1
WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR
2
CIPAL IN BEWEGING
PRAKTISCHE INFORMATIE Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. De Powerpoint-presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na het afsluiten van de Dag van de Openbare Sector consulteerbaar op onze website www.dagvandeopenbaresector.be.
3
samen groeien - samen oogsten - samen proeven
Gelieve uw gsm uit te schakelen tijdens de sessie
De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij
Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (inkomhal gelijkvloers) helpen u graag verder
4
samen groeien - samen oogsten - samen proeven
@ Project Capelo-DHG (Koen Van Herck) @ Van juridische bijstand payroll naar legal competence center (Ruben Hendrickx) @ Beleidsrapportering binnen HRM (Ilse Daems) @ Competentiemanagement als interactief proces (Hanne Vandoninck & Luc De Bock) @ Rol van P&O binnen Het Nieuwe Werken (Ilse Daems) @ Roadmap (Ilse Daems)
5
PROJECT CAPELO-DHG Koen Van Herck
MET DANK AAN ONZE SPONSOR
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Inhoud van de presentatie
@ Wat is Capelo-DHG?
@ Kenmerken batch Cipal @ Rolverdeling Cipal <-> Klant @ Nuttige info/links
6
HM PROJECT CAPELO-DHG
Wat is Capelo DHG? Historische achtergrond:
Afschaffing papieren pensioendossier PDOS Capelo-wet (Diverse bepalingen): 29/12/2010 Twee luiken Toepassingsgebied + timing
Projectstatus Capelo DHG: PDOS/SIGEDIS: Webtoepassing toegankelijk voor besturen VVSG: Bilaterale conventie: voorlopige vrijstelling Cipal: ontwikkeling aangifte via batch
7
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Kenmerken batch:
Eenmalige aangifte -> optie: recurrentie Pilootrol: Provincie Antwerpen Alle in Cipal geregistreerde loopbaangegevens Manipuleerbare tussenhistoriek Zonder validatie Verzending: beveiligd kanaal (cfr. DMFAPPL) Resultaat: notificatie Inhoudelijke structuur
8
9
Inhoudelijke structuur
1 0
Rolverdeling Cipal Klanten Cipal: Verschillende service per type klant Niet verantwoordelijk voor inhoud batch Opvolging technische fouten Gebruikershandleiding Consultancy op afroep ifv noden bestuur
1 1
Rolverdeling Cipal Klanten Klant: Verantwoordelijk voor inhoud batch Opvolging inhoudelijke fouten Online complementeren + valideren Na-verwerking
1 2
Voordelen van het gebruik van de batch monitoring rol Cipal tijdsbesparing tov website beperking foutenlast dankzij tussenhistoriek gebruiksvriendelijk
Hoe intekenen U krijgt volgende week via mail het aanbod nader toegelicht, afhankelijk van de tools die u gebruikt U kan op het gewenste aanbod intekenen door de bestelbon ondertekend terug te bezorgen
1 3
Nuttige info/links
[email protected] http://www.sigedis.be/siteindex.aspx?lng=nl&id=633263337518750 000 https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/capelo/docu ments/pdf/handleiding_capelo_dhg.pdf https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/capelo/index. htm http://www.pdossdpsp.fgov.be/pdos/professionals/professionals_1995.htm Mt-nota 2012/08 + bijlage 2
1 4
Van juridische bijstand naar legal competence center voor HRM & Lonen Ruben Hendrickx
MET DANK AAN ONZE SPONSOR
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Vroeger: Juridische bijstand payroll Schriftelijke en telefonische adviezen over arbeids-en sociaalzekerheidsrecht voor lokale besturen: Aan dossierbeheerders Aan personeelsdiensten van lokale besturen die hun lonen door Cipal laten berekenen
1 5
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Nu: Legal Competence Center HRM & Lonen Juridische bijstand payroll + Juridische nieuwsbrief Juridische opleidingen Workshops Consultancy www.hrmlokaal.be
1 6
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Nieuwsbrief HRM 3- maandelijks Gratis Info over arbeids-en sociaal zekerheidsrecht specifiek voor lokale besturen Praktisch gebruiksinstrument Meer dan 800 abonnees over heel Vlaanderen Inschrijven via www.hrmlokaal.be => inschrijven op nieuwsbrief
1 7
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Juridische opleidingen Zowel voor klanten als niet-klanten Open opleidingen en in-house verschillende locaties in Vlaanderen Actualiteit en thematisch Sept-okt 2012: Voordelen alle aard en sociale premies in lokale besturen Voorjaar 2013: Basisopleiding personeelsmedewerker lokale besturen April 2013: Vakantieduur en vakantiegeld in lokale besturen Najaar 2013: Pensioenen
Enkele meningen van cursisten Specificiteit naar lokale besturen = super Echt iets bijgeleerd / concreet Vlotte informele sfeer Aan te raden voor collega’s …
1 8
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Workshops Sociale documenten (ziekteformulieren, LBO, aanmoedigingspremie, arbeidsongeval, …)
Sociale actualiteit in lokale besturen: vaste 4-maandelijkse infosessie in januari, mei en oktober …
1 9
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Juridische consultancy Opstellen, aanpassen of nazicht RPR (Rechtspositieregeling) Binnenkort komen er opnieuw wijzigingen aan het RPB Referenties: OCMW Hasselt, Gemeente en OCMW Neerpelt, …
Opstellen, aanpassen of nazicht arbeidsreglement Referenties: Gemeente Diepenbeek, Gemeente Grobbendonk, …
Arbeidsorganisatie specifieke diensten Voor zwembaden, kinderopvang, gemeentelijke diensten, … Referenties: Stad Geel, Gemeente Nijlen, …
Mobiele personeelsdienst Tijdelijke ondersteuning omwille van zwangerschap, LBO, ontslag, … Referenties: Gemeente Heist o/d Berg, Gemeente Sint-Katelijne-Waver, …
2 0
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Nieuw: de legal scan Tewerkstellingsmaatregelen/RSZ-verminderingen/subsidies Worden voor alle personeelsleden de nodige RSZ-verminderingen, subsidies, toelagen, … aangevraagd? Men kan duizenden euro’s verminderingen en/of subsidies krijgen voor sommige personeelsleden. Voorbeeld: VOP, activa –(PVP), jongeren, laaggeschoolden, SINE, herstructurering, …
Arbeidsovereenkomsten + beëindiging Zijn onze arbeidsovereenkomsten wettelijk in orde (studentenovereenkomsten, socioculturele overeenkomsten, vervangingsovereenkomsten, art. ’60’er, …)? Zijn alle opzegbrieven, ontslagbrieven, … wettelijk in orde?
Wij screenen dit en geven u concreet advies hoe u hierin kan optimaliseren
2 1
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Digitale informatiebron betreffende arbeidswetgeving en sociaal zekerheidsrecht voor lokale besturen Onmiddellijk up-to-date Overal raadpleegbaar Met handige zoekfunctie en linken naar detailinformatie
Overzicht arbeidswetgeving en sociaal zekerheidsrecht exclusief voor lokale besturen Specifieke zaken voor lokale besturen zijn opgenomen (vb. mandatarissen, statutairen, rustoorden, tewerkstellingsmaatregelen, …) Specifieke zaken voor de privé zijn niet opgenomen zodat er geen verwarring is omtrent regelgeving die van toepassing is (vb. outplacement, crisismaatregelen, brugpensioen (WLH met bedrijfstoeslag), tijdskrediet, …)
2 2
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Gratis Inhoud Nieuwsbrieven (+ archief) Info omtrent opleidingen Info omtrent consultancy Contactgegevens
Betalende Inhoud = Juridische databank (=afgeschermd) Documenten Cijfers & bedragen Sociale gids Wetgeving Actualiteit (nieuwe wetgeving, recente rechtspraak, nieuwsfeiten, vooruitzichten, …)
Alles op 1 plaats, overzichtelijk & gestructureerd
2 3
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Referenties stad/gemeente
2 4
Mechelen, Sint-Niklaas, Vilvoorde, Diksmuide, Boom, Zedelgem, Laarne, Waarschoot, Brasschaat, Grobbendonk, Diepenbeek, Westerlo, Opglabbeek, Mol, Zoersel, Tessenderlo, Nijlen, Ham, Nieuwerkerken, Neerpelt, As, Retie, Peer, Oud-Turnhout, Brecht, Gingelom, Stabroek, Hemiksem, Rumst, Vosselaar, Dilsem-Stokkem, HouthalenHelchteren, Niel, Hechtel-Eksel, Maasmechelen, Halen, Meeuwen-Gruitrode, Merelbeke, Eeklo, Geel, Dessel, Balen, Heers, Putte, Liedekerke, Wijnegem, Boortmeerbeek, SintKatelijne-Waver, Kasterlee, Overijse, Heers, Borgloon, Bochelt, Maaseik, Bree
Referenties OCMW Mechelen, Sint-Niklaas, Turnhout, Hasselt, Mol, Lier, Herentals, Oostende, Balen, SintLaureins, Grimbergen, Arendonk, Brasschaat, Nieuwerkerken, Neerpelt, Scherpenheuvel-Zichem, Sint-Truiden, Sint-Katelijne-Waver, Opglabbeek, Halen, Diepenbeek, Peer, Vosselaar, Zoersel, Maaseik, Geel, Lummen
Referenties andere Provincie Limburg, Provincie West-Vlaanderen, Igean, IVCA, …
2 5
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Demo: www.hrmlokaal.be
Info:
[email protected]
2 6
BELEIDSRAPPORTERING BINNEN HRM Ilse Daems
MET DANK AAN ONZE SPONSOR
P&O STRATEGIE
P&O KPI’s
BEDRIJFSSTRATEGIE
Bedrijfs KPI’s
Duurzaam en strategisch HR beleid …
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Strategisch HR beleid is belangrijk We moeten evolueren van een uitvoerend naar een pro-actief beleid (verhouding operationele versus strategische taken moet in evenwicht zijn volgens hun toegevoegde waarde)
Openbare sector = menselijk kapitaal Link naar BBC beleidsdoelstellingen ook vertalen naar HR-doelstellingen
2 8
Varen we op koers ? Is er een positieve trend?
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Meten is weten… Cipal biedt oplossingen aan op de verschillende beleidsdomeinen
Burgerzaken Financieel Grondgebiedzaken HRM Mid & Frontoffice Zorg & Welzijn
De beleidsverantwoordelijken krijgen vaak gefragmenteerde info, manueel verzameld (papier, excel, …) De Athena suite biedt een centraal overzicht over alle domeinen via KPI-rapportering
3 0
HRM PROJECT CAPELO-DHG
KPI’s van een duurzaam P&O beleid Meetbaar Correct Onmiddellijk beschikbaar Voorbeelden:
Personeelsaantallen Personeelsbewegingen Verzuim Vorming Personeelskost Engagement Bedrijfsresultaat …
3 1
Concreet biedt Athena web een antwoord op een aantal HR-vragen: Wat is de evolutie van het aantal VTE’s (aanstelling/effectief/aanwezig)?
Hoe zit het met de prestatie –en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting? Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor? Welk effect heeft een indexering vanaf een bepaalde datum op ons personeelsbudget? Hoe evolueert de in- en uitstroom (zowel nieuwe als interne verschuivingen) ?
Management cockpit
Beleid
Rapport HRM: opvolging aantal VTE’s
3 3
3 4
Beleid
Dashboard HRM: opvolging personeelsbudget
3 5
Beleid
Rapport HRM: opvolging in/uitstroom
3 6
Beleid
Rapport HRM: leeftijdsopbouw personeel
3 7
Beleid
Rapport HRM: personeelsformatie
Voordelen:
Webtoepassing (onbeperkt aantal users) van overal bereikbaar Datawarehouse (performantie, historiek, benchmarking,…) Open (niet enkel Cipal-toepassingen) Veilig (in de Cipal cloud: geen lokale investering) Gebaseerd op PENTAHO, nr 1 software in de markt inzake open source BI software Uitbreidbaar in KPI’s en rapporten Geïntegreerde info over verschillende beleidsdomeinen mogelijk
Management cockpit
3 9
COMPETENTIEMANAGEMENT ALS INTERACTIEF PROCES Hanne Vandoninck (Cipal) Luc De Bock (CC Consult)
MET DANK AAN ONZE SPONSOR
4 0
4 1
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Belang van competentiemanagement Voor de organisatie: het bereiken van strategische doelen Voor het individu: het bereiken van zijn persoonlijke doelen en uitoefening van zijn functie
WIN-WIN SITUATIE
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Voor de organisatie Competentiemanagement omvat het bepalen, efficiënt inzetten, evalueren en ontwikkelen van de competenties van de medewerkers zodat ze optimaal bijdragen tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen Organisaties met een sterk competentiebeleid scoren gemiddeld 35 tot 45% beter in hun vakdomein dan degenen zonder competentiebeleid (Bersin & Associates, What works in Enterprise Learning and Talent Management, February 2008)
4 2
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Voor het individu Competentiemanagement schept duidelijkheid en commitment Reeds vanaf de recruteringsfase Maar eveneens binnen de verdere loopbaan (coaching, evaluatie, doorstroom, etc…)
4 3
4 4
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Focus Vandaag focus op de competenties binnen de cyclus van evaluatie (planning-functionering-evaluatie) als wisselwerking tussen de verschillende actoren
e-Aphrodite
4 5
HRM PROJECT CAPELO-DHG
CC Consult
Adviesbureau, al meer dan 16 jaar Gevestigd in Brussel (St-Agatha-Berchem) Mensontwikkeling en organisatie-ontwikkeling Meer dan 240 lokale besturen en overheden in Vlaanderen Experten op verschillende domeinen: HR-deskundigen, organisatiedeskundigen, juristen, psychologen, …
4 6
4 7
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Mensontwikkeling
Personeelsbeleid: competentie – en resultaatgericht Selectie
Onthaal
Vorming
Functiebeschrijving
Ind. doelstellingenplan
Evaluatie
Ontwikkelingscyclus indiensttreding
PLANNINGSFASE
(nieuwe medewerkers)
INFORMELE FEEDBACK
EVALUATIEGESPREK
PLANNINGSGESPREK
31 december jaar 2
1 januari jaar 1 aansluitend op het evaluatiegesprek
INFORMELE FEEDBACK
INFORMELE FEEDBACK
FUNCTIONERINGSGESPREK
EVALUATIEFASE
- Op vraag van de evaluator of de geëvalueerde - Bij wijziging van functie - In proeftijd -Verplicht bij ongunstige evaluatie
VOORTGANGSFASE
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Samenwerking CC Consult - Cipal Personeelsbeleid indien niet geautomatiseerd “papiermolen” Moeilijk op te volgen
Bestaande systemen Meestal privé geënt Weinig kennis van lokale besturen en RPR
Logische stap naar samenwerking met CIPAL
4 9
HRM PROJECT CAPELO-DHG
Om af te sluiten “The conventional definition of management is getting work done through people, but real management is developing people through work.” Agha Hasan Abedi - stichter van de Bank of Credit and Commerce International (BCCI) °1922 - 1995
5 0
5 1
ROL VAN PERSONEEL & ORGANISATIE BINNEN HET NIEUWE WERKEN Ilse Daems
MET DANK AAN ONZE SPONSOR
"Bij ons was een kostenoverweging de reden om aan Het Nieuwe Werken te beginnen."
‘HNW slecht voor bereikbaarheid en dienstverlening ?’
Verhuizing? De ideale HNW-kapstok
Het Nieuwe Werken: project aanpak
Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
• Programma definitie
• Programma uitwerking
ICT
• Voorbereiding implementatie
• Implementatie
HR
Proces
…
Stap 1
• Programma definitie
Vanuit de visie/strategie van het bestuur Wat betekent Het Nieuwe Werken voor u ? Welke objectieven worden er vooropgesteld
Kostenbesparing Aantrekkelijkheid als werkgever verhogen Medewerkerstevredenheid verhogen …
De belangrijkste elementen inventariseren en vertalen in een programma Cruciaal voor de aanvaarding en uitrol van het project ! W.I.F.M. ?
Stap 2
• Programma uitwerking
Omzetting van de visie in een concept = beschrijving van de toekomstige manier van werken alsook welke middelen daarvoor nodig zijn HR: telework policy, communicatieplan, criteria voor telewerkbaarheid, trainingsplan uitwerken, begeleiden veranderingsproces, …
Juridisch: bijlage aan het arbeidscontract specifiek met betrekking tot Het Nieuwe Werken, ICT user policy, verzekeringsaspecten, … Facilities: Implementeren van kantoorinnovatie, hoeveelheid & type werkplekken en welk type van werkruimten, veranderingswerken coördineren, verhuis regelen, … ICT: hardware, software, verbindingen, infrastructuur, helpdesk telewerkers, …
Stap 3
• Voorbereiding implementatie
Sleutelfiguren opleiden om verandering om te zetten in realiteit: kunnen het doel van de verandering verwoorden zijn in staat om mensen te begeleiden in de verandering Trainingsaccenten : Inleiding tot veranderingsmanagement Voorbereiding van een verandering (VIRSAC-model) Reacties op een verandering (emo-diagram) Inleiding tot situationeel leiderschap (~ Hersey Blanchard diagram) Inleiding tot team-dynamiek (~ Hersey Blanchard diagram) Rol van de leider in een veranderingstraject (~ Maslow)
Stap 4
• Implementatie
Ondersteuning van de eindgebruikers in de verandering naar Het Nieuwe Werken door middel van 3 opleidingen: I.
Het Nieuwe Werken – algemene inleiding Kennismaking met Het Nieuwe Werken, vooringenomenheden wegnemen, demystifiëren, comfortgevoel vergroten II. Het Nieuwe Werken – doelstellingen Het Nieuwe Werken in de specifieke context en de algemene visie en werking van het bestuur, duiding bij de doelstellingen van het project, algemene aanpak en verdere ondersteuning. Informeren & geruststellen i.v.m. de invoering van deze verandering III. Het Nieuwe Werken – concrete vertaling naar de werk-context Wegwijs maken in HNW bij het bestuur in zijn 3 dimensies (BBB). Informeren wat Het Nieuwe Werken binnen het bestuur betekent + overzicht geven van (nieuwe) faciliteiten
Stap 4
i.
• Implementatie dimensie Bricks
Dimensie “Bricks” (Facilities): invoering flexplekken & activiteit gerelateerde ruimtes Wat is flexwerken & wat zijn flexplekken? Verschil vast bureau: voor- en nadelen Clean Desk Activiteit gerelateerde ruimten: Waarom? Welke? Wanneer? Reservatie van ruimtes Optimaal gebruik maken van verschillende type werkplekken en ruimten …
Stap 4
ii.
• Implementatie dimensie Bytes
Dimensie “Bytes “ (ICT): Het Nieuwe Werken mogelijk door ontwikkeling in ICT. Overzicht hard- en software met belangrijkste functionaliteiten; Overzicht gebruikerstrainingen nieuwe toepassingen (vb. “instant” communicator, unified communications, …) Plaatsonafhankelijk informatie beheren, archiveren en delen op veilige wijze Toelichten ICT policy Tussenkomst / regeling internet & telefoonkosten
Stap 4
• Implementatie dimensie Behaviour
iii. Dimensie “Behaviour” (Cultuur & Organisatie): = grootste en belangrijkste uitdaging bij implementatie Het Nieuwe Werken Telewerkbaarheid: voor iedereen? Criteria? Procedure? Controlegericht sturen versus Resultaatsgericht sturen Aansturen en aangestuurd worden op resultaten: Wat? Oorsprong? Doel? Impact? Telewerk Policy: overlopen en belang goede afspraken benadrukken Vertrouwen: basisvoorwaarde voor Het Nieuwe Werken: Waarom? Hoe vertrouwen in elkaar stimuleren?
Recrutering, selectie & onthaal
Cruciale rol bij de afdeling Personeel & Organisatie
Beheren van personeelsdossiers Loonadministratie Opleiding & ontwikkeling Organisatie-advies Carrièreplanning (HR)-juridische ondersteuning Evaluatie & functionering Management by Objectives
6 3
ROADMAP BU HRM & LONEN Ilse Daems
MET DANK AAN ONZE SPONSOR
Business Unit HRM & Lonen: samenwerkingsmodel Payroll competence center
Full service secretariaat voor loonverwerking (RSZPPO)
HR Competence Center Legal competence center
HR- software oplossingen & diensten
Juridische ondersteuning aan de personeelsdienst
HR Business portfolio: nieuwe & vernieuwde services
HR-scan Opleiding evaluatie- en functioneringsgesprekken Project & uitrol Het Nieuwe Werken Loonoptimalisatie (extra legale voordelen) Mobiele personeelsdienst Personeelsbegroting
Roadmap in software ontwikkeling
Vorming Competentiemanagement Digitale loonfiche Ziektekrediet & Verlofrechtberekening
Sociale documenten Capelo Integratie externe systemen
6 7
BEDANKT MET DANK AAN ONZE SPONSOR