Werkinstructie SD Financial Shared Service Centre. Universiteit Leiden

Werkinstructie SD Financial Shared Service Centre

Universiteit Leiden


Versiebeheer Versie 0.1 0.2 0.3 0.4

Opgesteld door: Robert Kok Jeanine de Groot Jeanine de Groot Raymond Ahuis Raymond Ahuis

1.0 1.1 1.2

Raymond Ahuis Raymond Ahuis Raymond Ahuis

Aard wijziging Initieel document

Datum 19-01-2009

Splitsing document Verdere uitwerking Samenvoegen documenten + verdere uitwerking Oplevering Uitbreidingen Uitbreidingen

12-02-2009 18-02-2009 03-03-2009 12-03-2009 17-03-2009 23-03-2009

Documentstatus Versie 0.3

Versie 1.2

Status Concept

Goedgekeurd door: n.v.t.

Datum n.v.t.

Pagina 2 van 64


Inhoudsopgave 1

VERKOOPORDER AANLEGGEN (HANDMATIG).............................................. 5 1.1 STARTSCHERM ............................................................................................................................ 5 1.2 ORDERKOP ................................................................................................................................. 8 1.2.1 Kopteksten ......................................................................................................................... 8 1.2.2 Bestelgegevens ................................................................................................................. 9 1.2.3 Proforma factuur .............................................................................................................. 10 1.3 POSITIEGEGEVENS .................................................................................................................... 11 1.4 ONVOLLEDIGHEIDVERSLAG ........................................................................................................ 13 1.5 AFDRUKVOORBEELD FACTUUR ................................................................................................... 13 1.6 OPSLAAN OF FACTUREREN ......................................................................................................... 14 1.6.1 Opslaan............................................................................................................................ 14 1.6.2 Factureren........................................................................................................................ 14

2

VERKOOPORDER WIJZIGEN .......................................................................... 15 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

ORDER ZOEKEN......................................................................................................................... 15 DOCUMENTSTROOM .................................................................................................................. 15 STATUSOVERZICHT .................................................................................................................... 16 GEGEVENS WIJZIGEN ................................................................................................................. 18 POSITIE AFZEGGEN .................................................................................................................... 21 WIJZIGINGEN ............................................................................................................................. 22

3

LIJST ORDERS ................................................................................................. 23

4

CONTRACT CREËREN ..................................................................................... 25 4.1 STARTSCHERM .......................................................................................................................... 25 4.2 CONTRACTKOP.......................................................................................................................... 27 4.2.1 Beginscherm .................................................................................................................... 27 4.2.2 Kopteksten ....................................................................................................................... 28 4.2.3 Bestelgegevens ............................................................................................................... 29 4.3 POSITIEGEGEVENS .................................................................................................................... 30 4.3.1 Facturatieplan .................................................................................................................. 31 4.3.2 Positieteksten................................................................................................................... 32 4.4 ONVOLLEDIGHEIDVERSLAG ........................................................................................................ 32 4.5 AFDRUKVOORBEELD FACTUUR ................................................................................................... 33 4.6 CONTRACT FACTUREREN ........................................................................................................... 33

5

CONTRACT WIJZIGEN ..................................................................................... 34 5.1 CONTRACT ZOEKEN ................................................................................................................... 34 5.2 DOCUMENTSTROOM .................................................................................................................. 35 5.3 STATUSOVERZICHT .................................................................................................................... 35 5.4 GEGEVENS WIJZIGEN ................................................................................................................. 36 5.4.1 Prijswijziging .................................................................................................................... 37 5.4.2 Facturatieplan .................................................................................................................. 37 5.5 WIJZIGINGEN ............................................................................................................................. 38

Versie 1.2

Pagina 3 van 64


6

LIJST CONTRACTEN........................................................................................ 39

7

FACTUREREN ................................................................................................... 41 7.1 FACTUUR AANLEGGEN ............................................................................................................... 41 7.1.1 Factuur aanleggen vanuit order....................................................................................... 41 7.1.2 Factuur creëren VF01...................................................................................................... 42 7.2 FACTUURVOORRAAD BEWERKEN ................................................................................................ 44 7.3 CREDITNOTA (FACTUUR) ............................................................................................................ 46 7.4 FACTUUR WIJZIGEN ................................................................................................................... 46 7.4.1 Factuur op scherm afdrukken .......................................................................................... 49 7.4.2 Tekst op positie aanpassen ............................................................................................. 50 7.4.3 Bijlage aan factuur koppelen ........................................................................................... 51 7.5 FACTUUR VERSTUREN ............................................................................................................... 53 7.5.1 Factuur printen................................................................................................................. 53 7.5.2 Factuur mailen ................................................................................................................. 55

8

CREDITNOTA-AANVRAAG CREËREN............................................................ 59

9

CREDITNOTA-AANVRAAG WIJZIGEN ............................................................ 62

10 UPLOAD PROGRAMMA LOSSE FACTUREN ................................................. 63

Versie 1.2

Pagina 4 van 64


1

Verkooporder aanleggen (handmatig)

1.1

Startscherm

1. 2.

Start SAP Open het scherm ‘Verkooporder aanleggen’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Creëren Transactiecode VA01

3.

Voer de volgende gegevens in: • Bij ‘Ordersoort’ Æ ZTK (Order generiek artikel) • Bij ‘Verkooporganisatie’ Æ 2400 (voor FSW) • Bij ‘Distributiekanaal’ Æ 10 • Bij ‘Productsector’ Æ 10 (in geval van FSSC productgroep 20) • Bij ‘Verkoopkantoor’ Æ het eigen verkoopkantoor

Voor decentrale invoer kan het zijn dat de meeste van deze gegevens automatisch verschijnen. De gegevens zijn voor de gebruiker altijd gelijk (ordersoort, verkooporganisatie, distributiekanaal, productgroep en verkoopkantoor) en zijn daarom als parameter in de gebruikerstam opgenomen. Voor verkooporganisatie zijn de waarden variabel. Iedereen kan zijn eigen verkooporganisatie opzoeken m.b.v. de zoekhulp in sap. Dit gaat als volgt: Ga met de cursor naar het desbetreffende veld, dat is in dit geval het veld verkooporganisatie. Je ziet nu een rondje rechts van het veld verkooporganisatie (zie rode pijl) verschijnen.

Versie 1.2

Pagina 5 van 64


Door op dit rondje te klikken open je de zoekhulp in SAP. Ditzelfde resultaat kun je ook bereiken door met de cursor naar het desbetreffende veld te gaan en dan de functietoets te toetsen. Het volgende scherm verschijnt :

Zoek de juiste waarde op en selecteer deze door te dubbel klikken of selecteren en klik op het groene vinkje in het scherm. De schermen van andere zoekhulpen zien er natuurlijk anders uit. En hebben andere waarden. 4.

Toets ‘Enter’; onderstaand scherm verschijnt

Versie 1.2

Pagina 6 van 64


5.

Voer de volgende gegevens in: • Bij ‘Opdrachtgever’ Æ het debiteurnummer; nb, gebruik, in geval van de eenmalige debiteur, één van de volgende nummers 111910 (voor verkooporganisaties 1550, 2600, 4000, 7400, 8000) 114428 (voor verkooporganisaties 7400, 8000) 132127 (voor verkooporganisaties 1640, 2400, 2600) Æ vul dan ook het onderstaande pop-up scherm in

• •

Tip!

Versie 1.2

Bij ‘Bestelnummer’ Æ voor interne debiteuren is dit het sapnummer betalende eenheid; voor externe debiteuren het bestelnummer van de klant Indien de debiteur niet uit Nederland komt , kun je de desbetreffende landcode in het veld ‘land’ en de taalcode in het veld ‘taal’ vullen. Via de button

kun je een nieuwe opdrachtgever aanleggen

Via de button

kun je details van documentkop weergeven, bijvoorbeeld teksten

Pagina 7 van 64


1.2

Orderkop

Een order heeft een kopniveau waar verschillende gegevens kunnen worden opgevoerd. Zie onderstaand menupad voor toegang orderkop:

1.2.1

Kopteksten

Er zijn drie koptekstsoorten: • Aanvullende adres gegevens • Factuur omschrijving • Archivering 1.

Open het scherm ‘Teksten’ Menupad: Ga naar > Kop > Teksten

Selecteer ‘Teksten’

Versie 1.2

Pagina 8 van 64


2.

Voer de gewenste koptekst in

In de tekst: ‘Aanvullende adres gegevens’ kunnen de gegevens (maximaal drie regels) vermeld worden van de factuurontvanger. Deze tekst wordt dan onder de adresgegevens van de factuurontvanger vermeld. In de tekst: ‘Factur omschrijving’ kunnen de gegevens vermeld worden met betrekking tot het project. Deze tekst wordt dan als eerste op de factuur vermeld bij de positie gegevens. In de tekst: ‘Archivering’ kunnen de opmerkingen die worden aangeleverd bij het losse facturatiebestand worden vermeld. 1.2.2

Bestelgegevens

Open het scherm bestelgegevens. Menupad ga naar > kop > bestelgegevens

In het veld ‘bestelnummer’ van de goederenontvanger kunnen de volgende waarden worden opgevoerd t.b.v. overname in CO rapportage met transactiecode KOB1: 1. leeg, artikeltekst wordt overgenomen in CO 2. FN, Factuurnummer wordt overgenomen in CO 3. vrije tekst, vrije tekst wordt overgenomen in CO (maximaal 35 karakters) Klik één keer op de groene pijl om terug te keren naar het overzichts, voor verdere verwerking van de order.

Versie 1.2

Pagina 9 van 64


1.2.3

Proforma factuur

Een proforma factuur kan worden gecreëerd indien de factuur geen output mag genereren, maar er wel een financiële (opbrengst) boeking moet plaats vinden. Ga naar tabblad ‘facturatiedocument’ op kopniveau. In geval van een proforma factuur, plaats een vinkje in het veld ‘Factuurnabewerk’

Versie 1.2

Pagina 10 van 64


1.3

Positiegegevens

Klik op tabblad ‘positiegegevens’ en voer de volgende gegevens in:

•

• • •

Bij ‘Artikelnummer’ Æ zoek het betreffende grootboekrekeningnummer (dit nummer kan met de zoekfunctie verkoopartikelen worden opgezocht of als je de grootboekrekening al weet kun je deze direct opvoeren) Bij ‘Bedrag’ Æ het bedrag exclusief eventuele BTW Bij ‘Order’ Æ het SAP nummer van het project Bij ‘BTW code’ Æ btw code van toepassing Door in het veld ‘Artikel’ de toets ‘F4’ te gebruiken, is het mogelijk om een artikel via de omschrijving op te zoeken.

Tip!

Dubbelklik vervolgens in het scherm dat verschijnt op het gewenste artikel. Toelichting buttons: Tip!

Markeer een regel en druk op button Een regel verwijderen kun je via button Condities positie bereik je via button

Versie 1.2

voor details positie

. Denk om markeren

Pagina 11 van 64


1. Klik op de button ‘Details positie’ 2. Selecteer het tabblad ‘Teksten’ 3. Selecteer in het linker deel van het scherm de optie ‘Tekst artikelverkoop’; in het rechter deel van het scherm kan een specifieke tekst worden toegevoegd, welke onder het artikel in de order en factuur zal verschijnen

Versie 1.2

Pagina 12 van 64


1.4

Onvolledigheidverslag

Selecteer de optie ‘Onvolledigheidverslag’ via ‘Bewerken’ in de menubalk Let op! Bij het opslaan controleert het systeem of alle benodigde gegevens zijn vermeld..

Het document is onvolledig. Klik op de button ‘bewerken’

en voer het ontbrekende alsnog op.

1.5

Afdrukvoorbeeld factuur

Als alle gegevens in de order zijn opgevoerd, kan er een afdrukvoorbeeld worden gecreëerd. Dit kan simpelweg door vanuit het overzichtsscherm op de button ‘kopbericht’ (zie rode pijl) weergeven te klikken.

Versie 1.2

Pagina 13 van 64


1.6

Opslaan of factureren

De volgende twee mogelijkheden: 1. De order opslaan en op een later tijdstip factureren (zie vervolgens werkinstructie verkooporder wijzigen en werkinstructie factuur creëren) of 2. De order direct factureren. 1.6.1

Opslaan

Als er geen gegevens meer ontbreken, dan kan de order worden opgeslagen. De order kan worden opgeslagen door op het diskette button (zie rode pijl) te klikken. Het systeem genereert automatisch een nieuw ordernummer. Om de order op een later tijdstip weer op te vragen wordt verwezen naar de paragraaf verkooporder wijzigen.

1.6.2

Factureren

De factuur kan ook direct vanuit de order worden gecreëerd. Dus nadat alle gegevens in de order zijn opgevoerd hoef je de order niet op te slaan, maar volg je onderstaand menupad: verkoopdocument > factureren

Deze handeling heeft de volgende drie resultaten: 1. De order is opgeslagen, 2. De factuur is in SAP geboekt, 3. De factuur (output) ligt op de printer

Versie 1.2

Pagina 14 van 64


2

Verkooporder wijzigen

In de wijzigen modus, transactiecode VA02, kun je gegevens wijzigen. In de weergave modus, transactiecode VA03, kun je alleen gegevens weergeven. In dit hoofdstuk behandelen we de schermen waar je gegevens kunt wijzigen.

2.1 1.

2.

Order zoeken Open het scherm ‘Klantorder wijzigen’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Wijzigen Transactiecode va02 Vul bij ‘Order’ het ordernummer in

Het ordernummer kun je zoeken op de volgende twee manieren: - M.b.v. de zoekhulp, selecteer met de cursor het veld order en klik op het bolletje rechts in het veld of toets functietoets - M.b.v. de zoekcriteria direct in het scherm weergegeven

Zoekhulp

Zoekcriteria, als criteria is ingevoerd dan button ‘zoeken’ klikken

2.2

Documentstroom

1. Klik op de button ‘Documentstroom’

Versie 1.2

Pagina 15 van 64


In de documentstroom kun je zien welke factuur of facturen aan de order hangen.

2.3

Statusoverzicht

In bovenstaand voorbeeld kent de order al een factuur. Of de order in zijn geheel gefactureerd is kun je zien m.b.v. de button statusoverzicht:

Versie 1.2

Pagina 16 van 64


Klik op groene vink (of druk op enter)

Hier kun je zien dat de order in zijn geheel is gefactureerd. Ordergerel. Factstat = geheel gefactureerd

Versie 1.2

Pagina 17 van 64


2.4

Gegevens wijzigen

Eventueel kunnen, nadat de order is opgeslagen, nog gegevens worden gewijzigd. Transactiecode VA02, <enter>

In de wijzigen modus kunnen alle (nog niet gefactureerde) gegevens worden gewijzigd. In deze werkinstructie gaan we de prijs en de tekst wijzigen. 1. Prijswijziging Nadat het ordernummer is gevonden, kan de prijs worden gewijzigd.

Order opslaan

Bedrag wijzigen

De prijs kan in het veld bedrag worden overschreven. De order kan vervolgens door op de diskette, boven in de menubalk, te klikken worden opgeslagen.

Versie 1.2

Pagina 18 van 64


2. Tekstwijziging Er zijn teksten op orderkop en er zijn teksten op positieniveau. Op orderkop (kopniveau) kunnen we vanuit het overzichtscherm de teksten selecteren en wijzigen.

Tekstsoorten op kopniveau. Selecteer een tekst en wijzig de inhoud. Vervolgens de order opslaan. Op positieniveau hebben we vier teksten verdeeld over twee plekken die we kunnen wijzigen. De eerste tekst is de ‘omschrijving’ op de positie. Deze tekst komt mee naar de factuur.

Hier kan de tekst ‘omschrijving’ worden aangepast

Versie 1.2

Pagina 19 van 64


Op positieniveau moeten we eerst dubbelklikken om bij de drie overige teksten te komen die we willen wijzigen. Dubbelklik op de desbetreffende positie en ga naar tabblad teksten

Hier kunnen alle drie de tekstsoorten worden gewijzigd. Selecteer een tekst en wijzig de inhoud. Vervolgens de order opslaan. 3. Facturatiedatum wijzigen De facturatiedatum is gelijk aan de boekdatum. Het is mogelijk om de voorstel facturatedatum (boekdatum) op de positie te wijzigen. De facturatiedatum wordt overgenomen in de factuur en is dus ook gelijk de boekdatum.

Facturatiedatum

Versie 1.2

Pagina 20 van 64


2.5

Positie afzeggen

Een positie in een verkooporder kan worden afgezegd d.m.v. een afzegreden. Dit betekent dat als een positie een afzegreden kent, dan is deze niet meer relevant voor verdere verwerking. Ga naar tabblad afzeggingsreden

Hier kun je een afzeggingsreden opvoeren. Elke afzeggingsreden werkt hetzelfde. Het enige verschil is de omschrijving en deze is informatief.

Versie 1.2

Pagina 21 van 64


2.6

Wijzigingen

In de order via menu omgeving > wijzigingen kunnen alle wijzigingen mbt de order worden weergegeven.

Klik op uitvoeren (F8)

Alle wijzigingen worden weergegeven.

Versie 1.2

Pagina 22 van 64


3

Lijst orders

Met behulp van de functie ‘lijst orders’ kun je verkooporders in het systeem opzoeken. Dit is een weergave functie. 1. Start transactie VA05

2.

Voer indien gewenst één van de volgende gegevens in: • Bij ‘Opdrachtgever’ Æ debiteurnummer • Bij ‘Artikel’ Æ artikelnummer • Bij ‘Bestelnummer’ Æ bestelnummer 3. Voer bij ‘Documentdatum’ de datum ‘van’ en, indien gewenst de datum ‘tot’ in 4. Selecteer bij ‘Selectie-omvang’ de gewenste optie • Open orders, indien alle open (nog niet gefactureerde) dienen te worden gepresenteerd • Alle orders, indien alle orders dienen te worden gepresenteerd 5. Met de button ‘andere selectiecriteria’ kun je een verdere inperking van je zoekactie opgeven

Versie 1.2

Pagina 23 van 64


6.

Met de button ‘organisatiegegevens’ kun je een verdere inperking geven op basis van organisatiegegevens

Versie 1.2

Pagina 24 van 64


4

Contract creëren

4.1

Startscherm

1. Start SAP 2. Open het scherm ‘Contract creëren’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Contract > Creëren Transactiecode VA41

3. Voer de volgende gegevens in: • Bij ‘Contractsoort’ Æ ZPRC (Project facturatie contract) • Bij ‘Verkooporganisatie’ Æ 2400 (voor FSW) • Bij ‘Distributiekanaal’ Æ 10 • Bij ‘Productgroep’ Æ 10 (in geval van FSSC productgroep 20) • Bij ‘Verkoopkantoor’ Æ het eigen verkoopkantoor Voor decentrale invoer kan het zijn dat de meeste van deze gegevens automatisch verschijnen. De gegevens zijn voor de gebruiker altijd gelijk (contractsoort, verkooporganisatie, distributiekanaal, productgroep en verkoopkantoor) en zijn daarom als parameter in de gebruikerstam opgenomen. Voor verkooporganisatie zijn de waarden variabel. Iedereen kan zijn eigen verkooporganisatie opzoeken m.b.v. de zoekhulp in sap. Dit gaat als volgt: Ga met de cursor naar het desbetreffende veld, dat is in dit geval het veld verkooporganisatie. Je ziet nu een rondje rechts van het veld verkooporganisatie (zie rode pijl) verschijnen.

Versie 1.2

Pagina 25 van 64


Door op dit rondje te klikken open je de zoekhulp in SAP. Ditzelfde resultaat kun je ook bereiken door met de cursor naar het desbetreffende veld te gaan en dan de functietoets te toetsen. Het volgende scherm verschijnt :

Zoek de juiste waarde op en selecteer deze door te dubbel klikken of selecteren en klik op het groene vinkje in het scherm. De schermen van andere zoekhulpen zien er natuurlijk anders uit. En hebben andere waarden. 4. Toets ‘Enter’; onderstaand scherm verschijnt

Versie 1.2

Pagina 26 van 64


5. Voer de volgende gegevens in: • Bij ‘Opdrachtgever’ Æ het debiteurnummer • Bij ‘Bestelnummer’ Æ voor interne debiteuren is dit het sapnummer; voor externe debiteuren het bestelnummer van de klant

Tip!

Via de button

kun je een nieuwe opdrachtgever aanleggen

Via de button

kun je details van documentkop weergeven, bijvoorbeeld teksten

4.2

Contractkop

4.2.1

Beginscherm

In het beginscherm moeten de volgende twee velden worden gevuld: ‘Begin contract’ en ‘Einde contract’.

Deze data zijn nodig om de factuurdata in het facturatieplan te bepalen.

Een contract heeft een kopniveau waar verschillende gegevens kunnen worden opgevoerd. Zie onderstaand menupad voor toegang orderkop:

Versie 1.2

Pagina 27 van 64


4.2.2

Kopteksten

Er zijn drie koptekstsoorten: • Aanvullende adres gegevens • Factuur omschrijving • Archivering 1. Open het scherm ‘Teksten’ Menupad: Ga naar > Kop > Teksten en klik op het tabblad teksten

In de tekst: ‘Aanvullende adres gegevens’ kunnen de gegevens (maximaal drie regels) vermeld worden van de factuurontvanger. Deze tekst wordt dan onder de adresgegevens van de factuurontvanger vermeld.

Versie 1.2

Pagina 28 van 64


In de tekst: ‘Factuuromschrijving’ kunnen de gegevens vermeld worden met betrekking tot het project. Deze tekst wordt dan als eerste op de factuur vermeld bij de positie gegevens. In de tekst: ‘Archivering’ kunnen de opmerkingen die worden aangeleverd bij het losse facturatiebestand worden vermeld. 4.2.3

Bestelgegevens

Open het scherm bestelgegevens. Menupad ga naar > kop > bestelgegevens

In het veld ‘bestelnummer’ van de goederenontvanger kunnen de volgende waarden worden opgevoerd t.b.v. overname in CO rapportage met transactiecode KOB1: 1. leeg, artikeltekst wordt overgenomen in CO 2. FN, Factuurnummer wordt overgenomen in CO 3. vrije tekst, vrije tekst wordt overgenomen in CO (maximaal 35 karakters)

Versie 1.2

Pagina 29 van 64


4.3

Positiegegevens

Keer terug naar het beginscherm. Hier kunnen de positiegegevens worden opgevoerd.

•

• • •

Bij ‘Artikelnummer’ Æ zoek het betreffende grootboekrekeningnummer (dit nummer kan met de zoekfunctie verkoopartikelen worden opgezocht of als je de grootboekrekening al weet kun je deze direct opvoeren) Bij ‘Bedrag’ Æ het bedrag exclusief eventuele BTW Bij ‘Order’ Æ het SAP nummer van het project Bij ‘BTW code’ Æ btw code van toepassing Door in het veld ‘Artikel’ de toets ‘F4’ te gebruiken, is het mogelijk om een artikel via de omschrijving op te zoeken.

Tip!

Dubbelklik vervolgens in het scherm dat verschijnt op het gewenste artikel. Toelichting buttons: Tip!

Markeer een regel en druk op button

voor details positie

Een regel verwijderen kun je via button

Versie 1.2

Pagina 30 van 64


4.3.1

Facturatieplan

1. Klik op de button ‘Details facturatieplan’

2. Het facturatieplan van de positie verschijnt.

Versie 1.2

Pagina 31 van 64


Hier kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd / gewijzigd: a. Factuurdatum b. Factuurwaarde c. Factuurregel verwijderen of toevoegen (nieuwe regel opvoeren in facturatieplan) d. Facturatieregel aanpassen (1 = procentuele facturate, 2 = facturatie naar waarde, 3 = slofacturatie) 4.3.2

Positieteksten

1. Klik op de button ‘Details positie’ 2. Selecteer het tabblad ‘Teksten’ 3. Selecteer in het linker deel van het scherm de optie ‘Tekst artikelverkoop’; in het rechter deel van het scherm kan een specifieke tekst worden toegevoegd, welke onder het artikel in de order en factuur zal verschijnen

4.4

Onvolledigheidverslag

Selecteer de optie ‘Onvolledigheidverslag’ via ‘Bewerken’ in de menubalk Let op!

Bij het opslaan controleert het systeem of alle benodigde gegevens zijn vermeld..

Voer het ontbrekende gegevens alsnog op en sla de order op.

Versie 1.2

Pagina 32 van 64


4.5

Afdrukvoorbeeld factuur

Als alle gegevens in de order zijn opgevoerd, kan er een afdrukvoorbeeld worden gecreëerd. Dit kan simpelweg door vanuit het overzichtsscherm op de button ‘kopbericht’ (zie rode pijl) weergeven te klikken.

4.6

Contract factureren

Het contract wordt m.b.v. de transactiecode VF04 gefactureerd (zie paragraaf 7.2 factuurvoorraad bewerken).

Versie 1.2

Pagina 33 van 64


5

Contract wijzigen

Contract wijzigen en weergeven zijn dezelfde schermen, maar verschillende transactiecodes. In de wijzigen modus, transactiecode VA42, kun je gegevens wijzigen. In de weergave modus, transactiecode VA43, kun je alleen gegevens weergeven. In dit hoofdstuk behandelen we de schermen waar je gegevens kunt wijzigen. Deze werkinstructie is ook van toepassing op contract weergeven (alleen kun je de gegevens niet wijzigen).

5.1 3.

4.

Contract zoeken Open het scherm ‘Contract wijzigen’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Contract > Wijzigen Transactiecode VA42 Vul bij ‘Contract’ het contractnummer in

Het contractnummer kun je als volgt zoeken: M.b.v. de zoekhulp, selecteer met de cursor het veld contract en klik op het bolletje rechts in het veld

Zoekhulp

In onderstaande zoekhulp zijn er verschillende tabbladen met velden waarop kan worden gezocht.

Versie 1.2

Pagina 34 van 64


5.2

Documentstroom

Klik op de button ‘Documentstroom’

In de documentstroom kun je zien welke factuur of facturen aan het contract hangen.

In bovenstaand voorbeeld kent het contract reeds twee facturen.

5.3

Statusoverzicht

Of het contract in zijn geheel gefactureerd is kun je zien m.b.v. de button statusoverzicht::

Versie 1.2

Pagina 35 van 64


5.4

Gegevens wijzigen

Eventueel kunnen, nadat het contract is opgeslagen, nog gegevens worden gewijzigd. Transactie VA42

Klik op groene vink (of druk op enter)

In de wijzigen modus kunnen alle (nog niet gefactureerde) gegevens worden gewijzigd. In deze werkinstructie gaan we de prijs en het facturatieplan wijzigen.

Versie 1.2

Pagina 36 van 64


5.4.1

Prijswijziging

Nadat het ordernummer is gevonden, kunnen prijzen worden gewijzigd.

Order opslaan

Bedrag wijzigen

De prijs kan in het veld bedrag worden overschreven. De order kan vervolgens door op de diskette, boven in de menubalk, te klikken worden opgeslagen. 5.4.2

Facturatieplan

In het facturatieplan kunnen data en/of bedragen worden gewijzigd. Dit kan alleen voor factuurregels die nog niet zijn gefactureerd.

De eerste twee regels zijn gefactureerd. Dit is te zien doordat deze regels grijs zijn en de status staat op C (= volledig bewerkt). Nadat alle wijzigingen zijn uitgevoerd, kan de order worden opgeslagen.

Versie 1.2

Pagina 37 van 64


5.5

Wijzigingen

In het contract via menu omgeving > wijzigingen kunnen alle wijzigingen m.b.t. het contract worden weergegeven.

Klik op uitvoeren (F8)

Alle wijzigingen worden weergegeven.

Versie 1.2

Pagina 38 van 64


6

Lijst Contracten

Met behulp van de functie ‘lijst contracten’ kun je contracten in het systeem opzoeken en bewerken. 1. Start transactie VA45

2. Voer indien gewenst één van de volgende gegevens in: • Bij ‘Opdrachtgever’ Æ debiteurnummer • Bij ‘Artikel’ Æ artikelnummer • Bij ‘Bestelnummer’ Æ bestelnummer 3. Voer bij ‘Documentdatum’ de datum ‘van’ en, indien gewenst de datum ‘tot’ in 4. Selecteer bij ‘Selectie-omvang’ de gewenste optie • Open contracten, indien alle open (nog niet gefactureerde) dienen te worden gepresenteerd • Alle contracten, indien alle contracten dienen te worden gepresenteerd 5. Met de button ‘andere selectiecriteria’ kun je een verdere inperking van je zoekactie opgeven

Versie 1.2

Pagina 39 van 64


6. Met de button ‘organisatiegegevens’ kun je een verdere inperking geven op basis van organisatiegegevens

Versie 1.2

Pagina 40 van 64


7 Factureren 7.1 7.1.1

Factuur aanleggen Factuur aanleggen vanuit order

De factuur kan ook direct vanuit de order worden gecreëerd. Dus nadat alle gegevens in de order zijn opgevoerd hoef je de order niet op te slaan, maar volg je onderstaand menupad: verkoopdocument > factureren

Deze handeling heeft de volgende drie resultaten: 1. De order is opgeslagen, 2. De factuur is in SAP geboekt, 3. De factuur (output) ligt op de printer Deze actie kan ook worden uitgevoerd indien de order al is gecreëerd. Je kunt dan de order opvragen en met dezelfde menuoptie factureren.

Versie 1.2

Pagina 41 van 64


7.1.2

Factuur creëren VF01

1.

Open het scherm ‘Facturatie creëren’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Facturatie > Creëren Transactiecode vf01

2. 3.

Vul bij ‘Document’ de betreffende order of documentnummers in Voer eventueel een factuurdatum in, standaard wordt de factuurdatum vanuit de order overgenomen Toets ‘Enter’; onderstaand scherm verschijnt

4.

5.

6.

Controleer of bij ‘Factuurdatum’ de gewenste datum is opgegeven; wijzig deze indien gewenst. Het wijzigen van de factuurdatum, kan alleen als de factuur nog niet is opgeslagen en na bovenstaand scherm de transactie VF01 opnieuw te starten. Dit kan door in de transactiebalk het volgende te typen /nVF01. Als de factuur akkoord is klik op de button ‘Opslaan’ (zie rode pijl)

Het systeem keert nu terug naar het vorige scherm en geeft onderaan de mededeling: Factuur 24xxxxxxxx is opgeslagen. Met dit nummer kan de factuur worden geboekt. Er is overigens ook een boekhouddocument aangelegd.

Versie 1.2

Pagina 42 van 64


Deze kun je als volgt bekijken: start transactiecode VF02, voer het desbetreffende factuurnummer in en klik op de button ‘financiële administratie’ (zie rode pijl).

dubbelklik op boekhoudingsdocument

Versie 1.2

Pagina 43 van 64


7.2

Factuurvoorraad bewerken

I.p.v. een factuur handmatig te creëren, kunnen facturen ook in bulk worden verwerkt. Dit kan m.b.v. de factuurvoorraad, transactiecode VF04.

In het deel facturatiegegevens en in het tabblad selectie geef je een selectie van facturen aan welke je graag wilt creëren (factuurdatum tot, verkooporganisatie. In het tabblad Std. Geg. Kun je de factuurdatum bepalen. Standaard wordt de factuurdatum uit de verkooporder overgenomen.

Versie 1.2

Pagina 44 van 64


Nadat de gegevens zijn ingevoerd, kan de factuurvoorraad worden gedraaid door op de button ‘factuurvoorraad bewerken’ te klikken. Het volgende scherm verschijnt

Dit zijn de facturen die worden voorgesteld. Let op, de facturen zijn nog niet gecreëerd. Door op de button opslaan (diskette) te klikken, worden de facturen gecreëerd. Je kunt voordat je de . Als een factuur niet facturen opslaat ook een simulatierun draaien. Klik hiervoor op de button gecreëerd kan worden (bijv. periode gesloten, grootboekrekening geblokkeerd voor boeken), dan wordt dit door de simulatierun aangegeven. Het draaien van een simulatierun kan nooit kwaad en werkt preventief (ter voorkoming van fouten). De simulatierun resulteert in een bewerkingsverslag. Hier kun je zien welke facturen om welke reden niet kunnen worden gecreëerd.

Als je akkoord bent met de simulatierun kun je in het scherm ‘factuurvoorraad bewerken’ op de button ‘opslaan’ klikken. De facturen worden gecreëerd.

Versie 1.2

Pagina 45 van 64


Nadat de facturen gecreëerd zijn kun je een lijst met de gecreëerde facturen opvragen. Het is raadzaam om deze lijst af te drukken. Klik op de button ‘documenten’

Een lijst met factuurnummers verschijnt

7.3

Creditnota (factuur)

Een creditfactuur werkt hetzelfde als een gewone factuur. De creditfactuur kent alleen een andere factuursoort. Deze kan dus ook direct vanuit de creditnota-aanvraag worden gecreëerd of via VF01 (factuur aanleggen) of VF04 (factuurvoorraad bewerken).

7.4 1.

Factuur wijzigen

Open het scherm ‘Facturatiedocument Wijzigen’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Facturatie > Wijzigen Transactiecode vf02

Versie 1.2

Pagina 46 van 64


De volgende buttons zijn van toepassing: 2. Boekhouddocumenten bekijken via button Dit is reeds behandeld in paragraaf 4.1.2

.

3. Bepaling opbrengstrekeningen bekijken via button Op het moment dat je een fout boodschap ontvangt bij het aanleggen van de factuur geeft het onderstaande pad informatie. Open het scherm ‘Analyse Rekeningbepaling’ Menupad: Omgeving > Rubriceringsanalyse> opbrengstrekeningen of button

4. Documentstroom factuur Klik op de button ‘documentstroom weergeven’

Versie 1.2

Pagina 47 van 64


De oorspronkelijke order wordt weergegeven. 5. Vrijgave boekhouding middels button Mocht de factuur niet zijn doorgezet naar de financiële administratie, dan kun je de reden achterhalen door op de button ‘vrijgave boekhouding’ te klikken. Het systeem probeert opnieuw de factuur door te zetten naar de financiële administratie. Lukt dit wederom niet, dan zal het systeem aangeven wat de reden is waarom er geen financiële boeking kan worden gemaakt.

Zie melding onder in het scherm ‘grootboekrekening 446110 is niet in BdNr 24 voorzien’.

Versie 1.2

Pagina 48 van 64


7.4.1

Factuur op scherm afdrukken

VF02, voer factuurnummer op

Kies menupad: Facturatiedocument > gegevensuitvoer Onderstaand scherm verschijnt

Versie 1.2

Pagina 49 van 64


Klik op de button afdrukvoorbeeld en de factuur verschijnt op het scherm

7.4.2

Tekst op positie aanpassen

Nadat de factuur gecreëerd is, kan op positieniveau nog een tekst worden gewijzigd. Dubbelklik op de betreffende positie.

De volgende twee teksten kunnen, nadat de factuur reeds is gecreëerd, worden toegevoegd of gewijzigd in de factuur (dus niet in de order wijzigen): - Tekst artikelverkoop - Verkooptekst XGRAM-order

Versie 1.2

Pagina 50 van 64


7.4.3

Bijlage aan factuur koppelen

Om een bijlage aan een factuur te kunnen koppelen moet de volgende PID aan de gebruiker gegevens worden gekoppeld. Volg onderstaand menupad en klik op ‘eigen gegevens’

Ga naar tabblad ‘parameters’

Voer de Parameter ID uit het voorbeeld op en sla de gegevens op. SD_SWU_ACTIVE X

Versie 1.2

Pagina 51 van 64


Ga vervolgens naar factuur wijzigen, voer het desbetreffende factuurnummer in en geef <enter> Klik op bijlagenlijst

Klik op ‘nieuw’ en dan op bijlage creëren

Windows verkenner verschijnt. Hier kun je het desbetreffende bestand selecteren. Dit bestand wordt dan als bijlage aan de factuur gekoppeld.

Versie 1.2

Pagina 52 van 64


7.5 7.5.1

Factuur versturen Factuur printen

Als de factuur wordt opgeslagen rolt deze gelijk uit de printer. Je hoeft als gebruiker hier geen specifieke actie voor te verrichten. Je kunt een printer koppelen aan de combinatie verkooporganisatie / factuursoort. Indien een herhalingsafdruk gewenst is, moeten de volgende acties worden uitgevoerd. 1. Open het scherm ‘Facturatiedocument Wijzigen’ Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Factuur > Wijzigen Transactiecode vf02 2. Voer bij ‘Facturatie’ het factuurnummer in 3. Toets ‘Enter’

Versie 1.2

Pagina 53 van 64


4.

Open het scherm ‘Berichten’ Menupad: Ga naar > Kop > Berichten

Je ziet nu dat de factuur is afgedrukt, omdat het bericht reeds is verwerkt (groen stoplicht).

Om de factuur nog een keer af te drukken selecteer je deze regel en klik je op de button bericht herhalen

Resultaat = nieuwe regel in berichtenscherm

Versie 1.2

Pagina 54 van 64


De factuur wordt na het opslaan afgedrukt op de desbetreffende printer. 7.5.2

Factuur mailen

De factuur kan ook per mail worden verstuurd. Hiervoor dient een herhalingsbericht te worden gecreëerd. Dus in beginsel dezelfde handeling als in de vorige paragraaf bij de herhalingsafdruk.

Wijzig het herhalingsbericht als volgt: Selecteer het herhalingsbericht (geel stoplicht) en klik op de button ‘communicatiemiddel’.

Het volgende scherm verschijnt.

Wijzig de opslagmodus in ‘alleen extern opslaan’

Versie 1.2

Pagina 55 van 64


Ga met de groene pijl één stap terug en sla de factuur op. De factuur is nu als pdf gecreëerd en toegevoegd als bijlage aan de factuur. Ga opnieuw de factuur in m.b.v. transactiecode VF02 en open de bijlage.

VF02 en <enter>

Klik op het rechterdeel van de button ‘services for object’. Het volgende scherm verschijnt

Versie 1.2

Pagina 56 van 64


Klik op bijlagen lijst

en open de bijlage door op te dubbelklikken

De factuur wordt in adobe reader geopend. Van hieruit kan de factuur als PDF worden verstuurd als email.

Versie 1.2

Pagina 57 van 64


Versie 1.2

Pagina 58 van 64


8

Creditnota-aanvraag creëren

Voor het aanmaken van een credit factuur dient eerst een creditnota-aanvraag te worden aangelegd. Daarbij wordt altijd gerefereerd aan de factuur waarvoor nu een creditnota wordt aangemaakt. Open het scherm ‘Creditnota-aanvraag Creëren’ Transactiecode VA01

Voer als ordersoort ‘ZCTK’ op en klik op de button ‘creëren met referentie’ Het volgende scherm verschijnt Vul bij ‘FactDoc’ het factuurnummer in

Klik op ‘positieselectie’

Versie 1.2

Pagina 59 van 64


Selecteer de posities die je over wilt nemen en klik op de button ‘overnemen’

Voeg desgewenst in Kop tekst datgene toe wat de herkenbaarheid vergroot

Versie 1.2

Pagina 60 van 64


De creditnota-aanvraag kan direct worden gefactureerd of je slaat de creditnota-aanvraag op en factureert deze op een later tijdstip (zie werkinstructie factureren). Direct factureren

Of opslaan en de creditnota-aanvraag is gecreëerd. De creditnota kan dan op een later tijdstip worden gecreëerd (zie werkinstructie factureren).

Voor de creditnota-aanvraag geldt dat ook hier een afdrukvoorbeeld van de factuur kan worden gemaakt. Dit werkt hetzelfde als voor de order. Zie paragraaf 1.5.

Versie 1.2

Pagina 61 van 64


9

Creditnota-aanvraag wijzigen

In de creditnota-aanvraag kun je eventueel nog gegevens wijzigen nadat de creditnota-aanvraag is opgeslagen en voordat de creditnota (factuur) is gecreëerd. Het wijzigen van gegevens in de creditnota-aanvraag werkt hetzelfde als het wijzigen van gegevens in de verkooporder. Gegevens die gewijzigd kunnen worden zijn bijvoorbeeld: - positie afzeggen - bedrag wijzigen - tekst wijzigen

Versie 1.2

Pagina 62 van 64


10 Upload programma losse facturen Start transactiecode ZVWF

Selecteer het desbetreffende Excel bestand en klik op uitvoeren Klik op OK

Versie 1.2

Pagina 63 van 64


Klik op verder

Het resultaat. Het verslag kan worden afgedrukt

De order is gecreëerd en in de bijlage is het Excel bestand gekoppeld die bij het uploaden is gebruikt. VA02: klik op button attachment en klik vervolgens op bijlagenlijst.

Versie 1.2

Pagina 64 van 64

Werkinstructie SD Financial Shared Service Centre. Universiteit Leiden

Recommend Documents