Vzdělávání v egoncentru ORP Louny

Zpracováno v rámci projektu č. CZ.1.04/4.1.00/40.00067

Vzdělávání v eGoncentru ORP Louny Město Louny

Obsah 1.

Databáze ................................................................................................................................................................................................................ 4

2.

Třídění pomocí filtrů ................................................................................................................................................................................................ 5

3.

Ukotvení a uvolnění příček ...................................................................................................................................................................................... 6 3.1 3.2 3.3 3.4

4.

Řazení dat v buňce ................................................................................................................................................................................................. 8 4.1 4.2 4.3 4.4

5.

Ukotvení řádku ........................................................................................................................................................................................................................ 6 Ukotvení sloupce ..................................................................................................................................................................................................................... 6 Ukotvení obojího – řádku i sloupce ......................................................................................................................................................................................... 7 Zrušení ukotvení ..................................................................................................................................................................................................................... 7 Podle textu abecedně ............................................................................................................................................................................................................. 8 Podle kalendářních dat ........................................................................................................................................................................................................... 8 Podle barev ............................................................................................................................................................................................................................. 9 Podle čísel ............................................................................................................................................................................................................................... 9

Relativní a absolutní adresování buněk................................................................................................................................................................. 10 Souhrn adresace buněk .................................................................................................................................................................................................................. 11

6.

Podmíněné formátování ........................................................................................................................................................................................ 12 Zrušení podmíněného formátování ................................................................................................................................................................................................. 14

7.

Vložení hypertextového odkazu ............................................................................................................................................................................ 15

8.

Vkládání komentářů .............................................................................................................................................................................................. 16 8.1 8.2

9.

Úpravy komentáře ................................................................................................................................................................................................................. 17 Odstranění komentáře .......................................................................................................................................................................................................... 17

Automatické opravy............................................................................................................................................................................................... 18

10. Textové řady ......................................................................................................................................................................................................... 19 11. Vkládání obrázků a WordArtu ............................................................................................................................................................................... 20 11.1 Obrázek ................................................................................................................................................................................................................................. 20 11.2 WordArt ................................................................................................................................................................................................................................. 21

12. Předdefinované styly buněk .................................................................................................................................................................................. 22 12.1 Nadefinovaný styl .................................................................................................................................................................................................................. 22 12.2 Vlastní styl ............................................................................................................................................................................................................................. 23

2

13. Tvorba grafů.......................................................................................................................................................................................................... 24 13.1 Sloupcový graf....................................................................................................................................................................................................................... 24 13.2 Výsečový graf ........................................................................................................................................................................................................................ 27

14. Kopírování pomocí ikony Kopírovat formát ............................................................................................................................................................ 28 15. Kontingenční tabulky ............................................................................................................................................................................................. 29 15.1 Vytvoření kontingenční tabulky ............................................................................................................................................................................................. 30 15.2 Zvolení sestavy (uspořádání) kontingenční tabulky s konkrétními daty ............................................................................................................................... 31 15.3 Možnosti kontingenční tabulky .............................................................................................................................................................................................. 33

16. Import a export dat ................................................................................................................................................................................................ 35 16.1 Import .................................................................................................................................................................................................................................... 35 16.2 Export .................................................................................................................................................................................................................................... 37

17. Další možnosti práce s daty .................................................................................................................................................................................. 38 17.1 Kopírování z Excelu do Wordu.............................................................................................................................................................................................. 38 17.2 Kopírování z Wordu do Excelu.............................................................................................................................................................................................. 38

3

1. Databáze Databáze obecně Databáze (neboli datová základna) je určitá uspořádaná množina informací (dat) uložená na paměťovém médiu. (zdroj Wikipedie) Databáze v Excelu Excel není přímo program určený pro databáze, nicméně je možné v něm vytvořit jednoduché seznamy, které pak pomocí různých nástrojů slouží ke zpracování dat, tj. jejich třídění pomocí filtrů nebo řazení – jsou tedy jakousi databází. Použití – např. k evidenci kontaktů, zakázek, objednávek apod. Tvorba Vytvoření databáze v Excelu je velmi jednoduché  jedná se v podstatě o vytvoření běžné tabulky, kde je pouze nutné dodržovat určitá pravidla, abychom pak mohli s daty dále pracovat. Důležité pravidlo – každý údaj zapisujeme do řádků a rozdělen do kategorií, resp. sloupců. Např. databáze kontaktů  záznam: Jana Podolská, Říční 155, 120 00 Praha 2, tel.: 211 255 114, mail: [email protected] zapíšeme do jednoho řádku, ale sedmi sloupců

Další principy  nikde nesmí být žádné volné řádky a sloupce  sloupce si pojmenujeme  tj. vytvoříme záhlaví (podle něj je pak možné data třídit), doporučeno je ještě označit je jinak než ostatní text (jiný typ písma, barevně, tučně apod.)  data zapisujeme stejným způsobem  tzn. např. rozhodneme-li se zapisovat data s diakritikou, zapisujeme VŠE s diakritikou Máme-li již vytvořen seznam (tabulku), můžeme s databází začít pracovat. V rámci databáze využijeme nejvíce funkce tzv. filtrů – pomocí nichž je možno data v tabulce třídit, označovat a částečně i vyhodnocovat  viz str. 5. Práci s databází může usnadnit rovněž řada dalších témat zpracovaných v tomto manuálu  ukotvení a uvolnění příček, podmíněné formátování, hypertextové odkazy apod.  vše viz níže.

4

2. Třídění pomocí filtrů Filtrování = třídění podle kritérií. Použití – k výběru jednotlivých položek tabulky a při správě databází.

Postup:

1. Označit záhlaví sloupců 2. Kliknout na ikonu Filtr v kartě Data  v záhlaví sloupců se objeví šipka 3. Vybrat sloupec, podle kterého chceme třídit  objeví se nabídka 4. Zvolit kritérium

5. Zvolit OK Výsledek – „vyfiltrovali se“ jenom stavební firmy

5

3. Ukotvení a uvolnění příček Použití – k ukotvení záhlaví sloupců a řádků při práci s rozsáhlými tabulkami a při správě databází. Určený sloupec nebo řádek, případně obojí se při rolování řádků nebo sloupců NEPOSOUVÁ s ostatními. 3.1 Ukotvení řádku Postup: 1. Označit řádek pod řádkem, který chceme ukotvit (tzn. chci-li, aby se nepohyboval řádek č. 3, označím si řádek č. 4) 2. Rozkliknout ikonu Ukotvit příčky v kartě Zobrazení 3. Zvolit Ukotvit příčky Ukotvení se zobrazí takto

3.2 Ukotvení sloupce Postup: 1. Označit sloupec za sloupcem, který chceme ukotvit (tzn. chci-li, aby se nepohyboval sloupec B, označím si sloupec C) 2. Rozkliknout ikonu Ukotvit příčky v kartě Zobrazení 3. Zvolit Ukotvit příčky Ukotvení se zobrazí takto

6

3.3 Ukotvení obojího – řádku i sloupce Postup: 1. Vložit kurzor pod řádek a za sloupec, které chceme ukotvit (tzn. chci-li, aby se nepohyboval řádek č. 3 a sloupec B, vložím kurzor do buňky C4) 2. Rozkliknout ikonu Ukotvit příčky v kartě Zobrazení 3. Zvolit Ukotvit příčky Ukotvení se zobrazí takto

POZNÁMKA Volby Ukotvit horní řádek a Ukotvit první sloupec ukotví vždy řádek číslo 1 nebo sloupec A bez ohledu na to, kde je umístěn kurzor nebo co je označeno, tzn. začíná-li nám tabulka na řádku č. 1 a ve sloupci A můžeme tyto funkce použít. Při volbě Ukotvit příčky a neoznačení sloupce nebo řádku bude ukotven sloupec a řádek (současně), u aktivní buňky

3.4 Zrušení ukotvení  v kartě Zobrazení  Uvolnit příčky

7

4. Řazení dat v buňce Data lze řadit podle textu (abecedně A–Z nebo Z–A), čísel (od nejmenšího po největší nebo od největšího po nejmenší), kalendářních dat (čas, datum), barev, ikon nebo vlastního seznamu. Řadit data můžeme také pomocí filtrů – viz výše. Řazení se většinou provádí podle sloupců, ale lze také řadit podle řádků. 4.1 Podle textu abecedně Postup: 1. Označit všechna data, která chceme seřadit 2. Rozkliknout na kartě Domů ikonu Seřadit a filtrovat 3. Vybrat Vlastní řazení 4. V tabulce, která se objeví, v případě, že tabulka má záhlaví, zaškrtnout Data obsahují záhlaví a zvolit kritérium, podle kterého chceme řadit

5. Zvolit OK Výsledek

4.2 Podle kalendářních dat Postup: 1., 2. a 3. – viz řazení Podle textu abecedně 4. V tabulce zvolit kritérium označení sloupce, ve kterém je kalendářní údaj – zde vloženo dne 8

4.3 Podle barev Postup: 1., 2. a 3. – viz řazení Podle textu abecedně 4. V tabulce zvolit kritérium Barva buňky a barvu 5. Zvolit OK

Výsledek

4.4 Podle čísel Řadíme většinou pouze jeden sloupec, u tabulek s více sloupci (se záhlavím) použijeme postup viz řazení Podle textu abecedně Postup: 1. Označit sloupec, který chceme seřadit 2. Rozkliknout na kartě Domů ikonu Seřadit a filtrovat 3. Vybrat Seřadit od nejmenšího k největšímu Výsledek

9

5. Relativní a absolutní adresování buněk Použití – hlavně u vzorců – při kopírování dat do ostatních buněk. Relativní adresa – přizpůsobí se vždy nové pozici – novému řádku nebo buňce. Umožňuje automatickou změnu vzorce v buňce (kopírováním vzorce se buňka změní). Př. chceme z dané částky vypočítat vždy 50% Postup: 1. Vložit vzorec do 1. řádku – zde =C1*0,5 2. Tažením myší směrem dolů doplníme vzorec do ostatních řádků 3. Hodnoty ve sloupci C se mění podle řádků (C1–C7)

POZNÁMKA Při práci s Excelem se nám zobrazují přímo vypočtené hodnoty – nikoliv vzorce – ty se objeví v příkazovém řádku – ve skutečnosti tedy záznam vypadá takto:

atd… Absolutní adresa – odkaz směřující stále na stejné buňky. Neumožňuje automatickou úpravu vzorce v buňce (kopírováním vzorce se buňka nikdy nezmění). Zapisuje se přidáním symbolu dolaru "$". Absolutně adresovat můžeme celou buňku, případně jenom sloupec či řádek. Př. Převod Kč na EURO Postup: 1. Vložit vzorec do řádku – zde do 3. řádku =C3*$B$1 Symbol "$" vložíme do textu buď pomocí anglické klávesnice nebo kombinací kláves levého Alt+36.

2. Tažením myší směrem dolů doplníme vzorec do ostatních řádků 3. Ve sloupci D se mění pouze hodnota C (C3–C7), nikoliv buňky B – ta zůstává pro všechny řádky stejná

Symbol $ u písmena (sloupce) i čísla (řádku) zaručuje, že vynásobení proběhne vždy číslem, které tato buňka obsahuje – což se uplatní např. při změně kurzu. Stačí, změníme-li danou buňku (zde B1), hodnoty ve sloupci D se automaticky přepočtou podle aktuálního kurzu. 10

POZNÁMKA I v tomto případě se neobjeví vzorce, ale konkrétní hodnoty – viz výše, poznámka – relativní adresování buněk. Záznam ve skutečnosti vypadá takto:

atd…

Souhrn adresace buněk =$D$1 sloupec i řádek je zadán absolutně – tzn. všechny buňky s tímto označením budou obsahovat hodnotu sloupce D a řádku 1 =$D1

sloupec je zadán absolutně a řádek relativně – tzn. všechny buňky s tímto označením budou obsahovat hodnoty sloupce D a budou se měnit podle hodnoty v jednotlivých řádcích

=D1

oba údaje jsou relativní, tzn. všechny buňky se budou měnit podle řádků a sloupců, podle toho, která z buněk je aktivní

11

6. Podmíněné formátování Označení buňky podle podmínky, kterou zadáme. Grafické odlišení dat v buňkách, případně zdůraznění extrémní hodnoty. Způsobů, jak si označit buňku (tedy volba podmínky) je mnoho. Rozlišit buňky můžeme podle barvy, datových čar, barvené škály a ikon. Pravidla pro podmínky v buňce si můžeme nastavit sami nebo zvolit mezi 10 nejpoužívanějšími. Použití – pro rozlišení dat v databázi, pro snadnější orientaci v tabulkách, především s větším množstvím dat. Příklad 1 Budeme chtít označit firmy, které jsme si zapsali v roce 2013 – nastavíme-li tuto podmínku do buňky – vždy, když zapíšeme firmu s datem vložení v roce 2013, automaticky se nám tato buňka barevně označí. Postup: 1. Označit sloupec, do kterého chceme vložit podmínku 2. V kartě Domů rozkliknout ikonu Podmíněné formátování zvolit Zvýraznit pravidla buněk a možnost Mezi… 3. Ve zobrazené tabulce, upravit datum

4. Zvolit způsob označení – buď Excelem nadefinovaný nebo Vlastní formát…

5. Zvolit OK Výsledek

12

Příklad 2 U referencí vložíme ikony v barvách semaforu pro rychlejší orientaci při volbě firmy podle referencí. Postup: 1. Označit sloupec, do kterého chceme vložit podmínku

2. V kartě Domů rozkliknout ikonu Podmíněné formátování  zvolit ikonu Sada ikon a najet kurzorem na vybrané ikony – zde „semafor“ Zobrazí se náhled ikon v daném (označeném) sloupci  pokud nám vyhovuje toto rozložení barev – klikneme na zvolenou ikonu 3. Pokud bychom raději chtěli u referencí s číslem 1 zelenou barvu a s číslem 3 červenou barvu – klikneme na Další pravidla

4. V zobrazené tabulce zaškrtnout Obrátit pořadí ikon

5. nadefinovat příslušné atributy: Typ a Hodnota 6. Zvolit OK Výsledek

POZNÁMKA Obdobně jako u příkladu 2 postupujeme v případě, kdy chceme zvolit úplně nové pravidlo. V tabulce Nové pravidlo formátování volíme námi požadované atributy v části Vybrat typ pravidla. 13

Zrušení podmíněného formátování 1. V kartě Domů vybrat Podmíněné formátování 2. Zvolit Vymazat pravidla 3. Zvolit dle potřeby další možnost(i)

14

7. Vložení hypertextového odkazu Použití např. v databázích, chceme-li vložit odkaz na webové stránky nebo e-mailovou adresu. Postup: 1. Označit buňku, do které chceme odkaz vložit 2. V kartě Vložení zvolit ikonu Hypertextový odkaz 3. Ve zobrazené tabulce doplnit URL

4. Zvolit OK Výsledek

POZNÁMKA Vkládat můžeme odkazy např. i na text v jiném dokumentu nebo na jiném místě ve stejném dokumentu a rovněž k e-mailové adrese  po kliknutí na něj se otevře aplikace Microsoft Outlook, kam lze psát přímo zprávy. Vše zde uvedené definujeme v tabulce Vložit hypertextový odkaz – v levé části.

15

8. Vkládání komentářů Použití – doplnění informací vztahujících se k dané buňce, vkládané „mimo“ tuto buňku do textového pole. Postup – nejrychlejší volba – pomocí pravého tlačítka myši: 1. Označit buňku  na ní kliknout pravým tlačítkem myši

2. Ve zobrazené tabulce zvolit Vložit komentář Objeví se textové pole 3. Napsat text

4. Kliknout myší kamkoli mimo pole komentáře Komentář může zůstat skrytý (automaticky nastaveno)  objeví se červený trojúhelník v pravém horním rohu buňky. Komentář se objeví, najedeme-li myší na buňku Nebo ho můžeme zobrazit  pravé tlačítko myši  Zobrazit/skrýt komentář

Při tisku se komentář nevytiskne, ani když je nastaveno jeho zobrazení. 16

8.1 Úpravy komentáře Okno komentáře můžeme libovolně posouvat a upravovat jeho velikost. Kliknout levým tlačítkem myši  okno komentáře se stane aktivní  pomocí myši pak přesouváme a měníme velikost.

Rovněž můžeme upravovat další atributy. Postup: 1. Kliknout pravým tlačítkem myši přímo na komentář

2. Zvolit Formát komentáře 3. Vybrat kartu podle požadované úpravy 4. Nastavit konkrétní vlastnosti

8.2 Odstranění komentáře 1. Kliknout pravým tlačítkem myši na buňku s komentářem 2. Zvolit Odstranit….

POZNÁMKA Mezi další vlastnosti, které můžeme u komentářů měnit, patří: písmo, barvy a čáry, velikost nebo okraje. Úpravy provádíme na kartě Formát komentáře

17

9. Automatické opravy Použití – automatické opravy překlepů Postup: 1. Kliknout na tlačítko Office (horní levý roh programu Excel)

2. Zvolit Možnosti aplikace Excel

Ve zobrazené tabulce:

3. Zvolit Kontrola pravopisu a mluvnice 4. Zvolit Možnosti automatických oprav 5. Vybrat kartu Automatické opravy 6. Zaškrtnout požadované funkce

7. Zvolit OK POZNÁMKA Při zaškrtnutí možnosti Nahrazovat text při psaní je možno si zadat další – vlastní – slova, která chceme, aby se automaticky nahrazovala

Rovněž je možnost zvolit Výjimky…, po kterých nebude psáno velké počáteční písmeno nebo kdy nebudou opravována první dvě velká písmena (týká se většinou zkratek)

Zde můžeme doplnit slova (zkratky) s tečkou, po kterých nechceme, aby Excel automaticky opravil počáteční písmeno z malého na velké. 18

10. Textové řady Použití – při vytváření tabulek se snadněji nadefinují zvolené řady. Automaticky jsou nadefinovány dny v týdnu a měsíce v roce. Postup: 1. Kliknout na tlačítko Office

2. Zvolit Možnosti aplikace Excel 3. Zvolit Oblíbené

4.

Zvolit Upravit vlastní seznamy… 5. Do okna Položky seznamu vyplnit (dopsat) vlastní řadu (jednotlivá slova oddělovat Enter) 6. Zvolit Přidat 7. Zvolit OK

8. Objeví se zpět tabulka  zvolit OK Výsledek V případě volby seznamu „pořadí v textu“  do řádku napíšeme slovo „první“ a tažením myši získáme požadovaný seznam. 19

11. Vkládání obrázků a WordArtu V Excelu nelze (např. na rozdíl od Wordu) vložit obrázek do buňky, aby byl nedílnou součástí buňky, tedy tak jako např. vzorec. Obrázek je vložen na list (nikoliv do buňky) a může byt přichycen k mřížce a upraven podle (na) rozměr buňky, takže se chová jakoby byl součásti buňky. Použití – vložení loga, naskenovaného podpisu, jakéhokoliv obrázku do tabulky nebo do databáze. 11.1 Obrázek Postup: 1. V kartě Vložení kliknout na ikonu Obrázek

2. Vybrat požadovaný obrázek

3. Zvolit Vložit

4. Pomocí myši upravit velikost a přesunout obrázek na požadované místo Výsledek

20

11.2 WordArt Obdobným způsobem vložíme i tzv. ozdobný text – WordArt Postup: 1. V kartě Vložení kliknout na ikonu WordArt

2. Zvolit vybraný typ písma

POZNÁMKA 3. Do zobrazeného textového rámečku vepsat požadovaný text

4. Pomocí myši přesunout WordArt na požadované místo

Výsledek

Text WordArtu je možno ještě upravovat  velikost a barva písma, odsazení textu, otočení nebo stínování apod. Kliknutím do rámečku se objeví tabulka, kde je možno zvolit požadované úpravy.

21

12. Předdefinované styly buněk Použití – chceme-li v tabulce nebo databázi (jak již vytvořené, tak vytvářené) zformátovat více buněk úplně stejnými parametry (stejná barva, typ, velikost písma, ohraničení buňky apod.). Slouží pro snadnější formátování buněk. Zvolit můžeme buď předem nadefinované styly v Excelu – volba barvy textu, nadpisů, formátu čísla nebo si můžeme nadefinovat libovolný vlastní styl dle naší potřeby a představ – viz níže. 12.1 Nadefinovaný styl Postup: 1. Označit buňku(ky), které chceme formátovat 2. Na kartě Domů vybrat ikonu Styly buňky

3. Zvolit požadované formátování

Výsledek

22

12.2 Vlastní styl Pomocí ikony Styly buňky je můžné nadefinovat si i vlastní styl s požadovanými parametry. Postup: 1. Na kartě Domů vybrat Nový styl buňky ….

2. Ve zobrazené tabulce pojmenovat styl

3.

Zvolit Formát…. 4.

Na kartě Formát buněk vybrat v jednotlivých záložkách požadované parametry (Číslo, Zarovnání, Písmo, Ohraničení, Výplň, Zámek) 5.

6.

Zvolit OK

Zvolit OK

Dále volíme postup jako u předdefinovaného stylu – viz výše. Na kartě se objeví nový styl nahoře. Výsledek

23

13. Tvorba grafů Slouží – pro přehlednější vyjádření, vizualizaci a prezentaci dat. V Excelu můžeme použít různé typy grafů – viz karta Vložení ikona Grafy. Mezi nejpoužívanější patří sloupcový graf – máme-li data ve více sloupcích a výsečový graf – nejvhodnější pro případ máme-li data v jednom sloupci – viz příklady níže. Grafy vytváříme vždy z předem vytvořené tabulky. 13.1 Sloupcový graf Př.: Hodnocení spokojenosti klientů – hodnotilo 100 klientů Postup: 1. Označíme oblast dat připravovaného grafu 2. V kartě Vložení zvolíme typ grafu

3. Výsledný graf je možné si ještě upravit, aby byla všechna data čitelná  zvětšit velikost (najet myší do jednoho z rohů grafu a roztáhnout) nebo  přesunout na jiné místo (kliknout myší na graf a tažením přesunout)

24

Graf je možné dále ještě upravovat: A. Úprava jednotlivých částí grafu

1. Kliknout pravým tlačítkem myši na část, kterou chceme upravit 2. Zvolit požadovanou úpravu POZNÁMKA Využitelné jsou zejména možnosti úpravy formátu  vždy poslední volba rozbaleném menu (Formát zobrazované oblasti…, Formát legendy…, Formát osy…, Formát mřížky…)  zde je možné zvolit si, jak budou vypadat jednotlivé legendy, osy nebo samotný graf

B. Úprava grafu jako celku 1. Kliknout pravým tlačítkem myši na „volné“ místo v grafu 2. Zvolit požadovanou úpravu

25

Grafy můžeme také upravovat pomocí karty Nástroje grafu, která se objeví v záhlaví Excelu při kliknutí jakýmkoliv tlačítkem myši na graf. Nejvíce využitelné jsou pak ikony Popisky v kartě Rozložení, které slouží k podrobnějšímu popisu grafu

Název grafu 1. Kliknout na ikonu Název grafu 2. Zvolit umístění názvu Objeví se rámeček, do kterého klikneme a napíšeme název

Název je možné upravovat (kliknout na něj pravým tlačítkem myši a zvolit požadovanou úpravu) Popisky dat 1. Kliknout na ikonu Popisky dat 2. Zvolit umístění

Výsledek

POZNÁMKA Význam dalších ikon Názvy os – popis vodorovné a svislé osy Legenda – umístění legendy Tabulka dat – zobrazí přímo v grafu data, ze kterých je vytvořen 26

13.2 Výsečový graf Př.: Počet studentů v jednom monitorovacím období. Postup: 1. Označíme oblast dat připravovaného grafu 2. V kartě Vložení zvolíme typ grafu

3. Výsledný graf je možné si ještě upravit, aby byla všechna data čitelná  zvětšit velikost (najet myší do jednoho z rohů grafu a roztáhnout) nebo  přesunout na jiné místo (kliknout myší na graf a tažením přesunout)

Graf je možné dále ještě upravovat  viz body A. a B. (str. 25) nebo pomocí karty Nástroje grafu. U výsečového grafu je možnost zvolit popisky dat i v %  kliknout přímo na graf  zvolit Formát popisků dat  ve zobrazené tabulce zaškrtnout Procento

Výsledek

27

14. Kopírování pomocí ikony Kopírovat formát Použití – pro rychlou a snadnou změnu formátu buněk, podle již existující úpravy v rámci databáze nebo tabulky. Ikonu je možno použít i pro změnu formátu mezi jednotlivými listy nebo otevřenými soubory Excelu. Postup: 1. Vybrat buňku s formátem, který chceme kopírovat do ostatních buněk 2. Zvolit ikonu Kopírovat formát v kartě Domů Kurzor se změní na křížek se štětečkem

3. Najet na buňku (případně na buňky  tažením myši), kterou chceme změnit

4. Uvolnit myš Výsledek

POZNÁMKA Změnu formátu pomocí této ikony lze provést i mezi jednotlivými listy nebo otevřenými soubory Excelu: Po vybrání buňky s formátem, který chceme kopírovat a kliknutí na ikonu Kopírovat formát (body 1. a 2. výše)  klikneme na list nebo soubor, ve kterém chceme změnu provést  najedeme na buňku, kterou chceme změnit

28

15. Kontingenční tabulky Použití – pro analýzu číselných dat – tj. zpřehlednění, uspořádání, kombinování a vyhodnocování dat z tabulky, především v případě velkého množství položek (od stovek do tisíců). Př. Máme data (tabulku) s počtem absolventů kurzů rozdělenou ještě podle pohlaví a příslušnosti studentů do jednotlivých obcí s rozšířenou působností (ORP). Budeme chtít vědět kolik mužů a žen vystudovalo kurzy v jednotlivých ORP. Data v tabulce musí obsahovat:  v prvním řádku názvy polí (tj. pojmenování každého sloupce)  v dalších řádcích data, která by měla být ve stejném formátu – tj. např. text by měl být v jednom sloupci, čísla v jiném sloupci a kalendářní data v dalším – tzn. sloupec s čísly by neměl obsahovat text atd. V datech by neměly být žádné prázdné sloupce ani prázdné řádky.

29

15.1 Vytvoření kontingenční tabulky Postup: 1. Kliknout kamkoliv do tabulky 2. V kartě Vložení zvolit ikonu Kontingenční tabulka

3. Ve zobrazeném okně Vytvořit kontingenční tabulku je již zaškrtnuto Vybrat tabulku či oblast a většinou je zde i nadefinována oblast celé tabulky – tedy všechna data v tabulce. Pokud budeme chtít zvolit jinou oblast dat  kliknout na ikonu vpravo  zobrazí se tabulka Pomocí tažením myši v tabulce Excelu nadefinujeme oblast dat  ta se zobrazuje v tabulce

Po kliknutí na ikonu vpravo se objeví znovu rozšířené okno Vytvořit kontingenční tabulku s nadefinovanou oblastí dat

Je také již zaškrtnuto umístění tabulky  Nový list Pro případ umístění ve stávajícím listě  zvolit druhou možnost a nadefinovat umístění (kliknout na ikonu vpravo a pomocí myši zvolit buňky, kde má být tabulka umístěna) 4. Zvolit OK  objeví se návrh kontingenční tabulky a Seznam polí kontingenční tabulky  buď v novém listě nebo stávajícím (dle podmínky – viz výše)  nyní je nutné uspořádat jednotlivá pole kontingenční tabulky – viz níže 30

15.2 Zvolení sestavy (uspořádání) kontingenční tabulky s konkrétními daty Budeme chtít vědět kolik kurzů bylo vystudováno v jednotlivých ORP a kolik z toho bylo studentů a studentek. Postup: Nejdříve určíme „co bude v řádcích a co ve sloupcích“ kontingenční tabulky  tj. co budeme požadovat za data  1. V tabulce Seznam polí kontingenční tabulky

 zvolíme jednotlivá pole (v kontingenční tabulce se ze sloupců stanou pole obsahující několik druhů dat) Číslo a popis indikátoru

 a přesuneme je pomocí myši do oblastí rozložení kontingenční tabulky

2. Obdobným způsobem přesouváme další pole do příslušných oblastí podle toho, kde chceme jednotlivá data zobrazit  v řádku požadujeme zobrazit ještě rozdělení podle pohlaví  pole

□Pohlaví přesuneme do oblasti Popisy řádků

□ORP přesuneme do oblasti Popisky sloupců  hodnotíme počet kurzů  do oblasti Hodnoty přesuneme pole □Splněno, které obsahuje údaj o absolvování kurzu  ve sloupci jednotlivé ORP  pole

3. Průběžně se zadáváním jednotlivých polí do oblastí se nám vytváří výsledná tabulka – viz níže 31

Výsledek

Z tabulky se dozvíme, že celkem kurzy absolvovalo 454 studentů, z toho 104 mužů a 350 žen. Studentů z Kadaně bylo 16 (po 8 mužích i ženách), 348 studentů bylo z Loun (68 mužů a 280 žen) a 90 ze Žatce (28 mužů a 62 žen). Tabulku je možné ještě dále upravovat  zvýraznit popisky, upravit písmo, ohraničení, výšku a šířku buněk apod.  úpravy provádíme standardním způsobem jako u jiné tabulky  označíme buňky a upravujeme. Řádek Celkový součet, který je nastaven v Excelu automaticky, můžeme v případě (ne)potřeby odstranit  klikneme na něj pravým tlačítkem myši a zvolíme Odebrat celkový součet

POZNÁMKA Okno Seznam polí kontigenční tabulky zmizí při kliknutí mimo tabulku a objeví se opět při kliknutí na jakékoliv místo tabulky.

32

15.3 Možnosti kontingenční tabulky Kromě běžných úprav (změna barvy a velikosti písma, ohraničení, popisků sloupců a řádku apod.) můžeme v kontingenčních tabulkách také volit různé uspořádání použitých dat a získat další informace – vytvářet tzv. sestavy. V námi vytvořené tabulce si můžeme zobrazit pouze počet absolventů např. jen z ORP Kadaň a Žatec. Postup: 1. Kliknout na šipku u sloupce ORP Výsledek

2. Zaškrtnout Kadaň a Žatec 3. Zvolit OK Studenti z ORP Kadaň a Žatec absolvovali celkem 106 kurzů (16 Kadaň a 90 Žatec), z toho 36 mužů a 70 žen.

Každé vytvořené pole kontingenční tabulky obsahuje vlastní data. Tato data se zobrazí v novém samostatném listu po dvojitém kliknutí levým tlačítkem myši na zvolené pole. Př. Klinutím na buňku v řádku č. 5 s hodnotou (číslem) 16 ve sloupci Kadaň, se v novém listě ve stávajícím sešitě Excelu zobrazí všechna data týkající se 16-ti kurzů, které studenti z ORP Kadaň absolvovali. 33

Do kontingenční tabulky můžeme přidávat i další pole, podle kterého je pak možné data třídit, resp. filtrovat  pomocí oblasti Filtr sestavy. Filtrů může být i více  je možné použít jakékoliv pole ze seznamu polí Př. Chceme mít přehled, k jakému datu byly kurzy splněny Postup: 1. Ze seznamu polí přesuneme pole

□Termín splnění kurzu do oblasti Filtr sestavy

2. V řádku č. 1 se objeví nové pole s možností filtru

3. Budeme chtít vědět, kolik studentů vystudovalo kurz v září kliknout na filtr a zaškrtnout zářijová data Výsledek

V měsíci září absolvovalo kurzy celkem 7 studentů – 1 z Loun, 6 ze Žatce, všechno byly ženy.

34

16. Import a export dat 16.1 Import Použití – přenos dat, zejména textových souborů formátu .txt a .csv do Excelu  obdržíme-li soubor dat v textovém formátu můžeme data převést a není ho nutno ručně přepisovat. Postup: 1. Kliknout na tlačítko Office zvolit Otevřít

2. Ve zobrazeném okně v řádku Soubory typu vybrat Textové soubory a zvolit daný soubor 3. Kliknout na Otevřít  objeví se Průvodce importem textu  postupovat podle průvodce  4. Vybrat Typ zdrojových dat podle níže zobrazeného Náhledu souboru 5. Kliknout na Další > 6. Opět podle náhledu nastavit oddělovače dat

7. Kliknout na Další > 35

8. Kliknutím na jeden nebo více sloupců najednou v části Náhled dat je možné nastavit formát dat

9. Kliknout na Dokončit Výsledek – data se importují do nadefinované šířky a výšky buňky Excelu  tabulku je třeba si upravit (rozšířit sloupce) Exportovaný soubor zůstává v původním formátu  tedy jako sešit Excelu, ale s formátem (příponou) .txt . Při volbě Uložit se objeví upozorňovací tabulka  postupujeme podle návodu v ní

Data můžeme importovat i pomocí karty Data a to načtením externích dat Postup: 1. Zvolit možnosti ikon Načíst externí data 2. Pokud budeme načítat Z textu objeví se opět Průvodce importem textu a postup bude stejný jako předešlý import – viz výše 3. Při načítání z ostatních zdrojů postupujeme podle zobrazovaných tabulek 36

16.2 Export Použití – převedení tabulky na textový soubor. Postup: 1. Kliknout na tlačítko Office a Uložit jako

2. Ve zobrazené tabulce zvolit Typ souboru  Text (oddělený tabulátory nebo CSV (oddělený středníkem) 3. Zvolit Uložit

4. Obsahuje-li excelovský soubor více listů (listy mohou být i prázdné) objeví se dotazovací tabulka 5. Kliknout na OK  objeví se další dotazovací tabulka

6. Kliknout na Ano Výsledek  soubor uložený ve formátu .txt

soubor po otevření

37

17. Další možnosti práce s daty Data je možné mezi jednotlivými programy také kopírovat pomocí standardní funkce Kopírování. U.txt souboru to ovšem předpokládá oddělení podle tabelátorů, jinak se zobrazí většinou vše jen v řádcích. Z tohoto důvodu je toto použitelné zejména pro kopírování mezi Wordem a Excelem a opačně. 17.1 Kopírování z Excelu do Wordu Postup: 1. V Excelu označit tabulku nebo její část, kterou chceme kopírovat 2. Kliknout pravým tlačítkem myši na tabulku  zvolit Kopírovat 3. Otevřít ve Wordu soubor, do kterého chceme tabulku vložit  Vložit

Tabulky jsou prakticky stejné  nezkopíruje se podmíněné formátování nebo komentáře, šířka sloupců zůstává stejná jako v Excelu (je tedy nutno si tabulku přizpůsobit Wordu) 17.2 Kopírování z Wordu do Excelu Postup: stejný jako u Kopírování z Excelu do Wordu

Tabulka se zkopíruje do nadefinované šířky sloupce v Excelu  je nutno ji upravit.

38