15/02/2013
Unified Resource Discovery and Delivery Primo Primo Central
Discovery and Delivery
SFX
bX
Linking
Public layer
Selection and acquisition Aleph Print
SFX MetaLib Alma Verde
DigiTool
Electronic
Digital
Fulfillment (circulation) Resource management (cataloguing) System management
Management layer
Unified Resource Management: een visie toegepast in Alma
DigiTool
Jo Rademakers
Unified Resource Management
Repository layer
Diensthoofd LIBIS
Library
PBS Gebruikersdag ‘13
2
Waarom development partner?
Doelstellingen Unified Resource Management
• Ex Libris kwam met een uitdagende visie op de toekomst van bibliotheken en bibliotheeksystemen • Uitdagende tijden voor bibliotheken
• Integratie van back-office processen (onafhankelijk van materiaaltype, formaat, acquisitiemethode) – Stroomlijnen van werkprocessen – Optimaliseren van staf
– Net-generatie – Budgetten… – We zijn niet alleen
• De totale kost van metadata management verlagen
• Na de front-end de back-end • We denken dat we iets te bieden hebben en het universiteitsmanagement steunt ons
– Nieuwe mogelijkheden voor automatische dataverrijking – Community building
3
4
Doelstellingen Unified Resource Management
Werkprocessen optimaliseren
• Samenwerking tussen bibliotheken bevorderen bv. voor acquisitie, collectiemanagement, technische ondersteuning …
• Workflows meer vanuit het systeem gestuurd => “push” paradigma
– Uitwisseling van expertise en kennis
• Een service-oriented architecture die flexiebel is voor lokale behoeften
15-2-2013 5
6
1
15/02/2013
Werkprocessen optimaliseren
Smart fulfillment
• Veel meer geautomatiseerd (bv alle stappen van bestellen zijn gekend, kan zonder menselijke tussenkomst)
• Systeem gaat bepalen hoe de gebruiker het best wordt bediend • Eén omgeving, makkelijker om alle fulfillment opties aan eindgebruiker te tonen
– Personeel vrijmaken of anders toewijzen – Bv. digitalisatie-aanvraag, alle stappen gekend, systeem kan aan de hand van cijfergegevens makkelijk zeggen waar vertraging optreedt en eventueel extra personeel moet ingezet worden.
– “One click away” – Of automatisch ILL of aankoop aanvragen plaatsen
• Samen met user-driven collection management zorgt dit voor beter gebruik collectie
15-2-2013
15-2-2013 7
Catalografie optimaliseren
8
Catalografie optimaliseren
• Collaborative Metadata Management – Nieuwe mogelijkheden voor automatische dataverrijking. – Anderen onderhouden mee metadata • Holdings and institutional structure
• Data beheren waar het beste kan • Altijd geüpdate informatie
– Maar toch nog mogelijkheden voor lokale noden (bv lokale trefwoorden) – Meerdere metadata schema’s mogelijk (initieel MARC21, DC, MODS)
Library zone • Private bibliographic and authority records
Inventory
• Local, shared bibliographic and authority records
Collaborative Zone
Community Zone • Global, shared bibliographic and authority records
15-2-2013 9
Collectievorming • Niet alle bronnen die worden aangekocht worden gebruikt • Ipv “just in case” volgt Alma een “just in time” model • User-driven collectie management • E-books: doorklikken en lezen = kopen • Print materiaal: aanvraag die resulteert in aankoop
40% van aangekocht materiaal wordt niet uitgeleend • •
2008 Annual ARL Statistical Reports http://www.libraryjournal.com/lj/home/890835-264/print_on_the_margins_circulation.html.csp
15-2-2013
15-2-2013 11
12
2
15/02/2013
Collectievorming
Collectievorming
• Hoe worden collecties dikwijls opgebouwd?
• Alternatieven?
– – – –
Proberen te achterhalen wat lezers willen Aankopen Beschrijven Organiseren
– ILL (?) – E-Boeken/Boeken: aanbieden en enkel aankopen als gebruiker het nodig heeft – Tijdschriften • Gebruikers willen artikels, geen tijdschriften • Probleem: commercieel model uitgevers
– M.a.w. “just in case”
15-2-2013
15-2-2013 13
Collectievorming
14
Analytische informatie
• Patron Driven Acquisition – Overeenkomst tussen leverancier en bibliotheek – Gebruiker ontdekt (e-)boek via discovery-interface – Als het gebruik de afgesproken limiet overschrijdt: • Bibliotheek wordt gefactureerd en • Materiaal is aangekocht
– “Just in time”
15-2-2013 15
Software as a Service in de “cloud”
16
Ondersteuning
18
3
15/02/2013
Ondersteuning
We zijn niet alleen… • Open access • Research management
• Publishers • Vendors
• LMS • Social media Users
Scholarly community
Suppliers Partners
Parent organisation • IAM-system • ERP-systems • Student Information System
• Union catalogs
19
De development Partners
De strategie
Boston College
Princeton University •
Course reading workflows
• Cataloging workflows
•
Reporting and analysis
• Workflow streamlining
tools
• Institutional systems
•
Digital collection
integration
management
KU Leuven/LIBIS
CONSOLIDEREN
UITBREIDEN
OPTIMALISEREN
Purdue University
• Inter-institional relationship management • Metadata management policies
• Descriptive metadata for digital content • E-Research workflows & systems interoperability
• Consortial service provision
© Ex Libris
Agile Development
Alma Development
Partner Release
Feedback
23
4
15/02/2013
High level planning
Onze aanpak
Nov – Dec 2012
March Release
June Release
• Detail analysis of Leuven system environment • Analysing and planning integration needs
•
•
Oct – Dec 2012
Multi institutional Publishing functionality Primo integrated with Alma implemendation and start testiing
•
Jan – Mar 2013
Additional Collaborative networks functionality (no impact on migration) Additional Service Provider processes (no impact on migration) Finalize configuration
• •
Apr – Jun 2013
Jul – Dec 2013
February Release
May Release
Jul – Dec 2013
•
•
• •
• •
Core collaborative Networks functionality delivered Round 1 migration (Aleph, SFX) Configuration loaded
• •
Additional Collaborative networks functionality Delivery of Service Provider processes Round 2 Migration (incl Verde)
Staff Training Final configuration tuning Cutover migration
•
• Geen technologie project… • Maar een organisatorisch project – – – – –
Change Change Change Change Change
Elektronische bronnen dominant just in case just in time Patron driven acquisition Bezit Toegang Metadata bestaan bijna altijd Gebruik ze!
• Alma gebruiken als een instrument voor change awareness • Schrik overwinnen – IT’ers, catalografen...
Threats and opportunities Cataloguing
Acquisition
Back office
4
2
4
Front office
34
Management
3
74
Job content Job certainty Status
3
2
Influence
1
5
Wage Job content
16
2 3
4
4
2
6
4
2
7
Enthusiast
Follow
1 8
7
Resources
Wait
Work load
25 Work place
2
3
Career
4
Work load
4
4
Social context
1
2
1
16
2 1
1
6
6
Influence
Onze benadering
Onze benadering Betrek
• Demonstraties • Analyse • Kwaliteit en performantie • Go / No Go decision list • …
Oppose
• • • • •
Alle stakeholders Workshops Projectcel Projectgroepen …
Overtuig
Communiceer
• • • • • •
Demonstraties Website / Blog Nieuwsbrief Conferenties Meetings …
JUMP!!! 5
15/02/2013
Dank U ! Vragen ?
Jo Rademakers LIBIS @ KU Leuven
[email protected] – www.libis.be +32 (0) 16 32 22 66 De Croylaan 54 – PB 5592 – B-3001 Heverlee
Information. Innovation. Inspiration.
6
