1 Algemene informatie Wanneer u gebruik maakt van een Legal Eagle-versie met Exportmodule, kunt u de gegevens van debiteuren en declaraties exporteren. De aldus gemaakte bestanden kunnen vervolgens door uw boekhoudprogramma worden geïmporteerd en verwerkt. De exportmodule is expliciet ontwikkeld voor de koppeling met het boekhoudprogramma AccountView. Omdat de exportbestanden in xml-formaat beschikbaar zijn, is het zeer goed mogelijk dat deze ook door andere boekhoudprogramma’s geïmporteerd kunnen worden. U kunt dit in nader overleg met de leverancier van uw boekhoudpakket vaststellen.
1.1
Voorbereidend werk
Ieder boekhoudprogramma werkt met een inrichting, waarbij grootboekrekeningen en dagboeken worden vastgesteld. Dit dient ook bij Legal Eagle-Export te gebeuren, met dien verstande dat u de verschillende codes en/of nummers in nauw overleg met uw administrateur/boekhouder moet toekennen. Grootboekrekeningen en dagboeken moeten namelijk corresponderen met de gegevens van uw boekhouding. Het document Aaan de slag met de boekhoiuding.pdf verschaft aanvullende informatie over de gegevens die in legal Eagle moeten worden ingevoerd. (U kunt dit bestand vinden in :Legal Eagle via de keuze Help, Overige handleidingen.)
2 Gebruik van de exportmodule U maakt uw declaraties op de normale wijze in Legal Eagle. In de handleiding Aan de slag met Legal Eagle leest u in hoofdstuk 9, Declaraties en conceptdeclaraties maken hoe u dit doet. Wanneer er één of meer declaraties zijn gemaakt, kunt u de exportmodule gebruiken. U start de module via de menukeuze Bestand, Export.
Let er op dat de keuze Export uitsluitend beschikbaar is, indien aan u als gebruiker daartoe via Systeem, Toegang de rechten zijn toegekend.
De keuze Bestand, Export opent het scherm Legal Eagle export, dat twee tabbladen kent, namelijk Debiteuren en Declaraties. Beide tabbladen worden hieronder nader toegelicht.
De exportmodule van Legal Eagle
1
2.1
Export van debiteuren
Via het tabblad Debiteuren kunt u de gegevens van uw debiteuren exporteren.
U hebt een drietal selectiemogelijkheden: Nieuwe
de gegevens van de debiteuren behorende bij de laatst gemaakte facturen in Legal Eagle -die nog niet eerder zijn geëxporteerdworden weggeschreven naar het exportbestand
Alle
de gegevens van de debiteuren behorende bij alle -ook reeds eerder gemaakte- facturen in Legal Eagle worden weggeschreven naar het exportbestand
Datum
met behulp van twee datumvelden kunt u vaststellen welke debiteurgegevens moeten worden weggeschreven naar het exportbestand. De factuurdatum is daarbij bepalend
Met de knop Exporteren wordt het exportbestand gemaakt. In de naam van het exportbestand wordt standaard de datum van vandaag als jjjjmmdd vermeld. Indien het bestand reeds bestaat -u hebt bijvoorbeeld vandaag reeds eerder een export uitgevoerd- krijgt u daarvan een melding.
2
De exportmodule van Legal Eagle
2.2
Export van declaraties
Via het tabblad Debiteuren kunt u de gegevens van uw debiteuren exporteren.
U hebt een drietal selectiemogelijkheden: Nieuwe
de gegevens van de laatst gemaakte facturen in Legal Eagle -die nog niet eerder zijn geëxporteerd- worden weggeschreven naar het exportbestand
Alle
de gegevens die behoren bij alle -ook reeds eerder gemaakte- facturen in Legal Eagle worden weggeschreven naar het exportbestand
Datum
met behulp van twee datumvelden kunt u vaststellen welke declaratiegegevens moeten worden weggeschreven naar het exportbestand. De factuurdatum is daarbij bepalend
Met de knop Exporteren wordt het exportbestand gemaakt. In de naam van het exportbestand wordt standaard de datum van vandaag als jjjjmmdd vermeld. Indien het bestand reeds bestaat -u hebt bijvoorbeeld vandaag reeds eerder een export uitgevoerd- krijgt u daarvan een melding.
De exportmodule van Legal Eagle
3
2.3
Export Debiteuren en Declaraties: aandachtspunten
Uw boekhoudpakket heeft de gegevens van de Debiteuren nodig om de verwerking van de declaraties correct te kunnen uitvoeren. U dient dan ook altijd te zorgen voor het exporteren van deze debiteurengegevens. Wanneer voor een bepaalde debiteur meer declaraties zijn gemaakt, zal de betreffende debiteur ook meermalen in het exportbestand voorkomen. De applicatie waarin de gegevens worden geïmporteerd moet er voor zorgen dat deze gegevens worden ontdubbeld. Zo heeft AccountView bijvoorbeeld de mogelijkheid om de gegevens te actualiseren, waardoor de in Legal Eagle aangebrachte adresmutaties automatisch in de boekhouding kunnen worden doorgevoerd. U doet er derhalve verstandig aan altijd bij de export van debiteuren voor Alle te kiezen. Bij de export van declaraties dient u met het volgende rekening te houden: wanneer u het exportbestand hebt gemaakt, worden de betreffende declaraties en declaratieregels op Verwerkt gezet. Dat is correct voorzover het Legal Eagle betreft. Maar de declaraties zijn natuurlijk pas werkelijk verwerkt indien u de betreffende gegevens daarna hebt geïmporteerd in uw boekhoudpakket! Aanbevolen wordt dan ook op uw kantoor vaste afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor de export van de gegevens èn voor het inlezen van de geëxporteerde gegevens in het boekhoudpakket. Leg ook vast wanneer dat gebeurt! Via Syeteem, Toegang kunt u de bevoegdheid om dit te doen beperken tot een paar medewerkers.
2.4
Welke bestanden worden geëxporteerd
Met de keuze Export, Debiteuren worden de volgende bestanden geëxporteerd:
Het bestand met de debiteurengegevens krijgt altijd standaard de naam EXPORTDEB_ aangevuld met de datum van vandaag als jaar-maand-dag, en een extensie. De bestanden zijn beschikbaar in dbf-formaat en in xml-formaat.
4
De exportmodule van Legal Eagle
Met de keuze Export, Declaraties worden de volgende bestanden geëxporteerd:
Bij de declaratiegegevens is sprake van twee bestanden, namelijk: EXPORTDEC_jjjjmmdd
dit bestand bevat de declaratieregels, d.w.z. alle onderdelen van de declaratie
EXPORTDEC_jjjmmdd_blz
dit bestand bevat de hoofdgegevens van de declaratie
De bestanden zijn beschikbaar in dbf-formaat en in xml-formaat.
De exportmodule van Legal Eagle
5
3 Definitie van de exportbestanden
6
Bestand: EXPORTDEC_xxxxxxxx_blz
hoofdgegevens van declaratie
Kolom
Type
LE-kolom
AV-kolom
ID
Integer, PK, AutoInc
nvt
nvt
Datum
DateTime
Verwerkt
L
nvt
nvt
Dagboek
C(3)
mboek
DJ_CODE
Bladzijde
C(10)
Facnum
PAGE_NR
Periode
N(3)
mperiode
PERIOD
TDatum
D
Date()
TRN_DATE
Clientno
C(10)
Clientno
SUB_NR
Facnum
C(12)
Facnum
INV_NR
Tekst
C(40)
Regels.tekst
HRD_DESC
Bestand: EXPORTDEC_xxxxxxxx
declaratieregels
Kolom
Type
LE-kolom
AV-kolom
ID
Integer, PK, AutoInc
nvt
nvt
Datum
DateTime
Verwerkt
L
nvt
nvt
Dagboek
C(3)
Mboek
DJ_CODE
Bladzijde
C(10)
Facnum
PAGE_NR
Facdatum
D
Facdatum
TRN_DATE
Grootboek
C(10)
Grootboek
ACCT_NR
Tekst
C(40)
Tekst
TRN_DESC
BTWCode
C(2)
BTW
VAT_CODE
nvt
COST_CODE
Bedrag
N(11,2)
Bedrag
AMOUNT
Code
C(10) -unieke code
SYS(2015)
REC_ID
BronType
N(2) -brontype
?
SRC_TYPE
IDBron
C(10) -identificatie bron
Facnum
SRC_ID
De exportmodule van Legal Eagle
Bestand: EXPORTDEB_xxxxxxxx
debiteuren
Kolom
Type
LE-kolom
AV-kolom
ID
Integer, PK, AutoInc
nvt
nvt
Datum
DateTime
Verwerkt
L
nvt
nvt
Naam
C(40)
Naam
n.a.v. in AV
Init
C(9)
Init
n.a.v. in AV
Vrnaam
C(45)
Vrnaam
n.a.v. in AV
Vvoeg
C(40)
Vvoeg
n.a.v. in AV
Tvoeg
C(10)
Tvoeg
n.a.v. in AV
Company
C(80)
Company
ACCT_NAME
Debt
C(80)
Dept
n.a.v. in AV
Adres
C(45)
Adres
ADDRESS1
Plaats
C(25)
Plaats
CITY
Post
C(7)
Post
POST_CODE
Land
C(2)
Land
COUNTRY
Tel1
C(10)
Tel1
TEL_BUS
Tel2
C(10)
Tel2
TEL_MOB
Tel3
C(10)
Tel3
nvt
Reknum
C(12)
Reknum
BANK_ACCT
Clientno
C(5)
Clientno
SUB_NR
Alfakey
C(10)
Alfakey
SRC_CODE
Verzamel
C(10)
nvt
ACC_NR
Le_name
C(254)
nvt
n.a.v. in AV
De exportmodule van Legal Eagle
7
