VV-BUNDEL EERSTE HULP VOOR (NIEUWE) VV’S
2
Inhoud INLEIDING .......................................................................................................................6 1
VV? WAT IS DAT? .........................................................................................................7 1.1
Competenties van een hoofdanimator, volgens OSCAR ..................................................... 7
1.2
Competenties van een animator, volgens OSCAR ............................................................ 9
2
TAAKVERDELING VERBOND ........................................................................................... 10
3
VV-VERGADERINGEN ................................................................................................... 12
4
3.1
VV-weekend ...................................................................................................... 12
3.2
Nationale VV-vergadering ...................................................................................... 12
3.3
Clustervergadering .............................................................................................. 12
3.4
Bijkomende VV-vergadering vlak voor de zomer........................................................... 12
VERGADEREN MET JE MONIPLOEG: praktisch ..................................................................... 13 4.1
Vergaderzaal vastleggen ....................................................................................... 13
4.2
Bereikbaarheid + parkeren..................................................................................... 13
4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3
Vergaderruimtes en drankverbruik ........................................................................... 13
4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 4.4
Vergaderlocaties ...................................................................................................................... 13 Toegang buiten de kantooruren .............................................................................................. 14 Guest-wifi ................................................................................................................................ 14 Drankverbruik .......................................................................................................................... 14 Beamer .................................................................................................................................... 14 Zonnewering ............................................................................................................................ 15 Verlichting................................................................................................................................ 15
Alarm .............................................................................................................. 16
4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 5
Parking ..................................................................................................................................... 13 Fietsenstalling .......................................................................................................................... 13 Openbaar vervoer.................................................................................................................... 13
Algemeen ................................................................................................................................. 16 Alarm in- en uitschakelen ........................................................................................................ 16 Deur hoofdingang in open en gesloten stand plaatsen .......................................................... 20 Verlichting aan- en uitzetten ................................................................................................... 21
SPECIFIEKE TAKEN VV ................................................................................................. 22 5.1
VV-map afhalen bij Pieter, Lies of Lobke ................................................................... 22
5.2
Verdeling waak, wekdienst,… ................................................................................. 22
5.3
Infobrief deelnemers ........................................................................................... 22
5.4
Specifieke daguitstappen vastzetten ........................................................................ 22
5.5
Schriftelijke voorbereiding checken ......................................................................... 23
5.6
Medische fiches overlopen ..................................................................................... 23
5.7
Vergaderdata en reserveren lokaal .......................................................................... 23
5.8
Materiaal aanvragen ............................................................................................ 23 3
6
STARTVERGADERING .................................................................................................. 24 6.1
Kennismaking en wissels in de moniploeg ................................................................... 24
6.2
Voorstelling centrum............................................................................................ 24
6.3
Afspraken met moni’s en deelnemers: Kazoogle! ......................................................... 24
6.4
Brainstorming thema en activiteiten ........................................................................ 25
6.5
Ontspanning ...................................................................................................... 25
7
VERDERE VOORBEREIDING ............................................................................................ 26 7.1
Programma verder uitwerken ................................................................................. 26
7.2
Taakverdeling: wie doet wat? ................................................................................. 26
7.3
Activiteiten ....................................................................................................... 26
7.4
Medisch verantwoordelijke .................................................................................... 27
7.5
Thema volledig uitwerken ..................................................................................... 27
7.6
Zinspelende momenten uitwerken ........................................................................... 27
7.7
Materiaal .......................................................................................................... 27
7.8
Verzekering elektronisch materiaal .......................................................................... 27
7.9
Varia ............................................................................................................... 28
8
BUSVERGADERING ..................................................................................................... 29 8.1
Eerste vakantiedag overlopen ................................................................................. 29
8.2
Taakverdeling bij het vertrek ................................................................................. 29
8.3
Belangrijkste medische gegevens overlopen ............................................................... 29
9
EERSTE VAKANTIEDAG ................................................................................................ 30 9.1
Vertrek ............................................................................................................ 30
9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.2 10
Praktische voorbereiding voor vertrek .................................................................................... 30 Naar ouders en kinderen toe................................................................................................... 30 Paperassen............................................................................................................................... 31
Aankomst in het centrum ...................................................................................... 31
TIJDENS DE VAKANTIE ................................................................................................. 32
10.1
Groepsfoto ........................................................................................................ 32
10.2
Leuke foto halverwege ......................................................................................... 32
10.3
Contact met de uitbater, met andere verbonden ......................................................... 32
10.4
Omgang met deelnemers ....................................................................................... 32
10.5
Hygiëne ............................................................................................................ 33
10.6
Afspraken multimedia .......................................................................................... 33
10.7
Zakgeld ............................................................................................................ 34
10.8
Uitstappen regelen .............................................................................................. 34
10.9
Zalen en terreinen reserveren ................................................................................ 34
10.10
Activiteiten en dagelijkse vergaderingen ................................................................ 35
10.11
Administratie bijhouden .................................................................................... 35
10.12
Foto’s maken .................................................................................................. 35
10.13
Wegcode ....................................................................................................... 35
10.14
Post ............................................................................................................. 35
10.15
EHBO ............................................................................................................ 36 4
10.16
Alcohol, tabak en drugs ..................................................................................... 36
10.17
Nachtrust ...................................................................................................... 37
10.17.1 Gemengde werking.................................................................................................................. 37 10.17.2 Aantal uren nachtrust .............................................................................................................. 38 10.18
Coaching ....................................................................................................... 39
10.18.1 10.18.2 10.18.3 10.18.4 11
Voortdurende coaching van je moni’s..................................................................................... 39 Tussentijdse evaluatie ............................................................................................................. 39 Je moni’s in de watten leggen ................................................................................................. 40 Laatste coachingsgesprek ........................................................................................................ 40
LAATSTE DAG ........................................................................................................... 41
11.1
Opruim + centrum ............................................................................................... 41
11.2
Verloren voorwerpen ........................................................................................... 41
11.3
Bus ................................................................................................................. 41
12
NA DE VAKANTIE ....................................................................................................... 43
12.1
Facebook .......................................................................................................... 43
12.2
Onkostennota .................................................................................................... 43
12.3
Papieren terugbrengen ......................................................................................... 43
12.4
Foto’s online zetten ............................................................................................ 43
12.5
Reünies ............................................................................................................ 44
13
RADELOOS? .............................................................................................................. 45
BIJLAGE 1: PAPIEREN ........................................................................................................ 46 De kasstaat ................................................................................................................. 47 BIJLAGE 2: OSCAR ........................................................................................................... 54 BIJLAGE 3: ADO-VISIE ....................................................................................................... 64 BIJLAGE 4: VERZEKERINGEN ............................................................................................... 80 Lichamelijk ongeval ...................................................................................................... 81 Burgerlijke Aansprakelijkheid .......................................................................................... 85
5
INLEIDING “Of ik VV wil zijn deze zomer? Ja, graag!”…
… en een paar dagen later besef dat je eigenlijk maar half weet wat “VV-zijn” nu eigenlijk inhoudt. Geen nood: de vele VV’s die jullie zijn voorgegaan, hebben zich ongetwijfeld dezelfde vragen gesteld. Want VV-zijn is niet altijd even evident. Wat houdt die taak van “vakantieverantwoordelijke” dan eigenlijk in? Wat moet je er allemaal voor doen? En is er nog tijd om zelf echt van de vakantie te genieten? In deze bundel zullen we proberen om op al je vragen een zo compleet mogelijk antwoord te geven. Onthoud alvast dat je er als VV nooit alleen voor staat! Je hebt een moniploeg waarop je kan terugvallen, maar wees zeker ook niet bang om tips te vragen aan ervaren VV’s of aan het verbond. En het allerbelangrijkste: vergeet je als VV niet te amuseren op vakantie! Ook al draag jij de “eindverantwoordelijkheid”, je gaat nog steeds op vakantie omdat je het graag doet!
Alvast veel succes en plezier gewenst!
Pieter, Lies, Lobke & Trui
6
1 VV? WAT IS DAT? We krijgen vaak de vraag: “Als ik VV wil zijn, wat moet ik dan allemaal kunnen en doen…?”. Vanuit Kazou Vlaanderen werden een aantal competenties van een hoofdanimator uitgeschreven, zoals wij ze binnen Kazou zien. Deze begrippen zijn soms vaag, maar allicht kan je bij ieder onderdeeltje voor jezelf wel een concreet sterk of zwak punt zetten. Hieronder vind je dit lijstje aan competenties. Lees het zeker even door en probeer voor jezelf al uit te maken waarin je al sterkt staat en aan welke punten je tijdens deze vakantie en voorbereiding je zeker zal werken.
1.1 Competenties van een hoofdanimator, volgens OSCAR Besluiten nemen Als er een beslissing moet genomen worden, hou je rekening met verschillende invalshoeken en neem je op basis hiervan een besluit. Initiatief nemen Je stelt uit eigen beweging ideeën of acties voor en stuurt de moniploeg aan om dit ook te doen. Zowel in de voorbereiding als tijdens de vakantie geef je extra impulsen, indien nodig. Een vergadering voorzitten Zowel in de voorbereidende vergaderingen als tijdens de overlegmomenten op vakantie zorg je voor een gestructureerde vergadering. Je kan discussies samenvatten, besluiten nemen, de timing respecteren en geeft iedereen de kans om zijn/haar eigen mening te uiten. Een team bouwen Je bouwt aan een hecht team door samen met je moni's te werken aan een toffe groepssfeer doorheen de voorbereiding en je vakantie. Verantwoordelijkheid nemen Je zorgt ervoor dat alles goed verloopt, zowel de verwachte taken vanuit Kazou, als wat je zelf hebt afgesproken. Je houdt rekening met de gevolgen van je gedrag en de gemaakte afspraken. Als VV geef je binnen je moniploeg aan wat de grenzen zijn. Participatief werken Je betrekt alle moni’s bij de voorbereiding. Voor en tijdens de vakantie maak je samen afspraken over de aanpak van praktische zaken en het organiseren van de vakantie. Je bent als VV actief betrokken bij het hele vakantiegebeuren. Feedback geven en ontvangen Je benoemt duidelijk en tactvol de sterktes en groeipunten van je monitoren doorheen de voorbereiding en de vakantie zelf. Je staat zelf ook open voor feedback uit de groep en houdt hier rekening mee. Je denkt na over hoe je nog een betere VV kan worden, rekening houdend met je eigen sterktes, groeipunten en de waarden die jij belangrijk vindt. Coachen Je stimuleert, motiveert en begeleidt de monitoren in hun taak als begeleider, maar ook in hun persoonlijk functioneren. Je bent enthousiast en straalt dit uit naar je monitoren. Je achterhaalt waarin moni’s nog kunnen groeien en motiveert hen om specifieke vorming te volgen, zowel binnen als buiten Kazou. 7
Inspelen op veranderingen Je reageert op een gepaste manier als er onverwachts iets verandert op vakantie of tijdens de voorbereiding. Met de glimlach pas je je voorbereiding aan aan externe omstandigheden die je niet zelf in de hand hebt (bus te laat, regenbui, zieke moni…) Communiceren Ideeën, meningen, informatie enz. breng je op een heldere en begrijpelijke manier over, zowel mondeling als schriftelijk. Zelf toon je interesse in het verhaal van anderen. je hebt aandacht voor lichaamstaal bij de ander én bij jezelf. In stressvolle situaties handelen Bij problemen of conflicten op vakantie of tijdens de voorbereiding, reageer je op een oplossingsgerichte manier. Je houdt rekening met ieders mening en houdt het hoofd koel. Zowel materiële als organisatorische problemen pak je aan, net als conflicten tussen deelnemers of moni’s. Praktisch organiseren Je overlegt met verschillende partijen (moni, TP, centrumuitbater, ...) wie wat doet, op welke manier en binnen welke tijdsperiode. Je verzamelt de voor de vakantie noodzakelijke administratieve gegevens, verwerkt ze en geeft ze goed door. Je benadrukt dat het materiaal correct gebruikt moet worden en geeft zelf het goede voorbeeld. Je houdt rekening met de interesse en competenties van elke moni uit je team om taken en verantwoordelijkheden goed door te geven.
Samengevat is de VV iemand die:
De leiding op zich neemt tijdens de voorbereiding (vergaderingen, materiaal, deadlines voor monitoren, praktische organisatie met centrum,…). vlot communiceert met de beroepskracht. op vakantie de leiding neemt over de monitoren (vergaderingen voorzitten, knopen doorhakken, …). in stressvolle situaties kan handelen (busvertrek, eventuele panne van de bus, het begint plots te regenen op vakantie, een deelnemer valt en kwetst zich ernstig, …). de monitoren coacht: opvolgen van hun acties en ze uitdaagt om te groeien in hun rol als moni door te ondersteunen in nieuwe verantwoordelijkheden opnemen. zijn gezond verstand goed weet te gebruiken.
8
Binnen de visie van Kazou vinden wij dat de vakantieverantwoordelijk geen autoritair iemand mag zijn, die heel ver boven de moni’s staat. We verwachten van jou wel dat je een “moni onder de moni’s” bent. Vandaar dat we graag ook de competenties van een animator nog eens oplijsten. Deze zijn natuurlijk ook op jou van toepassing, maar lees ze zeker nog eens grondig door met je moniploeg, zodat ook zij goed weten wat van hen wordt verwacht.
1.2 Competenties van een animator, volgens OSCAR Initiatief nemen Tijdens de voorbereiding van de vakantie (voorbereiding van activiteiten en de verantwoordelijkheid van de uitwerking) en op vakantie zelf (voorbereide activiteiten in goede banen leiden, dode momenten opvullen, flexibiliteit bij programmawijzigingen) wacht je niet af tot anderen iets doen. Je neemt spontaan taken op. Afspraken maken en nakomen Samen met de monitorenploeg (animatoren & VV) maak je afspraken over het verloop van de voorbereiding en de vakantie. Je houdt rekening met de gemaakte afspraken en de gevolgen hiervan. Op de vakantie kennen de deelnemers de afspraken en je zorgt er mee voor dat alle deelnemers deze afspraken naleven. Anderen vermaken Je animeert een grote of kleine groep deelnemers doorheen het volledige dagprogramma: thema, dagopening, tijdens grote activiteiten of dode momenten. Op vakanties stimuleer en motiveer je deelnemers (en moni’s) om actief de vakantie te beleven. Feedback geven & ontvangen Je reflecteert kritisch over je eigen functioneren als animator (sterke punten, groeipunten). Je aanvaardt zowel positieve als kritische meningen over je eigen gedrag en gaat ermee aan de slag. Je geeft ook anderen opbouwende feedback. Samenwerken Je werkt op een constructieve manier met medemonitoren, VV en TP aan een geslaagde vakantie, zowel tijdens de voorbereiding als het verloop van de vakantie. Een groep begeleiden Je stuurt een kleine groep deelnemers aan en neemt het voortouw doorheen de hele vakantie, met oog voor alle deelnemers van jouw groepje. Tijdens activiteiten met de volledige groep heb je oog voor alle deelnemers. Een activiteit voorbereiden Je maakt aan de hand van een voorbereidingsstructuur een creatieve activiteit met oog voor inkleding, spelopbouw, speluitleg, doelgroep en het nodige materiaal. Je houdt rekening met het volledige vakantieprogramma en zinspelende momenten. Een activiteit uitvoeren Op vakantie zorg je dat het nodige materiaal tijdig klaarstaat en geef je de deelnemers een duidelijke speluitleg zodat de activiteit vlot verloopt. Je activiteit draagt mee aan het vakantiegevoel. Na het spel besteed je de nodige aandacht aan opruimen. Een veilige fysieke omgeving creëren Je houdt rekening met situaties en locaties waarin je je met deelnemers bevindt, zodat de veiligheid telkens gegarandeerd wordt. Je kan de nodige EHBO toepassen en inschatten wanneer dit nodig is. 9
2 TAAKVERDELING VERBOND
10
11
3 VV-VERGADERINGEN 3.1 VV-weekend Het VV-weekend is er zowel voor ervaren als onervaren VV’s. Tijdens het weekend word je helemaal wegwijs gemaakt in de leuke wereld van het VV-zijn. Nieuwe VV’s worden verwacht op zaterdagmorgen. Gedurende de dag krijgen zij heel wat uitleg over alle zaken waar je als VV moet aan denken. Alle zaken die in deze bundel staan komen daar ook nog eens uitgebreid aan bod. Om 16u komen ook de ervaren VV’s langs. Alle VV’s samen krijgen nog een ruime uitleg over administratie, vergadertechnieken, coaching, … Het weekend is zowel vormend als teambuildend. Het is interessant om je mede-VV’s te leren kennen en ervaringen uit te wisselen.
3.2 Nationale VV-vergadering Sommige VV’s worden ook verwacht op de nationale VV-vergadering. Hier zit je samen met alle VV’s van Kazou, per centrum en soms ook per periode. Je maakt kennis met de coördinator (indien die er is) en je krijgt heel wat info over het centrum en de activiteiten. Indien je met andere verbonden samen zit, wordt er vaak al een globale planning uitgewerkt. Dit kan je alvast helpen om je vakantieschema op te bouwen. De nationale VV-vergadering gaat meestal door eind april. Inschrijven gebeurt via de medewerkerssite. Verwittig zeker indien je niet aanwezig kan zijn. Zo kunnen we proberen om een vervanger te sturen of om de info via een andere weg bij jou te krijgen.
VV’s die niet op de nationale VV-vergadering moeten zijn, krijgen alle informatie over centrum, activiteiten,… via het verbond.
3.3 Clustervergadering Na het VV-weekend, krijg je vanuit het verbond een uitnodiging voor de clustervergadering. Tijdens deze vergadering gaan we met alle VV’s van jouw leeftijdscluster rond de tafel te zitten. Per cluster komen verschillende thema’s aan bod. Bij de ADO’s wordt het ADO-kader geschetst, een uitleg van specifieke papieren komt aan bod en er wordt ook vooral veel uitgewisseld tussen ervaren en minder ervaren VV’s.
3.4 Bijkomende VV-vergadering vlak voor de zomer Mogelijks volgt er ook nog een VV-vergadering kort voor de zomer. Dit is meestal het geval wanneer er vrij laat nog nieuwe papieren opduiken of wanneer we merken dat er een dringende nood is aan een vorming.
12
4 VERGADEREN MET JE MONIPLOEG: praktisch En dan is het zover: je eerste vergadering met je moniploeg! Waar ga je naartoe? Hoe vraag je een lokaal aan? Wat mag je drinken en waar mag je parkeren? Hieronder een overzichtje.
4.1 Vergaderzaal vastleggen
Mail naar
[email protected] met de vraag om een lokaal vast te leggen voor jouw vergadering. Vermeld datum en uur van je vergadering, aantal personen en de naam van je vakantie. Je krijgt (meestal van Trui) een mailtje terug met daarin het lokaal waarin je terecht kan. Elke VV zal ook een badge krijgen om binnen te kunnen in de gebouwen. Krijg je geen reactie? Mail dan zelf nog even of alles geregeld is.
4.2 Bereikbaarheid + parkeren 4.2.1 Parking De parking aan de voorzijde van het gebouw is vrij toegankelijk voor iedereen. Je kan hier als vrijwilliger je wagen parkeren. Staat deze vol? Dan kan je nog altijd terecht op de parking van de Decathlon. Op de parking van ons CM-gebouw is plaats voorbehouden voor mensen met een beperking. Hou deze parkeerplaatsen zeker vrij. De parking aan de achterzijde van het gebouw is een afgesloten personeelsparking. Die parking kan enkel door CM-personeelsleden gebruikt worden. 4.2.2 Fietsenstalling Kom je met de fiets, maak dan gebruik van de fietsrekken aan de voorzijde van het gebouw. Plaats je fiets niet tegen de ramen van het gebouw. 4.2.3 Openbaar vervoer Vanaf het station rijden twee lijnbussen naar het Beneluxpark: lijn 1 rijdt naar AZ Groeninge, lijn 12 volgt dezelfde route maar rijdt door naar Rollegem. De rit duurt ongeveer 12 minuten. Beide bussen stoppen op wandelafstand: • •
aan Bekaert, op 130 meter wandelafstand, en aan Bond Moyson, op 250 meter wandelafstand.
4.3 Vergaderruimtes en drankverbruik 4.3.1 •
•
Vergaderlocaties Onze vergaderlocaties vind je allemaal in het Beneluxpark 22, 8500 Kortrijk. Zijn deze toevallig allemaal bezet of komen er veel monitoren met de trein? Dan kan je ook steeds terecht in de Thuiszorgwinkel aan het station: Minister Tacklaan 43, 8500 Kortrijk. De verschillende zalen waarin je kan terechtkomen: - Zaal Victoria (96 pers.) = Beneluxpark 22 (de grote cafetaria, waar de praatcafés zijn) Opgelet: op weekdagen tussen 11.30 en 14.00 is dit de personeelscafetaria - Zaal Lugano (16 pers.) = Beneluxpark 22, (zaal tegenover ingang van de cafetaria) - Zaal Como (26 pers.) = Beneluxpark 22, (zaal rechts van de hoofdinkom) - Zaal Garda (36 pers.) = Beneluxpark 22, (zaal tussen Como en Victoria, helemaal rechts) 13
4.3.2 Toegang buiten de kantooruren De vergaderruimtes op het gelijkvloers kunnen ook buiten de kantooruren gebruikt worden. De verantwoordelijke van de vergadering kan met een badge de hoofdingang openen en de deur in een open stand plaatsen. Hij kan het alarm gedeeltelijk uitzetten (zie verder). Na de vergadering activeert hij het alarmsysteem opnieuw en sluit hij de hoofdingang af. De verantwoordelijke is met andere woorden de eerste persoon die het gebouw betreedt en de laatste persoon die het gebouw verlaat. 4.3.3 Guest-wifi De guest-wifi is beschikbaar op het gelijkvloers in de vergaderaccomodatie, de wachtruimte en de vrijwilligerszone.Om gebruik te maken van de guest-wifi moet je kiezen voor ‘CMfree’ en een wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord wijzigt elke maand en hangt uit in de vergaderzaal. 4.3.4 • •
•
Drankverbruik Drank kan je uit de koelkasten halen in zaal Victoria. Drankverbruik hoeft niet meer genoteerd worden. We rekenen standaard 2 drankjes per persoon in voor de vergaderingen. Lang vergaderd en meer verbruikt? Geef dan een seintje aan
[email protected] met vermelding van jullie drankverbruik en wij geven dit door! Zorg dat alles netjes terug staat zoals je het vond, als je je lokaal verlaat. (Lichten uit, stoelen terug, eventueel muziek uit, eventueel deuren op slot).
4.3.5 Beamer Om de beamer te kunnen gebruiken, heb je een laptop met een HDMI-uitgang nodig. Ga als volgt te werk: • • •
Plug de HDMI-kabel van het Marmitek-bakje in in jouw laptop. Het Marmitek-bakje vind je op de vergadertafel of bij de muur. Het lampje van het Marmitek-bakje bij Source 1 moet branden als de HDMI-kabel in de eerste poort zit, bij Source 2 als de HDMI-kabel in de tweede poort zit. Leg de beamer aan met de rode knop linksboven op de afstandsbediening en kies voor HDMI(1). 14
In zaal Victoria zijn er 2 Marmitek-bakjes: ‘enkele projectie’ en ‘dubbele projectie’. Als je de HDMI-kabel uit ‘enkele projectie’ gebruikt, dan projecteer je via de beamer in zaal Victoria. Als je de HDMI-kabel uit ‘dubbele projectie’ gebruikt, dan projecteer je zowel via de beamer in zaal Victoria als via de beamer in zaal Garda. 4.3.6 Zonnewering Er is zonnewering voorzien in zaal Garda en zaal Como. De zonnewering kan via een paneel (zie afbeelding 1) individueel bediend worden. Wil je de zonnewering naar beneden doen, druk dan op het icoontje met de pijltjes naar beneden (zie afbeelding 2). Hou de knop een tijdje ingedrukt. Je hoort hierbij een signaal. De zonnewering gaat daarna automatisch naar beneden tot je nog eens op het icoontje duwt. Wil je de zonnewering terug naar boven doen, druk dan op het icoontje met de pijltjes naar boven. In zaal Lugano is geen zonnewering.
Afbeelding 1
Afbeelding 2
4.3.7 Verlichting De verlichting kan in zaal Garda en zaal Como met hetzelfde paneel als voor de zonnewering bediend worden. Wil je de verlichting aanzetten, druk dan éénmaal op het icoontje met het oplichtend lampje. Je hoort hierbij een signaal. Wil je de verlichting terug uitzetten, druk dan éénmaal op het icoontje met het niet-oplichtend lampje (zie afbeelding 3). In zaal Lugano gaat het licht automatisch aan en uit.
Afbeelding 3
15
4.4 Alarm Tijdens de kantooruren kunnen alle toegangsdeuren geopend worden met een badge. Buiten de kantooruren en ‘s nachts is het gebouw enkel toegankelijk via de hoofdingang. Er treedt dan een alarmsysteem met sensoren en bewegingscamera’s in werking. Jouw badge zal geen toegang meer geven tot ruimtes waar het alarmsysteem actief is. Het alarm zal wel nog gedeeltelijk manueel uitgeschakeld kunnen worden in de vergaderaccommodatie op het gelijkvloers en in de kelder. 4.4.1
Algemeen
1) Nachtbewaking Er is geen conciërge voor het beheer van het gebouw. De check of alles slotvast is, gebeurt volledig door een technisch proces. Dit ziet er in grote lijnen als volgt uit: •
• •
• •
Vanaf 16.30 uur checkt het systeem of alle ramen, terrasschuifdeuren en deuren dicht zijn. Storingen worden op het pc-scherm van de onthaalmedewerker gemeld, waarna hij de nodige stappen zal ondernemen. Vanaf 16.45 uur wordt iedere storing onmiddellijk gevolgd door een herkenbaar plaatselijk alarm met de bedoeling dat men het raam of de deur onmiddellijk terug dicht doet. Om 18.30 uur zal er een vooralarm klinken over de hele administratieve ruimte. Dit is het signaal dat het systeem in nachtbewaking zal gaan. Op dit moment wordt aan iedereen gevraagd de administratieve ruimtes te verlaten. Om 19.10 uur en 22.00 uur klinkt dit vooralarm ook in de publieke ruimtes. Dit vooralarm kan je uitschakelen Ten laatste om 23.30 uur gaat het systeem onvermijdelijk in nachtbewaking.
2) Toegang kelder buiten de kantooruren De kelder is ook buiten de kantooruren nog toegankelijk. • • •
Hou je badge voor de badgelezer aan de rechtermuur bij de leveranciersingang. Binnen kan je het alarm uitschakelen aan toestel naast de deur. Vergeet niet om het alarm nadien terug in te schakelen.
3) Toegang vergaderzalen buiten de kantooruren De vergaderruimtes op het gelijkvloers kunnen ook buiten de kantooruren gebruikt worden en dit tussen 6.30 en 23.30 uur. De verantwoordelijke van de vergadering kan met een badge de hoofdingang openen en de deur in een open stand plaatsen. Hij kan het alarm gedeeltelijk uitzetten. Na de vergadering activeert hij het alarmsysteem opnieuw en sluit hij de hoofdingang af. De verantwoordelijke is met andere woorden de eerste persoon die het gebouw betreedt en laatste persoon die het gebouw verlaat.
4.4.2
Alarm in- en uitschakelen
1) Alarm uitschakelen Om te weten of het gebouw onder alarm staat, kijk je naar het kleur van de badgelezer aan de rechtermuur bij de hoofdingang: •
Blauw = het alarm is niet actief. Je hoeft het dus niet uit te schakelen. Om het gebouw binnen te komen, hou je de badge voor de badgelezer aan de rechtermuur bij de hoofdingang. De deuren zullen openen.
16
•
Oranje = het alarm is actief. Je zal het dus moeten uitschakelen.
Je gaat als volgt te werk: a.
Stap 1: Om het gebouw binnen te komen, hou je de badge voor de badgelezer aan de rechtermuur bij de hoofdingang. De deuren zullen openen en je zal een aanhoudend signaal horen.
b. Stap 2: Je hebt nu 30 seconden om het alarm uit te schakelen. Ga binnen naar de rechtermuur met de verschillende toestellen.
A
D
B
C
17
c. Stap 3: i. Hou je badge voor het zwarte bakje (A)
ii. Op het beginscherm is het woord ‘inschakelen’ geselecteerd. Druk op toets ‘1’ (zie scherm 1). Hierdoor ga je één item naar beneden. Het woord ‘Uitschakelen’ is nu geselecteerd. iii. Druk daarna op toets ‘E’ van ‘enter’ (zie scherm 2). Je gaat hierdoor naar een volgend scherm. iv. Druk tot slot op toets ‘2’ (zie scherm 3). Het aanhoudend signaal zal stoppen en het alarm is nu uitgeschakeld. Samengevat: Hou je badge voor het kleine zwarte toestel (A) tot het scherm oplicht en druk op 1 - E - 2.
2) Overwerkknop gebruiken Ben je nog aanwezig om 19.10 uur, dan zal je een onderbroken signaal te horen krijgen. Ga vervolgens naar de rechtermuur met de verschillende toestellen en hou je badge voor de overwerkknop (B). Het signaal zal stoppen.
Ben je nog aanwezig om 22.00 uur, dan zal je het signaal nog eens te horen krijgen. Hou dan opnieuw je badge voor de overwerkknop (B). Ben je nog aanwezig om 23.30 uur, dan zal je het signaal nog eens te horen krijgen, maar kan je het niet meer uitschakelen. Je hebt nu nog 10 minuten om het gebouw te verlaten.
18
3) Alarm inschakelen Heb je het alarm uitgeschakeld? Vergeet dan niet om het na de vergadering terug in te schakelen. Wacht hiervoor tot iedereen buiten is en controleer of er geen andere vrijwilligers in het gebouw aanwezig zijn. Ga naar de rechtermuur met de verschillende toestellen. Draai eerst de knoppen van toestel C horizontaal (zie verder). Hou daarna je badge voor toestel A tot het scherm oplicht.
Op het beginscherm is het woord ‘inschakelen’ reeds geselecteerd. Druk op toets ‘E’ van ‘enter’ (scherm 4). Je gaat hierdoor naar een volgend scherm. Druk daarna op toets ‘2’ (scherm 5).
Je zal een aanhoudend signaal horen. Het alarm is terug ingeschakeld. Je hebt nu 30 seconden om het gebouw te verlaten. Vergeet niet om je badge voor de badgelezer aan de linkerkant van de deur te houden om buiten te kunnen. Samengevat: hou je badge voor het toestel en druk op E - 2.
19
4.4.3 Deur hoofdingang in open en gesloten stand plaatsen De deur van de hoofdingang in open stand plaatsen Als je andere mensen in het gebouw wil binnen laten, kan je de deuren in een open stand plaatsen. Draai daarvoor beide knoppen van toestel C naar boven (verticale stand).
De deur van de hoofdingang in half-gesloten stand plaatsen Als iedereen aanwezig is, kan je de deuren deels sluiten zodat er niemand meer binnen kan, maar de aanwezigen wel nog naar buiten kunnen. Draai daarvoor beide knoppen van toestel C schuin naar links boven.
De deur van de hoofdingang in gesloten stand plaatsen Als je het gebouw terug verlaat, vergeet dan niet om de deuren terug in een gesloten stand te plaasen. Draai daarvoor beide knoppen van toestel C naar links (horizontale stand).
Noodknop Gebruik je badge om naar buiten te gaan. In nood kan je de noodknop gebruiken aan de rechterkant van de binnendeur en in het sas.
20
4.4.4 Verlichting aan- en uitzetten De verlichting aanzetten In het onthaal kan je de verlichting aanzetten met toestel D.
Druk hiervoor op één van de groene knoppen ‘AAN’. Een gelijkaardig toestel bevindt zich ook in zaal Victoria. De verlichting uitzetten Om de verlichting uit te zetten, druk je op de rode knoppen ‘UIT’. Als je het alarm inschakelt, hoef je de verlichting niet handmatig uit te zetten. De verlichting zal in dat geval automatisch doven.
21
5 SPECIFIEKE TAKEN VV 5.1 VV-map afhalen bij Pieter, Lies of Lobke In deze VV-map zitten alle belangrijke documenten die jij als VV nodig hebt, waaronder deelnemers- en monilijsten, kasstaat, verzekeringspapieren, busformulieren, medische fiches, papieren voor moniconsumptiegeld, centrumevaluatie, OSCAR coachingsdocumenten,… Maak een afspraak bij Pieter, Lies of Lobke, een paar weken voor je vakantie. (Doe dit tijdig, want VVmappen maken kost vaak een week tijd!) Alle papieren worden dan nog eens volledig uitgelegd. Nadat je bent langsgeweest, zal ook het nodige geld (reservebudget, geld voor apothekerskosten, moniconsumptiegeld…) op je rekening worden gestort.
5.2 Verdeling waak, wekdienst,… Het kan handig zijn om op voorhand al een schema te maken met daarin de verdeling van wie wanneer moet wekken of waken, wie bij de gasten is tijdens platte rust/BVT, welk clubje op welke dag moet helpen met de afwas,… Hang dit schema duidelijk op in jullie monilokaal. Zorg ervoor dat de taken onderling evenredig verdeeld zijn en hou er rekening mee dat niet alle taken op 1 dag samenvallen voor 1 persoon. Dit schema kan je natuurlijk ook samen met je moniploeg opmaken.
5.3 Infobrief deelnemers Per vakantie bestaat er al een zo goed als afgewerkte infobrief. Vanuit het verbond zullen we jou zo’n brief doormailen met de vraag om deze aan te passen aan jullie wensen. Uiteraard mag je deze een beetje “pimpen” binnen je vakantiethema! Zorg dat de brief op de afgesproken datum terug op het verbond is. De infobrieven moeten 3 weken voor vertrek bij de deelnemers zijn en wij hebben er ook nog wat werk aan… Zorg ervoor dat jouw naam en telefoonnummer duidelijk op de brief vermeld staan. Indien de gastjes voor bepaalde activiteiten specifieke kledij/specifiek materiaal nodig hebben, dan plaats je dit best ook op de infobrief.
5.4 Specifieke daguitstappen vastzetten De meeste van je activiteiten zullen wellicht al vastgelegd zijn via het verbond of via nationaal. Indien je toch nog een andere uitstap plant, dan neem je best zelf telefonisch of per mail contact op met de persoon in kwestie. Het gaat hier over zwemmen, daguitstappen naar pretparken,… Vermeld steeds het verbond, het aantal kinderen en begeleiders, datum en uur. Vraag zeker ook of ze een bevestiging willen opsturen. Reserveer je via mail, print deze dan uit als bewijs. Neem de reserveringsbewijzen ook steeds mee op het moment van de activiteit. Hou het verbond ook op de hoogte van welke uitstappen je eventueel zelf nog inlast. Het is handig om op voorhand alle gemaakte reservaties (ook deze van nationaal/het verbond) nog eens te dubbelchecken. Zo weet de persoon in kwestie ook meteen wie de verantwoordelijke zal zijn op vakantie.
22
5.5 Schriftelijke voorbereiding checken Nadat je de taken hebt verdeeld onder de moni’s, controleer dan na enkele weken ook of er effectief wel aan gewerkt wordt. Vraag aan je moni’s om op de vergaderingen steeds een schriftelijke voorbereiding mee te brengen. Vele activiteiten zitten soms “in het hoofd”, maar op papier is het steeds beter. Zo kunnen de medemoni’s er ook een kijkje in nemen en zo ben je ook zeker dat alles uitgewerkt is.
Vergeet niet om je afgewerkt vakantieschema door te sturen naar Pieter, Lies of Lobke
5.6 Medische fiches overlopen Bekijk zeker eens alle medische fiches. Vanuit het verbond krijg je al een overzicht mee van de belangrijkste medische aandachtspunten, alsook van speciale diëten, maar sommige fiches komen pas laat toe, waardoor ze niet op de lijst staan. Sommige ouders willen graag nog een toelichting geven bij een mogelijk medische probleem van zoon/dochter. Neem dus zeker contact op met de ouders, indien dit wordt gevraagd op de medische fiche. Wordt er niet gevraagd om de ouders te contacteren, maar heb je zelf twijfels bij bepaalde medische info? Aarzel dan niet om de ouders eens op te bellen. Ze zullen dit zeker appreciëren en zo ben jij zekerder van je stuk.
5.7 Vergaderdata en reserveren lokaal Probeer op het einde van een vergadering al een nieuwe datum vast te zetten voor een volgende bijeenkomst. Mail deze dan zo snel mogelijk door naar
[email protected]. (zie eerder)
5.8 Materiaal aanvragen Als VV ben je ook verantwoordelijk voor je materiaalaanvraag. Wil je extra materiaal aanvragen dat niet ter beschikking is? Ga dan niet boven het budget van het zakgeld dat ter beschikking is. (Vraag dus niet voor €50 materiaal aan als je slechts €30 zakgeld hebt…). Op je onkostennota komen dus enkel je kilometers voor specifieke VV-taken, telefoonkosten en kilometers naar een eventuele andere vertrekplaats buiten het verbond.
23
6 STARTVERGADERING Je job als VV start tijdens (en ook tijdens de voorbereiding van) jouw startvergadering. Op dit moment is er voor jou als VV al een belangrijke taak weggelegd. Hieronder overlopen we wat er op dat moment zeker allemaal moet gebeuren. Alle moni’s worden verwacht op jullie startvergadering. Wie niet aanwezig kan zijn, laat dit weten aan zijn/haar VV. Jij neemt initiatief om je moni’s uit te nodigen en je vakantie op gang te trekken. Krijg je echt geen contact met een moni of is hij steeds afwezig op vergaderingen? Geef ons dan een seintje. Dan kijken wij om de monitor op te bellen en indien nodig van de vakantie weg te halen. Tijdens de clustervergadering kreeg je van de educatief medewerkers een omslag met daarin alvast de moniafspraken, mogelijks al wat centruminfo en/of activiteiteninfo. Zo kan je zeker al aan de slag.
6.1 Kennismaking en wissels in de moniploeg Heel vaak gaan wij binnen Kazou op vakantie met een groep moni’s die elkaar nog nooit eerder gezien hebben. Daarom is het belangrijk om voor een goede kennismaking te zorgen. Om het ijs wat te breken, kan je dus best wat luchtige spelletjes voorzien. Zo komt iedereen wat losser en is de goede vakantietoon gezet. Hou er wel rekening mee dat je moniploeg nog behoorlijk kan wijzigen. Het verbond zal je hier steeds over inlichten. Laat een moni aan jou als VV weten dat hij niet meer mee kan? Geef dit dan zeker door aan het verbond! Laat een moni weten dat hij wel mee wil met jouw vakantie? Laat hem dan contact opnemen met het verbond. Enkel het verbond duidt monitoren aan op vakanties. Speel op deze wissels in als VV door de nieuwe moni’s telkens zo vlug mogelijk in de groep op te nemen! Waak erover dat mensen die pas net voor de vakantie erbij komen, zich niet aan de kant geschoven voelen.
6.2 Voorstelling centrum De moni’s zijn altijd wel benieuwd naar waar ze op vakantie mogen. Het is dan ook leuk als ze op hun eerste vergadering al een duidelijker beeld krijgen van wat ze mogen verwachten en welke activiteiten ze er zullen kunnen doen. De ideale situatie is natuurlijk wanneer jij zelf al op die plaats op vakantie bent geweest, want dan kun je vertellen uit eigen ervaring, foto’s tonen, … . Indien je niets weet of niets kan vinden over je vakantieplek, kan je steeds terecht bij Lies, Pieter of Lobke. Belangrijk is hier te vertellen waar het centrum gelegen is, welke accommodatie (speelzalen, grasveldjes, …) er ter beschikking is ( in functie van de activiteiten), wat er mag en niet mag (bvb. Kampvuur), … .
6.3 Afspraken met moni’s en deelnemers: Kazoogle! Deze afspraken overloop je best kort en bondig met je moniploeg. Leg op voorhand duidelijke “regels” vast, zodat je op vakantie zelf niet verwikkeld raakt in discussies. Om met je moniploeg duidelijke afspraken te maken met je deelnemers, en om jullie visie op het hele vakantiegebeuren hierop af te stemmen, kan je gebruik maken de “Kazoogle”. Door dit gezelschapsspel sta je even stil bij wat jullie als ploeg belangrijk vinden op jullie vakantie. Sta tijdens een eerste vergadering niet té lang stil bij de moniafspraken. Wil je een Kazoogle? Wil je meer info? Spreek dan zeker de beroepskracht aan die verantwoordelijk is voor jouw vakantie.
24
6.4 Brainstorming thema en activiteiten Vanuit de basiscursus is er steeds een kant-en-klaar thema beschikbaar. Natuurlijk is dit niet voor alle leeftijden even bruikbaar. Misschien vindt je moniploeg het geweldig om samen een compleet nieuw thema uit te werken, rond de profilering van je vakantie maar evengoed helemaal los daarvan. We kunnen dit alleen maar aanmoedigen. Het thema blijft ontzettend belangrijk op vakantie. Zowel bij de jonge leeftijden als bij de oudere. Uiteraard pak je dat bij deze laatste groep anders aan. Maar ingeklede activiteiten zijn ook bij de 15-18-jarigen zeker op hun plaats! Tijdens de startvergadering kan je zeker al beginnen met een algemene brainstorm. De gekste ideeën zijn welkom. Schrijf daarom ook alles op wat in jullie opkomt. Het resultaat van deze brainstorm vormt alvast een leuke start voor een volgende vergadering! Hetzelfde kan je doen rond de invulling van jullie vakantieschema. Je kan alvast polsen naar de ideeën van de moni’s en naar welke activiteiten ze graag willen geven. Stimuleer hen zeker om nieuwe activiteiten te maken en om ook in groep(jes) een aantal activiteiten uit te werken. Het vakantieschema helemaal invullen gebeurt uiteraard later, wanneer je ook weet welke activiteiten er al vastliggen. Hou rekening met de afwezige moni’s. Misschien komen er voor jouw vakantie nog basiscursisten bij. Deze verdeling wordt pas gemaakt na de basiscursus in de Paasvakantie. Zorg dat er tijdens een latere vergadering zeker nog ruimte is voor hun inbreng.
6.5 Ontspanning Alle voorgaande punten worden verondersteld heel even aan bod te komen tijdens de startvergadering. Het allerbelangrijkste van deze eerste vergadering blijft echter het kennismaken en sfeerscheppen. Het leeuwendeel mag ABSOLUUT gevuld worden door spelletjes. Ga op zoek naar een leuk rode-draadspel, ga samen met je monitoren op café, enz… Zo hebben jij én je monitoren meteen zin in een volgende vergadering én zo kom je bij het vertrek van de vakantie meteen over als een samenhangende groep monitoren.
25
7 VERDERE VOORBEREIDING 7.1 Programma verder uitwerken Het is de bedoeling dat je tijdens je tweede en derde vergadering je vakantieschema zo goed mogelijk probeert in te vullen. Alle voor te bereiden activiteiten moeten een plaats krijgen in het schema, rekening houdend met de vaste activiteiten en afspraken van het centra. Vertrek vanuit jullie eerste brainstorm om originele en nieuwe activiteiten in elkaar te boksen. Panikeer niet als je het tijdstip van de vaste activiteiten nog niet weet. Wees daarin wat flexibel. Zorg voor een evenwichtig schema (rust – actie). Denk er ook aan dat je soms je hele programma moet wijzigen door onvoorziene omstandigheden (regen, activiteiten van het centrum die wegvallen, … ). Vergeet dus zeker niet om je moni’s enkele creatieve regenactiviteiten te laten voorbereiden.
7.2 Taakverdeling: wie doet wat? Eenmaal het vakantieschema in elkaar zit, kun je de activiteiten die moeten voorbereid worden, verdelen onder de moni’s. Enkele belangrijke richtlijnen hierbij: Laat basiscursisten geen activiteit alleen voorbereiden, geef hen de nodige steun! Als VV moet je zeker tijdig vragen hoe de voorbereiding verloopt. Veel basiscursisten hebben hier nood aan, maar ook de meer ervaren moni’s kunnen zeker een extra duwtje gebruiken. Probeer ook hen te motiveren om nieuwe, originele activiteiten te blijven maken en niet spontaan terug te vallen op reeds gemaakte spelen. Zorg voor een evenwichtige verdeling. Probeer er rekening mee te houden dat iedereen zoveel mogelijk zijn eigen voorgestelde activiteit kan uitwerken. Iedere moni heeft als bijkomende taak om een regenactiviteit en een avondsluiting te voorzien. Plan deze avondsluitingen zeker ook al in het vakantieschema. Tip: een werkvergadering (als je hier de tijd voor hebt) kan handig zijn. Hierin wordt er in kleine groepjes gewerkt aan de uitwerking van de activiteiten. Zo voorkom je dat basiscursisten aan hun lot overgelaten worden en dat oudere moni’s hun voorbereiding proberen te ontvluchten. Spreek zeker een datum af waarop alle activiteiten bij jou als VV moeten binnen zijn. Heel handig en leuk is dan dat jij als VV alles bundelt. Zo geeft iedereen zijn vakantiebundel voor op vakantie zelf en is het een leuk naslagwerk voor de komende vakanties!
7.3 Activiteiten
Alle activiteiten moeten op een voorbereidingsfiche worden voorbereid. De voorbereidingsfiches worden gebundeld in enkele overzichtelijke mappen en in het monilokaal geplaatst. Het is niet nodig om elke monitor een map met voorbereidingsfiches te bezorgen, denk aan het milieu en spaar een boom. Keuze-activiteiten zijn belangrijk, probeer daar in je programma de nodige aandacht aan te besteden. Probeer wat van het «overbeschermingsgevoel» af te stappen. Het is niet omdat er het ene jaar iets misloopt bij een bepaalde activiteit, dat je deze het volgende jaar niet meer kan programmeren. Wees voorzichtig… maar onderschat je deelnemers niet. 26
Voorzie samen met je moni’s voldoende regenactiviteiten. Zorg dat er voldoende afwisseling inzit. Zo hoeft regen niet de grote spelbreker te zijn en krijg je toch een geslaagde vakantie. Met Kazou willen we de klemtoon leggen op ecologisch verantwoord spelen. We ijveren er dan ook voor om duurzaam om te springen met materiaal. Voorzichtigheid en zuinigheid met verfspelletjes. Een paintball-activiteit is geen enkel probleem maar Kazou zegt neen tegen actionpainting waarbij verfbussen over plastiek uitgegoten worden. Ook spelen met voedsel is niet toegelaten. Indien er voeding gebruikt wordt, kan dit enkel en alleen in het belang van een kookactiviteit. Kookactiviteiten kunnen enorm veel geld kosten. Gelieve deze activiteit op voorhand aan te vragen bij de educatief medewerkers.
7.4 Medisch verantwoordelijke
Het is zeker handig om op voorhand af te spreken wie de “EHBO-moni” wordt. Wellicht zal er altijd wel iemand zijn die er iets meer van af weet, maar schuif ook niet alle taken op deze persoon af. Wat betreft het innemen van medicatie spreek je best af met je moni’s welk systeem ze het liefst hanteren. Houden de clubmoni’s de medicijnen van hun eigen gastjes bij, is de VV hiervoor verantwoordelijk,…
7.5 Thema volledig uitwerken (indien nodig) Zie tips startvergadering
7.6 Zinspelende momenten uitwerken Spreek met je moni’s af wie voor de zinspelende momenten zal zorgen. Veel VV’s vinden het leuk om hier zelf voor te zorgen, maar je mag deze taak evengoed onder je moni’s verdelen. Het is steeds leuk om ook de “kristalmomenten” uit te werken binnen je vakantiethema. Wees origineel!
7.7 Materiaal
Vanuit de werkgroep Materiaal zal je verdere richtlijnen krijgen rond welk materiaal je kan meenemen, wanneer de deadlines en vuldagen zijn en waar en wanneer je je koffer kan komen ophalen. Het is belangrijk dat je deze deadlines ook meteen aan je moni’s doorgeeft. Materiaal dat niet op tijd werd aangevraagd, gaat niet mee op vakantie of moet op eigen kosten worden aangekocht! Vraag steeds toestemming aan de werkgroep en/of het verbond voor je materiaal aankoopt. Niet aangevraagd = niet mee! Vergeet niet: koop geen materiaal aan voor een hoger bedrag dan het zakgeld dat je voorhanden hebt! Een inventaris van het materiaalkot en meer info over alles van materiaal vind je hier: http://moni.kazou-zwvl.be/materiaal.html
7.8 Verzekering elektronisch materiaal Jullie krijgen van het verbond een invuldocument voor het elektronisch materiaal dat jullie meenemen op vakantie. Dit moet 15 dagen voor jullie vertrek ingevuld aan ons terug bezorgd worden. Wat kunnen we verzekeren per vakantie:
1 laptop/tablet 1 GSM/iPhone VV 27
1 beamer 1 fototoestel Eventueel muziekinstrumenten, indien ze een meerwaarde bieden voor de vakantie
Wat verzekeren we niet?
Zonnebrillen, kledij Walkie talkies Drones Materiaal dat jullie ergens huren vb. laserpistolen
Opgelet:
Bij schade moet het aankoopbewijs kunnen voorgelegd worden. Niet de nieuwwaarde wordt terugbetaald maar wel de waarde op het moment van de schade. Het gaat enkel over materiaal van vrijwilligers, niet van deelnemers
7.9 Varia
Maak naamkaartjes voor je moni’s of geef deze taak door aan één van de monitoren. Zorg ervoor dat je volledige moniploeg de kampdans onder de knie heeft. Indien niemand van jullie de kampdans kent, volstaat een mailtje naar WG Dans om een spoedcursus te krijgen. Een busboekje is altijd leuk, maar vooral heel handig indien er een verre rit voor de boeg staat. Let wel: hou dit binnen de perken! Een boekje van twee A4’tjes kan even leuk zijn als een pak van 20 bladzijden… Denk een beetje aan het milieu… Cantusboekjes drukken we NIET meer af. Zangboekjes van Kazou hebben we nog in overvloed. Wanneer je een heel grote kopiebestelling hebt (lees: 1 boekje x 100), dan mag je dit op voorhand naar ons doorsturen. Wij laten het alvast door de machine rollen. Losse documenten kom je het best zelf afdrukken. Je mailt hiervoor naar de verantwoordelijke educatieve om te laten weten wanneer je zou komen kopiëren.
28
8 BUSVERGADERING Plan deze vergadering zo kort mogelijk voor het vertrek en liefst in een ontspannen sfeer (op een terrasje, een BBQ bij iemand thuis,…)
8.1 Eerste vakantiedag overlopen Maak zelf of samen met je moni’s een duidelijk schema van de eerste vakantiedag, die wellicht de drukste en meest hectische dag van je vakantie wordt. Panikeer niet wanneer niet alles volgens het schema verloopt. Zorg ervoor dat je moni’s goed weten wat er van hen verwacht wordt, want jij als VV kan in de meeste centra weggeroepen worden voor praktische regelingen.
8.2 Taakverdeling bij het vertrek Spreek duidelijk af wie wat doet bij het vertrek Bagageverantwoordelijke (1 per bus) Deze moni zorgt ervoor dat de bagage van de moni’s apart staat van de bagage van de deelnemers. Hij/zij zorgt er ook voor dat alle bagage op een rustige manier in de bus geraakt en helpt de chauffeur ook bij het inladen. Busverantwoordelijke (1 per bus) Deze moni staat klaar aan de bus (of zit al op de bus) om de namen van de aanwezigheden aan te duiden. Deze moni zal aan de VV melden of iedereen aanwezig is. De rest van de moni’s proberen zoveel mogelijk tussen de gastjes te lopen en te helpen bij hun medemoni’s. Bij vragen van de ouders ivm medicatie,… wordt doorverwezen naar de VV. Jouw taak als VV: Ter beschikking staan van de ouders. Vele ouders zullen nog een aantal vragen hebben of willen graag nog een extra woordje uitleg geven rond medicatie of medische info.
8.3 Belangrijkste medische gegevens overlopen Je hoeft niet elk gastje te overlopen, maar van belangrijke zaken (astma, zware allergie, epilepsie,…) moeten alle moni’s op de hoogte zijn. Vanuit het verbond zal je een overzichtsblad krijgen met daarop alle medische aandachtspunten. Controleer zeker ook de laat binnengekomen medische fiches! Mogelijks werden deze nog niet verwerkt in het overzichtsblad! Ook de moni’s MOETEN een medische fiche invullen, die jij als VV dan bijhoudt. Want uiteraard zijn ook de moni’s niet vrij van ongevallen of ziekte.
29
9 EERSTE VAKANTIEDAG Het kan handig zijn om een uitgeschreven versie te hebben van de eerste dag op vakantie. Zowel jij als je moni’s kunnen op elk moment terugvallen op dit documenten om deze toch wel drukke dag in goeie banen te leiden.
9.1 Vertrek 9.1.1
9.1.2
Praktische voorbereiding voor vertrek Spreek met een aantal monitoren een uurtje voor vertrek af en haal het materiaal op uit het materiaalkot en breng het naar boven. Moni’s zijn zeker een 45 minuten op voorhand aanwezig op de parking van het vertrek. Indien er verschillende opstapplaatsen zijn, zorg dan dat er op beide plaatsen moni’s aanwezig zijn. Zorg dat alle moni’s hun sjaaltje en naamkaartje al aanhebben bij het vertrek. Poepzakje meenemen op de bus. Eventueel een paar flessen water meenemen. Bewaak de taakverdeling die je afgesproken hebt met je monitoren (zie eerder). Durf je monitoren hierop aan te spreken Jij als VV houd je vrij om de ouders op te vangen en vragen op te lossen. Meerdere bussen? Duid goed aan welke deelnemers en monitoren op welke bus zitten. Tijdens de rit kan niet meer van plaats gewisseld worden. Naar ouders en kinderen toe Een eerste indruk die je maakt op kinderen en ouders is van essentieel belang. Zorg dus: o Dat jullie tijdig aanwezig zijn. o Vergeet de Kazou T-shirts en sjaaltjes niet aan te doen o Maak vooraf een taakverdeling op o Laat de monitoren afscheid nemen van hun vriend(in) voor de eerste deelnemer aankomt. o Geef je volle aandacht aan de kinderen, maak er geen monitorenonderonsje van. o Bij de jongere leeftijden is het tof wanneer de monitoren verkleed zijn bij het vertrek. Een beetje animo aan de bus mag zeker! Een stukje thema spelen (bij de jonge leeftijden), verkleed vertrekken,… het mag allemaal! Communiceer dit wel goed naar ons en naar de ouders. Jij houdt je als VV vrij om de ouders op te vangen en vragen op te lossen. Als VV doe je een welkomswoordje naar de ouders toe: o Als VV spreek je de kinderen en de ouders kort toe voor je vertrekt. We drukken er toch op dat het belangrijk is dat de VV dit doet. Als VV vertrek jij immers met de kinderen op vakantie. Wens je dit echt niet te doen? Vraag dan aan de beroepskracht om dit over te nemen. o Zorg ervoor dat je je woordje goed voorbereid hebt, enkel zo zal je zelfverzekerd overkomen naar de ouders. o Enkele tips voor tijdens je woordje: Spreek klaar en duidelijke taal Zorg dat je monitoren de groep samen brengen, roep niet op de aanwezigen Vraag stilte en start pas wanneer het stil is Laat de bus de motor afleggen indien dit stoort … o Wat moet je allemaal vermelden in je welkomstwoordje: Stel jezelf even voor Waar, wanneer en hoe laat de groep terugkomt Afspraken rond nieuwe media 30
9.1.3
Regels rond het dragen van een gordel Regels rond GSM, iPad, … Bus verdeling / aantallen / rustig opstappen Wat kan je nog allemaal vertellen zonder te langdradig te worden Waar gaan we naartoe? Weersverwachtingen? Programma bij aankomst?
Paperassen Deelnemerslijst aan de busverantwoordelijke bezorgen. Deelnemers onder de 12 jaar moeten hun Kids ID meehebben óf een geel klevertje van de mutualiteit. (Dit hangt meestal op de medische fiche, maar controleer toch nog even). Deelnemers zijn vanaf 12 jaar verplicht om hun identiteitskaart of nog geldig Kids-ID mee te hebben op vakantie. Paspoort kwijt? Enkel een geldig bewijs van verlies van de politie + een bewijs van legitimatie. Voor het Verenigd Koninkrijk en Kroatië is enkel het echte paspoort geldig. Met een vervangdocument of een bewijs van verlies komen deelnemers het land NIET binnen. Dus géén paspoort = niet op de bus! Nog voor het Verenigd Koninkrijk of Kroatië moeten alle deelnemers een bewijs van ouderlijke toestemming meehebben. Zonder beide bovenstaande documenten geraken deelnemers deze landen niet binnen. Er zijn al eerder deelnemers aan de grens gestrand om deze reden… Controleer dus zeker op voorhand en wees streng.
GEEN PASPOORT (of geldig bewijs) en/of BEWIJS VAN OUDERLIJKE TOESTEMMING = NIET op de bus!
9.2 Aankomst in het centrum
Kijk bij aankomst zeker na of je niks vergeten bent op de bus. Kijk goed onder zetels, tussen tafeltjes, … Schade op de bus? Stel deze vast met de buschauffeur en vul indien nodig de schadenota in. Vergeet ook de evaluatieformulieren met betrekking tot de bus in te vullen. Contact opnemen met de centrumuitbater/verantwoordelijke ter plaatse. Briefen waar de valiezen mogen geplaatst worden. (soms moet je nog even wachten voor je het gebouw in kan, tot alles gepoetst is). Kamerverdeling opmaken. Contact met coördinatie (indien die er is). Juiste aantallen doorgeven aan coördinatie (en eventueel ook aan de keuken). Medische fiches afgeven aan de medische dienst/coördinatie (indien dit gevraagd wordt). Schade opnemen in het centrum (neem desnoods foto’s, zodat je later kan bewijzen welke schade er al was bij aankomst). Samen met je moni’s bekijken waar de nooduitgangen zijn. Ga na bij de uitbater of alle vegetarische maaltijd en diëten zijn doorgegeven. Je stuurt een sms naar het permanentienummer met de melding dat jullie goed zijn aangekomen en een leuk berichtje. Bijvoorbeeld: “We zijn deze morgen zonder vertraging goed aangekomen. Na een stevig ontbijt zijn we er ingevlogen met kennismakingsspelletjes. Deze namiddag staat er een bezoek aan het zwembad op het programma. Groetjes uit x”
31
10 TIJDENS DE VAKANTIE 10.1 Groepsfoto Probeer zo gauw mogelijk een groepsfoto te maken. Indien mogelijk laat je deze zelf ontwikkelen op vakantie. (In een Blokker, Kruidvat,…). Is dit niet mogelijk? Dan kan je in uiterste nood de foto’s aan het verbond bezorgen na de vakantie. Dan sturen wij de foto’s op naar de deelnemers. De kost hiervan komt op je kasstaat en dus niet op onkostennota. Bij 5-14-jarigen valt dit onder algemene onkosten. 15+ maakt hiervoor gebruik van het zakgeld.
10.2 Leuke foto halverwege Omdat de ouders van tegenwoordig graag op de hoogte zijn van hoe het met zoon- of dochterlief gaat, willen we met Kazou graag mee inzetten op sociale media. Daarom vragen we aan alle VV’s om halverwege de vakantie een leuke foto van de groep door te sturen naar het volgende e-mailadres. De beroepskracht die van permanentie is, zal dan deze dan op Facebook plaatsen. Zet alvast een herinnering in je GSM, zodat je dit zeker niet vergeet!
10.3 Contact met de uitbater, met andere verbonden Van zodra je op je vakantieplaats aankomt, meld je je aan bij de uitbater of coördinator. Ga gerust ook een praatje slaan met de andere verbonden. Ga bij het vertrek ook nog even langs bij de coördinatie. Geef indien nodig nog een woordje uitleg aan de VV van het verbond dat net aankomt als jullie vertrekken. Ook al werken sommige verbonden misschien op een andere manier dan jij gewoon bent: dat is nog geen reden om je “vijandig” op te stellen. Wat gezond over-en-weer zingen en roepen mag altijd, maar hou het binnen de perken. Wijs ook je monitoren hierop.
10.4 Omgang met deelnemers
Let op je taal bij het aanspreken van ouders en deelnemers. Roepen en tieren tegen kinderen, jongeren of medemonitoren hoort niet thuis op een Kazouvakantie. Maak zelf die fout niet en begeleid je monitoren daarin. Het contact tussen monitoren en deelnemers is enorm belangrijk. Een goede wisselwerking tussen deelnemers en monitoren resulteert in een onvergetelijk vakantie. We rekenen op VV’s om monitoren erop te wijzen om te allen tijde aandacht te hebben voor deelnemers. Stimuleer je monitoren om zoveel mogelijk tussen de deelnemers te zitten en met hen de vakantie te beleven. We denken hierbij aan: o Je als monitoren verspreiden op de bus, ook op dubbeldekkers. o Tijdens het eten zitten moni’s tussen de deelnemers, zowel bij jongere als oudere leeftijden. o Dode momenten zijn er om samen op te vullen met de deelnemers. Dit geldt ook voor douchemomenten, platte rust, … o ADO’s struinen al eens graag alleen door de stad, dat is waar, maar het kan niet de bedoeling zijn hen een hele dag alleen een stad te laten bezoeken. Positief begeleiden om straffen te vermijden
32
o
o
o o o
Probeer zoveel mogelijk aan te moedigen en te belonen. Straf indien nodig, maar overdrijf daar niet in… Straf zeker niet uit onmacht en durf zelf ook eens een eventuele fout naar een deelnemer toe toe te geven. Hou je monitoren in de gaten, zorg ervoor dat er tijdens het straffen geen zaken gebeuren die niet door de beugel kunnen. Als VV ben jij mee verantwoordelijk voor de daden van je monitoren. Bespreek op één van de vergaderingen samen tips om te straffen te vermijden en maak consequente afspraken. Fysieke straffen en afzonderingen (zonder begeleiding) kunnen niet. Indien een jongere te ver gaat, kan een moniploeg niet autonoom beslissen om iemand naar huis te sturen of om de ouders op te bellen. Dit gebeurt in samenspraak met het verbond. Het verbond heeft het laatste woord bij het naar huis sturen van een deelnemer.
10.5 Hygiëne
De VV zorgt ervoor dat elke deelnemer die wil elke morgen de kans krijgt om te douchen. Let erop dat er minstens om de 3 dagen veen verplicht douchemoment is, voor een 5-daagse vakantie plan je verplicht twee douchemomenten in! Bij de 7-8 en 9-10-jarige vakanties raden we ook aan om gebruik te maken van hygiënekaarten. Aan de hand van een stappenplan en duidelijk visualisaties kunnen kinderen gewezen worden op hygiëne en is de moni de coach. Ook monitoren moeten voldoende aandacht besteden aan lichaamshygiëne.
10.6 Afspraken multimedia GSM’s, tablets, smartphones, … we zouden ze graag bannen van onze vakanties maar de realiteit leert ons dat ze nu eenmaal overal aanwezig zijn. We geven jullie daarom ook graag volgende nationale (!) richtlijnen mee:
Wat
Leeftijd
Bezit
Gebruik
GSM Smartphone Tablet Spelconsoles MP3/iPod
7-12
GSM is sterk afgeraden en op eigen risico
Kan maar enkel op afgesproken tijdstippen niet tijdens activiteiten
13-18
GSM wordt afgeraden en is op eigen risico
Monitoren
GSM wordt afgeraden en is voor monitoren op eigen risico
Kan, maar niet tijdens activiteiten. Kan wel tijdens baravonden of andere afgesproken tijdstippen. Enkel wanneer het nodig is voor Kazou is gebruik overdag toegelaten. Hier horen selfies niet bij.
7-12
Toegelaten
14-18 Monitoren
Toegelaten Toegelaten
Digitaal fototoestel
Eventueel onder begeleiding van monitoren
Volgend bericht wordt gecommuniceerd naar de ouders van 7 tot 12 jaar:
33
“: MP3-speler en tablet: spelconsoles, MP3’s of iPods laat je thuis. Ze zijn niet leuk voor de hele groep. Indien je ze toch meehebt, blijven ze in je reistas. Kazou is nooit verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal. GSM of smartphone: een GSM is niet nodig. We merken dat dit heimwee in de hand werkt. Kazou is nooit verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal.“ Volgend bericht wordt gecommuniceerd naar de ouders van 13 tot 18 jaar: “MP3-speler en tablet: op vakantie zelf worden afspraken gemaakt over het gebruik van MP3-speler of tablet zodat er nog voldoende oog is voor de groep. Kazou is nooit verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal. GSM of smartphone: we kiezen bewust voor een actieve groepsvakantie, daarom zal je je gsm niet constant kunnen gebruiken op vakantie, maar enkel op de daarvoor voorziene momenten. Kazou is nooit verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal. Hou er rekening mee dat bellen, sms’en en mobiel internet in het buitenland duurder is. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor de opvolging van zijn/haar gsm-kosten.” Het in bewaring nemen van waardevol materiaal raden we af, tenzij het natuurlijk echt niet anders kan. We raden dit af omwille van die verantwoordelijkheid bij diefstal, schade, verlies, …
10.7 Zakgeld In principe zijn al onze vakanties ‘all inclusive’ tenzij dit uitdrukkelijk vermeld wordt van niet. Deelnemers krijgen volgende richtlijnen mee rond zakgeld: -
7-10 jarigen: € 5 11-12 jarigen: € 10, uitgezonderd Massembre: € 5 13-14 jarigen zomer: € 20 13-14 jarigen winter: € 30 15-18 jarigen zomer: € 35 15-18 jarigen winter: € 40 17-18 jarigen Halfpension warme winter of zomercitytrip: € 70 17-18 jarigen Halfpension ski/snowboard: € 100
Dit zakgeld dient voor postzegels, een ijsje, drankje, souvenirtje, ….
10.8 Uitstappen regelen Probeer zoveel mogelijk op voorhand uitstappen en activiteiten vast te leggen. Indien het echter ter plaatse kan/moet, doe dit dan zo snel mogelijk!
10.9 Zalen en terreinen reserveren In sommige centra kan je gebruik maken van bepaalde sport- of speelzalen. Reserveer die tijdig zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Ook als je met meerdere verbonden samen zit, zal de coördinatie je vragen om door te geven welke terreinen je zal nodig hebben. Bij sommige vakantie (Massembre,…) zal je vaak al op voorhand terreinen kunnen vastleggen. Vandaar dat het belangrijk is om aanwezig te zijn om de nationale VV-vergadering (zie eerder). Communiceer ter plaatse goed met je coördinator, zodat er geen misverstanden zijn.
34
10.10
Overloop elke dag (‘s middags of ‘s avonds) stap voor stap het programma. Vele moni’s hebben nood aan een houvast Overloop met je moni’s wat je verlangt van hen. Zeg hun duidelijk dat «meespelen en begeleiden tijdens activiteiten» heel belangrijk is. Wanneer je aan je deelnemers materiaal gevraagd hebt voor een bepaalde activiteit, zorg er dan ook voor dat je dit effectief gebruikt op vakantie. Hou de vergaderingen ’s avonds kort. De dagen zijn vaak lang en ook monitoren houden allemaal van nog wat ontspanningen. Eindeloze vergaderingen dragen niet bij tot een goede sfeer in de monitorenploeg.
10.11
Activiteiten en dagelijkse vergaderingen
Administratie bijhouden
Allereerst: het is een fabeltje dat dit uren werk vraagt! Stop je als VV niet weg achter “je papierwerk”. Probeer zoveel mogelijk je papieren in orde te brengen op vakantie zelf. (Evaluaties, moniconsumptiegeld, verzekeringspapieren, centrumevaluatie, verpleegdagboek,…). Zorg dat je je groene VV-map steeds bij je hebt als je op verplaatsing gaat. Indien je papieren nodig hebt (dokter, schade,…) heb je die steeds bij de hand. Vergeet ook niet het moniconsumptiegeld (€3,10/dag) uit te betalen. Handig is om dit al voor alle moni’s gepast mee te hebben. Meer uitleg over welke papieren je precies moet invullen en hoe dat moet, vind je verder in deze bundel.
10.12
Foto’s maken
De ouders en deelnemers verwachten na de vakantie (snel) foto’s te vinden op de kazouwebsite. Vergeet dus zeker niet om er ook te máken! (zie “Na de vakantie”)
10.13
Wegcode
Het steeds drukker wordende verkeer vergt steeds meer van iedere persoon n het verkeer. Komt daar nog de begeleiding van een groep personen bij, dan is het verre van evident om verplaatsingen in groep in goede banen te leiden. Vooral de begeleiding van groepen kinderen of jongeren, van wie het (verkeers-) gedrag veelal onvoorspelbaar is, vergt een verregaande aandacht en zin voor verantwoordelijkheid. Bovendien is de Belgische wegcode ingewikkeld en verandert zij voortdurend. Snel even nagaan welke regels je in acht moet nemen voor de begeleiding van groepen wandelaars of fietsers is dan ook geen sinecure. Weet jij langs welke kant van de weg je loopt met een groep? Waar je best oversteekt? Stel gerust je vragen aan het verbond!
10.14
Post
Zorg ervoor dat de kinderen zo vlug mogelijk een brief naar huis schrijven. Verstuurd e brieven tijdig en koop bij voorkeur priorzegels aan.
35
10.15
EHBO
Overdrijf niet met het geven van medicatie. Veel hoofdpijn en keelpijn ontstaan door oververmoeidheid … eens vroeg gaan slapen kan wonderen verrichten. Indien een deelnemer naar de dokter moet kan de dokter de begeleidende monitor weigeren uit de consultatieruimte. De dokter moet de monitor of VV/VL wel steeds correct en volledig op de hoogte brengen van zijn bevindingen. Bepaalde Kazou-centra beschikken over een eigen verpleegdienst. Zijn nemen alle EHBO-taken op zich. Indien je kritiek hebt op de verpleging meld je dit onmiddellijk aan de coördinator of de vakantiedienst. Het verpleegdagboek moet door de monitoren volledig en correct ingevuld worden. Indien er iets niet instaat, kan die persoon achteraf ook niet verzekerd worden en dan beginnen de problemen. Ook monitoren die medicatie uit de medische koffer voor zichzelf nemen, dienen het verpleegdagboek in te vullen. Probeer de zieke/gewonde kinderen en jongeren tijdens de vakantie geregeld op te volgen (ook wanneer jij denkt dat ze genezen zijn), laat hen niet aan hun lot over. Bij warm weer zorg je dat de deelnemers voldoende drinken. Het is aangeraden dat de moniploeg extra flessen water meeneemt op uitstap. De allerkleinsten moeten voldoende beschermd worden tegen de zon, dragen T-shirt, zonnepet, … Daarnaast moeten er voldoende insmeermomenten voorzien worden waarbij de monitoren de kinderen insmeren met zonnecrème. Bij elk bezoek aan de dokter of de apotheker moet je een bewijs vragen. Let op: bij een ongeval is een apothekersticket onvoldoende, je moet aan de apotheker een apothekersattest vragen. Vul bij ieder ongeval steeds een ongevalsaangifte in. Elke deelnemer en monitor vult op voorhand een medische fiche in. De medische fiches worden door de vakantiedienst gescreend en met de VV meegegeven tijdens het laatste briefingmoment. Indien er specifieke medische gevallen zijn die extra aandacht vragen wordt de VV hiervan op voorhand op de hoogte gebracht. Na de vakantie moeten alle medische fiches terug naar de vakantiedienst gebracht worden. De ouders moeten worden ingelicht indien er op vakantie medische problemen waren. De vakantiedienst voorziet een standaardbrief (voor de ouders), die de VV nog moet aanvullen. Van zodra een dokter een ingreep doet, moet de VV de ouders van de deelnemer onmiddellijk verwittigen. Indien je het niet zelf ziet zitten om te bellen, kan de persoon van permanentie dit ook steeds voor jou doen. Brief ook steeds de permanentieverantwoordelijke over gebeurde ongevallen. TIP: Maak één map aan waarin je alle documenten per deelnemer bijhoudt. De beëdigde toestemming (nodig voor sommige landen), ISI+kaart, de medische fiche, kopies van identiteitskaarten ...
10.16
Alcohol, tabak en drugs
Binnen Kazou hebben we een aantal afspraken vastgelegd rond alcoholgebruik, tabak en drugs. “Goede afspraken maken goede vrienden” luidt het motto. Deze dienen om een gelijke behandeling van probleemsituaties te bekomen.
36
10.17
Nachtrust
10.17.1 Gemengde werking Jongens en meisjes slapen gescheiden. Ook jongens- en meisjesmonitoren slapen gescheiden. Indien de kamerverdeling dit echter nie toelaat kan er gerust een uitzondering gemaakt worden. Indien mogelijk waken meisjesmonitoren bij de meisjes en jongensmonitoren bij de jongens, dit op de eigenheid van alle deelnemers te respecteren.
37
Uitdagende spelletjes en massages tussen deelnemers en monitoren worden absoluut niet getoleerd op vakantie.
10.17.2 Aantal uren nachtrust Zorg dat de kinderen niet oververmoeid thuis komen. Zorg ervoor dat de monitoren steeds fris voor de kinderen staan. Vooral beginnende monitoren hebben het soms moeilijk om hun krachten in te schatten. zeven dagen fris en monter voor een bende joelende kinderen staan, is niet altijd evident. Tijdens nachtreizen met de bus moet het vanaf middernacht volledige stil zijn. Voor elke leeftijdsgroep geven we door hoeveel uur slaap men best moet voorzien. Dit aantal uur is bindend. Als VV mag je zelf het uur van slapen kiezen zodat je kan inspelen flexibel op je programma: vb. fuif, uitstap, … Daarnaast geven we voor de jongere leeftijden nog steeds een richt uur van slapen doorgeven! Richtlijnen: o Zomervakanties: 7-8-jarigen: Gemiddeld 11 uur slaap Richtuur slapen: 20u30, laatste avond: 21u 9-10-jarigen: Gemiddeld 10 à 11 uur slaap Richtuur slapen: 21u, twee avonden tot 21u30 11-12-jarigen: Gemiddeld 10 à 11 uur slaap Richtuur slapen: 21u30, 1 avond tot 22u, laatste avond tot 22u30 13-14-jarigen Gemiddeld 9 à 10 uur slaap 1 avond tot 23u, indien mogelijk gekoppeld aan een brunch de volgende morgen 15-18-jarigen Gemiddeld 8 à 9 uur slaap Laatste avond tot 1u o Wintervakanties 11-12-jarigen: Gemiddeld 11 uur slaap Laatste avond: 22u 13-14-jarigen Gemiddeld 10 uur slaap Laatste avond 22u30 15-16-jarigen Gemiddeld 9 uur slaap Laatste avond: 00u (oudejaar tot 1u) met indien mogelijk brunch dag nadien Break-out: Gemiddeld 9 uur slaap 1 avond tot 1u en oudejaarsavond tot 2u30 (brunch voorzien dag erna indien mogelijk)
38
10.18
Coaching
10.18.1 Voortdurende coaching van je moni’s Coaching vinden we bij Kazou uitermate belangrijk. De VV moet de monitoren begeleiden op vergaderingen, bij de voorbereidingen en tijdens de vakantie. Er moet een open sfeer gecreëerd worden waarin alles gezegd kan worden. Coachen kan zich uiten in verschillende vormen; het moet niet altijd verbaal zijn, ook een schouderklopje kan wonderen doen. De VV moet de monitoren stimuleren om ook feedback te geven op zijn/haar prestaties. Coachen vloeit vooruit vanuit twee richtingen. Op het einde van een vakantie zitten de VV en monitor samen om tijdens een constructief gesprek en met behulp van OSCAR de prestaties van beide partijen in kaart brengen. Wacht als VV echter niet tot het einde van je vakantie om je moni’s te “evalueren”, maar coach hen voortdurend. Vooral basiscursisten hebben hier nood aan, maar ook ervaren moni’s kunnen er altijd nog iets van opsteken. Je hoeft natuurlijk niet constant op hun vingers te zitten kijken, want tenslotte ben jij ook een moni onder de moni’s, maar hou een oogje in het zeil. Wacht niet tot de activiteit/dag/vakantie voorbij is om te zeggen dat iets minder goed verliep. Grijp tijdig in. Al doende leert men. Let er wel op dat je je medemoni’s niet voor schut zet waar de gasten bij zijn. Maak elke avond tijd om de afgelopen dag even te overlopen en je moni’s te laten ventileren. Durf creatief te zijn met Oscar! Het moet niet altijd serieus zijn! Je kan zeker al tijdens de voorbereidingen eens stilstaan bij de verschillende karakters en bijgevolg sterktes en zwaktes van je moniploeg! In bijlage vind je een extra bundeltje rond Oscar, met daarin een aantal evaluatie-/coachingsmethodieken die je misschien op goeie ideeën kunnen brengen. (zie bijlage “Oscar”)
10.18.2 Tussentijdse evaluatie Halverwege de vakantie maak je even tijd voor een tussentijdse evaluatie. Bij een tussentijdse evaluatie is het vooral de bedoeling om even stil te staan bij hoe de vakantie loopt en hoe je monitoren zich voelen in de groep en als moni. Je kan hiervoor uiteraard ook Oscar gebruik, maar je kan het zeker ook ruimer trekken. Met de Kazoogle kan je vele kanten uit om met het coachingsverhaal aan de slag te gaan. Ook “Active Reviewing” is een fijne manier om vaak heel eenvoudig en leuk meer te weten te komen. Enkele voorbeelden hiervan: -
-
-
-
Boerderijvakantie: je neemt een heel aantal plastiek diertjes mee. Per thema dat je wil bespreken, laat je je monitoren een diertje kiezen waarmee ze zichzelf vergelijken op dat vlak. Schildpad: Ik voel me wat log en traag; het gaat allemaal een beetje te snel. Ik ben ook verlegen en kruip snel in mijn schild, maar met mijn schild aan, kan ook wel tegen een stootje. Zeevakantie: Je richt je monilokaal even in als onderwaterwereld, met allerlei zeevoorwerpen. Vraag aan je monitoren om telkens een voorwerp te gebruiken in hun omschrijving van een bepaald thema. Zo kan je creatief gaan evalueren en wordt je tussentijdse géén saaie bedoening. Leefladder: hang een leefladder op in je monilokaal. Las elke avond tijdens de vergadering een moment in waarop je monitoren zich kunnen verplaatsen op de ladder. Je zal opnieuw snel merken of er iets schort. Leg wat knutselmateriaal op tafel en vraag je monitoren een kunstwerkje te maken waarin ze alles verwerken wat ze op dit moment kwijt willen.
39
-
Nog 1001 andere mogelijkheden. Maak van het coachen en het evalueren iets leuks.
10.18.3 Je moni’s in de watten leggen Een heel belangrijke taak van de VV is het soigneren van je moni’s. Zorg hier en daar voor een kleine verrassing, een klein bedankje, of gewoon voor een leuk spel en genoeg ontspanning. Je moniploeg zal je hiervoor heel dankbaar zijn! Ook een fijn ingericht monilokaal kan wonderen doen. Hiervoor is GEEN budget voorzien van Kazou. Dit hoeft dus zeker geen tientallen euro’s te kosten; integendeel. Wees creatief met het materiaal dat je mee hebt op vakantie. Maak een postvakje voor je moni’s, werk met bonnenboekjes, zorg ook voor hen voor Zinspelende Momentjes, enz…
10.18.4 Laatste coachingsgesprek Je laatste coaching van je monitoren kan je tijdens je laatste avond nog doen. Evengoed doe je het na aankomst door nog even met je moni’s na te praten op café. UITZONDERLIJK kan je je eindcoaching nog na de vakantie doen, mocht je er echt geen tijd meer voor hebben. Let wel: we verwachten wel dat je deze eindgesprekjes ook echt doet! Wanneer je terug naar het verbond komt voor de eindevaluatie, verwachten we een samenvatting van de hele ploeg.
40
11 LAATSTE DAG 11.1 Opruim + centrum
Als VV hou je je vrij om te coördineren en te delegeren, om af te spreken met de coördinator/uitbater van het centrum. Spreek met deze persoon goed af wanneer jullie verschillende lokalen vrij moeten zijn en waar je de bagage mag zetten. Zorg dat je volledige moniploeg klaar is met hun eigen materiaal op te ruimen voor de deelnemers gewekt worden. Verdeel de taken onder de moni’s. Kamers helpen opruimen, monilokaal opruimen,… Dode momenten opvullen!!! Een laatste dag is altijd hectisch en daardoor lopen vele kinderen vaak verloren. Zorg voor leuke activiteiten zonder al teveel materiaal of stel een paar moni’s aan die de dode momenten opvullen. Zorg (bij warm weer) dat de kinderen hun drinkfles gevuld hebben, voor op de bus.
11.2 Verloren voorwerpen
Zet vlak voor het vertrek je gasten allemaal samen om de verloren voorwerpen te overlopen. Ongetwijfeld zal je toch met een berg verloren materiaal eindigen.
Handdoeken, ondergoed, washandjes, kousen en natte, stinkende kleinigheden breng je NIET terug mee!
Bij aankomst stal je de resterende verloren voorwerpen uit op de parking. Je voorziet 1 monitoren die bij de verloren voorwerpen blijft. De rest van de verloren voorwerpen drop je in de juiste bak in het materiaalkot. Ouders en deelnemers kunnen na de vakantie het verloren materiaal ophalen in de vakantiedienst.
11.3 Bus
Probeer niet te vroeg toe te komen met de bus. De buschauffeurs weten dat ze moeten wachten op een parking indien ze dreigen te vroeg aan te komen. Durf hen hierover aanspreken. Indien de bus vertraging oploopt, bel je zo snel mogelijk naar het permanentienummer met een update. Sinds vorig jaar werken we met een sms-systeem waarbij we alle ouders in één keer een berichtje kunnen versturen. Probeer ons dus zo snel mogelijk een correct aankomstuur te bezorgen. De VV blijft op de parking tot de laatste deelnemers vertrokken is en contorleert of de parking net achterblijft. De VV voorziet een monitor om de materiaalkoffers naar het materiaalkot te brengen. Alle verdere richtlijnen krijg je van WG Materiaal en vind je ook terug op de website.
41
Bij aankomst:
Brieven (verzorging, teken,…) en eventueel medicatie afgeven aan de ouders. De grote omslag afgeven aan de beroepskracht die bij de aankomst aanwezig is. Als er niemand van de beroepskrachten aanwezig kan zijn, stop je de omslag in de CM-brievenbus aan de overkant van het materiaalkot in de Sint-Janslaan. Deze omslag bevat volgende belangrijke documenten: -
Correcte deelnemerslijst Correcte monilijst Verblijfsnota Verzekeringspapieren (burgerlijke aansprakelijkheid & ongevalsaangifte) Verpleegdagboek
42
12 NA DE VAKANTIE 12.1 Facebook Facebook is een krachtig medium en valt niet te negeren binnen een jongerenorganisatie. Na de vakantie contact houden met de deelnemers is leuk, maar we staan met Kazou achter het idee dat dit niet hoeft via een vriendschapslink met de deelnemers. Elke moni is hier vrij in maar maak je monitoren bewust van de mogelijke gevolgen van sociale media. Als moni is het vaak goed om hier duidelijk je grenzen in te stellen en te bewaken.
12.2 Onkostennota Als VV kan je jouw kilometers inbrengen om te vergoeden (voobereidingsvergaderingen, overleg met het verbond, …) maar als moni niet (tenzij met toestemming van het verbond). Je vindt een onkostennota op de moniwebsite. Enkele belangrijke zaken:
GSM-gebruik van een VV wordt terugbetaald. GSM-gesprekken van een moni in principe niet tenzij deze kan aantonen dat het ging om een noodsituatie op vakantie. Het verbond heeft hierover het laatste woord. We vragen om de gesprekken die je voor Kazou doet, aan te duiden op je GSM-rekening. Gesprekken naar het thuisfront zijn uiteraard voor eigen rekening. Indien je een hoge GSMrekening indient, kan het zijn dat het verbond je om uitleg vraagt. Kopies kunnen op de vakantiedienst gemaakt worden dus onkosten van kopies worden niet vergoed (tenzij je uitzonderlijke toestemming hebt van een beroepskracht). Onkosten voor materiaal worden enkel terugbetaald met voorafgaandelijke toestemming van het verbond. Voeg de mail met de toestemming bij je onkostennota. Kleine vakantieaandenkens voor je monitoren worden niet terugbetaald. De monitoren worden vanuit de vakantiedienst bedankt op het monifeest. Wil je dit toch doen? Hou het dan klein en zelfs gratis. Een schouderklopje, kristalmomentje, … is vaak nog het meeste waard.
12.3 Papieren terugbrengen Maak een afspraak met Pieter, Lies of Lobke om de overige papieren terug binnen te brengen en de voorbije vakanties even te evalueren. Je brengt dan alle administratie mee (kasstaat, coachingsformulieren, medische fiches, …) Breng ook zeker alle medische fiches terug mee! Probeer ook het overige geld zo snel mogelijk terug te storten op de bankrekening van Kazou: 778-5965099-42 met vermelding van je naam, je vakantie en de datum van je vakantie. Geen cash geld terug meebrengen aub!
12.4 Foto’s online zetten Na je vakantie zet je zo snel mogelijk de gemaakte foto’s online op www.kazou.be (uiterlijk 10 dagen na de vakantie). Dit kan je doen op de nationale fotosite http://fotoalbum.kazou.be. Monitoren kunnen maximaal 200 foto’s opladen, deelnemers 20. Spoor zeker ook je monitoren aan om dit te doen, want ouders zitten hierop te wachten!
43
12.5 Reünies Omwille van verzekeringstechnische redenen wordt het organiseren van reünies niet toegelaten. Indien je toch een reünie organiseert kan je niet in naam van Kazou handelen en kan de organisatie niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele persoonlijke of materiële schade.
44
13 RADELOOS? Zit je toch nog in de knoop met één of andere VV-taak? Dan kan je natuurlijk steeds terecht op ’t verbond. Aarzel niet om ons te contacteren en spring gerust eens binnen! Beter veel vragen stellen dan met stress op vakantie vertrekken!
Pieter Braeckevelt
[email protected]
056/266.334
Benelux -16
Lies Debacker
[email protected]
056/266.407
Buitenland +16 (uitgezonderd van Benelux)
Lobke Roygens
[email protected]
056/266.406
17-18-jarigen
Trui Dejonghe
[email protected]
056/266.335
manusje-van-alles/administratie
Kazou Zuid-West-vlaanderen Beneluxpark 22 8500 Kortrijk
[email protected]
45
BIJLAGE 1: PAPIEREN
De kasstaat Het invullen van de kasstaat blijft voor velen een moeilijke zaak. Welk bedrag moet waar, wat moet ik waarvan aftrekken, enzovoorts. Hieronder nog even alles op een rijtje! Stel, je vertrekt op vakantie en je krijgt van ons het volgende overzicht:
1. Moniconsumptiegeld 5 moni’s
X
8 dagen
X
3.10 euro
=
124
=
250
2. Algemene onkosten
3. Zakgeld 5 moni’s
X
2,5 euro
=
12,5
25 gasten
X
2,5 euro
=
62,5 = 75
4. Reserve =
TOTAAL
=
250
699 euro
Ook op je kasstaat vind je de luiken “moniconsumptiegeld”, “onvoorziene onkosten” en “zakgeld” terug. Bij elk luik vind je een plaats om je startbudget op te schrijven. Bij moniconsumptiegeld vul je dus aan €124, bij onvoorziene onkosten €250 en bij zakgeld wordt het €75. De €250 reservebudget mag je gebruiken in het geval je niet voldoende hebt met de €250 algemene onkosten. (Stel, je hebt extreme dokterskosten en moet een paar keer een taxi bellen. Je komt niet toe met €250? Gebruik dan zeker het reservebudget. Indien je dit nodig hebt, schrijf je dit duidelijk op je kasstaat!) Ok, je kasstaat staat nu klaar voor gebruik. Alle kosten die je doet worden genummerd. Nummer deze niet door elkaar, maar maak een 1, 2, 3, 4, 5,… per categorie. De nummers verwijzen naar de bijhorende ticketjes die je in je kasstaat steekt. Je kan je ticketjes bijvoorbeeld nummer:
M1 (= moniconsumptiegeld) AO1, AO2,… (= Algemene onkosten) Z1, Z2,… (= Zakgeld)
Zo is het voor onze boekhoudster ook duidelijk welk ticket voor welke kost is. Ok, dan gaan we nu shoppen op vakantie!
Van het zakgeld kopen we: -
Op 15/07: Op 15/07: Op 17/07:
nagellak voor een activiteit (Action) Materiaal voor activiteit (Colruyt) traktaat ijsjes voor de iedereen
= €7 = €37.42 = €30
Op vakantie zelf heb je volgende kosten: -
Op 18/07: Op 20/07: Op 21/07:
apotheek: brace voor knie Jasmien betaling groepsfoto Kruidvat apotheek: keelpastilles
= 47 = 22,90 = 7,50
En uiteraard betaal je ook je moniconsumptiegeld uit!
RESTEREND SALDO Hoeveel hou ik telkens over na aftrek van het net betaalde bedrag?
BEDRAG Welk bedrag heb ik net betaald?
€250 – 47 = 203 €203 – 22,90 = 180,1 €180.1 – 7.5 = 172.6
€47 €22,90 €7.50 TOTAAL UITGEGEVEN Als ik alle betaalde bedragen optel, kom ik op een totaal van… 0 + 47 = 47 47 + 22.90 = 69.90 69.90 + 7.50 = 77.4
CONTROLE: tel op het einde van je vakantie per categorie de laatste twee bedragen in de laatste kolommen op. Als alles klopt, kom je je beginbedrag uit! 74,72 + 0.58 = 75!
48
Alles genoteerd? Alles gecontroleerd? Kijk dan zeker na of alle ticketjes bij je kasstaat zitten. Zorg dat je kasstaat ook vooraan volledig is ingevuld (naam, vakantie, periode, aantallen,…) en stop het budgetoverzicht dat je van ons kreeg, tussen je kasstaat. Ook het blad met de handtekeningen van je monitoren voor het moniconsumptiegeld, steek je tussen de kasstaat. Daarna kijk je bij elke categorie het resterende saldo na en je telt deze op. Vergeet ook je reservebudget niet! Schrijf het totaal vooraan op je kasstaat. Nog een krabbel onderaan en… klaar!
49
KASSTAAT VV Kazou Zuid-West-Vlaanderen
Vakantie: Datum: … /… /……… tot … /… /……… Naam VV: Aantal deelnemers: Aantal monitoren: Aantal kookploegers: Aantal vergezellende familieleden:
Ontvangen budget: ________________________________ (zie budgetoverzicht) Resterend saldo na de vakantie: _____________________
Graag het resterend saldo ten laatste één week na je vakantie terug te storten op volgend rekeningnummer: BE77 7785 9650 9942. Dit op naam van Kazou Zuid-West-Vlaanderen. Als mededeling graag “naam + overschot budget vakantie” vermelden. Bedankt!
Handtekening VV
Handtekening diensthoofd Kazou
50
Moniconsumptiegeld = €……… Vergeet niet om je moniconsumptiegeld te betalen aan je monitoren (en kookploeg). Noteer hieronder de details en voeg het blad “moniconsumptiegeld” hiertussen. Datum
Omschrijving
Nr ticket
Bedrag
Totaal
Resterend
uitgegeven
saldo
……………
……………
……………
……………
……………
……………
Onvoorziene onkosten = €……… Lijst hieronder alle uitgaven op waarvoor je je budget “algemene kosten” hebt gebruikt. Dit kan zijn: dokters- en apothekerskosten, taxi, onvoorziene kosten,… Hou de ticketjes goed bij, nummer ze en voeg ze tussen deze kasstaat. Datum
Omschrijving
Nr ticket
Bedrag
Totaal
Resterend
uitgegeven
saldo
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
51
Zakgeld = €……… Lijst hieronder alle uitgaven op waarvoor je het zakgeld hebt gebruikt. Hou alle ticketjes goed bij, nummer ze en voeg ze tussen deze kasstaat. Datum
Omschrijving
Nr ticket
Bedrag
Totaal
Resterend
uitgegeven
saldo
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
52
Datum
Omschrijving
Nr ticket
Bedrag
Totaal
Resterend
uitgegeven
saldo
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
53
BIJLAGE 2: OSCAR
54
Beste VV
Iedereen heeft ongetwijfeld al over de “beruchte” Oscar gehoord. En wellicht heeft iedereen er ook al eens mee gewerkt. Mogelijks zelfs al meerdere keren. En de kans is zelfs heel groot dat het ook elke keer op een andere manier gebeurde. De voorbije jaren kregen we vanuit moni’s en VV’s vaak de reactie dat Oscar een te vaag systeem is, waarbij veel moni’s niet wisten wat nu eigenlijk het doel was en al helemaal niet hoe je er concreet mee aan de slag kon. Deze bedenkingen werden meegenomen naar de KaRaad, waar het idee kwam een om een bundel te maken met concrete, creatieve en speelse methodieken om Oscar op vakantie te gebruiken. Met deze bundel willen we jullie een kort overzicht geven van wat Oscar precies is, waarom we dit instrument willen gebruiken en vooral: hoe simpel en leuk het kan zijn om deze methode te gebruiken op vakantie.
Veel coachingsplezier!
Lies-Pieter-Trui-Lobke
WIE? OSCAR?? Het coachingsinstrument Oscar is een initiatief van Steunpunt Jeugd, SoCius en de Vlaamse Overheid. Niet zomaar een nieuw verzinsel van Kazou dus. In 2008 werd het project Oscar in het leven geroepen en Kazou werd aangesproken om als een soort pionier dit systeem uit te testen. Deze methode leek ons zowel pedagogisch als puur praktisch een goed idee. We leggen even uit waarom we hiervoor kiezen.
Praktisch Tijdens de moniverdeling proberen we zoveel mogelijk rekening te houden met de eerdere prestaties en met de sterktepunten (en groeipunten) van onze monitoren. Wat verwachten we van jullie, monitoren? Simpel! Dat jullie één of twee keer even stilstaat bij jullie eigen functioneren op vakantie, dat jullie dit delen en bespreken met jullie medemonitoren en dat hiervan een paar woorden op papier worden gezet. Het Oscar-boekje wordt ingevuld meegegeven met de monitoren. Het samenvattend document wordt bezorgd aan het verbond. Waar zijn we naar op zoek? Sterktepunten, groeipunten en dingen waarin je tijdens deze vakantie bent gegroeid.
Pedagogisch Met Oscar spreken we niet meer over evalueren maar over het voortdurend coachen van de monitoren. Hiermee willen we volledig afstappen van het “éénrichtingsverkeer” van de vroegere evaluaties. Binnen Oscar is “dialoog” het magische woord. Oscar probeert om deze coachingsgesprekken zoveel mogelijk vanuit zelfreflectie te laten vertrekken, waarbij de moni in kwestie eerst zelf aan het woord komt en een aantal dingen aankaart. In samenspraak met de verantwoordelijke kunnen zo een aantal concrete werkpunten worden geformuleerd. Ook wordt het coachen binnen Oscar niet beperkt tot één, maximum twee gesprekken, maar is dit een verhaal dat al voor de vakantie begint en niet plots eindigt op het einde van een vakantie.
56
HOE WERKT HET NU PRECIES? Vanuit Kazou werden een aantal standaardcompetenties vooropgesteld, waarvan we verwachten dat een moni, vakantieverantwoordelijk, instructeur,… deze (deels) onder de knie heeft of er toch zeker in groeit gedurende zijn carrière bij Kazou. Deze werden in de welbekende roos gegoten. Het hele verhaal van Oscar gaat over deze competenties. Hieronder vind je een overzicht van hoe het perfecte Oscarproces verloopt.
Vóór de vakantie Het doel van Oscar is om het coachingsproces al van bij het begin van het creatief proces op te starten. Van bij het begin van de voorbereidingen dus. Voor elke moni kan het handig zijn om op voorhand kort even stil te staan bij werkpunten die hij/zij meekreeg op een vorige vakantie of cursus. Ook voor de VV kan het een goede manier zijn om al eens te kijken “welk vlees je in de kuip hebt”. Zo heb je snel door of je ploeg bijvoorbeeld voornamelijk uit entertainers bestaat. Of misschien heb je vooral praktisch aangelegde monitoren mee en minder uitgesproken entertainers. Een roos inkleuren bij het begin van je voorbereidingen vraagt niet veel werk… maar is misschien wat saai? Maak er een Black Box van of verwerk het in een ander leuk spel en het wordt al heel wat aannemelijker om te doen.
Tijdens de vakantie Wanneer je op voorhand al een beetje weet hoe je monitoren in elkaar zitten, wordt het simpeler om hen tijdens de vakantie zelf ook te coachen. Op de volgende bladzijden vind je een aantal leuke methodieken om de coaching doorheen je vakantie als rode draad te gebruiken. Het hoeft dus niet enkel bij een tussentijds gesprek te blijven. Beter nog: een “traditioneel” tussentijds gesprek is zelfs niet nodig, als je elke dag iets kleins doet. Aan het einde van de vakantie is het natuurlijk wel belangrijk om een degelijk laatste gesprek te hebben. Of je dit individueel of in groep doet, hangt een beetje af van jouw ploeg. Uiteraard heeft een groepsgesprek veel voordelen. Heb je echter een ploeg waarvan je weet dat ze vrij stil en gesloten zijn? Dan opteer je misschien voor een individueel gesprek. Bespreek dit ook vooraf met je ploeg.
Na de vakantie Na de vakantie worden de “conclusies” bezorgd aan het verbond. De sterktepunten en groeipunten van elke moni worden meegenomen naar de volgende moniverdeling zodat we evenwichtige ploegen kunnen samenstellen.
57
EN NU CONCREET Genoeg theoretische achtergrond. Vanaf hier vind je enkel nog concrete methodieken om het gebruik van Oscar leuker en eenvoudiger te maken. Heb je zelf nog creatieve ideeën om Oscar in een spel te verwerken? Stuur dan gerust je ingeving door. Wie weet kunnen andere VV’s jouw idee ook gebruiken!
Competenties concreter maken Een eerste aanrader is alvast het afstappen van de “abstracte” competenties, zoals ze in je boekje of op je roos staan weergegeven. Vooral voor jonge monitoren is het vaak nog moeilijk om zich een beeld te kunnen vormen van wat er precies wordt bedoeld. Laat je monitoren op zoek gaan naar persoonlijke voorbeelden binnen een bepaalde competentie. Zo is “een activiteit uitvoeren” heel ruim. Het is best mogelijk dat slechts één aspect van die competentie wat minder verliep. Haal deze er dan uit. Schrijf de positieve aspecten op een groene post-it, de groeipunten op een rode post-it.
De inkleding van mijn activiteit was erg goed! Ik zorgde voor een goede spelaanpassing (onverwachts regen).
Hou de tijd in de gaten
58
Dagelijks competenties overlopen
Elke moni krijgt z’n eigen bordje. Met deze methodiek kan je absoluut veel verschillende richtingen uit. Elke moni krijgt dezelfde knopen en kan deze uitdelen over de bordjes van z’n medemonitoren. Of de VV deelt elke dag aan iedereen een aantal knopen uit, naargelang de competentie waaraan die dag misschien expliciet werd gewerkt. Zo krijg je op het einde van de vakantie een mooi beeld van je eigen kunnen.
Een ander voorbeeld van dagelijks opvolgen: elke moni krijgt elke dag het taartpuntje waarin hij/zij die dag het meest uitblonk.
59
Misschien leuk om bij het begin van de vakantie te doen: elke moni mag zichzelf een aantal knopen geven, naargelang de competenties waarvan hij/zij denkt er zelf goed of minder goed in te zijn. Gooi nadien alle knopen samen en bekijk het resultaat. Je krijgt snel een beeld van welk soort moniploeg je mee hebt op vakantie!
Een andere roos In plaats van een roos te kleuren, kan je ze ook zo uitwerken. Kies een aantal competenties die jullie als moniploeg belangrijk vinden. Maak er een “spelbord” van. Iedereen kiest een eigen pion. Je overloopt elke competentie en iedere moni plaatst zijn eigen pion volgens hoe hij/zij zichzelf inschat. Dit kan je bij het begin van de vakantie doen, maar evengoed elke dag of als eindcoaching. Zo merk je ook snel waar het “schort”.
60
Maak er een spel van! Maak je eigen competentieslagveld! Richt een tafel in je monikot in als slagveld en spel elke dag oorlogje. Ieder heeft z’n eigen kleur van soldaatjes en gaat met zoveel of zo weinig soldaten als nodig bij de competentie staan die hij vandaag het strafst vond bij zichzelf. Massa’s variaties mogelijk!
Black box Maak vanuit de competentieroos een aantal stellingen. Bijvoorbeeld: “Deze persoon was is sterk in samenwerken”, “Deze persoon is steeds stipt op tijd”, “Deze persoon heeft aandacht voor de stillere kinderen”. Iedere moni krijgt alle stellingen op papier. Voor elke moni hangt een omslag in het lokaal. De monitoren stoppen de stelling in de omslag van de moni bij wie de stelling het beste past. Zorg voor een korte nabespreking.
61
VRAGEN? OPMERKINGEN? We horen het heel erg graag als je zelf een leuke methodiek hebt bedacht of er eentje hebt uitgeprobeerd die absoluut werkt of net helemaal flopte. We hopen erop dat deze bundel met de jaren zal groeien en dat de methodieken zullen worden doorgegeven onder de VV’s. Nu lijkt het natuurlijk alsof je vakantie barstensvol van de Oscarprikkels zal zitten, als je dit alles gelezen hebt. Vergeet niet dat ontspanning ook nog steeds heel belangrijk is. Probeer elke dag één momentje uit te trekken voor een korte Oscar-stand-van-zaken. Zo bespaar je jezelf minder werk op het einde van de vakantie.
Voor al je vragen en opmerkingen is er slechts één adres:
[email protected] .
Veel succes ermee!
62
63
BIJLAGE 3: ADO-VISIE
65
#kazouvakanties#ado#vision 1. Kazou dat is straf! Kazou organiseert straffe jongerenvakanties in binnen- en buitenland voor jongeren tussen 7 en 18 jaar. Elk jaar gaan er zo’n 11000 jongeren van 15 t.e.m. 18 jaar mee op vakantie met Kazou. Elke keer opnieuw proberen we er een onvergetelijke ervaring van te maken boordevol sun/snow, fun en friends! Binnen Kazou noemen we deze doelgroep ‘ado’s’, een benaming die je dus nog vaak zal tegenkomen in deze visietekst. De wereld is in constante verandering en bijgevolg ook onze ado’s en hun leefwereld. Ado’s zijn met andere woorden een bijzonder doelpubliek, met typerende kenmerken. Mede daarom vragen zij om een specifieke aanpak. We kiezen met Kazou dan ook resoluut voor een begeleidingsstijl op hun maat! Iedereen is vroeger jong geweest en heeft deze turbulente levensjaren meegemaakt. Het zijn jaren vol ontdekkingen, verrassingen en experimenten. Ado’s zijn geen kinderen meer, maar ook nog geen volwassenen. De adolescentie is een werktijd, een weg die niet altijd vlot verloopt. Het is de noodzakelijke weg naar maturiteit. Bij de ene komt dit al wat sneller dan bij de andere. Met deze ado-visietekst willen we een begeleidingskader bieden aan onze Kazou-vrijwilligers vertrekkende vanuit de visie van onze organisatie: in groep, groei, respect, zinspelend en solidariteit. Deze visie vind je verweven terug in deze tekst.
in groep zinspelend respect groei solidariteit
Met Kazou op vakantie gaan, dat is er voor kiezen om tijdens deze periode samen te leven in groep. Zorg voor inspraak, betrokkenheid van iedereen en vooral, maak ruimte voor ieders mening. Zowel ‘zin hebben’ als ‘zin geven’! Er samen in vliegen, met optimisme, samen plezier maken, genieten en ontspannen. Als moni ga je begeleiden, zowel individueel als naar een groep toe. Begeleiden is accepteren, aandacht hebben voor iedereen, hen aanmoedigen en luisteren! Als moni ben je als een grote broer of zus van je deelnemers! Groeien, dat is kansen geven, jongeren steunen in de stappen die ze zetten of zouden willen zetten. We willen er zijn voor elkaar: opkomen voor elkaar, zorgen dat iedereen zijn plaatsje vindt in de groep, we willen leren omgaan met diversiteit.
2. Wie zijn ze, wat doen ze … ADO’s! Onder ado’s verstaan we jongeren tussen 15 en 18 jaar. Deze jongeren zitten in volle ontwikkeling en zoeken naar hun eigen identiteit. We willen onze monitoren meer inzicht geven in het ‘adobrein’ en op basis hiervan onze begeleidingsstijl voor ado’s voorstellen. In het volgende hoofdstuk proberen we dit kort maar op een genuanceerde manier weer te geven. We proberen zoveel mogelijk te illustreren met voorbeelden. Deze herken je aan de hashtags (#). Tegenover 20 jaar geleden lijken jongeren steeds sneller volwassen te worden (“kids getting older younger”). Ado’s weten al op jonge leeftijd dingen waar voorgaande generaties pas aan het eind van hun puberteit mee in aanraking kwamen. Ze wekken de indruk minder naïef te zijn en te weten wat er in de wereld te koop is. De werkelijkheid is dat we jongeren overschatten. Ado’s zijn helemaal niet veel veranderd: ze kunnen een heleboel dingen nog niet en hebben dezelfde onzekerheden als alle ado’s uit vorige generaties. Natuurlijk is de omgeving anders! Ze kunnen 24 uur per dag op het internet, er komt bijzonder veel informatie op hen af, ze moeten veel keuzes maken,…. Ado’s van nu moeten zich ook sociaal ontwikkelen door dingen te ervaren.
2.1 Tussen 15 en 16 jaar 2.1.1. Me, myself and I Jongeren tussen 15 en 16 jaar nemen niet zomaar interesses en meningen over van hun ouders, leerkrachten of monitoren. Om in de smaak te vallen bij hun leeftijdsgenoten zoeken ze naar eigen meningen. Ze gaan zelf meer en meer ‘nadenken’ en proberen hun eigen identiteit op te bouwen. Ze hebben veel meer Een belangrijk fenomeen in deze periode is het gevoel dat je 'erbij hoort'. Uit de groep gestoten en afgewezen worden, wordt door hen als behoorlijk ingrijpend ervaren. Om erbij te horen moet je opvallen. Op zoek naar hun eigen identiteit gaan de ado’s steeds meer experimenteren, allereerst op het gebied van uiterlijk. Opvallende kledij en een piercing bijvoorbeeld kunnen een bepaald beeld scheppen en deze image is erg belangrijk voor hen. Jongeren hebben in deze levensfase vaak het gevoel bekeken te worden door een ‘denkbeeldig publiek’. Hij/zij heeft het idee het middelpunt te zijn van de aandacht van andere personen. Daarbij hebben ze steeds het gevoel dat ze door anderen bekeken worden.
Voor een ado is het van ‘levensbelang’ dat ze voldoende tijd hebben om zich klaar te maken voor de laatste avond. De keuze van kledij en hoe je haar erbij ligt, is een zeer belangrijke keuze. Sommige jongeren staan hier echter niet zoveel bij stil en staan binnen 5 minuten al klaar op de dansvloer. Het is belangrijk dat je hiermee rekeninghoud als moni. Wie zijn je vrienden? Met wie trek je veel op? Voor een ado zijn dit belangrijke issues omdat ze het gevoel hebben dat ze steeds bekeken worden en hierop beoordeeld worden. Je wil toch niet gezien worden met het ‘seutje’ van de bende?
2.1.2. Kicks en full speed! Kenmerkend voor jongeren in deze fase is dat ze veel risico’s nemen. Het zijn de jaren van grenzen verleggen en experimenteren: spieken op een toets, berichten sturen tijdens de les, langer blijven op een fuif dan afgesproken met je ouders, stiekem een sigaret roken of een pintje drinken, eens trekken aan een joint, rijden met een brommer en geen helm dragen, experimenteren met seks,…. Ook al maken ze hun keuzes bewuster dan voorheen, toch blijft goed vooruitkijken en overzien wat de consequenties zijn vaak nog moeilijk. Empathie en voorstellingsvermogen zijn in volle ontwikkeling in het adobrein. Jongeren voelen hun eigen pijn heel snel en soms overdreven scherp, maar die van een ander is moeilijk voor te stellen. Jongeren denken veelal aan nu, minder aan later. 67
Een onervaren 15-jarige snowboarder die met zijn snowboard langs de rand van een zwarte piste glijdt, bezorgt hem een instant kick maar hij denkt niet aan de mogelijkheid dat er wel iets zou kunnen gebeuren. En als hij al een angstgevoel ervaart, dan is dat een prettig soort adrenaline-boost. Nu is dat pestberichtje aan een irritant vriendje nog grappig, maar dat ligt anders als blijkt dat het vriendje door dit bericht eronder door gaat. Gepest worden kan een enorme deuk geven aan je zelfvertrouwen en dit net in een periode waarin je zelfvertrouwen zich vormt.
2.1.3. Moodswings Jongeren tussen 15 en 16 zitten op een rollercoaster van emoties met af en toe een verrassende bocht of looping. In tegenstelling tot de voorgaande levensjaren denken ze wel na over hun keuzes, maar erg rationeel gaat dat nog niet. Gevolgen kunnen ze nog niet goed inschatten of relativeren. Vreugde en verdriet kunnen elkaar razendsnel opvolgen.
2.2. Tussen 17 en 18 jaar 2.2.1. I am legend Jongeren tussen 17 en 18 jaar zijn geen pubers meer, maar jongvolwassenen. Hun zelfbewustzijn groeit. Ze zijn meer bezig met zichzelf en krijgen een positiever zelfbeeld. Hun identiteit krijgt steeds meer vorm en ze bezwijken minder snel voor groepsdruk. Ze durven meer en meer zichzelf te zijn en te tonen.
2.2.2. Young responsible ado’s Vanaf 16 jaar tonen jongvolwassenen meer gevoel voor verantwoordelijkheid en denken ze verder vooruit. Tijdens deze periode moeten ze ook meer en meer beslissingen nemen die bepalender worden voor hun toekomst bv studiekeuzes, engageer ik mezelf om leider te worden bij de jeugdbeweging, … Ze worden meer en meer volwassen en kunnen zelf al heel wat verantwoordelijkheid nemen. Je kan ado’s prikkelen door hun verantwoordelijkheidszin aan te spreken. Behandel hen dus ook zeker niet als een kind want dit werkt averechts, ga uit van vertrouwen geven. Veel van onze 17-18 jarigen zijn reeds actief in het jeugdwerk.
2.2.3. Back to rehab 17-18 jarigen zijn al beter in staat hun emoties en impulsen te beheersen en hun vermogen tot zelfreflectie neemt sterk toe. Maar ze zijn nog niet definitief de drempel naar volwassenheid over, ook al denken ze van wel. Vooral in nieuwe situaties of bij onverwachte wendingen laten al hun zekerheden hen soms plotseling in de steek. Zo kunnen ze plots anders reageren dan verwacht.
Een brave ado kan plots door een grote verliefdheid op vakantie allerlei onverantwoorde dingen doen zoals ’s nachts wegsluipen met zijn vriendinnetje en alcohol gaan kopen. Dit was toch een stabiele jongvolwassene? Meestal wel, maar soms even niet. Daarvoor is het nog net een paar jaar te vroeg.
68
2.3. Ado’s samengevat in een kot! Om dit stukje af te sluiten en samen te vatten, zetten we de kenmerken van onze ado’s nog even in een kot.
15-16 jaar zijn
Ontwikkelen een eigen ‘ik’ Durven steeds meer af te wijken
doen
Experimenteren met van alles Nemen veel risico’s
denken/voelen
Hebben veel stemmingswisselingen
17-18 jaar Steeds zelfbewuster Krijgen meer een eigen identiteit Minder gevoelig voor groepsdruk Stellen zich verantwoordelijker op, naar zichzelf en anderen Denken verder vooruit Zijn steeds beter in staat tot zelfreflectie Vallen af en toe toch terug in onvolwassenheid
Deze kenmerken van ado’s komen tot uiting zowel op positieve als negatieve manier: -
-
Ado’s ontwikkelen hun eigen “ik” en durven steeds meer afwijken. Soms zijn ze wat tegendraads maar anderzijds kan je met ado’s serieuze conversaties voeren. Ze zijn zich meer en meer bewust van de wereld en ontwikkelen een eigen mening. Ze experimenteren en ontdekken de wereld: dat maakt dat ze soms zaken uitsteken die niet thuis horen op een vakantie, anderzijds zijn ze heel creatief en komen ze verassend uit de hoek. Vrienden zijn meer en meer belangrijk. Een kazouvakantie met ado’s geeft je als moni heel wat kansen en mogelijkheden om het groepsgevoel over te brengen. …
3. Begeleidingsstijl op vakantie We zijn vertrokken vanuit de kenmerken van ons ‘ado-publiek’ en net daar willen we met een aangepaste begeleidingsstijl een antwoord op bieden. We streven er naar om onze ado’s optimaal te laten genieten van een vakantie met Kazou. Ze gaan met Kazou mee omdat ze graag met hun vrienden op vakantie willen en kiezen uit ons aanbod de vakantie die hen het meeste aanspreekt. Ze kiezen bewust voor een bestemming en profilering. Soms zit de motivatie niet bij de deelnemer maar bij zijn/haar ouders. Met andere woorden, ze moeten ook eens het huis uit. De motivatie van de ado op vakantie verschilt hierdoor ook vaak. Desalniettemin willen we hen een topvakantie aanbieden. In het volgende deel tonen we aan hoe we de ado’s willen begeleiden op vakantie. We doen dit met behulp van enkele basisprincipes en concrete richtlijnen.
3.1 Basisprincipes 3.1.1. Communicatie Communicatie is een subtiel spel. Bij jongeren speelt non-verbale communicatie (dat wat je niet zegt, maar wel denkt en dus ook uitstraalt) een heel belangrijke rol. Ado’s zijn hier in het algemeen heel gevoelig voor. Vaak is hóe je iets zegt belangrijker dan wát je zegt. Ado’s lezen gezichtsuitdrukkingen minder goed dan volwassenen. Zij denken veel sneller dat een blik negatief of agressief bedoeld is dan dat volwassenen dat doen. Duidelijk communiceren is voor jongeren noodzakelijk. Het is daarom belangrijk dat je consequent uitlegt wat de gevolgen van hun handelingen zijn. Consequent de regels uitleggen, betekent niet de regels brullen. De manier hoe je afspraken brengt is even belangrijk. Ado’s hebben niet graag dat monitoren moraliserend overkomen. Afspraken 69
kan je samen met deelnemers maken, vat deze duidelijk samen zodat er zeker geen onduidelijkheid over is. Benadruk steeds het uitgangspunt van de regels en afspraken: namelijk dat deelnemers en monitoren samen verantwoordelijk zijn voor een toffe vakantie. Reageer je te streng, dan worden jongeren zo angstig of boos dat ze niet meer kunnen luisteren. Ben je niet streng genoeg, dan word je genegeerd. Het zoeken naar een evenwicht is de uitdaging. Jongeren hebben een eigen taalgebruik. Het is niet alleen hip en trendy om hierop in te spelen, it’s a way of life. Gebruik deze jongerentaal in een spel en ze zijn op slag enthousiast!
3.1.2. Geen cipier of BFF, maar grote broer of zus Het is belangrijk dat je tussen je groep staat en aanvoelt wat er leeft. Een ado-moni is geen cipier die de groep bewaakt, geen beste vriend die alles toelaat maar een grote broer/zus die mee op vakantie is en zich verantwoordelijk voelt voor zijn/haar deelnemers. Wees voor je deelnemers een vertrouwensfiguur, iemand bij wie de deelnemers terecht kunnen met hun grote en kleine vragen. Net als bij een grote broer of zus, ben jij een vertrouwenspersoon. Een grote broer of zus kent zijn kleine broer of zus. Hij/zij weet wat er leeft bij hen. Heb hier aandacht voor als moni, praat met je deelnemers. En niet alleen met de luide en leuke deelnemers maar ook met de stillere en onzekere. Leer je deelnemers kennen! Je bent er als moni in de eerste plaats voor je deelnemers, probeer tijdens je vakantie niet samen te hokken met de monitoren maar ga actief naar je deelnemers. Hou hierbij rekening met het belang van de eigen inbreng van ado’s. Hoe beter je je deelnemers kent, hoe beter je hun inbreng kan integreren op je vakantie. Ga zoveel als mogelijk in dialoog met je deelnemers, ontdek wat er bij hen leeft en wat hun interesses zijn! Tijdens hun ontwikkeling leren jongeren beter en beter redeneren. Ze vinden het heerlijk om leerkrachten, ouders, en hun monitoren klem te praten. “Ja maar, gisteren zei je nog iets heel anders”, “Jij rookt toch zelf ook”, … . Het is belangrijk voor de ontwikkeling van jongeren om samen met hen te praten en samen over afspraken na te denken. Hoe concreter, hoe beter. Het is belangrijk om afspraken vanuit je eigen perspectief terug te koppelen naar de deelnemer: “wat vind je zelf wat kan en niet kan?”. Maak samen afspraken, leg uit waarom deze grenzen nodig zijn en waarom je deze afspraken wil handhaven. Ga niet in discussie.
Tijdens een stadsbezoek mogen jullie vrij rondlopen maar iedereen blijft binnen deze straten. Dit gebied is groot genoeg om te winkelen. We willen niet dat jullie hier buiten gaan opdat je niet verloren loopt. Als er problemen zijn, kan je ons hier vinden.
Ado’s tasten grenzen af. Jongeren proberen zich te profileren en halen soms zaken uit die jouw eigen grenzen zullen overschrijden. Geef hen daarom duidelijk mee wat de grens is. Als moni heb je ook jouw eigen grenzen. De “inside joke” van de week kan grappig zijn maar gaat voor jou op dat moment over je persoonlijke grens. Geef dat mee aan de deelnemers. Houdingen, meningen, grappen,… die voor ado’s vanzelfsprekend zijn, zijn dit misschien niet voor jou.
Marthe vindt het altijd geestig om spullen van anderen te verstoppen en heeft je zonnebril in de vuilbak verstopt. Jij vindt dit echt niet grappig, geef op een rustige manier aan dat jij dit echt niet leuk vindt.
Ado’s zijn vaak nog op zoek naar zichzelf, daarom is een goede groepsmentaliteit sterk bepalend voor de vakantie. Als moni is het in dat opzicht belangrijk om een voorbeeld te zijn. Zorg voor een gezonde afstand met je deelnemers en heb aandacht voor iedereen en niet enkel voor je groupies.
Jongens die vrouwelijke monitoren insmeren met zonnecrème, kunnen dit niet enkel doen vanuit de bezorgdheid voor hun gezondheid … .
70
3.1.3. Respect en inspraak Respect is een centraal begrip wanneer we het hebben over de omgang tussen jongeren en volwassenen. Ado’s vinden dit een basishouding die voor iedereen geldt. Ze vinden het vanzelfsprekend dat je hen met respect behandelt. Je hoeft dit in hun ogen niet op te bouwen of te verwerven tijdens de vakantie. Iedereen verdient het. Als jij je deelnemers met respect behandelt, zal jij door hen ook met respect behandeld worden. Respect krijg je door respect te geven. Het is belangrijk als moni om hier rekening mee te houden. Ado’s vinden inspraak krijgen een vorm van respect. Betrek hen daarom in de beslissingen die je neemt. Maak ruimte voor hun ideeën, suggesties, gevoelens en gedachten. Je stimuleert hen op die manier bij hun ontwikkeling. Let wel op, want inspraak is geen carte blanche! Het gevoel van op gelijke voet te staan is belangrijk voor de deelnemer: streef naar het “wij-gevoel” en niet het “ik” en “jij” gevoel. Met een “wij-gevoel” heb je veel meer gedragenheid bij je deelnemers. Bv “Gaan wij samen even de tafels afkuisen?” in plaats van “kan jij even de tafels afkuisen?”
3.1.4 Flexibiliteit, luisteren en inspelen Ado’s zijn in volle groei en op zoek naar hun identiteit. Ado’s verschillen met andere woorden in maturiteit. Dat maakt dat bepaalde afspraken van vakantie op vakantie kunnen verschillen. Je zal op de ene vakantie soms een meer mature groep meekrijgen dan op de andere vakantie. Het is belangrijk dat we vanuit deze flexibiliteit toch uniform proberen zijn: het moet voor deelnemers duidelijk zijn waarom afspraken kunnen verschillen. Het is daarom belangrijk dat we afspraken maken op basis van dit ado-kader. Behoud als moniploeg voldoende flexibiliteit om in te spelen op de context waarin zich iets voordoet. Wees op vakantie bewust van wat er in de groep leeft en speel hier als moni op in. Vriendschapsrelaties en ‘erbij horen’ vinden ado’s erg belangrijk, zorg er dan ook voor dat elke ado zich thuis voelt op vakantie. Heb ook expliciet aandacht voor de onzekere deelnemers. Elke ado heeft tijd nodig om zich in een groep te integreren; bij de ene duurt dit al wat langer als bij de andere. Probeer de ado’s die hier meer tijd voor nodig hebben, zoveel mogelijk te betrekken zodat ze zich sneller in hun sas voelen. Zorg dat iedereen, echt iedereen betrokken is in de groep. Maak niet alleen grapjes met de luide deelnemers maar ga ook praten met de stillere ado’s.
3.2 Concrete richtlijnen 3.2.1. Vakantie-invulling 1) Maatwerk Op onze ado-vakanties staan er steeds heel wat geprofileerde activiteiten op het programma. Het is de taak van onze monitoren om het programma aan te vullen met andere, uitdagende Kazou-activiteiten op maat van onze deelnemers: originele stadsspelen, verrassende keuzeactiviteiten, crazy avondactiviteiten,... Let op want dit is een hele uitdaging. Ga op zoek naar concepten die aansluiten bij hun leefwereld. Speel bijvoorbeeld in op media waar jongeren mee bezig zijn zoals TV programma’s, Twitter, Facebook, artiesten,… We willen onze ado’s stimuleren om actief te zijn en hun vrije tijd niet enkel “consumerend” door te brengen. Zorg voor een afwisselend programma met aandacht voor activiteiten waarin je je groep uitdaagt. Prikkel en stimuleer hen. Hou bij het voorbereiden van je vakantie voldoende flexibiliteit in je programma. Probeer in te spelen op de interesses van je deelnemers. Je zal daarom misschien enkele spelen moeten veranderen of zelfs schrappen. Voorzie bij de voorbereiding een aantal extra spelen of activiteiten als back-up omdat de maturiteit van je groep kan verschillen of andere voorkeuren heeft. 71
Sommige ado’s hebben al heel wat “Kazou-ervaring”. Ze zijn al mee geweest met de 11-12 jarigen, 13-14 jarigen en misschien zelfs met de 15-16 jarigen. Probeer daarom altijd originele spelen te maken. Kopieer geen spelen van 13-14 jarige vakanties maar maak nieuwe spelen op maat van je groep. Ga op zoek naar ‘net iets anders’. Sommige deelnemers staan al in leiding op het speelplein, de scouts of de chiro en kunnen ook zelf een spel maken en begeleiden. Gebruik deze input en geef hen de vrijheid om zelf verantwoordelijkheid op te nemen. Ga er niet van uit dat ado’s alleen maar willen feesten.
-
Ga zeker naar ado-gerelateerde vormingen georganiseerd door je verbond of provinciegroep! Geef ado’s de kans om zelf een zinspelend moment te maken en te brengen. Laat ado’s zelf een spel maken onder jullie begeleiding en speel het tijdens je vakantie.
2) Vrije tijd Ado’s vragen niet om voortdurend bezig te zijn maar hebben ook nood aan vrije tijd. Geef deelnemers het vertrouwen om zelf een stad of dorp te ontdekken. Maak op voorhand goede afspraken wat kan en niet kan. Hou er rekening mee dat enkel “chillen” en vrije tijd niet voldoende is als eigen activiteiten. Als je de deelnemers vrije tijd geeft moeten ze ook iets kunnen doen. In een stad kunnen ze winkelen, op het strand zelf spelen,… vrije tijd betekent niet in een centrum wat hangen. Ado’s willen iets te doen hebben in hun vrije tijd anders ervaren ze dit als saai. Daarnaast is het belangrijk dat je deelnemers tijdens deze momenten impulsen geeft om iets te doen. Tijdens vrije tijd moet je als moni ook initiatief nemen, je inzetten voor je groep en hen iets aanbieden. Pas ook op met te veel vrije tijd, want dit zorgt vaak voor kliekjes.
-
-
Probeer in je vakantieschema minstens 2 blokken “begeleide vrije tijd” in te plannen. Maak hierover goede afspraken met je groep. Als je eerste een stadspel speelt en daarna vrije tijd geeft, communiceer dit dan goed naar je deelnemers. Zo vermijd je dat deelnemers tijdens het spel al in winkeltjes gaan rondhangen, maak duidelijk dat ze hier straks meer dan tijd genoeg voor hebben. Bied een alternatief aan naast het vrije moment Monitoren die deelnemers op sleeptouw nemen doorheen de stad indien ze dat graag willen (gebruik de Cityzines indien voor handen) Als je op het strand gaat chillen, bied dan zelf een aantal activiteiten aan zoals frisbees, palletjes, strandvoetbal, KUBB…) Ga gekke foto’s trekken met je deelnemers tijdens een stadsbezoek …
3.2.2. Afspraken maken “Goede afspraken maken goede vrienden”. In onderstaand hoofdstuk willen we over een aantal concrete thema’s duidelijke afspraken maken. Deze afspraken maak je als moni met je deelnemers. Als je deze afspraken maakt met je deelnemers, heb je als moni hier uiteraard een voorbeeldfunctie in ten opzichte van je deelnemers. Afspraken over bijvoorbeeld storend gsm gebruik gelden voor de deelnemers maar evenzeer voor jou als moni. 72
1) Gsm en smartphone De ado van vandaag is vergroeid met zijn GSM/smartphone. Onderzoek leert dat jongeren per dag gemiddeld 71 sms’jes versturen en twee keer telefoneren (bron: onderzoeksrapport Apestaartjaren 4, 2012). Hun gsm is een deel van hun leefwereld. Ado’s mogen daarom hun GSM gebruiken zolang het de groep of de activiteit niet stoort. Twee derde van de jongeren vinden het moeilijk met geld om te gaan. Wijs hen er daarom dat bellen, sms’en en het gebruik van mobiele data in het buitenland duur is. Geef hen ook mee dat Kazou op geen enkele manier verzekerd is voor diefstal of schade aan GSM’s. Meer en meer ado’s nemen geen klassiek fototoestel mee op vakantie maar nemen foto’s met hun smartphone. Zolang het de groepsdynamiek niet stoort, is dit geen probleem. Spreek dit op voorhand duidelijk af met je deelnemers.
Maak deze afspraak samen met de deelnemers. Geef mee aan de deelnemers dat we een groepsvakantie maken en dat we niet willen dat iedereen constant met zijn GSM bezig is. Als deelnemers te veel bezig zijn met hun GSM, kan je hen wijzen op de gemaakte afspraken. Geef mee aan de deelnemers dat als ze zich niet goed voelen, ze in eerste instantie bij jullie terecht kunnen. Maak je deelnemers bewust over de impact van sms’en en bellen naar huis. Op het thuisfront hebben ze niet de volledige context van een vakantie. Op die manier kan er paniek ontstaan bij ouders omdat ze de context van de situatie missen. Een GSM maakt deel uit van de leefwereld van de jongere. Indien mogelijk kan je een GSM/smartphone zeker in een spel verwerken. Als ado’s hun GSM bij hebben, kan je hen ook altijd bereiken of een bericht sturen. Je kan ook de zaken omkeren: geef ado’s echter ook het GSM nummer van de VV zodat ze in nood, altijd iemand kunnen bereiken. …
2) Mp3-speler, tablet,.. Tegenwoordig nemen deelnemers nog maar zelden een muziekinstrument of CD mee op vakantie. Ado’s nemen hun muziek mee op hun mp3-speler. Het is geen probleem als ado’s hun mp3 speler meenemen op vakantie. Dezelfde regels als de GSM zijn van toepassing bij een mp3-speler: ze mogen hun mp3 speler gebruiken zolang het de groep of de activiteit niet stoort Wijs je deelnemers erop dat Kazou op geen enkele manier verzekerd is voor diefstal of schade aan hun mp3-speler. Vaak hebben ado’s kleine boxen mee om hun muziek af te spelen. Zolang het de groep niet stoort, is dit geen probleem. Maak hierover duidelijke afspraken met je deelnemers. Het kan soms gemakkelijker zijn de boxen mee te nemen naar het strand dan een booster mee te sleuren. De tablet is ook meer en meer geïntegreerd binnen de leefwereld van de ado’s. We gaan hier uit van dezelfde afspraken als met de GSM’s: deelnemers kunnen hun tablets en spelconsoles gebruiken zolang het de groep of de activiteit niet stoort. Als een deelnemer tijdens de lange busrit een spelletje wil spelen met zijn buurman/vrouw op zijn tablet is dit geen probleem. Al deze elektronica neemt de deelnemer mee op eigen risico. Kazou is op geen enkele manier aansprakelijk voor schade of diefstal. Hou als moni een oogje in het zeil wat ze allemaal bekijken op hun tablet. Dit kan je heel eenvoudig door bijvoorbeeld eens mee te spelen met een spelletje. Neem nooit persoonlijke spullen af. De deelnemers nemen al hun elektronica mee op eigen risico. Als je deze afneemt bestaat er onduidelijkheid wie verantwoordelijk is bij verlies of schade . Probeer op een creatieve manier om te gaan met storend gedrag. 73
Een deelnemer gebruikt zijn gsm, mp3 speler of tablet te pas en te onpas. Het stoort de activiteiten en het groepsproces van de groep. Laat de deelnemer zijn/haar apparaat inpakken in krantenpapier. Spreek met je deelnemer af dat hij zijn apparaat mag pas uitpakken in samenspraak met jou. Op deze manier blijft het apparaat bij de deelnemer zelf en heb je een creatieve manier om storend eletronica-gedrag aan te pakken.
3) Wifi en sociale media De meeste ado’s lijden de dag van vandaag aan digitale ADHD. Gemiddeld surft een ado 2 uur per dag op het internet. Wanneer er in het centrum gratis wifi ter beschikking is, zullen ze met hun smartphone zeker op het internet gaan en daar is ook niets mis mee. Dezelfde afspraken als voor GSM gebruik gelden hier: zolang het de groep of de activiteit niet stoort. Sociale media zijn dikke fun, maar niet zonder gevolgen. Deelnemers zullen tijdens de vakantie al foto’s van hun vakantie op hun sociale media profielen plaatsen. Op zich is daar geen probleem mee maar geef hen mee hier niet onbezonnen mee om te gaan! Iets wat je post op sociale media is voor lange tijd vindbaar en wordt door veel mensen (ouders, broers, zussen) gelezen en soms mislezen. De context die jij in je hoofd had bij het posten, ontbreekt vaak voor de lezer. Wijs je ado’s hierop!
Post “wat een kut-eten op vakantie” Context: Voor de 2de dag op rij staat er iets op het menu dat jij niet graag eet als deelnemer. Het eten is allemaal vers en goed bereid maar jij lust het niet… Post: “Vuile dieven van Kazou!” Context: tijdens een spel ben je net al je “levens” kwijt geraakt door een moni . Het spel vind je wel super leuk maar je gaat zo op in het spel dat je bovenstaande post…
Als ado’s compromitterende of bezwarende foto’s posten op sociale media, ga dan hierover met hen in gesprek en verklaar hen waarom deze foto niet past. Vraag hen om zelf deze foto te verwijderen. Ga als moni ook bewust om met jouw eigen facebookprofiel en vriendschapsverzoeken van deelnemers. Ga bewust om met je online-profiel en wie je wat laat zien. Je hoeft je dus niet te verontschuldigen als je iemand de toegang tot jouw Facebook-profiel ontzegt. Anderzijds: toon ook begrip wanneer iemand jou niet als ‘online vriend’ wil aanvaarden.
in bepaalde centra staat er een code op het internet. Als moniploeg krijg je meestal de code om op het internet te gaan. Geef het vertrouwen aan je deelnemers en geef deze code aan je deelnemers. Maak duidelijke afspraken dat internetten kan maar niet tijdens als het een activiteit of de groep stoort. de “social media policy” is een goede maatstaf voor het gebruik van facebook voor vrijwilligers. Maak voor je vakantie op facebook een groep aan. Op deze manier kan je communiceren met je deelnemers en moet je de deelnemers niet toevoegen aan je facebookprofiel als je dit niet wil.
4) Slapen gaan Ado’s hebben nood aan voldoende rust. Een goede nachtrust betekent gemiddeld 8 uur slapen. Probeer dit op te nemen als je afspraken maakt over het slaapuur. Je kan met je groep al eens iets later gaan slapen maar pas op 74
want vermoeide jongeren kunnen lastig zijn en zijn snel geraakt. Vermoeidheid lijdt ook tot meer ongelukken (bv op een skipiste). Op wintervakanties hebben deelnemers daarom zeker voldoende slaap nodig omdat ze hier elke dag gaan skiën. Geef dit mee aan je deelnemers op het moment dat je hierover afspraken maakt. Je hoeft ado’s niet te bewaken als een cipier maar toezicht houden als ado’s gaan slapen is uiteraard nog steeds noodzakelijk. Ga regelmatig kijken of alles rustig is. Spreek ado’s aan op hun verantwoordelijkheid en geef hen mee dat iedereen (kamergenoten, andere deelnemers en vakantiegangers) de kans moet krijgen om te slapen. Geef ado’s de ruimte om rustig in hun bed te kruipen. Spreek een duidelijk moment af wanneer ze moeten gaan slapen (wassen, omkleden, nog wat fluisteren) en wanneer het licht uit gaat en je verwacht dat iedereen gaat slapen. Als je hierover vragen hebt tijdens of voor je vakantie, aarzel niet om je verbond te contacteren!
Tijdens de West Highland Way staat er elke dag een stevige wandeling op het programma. Hier is het aangewezen om elke avond om 23u00 te gaan slapen om dat er elke dag een grote fysieke inspanning nodig is. Je verblijft in zelfwerkzaamheid. Je zet het slaapuur op 01u00 en spreekt af met de TP-ploeg dat er de volgende ochtend gebruncht wordt om 09u00. Je deelnemers willen graag een feestje doen. De volgende dag staat er een “vrij moment” (bv vrij stadsbezoek) op het programma. Het ontbijt is voorzien om 08u00. Je zet het slaapuur op 00u30. De volgende dag staat er in de voormiddag een fysiek inspannende activiteit op het programma. Je spreekt af met de deelnemers dat het slaapuur om 23u00 ligt.
sommige jongeren functioneren goed met weinig slaap, maar dit is een minderheid! als je met meerdere verbonden in 1 centrum ligt, is onderling overleg aangewezen. Als je deelnemers moe zijn, kunnen ze altijd vroeger gaan slapen bv met een uitbolbar
5) Seksualiteit & privacy Jongens en meisjes slapen en douchen apart. Dit blijft voor Kazou een vanzelfsprekendheid, dit staat ook niet ter discussie. Ado’s ontdekken hun emoties, worden verliefd, ondergaan lichamelijke veranderingen, ontdekken verschillende relatievormen, zoeken informatie op over seksualiteit… Dit is volledig normaal en deel van hun ontwikkeling. Op een Kazou-vakantie willen we een veilig kader bieden voor al onze deelnemers. Grensoverschrijdend gedrag laten we niet toe op onze vakanties. Om de inschatting te maken van de ernst van grensoverschrijdend gedrag, verwijzen we graag naar “(N)iets mis mee”. Dit is een methodiek om te kunnen omgaan met seksueel getinte situaties door middel van het vlaggensysteem. Het is beschikbaar op je verbond. In deze methodiek proberen we overschrijdend gedrag zoveel mogelijk te objectiveren. Binnen dit kader wordt gedrag beoordeeld aan de hand van zes criteria: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
wederzijdse toestemming: iedereen voelt zich prettig (er is geen verzet) vrijwilligheid: geen dwang of druk gelijkwaardigheid: er mag niemand overheersen leeftijds- of ontwikkelingsadequaat: gedrag is passend bij de leeftijd of ontwikkeling van de jongere contextadequaat: aangepast aan de context zelfrespect: zichzelf geen schade berokkenen door het gedrag
75
Als aan 6 criteria voldaan is, is de situatie oke. Maar hierin zijn gradaties. In de methodiek zitten verschillende voorbeelden om de criteria onder de knie te krijgen. Voorbeelden:
Geen vrijwilligheid: bij een uitdaging in “1 tegen allen” moet een moni strippen tot op zijn onderbroek. De moni weigert om zijn broek uit te doen, maar de andere moni’s moedigen hem aan om dit toch te doen. niet ok! Geen gelijkwaardigheid: Een moni en een deelnemer kunnen het goed vinden met elkaar. Na de avondsluiting gaan ze nog arm in arm liggen en masseren elkaar niet ok! Wel ontwikkelingsadequaat: ado’s maken een seksueel getinte grap en seksuele toespelingen wel ok!
Op een ado-vakantie is de kans groot dat 2 deelnemers elkaar vinden en een koppeltje worden. Daar is geen enkel probleem mee. Wijs de ado’s erop dat we met een groep op vakantie zijn of hou met andere woorden de groepssfeer in het oog en vermijd afzondering van koppeltjes.
grensoverschrijdend gedrag heeft veel te maken met privacy. Wanneer mensen te dicht komen en jij dit ervaart als schending van je privacy is dit voor hen grensoverschrijdend. Vragen als “Mogen jongens op meisjeskamers (en omgekeerd)” kan je ook beantwoorden met je groep aan de hand van deze methodiek Bij vragen of problemen kan je altijd terecht bij je verbond. Geef hen gerust een seintje.
Zoals eerder vermeld ben je voor je deelnemers een vertrouwensfiguur, iemand bij wie je deelnemers terecht kunnen met hun grote en kleine vragen. Zorg toch ook voor een gezonde afstand met je deelnemers. Deelnemers kunnen verliefd worden op hun monitoren, insmeren met zonnecrème is niet voor iedereen zo vanzelfsprekend,… Als je hierover vragen hebt tijdens of voor je vakantie, aarzel niet om je verbond te contacteren!
6) Alcohol Alcohol op 15-16 jarige vakanties Alcoholgebruik is typisch iets waarbij jongeren zich sterk laten leiden door emoties en impulsief gedrag. Ze willen vooral direct genot, zijn gevoelig voor de druk van leeftijdsgenoten en denken niet aan de risico’s voor hun gezondheid. Daarenboven is alcoholgebruik in België verboden voor jongeren onder de 16 jaar. Onderzoek laat zien dat maar 1 op de twaalf ouders het goed vindt dat hun kind op feestjes alcohol drinkt (Bron: trimbos.nl). Omwille van deze redenen willen we geen alcohol aanbieden op 15-16 jarige vakanties. Maak duidelijk aan de deelnemer dat wij met Kazou geen alcoholische dranken aanbieden. We kiezen er voor om afspraken te maken op vakantieniveau en niet met elke deelnemer apart. Als je als deelnemer meegaat op een 15-16 jarige vakantie, zijn dit de afspraken. Als ado-moni blijf je altijd verantwoordelijk voor je groep. We vragen ook aan de deelnemers om geen alcohol mee te brengen of kopen op een vakantie. Als je een deelnemer op een bepaald moment (bv tijdens een vrij bezoek aan een stad) aantreft met een pintje, wijs hem er dan op dat dit tegen de afspraken zijn. Besef als moni dat “stiekem een pintje drinken” niet abnormaal is voor die leeftijd. Maak duidelijke afspraken met de deelnemer dat dit niet conform de afspraken is. Alcohol op 17-18 jarige vakanties 17-18 jarigen mogen in België wel alcohol drinken. We kiezen er met Kazou wel bewust voor om het alcoholgebruik op vakantie te beperken. Het mag er zijn, maar het moet controleerbaar blijven. Overmatig drankgebruik en dronken zijn, wordt niet getolereerd op vakantie. Geef dit mee aan je deelnemers. 76
Kies ervoor met je vakantie om op 17-18 jarige vakanties 2 alcoholvrije avonden te organiseren (exclusief de heen- en terugreis). Zonder alcohol kan het ook leuk zijn.
Sterke dranken (vodka, jenever,…) en alcohol-pops (flugel, boswandeling) staan we niet toe op een vakantie. Op vakantie willen we geen “controleurs” zijn. We streven ernaar een veilige omgeving creëren en zetten in op een goede vertrouwensrelatie tussen deelnemer en moni. We gaan daarom niet klikken bij ouders als deelnemers toch stiekem een “pintje” hebben gedronken. Als het gaat over problematisch gedrag, worden de ouders uiteraard ingelicht door het verbond. Contacteer hierover steeds je verbond. In veel andere Europese landen is de wetgeving anders. We proberen in eerste instantie uit te gaan van bovenstaand afspraken omdat onze ado’s dit kader kennen vanuit België. Met de gewoonten en afspraken die in België van toepassing zijn, zijn onze ado’s vertrouwd. Ter info: hieronder een korte samenvatting van de buitenlands wetgeving. leeftijd
Regelgeving
van toepassing in
-16 jaar
alcohol mag je niet kopen en niet nuttigen op café bier en wijn mag je kopen en nuttigen op café, sterke drank niet. alcohol mag je niet kopen en niet nuttigen op café
Alle Europese landen Enkel België, Italië en Marokko!!
+16 jaar -18 jaar
Alle Europese landen behalve België, Italië en Marokko
7) Pepdranken en energizers Pepdranken laten we niet toe op onze vakanties. We baseren ons hiervoor op het advies van de Hoge Gezondheidsraad. Deze pepdranken, met Red Bull als bekendste voorbeeld, bevatten een mengsel van verschillende stimulerende bestanddelen zoals cafeïne, taurine en D-glucuronolactone. Het grootste probleem van deze pepdranken zijn de hoge dosis cafeïne die deze dranken bevatten. Volgens de Raad verhogen deze energiedranken het risico op overmatig cafeïneverbruik en de gevolgen ervan zoals slapeloosheid, zenuwachtigheid, angst, hoofdpijn, bevingen en tachycardie (verstoorde hartslag) en mogelijke cafeïneverslaving. Voor kinderen kan de vervanging van coladranken en andere softdrinks door energiedranken hun dagelijkse cafeïneverbruik gevoelig doen stijgen. Volgens deskundigen kan een dergelijke inname voorbijgaande gedragswijzigingen veroorzaken zoals agitatie, prikkelbaarheid, zenuwachtigheid of angst. Het advies van de Hoge Raad luidt dat kinderen tot 16 jaar pepdranken best niet consumeren. Op basis van bovenstaande bevindingen laten we pepdranken niet toe op al onze vakanties.
Maak deze afspraak met je deelnemers voor de eerste tussenstop met de bus! Tankstations zijn voor deelnemers de plek om deze pepdranken te kopen.
8) Roken en andere rookwaren Roken is ongezond. In België is de verkoop van tabakswaren verboden aan jongeren onder de 16. We kiezen met Kazou dan ook voor rookarme vakanties: 77
Bij de start van de vakantie wordt er gevraagd wie er rookt. Enkel degenen die bij de start aangeven te roken, mogen roken tijdens de vakantie. Voor alle andere deelnemers gaan we er van uit dat het nietrokers zijn en ook niet roken op de vakantie Roken kan enkel na overleg met de moniploeg, op een afgesproken plaats en tijdens de daarvoor voorziene momenten. Roken kan enkel buiten. Leg deze regels bij aankomst uit aan de volledige groep. Bewaak de afspraken, laat duidelijk merken dat je samen afspraken hebt gemaakt en dat deze nageleefd moeten worden om de sfeer niet te verpesten.
Als moni zijn we geen koerier voor deelnemers en gaan we geen sigaretten kopen voor deelnemers. Op vakantie zijn wij geen controleurs, we willen een veilige omgeving creëren en zetten in op een goede vertrouwensrelatie tussen deelnemer en moni. We gaan daarom niet klikken bij ouders als deelnemers roken. Als het gaat over problematisch gedrag, worden de ouders uiteraard ingelicht door het verbond. Contacteer hierover steeds je verbond. Andere tabakswaren en waterpijp zijn niet toegelaten op een Kazou-vakantie. We vermelden specifiek de waterpijp omdat waterpijptabak meer nicotine bevat dan de tabak mengsels voor sigaretten. Volgens de Wereldgezondheidsorganisatie zou 1uur waterpijp roken ongeveer overeenkomen met het inhaleren van 100 à 200 sigaretten.
9) Drugs Op Kazouvakanties tolereren wij geen drugs. Bij drugs wordt er altijd direct contact opgenomen met het verbond. Niet bij monitoren en niet bij deelnemers. Wanneer deelnemers illegale drugs gebruiken wordt er in samenspraak met het verbond wordt er gekeken naar een gepaste maatregel. Drugs worden onmiddellijk doorgespoeld in de WC door de deelnemer in aanwezigheid van 2 monitoren. Indien het over dealen gaat, wordt het verbond onmiddellijk verwittigd. In samenspraak met hen wordt er een gesprek gepland met de ouders en gepaste sancties ondernomen. Meer info over drugs kan je terugvinden op www.druglijn.be of www.desleutel.be.
3.2.3. Moeilijke situaties Ado’s experimenteren en durven afspraken overtreden. Het is belangrijk dat je ado’s vanaf het begin duidelijkheid en structuur geeft. Maak samen afspraken en wees consequent ‘iedereen gelijk voor de wet’. Een goede communicatie vermijdt heel wat conflicten op vakantie. We kiezen resoluut voor een positieve aanpak! We willen straffen en sanctioneren op vakantie beperken en belonen positief gedrag (schouderklopje, complimentje,…). Straffen gebeurt enkel indien echt noodzakelijk en dan ook zeer doordacht. We ontnemen jongeren geen dingen waar ze recht op hebben (geprofileerde activiteiten, eten, dessertjes,…).
Een deelnemer gedraagt zich niet op vakantie. De volgende dag staat er een bezoek aan een pretpark en stad op het programma. Een sanctie zou kunnen zijn dat de deelnemer tijdens het pretpark en de stad heel de tijd vergezeld zal worden door een moni.
Elke situatie is anders en heeft een andere aanpak nodig, Hieronder 12 tips bij moeilijke situaties.
78
1. Blijf rustig en kalm. Als je voelt dat je zelf te kwaad of onrustig bent, stel het gesprek dan even uit. 2. Veroordeel het gedrag en niet de persoon. Verwijs hierbij naar gemaakte afspraken. 3. Maak hem duidelijk dat hij niet geviseerd zal worden tijdens de rest van de vakantie. 4. Spreek de deelnemer aan op zijn eigen verantwoordelijkheid 5. Verwijs naar de gevolgen en gevaren van zijn gedrag voor de vakantie (veiligheid, groepssfeer, gerechtelijke vervolging van deelnemer en/of begeleider,…) 6. Reageer empatisch en laat regelmatig weten dat je mee bent met het verhaal. 7. Leg uit vanuit jouw perspectief waarom het gedrag niet toelaatbaar is 8. Stel open vragen: Wat? Waarom? Wanneer? Hoe?, … 9. Vermijd discussie, maar ga voort op feiten. 10. Vat het geheel samen, herhaal de afspraken, onderlijn de samenwerking en verwijs naar herkansing en een positieve verandering. 11. Maak concrete afspraken voor de toekomst. Indien mogelijk met inbreng van de groep: 12. Als je sancties oplegt, hou dan rekening met o de aard van de overtreding: zorg dat de sanctie in verhouding is tot de overtreding o de context en de frequentie van de overtreding: er is een verschil tussen een pintje op de kamer drinken of een fles vodka meesmokkelen o houding achteraf: beseft de deelnemer dat hij in de fout is gegaan? o Geloofwaardigheid van de moniploeg: zorg steeds dat je de sanctie ook kan waar maken. Besef als moni dat het normaal is dat deelnemers experimenteren. Ze zijn zich vaak nog niet bewust van de gevolgen van hun daden, empathie is ook nog niet helemaal ontwikkeld in het puberbrein. Help hen de gevolgen van hun daden in te schatten.
Weet dat je ook steeds terecht kan bij de verbondelijke beroepskrachten! Zij zijn bereikbaar via de permanentietelefoon en staan je graag bij met raad en daad.
4. Tot slot Kazou is niet enkel op vakantie gaan met een groep deelnemers, maar ook met een groep monitoren. Weet dat je dus steeds kan rekenen op elkaar. Bespreek je vragen en bemerkingen samen met de ploeg zowel tijdens de voorbereidingen als op vakantie. We hebben met dit kader alvast de aanzet gegeven om op een doordachte manier op vakantie te vertrekken. Geef onze ado’s een vakantie die nog lang zal blijven hangen. Maak er een spetterende vakantie van! Veel plezier en succes!
79
BIJLAGE 4: VERZEKERINGEN
80
Lichamelijk ongeval Van de twee verzekeringsdocumenten is dit het formulier dat je wellicht het meeste zal gebruiken. Op zo goed als elke vakantie moet je wel een keer met een deelnemer naar de dokter wegens een ongevalletje. Zorg dat je steeds deze documenten bij je hebt (ook op daguitstap, enz…) zodat je de achterzijde meteen door de dokter kan laten invullen. Bij twijfel of het wel nodig is om een formulier te laten invullen, laat je het toch best doen. Zo zijn we zeker dat we alles op papier hebben. Het is heel belangrijk dat deze formulieren correct ingevuld en snel bij ons terugkomen, zodat wij deze meteen kunnen doorsturen naar DVV. Zorg er dus zeker voor dat je de ingevulde verzekeringspapieren in de enveloppe steekt, die je bij aankomst aan één van de beroepskrachten afgeeft of in de brievenbus van CM stopt.
Een woordje uitleg:
De voorkant van het blad wordt door jou ingevuld.
Bovenaan het CM-nummer + rijksregisternummer van de gekwetste.
Daaronder ook het organiserend verbond + of het om een moni of deelnemer gaat.
Volledige gegevens van het slachtoffer (vak 1 + ook beroep en geboortedatum).
Alle details van het ongeval (plaats, tijdstip, en wat er is gebeurd).
Punt a, b, c en d vul je zo goed mogelijk in.
Als iemand het ongeval zag gebeuren, vul je zeker deze naam in. Liefst ook een moninaam aanvullen.
Weet je niet of er een tegemoetkoming is van het ziekenfonds of andere? Laat dit vak dan blanco.
Indien het ongeval met een voertuig gebeurde, vul je dit ook aan.
Vergeet de plaats, datum en je handtekening niet.
De rest van het formulier laat je invullen door een dokter of verpleegkundige.
Sommige buitenlandse dokters en ziekenhuizen hebben eigen papieren en geven deze mee in plaats van jullie documenten in te vullen. Wil toch steeds proberen om ook onze eigen DVV-formulieren te laten invullen.
81
Bij thuiskomst geef je aan de ouders een document af met daarin de beschrijving van wat er is gebeurd en welke medicatie zoon/dochter kreeg toegediend. Op de achterkant van dat blad, zal een volledige uitleg staan voor de ouders, over wat ze met facturen, doktersbriefjes, … moeten doen en hoe het verzekeringsdossier zal worden opgestart.
Mochten ze hierover vragen hebben, het zit zo in elkaar:
Indien uw zoon of dokter ziek is geworden tijdens de vakantie, dan vallen de kosten van tijdens de vakantie ten onze laste. Ziektekosten van na de vakantie vallen ten laste van de deelnemer.
Indien zoon/dochter een ongeval heeft gehad tijdens de vakantie, werd een verzekeringsformulier opgemaakt dat door ons aan de verzekeringsmaatschappij zal worden bezorgd. U zal hier later thuis een bevestiging van krijgen of het dossier al dan niet werd aanvaard.
Kosten van tijdens de vakantie vallen altijd ten laste van Kazou. Als u facturen van het zieknhuis krijgt, van tijdens de vakantie, dan dient u deze niet te betalen, maar de originelen door te sturen naar Kazou Zuid-West-Vlaanderen – Sint-Janslaan 10, 8500 Kortrijk.
Kosten van na de vakantie dienen wel eerst door u betaald te worden. Nadien ga je naar de mutualiteit om de gedeeltelijke terugbetaling. Zeker een M30-verzamelstaat vragen en zeggen dat het voor de verzekering is. Duit document moet worden doorgestuurd naar Dexia-verzekeringen voor de resterende terugbetaling.
Bij twijfel kan je steeds contact opnemen met Trui Dejonghe, 056/266.335.
82
83
84
Burgerlijke Aansprakelijkheid Het formulier van Burgerlijke Aansprakelijkheid vul je in bij een geval van schade. Zowel bij schade aan het centrum, als aan auto’s van vreemden, enz… Bij alles wat door ons als “Kazou’er” wordt veroorzaakt van schade, geldt dit formulier. Met andere woorden: -
Doorgezakte bedden Een ruit kapot Een kras in een auto Een bril die stuk is (moeilijk geval) …
Hoe invullen? Opnieuw vul je alle gegevens in van het slachtoffer. (De eigenaar van de wagen, de uitbater van het centrum,…) Beschrijf duidelijk wat, wanneer, hoe en waar alles is gebeurd. Opnieuw vermeld je namen van de ooggetuigen. Graag ook een moninaam. Het is heel belangrijk dat je invult wie de schade heeft veroorzaakt. Zo kan onze verzekering contact opnemen met de familiale van diegene die de schade heeft veroorzaakt en wordt zo alles verder geregeld. Zonder naam kan onze verzekering niet veel doen. Vergeet dus zeker niet om de naam in te vullen, hoe per ongeluk iets ook was. Verder probeer je zo goed mogelijk alle verdere vragen aan te vullen. Bij twijfel over Proces-Verbaal, enz…: blanco laten. Indien er schade werd veroorzaakt door een auto-ongeval, dan maak je ook een schets. Je noteert de schade en eventuele gegevens van gewonden aan onze kant. (de verzekerde, dus wie de schade heeft veroorzaakt). Hetzelfde doe je voor de tegenpartij, die de schade opliep. Vergeet opnieuw de centrumgemeente, datum en je handtekening niet! Bij twijfel: geef gerust een seintje. We helpen je uiteraard voort via de telefoon!
85
86
87
Klaar???
Start! We wensen je heel veel succes!
88
