WAARDERINGSINSTRUCTIE
3E GENERATIE:
Van procesmatige uitvoering naar beheersing van processen Door: • • • •
Ramon Eijnthoven (Gemeente Amersfoort) Ruud Kathmann (Waarderingskamer) Marco Kuijper (Waarderingskamer) Eva Man (Waarderingskamer)
Programma 1. Introductie (Ruud) 2. De ontwikkeling van het WOZ-proces in Amersfoort (Ramon) 3. De nieuwe Waarderingsinstructie (Marco) 4. Wat is interne beheersing? (Eva) 5. Voorbeelden (Ramon en Marco) 6. Discussie (Ruud)
Welkom Ramon Eijnthoven Coördinatie team WOZ Werkzaam sinds 1998 bij Gemeente Amersfoort
Kengetallen Gemeente Amersfoort Geografisch middelpunt van Nederland Aantal inwoners: 154.000 Aantal WOZ-objecten: 74.000 Aantal woningen: 68.500 Aantal niet-woningen: 5.500 Bezwaar woningen: 0,97% 2015 Bezwaar niet-woningen: 10% 2015 Applicatie: Key2Belastingen (Centric)
In 2002 aanbeveling Waarderingskamer en toen .. Nieuwe organisatie opgezet. - Kennis in huis gehaald verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Weinig externe inhuur. - Teamleider WOZ, eigen taxateurs woningen en niet-woningen, bezwaarafhandelaars, gegevensspecialisten (kadaster en werkvoorbereiding). - Systeem ingericht via WorkFlow-procedures zodat werkvoorraden inzichtelijk worden. - Managementrapportages zodat er “gestuurd” kan worden op de voorraden.
Voorbeeld Stuurinfo
Voortgang bezwaren 2016
Processen op orde • Continue bezig zijn met het verbeteren van het werkproces, dit hoort bij een “volwassen proces”. • In 2009 is men binnen de Gemeente gestart met het werken volgens het Lean Six Sigma principe. • Vanaf 2013 is dit integraal doorgevoerd en zijn medewerkers verplicht om de “Yellow”belt training te volgen. Aparte opleiding voor managers
Wat is Lean Six Sigma ? • Lean Six Sigma is een methode voor het organiseren van kwaliteit- en efficiëntieverbeteringen. • Lean Six Sigma voegt twee bewezen verbetermethodes samen. Vanuit Lean worden er met name hulpmiddelen gebaseerd op best practices geboden, terwijl Six Sigma een projectmatige aanpak met kwantitatieve analyses verzorgt. Lean Six Sigma maakt gebruik van de DMAIC structuur welke zijn oorsprong kent vanuit Six Sigma. Volgens DMAIC wordt een project opgedeeld in verschillende fases: Define, Measure, Analyze, Improve en Control.
Hoe bewaak je kwaliteit. • Managementinformatie rechtstreeks uit database halen. • Kwaliteitsmedewerker die “onafhankelijk” toetst en de beoordelingsprotocollen Waarderingskamer uitvoert. • Altijd gebruik maken van gegevens uit de “Basisregistraties” en afwijkingen terugmelden. • Betrokkenheid gemeentelijke ICT-architect zodat de relaties binnen de “KETEN” van basisregistraties gewaarborgd blijven.
Bedreigingen • Bezuinigingen, kwaliteit aan de voorkant levert voordeel op aan de achterkant. Dit moet je in stand houden ! • Automatisering en met name gegevensverlies. Hoe hou je de controle over al die gegevensstromen
De toekomst, visie ? • Automatisering krijgt een nog grotere rol. • Gebeurtenisgericht werken, vaste processen over de verschillende basisregistraties. • Verplicht gebruik van basisregistraties met terugmeldverplichting. Zonder terugmelding mag je niet afwijken. • WOZ-gegevens 24/7 beschikbaar via WOZviewer, Mijn Overheid of via de App ?.
Herkent u dit?
De nieuwe Waarderingsingsinstructie (Interne) beheersing centraal
Marco Kuijper
Programma 1. Ontwikkeling WOZ-proces 2. Wat is de Waarderingsinstructie? 3. 1e, 2e en 3e generatie Waarderingsinstructie 4. Inhoud Waarderingsinstructie
Ontwikkeling WOZ-proces 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Jaarlijkse waardebepaling Verschuiving waardepeildatum Meer belastingen gebaseerd op WOZ Breder gebruik WOZ-waarde Koppeling basisregistraties Afname aantal gemeenten Toename aantal samenwerkingsverbanden Etc.
Ontwikkeling WOZ-proces Aantal WOZ-objecten 9.000.000
8.500.000
8.000.000
7.500.000
7.000.000
6.500.000
1997 - 2001 - 2005 - 2007 2000 2004 2006
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Ontwikkeling WOZ-proces Kosten per jaar(€) 200.000.000 180.000.000 160.000.000 140.000.000 120.000.000 100.000.000 80.000.000 60.000.000
40.000.000 20.000.000 0 1997 2000
2001 2004
2005 2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
Ontwikkeling WOZ-proces Kosten per jaar per WOZ-object (€) 25,00
20,00
15,00
10,00
5,00
0,00 1997 2000
2001 2004
2005 2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
Ontwikkeling WOZ-proces Percentage bezwaarschriften 9,0% 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% 1997 2000
2001 2004
2005 2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Wat is de Waarderingsinstructie? Formeel: • Wet WOZ, Artikel 20: “Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld voor de onderbouwing en de uitvoering van de waardebepaling. ”
• Uitvoeringsbesluit onderbouwing en uitvoering waardebepaling Wet waardering onroerende zaken: “De instructie bevat richtlijnen voor …” • Uitvoeringsregeling instructie waardebepaling Wet waardering onroerende zaken: “Het college van b&w …”
• Waarderingsinstructie
Waarderingsinstructie 1e generatie • Waarderingsinstructie 1995 • Vastgesteld in 1994 • Projectmatige werkwijze: - Plan van aanpak - Kwaliteitsrapportage referentiestelsel - Kwaliteitsrapportage taxaties - Vakbekwaamheidseisen taxateurs
Waarderingsinstructie 2e generatie • Waarderingsinstructie 1999, 2003, 2005 • Globale processchema´s voor: - Proces beheer objectafbakening - Proces marktanalyse - ….. • Introductie voortgangsinventarisatie (en terugkoppeling) • Vakbekwaamheid breder dan taxateur
Waarderingsinstructie 3e generatie • • • • • •
Vastgesteld in 2016 Van kracht vanaf 2017 Beheersing WOZ-proces centraal Beheersingsdoelen, stuurinformatie, etc. Vakbekwaamheid beschreven in 20 rollen Je mag afwijken, als je maar “in control” bent
Waarderingsinstructie 3e generatie • • • • •
Vastgesteld in 2016 Van kracht vanaf 2017 Beheersing WOZ-proces centraal Beheersingsdoelen, stuurinformatie, etc. Je mag afwijken, als je maar “in control” bent • Nu beschikbaar op onze website
Inhoud Waarderingsinstructie • • • • •
Interne beheersing WOZ-proces centraal Zelf bewaken of het WOZ-proces op orde is Zelfevaluaties Beoordelingsprotocollen Bijlagen (IVS, eisen en voorbeelden taxatieverslagen, voorschrift mantelzorgwoningen, etc.)
Beschrijving WOZ-proces Interactie
Woningen
Niet-woningen
Systemen
Gegevensbeheer
Vakbekwaamheid
Beschrijving proces Woningen
2.1 Inleiding
Kwaliteitszorg
2.2 Marktanalyse
Stuurinformatie
2.3 Modelmatige waardebepaling 2.4 Eindbeoordeling
Evaluatie en conclusie Verwijzing
Beschrijving proces Gegevensbeheer
5.1 Inleiding 5.2 BR WOZ in stelsel
Kwaliteitszorg Stuurinformatie
5.3 Objectafbakening 5.4 Objectkenmerken
5.4 Synchroon houden LVWOZ
Evaluatie en conclusie Verwijzing
Een paar andere “highlights” • Informele werkwijze (voormeldingen etc.) in hoofdstuk Interactie • Ook meer aandacht voor: - Vakbekwaamheid - IT-risico’s (systemen)
Zelfevaluaties • Nieuwe invulling voortgangsinventarisaties • Sluiten aan op stuurinformatie, conclusies en maatregelen • Daarmee ook op beoordelingsprotocollen • In april en oktober andere onderwerpen • Kwaliteit taxaties aparte zelfevaluatie • Verzamelen kengetallen landelijk beeld blijft nodig
Zie: www.waarderingskamer.nl
Wat is interne beheersing?
Eva Man
Het geheel van beheersmaatregelen die erop gericht zijn om de door het management (of de organisatie) gestelde doelen te behalen.
Doelen? Doelmatigheid Kwaliteit van het product Klantgerichtheid Voldoen aan wettelijke eisen
Waar bestaat interne beheersing uit? Het geheel van beheersingsmaatregelen De inhoud van de beheersingsmaatregelen De aantoonbaarheid van beheersingsmaatregelen
Wat is de samenhang met een PDCA cyclus?
Medewerker <-> management Deelproces <-> hoger gelegen proces Beoordelen en verbeteren d.m.v de kwaliteitscirkel van Deming
Wat is de kwaliteitcirkel van Deming?
Het is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing.
Circa 1600 v Ch. Kwaliteitscontrole bij de Chinezen Late middeleeuwen In de wetenschap d.m.v. deductie, ervaring en inductie Eind 19e eeuw Systematische kwaliteitsverbetering van producten
Vier activiteiten Betere kwaliteit Continue kwaliteitsverbetering
De vier activiteiten: PLAN DO CHECK ACT
Eigen ervaring?
PDCA-cyclus en interne beheersing WOZ-proces Maatschappelijk belang <->goede waarde
Onze missie: De Waarderingskamer bevordert het vertrouwen in een adequate uitvoering van de Wet WOZ.
PDCA-cyclus en interne beheersing WOZ-proces Gemeenten en samenwerkingsverbanden van gemeenten:
Kwalitatief goed WOZ-proces Aandacht voor sturingsinformatie Bijsturing van het WOZ-proces Beheersing van risico’s (doelmatig)
Verbeteringen
Conclusie
Eigen onderzoek
Proces
Doorgaan
Nieuwe Waarderingsinstructie: WOZ-proces hoeft niet anders! Nog meer nadruk op interne beheersing
Aandacht voor: • permanente sturing • (zelf)evaluatie
Voorbeelden Ramon Eijnthoven en Marco Kuijper
Systemen
Systemen Waarderingsinstructie • Nieuw onderwerp Waarderingsinstructie • Twee risico’s: - Data integriteit - Interoperabiliteit • Kwaliteitszorg • Sturingsinformatie
Systemen gemeente Amersfoort 1. 2. 3. 4.
Gemeentelijk IT-architect, overzicht “keten” Beleidsmedewerker informatisering, beveiliging. Kwaliteitsmedewerker WOZ Van eilandautomatisering naar “keten”automatisering. 5. System Down ! Uitwijk? Gemeente Leusden. 6. Procesbeheersing. Hoe hou je de controle over de gegevensstromen.
Centrale rol WOZ (Key2Belastingen)
Vakbekwaamheid
Vakbekwaamheid gemeente Amersfoort • Alle taxateurs staan verplicht geregistreerd in het Nederlands Register Vastgoed Taxateur en doen jaarlijks de daarbij behorende verplichte bijscholing. • Aanstellingseisen nieuwe medewerkers. • Breder ontwikkelen = Breder inzetbaar. Bvb. bezwaarafhandelaar ook taxaties. • Niet alleen opleiding maar ook ervaring !
Vakbekwaamheid Waarderingsinstructie • Twintig rollen beschreven • Medewerker kan meerdere rollen vervullen • Rol kan intern en extern worden ingevuld • Vakbekwaamheid ook door ervaring • De vakbekwaamheid moet kunnen worden aangetoond • Dit jaar een nulmeting
Interactie
Interactie Waarderingsinstructie
• Resultaat WOZ-proces, veel links met andere onderdelen • Formeel en informeel contact met de belanghebbende • Leren van bezwaarprocedures is belangrijk (stuurinformatie!) • Maar ook: leren van informele contacten met belanghebbenden • Beoordelingsprotocol bezwaarschriften ontwikkeld
Interactie gemeente Amersfoort • Vooroverleg met grote woningbouwverenigingen/corporaties. Hierbij tevens jaarlijks de renovatiegegevens aanleveren. • Informeel contact over voorlopige WOZwaarden en hier ook meteen een opgavenformulier aan koppelen voor controle van je VLOK/KOUD-codes. Aantallen inzichtelijk.
Interactie gemeente Amersfoort • Informeel bezwaar. Direct contact met taxateur van de desbetreffende wijk en binnen een week ambtshalve bericht bij waardeaanpassing. • Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt om de reacties te verwerken !
Stuurinformatie Totaal verstuurd 12176 Reactie: 2432 19,9%
Stuurinformatie
Juistheid kenmerken
Juistheid kenmerken gemeente Amersfoort • Mutatiedetectie, jaarlijks luchtfotovergelijking om illegale bouw en vergunningsvrije bouw te detecteren. • In de “Keten” denken! Belangrijk samenwerking met basisregistratie gebouwen en de afdeling vergunning toezicht en handhaving. • Als gevolg van mutatiedetectie 2015 welke door de afdeling WOZ is uitgevoerd worden nu +/- 60 inwoners aangeschreven om alsnog vergunning in te dienen.
Juistheid kenmerken Waarderingsinstructie • Jaarlijks een eigen onderzoek met conclusie en eventueel verbetermaatregelen • Speerpunt in ons toezicht • Werkinstructie met definities • IAAO principe: object elke 5 jaar beoordelen (maar wel blijven nadenken)
