WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

1

WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

2

CIPAL IN BEWEGING

PRAKTISCHE INFORMATIE Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. De Powerpoint-presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na het afsluiten van de Dag van de Openbare Sector consulteerbaar op onze website www.dagvandeopenbaresector.be.

3

samen groeien - samen oogsten - samen proeven

Gelieve uw gsm uit te schakelen tijdens de sessie

De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij

Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (inkomhal gelijkvloers) helpen u graag verder

Mid- en Front Office

Nicolaas Copernicus

4


Midoffice, de Copernicaanse omwenteling is niet meer te stoppen! • • • • • •

14u00 Athena Beleidsinformatie 14u30 BI in de cloud, 3xI en OSLO 15u00 Pauze 15u15 IRIS, oog voor ondernemen 15u25 ThemisWeb 16u15 Einde

5


één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7

ATHENA BELEIDSINFORMATIE 6

Athena Beleidsinformatie


Athena Beleidsinformatie (BI)

1. De cockpit binnen uw organisatie (360° view)

2. Meerwaarde in functie van MIDOFFICE 3. Open, veilig, innovatief!

AS IS BELEID

… Mid- en Front Office

9

TO BE BELEID


10

 Hoe lang staan bepaalde opbrengsten open?  Gemiddelde doorlooptijd betaling factuur?  Welke facturen worden snelst betaald?

 Aantal steungerechtigden per maatregel?  Aantal intakes/herintakes per MA/maand?  Aantal intrekkingen (reden)?

Management cockpit

 Wat is de evolutie van het aantal VTE’s (aanstelling/effectief/aanwezig)?  Hoe zit het met de prestatie –en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting?  Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor?

 Aantal inwoners per geslacht/jaar/leeftijd/…?  Aantal aankomsten/ vertrekkers/adreswijziging?  Aantal reispassen/kidsID’s/intentingen/…?

 Aantal bouwaanvragen?  Hoeveel bouwaanvragen worden tijdig verwerkt?  Evolutie leegstand?

…

Athena Beleidsinformatie in functie van MIDOFFICE

1 3

Beleid

Visie- en behoeftenstudie midoffice Generiek XML- (en XSD) bestand mbt procesbeheer  Meldingen (klachten, sluikstort, …)  Klantencontacten (telefoons, mails, …)  Aanvragen (bouwaanvragen, premies, vergunningen, ….)  Beroepen (bouwaanvragen, …) …

Integratie met notulen- en contactenbeheer  Dossiers ter beslissing voorleggen  Beslissingsorgaan (raad, …)  Correspondenten, adressen, …

1 4

Beleid

Rapporteringsbehoeften midoffice Indicatoren    

Aantal registraties (meldingen/dossiers/aanvragen,…) Aantal correspondenten (melders) Gemiddelde doorlooptijd Totale doorlooptijd

Dimensies  Type proces  Subproces  Processtappen  Gegevens correspondent  Leeftijd, geslacht, burgerlijke stand, nationaliteit, adres,

 Dossierverantwoordelijke  Data  Registratie, start, einde voorzien, einde effectief, …

1 5

Beleid

Dashboard midoffice

EEN INNOVATIEVE OPLOSSING


OPEN VEILIG INNOVATIEF

BESTUUR A

BESTUUR B

BESTUUR C

BESTUUR D

BBC Inhoudstabel

BD

Burger Beleidsdoelstellingen

BD1

Actieplannen

AP1

BD2 AP2

Financiën

AP3

indicatoren Acties Indicatoren

A1 I1

A2 I2

zaken

A3 I3

Benchmarking!

A4 I4

OSLO

HRM

I5

DWH

BESTUUR A

BESTUUR BESTUUR B B

BI ‘on the fly’


Athenaweb Beleidsinformatie

 Webtoepassing (onbeperkt aantal users)  Overal bereikbaar, ook mobiel  Geen kennis vereist van de business van de diverse backoffice toepassingen

 Betaalbaar alternatief voor peperdure traditionele BI vendors  Gebaseerd op PENTAHO, nr 1 inzake open source BI software (partnership EE)


Athena Datawarehouse

 Integratie van gegevens uit verschillende bronnen  Geen lokale investering in infrastructuur of BI expertise!  Aparte omgeving  krachtig en snel (geen invloed op werking operationele db) Genk

 Het behouden van historische gegevens  Logisch gegevensmodel voor de eindgebruiker  Benchmarking mogelijk

Mechelen


Athena inhoudspakketten

 Kant-en-klaar aanbod van rapporten, dashboards (KPI’s) en analyses per domein Beleid en financiën BBC

HRM en Lonen

Sociale dienst

Burgerzaken

CRM/procesbeheer

Cultuur

Grondgebiedzaken

…

 Leverancier-onafhankelijk! (niet beperkt tot Cipal-toepassingen)  Onderhoud gebeurt door Cipal

BI ‘on the fly’: uw beleid opvolgen overal en altijd



BI IN DE CLOUD, 3XI EN OSLO

23

Agenda

DE OPENBARE SECTOR IN BEWEGING

Informatiekwaliteit, Informatieveiligheid, Informatiearchitectuur Open Standaarden Lokale Overheden Beleidsinformatie (BI)

24

Agenda

“verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie”

Agenda

“verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie”

John Naisbitt

We are drowning in data, but starving for information

John Naisbitt 1982

Suboptimale ondersteuning van het beleid.

Een schat aan gegevens beschikbaar. Lijsten zijn moeilijk te interpreteren.

“het beleid wordt vaak gestuurd vanuit het buikgevoel waarbij beslissingen onvoldoende gerationaliseerd worden".

3xI

Informatiekwaliteit, Informatieveiligheid, Informatiearchitectuur

SINGLE VERSION TRUTH

Specialized systems needed

special data structures enable good reporting enable further analytics

Business Intelligence (BI) is the process of

gathering meaningful information to answer questions and identify significant trends or patterns, giving key stakeholders the ability to make better business decisions.

Goede brondata?

Data cleansing, data cleaning, or data scrubbing

Moeten we dan wachten om met BI te starten?

“NO TIME TO WASTE“ Verschillende invalshoeken Organisatiebreed informatiemanagement Data correct zetten

“BI is geen geïsoleerd domein. Het moet kaderen in een bredere e-Gov strategie.”

OSLO “verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie”

OSLO • vertrek vanuit dienstverlening: – om burgers en bedrijven beter van dienst te zijn, moet de overheid op diverse niveaus streven naar de totstandkoming van een geïntegreerde elektronische dienstverlening aan burgers en bedrijven.

• dossiers – burgers en bedrijven – interbestuurlijk

• kerndata (personen, organisaties, relaties, adressen …)

OSLO • Project Organisatie – Rollen en Verantwoordelijkheden • • • •

V-ICT-OR IBBT-UGent-MMLab HoGent Consortiumpartners

– Ondersteunende partners • • • •

Stuurgroep e-government CORVE FedICT Team Digitale Bouwaanvraag

– Consortiumpartners

Projectmijlpalen (timing) Fase 1 inventarisatie

Fase 2 opstellen Plan van aanpak

inventarisatie entiteiten inventarisatie bronnen

Fase 3 uitwerking technisch

technisch

kwalitatief identificatie conflicten/issues analyse EU voorbeelden

stakeholders

inhoudelijk

definieren van Standaard test model tov partner solutions

mapping bronentiteit

Fase 4 – formaliseren

decretaal ?

bestektekst ?

analyse kwalitatieve factoren Map EU oplossingen

onderhoud

Inzet Resources Fase 1 inventarisatie Fase 2 opstellen Plan van aanpak

• Doorlooptijd 4,5m • 17 september 2012 • Doorlooptijd 1,5m • 15 oktober 2012

Fase 3 uitwerking

• Doorlooptijd 5m • 20 maart 2013

Fase 4 – formaliseren

• Doorlooptijd 2m • 30 mei 2013

Inventarisatie Adres

Organisatie

Persoon Dossier intergemeen telijk Dossier burger, bedrijf

Perceel

Relatie

Inventarisatie

OSLO “verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie”

1. 2. 3. 4.

3xI – piloot BI Vanuit behoefte aan beleidsondersteunende informatie yechnologische hulpmiddelen werken beleidsondersteunend (BI). de juiste druk op de kwaliteit van de data (cleaning) Nieuwe technische evoluties (Cloud) openen de deur voor kleinere besturen

Agenda

BELEIDSINFORMATIE IN BEWEGING

Raf Buyle, programmabeheerder V-ICT-OR raf.buyle at v-ict-or.be

51



IRIS, OOG VOOR ONDERNEMEN 52

Mid- en Front Office IRIS

Wat? • Het Iris-project betreft: de creatie van een WEBgebaseerd informatie- en communicatieplatform tussen gemeenten en de ondernemingen binnen de provincie Antwerpen

• Een EFRO-project met steun van de Vlaamse Gemeenschap, provincie Antwerpen en CIPAL - tevens met medewerking van VVSG, VOKA, UNIZO en V-ICT-OR  dus gratis


• Filmpje Iris

.

http://www.youtube.com/watch?v=z_xdlTCp-Sw

54


De onderdelen van IRIS

• Een contactendatabank -aanvullen van VKBO met lokaal bruikbare data -input door ondernemer zelf


De onderdelen van IRIS • Een bedrijvengids


De onderdelen van IRIS • Een producten- en dienstencataloog & communicatieluik -basis IPDC ( met lokale aanvulling) -gemeenten kunnen nieuwe diensten toevoegen elementair e-loket (e-formulieren) voor ondernemer -semi-automatische statusopvolging


De onderdelen van IRIS

•Open data d.m.v. webservices -voor gegevensuitwisseling met externe toep./websites - o.a. Koppeling met THEMIS


IRIS timing • Pilootfase : 6 gemeenten –

Q3-Q4 2012 •Lancering in hele Prov. Antwerpen - einde Q4 2012 •Beperkt tot Prov. Antwerpen - spreiding over Vlaanderen is concrete denkpiste



THEMISWEB

60


AUTHENTIEKE BRON

Natuurlijke Personen Rechtspersonen Verenigingen Beheersorganen DATA

Namen, adressen, Rijksregisternummer, KBO-nr, Telefoon, fax, gsm, email, Website, Nacebel,… EXTRA DATA

Metadata, Kenmerken, Activiteiten,… RELATIES

Mailing


Service Bus

VKBO

Andere Back Office

Andere Front & Mid Office …

Hera (bevolking)

Financiën Mercurius, Portunus, Fiona, Daphne,…

kassabeheer en voorraadbeheer

Nestor

Rijksregister

Helena

(Ruimtelijke Ordening)

(burgerlijke stand)

Dodona (begraafplaatsen)

belastingen Aphrodite (personeelsbeheer)

Cultuurdatabank

Antigone (cultuur&vrije tijd)

Neptunus (ocmw&shm)

KSZ

Ariadne (dossierbeheer) 62


63


64


Themis versie 12.06.01 Installatie: vanaf september • Bijgewerkte postcode- en stratenbestand • Rapportage tool die u een overzicht geeft van de data-vervuiling.



Themis versie 12.06.01 Installatie: vanaf september • Nieuwe functionaliteit binnen mailing: – Ondertekenaars kunnen aanduiden met onderscheid tussen • Administratieve ondertekenaars (vb. secretaris) • Politieke ondertekenaars (vb. schepen, burgemeester)

– Rekening houden met afwezigheden (vervangers aanduiden) + bevoegdheden vermelden bij ondertekening


Themis versie 12.06.01 Installatie: vanaf september



Innovaties op stapel • • • • • • • • • • • • •

Web-gebaseerd & SAAS Themis Online Themis Mailing Innovatie Integratie met CRAB (Centraal Referentie Adressen Bestand) Werken met wachtbestanden (voor bv. online modules) Betere logging (voor privacy commissie) Geavanceerde beveiliging Samenvoegmodule Themis databanken Publicatie contacten via LDAP Betere en extra webservices (OSLO) Vernieuwing koppeling rijksregister Vernieuwing koppeling VKBO Integratie met IRIS


Webgebaseerd & SAAS


Themis Online

… en andere mogelijkheden …


Voeding bedrijvengids Themis

A1

Authentieke Bron

A2

AN

A3

ESB

A7

A4

A6 A5

73


Werken met wachtbestanden • Voor nieuwe contacten en wijzigingen • Vanuit Online Modules – Mailadres – Facebook-account

• Enkel eID en rijksregister is zeker! • Mag operationele werking niet verstoren.


Betere logging • Momenteel wie wat wanneer aanpast • Toekomst wie wat wanneer gelezen


Geavanceerde beveiliging • Eigenaarschap • Dienstbeveiliging


Samenvoegmodule Themis Databanken • • • • • •

Gemeente of Stad OCMW AGB’s APB’s Diensten met aparte databank ...

Let op: dit is een project op zich!


Integratie met CRAB Centraal Referentie AdressenBestand • Geogecodeerde adressen • Decreet: tegen 1 juni 2015 alle adressen een CRAB-equivalent • AGIV • Rijksregister en KBO zullen CRAB-adressen gaan aanleveren • CIPAL zal deze verfijning faciliteren in ThemisWeb • Automatische dispatching adressenbestand


Vernieuwing koppeling rijksregister • Lokale bevolkingsbestanden • Rijksregister • VKBP

Let op: kostprijs per bevraging dient uitgeklaard!


Themis koppeling VKBO vandaag sd Huiddige situatie met synchro VKBO - Themis O-L GUI

R-W

Ondernemings loket Update

KBO

Bediende O-L

Dagelijkse Update VKBO

Update [Manueel gestart]

Update [Manueel gestart]

CIPAL GUI R-W Gemeente medew erker

Themis Stad Mechelen

Themis Stad Geel

R-W

Andere GUI Gemeente medew erker


ThemisWeb koppeling IRIS sd Toekomsitige situatie met Synchro Iris-Themis O-L GUI

R-W

Ondernemings loket

Update

KBO

Dagelijkse Update

Bediende O-L VKBO Ondernemer Iris FO Dagelij kse Update R-W

Iris

Dagelij kse synchro

Gemeente medew erker

Dagelij kse synchro

Gemeente medew erker

CIPAL GUI R-W

Themis Stad Mechelen

Themis Stad Geel

Onrechtreekse synchro via Iris

R-W

Andere GUI


ThemisWeb koppeling IRIS Van IRIS naar Themis: →

Tussen IRIS en Themis : ↔

• • • •

• Rechtstoestand • Namen (Commerciële naam, afkorting, informele naam) • Contactgegevens (Tel, Fax, E-mail, Website) • Adressen (Verzendadres, Extra adres, … ) • Aanspreekpunten

• • • •

Rechtsvorm (*) Rechtstoestand KBO Status (*) Namen (Officiële naam, commerciële naam, afkorting) Contactgegevens (Tel, Fax, E-mail, Website) Adres (Officieel adres) Nacebel activiteiten (*) Link Onderneming-Vestiging (*)

(*) Niet wijzigbaar in Iris 82


E-mailing met ThemisWeb • Hoe wil de klant vandaag geïnformeerd worden door zijn lokaal bestuur? – Pro-actief: push - pull – Gerichte informatie – Persoonlijke content – Kort en krachtig – Links naar gedetailleerde info

E-mail marketing


E-mailing met ThemisWeb • Oplossing: ThemisWeb met e-mailingtool:

AUTHENTIEKE BRON Natuurlijke Personen Rechtspersonen Verenigingen Beheersorganen DATA Namen, adressen, Rijksregisternummer, KBOnr, Telefoon, fax, gsm, email, Website, Nacebel,… EXTRA DATA Metadata, Kenmerken, Activiteiten,…


E-mailing met ThemisWeb • Voordelen: – Management e-mailadressen • Online e-mailadressen beheren via gemeentelijke website • Bounce management van emailadressen • Abonneren interessegebieden, voorkeuren, nieuwsbrieven,… • Segmentering: – Geografisch – Leeftijd – Geslacht


E-mailing met ThemisWeb • Voordelen (2): – Content & Design • Opmaken HTML e-mail – Opgelet: elke e-mailclient handelt HTML mails anders af!

• Huisstijl bewaking • Kort en aantrekkelijk – – – –

Geen “platte tekst”, werk visueel aantrekkelijk Links naar landingspages, inschrijvingsformulieren,… Links naar social media “Send-to-friend”, “liken”


E-mailing met nieuwe Themis • Voordelen (3): – Rapportering • • • • • • •

Wie opent de mailing? Wanneer? Waar? Welke links werden aangeklikt? Frequentie van hyperlink aangeklikt Historieken per e-mailadres …


Segmenteren mailinglist

Aantal personen dat aan selectie voldoet wordt geüpdatete na opslaan

Save selectiecriteria


Aanmaken van autoresponder voor mailinglist

-

Inschrijvingsdatum

-

verjaring van een datum

-

exacte datum


Personaliseren van e-mailing

Personaliseer mailings a.h.v. databasevelden


Verzenden van een mailing

Verzend je mailing dadelijk

Of plan de verzending op een latere datum


Rapportering van je mailings

Overzicht van verzonden mailings

Mogelijkheid om rapporten van mailings te vergelijken


Rapportering – mailing snapshot

Overzicht van ‘opens’ en ‘link clicks’ in de tijd

Overzicht van alle verzendingsgegevens

Overzicht van de populairste ‘links’

Overzicht van alle acties van geadresseerden


Rapportering – detailoverzicht ‘opens’

Wie las de mail? Hoe dikwijls?

Hoeveel links werden aangeklikt


Rapportering – detailoverzicht ‘bounces’

Overzicht van e-mail adressen waar mailing niet kon afgeleverd worden

Reden waarom mailing niet kan afgeleverd worden


Rapportering – detailoverzicht historiek van persoon


CIPAL participeert in OSLO • OSLO – Open – Standaarden – Lokale – Overheden

• Als de standaarden er zijn normaliter in te bouwen in Themis


Jaartal Aantal besturen 1996 1 1997 14 1998 29 1999 49 2000 27 2001 66 2002 26 2003 1 2004 3 2005 8 2006 10 2007 23 2008 10 2009 5 2010 7 2011 4 Eindtotaal 283

Besturen Themis • 344 installaties bij 305 besturen • Themis enkel een centrale contactendatabank • Andere helpdesknoden


ThemisWeb varianten • • • • •

Basis Optie Expert Optie IRIS Optie samenvoegmodule Optie extra omgeving


Optie Publicatie Contacten LDAP • Outlook • Thunderbird • Unified Communications

CIPAL wil dit kosten- en risico-delend aanpakken.


Vragen?

Bedankt voor jullie komst!

WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

Recommend Documents