W E R K A A N W E R K G E V E N

WERK AANW ERKG EVEN ONDERDELEN VAN WERKGEVERSCHAP IN HET JEUGDHUIS

WERK AAN WERKGEVEN ONDERDELEN VAN WERKGEVERSCHAP IN HET JEUGDHUIS 65 jeugdhuizen in Vlaanderen stellen personeelsleden tewerk die jongeren ondersteunen om hun eigen plek uit te bouwen. Werken in een jeugdhuis is vaak zowel voor de werknemer als de werkgever een leerrijke en uitdagende onderneming. De tocht begint met de aanwerving, een spannende fase. De keuzes die hier gemaakt worden hebben een belangrijke impact op de organisatie. Maar werkgever zijn is meer dan aanwerven alleen. “Werk geven” doe je niet éénmalig maar ook in de dagen, weken, maanden en jaren na de ondertekening van het contract. Via informele en formele gesprekken, soms als mentor of coach en soms als baas. Jeugdhuizen zijn plekken die zichzelf vernieuwen en kansen geven aan nieuwe generaties jongeren om het roer in handen te nemen. Die golven van vernieuwing zien we zowel in de raden van bestuur, als onder de personeelsverantwoordelijken en de beroepskrachten zelf. Dat zorgt voor veel “roulatie” en dus een frisse en jonge sector om in te werken. Het kan echter ook leiden tot het verliezen van kennis van de organisatie, zeker in jeugdhuizen waar de wissel van de wacht niet optimaal verloopt.

INHOUD 3 5 6 8 9

Goede opvolging van beroepskrachten en positieve verhalen van tewerkstelling in de jeugdhuizen zijn nodig. Ze dragen bij aan een positief imago voor de sector als aantrekkelijke werkgever. Zo kunnen we interessante en sterke profielen blijven aantrekken. Personeelsverantwoordelijken hebben dus niet alleen tijdens de aanwervingsprocedure een belangrijke taak, maar ook daarna, wanneer het ‘echte werk’ begint: de ondersteuning en opvolging van de beroepskrachten.

ADRESBOEK VISIE OP TEWERKSTELLING SLEUTELFIGUREN AANWERVINGSPROCEDURE SLEUTELFIGUREN PRAKTISCH OPVOLGING UIT DIENST

MEER INFORMATIE

Deze publicatie is gemaakt voor personeelsverantwoordelijken en geeft een beknopt overzicht van de basisingrediënten van een goed personeelsbeleid in jouw jeugdhuis. Verschillende praktische zaken worden kort uitgelegd. Deze tekst biedt een overzicht zonder te veel details. Het zijn puzzelstukken. We verwijzen in de tekst door naar plekken waar je wel de puntjes op de i kunt vinden.

Formaat De Wittestraat 2 2600 Berchem. T (03) 226 40 83 [email protected] www.formaat.be

Formaat maakt in de komende maanden nieuwe publicaties over het jeugdhuis als werkgever. Dit is alvast een voorproefje.

2 Formaat - WERK AAN WERKGEVEN - Onderdelen van werkgeverschap in het jeugdhuis – versie augustus 2014

ten: voor een relatief lage kost zit je jeugdhuis ‘safe’ wat betreft administratieve werkgeversverplichtingen voor, tijdens en na tewerkstelling. Lidmaatschapskosten worden doorgaans berekend op basis van het aantal personeelsleden. Daarnaast betaal je ook administratiekosten voor bijkomende vragen en diensten. Let op! Voor bijkomende vragen stap je best eerst naar Sociare (zie vorige), aangezien je jeugdhuis gratis beroep doet op deze dienst. Via de website van de FOD Sociale Zekerheid vind je alle erkende sociale secretariaten en hun gegevens terug. www.socialsecurity.fgov.be/nl/links/secretariaten.htm

ADRESBOEK FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG Op de website van het FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg vind je alle actuele informatie over de huidige regelgeving, werkgeversverplichtingen, cao’s … De website is erg uitgebreid, maar is een nuttig instrument voor wie diepgaande informatie wenst over bepaalde thema’s. www.werk.belgie.be/home.aspx

HRWIJS HRwijs is een deelwerking van Verso, de vereniging voor Social Profit Ondernemingen. Op hun website vind je heel wat tools en good practices voor onderdelen van het personeelsbeleid. HRwijs organiseert ook inspiratiesessies en beantwoordt vragen met betrekking tot medewerkersbeleid via een helpdesk. www.hrwijs.be

ARBEIDSONGEVALLENVERZEKERING Deze verzekering afsluiten is verplicht. Je kan vrij kiezen bij wie je een arbeidsongevallenverzekering afsluit.Vanuit Formaat raden we aan om verzekeringen af te sluiten bij IC. Via de website van het Fonds voor Arbeidsongevallen, die de verzekeringsinstellingen controleert, vind je alle informatie over dit thema. Je vindt er ook een lijst van erkende verzekeringsinstellingen. www.faofat.fgov.be

FORMAAT Formaat is de federatie voor jeugdhuizen en ondersteunt de tewerkstelling in de jeugdhuizen. Gebruik ons als eerste aanspreekpunt voor vragen over tewerkstelling of bij een aanwerving. We denken graag mee over strategische keuzes in het medewerkersbeleid en geven advies op aanwervingsprocedures, etc. We organiseren ook een vormingsaanbod op maat van de noden van beroepskrachten in jeugdhuizen. www.formaat.be

ARBEIDSINSPECTIE: TOEZICHTHOUDER OP DE SOCIALE WETTEN Als werkgever dien je het arbeidsreglement mee te delen aan de Toezichthouder op de Sociale wetten, kortgezegd de arbeidsinspectie. Wie zich aan de regels houdt krijgt niet snel een bezoekje van de inspectie. Contactgegevens van jouw lokaal kantoor vind je op de website van het FOD. www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=6552

EXTERNE DIENSTEN VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK Aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming is verplicht, daarover later meer. Een overzicht van externe instellingen vind je op onderstaande website. www.werk.belgie.be/erkenningenDefault.aspx?id=5040

SOCIARE Sociare is de belangenbehartiger voor werkgevers in de socioculturele sector. Wie lid is van Formaat, is automatisch aangesloten bij Sociare en kan beroep doen op al hun diensten. De website biedt heel wat informatie en modeldocumenten. Via Formaat kan je jeugdhuis een paswoord opvragen mocht jouw personeelsverantwoordelijke dit niet (meer) hebben. Het paswoord is de sleutel tot een massa aan informatie en antwoorden op frequent gestelde vragen. Aarzel niet om de organisatie te contacteren met specifieke vragen of voor feedback op documenten (contracten, arbeidsreglement, etc). www.sociare.be

TEWERKSTELLINGSMAATREGELEN Bij het plannen van een nieuwe aanwerving is het altijd goed om te bekijken of je beroep kan doen op tewerkstellingsmaatregelen. Die kunnen je een pak geld besparen. Via de website van VDAB kan je verschillende maatregelen bekijken. Hun website ‘Aan De Slag’ geeft een overzicht van de maatregelen waar een potentiële werknemer al of niet beroep op kan doen. www.vdab.be/jobs/maatregelen www.aandeslag.be

SOCIAAL SECRETARIAAT Een sociaal secretariaat levert alle mogelijke diensten rond de verplichte administratieve aspecten van tewerkstelling, zoals de Dimona-aangifte, RSZ, vakantiegeld berekenen, lonen storten, fiscale fiches opmaken … Aansluiten bij een sociaal secretariaat is niet verplicht aangezien je de administratieve verplichtingen ook zelf kan vervullen. We raden toch sterk aan om je aan te slui-


VISIE OP TEWERKSTELLING

SLEUTELFIGUREN • Verantwoordelijke tewerkstelling • Werkgroep personeel • Coördinator

AANWERVINGSPROCEDURE • Functieprofielen • Vacatures • Sollicitatiecommissie

IN DIENST

• Arbeidsovereenkomst • Administratieve verplichtingen • Externe dienst voor Preventie en Bescherming • Arbeidsongevallenverzekering • Dimona-aangifte • Kinderbijslagfonds, vakantiefonds

PRAKTISCH

• Soorten contracten • Loonkost • Loonanciënniteit • Arbeidsreglement • Proeftijd • PC.329 • CAO arbeidsduur en sectorale flexibiliteit • Sectorbarema • Woon-werk verplaatsingen, beroepsverplaatsingen • Vakantie, feestdagen • Vakantiegeld • Loonindexatie • Afwezigheden • Arbeidsongeschiktheid • Urenregistratie • Personeelsmap

OPVOLGING • Onthaalbeleid • Functiebeschrijving • Functionerings-gesprek • Evaluatiegesprek • Vinger aan de pols • Vorming

UIT DIENST

• Arbeidsovereen-komst beëindigen • Opzegtermijn • Administratieve verplichtingen


COÖRDINATOR In jeugdhuizen met meerdere personeelsleden neemt de coördinator (jeugdhuisverantwoordelijke) vaak een deel van de personeelsbevoegdheden op zich, zowel wat betreft administratie als perso-neelsmanagement. Hij kan in dat geval een aantal taken delen met of overnemen van de verantwoordelijke voor tewerkstelling.

VISIE OP TEWERKSTELLING

We raden aan om in dit geval een stevige ondersteuning te voorzien vanuit de werkgroep personeel, die nog altijd de belangrijkste verantwoordelijkheid draagt wat betreft het vormgeven van een tewerkstellingsbeleid. De werkgroep is bovendien het aanspreekpunt voor de coördinator zelf, die net als de andere personeelsleden een werknemer is van het jeugdhuis.

Een centraal element binnen personeelsbeleid is een visie op tewerkstelling. Elke beslissing en elke actie in het personeelsbeleid vertrekt vanuit deze visie op de tewerkstelling. Een visietekst vertelt waarom het jeugdhuis personeel wil tewerkstellen, wat het verwachte effect op het jeugdhuis en de vrijwilligers is. Wat de rol, taak en plaats zijn van het personeel én van de RvB. Zonder deze visie is er geen doel, zonder doel geen plan, zonder plan geen beleid, zonder beleid geen resultaat.

AANWERVINGS PROCEDURE

Alvorens na te denken over alle aspecten die in de volgende alinea’s aan bod komen, is de allereerste reflex die het jeugdhuis moet maken het formuleren van een visie. Formaat denkt graag mee over de visie op personeel van jouw jeugdhuis en geeft feedback op visiedocumenten.

FUNCTIEPROFIELEN Functieprofielen zijn een belangrijke ruggensteun voor de werkgroep personeel de zoektocht naar personeel. Een functieprofiel beschrijft het profiel (vaardigheden, persoonskenmerken, kennis), de taken en de positie verbonden aan de functie van een personeelslid. Dit is de basis voor de vacature, om kandidaten te beoordelen tijdens de aanwervingsprocedure en in de verdere begeleiding van het personeelslid (functionerings- en evaluatiegesprekken). De meest voorkomende functieprofielen zijn: coördinator, educatief medewerker (algemeen, projectmedewerker artistieke expressie of projectmedewerker ondernemerschap), logistiek of administratief medewerker. Functieprofielen kunnen met het jeugdhuis mee evolueren. We raden aan om deze bijvoorbeeld om de twee jaar te bekijken en indien nodig bij te sturen.

SLEUTELFIGUREN VERANTWOORDELIJKE TEWERKSTELLING Dit is het eerste aanspreekpunt m.b.t. de tewerkstelling in het jeugdhuis. Hij/zij is de contactpersoon in de RvB voor alle vragen of bezorgdheden bij het personeel en vertegenwoordigt het jeugdhuis als werkgever. Met vragen over lonen, vakantieregeling … kunnen de personeelsleden bij hem/haar terecht. Hij/zij is de contactpersoon voor externe organisaties zoals het sociaal secretariaat, arbeidsinspectie, Formaat, de gemeente …

EEN VACATURE Een vacature bevat minstens de volgende onderdelen: titel, omschrijving van de organisatie, functiebeschrijving (taken, verantwoordelijkheid), profiel (houding, kennis, vaardigheden), praktisch aanbod (soort contract, loon), selectieprocedure en contactgegevens. Zorg dat jouw vacature gezien wordt door de juiste profielen. Besteed daarom voldoende aandacht aan de verspreiding via de juiste kanalen. Vacatures staan meestal een maand open. Gewoonlijk organiseert de PV (personeelsverantwoordelijke) de verspreiding en is hij/zij het aanspreekpunt.

WERKGROEP PERSONEEL Een werkgroep personeel bestaat in het ideale geval uit drie of vier afgevaardigden uit de RvB en wordt getrokken door de verantwoordelijke voor tewerkstelling. De werkgroep personeel voert de visie op tewerkstelling van het jeugdhuis uit. De werkgroep zorgt dat er een plan is m.b.t. de tewerkstelling, voert dat plan uit en rapporteert aan de RvB. De werkgroep heeft een bepaalde autonomie maar goede communicatie tussen de werkgroep, de rest van de RvB en de AV is essentieel. Een aparte werkgroep voor het personeel is geen wettelijke vereiste maar raden we wel sterk aan. Indien er geen aparte werkgroep bestaat, besteedt de verantwoordelijke voor tewerkstelling extra aandacht aan het agenderen van personeelszaken op de RvB.

Formaat ondersteunt je met tools en feedback bij het opstellen van een vacature.


LOONANCIËNNITEIT

• Kinderbijslagfonds (vanaf dag 1 tewerkstelling, ook voor werknemers zonder kinderen); • Dienst ter preventie en bescherming (ten laatste 90 dagen na aanvang); • Arbeidsongevallenverzekering (vanaf dag 1 tewerkstelling).

De werkgever bepaalt in het arbeidsreglement welke vorige arbeidsbetrekkingen in aanmerking komen voor het toekennen van loonanciënniteit. Het is gebruikelijk dat ervaring in een gelijkaardige functie wordt meegerekend in het toekennen van anciënniteit. De werknemer moet deze ervaring wel kunnen bewijzen aan zijn werkgever.

EXTERNE DIENSTEN VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK

DE SOLLICITATIECOMMISSIE

Iedere werkgever moet een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Deze ondersteunt hem bij het toepassen van de te nemen maatregelen in het kader van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Omdat jeugdhuizen te klein zijn om zo’n dienst op te richten, kunnen ze beroep doen op een externe dienst. Intern moeten ze wel een preventieadviseur aanstellen ter behartiging van de preventiemaatregelen. De dienst preventie heeft verschillende doelstellingen: arbeidsrisico’s identificeren, preventieplannen opstellen, oorzaken van arbeidsongevallen onderzoeken, advies geven. Gegevens van deze diensten vind je in het adresboek.

Drie of vier mensen vormen samen een sollicitatiecommissie. Meer is niet nodig om een goed zicht te krijgen op interessante kandidaten. Het is aan te raden om twee à drie leden van de werkgroep personeel te versterken met minstens één externe persoon die het jeugdhuis kent en/of ervaring heeft met sollicitaties. Formaat geeft advies tijdens sollicitatiegesprekken en bereidt het gesprek mee voor. Betrek eventueel de jeugddienst als externe partij in de commissie. Dit is een belangrijke stakeholder.

EEN ARBEIDSONGEVALLENVERZEKERING Het is verplicht een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten vóór de eerste werkdag. Anders volgt een sanctie. Contactgegevens vind je terug in het adresboek.

SLEUTELFIGUREN

DIMONA-AANGIFTE

EEN ARBEIDSOVEREENKOMST

De Dimona-aangifte houdt in dat je de RSZ op de hoogte brengt dat er een werknemer bij jou in dienst gaat. Ook hier volgt een sanctie indien je de tewerkstelling niet op tijd doorgeeft (uiterlijk bij indiensttreding).

Een arbeidsovereenkomst is een overeenkomst waarbij een persoon zich ertoe verbindt om tegen loon, zijn arbeid ten dienste te stellen van een andere persoon. De werknemer aanvaardt hierbij het gezag van een werkgever. De vier essentiële elementen van de arbeidsovereenkomst zijn: • de overeenkomst (het wederzijds akkoord); • de arbeid (een bondige omschrijving van de taak); • het loon (in absolute cijfers of via verwijzing naar barema); • het gezag van de werkgever (dit is het ondergeschikt verband).

We raden aan om de Dimona-aangifte te regelen via het sociaal secretariaat.

KINDERBIJSLAGFONDS De aansluiting bij het kinderbijslagfonds is gratis en moet gebeuren binnen de 90 kalenderdagen na de aanwerving van de eerste werknemer. Na die termijn wordt de werkgever automatisch aangesloten bij het Federale agentschap voor de kinderbijslag (FAMIFED). De meeste sociale secretariaten bieden deze dienst eveneens aan. Zie adresboek.

We raden aan om elke arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen, ook wanneer dit niet wettelijk verplicht is. De RvB is eindverantwoordelijk voor de aanwerving en wordt op de overeenkomst gewoonlijk vertegenwoordigd door de voorzitter. Contacteer Sociare voor modeldocumenten en feedback.

ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN EN AANSLUITINGEN

PRAKTISCH

Zoals eerder aangegeven dien je voor het starten van een arbeidsovereenkomst verschillende administratieve plichten en aansluitingen te vervullen. Sommige daarvan gebeuren automatisch. We raden je aan om je hiervoor aan te sluiten bij een sociaal secretariaat. Zo ben je zeker dat je in orde bent met alle formaliteiten en vermijd je boetes en toeslagen.

SOORTEN CONTRACTEN Wanneer je een tewerkstelling wil opstarten, beslis je eerst over het soort contract dat je aanbiedt. Afspraken over het soort contract worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst (zie later). Er zijn vijf belangrijke categorieën van contracten. We raden aan om contracten altijd schriftelijk op te stellen.

De belangrijkste formaliteiten: • Dimona-aangifte bij RSZ (vanaf dag 1 tewerkstelling);


• Onbepaalde duur: Je gaat een overeenkomst aan waarvan de duur niet op voorhand is vastgelegd. Dit is de meest courante vorm van een arbeidsovereenkomst. Let op! Elk contract waar de einddatum niet is vastgelegd, wordt beschouwd als contract voor onbepaalde duur. • Bepaalde duur: Begin- en einddatum zijn essentiële elementen. Je werft bijvoorbeeld iemand tijdelijk aan voor projectwerk. Het contract loopt automatisch af, zonder opzegmodaliteiten. Let op! Voor opeenvolgende contracten van bepaalde duur gelden strenge voorwaarden. • Nauwkeurig omschreven werk: In deze arbeidsovereenkomst is niet de precieze duurtijd omschreven, maar wel het uit te voeren werk. Een nauwkeurige omschrijving is wel noodzakelijk om de duurtijd te kunnen inschatten. Een voorbeeld is een reeks workshops geven, drukwerk vormgeven … • Interim: Dit valt gedeeltelijk samen met de vervangingsovereenkomst (zie hieronder). De arbeidsovereenkomsten voor tijdelijke arbeid en uitzendarbeid kunnen alleen in welbepaalde gevallen worden gesloten : tijdelijke vervanging van een vaste werknemer, om tegemoet te komen aan buitengewone vermeerdering van het werk, de uitvoering van uitzonderlijk werk of voor bepaalde artistieke prestaties. • Vervangingsovereenkomst: Deze moet schriftelijk opgesteld zijn en uiterlijk ondertekend worden bij de indiensttreding. Vermeld de naam van werknemer die vervangen wordt, de reden van vervanging en afwijkingen op de gangbare opzeggingsmodaliteiten.

Formaat heeft een tool om loonkost te berekenen, aangepast aan de sector. Voor een dubbelcheck kan je ook terecht bij het sociaal secretariaat. Let wel, zij rekenen kosten aan voor het maken van deze schatting. Op de website van Sociare vind je een overzicht van de extralegale voordelen die je kunt toevoegen aan het loon (maaltijdcheques, gsm, etc). Voor werkgevers die bepaalde profielen (jonge of langdurig werkzoekenden, laaggeschoolden) in dienst nemen, bestaan er verschillende kortingen. Deze kunnen financieel voordelig zijn voor het jeugdhuis. Bekijk zeker of het gewenste profiel voor een vacature uit één van deze groepen kan komen. Op de website Aan de Slag (zie adresboek) vind je een overzicht van bestaande tewerkstellingsmaat-regelen.

EEN ARBEIDSREGLEMENT Een arbeidsreglement is verplicht voor elke werkgever zodra een tewerkstelling loopt. Het bevat algemene afspraken over de tewerkstelling onder de rubrieken zoals werkroosters en loon (vb. datum van uitbetaling) maar ook over rechten en plichten van de werkgever en de werknemer. Elk reglement moet bij opmaak of wijziging bezorgd worden aan de arbeidsinspecteur en alle werknemers moeten het arbeidsreglement ten allen tijde kunnen raadplegen. Het reglement komt van pas bij eventuele conflicten over de dagelijkse praktische invulling van een functie (uurroosters, afwezigheid, alcoholgebruik op het werk, verlofperiode en -aanvragen, etc). Sociare helpt je bij het opstellen of aanpassen van jouw arbeidsreglement met modellen en feedback. De contactgegevens van de arbeidsinspecteur vind je in het adresboek

Alle contracten kunnen zowel voltijds als deeltijds worden afgesloten. Voor deeltijdse arbeid dient altijd een schriftelijk akkoord te worden afgesloten. Deze vorm is bovendien strikt gereglementeerd. Er bestaan soepelere tewerkstellingsvormen die meer flexibiliteit bieden aan de opdrachtgever (het jeugdhuis) en de uitvoerder. Voorbeelden zijn freelancecontracten en de 25-dagenregel. Deze vormen zijn nuttig om iemand te verlonen voor een kleine opdracht. Meer gedetailleerde informatie en aandachtspunten over soorten contracten vind je op de website van Sociare.

PROEFTIJD (LET OP: VERANDERINGEN!) Tot eind 2013 werd meestal een beding van proeftijd opgenomen in een contract. De reglementering hierrond is veranderd. Vanaf 2014 werd het beding van proeftijd vervangen door aangepaste opzegtermijnen. Clausules van proeftijd zijn vanaf dan nietig. Dit wil zeggen dat het geen zin heeft om deze clausules nog op te nemen in nieuwe arbeidsovereenkomsten.

LOONKOST, BRUTO, NETTO Een loon bestaat uit verschillende onderdelen. De werknemer ontvangt zijn nettoloon pas nadat RSZ (sociale zekerheid) en bedrijfsvoorheffing zijn afgetrokken van het brutoloon. Daarnaast moet een werkgever ook sociale lasten betalen (patronale bijdragen) dit zijn o.a. bijdragen voor pensioenen, ziekteverzekering en werkloosheid.

PC329 Een Paritair Comité is een overlegplatform tussen werkgevers en werknemers dat afspraken maakt over de arbeidsvoorwaarden voor een bepaalde sector. Jeugdhuizen vallen onder Paritair Comité 329. De afspraken worden gebundeld in cao’s (collectieve arbeidsovereenkomsten) en deze cao’s zijn bindend voor de sector.

Onthoud dat vooral het brutoloon belangrijk is bij vaststellen van een loon. Via het brutoloon kan de werknemer inschatten hoeveel hij overhoudt (nettoloon) en kan de werkgever inschatten hoeveel de totale loonkost zal bedragen. De totale loonkost bedraagt al snel het dubbele van het brutoloon. Houd dit dus goed in het achterhoofd, zodat je een correct aanbod kan doen aan sollicitanten, zonder dat je de middelen van het jeugdhuis in gevaar brengt.

CAO: ARBEIDSDUUR EN FLEXIBILITEIT Werken in de socio-culturele sector vergt soms flexibiliteit van de werknemer om op andere momenten te werken dan de uren die in de arbeidsovereenkomst staan. Een cao bepaalt de voorwaarden om buiten dit uurrooster te werken. Onze sector wordt doorgaans gecompenseerd met verlof (recup). De regelgeving


AFWEZIGHEDEN

rond arbeidsduur, flexibiliteit en compensatie is complex en er zijn verschillende uitzonderingen. Op de website van Sociaire vind je alle gedetailleerde info. Contacteer gerust de organisatie met specifieke vragen.

De meest voorkomende afwezigheden zijn ziekte, klein verlet en onbetaald verlof. Vaak bestaan er uitzonderingen voor deeltijdse werknemers. Indien mogelijk dient de werknemer de afwezigheid in overleg met de werkgever te plannen. In het arbeidsreglement worden hierover afspraken gemaakt. Procedures voor onbetaald verlof en sancties bij ongewettigde afwezigheid komen ook allemaal in het arbeidsreglement terecht.

SECTORBAREMA: MINIMUMLOON Een loon uitbetalen onder het sectorbarema kan niet. Een hoger loon afspreken kan wel, de werkgever kan daarbij de voorwaarden bepalen. Let er op dat het barema ook bepaalde ‘sprongen’ toepast voor werknemers die een bepaalde tijd in dienst zijn. Op de website van Sociare vind je het barema volgens functie en anciënniteit.

ARBEIDSONGESCHIKTHEID Arbeidsongeschiktheid is een vorm van afwezigheid door medische omstandigheden. Deze afwezigheid moet bij de werkgever bewezen worden met een doktersbriefje (of attest van adviserend geneesheer / arbeidsgeneesheer) binnen de twee dagen na de eerste dag van afwezigheid. De werknemer is ook verplicht de werkgever meteen op de hoogte te brengen bij aanvang én bij verlenging van de ongeschiktheidsperiode. Hoe dat precies moet gebeuren staat in het arbeidsreglement. De eerste dertig dagen arbeidsongeschiktheid worden gedekt door de werkgever, daarna neemt de ziekteverzekering over.

WOON-WERKVERPLAATSINGEN Woon-werkverplaatsingen worden niet als arbeidsduur gezien. De werkgever is wel verplicht om een deel van de kosten die de werknemer maakt, zowel voor fiets, auto als openbaar vervoer terug te betalen. Er is een speciale regeling voor deeltijders. Het sociaal secretariaat neemt de berekeningen voor zich. Bezorg hen op tijd de juiste actuele informatie.

URENREGISTRATIE

VAKANTIE, ADV-DAGEN, FEESTDAGEN EN ANDER VERLOF

Om overuren, recuperatie en verlof correct te berekenen en toe te kennen is een systeem van urenregistratie nodig. We raden aan om een transparant systeem te gebruiken om discussie over arbeidstijd te vermijden.

Voltijdse werknemers hebben recht op minimum 20 dagen betaald verlof per jaar. Wanneer deze vallen spreek je onderling af met je werknemer of via het arbeidsreglement. Daarnaast heeft elke werknemer recht op minstens tien wettelijke (betaalde) feestdagen per jaar.

Sociare stelt een tool ter beschikking van haar leden. Meer informatie vind je op www.jouwtijd.be of de website van Sociare. Via een gedeelde agenda (Outlook, Google …) kan een personeelslid makkelijk de werkuren bijhouden.

De wettelijke feestdagen vind je op www.belgium.be/nl/werk/ loopbaanbeheer/verlof_en_loopbaanonderbrekingen/feestdagen/ Werknemers onder de 25, afgestudeerd in het huidige of vorige jaar hebben recht op jeugdvakantie. Meer info via de website van FOD Arbeid.

DE PERSONEELSMAP We raden aan om een personeelsmap samen te stellen met alle belangrijke documenten m.b.t. de tewerkstelling van alle medewerkers. Een goede personeelsmap bevat alle arbeidsovereenkomsten, aansluitingsgegevens van Sociare, Sociaal Secretariaat, Dimona-aangiftes …

VAKANTIEGELD • Enkelvoudig vakantiegeld is het loon voor de genomen vakantiedagen. • Het dubbel vakantiegeld is een vakantietoeslag die je uitbetaalt in de maand waarin de hoofdvakantie begint, in de praktijk vaak mei of juni. Recht op vakantie en vakantiegeld wordt verworven op basis van eerdere prestaties. Dat wil zeggen dat nieuwe of overgestapte werknemers vaak geen of minder recht hebben op vakantie(geld).

OPVOLGING ONTHAALBELEID (ONTHAALMAP, CHECKLIST, PETER/METER)

Op de website van Sociare vind je alle informatie over vakan tie(geld). Het sociaal secretariaat berekent de vakantie en het vakantiegeld.

Wie aan de slag gaat in een jeugdhuis wordt vaak verwacht om zelfstandig vorm te geven aan zijn/haar job. Dat betekent echter niet dat je iemand zomaar los kunt laten na het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. Een doordacht onthaalbeleid is essentieel om een nieuwe medewerker vlot in te werken en snel alle aspecten van de job te leren kennen. In een onthaalmap bundel je alle praktische informatie die een werknemer in de eerste maanden van de inwerkingsperiode nodig heeft. Maar het kan

LOONINDEXATIE Een maandloon evolueert mee met de index. Eventuele stijging wordt berekend door het sociaal secretariaat. Ook Sociare licht werkgevers in bij stijging van de index.


meer zijn dan dat. Als de map een tool wordt die het leerproces ook vormgeeft. Dan kan ze als basis dienen voor een eerste functionerings- en evaluatiegesprek.

goede verstandhouding afgesloten wordt. Een bijkomend evaluatiegesprek kan plaatsvinden op vraag van de medewerker. Tip: Besteed (net zoals bij het functioneringsgesprek) voldoende aandacht aan de setting waarin dit gesprek plaatsvindt: een rustige en neutrale plek waar je ongestoord kun praten.

Een uitgebreid voorbeeld van een onthaalmap vind je op de website van HRwijs.

DE FUNCTIEBESCHRIJVING

VINGER AAN DE POLS

De functiebeschrijving is de basis voor de vacature en blijft het centrale document in de verdere opvolging van een personeelslid. De taken, verantwoordelijkheden en resultaten die bij een functie horen staan er in opgesomd. De functiebeschrijving zegt iets over de functie en niet over de persoon die ze uitoefent. Je kunt functiebeschrijvingen uitbreiden met competentieprofielen (die zeggen wel iets over de persoon). Werken met competentieprofielen is wel erg intensief. De beschrijving van een functie blijft een van de centrale documenten in de opvolging van een medewerker. Zoals eerder aangegeven kan deze functiebeschrijving ook mee evolueren met de uitdagingen van het jeugdhuis.

Tussen de functionerings- en evaluatiegesprekken door vinden natuurlijk talrijke informele contacten plaats tussen werknemer en leidinggevende. Zorg dat je hier aandacht voor hebt en bijvoorbeeld minstens wekelijks enkele minuten contact hebt met een medewerker om concrete gebeurtenissen te bespreken. Pols naar aspecten van het functioneren en verzamel hieruit ondertussen materiaal voor de formele gesprekken.

HET FUNCTIONERINGSGESPREK

VORMING

Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen werkgever (in sommige gevallen de leidinggevende coördinator) en werknemer. Tijdens dit gesprek wordt de functiebeschrijving naast het functioneren van de medewerker gelegd. Dat zorgt er voor dat concrete cases niet besproken worden. Onderwerpen zijn o.a. de verwachte resultaten van de job, de samenwerking met collega’s en leidinggevenden. In dit gesprek geven zowel de werkgever als de werknemer bezorgdheden en werkpunten aan en formuleren ze samen acties om die aan te pakken. Het gesprek is op de toekomst, op ontwikkeling gericht. Het verslag van een functioneringsgesprek dient als basis voor het volgende functionerings- of evaluatiegesprek en het is de verantwoordelijkheid van de PV (of leidinggevende coördinator) om dit verslag op te stellen en te bewaren. Er bestaan verschillende sjablonen om het gesprek voor te bereiden, te voeren en verslag te nemen.

Werknemers de kans geven en stimuleren om vorming te volgen is een manier om beroepskrachten zuurstof, nieuwe kennis en inzichten, inspiratie te geven. Het is overigens ook via een cao verplicht om jaarlijks een aantal uur vorming aan te bieden aan de werknemers in jouw organisatie. Onderzoek in functioneringsgesprekken waar de vormingsnoden zich bevinden. Zoek daarna samen een interessant aanbod.

Tip: Maak gerust duidelijk welke waarden je in de dagelijkse communicatie belangrijk vind als werkgever (openheid, transparantie, etc).

Formaat heeft een vormingsaanbod met verschillende thema’s voor zowel beginnende als gevorderde beroepskrachten.

UIT DIENST

Voor beginnende medewerkers raden we aan om dit elke 6 maanden te doen, afgewisseld met een evaluatiegesprek (zie onder). Voor medewerkers die al langer in dienst zijn kan dit jaarlijks.

EEN ARBEIDSOVEREENKOMST BEËINDIGEN Zowel werkgever als werknemer kunnen de arbeidsovereenkomst ten allen tijde beëindigen, mits ze de geldende regels respecteren. Weet dat er sommige periodes zijn waarin werknemers beschermd zijn tegen ontslag (zwangerschap, ziekte, etc). Contacteer Sociare om dit na te gaan zodra er plannen zijn tot ontslag. Kijk ook na of er specifieke regels zijn voor bepaalde soorten contracten (vb. specifiek omschreven werk, vervangingsovereenkomst, bepaalde duur).

Op de website van HRwijs vind je een uitgebreide case over toepassing van functioneringsgesprekken in een opleidingscentrum.

HET EVALUATIEGESPREK Het evaluatiegesprek vertrekt vanuit de leidinggevende (PV) en is een eenzijdige evaluatie van het functioneren van een medewerker. Het gesprek is meer eenrichtingsverkeer en evalueert werkpunten en acties die besproken werden in eerdere functioneringsgesprekken. De leidinggevende plant het gesprek en bereidt het voor. Dit is doorgaans de personeelsverantwoordelijke of coördinator. Hij/zij verzamelt hiervoor op voorhand argumenten en feiten die de beoordeling ondersteunen. Ook van dit gesprek wordt een verslag bijgehouden. Wees constructief, maar ook eerlijk. Laat de werknemer reageren zodat het gesprek in

Er zijn verschillende manieren waarop een arbeidsovereenkomst kan beëindigd worden. Het is belangrijk om de formele regels te respecteren en zo boetes te vermijden. • Opzegging Wanneer er geen dringende redenen zijn, kan je een arbeidsovereenkomst beëindigen via opzeg. Daarbij breng jij de werk-


nemer aangetekend op de hoogte van ontslag en vermeld je begin en einde van de opzegperiode. Houd je aan de wettelijke termijnen. De werknemer kan een tegenopzegging voorstellen om de opzegtermijn te verkorten en heeft recht op sollicitatieverlof. De werknemer hoeft zijn opzeg niet aangetekend mee te delen. Ook de opzegtermijn is korter. • Verbreking De verbreking is eenzijdig en maakt een onmiddellijk einde aan het contract. Er zijn geen vormvereisten. De verbreker dient wel een verbrekingsvergoeding te betalen voor het loon dat verschuldigd is voor de duur van de resterende opzeggingstermijn zoals die er zou zijn bij ontslag via opzegging. • Ontslag om dringende redenen Ontslag om dringende redenen kan op elk moment wanneer de werknemer of de werkgever een ernstige fout begaat die elke samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt. Er zijn geen vormvereisten, maar binnen de drie dagen na het ontslag bezorg je een aangetekende motivatie. Neem contact op met een medewerker van Sociare om alle stappen van het ontslag te doorlopen. Op hun website vind je meer gedetailleerde informatie.

Let op! Dit is enkel voordelig voor de werknemer wanneer hij een job in het vooruitzicht heeft. Anders is hij vrijwillig werkloos en kan hij geen beroep doen op een uitkering.

DE OPZEGTERMIJN De opzegtermijn is de periode tussen de kennisgeving van het einde van de arbeidsovereenkomst, en het einde van de effectieve laatste werkdag. De termijn verlengt automatisch, naarmate iemand langer in dienst is, maar er is een plafond. Let op de factoren die de duur van een opzegtermijn beïnvloeden (arbeidsongeschiktheid, gewoon verlof, sollicitatieverlof, feestdagen, etc). Een ontslagen werknemer kan ook per brief een tegenopzegging doen, zo wordt de normale opzegtermijn ingekort. Neem best contact op met Sociare om alle informatie samen te leggen en de datum van de laatste werkdag te bepalen.

ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN UIT DIENST Ook wanneer een werknemer uit dienst gaat is er heel wat administratie te doen, waaronder een nieuwe Dimona-aangifte. Dit keer om aan te geven dat iemand uit dienst is. Ook het aanmaken van attesten (vb. vakantiegeld, C4 …) is een van de formaliteiten. Het sociaal secretariaat doet een deel van deze administratie. Een volledig overzicht van de formaliteiten vind je bij Sociare.

• Wederzijds akkoord Werkgever en werknemer kunnen ook onderling beslissen om de samenwerking stop te zetten. Er zijn geen vormvereisten, al leg je het akkoord best schriftelijk vast.


W E R K A A N W E R K G E V E N

Recommend Documents