Werken met iwfm InVision

Werken met iWFM InVision E-learning voor CSR’s

©2013 Xerox Corporation. All rights reserved. Xerox® and Xerox and Design® are trademarks of Xerox Corporation in the United States and/or other countries.

Inleiding Deze training is bedoeld om jou wegwijs te maken in Infothek. We proberen dit te doen aan de hand van een aantal hoofdstukken, namelijk: • • • • • • •

Het programma starten Beschikbaarheid beheren Het rooster lezen Verlof aanvragen Diensten ruilen Tijdzone instellen Je wachtwoord veranderen

Programma starten De Infothek bestaat uit 2 onderdelen: • 1 voor het nakijken en/of wijzigen van je beschikbaarheid • 1 voor het bekijken van je rooster, diensten ruilen en verlof aanvragen Na het inloggen wordt je de keuze voorgelegd naar welk onderdeel je wilt gaan. Eerst zullen we uitleggen hoe je bij de Infothek komt en inlogt.

Programma starten Start je internetbrowser en ga naar: www.vacaturesbijunamic.nl/mijnrooster. Als je buiten kantoor bent kies je voor “Vanuit huis” (mijn rooster bekijken of mijn beschikbaarheid aanpassen. Ben je aan het werk dan kies je uiteraard voor “Vanuit werk”. Daarna kom je bij het inlogscherm. Als je kiest voor “beschikbaarheid aanpassen” ziet dat scherm er als volgt uit:

Programma starten • Kies je voor “rooster bekijken” dan zit het inlogscherm als volgt uit:

Het programma starten • Standaard is de login naam je personeelsnummer. Het wachtwoord is je geboortedatum • Let op: Heb je 3 keer geprobeerd met de verkeerde gebruikersnaam of een fout wachtwoord aan te melden, dan wordt je gebruikers-account geblokkeerd. • Deblokkeren van je account kan via je TL.

Beschikbaarheid aanpasen • Na het inloggen in het beschikbaarheidssysteem zie je het volgende scherm:

Beschikbaarheid aanpassen WENSUREN • Je ziet hier wat je wensuren op dit moment zijn, in dit voorbeeld 20:00 uur • De wensuren kun je niet zelf aanpassen. Daarvoor kan je een verzoek neerleggen bij de planner.

Beschikbaarheid aanpassen • In hetzelfde scherm zie je “Beschikbaarheid muteerbaar vanaf”. Dit is de eerste datum waarop je je beschikbaarheid kunt aanpassen. Deze datum wordt bepaald door het moment van publicatie van de roosters. Voor roosters die al gepubliceerd zijn kun je logischerwijs geen beschikbaarheid meer aanpassen. Dit moment verschilt per project. • Er zit ook een uiterste datum aan het aanpassen van je beschikbaarheid. Deze datum zie je staan bij “Beschikbaarheid muteerbaar tot”. M.a.w. je nieuwe beschikbaarheid is niet oneindig geldig. Je moet daarom voor een bepaalde datum je beschikbaarheid opnieuw invoeren. Deze datum vind je bij “Uiterste datum opnieuw invoeren beschikbaarheid”. • Nadat je de periode hebt ingevoerd klik je op

.

Beschikbaarheid aanpassen Bij “Periode” geef je aan voor welke periode je je beschikbaarheid wilt aanpassen. Dat kan de gehele periode tussen “Beschikbaarheid muteerbaar vanaf” en “Beschikbaarheid muteerbaar tot” zijn. Maar ook een kortere periode, die binnen deze uiterste data ligt. Zie onderstaand voorbeeld waarin de “Periode” korter is dan de periode van de van en tot data:

Beschikbaarheid aanpassen Dan kom je in het volgende scherm terecht:

Beschikbaarheid aanpassen Bovenaan zie je nog steeds de parameters die hierboven zijn uitgelegd. Bij zie je terug wat je beschikbaarheid op dit moment is. Hier doe je geen aanpassingen. Je nieuwe beschikbaarheid geef je op bij . Wijzigen doe je door simpelweg op de verschillende intervallen te klikken. Is een interval groen dan ben je daar beschikbaar. Is het interval wit of grijs, dan ben je niet beschikbaar. Door intervallen beschikbaar te staan verzamel je BP (ofwel punten). Er zijn een aantal dingen waar je op moet letten: Je beschikbaarheidsblokken moeten minimaal 3:15 uur lang zijn. Dat is de kortste dienst die we kennen. Voldoe je niet aan die voorwaarde dan zie je de volgende melding bij “Minimum BP”:

Beschikbaarheid aanpassen Er zijn een aantal dingen waar je op moet letten:

• Je beschikbaarheidsblokken moeten minimaal 3:15 uur lang zijn. Dat is de kortste dienst die we kennen. Voldoe je niet aan die voorwaarde dan zie je de volgende melding bij “Minimum BP”:

• Je “Verkregen BP” moet minimaal gelijk zijn aan de “Minimum BP”. Voldoe je daar niet aan dan zie je de volgende melding bij “Verkregen BP”:

Beschikbaarheid aanpassen • Je moet voldoende uren invoeren die passen bij je wensuren. We vragen wel enige flexibiliteit in je beschikbaarheid. Je zult dus altijd meer uren beschikbaar moeten zijn t.o.v. je wensuren. Voldoe je daar niet aan dan krijg je de volgende melding bij “Totaal beschikbare uren”:

• Ook moet je voldoen aan de “business rules” die gekozen zijn door je Client Team. Op dit moment hebben we 3 soorten business rules: 1.Twee avonden per week beschikbaar, een avond wordt als een avond geteld als je beschikbaar bent tot het einde van de openingstijden. Is je project ook ’s nachts geopend, dan telt 23:00 als einde van de avond. Voldoe je niet aan deze regel, dan krijg je de volgende foutmelding te zien:

Beschikbaarheid aanpassen 2.

1 Avond en 1 weekenddag beschikbaar Voldoe je niet aan deze regel, dan krijg je de volgende foutmelding te zien:

3. Een combinatie van beide, dus of 2 avonden beschikbaar, of 1 avond en een weekenddag. Voldoe je niet aan deze regel, dan krijg je de volgende foutmelding te zien:

Voldoe je aan alle voorwaarden dan kun je op wordt je beschikbaarheid opgeslagen.

15

May 27, 2013

Xerox Internal Use Only

klikken en

Beschikbaarheid aanpassen Je kunt je tijdzone zelf aanpassen. Dit is m.n. van belang voor CSR’s werkzaam in Turkije, Suriname of een andere buitenlandse vestiging. Hoe je dit doet staat verderop in dit document uitgelegd. Indien je de tijdzone hebt gekozen waarin je ook daadwerkelijk bent, zie je in je beschikbaarheidsscherm de tijden van de gekozen tijdzone staan. De te behalen punten per interval en de openingstijden van de eenheid zijn daarop aangepast. Bijvoorbeeld: werk je in Turkije dan zit je in de tijdzone: In Nederland zitten we in de tijdzone:

Beschikbaarheid aanpassen In Turkije is het dus 1 uur later. Is je project tot 21:00 Nederlandse tijd geopend, dan zal dat in Turkije tot 22:00 uur zijn. De punten die gelden voor bv. 19:45 uur in Nederland zullen, indien je voor tijdzone Istanboel hebt gekozen, om 20:45 uur weergegeven worden. Kortom: de in Nederland geldende tijden worden in de BPA vertaald naar de tijdzone die je gekozen hebt. Op die manier is het makkelijker om je beschikbaarheid te bepalen, rekening houdende met de tijd die voor jouw locatie geldt.

Beschikbaarheid aanpassen Een manier om te zien of je een afwijkende tijdzone t.o.v. Nederland hebt gekozen, is de grijs ingekleurde intervallen. De grijze intervallen geven aan wanneer er sprake is van een avond en/of weekend. Is je project in NL tot 21:00 uur geopend, dan zullen de intervallen tussen 18:00 en 21:00 grijs zijn indien je de Nederlandse tijdzone hebt gekozen. Heb je de Turske tijdzone gekozen, dan zullen de intervallen tussen 19:00 en 22:00 grijs ingekleurd zijn.

Infothek Naast de beschikbaarheidsmodule, kon je ook kiezen voor “mijn rooster bekijken”. Dit onderdeel heet ook wel de Infothek. Startpagina Infothek In het bovenste gedeelte van het Infothek -programmavenster bevindt zich de menubalk met de menupunten: • Mijn kalender • Vakantie/afwezigheid • Diensten ruilen • Tijdzones • Wachtwoord

Na het inloggen is de pagina 'mijn kalender' geopend. Voor de andere onderdelen klik je simpelweg op een ander menupunt.

Infothek

Infothek • Op de pagina ‘Mijn kalender' kun je jouw rooster inzien. • Op de pagina ‘Vakantie/afwezigheid' opent je kalender voor vakantiedagen en andere vormen van afwezigheid. In dit menupunt kun je wensen voor afwezigheid aangeven en goedgekeurde afwezigheidwensen inzien. • Op de pagina ‘Diensten ruilen' opent het gedeelte voor diensten ruilen. In dit menupunt kun je je over aangeboden diensten informeren, eigen diensten te ruil aanbieden en eventueel aangeboden ruilingen accepteren. • Op de pagina tijdzone kan je de voor jou van toepassing zijnde tijdzone kiezen. • Op de pagina ‘Wachtwoord ' opent het venster voor het veranderen van je wachtwoord.

Infothek/Mijn Kalender Op deze pagina kun je je rooster bekijken. Uiteraard voor zover de roosters gepubliceerd zijn. Het moment van publicatie verschilt per Client Team. Door onderin je scherm te klikken op kun je het rooster uitdraaien over een door jezelf gekozen periode. Je kunt tevens aanvinken of je het rooster wilt mailen naar het van jou bekende e-mail adres.

Infothek/Mijn Kalender Door op de button afwezigheden.

te klikken krijg je een jaaroverzicht van al je

De overige buttons gebruiken we niet. Aan de informatie die onder de resterende buttons te vinden is kun je geen rechten ontlenen.

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid Als tweede punt in het menu hebben we

.

Hier kun je jouw verlofaanvragen indienen. Daarnaast kun je hier alle vormen van afwezigheid, waaronder verlof, terug vinden. Op de volgende pagina zie je een voorbeeld van het scherm.

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid De belangrijkste vormen van afwezigheid die we kennen zijn: 1.Vakantie/Verlof 2.Afschalen 3.Afwezig in overleg 4.Bijzonder verlof 5.Feestdag 6.Geschorst 7.Langdurig ziek 8.No show 9.Storing 10. Te laat 11. Ziek Alleen “Vakantie/Verlof” kan via dit systeem worden aangevraagd. Voor Bijzonder verlof moet je bij je TL zijn.

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid Verlof vraag je als volgt aan: 1.Zorg dat is aangevinkt 2.Klik op de dag waarvoor je verlof wilt aanvragen, of op de eerste dag van je gewenste verlof periode 3.Je krijgt dan de volgende pop up:

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid 4. In het bovenste deel kun je verlof aanvragen voor 1 of meerdere hele dagen, max. 7 dagen. Of voor 2 of 3 weken. De einddatum wordt automatisch aangepast.

5. In het onderste deel kun je een dagdeel verlof aanvragen. Vink “Wens voor een dagdeel” aan en kies de start- en eindtijd waarop je verlof wilt hebben.

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid 6. Klik op “OK” en je verlofaanvraag is klaar. 7. Je ziet dit als volgt terug

8. Door op het verlof te klikken verschijnt een nieuwe pop up

Infothek/ Vakantie/Afwezigheid 9. Hier kun je de status van je aanvraag zien. In het voorbeeld staat de status op “Gewenst”. Dat betekent dat de aanvraag nog niet in behandeling is. Indien je verlof is goedgekeurd heeft het de status “ingewilligd”. 10. Indien je je verlofaanvraag wilt verwijderen klik je op pop up die verschijnt als je op je aanvraag klikt.

in de

Om verlofaanvragen in InVision mogelijk te maken moet er een verlofrecht in dagen door de Planner worden ingevoerd. Dit “recht” is standaard 30 dagen. Dit staat los van je werkelijke verlofsaldo welke bij HR of Payroll bekend is. Aan het verlofsaldo in InVision kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Indien je InVision saldo op is, maar in werkelijkheid heb je nog wel recht op verlof, neem dan contact op met je Planner.

Infothek/Diensten ruilen De derde optie in het menu is “Diensten ruilen”. De benaming zegt het al, op deze pagina kun je: •

Je eigen dienst(en) ter ruiling aanbieden

•

Een ruilverzoek van een collega accepteren

Op de volgende pagina zie je een voorbeeld van het ruil scherm. Ruilen kan alleen met collega’s met dezelfde kwalificatie(s) uit dezelfde Eenheid.

Infothek/Diensten ruilen

Infothek/Diensten ruilen Ruilverzoek aanmaken 1. Je kunt zelf een ruilaanvraag doen door te klikken op die je rechts naast je dienst ziet staan. De volgende pop up verschijnt:

Infothek/Diensten ruilen 2. In de keuzelijst staan alle dagen van de planningsperiode (= betreffende werkweek). De dag waarop het ruilaanbod valt, is standaard uitgekozen en staat ook boven het veld. Markeer de dagen die voor ruilen in aanmerking komen. Houdt de toets [Ctrl] ingedrukt om meerdere tegelijkertijd uit te kiezen. Sla je gegevens op. De dialoog sluit. Het programmavenster wordt geactualiseerd. Als je meer dagen voor het ruilen uitgekozen hebt, worden alle toekenningen van die dagen automatisch als ruilaanbod voorgesteld 3. Vanaf nu wordt je ruilaanbod bij andere medewerkers zichtbaar in de dialoog 'Tegenaanbod doen en accepteren‘ (hier komen we later op terug). 4. Je ziet nu achter je diensten andere symbolen staan: 5. Door op te klikken kun je je ruilaanbod terug trekken. 6. Door te klikken op kun je commentaar toevoegen aan je ruilverzoek.

Infothek/Diensten ruilen Tegenaanbod doen en accepteren 1. Als er minstens een tegenaanbod voor je ruilaanbod bestaat, bevindt zich aan de rechterrand van de dagcel de volgende knop: 2. Klik op deze knop, zodat de dialoog 'Tegenaanbod doen en accepteren' verschijnt:Klik op deze knop, zodat de dialoog 'Tegenaanbod doen en accepteren' verschijnt het volgende scherm:

Infothek/Diensten ruilen

Infothek/Diensten ruilen 3. De dialoog bevat je ruilaanbod en twee opties voor het aannemen van een tegenaanbod. Het verschil tussen de opties is, dat het in het ene geval om aan jou persoonlijk gerichte tegenaanbiedingen gaat en in het andere geval niet. 4. Je kunt nu twee dingen doen. Je doet zelf een tegenaanbod bij ruilaanbiedingen van collega's, of je neemt een aan jou persoonlijk gericht tegenaanbod aan 5. Bij beide opties heeft ieder ruilaanbod een eigen regel. Aan de rechterrand van de regel bevinden zich de knoppen 'Commentaar weergeven' en 'Vergelijking werktijd weergeven'. 6. Door te klikken op kun je een vergelijking van werktijden laten weergeven:

Infothek/Diensten ruilen

Infothek/Diensten ruilen 7. Klik je op dan kun je eventueel ingegeven commentaar bekijken. 8. Kies een tegenaanbod uit door het optieveld te activeren. Voor een ruilovereenkomst kun je uiteraard maar één persoonlijk tegenaanbod accepteren. Klik dan op 'OK' om je keuze definitief te maken. De dialoog sluit en de ruilovereenkomst is hiermee gesloten.

9. Na een uitgevoerde dienstenruil kun je ter controle informatie opvragen met de volgende knop: .

Diensten Ruilen • Op de pagina ‘Diensten ruilen' kan je jouw diensten met anderen ruilen. Zowel diensten als vrije dagen kunnen geruild worden. Als vrije dag geldt een dag waarop je niet geroosterd bent of waarop je verlof hebt gekregen. • Let op: Je kunt bij 'diensten ruilen' alleen diensten ruilen waar zowel de aanbieder als de ruiler allebei geschikt voor zijn. Zo zal je bijna altijd kunnen ruilen met iemand binnen je eigen team maar zal je diensten van een ander project (waarvoor je niet gekwalificeerd bent) niet zien in het ruilscherm. • Ook is het niet mogelijk een ruiling te doen met een collega die een vrije dag heeft. Verlof of roostervrij.

Diensten Ruilen

Diensten Ruilen • Na het openen staat de kalender met de huidige datum (vet gemarkeerd) in beeld. • In het programmavenster van 'diensten ruilen' staan links je eigen diensten opgesomd. • Klik op een dienst (die van jou of een ander) om meer details in de informatieregel te kunnen lezen. Deze zie je onderin het scherm. • Verlof van een ander, in welke vorm dan ook, zie jij altijd als ‘afwezig’.

Infothek/Tijdzone De vierde optie in het menu is

.

Als je in Suriname of Turkije werkt kun je de tijdzone aanpassen. Dit kan via dit scherm en de aanpassing zal overal in de Infothek worden doorgevoerd. Pas je de tijdzone niet aan dan zul je altijd de tijden om moeten rekenen naar de tijd in Nederland.

Infothek/Wachtwoord wijzigen De zesde optie in het hoofdmenu is

.

(de vijfde optie gebruiken we niet, zoals je ondertussen weet hebben we daar een ander systeem voor) Hier kun je je wachtwoord wijzigen. Het scherm spreekt voor zich. Indien je je wachtwoord kwijt bent kun je via je TL of je Planner het wachtwoord laten aanpassen. Na 3 keer een foutief wachtwoord ingevoerd te hebben is je account automatisch geblokkeerd. Je kunt via je TL of je Planner je account weer laten activeren.

Einde training Dit is het einde van de training. Je hebt geleerd om je rooster te bekijken, je beschikbaarheid in te voeren/aan te passen, hoe je een dienst kunt ruilen, de tijdzone aan te passen en hoe je wachtwoord te wijzigen. Als er tijdens het gebruik van dit systeem nog vragen zijn kun je altijd via je TL of Planner meer informatie krijgen. Dankjewel voor je aandacht en veel werkplezier!