VŠTVS PALESTRA
Systém školení obecných a odborných kompetencí dobrovolníků při sportovních akcích pro veřejnost
Organizace sportovních akcí
Obsah 1.
Úvod
1
1.1
Cíle metodiky
1
1.2
Rozdělení sportovních akcí
1
1.3
Dobrovolník jako základní kámen organizace sportovní akce
2
1.4
Organizační struktura
3
1.5
Informovanost dobrovolníků
3
1.5.1
Příručka pro dobrovolníky
4
1.6
Způsoby zapojení do organizace
4
1.7
Konkrétní pozice dobrovolníků během sportovní akce
4
1.8
Zapojení šikovných dobrovolníků do organizace v dalších letech
5
1.9
Využití zkušeností dobrovolníka v reálním životě
5
2.
Sportovní akce
6
2.1
Sportovní akce - záměr
6
2.2
Příprava realizace
6
2.3
Předpoklady pro pořádání sportovních akcí
7
2.4
Organizační zajištění
7
2.5
Rozdělení pozic při závodě, přidělení funkcí a odpovědností
7
2.5.1
Výčet některých pozic při pořádání sportovní akce:
8
2.6
Analýza potřeby počtu dobrovolníků
8
2.7
Příprava propozic
8
2.8
Zajištění povolení
8
2.9
Příprava časového plánu
9
2.9.1
Dlouhodobý časový plán
9
2.9.2
Krátkodobý časový plán
9
3.
Plánování projektu
10
3.1
Plánování projektu - cíle
10
3.1.1
Milníky (Milestones)
10
3.2
Zajištění trati, areálu
11
3.3
Spolupráce s radnicemi a institucemi
11
3.4
Webové stránky závodu
11
3.5
Organizační zajištění
12
3.6
Materiál zázemí a trati
12
3.7
Zajištění trati během závodu
12
3.8
Mediální zajištění a propagace
13
3.9
Doprovodný program
13
3.10
Realizace – den akce
13
3.11
Činnosti po skončení akce
14
3.11.1
Zpětná vazba
14
4.
Finanční zajištění
15
4.1
Financování akce – rozpočet
15
4.1.1
Náklady
15
4.1.2
Příjmy
15
4.1.3
Rozpočet
15
4.2
Financování akce – příjmy
16
4.3
Sponzorský balíček
16
4.4
Úrovně sponzorů
16
4.5
Jak vyhledat sponzora?
16
4.6
Kde budeme hledat sponzora?
17
4.7
Oslovení a jednání s partnerem
17
1
Kapitola
1.
Úvod 1.1
Cíle metodiky
Seznámit se základními kroky nutnými k organizaci sportovních akcí Nastínit různá úskalí organizace akcí dle jejich rozdílného charakteru Poskytnout inspiraci k zapojení do organizace sportovních akcí/organizaci vlastní akce Objasnit nutnost dobrovolnické práce v podmínkách organizace (jak profesionálních akcí, tak lokálních závodů) Najít způsob, jak optimálně využít dobrovolníků, aby: - Dobrovolníci byli přínosní akci a naopak - Dobrovolníci se vrátili příští rok/akci - Dobrovolníci měli odpovídající pozici, dostatečné informace - Mohli se seberealizovat 1.2
Rozdělení sportovních akcí
Organizace sportovní akce má svá specifika dle různých hledisek, které je nutné znát ještě před tím, než začneme s organizací. Příklady rozdělení sportovních akcí: Dle místa o Vnitřní o Venkovní o Kombinovaná Dle četnosti o Jednorázová o Pravidelná Dle lokality o Městská o V přírodě Dle rozsahu o Masová o Velká - střední o Malá Dle zabraného území o Na malém prostoru o Velké ploše
1
Dle účasti o Aktivní (většina se účastní) o Pasivní (většina sleduje) o Kombinovaná (stejný poměr diváků a účastníků) Dle zasažené oblasti o Mezinárodní o Národní o Lokální Dle mediálního zájmu o Mezinárodní přímý přenos o Záznam x reportáže o Bez mediálního zájmu Dle cíle o Zisková akce o Účelná akce (např. osvěta) o Zájmová o Pro vlastní potřebu (např. kamarádský turnaj)
Uvedené typy rozdělení jsou jenom orientační, jistě najdeme další kritéria, podle kterých můžeme sportovní akce rozdělit. Navíc, každá akce má více konkrétních specifikací (např. venkovní akce v přírodním prostředí, masová, aktivní s národním dopadem koncipovaná jako zisková akce). Je tedy nutné si na začátku jasně říct, jakou akci přesně chceme připravit. Důslednou analýzou můžeme předejít mnoha potížím. 1.3
Dobrovolník jako základní kámen organizace sportovní akce
Nutnost dobrovolnické práce – jak na malých akcích, tak na masových sportovních akcích - v dnešní době je na dobrovolnické práci založena většina sportovních akcí. Ve velké většině případů umožňují fyzické uspořádání akce - organizátor nemá na placenou pořadatelskou službu. Svým počtem dobrovolníci většinou přesahují úzký organizační tým a vlastně vytvářejí obraz celé akce. Organizátor si ne vždy může vybírat, kdo půjde dělat dobrovolníka a proto je občas důležité správně zaučit, koordinovat a případně kontrolovat dobrovolníky. S rostoucí prestiží, atraktivitou a historií je jednodušší získat dostatek dobrovolníků a u akcí typu OH je možné dokonce dělat selekci dobrovolníků dle požadovaných předpokladů. Jde o správné nastolení vztahu organizátor x dobrovolník – aby akce správně fungovala. Je nutné si uvědomit, že dobrovolníci investují svůj volný čas a pokud nedostanou základní servis a nebudou spokojení, pravděpodobně příště nepřijdou. Důležité je každému vysvětlit základy jako: na jaké akci jsou, jaké jsou základní pravidla, co bude jejich náplní práce, kdy “práce” končí, kdo je jejich vedoucí + kontakt, co dostanou za práci, jak mají postupovat, když se stane něco s čím si nevědí rady apod.
2
Celosvětový trend zájmu o dobrovolnictví - v ČR máme stále ještě na čem pracovat - v zahraničí je dobrovolnictví často bráno jako velká čest být součástí akce a i věkový průměr je mnohem vyšší, což je pro organizátora často vhodnější (např. na zabezpečení trati závodu je nevhodné umístit na křižovatky nezletilé dobrovolníky). 1.4
Organizační struktura
Vedoucí organizátor – organizátoři zodpovědní za jednotlivé úseky – dobrovolníci. Počet stupňů struktury je závislý na rozsahu akce, organizační náročnosti, zkušenostech apod. Jasná struktura vyžaduje i jasně dané pravomoci a s tím související odpovědnost. Přestože je dobrovolník na posledním místě organizační struktury, neznamená že je bezvýznamný – dokáže ovlivnit celou akci a i na něm leží velká zodpovědnost. Často je to právě on/ona, kdo přijde nejvíce do styku s návštěvníky akce či sportovci samými. Je zde tedy extrémně důležité investovat do dobrovolníků (školení, informovanost, kurzy apod.), aby byli “prodlouženou” rukou organizátora a dokázali správně vyjádřit jeho vizi o akci (informace, atmosféra, pravidla apod.) 1.5
Informovanost dobrovolníků
Styčná osoba – na koho se mohu obrátit - pro dobrovolníka nejdůležitější kontakt. Pokud je v pozici vedoucího dobrovolníků, měl by ke své práci mít určitou motivaci, ne jen finanční (ale ze strany organizátora by měl být placen - aby se minimálně pokryly náklady za komunikaci s dobrovolníky apod.) Základní všeobecná znalost a detailní znalost konkrétní pozice kterou dobrovolník zastává. Je závislé na konkrétní akci, každopádně by každý dobrovolník měl být od organizátora připraven tak, aby dokázal zodpovědět minimálně základní informace - předpokládané otázky, které se dají očekávat od návštěvníků. Kromě informací o akci je důležité, aby se dokázali pohybovat v areálu sportovní akce a navigovat ostatní. Dobrovolníci by měli přesně vědět, na koho se mají obrátit v konkrétní situaci a koho informovat (vedoucí úseku x krizový štáb x policie x záchranka, diváci, …) Jasná komunikační linie by měla být popsána v krizovém plánu, který by měl mít organizátor připravený alespoň v hrubém provedení. Pokud se stane situace, kdy je každá chvíle drahá, může správná komunikace ovlivnit celou akci. Nastavit dopředu pravidla předávání informací (jak vedoucí – dobrovolník, tak dobrovolník – příjemce informací). Například že pokud nastane naléhavá situace, není řešením poslat SMS (stalo se z důvodu úspory za volání), ale za každou cenu volat, nastavit dobu kdy se nevolá (např. někomu kdo je zrovna na vyhlašování vítězů a stejně by telefon nezvedl).
3
1.5.1 Příručka pro dobrovolníky
Organizátor by měl být schopný připravit základní příručku pro dobrovolníky, kde dobrovolníkům poskytne základní a nezbytné informace, které považuje za nutné a prospěšné. Tato příručka by neměla být moc dlouhá, nejedná se o knihu/manuál, ale naopak o tiskovinu v rozsahu třetiny jedné A4, kde budou opravdu základní informace a kterou si každý dobrovolník může dát do kapsy a pro případ nouze mít u sebe. Zde budou nejen základní telefonické kontakty, ale třeba i informace o systému první pomoci (např. v Olympijském parku na Letné v roce 2014 byl nastaven systém poskytnutí první pomoci primárně jako interní, protože zde byly 2 stanice první pomoci, ale pro případy okamžitého poskytování první pomoci při život ohrožujících situacích byl stejně daný pokyn volat 155, kde jednak dostane rady jak postupovat a za druhé centrála bude přímo aktivovat záchranáře v parku), o systému spolupráce s bezpečnostní agenturou apod. Příručka pro dobrovolníky by měla přímo navázat na školení dobrovolníků, kde se tyto základní informace rozvedou a dají do širších souvislostí. 1.6
Způsoby zapojení do organizace
Dopředu je pro organizátora dobré si rozmyslet, jak může využít dobrovolníky dle jejich možností, předpokladů, schopností či vybavení. Časově: o pouze v den akce o dlouhodobě před akcí i po akci (zde je možné využít např. studenty, kteří mohou dělat na akci v rámci praxe ve škole) Způsobem zapojení o Zapojení pouze na danou činnost o Koordinace více lidí/činností (nutno vybrat organizačně schopného dobrovolníka, ideálně někoho, kdo „ví o co jde“ a má již zkušenost např. z minulých ročníků. Materiálně (např. dobrovolníci z řad dobrovolných hasičů poskytnou techniku pro své členy) o Vše poskytnuto organizátorem o Využití vlastních prostředků (např. vlastní motorka) 1.7
Konkrétní pozice dobrovolníků během sportovní akce
Konkrétní pozice vždy odpovídají potřebám organizátora a samotného závodu. Vždy je třeba přesně specifikovat požadavky, které organizátor má a podle toho připravit seznam pozic a požadavky na množství lidí. Zde je ukázka některých pozic při organizaci běžeckého závodu: Dobrovolník na trati Dobrovolník v oblasti startu / cíle Úschovna zavazadel / šatna
4
Expo - výdej startovních balíčků Doprovodný program Asistent skupině sportovců (týmu) Vlajkonoš Banerování (= věšení reklam na pevné nebo přenosné ohraničení trati, případně na další místa, která poskytnou dostatečnou visibilitu) Úklid areálu Informátor Zabavení účastníků 1.8
Zapojení šikovných dobrovolníků do organizace v dalších letech
Vytipování schopných dobrovolníků (udělat přímo na akci nebo bezprostředně po akci, poděkovat a nabídnout spolupráci pro další ročníky). Většinou sami nemáme čas vytipovat šikovné dobrovolníky, je dobré spolupracovat s vedoucími dobrovolníků, aby i oni řekli kdo je schopný. Na základě zkušeností svěření úkolu vyžadující vyšší odpovědnost, náročnost apod. (po jedné či více akcích máme již představu o konkrétním dobrovolníkovi a podle toho mu můžeme svěřit činnost) Možnost přímého ovlivňování plánování a podoby sportovní akce - zatáhnout dobrovolníka do děje, dát mu na vědomí, že se podílí na přípravě a může ovlivnit výsledek akce. Konkrétně: vedoucí dobrovolníků, zodpovědnost za daný úsek apod 1.9
Využití zkušeností dobrovolníka v reálním životě
Činnost dobrovolníka není jen pomocí pro organizátora, ale často může pomoci i dobrovolníkovi samotnému - ať už při integraci do určité sociální skupiny, tak např. na pracovním trhu. Získané zkušenosti může využít v životě, zaměstnání či se inspirovat k uspořádání vlastní akce. Velká výhoda při seberealizaci Způsob, jak efektivně využít volný čas Možnost sociálního začlenění a integrace, najití nových přátel Získání zkušeností pro výkon budoucího povolání Získání výhody na trhu práce Máte ve svém CV dobrovolnickou činnost?
5
2
Kapitola
2.
Sportovní akce 2.1
Sportovní akce - záměr
Sportovní akce většinou vznikne ze dvou možností: Nápad (na tuto možnost se v předmětu zaměříme) o Je to vaše akce o Připravujete něco, co v dané oblasti zatím není; Objednávka (mnoho kroků je stejných jako v první možnosti) o Někdo si u vás objedná akci na klíč o Musíte se přizpůsobit zadání
Rozdíl mezi těmito možnostmi je zásadní - pokud dělám sportovní akci na objednávku, je předpoklad že jí pořádám s podnikatelským záměrem a je často kladen důraz na ekonomickou stránku. Pakliže pořádám akci z vlastní iniciativy a ne s cílem zisku finančních prostředků, často se liší přístup, ale i časové možnosti - většinou jsou tyto akce pořádány již zaměstnanými lidmi a věnují se jim ve volném čase. 2.2
Příprava realizace
Ve chvíli, kdy máte vymyšlenou kostru akce, musíte se zamyslet nad tím, co potřebujete k samotné přípravě. Nad čím se tedy musíte zamyslet? Kdy? – termín akce; třeba dbát na to, aby nekolidovalo s jinou obdobnou akcí Kde? – místo konání; vhodné pro pořádání, zajímavé, takové kam přijdou diváci apod. Za kolik? – financování; mám na to, nebudu muset financovat z vlastních zdrojů? Pro koho? – účastníci; diváci, profesionálové / široká veřejnost S kým? – spoluorganizátoři, dodavatelé, rozhodčí apod.
6
2.3
Předpoklady pro pořádání sportovních akcí
Ještě než začnu s pořádáním sportovní akce, stojí za to si sebekriticky projít níže zmíněné body a říct, zda má akce šanci na úspěch a také si dopředu stanovit, co bude úspěchem. 1) Myšlenka / vize 2) Analýza podobných akcí v okolí 3) Tým schopných lidí (organizátoři, dobrovolníci,..) 4) Prostředky (lidské, finanční, informační, materiální…) 5) Vhodné místo a termín 6) Komunikační schopnosti 7) Znalosti a zkušenosti 8) Podpora 9) Čas a trpělivost 10) Energii + zapálení pro věc 11) Orientace nejen na finanční stránku 12) Základní právní znalost + ošetření povolení, smluv 13) Štěstí 2.4
Organizační zajištění
Prvním krokem je příprava akce, která trvá od několika dní až po několik let dle náročnosti akce. Pokud přípravu podceníme, často jen těžko na poslední chvíli doháníme resty. Příprava akce Popis kroků nutných provést před průběhem samotné akce Období, kdy se dá předejít problémům a komplikacím Příprava dalšího ročníku začíná ihned po skončení právě proběhlého 2.5
Rozdělení pozic při závodě, přidělení funkcí a odpovědností
Na samotném úvodu je třeba si stanovit organizační tým nebo alespoň pozice a k nim konkrétní úkoly a na základě toho hledat vhodné kandidáty. Jasně stanovená struktura dá přípravě řád a pomůže v jednodušší organizaci práce. Zajištění týmu, který se na přípravě bude podílet, rozdělení úkolů Jasné rozdělení úkolů, odpovědností Stanovení deadline, přiřazení osob ke konkrétním úkolům Sdílení informací Pokrytí všech oblastí, na co nemám organizačně – zajistit externě (ve výsledku úspora času i prostředků) Vždy musí být určena míra pravomocí a odpovídající odpovědnost pro danou pozici Vždy mít zálohu pro každou pozici
7
2.5.1 Výčet některých pozic při pořádání sportovní akce:
o o o o o o o o o o o o o o o 2.6
Ředitel akce Koordinátor dobrovolníků Časomíra + výsledky Registrace + informace Media + PR webmaster Zdravotník Moderátor Technické zajištění Úschovna, občerstvení Doprovodný program Fotograf + kameraman Trouble shooter Tiskový mluvčí Další: tiskové centrum, logistika, VIP servis apod. Analýza potřeby počtu dobrovolníků
Ne všechny pozice dokážu obsadit lidmi z užšího organizačního týmu, zejména v den akce je běžné, že mnoho pozic zajišťují dobrovolní pořadatelé. Dopředu je potřeba si udělat analýzu: Zjistit jaké pozice potřebuji obsadit Zajistit koordinátora Zjistit klíčové pozice Zjistit kolik pozic pokryji z vlastních zdrojů Zjistit, jaké jsou požadavky na zbylé pozice a zda jsem schopen pokrýt Jaké mám možnosti pro motivaci dobrovolníků 2.7
Příprava propozic
Máme-li organizační tým a víme kdo má co na starosti, je potřeba sepsat propozice akce. S dostatečným předstihem všechny podstatné informace (název akce, termín, místo, pravidla, pořadatel, kategorie, startovné, služby, doprava + parkování, doprovodný program, kontakt, atp.) Vazba na pravidla svazu/mezinárodní pravidla Při dalších ročnících upravovat a aktualizovat 2.8
Zajištění povolení
Dle charakteru akce je velmi často (zejména u venkovních akcí) potřeba zajistit různá povolení, aby se akce vůbec mohla legálně uskutečnit. Pokud nemám zkušenosti a nevím jaká povolení přesně potřebuji, je nejjednodušší cestou zeptat se pořadatele, který
8
pořádá obdobné akce. Povolení je třeba začít vyřizovat s velkým předstihem zejména kvůli zákonné lhůtě schvalovacího procesu a také možnosti odvolání. Zjistit jaká povolení jsou nutná (povolení akce, policie, životní prostředí, zapůjčení areálu/pozemků, kde se bude akce konat atp.) Zajistit s dostatečným předstihem Forma ochrany před problémy Zajištění koordinace s dalšími akcemi a složkami Zábory, zvláštní užívání, přechodné značení, vjezd do chráněné zóny apod. Povolení může zajistit i soukromá firma / odbor dopravy apod. 2.9
Příprava časového plánu
Příprava časového plánu dá přípravě a realizaci akce řád, vím kdy je co potřeba řešit. Proto se vyplatí na začátku strávit čas s jeho přípravou. 2.9.1 Dlouhodobý časový plán
o Dle rozsahu akce minimálně 3-6 měsíců před akcí, rozděleno po týdnech a dnech o Rozpis jednotlivých činností, kontrola příprav akce o Vytvoření „checklistu“ – ideální např v google docs – všichni mohou sledovat stav příprav 2.9.2 Krátkodobý časový plán
o Detailní průběh akce – po minutách o Vodítko organizátora v průběhu akce
9
3
Kapitola
3.
Plánování projektu 3.1
Plánování projektu - cíle
Cílem plánování (nejen aktivit) projektu je zajistit: nejkratší možný čas trvání projektu (souvisí také s náklady) nejnižší náklady nejmenší riziko efektivní využití zdrojů
Těchto cílů by mělo být dosaženo zvolením vhodné varianty v závislosti na způsobu řešení a zajištěním rozumného kompromisu dle priority přiřazené výše uvedeným parametrům. S plánováním aktivit zároveň souvisí plánování lidských zdrojů - tj. přiřazení konkrétních lidí z katalogu zdrojů ke konkrétním úkolům. Ze součtů „člověkodnů“ jsou pak odvozeny požadavky projektu na lidské zdroje a náklady potřebné na tyto zdroje. Při plánování obvykle vycházíme ze znalosti začátku nebo konce projektu. Pokud není určen konec projektu, plánování probíhá přirozeně zleva doprava - tzn. aktivity jsou řazeny dle předpokládaných vazeb od začátku a konec projektu bude znám jako výsledek plánování. Naopak pokud je dán termín, kdy má být produkt uveden na trh nebo kdy je třeba danou technologii začít používat (např. na základě nějakého nařízení) pak při plánování postupujeme zprava doleva tzn. známe konec projektu a začátek bude vypočten z plánu projektu. 3.1.1 Milníky (Milestones)
V plánu aktivit je vhodné oddělit jednotlivé fáze projektu pomocí tzv. milníků, které oddělují a identifikují ukončení jedné ucelené a významné aktivity od aktivity navazující. Můžeme projekt zastavit a kdy? 1. Od toho máme milníky 2. Řítíme se do záhuby a my to víme
3.2
Zajištění trati, areálu
Místo, kde jsme se rozhodli uskutečnit sportovní akci musí projít před uskutečněním důkladnou kontrolou (např. dostatečnost prostoru, únikové cesty, komfort a atraktivita pro účastníky, elektrické přípojky, možné hrozby apod.) Příprava trati/prostor, kde se bude akce konat V dostatečném předstihu Na přípravu zajistit dostatek lidí a času Nákup potřebného materiálu a vybavení Rozmyšlení umístění pořadatelů a dobrovolníků v den akce (registrace, start + cíl, parkování, atd.) Vnitřní / venkovní akce? (připravit se na nepřízeň počasí) 3.3
Spolupráce s radnicemi a institucemi
Není nezbytně nutné spolupracovat s radnicí, ministerstvem, magistrátem či někým konkrétním, ale je to přinejmenším velmi efektivní, spolupráce často otevře dveře a dá možnosti, které bychom například bez záštity neměli. Je potřeba však dát pozor na politizaci sportovní akce a dopředu si nastavit pravidla, aby se ze závodu nestal předvolební mítink. Nutná / přínosná – ušetří náklady, usnadní organizaci Snaha zajistit podporu představitele úřadu (Primátor, starosta, ředitel školy atd. např. formou záštity nad akcí) Úzká spolupráce s konkrétními odděleními a lidmi, materiální, personální a informační kooperace Dát najevo, že je úřad/instituce součástí organizace akce – aktivně zapojit do organizace Neopomenout prezentovat spolupráci v průběhu akce a následně poděkovat (i v médiích) Vybudování dlouhodobých dobrých vztahů 3.4
Webové stránky závodu
V dnešní době je základním komunikačním médiem a nejjednodušším zdrojem informací webová stránka akce + komunikace na sociálních médiích. Výstižná, snadno zapamatovatelná adresa Grafický vzhled – první, co je vidět Základní zdroj informací účastníkům – všechny podstatné informace Přehlednost Aktuálnost Fotky+videa Diskuze On-line přihlašování (aplikace zdarma)
11
3.5
Organizační zajištění
Před akcí si naplánujeme kolik čeho potřebujeme, samozřejmě vzhledem k našim finančním možnostem. Materiální + personální zajištění Nutno udělat si předem představu „kolik čeho budu potřebovat“ Při nedostatku materiálu i personálu spolupracovat dle možností s dodavateli, s městem, dobrovolnými hasiči apod. – zapůjčení Využití materiálu od partnerů (auta, technika, ceny,..) Při nedostatku financí improvizovat, ale dbát na bezpečnost Na oblasti, kterým nerozumím sehnat „profesionály“ – úspora času + lepší výsledek 3.6
Materiál zázemí a trati
Viz kapitola 3.2 - na základě toho, jaký je areál akce, musím připravit materiál, aby mě v den akce nic nepřekvapilo. Půjčené včas dopředu v dostatečném počtu, rezerva (prodlužovačky, stahovací + výstražné pásky apod.) Počítat s variantou extrémního počasí – teplo x zima x vítr.. (kropení x čaj x ukotvení věcí) Bezpečné a výrazné vyznačení trati, DIO, dopravní značení Navigace – po areálu, po trati, pro diváky Přívod elektřiny, stoly, židle, lavičky, koše, informační nástěnka, zábrany, přenosné WC, sprchy,… Notebook, tiskárna atd. Občerstvení pro závodníky i diváky 3.7
Zajištění trati během závodu
Pokud se akce odehrává na okruhu či na trase mimo zabezpečený areál (např běh městem), je třeba dostatečně zabezpečit celou trasu a eliminovat tak možná nebezpečná místa. Bezpečnost vždy na prvním místě, v případě ohrožení bezpečnosti přerušit akci (na základě krizového plánu) Spolupráce se složkami: PČR, MP, ZZS, security, HZS, DP, úklid apod. – koordinace! Jasný systém uzavření a otevření trasy Obsazení kritických míst spolehlivými proškolenými dobrovolníky Předání kontaktů na pořadatele/vedoucí dobrovolníků Nutno dodržet časový harmonogram Dobré značení a následný kompletní úklid – ploty, mlíko apod.
12
3.8
Mediální zajištění a propagace
Většinou je snahou aby se akce zúčastnil určitý počet lidí a diváků, bez využití médií je jen velmi složité akci “naplnit” Bez propagace je příprava mrháním energie Určení cílových skupin Určení efektivních propagačních kanálů, zohlednění nákladů na propagaci Sestavení propagačního plánu (mediaplán) – internet + sociální média, newslettery tisk, TV, rádio, doporučení apod. Nutno obstát v široké konkurenci ostatních akcí Této problematice se věnuje samostatná metodika. 3.9
Doprovodný program
Standardem je, že na akci je doprovodný program, který dokáže zabavit návštěvníky a přiměje je k tomu, aby na akci strávili delší čas. Pro děti Pro závodníky Širokou veřejnost / návštěvníky Atraktivní pro zvýšení návštěvnosti Nalákat diváky na zdánlivě nesouvisející program Zapojit do dění (fandění, návštěva stánků partnerů apod.) 3.10 Realizace – den akce Den D, kdy musíme využít vše, co jsme připravili během přípravného období. Vše by mělo již být připraveno a den akce jen vyvrcholením dlouhodobého procesu přípravy. Na úvod dne schůzka užšího organizačního týmu, shrnutí a informování o případných problémech Držet se stanoveného plánu a časového programu V případě nouze se nebát improvizovat Delegace a kontrola jednotlivých činností Komunikace s partnery, závodníky, důležitými i „obyčejnými“ lidmi, zjišťování názorů Den před akcí vše ještě jednu vše zkontrolovat Pořádně se na akci vyspat
13
3.11 Činnosti po skončení akce
Dnem akce nekončí pořadatelské povinnosti! Úklid areálu, vrácení zapůjčeného materiálu Zpracování výsledků, umístění na web + fotky a videa Dořešení případných stížností a problémů Reportáž ze závodů, tisková zpráva, reportáž apod. Poděkování sponzorům + předběžná nabídka na další rok (už v průběhu roku) Schůze a odměnění realizačního týmu Vyhodnocení akce + plány do budoucna 3.11.1 Zpětná vazba
o o o o o o o o
Ujasnit co chci zjistit (např. kdo je můj průměrný návštěvník) Způsob vyhodnocování /získávání zpětné vazby Vhodné otázky či forma Důležité zjistit, odkud se lidé o akce dozvěděli Relevantnost jednotlivých zjištění Vyhodnocení názorů a návrh řešení Implementace do procesu pořádání „Zpětná vazba zpětné vazby“ – interní vyhodnocení zlepšení
14
4
Kapitola
4.
Finanční zajištění
Pro uspořádání akce nesmím být pouze pořadatelem, ale také dobrým hospodářem. Na úvod akce musím zjistit své možnosti a stanovit si rozpočet, abych mohl investovat pouze tolik, na kolik opravdu mám. První ročník nemusí být nutně ziskový, často je naopak ztrátový, ale naplánovaný s výhledem návratnosti investic v řádu několika let s ohledem na růst akce. 4.1
Financování akce – rozpočet 4.1.1 Náklady
o o o o
Spojené s akcí (ploty) s přípravou akce a po akci (tvorba webu) mzdové náklady (rozhodčí) nečekané náklady 4.1.2 Příjmy
o o o o
Partneři Dotace, granty Dary Startovné 4.1.3 Rozpočet
Vypracování rozpočtu je další velmi důležitou části přípravy; Bez jasně stanoveného rozpočtu nemá cenu dělat jakoukoliv akci; I akce pro pár lidí by měla mít svůj rozpočet; Příjmová část by vždy měla být vyšší než výdajová, při neziskových akcích jsou tyto části vyrovnané o Všechno, na co zapomenete, platíte ze své kapsy … o o o o
15
4.2
Financování akce – příjmy
Peníze vám nikdo nedá, vždy za to musíte mít co nabídnout – reklamu, kontakty, zaměření akce na cílovou skupinu, …. Takže s čím vlastně můžeme počítat a kde můžeme peníze získat? Stát, kraj, obec – formou podpory, popř. grantů; Granty od dalších institucí; Sponzoři, partneři; Startovné účastníků. 4.3
Sponzorský balíček
nabídka výkonů sponzorovaného pro sponzora a jejich ocenění; je písemně dokumentován a doložen určitou cenou. je to součástí taktiky vyjednávání sportovního manažera a podporuje to i profesionalitu vzájemného kontaktu. Je z něj zřejmé, že o sponzorování pečlivě přemýšlíte a znáte své pozitivní stránky a zvláštností, které vyjadřujete právě prostřednictvím navržené ceny. pro určení hodnoty balíčků nejsou stanovena žádná cenová rozmezí. 4.4
Úrovně sponzorů
Názvy, úrovně a počet jednotlivých partnerství si v podstatě každý organizátor stanovuje sám. Čím větší akce, tím více se vytváří úrovní partnerství. Exkluzivní sponzorování, spojené s titulem např. "Oficiální sponzor" (za vysokou cenu přejímá sponzor veškeré protivýkony), Hlavní sponzor, kdy hlavní sponzor přejímá nejdražší a nejatraktivnější protivýkony, vedlejší sponzoři si rozdělují méně atraktivní reklamní možnosti, Kooperační sponzor nebo partner, kde protivýkony jsou rozděleny na větší počet různých sponzorů, přičemž se dá využít rozličné doby platnosti sponzorských smluv. 4.5
Jak vyhledat sponzora?
Navazování kontaktů a jednání se sponzorem má výrazně individuální charakter. I když v tomto směru volí sportovní manažer nejrůznější postupy, které formuje na základě své erudice a zkušeností, nemůže obejít závažný problém motivace sponzorů. Tato stránka záleží plně na manažerově invenci a na znalosti marketingových cílů potenciálního sponzora. Konkrétně řečeno: manažer dnes už nevystačí pouze s tím, že nabídne reklamu na dresu, či reklamu ve sportovní hale. Ale musí přemýšlet o tom, co nabídne atraktivního nebo atraktivnějšího než jiní, a to především s ohledem na již zmíněné marketingové cíle.
16
Musí tedy vědět, zda jde budoucímu sponzorovi o: zvyšování stupně známosti a popularity jeho firmy, propagaci určitého image podniku, získávání nových zákazníků, neutralizaci konkurenční reklamy, kontakty s VIP, event. s dalšími partnery. 4.6
Kde budeme hledat sponzora?
Odpověď je jednoduchá – všude. Na sportovní akce v reálu i v televizi se začnete dívat jinýma očima – očima toho, kdo vyhledává potenciální sponzory. Je třeba: sledovat inzertní část novin a časopisů, kde jsou údaje o podnicích, dlouhodobě provádějících takovou reklamu, která by se mohla zdát pro sponzorskou nabídku zajímavá, např. z hlediska návaznosti sportovního odvětví a předmětu podnikání; sledovat reklamní aktivity firem a hodnotit, zda by se mohl rozšířit sponzorský záběr i na vaše aktivity; využívat seznamy podnikatelských aktivit všech firem. Zaměřit se na nadnárodní společnosti a podívat se, jestli v zahraničí třeba nevyvíjejí aktivity, které byste mohli vy využít; získat pro vyhledávání sponzorů vhodné členy svého týmu; ti mohou poskytnout zajímavé tipy ze svých podnikatelských aktivit nebo mohou pracovat ve firmách, které by mohly být zainteresovány na sponzorování; orientovat se na sponzory při společenských událostech jak místního rázu, tak širšího společenského významu hledat sponzory v rodinných příslušnících a známých – POZOR!; Atd., atd., atd. 4.7
Oslovení a jednání s partnerem
Pro jednání o sponzorském obnosu má každý ze sportovních manažerů svůj osvědčený postup, ve kterém se drží určité strategie a taktiky. Samozřejmě, že konkrétní aplikace mohou být velmi různé. Tím spíše lze doporučit zásady, formulované dále jako 7 rámcových otázek, z nichž je možno individuálně vycházet, neboť se v praxi osvědčily, zvláště pokud šlo o sponzorskou činnost s velkými obnosy: 1. Jak nalézt správného partnera? 2. Jak navázat kontakt? 3. Jak si udělat ze sponzora přítele? 4. Jak si připravit schůzku s potenciálním sponzorem? 5. Jak prezentovat např. svůj sportovní klub, svoje sportovní odvětví, sportovní družstvo? 6. Jak předkládat potenciálnímu sponzorovi své inovace? 7. Jak udržet kontinuitu vztahu se sponzorem?
17
