Wendbaarheid door standaardisatie
Verslag kennissessie sociale werkvoorziening
Growing Together
De SW-wereld is volop in beweging Is een SW-bedrijf in zijn kern een voorziening of een onderneming? Veranderende wetgeving en nieuwe wensen van opdrachtgevers maken antwoord op die vraag actueel. Daarbij staan vanzelfsprekend de belangen van cliënten voorop, maar hoe zijn die uit te balanceren tegen die van de gemeente, het bedrijfsleven en andere stakeholders? GAC is een actieve partner die sociale werkvoorzieningsbedrijven ondersteunt met software en advies. Onderdeel daarvan zijn de evenementen die wij regelmatig organiseren over actuele thema’s binnen de branche en de rol die automatisering daarin speelt. Onlangs organiseerden wij de kennissessie ‘Wendbaarheid door standaardisatie in de sociale werkvoorziening’. Hier werden verschillende mogelijkheden gepresenteerd die onze software biedt. Aan bod kwamen onder meer cliëntvolgsystemen, analyses van complexe gegevenssets, de mogelijkheden van bedrijfsportalen en omgaan met complexe CAO-combinaties. Uiteraard was er ook aandacht voor de praktijk. Baanbrekers presenteerde hoe zij als bedrijf voor Werk en Inkomen wendbaarder werden dankzij standaardisatie. Graag delen wij de bevindingen van deze dag met u. Mocht u vragen hebben of meer informatie zoeken, dan kunt u vanzelfsprekend altijd contact met ons opnemen.
“DE FOCUS VAN DYNAMICS NAV 2016 LIGT OP EENVOUD ZONDER KRACHT TE VERLIEZEN” Roel van Zon, commercieel directeur GAC
Wendbaarheid door vereenvoudiging De dag werd geopend door commercieel directeur Roel van Zon. Hij zet uiteen hoe wendbaarheid uit vereenvoudiging voortkomt. Dat betekent niet dat processen lukraak platgeslagen moeten worden; vereenvoudiging bereik je door de beste manier te zoeken om zaken voor elkaar te krijgen. Daarvoor zijn systemen nodig die zo’n transitie kunnen ondersteunen. Het systeem dat GAC biedt rust op drie pijlers: samenwerking, platform en apps.
Samenwerking Voor samenwerking biedt Office 365 alle gereedschappen om de bijbehorende processen te stroomlijnen. Geïntegreerd met SW Vision+ op basis van Microsoft Dynamics NAV 2016 kunnen SWbedrijven in de breedte productiever te werken. Om de transitie in gang te zetten zijn apps nodig die zorgen dat onderdelen van de bedrijfsinformatiesystemen zonder tekst en uitleg te gebruiken zijn.
SW-organisaties Hoe dit zich vertaalt naar SW-organisaties kwam aan bod in de verschillende presentaties. Team lead products & service Dave Goevaerts mocht het spits afbijten en liet zien welke voordelen Microsoft Dynamics NAV 2016 biedt in combinatie met de SW Vision+ modules van GAC. De nieuwste versie van de bedrijfssoftware van Microsoft is gebouwd op de klanteis dat zelfs complexe software zoals ERP een app-ervaring moet bieden. Dat vraagt om flexibele software die snel te implementeren is, zich eenvoudig laat gebruiken maar die toch krachtig genoeg blijft om organisaties volledig te ondersteunen.
Cloud: ERP voor een vast bedrag per maand Microsoft heeft met Dynamics NAV 2016 verder ingezet op de cloud. Bedrijven hebben vanzelfsprekend nog de vrijheid om met eigen infrastructuur te werken, maar kunnen er ook voor kiezen om dit tegen een vast bedrag per maand volledig uit te besteden. Dat betekent dat software sneller geïmplementeerd kan worden. De focus op cloud zorgt er daarnaast voor dat gegevens in Dynamics NAV en andere Microsoft-producten eenvoudig te benaderen zijn vanaf allerlei apparaten. Wie kiest voor bedrijfssoftware op basis van Microsoft kan daar ook met apparaten van andere bedrijven makkelijk mee werken.
Extensies voor snelle aanpassingen De focus van NAV 2016 ligt op eenvoud zonder kracht te verliezen. Een voorbeeld daarvan zijn extensies waarmee klanten eenvoudig kleine aanpassingen aan het systeem kunnen laten maken zonder dat er gelijk sprake is van volledig maatwerk. Daardoor blijft het ondanks de aanpassingen mogelijk om het systeem gewoon van updates te voorzien. Op termijn zorgt dit dat systemen mee kunnen groeien met nieuwe eisen, zonder dat oudere aanpassingen verloren gaan of ingewikkelde transities naar nieuwe software noodzakelijk zijn.
“APPS BIEDEN ALLEEN DIE FUNCTIONALITEIT DIE VOOR EEN TAAK NOODZAKELIJK IS” Dave Goevaerts, team lead products & service GAC
Apps voor de Sociale Werkvoorziening Organisaties verwachten dat software eenvoudig te gebruiken is, zodat mensen er zo goed als zonder training mee aan de slag kunnen. Apps helpen dit mogelijk te maken. Binnen een app wordt alleen die functionaliteit geboden die voor een taak noodzakelijk is.
Projecten app voor de Sociale Werkvoorziening Zo demonstreerde Dave een tablet-app die laat zien welke onderhoudsprojecten voor groen gepland zijn. Door op een project te tappen komt in beeld welke mensen aan dat project zijn toegewezen en of er bijzonderheden zoals ziekte of afwezigheid zijn. Dat helpt om heel snel en eenvoudig te zien of er op specifieke projecten acties ondernomen moeten worden.
Urenregistratie app voor de Sociale Werkvoorziening Als primeur werd tijdens deze kennissessie voor het eerst de Urenregistratie App gedemonstreerd. Hiermee krijgt de gebruiker te zien hoeveel uren er gemaakt zijn door mensen. Die uren kunnen vervolgens direct goedgekeurd worden. Als er een afwijking is, kan die met opgaaf van reden afgewezen worden. Ging een medewerker twee uur eerder weg dan gepland, dan kan dit direct worden aangepast en opgenomen in de financiële afhandeling.
“OP BASIS VAN DETACHERING EEN ZEER FIJNMAZIG CLIËNTVOLGSYSTEEM OPZETTEN” Marc Graumans, managing business consultant GAC
Cliëntdossiers, Detachering & logistiek in SW Vision+ De tweede spreker, managing business consultant Marc Graumans, demonstreerde hoe CRM in te zetten is om cliëntdossiers bij te houden, detachering te faciliteren en ging ook verder in op productieplanning. Centraal in Dynamics CRM staan contactkaarten met persoonsgegevens die vervolgens aan allerlei andere zaken binnen het systeem te koppelen zijn. Zo kan de contactkaart gekoppeld worden aan adresgegevens, documenten en interesses. Op basis van die koppelingen is het vervolgens eenvoudig om iedereen te vinden die bij een bepaalde klant gedetacheerd is of die interesse in een bepaald onderwerp getoond heeft. Omdat aan de contactkaart ook documenten te koppelen zijn, is het mogelijk om verschillende dossiers aan een cliënt te koppelen en bij te houden welke afspraken gemaakt zijn en wanneer gesprekken hebben plaatsgevonden.
Detachering Op basis van de contactkaarten is een zeer fijnmazig cliëntvolgsysteem op te zetten dat het overzicht op detachering vereenvoudigt. Vanuit het rolcentrum is direct inzicht in de urenstaten te krijgen en zijn lopende projecten te volgen. Aan de basisgegevens op de contactkaarten wordt informatie met betrekking tot opdrachtgevers gekoppeld. Bestaande roosters kunnen geïmporteerd worden uit Compas zodat Dynamics NAV de beschikbare capaciteit kan bijhouden. Vervolgens kan vanuit Dynamics NAV weer relevante informatie naar Compas geëxporteerd worden voor bewerking in die applicatie. Detacheringstaken zijn eenvoudig af te handelen omdat uren op basis van productieorders en projectadministratie aan individuele cliënten toegeschreven worden.
Productieplanning geeft inzicht in kosten Voor productieplanning kunnen organisaties kiezen om wat complexer te registeren zodat voorraad en uren gedetailleerd worden bijgehouden. Maar ook kan worden terugvallen op assemblageplanning waarbij uitgegaan wordt van een standaard aantal uren en verbruik. Deze vereenvoudigde planning maakt het mogelijk om direct vanuit een productieorder het volledige proces automatisch af te handelen. De complexere productieplanning geeft achteraf meer inzicht om kosten uit te zetten tegen opbrengsten. SW Vision+ geeft planners de volledige vrijheid om zelf te bepalen wanneer een opdracht wordt uitgevoerd. Daarvoor is geen reservering van voorraad nodig, maar kan bijvoorbeeld maximale inzet van een machine, of beschikbaarheid van een medewerker als uitgangspunt genomen worden.
Anonieme goederenontvangst Binnen SW Vision+ is veel aandacht besteed aan anonieme goederenontvangst. Wanneer onverwacht een levering binnenkomt, is het natuurlijk mogelijk om die terug naar de afzender te sturen. Maar in veel gevallen gaat het om producten die voor een nog in te plannen proces nodig zijn. SW Vision+ kan een pallet met een compleet onbekend product direct in het systeem opnemen en voorzien van een scan van de vrachtbrief. Vervolgens kan die pallet gebruikt worden in de planning van een assemblageof productieopdracht. Blijkt het onduidelijk te zijn waarvoor de producten dienen, dan is de vrachtbrief beschikbaar om de leverancier te achterhalen.
“BINNEN GROTE GEGEVENSSETS UITGEBREID INZOOMEN, DIRECT ZIEN WAAR UITZONDERINGEN ZIJN EN VERVOLGENS ACTIE ONDERNEMEN” Bas Meijers, senior business development manager GAC
Power BI Hoe kan de informatie in Dynamics NAV beter gebruikt worden? Senior business development manager Bas Meijers demonstreerde hoe Power BI voor dat doel is in te zetten. Bij de meeste organisaties geldt dat de opslag van gegevens vooral wordt uitgevoerd omdat het wettelijk moet en er controle nodig is. Die focus op verplichtingen is een gemiste kans omdat er juist mogelijkheden ontstaan door met behulp van gegevens te evalueren, sturen en informeren.
Eenvoudig inzicht in gegevens krijgen met Power BI Power BI maakt het eenvoudiger om informatie uit gegevens te halen. Deze gereedschappen, die Microsoft in Dynamics NAV heeft geïntegreerd, maken het mogelijk om derden op een veilige manier toegang te geven én om informatie uit allerlei bronnen samen te voegen tot één overzichtelijk geheel. Degene die de analyses uitvoert kan binnen de gegevens uitgebreid inzoomen, direct zien waar uitzonderingen zijn en vervolgens met die informatie actie ondernemen.
Power BI in praktijk Hoe Power BI in praktijk werkt, werd met een praktisch voorbeeld getoond. Om te beginnen werd het ziekteverzuim op wijkniveau in beeld gebracht met blokken die groter werden naarmate er meer was. De wijk waarin het meeste ziekteverzuim voorkomt, werd zo in één oogopslag zichtbaar. Vervolgens kwam met een klik op dit blok een kaart van de stad in beeld waar het verzuim binnen de wijk als staafdiagrammen op straatniveau werd geprojecteerd. Zo was snel te zien welke delen van de wijk het belangrijkste aandeel hadden ten opzichte van de andere wijken.
“WERKZAAMHEDEN BIJ VERSCHILLENDE OPDRACHTGEVERS VERWERKT TOT ÉÉN LOONSTROOK” Edwin van der Vuurst, accountmanager Mercash
HRM en salarisverwerking in Dynamics NAV Edwin van der Vuurst, accountmanager bij Mercash, toonde met een live demo hoe HRM en salarisverwerking ondersteund kunnen worden in Dynamics NAV en als onderdeel van SW Vision+. Vanuit dit systeem kunnen werknemersgegevens gekoppeld worden aan standaard documenten zoals de arbeidscontracten. Daarnaast biedt de HR module een werknemersportaal waar medewerkers zelf zaken kunnen regelen zoals adreswijzigingen en waar ze vakantiedagen kunnen inzien. Voor salarisverwerking ondersteunt dit systeem waar mogelijk de geldende cao. Daarbij kunnen mensen die bij verschillende opdrachtgevers en projecten betrokken zijn toch hun loon zien op één loonstrook waarbinnen alle verschillende regelgeving is verwerkt.
“SHAREPOINT BRENGT STRUCTUUR AAN IN ONGESTRUCTUREERDE OMGEVINGEN” Jan Nouwens, commercieel manager GAC
SharePoint en cliëntdossiers Tussen allerlei opslagsystemen is een consolidatie gaande. Dat maakt van automatiseerders als GAC steeds meer integratiebeheerders. Hoe dit door inzet van SharePoint uit te voeren is, werd gedemonstreerd door commercieel manager Jan Nouwens. SharePoint is een naar eigen inzicht op te bouwen systeem waarmee structuur aangebracht kan worden in ongestructureerde omgevingen. Daarmee is het te vergelijken met de inleg in een keukenlade die zorgt dat bestek te ordenen is. SharePoint zorgt dat individuele medewerkers hun eigen bestanden veilig kunnen opslaan en overal kunnen benaderen. Daarnaast krijgen die medewerkers toegang via speciale teampagina’s tot documenten die zij nodig hebben. Op die pagina’s kunnen ook andere relevante zaken gedeeld worden en apps maken delen van Dynamics NAV en CRM toegankelijk.
Office 365 in SW-organisaties Voor SW-organisaties biedt Office 365 interessante mogelijkheden om tegen beheersbare lage kosten met de laatste versie van Microsoft Office te werken. Daarbij zijn niet langer investeringen in eigen infrastructuur noodzakelijk en kan altijd met de laatste versie gewerkt worden. Door Office 365 te koppelen aan Dynamics NAV en SharePoint ontstaat er een gestructureerd en toegankelijk cliëntdossier. Binnen dit dossier zijn alle documenten, mailberichten, telefoongesprekken en andere gegevens terug te vinden. Het rekent voor goed af met eigen bestanden en lijstjes op C:, J: en P: schijven.
Video in SharePoint Binnen de nieuwste versie van SharePoint maakt Microsoft het mogelijk om eenvoudig video’s op te slaan en te delen binnen en buiten het bedrijf. Benadert iemand een video, dan kijkt SharePoint naar het apparaat en wordt de video daar automatisch aan aangepast. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat naar een telefoon een kleiner bestand wordt gestuurd dan naar een groot scherm.
Delve maakt gegevens toegankelijk Het verkleinen van video’s voor mobiele apparaten is één van de functies van Delve. Dit technische systeem maakt het makkelijker om onderweg gegevens in Dynamics te benaderen, of het nu gaat om snelle inzage in een cliëntdossier of een laatste blik op bepaalde cijfers in Dynamics NAV. Als de systemen daarop ingesteld zijn, is het via Delve bijvoorbeeld voor een medewerker mogelijk om vanuit een e-mail direct te zien wat er in de systemen over de afzender bekend is.
“MET DYNAMICS NAV HOUDEN WIJ BIJ WAAR MENSEN GOED IN ZIJN, ZODAT ZE ZICH OOK IN DIE RICHTING KUNNEN ONTWIKKELEN” Eric Hendrich, manager bedrijfsvoering Baanbrekers
Wendbaarheid door standaardisatie met Baanbrekers Als laatste kwam manager bedrijfsvoering Eric Hendrich van Baanbrekers aan het woord. Deze publieke onderneming voor werk en inkomen werkt ruim twee jaar samen met GAC en is overgestapt op Dynamics NAV en het SW Vision+ platform. In de presentatie werd dieper ingegaan op de uitdagingen van Baanbrekers om systemen te implementeren die het maatwerk ondersteunen dat nodig is om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te helpen.
Focus op ontwikkeling Baanbrekers stelt de mens centraal en wil de focus leggen op de ontwikkeling van mensen. Dat vraagt om een andere interne aanpak. Als teamleiders op omzet worden afgerekend ontstaat de prikkel om de best presterende medewerkers vast te houden, terwijl een SW-bedrijf juist die mensen zo veel mogelijk wil laten uitstromen naar regulier werk. Dynamics NAV wordt ingezet om bij te houden waar mensen goed in zijn zodat die mensen zich ook in die richting kunnen ontwikkelen en uiteindelijk kunnen uitstromen op een gebied waar ze goed in zijn.
Standaardisatie geeft wendbaarheid Bij de overstap naar Dynamics NAV is heel bewust gekozen voor zo veel mogelijk standaardisatie. Daarbij speelde de visie dat ICT optimale ondersteuning van bedrijfsvoering moet verzorgen tegen zo laag mogelijke kosten een belangrijke rol. Door te kiezen voor standaardsoftware kan een bedrijf beter mee met de laatste versies en zo wendbaarder omgaan met nieuwe ontwikkelingen op de markt. De samenwerking met GAC als partner beviel goed omdat het mogelijk was elkaar te begrijpen en samen door te pakken.
Scan deze QR-code voor een uitgebreide case van het project bij Baanbrekers op de website van GAC:
Op zoek naar oplossingen voor uw uitdagingen? Bent u op zoek naar oplossingen voor uw uitdagingen? GAC denkt graag met u mee. Het SW Vision+ platform voor de sociale werkvoorzieningsbranche is ontwikkeld door mensen met ervaring en expertise binnen de branche. Op basis van feedback worden continu nieuwe onderdelen, koppelingen en mogelijkheden ontwikkeld om organisaties wendbaarder te maken. Zo helpen wij u om beter in te spelen op veranderde wetgeving en marktomstandigheden. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die wij bieden? Op www.gac.nl/socialewerkvoorziening kunt u meer lezen over Baanbrekers en over onze diensten en producten. Zoekt u één-op-één advies? Neem dan contact op voor een vrijblijvende demonstratie of een adviesgesprek via onze website of bel direct met 0499 58 28 27. Wilt u één van de komende kennissessies bijwonen, schrijf u via www.gac.nl in voor onze nieuwsbrief en wij zorgen dat u bijtijds op de hoogte gebracht wordt.
SW Vision +
GAC Business Solutions | De Scheper 307 | 5688 HP Oirschot | +31(0)499-58 28 28 |
[email protected] | www.gac.nl
GAC Business Solutions | De Scheper 307 | 5688 HP Oirschot | +31(0)499-58 28 28 |
[email protected] | www.gac.nl
