VZW Hockey Club Phoenix, Berkendreef 7, 3910 – Neerpelt Ondernemingsnummer : 0845.639.268 Verslag algemene ledenvergadering HCPH gehouden te Damsheide op 25/09/15 Lijst van de aanwezigen:
1. Opening door de Voorzitter. De voorzitter verwelkomt de aanwezige leden. Naast de technische informatie die zal volgen, benadrukt hij enkele belangrijke punten zoals : a. De rol van de AV als communicatie kanaal naar de leden toe, b. De succesvol opleiding van Bloso Initiators. 11 in totaal. Deze zorgen voor dat alle trainingen volgens de zelfde filosofie uitgevoerd worden. c. De introductie van teamambassadeurs naast de Coaches, d. De communicatie via TV-‐scherm, infobrochure en clubblad e. Kleine investeringen in technisch lokaal, dugouts , venstertabletten en defibrilator (+opleiding). f. Sportieve successen: i. Seizoen afsluiter en Family Cup waren een succes, ii. Nieuwe F-‐team is gestart, iii. ME8 zijn ongeslagen in voorjaar, iv. JC1 zijn herfstkampioen, v. Eerste overwinning voor MB1, vi. Dames 1 zijn kampioen in derde regionale! 2. Goedkeuring notulen algemene vergadering van 26/09/2014. Geen opmerkingen en dus goedgekeurd. 3. Leden overzicht. Eline Bons werd gehuldigd als 200ste lid van Phoenix! Eline, Neerpeltse van 6 jaar, werd in de bloemetjes gelegd door Elke Van Daal, zelf vorig jaar gehuldigd als 100ste lid van de club. Daar waar Phoenix enkel de kaap van de 200 leden na 3 jaar zou bereiken, werd dit doel al na twee jaar bereikt.(op de dag van vandaag is zelfs lid 210 een feit). Hierachter een verdeling met overzicht, per leeftijd en per gemeente.
4. Overzicht van Boekjaar vzw 2013/2014 a. Boekhouding van VZW en CVBA zijn afgerond, met akkoord van externe boekhouders. b. Resultaat van VZW: Resultaat vzw Operationeel Boekhoudkundigd 1. Inkomen 119.038 142.372 2. Uitgaven 114.929 142.095 3. Resultaat 4.108 276 c. Nota: Operationeel is exclusief afschrijvingen en kapitaal subsidie. d. Ter informatie, Phoenix Invest Cvba heft een bonus van 1.139,56 euro voor belastingen. Winsten worden niet uitgekeerd. e. Detail inkomsten: 119038,21 +8,47% i. Lidgelden: 32150,00 +29,32% ii. Sponsoring (cash): 20799,00 -‐11,44% iii. Clubhuis uitbating: 21541,06 +9,69% iv. Varia: feesten, kledij, jeugdkampen, veld 28547,45 +32,29% v. Exploitatie veld 16000,00 -‐20% f. Detail uitgaven: 109227,59 +28,88% i. Bondsbijdrage: 6901,25 +42,54% ii. Ter beschikkingstelling veld: 35875,17 +178,87% iii. Trainers: 21511,32 +9,26% iv. Sportmateriaal: 3162,58 -‐28,12% v. Algemene onkosten clubhuis: 19491,59 -‐3,10% vi. Sportgereletaarde uitgaven: 22287,76 +38,70% = sportmateriaal, verzekeringen, kampen g. 5. Kwijtschelding bestuur mbt boekhouding Kwijtschelding werd gegeven aan het bestuur met algemene meerderheid. 6. Begroting •Geplande positieve resultaten –Terugbetaling leningen over 5 jaar (50000 eur) vanaf dit jaar –Reserves aanleggen voor groei van de club (tweede veld, vervanging mat veld 1) –Wel afhankelijk van blijvende inzet vrijwilligers –Volgend seizoen geen indexering lidgelden wel in seizoen 2016-‐2017 –Impact op lidgelden zo laag mogelijk door rendabiliteit clubhuis te verhogen op voorwaarde dat de sponsoring en de resultaten van de uitbating van het clubhuis omhoog gaan. –Bijkomende investeringen voor volledig af te werken: •Banken in dugouts •Keuken uitrusting
•
Uitgaven:
•
Inkomen en resultaat
De begroting werd goedgekeurd door algemene meerderheid.
7. Wijzigingen van bestuursleden en organisatie. •Wijzigingen bestuur –Jean wil zich na 2 jaar terugtrekken uit het bestuur –Olivier neemt tijdelijk functie Penningmeester a.i. –Voorstel voor opname Kris in hoofdbestuur met volgende portefeuilles: scheidsrechter, culture, jeugdcoördinatie –Goedkeuring gevraagd en gegeven •Algemene opmerkingen –5 leden van hoofdbestuur zijn lid van heren team –Vertegenwoordiging van dames, jeugd is absoluut noodzakelijk voor lange termijn visies te blijven uitwerken ten behoeve van allen –Open portefeuilles: sponsoring, wedstrijdsecretariaat, recreatie, webmaster, communicatie –Meer energie in commercieel beleid van de club • De volgende tabel geeft een samenvatting van de organisatie: de bruine vakken zijn nog in te vullen
8. Algemene punten. •Technische commissie met als taken: • Een leerplan voor training verder uitwerken • Regels opstellen met jeugdcommissie en culture@phoenix ivm prestatie niveau, • Criteria voor de doorstroming tussen de ploegen en de selectie van eerste team. •Starten van G-‐Hockey •Teamambassadeurs en hun rol in de teams en in de club • E-‐Learning voor scheidsrechters vanaf C verplicht met testen en punten via examen. • Phoenix Magazine § Begin met 4 paginas, § Regelmatige uitgave, § Digitaal verstuurd.
•
9. Sponsoring a. Is cruciaal in verdere uitbouw club en het laag houden van jaarlijkse lidgelden b. Hoofdsponsor Beliën heeft verlengd en jaarlijks bedrag verhoogd c. Een aantal andere contracten komen ten einde (Mertens Beton) d. Huidige sponsors een platform geven (voorbeeld Vosch): inzet van leden vereist e. Club van 100 i. –Vraag aan leden om handelaars van Hamont/Achel/Neerpelt/Overpelt/Lommel aan te brengen ii. –Instappen aan 150 eur per jaar voor drie jaar iii. –In return: 1. -‐Deelnemende Phoenix sticker op deur handelaar 2. -‐Acties aankondigen via TV Scherm 3. -‐Iedere handelaar heeft rechtsreeks toegang tot +250 leden (en familie) om volk in de winkel te lokken f. DELHAIZE Hockey week: 5% van de aankopen komen naar de club. 10. Inzet Phoenix jeugd. a. Vanuit de sportieve cel onstaat het idee om inzet jeugd (vanad D of C) te verhogen als vrijwilliger b. Inzet als scheids (ook dus opleiding volgen) loopt goed c. Maar daarbuiten: i. –Hulptrainer tekort ii. –Helpen in clubhuis iii. –Helpen bij events iv. –Opruimen op veld… d. Algemeen: van jongs af aan het besef dat we een vereniging zijn. e. Jeugd moet zich aangesproken voelen zich spontaan in te zetten in een vereniging. f. We willen dit dan ook op de agenda gaan plaatsten van de Culture werkgroep 11. Materiaal meester a. Vanaf september hebben we een materiaalmeester: Tom Cauwenberghs b. Zijn rol is om te zorgen dat we steeds correct materiaal ter beschikking hebben (ballen, hesjes, goalen, keepersuitrusting, maskers) c. Hij zal ook leefregels opbouwen rond gebruik materiaal, waar toch veel geld in rond gaat d. Algemene regel: materiaal mag gebruikt worden, maar dient ook teruggelegd te worden zoals gevonden. e. Zie ook “wie is wie” op website voor gegevens van Tom
12. Open Vacatures a. Bestuursfunctie: ouders en dames i. Penningmeester ii. Commercieel beleid b. Vrijwilligers vacatures i. Website ii. Recreatie iii. Sponsoring iv. Wedstrijdsecretariaat 13. Rondvraag Twee voorstellen werden gedaan, het organiseren van -‐ een dag van algemene activiteit voor jeugd en oud, -‐ een dag “Invite a friend” om de hockey te promoten. 14. Conclusie Financiële gezonde club, Geleidelijke groei, maar ondersteund door een goede organisatie, Sportieve resultaten volgen, Culturele inpulsen, Kortom: Een familiale club waar het goed beleven is .
