Wat doen we onszelf toch aan?

50

SiS02interviewdenise 50

19-01-2006 14:02:44

SiS

INTERVIEW

DE RATRACE

Wat doen we onszelf toch aan?

De sleutel tot een gelukkig en uitgebalanceerd leven ligt in je eigen hand, volgens professional organiser Denise Hulst. SiS had met haar een gesprek over de onmogelijkheid van multitasken en keuzes maken als antistress tool. TEKST ANOUK HORSTHUIS BEELD TIMO SORBER

H

et is woensdagmiddag, het is koud en winderig en de regen klettert tegen de ramen van de brasserie in Amersfoort waar we zojuist soep en salade hebben besteld voor onze lunchdate. Het is al met al de perfecte dag voor een gesprek over stress en chronische vermoeidheid met Denise Hulst, professional organiser en auteur van de zelfhulpboeken Veel te doen, weinig tijd en Tijdig van kantoor. Denise Hulst: ‘Deze tijd ademt heel erg de sfeer van álles kan en álles moet. En het lijkt niet meer dan vanzelfsprekend dat je dat álles ook daadwerkelijk najaagt. Het lijkt erop dat we niet meer kunnen leven met de gedachte dat we sommige dingen aan onze neus voorbij moeten laten gaan. Probeer ook maar eens stand te houden op de markt van welzijn en geluk, waar de vraag kunstmatig wordt gecreëerd door slimme aanbieders. We moeten succesvol zijn, we moeten gelukkig zijn, we moeten verre reizen maken, we moeten mooi en slank zijn, we moeten de beste films zien, de mooiste boeken lezen… Het is het gevolg van het feit dat we tegenwoordig zoveel ruimte hebben om aan onszelf te werken. Als je op een bepaald niveau van materiële welvaart bent gekomen, is de volgende stap in de piramide van Maslow dat je op weg gaat naar zelfontplooiing en zelfrealisatie. Ik denk alleen dat we daarin soms te ver doorschieten. Hoe goed moet je tegenwoordig wel niet zijn om tevreden en gelukkig te mogen zijn?’ De keerzijde van die medaille, dat is het werk-

terrein van Denise Hulst. Als professional organiser neemt zij werk en leven onder handen van diegenen onder ons die stuklopen op de ratrace van het leven.

Nooit goed genoeg

Efficiency. Hulst raakte geboeid door het fenomeen toen ze tien jaar geleden ineens burned-out raakte. Ze had zich jarenlang een slag in de rondte gewerkt, zich verantwoordelijk gevoeld voor het huishouden, haar kinderen… en toen was het ineens op. Rond die tijd las ze een artikel over organising en ze was direct geïnteresseerd. ‘Het sloot zó verschrikkelijk goed aan bij wat er op dat moment in mijn eigen leven speelde. Ik realiseerde me dat ik mijn hele leven met m’n tong op m’n schoenen zou blijven lopen als ik niet iets zou veranderen.’

Werkstress top 10

1. Deadlines 2. Slechte communicatie 3. Geen steun en ondersteuning 4. Incompetente leidinggevenden 5. Zinloze vergaderingen 6. Bedrijfspolitiek 7. Moderniseringen en reorganisaties 8. Het ontbreken van goede informatie 9. E-mailoverload 10. Ziekte van collega’s

Ze dook in de materie en richtte niet veel later Hulst Werkplekorganisatie op om in de jaren die volgden twee boeken te schrijven en talloze trainingen te geven op het gebied van werkplekorganisatie, e-mail-, tijd- en energiemanagement. In haar eerste boek, Veel te doen, weinig tijd, schrijft Hulst hoe efficiency en timemanagement manieren kunnen zijn om je leven thuis op orde te krijgen en de kwaliteit ervan te verbeteren. Want op de tijd zelf heb je misschien geen invloed, op de manier waarop je ’m invult wél. Daarom moet je prioriteiten stellen en orde scheppen in je huishouden: opruimen, plannen, taken verdelen en routines inbouwen. In haar tweede boek, Tijdig van kantoor, dat vorig jaar uitkwam, legt Hulst uit hoe je door efficiency meer rust op je werk kunt creëren. Door te organiseren, te plannen, te archiveren en vooral: beslissingen te nemen. ‘Mensen zijn zo bang om de verkeerde keuzes te maken’, zegt Hulst daarover. ‘Thuis en op het werk. Niet alleen over de echt belangrijke zaken in het leven, maar ook over kleine dingetjes. Stel je voor dat je iets mist, dat idee. Mensen verliezen zich in ellenlange lijstjes met voor-en-tegenargumenten en komen uiteindelijk nooit tot een beslissing. Daardoor kom je ook nooit ergens. Want keuzes maken, betekent processen in gang zetten. Geen keuzes maken, betekent dus feitelijk stilstaan. Bovendien kost het bakken met energie. Echt succesvolle mensen hebben het vermogen knopen door te hakken en er dan ook echt voor

51

SiS02interviewdenise 51

19-01-2006 14:02:44

te gaan. Goede keuze of slechte keuze, er gebéúrt dan tenminste iets.’ Mensen worden tegenwoordig geregeerd door angst, vindt Hulst. We zijn niet alleen bang om keuzes te maken, we zijn ook bang om het niet goed te doen. ‘Veel mensen hebben een heel duidelijk beeld in hun hoofd van wat goed is en wat slecht. Goed is een 10 en slecht is een 1 en daarbij is geen plaats voor enige nuance. Dat gaat echter tegen een belangrijke economische wet in die zegt dat als je in twee uur 80 procent van je prestatie hebt geleverd, het rendement van nog meer tijdsinvestering minimaal is. Je kunt dan met andere woorden nog wel twee uur doorgaan om het nog beter te maken, maar dat levert je misschien maar een paar extra procentpunten op. De vraag moet dus altijd zijn: wanneer is het goed genoeg? Wat gebeurt er als je een 7 scoort? Vallen er dan klappen? Welnee. In de praktijk blijkt vaak dat de normen waaraan mensen vinden dat ze moeten voldoen, meestal door henzelf worden gesteld. We doen het met andere woorden onszelf aan…’

Ellende op de werkvloer

De trainingen die Hulst geeft, zijn gericht op meer efficiency. Niet als doel op zich, maar als middel om prettiger te kunnen leven en werken. Als je efficiënt werkt, voel je je namelijk beter én presteer je beter. Dat is niet alleen prettig voor jou, dat is ook prettig voor je werkgever. Volgens Hulst zien veel werkgevers inefficiëntie in het arbeidsproces echter nog te zeer als een probleem van individuele medewerkers zelf. ‘Hier heb je een pc met Outlook en zoek vooral zelf uit wat je ermee doet. Dat is vaak de mores binnen bedrijven. In de praktijk blijkt echter dat mensen maar zo’n beetje aanmodderen met alle apparaten, programma’s en andere middelen die hun ter beschikking staan. Als je bijvoorbeeld alleen maar kijkt naar de ellende die e-mail aanricht op de gemiddelde werkvloer. Ik ken bedrijven waar mensen per week vijftig cc’tjes krijgen. En die gaan ze nog allemaal zitten lezen ook. Vind je het gek dat mensen het druk hebben: de helft van de tijd lezen ze dingen die ze niet eens zouden moeten ontvangen! Toen ik nog bij de FNV Voedingsbond werkte, had je een afdeling documentatie. Daar liepen vijf mensen rond die fulltime bezig waren de inkomende post te beoordelen. Waar moet het naartoe, wie moeten het hebben, waar stop ik het in het archief en hoeveel kopietjes hebben we nodig. Door de digitalisering is bijna die hele afdeling opgeheven, waardoor iedereen die berg informatie nu direct ontvangt en

52

SiS02interviewdenise 52

19-01-2006 14:02:48

SiS

zelf maar moet zien wat hij of zij ermee moet. Bedrijven hebben daar onvoldoende zicht op. Lopen al die mailboxen vol, dan vergroten ze de serverruimte. Dat is dus niet de oplossing. Ik ken maar één bedrijf dat een e-mailprotocol heeft opgesteld dat verdergaat dan alleen regels over vieze plaatjes en het verzenden en ontvangen van privémail. En dat is ook het enige bedrijf dat ik ken waar niemand problemen heeft met emailoverload.’

Uitstelgedrag

E-mail is niet de enige boosdoener die je in je werk behoorlijk kan frustreren. Uitstelgedrag is er nog zo een. Wie kent het niet: dat ene vervelende telefoontje of dat rottige rapport dat je steeds maar weer voor je uit blijft schuiven. Dat doe je niet voor niets, volgens Hulst. ‘Het uitstellen van een vervelende klus heeft twee beloningen in zich. Ten eerste kun je daardoor iets doen wat je wel leuk vindt en ten tweede hoef je niet te doen wat je niet leuk vindt.’ Ondertussen word je er wel degelijk ongelukkig van. Want naarmate je minder leuke dingen langer uitstelt, worden ze op onderbewust niveau steeds ingewikkelder. Het effect is dat het steeds meer moeite kost om je ertoe te zetten de nietleuke taken toch aan te pakken.’ Ook de idee dat moderne professionals allemaal geroutineerde multitaskers zouden moeten zijn, maakt het werk er voor de meesten van ons niet eenvoudiger op: ‘Multitasken als efficiënte methode van werken, is een uitvinding van de hedendaagse samenleving’, stelt Hulst in Tijdig van kantoor. ‘Het is een term uit de ICT, waarmee wordt aangegeven dat binnen een netwerk verschillende computers tegelijkertijd met verschillende zaken bezig zijn. Kennelijk willen we op computers lijken…’ Dat we geen computers zijn, blijkt uit het feit dat het heen en weer switchen tussen taken per definitie tijdverlies oplevert in plaats van tijdwinst. Onderzoek heeft uitgewezen dat bij alle soorten taken tijdverlies optreedt als medewerkers moeten switchen, doordat ze bijvoorbeeld gestoord worden door een pieper, mobiele telefoon of e-mail. Je hersenen moeten immers steeds omschakelen naar een nieuwe taak. Hulst: ‘Je bent druk bezig met een rapport, de telefoon gaat, je neemt op, beantwoordt de vraag en op het moment dat je weer ophangt, is er een gat met wat je aan het doen was.’ Voor wie wil stoppen met multitasken heeft Hulst enkele tips: ‘Bundel taken (dus niet voortdurend je mail checken), concentreer je (maak lijstjes van alle klussen

Contraproductieve werkgewoonten

1. Papieren meerdere malen oppakken alvorens te besluiten wat ermee moet gebeuren 2. Documenten niet opruimen maar op je bureau opstapelen 3. Ergens aan beginnen, het niet afmaken en het vervolgens op een stapel leggen 4. Al je korte aantekeningen op Post-It briefjes zetten en je werkplek ermee volhangen 5. Het opruimen van je bureau uitstellen 6. Proberen e-mail tussen de bedrijven door af te handelen 7. E-mails een keer of zes openen en er niets mee doen 8. De inbox vol laten lopen

Tips voor een uitgebalanceerd werkend bestaan

1. Take a break; pauze nemen om je lichaam te voorzien van de nodige brandstof is geen luxe maar noodzaak om verder te kunnen 2. Leer ‘nee’ zeggen; goed voor jezelf zorgen is weten wanneer er iets bij kan en wanneer er iets af moet 3. Drink voldoende water; gemiddeld heeft een mens anderhalf tot twee liter water per dag nodig 4. Leer terugschakelen naar een lager ritme; herken de momenten dat je jezelf voorbij holt en vertraag 5. Regel vrije tijd en ontspanning; die heb je nodig om de opgebouwde spanning kwijt te raken 6. Bouw beweging in je dagelijks leven in; neem eens de trap in plaats van de lift. Psychisch welbevinden heeft alles te maken met fysiek welbevinden 7. Zorg ervoor dat er wat te lachen valt; mensen die dagelijks lachen voelen zich beter. 8.Verander van baan; soms heeft een gevoel van onbehagen niets te maken met je fysieke of geestelijke toestand. Stel jezelf dan de volgende vragen: wil ik dit wel, zit ik op de goede plek, waar liggen mijn ambities en hoe zie ik mijn toekomst? UIT: TIJDIG VAN KANTOOR, DENISE HULST - SPECTRUM, AMSTERDAM, 2005

INTERVIEW

die nog wachten), maak keuzes (accepteer geen verstoringen door collega’s, mailtjes of telefoontjes) en gebruik geheugensteuntjes (anders blijven je hersenen je keer op keer herinneren aan datgene wat je nog moet doen). Met andere woorden: handig die snelle communicatiemiddelen, maar laat ze je niet de baas worden.’

Waarom zijn wij niet gelukkig?

Wie zijn leven en werk beter wil plannen en organiseren, gaat dus in eerste instantie op zoek naar tijdwinst. Maar met tijdwinst om de tijdwinst schiet je uiteindelijk niets op, waarschuwt Denise Hulst. ‘Want wat wíl je dan met die tijd? Ga je die weer volproppen met andere dingen? Wat heet dan tijd winnen? Daar ga je je echt niet prettiger door voelen. Je moet simpelweg keuzes maken. Dat wel, dat niet. Ons espressoapparaat ging laatst kapot en toen hebben we besloten voortaan weer ouderwets koffie te zetten. Je kunt wel op zoek gaan naar het garantiebewijs, dat natuurlijk verlopen is, naar de winkel gaan of een nieuwe uitzoeken, maar dat juist niet doen, maakt mijn leven er weer wat rustiger op…’ Zoeken naar meer rust en balans in je leven is uiteindelijk zoeken naar geluk, weet Hulst. ‘Daar las ik laatst een boek over van een Britse econoom: waarom zijn wij niet gelukkig? Volgens hem zit het in de menselijke geest om altijd meer te willen, want pas dan zul je je gelukkig voelen. Het probleem is alleen dat dat geluksniveau zich met de jaren aanpast. Dus waar onze ouders nog oprecht gelukkig konden worden van de aanschaf van een auto, ervaren huidige generaties het hebben van een auto als de normaalste zaak van de wereld. Om gelukkig te zijn, streven wij nu dus naar een tweede auto, een tweede huis… Geluk heeft dus alles te maken met je vertrekpunt. Waar wij in feite last van hebben, is gewenning aan een relatief hoog welvaartsniveau.’ Op werkvlak uit zich dat volgens haar in een uiterst grimmig gevecht om de beste plekjes aan de top. ‘Wij hebben met elkaar besloten dat we allemaal een topbaan met aanzien willen. Maar het is een soort darwinistisch gegeven dat er slechts een beperkte hoeveelheid “aanzien” te verdelen is. Als je honderd mensen hebt, kunnen daar maar een stuk of vier mensen met kop en schouders bovenuit steken. Wat je nu ziet, is dat we met z’n allen vechten om die paar plekjes die uiteindelijk slechts enkelen daadwerkelijk zullen bereiken.’ En dat is geen ratrace meer maar een keiharde afvalrace…

53

SiS02interviewdenise 53

19-01-2006 14:02:48

SiS

COLUMN

Vanaf nu geeft personal organiser Denise Hulst in haar maandelijkse column in SiS gouden tips voor hoe je je werk de baas blijft!

BEELD YVETTE ZELLERER

MINDER RENNEN

‘Reserveer loze ruimte voor het opvangen van ongewenste, maar niet te negeren calamiteiten’

‘Een van de nadelen van tijd is dat je hem maar één keer kunt spenderen. En omdat een gevoel van krapte per definitie indruist tegen ons natuurlijke verlangen naar overvloed, rekenen we ons gewoon rijk. Het feit dat dat zowel op de werkvloer als thuis gebeurt, zegt mij dat het niet uitmaakt of je als mens in driedelig pak of in joggingpak de klok de baas probeert te blijven. Eigenlijk is het heel simpel: klussen, taken, of gewoon werk duren altijd langer dan je denkt, ongeacht wie of wat je bent en waar je wat doet. Dat is principe 1. Principe 2 luidt als volgt: wil je niet in de knel komen met tijd en taken, dan moet je ongeveer 40 procent van je tijd reserveren voor onverwachte zaken. Als je dat niet doet, kom je hopeloos in de problemen met je voorgenomen programma. Ben je zelf niet de veroorzaker, dan heb je nog altijd collega’s, vrienden, familie, buren, kinderen en/of een partner die roet in het eten gooien. Bovenstaande principes zijn al meer dan veertig jaar lang de rode draad van timemanagementtrainingen en zijn daarmee oud nieuws, universeel en niet tijdgebonden. Gelukkig maar, want ik zou heel achterdochtig worden als er elk jaar wat anders geroepen zou worden over deze prangende zaak. Als je als (thuis)manager of lid van een gezin of andersoortig team deze principes tot je door laat dringen, ben je al een flink stuk op weg naar een reëel tijdsbesef wat werk & leven betreft. Zowel in werk als privé kun je voorkomen dat je in de problemen komt door vooruit te kijken: wie doet wat waar en waarom en hoeveel tijd kost dat. Ben je een optimist, reken dan twee keer zoveel tijd. Ben je een pessimist, reken dan ook twee keer zoveel tijd. Dan valt het in beide gevallen mee. Zeker voor pessimisten is dat een aardige opsteker. Daarnaast valt het aan te bevelen om tijd te reserveren voor onvoorziene zaken. “Maar wat je niet weet, daar kun je toch geen rekening mee houden?” Nou, daar denk ik anders over. Je kunt misschien niet weten wát er komt, maar je weet met een bijna aan zekerheid grenzende verwachting dát er iets komt. Loze ruimte als het ware voor het opvangen van ongewenste maar niet te negeren calamiteiten. En daar gaat het om, ook thuis. Enkele voorbeelden (werk): moeilijke vragen die veel denkwerk kosten en die du moment opgelost moeten worden terwijl je iets anders bedacht had, collega’s met problemen, een printer die het niet doet. De zoveelste mislukte migratie van het netwerk waardoor je je agenda niet meer paraat hebt en je in je geheugen moet gaan zitten graven naar de afspraken die je had gemaakt en de klussen die je had gepland. Thuis: een lekke band van je zoon, zodat je moet kiezen: zelf band plakken (30 minuten) of hem naar voetbal brengen met de auto (2 x 10 minuten), de verwarmingsketel die dienst weigert, een vulling die plotseling uit je kies valt, de afwasmachine die ermee uitscheidt en je moeder die de griep krijgt, alleen thuis ligt én niets te eten in huis heeft. Als je ook je loze ruimte plant, kun je schuiven, kiezen en calamiteiten opvangen. Minder rennen door ruimer plannen. Dus. DENISE HULST IS PROFESSIONAL ORGANISER EN AUTEUR VAN DE ZELFHULPBOEKEN VEEL TE DOEN,WEINIG TIJD EN TIJDIG VAN KANTOOR

SURF NAAR WWW.SISONLINE.NL EN MAAK KANS OP EEN VAN DE TIEN BOEKEN VAN DENISE HULST DIE SIS WEGGEEFT!

54

SiS02interviewdenise 54

19-01-2006 14:02:55

55

SiS02interviewdenise 55

19-01-2006 14:02:56