Vrijwilligersbeleid De Schoor VRIJWILLIGERSWERK NIEUWE STIJL INLEIDING De Schoor, Welzijnswerk Almere kan, bij de organisatie en uitvoering, rekenen op de hulp van betrokken burgers. Zij zijn betrokken bij hun omgeving en zijn bereid om anderen te helpen hun plek te vinden in de groeiende stad Almere. Veel actieve burgers doen vrijwilligerswerk vanwege persoonlijke ontwikkeling, om andere mensen te ontmoeten en te ontspannen. De Schoor biedt hen daarvoor de mogelijkheden. Vrijwilligers leveren zo op betrokken wijze een bijdrage aan de uitvoering van allerlei projecten en activiteiten. Vrijwilligers maken het mogelijk kleinschalig en buurtgericht een brug te slaan naar minder actieve bewoners. Met de inzet van ruim 750 vrijwilligers (medio 2013) organiseren we wekelijks vele honderden activiteiten: voor jong tot oud, verspreid over de hele stad. Vrijwilligers helpen bijvoorbeeld bij het bedenken en uitvoeren van activiteiten, gaan op huisbezoek bij senioren, ontvangen bezoekers in de jongerenen buurtontmoetingscentra, lezen voor aan peuters en kleuters, zorgen ervoor dat de accommodaties veilig en sfeervol blijven of bemiddelen bij dreigende conflicten tussen buurtbewoners. De Schoor werkt nauw samen met andere organisaties die met vrijwilligers werken en/of hun belangen behartigen, zoals de Vrijwilligers- en Mantelzorgcentrale Almere (VMCA), gemeente Almere en andere maatschappelijke organisaties. Sinds 2011 werkt De Schoor met een groot aantal organisaties samen in het SAV, het Samenwerkingsverband Almeers Vrijwilligerswerk. Dit vrijwilligersbeleid geldt voor alle vrijwilligers van De Schoor. Het beleidskader en de registratie zijn weliswaar centraal vastgesteld, maar de uitvoering van het vrijwilligersbeleid valt onder verantwoordelijkheid van de medewerkers: zij zorgen voor de werving, aansturing en begeleiding van vrijwilligers. Eigen kracht en actief burgerschap De motivatie van burgers om vrijwilligerswerk te doen is divers: talentontwikkeling, inzetten van eigen kracht, bijdragen aan de civil society of actief burgerschap zijn slechts enkele redenen om vrijwilligerswerk te doen. In ons strategisch beleidsplan (2012-2015 Kiezen voor kansen) belichten wij de speerpunten van het vrijwilligerswerk binnen onze organisatie. Vrijwilligerswerk verschilt van meedenken, tot meepraten, meebeslissen en meewerken. Voor alle vrijwilligers gaat op dat ze (maatschappelijk) betrokken zijn, sociale contacten opbouwen, eigen kwaliteiten en talenten inzetten en ontwikkelen, doelen bereiken (invulling vrije tijd, gezelligheid, gezamenlijk doel bereiken).
pagina 1 van 6 Vrijwilligersbeleid De Schoor
juni 2013
Vrijwilligersbeleid De Schoor Een samenleving is altijd in beweging: maatschappelijke ontwikkelingen, vernieuwingen en trends vragen om een actieve houding van zowel De Schoor als haar vrijwilligers. Inspiratiebron voor onze manier van werken zijn de 8 bakens van Welzijn Nieuwe Stijl: 1) Gericht op de vraag achter de vraag Vrijwilligers helpen Almeerders hun vragen duidelijk in beeld te krijgen. 2) Gebaseerd op de eigen kracht van de burger: We motiveren en ondersteunen vrijwilligers om hun talenten in te zetten voor de samenleving. 3) Direct er op af Vrijwilligers stappen af op andere Almeerders en motiveren hen deelnemer of vrijwilliger te worden aan/van activiteiten of projecten. 4) Formeel en informeel in optimale verhouding Goede balans in de samenwerking tussen vrijwilligers en professionals. 5) Doordachte balans van collectief en individueel Soms zijn vrijwilligers betrokken bij een groepsactiviteit, soms gaan zijn individueel aan de slag bij bijvoorbeeld bij het Maatjesproject. 6) Integraal werken Samenwerking verbindt. 7) Niet vrijblijvend, maar resultaatgericht We maken duidelijke afspraken. 8) Gebaseerd op ruimte voor de professional: Vrijwilligers kunnen rekenen op begeleiding van de professional. Deze 8 bakens vormen de basis voor een betekenisvolle samenwerking. Een samenwerking die ertoe leidt dat Almere een stad is, waar iedereen zich thuis voelt.
LEESWIJZER 1. Definitie Schoorvrijwilliger 2. Voorwaarden 3. Uitgangspunten vrijwilligerswerk 4. Vrijwilligerswerk in de praktijk a. 5 B’s (binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden, beëindigen) b. Verzekeringen en vergoedingen c. Identificatieplicht en privacyreglement d. Klachtenregeling e. Verklaring Omtrent Gedrag 5. Evaluatie en communicatie
pagina 2 van 6 Vrijwilligersbeleid De Schoor
juni 2013
Vrijwilligersbeleid De Schoor 1.
DEFINITIE SCHOORVRIJWILLIGER
Volgens Van Dale is een vrijwilliger een natuurlijk persoon die onverplicht, maar niet vrijblijvend, zonder geldelijke beloning voor korte of lange termijn werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving. Een Schoorvrijwilliger: verricht werkzaamheden op vrijwillige basis ter verwezenlijking van zijn/haar persoonlijke en/of maatschappelijke doelen onder begeleiding van een professional (contactpersoon), is geregistreerd als vrijwilliger van De Schoor, na ondertekening van het registratieformulier vrijwilligers, het aanleveren van een kopie ID en opname in het vrijwilligersbestand, is bij eenmalige activiteiten niet centraal geregistreerd als Schoorvrijwilliger, maar, in verband met verzekering en verantwoording (RSV), wel met naw-gegevens bekend bij de medewerker die de betreffende eenmalige activiteit uitvoert (het gaat hier bijvoorbeeld om vrijwilligers die meedoen aan de vakantieactiviteiten),
2.
VOORWAARDEN
Om vrijwilligers goed hun werk te kunnen laten doen, zijn we als professionele organisatie verantwoordelijk voor het creëren van goede en prettige arbeidsomstandigheden. We hechten waarde aan goede arbeidsomstandigheden voor vrijwilligers. Regelmatig wordt voor medewerkers onderzoek gedaan naar risico's op het gebied van arbeidsomstandigheden. Het onderzoek naar werkplekken, klimaat e.d. en veiligheid is bijvoorbeeld ook van belang voor vrijwilligers. Naast een goede en veilige werkplek, is aandacht voor overleg, begeleiding, ondersteuning, scholing en waardering. Vrijwilligers hebben een vast aanspreekpunt binnen De Schoor, waar ze met al hun vragen, opmerkingen en ideeën terecht kunnen. Er is regelmatig overleg tussen de vrijwilliger(s) en de contactpersoon. Alle voorwaarden zijn zodanig dat vrijwilligers binnen de organisatie tot hun recht komen en de kans krijgen hun eigen doelen na te streven, op een manier die past binnen de doelstellingen van de organisatie.
3.
UITGANGSPUNTEN VRIJWILLIGERSWERK
Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Vrijwilligers zijn geregistreerd en daarmee verzekerd tijdens het vrijwilligerswerk. Vrijwilliger en medewerker maken heldere afspraken over de werkzaamheden. Vrijwilligers krijgen begeleiding van een medewerker. Vrijwilligers zijn betrokken bij zaken die hen aangaan. Vrijwilligers hebben recht op informatie. Vrijwilligers houden zich aan afspraken en regels, zoals vermeld in de informatiefolder Goed voor elkaar.
pagina 3 van 6 Vrijwilligersbeleid De Schoor
juni 2013
Vrijwilligersbeleid De Schoor 4.
VRIJWILLIGERSWERK IN DE PRAKTIJK
4a. De 5 B’s Een vrijwilliger voelt zich thuis in de organisatie. Dit bereiken we door aandacht te schenken aan de 5 B’s: B1) Binnenhalen (werving en selectie) B2) Begeleiden (introductie) B3) Belonen (waardering) B4) Behouden (informatie, inspraak, deskundigheidsbevordering, omgang met elkaar) B5) Beëindigen (exitgesprek en tevredenheidsonderzoek) B1) Binnenhalen: werving en selectie, introductie op de werkplek Voor medewerkers zijn algemene suggesties voor werving, selectie en introductie van vrijwilligers opgenomen in het vrijwilligersprotocol Goed voor elkaar. Professionals gaan in gesprek over wat de vrijwilliger kan en wil en zoeken passend vrijwilligerswerk. Na registratie in het bestand ontvangt de nieuwe vrijwilliger een welkomstbrief namens De Schoor met daarbij de informatiefolder voor vrijwilligers. B2) Begeleiden De medewerker biedt de vrijwilliger begeleiding, waardoor de vrijwilliger zijn werkzaamheden op een kwalitatief goede manier kan uitvoeren. De medewerker schat in op welke wijze hij de vrijwilliger het best kan begeleiden. De vrijwilliger kan aangeven welke vorm van begeleiding hij wenst. Begeleiding kan zowel individueel als in groepsverband plaatsvinden. De medewerker houdt vinger aan de pols en zal de intensiviteit van het contact per situatie inschatten. Uiteraard kan het initiatief ook uitgaan van de vrijwilliger of de groep. B3) Belonen Belonen of waarderen is op een persoonlijke manier duidelijk maken dat de inzet van de vrijwilliger wordt gewaardeerd. Vrijwilligers ontvangen een (gedeeltelijke) vergoeding voor gemaakte kosten (zie vrijwilligersprotocol Goed voor elkaar). We uiten onze waardering naar de vrijwilliger op verschillende manieren, zoals bijvoorbeeld een vrijwilligersfeest, een kerstattentie, etc. B4) Behouden: informatie, inspraak, scholing, omgang met elkaar Vrijwilligers kunnen inhoudelijk meepraten over de zaken waarvoor ze zich inzetten. Vrijwilligers die hun vrijwilligerswerk doen via participatiegroepen wenden op die manier al hun invloed aan. Andere vrijwilligers kunnen via overleg met de contactpersoon, alleen of in groepsverband, hun invloed aanwenden door mee te denken en mee te praten. Het is de taak van de medewerker om hier open voor te staan, signalen op te pikken en hier actie op te ondernemen. Medewerker en vrijwilliger trekken samen op. De medewerker begeleidt de vrijwilliger en is altijd eindverantwoordelijk. Vaak verrichten vrijwilligers werkzaamheden zelfstandig. Wel is de medewerker of zijn vervanger (of achterwacht) in geval van calamiteiten altijd bereikbaar tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Zowel vrijwilliger als medewerker streven naar zelfstandigheid in het uitvoeren van de taken van de vrijwilliger.
pagina 4 van 6 Vrijwilligersbeleid De Schoor
juni 2013
Vrijwilligersbeleid De Schoor Scholing Deskundigheidsbevordering is mogelijk op basis van een door de manager geaccordeerd scholingsplan en budget. Denk aan cursussen als IVA (Instructie Verantwoord Alcoholgebruik), EHBO, etc. Wanneer scholing noodzakelijk is, kan de vrijwilliger hiertoe, gezien het werk dat hij doet, verplicht worden, conform afspraken in de vrijwilligersovereenkomst. B5) Beëindigen: exitgesprek en tevredenheidsonderzoek Vrijwilligers beëindigen hun vrijwilligerswerk om verschillende redenen. Hoe lang vrijwilligers bij ons actief zijn, is van vele factoren afhankelijk. Soms stopt een vrijwilliger omdat een project eindigt, soms op verzoek van de vrijwilliger zelf vanwege bijvoorbeeld tijdgebrek, afnemende of doorstroom naar studie of betaalde baan en heel soms op verzoek van De Schoor. De professional maakt goede afspraken met zijn vrijwilliger over het beëindigen van het vrijwilligerswerk. Vrijwilligers die stoppen, vragen we binnen enkele weken na beëindiging een tevredenheidsenquête in te vullen. Op verzoek verstrekken wij vrijwilligers een getuigschrift. 4b. Verzekeringen en vergoedingen Vrijwilligers dienen zelf WA-verzekerd te zijn. Aanvullend hierop zijn geregistreerde vrijwilligers tijdens de uitvoering van de in de overeenkomst vastgelegde taken verzekerd voor: wettelijke aansprakelijkheid. Deze verzekering dekt de schade die vrijwilligers, anders dan door opzet, aan derden toebrengen. ongevallenverzekering. Bij schade zal eerst een beroep worden gedaan op de eventuele eigen verzekering. Deze verzekeringen zijn collectief via De Schoor geregeld. Hiervoor geldt dat minimaal de nawgegevens van alle vrijwilligers bekend en/of geregistreerd moeten zijn. Wanneer vrijwilligers bij de uitvoering van hun werkzaamheden onkosten maken, komen zij voor vergoeding hiervoor in aanmerking. Vooraf maken medewerker en vrijwilliger hier afspraken over, waarbij de medewerker het protocol Vrijwilligers als leidraad hanteert. In het protocol gaan wij uit van de wettelijke regelingen voor het verstrekken van vergoedingen. 4c. Identificatieplicht en privacyreglement De Schoor moet bij controle aan kunnen tonen wie er werkzaam is, tegen welke voorwaarden en of zij daartoe bevoegd zijn. Vrijwilligers moeten daarom bij het invullen van hun registratieformulier een kopie van hun legitimatiebewijs bijvoegen. Vrijwilligers die geen kopie willen inleveren, dienen zich ter controle met legitimatiebewijs bij de receptie op het bestuursbureau te melden. Met het registreren van gegevens verbindt De Schoor als organisatie zich hier uiterst zorgvuldig mee om te gaan en de richtlijnen te volgen van de Wet op Bescherming Persoonsgegevens, zoals omschreven in ons Privacyreglement (zie www.deschoor.nl). 4d. Klachtenregeling De externe klachtenregeling is beschikbaar voor vrijwilligers. Op verzoek stelt de medewerker een klachtenfolder/formulier beschikbaar. Deze (en het klachtenreglement) is ook beschikbaar op de website www.deschoor.nl. pagina 5 van 6 Vrijwilligersbeleid De Schoor
juni 2013
Vrijwilligersbeleid De Schoor 4e. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Bij een aantal werkzaamheden binnen De Schoor is sprake van een ‘verhoogd risico’. Er is sprake van ‘verhoogd risico’ als: de vrijwilliger zelfstandig belast is met de zorg voor minderjarigen en/of de zorg voor personen die in een (tijdelijke) afhankelijkheidssituatie verkeren en deze zorg alléén (d.w.z. niet in de aanwezigheid van medewerkers) verleent, de vrijwilliger zelfstandig omgaat met contante en girale waarden en/of budgetverantwoordelijk en/of kennis heeft van controlemechanismen en verificatieprocessen. We willen voorkomen dat nieuw aan te trekken vrijwilligers een risico opleveren voor de doelgroep waarmee zij werken of voor de bedrijfsvoering. We willen derden (ouders/verzorgers, en ook bijvoorbeeld subsidieverstrekkers) het vertrouwen geven dat we er alles aan doen om de veiligheid van de doelgroep bij activiteiten te waarborgen. Om die redenen kunnen we van de aanstaande vrijwilliger een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vragen. Als organisatie hanteren we één VOG-beleid voor medewerkers, stagiaires en vrijwilligers. Het vrijwilligersprotocol Goed voor elkaar beschrijft de werkwijze hiervoor voor vrijwilligers.
5.
EVALUATIE EN COMMUNICATIE
Dit vrijwilligersbeleid wordt eens in de 3 jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. De afdeling Communicatie en Beleid verzorgt de communicatie van het vrijwilligersbeleid en het beheer van onderstaande documenten (te raadplegen via de website voor vrijwilligers en intranet voor medewerkers): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Vrijwilligersbeleid De Schoor Vrijwilligersprotocol Goed voor elkaar Informatiefolder voor vrijwilligers Goed voor elkaar Vrijwilligersregistratieformulier Declaratieformulier(en) Informatie voor vrijwilligers (website) Vrijwilligersvacaturebank (website) Nieuwsbrief voor vrijwilligers (2 keer per jaar) Verzending jaaroverzicht naar alle geregistreerde vrijwilligers
pagina 6 van 6 Vrijwilligersbeleid De Schoor
juni 2013
