatiebreed succesvol worden geïmplementeerd.
Procesmanagement:
maximale
bijdrage
van
bedrijfsprocessen
aan
het
organisatierendement door het minimaliseren van kosten en het maximaliseren van doelgerichtheid in activiteiten binnen de bedrijfsprocessen. Dit wordt bereikt door: -
bewaken van de voortgang en kwaliteit in het primaire proces;
-
op elkaar afstemmen van de processen van de verschillende werksoorten;
-
coördineren en bewaken van een evenwichtig dienstenaanbod binnen gebied(en) en hiervoor zo nodig een organisatieoverstijgende projectleidersrol vervullen;
-
deelnemen aan relevante overlegvormen;
-
signaleren van knelpunten en nemen van initiatieven ter verbetering;
-
rapporteren volgens de vastgestelde planning & control cyclus. 6
Resultaat: het primaire proces in gebied(en) is dusdanig aangestuurd dat er sprake is van een optimale afstemming tussen bedrijfsprocessen en van een evenwichtig dienstenaanbod in gebied(en). Prestatiematen: -
productiviteit (in/door/uitstroom)
-
mate
waarin
nieuwe
ontwikkelingen,
producten
of
diensten
in
processen
worden
geïmplementeerd. 4.
Netwerken: aanwijsbaar (zakelijk) voordeel toe te schrijven aan het opbouwen en onderhouden van persoonlijke contacten met vertegenwoordigers van zorg- en gemeentelijke instellingen, klanten en collega’s. Dit wordt bereikt door: -
proactief
samenwerking
initiëren
tussen
betrokken
partijen
in
de
zorg
en
bestuurlijk/gemeentelijke organisaties met het doel een gezamenlijk resultaat te behalen, ‘win-win’ door belangen/activiteiten te verbinden; -
initiatief nemen en kansen benutten en/of creëren om de organisatie naar buiten te profileren, eventueel door het nemen van een projectleidersrol.
Resultaat: binnen gebied(en) is de gebiedsmanager het gezicht van de gecertificeerde instelling die verbindt en initiatieven tot betere samenwerking neemt zodat nieuwe producten en/of diensten kunnen ontstaan. Prestatiematen:
5.
-
mate van klanttevredenheid door de opdrachtgever en samenwerkingspartners;
-
mate van profilering buiten de organisatie.
PROFIEL VAN DE FUNCTIE
Het functie- en eisenprofiel bestaat uit een aantal formele eisen, die in de kennis en ervaring, sociale vaardigheden, risicomanagement en communicatieve vaardigheden naar voren komen. De competenties vormen de gedragsmatige kernkwaliteiten die aan de functie van gebiedsmanager zijn verbonden. Algemeen De kaders van de functie worden gevormd door het organisatiebeleid. Uiteenlopende vraagstukken moeten worden opgelost door nieuwe en/of complexe gegevens te onderzoeken en te analyseren. Initiatieven worden verwacht bij het tot stand komen van het beleid, wanneer dit de uitvoering van het operationele en tactische primaire proces betreft. Van de gebiedsmanager wordt verwacht dat hij/zij in staat is vorm aan veranderprocessen op team- en productieniveau (gedrag en methodiek) te geven. Probleemoplossend, initiërend en organiserend vermogen zijn essentieel. Kennis en ervaring
minimaal een relevante, afgeronde HBO-opleiding, aangevuld met VO-management en kennis van projectleiderschap;
kennis van en inzicht in de inrichting van multidisciplinaire processen;
inzicht
in
beleid
op
het
gebied
van
organisatieontwikkeling,
planning
&
control,
personeelsmanagement, financiën en (HKZ) kwaliteit; 7
kennis van en inzicht in de problematiek van de doelgroepen en hulpverleningsprocessen binnen de (jeugd)zorg;
kennis van managementtechnieken, leiderschapsstijlen en veranderstrategieën;
ervaring in een leidinggevende functie binnen een professionele, multidisciplinaire organisatie.
Uitdrukkingsvaardigheid Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is noodzakelijk om op verschillende niveaus te kunnen communiceren. Sociale vaardigheden Leidinggevende vaardigheden zijn nodig voor het stimuleren en motiveren van medewerkers in het reguliere dienstverleningsproces en bij verandertrajecten, evenals voor de contacten met en het aanspreken
van
personeel
en
derden
(in/extern).
De
aard
van
de
contacten
vereist
overtuigingskracht en het vermogen om tactvol en diplomatiek om te gaan met uiteenlopende, voor de organisatie belangrijke relaties. Het vermogen om de sfeer te beïnvloeden in geval van conflicten en situaties waarbij sprake kan zijn van stevige weerstanden of belangentegenstellingen, is eveneens aan de orde. Conflictbeheersing en onderhandelingsvaardigheden zijn nodig voor het beslissen in geschillen tussen medewerkers en in geschillen tussen cliënten en medewerkers en/of samenwerkende partijen (voor zover betrekking hebbend op de uitvoering). Er is sprake van gezagsuitoefening binnen en/of buiten de eigen organisatie, waarbij de (organisatie)belangen op het eigen vakgebied behartigd dienen te worden zonder dat een directe terugvalmogelijkheid op anderen aan de orde is. Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed De gebiedsmanager heeft ruime verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de realisatie van het operationeel en tactisch beleid van de teams. De gebiedsmanager kan de organisatie materiële schade berokkenen bij (foutieve) inzet van mensen en middelen. Immateriële schade kan ontstaan in het contact met in- en externe klanten. Oplettendheid De functie vereist grote aandacht en opmerkzaamheid als leidinggevende en bewaker van de continuïteit van de productie/dienstverlening in een complex krachtenveld. Op onverwachte momenten kunnen zich acute en kritieke situaties voordoen. Onvoldoende oplettendheid en handelen kan ernstige consequenties voor derden hebben, evenals voor de kwaliteit van het werk van anderen en de organisatie. Competenties Resultaatgerichtheid: het actief gericht zijn op het behalen van resultaten en doelstellingen en de bereidheid om in te grijpen bij tegenvallende resultaten; dit komt tot uitdrukking in:
stimuleren van anderen in de directe werkomgeving om ambitieuze doelen te stellen;
in de samenwerking met anderen bewaken dat alle activiteiten en beslissingen bijdragen aan het teamresultaat;
stimuleren van anderen om in te grijpen waar dat nodig is;
nemen van actie als het bereiken van het resultaat in gevaar komt. 8
Integriteit: handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben; dit komt tot uitdrukking in:
stimuleren van anderen in de directe werkomgeving om persoonlijke verantwoordelijkheid voor het eigen handelen te nemen;
stimuleren van anderen in de directe werkomgeving om eerlijk en respectvol om te gaan met vertrouwelijke informatie en de persoonlijke waarden van anderen;
tonen van voorbeeldgedrag.
Groepsgericht leidinggeven: richting en sturing geven aan een groep medewerkers in het kader van hun taakvervulling; samenwerkingsverbanden tot stand brengen en handhaven om een gesteld doel te bereiken. Dit komt tot uitdrukking in:
op eigen initiatief richting en sturing geven aan een team/groep op een manier die leidt tot optimale team- of groepsresultaten.
Coachen: richting en sturing geven aan individuele medewerkers; stijl van coachen aanpassen aan persoon en situatie, zodat betrokkene zich optimaal kan ontwikkelen. Dit komt tot uitdrukking in:
actieve bijdrage leveren aan de ontwikkeling van medewerkers/collega’s.
Netwerken: opbouwen van relaties en netwerken die van pas komen bij het realiseren van doelstellingen. Informele netwerken effectief aanwenden om zaken voor elkaar te krijgen; dit komt tot uitdrukking in:
zelfstandig netwerken en relaties opbouwen en onderhouden en deze gebruiken bij het realiseren van doelen.
Besluitvaardigheid: onderbouwde beslissingen nemen en daarvoor staan; dit komt tot uitdrukking in:
zelfstandig beslissingen nemen en/of in actie komen, ook als nog niet alle informatie beschikbaar is.
Voortgangsbewaking: opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van medewerkers en van eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen. Dit komt tot uitdrukking in:
zelfstandig de voortgang van projecten en activiteiten bewaken;
hierover rapporteren;
anticiperen op verstoringen in de voortgang.
Kwaliteitsgerichtheid: conform kwaliteitseisen producten en diensten leveren en daarnaar handelen; dit komt tot uitdrukking in:
stimuleren van anderen in de directe omgeving om kwalitatief de producten en/of diensten te leveren en waar mogelijk de kwaliteit te verhogen, mede door het tonen van voorbeeldgedrag.
9
