WHITE PAPER EMC SourceOne maakt operationele efficiency en information governance met behulp van SharePoint mogelijk Gesponsord door EMC Corporation Laura DuBois
Wereldwijde hoofdkantoren: 5 Speen Street Framingham, MA01701 V.S. P.508.872.8200 F.508.935.4015 www.idc.com
Mei 2010
SAMENVATTING Deze white paper biedt ondernemingen richtlijnen voor het aanpakken van de door de groei van SharePoint-sites, -bibliotheken en -inhoud ontstane beheeruitdagingen met betrekking tot information governance. Deze white paper helpt de lezer bij het zoeken naar de directe voordelen voor de operationele efficiency en information governance als zijn/haar organisatie de actieve SharePoint-inhoud gaat beheren. Deze white paper geeft een beschrijving van de voordelen van de familie information-governance oplossingen van EMC SourceOne met betrekking tot het effectiever beheren van de groei van SharePoint, namelijk het verbeteren van de prestaties, het verminderen van de kosten voor infrastructuur en het terugdringen van het beheer van SharePoint-inhoud volgens de wettelijke en regelgevende mandaten. Ondernemingen die records moeten bewaren of voorbereid moeten zijn op eventuele rechtszaken en vragen van toezichthouders, kunnen de familie SourceOne-applicaties gebruiken om op een effectieve manier bewaarregels voor inhoud en/of websites toe te passen en proactief te reageren op bewaar- en verzamelverzoeken in eDiscovery voor SharePoint-inhoud. Ondernemingen kunnen ook niet-actieve SharePoint-inhoud archiveren. Zo kunnen zij op een kosteneffectieve, compatibele en consistente manier de door het gebruik van SharePoint ontstane groei van inhoud opvangen.
STAND VAN ZAKEN Volgens het in 2010 uitgevoerde IDC-onderzoek Archiving in the Context of Information Management gebruikte ongeveer 72% van de 508 ondervraagde ondernemingen al SharePoint en had slechts 20% de applicatie nog niet geïmplementeerd. De voornaamste zaken die bijdragen aan de groei van SharePoint, zijn samenwerking, inhoud- en recordmanagement en webportalen. Raadpleeg afbeelding 1 voor meer informatie. Uit hetzelfde onderzoek kwam naar voren dat SharePoint in eerste instantie vaak gekozen wordt vanwege de toegankelijkheid, bruikbaarheid en betaalbaarheid. Het gevolg is dat SharePoint in ondernemingen vaak als bedrijfsinitiatief, dat soms buiten de scope van het IT-beleid van het bedrijf valt, wordt opgestart. Hierdoor ontbreken bij de eerste implementatie vaak de juiste architecturale planning, IT-processen of een goede corporate governance. Als daarentegen steeds meer gebruikers, teams en afdelingen SharePoint in hun werkprocessen gaan integreren, zoals voor het communiceren en het delen van informatie, zullen bij de eerste implementatie snel problemen met de
schaalbaarheid en prestaties de kop opsteken. Om de eisen van gebruikers, de responstijden van systemen of de non-compliant informatiebeheermethoden aan te pakken, wordt er een team deskundigen op het gebied van architecturen bijgehaald om de problemen te analyseren en op te lossen.
AFBEELDING 1 Cases gebruiken voor implementatie van SharePoint
Opmerking: N=508 Bron: IDC-onderzoek, 2010
Uitdagingen van SharePoint De groei van SharePoint, zowel wat inhoud, aantal websites en gebruikers betreft, stelt een organisatie voor een aantal realistische uitdagingen. Denk hierbij aan de volgende uitdagingen met betrekking tot operationele efficiency en information governance: ` Schaalbaarheid: Microsoft raadt aan een enkele SharePoint SQL-serverdatabase niet groter te laten worden dan 100 GB of 5 miljoen documenten. Hierdoor moeten er meer SQL-databases worden toegevoegd om de capaciteit te schalen (hiervoor zijn meestal extra licenties en serverinfrastructuur nodig). Microsoft heeft deze beperking in SharePoint 2010 - de eerstvolgende versie - aangepakt, hoewel de impact van deze schaalbaarheidsbeperking in omgevingen die nog niet klaar zijn voor migratie, voelbaar blijft. ` Zichtbaarheid van de onderneming: Meestal wordt een eerste implementatie van SharePoint buiten het zicht of de controle van de IT-afdeling van een onderneming uitgevoerd, waarbij de omvang van SharePoint-sites en het gebruik van SharePoint voor projecten en in teams toeneemt. Het gevolg hiervan is dat IT-organisaties en deskundigen op het gebied van governance zich vaak niet bewust zijn van de inhoud van de onderneming die in SharePoint-databases opgeslagen is. De informatie in SharePoint-databases bevat meestal de institutionele kennis van een onderneming en kan onderhevig zijn aan bewaarregels. De informatie wordt
2
#
©2010 IDC
echter niet beheerd volgens de algehele doelstellingen betreffende recordmanagement. ` Prestaties: Op het moment dat de SQL-database van SharePoint de door Microsoft aanbevolen drempelwaarde van 100 GB of 5 miljoen documenten bereikt, wordt de responstijd van de applicatie negatief beïnvloed. Niet alleen de prestaties verminderen, maar er blijft ook minder verwerkingskracht over voor het indexeren, het maken van back-ups of het retourneren van zoekresultaten. ` Bewaren: De eigen bewaarfunctionaliteit in SharePoint is niet geïntegreerd met bredere bewaarstrategieën voor records of information-governance beleid. Deskundigen op het gebied van compliance, records of information governance moeten op een op silo’s gebaseerde manier gebruikers-, inhouden sitespecifieke bewaarregels toepassen. ` Bewaren en zoeken: U kunt in SharePoint inhoud zoeken met in SharePoint aanwezige hulpmiddelen. eDiscovery-verzoeken, interne onderzoeken en controles worden meestal via een lopend onderwerp of custodian uitgevoerd, waarbij in de systemen op een horizontale manier te werk wordt gegaan. Aparte, redundante bewaarprocessen, en het detecteren en verzamelen van inhoud in SharePoint is kostbaar en kan van invloed zijn op de consistentie en verdedigbaarheid. ` Kosten voor infrastructuur: Om grote SharePoint-implementaties te schalen worden de architecturale onderdelen van SharePoint (SharePointserver, IIS-server, SQL-server en mediaserver) op aparte fysieke machines geïnstalleerd, maar hierdoor kunnen de kosten en managementoverhead toenemen. Daarnaast kunnen de duur en complexiteit van het uitvoeren van beheertaken ook toenemen. ` Niet-actieve sites: Veel ondernemingen gebruiken SharePoint voor het in samenwerkingsverbanden werken aan projecten, producten of klanten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen een vast begin- en eindpunt hebben, waarbij inhoud op de SharePoint-site niet meer gebruikt, geopend of geraadpleegd wordt. Het onderhouden van inhoud op sites op een SharePoint-instantie is bedrijfstechnisch gezien niet effectief. SharePoint biedt de mogelijkheid om niet-actieve sites te verwijderen. De meeste ondernemingen willen hun intellectuele eigendommen daarentegen niet vernietigen, maar bewaren om opnieuw te gebruiken, te raadplegen of op te vragen. ` Back-up: Back-up en herstel van gegevens op SharePoint gebeurt meestal op een alles of niets manier die ervoor zorgt dat gegevens van corrupte bestanden of kapotte onderdelen hersteld kunnen worden. Als bestanden echter per ongeluk verwijderd worden, moet voor het herstellen van een afzonderlijk bestand een site op die plaats of op een andere server hersteld worden. Daarnaast kan SharePoint ook uitvallen als tijdens de leeshandelingen van de back-up I/O-intensieve indexverwerkingsopdrachten worden uitgevoerd.
©2010 IDC
#
3
GROEI VAN SHAREPOINT BEHEERSEN EN HIERUIT VOORTVLOEIENDE VOORDELEN VOOR OPERATIONELE EFFICIENCY EN INFORMATION GOVERNANCE Zoals eerder gezegd, zorgt de opkomst van SharePoint voor uitdagingen op het gebied van operationele efficiency en information governance. Uit onderzoek van IDC is gebleken dat ondernemingen hun samenwerkingsomgevingen en verbanden uitbreiden, waarbij SharePoint een belangrijke bijdrage levert aan de informatiegroei. Het IDC-onderzoek getiteld Microsoft SharePoint Server Ecosystem and Customer Usage Trends ondervroeg 300 Amerikaanse organisaties naar hun huidige en toekomstige gebruik van SharePoint in hun organisaties. De implementatie van SharePoint speelt een belangrijke rol bij het uitbreiden van de toegang tot informatie voor een groot aantal werknemers, en SharePoint biedt toegang tot een bredere set bedrijfsgegevens. De SharePoint-websites van grote ondernemingen worden door duizenden afzonderlijke gebruikers gebruikt en op honderden verschillende werkplekken ingezet. De sites worden vaak op een nietuniforme manier, en in eerste instantie buiten de gecentraliseerde IT-architectuur en -planning geïmplementeerd. Omdat SharePoint zich uitbreidt, moeten ondernemingen een gecentraliseerde informatiemanagementstrategie en standaardimplementatiearchitectuur ontwikkelen om gegevensintegriteit, langetermijnschaalbaarheid en kostenmanagement te garanderen. Door controle te krijgen over de SharePointinfrastructuur en -inhoud kunnen ondernemingen niet alleen efficiënter werken, maar ook bredere doelstellingen betreffende information governance nastreven.
Voordelen van controle over SharePoint-inhoud en groei van sites voor ondernemingen IT-belanghebbenden van ondernemingen die gevraagd worden oplossingen voor het implementeren van SharePoint te evalueren, in te schakelen of aan te schaffen, of die gevraagd worden de schaalbaarheid en prestaties van bestaande configuraties te verbeteren, behalen belangrijke voordelen. De belangrijkste voordelen voor ondernemingen zijn: ` Kleinere back-ups: Het is erg moeilijk om van een SharePoint-infrastructuur op een consistente manier een back-up te maken vanwege de n-tier architectuur. Meestal wordt er op een alles of niets manier een back-up gemaakt, en dit heeft een enorme invloed op de beperkte back-uptijden. Door inhoud buiten productielocaties te archiveren, is er minder backupcapaciteit nodig. ` Betere prestaties: Verbeterde responstijden voor applicaties en gebruikers door het verminderen van de hoeveelheid in SQL-databases van SharePoint opgeslagen inhoud. Verbeterde zoektijden door de SharePoint-index te verkleinen. ` Schaalbaarheidsvoordelen: De schaalbaarheid van de SharePointproductiewebsite vergroten door SharePoint-objecten van de SQL-database naar een archief te verplaatsen, en tegelijkertijd de objecten toegankelijk voor gebruikers te laten
4
#
©2010 IDC
` Kosten voor infrastructuur verminderen: Om SharePoint-implementaties die qua schaalbaarheid gegroeid zijn, te kunnen gebruiken, worden vaak SharePoint-licenties, -servers en -opslagcapaciteit aangeschaft. Het toevoegen van meer infrastructuur bereikt echter een punt dat de opbrengsten teruglopen als de schaalbaarheid van de infrastructuur niet in verhouding staat tot de toename van de inhoud.
Voordelen van controle over SharePoint-inhoud en groei van websites voor information governance Degenen die belang hebben bij information governance, zoals medewerkers van juridische afdelingen, compliance-afdelingen, risicomanagement, personeelszaken, financiële afdelingen en IT-governance zullen enorm veel profijt hebben van de voordelen van de controle over de SharePoint-inhoud en groei van sites. De belangrijkste voordelen voor deze medewerkers zijn: ` Kosteneffectief beheer van niet-actieve sites: Afhankelijk van het gebruik ervan, kunnen SharePoint-sites in de loop van de tijd inactief worden en veel onnodige serverinfrastructuur opeisen. Dit kan worden veroorzaakt door voltooide projecten, waardoor de site overbodig is, of door sites die niet meer nodig zijn. Met SharePoint kunnen sites worden verwijderd. Het is echter mogelijk dat de inhoud bewaard moet blijven omwille van de institutionele kennis of om governance redenen. Als SharePoint-sites gearchiveerd worden, kunnen deze sites van de servers worden verwijderd waardoor er voor SharePoint en op de server meer bronnen beschikbaar komen. ` Bewaarmanagement: Ondernemingen kunnen gebruik maken van op beleid gebaseerde, consistente bewaar- en gebruiksregels met betrekking tot SharePoint-inhoud, waarbij deze regels gebaseerd zijn op verschillende objecteigenschappen. Deze regels zorgen ervoor dat de inhoud slechts bewaard blijft tot een vooraf met regelgevende mandaten bepaalde tijd. Het bewaarmanagement kan in SharePoint zelf worden toegepast, maar met behulp van een onafhankelijk archief kan ook holistisch bewaarmanagement voor verschillende typen inhoud worden toegepast. ` Bewaren: Het is mogelijk om regels op SharePoint-objecten in het archief toe te passen, die ervoor zorgen dat bepaalde gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven, niet verloren gaan. Deze regels maken een holistische aanpak mogelijk zonder dat een SharePoint-beheerder of -gebruiker om hulp gevraagd moet worden. SharePoint bevat een functie voor het bewaren van wettelijk beschermde gegevens, maar die functie kan alleen gebruikt worden voor items in het Records Center, en niet voor objecten die elders in SharePoint opgeslagen zijn. Op deze manier is het dus mogelijk dat gegevens die op teamsites opgeslagen zijn en die relevant kunnen zijn voor eventuele rechtszaken, vernietigd kunnen worden. ` Zoeken naar eDiscovery: Met de Enterprise Search-functie kan binnen SharePoint gezocht worden naar informatie. Tijdens eDiscovery-processen is SharePoint echter meestal een secundair doel voor e-mails en bestanden. Juridische teams willen en moeten op een horizontale manier zoekopdrachten in meerdere systemen tegelijkertijd kunnen uitvoeren, in plaats van dit systeem voor systeem te moeten doen. Door nu op deze manier de zoekfuncties voor verschillende soorten gearchiveerde inhoud te gebruiken en daarbij gebruik te maken van dezelfde processen,
©2010 IDC
#
5
sleutelwoorden en mensen neemt de werkstroomconsistentie verdedigbaarheid toe terwijl de risico’s op menselijke fouten afnemen.
en
` Meer zichtbaarheid: Belanghebbenden van information governance profiteren van het grotere inzicht in de SharePoint-inhoud bij het garanderen van de naleving van de doelstellingen betreffende regelgevend bewaarbeleid, gegevensbeveiliging, gegevensprivacy en wettelijke discovery-verzoeken. Naast het voldoen aan de doelstellingen betreffende bewaarmanagement en eDiscovery-gereedheid, halen ondernemingen hun doelstellingen door information governance op SharePoint-inhoud toe te passen.
EMC SOURCEONE-STRATEGIE AAN INFORMATION GOVERNANCE TOEVOEGEN EMC SourceOne bestaat uit een familie producten die information governance uitvoerbaar maken. De familie bevat archiverings-, compliance- en eDiscoveryoplossingen waarmee klanten een begin kunnen maken met het aanpakken van hun dringendste informatiemanagementbehoeften. De familie biedt ook inzicht in uw gegevens als basis voor het uitwisselen van bedrijfsinformatie en het voorkomen van risico’s. De familie is modulair. Hierdoor kunnen kleine en grote klanten “op hun afgestemde brokken” inzetten bij het oplossen van hun meest urgente informatiemanagementuitdagingen - om er direct zakelijk voordeel mee te doen - en vervolgens op de lange termijn uit te breiden. Met EMC SourceOne kan op een proactieve, consistente en herhaaldelijke manier bewaarbeleid worden beheerd. Daarnaast kan met EMC SourceOne het juiste lange termijn bewaarbeleid gebaseerd op de waarde van de inhoud worden bepaald. Volgens EMC is information governance ontworpen om de kosten te verminderen, de risico’s terug te dringen en de compliance met wettelijke en regelgevende standaarden en/of corporate governance te waarborgen. Information governance omvat beleid en technologie waarmee uitgezocht kan worden op welk punt in de levenscyclus gegevens zich bevinden. Daarnaast wordt information governance gebruikt voor het toepassen van het juiste beleid, inclusief bewaar- en gebruiksbeleid en indien nodig bewaarbeleid voor de lange termijn. Information governance biedt inzicht in de gegevens van een organisatie, waardoor een organisatie inzicht krijgt in welke gegevens er in de organisatie aanwezig zijn, waar die opgeslagen is en wat met die gegevens gedaan kan worden. Information governance omvat mensen, praktijken en technologie voor het proactief beheren en onder controle krijgen van gegevens: ` Welke gegevens van informatie)
worden
opgeslagen
(geclassificeerd,
zichtbaarheid
` Waar worden gegevens opgeslagen (gelaagde opslag, beheer op locatie en/of veilig vasthouden van juridisch belangrijke gegevens) ` Wie heeft toegang (op rollen gebaseerde toegang voor eDiscovery; brede zoekopdrachten van gebruikers voor algemene kantoorproductiviteit)
6
#
©2010 IDC
` Hoe lang worden gegevens bewaard (inclusief bewaarregels, recordmanagement, WORM-opslag)
classificatie
van
De familie EMC SourceOne-producten en -oplossingen bestaat momenteel uit: EMC SourceOne Email Management: Levert alle belangrijke e-mailarchiveringsfuncties voor Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino en expresberichten. Deze nieuwe e-mailarchiveringsapplicatie is gebouwd op een toekomstig platform dat modulaire uitbreiding van de applicatie ondersteunt om een grote reeks inhoudstypes, inclusief SharePoint en bestandssystemen, te archiveren. EMC SourceOne Email Supervisor: Aanvulling op SourceOne-platform als optionele invoegtoepassing. Met deze applicatie kan op een kosteneffectieve manier het beleid voor e-mailberichten worden gecontroleerd zodat klanten kunnen controleren of het beleid in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid voor e-mailberichten. Met flexibele voorbeeldregels en lexicons kunnen klanten zo breed of smal als zij willen beleid beheren. EMC SourceOne Discovery Manager: Met deze applicatie, die ook als optionele invoegtoepassing op een SourceOne-platform in te zetten is, kan op een kosteneffectieve manier het beleid voor e-mailberichten worden gecontroleerd zodat klanten kunnen controleren of het beleid in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid voor e-mailberichten. Met flexibele voorbeeldregels en lexicons kunnen klanten zo breed of smal als zij willen beleid beheren. EMC SourceOne eDiscovery Kazeon: Biedt verdedigbaar verzamelen van inhoud op bureaubladen, bestandsservers, e-mailservers, in archieven en op andere opslagplaatsen “in het wild” en buiten een formeel archief. Met deze oplossing kan eDiscovery van inhoud die op een grote verscheidenheid aan opslagplaatsen opgeslagen is, worden uitgevoerd. Deze oplossing biedt discovery-, indexerings-, zoek- en verzamelfuncties ter ondersteuning van bredere eDiscovery-werkstromen. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint: Met deze nieuwste toevoeging aan de EMC SourceOne-familie wordt het SourceOne-platform uitgebreid. Klanten kunnen de applicatie onafhankelijk van SourceOne Email Management implementeren als zij slechts een oplossing zoeken voor het met SharePoint beheren van bedrijfsuitdagingen. Als zij echter behoefte hebben aan het archiveren van beide inhoudstypes, dan biedt SourceOne een holistisch archiveringsraamwerk voor archiefbeheer van beide systemen.
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint EMC SourceOne for SharePoint levert het onderliggende SourceOne-platform, dat oorspronkelijk in april 2009 door EMC werd aangekondigd, om ondernemingen te helpen hun uitdagingen met betrekking tot SharePoint-inhoud onder controle te krijgen. EMC SourceOne for SharePoint biedt voordelen op het gebied van bedrijfsprocessen, compliance en het afhandelen van eventuele rechtszaken, en biedt tegelijkertijd een transparante ervaring voor eindgebruikers.
©2010 IDC
#
7
Bouwblokaanpak bij beheren van SharePoint-inhoud EMC SourceOne maakt gebruik van een bouwblokaanpak om ondernemingen bij te staan bij het beheer van de groei van de actieve SharePoint-inhoud en bij het toepassen van informatiemanagementbeleid, zoals het bewaren van inhoud en/of websites en het verwijderen van websites. Afhankelijk van de implementatie van SharePoint behalen ondernemingen enorm veel voordelen uit een investering in SourceOne, waaronder: ` Ondernemingen die aan de slag gaan met SharePoint: SourceOne helpt ondernemingen hun operationele efficiency te verbeteren door kosten te verminderen, data beter te beveiligen, en de schaalbaarheid en prestaties te verbeteren. Websites kunnen op een gecontroleerde manier buiten gebruik worden gesteld, en inhoud kan gearchiveerd worden om efficiëntere productiesystemen te krijgen. ` Bestaande SharePoint-implementaties schalen: Ondernemingen krijgen meer zichtbaarheid en controle over de huidige SharePoint-inhoud en sites. Met SourceOne kan een onderneming op grond van beleid en zonder gebruikers te storen, op een effectieve manier de huidige site en de groei van inhoud beheren, en tevens ook inactieve sites beheren. ` Risico’s beperken met SharePoint: Ondernemingen kunnen consistente en verdedigbare information governance voor SharePoint-inhoud garanderen door compliance en gereedheid van eDiscovery te waarborgen. Met SourceOne kunnen SharePoint-opslagplaatsen “in het wild” op juridische gegevens worden doorzocht en kunnen deze gegevens worden verzameld. Daarnaast ondersteunt SourceOne het bewaren en archiveren van SharePoint-inhoud in een SourceOne-archief.
Voordelen van SourceOne for SharePoint De SourceOne for SharePoint-applicatie bevat een enorme hoeveelheid functies die ondernemingen de volgende voordelen op het gebied van operationele efficiency en information governance biedt: ` Transparant proces voor gebruikers en IT-helpdesks: SourceOne is niet afhankelijk van of onderhoudt geen stubs of snelkoppelingen naar SharePoint-inhoud. SourceOne for SharePoint maakt gebruik van de door Microsoft aanbevolen EBS API om de gebruiker een transparante en nauwkeurige archiveringsfunctionaliteit te bieden. Hierdoor hoeven IT-afdelingen gebruikers die hun snelkoppelingen proberen te beheren niet meer via een helpdesk te ondersteunen. De algemene problemen die bij het maken van snelkoppelingen optreden, zoals het hernoemen, verplaatsen of verwijderen van stub-bestanden, verdwijnen. Daarnaast kan de indexeeroverhead worden geminimaliseerd door de indexeerbehoefte te elimineren of de snelkoppelingsbestanden opnieuw te indexeren. ` Naadloze SharePoint-gebruikersinterface en gegevenstoegang: SourceOne for SharePoint biedt een naadloze eindgebruikerservaring voor de inhoud die erin wordt opgeslagen door gebruikers via de gebruikersinterface van SharePoint toegang te geven tot het archief. Gebruikers hoeven niet naar een apart portaal of interface te gaan om de inhoud te bekijken. Daarnaast handhaaft SourceOne de attributen die gekoppeld zijn aan de structuren in SharePoint. SourceOne archiveert,
8
#
©2010 IDC
bewaart en retourneert het inhoudstype in context voor de SharePointgebruiker (bijv. het verschil tussen een contactpersoon en een taak). Het resultaat is een archiveringsproces dat vanuit de gebruiker gezien naadloos is. Zij hoeven zich niet bewust te zijn van het feit dat de inhoud die zij openen zich buiten SharePoint bevindt. ` Biedt voordelen voor de prestaties en schaalbaarheid van SharePoint: SourceOne for SharePoint ondersteunt beleid voor het externaliseren van inhoud van SharePoint-productiesystemen naar het SourceOne-archief. Het externaliseren stelt SourceOne in staat om inhoud van de SQL-database naar de SourceOne-opslagplaats te verplaatsen, maar verstoort niet de toegang tot de inhoud in SharePoint. Hierdoor verbeteren de prestaties in het SharePoint-productiesysteem en wordt de schaalbaarheid van de SQL-servers uitgebreid. ` Records consistent en afgedwongen bewaren: SourceOne for SharePoint ondersteunt beleid voor het archiveren en verwijderen van inhoud in de SharePoint-productieomgeving. Zowel archivering als archiverings- en verwijderhandelingen passen een vooraf geconfigureerd bewaarbeleid toe op de inhoud. Een archiveerhandeling verplaatst de inhoud uit SharePoint zonder dat dit van invloed is op de gebruikerstoegang. Omgekeerd zorgen archiverings- en verwijderhandelingen ervoor dat de inhoud naar SharePoint wordt verplaatst, en volledig uit de SharePoint-website verwijderd wordt. Eindgebruikers kunnen in SharePoint naar SharePoint-inhoud zoeken, maar beheerders kunnen via de online SourceOne-zoekinterface algemene zoekopdrachten naar alle inhoud uitvoeren. ` Records van ALLE SharePoint-inhoud bewaren: In SourceOne for SharePoint kan alle SharePoint-inhoud, inclusief objecten, documentbibliotheken, formulierbibliotheken, afbeeldingbibliotheken, volledige SharePoint-websites, discussies, lijsten, contactpersonen, Wiki’s, taken, enz., worden gearchiveerd of gearchiveerd en verwijderd. Alle inhoudstypen in SharePoint kunnen van SharePoint naar SourceOne worden verplaatst en gearchiveerd. Dit is belangrijk omdat er geen beperkingen zijn voor de inhoudstypen die gearchiveerd kunnen worden, en SourceOne maakt onderscheid in het aanbieden van deze functie. Andere oplossingen bieden enkel ondersteuning voor het archiveren van websites en bibliotheken. ` Flexibel, uitbreidbaar archiverings- en bewaarbeleid: Met SourceOne for SharePoint kan inhoud worden gearchiveerd op basis van eigenschappen zoals aanmaakdatum, laatste wijzigingsdatum, bestandsextensie en aangepaste, door de gebruiker gedefinieerde metadata of query-resultaten van een CAML-zoekquery. Het voordeel voor de gebruiker is de flexibiliteit van het aanpassen van het archiverings- en bewaarbeleid gebaseerd op een typische op tijd gebaseerde bewaarregel of een metadataveld dat hoort bij een bepaalde bedrijfstak of omgeving van een onderneming. Beheerders kunnen in de laatste plaats een CAML-zoekopdracht uitvoeren, waarbij de zoekresultaten op aanvraag of programmatisch dienen als bron voor een bepaald bewaarbeleid. Hierdoor wordt een onderneming zeer flexibel wat het toepassen van het geschiktste beleid voor haar omgevings- en informationgovernancebehoeften betreft.
©2010 IDC
#
9
` Ondersteuning van vele versies: SourceOne for SharePoint ondersteunt SharePoint 2010, SharePoint Foundation 2010, MOSS 2007 en WSS 3.0. In tegenstelling tot andere onderdelen in de opslagstack, inclusief de opslagbedieningselementen zelf, is SourceOne for SharePoint zowel bekend met metadata van SharePoint-objecten als met inhoud. Deze combinatie is van belang om de waarde van deze gegevens voor de onderneming te begrijpen, of die nu gebaseerd is op de intrinsieke waarde van het intellectuele eigendom of de intrinsieke waarde die gekoppeld is aan het verlies of misbruik van die gegevens. Aangezien een steeds groter deel van de inhoud in ondernemingen in SharePoint wordt opgeslagen en georganiseerd, is het van belang dat men zich bewust is van SharePoint-datasets. Dit bewustzijn is een bron van informatie voor intelligent beleid op het gebied van migratie, classificatie, zoeken, gelaagde opslag, en bewaring gebaseerd op regels die door inhoud worden geactiveerd.
UITDAGINGEN Een van de dingen die ondernemingen zich bij het implementeren of schalen van SharePoint afvragen, is of SharePoint wel zou passen in de bestaande opslagplaatsen met investeringsinhoud en/of recordmanagementsystemen van die ondernemingen? In werkelijkheid wordt met de introductie van SharePoint nog een opslagplaats aangemaakt die moet worden beheerd en waarvoor information governance gewaarborgd moet worden. Met de introductie van SharePoint komt er nog een systeem bij waarop recordbewaarregels op moeten worden toegepast en waarvoor met eDiscovery bewaar- en verzamelhandelingen op moeten worden losgelaten. Het probleem van het hebben van veel verschillende soorten opslagplaatsen met te beheren inhoud, wordt groter naarmate een onderneming groeit. De uitdaging waar ondernemingen en de bedrijfstak op de lange termijn voor staan is het leveren van voldoende integratie tussen deze afzonderlijke inhoudopslagplaatsen die steeds vaker SharePoint-werkomgevingen bevatten. Op lange termijn is deze integratie echter nodig om een gecentraliseerde, consistente, gedwongen en herhalend proces en beleid voor het indexeren, archiveren, bewaren, zoeken en vernietigen van gegevens te waarborgen, en om information governance haalbaar te maken. De EMC SourceOne-strategie is erop gericht om te werken met (en niet het negeren van) bewaarbeleid dat op actieve SharePoint-inhoud is toegepast, en tegelijkertijd niet actieve SharePoint-inhoud, of SharePoint-inhoud die expliciet naar een archief wordt verplaatst, te beheren. Alle SharePoint-inhoud die geëxternaliseerd wordt maar actief blijft, wordt echter nog steeds beheerd met beleid dat in de SharePoint-applicatie ingesteld is. De aanpak van EMC zorgt ervoor dat beleid zoals verwacht wordt uitgevoerd, terwijl de onderneming er tegelijkertijd bedrijfsvoordelen uithaalt.
SAMENVATTING Steeds vaker gebruiken mensen SharePoint als centraal punt voor gegevenstoegang en aggregatie en als samenwerkingspunt voor projecten waarin documenten worden gemaakt, gecontroleerd en gedeeld. Door het grote aantal gegevens op SharePoint-websites en het belang van die gegevens maakt men zich steeds meer zorgen over de operationele efficiency en het voldoen aan governance- en gegevensbewaarpraktijken.
10
#
©2010 IDC
Mensen in ondernemingen willen er zeker van zijn dat hun bestanden snel toegankelijk en op te zoeken zijn, en wanneer zij dat willen, te herstellen zijn. Degenen die belang hebben bij information governance, zoals medewerkers van juridische afdelingen, compliance-afdelingen, risicomanagement en recordafdelingen, moeten ervoor zorgen dat de gegevens op SharePoint-sites volgens regelgevende mandaten behouden blijven, conform de regels voor het bewaren van juridisch belangrijke informatie juist opgeslagen zijn, of op een effectieve manier gezocht kunnen worden als dit voor ondernemingsdoeleinden, wettelijke discovery-doeleinden of audits nodig is. Met de familie SourceOne-applicaties krijgen ondernemingen controle over hun SharePoint-inhoud. Met SourceOne for SharePoint kan SharePoint groeien, nemen de prestaties toe en verminderen de kosten voor infrastructuur. SourceOne zorgt ervoor dat een onderneming kan voldoen aan de wettelijke en regelgevende mandaten die gekoppeld zijn aan SharePoint-gegevens. Met de gratis SourceOne Discovery Manager kan gearchiveerde SharePoint-inhoud op een eenvoudige manier geïndexeerd en doorzocht worden voor eDiscoverydoeleinden. Met EMC SourceOne eDiscovery Kazeon kan “in het wild” SharePoint-inhoud verzameld worden om bredere eDiscovery-werkstromen te ondersteunen. Met alle oplossingen uit de EMC SourceOne-familie kunnen ondernemingen hun doelstellingen op het gebied van operationele efficiency en information governance van SharePoint-inhoud halen.
Copyrightinformatie Externe publicatie van IDC-informatie en -gegevens – Als men IDC-informatie voor advertenties, persberichten of reclamemateriaal wil gebruiken, moet men eerst schriftelijke goedkeuring hiervoor krijgen van de juiste IDC Vice President of Country Manager. Dergelijke verzoeken moeten worden vergezeld door een kopie van het voorgestelde document. IDC behoudt zich het recht voor om, om welke reden dan ook, goedkeuring voor extern gebruik van dit document te weigeren. Copyright 2010 IDC. Het zonder toestemming verveelvoudigen van informatie uit dit document is ten strengste verboden.
©2010 IDC
#
11
