Handleiding data-export uit magister naar de uitstroommonitor
Met behulp van deze handleiding informeren we u over de wijze waarop u gebruik kunt maken van een zogenaamde data-export uit Magister naar de uitstroommonitor. Na het uitvoeren van de in deze handleiding beschreven handelingen zijn een zevental vragen van de uitstroommonitor reeds ingevuld. U kunt vervolgens handmatig de overige vragen beantwoorden.
Opmerkingen vooraf: 1. Bij het invullen van de uitstroommonitor dient u eerst de in deze handleiding beschreven stappen te doorlopen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om de monitor in zijn geheel handmatig in te vullen. 2. Als de in deze handleiding beschreven stappen succesvol zijn doorlopen dan dient u de monitor verder handmatig in te vullen (vragen over uitstroombestemming, begeleiding et cetera) 3. Het vullen van de uitstroommonitor met de data-export via Excel is mogelijk tot één week voor het verstrijken van de responstermijn: na 24 oktober kunt u de gegevens alleen nog maar handmatig invullen. 4. Mocht uw invoer op bepaalde onderdelen niet kloppen, dan ziet u hiervan een bericht op het scherm verschijnen en kunt u deze corrigeren en opnieuw aanbieden.
Welke NAW-gegevens kunt u via de data export in de uitstroommonitor plaatsen?
Geboortedatum Naam Uitstroomdatum Geslacht Aantal jaren ingeschreven BSN Etniciteit
Om de uitstroommonitor automatisch te vullen met bovenstaande NAW-gegevens dient u een aantal stappen te zetten die nu worden toegelicht. Eenmalig dient de beheerder van Magister enkele zaken klaar te zetten zodat de uitstroommonitor de juiste gegevens kan uitlezen. Dit lijken veel stappen, echter stappen 2 t/m 8 gaan slechts over het toevoegen van de juiste velden en 9 t/m 12 gaan over het toevoegen van de juiste criteria en zijn snel door te klikken.
Log in als beheerder in Magister volg onderstaande stappen:
1. Ga naar het menu ‘Beheer’ en klik in de linkerkolom ‘Webservices’ aan. Het onderstaande scherm zal worden weergegeven. Klik nu op de optie ‘Lijsten’ in de rechter tabel.
2. Nadat het overzicht met lijsten is geopend, kan een nieuwe lijst worden aangemaakt. Klik hiervoor op de rode ‘+’ knop. Nu zal het pop-up scherm in het midden van het scherm worden geopend zoals hieronder weergegeven. We starten nu met het toevoegen van de velden die de uitstroommonitor nodig heeft om de gegevens in te laden.
2
3. In de veldenlijst onder NAW – Basisgegevens kunnen de velden ‘Geslacht’ en ‘Volledige naam’ worden toegevoegd aan de lijst door hierop te dubbelklikken. Ze worden dan in de rechter kolom geplaatst.
4. Het volgende veld dat toegevoegd kan worden staat onder NAW – Communicatie en heet ‘Email’. Voeg ook deze toe door hierop te dubbelklikken.
3
5. Dit herhaalt zich voor het onderdeel Geboorte – Nationaliteit met het veld ‘Nationaliteit’ en onder Geboorte het veld ‘Geboortedatum’.
6. Evenzo voor het veld ‘Stamnr’
4
7. Onder ‘Registraties’ kan het veld ‘Datum eerste aanmelding’ worden toegevoegd en een niveau dieper onder Extern ook het veld ‘Burgerservicenummer’
8. Het laatste veld stat onder Aanmelding – Uitschrijving en heet ‘Vertrekdatum’
N.B. Als er binnen Magister gegevens staan van meerdere scholen (bijvoorbeeld een vmboschool in geval van afdelingen Praktijkonderwijs) dan dient u hier ook nog een veld aan te maken waarin duidelijk wordt dat alleen de leerlingen praktijkonderwijs geselecteerd worden (bijvoorbeeld brinvestnummer – schoolsoort et cetera).
5
9. Nu de juiste velden zijn toegevoegd, kan een filter worden gemaakt zodat in de uitstroommonitor alleen de leerlingen terecht komen die ook daadwerkelijk in het afgelopen jaar zijn uitgestroomd. Klik hiervoor in het vak rechtsonderin op de knop om een nieuwe conditie toe te voegen. Hierna verschijnt de regel met de groene, rode en blauwe woorden zoals hieronder alvast is weergegeven.
10. De nieuwe conditie staat standaard op het eerst toegevoegde veld (waarschijnlijk ‘Volledige naam’). Wanneer op dit veld wordt geklikt, verschijnt een uitklapvenster waarin een ander veld gekozen kan worden. Kies hier voor ‘Vertrekdatum’.
6
11. Hetzelfde geldt voor het tweede, rode, veld. Kies hier voor ‘is groter dan of gelijk aan’. Het laatste, voormalig blauwe veld, zal nu veranderen in een kleine pijl naar beneden. Klik hierop om de kalender weer te geven. Kies in de kalender voor ‘1 oktober 2011’.
12. Hierna kan een tweede conditie toegevoegd worden, wederom op het veld ‘Vertrekdatum’, maar dan op ‘is kleiner dan of gelijk aan’, met de datum ‘30 september 2012’. Klik op de knop ‘Voltooien’ om dit alles te bevestigen.
NB. Als er binnen Magister gegevens staan van meerdere scholen (bijvoorbeeld een vmboschool in geval van afdelingen Praktijkonderwijs) dan heeft u hiervoor een extra veld 7
aangemaakt, (bijvoorbeeld brinvestnummer – schoolsoort et cetera). Herhaal voor dit veld stap 12 (selecteer alleen de leerlingen praktijkonderwijs). Op dit moment hebben we een selectie gemaakt van de leerlingen die zijn uitgestroomd tussen 1 oktober van het voorgaande schooljaar tot en met 30 september van het huidige schooljaar met alleen die kolommen die voor de uitstroommonitor van toepassing zijn. 13. Nu keren we terug naar het overzicht van de lijsten. In de rechterkolom moet een naam aan de lijst worden gegeven. Geef hier de naam ‘uitstroommonitor’ op (met allemaal kleine letters) en klik op de oranje knop ‘^’ om dit te bevestigen.
8
14. Nu de lijst is aangemaakt, moet een gebruiker worden aangemaakt zodat de gegevens uitgelezen kunnen worden. Keer terug naar het overzicht van webservices zoals in stap 1 beschreven en klik in de rechter tabel nu op de optie ‘Gebruikers’. Met de rode ‘+’ knop kan een nieuwe gebruiker worden aangemaakt. Geef deze de naam ‘uitstroommonitor’ en maak een wachtwoord aan door op de knop ‘Wachtwoord’ te klikken. Het wachtwoord mag u zelf bepalen, deze kunt u achteraf aan de uitstroommonitor doorgeven.
9
15. In de rechterkolom staan drie tabbladen waarvan nu de eerste ‘Algemeen’ is geopend. Open nu het tweede tabblad ‘Services’ en vink de opties ‘Algemeen.Login’, ‘Algemeen.Logout’ en ‘Data.GetData’ aan.
16. Vervolgens kan het derde tabblad ‘Lijsten’ worden aangeklikt. Vink hier de zojuist aangemaakte lijst ‘uitstroommonitor’ aan. Klik op de oranje knop ‘^’ om dit te bevestigen.
10
17. Wanneer de lijst en de gebruiker zijn aangemaakt, moet u als school toestemming geven aan de uitstroommonitor om de gegevens uit te mogen lezen. Deze toegang kan alleen gegeven worden door SchoolWerkPlek als u dat aangeeft. Stuur hiervoor een mail naar SchoolWerkPlek met onderstaande gegevens: Gelieve onderstaande adressen voor ‘Schoolnaam’ te laten autoriseren: Dit is een eigen range ip adressen van Amplixs, het bedrijf dat de uitstroommonitor beheert. 83.98.211.0/24 SWP heeft beloofd deze berichten snel te verwerken. Nadat u bevestigd heeft gekregen dat dit is uitgevoerd, kunt u verder met de volgende stap. 18. Vanaf dit moment kunnen de gegevens aan de uitstroommonitor worden doorgegeven. Ga naar http://pro.3dsmx.com/custom/uitstroommonitor/magister/login en log in met dezelfde gegevens als u ook voor de uitstroommonitor gebruikt.
Na het inloggen verschijnt onderstaand scherm:
In dit scherm kunt u de gebruikersnaam en het wachtwoord aangeven, evenals de link naar uw Magister (waarschijnlijk de naam van uw school gevolgd door .swp.nl) Klik op de knop ‘test’ om de verbinding te testen. Als het goed is krijgt u de melding ‘Succesvol verbinding gemaakt’. 11
Klik daarna op de knop ‘importeer’ om de gegevens van uw uitgestroomde leerlingen automatisch te verwerken. Wanneer dit is gelukt, kunt u verder met het invullen van de uitstroommonitor. 19. U krijgt een foutmelding, wat dan? De volgende foutmeldingen kunnen worden weergegeven: “Kon geen verbinding maken met de server, controleer of de link correct is en of u aan Magister heeft doorgegeven dat Amplixs toestemming heeft uw systeem te benaderen” Controleer in dit geval hetgeen aangegeven in de foutmelding en probeer de actie uit stap 18 nogmaals. “Foutieve combinatie voor gebruikersnaam en wachtwoord opgegeven” Mogelijk is het wachtwoord van de uitstroommonitor gebruiker niet goed opgeslagen. Ga terug naar het scherm uit stap 14, maak wederom een nieuw wachtwoord aan en probeer de actie uit stap 18 nogmaals. “Gebruikersaccount heeft geen recht op deze layout!” Mogelijk zijn de vinkjes uit stappen 15 en/of 16 niet goed opgeslagen. Controleer of deze goed staan en sla deze wijziging in Magister op en probeer de actie uit stap 18 nogmaals. Blijft u problemen houden bij het uploaden, neem dan contact op met het Platform Praktijkonderwijs.
12
Na het koppelen van de NAW-gegevens: Als u de NAW-gegevens heeft geüpload in de uitstroommonitor dan dient u met behulp van uw wachtwoord in te loggen in de uitstroommonitor (via www.praktijkonderwijs.nl of www.platformpraktijkonderwijs.nl). Dan dient u:
Te controleren of alle uitgestroomde leerlingen van het bewuste schooljaar vermeld zijn; Te controleren of de gegevens correct zijn overgezet; De uitstroommonitor verder in te vullen (bestemming, kenmerken bestemming, begeleiding et cetera);
Wanneer bepaalde gegevens niet kloppen of wanneer uitgestroomde leerlingen ontbreken in de lijst dan kunt u deze handmatig aanpassen of toevoegen op de wijze die u gewend bent. Houd er rekening mee dat de uitstroommonitor tot 31 oktober ingevuld kan worden. Start tijdig met het invoeren van de gegevens:
13
Vanaf 24 oktober kunnen er geen gegevens meer worden overgezet naar de uitstroommonitor. U kunt dan alleen nog maar handmatig gegevens invoeren. Vanaf 1 november kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht in de gegevens van de uitstroommonitor en is de meting afgerond. De ingevoerde gegevens worden dan onder andere gebruikt in het kader van het toezicht (Inspectie) en Vensters voor Verantwoording.
