Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 Participatie als sleutel naar invloed
Dit werkplan geeft inzicht in de activiteiten van Op het Zuiden Vereniging voor Huurders in 2014. Het werkplan bestaat uit drie onderdelen. Het eerste onderdeel bevat de activiteiten die rechtstreeks invulling geven aan de doelstelling. De Wet op het overleg huurders verhuurder is hierbij leidend. Het tweede onderdeel bevat de onderwerpen die ondersteunend zijn aan de doelstelling en het in stand houden en verder versterken van de organisatie het derde onderdeel heeft betrekking op de bestuurlijke taken die bij de vereniging horen en de financiële begroting.
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 Activiteiten ten diensten van de doelstelling / kerntaak Kerntaak/inleidend De kerntaak van Op het Zuiden Vereniging voor Huurders is het behartigen van de belangen van de huurders van Wonen Zuid. Deze taak krijgt invulling door het geven van adviezen aan Wonen Zuid over allerlei activiteiten. Veelal gaat het dan over bijstelling van beleid of bijvoorbeeld nieuw beleid. Verder rekent Op het Zuiden de ondersteuning van bewonerskader (bewonersgroepen/commissies) tot haar kerntaak. Beleidsadvisering In 2014 wordt geadviseerd over een aantal beleidstrajecten. Hiervan is er een aantal bekend. Op basis van maatschappelijke en politieke factoren zal er zeker behoefte zijn aan extra adviestrajecten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen intensieve en niet intensieve adviestrajecten. Intensieve adviestrajecten Bij de intensieve adviestrajecten wordt uitgegaan van directe voor huurders. Deze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de betaalbaarheid, het dienstenpakket of de woon en leefomgeving. Hierbij vindt Op het Zuiden het van belang dat er breed draagvlak wordt gezocht onder de achterban. Voor deze adviestrajecten wordt een werkgroep ingericht die bestaat uit huurders. De werkgroep bestaat uit maximaal 5 leden en wordt ondersteund door de directeur van Op het Zuiden. Het bestuur van Op het Zuiden verzoekt de werkgroep een advies voor te bereiden waarna de werkgroep aan de slag kan. De werkgroep gaat aan de slag, formuleert een conceptadvies en brengt dat vervolgens uit aan het bestuur. Het bestuur neemt vervolgens een besluit en breng het definitieve advies uit aan Wonen Zuid. In 2014 gaat het bestuur uit van 10 intensieve beleidsadviestrajecten. Hiervan staan er nu een aantal vast en wordt er tijd gereserveerd voor niet voorziene trajecten. De beleidstrajecten waarvan het de verwachting is dat deze in 2014 aan de orde zullen zijn:
Onderzoek woonlasten (nieuw beleid, samen met WZ) Onderzoek eerste huur en woonbeleving (nieuw beleid, eigen onderzoek) Mutatiebeleid (beleidsevaluatie, samen met WZ) Tuinonderhoudsbeleid (nieuw beleid samen met WZ) ZAV beleid (beleidsevaluatie (samen met WZ) Modernisering woonruimteverdelingsbeleid (WRV → sales) (beleidsevaluatie samen met WZ) Modernisering woonruimteverdelingsbeleid (o.b.v. leefstijlen) (nieuw beleid samen met WZ) Abonnement serviceonderhoud (nieuw beleid samen met WZ) Warmtewet (nieuw beleid samen met WZ)
Niet intensieve adviestrajecten Bij de niet intensieve beleidstrajecten gaat het om adviesaanvragen die minder impact hebben voor huurders en veelal op basis van actualiteit en korte termijnverzoeken afgehandeld moeten worden of jaarlijks terugkerende trajecten. Deze adviestrajecten handelt het bestuur zelf af. Deze zijn voor wat betreft de tijdsbelasting dan ook minder zwaar. In 2014 verwacht het bestuur 10 niet intensieve beleidsadviestrajecten. Dit betreft een inschatting op basis van eerdere ervaringen. Een aantal zijn reeds bekend:
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014
Reguliere huurronde 2014 (jaarlijks terugkerend) Evaluatie huurverhoging bij woningverbetering Begroting Wonen Zuid 2015 (jaarlijks terugkerend) Evaluatie prestatieafspraken gemeenten (jaarlijkse evaluatie) Evaluatie klachtencommissie (jaarlijkse evaluatie)
Overleg met Wonen Zuid Op het Zuiden gaat in 2014 samen met Wonen Zuid aan de slag met een nieuw participatiemodel. De nieuwe participatiestructuur is afgestemd op de nieuwe organisatie indeling van Wonen Zuid. Dit betekent dat in het overleg met Wonen Zuid de regio’s plaats hebben gemaakt voor afdelingen. De participatie met huurders wordt verbonden met de afdeling wonen & beleid en strategie. Dit overleg vervangt het regio – overleg. Dit overleg vindt drie keer per jaar plaats. Daarnaast is er sprake van een bestuurlijk overleg dat twee keer per jaar plaatsvindt. Het regio overleg is vooral bedoeld om adequaat geïnformeerd te blijven over de activiteiten van Wonen Zuid. Het gaat dan niet alleen om de renovatie en onderhoudsactiviteiten maar ook om allerlei beleidsontwikkelingen en beleidsevaluaties over zaken die huurders betreffen. Tijdens deze overleggen kunnen allerlei zaken aan de orde worden gesteld die voor huurders van belang zijn. Buiten reguliere overleggen worden er op thema’s allerlei werkgroepen samengesteld om specifieke onderwerpen te behandelen. Het is de bedoeling om deze werkgroepen samen te stellen met huurders buiten het bestuur. Hiermee wordt beoogd een bredere betrokkenheid onder huurders te bewerkstelligen en huurders in de gelegenheid te stellen laagdrempeliger deel te laten nemen aan het werk van OhZ. Ondersteuning bewonersgroepen en het organiseren van huurders Het is belangrijk dat huurders georganiseerd zijn. In het nieuwe participatiemodel ligt de focus op de betrokkenheid en participatie van georganiseerde huurders op wijkniveau en buurtniveau. Dit is niet alleen in het belang van de huurders zelf maar ook van Wonen Zuid. Op het Zuiden is daarbij van mening dat huurdersbelangen zoveel als mogelijk collectief besproken moeten worden tussen belanghebbenden. Daarom streeft Op het Zuiden ernaar om huurders in wijken, buurten en complexen te organiseren. De ondersteuning van (bestaande) bewonersgroepen vindt plaats op verzoek van de groep zelf of komt tot stand op basis van activiteiten van Wonen Zuid of door bepaalde omstandigheden in de woon en leefomgeving. Dit zijn onder andere trajecten die te maken hebben met planmatig onderhoud van woningen, renovatie en bijvoorbeeld wijkontwikkeling. De ondersteuning van huurders wordt verzorgd door de werknemer van Op het Zuiden en/of door vrijwilligers. Ondersteuning van individuele huurders vindt plaats via het serviceaanbod dat Op het Zuiden aan haar leden aanbiedt. Het serviceaanbod is enerzijds bedoeld om individuele leden te ondersteunen en te helpen en anderzijds om voeling te houden met huurders en hun ervaringen waardoor eventuele problemen die beleidsaandacht vragen boven komen drijven.
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 Activiteiten die ondersteunend zijn aan de doelstelling / faciliterend Inleidend Om de kerntaken uit te voeren is er een organisatie nodig. Deze organisatie herbergt een aantal onderwerpen dat redelijkerwijs noodzakelijk is om de doelstelling te kunnen uitvoeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om legitimiteit, administratieve activiteiten, beheer en verwerving van financiële middelen. In dit onderdeel van het werkplan wordt hier nader op ingegaan. Legitimiteit/bestaansrecht Op het Zuiden behartigt de belangen van 14.000 huurders. Daarvoor moet zij, aantoonbaar, een betekenend aantal huurders vertegenwoordigen. Dit betekent dat er allerlei activiteiten nodig zijn om deze huurders aan de vereniging te binden. Dit kan door het lidmaatschap en door een adequaat vrijwilligersbeleid. Communicatie In 2014 zal er wederom sterk ingezet worden op communicatie. Hiervoor wordt de website gebruikt en de nieuwe enquête software. Verder is de nieuwsbrief vernieuwd en kunnen huurders gemakkelijker met e-mail benaderd worden. De Polls doen goed werk als het gaat om de huurders te vragen naar hun mening om hen op deze manier te betrekken in standpuntbepaling. De huisstijl van Op het Zuiden is in 2013 verder tot leven gekomen en kan in 2014 op volle kracht worden ingezet. De uitingen zijn er vooral op gericht om te werken aan de naamsbekendheid van Op het Zuiden. Op het Zuiden zal er ook op inzetten om met advertenties aanwezig te zijn in wijk en buurtbladen om aan de naamsbekendheid en herkenning te werken. Ledenwerving doelgroep nieuwe huurders/verhuringen Met ingang van 2014 wordt een nieuw ledenwervingsbeleid actief voor de doelgroep nieuwe huurders/verhuringen. Dit betekent dat bij alle nieuwe verhuringen door Wonen Zuid actief het lidmaatschap van Op het Zuiden wordt aangeboden. Als de huurder hiervoor kiest is hij het eerste jaar gratis lid. Gedurende dat jaar is het aan de vereniging om bij huurders aannemelijk te maken dat Op het Zuiden er toe doet en dat het belangrijk is om lid te zijn van de vereniging. Naar verwachting zullen er in 2014 ongeveer 1300 huurders lid worden van Op het Zuiden. Dit aantal is gebaseerd op het aantal nieuwe verhuringen bij Wonen Zuid. De verwachting is dat na een jaar gratis lidmaatschap minimaal een derde van deze huurders zullen kiezen voor een betaald lidmaatschap. Beleidsontwikkeling bewonerscommissies als ambassadeur In het beleidsplan “een basis voor ledenwerving” is een ambitie opgenomen om specifiek wervingsbeleid te ontwikkelen om (leden van) bewonerscommissies op te leiden tot ambassadeurs om Op het Zuiden verder te versterken. Dit plan zal in 2014 met externe ondersteuning uitgewerkt worden en indien mogelijk gerealiseerd. Vrijwilligersbeleid Op het Zuiden gaat een vrijwilligersbeleid ontwikkelen. Het vinden en binden van vrijwilligers voor de vereniging is geen eenvoudige taak en kan niet meer worden overgelaten aan het toeval. De ontwikkeling van het beleid is eind 2013 in gang gezet en zal medio 2014 worden afgerond. Het beleid
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 zal onderscheid maken tussen de vrijwilligers die invulling kunnen geven aan de kerntaken, de ondersteunende taken en de bestuurlijke taken. In de financiële begroting worden middelen voor gereserveerd om enkele pilots te kunnen uitvoeren. Administratie (leden & financieel) In 2014 veranderen er een aantal regels dat invloed heeft op de uitvoering van de financiële administratie van de vereniging. Dit betekent dat het financiële systeem aangepast dient te worden. Van dit moment wordt gebruikt gemaakt om ook de ledenadministratie bij de tijd te brengen. De financiële administratie en de ledenadministratie worden op elkaar afgestemd waardoor er meer geautomatiseerd kan worden. Dit betekent dat er een forse tijdsbesparing kan worden gerealiseerd. Deze uren kunnen dan worden ingezet voor de kerntaak. Innovatie In 2014 zal er onderzoek worden gedaan naar mogelijkheden voor innovatie om huurders iets te bieden waar zij beter van kunnen worden en waardoor zij aan de vereniging worden gebonden. Hiervan zijn diverse goede voorbeelden, de ANWB niet in de laatste plaats.
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 Bestuurlijke taken & financiële begroting Het bestuur Het bestuur van de vereniging draagt zorgt voor de bestuurlijke activiteiten die nodig zijn om de vereniging goed te laten functioneren. Het bestuur van Op het Zuiden vergadert in principe 10 keer per jaar. Tijdens deze vergaderingen komen allerlei inhoudelijke onderwerpen aan de orde waaronder de beleidsadviestrajecten en de formele verplichtingen van de vereniging zoals de algemene ledenvergaderingen. De onderwerpen die hier aan de orde komen hebben betrekking op het algemene beleid van Wonen Zuid. De afdelingen zetten zich in voor de activiteiten in de regio’s. Naast het signaleren van allerlei regionale aangelegenheden houden de afdelingen zich bezig met het organiseren en ondersteunen van huurders op wijk- en buurtniveau. Met name op dit laatste zal de nadruk komen te liggen. Financiële begroting (2014) De financiële begroting is georiënteerd op de financiële afspraken die zijn gemaakt in de subsidieovereenkomst die is overeengekomen tussen Op het Zuiden en Wonen Zuid. Deze overeenkomst is gebaseerd op de uitgangspunten van het startdocument zoals voor 2012 en 2013 was afgesproken. De voorliggende financiële begroting beperkt zich tot 2014. Inhoudelijke activiteiten geven de grondslag voor de begroting. Naast inhoudelijke activiteiten zijn er ook organisatiekosten en kosten die voortkomen uit de statutaire verplichtingen van de vereniging. De begroting van Huurdersvereniging Op het Zuiden is sluitend. Kortweg zijn er € 163.000 aan inkomsten te verwachten en € 174.150 aan uitgaven. Het tekort van € 12.000 wordt gedekt uit het exploitatie resultaat van 2012. Het exploitatierisico van de vereniging zit vooral in de toekomst. Op het Zuiden zal aan de inkomstenkant (lees ledengroei) haar positie moeten versterken om financieel meer onafhankelijk te worden van Wonen Zuid. Het plan dat hiervoor in samenwerking met Wonen Zuid is ontwikkeld wordt in 2014 uitgevoerd.
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 Begroting 2014 Diverse (personele) kosten Vergoeding vrijwilligers Reis en verblijfskosten Salariskosten (inclusief werkgeverslasten) Loopbaanbeleid
€ 12.000 € 4.500 € 80.000 € 2.500
Toelichting Vrijwilligers krijgen een maandelijkse vergoeding om de kosten te dekken. Dit betekent dat zij verder niets declareren met uitzondering van de reiskosten buiten de eigen regio. Het klachtenbureau wordt bezet door een vrijwilliger die hiervoor een maandelijkse vergoeding krijgt van € 115. Het ontwikkelbudget is gereserveerd voor nieuw beleid voor kantoorondersteuning o.b.v. nieuw beleid. De reis- en verblijfskosten hebben betrekking op de kosten die gemaakt worden door het personeel en vrijwilligers buiten de eigen regio. De salariskosten hebben betrekking op het personeel en betreffen alle brutosalarissen en bijkomende kosten.
2014 Huisvestingskosten Huur kantoorruimte* Kosten energie / GWE en servicekosten* Onderhoud kantoorruimte*
P.M. € 1800 € 500
*Toelichting Het kantoor wordt beschikbaar gesteld door Wonen Zuid. Om de kostenposten inzichtelijk te houden kiest het bestuur ervoor om deze post evenwel op te nemen in de begroting. Onderhoud kantoorruimte heeft betrekking op bijvoorbeeld het vervangen van lampen, ruiten, schoonmaakkosten e.d.
2014 Algemene organisatiekosten Accountants- en administratiekosten* Advies- en ondersteuningskosten* Kantoorbehoeften* (taxatie) Drukwerken * Portokosten * Onderhoud kantoormachines Kosten hardware en software Kosten repro / kop* Kosten overige interne organisatie en activiteiten*
€ 3.000 € 1.500 € 500 € 7.000 € 10.000 € 750 € 1.500 € 3.750 € 5.000
* Toelichting Accountantskosten worden beperkt tot het opstellen en afgeven van de accountantsrapportage. De verwerking van de administratie wordt weer zelf ter hand genomen. Voor begeleiding en advies hiervoor wordt een post advies- en ondersteuningskosten opgenomen. De post kantoorbehoeften heeft betrekking op alle kleine materialen ten behoeve van het dagelijks werk. Drukwerken betreft papier, enveloppen e.d. Portokosten: kosten voorzien in het houden van twee algemene ledenvergaderingen en één algemene vergadering ten behoeve van de regio. Daarnaast is er sprake van vaste portokosten voor het verzenden van allerlei poststukken. Kosten repro en kop hebben betrekking op het kopieerapparaat en papierkosten. De post overige interne organisatie en activiteiten hebben betrekking op allerlei zaken, onder andere op het verzendklaar maken van grote zendingen (drie ledenvergaderingen).
2014 Specifieke organisatiekosten Kosten bewonersgroepen en commissies* Vergaderkosten bestuur* Professionalisering* Kleine aanschaffingen *
€ 2.000 € 1.500 € 3.000 € 750
Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2014 * Toelichting Kosten bewonersgroepen hebben betrekking op bijeenkomsten die door de huurdersvereniging worden georganiseerd. Vergaderkosten bestuur hebben betrekking op die besturen die niet beschikken over een kantoor, dan wel om moverende redenen extern bijeenkomen. Professionalisering gaat over het bezoeken van bijvoorbeeld symposia of cursussen. De post kleine aanschaffingen heeft betrekking op kleine kantoorartikelen die niet op de balans worden gezet.
2014 Public relations Publicatie- en advertentiekosten * Relatiekosten Representatiekosten Kosten website * Kosten ontvangst relatie*
€ 2.000 € 1.000 € 250 € 3.000 € 300
* Toelichting Publicatie- en advertentiekosten worden besteed aan het plaatsen van advertenties / advertorial in buurt- en weekbladen ten behoeve van de naamsbekendheid en ledenwerving. De kostenpost website heeft betrekking op de hosting en de kosten ontvangst relaties voor de koffie op kantoor.
2014 Algemene kosten Contributies Abonnementen Telefoon en ADSL Assurantiën algemeen Vakliteratuur Incidentele en overige kosten Bankkosten* Afschrijvingen* Onvoorzien (nieuw) Aflossing schuld WZ Investering automatisering administratie Beleidsontwikkeling ledenwerving
€ 100 € 2.000 € 4.000 € 1.00 € 250 2014 € 2.300 € 2.000 € 1.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000
* Toelichting De post bankkosten bevat alle kosten die betrekking hebben op het automatisch incasseren van de contributie van de leden. De post afschrijvingen heeft betrekking op de reservering die gedaan moet worden om investeringen te vervangen indien nodig. Op basis van ervaring dient een bedrag aan oninbare contributie te worden opgenomen.
2014 Inkomsten Contributies Subsidie Wonen Zuid Reservering projectsubsidie
€ 70.000 € 98.000 € 12.000
2014
