Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název školy: Střední zdravotnická škola a Obchodní akademie, Rumburk, příspěvková organizace
Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0649 Šablona:
III/2
Jméno autora:
č. materiálu:
VY_32_INOVACE_281 Ing. Helena Knajflová
Třída/ročník:
3.A, 3.B/III.
Datum vytvoření:
1. 9. 2012
Vzdělávací oblast:
Písemná a elektronická komunikace
Tematická oblast:
Obchodní korespondence
Předmět:
Písemná a elektronická komunikace
Výstižný popis způsobu
1. žák se spolu s vyučujícím
využití nebo metodické
seznamuje s jednotlivými částmi
pokyny:
obchodních dopisů, jejich formální úpravou 2. žák aplikuje předchozí znalosti s MS Excel
VY_32_INOVACE_281
1 Formální úprava obchodních dopisů 1.1 Hlavička dopisu = záhlaví - uvedena adresa odesílatele - praxe – předtištěna nebo uložena v paměti počítače - školní předtisky – obecná formulace „Záhlaví dopisu“ – nevyplňuje se
1.2 Doplňující údaje = zápatí - informace vztahující se k celé instituci - např. bankovní spojení, IČ, DIČ, údaje o sídle instituce, registrace v obchodním rejstříku, webová stránka atd. - praxe – předtištěny nebo uloženy v paměti počítače - školní předtisky – obecná formulace – nevyplňuje se Pozn. Obchodní zákoník stanoví, že podnikatelský subjekt je povinen na všech obchodních dopisech a fakturách uvádět: a) obchodní firmu b) IČ c) DIČ d) údaje o sídle instituce e) údaje o registraci v OR
1.3 Adresa adresáta Pozn. „Doporučeně“ se píše nad adresové pole od stejné svislice jako adresa, umístěno min. 10 mm nad jeho hranicí.
1.4 Odvolací údaje Typy dopisů a) s předtištěnými odvolacími údaji – sloupcovými (vlevo nebo vpravo od adresového pole) - řádkovými b) bez předtisku odvolacích údajů 1.4.1 Dopisní papíry se sloupcovými odvolacími údaji - odvolací údaje se člení do skupin oddělených prázdným řádkem - vyplňovaný text se píše pod sebe (od svislice dané nejdelším předtištěným údajem)
VY_32_INOVACE_281
1. skupina - povinné, pevné pořadí údajů VÁŠ DOPIS ZN.: } odvolání na přijatý dopis (jeho značku, datum vyhotovení)
ZE DNE: NAŠE ZN.:
Pozn.: Tvorba naší značky - velmi častá podoba značka jména osoby, která dopis vyřizuje 1/2012-No/Vy pořadové číslo
rok
(na začátku roku 1)
značka jména referenta (vedoucího pracovní apod.)
2. skupina - spojení na pracovníka, který dopis vyřizuje - organizace si je upraví podle potřeby (aktuálního vybavení pracoviště) - vždy: VYŘIZUJE:
pouze titul a příjmení (křestní jméno ne)
TEL.: - dle vybavenosti: FAX:
MOBIL:
LINKA:
E-MAIL: (nutné odstranit hypertextový odkaz)
3. skupina DATUM - u poptávky a nabídky se píše sestupně – např. 20..-01-01 - u objednávky a dalších dopisů se píší vzestupně, měsíc se vypisuje – např. 1. ledna 200. 1.4.2 Dopisní papíry s řádkovými odvolacími údaji - odvolací údaje jsou v řádku pod adresovým polem - začínají se vypisovat pod prvním písmenem předtisku, nesmí přesáhnout pod další předtisk, lze je tedy rozdělit do 2 až 3 řádků VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE/LINKA
MÍSTO ODESLÁNÍ
1.4.3 Dopisní papíry bez předtisku odvolacích údajů - předtištěna: hlavička, doplňující údaje - nepředtištěny: odvolací údaje (orientační značky) - pod záhlavím se píše spisová značka (číslo jednací), dle potřeby další údaje (kdo dopis vyřizuje, spojení)
VY_32_INOVACE_281
1.5 Věc - pod posledním řádkem odvolacích údajů se vynechají 2 řádky - věc je heslovité vyjádření obsahu dopisu - text začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou - zvýrazní se podtržením nebo tučným tiskem - nikdy se nepíše slovo „věc“
1.6 Oslovení - pod věcí se vynechají 2 řádky - oslovení začíná velkým písmenem, končí čárkou, vlastní text začíná malým písmenem Úřady, organizace a podniky Vážení dodavatelé, Vážení zákazníci, Vážení klienti, Vážení obchodní přátelé/partneři - volíme dle typu dopisu a doby spolupráce (např. neznámé zákazníky neoslovíme obchodní přátelé) Muži - oslovují se 5. pádem - při volbě oslovení se řídíme následujícími pravidly: 1. přednost má velmi významná funkce, např. ředitel, starosta → Vážený pane řediteli (bez jména) 2. má-li titul a není-li ve významné funkci, osloví se titulem bez jména → Vážený pane inženýre, Vážený pane doktore 3. není-li ve významné funkci a nemá-li titul → Vážený pane Nováku, Vážený pane Doležale Ženy – oslovují se přechýleným tvarem funkce, titulu či jména (pravidla viz „Muži“) Vážená paní ředitelko, Vážená paní inženýrko, Vážená paní Nováková, Vážená paní Doležalová
1.7 Text dopisu - pod oslovením se vynechá 1 řádek - žádný z údajů ze zadání nevynecháme, stylizujeme pouze úvodní a závěrečné věty - obchodní dopisy píšeme v 1. osobě množného čísla, jednotné číslo používá pouze majitel - podle obsahu se text člení do odstavců (co myšlenka, to nový odstavec), mezi odstavci se vynechává prázdný řádek
VY_32_INOVACE_281
1.7.1 Řádkování • obchodní a úřední korespondence – řádkování 1 • osobní dopisy a jiné písemnosti – řádkování 1,5 1.7.2 Úprava textu • běžná obchodní a úřední korespondence – bloková úprava (tzn. odstavce začínají od levé svislice) • osobní dopisy a písemnosti zvláštního charakteru – odrážka 1. řádku od levé svislice (zpravidla 5 úhozů písma Courier nebo 1 „kliknutí“ na tabulátor) Pravý okraj - píše se nezarovnaně (na praporek) nebo se automaticky zarovnává - při úpravě na praporek nemají být rozdíly v délce řádků větší než 5 úhozů W – doporučuje se používat automatické dělení slov a pevné mezery Levý i pravý okraj 20 mm - dodržuje se u dopisů – se sloupcovými odvolacími údaji vlevo (běžnější) - s řádkovými odvolacími údaji Levý i pravý okraj 25 mm - dodržuje se u dopisů s – nepředtištěnými odvolacími údaji - sloupcovými odvolacími údaji vpravo (méně časté)
1.8 Pozdrav - od posledního řádku vlastního textu se odděluje 1 prázdným řádkem - považuje se za další odstavec - začíná od stejné svislice jako předchozí odstavec - např. „S pozdravem“ - poté zpravidla se stiskne 3 x ENTER
1.9 Razítko - otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo - kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec
VY_32_INOVACE_281
1.10 Podpis a funkce 1.10.1 Bloková úprava - píše se od levé svislice - pod vlastnoruční podpis (který na školních předtiscích nepíšete) se vytiskne titul, celé jméno a příjmení a na další řádek (SHIFT + ENTER) od levé svislice funkce - název či upřesnění organizace se k funkci nepřidávají, je uvedeno v záhlaví → NE – ředitel školy, předseda družstva, vedoucí cukrárny Dva podpisy - vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší - jsou-li pracovníci funkčně na stejné úrovni, uspořádají se v abecedním pořadí - pokud dopis podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila 1.10.2 Úprava s odrážením odstavců - podpis vpravo - funkce se píše doprostřed pod jméno a příjmení
1.11 Přílohy - pod posledním řádkem dopisu (funkcí) se vynechávají 2 až 4 řádky (2x nebo 3x ENTER) - zvýrazní se stejným způsobem jako „věc“ Možnosti úpravy a) jsou-li v textu vyjmenovány (konkrétní názvy) → uvádí se jejich počet – např. 2 přílohy (za číslovkou následuje malé počáteční písmeno) b) nejsou-li v textu vyjmenovány a je jich malý počet → vyjmenují se pod sebou, každá příloha se zvýrazní - např. Ceník, Katalog c) nejsou-li v textu vyjmenovány a je jich velký počet → vyjmenují se pod zvýrazněným nadpisem Přílohy, jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují
1.12 Na vědomí (kopie, rozdělovník) - mezi přílohami a spojením „Na vědomí“ se vynechávají 2 prázdné řádky - je to upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí - spojení „Na vědomí“ se zvýrazní jako „věc“ - pod se vypíší zkrácené názvy adresátů (všech, komu dopis posíláte) - při nedostatku místa lze umístit v pravé dolní čtvrtině
VY_32_INOVACE_281
1.13 Několikastránkové dopisy - je-li zřejmé, že se dopis se všemi náležitostmi na jednu stranu nevejde, je třeba pokračovat na další straně - lze psát: a) na rub dopisního papíru – značka ./. (u dopisů psaných na psacím stroji) b) na další list – značka ./2, ale v praxi se místo této značky stránky očíslují - dopis nesmí končit nadpisem, text rozděleným slovem - začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň 2 řádky - na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě podpisu
1.14 SHRNUTÍ (sloupcové odvolací údaje) 1. Hlavička dopisu (záhlaví) 2. Adresa adresáta – vpravo (častěji) nebo vlevo 3. Odvolací údaje – vlevo (častěji) nebo vpravo 2 řádky 4. Věc 2 řádky 5. Oslovení 1 řádek 6. Vlastní text 1 řádek 7. Pozdrav dle potřeby (ve škole zpravidla 3 x enter) 8. Razítko 9. Podpis (vlastnoruční + na PC či stroji) 2 až 4 řádky 10. Přílohy (Na vědomí) 11. Doplňující údaje (zápatí)
Použité zdroje Knihy: 1. Kuldová, O. – Fleischmannová, E.: Metodická příručka k technice administrativy a obchodní korespondenci. 1. vydání. Praha. Fortuna, 1998. ISBN 80-7168-574-7. 2. Fleischmannová, E. – Kuldová, O. – Šedý, R.: Obchodní korespondence pro střední školy. 1. vydání. Praha. Fortuna, 2000. ISBN 80-7168-718-9. 3. Štiková, S.: Obchodní korespondence I.,uzavírání a plnění kupních smluv. 6. přepracované vydání. Plzeň. Ing. Stanislava Štiková – KORESPONDENT, 2003. 4. Novák, J. - Macounová, E.: Sbírka úloh z obchodní korespondence, STÚ Praha, 1999 5. Macounová, E. - Novák, J.: Řešené úlohy z obchodní korespondence, STÚ Praha, 1999 6. Kuldová, O. – Fleischmannová, E.: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. Praha. Fortuna. 3. upravené vydání. 1998 7. Lévová, J., Valešová, I.: Dopisy bez předtištěných odvolacích údajů + Sbírka úloh, NÚOV, Praha 2005 Webové stránky na Internetu: www.nuov.cz Ostatní: ČSN 01 6910 – Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem. Praha. Český normalizační institut. Listopad 2002 a Duben 2007. ČSN 50 6409 – Poštovní obálky pro mechanizované zpracování listovních zásilek. Praha. Český normalizační institut. 1995 ČSN 50 6413 – Speciální poštovní obálky. Praha. Český normalizační institut. 1995 ČSN 88 4674 – Dopisnice a pohlednice. Praha. Český normalizační institut. 1995 ČSN ISO 11180 – Poštovní adresování. Praha. Český normalizační institut. 1995 Česká pošta – Přehled základní služeb (platné od 1. 6. 2005)