VTO-beleid CVO Panta Rhei de Avondschool
1. Visie CVO Panta Rhei de Avondschool beklemtoont in haar visie dat het centrum een teamgericht onderwijsbeleid wil voeren waarin het welzijn en de ontplooiingskansen van haar medewerkers centraal staan. Vanuit deze centrumvisie willen we streven naar een strategisch VTO-beleid, verankerd in het algemeen beleid van het centrum (personeelsbeleid, functioneringsgesprekken, financiering …), dat vraaggericht, effectief, efficiënt en kwaliteitsbewakend is. · Vraaggericht: problemen en hiaten worden opgespoord vanuit een behoeftedetectie · Effectief: geleverde inspanningen leiden tot resultaten die we willen bereiken · Efficiënt: de verhouding tussen geïnvesteerde tijd en middelen en het rendement van de VTO-inspanningen is optimaal · Kwaliteitsbewakend: het VTO-beleid wordt jaarlijks geëvalueerd In het VTO-beleid staan volgende zaken centraal: · De ontwikkeling van procedures (aanvraagformulier, follow-up tijdens functioneringsgesprekken, evaluatie van de gevolgde VTO …). · Het peilen naar de VTO-behoeften en het inventariseren van individuele vragen. · Het zoeken naar geschikte VTO (intern of extern) · Terugkoppeling: doorgeven van opgedane kennis, vaardigheden en attitudes · De evaluatie van het VTO-beleid Ø Hebben personeelsleden iets bijgeleerd? Ø Staan personeelsleden kritisch tegenover de gevolgde VTO? Ø Maken personeelsleden voldoende gebruik van de VTO-mogelijkheden? Ø Strookt de invulling van de VTO met de beleidsopties op andere domeinen van het centrumbeleid? Ø Wordt het VTO-beleid jaarlijks geëvalueerd? Via het vernieuwd VTO-beleid willen we de professionaliteit van onze personeelsleden verhogen.
2. Terminologie VTO: Vorming, training en opleiding
3. Kritische succesfactoren · · · ·
Formaliseren van het VTO-beleid Transparante communicatie Benutten van eigen expertise Iedere medewerker komt in aanmerking voor VTO (cfr. functiebeschrijving)
1
4. Instrumentarium · · · · · · · ·
Personeelspagina op website Dokeospagina Aanvraagformulier (V1) Formulier voor verslag (V2) Procedure voor personeelsleden: hoe aanvraag en verslag VTO indienen? (V3) Overzicht VTO personeelsleden (V4) Personeelsfiche VTO (V5) Lijst met organisaties, instellingen die VTO aanbieden (V6)
2
5. Procedure Stappen 1. Peilen behoeftes*
Hoe · · · · ·
Functioneringsgesprek Spontane vraag/behoefte melding personeelslid Sturing vanuit beleidsteam Lesobservaties Input vakgroep/opleidingscoördinator
Wie Personeelslid Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd Directie
Documenten Functiebeschrijving Verslag functioneringsgesprek
2. Zoeken naar geschikte oplossing
Overleg met personeelslid: wat is de precieze behoefte en is VTO de meest geschikte oplossing? · Indien nee, andere oplossing zoeken · Indien ja, ga verder
Personeelslid Opleidingscoördinator Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd Directie
3. Zoeken naar geschikt aanbod
Aansluitend op aanwezige en nog te ontwikkelen competenties van het personeelslid. · Nagaan interne mogelijkheden · Nagaan externe mogelijkheden Via mail personeelslid op de hoogte brengen. Personeelslid verwijzen naar procedure voor personeelsleden. Personeelslid vult aanvraagformulier (V1) in. Uitnodiging/aankondiging VTO toevoegen bij aanvraagformulier. Alle documenten via mail doorsturen naar beleidsverantwoordelijke/departementshoofd en financieel verantwoordelijke (in cc). Indien personeelslid spontane aanvraag doet: terug naar stap 2 (Is VTO meest geschikte
Personeelslid Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
Lijst met centra (V6) Links op Dokeos Personeelsfiche VTO (V5)
Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
Procedure voor personeelsleden (V3)
Personeelslid Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
Aanvraagformulier (V1)
4. Informeren over mogelijk aanbod 5. Aanvragen
6. Verwerken aanvragen
Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
3
7. Controleren begroting 8. Goedkeuring aanvraag
9. Inschrijven
10. Volgen opleiding 11. Registreren gevolgde VTO
12. Schriftelijke terugkoppeling 13. Mondelinge
oplossing voor behoefte personeelslid? · Indien nee: ga verder vanaf stap 3 · Indien ja: ga verder naar stap 7 Nagaan of de opleiding binnen de opgestelde begroting past. · Indien nee: terug naar stap 2 · Indien ja: ga verder naar stap 8 Beslissen of de VTO gevolgd mag worden. · Indien nee: motiveren naar personeelslid en terug naar stap 2 · Indien ja: personeelslid per mail op de hoogte brengen van de goedkeuring en verder gaan naar stap 9 Het personeelslid schrijft zelf in. Alle VTO onder 100 euro worden eerst zelf betaald. Indien VTO boven 100 euro, wordt de betaling besproken met Marijke. Indien mogelijk wordt een factuur gevraagd. Het personeelslid vraagt opleidingscheques aan indien mogelijk. Personeelslid vraagt een aanwezigheidsattest Noteren wie welke VTO heeft gevolgd. Noteren wat de kostprijs is.
Verslag per mail doorsturen naar beleidsverantwoordelijke/departementshoofd, binnen 1 maand na de VTO. Toelichting op vakgroepvergadering
Financieel verantwoordelijke Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
Personeelslid
Personeelslid Personeelslid Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
Personeelslid Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd Personeelslid
Aanwezigheidsattest Personeelslid: personeelsfiche VTO (V5) – (beschikbaar vanaf september) Beleidsverantwoordelijke/ departementshoofd: overzicht VTO personeelsleden (V4) Verslag (V2) Verslag (V2)
4
terugkoppeling 14. Rapportering VTO op Dokeos
(agendapunt). Verslag op Dokeos plaatsen
15. Terugbetaling onkosten
Personeelslid dient volgende documenten in bij financieel verantwoordelijke · Onkostennota (inschrijvingsgeld en kilometervergoeding) · factuur en meldt indien opleidingscheques aangevraagd zijn Personeelslid bewaart aanwezigheidsattest
16. Attest
Beleidsverantwoordelijke Departementshoofd
Verslag (V2)
Personeelslid Financieel verantwoordelijke
Onkostennota
Personeelslid
Aanwezigheidsattest
* Opmerking: VTO in functie van de goede werking van het centrum, onderwijsvernieuwing … kunnen opgelegd worden vanuit de directie.
5
6. Resultaatsmetingen Perceptiemetingen WAT?
HOE?
Tevredenheid personeelsleden
In algemene personeelsbevraging een onderdeel VTO toevoegen. Elke 5 jaar een personeelsbevraging organiseren (gebruik formulieren, Dokeossite, kwaliteit VTO, aanbod, mogelijkheden om VTO te volgen …). Functioneringsgesprek met departementshoofd.
Tevredenheid departementshoofd
Functioneringsgesprek met departementshoofd.
Indirecte prestatie-indicatoren WAT?
HOE?
Aantal gevolgde VTO per personeelslid Volgt elke personeelslid VTo?
Jaarlijkse evaluatie VTO
Aantal gevolgde VTO per opleiding per schooljaar
Jaarlijkse evaluatie VTO
Aantal kwaliteitsvolle VTO op het totaal aantal gevolgde VTO (%)
Jaarlijkse evaluatie VTO
Aantal goede transfers op het totaal aantal gevolgde VTO per schooljaar (%)
Jaarlijkse evaluatie VTO
Lijst met kwaliteitsvolle VTO
Wat is een kwaliteitsvolle VTO (lijst opstellen van centra, lesgevers … op basis van verslagen/transfer) Prijs-kwaliteitverhouding bekijken
Gebruik van interne expertise om kwaliteit van het team te verhogen
Jaarlijkse evaluatie VTO
6
