Výsledky a zajímavosti projektu benchmarking FM2012 Facility management na každý deň Bratislava, 20. června 2013
A.T. Kearney je mezinárodní společnost působící v oblasti strategického poradenství a optimalizace nákladů A.T. Kearney ve světě
Odvětví Letecký a obranný průmysl Automobilový průmysl
Amerika
Atlanta Calgary Chicago
Dallas Detroit Houston
Mexico City São Paulo New York Toronto San Francisco Washington, D.C.
Bangkok Jakarta Mumbai Asie Kuala Lumpur New Delhi a Oceánie Beijing Hong Kong Melbourne Seoul
Shanghai Singapore Sydney
Chemický průmysl Komunikace a Hi-tech Tokyo
Spotřební zboží a retail Finanční instituce
Evropa
Střední Východ a Afrika
Amsterdam Berlin Brussels Bucharest Budapest
Copenhagen Düsseldorf Frankfurt Helsinki Istanbul
Kiev Lisbon Ljubljana London Madrid
Abu Dhabi Dubai
Johannesburg Riyadh Manama
Milan Moscow Munich Oslo Paris
Prague Warsaw Rome Zurich Stockholm Stuttgart Vienna
Farmaceutický průmysl a zdravotnictví Těžební průmysl Energetický a zpracovatelský průmysl Private Equity Veřejný sektor Doprava Utility
2
Zdroj: A.T. Kearney
Alstanet se zabývá tvorbou a správou softwaru pro facility management pro významné české společnosti Alstanet
3
O společnosti
• Vývoj a následný provoz komplexních informačních systémů, ISV partner Microsoft • Specializací jsou aplikace extranetové • Aplikace jsou přizpůsobovány požadavkům klienta na míru • Produkty jsou využívány zejména u společností se sítí poboček
Specializace na facility management
• Alstanet Facility Management splňuje nejnáročnější funkční i bezpečnostní požadavky klientů • Modulární aplikace může obsahovat až 25 individuálně nastavitelných a propojených modulů • Základem je podpora detailní pasportizace a řízení všech podpůrných procesů • U jednotlivých workflow je možné sledovat KPI nebo přímo nastavit upozornění u sledovaných parametrů
Zdroj: Alstanet
Benchmarking FM2012 analyzoval náklady na provoz administrativních a obchodních prostor a vozového parku Analyzované oblasti
4
Administrativní prostory
Obchodní prostory
Vozový park
• Náklady spojené s administrativními prostory pro personál (kancelářské prostory)
• Náklady spojené s komerčními prostory (pobočky a obchody)
• Náklady spojené s firemním vozovým parkem (s výjimkou specializovaných vozidel)
Nákladové kategorie
Nákladové kategorie
Nákladové kategorie
• Využití prostoru • Vlastnictví/nájem a údržba • Energie • Úklid • Bezpečnost • Hospitality management
• Využití prostoru • Vlastnictví/nájem a údržba • Energie • Úklid • Bezpečnost
• Vlastnictví a provoz • Pohonné hmoty • Parkování • Režijní a jiné náklady
Zdroj: A.T. Kearney
Do studie FM2012 se zapojilo 13 účastníků z České republiky a Slovenska Rozsah studie
Rozsah aktiv/nákladů pokrytých studií
Celkové prostory
> 1,5 2 mil. m
Počet zaměstnanců 36 tis. FTE
Náklady na nájem
5
> 80 mil. Euro
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
Náklady na energie
> 25 mil. Euro
Náklady na úklid
> 10 mil. Euro
Náklady na bezpečnost
> 6 mil. Euro
Realizace pilotního ročníku studie si vyžádala téměř deset měsíců od prvotního záměru po poslední prezentaci klientům Proces Akvizice účastníků
Sběr dat
Analýzy dat
Příprava závěrečných zpráv
Prezentace výsledků
•Oslovení společností
•Představení studie •Zanesení dat •Příprava dvou •Dvě kola osobních FM2012 a postupu klientů do individuálních prezentací výsledků sběru dat porovnávacího zpráv pro každého účastníkům studie: •Osobní jednání a odpovědným modelu studie účastníka: prezentace – Prezentace pro osobám FM2012 – Manažerský garanta studie •Podpis smlouvy a •Několik kol setkání•Příprava výpočtů souhrn NDA – Prezentace pro s garanty dat s propočtem •Ověřování vrcholové vedení účastníků úspor •Určení správnosti dat odpovědné •Verifikace s klienty při – Detailní zpráva osoby za stranu a křížová kontrola významných s kompletními klienta dat odchylkách výsledky 3 měsíce
3 měsíce 6
Zdroj: A.T. Kearney
2 měsíce
3 měsíce
2 měsíce
Finanční instituce poskytují na jednoho zaměstnance v průměru o 60% více primární administrativní plochy Primární plocha na zaměstnance (m2/zam.) (jako % průměru infrastrukturních společností) 350
100 = průměr za infrastrukturní společnosti
332
300 252
250 200
166 139
150
121
100
97
94
85
F
G
H
104
98
98
J
K
L
50 0 A
B
C
D
E
Finanční instituce Infrastrukturní společnosti
7
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
Primární plocha je definována jako oblast využívaná pro hlavní administrativní činnost společnosti zahrnující: • Open space • Multi-desk kanceláře • Individuální kanceláře • Zasedací místnosti
Frekvence úklidu je faktorem ovlivňujícím náklady; rozpětí více než 100% však existuje i v důsledku odlišně efektivity Náklady na úklid (EUR/m2) a frekvence úklidu administrativních prostor (jako % průměru nákladů na úklid účastníků)
250 200
200 148
150
140 138 116
100 = průměr 100 účastníků studie
83
85
77
• Úklid vnitřních prostor
3
• Mytí oken (exteriérové, interiérové)
2
• Úklid během zimních měsíců • Ostatní náklady na úklid
27
1 22
0
0 A
8
4
64
50
Náklady
5
Náklady na úklid jsou definovány jako náklady na:
B
C
D
E
F
Týdenní frekvence úklidu
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
G
H
I
J
K
Průměr nákladů na úklid účastníků studie
Překvapivým zjištěním byl vysoký podíl společností s vozovým parkem zcela ve vlastnictví Struktura vozového parku podle způsobu pořízení (% vozidel daného vlastnictví na celkovém počtu vozidel účastníka) 2%
100
2%
90
Vozidla zahrnují:
23%
• Vozidla manažerská (tj. přidělena jednomu uživateli)
80 57% 61%
70 60 50
99%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 98% 98%
40
77%
30
43% 39%
20 10
1%
0 A
B
C
D
E
F
G
Vlastnictví a finanční leasing Operativní leasing
9
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
H
I
J
K
L
• Vozidla k všeobecnému použití
Závislost provozních nákladů obchodních prostor na velikosti aglomerace se ukázala jako poměrně slabá Závislost provozních nákladů obchodních prostor na velikosti aglomerace Provozní náklady obsahují náklady na: Roční provozní náklady (EUR/m2)
• údržbu, úklid, energie, bezpečnost a hospitality management F
Účastník E
C
Velikost aglomerace je definována jako vážený průměr přes objekty, kde:
A
• Město < 90 tis. obyv. = 1 Úspora proti nejlepší praxi
• Město > 90 tis. a < 1mil. obyv.= 2
B
• Praha okraj a širší centrum = 3
D
• Praha centrum = 4 1,1
1,2
1,3
1,4
Velikost aglomerace Účastník
10
Účastníci
Adekvátní nejlepší praxe
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
1,5
1,6
1,7
Náklady provozu budov vyšších kategorií vycházely jako dražší, nicméně většina účastníků se v této oblasti neodchylovala Závislost provozních nákladů na kategorii budov G
Roční provozní náklady (EUR/m2)
• Kategorie budov je počítána jako průměr kategorií vážených plochou • Kategorie A, B, C vycházejí z normy
Účastník
E C F
A D
B Kategorie budov Účastník = Adekvátní nejlepší praxe
11
Kategorie budov
Účastníci
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
Na základě analýzy relativních efektivit se každý účastník může rozhodovat o nejvhodnějším směru optimalizace Relativní nákladová efektivita z provozních nákladů obchodních prostor (%) Faktor
Komentář
Kategorie budov
• Budovy vyšší kategorie vykazují vyšší provozní náklady
Lokace
• Budovy v centrálnějších lokalitách vykazují klesající provozní náklady
Kategorie budov
Forma vlastnictví
Lokace
Kvalita • Účastníci s vyšší kvalitou řízení poskytovanýc odběru služeb vykazují konstantní h služeb provozní náklady
Kvalita poskytovaných služeb
Účastník Adekvátní nejlepší praxe (100%)
12
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
Forma vlastnictví
• Účastníci s vyšším podílem vlastněných budov vykazují vyšší provozní náklady
U řady účastníků jsme pozorovali tři problémy, které brání dalšímu zvyšování jejich výkonnosti Prostor pro zlepšení
13
Zjevný problém
Skryté problémy
Kroky k nápravě
Neexistence efektivní centrální správy aktiv
• Vysoké náklady na nákup zboží/služeb • Suboptimální kvalita zajišťovaného zboží/služeb
Neexistence centrálního sledování výkonnosti komerčních ploch
• Neschopnost posoudit efektivitu struktury distribuční sítě • Neschopnost řídit produktivitu jednotlivých poboček • Suboptimální náklady
• Inventarizace smluvních vztahů • Analýza nákladů a přejednání kontraktů • Změna procesu řízení nákupu • Zavedení manažerského a finančního reportingu v oblasti FM • Detailní analýza nákladů a přejednání kontraktů • Revize strategie prodeje/distribuce • Zavedení/zlepšení systému sledování výkonnosti prodejní sítě
Nejasně definovaná strategie vozového parku
• Vysoké náklady na vozový park • Vyplácení vysokých odměny za používání osobních vozů • Zneužívání firemních vozů
Zdroj: Data účastníků studie, A.T. Kearney
• Revize strategie vlastnictví/nákupu vozidel • Přejednání kontraktů týkajících se vozového parku
K zajištění ještě vyšší hodnoty pro účastníky přinese ročník 2013 několik změn ve struktuře analýz Co očekávat od FM2013 Údržba Revize, Pravidelná údržba (drobné opravy…), Investice (střechy, fasáda…), Průběžné investice (malování, koberce…)
Úklid Interiér (office), Exteriér (sníh, parkoviště…), Mytí oken, Úklid garáží.
Zaměstnanci Vlastní, Externí. Pracovní pozice, Pracovní místo.
Bezpečnost Agregace nákladů.
Vozový park Vlastnictví, Údržba, Pojištění, Parkování.
ICT Telefony, Počítače, SW, Připojení, Telekomunikace. Investice a provoz.
14
Zdroj: A.T. Kearney
A.T. Kearney usiluje o poskytování praktických a okamžitě účinných řešení
A.T. Kearney je globální poradenská společnost s týmem konzultantů s inovativním přístupem založeným na úzké spolupráci s klienty. Klientům A.T. Kearney přináší okamžitá řešení a významné a dlouhodobé výsledky. Od roku 1926 jsme důvěryhodní poradci vrcholových vedení předních světových firem napříč všemi hlavními průmyslovými odvětvími. A.T. Kearney má kanceláře v 39 zemích.
15
Amerika
Atlanta Calgary
Chicago Dallas
Detroit Houston
Mexico City New York
San Francisco São Paulo
Toronto Washington, D.C.
Asie a Oceánie
Bangkok Beijing
Hong Kong Jakarta
Kuala Lumpur Melbourne
Mumbai New Delhi
Seoul Shanghai
Singapore Sydney
Tokyo
Evropa
Amsterdam Berlin Brussels Bucharest
Budapest Copenhagen Düsseldorf Frankfurt
Helsinki Istanbul Kiev Lisbon
Ljubljana London Madrid Milan
Moscow Munich Oslo Paris
Prague Rome Stockholm Stuttgart
Vienna Warsaw Zurich
Střední Východ a Afrika
Abu Dhabi Dubai
Johannesburg Manama
Riyadh
Zdroj: A.T. Kearney
