WERKKOSTENREGELING ‘NOG ÉÉN JAAR’ (?) 28 februari 2013
1
Alexander Rasink | Rotterdam
Programma Seminar Werkkostenregeling 15:30 Fiscale aandachtspunten (Mazars Sectie Loonheffingen) 16:30 / 16:45 Pauze 16:45 / 17:00 Arbeidsrechtelijke aandachtspunten (Mazars HR Services)
2
Werkkostenregeling Fiscale aspecten Alexander Rasink
3
De Werkkostenregeling?
VRAGEN?? 4
De Werkkostenregeling!!
Vervangt huidige systeem vergoedingen/verstrekkingen
Van individuele beoordeling per werknemer naar werkgeversniveau
Alles is loon ... tenzij het geen loon is
Er geldt nog een groot aantal uitzonderingen, maar wel limitatief
Voor het restant krijgt de werkgever een forfait of vrije ruimte die hij naar eigen inzicht mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen (1,5% kolom 14 loonsom)
Bij overschrijding vrije ruimte is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over het meerdere
Doel: fiscale en administratieve eenvoud
5
U heeft nog ... 306 dagen!!
(of toch meer?)
6
Werkkostenregeling / Actualiteit en nieuw in 2013 Ervaringen: 15% werkgevers over (10% een jaar geleden)
Toename behoefte aan informatie Werkgevers huiverig voor financiële en administratieve last Staatssecretaris Weekers gevraagd om oplossing gerezen ‘problemen’!! Werkkostenscan: WKR blijkt veelal voordelig en draagt bij aan begrip Nieuw in 2013: 1.
Tijdelijke werkgeversheffing 16% over loon 2012 boven € 150.000
2.
Wet Uniformering Loonbegrip in werking: forfait WKR naar 1,5%
3.
‘Forenzentaks’ van de baan
7
Uw werkkostenregeling tijdlijn: wanneer start U? 01.09.2013
01.01.2013
10.10.2012
8
01.01.2013
28.02.2014
Op weg naar de werkkostenregeling: Wie?? Wie moet er verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de WKR? Financiële administratie Loonadministratie
HR/Personeelszaken Voldoende kennis aanwezig in eigen organisatie? In samenwerking met Mazars!
WKR-scan: inzicht vergoedingen/verstrekkingen en financieel effect Toelichting fiscale behandeling kostensoorten Advies omvormen arbeidsvoorwaarden en alternatieven Ad-hoc vragen en begeleiding Voorlichting: workshops voorjaar 2013
9
Op weg naar de werkkostenregeling: hoe? 1. Inventariseren huidige vergoedingen en verstrekkingen
Betalingen via loonadministratie
Zijn er specifieke afspraken met de Belastingdienst?
Cao, personeelsreglement of arbeidsovereenkomst
Betalingen buiten de loonadministratie (financiële administratie, declaraties, kas)
Welke belasting neemt u nu al voor uw rekening? (brutering, eindheffing)
Beter inzicht in geldstromen in uw onderneming Tip: Gebruik het Mazars Rekenmodel WKR
10
Op weg naar de werkkostenregeling: en daarna? 2. Categoriseren vergoedingen en verstrekkingen
Kwalificatie intermediaire kosten / gerichte vrijstelling / nihilwaardering
Schatting van de vrije ruimte van 1,5%
Verwachte invulling van de vrije ruimte
Schatting van de verschuldigde eindheffing (80%) of verlonen
Beter begrip van fiscale kwalificatie en financieel effect Tip: Bespreek de resultaten van het Rekenmodel WKR
11
Op weg naar de werkkostenregeling: en toen? 3. Keuzes maken, maatregelen nemen Overgangsdatum: 2014 ...
Keuze maken uiterlijk in 1e aangiftetijdvak van het jaar, blijkt uit administratie Proefdraaien met een refertejaar (2011, 2012) Belasten bij werknemer, aanwijzen vrije ruimte of bruteren? Aanpassen arbeidsvoorwaarden, overleg met OR
Fiscaal optimaliseren / cafetariasysteem Interne communicatie tussen betrokken afdelingen
Beter inzicht in de omvang effect WKR Tip: Wees kritisch en stel vragen. Een goed advies gaat lang mee.
12
Op weg naar de werkkostenregeling: en toen? 4. Implementatie Administratie inrichten / grootboeken: benoemen kostensoorten Aansluiting financiële administratie en loonadministratie
Extracomptabel bijhouden WKR-administratie toegestaan Waardering van loonelementen inclusief 21% btw Aanpassen processen, beschrijvingen Opleiding personeel
Voorlichting personeel Eventueel: overleg met de Belastingdienst
13
Werkkostenregeling in een notendop Loon / vergoedingen / verstrekkingen Leidt niet tot eindheffing
Leidt mogelijk tot eindheffing
Geen loon
Vergoedingen en verstrekkingen
Intermediaire kosten
Aangewezen door werkgever
Nihilwaarderingen
Vrije ruimte / forfait
Gerichte vrijstellingen
Normaal belastbaar loon
Niet-aanwijsbare of niet aangewezen
-/- 1,5% fiscale loonsom
vergoedingen en verstrekkingen
= 80% eindheffing over positief verschil geen verhaal op werknemer werkgeversheffing, geen SV
14
Kosten in vrije ruimte / Eindheffingsloon
Kerstpakketten, ideële geschenken, cadeaus verjaardag etc.
Fiets
Bedrijfsfitness
Vergoeding telefoon en internet thuis
Personeelsfeesten e.d.
Producten uit eigen bedrijf (personeelskortingen)
Geschenken anders dan “kleine geschenken”
Interne representatie
Kantinemaaltijden (forfait EUR 3,05 per maaltijd)
Vakbondscontributie
Overige kleding (niet werkkleding)
Parkeerkosten privé auto, belaste reiskostenvergoeding
Bovenmatige (vaste) kostenvergoedingen
Géén beperkende voorwaarden (mits gebruikelijk!)
15
Aanwijzen of verlonen? Eindheffingsloon kán worden aangewezen De werkgever bepaalt dus welke vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling worden gebracht! Kosten die er niet onder gebracht worden, moeten op normale wijze worden verloond. Dus als brutoloon of gebruteerd loon worden meegenomen op de loonstrook. 80% eindheffing komt overeen met een gebruteerd tarief van 44% Eindheffing voordelig in vergelijking met werknemersloon belast tegen 52% Eindheffing nadelig i.g.v. 42%, maar wel besparing werknemersverzekeringen
Tip: Verlonen of bruteren kan gunstig zijn!
16
Tot slot: Aandachtspunten Beoordelen per inhoudingsplichtige Overgangsregeling: let op maximum van € 454 personeelsfeesten Toch(?) over in 2014: organisatie in control en weinig onbelaste verg/verstr
Internationale situaties: evt. eindheffing bepalen aan de hand van verhouding Nederlands belastbaar loon t.o.v. totaal belastbaar loon Voor WKR loon waarderen inclusief btw (factuurwaarde, WEV) Restant vrije ruimte niet mee te nemen...
Restant vrije ruimte benutten? Mits gebruikelijk...
Extra kerstcadeau, eindejaarsgratificatie
Reiskostenvergoeding verruimen
Fietsregeling
Bonussen?
17
Werkkostenregeling
Fiscale aspecten (vervolg)
18
Inventariseren & kwalificeren EN NU… Tablets?
PARKEERKOSTEN…
hotelovernachting in Brussel pensioen…?
Fiets van de zaak!?
vaste kostenvergoeding Kantinemaaltijden?
Personeelsfeest
jubileum: diensttijduitkering
19
verkeersboete!
Casus uitgangspositie Berekening vrije ruimte:
Bedrag in €
Werkgever met 195 werknemers (1 BV) Indicatie jaarlijkse fiscale loonsom (kolom 14):
€ 6.666.667
Indicatie vrije ruimte op jaarbasis voor 2013 1,5% x fiscale loonsom:
Alle bedragen op jaarbasis
20
€ 100.000
Casuspositie 1 (1/4) STAP 1: Inventarisatie Vergoedingen & verstrekkingen
Totaal kosten (jaarbasis)
Loonheffingen oud regime
Fietsplan
€ 16.000
Personeelsfeest
€ 80.000
Internetvergoedingen
€ 30.000
Ter beschikking gestelde telefoons
€ 200.000
Tablets
€ 20.000
€ 21.600
Kerstgeschenken
€ 14.000
€ 2.800
Koffie / thee op kantoor
€ 140.000
Totaal
€ 500.000
Tablets: gebruteerd tarief 108,3% van € 20.000 (dus circa € 21.600) Kerstgeschenken: eindheffing 20% van € 14.000 (dus € 2.800) STAP 2: Fiscale kwalificatie werkkostenregeling 21
€ 24.400
Casuspositie 1 (2/4) STAP 2: WKR Vergoedingen & verstrekkingen
Totaal kosten (jaarbasis)
Ten laste van vrije ruimte
Fietsplan
€ 16.000
€ 16.000
Personeelsfeest
€ 80.000
€ 80.000
Internetvergoedingen
€ 30.000
€ 30.000
Ter beschikking gestelde telefoons
€ 200.000
nihil
Tablets
€ 20.000
€ 20.000
Kerstgeschenken
€ 14.000
€ 14.000
Koffie / thee op kantoor
€ 140.000
nihil
Totaal ten laste van vrije ruimte
€ 160.000
Vrije ruimte
€ 100.000
Overschrijding vrije ruimte
€ 60.000
Eindheffing: 80% van de overschrijding
€ 48.000
22
Casuspositie 1 (3/4) Loonheffing verschuldigd door werkgever: Oud regime: € 24.400 vs WKR: € 48.000 Mogelijkheden om WKR aantrekkelijker te maken: Personeelsfeest op de werkplek? Internetvergoeding vervangen door een ter beschikking gestelde dongel? Tablets: ter beschikking stellen en nagenoeg volledig zakelijk gebruiken (dan onbelast)?
Tablets fiscaal kwalificeren onder de telefoonregeling (onbelast bij meer dan bijkomstig zakelijk gebruik)?
23
Casuspositie 1 (4/4) Of … Afschaffen fietsplan…
Geen feestjes en gadgets… Aanpassen cafetariaregeling
Let op: arbeidsrechtelijke gevolgen
24
Casuspositie 2 (1/1)
De Directeur-grootaandeelhouders (DGA’s) staan op de loonlijst van de eigen holding vennootschappen.
De werknemers op de loonlijst van de werkmaatschappij.
Op het personeelsuitje van de werkmaatschappij komen ook de DGA’s.
Hoe verloopt de belastingheffing over de waarde van het personeelsuitje bij toepassing van de WKR?
25
Casuspositie 3 (1/4) WKR / vaste kostenvergoeding
Bedragen (jaarbasis)
Verschuldigde loonheffingen
Stel: 100 werknemers ontvangen een onbelaste vaste kostenvergoedingen van € 150 per maand € 150 x 12 maanden x 100 werknemers
€ 180.000
WKR: vaste kostenvergoeding vrije ruimte
€ 180.000
Vrije ruimte
€ 100.000
Overschrijding (€ 180.000 - € 100.000)
€ 80.000
Eindheffing 80% x € 80.000
€ 64.000
Een extra eindheffing van € 64.000 per jaar verschuldigd
26
Casuspositie 3 (2/4) WKR en vaste kostenvergoedingen Specificatie van de vaste kostenvergoeding is het uitgangspunt. Deel van de vaste kostenvergoeding aanmerken als:
intermediaire kosten (onbelast); of
onder een gerichte vrijstelling brengen (onbelast).
Overige componenten van de vaste kostenvergoeding:
Bij de werknemer belast als loon; of
Ten laste van de vrije ruimte brengen (eindheffingsloon werkgever).
27
Casuspositie 3 (3/4) Voorwaarden om de vaste kostenvergoeding te mogen uitsplitsen:
Schriftelijke specificatie van de kosten: • naar aard • veronderstelde omvang • (per functiegroep)
Recent kostenonderzoek • Tenminste 3 aaneengesloten maanden • Representatief aantal werknemers • Bonnen en afschriften verzamelen
28
Casuspositie 3 (4/4) SPECIFICATIE VASTE KOSTENVERGOEDING Functie: verkoopmanager Kostensoorten:
Bedrag per maand
Consumpties onderweg
€ 20
Kosten auto van de zaak (parkeren/onderhoud)
€ 25
Zakelijke lunches en maaltijden overwerk
€ 35
Representatiekosten collega’s
€ 15
Representatiekosten relaties
€ 30
Vergoeding internetabonnement
€ 25
Totaal per maand
€ 150
Op basis van de specificatie: vergoeding voor representatie collega’s (€ 15) en internet (€ 25) ten laste van de vrije ruimte. Op jaarbasis: € 40 x 12 mnd x 100 wn = € 48.000 tlv vrije ruimte
29
De vrije ruimte Vrije ruimte beschikbaar?
Alsnog aanwijzen belastbaar loon (bonussen/tantièmes)?? Let op: Moment van aanwijzen Gebruikelijkheidstoets
De werknemers fiscaal bevoordelen & kostenneutraal voor werkgever?? Cafetariamodel, let op: CAO bepalingen en wettelijke minima (wet minimumloon) Schriftelijk vastleggen Zie Pellicaan
30
Toepassen WKR: 3 methoden (1/4) Opstellen grootboeken, onderscheid tussen:
Regelingen/bedragen ten laste van de vrije ruimte.
Overige vergoedingen en verstrekkingen.
Na keuze voor de WKR is van belang om inzicht te hebben in de (nog beschikbare) vrije ruimte.
Bij overschrijden van de vrije ruimte is eindheffing verschuldigd over het meerdere (via aangifte loonheffingen).
Voor het berekenen van de vrije ruimte zijn 3 methoden: 1. Voorschotmethode 2. Volloopmethode
3. Tijdvakmethode (actuele loonsom)
31
Toepassen WKR: 3 methoden (2/4) I. Voorschotmethode 1.
Vrije ruimte: neem 1,5% (2013) van fiscaal loon voorgaand kalenderjaar
2.
Deel dit bedrag door het aantal aangiftetijdvakken
3.
Toets de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen aan de vrije ruimte
4.
Toets per tijdvak, over het meerdere 80% eindheffing
5.
Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscaal loon
6.
Verreken de eindheffing over het positieve/negatieve verschil
7.
Verrekening uiterlijk in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar
32
Toepassen WKR: 3 methoden (3/4) II. Volloopmethode 1.
Vrije ruimte: neem 1,5% van fiscaal loon voorgaand kalenderjaar
2.
Toets gedurende het lopende jaar of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven
3.
Zodra in de loop van het jaar de vrije ruimte wordt overschreden, dan is over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd
4.
Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscaal loon
5.
Verreken de eindheffing over het positieve/negatieve verschil
6.
Verrekening uiterlijk in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar
Veelal meest praktische methode, zeker indien schommelingen worden verwacht.
33
Toepassen WKR: 3 methoden (4/4) III. Tijdvakmethode (actuele loonsom) 1.
Vrije ruimte: neem 1,5 % van het fiscaal loon in het huidige aangiftetijdvak
2.
Toets per aangiftetijdvak of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte van het tijvak blijven
3.
Zodra per tijdvak de vrije ruimte wordt overschreden, dan is over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd
4.
Geen verrekening na afloop van het kalenderjaar…
Verplicht voor startende werkgevers (geen fiscaal loon voorgaande jaren, dus methode I/II niet mogelijk)
Nadeel bij schommelingen in loonsom en kostenvergoedingen/verstrekkingen
34
SAMENVATTING
35
VRAGEN?
mr. Alexander (A.F.S.) Rasink
[email protected] Mazars Paardekooper Hoffman N.V. Sectie Loonheffingen & Expatriate Services T: + 31 (0)88 – 2771615
[email protected] www.mazars.nl
36
