participatie Eerste hulp voor studentenvertegenwoordigers

participatie

Eerste hulp voor studentenvertegenwoordigers

Vlaamse Vereniging van Studenten 2008

participatie

Eerste hulp voor studentenvertegenwoordigers

Vlaamse Vereniging van Studenten 2008

Colofon Werkten mee aan dit handboek: Roselien Cornelissen, Maarten Crabbé, Julie De Fraeye, Inge Gielis, Gitte Peeters, Rebecca Resseler, Nele Spaas, Stéphanie Van troyen, Gilles Verschoore, Jonas Vincken, Liesbeth Vrancken Redactie: Hanne Vermeiren Vormgeving: Jonas Vincken Cartoons p.13 en p.70: Kris Vanelderen Verantwoordelijke uitgever: Vlaamse Vereniging van Studenten vzw, Zavelput 20 B1000 Brussel Eerste druk: 2008 VVS plaatst het verdedigen van de studentenbelangen in het ruimer kader van democratisering van het onderwijs. Dit wil zeggen dat voor VVS iedereen, ongeacht de socio-culturele achtergrond, het recht heeft om zonder financiële of andere drempels het onderwijs van zijn of haar keuze en begaafdheid te volgen. In dit kader ijvert VVS ook voor democratisch georganiseerde onderwijsinstellingen met reële studenteninspraak. Om dit te bereiken en om de studentenraden te ondersteunen biedt VVS vorming aan en houdt het de studentenvertegenwoordigers via een elektronische nieuwsbrief op de hoogte van de ontwikkelingen in het Vlaamse en Europese onderwijslandschap. www.vvs.ac

Dankwoord De bedoeling van het handboek is studenten wegwijs te maken in studentenparticipatie en de vertegenwoordigers en studentenraden te helpen bij de interne en externe werking van dit orgaan, zodat ze met nog meer motivatie, inzicht en kracht hun belangrijke taak in de instelling kunnen uitvoeren. Dit handboek voor studenten(vertegenwoordigers) is ook mede tot stand gekomen door studenten en studentenvertegenwoordigers. Een speciaal dankwoordje gaat uit naar vijf studenten Sociaal Werk van de KHLeuven: Roselien Cornelissen, Maarten Crabbé, Gitte Peeters, Stéphanie Van troyen en Liesbeth Vrancken. We willen hen uiterst hartelijk bedanken voor hun hulp bij het maken van dit handboek op maat. Net zoals wij erg veel hadden aan jullie inzet, hopen wij dat we jullie een interessante ervaring hebben gegeven die jullie blijvend kunnen herinneren in jullie verdere (studie)carrière. Verder willen we ook het VVS-team en in het bijzonder Julie De Fraeye, Inge Gielis, Rebecca Resseler, Nele Spaas, Gilles Verschoore en Jonas Vincken bedanken om hun schouders te zetten onder de realisatie van dit boek. Tot slot willen we ook alle studentenvertegenwoordigers bedanken waarmee wij dagelijks in contact komen en voor wie die boekje in de eerste plaats bedoeld is. We hopen dat we in de toekomst elkaar wederzijds kunnen blijven motiveren en inspireren. Alvast veel leesplezier! Hanne Vermeiren Coördinator VVS

1

Participatiedecreet 1. Het decreet... 15 2. Algemeen overleg... 16 3. Studentenraad... 16 4. Samengevat... 30 5. De sociale sector... 31

interne werking van de studentenraad

2

1. Participatie- en werkingsregelementen... 34 2. Vergaderingen... 47 3. Verkiezingen... 65 4. Adminsitratief en financieel beleid... 78 5. Interne communicatie... 87 6. Interne groepsdynamica... 100

3

externe werking van de studentenraad 1. Communicatie met de studenten... 108 2. Communicatie naar het bestuur... 119 3. Mandaten vanuit de studentenraad... 129 4. Persbeleid... 136 5. Actievoeren... 140

hoe werkt een instelling?

4

1. Hogescholen... 156 2. Universiteiten... 161

5

legistiek traject 1. De Vlaamse situatie... 166 2. Besluiten en decreten... 168 3. Het besluitvormingsproces... 169 4. Het strategisch beleid... 174

een veld vol vertegenwoordigers 1. Vlaanderen... 178 2. Nationaal... 184 3. Internationaal... 184

6

inleiding

inleiding

Of je nu in Limburg, Antwerpen, Vlaams-Brabant, Oost-Vlaanderen of West-Vlaanderen gaat studeren, in elke instelling vind je een studentenraad die je belangen vertegenwoordigt. Dit is niet altijd zo geweest en is onder andere te danken aan het participatiedecreet van 2004, dat de aanwezigheid van een studentenraad in elke instelling verplicht. Dit betekent niet dat er voorheen geen studentenparticipatie bestond. Sommige studentenraden zijn bijna even oud als de instelling waar ze gevestigd zijn. Ongeacht de leeftijd of de ervaring van studentenraden, keer op keer worden ze met gelijkaardige belemmeringen geconfronteerd. Problemen met het bestuur, contact met de studenten, blijven motiveren van vertegenwoordigers, een eigen budget, medezeggenschap of –bestuur, problemen bij de verkiezingen en geen weet hebben van rechten of plichten; zijn problemen die door veel studentenraden worden gesignaleerd. Hoewel elk jaar heel wat studenten zich opnieuw inzetten om de belangen van hun medestudenten aan hun instelling te vertegenwoordigen, stoten zij bij hun engagement heel vaak en heel snel op vragen waar regelmatig geen antwoord op komt. In sommige gevallen blijkt de studentenraad zelfs uitsluitend een leven op papier te leiden. Is studenteninspraak dan klaar voor het stort? Absoluut niet! Want ondanks deze problemen, blijft het engagement en de

studenten zijn belangrijke, betrokken actoren

wil om de studenten te vertegenwoordigen onverminderd bestaan. Zelfs daar waar de studentenraad of –inspraak een moeilijke periode heeft gekend, staan studenten op om hun stem te laten horen. Elk jaar opnieuw spenderen talrijke studenten hun vrije tijd aan het analyseren, verbeteren, oplossen of aanklagen van heel wat zaken. Studentenparticipatie blijft onverminderd belangrijk en onlosmakelijk verbonden met de interne democratisering van het hoger onderwijs. Participatie van alle betrokken actoren in het bestuur en beleid van instellingen voor hoger onderwijs is belangrijk. En natuurlijk zijn studenten belangrijke, betrokken actoren. Wat zou het hoger onderwijs zijn zonder

11

hen? Dit maakt het eveneens onmogelijk om te denken dat er boven de hoofden van die studenten beslist wordt. Zeker niet als het gaat over een prijsverhoging in het studentenrestaurant, bijkomende facturen voor kopies, de planning van de examenroosters en dergelijke meer. Daarom is het logisch dat de instelling of associatie de studenten mee laat beslissen. Zo worden betere en breder gedragen beslissingen genomen. Een studentenvertegenwoordiger is er immers niet om de instelling te dwarsbomen, maar wel om een extra partner aan tafel te brengen en op die manier de beslissing beter te maken. Zoals verder in dit boek zal gelezen worden is de beste beslissing namelijk diegene waar iedereen achter staat. Om studentenvertegenwoordigers hierbij te helpen, brengen wij dit handboek uit dat we de naam participatie+ meegeven. Want in de instelling is studentenparticipatie zeker en vast een plus, een meerwaarde voor de instelling. Daarnaast wil het handboek ook zelf een plus bieden aan de studentenraden die problemen hebben met participatie: eerste hulp voor studentenvertegenwoordigers, met andere woorden. Hiervoor starten we met een toelichting bij het participatiedecreet uit 2004. Dit decreet

studentenparticipatie is altijd een plus

herbergt namelijk de mogelijkheden, rechten en plichten van elke studentenraad. In het eerste hoofdstuk wordt dit decreet uitvoerig toegelicht en geanalyseerd. Vervolgens gaan we in op de

wees kritisch en kijk om je heen

werking van de studentenraad: de interne en de externe werking. Gaande van de organisatie van een vergadering, over verkiezingen tot het voeren van een actie: voor alle zaken die je

jullie zijn de stem van de student

met je studentenraad wil of moet doen geven we je een helpende hand. Niet onbelangrijk is het hoofdstuk over het werkingsreglement en het participatiereglement , omdat deze de grondregels van je werking vastleggen. Daarna geven we je nog al die andere dingen mee die je moet weten, als je eraan begint. Hoe werkt zo’n instelling? Hoe komen decreten, voorstellen en wetten tot stand? En wie is er allemaal actief op onderwijsgebied in Vlaanderen en daarbuiten?

12

We hopen dat je dit handboek gebruikt om een sterkere studentenraad te worden, die de studenteninspraak tot ware inspraak maakt en die het hoger onderwijs studentvriendelijker, kwaliteitsvoller en democratischer maakt. Wees kritisch en kijk om je heen: wat loopt er mis? Wat kan er beter? Wat is dat ene ding dat voor studenten echt een doorn in het oog is? Waar worden studenten genegeerd, of hoe worden ongelijke kansen gecreëerd? Dat kan iets klein zijn, zoals de openingsuren van een studentensecretariaat, of veel complexer zoals de kwaliteit van de opleiding. Je hoeft dit ook niet alleen te doen: leg je oor te luisteren bij je medestudenten. Waar klagen zij over? Als je de problemen kan identificeren, dan moet dat ook lukken met de oplossingen. Laat die vervolgens horen op alle fora waar je gehoord kan worden. En wordt er niet geluisterd, creëer dan je eigen kanalen zodat je niet kan genegeerd kan worden. Jullie zijn immers de stem van de student.

13

1

Hoofdstuk 1

participatiedecreet

1

1. Het decreet Hoofdstuk 1, deel 1

Het decreet dat participatie aan de instellingen en associaties regelt, wordt ook wel het ‘participatiedecreet’ genoemd, maar is eigenlijk slechts een klein onderdeel van “het decreet betreffende de rechtspositieregeling van de student, de participatie in het hoger onderwijs, de integratie van bepaalde afdelingen van het hoger onderwijs voor sociale promotie in de hogescholen en de begeleiding van de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen” (19 maart 2004). In dit decreet worden verschillende zaken tegelijk geregeld. Voor studenten zijn de belangrijkste onderdelen: + De rechtspositieregeling van de student: dit deel van het decreet geeft de minimale rechten weer waar een student aanspraak op kan maken, bijvoorbeeld als deze zijn of haar examenresultaten betwist. Voor deze regeling waren studenten afhankelijk van de regels van hun instelling. Met dit decreet werd er eenvormigheid geschapen in de regels én werden deze vereenvoudigd. (titel II) + De participatie van studenten in het hoger onderwijs: dit deel regelt hoe studenten hun mening kunnen laten gelden in de instelling en zo ervoor zorgen dat de studentenmening wordt gehoord. In heel wat landen was dit al gerealiseerd, dus betekende dit voor Vlaanderen eindelijk het bijbenen van de anderen toen dit in 2004 geregeld werd. (titel III) Naast deze – voor studenten – twee erg belangrijke onderdelen, regelt het decreet ook heel wat andere zaken: inspraak voor personeel en andere dringende onderwijsaangelegenheden. De wetgever maakte hier gebruik van één decreet om verschillende zaken te regelen. De instellingen konden niet anders dan hiermee akkoord gaan, want ze hadden de dringende zaken nodig. Ze hadden geen andere keuze dan inspraak en participatie van studenten erbij te nemen. Het overleg met de studenten wordt zowel op niveau van de associatie als van de instelling gewaarborgd door twee manieren: het algemeen overleg en de studentenraad.

15

1

2. algemeen overleg Hoofdstuk 1, deel 2

Het algemeen overleg komt één maal per jaar samen met afgevaardigden van de personeelsleden en de studenten. Als er studenten in de raad van bestuur zetelen (medebestuur), wordt dit algemeen overleg met hen gedaan. Als er geen studenten in de raad van bestuur zetelen (medezeggenschap), moet dit overleg gebeuren met de studentenraad. Het algemeen overleg bespreekt minstens de volgende zaken: 1. Het strategisch beleid: uitbreiding, inkrimping, beëindiging van de werkzaamheden van de instelling, associatie of een onderdeel; het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere instellingen of organisaties; de programmatie van de opleidingen 2. Het algemeen onderwijskundig beleid, waaronder ook de onderwijsvernieuwing en onderwijsverbetering 3. Het onderzoeksbeleid en plannen om dit beleid te verwezenlijken 4. Het internationaliseringsbeleid 5. Het beleid met betrekking tot de verdeling en besteding van de middelen (de begroting)

1

3. de studentenraad Hoofdstuk 1, deel 3

De tweede vorm van organiseren van inspraak van studenten, is de studentenraad. In het decreet is bepaald dat elke instelling en associatie één overkoepelende studentenraad moet hebben. De doelstelling van deze studentenraad is het verdedigen van de belangen van de studenten, aangevuld met de ‘inzet voor democratisch hoger onderwijs’ (in de memorie van toelichting die uitleg verschaft bij het decreet). De studentenraad heeft verder een informatieplicht naar de studenten. Het is het bestuur van de instelling of associatie dat moet toezien op de oprichting van deze studentenraad.

16

Wat betekent dat? Als er geen studentenraad is in je instelling, kan je hierop je bestuur aanspreken. Zij moeten immers toezien op de oprichting. Zij moeten dan ook de faciliteiten en mogelijkheden bieden om een studentenraad op te richten (bijvoorbeeld de installatie van een forum of de organisatie van verkiezingen, zie verderop). De studentenraad kiest zelf of er participatiecommissies worden opgericht. Dit zijn afdelingen onder de studentenraad, bijvoorbeeld op facultair of departementaal niveau. Dit is belangrijk voor de samenstelling van de studentenraad en de verkiezingen. Zo kan je als studentenraad ervoor kiezen om de overkoepelende studentenraad te laten samenstellen uit verkozen vertegenwoordigers van de participatiecommissie, of kan je het aantal leden laten afhangen van het aantal participatiecommissies… Dit alles wordt bepaald in het participatiereglement (zie hoofdstuk 2, interne werking van de studentenraad).

3.1. Alvorens de studentenraad er is: het forum Om een studentenraad op te richten, zijn er enkele voorbereidende maatregelen voorzien. Er komt er een forum samen, samengesteld uit een gelijk aantal afgevaardigden van het bestuur en van de bestaande studentenraad of, wanneer deze niet bestaat, van de verkozen studenten die zetelen in een orgaan van de instelling. Dit forum bepaalt de overgangsmaatregelen tot er een werkelijke studentenraad is opgericht. Binnen het forum zijn er beslissingen en verantwoordelijkheden voor beide partijen. Voor de volgende beslissingen moet binnen beide partijen (bestuur én studenten) een volstrekte meerderheid worden bereikt: + Het aantal studentenvertegenwoordigers in de studentenraad (minimaal 8) + De kiesprocedure voor deze studentenvertegenwoordigers én de plaatsvervangers. Dit kan via kieskringen gebeuren. + De duur van het mandaat van een verkozen lid, hoe de studentenraad zich vernieuwt, wat er gebeurt bij vroegtijdige vervanging… + Welke mandaten onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de studentenraad. Tijdens dit forum moet enkel binnen de studentendelegatie een meerderheid bereikt worden met betrekking tot de keuze tussen rechtstreekse of getrapte verkiezingen. Tot slot is het de verantwoordelijkheid van het bestuur (van instelling of associatie) om de studentendelegatie op te hoogte te brengen van het organigram van en de bevoegdheden binnen de instelling.

17

Enkele opmerkingen hierbij: + De reden waarom dit forum samenkomt, is dat de studentenraad in deze vernieuwde stijl kan voorafgegaan worden door een fundamentele discussie over de visie van de instelling en de studenten zelf over hoe de studentenraad moet georganiseerd worden en welke plaats deze krijgt in de instelling. Bovendien worden zo de eerste regelingen getroffen die de overgang moeten verzekeren. + In het decreet staat dat dit geldt om de overgangsmaatregelen te bepalen. De interpretatie is dat dit forum slechts één keer moet samenkomen, ter bepaling van die eerste zaken alvorens een studentenraad is gevormd. Al deze bevoegdheden gaan immers daarna naar de studentenraad die zij en enkel zij op eigen initiatief mag wijzigen, zelfs al de dag na het forum. Met die uitzondering dat deze elementen, die zij wensen te wijzigen, niet opgenomen worden in het participatiereglement. + Mocht er een nieuwe instelling ontstaan, bv. uit (departementen) van vorige instellingen of door een vrij initiatief, dan moet er een forum worden samengeroepen. In het geval van een samenwerking van departementen tot een nieuwe instelling of instellingen tot een associatie, moet men hiervoor (een delegatie van) de studenten die al verkozen waren in het departement, de vroegere instelling of het onderdeel van de associatie, uitnodigen voor dit forum. In al wat hier volgt gaan we ervan uit dat dit forum is geweest en/of dat er een studentenraad geïnstalleerd is.

3.2. De studentenraad: samenstelling De leden van de studentenraad zijn verkozen door én onder de studenten van de instelling of associatie. De leden van de studentenraad moeten dus studenten aan die instelling of associatie zijn. Hierop zijn uitzonderingen, waarop we verder terugkomen. Het aantal leden van de studentenraad is minimum 8. Het decreet bepaalt geen maximum, maar de studentenraad mag zelf wel een vast aantal leden bepalen. Hierbij bepaalt de studentenraad ook hoeveel leden minimaal aanwezig moeten zijn op de vergadering om de stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen, dit is je quorum. In sommige instellingen zetelen er ook stemgerechtigde studenten in de raad van bestuur van de instelling (instelling met medebestuur, zie 3.5.2). Indien zij geen lid zijn van de studentenraad, doordat ze bijvoorbeeld niet op dezelfde manier verkozen worden, krijgen automatisch stemrecht in

18

deze studentenraad. Dan wordt ook het quorum met deze studenten uitgebreid. Een studentenraad moet ook altijd een voorzitter hebben. Deze hoeft niet uit de studentenraad zelf te komen en kan dus iemand extern zijn. Als dit het geval is, heeft de voorzitter geen stemrecht.

3.3. De studentenraad: verkiezingen De verkiezingen worden georganiseerd door het bestuur, in samenspraak met de studentenraad. Decretaal moeten deze altijd gespreid worden over meerdere dagen. Wat betekent het dat de verkiezingen worden georganiseerd door het bestuur? Het bestuur moet erop toezien dat de mogelijkheid wordt geschapen voor de verkiezingen en dat er gezorgd wordt voor de nodige de omkadering. Als de verkiezingen niet georganiseerd worden, behoort dat tot de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur moet hier ook altijd de studentenraad mee in betrekken (‘in samenspraak’). Organiseert jouw bestuur geen verkiezingen? Spreek hen dan zeker op deze verplichting aan! De kiesprocedure wordt door de studentenraad bepaald. De studentenraad moet hierbij rekening houden met effectieve leden én een redelijk aantal plaatsvervangers. De studentenraad kiest zelf of er bv. met kieskringen wordt gewerkt. Sommige studentenraden doen dit omdat je zo waarborgt dat de verschillende

de verkiezingen worden georganiseerd door het bestuur, in samenspraak met de studentenraad de kiesprocedure wordt door de studentenraad bepaald

delen (campussen, departementen of in het geval van een associatie: instellingen) vertegenwoordigd zijn. Bij deze verkiezingen moet minstens 10% van de studenten een stem uitbrengen.

+ Er hoeft geen 10% ‘voor’ een studentenraad of –vertegenwoordiger gestemd te hebben opdat deze verkozen is, er moeten enkel 10% stemmen uitgebracht worden. + Deze 10% wordt berekend op het aantal ingeschreven studenten. Vraag eens na bij je instelling hoeveel dit er zijn. + Een studentenraad kan zelf in zijn werkingsreglement de opkomst verhogen, indien gewenst. Verlies je dan je rechten ook als je dat zelf bepaalde, hogere

19

percentage niet haalt? Het decreet zegt enkel dat je niet over de rechten beschikt als je geen 10% haalt. Haal je dus wel 10%, maar niet je eigen norm, dan behoud je je rechten. + Ook als er maar net voldoende kandidaten zijn voor het aantal zitjes, moet je 10% opkomst halen op de verkiezingen. Er zullen met andere woorden elk jaar verkiezingen zijn. Wat als je geen 10% haalt? Dan verliest de studentenraad een aantal rechten, zijnde: + Zetelen er studenten met stemrecht in de bestuursorganen (medebestuur), dan verliezen die hun stemrecht. + Zetelen er geen studenten met stemrecht in de bestuursorganen (medezeggenschap), dan verliest de studentenraad zijn bevoegdheid op beraadslaging en raadpleging en mag de studentenraad geen vertegenwoordiger sturen naar de bestuursorganen.

als minder dan 10% van de studenten komt stemmen, verliest de studentenraad een aantal rechten

De studentenraad kiest ook zelf of er rechtstreekse dan wel getrapte verkiezingen plaatsvinden. Bij getrapte verkiezingen worden de studenten uit de overkoepelende studentenraad gekozen onder de studenten van een participatiecommissie (een studentenraad op een lager niveau dan de instelling, meestal per departement of faculteit).De verkiezingen gebeuren namelijk door en onder studenten, de procedure wordt door de studentenraad vastgelegd. Een ‘student’ is volgens dit decreet een persoon die ingeschreven is aan een instelling. Dat wil zeggen: zowel alle studenten als diegenen die in de overkoepelende studentenraad zitten. Maar ook de studenten in participatiecommissies zijn studenten. Je kan er dus ook voor kiezen dat ‘onder’ en ‘door’ deze studenten uit de commissies de overkoepelende studentenraad wordt verkozen. Bovendien kan de studentenraad als zij verkiest om participatiecommissies in te stellen, ook kiezen om deze bevoegdheden door te geven, zoals de verkiezingen (via het participatiereglement, meer hierover lees je in hoofdstuk 2.1). Aangezien het hoogste niveau (instelling of associatie) voor sommige studenten erg ver weg staat, kan dit aan te raden zijn. Moet je dan nog 10% van de studenten hiervoor laten opkomen? Mogelijk kom je daar niet aan met de participatiecommissies alleen… Dit schept volgens het decreet geen problemen, zolang 10% van de ingeschreven studenten is komen stemmen op personen die opkomen voor lagere studentenraden.

20

Let op! Ook voorgaande decreten regelden studentenparticipatie gedeeltelijk, zoals het hogescholendecreet uit 1994. In dit decreet wordt er echter niet gesproken over de 10%regel. Indien je dus geen 10% opkomst haalt in een hogeschool, kan je nog wel beroep blijven doen op die regelgevingen uit het hogescholendecreet. Voor de rest wordt er niets geregeld door dit decreet: of het nu voor de zomer, elektronisch, schriftelijk of op de massacantus gestemd wordt, kan de studentenraad in samenspraak met de instelling zelf beslissen. Meer informatie over hoe je de verkiezingen kan organiseren, wat de voor- en de nadelen zijn, kan je verderop in dit handboek lezen.

stemmen kan schriftelijk of op de massacantus

3.4. De studentenraad: mandaat Ook beslist de studentenraad over het mandaat van de verkozen leden. Hierbij worden bepalingen opgemaakt omtrent: - Duur van het mandaat - Vernieuwing (gedeeltelijk of volledig) van de studentenraad - Hoe effectieve leden door hun plaatsvervanger vervangen wordt, zowel af en toe als bij het voortijdig stopzetten van het mandaat door het effectieve lid. - De onverenigbaarheden van het mandaat (wat kan je niet combineren met stemgerechtigd lid zijn in de studentenraad). Zo kan een studentenraad ervoor kiezen om een betaalde dienstbetrekking onverenigbaar te verklaren met het mandaat van studentenvertegenwoordiger om zo docenten, proffen of bestuurders uit te sluiten. Let op dat je echter geen studenten die als jobstudent aan je instelling werken, uitsluit! Deze regelingen schrijf je best in je werkingsreglement. Meer informatie over hoe je dit opstelt vind je in hoofdstuk 2.1.

21

3.5. De studentenraad: bevoegdheden en prerogatieven Eén bevoegdheid van de studentenraden staat voorop: zij verdedigen de belangen van de studenten in de instelling of associatie en hebben ten aanzien van hen een informatieplicht. Wat betreft de bevoegdheden van de studentenraden, gelden er drie zaken: + Indien er participatiecommissies bestaan (zie 2.2.2) kunnen er bepaalde bevoegdheden van de studentenraad naar de die participatiecommissies doorgeschoven worden. Dit kan je doen omwille van het subsidiariteitsbeginsel. Dit principe zegt dat elke aangelegenheid best op het laagste niveau geregeld wordt. Hogere instanties hoeven zich zo niet bezig te houden met zaken die beter op een lager niveau worden geregeld.. Welke bevoegdheden worden doorgegeven aan de participatiecommissies, wordt ingeschreven in het participatiereglement. + De bevoegdheden die hier vermeldt staan zijn geldig indien er 10% van de studenten hun stem uitbracht op de verkiezingen. +- De bevoegdheden verschillen naargelang er medezeggenschap of medebestuur is bij de studentenraad. De beslissing tussen medezeggenschap of medebestuur ligt bij het bestuur van de instelling of associatie.

één bevoegdheid van de studentenraden staat voorop: zij verdedigen de studentenbelangen

Het is dus niet de studentenraad die hierover beslist!

3.5.1

Medezeggenschap (schema: p. 26)

Bij medezeggenschap zitten er geen studenten met stemrecht in de raad van bestuur van de instelling of associatie. Deze studentenraad heeft dan de volgende rechten: + Adviesrecht: over alle aangelegenheden die de studenten aanbelangen, kan de studentenraad op eigen initiatief een advies formuleren aan het bestuur. Deze reageert dan op dit advies met een voorstel. + Beraadslaging: op vraag van het bestuur beraadslagen de leden van een studentenraad rechtstreeks met het bestuur over een voorstel. Dit kan ook in een ander

22

orgaan gebeuren, maar hierbij moeten altijd nog andere onderwijs- of onderzoeksvertegenwoordigers betrokken zijn. - Dit gaat over de volgende onderwerpen: rechtspositieregeling, onderwijs- en examenregeling, inschrijvingsgelden, studentenbegeleiding, internationale mobiliteit en organisatie van het academiejaar. - Indien er een orgaan bestaat dat gebruikelijk over deze onderwerpen beslist, kan de beraadslaging hier gebeuren (met bestuur, studenten en andere vertegenwoordigers). In één ronde formuleert dit orgaan een akkoord of nietakkoord met het voorstel van het bestuur. Een akkoord wordt uitgevoerd. Een niet-akkoord gaat terug naar het bestuur die de eindbeslissing neemt. + Raadpleging: het bestuur raadpleegt de studentenraad over een voorstel. Dit kan ook in een orgaan gebeuren dat gewoonlijk deze onderwerpen bespreekt, maar hierbij moeten altijd nog andere onderwijs- of onderzoeksvertegenwoordigers betrokken zijn. Het bestuur raadpleegt de studentenraad over volgende aangelegenheden: - algemeen beleid inzake kwaliteitzorg, gedragscode inzake taalregeling, evaluatie van het academisch of onderwijzend personeel. Bij een universiteit is er ook raadpleging voor wat betreft de sociale toelagen. - de studentenraad formuleert op het voorstel van het bestuur een ‘met redenen omkleed advies’ (een advies met argumentatie, meer dan een akkoord of niet-akkoord). - Het bestuur kan enkel afwijken van dit advies als ze zich hiervoor motiveren en dit meedelen binnen de dertig dagen aan de studentenraad. Deze termijn begint te lopen de dag nadat de nieuwe regel wordt aangenomen. - Let op! Indien je bestuur je dus niet raadpleegt, of je na raadpleging niet binnen de dertig dagen op de hoogte stelt van een regel die afweek van jullie advies (niet na adviesrecht of beraadslaging), kan je hiervoor naar een rechtbank van eerste aanleg om het besluit te laten vernietigen. Als je studentenraad een vzw is, kan de studentenraad dit doen. Is je studentenraad geen vzw, dan moeten de studenten die benadeeld worden door de regel, dit ten persoonlijke titel doen. Als de rechtbank je gelijk geeft, is de regel nietig (§ 2, tweede lid van artikel II.60 onder titel III). Een subtielere manier is om het bestuur hiervan op de hoogte stellen of om contact op te nemen met je regeringscommissaris.

23

+ Aanwezigheid op de raad van bestuur: ook al heeft een studentenraad geen stem in de raad van bestuur, zij mag toch minstens één vertegenwoordiger met raadgevende stem afvaardigen naar deze vergadering. Bovendien moet de afgevaardigde uitgenodigd worden op de raad van bestuur én alle documenten in handen krijgen. Heb jij dus medezeggenschap, maar wordt je geweerd op een raad van bestuur: krijg je geen uitnodiging of geen documenten? Het bestuur is verplicht dit te doen! (artikel II.62, tweede lid, onder titel III). Deze waarnemer kan een willekeurige student van de hogeschool, universiteit of associatie zijn, maar moet wel altijd een mandaat hiervoor krijgen van de studentenraad. Het is ook mogelijk om telkens een andere waarnemer te sturen (bv. afhankelijk van het dossier of beschikbaarheid). Als er geen 10% van de studenten komt stemmen bij de verkiezingen, verliest de studentenraad hun raadplegingsrecht én beraadslagingsrecht. Zij behoudt het adviesrecht.

3.5.2.

Medebestuur (schema: p. 26)

Bij medebestuur zetelen er studenten met stemrecht in de raad van bestuur van de instelling of associatie. Dit wil zeggen dat 10% van de leden van de raad van bestuur, uit studenten moet bestaan. Indien deze op een andere manier worden verkozen dan de studentenraad, krijgen deze toch automatisch stemrecht op de studentenraad (zie 2.2). Hoe worden deze studenten gekozen? Dit kan via rechtstreekse of getrapte verkiezingen. Bij de getrapte verkiezingen moeten de betrokken studenten worden verkozen door de leden van de studentenraad. Let op! In het decreet staat: verkozen door de leden van de studentenraad, niet onder: het kan dus ook iemand extern zijn. Net zoals bij de rest van de verkiezingen is het de studentenraad die bepaalt hoe deze aanduiding gebeurt in het werkingsreglement. + Adviesrecht: een studentenraad mag op eigen initiatief een voorstel formuleren over alle aangelegenheden die studenten aanbelangen. De instelling formuleert hierop een voorstel als reactie. + Stemrecht in de bestuursorganen: minimaal 10% van de leden van de raad van bestuur bestaat uit studenten die de mening van de studenten vertegenwoordigen via hun stemrecht.

24

Let op! Als er geen 10% van de studenten komt stemmen bij de verkiezingen, verliezen de vertegenwoordigers hun stem in de raad van bestuur. Zij behouden hun advies-

bij medebestuur zetelen er studenten met stemrecht in de raad van bestuur

recht en mogen met raadgevende stem aanwezig blijven.

Wat betekent ‘stemrecht in de bestuursorganen’? Voor een instelling met een vzw structuur (enkele associaties en hogescholen) komt dit neer op stemrecht in volgende twee organen: de algemene vergadering en de raad van bestuur. Zelfs als de algemene vergadering enkel over begroting en rekeningen gaat (minimale invulling), moeten daar studenten aanwezig zijn. In sommige hogescholen zijn er daarnaast nog adviserende organen (hogescholendecreet van 1994). Hierbij regelt de memorie van toelichting van het participatiedecreet dat er telkens moet afgewogen worden of de beslissing die hier genomen worden een eindbeslissing is. Een beslissing die nog goedkeuring of bekrachtiging nodig heeft, is geen uitvoerbare beslissing. Voor instellingen die geen vzw-structuur hebben bestaan toch soms gelijkaardige organen, maar deze hebben niet altijd dezelfde bevoegdheid of beslissingsmacht.

Let op! Dit zet de deur open om heel wat beslissingen door te schuiven naar adviserende organen en hun beslissingen enkel goed te keuren op het beslissingsorgaan. Dit zou echter niet mogen. Probeer dit duidelijk te maken dat dit niet de bedoeling is en dat discussie en stemmen nog mogelijk moet blijven op het laatste orgaan.

3.5.3.

Combinatie van medebestuur en medezeggenschap

Hoewel het niet in de bedoeling lag van het decreet, zijn er toch instellingen die geopteerd hebben voor een combinatie van medebestuur en medezeggenschap. Deze combinatie wordt mogelijk gemaakt, omdat het decreet dit niet tegenhoudt. Een combinatie is soms mogelijk waarbij je stemrecht hebt op sommige vergaderingen van het bestuur, maar niet alle.

25

Medezeggenschapsmodel

studentenraad

> verkozen door en onder de studenten (minimumopkomst 10%)

adviesrecht

> alle aangelegenheden die studenten aanbelangen. Instelling formuleer voorstel als reactie.

Medebestuursmodel

studentenraad

> verkozen door en onder de studenten (minimumopkomst 10%)

adviesrecht

> alle aangelegenheden die studenten aanbelangen. Instelling formuleer voorstel als reactie.

beraadslaging

> leidt in één ronde tot een akkoord of niet-akkoord omtrent: rechtspositieregeling van de student en onderwijs- en examenregeling, studiegelden, studentenbegeleiding, internationale studentenmobiliteit en organisatie van het academiejaar

raadpleging

> waarvan de conclusies worden neergelegd in een met redenen omkleed schriftelijk advies omtrent: algemeen beleid inzake kwaliteitszorg, gedragscode inzake taalregeling en evaluatie van het academisch, respectievelijk het onderwijzend personeel

bestuur

> ten minste één student met raadgevende stem

bestuur

> 10% studenten als stemgerechtigde leden

De mogelijkheid van een combinatievorm wordt gecreëerd door de definitie van ‘bestuur’. Hierbij lezen we: “Elk bestuursorgaan van een associatie, respectievelijk een instelling dat krachtens een wettelijke of decretale bepaling of de statuten is aangewezen om uitvoerbare beslissingen te nemen in de in dit decreet bedoelde aangelegenheden”. Het bestuur wordt hierbij dus gedefinieerd aan de hand van ‘elk bestuursorgaan’. Dit kan op twee manieren begrepen worden: + Elk bestuursorgaan waar beslissingen van het bestuur genomen worden. Dit is dus eigenlijk de samenkomst van de leden van het bestuur. De studentenvertegenwoordigers mogen met stemrecht op al deze samenkomsten of vergaderingen aanwezig zijn. + Op elke vergadering van bestuursorganen waar er gesproken wordt over die onderwerpen van beraadslaging en raadpleging, kunnen studentenvertegenwoordigers met stemrecht stemmen (bij medebestuur). Studenten zonder stemrecht mogen met een raadgevende stem aanwezig zijn (bij medezeggenschap).

3.5.4.

Informatieplicht

Naast de bevoegdheden en je rechten, afhankelijk van het medezeggenschap en medebestuur, heeft de studentenraad ook plichten. De belangrijkste hiervan is de informatieplicht en deze hangt rechtstreeks

naast rechten heeft een studentenraad ook plichten

samen met de bevoegdheden die hierboven opgesomd zijn. Als studentenraad is het je plicht om de studenten die je vertegenwoordigt te informeren over wat je doet, welke standpunten je inneemt en waar je je mee bezig houdt. Dit verzekert de democratische controle op jullie als vertegenwoordigend orgaan. Bovendien houdt het de studenten ook betrokken en kunnen ze merken dat jullie goed werk leveren. Hoe je de studenten kan informeren, vindt je verder in dit handboek bij externe werking.

27

3.6. Werking De studentenraad en het bestuur stellen samen een participatiereglement op: + De studentenraad én het bestuur bepalen het participatiereglement, dat door een volstrekte meerderheid bij beide partijen moet goedgekeurd worden. Het decreet creëert de mogelijkheid dit op te nemen in het onderwijs- en examenreglement. + Het participatiereglement bevat de regels en procedures die het bestuur aan de ene kant en de studentenraad aan de andere kant overeenkomen inzake het uitoefenen van de rechten van de studentenparticipatie. Dit participatiereglement gaat dan ook minimaal over: - De procedures die bij het uitoefenen van de participatierechten van de studentenraad in acht moeten genomen worden - De wijze waarop geschillen hierover worden beslecht (vormen van arbitrage of bemiddeling) - Eventueel de instelling en de organisatie van de participatiecommissies. + De studentenraad kan zelf beslissen om bijkomende bevoegdheden toe te kennen aan het participatiereglement Wat betreft de interne werking geldt het volgende: + De studentenraad duidt een voorzitter aan. Deze mag iemand van buiten de studentenraad zijn, maar dan heeft deze voorzitter geen stemrecht. + Voor beslissingen in de studentenraad moet 50% van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn (het quorum). Let op! Heeft je voorzitter stemrecht? Hou hier rekening mee bij het tellen van het quorum. Heb je een oneven aantal stemgerechtigden? Dan rond je je quorum naar boven af. Als dit aantal vaststaat, kan je dat best opnemen in het werkingsreglement. + De studentenraad bepaalt een werkingsreglement waarin de belangrijkste interne werking wordt vastgelegd. Voor dit werkingsreglement is enkel een meerderheid binnen de studentenraad nodig. Het werkingsreglement bepaalt elementen rond de verkiezingen, mandaten, plaatsvervanging, quorum, stemprocedure… Meer uitgebreide informatie over het participatiereglement en werkingsreglement vind je in het hoofdstuk interne werking.

28

3.7. Ondersteuning + De studentenraad kan voor hun werking beroep doen op de nodige infrastructurele, financiële en/of administratieve ondersteuning vanuit het bestuur. De studentenraad dient daartoe een werkplan in. Let op! Het bestuur is verplicht deze te geven (artikel II.67, onder titel III), maar het decreet bepaalt niet wat de ‘nodige’ is. Jullie werkplan moet duidelijk maken wat je nodig hebt: een apart lokaal, een computer, een printer, een brievenbus, een eigen budget, een studentencoach… + Het bestuur legt de nodige faciliteiten voor de studentenafgevaardigden (of vertegenwoordigers) vast, wat minstens inhoudt: - De wijze waarop studentenvertegenwoordigers hun onderwijsactiviteiten en examens flexibel kunnen plannen, in functie van de werking van de studentenraad - De wijze waarop afgeweken kan worden van de verplichte aanwezigheid voor bepaalde opleidingsonderdelen. - Let op! Deze ‘studentenstatuut’-bepalingen zijn bij dit decreet enkel geldig voor studenten in de studentenraad en het gaat decretaal minstens over deze zaken. Maar niets verhindert een instelling om deze bepalingen uit te breiden voor andere studentenvertegenwoordigers of inzake meer regelingen. Het kan zinvol zijn dit te bespreken met je instellingen dit op te nemen in je participatiereglement. Meer informatie over je participatiereglement vind je in verder in dit handboek bij interne werking Meer informatie over je werkplan en administratieve of financiële ondersteuning vind je in verder in dit handboek bij interne werking.

3.8. Evaluatie Tot slot bepaalt het decreet ook dat de regeringscommissarissen vijfjaarlijks de decretale participatiebepalingen moeten evalueren. Dit leggen ze voor in een rapport aan de Vlaamse regering. Aangezien het decreet in voege ging in 2004, wordt een eerste evaluatie in 2009 voorzien. Verder in het decreet werd al opgenomen dat de Vlaamse regering op basis van dit rapport het minimale percentage studentenvertegenwoordigers in de bestuursorganen kan optrekken tot 30%.

29

1

4. Het decreet samengevat Hoofdstuk 1, deel 4

Het decreet bepaalt de minimale voorwaarden en regels van de participatie van studenten in de instelling en de associatie. Het bestuur mag altijd indien gewenst meer rechten toekennen aan de studentenraad of –vertegenwoordigers. We lijsten hier de minimale verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de instelling/associatie en de studentenraad nog eens op. Het is de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de instelling of associatie om: + Toe te zien op de oprichting van een studentenraad (bijvoorbeeld door een forum bijeen te roepen) + De verkiezingen voor de studentenraad te organiseren + Ondersteuning te bieden voor de studentenraad en afwijkende bepalingen vast te leggen voor de vertegenwoordigers hierin + Te beslissen of de studentenraad medebestuur of medezeggenschap heeft + Het Algemeen Overleg te plannen + Een meerderheid te hebben over het participatiereglement + Een voorstel te formuleren als reactie op het advies op eigen initiatief van de studentenraad + Bij medezeggenschap: binnen de dertig dagen een antwoord te formuleren op het advies van de studentenraad in het geval van raadpleging Het is de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de studentenraad om: + De studenten te informeren (informatieplicht) + Te bepalen hoe de verkiezingen verlopen, ook die van de studentenvertegenwoordigers in de raad van bestuur in het geval van medebestuur + Het mandaat, de verlening en de opvolging van de verkozen leden te bepalen

30

+ Een voorzitter aan te duiden + Een werkingsreglement te schrijven dat door een meerderheid binnen de studentenraad wordt goedgekeurd + Een advies te schrijven aan het bestuur op eigen initiatief + Bij medezeggenschap: - Een akkoord of niet-akkoord te formuleren op de beraadslaging van het bestuur - Een beargumenteerd advies te geven op de raadpleging van het bestuur

1

5. de sociale sector Hoofdstuk 1, deel 5

De studentenvoorzieningen van de hogescholen vallen echter niet onder deze algemene regeling inzake studentenparticipatie die is ontworpen door het hiervoor uiteengezette participatiedecreet. Het hogescholendecreet stelt dat er per hogeschool één vzw moest worden opgericht die instaat voor het beheer van de sociale voorzieningen. Het decreet legt aan deze studentenvoorzieningen een paritaire samenstelling op. Art. 210 stelt dat de bestuursorganen van de vzw paritair zijn samengesteld uit vertegenwoordigers aangeduid door de hogeschoolbesturen en uit democratisch verkozen studenten van de betrokken hogeschool (of hogescholen indien het gaat om een regionaal netwerk). Dat maakt van de vzw’s studentenvoorzieningen ongeveer het enige stukje van het hoger onderwijslandschap waar de studentenvertegenwoordigers niet de minderheid zijn. Voor het overige treedt het hogeschooldecreet niet verder in detail over de studentenparticipatie in de sociale sector. Dat wil zeggen dat de studentenvoorzieningen veel vrijheid hebben in de manier waarop de studentenparticipatie wordt georganiseerd. Aan de universiteiten maakt de sociale sector wel integraal deel uit van de instellingen. Dat wil zeggen dat voor de studentenvoorzieningen hier de bepalingen uit het participatiedecreet van 19 maart 2004 op van toepassing zijn. De universiteit heeft hierbij dus ook de keuze tussen medebestuur en medezeggenschap voor deze studenten.

31

Hoofdstuk 2

2

interne werking van de studentenraad

Het decreet bepaalt de minimale elementen en regels van de interne en externe werking van de studentenraad. Vaak heb je hieraan nog niet voldoende om je studentenraad echt te doen werken. In hoofdstukken 2 en 3 geven we daarom de vertaling van het decreet naar de praktijk en we vullen aan met heel wat tips en uit het leven gegrepen voor- en nadelen.

Met interne werking van je studentenraad worden die zaken bedoeld die je binnen je eigen geleding regelt of die je studentenraad vorm geven. De twee belangrijkste elementen zijn je participatiereglement en je werkingsreglement. Hierin zal je de grondregels van je werking vastleggen en naar terug grijpen als er zich problemen voordoen. Het is dus belangrijk dat je deze weldoordacht opstelt. Eén van de taken die meestal geassocieerd worden met de studentenraad, zijn vergaderingen. Dit doe je niet om de vergadering zelf, maar wel om je doelstellingen te bereiken en beslissingen te nemen. Ook verkiezingen moet je organiseren en je moet een administratief en financieel beleid voeren. Deze elementen komen achtereenvolgens aan bod. In een studentenraad werk je samen met medestudenten om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Interne communicatie en oog voor groepsdynamica zijn hierbij belangrijk en ook daarover geven we je een woordje toelichting.

33

2

1. participatie- en werkingsreglementen Hoofdstuk 2, deel 1

1.1 Het participatiereglement Het participatiereglement bevat de regels en procedures die het bestuur aan de ene kant en de studentenraad aan de andere kant overeenkomen inzake het uitoefenen van de participatierechten van de studentenparticipatie. De studentenraad én het bestuur bepalen het participatiereglement, dat door een volstrekte meerderheid bij beide partijen moet goedgekeurd worden. Het decreet creëert de mogelijkheid dit op te nemen in het onderwijs- en examenreglement. Het participatiereglement bevat de regels en procedures die het bestuur aan de ene kant en de studentenraad aan de andere kant overeenkomen inzake het uitoefenen van de rechten van de studentenparticipatie. Dit participatiereglement gaat dan ook minimaal over: + De procedures die bij het uitoefenen van de participatierechten van de studentenraad in acht moeten genomen worden. Mogelijke procedures van uitoefenen van rechten zijn: - Afspraken over de verkiezingen. Het decreet stelt immers dat de instelling deze moet organiseren in samenspraak met de studentenraad. Je kan hier opnemen welke zaken de instelling moet regelen en welke de studentenraad. Enkele voorbeeldjes: dat de instelling elektronisch stemmen moet mogelijk maken, de manier waarop de verkiezingen bekend gemaakt worden, of er een recht is op een tweede ronde als de opkomstplicht een eerste keer niet wordt gehaald...? Welke studenten moeten er allemaal meegerekend worden om de 10% te berekenen? Welke studenten er allemaal mogen opkomen voor de verkiezingen (ook eerstejaars, ook deeltijds ingeschreven studenten…)? Verder kan je hierin ook afspraken maken over campagnebudgetten voor kandidaat-studentenvertegenwoordigers.

34

- Afspraken over de ondersteuning van de studentenraad. Ook hier verplicht het decreet de instelling om de nodige financiële, administratieve en infrastructurele ondersteuning te bieden aan jouw studentenraad. Aangezien dit erg vaag is beschreven, kan het handig zijn dat je deze specificeert in je participatiereglement. Hou ook rekening met eventuele onkostenvergoedingen voor studentenvertegenwoordigers (bijvoorbeeld treintickets indien je campus ver afgelegen ligt van de vergaderingen die centraal doorgaan). - Afspraken over het speciaal statuut van studentenvertegenwoordigers. In functie van de werking van de studentenraad moeten verplichte opleidingsonderdelen en examens voor studentenvertegenwoordigers op een flexibele wijze gepland kunnen worden of kan afwezigheid gewettigd zijn. Zorg dat het voor de studentenvertegenwoordigers duidelijk is welke onderdelen dit zijn, hoe ze dit statuut bekomen, of er bewijzen nodig zijn van hun aanwezigheid op een of andere vergadering. Denk hierbij altijd in het voordeel van de studenten: hoe minder zij moeten regelen, hoe beter. Denk ook na over welke studentenvertegenwoordigers er allemaal recht moeten krijgen op dit speciaal statuut (vertegenwoordigers in de raad van bestuur, studentenraad, departementale/facultaire raden, opleidingsraden, studentenvoorzieningen, vertegenwoordigers in de associatie, vertegenwoordigers in de Vlaamse studentenkoepel, mandaten vanuit deze koepelorganisaties….). - Afspraken over termijnen waartegen verslagen, vergaderingen en agenda’s van overlegorganen waarin de studenten participeren (niet de studentenraad) moeten doorgestuurd worden. Eventueel kan je hieraan ook een minimum aantal vergaderingen van de studentenraad toevoegen en welke informatie de studentenraad doorgeeft aan het bestuur (bijvoorbeeld samenstelling, wijziging…). Zo geef je de instelling of associatie alvast te kennen dat je het serieus meent met de studentenraad - Je voegt best afspraken toe over in welke organen de beraadslaging en de raadpleging bij medezeggenschap gebeurt. Je kan ook bepalen wanneer of in welke vergadering het jaarlijks overleg plaatsvindt. Ook in het geval van medebestuur voeg je best toe in welke organen de studenten vertegenwoordigd zijn. Hiervoor bestudeer je best op voorhand het organigram van je instelling met alle raden en beslissingorganen en hun bevoegdheden.

35

- Je kan met je hogeschool, universiteit of associatie ook een vlotte procedure afspreken voor plaatsvervanging van studentenvertegenwoordigers in de verschillende raden en overleggroepen opdat er steeds een gegarandeerde studentenvertegenwoordiging is. + De wijze waarop geschillen hierover worden beslecht (vormen van arbitrage of bemiddeling). Bij wie kan je terecht als blijkt dat het instellingsbestuur de afspraken met betrekking tot participatie niet naleeft? Hoe kan een studentenraad ingaan tegen een foute beslissing van het bestuur van de instelling? + Eventueel de instelling en de organisatie van de participatiecommissies, als die worden ingevoerd. Welke commissies zijn er? Organiseer je die per faculteit/departement, per opleiding of per campus? Indien je studentenraad ervoor kiest dat de participatiecommissies bevoegdheden van de studentenraad overnemen, moet je deze ook hier vermelden. In het participatiereglement kunnen ook bijkomende bevoegdheden, buiten de minimale bepalingen uit het decreet, die door de instelling aan de studentenraad worden toegekend, opgenomen worden. De studentenraad kan ook beslissen om elementen die niet per decreet in dit reglement geregeld moeten hier toch in op te nemen. Deze worden dan niet meer opgenomen in het werkingsreglement (zie verder).

het participatiereglement is een akkoord tussen instelling en studentenraad

Bij het participatiereglement moet je het volgende in je achterhoofd houden: het is een akkoord tussen de instelling en de studentenraad. Dit wil zeggen dat: + Als je iets moet regelen in je interne werking met de instelling of associatie (zoals ondersteuning, statuut, verkiezingen), je dit best opneemt in je participatiereglement. Zo weet je meteen dat ze akkoord gaan. Als deze zaken niet in je participatiereglement, maar in een andere vorm zijn opgenomen, dan ben je nooit zeker of de instelling of associatie ook akkoord is.

36

+ Je kan meer zaken in je participatiereglement opnemen, maar eens het hier staat moeten instelling/associatie én studenten steeds akkoord gaan, ook om het bijvoorbeeld terug te zetten naar je werkingsreglement. Denk dus eerst goed na of het noodzakelijk is dat de instelling of associatie akkoord moet zijn. Als ze enkel op de hoogte moeten zijn met jouw voorstel, kan het ook in je werkingsreglement. Je kan er ook voor opteren om je participatiereglement op te nemen in het Onderwijs- en Examenreglement. Elke hogeschool en universiteit moet verplicht zo’n reglement opstellen. Het voordeel hiervan is dat elke student dit in principe moet krijgen bij inschrijving en op die manier ineens op de hoogte is van zijn participatierechten. Bovendien worden er bijna jaarlijks aanpassingen doorgevoerd aan het OER. Als je dus met iets niet tevreden bent, kan je als studentenraad deze gelegenheid gebruiken om nog wijzigingen te onderhandelen en af te dwingen.

1.2. Het werkingsreglement Buiten het participatiereglement vermeldt het decreet ook een werkingsreglement van de studentenraad. In dit werkingsreglement wordt verder de werking van de studentenraad verfijnd en worden interne afspraken gemaakt. Wat het participatiereglement nog mist

in je werkingsreglement kan je opnemen hoe je met de regels van het participatiereglement en het decreet omgaat

om jouw studentenraad op een goede manier te laten functioneren, neem je op in dit werkingsreglement. Daarnaast bevat dit werkingsregelement minstens de reglementen met betrekking tot de verkiezingen. In tegenstelling tot het participatiereglement (dat moet goedgekeurd worden door het bestuur van de instelling en de studentenraad), wordt het werkingsreglement goedgekeurd met een volstrekte meerderheid enkel en alleen binnen de studentenraad. Indien er aan je instelling door het participatiereglement ook participatiecommissies zijn ingevoerd met beslissingsbevoegdheden, dan is het aangeraden om ook voor deze een werkingsreglement op te maken. In je werkingsreglement kan je opnemen hoe je met de regels van het participatiereglement en het decreet omgaat. Werk dit reglement zo verfijnd als nodig uit zodat je bij verdeeldheid hiernaar kan teruggrijpen. Volgende zaken kan je in je werkingsreglement opnemen:

37

+ Verkiezingsprocedures: wanneer organiseer je ze (aan het begin of op het einde van den academiejaar). Kies je voor getrapte of rechtstreekse verkiezingen en welke kieskringen zijn er? Hoe kan je je kandidaat stellen, etc. Hoeveel effectieve leden zijn er en hoeveel plaatsvervangers? Denk er wel aan dat er een opkomstplicht is van minimum 10% (de instelling kan in het participatiereglement de lat ook hoger leggen). Bij een lagere opkomst van studenten kan jouw studentenraad meerdere bevoegdheden verliezen. Zorg dus dat je verkiezingsprocedure een grote opkomst mogelijk maakt. Je kan bijvoorbeeld ook bepalen hoe de speciale kiescommissie moet worden samengesteld die eventueel toe ziet op het correcte verloop van de verkiezingen (bijvoorbeeld een oud-studentenvertegenwoordiger, iemand uit de instelling, iemand uit de koepelvereniging…). Verderop in dit handboek vind je meer info over de verkiezingen.

zorg dat je verkiezingsreglement een grote opkomst mogelijk maakt

+ Mandaten: wat is de duur van een mandaat? Op welke wijze wordt jouw studentenraad opnieuw samengesteld? Wordt de studentenraad geheel of gedeeltelijk herverkozen in het geval van langere mandaten? Welke onverenigbaarheden zijn er voor een lid van de studentenraad: is een mandaat van studentenvertegenwoordiger bijvoorbeeld te combineren met een job aan de instelling? Wat als een effectief lid wegvalt? Zijn er plaatsvervangers en hoe vervangen zij een weggevallen lid? Wil je voor elke kandidaat één vaste plaatsvervanger of een groep van vervangers? Kan er ook tussen twee verkiezingen in een student worden gecoöpteerd door de studentenraad? + Verdeling over je departementen, faculteiten of campussen: is er een aantal studenten uit elke faculteit, departement of campus die je aanwezig wil hebben? Zijn deze automatisch opgenomen omdat je je verkiezingen via dat niveau organiseert (getrapt via participatiecommissies of via kieskringen), of moet je nog externen uitnodigen? Als iemand uit een departement of faculteit wegvalt, moet die dan vervangen worden door iemand uit datzelfde departement of diezelfde faculteit? Hoe organiseer je dat? Door tussentijdse verkiezingen of door coöptatie?

38

+ Quorum: hoe bereken je je quorum? Volgens het decreet vergadert de studentenraad geldig als de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Als de helft van je leden een oneven getal is, rond je dit best naar boven af. Als je dit één keer in je reglement inschrijft, hoef je hier niet meer telkens dezelfde discussie over te voeren. Wat gebeurt er in het geval de studentenraad niet in quorum vergadert? Moet er dan toch rekening worden gehouden met de beslissingen, binnen de hoeveel tijd moet er een nieuwe vergadering worden belegd? Mogen enkel de verkozenen aanwezig zijn op de vergaderingen van de studentenraad of staan die open voor alle geïnteresseerde studenten? Nodig je de plaatsvervangers ook steeds uit op de vergaderingen om te zorgen dat ze op de hoogte zijn van wat er leeft en gemakkelijk kunnen invallen?

als je over personen moet stemmen, is het vaak beter dit geheim te doen

+ Interne functies: de wet verplicht aanduiding van een voorzitter. Zijn er nog functies binnen jouw studentenraad en hoe worden deze toegewezen (ondervoorzitter, penningmeester, secretaris, associatieraadvertegenwoordigers, VVS-vertegenwoordigers…)? Hoe verloopt de verkiezing van de voorzitter/andere functies? Hoe moet je je kandidaat stellen? Op welke manier verloopt de stemming? Geheime stemmingen genieten de voorkeur als het over personen gaat. (Meer informatie hierover kan je ook vinden bij het hoofdstuk over vergaderingen.) + Verdeling van externe mandaten: je moet op verschillende andere raden en vergaderingen aanwezig zijn. Hoe verdeel je deze mandaten? Tips hierover vind je in het deel over externe werking. Denk hierbij ook aan de volgende zaken: welke kosten voor dit mandaat worden terugbetaald (bijvoorbeeld vervoersonkosten), wat gebeurt er met het geld dat de gemandateerden eventueel krijgen voor dit mandaat (zitpenningen)? Je spreekt dit beter te vroeg dan te laat af. Indien dat al niet verduidelijkt staat in het participatiereglement of het reglement van de desbetreffende raad, organiseer je hier best ook de eventuele vervangingsmogelijkheden (plaatsvervangers, coöptaties etc.) voor als een studentenvertegenwoordiger wegvalt.

39

+ Interne afspraken in verband met de agenda, uitnodigingen voor vergaderingen en verslagen: wanneer moeten deze verstuurd worden en hoe? Wie stelt deze op? Wie nodigt uit? Wie kan allemaal agendapunten aandragen en wanneer moet dit gebeuren? Wie zorgt dat de nodige documenten tijdig mee worden verstuurd? Wie neemt er verslag? Wie beslist er of er een derde persoon wordt uitgenodigd? (Vaak gebeurt het dat iemand uit het instellingsbestuur aanwezig wil zijn op de vergadering van de studentenraad. De studentenraad kan hiertoe echter niet worden verplicht. Daarom is het goed af te spreken voor welke agendapunten het kan, tot wie de derde zich moet richten, op welke manier een derde kan worden uitgenodigd of verzocht de vergadering te verlaten.) + Stemprocedures binnen je studentenraad: meestal heb je voor- en tegenstemmen en onthoudingen. Maar dat is niet alles. Verloopt de stemming geheim? Verloopt het stemmen over personen geheim? Is er een kans om vragen te stellen of te discussiëren bij een stemming over personen die zich kandidaat stellen voor een functie? Volstaat een gewone meerderheid om verkozen te zijn of wil je een tweederde meerderheid voor bepaalde mandaten of functies? Wat doe je als er een ex-aequo is? Werk je met volmachten? Hoe worden deze gegeven (schriftelijk, hoe lang op voorhand) en hoeveel kan één er persoon hebben? Het is aan te raden het aantal volmachten dat één persoon kan hebben, te beperken. + Informatieplicht en aanwezigheidsplicht: moet alle info van externe vergaderingen doorgegeven worden en op welke wijze (schriftelijk verslag of mondeling)? Moeten de studentenvertegenwoordigers met een extern mandaat steeds aanwezig zijn op de vergaderingen van de studentenraad? Moeten gemandateerden steeds aanwezig zijn bij de vergadering met de instelling? Wat doe je met iemand die meermaals afwezig is? Hoe worden plaatsvervangers ingeschakeld? + Verantwoording van studentenvertegenwoordigers: op welke manier moeten studentenvertegenwoordigers zich verantwoorden voor hun daden en uitspraken naar de instelling en naar de buitenwereld toe? Is er een procedure voor studentenvertegenwoordigers die zich niet aan de afspraken of het huishoudelijk reglement houden? Kan een gemandateerde die zich niet houdt aan de standpunten of afspraken van de studentenraad worden teruggefloten? Kan hij een sanctie krijgen of eventueel worden afgezet? Voor interne én externe functies is het ook

op welke manier moeten studentenvertegenwoordigers zich verantwoorden voor hun daden en uitspraken?

40

nuttig om een democratische afzettingsprocedure te voorzien: hoe en wanneer agendeer je een motie van wantrouwen, welke verdedigingsprocedure krijgt de betrokkene, welke meerderheid is vereist om iemands mandaat af te nemen? + Werkgroepen en commissies: soms is het nuttig om naast de officiële vergaderingen van de studentenraad bepaalde thema’s verder uit te diepen en door te discussiëren in werkgroepen. Als er vaste werkgroepen bestaan (bijvoorbeeld een werkgroep studentenvoorzieningen of een werkgroep diversiteit of kwaliteitszorg…), neem je die best op in je werkingsreglement. Je kan bepalingen opnemen over hun samenstelling of voorzitterschap en hun band met de studentenraad zelf (terugkoppeling en informatiedoorstroom). Je kan ook afspreken op welke manier er nieuwe werkgroepen kunnen worden opgericht. + Een studentenraad kan ook steeds beslissen om bepaalde zaken te delegeren aan commissies (bijvoorbeeld een participatiecommissie). In dat geval moet het zeer duidelijk zijn om welke bevoegdheden het gaat en waarover en op welke manier deze commissies beslissingen kunnen nemen. Indien aan jouw instelling de studentenvertegenwoordigers in de studentenvoorzieningen niet via de studentenraad worden verkozen, dan bevelen we aan om met de studentenvoorzieningen-vzw samen te zitten en afspraken te maken rond de zaken die normaal in het participatiereglement moeten staan. Het verdient aanbeveling om de band te verduidelijken tussen de studentenvertegenwoordigers in de sociale sector en de studentenraad. Bijvoorbeeld in de vorm van een commissie of werkgroep, de vaste aanwezigheid van deze vertegenwoordigers of een afgevaardigde op de vergaderingen van de studentenraad… Is jouw studentenvertegenwoordiging een vzw, dan moet een deel van deze zaken verplicht opgenomen worden in de statuten.

1.3. Statuten Wanneer een studentenraad een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) is, is deze onderhevig aan de vzw-wetgeving. Deze stelt onder andere dat je grondregels in de statuten opgenomen worden. Indien je er dus voor opteert om van je studentenraad een vzw te maken, maak je statuten op waarin je een deel van je werkingsreglement opneemt. Al de andere zaken die niet verplicht zijn in de statuten, neem je dan op in een aanvullend werkings- of huishoudelijk reglement. Indien je geen vzw bent, is je studentenraad een feitelijke vereniging (in de feiten ben je een vereniging). 41

1.3.1.

Waarom een vzw oprichten?

De beslissing om een vzw op te richten, wordt in eerste instantie ingegeven door beschouwingen inzake rechtszekerheid. Bij een vzw bestaat immers de mogelijkheid om een onderscheid te maken tussen de aansprakelijkheid en het vermogen van de vzw en die van haar leden. Van zodra je studentenraad stappen wil ondernemen die van een bepaalde financiële of aansprakelijke orde zijn, kan het interessant zijn om een vzw op te richten. Dit kan bijvoorbeeld als je een groot evenement organiseert (met contracten en veel geld) of als je juridische stappen wil ondernemen (een rechtszaak aanspannen). Een vzw kan namelijk wel juridische stappen ondernemen, een feitelijke vereniging kan dat niet. Hieronder geven we nog even aan wat de verschillen zijn tussen een feitelijke vereniging en een vzw.

Feitelijke vereniging

Vereniging zonder winstoogmerk

Heeft geen rechtspersoonlijkheid

Heeft wel een rechtspersoonlijkheid (en dus ook rechten en plichten)

De leden zijn persoonlijk aansprakelijk

De leden zijn niet persoonlijk aansprakelijk (uitgezonderd bij een zware fout of een herhaaldelijke lichte fout)

Kan geen eigendommen bezitten (alle eigendommen zijn persoonlijke bezittingen) Oprichting kost je niets

Kan wel eigendommen bezitten

1.3.2.

Kosten bij oprichting en wijziging statuten

Structuur van een vzw

De vzw bestaat verplicht uit twee organen: de algemene vergadering en de raad van bestuur. Het is echter wel mogelijk een derde orgaan op te richten, namelijk het dagelijks bestuur. De algemene vergadering bestaat uit alle vaste leden. Andere leden kunnen eventueel wel de vergadering bijwonen (indien zo gesteld in de statuten), maar hebben geen stemrecht. De leden moeten ten minste acht dagen voor de algemene vergadering plaatsvindt, worden bijeengeroepen. De oproepingsbrief moet de agenda bevatten. Elk voorstel, ondertekend door ten minste één twintigste van de leden, wordt op de agenda gebracht.

42

De raad van bestuur bestaat uit ten minste drie personen (voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester). Dit kunnen al dan niet leden van de vzw zijn. Het is echter wel wettelijk verplicht dat het aantal bestuursleden lager ligt dan het aantal leden van de algemene vergadering. De raad van bestuur beschikt over een restbevoegdheid. Dit zijn alle bevoegdheden die niet door de wet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering worden verleend. Men kan binnen de statuten deze restbevoegdheid wel inperken. De statuten kunnen ook voorzien dat het dagelijks bestuur van de vereniging wordt opgedragen aan één of meer personen, een bestuurder, een lid of een derde. Dit kan interessant zijn om efficiënter te werken bij regelmatige activiteiten, aangezien men niet telkens heel de raad van bestuur moet samenroepen.

1.3.3.

Verplichte statutaire meldingen

Wanneer een studentenraad zich wil inschrijven als vzw, moeten in eerste instantie de statuten worden opgesteld. Zij vormen de grondbeginselen van de organisatie van de vzw. Krachtens de wet moeten er bepaalde vermeldingen worden opgenomen worden in deze statuten. Deze zijn erop gericht informatie te verstrekken aan derden, alsook de organisatie van de vereniging te structureren. Wat je zeker moet kunnen terugvinden in de statuten van een vzw, is de vermelding of het over een onderhandse of authentieke akte gaat. We spreken van een onderhandse akte wanneer de statuten zijn ondertekend en opgemaakt door privépersonen (in dit geval de studentenraad). Een authentieke is opgesteld door een notaris of een rechter. Meestal zal je dus een onderhandse akte hebben. Verder moeten in je statuten de volgende zaken vermeld staan: + De naam van de vzw + Het adres van de hoofdzetel en het gerechtelijk arrondissement + Het maatschappelijk doel van de vzw + De stichters met naam, voornaam en adres + Toe- en uittredingsvoorwaarden voor de vaste leden

43

+ Wat betreft de algemene vergadering: - De bevoegdheden - De wijze van bijeenroeping - Voorwaarden waaronder de beslissingen van de algemene vergadering aan de leden ter kennis worden gebracht + Wat betreft de raad van bestuur: - De benoeming, de afzetting en de ambtsbeëindiging van de bestuurders - De bevoegdheden en de wijze waarop deze worden uitgeoefend - De duur van hun mandaat + Bijdragen of stortingen ten laste van de leden (ledengeld) + Het gebruik van het vermogen in geval van ontbinding

Na opstelling en ondertekening van de statuten moeten er nog enkele formaliteiten vervuld worden: + De statuten moeten neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel binnen het gerechtelijk arrondissement waar de hoofdzetel van de vzw gevestigd is. Naast de statuten is dit ook vereist voor de akten betreffende de benoeming van de bestuurders en een kopie van het register van de leden. Vanaf dat moment verwerft de vzw haar rechtspersoonlijkheid. + Bepaalde stukken die zijn neergelegd, moeten tevens worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. Dit kan aan de hand van een formulier dat beschikbaar is bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Daarbij moet een ingevulde cheque worden gevoegd met het bedrag vereist voor de oprichting van de vzw. + Elke vzw moet jaarlijks haar jaarrekening neerleggen ter griffie van de rechtbank van koophandel. Je jaarrekening is het overzicht van de inkomsten en uitgaven, je activa en je passiva van het afgelopen boekjaar (dat gelijk loopt met een kalenderjaar).

44

1.3.4.

Nog enkele laatste tips

Naast deze verplichte statutaire vermeldingen zijn er ook nog een aantal andere zaken waarmee je rekening moet houden: + Een vzw moet ten minste drie leden tellen (dit kunnen zowel natuurlijke per-

sonen als rechtspersonen zijn).

+ Een vzw kan een onderscheid maken tussen vaste en toegetreden leden:

- Vaste leden zijn de leden die over de ruimste rechten beschikken binnen de vzw - De rechten en plichten van de toegetreden leden moeten worden omschreven in de statuten. + Bepaalde bevoegdheden zijn wettelijk voorbehouden aan de algemene ver-

gadering en kunnen dus niet doorgegeven worden aan de Raad van Bestuur: - Wijzigingen in de statuten - Benoeming en afzetting van de bestuurders - Goedkeuring van de begroting en van de rekening - De ontbinding van de vereniging - De uitsluiting van een lid

- De omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk + Let goed op wat je in je statuten neerschrijft over je stemprocedures zodat er

bij stemming van een heikel punt geen discussie kan ontstaan:

- Wat doe je met onthoudingen van stemmen. Onthoudingen kunnen er immers voor zorgen dat er geen meerderheid vóór of tegen een voorstel bestaat. - Wat doe je bij staking van stemmen (bijvoorbeeld vier stemmen voor en vier stemmen tegen)? - Beperk het aantal volmachten dat één persoon kan bezitten. + Schrijf je statuten in verstaanbare taal zodat nieuwe leden geen moeite heb-

ben om zich in te werken in de vereniging.

45

1.4. Huishoudelijk reglement Vzw’s die statuten opstellen, stellen hiernaast meestal ook een huishoudelijk reglement op dat bepaalt hoe je met deze regels omgaat. Het is zelfs aan te raden om de statuten te beperken tot de minimale wettelijke verplichtingen aangezien wijzigingen in de statuten telkens moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad en je hiervoor dus ook moet betalen. Het huishoudelijk reglement daarentegen kan veel eenvoudiger gewijzigd worden door de algemene vergadering. In je huishoudelijk reglement neem je dan al die zaken op die bij het werkingsreglement vermeld staan (zie boven), maar die niet in de statuten verplicht zijn. Of je dit nu huishoudelijk reglement noemt of werkingsreglement is van minder groot belang. Wel zal je naast deze reglementen nog steeds een reglement moeten hebben dat je onderhandelt met je instelling (participatiereglement). Aangezien het aan te raden is in je statuten enkel de wettelijke verplichtingen op te nemen, is het ook aan te raden dit participatiereglement hiernaast op te stellen. We zetten nog één keer alles op een rijtje:

Reglement

Inhoud

Wanneer nodig Akkoord tussen

Participatiereglement

Regelt de procedures van vertegenwoordiging, arbitrage en eventueel instelling van participatiecommissies. Kan extra elementen opnemen die niet decretaal verplicht zijn, vanuit het werkingsreglement

Altijd, , maar kan Akkoord tussen ook opgenomen bestuur en studenworden in het tenraad onderwijs- en examenreglement.

Werkingsreglement

Regelt de interne afspraken en procedures van de studentenraad over hoe de werking wordt georganiseerd en bevat het verkiezingsreglement. Kan minder elementen opnemen die naar het participatiereglement zijn doorgeschoven

Altijd, maar kan ook anders genoemd worden

Akkoord binnen de studentenraad

Statuten

Volgens de vzw-wetgeving de essentiële elementen zoals naam, adres, stichters, doel, toetredingsvoorwaarden, bepalingen rond AV en bestuur, bijdragen en gevolgen van ontbinding

Enkel bij vzwstructuur

Akkoord binnen de studentenraad, neerleggen bij griffie van rechtbank van koophandel

Huishoudelijk reglement

Al het extra dat je niet in je statuten wil opnemen. Kan ook een andere naam zijn voor je werkingsreglement

Enkel als je dat wenst

Akkoord binnen de studentenraad

2

2. vergaderingen Hoofdstuk 2, deel 2

Een goede vergadering organiseren is niet gemakkelijk, toch moet je het veel doen met je studentenraad. Aan een goede vergadering gaat heel wat geregel en voorbereiding aan vooraf. Hieronder vind je een opsomming van essentiële elementen die zeker niet vergeten mogen worden. Verder geven we je tips om een vergadering efficiënt voor te bereiden. Niet iedereen kan een vergadering voorzitten met succes. Je hebt er enkele algemene vaardigheden voor nodig. Deze hebben we voor jou ook opgelijst, zodat je er aan kan werken indien nodig. Of misschien heb je wel voor het eerst een vergadering en weet je niet hoe je eraan moet beginnen? Blader dan maar vlug door naar ons stappenplan voor de eerste vergadering!

2.1. Essentiële elementen We overlopen nu de verschillende elementen van de vergadering. Eerst beginnen we met een houvast voor elke vergadering, de agenda. Vervolgens bespreken we de voorbereiding en de uitnodiging van de vergadering. Later komt de rol van de voorzitter aan bod. Ten slotte geven we nog enkele tips voor de verslagneming.

47

agenda

voorzitter

doel vergadering

essentiële elementen uitnodiging verslagneming voorbereiding

2.1.1.

Doel vergadering

Stel op voorhand duidelijk een haalbaar doel voor je vergadering op. Als je niet precies weet waar je naartoe wil met de vergadering, is de kans groot dat deze in het honderd loopt. Er kunnen verschillende doelen verbonden zijn aan een vergadering: een beslissing nemen, informatie geven, een afspraak maken, een discussie hebben, consensus bereiken, evalueren, taakverdeling … Afhankelijk van wat je wil bereiken, zal je anders vergaderen. Als je een discussie wil hebben, moedig je verschillende meningen aan. Als het enkel informatie doorgeven is, kunnen er vragen komen, maar hoeft er geen discussie op te volgen. Zorg dat iedereen duidelijk het doel van de vergadering kent en wijk ook niet te ver van je doel af. Spits je daarom niet te hard toe op details!

48

2.1.2.

Agenda

Een agenda geeft de inhoud van de vergadering aan. Deze wordt opgesteld door de voorzitter, soms in samenwerking met iemand anders (ondervoorzitter, studentencoach). Door deze op voorhand op te stellen kan de duur van de vergadering beter ingeschat worden. Geef een timing aan per agendapunt, dat biedt een houvast wanneer men het overzicht dreigt te verliezen door details. Verder wordt de agenda best enkele dagen op voorhand naar alle deelnemers verstuurd, zodat zij zich kunnen voorbereiden. Je spreekt best met je studentenraad af hoeveel dagen op voorhand dat de agenda wordt verstuurd. Je kan ook aan de studentenraad op voorhand vragen of er nog agendapunten zijn. Misschien willen ze zelf wel iets bespreken. Als je dat op voorhand weet, hoef je tijdens de vergadering je agenda niet aan te vullen of rond te gooien.

Waar haal je agendapunten? Belangrijk om te weten is dat er openbaarheid van bestuur geldt. Studentenraden hebben dus het recht om verslagen op te vragen van de raden van hun instelling of associatie die de beslissingen nemen. Deze raden zijn verplicht om die informatie door te geven, dus vraag er zeker naar! Ook als je medezeggenschap hebt, stuurt de raad van bestuur je de uitnodiging van een vergadering. Je ontvangt hierbij ook de verslagen van de vergaderingen. Als je weet waar het bestuur van je instelling of associatie mee bezig is, dan weet je ook hoe je hen kan beïnvloeden om in hun beslissingen met de studenten rekening te houden. Je kan bijvoorbeeld eens vragen of de bestuursorganen geen beleidsplan of jaarplanning hebben zodat je al kan anticiperen op de punten die gaan komen. Als je op je studentenraad een standpunt inneemt kunnen de stemgerechtigde studenten dit verkondigen (bij medebestuur) of kan je beroep doen op je raadplegings-, beraadslagings- of adviesrecht (bij medezeggenschap). Meer informatie hierover vind je in hoofdstuk 1.

studentenraden hebben recht op de verslagen van de raden in hun instelling die beslissingen nemen: vraag ernaar!

49

Een derde en zeker niet te vergeten manier om aan agendapunten te komen, is het opvolgen van de agenda van de Vlaamse Vereniging van Studenten. Kijk wat er bij VVS besproken wordt en die agendapunten kunnen dan op de eigen vergadering besproken worden. Zo kan je als studentenraad goed je standpunten verdedigen. Vergeet zeker niet aan de studenten zelf te vragen wat er leeft. Veel voorkomende heikele thema’s zijn sociale zaken, studentenbegeleiding, openingsuren, administratie, faciliteiten, bemiddeling tussen docenten en studenten, kwaliteit van de opleiding, flexibilisering van de opleiding, mogelijkheid tot keuzevakken, internationale programma’s… Ten slotte kan je kijken wat jullie als studentenraad nodig hebben. Jullie hebben bijvoorbeeld naambekendheid nodig en bekijken de verschillende mogelijkheden. Of wat als er een crisis heerst? Is er evaluatie nodig? Kortom, wat er leeft in de studentenraad. Soorten agendapunten Hier staan de verschillende soorten agendapunten opgelijst. Een vergadering begint meestal met enkele goedkeuringen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering: Op deze manier fris je het geheugen op van de deelnemers en breng je de afwezigen van vorige keer op de hoogte van de beslissingen. Bovendien kunnen ze nagaan of het verslag de conclusie en discussie correct weergeeft. 2. Goedkeuring en eventueel toevoeging agendapunten huidige vergadering: De goedkeuring rond de huidige vergadering heeft de bedoeling structuur te brengen. Zo kan niemand de vergadering verstoren door in het midden nog te komen met nieuwe agendapunten. Als er nieuwe punten komen, moet je ook de prioriteiten overwegen. 3. Uitbrengen verslagen andere vergaderingen: Je kan onmogelijk aanwezig zijn op elke vergadering van elk bestuur,… Daarom is het handig dat personen die wel naar die vergaderingen gaan, een kort verslag hiervan geven, zeker als het relevant is voor de huidige vergadering. Dat kan zowel mondeling als schriftelijk door het verslag ook rond te delen. 4. Standpuntvorming omtrent actuele thema’s: Zoek informatie op over het thema. Je kan pas een standpunt vormen als je het hele verhaal kent. Zorg dat je de vooren nadelen kent. Dan pas kan je een mening vorming over het thema. Onderbouw deze met gegronde argumenten uit studies, artikels, boeken,… Misschien ken je iemand die gespecialiseerd is in dit thema. Vraag zijn of haar mening dan zeker,

50

of nodig ze uit om toelichting te geven. Je hoeft je standpunt ook niet in één vergadering te vormen, dus je kan een punt een aantal keren laten terugkeren. Als je het standpunt uitschrijft, is het handig om dit duidelijk te formuleren. Er mag geen verwarring in zitten of tegenstrijdigheden. 5. Opvolging van actiepunten van de eventuele vorige vergadering: Een soort stand van zaken. Weet iedereen nog wat hij moet doen? Hebben ze hulp nodig of lukt het zo wel? 6. Varia en rondvraag: Hier eindigt elke vergadering mee. Tijdens de varia heeft de voorzitter de kans om kleine nieuwe onderwerpen aan te brengen. Let wel, aangezien niemand zich kan voorbereiden op varia is dit geen moment om beslissingen te nemen. Tijdens de rondvraag krijgen de rest van de deelnemers de tijd om mededelingen te doen aan de vergadering. Punten die niet meteen kunnen worden opgelost en/of verdere actie behoeven, komen op de agenda van de volgende vergadering.

een onvoorbereide vergadering loopt vaak in het honderd

2.1.3.

Voorbereiding

Een onvoorbereide vergadering loopt vaak in het honderd. Je weet niet hoe lang je aan welk punt wil besteden, welke andere punten er nog zijn, welke documenten je daarvoor nodig hebt, … Voor je het weet heb je je tijd overschreden en eigenlijk niets beslist. Daarom moet je goed weten wat er besproken en wat er beslist moet worden. Hou daarom rekening met de volgende zaken in je voorbereiding: 51

+ Wie moet er aanwezig zijn? Zijn er studenten met een extern mandaat die bepaalde punten moeten toelichten? Soms kan het ook interessant zijn om een onderwijsdirecteur, hoofd studentenvoorzieningen… uit te nodigen om iets te verduidelijken. De vraag is natuurlijk of ze bij de discussie en standpuntvorming er wel bij moeten zijn. De studentenraad moet immers in alle onafhankelijkheid het studentenstandpunt kunnen bepalen. + Wat moeten deze mensen weten voor de vergadering? Hebben zij documenten nodig? Kunnen zij deze op voorhand krijgen? + Heb je zelf als voorzitter of deelnemer nog informatie nodig voor de vergadering begint? Hoe wordt deze informatie verstrekt (op papier, iemand uitnodigen voor toelichting...)? + Is het lokaal waar je vergadert goed (rustig, vrij van storing, groot genoeg) en is alles aanwezig om goed te vergaderen? + Hoe lang mag de vergadering duren? Hoe verdeel je deze tijd over de agendapunten? + Welke agendapunten zijn ter info, over welke moet je discussiëren, welke zijn taakverdeling? Bepaal het doel per punt.

2.1.4.

Uitnodiging

Zorg dat de deelnemers die nodig zijn op de vergadering minsten een week op voorhand weten waar en wanneer de vergadering plaatsvindt. Vraag in je uitnodiging steeds dat ze bevestigen of ze komen. Zo kan je de grootte van de groep inschatten. Ook dit kan je afspreken met je studentenraad: hoeveel dagen voor de vergadering de uitnodiging verstuurd wordt. Je kan bij de uitnodiging ook de agenda en de voorbereidende documenten meesturen.

de voorzitter van de vergadering hoort zo neutraal mogelijk te zijn om de vergadering goed te kunnen leiden

52

2.1.5.

Voorzitter

De voorzitter waakt inhoudelijk over de voorbereiding van de vergadering: de agenda en de bijgevoegde documenten. Bij discussie wordt de voorzitter verondersteld zo neutraal mogelijk te zijn. Hij of zij treedt namelijk op als begeleider en probeert zo efficiënt mogelijk te komen tot een gemeenschappelijk standpunt. Vragen over de inhoud en argumenten kunnen een discussie verhelderen, zolang de voorzitter zich maar niet profileert aan iemands kant. Taken van de voorzitter: + Zorg voor effectieve besluitvorming. + Stel doelen en prioriteiten. + Bewaak de tijd: een vergadering duurt maximum 2 uur! + Zorg voor verduidelijking. Doe dit door regelmatig korte samenvattingen te maken voor de groep. Soms lijkt dit overbodig, maar bedenk dat niet alle deelnemers van een vergadering dezelfde achtergrond hebben. + Hou de vergadering onder controle. Laat de deelnemers niet tegelijkertijd of onder elkaar in kleinere groepjes praten. + Moedig spreken aan. Let op de lichaamstaal van de deelnemers. Sommigen zouden misschien wel iets willen zeggen maar hebben wat aanmoediging nodig. + Soms kan het raadzaam zijn iedereen om de beurt zijn/haar mening te laten zeggen. Zo komen alle ideeën aan bod. + Concluderen of consensus zoeken: als er na een discussie een besluit moet volgen, kan de voorzitter best een gulden middenweg zoeken. Zijn er misschien al gelijkaardige meningen bij meerdere personen? Of zelfs grote verschillen? De fout is over die grote verschillen te discussiëren. Iedereen wil zijn gelijk halen, dus je kan dan best even de discussie stop zetten. Leg met de hele groep criteria vast waar de oplossing aan moet voldoen! Vrees ook niet dat de besluitvorming te lang duurt. Een kwalitatieve oplossing vraagt tijd.



53

2.1.6.

Verslagneming

De verslaggever wordt best bij de aanvang van de vergadering aangesteld. Deze maakt het verslag best zo snel mogelijk, bijvoorbeeld binnen de drie dagen na de vergadering en verspreidt het minstens drie dagen voor de volgende vergadering. Je kan het ook verspreiden van zodra het verslag klaar is, samen met de uitnodiging. Hoe sneller een verslag is gemaakt en wordt rondgestuurd, hoe beter mensen zich nog herinneren wat er op de vergadering is gezegd. Belangrijk om in het verslag aan te geven zijn de besproken punten, genomen beslissingen en een (eventuele) actielijst met de verantwoordelijken en met een deadline. Voorbeeld van punten die in het verslag aan bod moeten komen:

Vergadering Overkoepelende Studentenraad, Datum, startuur, einduur en plaats Aanwezig, verontschuldigd, afwezig.

1. Vaststellen agenda De agenda wordt goedgekeurd. 2. Goedkeuring verslagen Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd. 3. Verslag Raad van Bestuur van vzw Sociale Voorzieningen 4. Verslag Onderwijsraad 5. Beslissingen - Standpunt omtrent wijziging examenreglement - Standpunt met betrekking tot de begroting van de Hogeschool 6. Mededelingen 7. Voorbereiding komende vergaderingen 8. Varia en rondvraag 9. Sluiting

54

2.2. Algemene vergadercompetenties Om te zorgen voor een goede, productieve vergadering zijn er enkele zaken waarop de deelnemer en voorzitter kunnen letten. Deze vind je hieronder als algemene vergadercompetenties.

oogcontact visualisering luisteren

vergadercompetenties letten op vraagstelling

terugkaatsing

samenvatten omgaan met vergadertypes

1. Let op je vraagstelling: Stel open vragen en stel er telkens maar 1 per keer. Het is verwarrend als je moet antwoorden op een vraag die meerdere vragen bevat. Een open vraag is een vraag waarbij je een antwoord verwacht dat onderbouwd is door argumenten, eigen mening, voorbeelden. Een gesloten vraag daarentegen, is een vraag waarop je kan antwoorden met enkel ‘ja’ of ‘nee’. Een voorbeeld vind je hieronder.

55

Vergelijk: “Ben je hier akkoord mee?” tegenover “Wat is jouw mening hierover?” Het gevaar bij de eerste vraag is dat je enkel een ja/nee antwoord krijgt, zonder enige motivering. Dit is dan ook een gesloten vraag. De tweede, open vraag, is meer uitnodigend om over het onderwerp te praten. Je mag een uitgebreider antwoord verwachten. 2. Optimaal luisteren: Om efficiënt een vergadering te kunnen volgen, moet je goed luisteren naar elkaar. Zorg er dus voor dat er niet door elkaar gepraat wordt en dat iedereen aan het woord kan komen. 3. Oogcontact als sturingstechniek: Maak oogcontact. Bij een vraag zal die persoon zich aangesproken voelen om te antwoorden. Of als iemand constant de vergadering stoort en je maakt met hem oogcontact, zal hij eerder geneigd zijn om te stoppen omdat hij merkt dat je het ziet. Dit kan door de voorzitter toegepast worden, maar zeker ook door de andere deelnemers! Zo zorgt iedereen mee voor een vlot verloop van de vergadering. 4. Visualisering: Bordschema’s zijn handig om structuur te creëren of ideeën concreet uit te leggen. Je kan ook een presentatie maken als je daarvoor de infrastructuur hebt, of kopies ronddelen met het schema erop. 5. Terugkaatsing: Het voorstel, betoog van een persoon in eigen woorden vertellen is gemakkelijk om te testen of je het begrepen hebt en of je hetzelfde bedoelt. Bijvoorbeeld: “De vorige keer is dat standpunt besproken, maar toen was ik niet aanwezig en ik had op voorhand aangegeven dat ik bij de discussie aanwezig wou zijn. Ik wil graag een nieuwe discussie”. Terugkaatsing: “Wil je graag een nieuwe discussie om nog een aantal nieuwe elementen in het standpunt aan te brengen, of wil je een nieuwe discussie omdat je het niet eens bent met de procedure die is gevolgd om het zonder jou te bespreken?” 6. Samenvatten: Samenvatten is handig om iedereen bij de zaak te houden. Soms kunnen er enkelen niet volgen en deze krijg je terug mee als je regelmatig samenvat. Ook kan je zo sneller doorwerken naar een conclusie.

56

Bijvoorbeeld: “Voor onze lustrumviering moet nog heel wat geregeld worden. We hebben nog geen ruimte, de sprekers moeten nog gecontacteerd worden en ik kan ook geen verslag nemen, ik zeg dat liever nu al dan te laat.” Samenvatting: “Dus we hebben nog een ruimte nodig, een verslagnemer en we moeten de sprekers nog uitnodigen.” 7. Omgaan met verschillende vergadertypes: De deelnemers van vergaderingen hebben vaak uiteenlopende karakters. Hieronder zijn enkele types neergeschreven, voorzien van tips hoe je met hen het best kan omgaan.

De zwijger Zegt weinig tot niets, hierdoor weet je niet wat hij of zij denkt. Er zijn verschillende redenen om zwijgzaam te zijn in een vergadering. Sommigen hebben moeite om hun mening te formuleren, anderen zijn gewoon niet spraakzaam van aard of laten zich overstemmen door anderen. Misschien begrijpt hij of zij niet waarover de discussie gaat, ga dat zeker na. Niemand is verplicht om iets te zeggen tijdens de vergadering, maar het is goed om een onderwerp vanuit verschillende standpunten te bekijken. Er zijn twee situaties wanneer het aangewezen is de zwijger aan het woord te krijgen: a) Wanneer hij gespecialiseerd is in het onderwerp Bijvoorbeeld: “Jij hebt deze sprekers uitgenodigd. Kan je ons vertellen waarom je voor hen hebt gekozen?” b) Als je ziet dat hij toch iets zou willen zeggen “Jij wilde wat zeggen?” Spreek de zwijger persoonlijk aan en vraag wat hij denkt.

57

De lastpost Hij of zij weet van geen ophouden en werkt nogal blokkerend vanuit een negatieve instelling. Laat hem of haar blijken dat een kritische houding helpt, indien positief en oplossingsgericht. “Ik vind het goed dat je ook de negatieve kanten bekijkt, maar houdt het wat in proportie. Er zijn ook positieve punten, die wel een oplossing kunnen bieden aan ons probleem.” “Je opmerkingen analyseren het probleem, maar we moeten ook naar de oplossing toewerken.”

De betweter Deze persoon wil steeds het laatst woord hebben en weet alles beter. Wijs hem of haar erop dat verschillende meningen belangrijk zijn. “Jouw standpunt is duidelijk denk ik. Maar nu wil ik graag van de anderen weten of iemand nog iets toe te voegen heeft, zodat we een besluit kunnen nemen.”

De langprater Je kan niet tussen de persoon zijn verhaal komen. Dit maakt samenvatten moeilijk. Maak de persoon er attent op dat anderen hierdoor geen kans krijgen om hun mening te geven. Stel de langprater gerichte vragen. Zo krijgt hij of zij niet de kans om over dat onderwerp uit te wijden. Fout: “Vertel eens het verhaal rond het vinden van het lokaal.” Juist: “Wie heeft je dit lokaal bezorgd?” Sommige langpraters laten zich niet tegenhouden door gerichte vragen. Daarom is het soms aangewezen in te grijpen. Herhaal de vraag nog gerichter, of onderbreek hem. “Kan je het alsjeblieft kort houden, we hebben nog veel te bespreken. Wie heeft je dit lokaal bezorgd?”

58

De afwezige Iemand die heel de tijd de krant zit te lezen, te bellen,… Deze persoon is niet betrokken bij de vergadering. Het is misschien niet altijd storend, maar het is zeker niet efficiënt! Spreek hem persoonlijk aan en vraag hem zijn mening. Hierdoor wordt hij bij de zaak betrokken en moet hij dus alert zijn en mee volgen. “Heb je in die krant iets relevant gevonden rond ons onderwerp?”

De wollige spreker Deze persoon kan moeilijk structuur brengen in zijn verhaal en vindt het moeilijk de hoofdzaken te onderscheiden van bijzaken. Vraag hem specifiek naar de hoofdzaken. “Kan je dit nog een keer in één zin zeggen?” Ook kan je bijkomende vragen stellen die over de inhoud van zijn verhaal gaan. “Dus je bent akkoord met onze beslissing omtrent dit thema?” “Wat bedoel je met ‘niet helemaal’?” Je kan de wollige spreker dus helpen zijn verhaal duidelijk te krijgen door vragen te stellen.

Onderlinge praters Het komt vaak voor dat er tussen 2 of meer personen tijdens de vergadering een onderling gesprek ontstaat. Negeer dit zeker niet. Maar let wel: het kan een overleg zijn over het thema van de vergadering. Wanneer het lang aanhoudt en de personen niet door hebben dat het stoort, grijp dan in. “Mag ik/een andere deelnemer even aan het woord, of is er iets dat we nu eerst moeten bespreken?” Als er veel onderlinge praters zijn, wijs hen dan op het algemeen belang van stil te zijn en te luisteren. Zo zullen de onderlinge praters inzien dat het beter is om hun mond te houden als ze niet aan de beurt zijn. “Er wordt nu wel erg veel door elkaar gepraat. Zo gaat deze vergadering nog lang duren. Is er iets aan de hand?”

59

2.3. Soorten vergaderingen Een vergadering kan je leiden op verschillende manieren. Welke techniek je toepast is afhankelijk van hetgeen je wil bereiken. Is het de bedoeling van een brainstorm te houden omtrent een thema? Of eerder een informatiedoorstroom? We geven je enkele technieken om efficiënt je doel te bereiken op het einde van de vergadering.

stapsteenaanpak stroomdiagramaanpak

soorten vergaderingen attribute listing brainstorming

Attribute listing Bij deze techniek splits je het probleem op in al zijn onderdelen. Vervolgens worden de verschillende onderdelen apart behandeld. Deze hoeven niet serieel te gebeuren zoals bij de stapsteentechniek. “Wat is allemaal nodig om de inspraakdag te organiseren?” Er wordt een overzicht gemaakt van wat allemaal nodig is, er worden groepjes gevormd die zich met de verschillende onderdelen zullen bezig houden en er is een terugkoppeling na verloop van tijd.

60

De stapsteen-aanpak Van de ene steen stap je makkelijker naar de andere zonder ooit een echt grote stap te hoeven nemen. In deze aanpak neem je steeds kleine beslissingen tot je uiteindelijk een globale beslissing hebt bereikt. Deze beslissingen worden in groep samen genomen, terwijl deze bij attribute listing apart besproken kunnen worden. Vraag: welke elementen willen we in ons onderwijs- en examenreglement Deze vraag wordt eenvoudiger te beantwoorden nadat hij opgesplitst is in subvragen: Vraag 1: Voor wie dient het OER? Wat vindt deze doelgroep het belangrijkste? Vraag 2: Hoe wordt deze doelgroep benadeelt in het OER? Vraag 3: Welke voorstellen kunnen we doen om deze situatie te verbeteren?

Brainstorming Gedurende een vooraf bepaalde tijd gooit iedereen allerhande ideeën in de groep zonder dat er kritiek mag worden gegeven. Het is de bedoeling dat er zo veel mogelijk ideeën worden gespuid en mogelijk de gekste eerst. Tijdens de brainstorm zelf, komt er nog geen commentaar op de voorstellen. Iemand noteert alle ideeën en rapporteert ze na de brainstorming. Van dan af kan je alle richtingen uit. Belangrijk bij deze techniek is: - het vermijden van verveling door het beperken van de tijd - de openheid van de deelnemers voor andere ideeën: er komt best geen commentaar en zeker geen afkeuring van voorstellen. - het gefocust blijven op het doel van de brainstorming.

61

De stroomdiagram-aanpak Bij deze aanpak begin je erg breed met kleine maar redelijk onafhankelijke beslissingen. De integratie van deze kleine beslissingen zou uiteindelijk het antwoord moeten bieden op de vraag die de vergadering eigenlijk moest beantwoorden. Om een vergadering op deze manier aan te pakken moet de algemene vraag opgedeeld worden in verschillende onderdelen. Het verschil met de stapsteentechniek is dat daar de beslissingen samenhangen met elkaar. Het antwoord op de eerste vraag bepaalt een deel van het antwoord op de tweede vraag. Bij de stroomdiagram aanpak zijn de elementen redelijk onafhankelijk. Vraag: Is het overheidsbeleid ten opzichte van hoger onderwijs afdoende? + Studiefinanciering? + Toelatingsbeleid? + Onderwijskwaliteit? + Basisfinanciering? Finaal antwoord: Niet afdoende Bovenstaande technieken zijn natuurlijk slechts voorbeelden. Kies wat voor de groep en het doel van de vergadering het beste werkt. Wie weet komen jullie wel tot eigen manieren van vergaderingen!

62

2.4. De eerste vergadering: een stappenplan Wat moet er allemaal geregeld en beslist worden tijdens de eerste vergadering? Wat mag zeker niet uit het oog verloren worden? Als je onderstaande stappen volgt, hoef je je geen zorgen meer te maken. Het belangrijkste is dan geregeld.

voorzitter kiezen

de eerste vergadering

melden aan bestuur contactgegevens uitwisselen overdracht vorig jaar planning essentiële afspraken evaluatie

1. Kies een voorzitter: Er zijn verschillende manieren om tot een voorzitter te komen. Allereerst kan je anoniem of openbaar stemmen. Bij stemmingen over personen is het altijd aan te raden dat deze anoniem gebeuren. Voor een voorzitter vraag je ook best naar een motivering: waarom wil deze persoon voorzitter zijn? Ook kan je vragen wie interesse heeft om als voorzitter naar voor te treden. Dan is de keuze al meer beperkt. 2. Breng het bestuur op de hoogte van de keuze. 3. Wissel contactgegevens uit: Tegenwoordig worden de agenda, uitnodiging en het verslag verstuurd via email. Het is dus belangrijk dat je van iedereen zijn e-mailadres hebt.

63

4. Overdracht vorig jaar: Dit zijn enerzijds de lopende zaken van vorig jaar die nog afgewerkt moeten worden. Anderzijds zijn het afgehandelde zaken waaruit je kan leren (had je er goede/slechte ervaringen bij?). Dit laatste bespaart je veel werk als je een gelijkaardige activiteit van vroeger wil organiseren. Hou dus zeker de verslagen van vorige vergaderingen bij! 5. Planning opstellen voor het huidige jaar: Waar gaan jullie je als groep mee bezig houden dit jaar? Plak er zo vlug mogelijk een periode of datum op. 6. Essentiële afspraken: maak afspraken over wanneer de agenda wordt verstuurd, waar jullie vergaderen, of je moet bevestigen als je aanwezig bent, hoe stemmingen verlopen, of je een volmacht kan doorgeven… Het beste is dat heel wat van deze zaken in je werkingsreglement staan. Overloop dit reglement de eerste keer, dan weet iedereen meteen hoe het zal georganiseerd worden. 7. Evaluatie: wat kan beter naar volgende vergadering toe?

Als we even samenvatten, is het duidelijk dat er een voorzitter aangeduid zal moeten worden. Het bestuur wordt hiervan verwittigd en verder zal iedereen zijn gegevens moeten uitwisselen aan elkaar om efficiënt te kunnen werken. Het afgelopen jaar zal afgehandeld worden met tips en leerpunten in het achterhoofd. Het huidig jaar wordt ingepland, je spreekt af hoe je dit zal doen en het einde ga je na wat er goed/minder goed ging deze vergadering. Met deze zeven stappen kom je al een heel eind dichter bij een geslaagde vergadering. Succes!

64

2

3. verkiezingen Hoofdstuk 2, deel 3

Elk jaar moet het weer gebeuren en elk jaar zitten heel wat mensen met hun handen in het haar. En niet alleen dat: hoe zat het weer met die 10%? Wat als er maar net genoeg kandidaten zijn? Maar ook: waar vind je de kandidaten? Hoe motiveer je mensen om zich kandidaat te stellen? Hoe kunnen mensen best kiezen voor een kandidaat? We proberen in dit deeltje een antwoord te bieden op die vragen.

3.1. Waarom hou je verkiezingen? “Het zou zoveel gemakkelijker zijn als we die verkiezingen niet zouden hebben.” Misschien is die gedachte ook al bij je opgekomen. Maar toch zijn er enkele goede redenen om verkiezingen te houden. 1. Het is een democratische manier van werken: los van de volgende ‘voordelen’ voor jou als verkozene is het ook de meest democratische manier van werken. Iedereen kan zich kandidaat stellen en iedereen heeft het recht om te stemmen. Dat is de basis van democratie. 2. Het geeft je een mandaat: door de verkiezingen en doordat voldoende studenten zich erover uitspreken dat ze geloven in jou, in jouw project of in jouw mogelijkheden als hun vertegenwoordiger, krijg je van hen een mandaat. Iedereen die stemt zegt eigenlijk: ik geloof dat deze persoon goed is om mijn mening te vertolken. Hierdoor krijg je het ‘mandaat’ om de mening van deze groep studenten te vertegenwoordigen, want zij vertrouwen op jou.

65

3. Het vergroot je legitimiteit: je legitimiteit is het geloof dat anderen (mogelijk die niet op jou gestemd hebben, personeelsleden of het bestuur) aan jou hechten. Als je verkozen bent, stijgt je legitimiteit, want dan geef je te kennen dat niet enkel jijzelf, maar ook heel wat anderen geloven in jouw mening en in participatie. 4. Het geeft je meer draagkracht: je draagkracht, of je slagkracht zoals je wil, is de invloed die je kan uitoefenen. Als jij spreekt, spreek je eigenlijk in naam van alle studenten. Hoe meer studenten ook effectief tijdens de verkiezingen laten merken dat jij uit hun stem mag spreken, hoe luider jouw stem figuurlijk kan klinken.

“Maar bij ons zijn er maar net voldoende vertegenwoordigers voor de zitjes, dan zijn verkiezingen toch onzinnig?” Dat kan zo lijken, maar toch heb je verkiezingen nodig. Meer nog, er moet 10% komen stemmen op de verkiezingen, of je verliest als studentenraad een aantal rechten. Dit waarborgt de democratische werking van de studentenraad.

3.2. Wat zijn de regels van de verkiezingen? Bij deze verkiezingen zijn er wel enkele regels die je moet respecteren. Er zijn drie soorten regels: algemene (voor elke verkiezing, waar dan ook), specifieke voor alle studentenraden en regels in het kiesreglement van de studentenraad. Algemeen geldt bij alle verkiezingen waar dan ook, dat iedereen die hoort tot de groep met stemrecht, ook effectief recht heeft om te stemmen. Dat wil zeggen dat er geen hindernissen, drempels of bedreigingen mogen zijn die mensen weerhouden van het uitbrengen van hun stem. Bij studentenraden gebeuren zo’n dingen minder, maar het niet organiseren van verkiezingen, is bijvoorbeeld één van de manieren waarop je dit recht inperkt. Voor de verkiezingen bij alle studentenraden gelden er volgens het decreet drie zaken: + De instelling moet erop toezien dat de verkiezingen georganiseerd worden, in samenspraak met de studentenraad + Er moet een minimale opkomst zijn van 10% bij de verkiezingen + De verkiezingen moeten minstens lopen over meerdere dagen

66

Tot slot moet de studentenraad de verkiezingsprocedure bepalen en inschrijven in het werkingsreglement. Hierbij moet je rekening houden met de volgende elementen: + Het aantal effectieve leden en een redelijk aantal plaatsvervangers + Het werken met kieskringen of niet + Het werken met rechtstreekse of getrapte verkiezingen: beide zijn mogelijk. De voor- en nadelen lees je verder in dit hoofdstuk. + Wanneer ben je verkozen: is het gewoon het eerste aantal studenten dat overeenkomt met het aantal dat nodig is, dat verkozen is? Of moet er een drempel overschreden worden? Een combinatie van beide? Ook dit moet je vermelden in je kiesprocedure. + Hoe moet je je kandidatuur indienen en waar? Wie kan zich kandidaat stellen? Ook dat moet de studentenraad bepalen. Het beste is dat iedereen zich kandidaat kan stellen, maar dat er toch enkele vereisten worden gegeven. De logische vereisten zijn al de regels van het mandaat: je moet student zijn, je mag geen onverenigbaar mandaat hebben. Wil je nog meer regels toevoegen? Denk dan aan: moeten de studenten een cv of een motivatiebrief indienen? Hoe zit het met die 10%? Het decreet zegt dat je 10% opkomst moet halen bij de verkiezingen opdat de studentenraad haar rechten behoudt. We beantwoorden hier enkele vragen die altijd bij die 10% naar boven komen. + Ten eerste moet er enkel een opkomst zijn van 10%. Dat betekent niet dat je minstens 10% stemmen voor een bepaalde kandidaat moet hebben voor deze verkozen is, maar wel dat minstens 10% van alle studenten hun stem hebben uitgebracht bij de verkiezingen van de studentenraad. Het gaat hier om een globaal percentage. Er is dus geen 10% nodig per kieskring of per participatiecommissie. Maar de opkomst voor de rechtstreeks verkozen studentenvertegenwoordigers in de raad van bestuur telt bijvoorbeeld niet mee. + Ten tweede kan je deze 10% norm zelf hoger leggen in je kiesreglement of je werkingsreglement. Je kan dat doen zodat je de studenten oplegt om meer campagne te voeren en zich meer bekend te maken. Bovendien verhoogt het ook je slagkracht later in onderhandelingen. Verlies je dan ook je rechten als je die hogere norm niet haalt? Volgens het decreet verlies je de rechten als je geen 10% opkomst hebt. De letterlijke interpretatie leert dus dat indien je de hogere norm niet haalt, maar wel de 10% norm, je je rechten niet verliest. De instelling zelf kan de

67

lat niet hoger leggen. Het decreet bepaalt een maximale opkomstplicht van 10%. Dat wil zeggen dat voor de studentenraadverkiezingen er geen hoger opkomstpercentage kan worden vastgelegd in het participatiereglement. + Wat als je geen 10% haalt, welke rechten verlies je dan? - Zetelen er studenten met stemrecht in de bestuursorganen (medebestuur), dan verliezen die hun stemrecht. Ze mogen wel nog deelnemen aan de vergaderingen. De studentenraad behoudt haar adviesrecht. - Zetelen er geen studenten met stemrecht in de bestuursorganen (medezeggenschap), dan verliest de studentenraad zijn bevoegdheid op beraadslaging en raadpleging en mag de studentenraad geen vertegenwoordiger sturen naar de bestuursorganen. De studentenraad behoudt haar adviesrecht. - Indien de studentenraad bevoegdheden heeft gedelegeerd aan participatiecommissies, dreigen die bij het niet halen van de 10% opkomstplicht voor de studentenraadverkiezingen ook hun bevoegdheden te verliezen. + Welke studenten tellen allemaal mee voor de berekening van de 10%? Dat is niet echt decretaal bepaald. Dat wil zeggen dat je als studentenraad wel kan proberen onderhandelen met je instelling om enkele moeilijker bereikbare groepen niet te laten meetellen. Je kan bijvoorbeeld al vragen om postgraduaten of doctoraatsstudenten niet mee te nemen in de berekening van de 10%. Of je kan vragen dat studenten met een creditcontract en zonder veel studiepunten niet zouden meetellen. Voor de berekening van de 10% opkomstplicht hoef je niet noodzakelijk dezelfde definitie te hanteren als voor wie er mag kandideren voor de verkiezingen of wie er mag meestemmen.

68

3.3. Organisatie van verkiezingen Tot zover de technische informatie. Nu moet je die verkiezingen nog georganiseerd krijgen. Hoe doe je dat? Jammer genoeg zijn er geen algemene regels die overal en altijd gelden. Heel wat zal afhankelijk zijn van jouw instelling, de vorige studentenraad, de gebruiken bij jullie… Daarom lijsten we hier een aantal mogelijkheden met voor- en nadelen op, zodat je zelf kan afwegen wat voor jou het beste is. Hierbij spreken we altijd over de verkiezingen van de algemene studentenraad, tenzij anders is aangegeven.

als je studentenraad pas tegen eind november samengesteld is, mis je misschien heel wat belangrijke vergaderingen

3.3.1.

Wanneer organiseer je de verkiezingen?

+ Op het einde van het academiejaar: je organiseert de verkiezingen in de laatste weken voor de examens of misschien zelfs vlak na de examens. Het mandaat begint te lopen vanaf het volgende academiejaar Voordelen: Je kan het volgende academiejaar meteen van start gaan met de verkiezingen, de nieuwe stuvers kunnen zich reeds voor het begin van het academiejaar al inwerken in hun materie. De eerste vergaderingen waar je mensen naartoe moet sturen, kan je zo meteen opvolgen. Je kan ook informatie verspreiden over de studentenraad bij het begin van het academiejaar + Bij het begin van het academiejaar: je organiseert je verkiezingen in de eerste weken van de start van het nieuwe academiejaar, hun mandaat begint vanaf de eerstvolgende vergadering te lopen Voordelen: Het zijn de studenten van dit jaar die hun vertegenwoordigers kiezen, terwijl in het andere systeem de studenten van het vorige jaar kiezen. Bovendien geef je zo ook de kans aan eerstejaars of studenten die van een andere instelling komen, om zich toch nog kandidaat te stellen. Ook kunnen studenten beter een inschatting maken van de werkdruk van het komende jaar (wanneer valt de stage, wanneer moet de thesis binnen), waardoor ze een meer beredeneerde keuze maken.

69

+ Je kan ook een combinatie doen: bij sommige instellingen worden de participatiecommissies gekozen in het begin van het jaar. De algemene studentenraad wordt getrapt verkozen op het einde van het academiejaar. Zo kunnen zij zich al inwerken en meteen van start gaan en krijgen eerstejaars toch een kans in de participatiecommissies.

70

3.3.2.

Zijn de verkiezingen getrapt of rechtstreeks

+ Rechtstreeks: studenten stemmen hierbij op de persoon die ook effectief op de positie zal gaan zitten waarover de verkiezingen gaan. + Voordeel: Je moet niet moet wachten tot de getrapte verkiezingen geweest zijn, voor je de hogere niveaus kan invullen. Bovendien zijn de kandidaten voor dit hogere niveau ook oprecht daarin geïnteresseerd en niet gekozen uit een reeks mensen die misschien liever op het lagere niveau waren gebleven. + Getrapt: hierbij kies je de vertegenwoordigers op een lager niveau, die dan samen onder en/of door elkaar de vertegenwoordigers voor een hoger niveau kiezen. Hiervoor is het wel vereist dat je met participatiecommissies werkt. + Voordeel: Het is in sommige instellingen (zeker in de grote of die met ver verspreide campussen) gemakkelijker te organiseren. Bovendien ligt een lager niveau ook dichter bij de studenten, waardoor ze beter weten wat er leeft en gemakkelijker gaan stemmen. Bovendien heb je ook meer zicht op de kwaliteit, omdat deze stuvers al hun kwaliteiten op het lagere niveau hebben bewezen. Tenslotte is er een duidelijkere verantwoordingsrelatie: wie zich als verkozenen niet houdt aan de standpunten of afspraken, kan gemakkelijker worden afgezet en vervangen. + Opmerking: Bij getrapte verkiezingen ga je ervan uit dat de studenten gekozen worden door het lagere niveau. Je kan nog wel zelf bepalen of deze ook onder deze studenten moeten verkozen worden. Je kan zo een kans geven aan iemand die nog niet in het lagere niveau zat, toch verkozen te worden in het hogere niveau. Je kan uiteraard steeds voor een gemengd model gaan. Zo kan je bijvoorbeeld de studentenraad rechtstreeks verkiezen en de studentenvertegenwoordigers in de raad van bestuur getrapt (vanuit de studentenraad), of omgekeerd. Of je kan de participatiecommissies rechtstreeks verkiezen en de studentenraad getrapt (vanuit de participatiecommissies). Of je kan helemaal getrapt werken met als basis de verkozen klasvertegenwoordigers. Belangrijk om weten is dat het in elk geval de studentenraad is die beslist of er rechtstreeks of getrapt wordt verkozen en op welke manier voor welk niveau.

71

3.3.3.

Volledige of gedeeltelijke hersamenstelling?

Volledige: De verkiezingen vernieuwen in één klap de volledige studentenraad en/of alle externe mandaten van je instelling. Alle zitjes worden dus terug leeggemaakt en ingevuld. + Voordeel: Je krijgt regelmatig vers bloed binnen en het is gemakkelijker om een teamgeest te creëren met een nieuwe ploeg. Mogelijk kan een mandaat wel hernieuwbaar zijn, maar moet iemand zijn kandidatuur wel opnieuw stellen en opnieuw verkozen worden. + Nadelen: Door minder continuïteit gaat kennis verloren en sommige partijen kunnen erop rekenen dat de studentenraad toch een bepaalde periode minder ervaren is. Gedeeltelijke: In dat geval vernieuw je je studentenraad of de in te vullen mandaten slechts gedeeltelijk, bijvoorbeeld voor de helft. + Voordelen: bepaalde mandaten voor de instelling (student-bestuurders) lopen soms over meer dan één jaar en je behoudt voor een stuk de continuïteit over de jaren. + Nadeel: Sommige geïnteresseerde studenten kunnen zich geen kandidaat stellen (tweejarige mandaten bij opleidingen van drie jaar) Zorg hierbij dan dat je je na één jaar nog wel opnieuw je mandaat kan teruggeven of dat je vervangen kan worden.

3.3.4.

Werk je met kieskringen?

Bij kieskringen splits je de groep van studenten die kan stemmen op in een aantal onderverdelingen volgens een bepaald criterium: bijvoorbeeld per campus, richting, departement of faculteit… De kleinere groepjes stemmen dan op hun deel van de verkiesbare vertegenwoordigers. Kieskringen betekenen niet noodzakelijk dat je werkt met participatiecommissies. + Voordeel: Je kan je zo verzekeren van een vertegenwoordiging van al deze groepen die je zeker in je studentenraad wil en vermijd je dat je studentenraad wordt gedomineerd door één richting. Bovendien kom je soms gemakkelijker aan je 10% norm. Het nadeel kan zijn dat het heel wat meer organisatie vereist. Het stimuleert ook meer mensen om zich kandidaat te stellen als ze ‘hun’ richting moeten vertegenwoordigen. + Opmerking: Wat doe je als er niemand kandidaat is uit een opleiding of kieskring? Bovendien moet je relevante kieskringen maken: opsplitsen per jaar, per geslacht, … lijkt niet zinnig.

72

3.3.5.

Hoeveel dagen laat je de verkiezingen lopen?

In elk geval moeten de verkiezingen over verschillende dagen lopen, volgens het decreet. Maar wat zijn ‘meerdere dagen’? Hierbij moet je weten waarom deze meerdere dagen zijn ingevoerd: zodat zoveel mogelijk studenten kunnen stemmen. Je moet hierbij dan ook vooral met hen rekening houden. Heb je bijvoorbeeld veel deeltijdse studenten en komen die enkel op bepaalde dagen? Wat met studenten die op stage zijn, komen die zeker één dag in de week naar de campus? Zorg dat je het recht om te stemmen niet inperkt, maar net vergroot door de keuze van het aantal dagen. Meestal lopen de verkiezingen van drie dagen tot een week.

3.3.6.

Hoe kunnen studenten stemmen?

Hiervoor zijn verschillende systemen bedacht. Studenten kunnen bijvoorbeeld met pen en papier stemmen in een lokaal dat daarvoor voorzien en bemand is, en waar ze ook extra informatie kunnen krijgen. Je kan de studenten ook elektronisch laten stemmen, via het elektronisch leerplatform waar ze een unieke login moeten krijgen. Ook hierbij kan je veel informatie verspreiden. + Elektronisch: er stemmen meestal meer studenten als het elektronisch is, maar dan vooral de eerste dagen. Dit kan stijgen als je nog eens een herinnering stuurt via mail. Bovendien kunnen hierbij ook afwezige studenten stemmen: wie op Erasmus zit, ziek is, die week stage heeft... Zoek een systeem waarbij mensen maar één keer kunnen stemmen. Als je dit koppelt aan een login, zorg dan dat er toch enige anonimiteit verzekerd blijft. + Met pen en papier: Als je op papier moet stemmen, stemmen er algemeen minder studenten, maar het is wel meer verspreid over alle dagen. Je kan hierbij de stemmen verhogen door bv. één van de dagen een debat te organiseren, of nog eens als studentenraad in de lessen te gaan spreken (eventueel met de kandidaten erbij) en daar de stembriefjes te verdelen die ze na afloop van de les kunnen indienen. Hierbij heb je ook een goed persoonlijk contact. + Waar vinden de verkiezingen plaats: dit kan een wat minder relevante beslissing lijken, maar ook hierbij moet je ervoor zorgen dat je de verkiezingen zo organiseert dat zoveel mogelijk studenten de kans hebben om te komen stemmen. Als je met kieskringen werkt per campus, kan je per campus een stembus zetten, plus één in de hoofdzetel. Wat hier soms vergeten wordt, is

73

dat sommige groepen van studenten nooit les hebben op een campus van de eigen opleiding. Eerstejaars in grote opleidingen aan universiteiten zijn soms maar één keer in hun eigen campus geweest, maar zitten meestal in de grote aula’s van de instelling. Ook zij moeten kunnen stemmen. Zorg dus dat je hen bereikt. Bij elektronische verkiezingen is dit probleem opgelost. + Opmerking: er zijn natuurlijk nog andere manieren om iemand te verkiezen, denk maar aan handgeklap, handopsteking, boegeroep en dergelijke. Deze zijn echter moeilijk te verzoenen met het vereiste geheime karakter van het uitbrengen van je eigen individuele stem. Ze zijn ondemocratische en niet wettig.

het stemmen moet altijd geheim gebeuren

3.3.7.

Lijsten of individuele kandidaturen

+ Lijsten met kandidaten: een groep stelt zich verkiesbaar tegenover een andere groep en het is de bedoeling voor een ‘lijst’ te kiezen. Hierbij moet je zorgen dat de verkiezingen bekend zijn, zodat studenten gaan stemmen, maar ook dat ze op jouw stemmen. Hiervoor zal je meer een inhoudelijke voorbereiding nodig hebben, zodat je de studenten kan meedelen waarvoor je gaat zorgen als je verkozen geraakt (tegenover de andere ploeg of ploegen). In groep kan het ook gemakkelijker zijn om campagne te voeren (budgettair maar ook qua aanwezigheid). Als je werkt met lijsten dan kan je nog steeds kiezen of je werkt met naam- of lijststemmen of dat je al functies toekent binnen een lijst (bijvoorbeeld de eerste wordt voorzitter, de tweede ondervoorzitter, die gaat dat mandaat uitvoeren….). + Individuele kandidaturen: iedereen kan zich kandidaat stellen en als je aan de criteria voldoet, ben je verkozen. Hierbij moet je je vooral toespitsen op bekendmaking van de verkiezingen en studenten naar de stembus krijgen. Maar het is eveneens niet slecht om te zorgen dat je weet wat je volgend jaar wil realiseren voor de studenten. Niet enkel ben je dan voorbereid op die vraag, maar je bent ook beter voorbereid op je mandaat.

74

3.3.8.

Bekendmaking van de stembusgang

Het bekendmaken van de verkiezingen is enorm afhankelijk van je instelling, daarom geven we slechts enkele voorbeelden: + Mailings en elektronisch leerplatform: Zo kan je elke stemgerechtigde student individueel bereiken met een stembrief en eventueel een lijstje met de kandidaten en de manier waarop je je stem kan uitbrengen (eventueel met doorklikmogelijkheid naar de plaats waar je elektronisch mag stemmen). Probeer dit zeker te onderhandelen met je instelling. Stemmen is een democratisch studentenrecht, elke instelling moet een verkozen studentenraad hebben en dus rest er instellingen weinig argumenten om dit te weigeren. + Een verkiezingswebsite: waar alle informatie over de kandidaten (programma, profiel, verkiezingsfilmpjes, eigen website…), de studentenraad en de manier waarop je kan kiezen, vermeldt staat. Handig als je hier ook meteen elektronisch kan stemmen. Je kan dit verbinden aan de valven van de studenten waar ze hun academische informatie vinden. Deze kan ook per lijst gemaakt worden, met meer inhoudelijke informatie. + Flyers en affiches: die de verkiezingen aankondigen en oproepen op te komen stemmen. Deze zijn handig omdat ze relatief weinig tijd vragen om te maken, en misschien kan je ze ook afdrukken op de instelling. Denk goed na waar je ze gaat verspreiden, studenten kunnen best meteen in de buurt gaan stemmen. Bovendien kan je ook nog een beetje persoonlijk contact onderhouden. + Een debat met de kandidaten: vooral bij lijsten is het interessant om een debat te organiseren. Je organiseert dit wel best zodat veel studenten kunnen komen. Zorg ook voor een neutrale moderator. Het is handig omdat de programma’s van de kandidaten zullen toegelicht worden. Hou er wel rekening mee dat je misschien achteraf toch nog met elkaar moet samenwerken, als vrijwilligers ofzo. Je hoeft elkaar dus niet af te maken. Zorg ook dat studenten na het debat weten waar ze kunnen stemmen. + Een ontbijt, een gratis vat, een tombola… organiseren: je kan ook studenten laten komen stemmen door iets te organiseren waar ze zeker op af komen, of door iets weg te geven dat ze interessant vinden. Het kan lijken dat je zo stemmen ‘koopt’, maar daarvoor moet je zorgen dat ze nog steeds een tegenstem of een onthouding kunnen stemmen en dat ze dit anoniem kunnen doen. Ook deze organisatie kost wat tijd en moeite om te organiseren en de vraag zal zijn of de vorige

75

studentenraad dat wel wil doen voor de komende. Overleg hierbij dan zeker goed met je instelling voor de ondersteuning. Denk ook zeker na aan hoe en waar de studenten stemmen: waarschijnlijk liever nuchter dan zat en waarschijnlijk heb je achteraf ook graag alle briefjes in veilige staat terug. + Aula’s afgaan is uiteraard ook nog steeds een zeer goede manier om een groep studenten tesamen te bereiken. De studentenraad of de participatiecommissie kan vijf minuutjes voor de les begint grote lesgroepen toespreken om hun te wijzen op hun stemrecht en waar ze dat kunnen uitoefenen. Dat kan natuurlijk ook op een ludieke manier. Verschillende instellingen hebben op hun website ook de verdeling van de klaslokalen staan, zodat je kan zien wanneer er waar grote groepen les hebben. Andere instellingen brengen zelden grote groepen studenten samen. Dan zoek je best naar een alternatief zoals bijvoorbeeld aandacht trekken in de cafetaria of op een andere plaats waar veel studenten even tijd hebben om naar jou te luisteren.

3.3.9.

Het zoeken van kandidaten

Natuurlijk moet niet enkel de stembusgang bekend gemaakt worden maar ook het feit dat alle studenten zich kandidaat kunnen stellen. Het is niet zo democratisch dat een departementshoofd hier en daar wat uitverkoren studenten vraagt om studentenvertegenwoordiger te worden, ook al bedoelt die het misschien erg goed. Opdat iedereen zijn participatierechten kan opnemen en zich verkiesbaar kan stellen, moet bepaalde informatie breed en duidelijk bekend gemaakt worden: de mandaten, wat ze precies inhouden, het tijdstip, de manier waarop en bij wie kandidaten zich mogen aandienen. Dat geldt des te meer wanneer er niet wordt gewerkt met lijsten maar met individuele kandidaturen en wanneer er wordt gewerkt met rechtstreekse verkiezingen en niet met getrapte. Uiteraard kan de uittredende studentenraad of de uittredende studentenvertegenwoordigers zelf ook best gericht gaan aanspreken om zich kandidaat te stellen. Zij kunnen namelijk als geen ander informatie geven over het mandaat. Studentenvertegenwoordigers die zich een jaar of langer hard hebben ingespannen hebben er veel baat bij dat hun werk wordt verder gezet.

76

3.4. De rol van de instelling Het decreet bepaalt dat de verkiezingen worden georganiseerd door de instelling in overleg met de studentenraad. Bepaalde zaken kunnen echter autonoom worden beslist door de studentenraad zelf. Het gaat dan over de keuze voor rechtstreekse of getrapte verkiezingen, om de keuze om te werken met kieskringen en de precieze omschrijving van deze kieskringen, om de keuze voor een volledige of gedeeltelijk hersamenstelling, om de keuze voor lijsten of individuele kandidaatstelling, om verkiezingen aan het begin of op het einde van het academiejaar. Maar als het aankomt op de organisatie van de verkiezingen dan is de studentenraad wel afhankelijk van de medewerking van het instellingsbestuur. Voor de precieze dagen waarop er kan worden gestemd, de mogelijkheden tot het bekendmaken van de vrije mandaten en stembusgang, de lijsten met kiesgerechtigden, de mogelijkheid van elektronisch stemmen… moet de studentenraad het bestuur kunnen overtuigen. Eventueel kan je overgaan tot de inrichting van een onafhankelijke kiescommissie die toeziet op het democratisch verloop van de verkiezingen. Zorg in elk geval dat deze wordt bevolkt door mensen die studentenvertegenwoordiging genegen zijn (oud-studentenvertegenwoordigers, de participatiecoach…) Denk daarom op voorhand na hoe jullie de ideale verkiezingen zien en ga dan pas onderhandelen met de instellingen. Begin er in elk geval tijdig aan zodat jullie de opkomst van 10% niet nodeloos in het gevaar brengen….

als het aankomt op de organisatie van de verkiezingen is de studentenraad afhankelijk van de medewerking van het bestuur

het is niet zo democratisch als een departementshoofd wat uitverkoren studenten vraagt om zich kandidaat te stellen

77

2

4. administratief en financieel beleid Hoofdstuk 2, deel 4

Naast heel wat inhoudelijk en vertegenwoordigend werk, alsook het draaiende houden van je studentenraad door middel van vergaderingen, zal je ook enkele administratieve zaken moeten opvolgen of verdelen. Deze bespreken we hier. Bij al deze zaken is het van belang te weten dat de instelling verplicht is de studentenraad administratief, financieel en organisatorisch te ondersteunen. Hiervoor dient de studentenraad een werkplan in. Deze omschrijving is een beetje vaag en elke instelling vult dat wat anders in. VVS leest in deze regel alvast dat je: + Iemand vanuit de instelling hebt die de administratie opvolgt + Je over een eigen budget kan beschikken + Je ook een lokaal, een computer, een kast, een telefoon, een printer,… en andere nodige faciliteiten krijgt.

78

4.1. Administratie Bij een studentenraad is het alvast van belang dat iemand de meer administratieve taken op zich neemt. ‘Administratie’ klinkt meestal saai en als veel werk, maar dat hoeft het helemaal niet te zijn. Bovendien is het één van de taken die de rest van de werking van de studentenraad vergemakkelijkt, als iemand ze doet. De meeste administratieve taken hebben te maken met de vergaderingen en de vertegenwoordigers. Het beste is dat deze informatie op één centrale plaats wordt bijgehouden en daar ook altijd te raadplegen is. Zo is het goed dat iemand de volgende zaken bijhoudt: + De verslagen van de vorige vergaderingen van de studentenraad, de verslagen van de andere vergaderingen die je opvolgt (raad van bestuur, sociale raad of voorzieningen, academische raad)… + De verschillende agendapunten die op de volgende vergadering moeten besproken worden. Als er agendapunten van de vorige keer niet besproken waren geweest, neem je deze bijvoorbeeld mee, maar ook klachten, opmerkingen of suggesties die je tussen twee vergaderingen hoort, zijn nuttig. Geef deze zeker ook door naar de voorzitter. + De contactgegevens van alle mensen in de verschillende raden. Niet enkel in je eigen studentenraad, maar ook in de participatiecommissies, de studentenvoorzieningen… zo kan je gemakkelijker studenten bereiken. + De post die je ontvangt en die je uitstuurt. + De kas met het geld, de bonnetjes van aankopen die je deed of terugbetalingen van stuvers… Wie moet dit nu doen? Het logische antwoord als je deze taken bekijkt, is de secretaris van de studentenraad. Maar misschien is er iemand anders die hier ook interesse voor heeft? Het handigste is dat er iemand vanuit de instelling is die dit opvolgt: een studentencoach, studentendecaan of studentenmedewerker. VVS pleit er dan ook voor dat er voor elke studentenraad minstens één halftijdse inhoudelijk en administratieve ondersteunende kracht komt in de instelling. Als je zo’n studentencoach hebt, bespreek met deze persoon dan goed welke taken hij of zij precies uitvoert voor de studentenraad en welke jullie zelf nog moeten doen.

79

4.2. Financiële ondersteuning De instelling is ook verplicht om de studentenraad van financiële ondersteuning te voorzien. Ook hierover bestaan heel wat verschillende invullingen per instelling. Sommige studentenraden krijgen een eigen budget dat ze volledig zelf mogen beheren. Bij anderen mag je de kosten indienen die je maakt voor je studentenraad. VVS raadt je aan om toch in zekere mate een eigen budget te hebben waarover je zelf beslist. Voor de broodjes of nieuwe shirts voor de stuvers maakt dat niet zoveel uit. Maar wat als je posters wil laten drukken of flyers die ingaan tegen het bestuur? Gaan ze daar dan nog geld voor vrijmaken?

4.2.1.

Hoeveel geld vraag je?

Als je over een eigen budget wil beschikken, zal de eerste vraag ongetwijfeld zijn: hoeveel geld wil je hebben? Dat hangt natuurlijk af van verschillende factoren: hoeveel geld je nodig hebt, hoe groot je instelling is, of je de gewoonte hebt om zaken te organiseren die veel kosten…? Je kan hierbij op twee manieren te werk gaan + Je kan een plan opmaken met alle dingen die je wil doen en hieraan een prijs koppelen. De som van deze bedragen bepaalt dan wat je nodig hebt. Het voordeel hiervan is dat het de instelling kan overtuigen: je koppelt het bedrag meteen aan een aantal doelstellingen die je wil bereiken. Er zijn echter ook enkele grote nadelen aan verbonden. Je zal elk jaar geld krijgen op basis van wat je dat jaar wil doen, waardoor dit erg kan schommelen. Bovendien kunnen er altijd onverwachte kosten opduiken, waar je geen geld hebt voor voorzien. Tot slot krijgt de instelling zo meteen een zicht op wat je allemaal wil doen. + Je kan ook uitgaan van het systeem in de Franse gemeenschap. In hun ‘participatiedecreet’ is gesteld dat de toegekende middelen moeten berekend worden op basis van het aantal studenten die ingeschreven zijn aan de instelling in het jaar van de verkiezingen. Voor elke student wordt dan 2.5 euro gerekend, waarbij het geheel niet lager mag liggen dan 5.000 euro. Voor VVS zijn ‘studenten’ te begrijpen als iedereen die ingeschreven is in de instelling (ook credit- en examencontracten, voltijdse en deeltijdse…). De studentenraad vertegenwoordigt namelijk al deze studenten. Hierbij is het handig om te weten dat dit systeem niet enkel in de Franstalige universiteiten geld, maar ook in heel wat Vlaamse instellingen is dit al het geval!

80

Het meest overtuigende is dat je een combinatie van de twee doet. Je kan je instellingsbestuur overtuigen met het argument van de Franse gemeenschap, maar dan gaat ze nog steedseen soort van begroting willen zien.

4.2.2.

Het werkplan en de begroting

Of je nu veel geld krijgt of niet, je instelling moet overtuigen of niet, een combinatie neemt van de voorgaande zaken of niet… volgens het participatiedecreet moet je een ‘werkplan’ indienen. Hierbij bespreken we ook meteen de begroting. Een werkplan is een overzicht van wat je het hele jaar wil doen met je studentenraad. Het beste is dat je daarvoor met de hele studentenraad eens samenzit en hierover nadenkt. Denk na over de volgende zaken: + Waar staan we nu: het is belangrijk dat je eerst weet waar je nu staat voor je wil weten waar je naartoe wil gaan. Probeer te analyseren waar je met de studentenraad nu staat op heel wat vlakken (naambekendheid, invloed in het bestuur, verloop van de vergaderingen, vertegenwoordiging in de associatie of VVS, … ). Dit zal je vertrekpunt vormen van dit jaar. + Waar wil je geraken: vervolgens leg je je doelen vast. Waar zou je graag op het einde van het jaar willen staan, wat wil je bereikt hebben gedurende dit jaar. Wil je meer naambekendheid, een eigen website, een eigen budget, meer studenten die zich verkiesbaar stellen, meer informatie van de instelling, meer invloed op het instellingsbestuur… In deze stap formuleer je de doelen nog redelijk algemeen. + Hoe gaan we daar geraken: tot slot bouw je je eigenlijke werkplan op. Hoe wil je van je startpunt in het begin van het jaar tot je doel aan het einde van het jaar geraken? Hiervoor stel je best een aantal stappen op.

81

We werken hier enkele voorbeeldjes uit. Voorbeeld 1: je wil meer naambekendheid. 1. Je startpunt: je hebt wel al enige naambekendheid als studentenraad, maar nog niet veel. De meesten die je kennen zijn die uit de participatiecommissies of vrienden van leden uit de studentenraad. De meeste studenten weten wel dat er participatiecommissies zijn, maar niet dat daarboven nog een studentenraad zit. 2. Je doelstelling: je wil meer naambekendheid verwerven bij alle studenten in je instelling. Zo hoop je ook gemakkelijk informatie van hen te krijgen en te zorgen dat zij weten dat ze bij jullie terecht kunnen. 3. Je werkplan: hierbij ga je uitwerken hoe je die naambekendheid gaat verwerven. Bijvoorbeeld: a. Luister eens bij die participatiecommissies. Hoe zorgen zij voor meer naambekendheid? Heeft dat met hun lokale karakter te maken of niet? b. Hoe denk je dat studenten je kunnen leren kennen? Met flyers, posters, een brievenbus, een spandoek, een lokaal waar ze terecht kunnen? Een nieuwsbrief, een website? Een debat, een inspraakdag, een fuif, een ontmoetingsmoment… c. Plan deze zaken ook met een tijdsdimensie in het jaar: wanneer wil je die doen? Wie gaat dat doen en wat heb je hiervoor nodig? Zijn er zaken die logisch op elkaar moeten volgen?

Voorbeeld 2: je wil dat het bestuur meer naar je luistert. 1. Je startpunt: je hebt nu medezeggenschap, je volgt elke vergadering op en regelmatig laat je als studentenraad iets weten. Je krijgt wel altijd een berichtje terug dat ze je advies goed ontvangen hebben, maar er wordt eigenlijk nooit iets mee gedaan. 2. Je doelstelling: je wil als studentenraad meer serieus genomen worden door het instellingsbestuur, zodat ze ook meer van jullie ideeën opnemen. 3. Je werkplan. Bijvoorbeeld: a. Van zodra de nieuwe studentenraad verkozen is, nodig je de algemeen directeur of de rector uit bij jullie of jullie bij hem zodat jullie elkaar leren kennen. Je presenteert je hierbij als een capabele partner met veel kennis van zaken die

82

graag mee wil discussiëren op hun niveau. Verder kaart je met hem/haar ook al eens het probleem aan. b. Bij je adviezen die je stuurt, zet je ook altijd enkele medewerkers of docenten in cc waarvan je weet dat ze jou goed gezind zijn en die graag willen helpen om jullie meer te laten gelden op het niveau. c. De studentenvertegenwoordiger die naar de raad van bestuur gaat, blijft zeker napraten en netwerken bij een aantal van de vertegenwoordigers hier zodat er een persoonlijkere band kan gecreëerd worden. Daarnaast maakt deze ook altijd een verslag van de vergadering. d. Als dit niet helpt, probeer je via andere kanalen meer druk te zetten (gradueel in stijgende mate): + Een persbericht, een officiële brief vanuit de studentenraad naar het bestuur, het inschakelen van VVS… + Een ludieke actie: een zitactie van de studentenraad in het vergaderlokaal van de raad van bestuur, ‘radiostilte’: zoveel mogelijk studenten vragen om nooit meer te antwoorden op een vraag van de instelling, het gooien van papieren vliegtuigjes door het raam van de rector/directeur… + Een hardere actie In het uitgeschreven werkplan hoef je dat niet zo gedetailleerd op te nemen, maar het kan helpen voor de taakverdeling en de jaarplanning dat je daar wel intern over nadenkt. Idealiter neem je in je werkplan je doelstellingen en een voorlopig stappenplan op.

koppel je begroting aan je werkplan: stem je kosten af op je doelstellingen

De begroting is een document waarin je je inkomsten en uitgaven voor de toekomst voorspelt. Je maakt hiermee eigenlijk een overzicht van al het geld dat je krijgt (inkomsten) en alle uitgaven die je wil doen.

83

Het opstellen van je begroting doe je best na of gelijktijdig met het opstellen van je werkplan. Zo stem je de kosten af op de doelstellingen die je wil bereiken. Als je bijvoorbeeld meer naambekendheid wil door flyers, zal je die moeten laten drukken. Wil je een betoging organiseren, dan moet je spandoeken, megafoons, vlaggen… hebben. Zo analyseer je je werkplan op alle zaken die je wil doen en verbindt je hier een kost aan. Hou hierbij ook altijd rekening met een aantal vaste kosten. Een vergaderlokaal, broodjes, terugbetalen van vervoersonkosten, … zijn allemaal zaken waar je waarschijnlijk niet toe ‘beslist’, maar die wel betaald moeten worden (tenzij je ze van de instelling krijgt). Hoe weet je nu wat alles kost? Voor veel zaken kan je op het internet wel voorbeeldjes vinden, of een schatting maken. Zoek hier bijvoorbeeld wat een fuifzaal voor een avond kost en gebruik dit als richtgetal, of maak een gemiddelde. Anders kan je ook horen bij een bevriende studentenverenging, -raad, -club … wat zij meestal uitgeven aan deze zaken. Tot slot wil ook VVS wel helpen hierbij.

4.2.3.

Autonoom beheer van geld of niet?

Dit is een erg belangrijke vraag, die eigenlijk naar het volgende peilt: heb je zelf de beslissing over wat je mag doen met het geld of niet? Volgens VVS is het het beste dat je zelf kan beslissen over je geld en wat je ermee doet. Dan zal je waarschijnlijk nog steeds een begroting opmaken en dat moeten verklaren aan de instelling met een werkplan, maar dan heb je wel de autonomie. Stel dat je meer druk wil zetten bij de instelling en daarvoor ook iets wil organiseren, zullen zij dan nog zo bereid zijn om te betalen?

Zelf geld beheren Als je zelf je eigen beheer doet, zal je ook hiervan een soort boekhouding moeten hebben. Spreek af wie dat binnen de studentenraad opvolgt. In elk geval zal een enkelvoudige boekhouding volstaan. Hierbij hou je gewoon alle inkomsten en uitgaven voorzien van de nodige bewijzen (kasticket, treinticket, betalingsbewijs) bij. In een enkelvoudige boekhouding hoef je dan enkel je totale uitgaven op te tellen, je totale inkomsten op te tellen en deze tegenover elkaar te zetten. Je kan er ook voor kiezen om je uitgaven te verdelen naar de verschillende posten die je in je begroting had gemaakt (bijvoorbeeld kopies, drukkosten, achterbanwerking, de fuif, het ontbijt…). Zo zie je beter welke kosten je al hebt gedaan, welke nog moeten komen en eventueel ook welke extra kosten je nog kan doen omdat iets goedkoper uitviel dan verwacht.

84

Als je zelf geld beheert, zal er ook misschien een bankrekening aan te pas komen, waar iemand volmachthouder op moet zijn. Maak een aparte rekening aan voor je studentenraad, dit mag niet de rekening van een studentenvertegenwoordiger zelf zijn! Tot slot zal je ook in je studentenraad goede afspraken moeten maken van welke kosten er kunnen binnengebracht worden en welke niet. Mag men zelf broodjes bestellen voor een vergadering? Wordt een drankje na de vergadering terugbetaald? Worden vervoersonkosten terugbetaald?

Autonomie bepleiten bij de instelling Heb je nog geen autonomie op het gebied van financiën, maar zou je dat wel graag hebben. Dan kan je dat gaan bepleiten bij de instelling. Hou rekening met de volgende zaken: + Zorg dat je weet bij wie je moet zijn. Waarschijnlijk moet de algemeen directeur/ rector en een financieel directeur een goedkeuring geven. Pols al eens bij hen of zij ervoor gewonnen zijn + Maak een goed werkplan en een sluitende begroting op waarin je duidelijk maakt waarvoor je geld vraagt en dat het echt nodig is dat je dit geld nodig hebt. + Zorg dat je argumenten hebt waarom je het geld zelf wil beheren. Want je instelling kan ook opperen dat je elk bonnetje en ticket kan binnen doen. Hier moet je dus zeker jezelf voor wapenen! + De instelling zal meteen de vraag stellen naar verantwoording. Denk hierover na: hoe ga je verantwoorden waar je het geld voor gebruikt hebt. Zo zal je bijvoorbeeld alle bonnetjes moeten bijhouden van je onkosten, een afrekening maken op het einde van het jaar of een jaarverslag moeten schrijven. Zorg dat je zelf hier al een idee over hebt wat haalbaar is. Hou er rekening mee dat dit misschien door je opvolgers gedaan moet worden. + Vraag een duidelijke timing aan je instelling wanneer ze iets kunnen laten weten over het geld. Vaak zullen zij dit afhankelijk willen maken van hun eigen financieel jaar. In geen geval laat je de beslissing afhangen van ‘wat er op het einde overschiet’. Hierin moet je duidelijk maken dat dat geen structurele manier van financieren is en dat jullie zo niet goed kunnen werken.

85

Je geld niet zelf beheren Is het echt niet mogelijk dat jullie autonoom een budget beheren, of heb je niet de mogelijkheid dat je studentenraad dit zelf doet, dan nog heb je recht op financiële ondersteuning. Dit zal voornamelijk betekenen dat je bepaalde onkosten voor je mandaat kan terugbetaald krijgen, als je de bewijzen binnenlevert. Hierbij moet je nog twee zaken zeker goed weten: + Bij wie moet je hiervoor zijn? Wie regelt deze terugbetalingen, wie moet de documenten ontvangen? + Wat zijn de afspraken hieromtrent: wat kan je terugbetaald krijgen, welke formulieren moet je invullen, wanneer moet je deze hebben. Zorg dat deze informatie gekend is door iedereen in de studentenraad! Je werkt al hard genoeg als vrijwilliger, daar wil niet geld voor laten schieten.

4.3. Andere ondersteuning Tot slot kan je ook aan je instelling nog wat andere ondersteuning vragen, bijvoorbeeld een eigen lokaal met computer, printer, internetverbinding, telefoon, eigen e-mailadres, eigen webstek, een eigen brievenbus, de mogelijkheid om naar alle studenten een bulkmail te sturen…

86

2

5. Interne communicatie Hoofdstuk 2, deel 5

Interne communicatie is alle communicatie tussen de medewerkers van een organisatie, of ruimer gezien, een instrument om samen bepaalde doelen te bereiken. Interne communicatie is van groot belang voor een studentenraad. Het bepaalt de wijze waarop de leden van de studentenraad met elkaar omgaan. Juiste communicatie is goed voor meer flexibiliteit, meer efficiëntie en een hogere productiviteit. Maar ook de sfeer, de sociale contacten en de persoonlijke behoeftes van de leden worden pas ten goede gedaan als ook daarover juist wordt gecommuniceerd Veel van wat je zal lezen in dit hoofdstuk zal je logisch en bekend in de oren klinken. Toch blijkt het in de praktijk niet altijd even gemakkelijk om het ook daadwerkelijk toe te passen. Het is zeker iets dat veel oefening vergt, voor iedereen.. Veel mankementen binnen een werking kunnen worden opgelost door inzicht in het eigen boodschappenverkeer. Interne communicatie is dus belangrijk om een organisatie als een studentenraad goed te doen functioneren.

5.1. Communicatieve vaardigheden Communicatieve vaardigheden zijn middelen die je gebruikt om je communicatie vlot te doen verlopen. Het zijn manieren waarmee je direct of indirect je gesprekspartner beïnvloedt. Dit kan nuttig zijn in alle mogelijke relaties die een persoon aangaat. In een studentenraad is dat vooral handig voor de interne communicatie maar in de volgende hoofdstukken zijn er ook voorbeelden waarbij dat over externe partners gaat. Zo spenderen we hier aandacht aan assertiviteit, feedback geven en onderhandelen.

87

5.1.1.

Assertiviteit

Assertiviteit is opkomen voor je eigen (of je groeps-) belangen zonder een ander daarmee aan te vallen. Anders gezien betekent het onafhankelijk zijn, verantwoordelijk zijn voor wat je doet en wie je bent. Assertief zijn is van belang voor een studentenraad om de doelen en standpunten van de raad te verdedigen, zonder daarbij tegen de schenen te schoppen van de andere partijen. Het is ook gebleken dat je zo meer overtuigend overkomt en sneller je doel bereikt. Het is alleen niet gemakkelijk om assertief te zijn. Hiervoor is vooral een balans vinden heel belangrijk.

Subassertief

Assertief

Agressief

Onduidelijk Zonder agenda Onzeker Beïnvloedbaar Reagerend, passief Afhankelijk Past zich aan

Duidelijk Zonder verborgen agenda Zelfverzekerd (Emotioneel) stabiel Initiatief nemend, proactief Onafhankelijk, coöperatief Flexibel

Opdringerig Een eigen verborgen agenda Arrogant Wispelturig, destabiliserend Wispelturig, destabiliserend Autoritair Solistisch

Bij assertiviteit zijn duidelijkheid en een open communicatie belangrijk. Als mensen weten wat je denkt, begrijpen ze je beter, weten ze waarom je dat gedrag stelt of zullen je ze sneller helpen. Op die manier vermijd je misverstanden. Om assertief te zijn, moet je werken aan drie persoonlijke eigenschappen, je kan deze testen aan de hand van kritiek geven en krijgen.

88

1. Zelfverzekerdheid Om assertief te zijn moet je in redelijke mate vertrouwen hebben in jezelf, zonder arrogant te zijn. + Testje: word je gemakkelijk arrogant als je kritiek geeft? Voel je je onzeker wanneer je kritiek krijgt en begin je daardoor te lachen? 2. Sociale intelligentie Assertiviteit vraagt een goede inschatting van hoe assertief je kan zijn in verschillende situaties. + Testje: Ben je slim genoeg om de formulering van je kritiek aan te passen aan degene aan wie je kritiek geeft? Weet je hoe je moet reageren op een compliment? 3. Emotionele stabiliteit Je mag je door een assertieve houding niet te snel uit het veld laten slaan door persoonlijk tegenslagen. + Testje: Ben je dagen niet aanspreekbaar door een gemene opmerking die je diep getroffen heeft? Breekt het zweet je uit als je in een groep kritiek moet geven op een ander?

5.1.2.

Kritiek geven

Niemand krijgt graag kritiek, vaak omdat kritiek wordt gezien als iets negatiefs. Toch kan kritiek ook positief zijn. Hoe het ook opgevat wordt, kritiek zorgt voor een beweging bij de ontvanger. Wanneer negatieve kritiek goed wordt gegeven, helpt het de ontvanger om beter te worden, zaken anders te doen etc. Positieve kritiek helpt mensen in zichzelf te geloven en mensen kunnen meer wanneer ze zelfvertrouwen hebben. Daarom is het in een team belangrijk ook eens complimentjes te geven. Tips 1. Beperk je in eerste instantie tot wat je waargenomen hebt en interpreteer niet. + Fout: Moet ik me voorbereiden op een excuus waarom ik je werk nog niet heb gekregen? + Juist: Ik heb je werk nog niet ontvangen

89

2. Geef geen oordeel over de persoon, alleen over zijn mening of over zijn gedrag. + Fout: Je bent altijd zo negatief. + Juist: als je zegt dat het project toch niet gaat slagen, merk ik dat je er geen vertrouwen in hebt. Waarom niet? 3. Geef geen kritiek op feiten uit het verleden. + Fout: De vorige keer kon je de deadline niet halen. Nu moet ik constateren dat je ook nog te veel fouten maakt. + Juist: Het was beter dan de vorige keer want je hebt je deadline gehaald, maar je hebt wel nog een paar fouten gemaakt. 4. Beschuldig of bedreig de ander niet. + Fout: Als je nog één keer zo slecht een vergadering leidt, dan kom ik niet meer. + Juist: Ik vind dat je de vergadering niet leidt op het niveau dat ik van je mag verwachten. 5. Geef de ander de kans om te reageren en luister daarnaar. + Fout: Die actie was goed gedaan. Is die tekst voor de volgende vergadering al klaar? + Juist: Die actie was goed gedaan. Heb je daar lang aan voorbereid? 6. Stel het geven van kritiek niet uit maar kies het juiste moment. + Fout: Mijn excuses voor het feit dat mijn collega jullie hier zolang heeft laten wachten. Ik zal erop toezien dat het niet meer gebeurt. + Juist: Nu ik je toch onder vier ogen spreek: je kan die mensen niet laten wachten. 7. Formuleer je kritiek in de ik-vorm en niet in de jij-vorm. + Fout: Je bent niet echt solidair door juist even weg te gaan in de drukste week van het jaar. + Juist: Ik vind dat je het de anderen niet gemakkelijk maakt door weg te gaan in de drukste week van het jaar. 8. Begin op een positieve toon vooraleer je overgaat op de negatieve punten. + Fout: Over je teksten: ze lezen echt niet vlot. + Juist: Je tekst had een zeer goede structuur en mooi woordgebruik maar ik denk dat je wel nog kan werken aan de vlotheid van de tekst en... 9. Probeer positieve woorden te gebruiken. + Fout: Je tekst had een slechte structuur en het woordgebruik is vrij zwak. + Juist: Je kan in je tekst nog werken aan je structuur en het woordgebruik.

90

5.1.3.

Onderhandelen

Onderhandelen is een communicatieve en sociale vaardigheid. Het is een activiteit waarbij twee of meer wederzijds afhankelijke partijen, vanuit verschillende posities en met deels strijdige, deels gemeenschappelijke belangen, tot een voordelige overeenkomst proberen te komen. Je kan bij je studentenraad geregeld in aanraking komen met uiteenlopende onderhandelingssituaties, denk maar aan vergaderingen, beleidsvoorbereidende gesprekken, planningsmomenten... Onderhandelen gebeurt normaal formeel met een duidelijke agenda, voorbereid en gepland. Maar meer en meer verlopen onderhandelingen echter informeel, zonder veel voorbereiding. Onderhandelen begint dan bij een vaststelling van een onverwacht probleem dat om een gepaste oplossing vraagt. Snel onderhandelen is dan vereist. Onderhandelen is de tussenvorm van samenwerken en vechten. Door de tegenstrijdige belangen is samenwerken niet geheel mogelijk, maar dan moet men proberen een vechtsituatie te vermijden. De kenmerken van samenwerking zijn: + Open communicatie, empathie + Volledig vertrouwen en acceptatie + Geduldig luisteren + Oplossingen worden slechts aanvaard als iedereen er zich in kan vinden + De partijen maken gebruik van elkaars sterke punten. Zwakke punten zijn openlijk bespreekbaar + Macht speelt geen rol De kenmerken van vechten zijn: + De partijen zetten elkaars negatieve kanten extra in de verf + Eigen doelen eerst! + Niet luisteren, blijven doordrammen + Valse informatie geven + De tegenpartij openlijk afkeuren, persoonlijke aanvallen doen, dreigen + Geen rekening houden met regels, procedures + Er woedt een machtstrijd, men wil de tegenpartij eigenlijk niet begrijpen

91

De onderhandeling voorbereiden Bij onderhandelen ga je voor een win-win resultaat. Je probeert een oplossing te zoeken die voor iedereen voordelig is. De relatie die je met de ander hebt, blijft na de onderhandeling intact of zal sterker zijn. Het vertrouwen is niet geschaad. Belangrijk uitgangspunt bij formele onderhandelingen is het beeld dat de partijen van elkaar hebben. Vraag jezelf af: Wat zijn de wensen, sterkten, zwakten van de ander? Denk aan volgende vragen voor de voorbereiding: + Wat wil de andere partij vermoedelijk minimaal of maximaal bereiken? + Op welke punten wil de andere partij waarschijnlijk aanspraak maken? + Welke punten wil de andere partij vermoedelijk zeker realiseren, ze zijn voor hem belangrijk? + Waar zijn mogelijk punten ter overeenstemming? + Welke principes, uitgangspunten, gedachten,.. zal de tegenpartij vermoedelijk hanteren tijdens de onderhandelingen? Denk bij deze vragen natuurlijk ook eens na over hetgeen jij uit de onderhandeling wil halen en wat voor jou belangrijk is. Nadenken over je BAZO en dat van de ander is ook een essentieel element van de voorbereiding. BAZO staat voor Beste Alternatief Zonder Overeenkomst. Wanneer je deze kent, krijg je inzicht in jezelf en je gesprekspartner. Je BAZO is eigenlijk de norm waaraan je elk voorstel moet toetsen. Je gaat met een goed doordacht BAZO met meer vertrouwen naar onderhandelingen. Soms is het zinvol om tijdens de onderhandelingen je eigen BAZO kenbaar te maken aan je onderhandelingspartner. Zo begrijpt deze ook wat jouw norm is.

92

Tijdens de onderhandeling + Maak een onderscheid tussen mens en probleem (speel op de bal, niet op de man) - Bekijk het probleem ook vanuit gezichtveld van de ander. - Vaak heeft je gesprekspartner tijd nodig om zijn mening bij te stellen. Niemand geeft direct toe, dan leidt hij gezichtverlies. Geef hem tijd, zo toon je dat je zijn mening ook respecteert. - Toon je eigen emoties en laat ruimte voor de emoties van de ander. Maak ze bespreekbaar, laat zo nodig stoom af. Blijf rustig en vermijd dreigementen, ze leiden tot extra spanning. + Creëer een goede sfeer voor en tijdens de onderhandelingen. De informele gesprekken die aan de onderhandeling vooraf gaan zetten de toon. + Richt je op de belangen, niet op posities (anders kom je in een welles-nietes-gevecht) + Zoek naar oplossingen in wederzijds belang - Creativiteit en inventiviteit zijn hier op zijn plaats: brainstormen en open discussiëren - Toegeven: toegeven associëren we met gezichtverlies lijden, maar je kan best een succesvolle onderhandeling hebben ondanks veel toegevingen. Hou hierbij je BAZO in het achterhoofd. + Zoek naar objectieve criteria - Op welke wijze kan je een goede overeenkomst, die rekening houdt met de gemeenschappelijke belangen, nog verder toetsen? Je gebruikt hiervoor best objectieve criteria die onafhankelijk zijn van de wil van beide partijen.

bij onderhandelen ga je voor een win-win

Communicatievaardigheden voor tijdens de onderhandeling Luisteren + Schenk volledige aandacht aan de ander. + Maak daarbij aantekeningen indien dat nodig is + Probeer actief en inlevend te luisteren door in eigen woorden te herhalen wat de ander heeft gezegd, door samen te vatten (Herhalen en samenvatten betekent niet dat je het eens bent met de ander. Hij merkt wel dat je zijn mening probeert te begrijpen.) Vragen stelen: exploreren + Door open vragen win je informatie in + Wanneer je goede vragen stelt, krijg je zicht op elkaars belangen en gevoeligheden, op de échte beweegredenen achter de posities + ‘Don’t jump to conclusions.’ Hoe meer zicht je krijgt op elkaars beweegredenen, hoe meer kans op een bevredigend onderhandelingsresultaat + Geen paniek wanneer er stiltes ontstaan. Geduld is een nobele deugd tijdens onderhandelingen + Exploreren is een belangrijke vaardigheid in de creatieve fase van brainstormen rond mogelijke oplossingen Assertief spreken + Tijdens onderhandelingen zal je op een gegeven moment openlijk opkomen voor je eigen belangen + In een latere fase doe je voorstellen die maximaal rekening houden met de gemeenschappelijke belangen + Soms is het goed de ander te laten verwoorden wat in jouw voordeel speelt. Een goed geplaatste vraag kan dit in de hand werken. Maar pas op want manipulatie kan snel leiden tot wantrouwen. Eens dat er is, wordt onderhandelen moeilijk

94

5.2. Communicatiemiddelen binnen de studentenraad Communicatiemiddelen zijn de media, de kanalen die je gebruikt om te communiceren met de anderen. Voorbeelden van zo’n kanalen zijn e-mails, msn, face-to-face gesprekken, telefoon... Het communicatiemiddel dat je gebruikt hangt af van hoe je wil communiceren en waarom. Elke communicatiemiddel heeft zijn eigen voor- en nadelen die je moet overwegen naargelang het doel waarvoor je het wil gebruiken.

5.2.1.

E-mail

Voordelen + Snel + Voor zowel formele als informele boodschappen + Je kan veel mensen tegelijk bereiken + Je hebt tijd om over woord- en stijlgebruik na te denken (dit is niet zo bij (telefoon)gesprekken, tenzij ervoor) + Door ‘Reply’ zie je ook de mail van de andere, de aanleiding van je antwoord is ook te zien. + Door ‘Reply all’, kan iedereen direct alle reactie op een mail lezen Nadelen + Het gaat soms zo snel dat je te weinig hebt nagedacht. Zeker als je kwaad wordt van een e-mail, stuur je soms te snel een ondoordacht antwoord terug. + Je hebt geen controle over de tijdspanne waarin je een antwoord gaat terug krijgen. + In geschreven boodschappen kan je soms niet genoeg nuanceren. Woorden kunnen verkeerd overkomen zonder lichaamstaal + Soms word je overladen door mails omdat het zo snel en gemakkelijk is + Let op met typfouten!

95

Tips + Bij tijdsdruk zijn mails niet altijd aangewezen. Als je snel een antwoord wil, kan je beter bellen. Wanneer je dit toch doet, vermeld ‘dringend’. Doe dit wel niet te vaak, zo verliest het zijn effectiviteit niet. + Ook bij gevoelige onderwerpen waarbij het aanbrengen van de boodschap belangrijk is, kan je beter een gesprek hebben, al dan niet via de telefoon. + Denk goed na over de stijl die je in je mail moet hanteren. Een smiley is bijvoorbeeld niet gepast in een formele mail. + Gebruik de titelbalk goed. Ontvangers selecteren eerst op zender en titel, dan op inhoud. Dus is het belangrijk om hun aandacht te trekken. Vat de inhoud goed samen in de titel, dit kan ook belangrijk zijn om daarna een mail terug te vinden. Wanneer een e-mail voor belangrijke zaken word gebruikt (bijvoorbeeld je cv), is het misschien verstandig je eigen naam in de titel te verwerken. Ook een e-mailadres met je naam in plaats van een fantasienaam is aangewezen. + Door de knop ‘Reply’ of ‘Beantwoord’ te gebruiken, ben je zeker dat je het emailadres niet fout hebt. + Beperk de lengte van je mail tot één scherm. Worden de teksten langer, dan moet de lezer gaan scrollen. Bovendien moeten langere teksten beter gestructureerd zijn om de effectiviteit niet te verliezen. Stuur dan wat langere mails als bijlage mee. Geef deze bijlagen een duidelijke naam. Vergeet nooit hier een inleidend tekstje bij te schrijven. Anders zijn mensen sneller berucht op virussen, ook al kennen ze de ontvanger. + Je kan een mail gebruiken om jezelf aan te kondigen. Zo kan je zeggen dat je binnenkort eens zal langskomen of bellen zodat mensen niet uit de lucht vallen en je sneller ter zake kan komen. Vaak creëer je hierdoor ook al een periode van gewenning aan een idee of een standpunt dat je hebt bij de ontvanger. Zo zullen ze eerder geneigd zijn om erin mee te gaan. (Ga ervan uit dat de meeste mensen geen impulsieve beslissingen nemen.) + Als je naar studenten in het algemeen mailt: neem een signature of handtekening op in je e-mail met je contactgegevens, website, telefoonnummer… + Een generiek emailadres is handig als je met vele tegelijk wil communiceren. Je stuurt een mail die automatisch naar iedereen wordt gestuurd die in de mailinglijst staat. Je ontvangt daarbij ook je eigen mails, zodat je ook een eigen mailarchief hebt.

96

5.2.2.

Vergaderingen

Vergaderingen zijn ook vormen van interne communicatie. We wijden daar verder over uit in het hoofdstuk rond vergaderen.

5.2.3.

In gesprek

Voordelen: + Boodschappen worden aangevuld door lichaamstaal en intonatie. + Je hebt soms meer informatie dan in mailverkeer + Je kan direct inpikken op wat er gezegd wordt + Het is soms makkelijker om mensen te overtuigen van een zaak + Er is een snelle overdracht en feedback + Het vergemakkelijkt elk verder contact Nadelen: + Het vergt tijd en energie om samen te komen + Het is soms minder overzichtelijk of to the point dan per mail + Je moet je uiterlijk aanpassen aan gesprekspartner/context + Het gesprek vraagt soms ook voorbereiding + Er is meer nood aan communicatieve vaardigheden + Er is meer kans op manipulatie door de gesprekspartner Tips: + Heb altijd respect voor je gesprekspartner. Probeer het altijd ook vanuit zijn standpunt te bekijken, luister naar hem en onderbreek hem niet. Door respect te tonen, krijg je vaak ook respect terug en ben je overtuigender. Als iemand op je roept of je niet laat uitspreken, neem je ook niet gemakkelijk zijn standpunt in. Hetzelfde geldt omgekeerd. + Wees assertief. Toon altijd respect maar wees kordaat en consequent in de verdediging van je standpunt. + Let op je lichaamstaal. Het kan gebeuren dat wat je zegt niet blijkt uit je houding. Onthoud dat mensen voor 80% met hun lichaam spreken en maar voor 20% met woorden. Denk maar aan: ‘Armpjes gekruist is op voorhand gebuisd’

97

+ Sommige mensen spelen op je gevoel in en dwingen je snel een besluit te maken of een standpunt in te nemen. Merk het op en vraag tijd om over iets na te denken wanneer het gesprek te snel gaat.

5.2.4.

Een interne website of een forum

Voordelen: + Iedereen kan documenten of boodschappen direct zien + Het is een plaats om afspraken te maken met een hele groep + Het is transparant voor de buitenwereld Nadelen: + Het gevaar bij een forum is dat het ook voor randzaken wordt gebruikt en het op die manier onoverzichtelijk dreigt te worden + De interne zaken kunnen ook door andere worden gelezen Tips: + Zorg dat je zelf autonomie hebt over je forum en je website, zodat je niet altijd bij een ander moet aankloppen + Zorg dat het systeem waarmee de website werkt eenvoudig te gebruiken is en ook door je opvolgers te onderhouden. Niet iedereen is een ICT-fan + Je kan eventueel een afgescheiden gedeelte hebben, waarbij je met een wachtwoord moet inloggen + Zorg dat je jezelf het recht en de mogelijkheid geeft om kwetsende taal of scheldpartijen te verwijderen van het forum

5.2.5.

Msn

Voordelen: + Het is zeer laagdrempelig + Je kan er veel mensen mee bereiken + Het helpt om snel veel informatie door te geven + Je krijgt direct feedback

98

+ Het is informeel + Je kan met meerdere personen tegelijk een gesprek aangaan + Het is handig wanneer sommige mensen ver weg zitten Nadelen: + Het is niet geschikt voor formele informatie-uitwisseling + Het kan met veel mensen druk en onoverzichtelijk worden + Je bereikt alleen mensen die msn gebruiken + Er is geen lichaamstaal (een smiley is soms niet genoeg) Tips + Let erop dat je als je informatie wil doorgeven via msn, dat je niets vergeet te vermelden + Zorg dat je niemand uitsluit die geen msn gebruikt + Probeer keuzes te maken, probeer niet met iedereen tegelijk te praten. Je kan bizarre situaties creëren door een verkeerd antwoord bij de verkeerde persoon te plaatsen + Tijdens het werken, kan het storen als je msn hebt opstaan. Je aandacht wordt altijd afgeleid. Maak ook daarin een keuze het af te zetten of zet het op stil + Als je msn-meetings houdt, denk dan ook eens na of er een verslag van de meeting moet gemaakt worden

5.2.6.

Afspraken maken

Je kan via een doodle gezamenlijk zoeken naar een datum om afspraken te maken. Je vult er individueel op in wanneer een afspraak voor je mogelijk is. Je ziet de dagen die de anderen ook kunnen. Zo hoef je niet eindeloos naar datums te zoeken Bij Google heb je de ook mogelijkheid een kalender te maken die iedereen kan zien en gebruiken. Zo zijn er geen misverstanden over afspraken en zie je de dagen waarop de anderen ook kunnen.

99

2

6. Interne groepsdynamica Hoofdstuk 2, deel 6

In dit hoofdstuk gaan we verschillende manieren bespreken om groepsdynamica te verwezenlijken. Zo gaan we kijken hoe je efficiënt taken kan verdelen, waarom vertrouwen binnen een samenwerking belangrijk is, hoe je jezelf en de groep kan motiveren, hoe je consensus kan proberen te bereiken met je groep en ten slotte wat je kan doen in een crisisperiode, maar ook hoe je deze kan vermijden.

6.1. Motivatie We beginnen in de eerste plaats met motivatie, omdat het belangrijk is om je groep en jezelf te blijven motiveren van in het begin. Als je gedemotiveerd bent, haken mensen af of verliezen ze hun interesse.

100

6.1.1.

Wat is motivatie?

Het eerste essentiële kenmerk van motivatie is dat wat mensen motiveert van persoon tot persoon verschilt en het dus iets persoonlijks is. Maar toch zijn er een aantal algemeenheden over motivatie te zeggen. De vuistregel van motivatie is dat succes motiveert en dat falen demotiveert. Succes is het bereiken van de doelstelling die je vooropstelt. Falen is het niet bereiken van die doelstelling. Wat wil dat nu zeggen? + Zorg dat je haalbare, maar uitdagende doelstellingen hebt. Deze zullen je een succeservaring geven terwijl je jezelf er wel voor hebt ingespannen. Als je doelstelling niet haalbaar is, zal je ze nooit bereiken en zal je er niet door gemotiveerd geraken en zelfs afhaken. + Als je gedemotiveerd bent, zorg dan dat je hierna een succeservaring hebt. Of nog: als iemand anders gedemotiveerd is, zorg dat de volgende taak dat hij/zij doet, wel lukt. Help hem hierbij, maar zorg dat hij ook iets doet, zodat hij het succes aan zichzelf toeschrijft. + Je doet graag waar je goed in bent. Dat motiveert je. Omdat je weet dat je succesvol zal zijn. Je doet niet graag waar je niet goed in bent. Omdat je weet dat je zal falen en op voorhand al gedemotiveerd bent. + Positieve commentaar motiveert. Als je succes benadrukt wordt, motiveert je dat om verder te gaan. Als je falen benadrukt wordt, demotiveert je dat natuurlijk… Algemeen bestaan er twee soorten motivatie: intrinsieke en extrinsieke motivatie. Bij intrinsieke motivatie ben je gemotiveerd om een taak uit te voeren voor het plezier van de taak zelf, omdat je het leuk vindt dat te doen … Bij extrinsieke motivatie ben je gemotiveerd om de taak uit te voeren omdat het je iets oplevert, voor het gunstige gevolg. Bijvoorbeeld: + Intrinsieke motivatie: Je studeert hard omdat je de cursus interessant vindt en wil kennen Je zet je extra in voor de studentenraad omdat je weet dat deze belangrijk is en je de taken graag doet. + Extrinsieke motivatie: Als je een goed rapport hebt, wordt je ticket voor Rock Werchter betaald door je ouders. Je zet je in voor de studentenraad omdat je er extra studiepunten mee verdiend.

101

De zelfdeterminatietheorie bepaalt dat er drie basisnoden zijn om jezelf te kunnen motiveren: + Nood aan autonomie: ik neem het initiatief en ik lig aan de basis van wat ik hier doe en aflever. Ik word niet gedomineerd door anderen en als de opdracht toch van een ander komt, beslis ik over de uitvoering. Ik kies zelf wat ik doe en hoe ik het doe. + Nood aan competentie: wat ik begin wil ik tot een goed einde brengen en ik wil zelf controle hebben over de uitkomst van mijn eigen presteren. Ik ben goed in wat ik doe en ik kan de doelen aan. + Nood aan verbondenheid: ik heb het gevoel dat ik verantwoordelijk ben over deze taak, ik voel me verbonden met deze opdracht. Als de taak lukt, is dat omdat ik dat goed heb gedaan. Verder voel ik me verbonden met de groep en ik heb goede relaties met de groep. Deze drie basisnoden werken elk afzonderlijk voor je motivatie. Als je dus weinig autonomie hebt, kan je nog wel gemotiveerd worden door veel competentie en verbondenheid. Hoe meer kenmerken er aanwezig zijn, hoe hoger de motivatie. Hoe minder kenmerken, hoe lager de motivatie. Geen autonomie, geen competentie en geen verbondenheid (je kiest niet zelf, je kan het niet en je hebt geen voeling met de taak) demotiveert.

6.1.2.

Motivatoren

Welke elementen motiveren nu een groep? We geven je hier een aantal tips mee die je helpen om de motivatie in je studentenraad hoog te houden. + Kliekjesmentaliteit vermijden: Ga met opzet met andere mensen praten. Behandel ook iedereen hetzelfde. + Iedereen integreren in je werking: Knoop gesprekken aan met mensen die alleen staan en spreek stille mensen persoonlijk aan op een vergadering. + Informele contacten: Ga samen op café, naar een TD, film… Dit bevordert ook de formele werking van je groep. + Toeleggen op eigen kwaliteiten: Neem taken die aansluiten op je kwaliteiten. Help ook anderen zoeken naar hun kwaliteiten.

102

+ Studiepunten: Sommige scholen kennen studiepunten toe aan studentenvertegenwoordigers. Deze studenten moeten vaak papers indienen over het werk dat ze gedaan hebben. + Positieve feedback: Af en toe zeggen dat iemand het goed heeft gedaan, heeft een oppeppend effect. + Anderen: Beantwoord steeds alle vragen, nodig iedereen uit om mee te denken, doe en geef afwisselend werk, delegeer taken, stel elkaar voor aan andere mensen, verantwoordelijkheden geven…

6.2. Vertrouwen winnen De taken zijn verdeeld, maar het is niet de bedoeling dat ieder nu op zijn eentje verder draait. Je vormt nog altijd een groep en beslissingen moeten ook genomen worden in die groep. Intern in je groep is het belangrijk om elkaar te vertrouwen. Vertrouwen winnen is niet eenvoudig, het is iets waar je aan moet werken. Hier hebben we het over het vertrouwen binnen een studentenraad maar ook met andere studentenraden en het bestuur. Eerst en vooral kan je kijken of je gezamenlijke doelen hebt. Vertrouwen gaat ook gepaard met het maken van goede afspraken. + Door krachten te bundelen om samen te werken kan je elkaars vertrouwen winnen. Er zijn wel twee voorwaarden verbonden aan dit samenwerken: iedereen moet bereid zijn om zijn of haar doelen te delen en er moet overeenstemming gevonden worden over hoe je gezamenlijk van plan bent die doelen te bereiken. + Vertrouwen creëer je ook door vertrouwen in jezelf te tonen. + Bij de studenten telt het vooral dat de studentenraad zijn beloften nakomt. Als dit niet gebeurt, kan het vertrouwen snel beschadigd zijn. Als het toch eens voorvalt probeer dan de schade te beperken en geef een verklaring waarom de belofte niet is nagekomen. Ook genomen afspraken nakomen is belangrijk, dit ligt in de lijn van de beloften. Hierbij komt ook kijken dat je studentenraad niet mag liegen. Vroeg of laat zullen leugens uitkomen en lijd je aan gezichtsverlies.

103

6.3. Consensus bereiken Consensus is belangrijk. Als je het allemaal eens bent met een beslissing, zal de beslissing beter gedragen zijn en zal je op iedereen kunnen rekenen om de beslissing uit te voeren. Hierbij is het belangrijk dat je: + Niemand buitenspel zet + Geen onderlinge verdeeldheid opzoekt of creëert. Onderlinge verdeeldheid in de studentenraad kan leiden tot het buitenspel zetten van enkele leden of door andere studentenraden. Daarom is het belangrijk om eerst tot consensus te komen binnen de raad. Na deze consensus kan er tot stemming overgegaan worden. + Samenwerkt. Je moet niet enkel een goede beslissing hebben, maar ook zorgen dat iedereen hiermee akkoord is. Als iedereen akkoord is, ga je er samen voor kunnen gaan, en motiveert dat. Wie niet akkoord is zal nooit moeite doen voor de oplossing en dus ook niet meewerken. Consensus staat niet gelijk met unanimiteit, het kan ook de meerderheid zijn die het eens is met een bepaalde zaak. Hier moet je wel rekening houden dat de degene die niet voor zijn, toch vinden dat er een eerlijke discussie heeft plaatsgevonden. Als we de ideale weg zouden volgen, moeten eerst alle standpunten duidelijk zijn en kan er daarna een open discussie plaatsvinden. Aan het eind van deze discussie zou een gezamenlijk standpunt moeten komen, maar dit is vaak in de praktijk niet zo. Het is vooral voor jezelf belangrijk dat je op het einde van de discussie duidelijk weet of je voor of tegen stemt en waarom.

probeer een kliekjesmentaliteit te vermijden in je studentenraad, betrek iedereen

104

6.4. Crisis: wat nu? Een crisis kan zich in twee vormen voordoen: + De acute crisis: vaak zou een crisis geen crisis worden als mensen hem op voorhand zien aankomen en actie ondernemen op voorhand. + De chronische crisis: er is al langere tijd een negatief proces gaande, waarop plotseling een uitbarsting volgt. In het kader van crisissen is het belangrijk om twee sleutelfiguren te hebben in een studentenraad: een voorzitter en een vertrouwenspersoon. Bij de voorzitter is het belangrijk dat hij een goed gevoel heeft voor de sociale verhoudingen en dat hij het vertrouwen heeft van het hele team. De vertrouwenspersoon moet het vertrouwen hebben van heel de fractie. Bij de vertrouwenspersoon kan je nu en dan eens je ei kwijt. Tijdig je studentenraad evalueren is ook een must, zo voorkom je vaak een crisis. Deze evaluatie is een moment van bezinning over het werk en hoe iemand functioneert. Positieve feedback is effectiever dan negatieve, dit geeft een positieve impuls aan mensen. Evalueren is niet de oplossing voor een crisis! Na de evaluatie moet je nog naar oplossingen voor de problemen die tijdens de evaluatie naar boven komen, zoeken en hieraan werken.

105

Hoofdstuk 3

3

externe werking van de studentenraad

De externe werking van de studentenraad zijn al die dingen die je doet om naar buiten te treden met je imago, standpunten, mening of protest. Hierbij geven we je meer uitleg over communicatie met de studenten, met het bestuur en de mandaten die je moet innemen om je standpunten te vertolken. Omdat het soms belangrijk is om meer te doen dan enkel praten, geven we ook toelichting bij het persbeleid en actievoeren.

107

3

1. Communicatie met studenten Hoofdstuk 3, deel 1

In dit hoofdstuk bespreken we de verschillende manieren die studentenvertegenwoordigers kunnen gebruiken om hun studenten te bereiken. Om dit gestructureerd te doen, maken we gebruik van een communicatieplan. We bespreken ook kort hoe je het imago van je studentenraad kan opkrikken. Er zijn twee redenen om te communiceren met studenten. Ten eerste wil je hen informeren over wat je doet, wie je bent… (plus, je hebt die plicht decretaal gezien). Ten tweede wil je van hen informatie ontvangen over wat hen bezig houdt, wat goed en slecht gaat…

108

1.1. Communicatieplan Een communicatieplan is een stappenplan om ervoor te zorgen dat je met alles en iedereen rekening houdt voor je begint te communiceren naar je studenten.

1. Doelstellingen bepalen

2. Doelgroep bepalen

3. De boodschap formuleren

4. Media en kanalen bepalen

5. Planning opmaken

6. Organisatie

7. Budget

8. Monitoring

9. Evalatie resultaten

Wat wil je bereiken binnen welke termijn?

Wie wil je bereiken?

Wat ga je communiceren?

Welke middelen ga je inzetten?

Wanneer ga je wat communiceren?

Wie is verantwoordelijk voor wat in het communicatieproces?

Wat is de kostprijs en wat is je budget?

Steekproeven om te achterhalen wat je communicatie teweegbrengt In welke mate werden de communicatiedoelstellingen bereikt?

1.1.1.

Doelstellingen bepalen

Om je doelstelling zo goed mogelijk te omschrijven, ga je met het SMART-principe werken. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdsgebonden. Je doelstelling moet aan al deze elementen voldoen.

1.1.2.

Doelgroep bepalen

De doelgroep zijn je studenten. Het is belangrijk om eens na te gaan wie de studenten zijn. Waar houden ze zich mee bezig, waar bevinden ze zich vooral, hoe bereik je ze, wat interesseert hun, wat lezen ze graag, welke informatie willen ze en welke niet… Denk hierbij in de eerste plaats eens na over jezelf, want je bent tenslotte zelf ook student. Bevraag ook je vrienden eens en toets deze informatie af bij andere studentenvertegenwoordigers.

1.1.3.

Boodschap formuleren

Laten we hier enkele aandachtspunten opsommen bij het samenstellen van een boodschap: + Coherente boodschap: de boodschap moet ‘kloppen’, argumenten mogen elkaar niet ondermijnen. + De boodschap moet zich onderscheiden: er zijn veel boodschappen voor de studenten, dus zorg ervoor dat de jouwe opvalt. Kijk hiervoor eens naar alle andere communicatie op school en trek conclusies over wat aanspreekt en wat niet. Hierbij kunnen verschillende factoren aan bod komen: kleurgebruik bij drukwerk, lettergrootte, slogan, plaats waar je de informatie hangt… + Geloofwaardige communicatie: de informatie die je overbrengt moet helder en geloofwaardig zijn. Voorbeeld: je zet een actie op voor propere toiletten en de toiletten worden er vuiler op, dan komt dit niet geloofwaardig over bij je studenten.

110

+ Een herkenbare boodschap: de boodschap draagt de ‘stempel’ van je studentenraad. Eenvormigheid en continuïteit zijn hier twee sleutelbegrippen. Hierbij kan je rekening houden met de vorm van je boodschap en dat de boodschap steeds op dezelfde datum van de maand wordt verzonden. + Begrijpbare boodschap: de boodschap is eenvoudig geformuleerd en duidelijk voor studenten. + Zichtbaarheid van de boodschap: denk een goede methode uit om zoveel mogelijk van je studenten te informeren (bijvoorbeeld een nieuwsbrief). + Duurzame boodschap: een boodschap moet een zekere tijd bij je studenten blijven hangen. Hier gaan we verder op in bij de kanalen die je gebruikt. Probeer zo creatief mogelijk te zijn. + Aanpasbaarheid van de boodschap: communiceer via verschillende kanalen om zo te eentonigheid tegen te gaan.

1.1.4.

Media en kanalen bepalen

Op de volgende pagina’s bespreken we schematisch de verschillende communicatiemiddelen. Het is belangrijk deze vormen goed af te wegen en de juiste vorm voor de juiste inhoud te kiezen.

111

Vorm

Voordelen

Nadelen

E-mail en nieuwsbrief

+ Snel

- Niet iedereen zal de mail lezen

+ Iedereen bereikt + Geen kostprijs + Voor zowel formele als informele boodschappen + Je kan veel mensen tegelijk bereiken + Je hebt tijd om over woorden stijlgebruik na te denken

- Geen controle over de tijdspanne waarin je een antwoord gaat terug krijgen - In geschreven boodschappen kan je soms niet genoeg nuanceren. Woorden kunnen verkeerd overkomen zonder lichaamstaal - Soms overladen door mails omdat het zo snel en gemakkelijk is

Valven

+ Snel

- Niet iedereen kijkt ernaar

Persoonlijk contact

+ Studenten voelen zich meer betrokken

- Er kan ook een afkeer ontstaan door dat studenten vinden dat ze worden lastiggevallen

+ Boodschappen aangevuld door lichaamstaal en zinintonatie. + Soms meer informatie dan in mailverkeer + Kan direct inpikken op wat er gezegd wordt + Soms makkelijker om mensen te overtuigen van een zaak + Snelle overdracht en feedback

- Vergt tijd en energie om samen te komen - Soms minder overzichtelijk of to the point dan in mail - Men moet uiterlijk aanpassen aan gesprekpartner/context - Soms ook voorbereiding nodig - Meer nood aan communicatieve vaardigheden

Vorm

Voordelen

Nadelen

Informatieblaadjes

+ Duidelijk

- Prijskaartje hangt af van het uiterlijk van de blaadjes

Infostand

+ Wordt altijd gelezen, ook al is het maar half

- Neemt veel tijd in beslag

+ Hoe esthetischer de stand, hoe meer mensen er op af komen

- Prijskaartje kan al snel oplopen

Informatieavond

+ Duidelijkheid creëren over waar je mee bezig bent

- Je weet nooit hoeveel studenten hierop afkomen

Website

+ Toegankelijk voor iedereen

- Tijd om het te ontwikkelen

+ Er kan veel informatie op: verslagen, persberichten…

- Regelmatig updaten

+ Je komt de studentenmening te weten

- Enkel de critici posten hierop

Forum

- Neemt veel tijd in beslag

- Je moet het veel onderhouden - Kan ook vervallen in scheldtirades

Facebook

+ Goed voor het imago + Toegankelijk voor iedereen

- Wordt niet door iedereen gebruikt

1.1.5.

Creatieve vormen voor publiciteit

Om zeker op te vallen tussen de rest, kan je creatieve vormen van publiciteit aanwenden: latjes, stickers op fietsen, in de cinema (vaak gratis), bus, spiegels beschrijven, gratis sms’en versturen, bord in de klas volschrijven… Hou hierbij vooral volgende zaken in je achterhoofd: wat valt op, wat zullen ze zeker zien en wat vinden ze leuk… en dit alles binnen het haalbare én betaalbare.

1.1.6.

Planning opmaken

Bij het opmaken van een planning duiken er volgende vragen op: + Wanneer ga je welke middelen inzetten? + Hoe ga je je boodschap opbouwen? + Spreid je de communicatie over een lange periode of moet je kort op de bal spelen? + Wat moet wanneer klaar zijn en verspreid worden? Voorbeelden: Om je studenten klaar te stomen voor een info-avond kan je affiches maken die opvallen en voor hapjes en drank zorgen. Als je de studenten wil informeren over je bezigheden ga je een nieuwsbrief rondsturen.

1.1.7.

Organisatie

Dit loopt samen met je planning. Het is altijd goed om er voor te zorgen dat de taken goed op voorhand zijn verdeeld. In het hoofdstuk groepsdynamica wordt uitgelegd hoe je ieders competenties kan benutten.

1.1.8.

Budget

Bij een studentenraad bestaat hier weinig discussie over: er is geen of een laag budget beschikbaar. Om leuke affiches te maken kan je misschien nog beroep doen op de school zelf, maar soms is dit niet mogelijk. Je kan hierbij creatieve oplossingen bedenken: vraag een uitwisbare stift op school en schrijf op de spiegels in de toiletten of op de inkomdeuren een leuke, ludieke slogan…

114

1.1.9.

Monitoring en evaluatie

Deze fase houdt in dat je de resultaten van je communicatieacties nagaat. Heb je je doelen bereikt? Hiervoor kan het nodig zijn dat je resultaatsindicatoren nagaat: gekwantificeerde signalen die duidelijk maken dat je effect hebt gehad. Je kan hier best op voorhand eens over nadenken: hoe weten we of we succes hadden? Bijvoorbeeld: hoeveel studenten kwamen op je info-avond af? Krijg je reactie op je nieuwsbrief?

1.2. Krik je imago op 1.2.1.

Wat is dat: een imago?

Een imago is een beeld dat de studenten over jouw studentenraad hebben. Elke keer dat er over de studentenraad gesproken wordt, zullen de studenten aan dit imago denken. Het is een heel sterke associatie. Je wil dus liever een goed imago hebben dan een slecht imago.

1.2.2.

Hoe werkt een imago?

Een imago wordt meestal opgebouwd door de eerste informatie die de studenten over een studentenraad ontvangen. Dit kan zijn door wat anderen vertellen, door eigen ervaringen, door jullie communicatie. Maar een imago of een beeld kan snel gevormd zijn, of je het nu wil of niet. Eens je een imago hebt, geraak je er minder snel van af. Je moet dus goed nadenken: wat wil je als imago creëren en welke informatie moet je dan verspreiden om zo’n imago te hebben. Denk ook na over wanneer je die informatie moet verspreiden. Als je te laat bent, is het imago al opgebouwd.

1.2.3.

Hoe verander je een imago?

Dat gaat maar zeer moeilijk. Omdat de associatie tussen je naam als studentenraad en het beeld dat ze van je hebben zo sterk is, kan je een imago maar moeilijk veranderen. Je kan zelfs informatie geven die het imago tegenspreekt, maar dat zullen de studenten niet merken. Ze ‘filteren’ als het ware de informatie die ze krijgen en onthouden enkel dat wat al past bij hun voorgaande kennis. Daarom moet je je opnieuw afvragen: hoe krijgen ze die kennis. Eén van de meest effectieve bronnen van kennis is ervaring. Studenten

115

zullen dus misschien hun beeld over de studentenraad wel willen aanpassen als ze een ervaring hebben die niet klopt met het imago. Als je het imago hebt van saaie mensen te zijn, maar je studentenraad organiseert de beste cantus, dan past het imago zich langzaam aan. Je kan soms ook beter je tijd steken in het creëren van een nieuwe associatie, beeld of imago dan in het tegenspreken van het bestaande als dat ongewenst is.

1.2.4.

Welk imago kies je?

Dat moet je zelf met je studentenraad bepalen. Hierbij moet je denken aan: hoe wil je overkomen bij studenten, maar ook: hoe denk je dat je je studenten het best bereikt. Hierbij moet alles kloppen: doe je een maatpak aan, dan kom je serieus over. Ga je in ongewassen jeans, dan ben je misschien te studentikoos? Loop je altijd met je gsm of een dikke agenda rond, dan lijk je onbereikbaar... + Voordeel van een duidelijk imago: Studenten weten waarmee ze je kunnen associëren en tijdens de verkiezingen weten ze waarop ze kunnen stemmen. Het geeft duidelijk aan wie je studentenraad is en wat je voor de studenten wil doen. - Nadeel: Soms wordt dit imago niet gedragen door je opvolgers. Een nadeel is ook dat je zelf de eerste stap moet zetten naar de studenten en deze eerste indruk moet goed zijn omdat een imago lang blijft hangen. Ga dus niet in een maatpak naar een groep milieuwetenschappers. Hierbij is het belangrijk dat je nadenkt over de volgende zaken: + Hoe je naar buiten wil komen + Tijd die je in je imago wil investeren + Inhoudelijke bijdrage: wat je doet voor de studenten + Hoe deze inhoudelijke bijdrage overdragen naar je studenten + Stijl kiezen: deze kan nooit volledig overeenkomen met wat alle studenten willen + Ruimte laten om je tussendoor aan te passen aan je doelgroep + Alle informatie moet kloppen met hetzelfde beeld. Je website, je logo, hoe de studentenraad zich gedraagt, hoe je mails stuurt, hoe je affiches eruit zien, hoe je omgaat met mensen in de les… : alles moet passen in het plaatje dat jij wil.

116

1.3. Feedback van je studenten? Als studentenraad wil je er zijn voor je studenten. We hebben jullie al tips gegeven over hoe jij hen kan bereiken. Maar je wil ook wel eens iets terug. Je wil weten of ze hetzelfde denken over milieu op school of over… Hoe vraag je dit dan? En kan je al die ideeën wel uitwerken? Eerst en vooral volg je vaak de agenda van het bestuur en VVS om zelf een agenda op te maken. Dit zorgt al voor een berg werk waar je niet over kan kijken. Toch is het interessant om af en toe te toetsen bij je studenten of ze wel met hetzelfde bezig zijn. Vaak zijn er ook specifieke vragen van studenten waar je soms de tijd niet hebt om verder op in te gaan. Een studentenraad kan niet voor iedereen goed doen, maar proberen gaat mee! Er zijn verschillende manieren en we hebben ze voor jullie proberen opsommen en afwegen tegen elkaar. Je vindt het schema op de volgende pagina.

Nadeel van alle vormen van feedback of informatie vragen: - Dat de studenten misschien helemaal nergens over klagen, tot je ze het vraagt. Als je aan mensen vraagt wat er slecht is, zullen ze altijd wel iets vinden. Maar is dat ook wat er slecht gaat? Gouden raad: + Eigenlijk zou je altijd met studenten moeten praten, ook met studenten die je niet kent (buiten je vrienden). In je klas, groep, aula, werkcollege, … zou je bij de meeste toch eens moeten horen wat er goed gaat, wat niet, wat er scheelt, wat er beter kan… Als je jezelf voorstelt dat je in de studentenraad zit, weten ze misschien ook dat ze met zo’n informatie zelf naar jou kunnen komen? + Maak ook een leuke ideeënbus (stickers, foto’s, doos zo groot dat je er niet naast kan…) en hang uit wat je al hebt gedaan om zo ook reactie op jullie werk te krijgen.

117

Vorm

Voordelen

Nadelen

Vragenlijsten, enquêtes

+ Uitgebreid

- Duidelijk opstellen - Verwerking neemt veel tijd in beslag - Moeilijk om de juiste mensen te bevragen: relevante steekproef houden

Interviews

+ Zeer specifiek

- Neemt veel tijd in beslag

+ Uitgebreid

- Moeilijk om studenten te vinden

Internetpoll of -forum

+ Specifiek mening vragen

- Wordt niet door alle studenten gelezen

Ideeënbus, klaagmuur, wensput

+ Verwerking van de informatie neemt veel tijd in beslag

+ Neemt niet veel tijd in beslag

- Lange verwerking

+ Je krijgt uiteenlopende reacties + Vaak weinig reactie

Discussieavond, debat

+ Weten wat studenten een goede oplossing vinden

- Aantal studenten dat opdaagt is niet vast

3

2. Communicatie naar het bestuur Hoofdstuk 3, deel 2

Je studentenraad zal af en toe een goed idee aan het bestuur van de instelling willen voorstellen. Je kan het bestuur dan via verschillende kanalen bereiken. Welk kanaal je studentenraad best kiest, hangt af van het thema en van de impact die je studentenraad wil maken. Het is zeer belangrijk dat je als studentenraad bewust voor één of meerdere kanalen kiest omdat deze keuze je slaagkansen sterk kan bepalen. De adviezen waar we hier over spreken kunnen op eigen initiatief gebeuren (adviesrecht) of op vraag van de instelling.

2.1. Een advies kenbaar maken 2.1.1.

Schriftelijk advies

In een schriftelijk advies verzamel je de argumenten waarmee je het instellingsbestuur wil overhalen. Deze methode heeft enkele grote voordelen. Je kan er zeker van zijn dat al je argumenten gehoord worden omdat ze duidelijk op papier weergegeven worden. Het voltallige instellingsbestuur kan jullie argumenten nagaan om zo een gegronde beslissing te nemen terwijl je bij een mondeling overleg vaak slechts met een deel van het instellingsbestuur zal praten. Bovendien is het een krachtig statement van heel de studentenraad als collectief. Ten slotte kunnen ook jouw opvolgers nagaan waar de studentenraad in het verleden voor gepleit heeft. Het is belangrijk om in je advies steeds te vermelden dat je een gemotiveerd antwoord van het instellingbestuur verwacht. De instelling is niet altijd verplicht om dit te doen, maar als je het vraagt is het moeilijker om te weigeren.

119

2.1.2.

Mondeling advies

Bij een mondeling advies gaan enkele studentenvertegenwoordigers van je studentenraad jullie mening bij het instellingsbestuur toelichten. Ook hier zijn voordelen aan verbonden. Lichaamstaal kan argumenten extra kracht bijzetten. Bovendien kan een studentenvertegenwoordiger met een grote overtuigingskracht meer animo in een advies brengen dan wanneer dit louter op papier staat. Je kan ook meteen inspelen op de tegenargumenten die het bestuur heeft of in onderhandeling gaan. Nadelig aan deze methode is dat je studentenraad echter volledig afhangt van de overtuigingskracht van enkele studentenvertegenwoordigers om het instellingbestuur akkoord te laten gaan met jullie strijdpunten. Het is daarom verstandig om ook op papier een advies te voorzien, eventueel in een kortere versie. Bovendien doe je er ook goed aan om het antwoord van het instellingbestuur op papier te vragen. Het gebeurt immers vaak dat het bestuur mondeling iets belooft, maar het dan plots lijkt te vergeten. Wanneer je het op papier laat zetten, heb je een sterker instrument in handen dan wanneer je alleen een mondelinge belofte hebt, om het alsnog gedaan te krijgen.

2.1.3.

Adviesorganen

De meeste studentenraden kunnen vertegenwoordigers afvaardigen naar allerlei adviesorganen. Een klassiek adviesorgaan is de Academische Raad waar naast de studenten ook het instellingbestuur en het personeel zetelen. Het is interessant te bekijken waar dit punt op de agenda staat. Is er veel tijd om het vooraf te bespreken? Kan je het standpunt schriftelijk doorsturen, zodat de rest zich kan voorbereiden op jouw mening? Zorg dat je zeker goed weet wat de interne regels van deze raad zijn: hoe kan je een agendapunt toevoegen, welke documenten moet je meesturen, kan je een opmerking maken tijdens het variapuntje? Zorg dat je vertegenwoordigers in deze raad zeker het standpunt goed kennen en vooraf bijeen komen om een strategie te bepalen. Je kan ook proberen de personeelsdelegatie of andere mensen of fracties vooraf te overtuigen om zo een meerderheid te krijgen voor jullie voorstellen. Zo zal het instellingbestuur zien dat jullie advies een breed draagvlak heeft. Dergelijke adviesorganen spelen ook een belangrijke rol inzake informatiedoorstroom. De studentenraad kan zo volgen wat er in de instelling gaande is. Maar om het instellingsbestuur te overtuigen van je strijdpunten, hanteer je best een combinatie van kanalen.

120

2.1.4.

Organen met beslissingsbevoegdheid

Soms zal er één of meerdere studenten kunnen zetelen in een orgaan met beslissingsbevoegdheid, zoals de Raad van Bestuur. Aangezien deze organen de touwtjes in handen hebben, is het belangrijk is om tijdens deze vergaderingen je stem te laten horen.. Maar je kan ook bijvoorbeeld voor of na de vergadering in een babbel met één van de leden laten vallen dat jullie aan een advies werken, en hem/haar overtuigen van het nut ervan. Tijdens de informele gesprekken kan je zo aftoetsen of de tijd rijp is voor jullie advies, wie de meeste macht heeft en dus zeker moet overtuigd worden. Zorg ook hier weer dat alle studentenvertegenwoordigers vooraf samen een strategie hebben bepaald en het eens zijn met elkaar. Een essentiëel verschil tussen de organen met beslissingsbevoegdheid en de adviesorganen, is duidelijk door de term. Op de eerste soort vergadering worden beslissingen genomen door de stemgerechtigde leden. Het komt er dus op aan zoveel mogelijk stemmen voor jouw voorstel te hebben. Als student-leden ben je nooit in de meerderheid en moet je dus mogelijk andere stemgerechtigde leden overtuigen. Ook hierbij geldt dat je tijdens de vergadering zeker je punten duidelijk moet maken, maar dat je ook informeel of vooraf kan polsen of overtuigen. Voor meer informatie over hoe je in de onderhandelingen best te werk gaat, vind je in het hoofdstuk interne communicatie of verder in dit hoofdstuk bij het bepalen van de strategie. Als je geen student hebt in een orgaan met beslissingsbevoegdheid, dan kan je er als studentenraad toch voor zorgen dat jullie adviezen en standpunten ook bij de leden van de Raad van Bestuur terechtkomen. Hiervoor kan je de leden zelf aanmailen of de secretaris van de vergadering het advies bezorgen. Ook als je geen stemrecht hebt op deze vergadering, mag je wel vragen om aanwezig te zijn en jullie standpunten toe te lichten. Als je in een medezeggenschapsmodel zit en de 10% opkomst bij de verkiezingen werden behaald, hebben jullie het recht om iemand met raadgevende stem naar de vergaderingen te sturen. Bovendien is het niet zo dat wanneer jullie geen stemrecht hebben, jullie ook geen recht van spreken zouden hebben. Hoe meer mensen er hier achter jullie mening staan, hoe groter de kans op slagen.

goede adviezen kunnen het bestuur over de streep trekken

2.2. Een advies schrijven Je besluit een advies te schrijven, maar hoe begin je daar nu aan? We geven je hier een aantal tips mee die je in je stappenplan naar je advies kan gebruiken. Natuurlijk zullen de echte stappen afhankelijk zijn van de inhoud van het advies en of je instelling open staat voor je mening.

2.2.1.

Waarover gaat je advies

Je moet eerst zorgen dat je je advies goed aflijnt. Dit doe je in de fase van de probleemstelling. Je kan op verschillende manieren je advies omlijnen: door hierover te discussiëren op de studentenraad, door een enquête te houden onder de studenten… Zorg dat je in het begin goed weet waarover je advies zal gaan. Bijvoorbeeld: bepaalde docenten geven amper les, hebben hun cursus altijd maar net voor het examen beschikbaar, geven geen richtlijnen over het examen mee… Zorg dat je weet of dit over enkele docenten gaat en dat het probleem op hun niveau is, of dat de instelling hier eigenlijk te weinig sturing naar de docenten in geeft. Als je je probleem goed omlijnt, zal je straks gemakkelijker argumenten kunnen geven en je bestuur kunnen overtuigen. Bovendien kan je uit een goede afbakening ook al te weten komen waar de oorzaak van het probleem ligt, wat de oplossing is of bij wie je moet zijn om het op te lossen.

2.2.2.

Waarom is dit advies belangrijk?

Deze vraag bepaalt waarom jullie als studentenraad hiermee bezig zijn. Waarom is het voor jullie als studentenraad belangrijk dat dit probleem opgelost wordt, of dit voorstel wordt ingevoerd? Op welke manier heeft het rechtstreeks of onrechtstreeks een impact op alle studenten of een bepaalde groep? Bij sommige adviezen zal het belang voor de studenten niet altijd onmiddellijk duidelijk zijn. Maar dit is toch een vraag die moet beantwoord worden om drie redenen:

122

+ Het overtuigt het bestuur: één van de grootste machten die je hebt als studentenraad is de macht van het getal. Als jij alle studenten vertegenwoordigt, is dat een grote groep. Hoe meer studenten geraakt worden door het probleem of geholpen worden door de oplossing, hoe beter. + Het overtuigt de studenten: hoe meer studenten rechtstreeks betrrokken zijn bij het probleem, hoe dringender zij een oplossing willen. Hoe verder het van hen af lijkt te staan, hoe minder interesse. Je moet hen dus duidelijk maken dat het probleem hen wel raakt en dat jullie de juiste oplossing hebben. + Het overtuigt jezelf: in al dat werk kan je je soms afvragen waar je mee bezig bent en of het iets uithaalt. Als heel je studentenraad weet waarom het advies belangrijk is, blijf je beter gemotiveerd. Bijvoorbeeld: de docenten die geen cursus aanbieden treffen duidelijk de studenten uit hun klasgroep. Het is belangrijk voor die studenten dat ze op een kwaliteitsvolle manier les krijgen.

2.2.3.

Welke argumenten heb je?

Daarna zal je argumenten moeten aanbrengen. Het belang van het advies geeft je meestal al één of enkele argumenten. Maar er zijn nog andere argumenten te bedenken. Deze bekom je door vragen te beantwoorden als: waarom is het probleem problematisch? Waarom is het advies nu nodig? Wie wordt er nog allemaal geraakt door het probleem? Wat zullen de gevolgen zijn als de situatie niet wordt opgelost? Wat zullen de gevolgen zijn als de oplossing wordt ingevoerd? Welke financiële gevolgen zal dit hebben? Natuurlijk is het afhankelijk van je soort advies welke vragen je precies stelt. Als er geen groot probleem is, maar je wil toch een verbetering, zal je moeten duidelijk maken wat het verschil is tussen de huidige en toekomstige situatie. Bijvoorbeeld: Docenten die weinig les geven en geen cursus geven doen de kwaliteit van het onderwijs dalen. Het is minder eenvoudig om de andere vakken te volgen, als je van dit vak de essentie mist. Het is onmogelijk om het examen te doen. De studenten kunnen zich niet bekwamen in dit onderdeel, wat essentieel is voor hun vakbekwaamheid.

123

2.2.4.

Waar vind je de argumenten?

+ Bespreek het advies op de studentenraad. Zorg dat de studentenraad op voorhand alle informatie heeft, zodat je goed kan discussiëren. Stel eventueel een discussiedocument op dat de verschillende elementen van het advies bespreekt, zodat de discussie vlot verloopt. Je kan een discussiedocument opstellen met de vragen die hierboven vermeld worden. Bij een erg groot advies kan je misschien meerdere vergaderingen aan het onderwerp wijden. + Nodig iemand uit die het probleem toelicht: misschien kan iemand van VVS, van de instelling, van het personeel of van een andere studentenraad het probleem komen toelichten of hoe zij het opgelost hebben. Dit kan op de vergadering van de studentenraad gebeuren (zo heeft iedereen de informatie) of aan de personen die zich met het advies bezig houden. + Bespreek het advies met iemand die je vertrouwt vanuit het personeel. Als je weet dat ook het personeel gebaat is bij een oplossing, kan je in je advies ook hun argumenten mee opnemen. Samen sta je immers sterker. + Zorg dat je de financiële kant van de zaak kent. Je bestuur zal altijd naar de financiële gevolgen kijken, dus dit moet je zeker opnemen in je argumenten: is je oplossing goedkoper? Wordt met het probleem veel geld weggesmeten? Kunnen ze meer geld besparen of zelfs krijgen met jouw oplossing? Als je oplossing duurder is of financieel niet interessant, zorg dan dat je op dit tegenargument voorbereid bent. + Zorg dat je alle kanten van het probleem of de oplossing besproken hebt. Je argumentatie moet eigenlijk zo waterdicht mogelijk zijn. Formuleer zelf tegenargumenten die het bestuur kan hebben. Kan je hier een antwoord op formuleren? + Bespreek het met alle studenten: natuurlijk is dit niet altijd mogelijk, maar misschien kan je het wel bespreken met de studenten die betrokken zijn (indien dit een kleinere groep is). Anders kan je ook input vragen via je forum of website, via een enquête, een open vergadering… Bijvoorbeeld: zorg dat je in dit voorbeeld over de docenten goed weet wat de richtlijnen zijn die de docenten hierover krijgen. Overtreden zij een regel? Misschien staat dit in het onderwijs- en examenreglement. Zoek het daar zeker eens op. Hoor ook eens rond bij andere instellingen: hoe doen zij dit? Als studenten daar beter begeleid worden, kan het een argument zijn om dit bij jullie ook op te nemen.

124

2.2.5.

Wat is je oplossing?

Als je een advies geeft over een probleem, is het altijd goed dat je ook een oplossing suggereert. Hierdoor werk je constructief mee en stuur je het bestuur meteen al in jouw richting. Zorg hiervoor dat je oplossing het probleem ook oplost. Als je het probleem hebt geanalyseerd en afgelijnd, moet je zorgen dat je oplossing aan deze elementen tegemoet komt. Met andere woorden: je oplossing moet een verbetering zijn. Misschien heeft je oplossing andere negatieve gevolgen? Zorg dat je deze ook kent en probeer deze al te neutraliseren. Als je niet goed weet welke oplossing je moet kiezen of je weet er geen, geef dan de randvoorwaarden van de oplossing mee: wat moet de verbetering minimum inhouden? + Bijvoorbeeld: Een cursus moet voor een bepaalde periode voor de examens ter beschikking zijn voor de studenten en ten laatste de derde les moet elke docent een overzicht van de vakinhoud en de leerstof aanbieden. + Bijvoorbeeld: Er moet docentenevaluatie komen waarbij de studenten hun docenten kunnen evalueren zodat de kwalijke gevallen en problemen geïdentificeerd kunnen worden. Deze evaluatie moet anoniem gebeuren en onafhankelijk verwerkt worden. Het advies zelf is vervolgens de koppeling van probleem aan de argumenten en de oplossing.

2.2.6.

Het advies schrijven

Zoals we hierboven vermelden kan je je advies schriftelijk of mondeling uitbrengen. Maar zelfs als je het mondeling doet, kan het goed zijn dat er een korte schriftelijke weerslag is zodat je zeker alle essentiële elementen hebt meegegeven. Maak iemand of een groep uit de studentenraad verantwoordelijk voor deze taak. Deze moet zeker alle informatie verkrijgen, zowel over de aflijning van het probleem als over de argumenten en de oplossing. Zorg dus dat deze persoon aanwezig is op de studentenraad, de enquêteformulieren krijgt of het forum kan lezen. Lees zeker met de studentenraad nog eens het advies na voor je het doorgeeft aan het bestuur. Staat alles er in? Probeer opnieuw tegenargumenten te verzinnen: is je advies zo waterdicht mogelijk? Zijn er geen dingen vergeten? + Bijvoorbeeld: Je wil die docentenevaluatie, maar dit zorgt voor een berg papierwerk voor het secretariaat. Bovendien heeft de instelling haar eigen promotiesysteem en gaan ze hier de docentenevaluatie niet aan koppelen. Hoe realistisch is dit voorstel? Hoe noodzakelijk is dit voorstel?

125

2.2.7.

Geef je advies op een strategisch moment door

Wanneer je het advies doorgeeft kan ook van belang zijn. Als het besproken moet worden op een raad van bestuur of een vergadering met beslissingsbevoegdheid, zorg dan dat je het voor het opmaken van de agenda verstuurt, of toch signaleert dat je het op de agenda wil. Als je op de vergadering zelf met het document afkomt, heeft nog niemand de tijd gehad om het te lezen. Maar misschien kan dat juist de beste strategie zijn, als je een verrassingseffect wil… Zorg ook zeker dat je advies klaar is vóór de beslissing genomen is, een bestuur komt zeker niet graag terug op een beslissing. Voor sommige zaken (inschrijvingsgeld, onderwijs en examenreglement) zijn er elk jaar vaste momenten waarop dit beslist moet worden. Informeer zeker wanneer deze zijn! Een advies zou de volgende structuur kunnen hebben:

Advies over … + Inleiding: wie brengt het advies uit, is het unaniem goedgekeurd op de studentenraad, waarom breng je het advies nu uit, voor wie is het advies bedoeld. + Probleemstelling: de afbakening en analyse van het probleem + Belang voor de studenten: waarom is dit een probleem? Waarom is dit een goede oplossing? Wat is het belang van dit advies? + Advies: de koppeling van je probleem aan de argumenten (waarom is dit een probleem) en de oplossing of randvoorwaarden (hoe kunnen we dit oplossen)? + Bijkomende informatie: tabel met financiële berekening, advies of argumenten van het personeel, invloed op het Vlaamse niveau: elementen die niet essentieel zijn voor het advies, maar wel interessant om mee te geven. Als je een enquête hield kan je hier ook meer informatie daarover meegeven. + Conclusie

126

Zeer belangrijk om te weten is dat je bestuur misschien weinig tijd heeft om het advies helemaal te lezen. Je derde, vierde en vijfde paragraaf zullen daarom misschien niet helemaal gelezen worden, maar zeker wel je inleiding en je conclusie. Zorg dat hierin de essentie van je advies met één tot drie belangrijke argumenten herhaald worden.

2.3. Een strategie bepalen Met aanwezigheid in een vergadering of een standpunt uitschrijven heb je echter nog geen strategie bepaald. Je strategie is de planning van hoe je de zaken zal aanpakken om te komen waar je wil geraken. Eenvoudig gezegd stel je eerst vast waar je staat, vervolgens waar je wil geraken. Je strategie is de weg van het vertrekpunt naar het gewenste punt. Hiervoor zullen ongetwijfeld vergaderingen (intern of extern) en adviezen schrijven bij komen kijken, maar op zich vormen ze nog geen strategie. Hierbij moet je ook andere zaken doen: + Vraag je af waardoor de instelling wordt overtuigd, stem je argumenten af op het doelpubliek. Cijfers, financiële informatie, onderzoeken of een groot draagvlak zijn argumenten die sterker overkomen. + Wie gaat je woordvoerder zijn? Wie schrijft het advies uit? Wie leest het na? Zet hierbij de juiste mensen op de juiste plaats. + Zorg dat alle studenten op alle vergaderingen hetzelfde verhaal vertellen. + Wat is de juiste timing om iets binnen te halen? Op welke vergadering moet wat gepresenteerd worden en moet het document al op voorhand af zijn? Soms kan het zeer zinvol zijn om iets lang op voorhand door te sturen, soms net het omgekeerde: tegen de deadline aan. + Wat ga je doen als je advies niet meegenomen wordt? Ga je actie voeren, ga je een petitie starten of is het je dat niet waard? Meer informatie over actievoeren vind je verder in dit handboek. Je kan ook kiezen voor de blokkeringsminderheid: als de vergadering niet wettig kan vergaderen zonder de studenten (volgens het reglement), dan kan je de vergadering verlaten.

127

+ Wie kan je overtuigen op welke vergadering en wie heeft de macht op welke vergadering? Elke vergadering heeft belangrijke sleutelfiguren die anderen kunnen overtuigen. Je moet ervoor zorgen dat zij voor jou pleiten. Een belangrijke figuur is de voorzitter, omdat hij of zij bepaalt welke agendapunten worden besproken en in welke volgorde. Als de voorzitter je niet genegen is, zal je ook hiervoor een strategie moeten uitdenken. + Is het zinvol om te stemmen: bij stemmen op een adviesraad of beslissingsvergadering worden de meningen plots erg uitvergroot. Daarom moet je goed weten of het strategisch is om te stemmen of niet. Bij het bepalen van je strategie moet je bij elke vraag je gewenste doel in je achterhoofd houden: wat wil je zeker bereiken? Vervolgens ga je bepalen hoe je dat gaat doen. Hierbij kan je rekening houden met zaken als de relatie die je wil houden met de onderhandelaar, de timing, de noodzaak, … Om je onderhandelingsstrategie te bepalen kan je in het hoofdstuk interne communicatie meer specifieke zaken terugvinden met betrekking tot onderhandelingen.

2.4. De studenten betrekken Wil je instellingbestuur een beslissing nemen waar de studentenraad zich absoluut niet achter kan scharen, dan kan je proberen de brede studentenpopulatie hierover in te lichten. Je zou bijvoorbeeld kunnen werken met een online-petitie om je instelling te tonen dat de beslissing die ze willen nemen zeer onpopulair zou zijn bij de studenten. Op lange termijn is het echter verstandiger om eerst de weg van de constructieve dialoog te bewandelen dan onmiddellijk via dergelijke technieken de confrontatie met het bestuur aan te gaan. Meer informatie hierover vind je in de delen over ‘communicatie naar studenten’ en ‘actievoeren’.

128

3

3. mandaten vanuit de studentenraad Hoofdstuk 3, deel 3

De externe mandaten van een studentenraad zijn een belangrijk instrument om de stem van jullie studenten te laten horen. De studentenraad kan studenten afvaardigen in tal van adviesraden en bestuursorganen. Voor veel studentenvertegenwoordigers betekent dit vooral veel vergaderen. Maar je kan met deze mandaten ook veel bereiken. Het is één van de mogelijkheden om de mening van de studenten die je vertegenwoordigt wereldkundig te maken en verbeteringen voor studenten te realiseren. Een doordacht beleid omtrent externe mandaten is cruciaal om hier zoveel mogelijk uit te halen. We geven in dit hoofdstuk enkele tips om zo’n beleid vorm te geven. Gezien het belang van de externe vertegenwoordiging voor de studentenraad is een goede procedure om de vertegenwoordigers te kiezen belangrijk. Er zijn meerdere procedures mogelijk. In sommige instellingen worden studenten voor sommige mandaten rechtstreeks verkozen. Voor heel wat mandaten wordt er echter een student aangesteld via de studentenraad. We geven hier enkele tips om de juiste mensen op de juiste plaats aan te stellen.

via jullie vertegenwoordigers in adviesraden en bestuursorganen kunnen jullie heel wat realiseren voor jullie studenten. ga hier heel bewust mee om en probeer er zo veel mogelijk uit te halen

3.1. Mandaten op alle niveaus Studentenvertegenwoordigers moeten veel vergaderen. Er zijn tal van advies- en bestuursorganen waarin de studentenraad een zitje krijgt. Welke mandaten jullie studentenraad moet invullen hangt af van vele factoren. We geven een lijstje van mogelijke mandaten die je als studentenraad moet invullen. Deze zullen echter niet allemaal relevant zijn voor jouw instelling of regio. Op opleidingsniveau zijn de studenten vertegenwoordigd in de departementale raad (hogeschool) of faculteitsraad (universiteit). Daarnaast zijn er soms nog werkgroepen of specifieke raden. De studenten in deze raden kunnen worden aangeduid door de (departementale) studentenraad of kunnen rechtstreeks verkozen worden. Op instellingsniveau kunnen studenten zetelen in de raad van bestuur en/of de academische raad. In sommige instellingen zit er ook een student in het bestuurscollege. De studenten kunnen worden aangeduid door de studentenraad of rechtstreeks verkozen worden. Ook hier kunnen er werkgroepen (bijvoorbeeld omtrent het OER) en specifieke raden zijn, zoals bijvoorbeeld een Onderwijsraad. Studenten hebben ook vertegenwoordiging in de sociale voorzieningen. De studentenvoorzieningen van de hogescholen zitten in een aparte vzw die paritair bestuurd worden. Dit wil zeggen dat de studenten de helft van de stemmen hebben, en het instellingsbestuur de andere helft. Studenten zetelen er in de raad van bestuur en in de algemene vergadering. Voor de universiteiten is de situatie anders. De sociale voorzieningen zijn er ingebed in de universiteit. Studenten hebben er vertegenwoordiging in de sociale raad, die een adviserende functie heeft. Maar ook buiten de instelling worden heel wat beslissingen genomen die de studenten beïnvloeden. De stad heeft heel wat bevoegdheden die relevant zijn voor studenten. Ze nemen beslissingen over kotbelasting, verkeersveiligheid, plakpalen, overlast, fuifgelegenheden, etc. In heel wat steden wordt er een overleg met de studenten georganiseerd waar de studentenraad vertegenwoordigers in aanduid. De laatste jaren hebben de associaties aan macht gewonnen. Instellingen staan bevoegdheden af aan de associatie of maken afspraken over hun beleid met de associatiepartners. Een goede studentenvertegenwoordiging op dit niveau is dan ook zeer belangrijk. Deze rol is weggelegd voor de associatiestudentenraad. Op Vlaams, federaal en Europees niveau worden wetten, decreten en andere besluiten gestemd die de rechten en plichten van studenten bepalen en dus ook hier moet de stem van de student gehoord worden. Deze taak neemt VVS op zich. De vertegenwoordigers van de studentenraad hebben in deze koepelorganisaties dan ook een belangrijke taak.

130

3.2. Kandidaten ronselen Momenteel worden heel wat van deze mandaten via handopsteking uitgedeeld aan de enige geïnteresseerden. Studentenvertegenwoordigers zijn vaak druk bezette mensen die de vele vergaderingen moeten combineren met les, taken, jobs en sociaal leven. Een extra mandaat wordt dan gezien als een extra belasting. Een goed beleid moet mensen motiveren om zich kandidaat te stellen en daarna de juiste mensen selecteren uit de kandidaten. Om mensen te overtuigen zich kandidaat te stellen, is het belangrijk dat de studentenvertegenwoordigers goede informatie hebben over de beschikbare mandaten. Enerzijds moeten ze weten wat ze kunnen bereiken op een bepaald mandaat. Wat wordt er besproken op de vergaderingen en wat hebben de studenten er de voorbije jaren kunnen doen? Anderzijds moeten ze kunnen inschatten welke inspanning een mandaat vergt. Vaak durven mensen zich niet kandidaat stellen omdat ze vrezen dat ze een mandaat niet aankunnen. Ze moeten hierbij vooral informatie krijgen over de tijdsinvestering. Maar soms denken ze ook dat ze over te weinig dossierkennis of ervaring beschikken. Hierbij kan een belofte op de nodige ondersteuning en overdracht helpen. In veel studentenraden worden de mandaten ingevuld op de eerste vergadering van het academiejaar. Eerder gaat niet omdat de mensen nog maar net verkozen zijn. Later is moeilijk omdat de raden vaak al beginnen bijeen komen. Dit betekent dat de mandaten al worden verdeeld terwijl de studentenraad nog in opstart is. Dat maakt de voorbereiding van de verkiezingen, waarbij de informatie wordt beschikbaar gesteld en kandidaten worden gezocht, niet evident. De aanstelling van nieuwe mensen wordt dan ook best door de uittredende studentenvertegenwoordigers voorbereid. Ook de studentencoach of medewerker van de studentenraad kan hier een belangrijke rol spelen.

131

TIP: Stel een informatiedocument over jullie mandaten op dat je rondstuurt naar de nieuwe verkozenen in de studentenraad. + Maak een lijst van alle vergaderingen waar de studentenraad iemand voor moet afvaardigen + Geef bij alle vergadering een beknopte uitleg van wat er zoal besproken wordt + Geef voorbeelden van wat studenten er de voorbije jaren konden bereiken + Vermeld hoe vaak en hoe lang de vergadering meestal samen komt + Vermeld de contactgegevens van wie er vorig jaar de studentenraad vertegenwoordigde + Leg een datum vast waarop de nieuwe mensen uitleg krijgen van de oude vertegenwoordigers over de vergadering

3.3. Kandidaten verkiezen Een eerlijke verkiezingsprocedure is belangrijk voor de legitimiteit van de kandidaten. Iemand die een mandaat verkregen heeft via een verkiezingsprocedure in de studentenraad staat sterker dan iemand die een mandaat heeft gekregen omdat toch niemand anders het wou. In het huishoudelijk reglement wordt best een goede procedure opgesteld. Deze moet bepalen wie zich kandidaat kan stellen, hoe studenten zich kunnen kandidaat stellen en hoe er gestemd wordt. Er wordt ook best voorzien in een systeem van plaatsvervangers. In haar reglement kan de studentenraad bepalen wie er zich allemaal kandidaat kan stellen voor de mandaten van de studentenraad. In de praktijk worden er verschillende beperkingen gebruikt. Soms kunnen enkel leden van de studentenraad zich kandidaat stellen. Soms worden bepaalde mandaten ook open gesteld voor mensen die niet in de studentenraad zitten. Dit heeft als voordeel dat deze mensen zich specifiek tot een bepaald mandaat kunnen richten en de werklast wat gespreid kan worden. Het nadeel is dat ze niet zelf verbonden zijn aan de studentenraad. Mits goede afspraken kan dit echter worden opgevangen.

132

Het reglement van de studentenraad bepaalt best op welke manier iemand zich kandidaat kan stellen. Vaak kan dit door gewoon op de studentenraadvergadering je interesse te tonen. Een studentenraad kan echter ook bepalen dat mensen zich schriftelijk kandidaat moeten stellen, door bijvoorbeeld een e-mail te sturen naar alle leden van de studentenraad waarin ze hun motivatie toelichten. Dit geeft de andere leden van de studentenraad de kans om de motivatie als factor mee te nemen in hun keuze. Verder moet het reglement vastleggen hoe mensen verkozen worden. Het is belangrijk te weten welke meerderheid vereist is. Dit kan een gewone meerderheid zijn (50%+1) maar de studentenraad kan ook bijvoorbeeld kiezen voor een 2/3-meerderheid. Verder moet het reglement ook vastleggen hoe er gestemd moet worden. Dit kan via handopsteking. Maar er kan ook gekozen worden voor een geheime stemming. Hierbij moet iedereen een anonieme stem uitbrengen op een briefje. Bij personenstemmingen wordt er vaak geopteerd voor geheime stemming. Tenslotte moet er bepaald worden in het reglement hoe opvolgers worden aangeduid. Deze kunnen apart verkozen worden. Er kan ook gesteld worden dat de persoon met de tweede meeste stemmen opvolger wordt. Het reglement legt best ook vast dat iemand die niet naar een vergadering kan gaan, zelf de opvolger moet contacteren.

TIP: Schrijf een duidelijke procedure in je werkingsreglement in om de vertegenwoordigers te verkiezen. + Wie kan zich kandidaat stellen? + Hoe moeten ze zich kandidaat stellen? + Hoe verloopt de verkiezing? + Welke meerderheid moeten de kandidaten halen? + Hoe worden opvolgers aangeduid?

133

3.4. Opvolging Het is belangrijk dat de verkozenen tijdens het uitoefenen van hun mandaat beseffen dat ze alle studenten vertegenwoordigen en spreken namens de studentenraad. Dit wil dus zeggen dat ze na hun verkiezing verantwoording moeten afleggen aan de studentenraad. Dit betekent dat de externe vertegenwoordigers zich moeten houden aan beslissingen en standpunten van de studentenraad. Een goed extern beleid zet informatiedoorstroom centraal. Dit heeft namelijk meerdere voordelen. Ten eerste kan de studentenraad zo opvolgen wat er beslist wordt op bepaalde vergaderingen en erop in spelen. Belangrijke punten kunnen dan op de studentenraad besproken worden. Daarnaast kan de studentenraad de mensen met een mandaat versterken via een goede informatiedoorstroom. Maar het werkings- of huishoudelijk reglement zou ook de democratische controle van de studentenraad moeten garanderen.

3.4.1.

Standpuntvorming studentenraad

Een vertegenwoordiger kan eigenlijk pas de mening van de studentenraad vertolken, als de studentenraad een standpunt heeft ingenomen. Hiervoor kan de voorzitter van de studentenraad de agenda’s van de belangrijke vergaderingen opvolgen en belangrijke agendapunten die er aan komen eerst op de studentenraad bespreken. Zo kan de studentenraad bijvoorbeeld over bepaalde agendapunten van externe vergaderingen een advies uitbrengen. Daarmee kan aangegeven worden dat niet enkel de vertegenwoordiger op die ene vergadering iets wil, maar dat de voltallige studentenraad er achter staat. Daarnaast kunnen bepaalde agendapunten ook op andere vergaderingen worden aangekaart om zo meerdere mensen van jullie visie te overtuigen. Dit geldt trouwens ook voor studenten die rechtstreeks verkozen zijn in bepaalde raden. Ook hier geldt namelijk het motto: samen sta je sterk. Tips en advies over hoe je studentenraad een standpunt kan vormen, vind je in het hoofdstuk ‘Communicatie met het bestuur’.

3.4.2.

Terugkoppeling mandaten

Aan studentenvertegenwoordigers die de studentenraad op een externe vergadering vertegenwoordigen kan er gevraagd worden om verslag uit te brengen. Dit kan op meerdere manieren. Op de vergadering van de studentenraad kan er kort overlopen worden wat er beslist werd op bepaalde raden en commissies. Maar er kan ook aan de vertegenwoordigers gevraagd worden om een schriftelijk verslag rond te sturen. Maar ook het

134

officiële verslag zou beschikbaar moeten zijn voor leden van de studentenraad. Deze kunnen ergens op een interne website worden bijgehouden zodat er niet te veel moet worden rond gemaild.

3.4.3.

Afzetprocedure

Zelfs met een goede selectieprocedure en een goede begeleiding, zal niet iedere gemandateerde de studentenraad even goed vertegenwoordigen. Ze kunnen bijvoorbeeld meerdere vergaderingen missen. Of ze kunnen hun eigen mening verkondigen op een vergadering, wetende dat die afwijkt van het standpunt van de studentenraad. In zo’n gevallen moet het mogelijk zijn om iemand uit zijn/haar mandaat te ontzetten. Hier mag echter nooit lichtzinnig mee worden om gesprongen. Willekeur en persoonlijke vetes moet worden uitgesloten. Daarom is het belangrijk dat het huishoudelijk reglement een duidelijke procedure voorziet. Verder wordt de beslissing best genomen door de voltallige studentenraad en niet aan bijvoorbeeld enkel de voorzitter. Een mogelijk ontslag moet op voorhand worden aangekondigd en wordt gestaafd met bewijzen, zoals officiële verslagen. Bovendien moet de gemandateerde de mogelijkheid krijgen zich te verdedigen. De stemming gebeurt best geheim.

TIP: Zorg voor een goede opvolging vanuit de studentenraad om zo veel mogelijk uit de mandaten te halen. + Vergeet niet: samen sta je sterk! + Neem met je studentenraad standpunten in over onderwerpen die besproken worden in externe vergaderingen + Breng over belangrijke punten rechtstreeks advies uit bij het bestuur om zo je vertegenwoordigers te versterken + Laat de vertegenwoordigers verslag uitbrengen aan de studentenraad + Voorzie een eerlijke afzetprocedure zodat je kan ingrijpen als er iets fout loopt

135

3

4. persbeleid Hoofdstuk 3, deel 4

4.1. Wie is de pers? Om te weten hoe je de media moet bereiken en bespelen, is het nodig dat je eerst weet hoe zij werken en wie zij zijn. Het is voor een organisatie van bepaalde grote erg belangrijk om up-to-date te blijven en regelmatig een keer te verschijnen in de pers. Want iets wat leeft onder de mensen moet zeker en vast openbaar gemaakt worden. Wanneer men iets wil bereiken of een groep mensen wil mobiliseren en informeren is de media hét middel bij uitstek. Een goed perscontact staat garant voor een goed imago, en dat is zeer belangrijk voor het publiek. In de media komen is altijd een goede manier voor extra publiciteit en naambekendheid. De journalistiek en de kranten hebben de afgelopen 160 jaar grote veranderingen doorgemaakt. Vroeger was de berichtgeving in handen van politieke partijen en konden zij op die manier hun partijprogramma’s aan de massa brengen. Eerder was de pers iets voor de rijkere bevolking vanwege het cijnskiesrecht, maar door de afschaffing van de dagbladzegel (een belasting die op kranten werd geheven) konden steeds meer en meer mensen zich een krant aanschaffen. Ook de leerplicht en de technologische ontwikke-

136

lingen zoals drukpersen hebben ertoe bijgedragen dat het publiek via deze media beter geïnformeerd werd. Sindsdien is de pers haar rol als waakhond van de democratie gaan aannemen. En zo is ze dus zeer belangrijk voor studentenvertegenwoordigers, want ook zij zijn de waakhonden voor inspraak en democratie. Tegenwoordig zijn kranten niet meer zo uitgesproken politiek getint. Kranten en andere media zijn producten geworden van de consumptiemarkt, ze leven dankzij bedrijven die hen geld geven in ruil voor publiciteit. Om op een goede manier met de pers om te kunnen moet je dus voldoende achtergrondkennis hebben van het grootste en machtigste bedrijf: de media. Om op de juiste manier de pers te bereiken moet je het een en ander weten over de media. Ten eerste moet je weten dat de media altijd commercieel is. Ze wordt gemaakt door grote bedrijven die met elkaar concurreren en die overleven door geld dat ze krijgen voor reclame. De media is gericht op winst en is daarom ook erg gericht op advertenties, reclame en artikels die graag gelezen worden door mensen. Onlosmakelijk is hieraan verbonden dat journalisten in een bedrijfscultuur werken en meestal in recordtempo vele artikels moeten produceren. Hou hier dan ook rekening mee: journalisten houden meer van beknopte, vlotte en correcte informatie want dan kunnen zij hier sneller mee aan de slag voor een artikel. Journalisten halen het grootste deel van hun artikels uit voorgeschreven persberichten. Die moeten zeer helder zijn en correcte informatie bevatten. De pers bereiken en de manier waarop is belangrijk voor je studentenraad.

4.2. Waarom wil je in de pers? Voor elke organisatie is het van groot belang zo nu en dan eens in de pers te verschijnen. Het publiek weet dan dat je bestaat en bij regelmatige herhaling daarvan creëer je een imago en liefst een positief imago. De pers is ook een drukkingmiddel om problemen aan te kaarten of om wantoestanden openbaar te maken. Een probleem in de media krijgen, wakkert de publieke opinie aan en zo kunnen er discussies ontstaan. Zo wordt ook niet alleen de aandacht van het publiek getrokken, maar ook van de beleidsmakers.

137

4.3. Enkele nuttige tips over pers + Weet dat journalisten op vrijdagen geen tijd meer hebben om een artikel te schrijven, zij werken dan aan de weekendbijlagen. Op zaterdag werken geen journalisten. + Gebruik geen al te technisch woordgebruik in je persbericht. Ga ervan uit dat je schrijft voor iemand die geen voorkennis heeft. De journalisten van tegenwoordig zijn immers geen specialisten meer, maar generalisten. + Een journalist wilt heel graag snel en veel informatie. Plaats je persberichten dan ook duidelijk op je website en geef voldoende beeldmateriaal en links naar andere websites. + Journalisten werken met een hiërarchie van bronnen. Van wie ze veel, snel en juiste informatie krijgen staat dus hoger in de rangorde. Je kan stijgen in die hiërarchie als je vaker in andere media verschijnt, als je betrouwbare informatie geeft… + Je komt het meeste in de media als je een goede vertrouwensrelatie hebt. Daarom moet je ervoor streven dat je organisatie een vaste persverantwoordelijke heeft en dat deze de woordvoerder van je organisatie is, een vaste waarde. + Je komt nog vaker in de media als je woordvoerder een BV is. Denk bijvoorbeeld aan Michel Vandenbossche van Gaia. Als je dus graag een campagne in de pers wilt kan je overwegen hier een bekend gezicht voor te vragen. Misschien zit er wel een student aan je instelling die ook BV is? + Wanneer je journalisten goed behandelt en hen steeds een warm welkom geeft, zijn ze sneller geneigd jouw organisatie serieus te nemen en jullie in de media te laten verschijnen. + Stuur je persbericht ’s morgens of overdag door, niet in de vooravond. De journalisten moeten nog tijd hebben om het artikel te schrijven. + Zorg dat je goed voorbereid bent wanneer een journalist je opbelt voor verdere informatie of vragen. + Verstuur je persbericht via mail. Zet als onderwerp “Persbericht titel van het persbericht” + Stuur je persbericht best niet in een bijlage. Journalisten zijn zeer wantrouwig tegenover bijlagen, wegens virussen. Kopieer daarom je persbericht in je mail. Voor extra informatie verwijs je naar je website, zet deze ook niet in bijlagen.

138

+ Als je afbeeldingen stuurt, zorg dan dat het duidelijke en leuke afbeeldingen zijn. + Vergeet in je mail zeker niet je contactgegevens te vermelden.

4.4. Het persbericht Je persbericht zou eigenlijk bijna een artikel moeten zijn wanneer je het openbaar maakt. Zo moet de journalist niet meer zoveel moeite doen om jouw persbericht publiceerbaar te maken en maak jij ook meer kans dat je artikel verschijnt. Volg bij het schrijven van een persbericht de logica van de “omgekeerde piramide”.

Wie, Wat, Waar, Wanneer, Hoe, Waarom, … Relevante informatie Bijkomende informatie

In de eerste regels zorg je voor de meest essentiële informatie. Wie, waar, wanneer, waarom, hoe… Dat is de kernboodschap, dat is wat je wilt vertellen. In de volgende paragraaf kun je extra informatie geven die nog steeds zeer belangrijk is voor het overbrengen van je boodschap. Dit doe je om meer toelichting te geven over het onderwerp, om extra argumenten aan bod te laten komen… Tot slot kan je in je laatste paragrafen nog bijkomende, interessante informatie geven om je boodschap beter over te brengen. Je moet echter wel weten dat wanneer een artikel te lang is om te publiceren, er beneden tekst wordt weggeknipt. Begin daarom steeds met het belangrijkste. Niet alleen de inhoud van je persbericht is van groot belang. Je moet ook steeds een aantrekkelijke en duidelijke titel hebben voor je persbericht. Je ondertitel moet verduidelijkend werken. Een citaat van een student, een getuigenis, of een belangrijke conclusie helpt om de aandacht te richten op iets belangrijks en helpt de journalist bij het schrijven van zijn artikel.

139

3

5. actievoeren Hoofdstuk 3, deel 5

5.1. Wat is sociale actie? Actie is een vorm van collectief handelen ter voorkoming of opheffing van een sociaal probleem. De functie van actie voeren is om te emanciperen of om een probleem te signaleren: het is probleemoplossend en participatief. Maar het is ook een manier om de machtsverhoudingen te keren, een laatste redmiddel als overleg niet meer werkt. Er bestaan 3 categorieën van modellen van sociale actie: + Samenwerkingsmodel: Er zijn modellen die samenwerking tussen de actievoerders en beleidsmensen beogen. Ze gaan uit van gemeenschappelijke belangen. De doelgroep is de achterban (of de groep) die deze gemeenschappelijke belangen niet altijd weet of inziet. Omdat deze vorm een mentaliteitsverandering wil doorvoeren maken ze gebruik van kennis. Ze doen dit door het sensibiliseren van de achterban en voorlichting. Natuurlijk moet er opgepast worden voor extreem paternalisme. + Een ander model is er een van de confrontatie en in tegenstelling tot het samenwerkingsmodel is er hier geen sprake van een consensus tussen de actievoeders en de besluitvormers. De besluitvormers zijn net de doelgroep waar de actievoerders een verandering van verwachten. Ze willen de besluitvorming wijzigen, ze beogen een andere besluitvorming. Dit doen ze door overleg met de besluitvormers. Er bestaat wel het gevaar om te belanden in een overwicht van deskundigen en dan wordt alles te technocratisch.

140

+ Het laatste soort van model is het dwangmodel. Deze gaat er vanuit dat een conflict of dwang leidt tot verandering en niet tot overleg of onderhandelingen. De doelgroep zijn de besluitvormers en hiermee wordt bedoeld dat er andere machtsverhoudingen moeten zijn om de structuren te veranderen. Hun strategie is pressie en ook deskundigheid. Er moet worden opgelet dat niet enkel de machtselite de kans krijgt om deel te nemen aan deze nieuwe machtsverhoudingen. Geen enkele van deze modellen komt in zijn zuivere vorm voor. Tijdens het proces van actievoeren doen er zich dikwijls verschuivingen voor naar andere modellen.

5.2. Waarom voer je actie? Voordat je beslist om actie te voeren of een betoging te houden is het belangrijk dat je stilstaat bij de reden om je actie te voeren. + Je kan ongenoegen uiten. Er is iets in je omgeving waar je het niet (langer) mee eens bent. Of het nu gaat over een verplichte, maar veel te dure studiereis of een verkeerde beslissing van je schoolbestuur. + Actievoeren of betogen kan ook gebeuren om iets te veranderen aan de omgeving. Je wilt bijvoorbeeld milieuvriendelijke kraantjes op de toiletten van je school of je wilt dat er meer geld moet vrijkomen voor studenten die het financieel moeilijker hebben. + Je kan ook actie voeren om een signaal te geven, zowel een positief als een negatief signaal. Een voorbeeld van een positief signaal is wanneer je achter een persoon staat, een negatief signaal kan gegeven worden tegen de beslissingen van je schoolbestuur. Als je met velen gaat actievoeren, dan geef je het signaal dat vele mensen dat belangrijk vinden.

door actie te voeren kan je een positief of een negatief signaal geven

Stilstaan bij deze redenen is ook belangrijk omdat je rekening moet houden met verschillende zaken. Timing Je kan je actie op die manier plannen dat ze zich voor de feiten voordoet (de beslissing mag zeker niet vallen), maar je kan ook betogen na de feiten (de gevolgen zijn slecht). Of je kan kiezen voor een symbolische datum (bijvoorbeeld één jaar na de gebeurtenissen). Hoe Een andere belangrijke reden om na te denken waarom je gaat betogen is om een manier te bedenken waarop de boodschap het beste kan overkomen. Wie Je moet ook goed weten tegen wie of wat je gaat betogen om te weten wie je het beste kan aanspreken. Voor een betoging is het altijd goed om te weten wie het slachtoffer is en wie de sympathisant. Slachtoffers zijn die personen die direct geraakt worden door het feit dat je aanklaagt. Maar wanneer het slachtoffer niet in staat is om zelf op een overweldigende manier actie te voeren, dan kan je altijd nog rekenen op sympathisanten. Hoe meer sympathisanten, hoe groter de maatschappelijke draagkracht.

TIP: Richt je op reeds bestaande organisaties of op groepen mensen, deze zijn makkelijker te bereiken en kunnen eventueel een deel van het werk op zich nemen en ze hebben vaak reeds de nodige knowhow. Daarbij is elke student apart bereiken veel moeilijker dan verenigingen of organisaties.

Betogingen kunnen dus verschillende uiteenlopende redenen hebben. Maar meestal wordt er eigenlijk betoogd tegen iets en niet zo vaak voor iets. Dergelijke negatieve betogingen komen het vaakst voor en zijn vaak ook het makkelijkst om mensen voor op de been te krijgen.

142

5.3. Vormen van actie Actie voeren is niets meer of niets minder dan een boodschap overbrengen aan een bepaalde ontvanger om deze te mobiliseren. De boodschap is niet hetzelfde als de slogan. De slogan is een krachtige zin met de boodschap zeer kort in vervat. Een boodschap zelf is veel meer dan één zin, het is het antwoord op de vraag waarom er betoogd wordt, deze is heel belangrijk aangezien ze de legitimiteit geeft om de betoging te houden. Wanneer de boodschap zinloos is, zal er niet veel weerklank komen van de achterban.

Enkele belangrijke criteria voor een goede boodschap: + Ze mag niet te lang zijn, maar met zoveel mogelijk juiste informatie. + Ze moet duidelijk en niet dubbelzinnig zijn of mag geen tegenstrijdigheden bevatten. + Ze moet eenvoudig te onthouden zijn. + Een goede boodschap motiveert vanzelf. Wanneer duidelijk is dat er werkelijk nog iets kan veranderd worden dan is dat een veel krachtigere boodschap dan een die onzeker klinkt. + Identificeer één of enkele (niet meer dan 5, dan vergeten ze het) hoofdproblemen. + Zorg voor een creatieve manier om je boodschap over te brengen (rijmen, 10 geboden…)

Er zijn heel veel verschillende manieren om deze boodschap tot bij de ontvanger te brengen. Maar afhankelijk van een aantal factoren (doelgroep, plaats…) zijn er andere manieren hiertoe. We overlopen de belangrijkste.

143

5.3.1.

De gedrukte actie

Flyers, posters, brieven, spandoeken… kortom alle tastbare vormen om een boodschap over te brengen. Voordelen + Geschreven woorden blijven, ze kunnen worden herlezen + Snel en breed verspreiden + Een herkenningseffect, meermaals terugkomen + Gadgets toevoegen, dan wordt het beter onthouden en minder snel weggegooid + Volledige controle over de boodschap, ze wordt steeds op dezelfde manier verwoord Nadelen + Op heel wat gadgets kan je geen uitgebreide boodschap kwijt + Duur en veel medewerkers voor nodig + Je weet niet zeker of de ontvanger de boodschap juist begrepen heeft + Je krijgt geen rechtstreekse feedback + Je kan niet inspelen op vragen van de ontvanger + Je slogan moet onmiddellijk en blijvend aanspreken + Je mag niet zomaar overal posters en flyers ophangen, hier bestaan regels voor

Enkele voorbeelden De flyer: flyers zijn een zeer goed middel om snel vele mensen te bereiken. Ze zijn gemakkelijk om te maken en niet duur. Je kan flyers gebruiken om te sensibiliseren, maar ze kunnen ook oproepen tot actie. Je kan er bijvoorbeeld een nieuwe beslissing van het instellingsbestuur mee bekend maken of vragen om geen drank uit de drankautomaat meer te kopen. Als je gaat flyeren mag je niet vergeten de naam van de verantwoordelijk uitgever erop te vermelden (“V.U.: Voornaam, naam en adres”). Verder kan je ook andere contactgegevens van je organisatie erop zetten. Op die manier weten geïnteresseerden steeds bij wie ze terecht kunnen voor verdere informatie. Je moet wel steeds oppassen tijdens het

144

flyeren want ontvangers die na een vluchtige blik de flyer op de grond gooien doen aan sluikstorten. Dit kan je organisatie 75 euro kosten. Er bestaan hier regelgevingen over, maar die kunnen per gemeente verschillen. Soms moet er een aanvraag worden ingediend bij het stadsbestuur. Vergeet in elk geval nooit “Niet op de openbare weg gooien” te vermelden op de flyer. De petitie: Met een petitie kan je bewijzen dat er een groot draagvlak is voor een bepaald voorstel of standpunt. Een petitie is een middel dat gebruikt kan worden wanneer er op een andere manier geen aandacht voor je probleemstelling is. Wanneer je besluit een petitie te houden moet je op voorhand goed weten hoeveel personen je moet bereiken om aan het representatief percentage te komen. Om zoveel mogelijk geïnteresseerden voor je petitie te krijgen, kun je best één duidelijke vraag stellen. Als er teveel geëist of gevraagd wordt, haken al veel mensen af. Als ze het met een zaak niet eens zijn gaan ze ook niet tekenen voor een andere. Voor een petitie moet je ook steeds een naam, voornaam en een adres vragen zodat de handtekeningen gecontroleerd kunnen worden op geldigheid. Andere voorbeelden: Een brievenactie: hierbij kan je met zoveel mogelijk verschillende personen een brief richten naar een van de beleidsmakers, spandoeken met duidelijke boodschappen of je slogan, een krantje uitgeven, …

Enkele nuttige tips + Probeer op te vallen tussen al die posters en flyers die dagelijks worden uitgedeeld en opgehangen. + Het beeld of het gadget kan je best laten aansluiten bij wat je wilt overbrengen met de boodschap. + Zorg dat de ontvanger steeds duidelijk weet waar hij bijkomende informatie kan vinden. + Zorg dat er geen schrijffouten in het drukwerk zitten. + Zorg voor essentiële informatie op het drukwerk: wie, waarom, wanneer…

145

5.3.2.

De persoonlijke actie

De boodschap mondeling overbrengen aan de ontvanger. Voordelen + Niets mobiliseert zo goed als persoonlijk contact + Je kan rechtstreeks inspelen op de vragen van de ontvanger en in de interactie kan je ook nog wat extra argumenten kwijt + Je kan de boodschap aanpassen aan de toehoorders + Je kan rechtstreeks vragen om engagementen + Je bent helemaal zeker dat de boodschap goed ontvangen is Nadelen + Zeer arbeidsintensief + Het duurt langer, afhankelijk van het aantal toehoorders + Je kan in een discussie vervallen waardoor je minder geloofwaardig overkomt + Je hebt er mondige en capabele mensen voor nodig

Enkele voorbeelden De betoging: Een betoging is een verzameling van mensen die voor hetzelfde doel strijden. Betogingen zijn een middel om aandacht te vragen en om aan te tonen dat hetgeen waarvoor betoogd wordt leeft onder de mensen. Het is belangrijk te weten dat een betoging zeer veel voorbereidend werk nodig heeft. Hier gaan we verder op in onder het stukje ‘Wat moet je weten?’. De bezetting: Een bezetting klinkt spectaculair en hier komt de pers sneller op af. Bovendien heb je voor een bezetting veel minder actievoerders nodig en veel minder voorbereidingstijd. Het voorbereidende werk gaat vooral verkenning van het terrein zijn, namelij met hoeveel personen moet je zijn om het te bezetten, hoe kan je ongemerkt binnen geraken… De pers is hierbij ook zeer belangrijk, breng hen zeker op de hoogte van je actie. Maar niet te vroeg want anders bellen ze misschien eerst al naar de plaats voor bevestiging. Wanneer je een plaats gaat bezetten, vergeet dan zeker niet genoeg eten en drinken mee te nemen en slaapgerief. Het is ook een goed idee om iemand buiten te hebben die je kan bereiken in geval van problemen en die de pers te woord kan staan.

146

De staking: Indien de beslissingen van het instellingsbestuur in het nadeel van alle studenten zijn, krijg je waarschijnlijk genoeg personen op de been om een staking uit te voeren. Een staking is ook een sterke manier om actie te voeren. Je moet wel een duidelijke reden hebben voor deze staking, anders gaan buitenstaanders misschien denken dat jullie enkel willen spijbelen. Een staking heeft qua organisatie niet veel nodig. Zorg dat er spandoeken, megafoons… binnen bereik zijn en dat er mensen de ingang versperren.

Enkele nuttige tips + Degene die de boodschap overbrengt moet zeer goed op de hoogte zijn van het dossier. Véél informatie is belangrijk. Deze persoon is best ook iemand die overtuigend overkomt en die goed kan argumenteren. + Het beeld dat men krijgt van de organisatie is het beeld dat de ontvanger heeft van degene die hem aanspreekt, zorg dus voor bekwame, enthousiaste en charismatische persoonlijkheden. + Een persoonlijke boodschap gaat best gepaard met een gedrukte boodschap, als mensen het horen én lezen blijft het beter hangen + Denk er goed over na want dergelijke acties kunnen schade aan je imago veroorzaken.

5.3.3.

De digitale boodschap

Dit zijn zaken die je verspreidt via een website, e-mail…. Voordelen + Je kan hier zeer creatief mee uit de hoek komen (filmpjes, quiz, animatie…) + Websites zijn laagdrempelig + Je kan een website indelen in verschillende groepen + Je kan zeer veel informatie kwijt op een website + Je kan een kettingmail starten en zo bereik je vele mensen, uit verschillende hoeken + De posters en flyers kunnen zelf uitgeprint worden (door de partners)

147

Nadelen + Sommige nadelen van de gedrukte boodschap zijn hier ook van toepassing + Een website moet gevonden worden door de toehoorders + E-mails worden niet altijd snel gelezen, komen bij spam terecht of worden automatisch verwijderd + E-mailadressen zijn moeilijk te verkrijgen + Sommige mensen zijn de vele geforwarde mails al beu + Er wordt snel afgehaakt als er teveel tekst in de mail staat

Enkele nuttige tips + Maak de website heel laagdrempelig en makkelijk te vinden + Stuur korte maar krachtige mails

Het is belangrijk om steeds weer een nieuwe en originele manier te vinden om de aandacht van het publiek te pakken. Je kan op de voorgrond aanwezig zijn (toespraken…) en je kan je ook meer op de achtergrond begeven (flyers…) maar hoe dan ook: wees opvallend. Regelmatig in de pers komen is bijvoorbeeld ook opvallend. Tegenwoordig is er steeds meer en meer aandacht voor ludieke acties of guerrilla-acties. Dit zijn originele en leuke manieren om je boodschap over te brengen. Het voordeel hierbij is dat het niet veel personen vereist, enkel een goed idee! Een ander voordeel is dat de pers snel geïnteresseerd is in dit soort van acties, want het is leuk om in beeld te brengen. Enkele voorbeelden van ludieke acties zijn: in thema verkleed naar de les gaan, voor de school blijven slapen in tenten als er te weinig rond huisvesting wordt gedaan, leuke stickers op zichtbare plaatsen kleven, huiswerk geven aan de docenten als zij niet akkoord gaan met een evaluatie van hun vak, naakt lopen, symbolische kaarsen, gadgets, eigen symbolische zaken vernietigen (denk aan: bh’s in brand steken)…

148

5.4. Wat moet je weten? Drempels verlagen Om zoveel mogelijk mensen tot actie te overhalen moet je het hen gemakkelijk maken. Wanneer er drempels ervaren worden, haken gauw mensen af. Probeer dus zoveel mogelijk van die drempels te verlagen, want zo hebben ze geen excuus meer om niet deel te nemen en zo zien ze ook dat ze er niet alleen voor staan.

Materialen Heb ik alles bij? Voor een betoging heb je een aantal essentiële zaken nodig en personen die deze zaken meebrengen. Zeer belangrijk zijn megafoons, geluidsinstallatie, wagen, spandoeken en vlaggen. Zorg dat iemand verantwoordelijk is voor het materiaal.

Animatie Ook een ploeg die voor de animatie (liedjes, grapjes, toespraken..) zorgt, houdt de massa tevreden en zorgt ervoor dat de mensen langer blijven.

Na de actie Na een betoging is het zeker niet de bedoeling dat alles terug in slaapstand valt. Je moet het vuur laaiend houden. Dat doe je door direct na de betoging een verslag door te sturen naar iedereen die daar was en bereikbaar is. Stuur ook direct een persbericht rond en zet nog bijkomende druk door mini-acties. Hou de website up-to-date en laat de achterban weten wat jullie bereikt hebben.

149

5.5. Hoe coördineer je een actie? Nu je weet waarom je actie gaat voeren, met wie en welke vormen van actievoeren er allemaal zijn, ga je moeten nadenken over hoe je een actie precies gaat voorbereiden en uitvoeren. Nu zijn er andere vragen om over na te denken.

Waar en wanneer gaan we actie voeren Een juiste datum kiezen is zeer belangrijk. Je kan gaan voor een symbolische datum (bijvoorbeeld één jaar na een feit), of je kan kiezen om te betogen voor de feiten hebben plaatsgevonden. Of natuurlijk ook nadat de feiten zijn voorgevallen om je ongenoegen te tonen. Ook waar je gaat actievoeren is zeer belangrijk. Kies een plaats die symbolisch is, maar waar ook genoeg mensen zijn om een publiek te hebben (denk aan drempels!). Houdt steeds ook rekening met de veiligheid en waarschuw best op voorhand reeds de ordediensten. De manier waarop betoogd gaat worden is best ook op voorhand even te bespreken: zijn jullie ingetogen of luidruchtig? Ook dat is belangrijk om te weten en zeker voor het kiezen van je plaats. Wie de coördinatie op zich neemt is ook best op voorhand te bepalen. Begin met de voorbereidingen idealiter zo’n 2 à 3 maanden op voorhand, afhankelijk van de grootte van je actie. Je mag niet te laat beginnen, want dan krijg je niet meer alles op tijd geregeld. Maar begin ook zeker niet te vroeg, want dan is het laaiend vuur misschien reeds gedoofd en treedt er vermoeidheid op.

Een actiegroep Een actiegroep oprichten is geen overbodige luxe. Deze groep houdt zich bezig met de algemene coördinatie en het opvolgen van de stappen: ze verdeelt de taken, delegeert en neemt beslissingen. De actiegroep komt regelmatig samen en maakt een duidelijk verslag over de besproken punten en beslissingen en brengt dit over naar de leden. Het is het beste wanneer er ook een actieverantwoordelijke wordt gekozen. Het is niet de bedoeling dat deze persoon alles alleen doet, maar wel de planning bijhoudt en coördineert. Geen nood als dit alles bureaucratisch of vertragend klinkt. Uiteindelijk is het een berg werk uitgespaard als iedereen duidelijk weet waar hij aan toe is en er personen aangesteld worden die de zaken in het oog houden. Hij of zij moet ook steeds goed op de hoogte zijn om zo vragen van de vrijwilligers steeds te kunnen beantwoorden.

150

Interne ordedienst Afhankelijk van je soort actie, het aantal mensen, de plaats en de toestemming van de politie, kan het handig zijn om een interne ordedienst aan te stellen. Deze mensen lopen bijvoorbeeld langs de rand van een betoging, houden de betoging binnen het parcours, zorgen dat er in de rand van de betoging of actie geen vandalisme gebeurt… Het aantal mensen dat zich hiermee bezig houdt is afhankelijk van de grote en de plaats van je betoging. Maar het is een feit dat de politie minder snel zal ingrijpen als ze zien dat je zelf alles onder controle hebt. Je interne ordedienst draagt een fluo vestje, het telefoonnummer van één persoon die ze moeten bereiken in geval van nood en eventueel (bij een grote betoging) walkietalkies.

De politie Er zijn twee soorten van betogingen. De toegestane betogingen en de niet-toegestane betogingen. Deze laatste kan leiden tot een arrestatie, je kan dus best zorgen dat je in orde bent: een arrestatie is het laatste wat je wenst. Je stuurt een vraag tot betogen twee maanden op voorhand door naar de politie van de gemeente waar de betoging doorgaat. Hierin moeten enkele elementen worden opgenomen. Vermeld heel kort waarom je wil betogen, waar (exacte parcours), wanneer en met hoeveel personen je verwacht te zijn. Vraag hen ook voor een goedkeuring en een overleg over deze betoging. De politie geeft deze aanvraag door aan de burgemeester en hij of zij beslist of ze mag doorgaan of niet. Ga goed voorbereid naar de politie, zij zullen je eerst misschien proberen tegen te houden, maar overtuig hen van de betoging. De politie is minder geïnteresseerd in het nut natuurlijk, maak ze daarom duidelijk dat het niet anders kan en dat het nu, op deze plaats en op deze manier moet gebeuren. Er zullen misschien ook enkele aanpassingen moeten worden doorgevoerd, maar luister naar hun voorstellen en let er op dat het opzet van de betoging hier niet onder lijdt. Voor meer info over de wet op het politieambt: http://www.cass.be/cgi_loi/loi_a.pl

151

Arrestatie Je bent gearresteerd vanaf het moment dat je “niet meer over de vrijheid van komen en gaan” beschikt. Onthoud het juiste tijdstip van arrestatie, want vanaf dan begint de officiële termijn te lopen. Er zijn drie soorten arrestatie: de veiligheidsfouille (6 uur), de bestuurlijke/administratieve aanhouding (12 uur) en de gerechtelijke aanhouding (24 uur).

Klachten bij overtredingen Wanneer je het gevoel hebt dat men te ver is gegaan, kan je klacht indienen. Ga er niet meteen van uit dat dit geen zin heeft; bij meerdere klachten zal de politieagent de gevolgen wel ondervinden. Wanneer je wordt gearresteerd, ondervraagd… is het belangrijk dat je zoveel mogelijk noteert van de feiten die zich afspeelden. Dit is nuttig voor jezelf en anderen, voor het opstellen van klachten tegenover agenten, maar ook voor het geval men je voor de rechter wil slepen. Als je door de politie onrechtmatig hard werd aangepakt, is het aangeraden om zo snel mogelijk naar een dokter te gaan om je verwondingen te laten vaststellen. Eventueel kan je tijdens acties foto’s nemen of filmen zodat de bezwarende handelingen van de politie reproduceerbaar zijn. Ten slotte kan je ook mensen aanspreken die kunnen optreden als ‘onafhankelijke getuige’. Je kan mondeling of schriftelijk klacht indienen. Lees je verklaring telkens na vooraleer je deze ondertekent. Indien er geen gevolg wordt gegeven aan je klacht bij de politiedienst, kan je naar het openbaar ministerie/procureur des Konings of het Comité P (hoog comité van toezicht op de politiediensten) stappen. Dit Comité behandelt klachten over het optreden van politiediensten.

152

De advocaat Het kan handig zijn om bij een actie het nummer van een advocaat op zak te hebben die je kan bellen in geval van problemen. Natuurlijk doe je dat alleen met een advocaat die je kent en die hiermee instemt. Maak hieromtrent duidelijke afspraken met de advocaat. Geef het nummer ook niet door aan iedereen, één of twee verantwoordelijken is voldoende.

153

Hoofdstuk 4

4

hoe werkt een instelling?

Als je sterker wil staan met je studentenraad in de instelling en hier meer invloed op wil hebben, is het belangrijk dat je weet hoe een instelling werkt. Ook de verschillende raden waar je als student in zit, mee in contact komt of informatie van moet krijgen, zijn nuttig om te kennen. We geven je hier wat informatie over de structuur van hogescholen en universiteiten. Er zijn 22 hogescholen en 6 universiteiten in Vlaanderen. Het wettelijk kader hiervoor wordt gevormd door het universiteitendecreet (1991) en het hogescholendecreet (1994) en werden gewijzigd door het structuurdecreet (2003) dat één decretale stam voorzag voor zowel het professioneel als academisch hoger onderwijs. Ook in het geplande basisdecreet worden enkele wijzigingen opgenomen. Deze hogescholen kunnen samen met één universiteit een strategisch samenwerkingsverband aangaan: een associatie. Binnen dit kader genieten de instellingen een ruime autonomie. In de grondwet is immers de vrijheid van onderwijs opgenomen. Dat wil enerzijds zeggen dat je als student het onderwijs mag volgen dat je wil, maar dat je als instelling ook het onderwijs mag aanbieden dat je wil. De overheid kan hierdoor wel enkele richtlijnen opleggen of regels voor financiering, maar eigenlijk mag iedereen die dat wil een instelling oprichten. De bestuursstructuren van de instellingen die de overheid zelf inricht (gemeenschapsonderwijs, autonome hogescholen of rijksuniversiteiten), worden wel door de overheid vastgelegd. Ten slotte wordt aan elke instelling een regeringscommissaris toegewezen die nagaat of de instellingen conform de regels onderwijs aanbieden. In het geval je denkt dat je participatierechten zijn geschonden en de instelling ervan verdenkt dat ze een decreet niet naleeft, kan je steeds gaan aankloppen bij deze regeringscommissaris.

4

1. hogescholen Hoofdstuk 4, deel 1

Binnen de 22 hogescholen zijn er drie types hogescholen te onderscheiden. + Vlaamse Autonome Hogescholen (ingericht door de overheid): Erasmus Hogeschool Brussel, Artesis Hogeschool Antwerpen, Hogeschool Gent, Xios Hogeschool Limburg, Hogeschool West-Vlaanderen, Hogere Zeevaartschool (vanaf 2009) + Gesubsidieerde officiële hogescholen: Plantijn Hogeschoool van de provincie Antwerpen, Provinciale Hogeschool Limburg + Gesubsidieerde vrije hogescholen: bijvoorbeeld de katholieke hogescholen Enkele structuren binnen deze hogescholen zijn toch gemeenschappelijk, anderen zijn specifiek. Alle hogescholen worden geleid door een algemeen directeur.

156

verdwaald tussen alle raden en commissies van je instelling? hier vind je de belangrijkste op een rijtje

157

1.1. Autonome hogescholen De Vlaamse autonome hogescholen werden opgericht door de overheid zelf, die op basis van artikel 24 van de grondwet bevoegd is om de bestuursstructuren van deze hogescholen te regelen (zie ook hogescholendecreet titel V, hoofdstuk I). Deze structuur is de volgende:

Raad van bestuur De raad van bestuur is samengesteld uit: + Acht vertegenwoordigers van het personeel van de hogeschool, voor zover de volgende categorieën aanwezig zijn in de hogeschool: - Eén vertegenwoordiger van het administratief en technisch personeel, meesters-, vak- en dienstpersoneel, verkozen door deze groep - Eén vertegenwoordiger van het onderwijzend personeel bestaande uit de (hoofd)praktijklectoren, (hoofd)lectoren, verkozen door deze groep - Eén vertegenwoordiger onderwijzend personeel bestaande uit (hoofd-)docenten, hoogleraren, gewoon hoogleraren, verkozen door deze groep. - De rest van de vertegenwoordigers van het personeel wordt gekozen onder en door de personeelsleden van de hogeschool + Drie studenten + Twaalf vertegenwoordigers - Als de hogeschool tot stand kwam bij overeenkomst tussen verschillende inrichtende machten: maximum twaalf vertegenwoordigers, waarvan ten hoogste negen van de inrichtende macht en minstens drie van de sociaaleconomische milieus en culturele milieus, aangeduid door de SERV. - Indien de hogeschool tot stand kwam bij beslissing van één inrichtende macht: maximum twaalf vertegenwoordigers, waarvan ten hoogste zes van de inrichtende macht en ten minste de helft vertegenwoordigers van de sociaal-economische en culturele milieus, aangeduid door de SERV.

158

De algemeen directeur zit ook op de vergadering met een raadgevende stem. Het mandaat van de leden van de raad van bestuur duurt vier academiejaren en is hernieuwbaar. Het mandaat van de studenten duurt twee academiejaren en is éénmaal hernieuwbaar. De vertegenwoordigers van personeel en studenten moeten genieten van de nodige faciliteiten om hun mandaat naar behoren uit te oefenen, zoals bijvoorbeeld gewettigde afwezigheid, vrijstelling van verplichting… Zij kunnen bovendien voor de daden gesteld in de uitoefening van hun mandaat geen tuchtsanctie oplopen.

De bevoegdheden van de raad van bestuur zijn: + Het bepalen van een organiek reglement en verkiezingsprocedure voor de raad van bestuur en departementsraden + Het bepalen van het bestuurs-, examen- en tuchtreglement + Het vastleggen van de begroting, jaarrekening en jaarverslag + Het benoemen en bevorderen van het personeel + Het beslissen tot fusies met andere hogescholen en het overdragen van bevoegdheden aan de associatie.

Het bestuurscollege Het bestuurscollege is bevoegd voor het dagelijks bestuur en alle materies van de hogeschool die bij of krachtens dit decreet niet aan de raad van bestuur, de algemeen directeur, de departementsraden of de departementshoofden zijn opgedragen. Het bestuurscollege is samengesteld uit: + De voorzitter van de raad van bestuur, die voorzitter is van het bestuurscollege + De algemeen directeur + Drie leden, personeelsleden of leden van de raad van bestuur van de hogeschool, voor een periode van vier academiejaren door de raad van bestuur aangesteld op voorstel van de voorzitter van het bestuurscollege en de algemeen directeur.

159

De departementsraad De departementsraad bestuurt het departement en heeft de volgende samenstelling: + Het departementshoofd, die ook voorzitter is van deze vergadering met stemrecht. + Zes vertegenwoordigers van het personeel + Drie vertegenwoordigers van de studenten + Drie vertegenwoordigers uit de sociaal-economische of culturele milieus.

1.2. Gesubsidieerde officiële en vrije hogescholen Door de vrijheid van onderwijs mogen ook andere instellingen dan de overheid onderwijs aanbieden. De overheid is niet bevoegd om hen een bestuursstructuur op te leggen, maar enkele medezeggenschapsorganen zijn wel verplicht die ervoor moeten zorgen dat alle actoren in het hoger onderwijs aan het bestuur kunnen participeren. Hieronder beschrijven we deze verplichte organen, die aangevuld kunnen worden door andere in de hogescholen.

Academische Raad Deze raad is samengesteld uit: + Drie van de acht leden zijn vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur + Drie van de acht leden zijn vertegenwoordigers van het personeel + Twee van de acht leden zijn vertegenwoordigers van de studenten. Het mandaat duurt vier academiejaren en is vernieuwbaar, behalve voor de vertegenwoordigers van de studenten waar het mandaat slechts één academiejaar duurt en tweemaal hernieuwbaar is. De academische raad heeft recht op informatie over alle aangelegenheden van de hogeschool. Ze hebben ook het recht op adviesbevoegdheid en overlegbevoegdheid. Adviesbevoegdheid wil zeggen dat de raad op eigen initiatief een advies mag uitbrengen aan het bestuur. Bij een overlegbevoegdheid komt het voorstel van het bestuur en overlegt de raad wat ze goed vinden, wat ze niet goed vinden…

160

Ook in de inhoud tussen deze twee is een verschil. De academische raad mag haar advies geven over: + Verandering van de doelstelling van de hogeschool + Uitbreiding, inkrimping of beëindiging van de werkzaamheden van de hogeschool of een belangrijk onderdeel ervan + Bouwprojecten + De kwaliteitsbewaking + Het onderzoeksbeleid van de hogeschool + De programmatie van de hogeschool. De academische raad heeft overlegbevoegdheid over : + Beleid met betrekking tot de besteding en de verdeling van de middelen + De vaststelling van de criteria voor de aanwending van de werkings - uitkering, de vaststelling van de begroting en de personeelsformatie + De algemene organisatie van de werking van de hogeschool + De vaststelling en de wijziging van het huishoudelijke reglement van de hogeschool + De vaststelling en de wijziging van het globale beleid inzake onderwijs- en examenregeling + De onderwijs- en examenregeling (OER) + De opleidingsprogramma’s en de studiebegeleiding + De organisatie van het academiejaar met inbegrip van de vakantie en verlofregeling + Overdracht of fusie van de hogeschool

De departementale raad De departementale raad geeft adviezen op departementaal niveau aan het bestuur van het departement, op vraag van het bestuur of op eigen initiatief en is samengesteld uit: + Het departementshoofd, dat ambtshalve voorzitter is van de departementale raad + De helft vertegenwoordigers van het personeel + Eén vierde vertegenwoordigers van de studenten + Eén vierde vertegenwoordigers uit de sociaal-economische en culturele milieus.

161

4

2. Universiteiten Hoofdstuk 4, deel 2

Er zijn zes universiteiten in Vlaanderen: + De Universiteit Gent (UGent) + De Katholieke Universiteit Brussel (KUB) + De Katholieke Universiteit Leuven (K.U.Leuven) + De Universiteit Hasselt (UHasselt), waarvan de transnationale Universiteit Limburg (tUL) een onderdeel is + De Universiteit Antwerpen (UA) + De Vrije Universiteit Brussel

162

Ook de universiteiten hebben vrijheid van onderwijs en vereniging. Dat wil zeggen dat de gemeenschapsinstellingen door de overheid zijn bepaald qua bestuursstructuur, de andere hebben hier zelf de keuze in. Algemeen geldt dat aan het hoofd van een universiteit een rector staat, meestal bijgestaan door vice-rectoren en beheerders. Verder heeft ook elke universiteit verschillende faculteiten met aan het hoofd een decaan. De bestuursstructuren van de rijksinstellingen (UGent, UA en UHasselt) zijn verder vergelijkbaar met die van de autonome hogescholen: de raad van bestuur en het bestuurscollege bestaan ook hier. Toch hebben deze instellingen nog een apart decreet dat hun organisatie regelt: + Voor de UGent: het bijzonder decreet van 26 juni 1991 betreffende de Universiteit Gent en het Universitair Centrum Antwerpen + Voor de UA: het decreet van 4 april 2003 houdende bepalingen tot de oprichting van een Universiteit Antwerpen en tot wijziging van het decreet van 22 december 1995 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot de Universiteit Antwerpen + Voor de UHasselt: het decreet van 20 juni 2008 betreffende het statuut van de Universiteit Hasselt en de Hoge Raad voor het Hoger Onderwijs in Limburg. De bestuurstructuren van de andere instellingen (K.U.Leuven, VUB en KUB) zijn door de vrijheid van onderwijs niet onderworpen aan een gemeenschappelijke regelgeving door de overheid. Omdat deze universiteiten ofwel per decreet geregeld worden, ofwel zich beroepen op de vrijheid van onderwijs, zijn er geen andere algemeenheden te vertellen. De meeste instellingen hebben ook wel overlegorganen zoals een academische raad of faculteitsraad. Indien je vragen hebt over jouw instelling, ga je best te rade in het decreet over deze instelling of bij het bestuur zelf.

Hoofdstuk 5

5

het legistiek traject

Om een beter zicht te krijgen op hoe veranderingen in de regelgeving binnen de onderwijswereld tot stand komen, wordt in dit hoofdstuk een overzicht gegeven van het legistiek traject. Er wordt kort stilgestaan bij de verschillende fasen die doorworsteld moeten worden vooraleer een decreet of een besluit van kracht kan gaan en dus behoort tot de wetgeving. Als studentenvertegenwoordiger zal je in je instelling vaak geconfronteerd worden met decreten en besluiten die op de agenda verschijnen en telkens opnieuw opduiken. Hoe zit dat proces precies in elkaar? Naast het procesmatige karakter, besteden we uiteraard ook aandacht aan het meer strategische beleid. Vooraleer in te gaan op de verschillende stappen die afgelegd moeten worden en de veelheid aan actoren die gehoord moeten worden, bekijken we kort de huidige politieke onderwijssituatie in België, meer bepaald de Vlaamse situatie.

165

5

1. de vlaamse situatie Hoofdstuk 5, deel 1

Sinds 1988 zijn de gemeenschappen in België bevoegd voor de onderwijsaangelegenheden. Wat betekent dit nu concreet? Met uitzondering van drie zaken die door de federale overheid worden geregeld, wordt de regelgeving met betrekking tot het onderwijs gevormd door de gemeenschappen. De uitzonderingen die, met het oog op het garanderen van enige uniformiteit tussen de gemeenschappen, behoren tot de bevoegdheid van de federale overheid zijn: + Het bepalen van het begin en het einde van de leerplicht, + Het bepalen van de minimale voorwaarden voor het uitreiken van diploma’s en eindgetuigschriften + Het bepalen van de pensioenregeling van het onderwijspersoneel. In Vlaanderen creëren het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering dus het regelgevend kader voor het hoger onderwijs via decreten en besluiten. Hieronder wordt kort de Vlaamse situatie verhelderd, meer bepaald de werking van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. Deze ivoren toren is door iedereen gekend, maar waar zij zich juist mee bezighoudt en hoe de organisatie gestructureerd is, blijkt voor velen een blinde vlek te zijn. De minister die in Vlaanderen bevoegd is voor onderwijs staat gedurende zijn regeerperiode aan het hoofd van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. Deze overheidsinstantie bestaat uit een kabinet en een onderwijsadministratie en is bevoegd voor het uitdenken en uitwerken van de onderwijsregelgeving. Het kabinet wordt samengesteld door de minister en vormt op die manier het orgaan dat, gedurende de legislatuur van de minister, rechtstreeks voor hem werkt. Zij zijn verantwoordelijk voor het maken van een beleid: de strategische keuzes die nodig zijn voor het onderwijs op die manier vorm te geven als dat de minister en het regeeerakkoord wenst. Hiervoor is aansturing, de voortgangsbewaking en de evaluatie van het Vlaamse onderwijsbeleid nodig.

166

De onderwijsadministratie bestaat daarentegen uit ambtenaren en vormt een permanentie en biedt ondersteuning aan de minister en zijn kabinet. De ambtenaren van de onderwijsadministratie vormen eigenlijk de vaste waarde van het ministerie, aangezien hun aanwerving niet afhankelijk is van de regerende minister. De onderwijsadministratie bestaat uit vijf autonome organisaties die als overkoepelende naam het beleidsdomein Onderwijs en Vorming dragen. Aan de ene kant heb je het departement van onderwijs en vorming dat instaat voor de beleidsvoorbereiding. Zij zijn met andere woorden verantwoordelijk voor alle informatie die nodig is om het beleid uit te denken en uit te voeren, te verschaffen. Door hun jarenlange ervaring en vele expertise worden zij verantwoordelijk gesteld voor het uitschrijven van de voorbereidende documenten zoals een ontwerpdecreet, een memorie van toelichting en dergelijke meer. Deze documenten worden steeds afgetoetst bij het kabinet en de minister alvorens deze de buitenwereld in gestuurd worden. Simplistisch gezegd beslist het kabinet rond welke thema’s of decreten er gewerkt wordt, schrijft de administratie iets uit op basis van ervaring, kennis en informatie van anderen en wordt dit opnieuw voorgelegd aan het kabinet alvorens het naar buiten gaat. Daanaast zijn er binnen de administratie de instanties die verantwoordelijk zijn voor het monitoren van de beleidsuitvoering, zij gaan na of de regelgeving juist wordt uitgevoerd. Deze monitoring gebeurt door volgende vier agentschappen: + Het agentschap voor hoger onderwijs, volwassenenonderwijs en studietoelagen (AHOVOS) verzorgt de dienstverlening aan het personeel, de instellingen, de studenten en de cursisten uit het hoger en het volwassenenonderwijs. + Het agentschap voor infrastructuur in het onderwijs (AgIOn) bundelt de activiteiten op het vlak van financiering en subsidiëring van infrastructuurwerken voor het leerplichtonderwijs en de hoge scholen. + De externe communicatie van het domein onderwijs en vorming is de taak van het agentschap voor onderwijscommunicatie (AOC). Zij communiceren via verschillende kanalen ten einde de verschillende doelgroepen te informeren over het onderwijsbeleid. + Het agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderwijsbeleid van het basis- en secundair onderwijs, de centra voor deeltijdse vorming, het deeltijds kunstonderwijs, de centra voor leerlingenbegeleiding en de inspectie en pedagogische begeleiding.

167

5

2. besluiten en decreten Hoofdstuk 5, deel 2

Het eigenlijke regelgevende werk vindt, zoals reeds werd vermeld, plaats op het Vlaamse niveau via decreten door het Vlaams Parlement en besluiten van de Vlaamse Regering. Een decreet van het Vlaams Parlement is een Vlaamse wet en heeft dezelfde rechtskracht als een wet van het federale Parlement. Wie kan nu allemaal het initiatief nemen tot het ontwerpen van nieuwe regelgeving? Zowel de Vlaamse volksvertegenwoordigers (dit zijn de leden van het Vlaamse Parlement) als de Vlaamse Regering kunnen het initiatief nemen voor een nieuw Vlaams decreet. Wanneer het initiatief genomen wordt door een Vlaamse volksvertegenwoordiger spreekt men van een voorstel van decreet en als het initiatief uitgaat van de Vlaamse Regering spreekt men van een ontwerp van decreet. Daarnaast bestaat er ook zoiets als een Besluit van de Vlaamse Regering. Het verschil tussen een decreet en een besluit ligt in het feit dat een besluit niet via het parlement moet gaan. Het besluitvormingsproces is hier dan ook veel korter en minder tijdsrovend.

168

5

3. besluitvormingsproces Hoofdstuk 5, deel 3

Hoe komt men nu van een idee tot een decreet of van een concept tot de implementatie ervan? Er zijn twaalf fasen bij een ontwerpdecreet of een voorstel van decreet die moeten doorlopen worden. Een regeringsbesluit legt dezelfde stappen af, maar hoeft niet langs het parlement en stopt dus bij fase negen. Na de goedkeuring door de Vlaamse Regering wordt een besluit ondertekend door zowel de minister van Onderwijs en Vorming als door de minister-president en voor publicatie naar Het Belgisch Staatsblad gestuurd, waarna het besluit uitwerking kan hebben.

Fase 1

Voorbereiding van de teksten

Alles begint uiteraard bij de minister van Onderwijs en Vorming die aan het begin van zijn legislatuur een beleidsnota opstelt, waarin de verschillende prioriteiten opgelijst worden. Hierin wordt de koers verduidelijkt die er met het onderwijs gevaren zal worden: wat wil de minister bereiken en op welke manier wenst hij dit te bereiken? Deze beleidsnota wordt jaarlijks verder gespecificeerd en geconcretiseerd in beleidsbrieven, waarin wordt verduidelijkt waarrond men het komende jaar zal werken. Per onderwerp en per domein wordt er door de beleidsvoorbereiding (het departement van onderwijs en vorming dat een onderdeel vormt van de onderwijsadministratie), in samenwerking met het kabinet, een ontwerp van tekst uitgewerkt die moet goedgekeurd worden door de minister. De werktekst van het ‘basisdecreet’ werd bijvoorbeeld uitgewerkt door de afdeling hoger onderwijs, terwijl de ontwerptekst rond het hoger beroepsonderwijs (HBO) een samenwerking betrof tussen de afdelingen hoger onderwijs en secundair onderwijs en volwassenenonderwijs.

169

Wanneer de ontwerptekst wordt goedgekeurd door de minister, dient het verplicht langs het taal- en wetgevingsadvies te gaan. De taak van het taaladvies spreekt voor zich, deze instantie geeft taalkundig advies. Het wetgevingsadvies gaat na of er geen juridische fouten in het document staan. Naast het voorontwerp van decreet dienen er ook steeds een aantal begeleidende documenten te worden opgesteld die het lezen ervan moeten vergemakkelijken. Ten eerste wordt er steeds een memorie van toelichting geschreven, dit is een meer verduidelijkende uitleg bij het wetsvoorstel. In de memorie wordt ondermeer aangegeven waarom het onderwerp wettelijk moet worden geregeld en wordt ieder artikel van commentaar voorzien. Daarnaast dient er ook steeds een reguleringsimpactanalyse, kortweg RIA, te worden opgesteld. Dit is een analyse van de beoogde doelstellingen en de verwachte positieve en negatieve resultaten van deze regeling in vergelijking met andere alternatieven. Het is eigenlijk een soort van verantwoording van waarom men juist voor deze regeling heeft gekozen.

Fase 2

Inspectie van Financiën

Nadat de ontwerpteksten zijn gefinaliseerd, dient het voorstel te worden gecontroleerd door de Inspecteurs van Financiën. Zij gaan na of de verrichtingen opportuun zijn, of de middelen doelmatig zijn en of de directe en indirecte kosten op korte en lange termijn juist zijn. Deze controle resulteert in een geschreven en gemotiveerd advies waarin een gunstige of ongunstige motivering is opgenomen.

Fase 3

Goedkeuring begroting

Na de goedkeuring van de Inspectie van Financiën wordt er binnen het begrote budget voor onderwijs gekeken of er voldoende geld is voor de geplande vernieuwing. Een begroting betreft de verwachte en toegelaten ontvangsten en uitgaven van een overheid voor een bepaalde periode, ze geeft aan welke middelen een overheid wil besteden aan haar beleid tijdens een begrotingsjaar. Meer specifiek dient de minister in deze fase het advies in te winnen van de Minister van Begroting.

170

Fase 4

Principiële goedkeuring door de Regering

Het voorontwerp van decreet wordt voorgelegd aan de meerderheidspartijen van de regering. Specialisten uit de verschillende regeringspartijen onderhandelen over de inhoud van het decreet. Vooral politieke gevoeligheden kunnen op die manier al op voorhand uitgediscussieerd worden voor de tekst effectief op de tafel van de Vlaamse Regering verschijnt.

Fase 5

VLOR/SERV

De Vlaamse Onderwijsraad (VLOR) en de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV) vormen belangrijke actoren binnen het besluitvormingsproces. Beide adviesorganen moeten hun aanbevelingen en adviezen geven over het voorontwerp van decreet. De VLOR is de strategische adviesraad voor het beleidsdomein onderwijs en vorming en brengt advies uit over elk onderwijsbeleidsinitiatief van de Vlaamse overheid. Vertegenwoordigers uit het hele onderwijslandschap overleggen in de VLOR over het onderwijs- en vormingsbeleid en geven adviezen aan de Vlaamse minister van Onderwijs en Vorming en het Vlaams Parlement adviseert. De SERV is het overleg- en adviesorgaan van de Vlaamse sociale partners, waarin zowel vertegenwoordigers van de werkgeversorganisaties als van de werkgeversorganisaties zetelen. De opdracht van de SERV bestaat eruit advies te geven over alle aangelegenheden met een sociaaleconomische impact. Aangezien VVS als lid zetelt in de VLOR, kunnen wij in deze fase ook onze stem laten gelden. De beleidsplannen van de overheid worden in de VLOR steeds getoetst aan onderwijskundige, maatschappelijke en pedagogische criteria. Het VLOR-advies betreft een resultante van de meningen van de verschillende onderwijsactoren. Of de standpunten van VVS worden opgenomen in het advies is afhankelijk van de eensgezindheid hierover met de andere geledingen.

171

Fase 6

Vlaams Onderhandelingscomité

Een volgende stap betreffen de onderhandelingen. In het Vlaams Onderhandelingscomité (VOC) behandelen afgevaardigden van de Vlaamse Regering, van het personeel en van de instellingsbesturen (VLIR/VLHORA ) de nieuwe personeelsregelgeving en de Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO’s) van het hoger onderwijs. Deze onderhandelingen over het voorontwerp resulteren in een protocol van akkoord, akkoord onder bepaalde voorwaarden of niet akkoord.

Fase 7

Vlaamse Regering

Op basis van de uitgebrachte adviezen en de onderhandelingen brengt de Vlaamse Regering nog eventuele wijzigingen aan om het dan na een tweede principiële goedkeuring door te sturen naar de Raad van State.

Fase 8

Raad van State

Nadat het voorontwerp goedgekeurd werd door de Vlaamse Regering, vertrekt het naar de Raad van State voor een verplicht advies inzake wetgeving. Als raadgevend orgaan gaat de Raad na of het initiatief in overeenstemming is met de grondwet en met andere wetten en besluiten. Ze onderzoekt of het voorstel juridisch en technisch in orde is en of het past binnen de bevoegdheden van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest. Het advies bevat de opmerkingen en bedenkingen van de Raad over het voorontwerp van decreet. Nadat het naar de Raad van State is geweest en de opmerkingen zijn geïntegreerd wordt het voorontwerp van decreet een ontwerp van decreet.

Fase 9

Vlaamse Regering

Het aan de adviezen van de Raad van State aangepaste ontwerpdecreet dient nogmaals te worden goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Immers, de wijzigingen die werden opgenomen in het huidige ontwerpdecreet kunnen de ontwerptekst op die manier hebben veranderd, dat er wederom een goedkeuring nodig wordt geacht. Deze goedkeuring is echter definitief.

172

Fase 10

Commissie Onderwijs en Vorming

Een volgende stap betreft de behandeling van het ontwerpdecreet in de parlementaire commissie die bevoegd is voor de materie waarover het decreet gaat, in dit geval de commissie onderwijs en vorming. In de commissie zetelen de onderwijsexperts van de verschillende partijen die zich over het ontwerpdecreet zullen buigen. De tekst kan in de commissie gewijzigd of geamendeerd worden.

Fase 11

Plenaire zitting Vlaams Parlement

Wanneer het ontwerpdecreet door de commissie wordt aangenomen, gaat het naar de plenaire vergadering. Hier wordt de tekst zoals die werd gewijzigd en goedgekeurd door de commissie besproken. Normaal gezien is het zo dat wanneer een ontwerp door de commissie geraakt, dit ook sowieso door het Parlement zal worden goedgekeurd, aangezien de onderwijskenners van de verschillende partijen er zich reeds over hebben uitgesproken.

Fase 12

Bekrachtiging door de Vlaamse Regering

Als het ontwerpdecreet door de plenaire vergadering in het parlement werd aangenomen, wordt de definitieve tekst naar de Vlaamse Regering gestuurd om te worden bekrachtigd en afgekondigd. Pas na deze bekrachtiging en afkondiging is het een decreet geworden. De decreten worden vervolgens bekend gemaakt in Het Belgisch Staatsblad.

in het vlaams onderhandelingscomité kunnen de onderhandelingen tot een akkoord, akkoord onder bepaalde voorwaarden of niet-akkoord leiden

5

4. het strategisch beleid Hoofdstuk 5, deel 4

VVS is de erkende en representatieve studentenkoepelvereniging en als zodanig de officiële gesprekspartner van de overheid (administratie, minister, kabinet, regering, parlement...) met de student. Als vertegenwoordigend orgaan van de studenten stelt VVS zich onder andere tot doel de belangen van deze doelgroep te behartigen binnen de nieuwe regelgeving. VVS kan onder andere gewicht in de schaal leggen door haar vertegenwoordiging binnen de VLOR, de VLIR en de VLHORA. Door ons zitje in de VLOR, het officieel adviesorgaan van de regering, kan VVS de stem van de studenten laten weerklinken in de adviezen die geformuleerd worden naar de minister toe. Het behoort tot de opdracht van VLIR en VLHORA, allebei instellingskoepels, om overleg te organiseren over aangelegenheden die de universiteiten en hogescholen aanbelangen en daarmee ook de studenten. Op basis van dit overleg worden gemeenschappelijke standpunten geformuleerd en beleidsadviezen verstrekt aan de minister van onderwijs. VVS kan hier dus invloed uitoefenen door haar medewerking aan de vorming van de standpunten. Daarnaast vaardigt VVS ook haar vertegenwoordigers af naar de NVAO (de Nederlands-Vlaamse accreditatieorganisatie), naar het Steunpunt voor leren en werken met een functiebeperking in het hoger onderwijs, naar het Erasmuscomité, naar het internationaliseringsagentschap Flamenco… Daarnaast kan VVS ook informeel druk uitoefenen. Door middel van lobbywerk bj de minister, parlementsleden en meerderheids- en oppositiepartijen, raken de studentenstandpunten wijd verspreid onder de beleidsmakers. Als je als studentenraad en studentenvertegenwoordiger dus niet enkel invloed wil in je eigen instelling maar ook het Vlaamse beleid mee wil sturen, dan doe je er goed aan om naar VVS te komen.

wanneer je als studentenvertegenwoordiger mee het vlaamse beleid wil sturen, doe je er goed aan naar vvs te komen

H oo fd st u k 6

6

een veld vol vertegenwoordigers

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste actoren binnen het onderwijsveld opgelijst, zowel op Vlaams als op internationaal niveau. Kennis hebben van deze verschillende spelers en hun structuren is belangrijk, wanneer je als studentenvertegenwoordiger het onderwijsbeleid op één of andere manier wenst te beïnvloeden ten voordele van je medestudenten en je nakomelingen.

177

6

1. Vlaanderen Hoofdstuk 6, deel 1

Het eigenlijke regelgevende werk vindt, zoals reeds werd vermeld in hoofdstuk 5, plaats op het Vlaamse niveau via decreten en besluiten. Regelgeving maak je uiteraard niet alleen, verschillende instanties en actoren moeten in dit proces gehoord worden, om advies gevraagd worden of moeten hun goedkeuring geven. Bij het tot stand komen van de regelgeving spelen de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR), de Vlaamse Hogescholenraad (VLHORA) en de Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) een belangrijke rol. Ook de Vlaamse Onderwijsraad (VLOR) vormt een aanzienlijke pion in het besluitvormingsproces.

178

De Vlaamse Onderwijsraad - VLOR http://www.vlor.be

De Vlaamse Onderwijsraad is de strategische adviesraad voor het beleidsdomein onderwijs en vorming, en is in de eerste plaats dus een adviesorgaan. Zo beoordeelt zij de beleidsplannen van de overheid en doet zelf voorstellen over het Vlaamse onderwijsbeleid. Meer concreet toetst de VLOR of de voorstellen van de overheid wenselijk, haalbaar en aanvaardbaar zijn voor de onderwijswereld en de samenleving. De Vlaamse minister van onderwijs is verplicht om het advies van de VLOR in te winnen voor alle voorontwerpen van decreet over onderwijs. Op die manier vormt de VLOR een vaste waarde in het besluitvormingsproces. Daarnaast heeft de VLOR de opdracht een forum te zijn waar verschillende partners die actief zijn in het Vlaamse onderwijs met elkaar kunnen overleggen. De VLOR is representatief samengesteld: iedereen die op één of andere manier bij onderwijs betrokken is, heeft vertegenwoordigers in de VLOR. Zo zetelen er onder meer onderwijsorganisaties, instellingen, studenten en maatschappelijke organisaties. Om oordeelkundig advies te kunnen geven, heeft de VLOR betrouwbare, wetenschappelijke informatie nodig. Doorgans gebruikt zij bestaande onderzoeksresultaten en internationale rapporten. Ook de kan de VLOR studieopdrachten toevertrouwen aan deskundigen, die vaak uitmonden in een publicatie. Wat haar samenstelling betreft, bestaat de VLOR uit een Algemene Raad en aparte raden voor de verschillende onderwijsniveaus , die autonoom bevoegd zijn voor hun onderwijsniveau. De Algemene Raad geeft enerzijds advies over alle thema’s die meerdere onderwijsniveaus aanbelangen en anderzijds verzorgt zij ook de interne coördinatie van de adviezen van de andere raden. Het vast bureau van de Algemene Raad is belast met het dagelijks bestuur van de VLOR. Relevant voor het hoger onderwijs is de Raad Hoger Onderwijs van de VLOR. Deze raad is samengesteld uit 8 vertegenwoordigers van de inrichtende machten (4 van de hogescholen en 4 van de universiteiten), 6 vertegenwoordigers van het personeel (de vakbonden), 6 vertegenwoordigers van studenten (VVS), 4 vertegenwoordigers van de sociaaleconomische organisaties, 2 vertegenwoordigers van de sociaal-culturele organisaties en 2 vertegenwoordigers van de overheid als waarnemer.

179

De Vlaamse Interuniversitaire Raad – VLIR http://www.vlir.be

De Vlaamse Interuniversitaire Raad werd in 1976 bij decreet opgericht als instelling van openbaar nut. Het betreft een autonoom overlegorgaan dat wordt gefinancierd door de universiteiten. De opdracht van de VLIR is tweeledig: enerzijds adviseert zij en doet zij voorstellen aan de minister van onderwijs. Anderzijds organiseert de VLIR overleg tussen de universitaire instellingen. De VLIR is bovendien ook bevoegd voor de coördinatie van de externe kwaliteitszorg aan de Vlaamse universiteiten. De cellen kwaliteitszorg van de VLIR begeleiden de samenstelling en werking van de visitatiecommissies die periodiek elke opleiding aan de Vlaamse universiteiten toetst op haar kwaliteit. Deze externe visitaties spelen een belangrijke rol in het proces van accreditatie. De VLIR is samengesteld uit een raad, een bureau, werkgroepen en een secretariaat bestaande uit een algemeen secretariaat en een secretariaat Universitaire Ontwikkelingssamenwerking. De raad bestaat uit leden die de Vlaamse universiteiten vertegenwoordigen. De Katholieke Universiteit Leuven, de Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de Universiteit Antwerpen worden vertegenwoordigd door twee leden, zijnde de rector en een ander lid dat door de raad van bestuur of de raad van de universiteit wordt afgevaardigd. De Universiteit Hasselt en de Hogeschool Universiteit Brussel hebben één vertegenwoordiger, met name de rector. Een afgevaardigde van de minister van onderwijs neemt, als waarnemer, deel aan de vergaderingen. Het bureau bestaat uit 5 leden, zijnde de rectoren van de Katholieke Universiteit Leuven, Universiteit Gent, Vrije Universiteit Brussel en Universiteit Antwerpen en, afwisselend voor een mandaatperiode van twee jaar, de rector van de Hogeschool Universiteit Brussel en de Universiteit Hasselt. De VLIR stelt, ter voorbereiding van adviezen, standpuntbepalingen en andere specifieke onderwerpen, werkgroepen samen. De leden van deze werkgroepen zijn universitaire vertegenwoordigers die, wat betreft hun opdracht binnen de specifieke werkgroep, over de nodige deskundigheid en ervaring beschikken. Ook de studenten zijn in sommige van deze werkgroepen vertegenwoordigd via VVS.

180

De Vlaamse Hogescholenraad – VLHORA http://www.vlhora.be

De Vlaamse Hogescholenraad adviseert de Vlaamse overheid over alle beleidsaspecten inzake het hogescholenonderwijs, het projectmatig wetenschappelijk onderzoek, de maatschappelijke dienstverlening en de beoefening der kunsten. Daarnaast organiseert en stimuleert VLHORA ook het overleg tussen de instellingen over alle materies die de hogescholen aanbelangen. VLHORA is een vzw en bestaat dus uit een algemene vergadering en een raad van bestuur. Daarnaast kent de Vlaamse Hogescholenraad ook een bureau en een secretariaat. De Algemene Vergadering is het belangrijkste bestuursorgaan van de Vlaamse Hogescholenraad en vergadert minimaal twee maal per jaar. Ze bestaat uit de algemeen directeurs van de Vlaamse Hogescholen, tenzij het hogeschoolbestuur beslist tot een andere vaste afgevaardigde. De Raad van bestuur bestaat uit tien leden, aangeduid door de Algemene Vergadering voor een periode van vier jaar. Onder de leden van de Raad van bestuur worden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester verkozen. De voorzitter en de ondervoorzitter behoren respectievelijk tot de hogescholen met een publiek- en een privaatrechterlijk karakter of andersom. Deze bepaling geldt ook voor de secretaris en de penningmeester. Na twee jaar wisselen de voorzitter en ondervoorzitter van functie. Het bureau bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester en is verantwoordelijk voor het dagelijks beleid van de VLHORA. Het VLHORA-secretariaat vervult de functie van aanspreekpunt van en naar de hogescholen, evenals naar binnen- en buitenlandse (officiële) instellingen en organisaties. Ook de ondersteuning van de bestuursorganen, de werkgroepen en de algemene werking van de VLHORA is een taak van het permanent secretariaat.

181

De Vlaamse Vereniging van Studenten – VVS http://www.vvs.ac

In 1938 werd de Vereniging van Vlaamse Studenten opgericht als vereniging zonder winstoogmerk (vzw). Na een rijkgevulde geschiedenis (je kunt het hele verhaal nalezen op www.vvs.ac), werd VVS in 2000 erkend onder het decreet op de studenten- en leerlingenkoepelverenigingen en veranderde haar naam in Vlaamse Vereniging van Studenten. Sinds 2000 is VVS uitgegroeid tot een volwaardige speler in het hoger onderwijslandschap en wordt dan ook vaak in één adem met instellingskoepels VLIR en VLHORA genoemd. De bij decreet toegewezen adviesbevoegdheden hebben ervoor gezorgd dat VVS wordt geraadpleegd bij een aantal beleidsinitiatieven die een impact hebben op het hoger onderwijs. De uitgebreide dossierkennis bezorgde VVS een sterke reputatie bij de andere hoger onderwijsactoren en bij de overheid. VVS is de overkoepelende organisatie van de studentenraden aan de instellingen hoger onderwijs in de Vlaamse Gemeenschap en vertolkt daartoe de mening van de studenten over onderwijs, onderwijsgerelateerde en ook actuele zaken. De studentenkoepel stelt zich tot doel alle studenten aan het hoger onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap te vertegenwoordiger en dit zowel op gemeenschaps-, federaal, als internationaal niveau. VVS plaatst het verdedigen van de studentenrechten en -belangen in een ruimer kader van democratisering van het onderwijs. Dit betekent concreet dat iedereen, zonder financiële, materiële, sociaal-culturele of andere drempels en in overeenstemming met zijn of haar capaciteiten het onderwijs van zijn of haar keuze moet kunnen genieten. Democratisering gaat over gelijke kansen voor iedereen: dus zowel bij de instroom (inschrijvingsrecht, geen toelatingsexamens), de doorstroom (flexibele leerwegen, begeleiding), als bij de uitstroom (geen uitgangsbeperkingen). VVS streeft hierbij naar een evenredige participatie, waarbij de deelname van de verschillende kansengroepen in het hoger onderwijs in verhouding moet staan tot hun aandeel in de samenleving.

182

Het hoogste beslissingsorgaan van VVS is het congres dat één keer per jaar wordt samengeroepen rond één of meerdere actuele thema’s en de beleidslijnen van VVS op middellange termijn bepaalt. Verder is VVS samengesteld uit een algemene vergadering, een raad van bestuur, werkgroepen en stafmedewerkers. De algemene vergadering wordt gevormd door de studentenraden aan de Vlaamse instellingen van het hoger onderwijs. Uiteraard heeft elke student spreekrecht op de algemene vergaderingen. Deze vergadering bepaalt de standpunten van VVS, benoemt de raad van bestuur en controleert haar werking. De raad van bestuur wordt benoemd door de algemene vergadering voor een termijn van één jaar en is belast met de dagelijkse leiding en de externe vertegenwoordiging van de vereniging. Standpunten worden voorbereid in drie permanente werkgroepen die direct ressorteren onder de algemene vergadering: de werkgroep onderwijs, de werkgroep sociaal en de werkgroep internationaal. In deze werkgroepen worden de standpunten uitgebreid bediscussieerd alvorens ze door de algemene vergadering besproken en goedgekeurd worden. De werkgroepen fungeren ook als denktank voor het ontwikkelen van een visie op langere termijn en het verzamelen en uitwisselen van informatie en het opbouwen van dossierkennis. Dit alles wordt inhoudelijk en organisatorisch ondersteund door vijf stafmedewerkers: een organisatorisch coördinator, een inhoudelijk coördinator die ook de sociale dossiers opvolgt, een stafmedewerker internationaal, een stafmedewerker diversiteit en een stafmedewerker onderwijs.

183

6

2. nationaal Hoofdstuk 6, deel 2

Fédérations des Étudiant(e)s Francophones – Féf http://www.fef.be

De Franstalige tegenhanger van VVS in België is de Fédérations des étudiant(e)s Francophones, kortweg FeF genoemd. FeF vertegenwoordigt de belangen van de studenten in Wallonië. VVS werkt regelmatig samen met FeF, ondermeer door maandelijkse gezamenlijke vergaderingen, overleg in het kader van ESU-activiteiten en samenwerking rond dossiers die onder de bevoegdheid vallen van de Belgische federale overheid.

184

6

3. internationaal Hoofdstuk 6, deel 3

Niet alleen het Vlaamse niveau, maar ook het internationale niveau kent een invloed op ons onderwijsbeleid. Vanuit internationale hoek wordt er een enorme druk uitgeoefend op ons onderwijsbeleid. Een belangrijk voorbeeld hiervan is het Bologna-proces, maar ook de Europese Unie wint aan beïnvloedingsmacht op het beleid van ons onderwijs en dit via bijvoorbeeld de Lissabondoelstellingen.

The European Students’ Union – ESU http://www.esib.org Op Europees niveau worden de studentenbelangen verdedigd door The European Student’s Union (ESU), het vroegere ESIB (The National Unions of Students in Europe). Het betreft een koepelorganisatie van 49 nationale studentenkoepelverenigingen uit 38 verschillende landen en samengeteld vertegenwoordigt zij ongeveer 10 miljoen studenten. De missie van ESU ligt erin de onderwijskundige, sociale, economische en culturele belangen van de Europese studenten op Europees niveau te behartigen. ESU doet dit naar alle relevante organen en organisatie, maar in het bijzonder naar de Europese Unie, de Raad van Europa en de UNESCO. Om lid te zijn van ESU moet je als studentenoverkoepeling open staan voor alle studenten uit je land ongeacht hun politieke overtuiging, religie, etnische, sociale of culturele oorsprong. Tevens dienen deze organisaties democratisch te zijn en geleid te worden door studenten die democratisch, representatief en autonoom beslissingen nemen.

185

International Union of Students – IUS http://www.stud.uni-hannover.de/gruppen/ius/

IUS werd op 27 augustus 1946 in Praag opgericht door studentenorganisaties uit 43 landen (waaronder VVS) die op dat moment aanwezig waren op het World Student Congres (WSC). De oprichting van IUS was een voortvloeisel van de anti-Nazi studentencoalitie die tijdens de Tweede Wereldoorlog opereerde vanuit Londen. Deze unie ontstond door de solidariteit onder Europese studenten naar aanleiding van de opstand van de Praagse studenten tegen de Duitse bezettingsmacht op 17 november 1939. Deze opstand werd gewelddadig neergeslagen en resulteerde in de sluiting van de Universiteit van Praag. IUS verenigt 152 nationale studentenoverkoepelingen van 114 landen en is op die manier de grootste internationale studentenorganisatie. Daarenboven is IUS de enige algemene, wereldwijde studentenorganisatie. Het onmiddellijk gevolg hiervan is dat IUS door de Verenigde Naties als waarnemer wordt erkend.

European University Association – EUA http://www.eua.be De European University Association is de overkoepeling van de nationale rectorenconferenties en de Europese universiteiten. Zij zijn de Europese versie van de Vlaamse Interuniversitaire Raad, VLIR. EUA’s missie is de promotie van een coherent Europees onderwijs en onderzoekssysteem.

European Association of Institutions in Higher Education – EURASHE http://www.eurashe.be EURASHE overkoepelt de nationale koepels van hogescholen in Europa. Voor Vlaanderen is de Vlaamse Hogescholenraad, VLHORA, lid. De organisatie geeft onder andere advies aan de Europese Commissie, organiseert conferenties, seminaries en surveys.

186

187

bronnen + Bollerman, T., Vergaderen moet maar met mate en goed, 1999. + Broekhuis, M., Vergaderen, 2003. + Bruninx, C., e.a., Communicatieve vaardigheden I en II, 2007 + Federale Overheidsdienst Justitie, De vzw, 2005. + Landelijke Studentenvakbond LSVB, Medezeggenschapsmaster, 2007. + Remmerswaal, J., Handboek groepsdynamica, 2008. + Severijnen, O., e.a., Basisboek communiceren, 2004. + Taelman, K., Efficiënt vergaderen, 2006. + Van Osch, D., Van Doorn, A., Communicatiekunde, 2006. + Waardenburg, M., Hoe gebruik ik nieuwe media bij communicatie, 2007.

Nog vragen? Eén adres: [email protected]

aantekeningen

192

193

194

195

stakeholders

onderwijs

communicatie

vzw

participatie tips&trucs stemmen

achterban student uniefsVVS mandaten

rechten

besluitvorming

accreditatie

medezeggenschap

algemene vergadering

onderhandelen

raad van bestuur

rector

studiegelden kwaliteit werkingsreglement

mede inspraak hogescholenbestuur statuten

vertegenwoordigers

par-ti-ci-pa-tie

participatiedecreet groepsdynamica verkiezingen strategie

OER

consensus

studentenraden actievoeren vergaderendemocratisering

legistiek traject

beleid

: [spreek uit: participatieplus], znw, de -, -sen: 1. eerste 2. omdat studenteninspraak een meerwaarde is voor een democratisch en kwaliteitsvol hoger onderwijs; 3. om studentenraden hierbij een steuntje in de rug te geven; 4. een publicatie van VVS, de Vlaamse Vereniging van Studenten - www.vvs.ac hulp voor studentenvertegenwoordigers;