WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

1

WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

2

CIPAL IN BEWEGING

PRAKTISCHE INFORMATIE Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. De Powerpoint-presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na het afsluiten van de Dag van de Openbare Sector consulteerbaar op onze website www.dagvandeopenbaresector.be.

3

samen groeien - samen oogsten - samen proeven

Gelieve uw gsm uit te schakelen tijdens de sessie

De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij

Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (inkomhal gelijkvloers) helpen u graag verder

4

samen groeien - samen oogsten - samen proeven

@ Project Capelo-DHG (Koen Van Herck) @ Van juridische bijstand payroll naar legal competence center (Ruben Hendrickx) @ Beleidsrapportering binnen HRM (Ilse Daems) @ Competentiemanagement als interactief proces (Hanne Vandoninck & Luc De Bock) @ Rol van P&O binnen Het Nieuwe Werken (Ilse Daems) @ Roadmap (Ilse Daems)

5

PROJECT CAPELO-DHG Koen Van Herck

MET DANK AAN ONZE SPONSOR

HRM PROJECT CAPELO-DHG

Inhoud van de presentatie

@ Wat is Capelo-DHG?

@ Kenmerken batch Cipal @ Rolverdeling Cipal <-> Klant @ Nuttige info/links

6

HM PROJECT CAPELO-DHG

Wat is Capelo DHG? Historische achtergrond:    

Afschaffing papieren pensioendossier PDOS Capelo-wet (Diverse bepalingen): 29/12/2010 Twee luiken Toepassingsgebied + timing

Projectstatus Capelo DHG:  PDOS/SIGEDIS: Webtoepassing toegankelijk voor besturen  VVSG: Bilaterale conventie: voorlopige vrijstelling  Cipal: ontwikkeling aangifte via batch

7


Kenmerken batch:        

Eenmalige aangifte -> optie: recurrentie Pilootrol: Provincie Antwerpen Alle in Cipal geregistreerde loopbaangegevens Manipuleerbare tussenhistoriek Zonder validatie Verzending: beveiligd kanaal (cfr. DMFAPPL) Resultaat: notificatie Inhoudelijke structuur

8

9

Inhoudelijke structuur

1 0

Rolverdeling Cipal   Klanten Cipal: Verschillende service per type klant Niet verantwoordelijk voor inhoud batch Opvolging technische fouten Gebruikershandleiding Consultancy op afroep ifv noden bestuur

1 1

Rolverdeling Cipal   Klanten Klant: Verantwoordelijk voor inhoud batch Opvolging inhoudelijke fouten Online complementeren + valideren Na-verwerking

1 2

Voordelen van het gebruik van de batch  monitoring rol Cipal  tijdsbesparing tov website  beperking foutenlast dankzij tussenhistoriek  gebruiksvriendelijk

Hoe intekenen U krijgt volgende week via mail het aanbod nader toegelicht, afhankelijk van de tools die u gebruikt U kan op het gewenste aanbod intekenen door de bestelbon ondertekend terug te bezorgen

1 3

Nuttige info/links  [email protected]  http://www.sigedis.be/siteindex.aspx?lng=nl&id=633263337518750 000  https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/capelo/docu ments/pdf/handleiding_capelo_dhg.pdf  https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/capelo/index. htm  http://www.pdossdpsp.fgov.be/pdos/professionals/professionals_1995.htm  Mt-nota 2012/08 + bijlage 2

1 4

Van juridische bijstand naar legal competence center voor HRM & Lonen Ruben Hendrickx



Vroeger: Juridische bijstand payroll Schriftelijke en telefonische adviezen over arbeids-en sociaalzekerheidsrecht voor lokale besturen: Aan dossierbeheerders Aan personeelsdiensten van lokale besturen die hun lonen door Cipal laten berekenen

1 5


Nu: Legal Competence Center HRM & Lonen Juridische bijstand payroll +  Juridische nieuwsbrief  Juridische opleidingen  Workshops  Consultancy  www.hrmlokaal.be

1 6


Nieuwsbrief HRM  3- maandelijks  Gratis  Info over arbeids-en sociaal zekerheidsrecht specifiek voor lokale besturen  Praktisch gebruiksinstrument  Meer dan 800 abonnees over heel Vlaanderen  Inschrijven via www.hrmlokaal.be => inschrijven op nieuwsbrief

1 7


Juridische opleidingen  Zowel voor klanten als niet-klanten  Open opleidingen en in-house  verschillende locaties in Vlaanderen  Actualiteit en thematisch Sept-okt 2012: Voordelen alle aard en sociale premies in lokale besturen Voorjaar 2013: Basisopleiding personeelsmedewerker lokale besturen April 2013: Vakantieduur en vakantiegeld in lokale besturen Najaar 2013: Pensioenen

 Enkele meningen van cursisten Specificiteit naar lokale besturen = super Echt iets bijgeleerd / concreet Vlotte informele sfeer Aan te raden voor collega’s …

1 8


Workshops  Sociale documenten (ziekteformulieren, LBO, aanmoedigingspremie, arbeidsongeval, …)

 Sociale actualiteit in lokale besturen: vaste 4-maandelijkse infosessie in januari, mei en oktober …

1 9


Juridische consultancy  Opstellen, aanpassen of nazicht RPR (Rechtspositieregeling) Binnenkort komen er opnieuw wijzigingen aan het RPB Referenties: OCMW Hasselt, Gemeente en OCMW Neerpelt, …

 Opstellen, aanpassen of nazicht arbeidsreglement Referenties: Gemeente Diepenbeek, Gemeente Grobbendonk, …

 Arbeidsorganisatie specifieke diensten Voor zwembaden, kinderopvang, gemeentelijke diensten, … Referenties: Stad Geel, Gemeente Nijlen, …

 Mobiele personeelsdienst Tijdelijke ondersteuning omwille van zwangerschap, LBO, ontslag, … Referenties: Gemeente Heist o/d Berg, Gemeente Sint-Katelijne-Waver, …

2 0


Nieuw: de legal scan  Tewerkstellingsmaatregelen/RSZ-verminderingen/subsidies Worden voor alle personeelsleden de nodige RSZ-verminderingen, subsidies, toelagen, … aangevraagd? Men kan duizenden euro’s verminderingen en/of subsidies krijgen voor sommige personeelsleden. Voorbeeld: VOP, activa –(PVP), jongeren, laaggeschoolden, SINE, herstructurering, …

 Arbeidsovereenkomsten + beëindiging Zijn onze arbeidsovereenkomsten wettelijk in orde (studentenovereenkomsten, socioculturele overeenkomsten, vervangingsovereenkomsten, art. ’60’er, …)? Zijn alle opzegbrieven, ontslagbrieven, … wettelijk in orde?

 Wij screenen dit en geven u concreet advies hoe u hierin kan optimaliseren

2 1


Digitale informatiebron betreffende arbeidswetgeving en sociaal zekerheidsrecht voor lokale besturen Onmiddellijk up-to-date Overal raadpleegbaar Met handige zoekfunctie en linken naar detailinformatie

 Overzicht arbeidswetgeving en sociaal zekerheidsrecht exclusief voor lokale besturen Specifieke zaken voor lokale besturen zijn opgenomen (vb. mandatarissen, statutairen, rustoorden, tewerkstellingsmaatregelen, …) Specifieke zaken voor de privé zijn niet opgenomen zodat er geen verwarring is omtrent regelgeving die van toepassing is (vb. outplacement, crisismaatregelen, brugpensioen (WLH met bedrijfstoeslag), tijdskrediet, …)

2 2


 Gratis Inhoud Nieuwsbrieven (+ archief) Info omtrent opleidingen Info omtrent consultancy Contactgegevens

Betalende Inhoud = Juridische databank (=afgeschermd) Documenten Cijfers & bedragen Sociale gids Wetgeving Actualiteit (nieuwe wetgeving, recente rechtspraak, nieuwsfeiten, vooruitzichten, …)

 Alles op 1 plaats, overzichtelijk & gestructureerd

2 3


 Referenties stad/gemeente

2 4

Mechelen, Sint-Niklaas, Vilvoorde, Diksmuide, Boom, Zedelgem, Laarne, Waarschoot, Brasschaat, Grobbendonk, Diepenbeek, Westerlo, Opglabbeek, Mol, Zoersel, Tessenderlo, Nijlen, Ham, Nieuwerkerken, Neerpelt, As, Retie, Peer, Oud-Turnhout, Brecht, Gingelom, Stabroek, Hemiksem, Rumst, Vosselaar, Dilsem-Stokkem, HouthalenHelchteren, Niel, Hechtel-Eksel, Maasmechelen, Halen, Meeuwen-Gruitrode, Merelbeke, Eeklo, Geel, Dessel, Balen, Heers, Putte, Liedekerke, Wijnegem, Boortmeerbeek, SintKatelijne-Waver, Kasterlee, Overijse, Heers, Borgloon, Bochelt, Maaseik, Bree

Referenties OCMW Mechelen, Sint-Niklaas, Turnhout, Hasselt, Mol, Lier, Herentals, Oostende, Balen, SintLaureins, Grimbergen, Arendonk, Brasschaat, Nieuwerkerken, Neerpelt, Scherpenheuvel-Zichem, Sint-Truiden, Sint-Katelijne-Waver, Opglabbeek, Halen, Diepenbeek, Peer, Vosselaar, Zoersel, Maaseik, Geel, Lummen

Referenties andere Provincie Limburg, Provincie West-Vlaanderen, Igean, IVCA, …

2 5


Demo: www.hrmlokaal.be

Info: [email protected]

2 6

BELEIDSRAPPORTERING BINNEN HRM Ilse Daems


P&O STRATEGIE

P&O KPI’s

BEDRIJFSSTRATEGIE

Bedrijfs KPI’s

Duurzaam en strategisch HR beleid …


Strategisch HR beleid is belangrijk  We moeten evolueren van een uitvoerend naar een pro-actief beleid (verhouding operationele versus strategische taken moet in evenwicht zijn volgens hun toegevoegde waarde)

 Openbare sector = menselijk kapitaal  Link naar BBC  beleidsdoelstellingen ook vertalen naar HR-doelstellingen

2 8

Varen we op koers ? Is er een positieve trend?


Meten is weten…  Cipal biedt oplossingen aan op de verschillende beleidsdomeinen      

Burgerzaken Financieel Grondgebiedzaken HRM Mid & Frontoffice Zorg & Welzijn

 De beleidsverantwoordelijken krijgen vaak gefragmenteerde info, manueel verzameld (papier, excel, …)  De Athena suite biedt een centraal overzicht over alle domeinen via KPI-rapportering

3 0


KPI’s van een duurzaam P&O beleid  Meetbaar  Correct  Onmiddellijk beschikbaar  Voorbeelden:        

Personeelsaantallen Personeelsbewegingen Verzuim Vorming Personeelskost Engagement Bedrijfsresultaat …

3 1

Concreet biedt Athena web een antwoord op een aantal HR-vragen:  Wat is de evolutie van het aantal VTE’s (aanstelling/effectief/aanwezig)?

 Hoe zit het met de prestatie –en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting?  Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor?  Welk effect heeft een indexering vanaf een bepaalde datum op ons personeelsbudget?  Hoe evolueert de in- en uitstroom (zowel nieuwe als interne verschuivingen) ?

Management cockpit

Beleid

Rapport HRM: opvolging aantal VTE’s

3 3

3 4

Beleid

Dashboard HRM: opvolging personeelsbudget

3 5

Beleid

Rapport HRM: opvolging in/uitstroom

3 6

Beleid

Rapport HRM: leeftijdsopbouw personeel

3 7

Beleid

Rapport HRM: personeelsformatie

Voordelen:

 Webtoepassing (onbeperkt aantal users) van overal bereikbaar  Datawarehouse (performantie, historiek, benchmarking,…)  Open (niet enkel Cipal-toepassingen)  Veilig (in de Cipal cloud: geen lokale investering)  Gebaseerd op PENTAHO, nr 1 software in de markt inzake open source BI software  Uitbreidbaar in KPI’s en rapporten  Geïntegreerde info over verschillende beleidsdomeinen mogelijk

Management cockpit

3 9

COMPETENTIEMANAGEMENT ALS INTERACTIEF PROCES Hanne Vandoninck (Cipal) Luc De Bock (CC Consult)


4 0

4 1


Belang van competentiemanagement  Voor de organisatie: het bereiken van strategische doelen  Voor het individu: het bereiken van zijn persoonlijke doelen en uitoefening van zijn functie

WIN-WIN SITUATIE


Voor de organisatie Competentiemanagement omvat het bepalen, efficiënt inzetten, evalueren en ontwikkelen van de competenties van de medewerkers zodat ze optimaal bijdragen tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen Organisaties met een sterk competentiebeleid scoren gemiddeld 35 tot 45% beter in hun vakdomein dan degenen zonder competentiebeleid (Bersin & Associates, What works in Enterprise Learning and Talent Management, February 2008)

4 2


Voor het individu Competentiemanagement schept duidelijkheid en commitment  Reeds vanaf de recruteringsfase  Maar eveneens binnen de verdere loopbaan (coaching, evaluatie, doorstroom, etc…)

4 3

4 4


Focus Vandaag focus op de competenties binnen de cyclus van evaluatie (planning-functionering-evaluatie) als wisselwerking tussen de verschillende actoren

 e-Aphrodite

4 5


CC Consult     

Adviesbureau, al meer dan 16 jaar Gevestigd in Brussel (St-Agatha-Berchem) Mensontwikkeling en organisatie-ontwikkeling Meer dan 240 lokale besturen en overheden in Vlaanderen Experten op verschillende domeinen: HR-deskundigen, organisatiedeskundigen, juristen, psychologen, …

4 6

4 7


Mensontwikkeling

Personeelsbeleid: competentie – en resultaatgericht Selectie

Onthaal

Vorming

Functiebeschrijving

Ind. doelstellingenplan

Evaluatie

Ontwikkelingscyclus indiensttreding

PLANNINGSFASE

(nieuwe medewerkers)

INFORMELE FEEDBACK

EVALUATIEGESPREK

PLANNINGSGESPREK

31 december jaar 2

1 januari jaar 1 aansluitend op het evaluatiegesprek

INFORMELE FEEDBACK

INFORMELE FEEDBACK

FUNCTIONERINGSGESPREK

EVALUATIEFASE

- Op vraag van de evaluator of de geëvalueerde - Bij wijziging van functie - In proeftijd -Verplicht bij ongunstige evaluatie

VOORTGANGSFASE


Samenwerking CC Consult - Cipal  Personeelsbeleid indien niet geautomatiseerd  “papiermolen”  Moeilijk op te volgen

 Bestaande systemen  Meestal privé geënt  Weinig kennis van lokale besturen en RPR

 Logische stap naar samenwerking met CIPAL

4 9


Om af te sluiten “The conventional definition of management is getting work done through people, but real management is developing people through work.” Agha Hasan Abedi - stichter van de Bank of Credit and Commerce International (BCCI) °1922 - 1995

5 0

5 1

ROL VAN PERSONEEL & ORGANISATIE BINNEN HET NIEUWE WERKEN Ilse Daems


"Bij ons was een kostenoverweging de reden om aan Het Nieuwe Werken te beginnen."

‘HNW slecht voor bereikbaarheid en dienstverlening ?’

Verhuizing? De ideale HNW-kapstok

Het Nieuwe Werken: project aanpak

Stap 1

Stap 2

Stap 3

Stap 4

• Programma definitie

• Programma uitwerking

ICT

• Voorbereiding implementatie

• Implementatie

HR

Proces

…

Stap 1

• Programma definitie

 Vanuit de visie/strategie van het bestuur  Wat betekent Het Nieuwe Werken voor u ?  Welke objectieven worden er vooropgesteld    

Kostenbesparing Aantrekkelijkheid als werkgever verhogen Medewerkerstevredenheid verhogen …

 De belangrijkste elementen inventariseren en vertalen in een programma  Cruciaal voor de aanvaarding en uitrol van het project !  W.I.F.M. ?

Stap 2

• Programma uitwerking

Omzetting van de visie in een concept = beschrijving van de toekomstige manier van werken alsook welke middelen daarvoor nodig zijn  HR: telework policy, communicatieplan, criteria voor telewerkbaarheid, trainingsplan uitwerken, begeleiden veranderingsproces, …

 Juridisch: bijlage aan het arbeidscontract specifiek met betrekking tot Het Nieuwe Werken, ICT user policy, verzekeringsaspecten, …  Facilities: Implementeren van kantoorinnovatie, hoeveelheid & type werkplekken en welk type van werkruimten, veranderingswerken coördineren, verhuis regelen, …  ICT: hardware, software, verbindingen, infrastructuur, helpdesk telewerkers, …

Stap 3

• Voorbereiding implementatie

Sleutelfiguren opleiden om verandering om te zetten in realiteit:  kunnen het doel van de verandering verwoorden  zijn in staat om mensen te begeleiden in de verandering Trainingsaccenten :  Inleiding tot veranderingsmanagement  Voorbereiding van een verandering (VIRSAC-model)  Reacties op een verandering (emo-diagram)  Inleiding tot situationeel leiderschap (~ Hersey Blanchard diagram)  Inleiding tot team-dynamiek (~ Hersey Blanchard diagram)  Rol van de leider in een veranderingstraject (~ Maslow)

Stap 4

• Implementatie

Ondersteuning van de eindgebruikers in de verandering naar Het Nieuwe Werken door middel van 3 opleidingen: I.

Het Nieuwe Werken – algemene inleiding Kennismaking met Het Nieuwe Werken, vooringenomenheden wegnemen, demystifiëren, comfortgevoel vergroten II. Het Nieuwe Werken – doelstellingen Het Nieuwe Werken in de specifieke context en de algemene visie en werking van het bestuur, duiding bij de doelstellingen van het project, algemene aanpak en verdere ondersteuning. Informeren & geruststellen i.v.m. de invoering van deze verandering III. Het Nieuwe Werken – concrete vertaling naar de werk-context Wegwijs maken in HNW bij het bestuur in zijn 3 dimensies (BBB). Informeren wat Het Nieuwe Werken binnen het bestuur betekent + overzicht geven van (nieuwe) faciliteiten

Stap 4

i.

• Implementatie dimensie Bricks

Dimensie “Bricks” (Facilities): invoering flexplekken & activiteit gerelateerde ruimtes  Wat is flexwerken & wat zijn flexplekken?  Verschil vast bureau: voor- en nadelen  Clean Desk  Activiteit gerelateerde ruimten: Waarom? Welke? Wanneer?  Reservatie van ruimtes  Optimaal gebruik maken van verschillende type werkplekken en ruimten  …

Stap 4

ii.

• Implementatie dimensie Bytes

Dimensie “Bytes “ (ICT): Het Nieuwe Werken mogelijk door ontwikkeling in ICT.  Overzicht hard- en software met belangrijkste functionaliteiten;  Overzicht gebruikerstrainingen nieuwe toepassingen (vb. “instant” communicator, unified communications, …)  Plaatsonafhankelijk informatie beheren, archiveren en delen op veilige wijze  Toelichten ICT policy  Tussenkomst / regeling internet & telefoonkosten

Stap 4

• Implementatie dimensie Behaviour

iii. Dimensie “Behaviour” (Cultuur & Organisatie): = grootste en belangrijkste uitdaging bij implementatie Het Nieuwe Werken  Telewerkbaarheid: voor iedereen? Criteria? Procedure?  Controlegericht sturen versus Resultaatsgericht sturen  Aansturen en aangestuurd worden op resultaten: Wat? Oorsprong? Doel? Impact?  Telewerk Policy: overlopen en belang goede afspraken benadrukken  Vertrouwen: basisvoorwaarde voor Het Nieuwe Werken: Waarom? Hoe vertrouwen in elkaar stimuleren?

 Recrutering, selectie & onthaal

Cruciale rol bij de afdeling Personeel & Organisatie

 Beheren van personeelsdossiers  Loonadministratie  Opleiding & ontwikkeling  Organisatie-advies  Carrièreplanning  (HR)-juridische ondersteuning  Evaluatie & functionering  Management by Objectives

6 3

ROADMAP BU HRM & LONEN Ilse Daems


Business Unit HRM & Lonen: samenwerkingsmodel Payroll competence center

Full service secretariaat voor loonverwerking (RSZPPO)

HR Competence Center Legal competence center

HR- software oplossingen & diensten

Juridische ondersteuning aan de personeelsdienst

HR Business portfolio: nieuwe & vernieuwde services      

HR-scan Opleiding evaluatie- en functioneringsgesprekken Project & uitrol Het Nieuwe Werken Loonoptimalisatie (extra legale voordelen) Mobiele personeelsdienst Personeelsbegroting

Roadmap in software ontwikkeling

   

Vorming Competentiemanagement Digitale loonfiche Ziektekrediet & Verlofrechtberekening

 Sociale documenten  Capelo  Integratie externe systemen

6 7

BEDANKT MET DANK AAN ONZE SPONSOR

WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

Recommend Documents