Vrijwilligersbeleid De Hart&Vaatgroep

Vrijwilligersbeleid De Hart&Vaatgroep

Versie 6.2. januari 2014 Vastgesteld door ledenraad: 18 september 2013


versie 6.2 januari 2014

1

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

De Hart&Vaatgroep 2.0 Definitie vrijwilligerswerk 2.1 Definitie vrijwilliger 2.2 Positie van de vrijwilliger 2.3 Koppeling bureau en vrijwilligers

4 5 5 5 5

3.

Werving en selectie van vrijwilligers 3.1 Functieomschrijving en profielschets 3.2 Selectie van vrijwilligers 3.2.1. Informatie aan de vrijwilligers 3.2.2. Kennismaken, selecteren en inwerken van nieuwe vrijwilligers

6 6 7 7 7

4.

Begeleiding vrijwilligers 4.1 Training 4.2 Informatievoorziening 4.3 Evaluatiegesprek 4.4 Het beëindigingsgesprek 4.5 Het attentiebeleid

9 9 9 9 10 10

5.

Rechtspositie van vrijwilligers 5.1 Registratie persoonlijke gegevens 5.2 Vrijwilligersovereenkomst 5.3 Vergoedingen 5.4 Verzekeringen 5.5 Gedragscode voor vrijwilligers 5.6 Klachtenregeling

12 12 12 13 14 14 14

Bijlage I Bijlage II Bijlage III Bijlage IV Bijlage V Bijlage VI

Beschrijving van de organisatie Beschrijving specifieke werkzaamheden Model vrijwilligersovereenkomst Voorbeelden functieprofielen Gedragscode voor vrijwilligers Klachtenregeling



15 16 21 23 35 38

2

1.

Inleiding

De Hart&Vaatgroep is een patiëntenvereniging van, voor en door patiënten. Binnen de Hart&Vaatgroep werken vrijwilligers en beroepskrachten samen aan het realiseren van de doelstellingen. Een aantal werkzaamheden wordt door beroepskrachten uitgevoerd en een aantal werkzaamheden door vrijwilligers. Vrijwilligers vormen een van de pijlers van de vereniging en dragen bij aan het realiseren van de missie en de visie. Het actieve kader van vrijwilligers vervult verschillende functies binnen de vereniging, zowel op landelijk niveau als op regionaal niveau. Er vindt een continu proces van uitwisseling en afstemming plaats tussen de vrijwilligers in het land en de beroepskrachten van het bureau. Het is belangrijk het vrijwilligerswerk een structuur te geven waarbinnen de vrijwilliger zich gewaardeerd voelt. Ondersteuning is daarbij noodzakelijk. Een verantwoord vrijwilligersbeleid is een van de instrumenten om deze structuur en de consistentie daarvan te waarborgen. In Hoofdstuk 2 wordt de structuur van De Hart&Vaatgroep toegelicht. Daarbij wordt duidelijk aangegeven op welk niveau binnen de organisatie zich de vrijwilligers bevinden en hoe de samenwerking is met de beroepskrachten. In Hoofdstuk 3 en 4 wordt met name aandacht besteed aan de werving en de begeleiding van vrijwilligers. In Hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de rechtspositie van de vrijwilliger, inclusief vergoedingen en verzekeringen.



3

2.

De Hart&Vaatgroep

De Hart&Vaatgroep is een patiëntenvereniging van en voor mensen met een hart- of vaatziekte. De vereniging heeft ten doel het bevorderen van de maatschappelijke positie, de kwaliteit van leven en zorg voor mensen met harten vaataandoeningen en hun omgeving, zowel op landelijk als regionaal niveau. De vier kerntaken daarbij zijn voorlichting/informatievoorziening, belangenbehartiging, lotgenotencontact en leefstijlbegeleiding. Ruim een miljoen mensen in Nederland heeft te maken met een aandoening aan ‘hart of vaten’. Sommige mensen hebben er tijdelijk last van en zijn na behandeling weer genezen. Anderen hebben door bijvoorbeeld een infarct in hart of hersenen behoorlijke schade opgelopen en moeten met de gevolgen daarvan leven. Hoe dan ook, de meeste mensen moeten aan de slag om te zorgen dat hun klachten niet optreden of verergeren. Voor hun behandeling en begeleiding kunnen ze een beroep doen op specialisten, verpleegkundigen en huisartsen. Ook familie en omgeving staan meestal klaar. Bijna iedereen heeft, in welke fase dan ook, wel eens behoefte aan wat extra informatie, een steuntje in de rug bij lastige beslissingen of wat extra hulp bij het aanpassen van de levensstijl. De Hart&Vaatgroep is ontstaan uit een fusie van Stichting Hart in Beweging, Stichting Bloedlink, Vereniging van Vaatpatiënten, Vereniging Hartezorg en Stichting Hoofd Hart en Vaten. Deze bundeling leidt tot een krachtiger stem in de zorg, politiek en maatschappij. De Hart&Vaatgroep is partner van de Nederlandse Hartstichting. De Hart&Vaatgroep heeft een regiostructuur waarin veel vrijwilligers actief zijn. Zij onderhouden de contacten met de zorgverleners in de regio, organiseren tal van activiteiten en staan in rechtstreeks contact met mensen met een hart- of vaatziekte. Ook organiseert De Hart&Vaatgroep in samenwerking met de Hartstichting vakantieweken voor kinderen of volwassenen en hun familie. Er is daarbij (medische) begeleiding en de familie kan de zorg die voor iedere dag voor hun naaste hebben een korte tijd delen met anderen. Daarnaast zijn vrijwilligers landelijk actief in de Expert, Thema - en Diagnosegroepen en/of als begeleider tijdens de vakantieweken. Een groot aantal vrijwilligers en/of zijn of haar naasten heeft zelf een hart- of vaatziekte (gehad). Zij brengen een schat aan ervaringskennis in.



4

2.0 Definitie vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk is werk, dat iemand uit vrije wil, ten behoeve van anderen of maatschappelijke groeperingen, buiten een vast dienstverband verricht. In het algemeen zijn deze werkzaamheden onbetaald. Voor gemaakte onkosten ontvangt de vrijwilliger een vergoeding. Deze onkostenvergoeding staat vaak niet in verhouding tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. 2.1 Definitie vrijwilliger Iemand die vrijwilligerswerk verricht. 2.2 Positie van de vrijwilligers Vrijwilligers verrichten specifieke werkzaamheden binnen de vereniging. De vrijwilligers kunnen actief zijn in regio ‘s, expert-, themaen diagnosegroepen en tijdens de vakantieweken, in het bestuur en/of de ledenraad. De koppeling tussen de diverse vrijwilligersgroepen en de bureaumedewerkers wordt in hoofdstuk 2.3 weergegeven. Voor een beschrijving van de organisatie zie bijlage I. Voor een beschrijving van de specifieke werkzaamheden zie bijlage II. 2.3 Koppeling bureau en vrijwilligers De Hart&Vaatgroep heeft als doelgroep alle mensen met een hart en/of vaataandoening (en omgeving). Dat betreft meer dan een miljoen mensen in Nederland. Om de eerder geformuleerde doelstelling te bereiken worden tal van activiteiten uitgevoerd die zijn geclusterd in vier kerntaken: Belangenbehartiging Lotgenotencontact Informatievoorziening en voorlichting Leefstijlbegeleiding De uitvoering gebeurt door de verschillende groepen die in en voor De Hart&Vaatgroep actief zijn. Er zijn vrijwilligers en medewerkers die dat doen in de regio’s, in de expert-, themaen diagnosegroepen, tijdens vakantie-weekenden en weken, op het bureau en op alle plaatsen waar zij nodig zijn. Deels gebeurt dat in samenwerking, deels met ondersteuning van het landelijk bureau en deels gebeurt dat zelfstandig of onder eigen verantwoordelijkheid. Ervaringskennis koppelen aan beroepskennis is van groot belang. Dit is realiseerbaar door adequate informatie-uitwisseling en samenwerking tussen de vrijwilligers en beroepskrachten. Om hier uitvoering aan te geven heeft elke groep vrijwilligers een vast aanspreekpunt binnen het bureau. Om de communicatie tussen bureau en de vrijwilligers te regelen zijn procedures. Deze procedures worden aan nieuwe vrijwilligers meegegeven in hun inwerkperiode.



5

3. Werving en selectie van vrijwilligers De Hart&Vaatgroep is in belangrijke mate afhankelijk van vrijwilligers. Zij moet over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken om zowel regionale als landelijke activiteiten uit te kunnen voeren Spontaan aanbod van vrijwilligers komt steeds minder voor. De bereidheid om vrijwilligerswerk te doen neemt niet af, mensen worden echter selectiever in wat ze wel of niet doen. Mensen die vrijwilligerswerk willen gaan doen committeren zich vaak niet meer voor het leven maar zoeken een afgebakende klus of een goed omschreven functie met duidelijke taken. Organisaties moeten daarom meer moeite steken in het segmenteren van functies en taken, om daarmee helderheid te kunnen verschaffen in het aanbod voor potentiele vrijwilligers. Ook moet helder zijn wat de ‘’opbrengst’’ voor de vrijwilliger is. Bij werving is het belangrijk om het gemeenschappelijk belang van de vrijwilliger en de organisatie als vertrekpunt te nemen. De vrijwilliger en het werk zijn uitgangspunt. 3.1 Functieomschrijving en profielschets Vrijwilligers worden geworven via een functieomschrijving en een profielschets. In de functieomschrijving worden de taken en de inhoud van de functie beschreven. De profielschets zegt iets over de kennis, houding, vaardigheden en voorwaarden die nodig zijn om de taken te kunnen uitoefenen die horen bij de functie. Een profielschets helpt om gerichter uit te kijken naar mensen die mogelijk geschikt zijn en het geeft de ander houvast: “wat wordt er van mij verwacht”? Voor enkele taken geldt dat het belangrijk is dat men ervaringsdeskundig of direct betrokken is. Het hebben van een enkele ervaring leidt niet direct tot ervaringsdeskundigheid. Een omschrijving van ervaringsdeskundigheid vanuit patiënten perspectief gezien luidt: een ervaringsdeskundige is iemand die in staat is, eigen ervaringen te bundelen met andere ervaringen, om deze op een hoger abstractieniveau te kunnen vertalen en in te brengen daar waar noodzakelijk. Een persoonlijk verhaal kan dienen als illustratie of ondersteuning van een pleidooi. Het is echter de bundeling van verhalen en ervaringen die de deskundigheid genereert. Affiniteit met patiënten perspectief hebben is een pré. Een ervaringsdeskundige: heeft ervaring op het gebied van het leven met de aandoening/ziekte. heeft kennis van de ervaringen van veel andere lotgenoten; kent de overeenkomsten en verschillen in aandoeningen en belevingen en gebruikt zijn eigen ervaring niet als norm. Is bereid zijn brede ervaringskennis in te zetten voor zijn vrijwilligerswerk. heeft een basis aan feitelijke kennis over en rondom de problematiek; kent de diensten en het materiaal van de eigen vereniging. Voor alle taken geldt dat men (los van ervaringsdeskundigheid) beseft dat men werkt als vrijwilliger en daarmee als vertegenwoordiger van de organisatie. Men conformeert zich daarmee aan de doelstellingen en richtlijnen van de organisatie.



6

Tevens moet men beschikken over sociale vaardigheden, waaronder het kunnen samenwerken met anderen in de organisatie. Overige vaardigheden zijn afhankelijk van de functie die men vervult in de organisatie. Zie voor de functieprofielen bijlage IV. 3.2

Selectie van vrijwilligers

3.2.1 Informatie aan de vrijwilligers Wanneer een vrijwilliger zich aanmeldt vinden kennismaking en selectie plaats. Zo nodig ontvangt de kandidaat-vrijwilliger voorafgaand of tijdens het kennismakingsgesprek schriftelijke informatie over de organisatie en over de functie. 3.2.2 1. 2. 3. 4. 1.

Kennismaken, selecteren en inwerken van nieuwe vrijwilligers Kennismakingsgesprek Selectiegesprek Inwerkperiode met begeleiding Evaluatiegesprek, inwerkperiode en besluit Kennismakingsgesprek

Een vrijwilliger vanuit één van de vrijwilligersgroepen bespreekt samen met het aanspreekpunt van het bureau wie er aanwezig is bij het kennismakingsgesprek met de kandidaat-vrijwilliger. Doel van dit gesprek is kennismaken en beoordelen of iemand geschikt is. Het kennismakingsgesprek wordt, indien mogelijk, met 2 mensen vanuit een vrijwilligersgroep gevoerd.. 2.

Selectiegesprek

De twee mensen uit de vrijwilligersgroep evalueren, aan de hand van de functieomschrijving, het kennismakingsgesprek dat gevoerd is met de kandidaat. Op basis daarvan krijgt iemand een proefperiode aangeboden. 3.

Inwerkperiode

Voor elke kandidaat-vrijwilliger wordt een af te spreken inwerkperiode gehanteerd (norm is 2 maanden). Het doel van de inwerkperiode is een nadere kennismaking van de vrijwilliger met het werk, eventuele takenpakket, de andere medewerkers (vrijwilligers en beroepskrachten) en met de organisatie in het geheel. De nieuwe vrijwilliger krijgt een aanspreekpunt. Het aanspreekpunt maakt de nieuwe vrijwilliger wegwijs in de vereniging en kan eventuele vragen beantwoorden. Daarnaast biedt het aanspreekpunt de kandidaat vrijwilliger de mogelijkheid om mee te lopen bij het organiseren van bepaalde activiteiten, om op deze manier een concreet beeld te krijgen van wat er speelt en leeft in de betreffende vrijwilligersgroep. Een goede inwerkperiode vormt de basis voor een prettige verhouding tussen de vrijwilliger en de organisatie.



7

Aan het begin van de inwerkperiode worden afspraken door de vrijwilliger / bureaumedewerker vastgelegd. Onder andere: het lidmaatschap van de Vereniging verplichte deelname aan de introductiebijeenkomst nieuwe vrijwilligers declareren en communicatielijnen binnen de vereniging. Tijdens de inwerkperiode wordt er een informatiepakket verstrekt aan de vrijwilliger en krijgt deze een persoonlijke inlogcode die toegang geeft tot het Intranet van de Hart&Vaatgroep. Na de inwerkperiode, ontvangt de vrijwilliger een bevestigingsbrief waarin hij/zij officieel wordt aangesteld. Tevens zal dan de vrijwilligersovereenkomst worden aangeboden die, na ondertekening, ook recht geeft op het declareren van het contributiegeld. Indien een introductiebijeenkomst plaats vindt tijdens de inwerkperiode, dan ontvangt men hiervoor een uitnodiging Het informatiepakket bevat tenminste: Welkomstbrief en bevestiging van proefperiode Kopie van het vrijwilligersbeleid: - nieuwsbrief van betreffende regio Lijst met belangrijke telefoonnummers/e-mailadressen Laatste nummer van de VIDA Vergaderschema van de reeds geplande bijeenkomsten: 4.

Evaluatiegesprek inwerkperiode en aannemen

Na de inwerkperiode vindt het evaluatiegesprek plaats tussen de verantwoordelijke binnen een vrijwilligersgroep, de bureaumedewerker en de kandidaat-vrijwilliger. Zij zijn allen op de hoogte van de bevindingen opgedaan tijdens de inwerkperiode. Dit gesprek is voornamelijk een formeel moment om de kandidaat aan te stellen als vrijwilliger. Als de kandidaat niet geschikt zou zijn, dient dat in een eerder stadium aan de orde te komen (na kennismakingsgesprek of tijdens de inwerkperiode).



8

4.

Begeleiding vrijwilligers

4.1 Training Om het kennisniveau van de vrijwilligers op peil te houden biedt De Hart&Vaatgroep een opleidingsprogramma aan. Dit opleidingsprogramma wordt aangeboden via De Hart&Vaatacademie. Het programma hiervan wordt op intranet bekend gemaakt. Daarnaast dienen Vrijwilligers zich zelf te informeren over ontwikkelingen die relevant zijn voor de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden binnen de Vereniging. 4.2 Informatievoorziening Vrijwilligers hebben recht op de functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over wat er binnen de organisatie gebeurt. De vrijwilligers staan op de verzendlijst van de nieuwsbrief voor vrijwilligers. Wanneer daartoe aanleiding is, ontvangen de vrijwilligers mailings, brieven en andere voor hen relevante (schriftelijke) informatie. Deze berichtgeving kan ook bedoeld zijn om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder formele zaken en aangelegenheden. Daarnaast hebben de vrijwilligers, d.m.v. een gebruikersnaam en wachtwoord, toegang tot intranet. Op intranet staan mededelingen, verslagen en informatie van regioteams, themaen diagnosegroepen, verslagen van de ledenraadbijeenkomsten, bestellijsten, declaratieformulieren, sjablonen, etc. Het intranet bevat ook persoonlijke informatie van De Hart&Vaatgroep. Vrijwilligers worden geacht de inloggegevens niet aan derden te verstrekken. 4.3 Evaluatiegesprek Eenmaal per jaar wordt er met elke vrijwilliger een evaluatiegesprek gevoerd. Dit gesprek is een tweezijdig gesprek tussen de vrijwilliger en de organisatie en bedoeld om de samenwerkingsrelatie te bespreken. De voorbereiding, organisatie en (periodieke) uitvoering van het evaluatiegesprek is in handen van de voorzitter van de vrijwilligersgroep in samenwerking met de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligers moeten in de gelegenheid worden gesteld punten voor het gesprek aan te dragen en voor te bereiden. In overleg met de vrijwilligers worden gespreksdata en -onderwerpen vastgesteld. De voorzitter treft alle nodige maatregelen om een veilige en open sfeer van communicatie te bewerkstelligen en om de privacy te waarborgen. De voorzitter legt de gemaakte afspraken vast en ziet toe op de naleving van die afspraken. Een afschrift van de gemaakte afspraken wordt aan de vrijwilliger en het aanspreekpunt gezonden. Het aanspreekpunt van de vrijwilligersgroep (in voorkomende gevallen de vrijwilligers coördinator) ziet erop toe dat de evaluatiegesprekken gevoerd en vastgelegd worden. Het evaluatiegesprek wordt gebruikt om na te gaan of vrijwilliger en de organisatie nog goed ‘bij elkaar passen’. In de loop van de tijd kunnen immers de doelen van de organisatie of de motieven van de vrijwilliger veranderen. Tijdens algemene informatiebijeenkomsten is het doorgaans niet mogelijk, maar ook niet de intentie om op persoonlijke omstandigheden in te gaan.



9

4.4 Het beëindiginggesprek De samenwerkingsrelatie tussen De Hart&Vaatgroep en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de organisatie als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de organisatie ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor de organisatie van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissies zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een gesprek met de vertrekkende vrijwilliger gevoerd. De voorzitter van de vrijwilligersgroep met (indien aanwezig de vrijwilligerscoördinator) neemt het initiatief tot het beëindiginggesprek en de betreffende persoon bereidt het gesprek voor door voor zichzelf schriftelijk de gesprekspunten die tenminste aan de orde moeten komen vast te leggen. Het beëindiginggesprek wordt formeel bevestigd met een brief aan de vertrekkende vrijwilliger. Het aanspreekpunt van de vrijwilligersgroep ziet erop toe dat het beëindiginggesprek gevoerd wordt. Indien een vrijwilliger geen prijs stelt op een exit gesprek, dient dit gerespecteerd te worden. Dezelfde zorgvuldigheid die betracht is bij het aannemen van de vrijwilliger dient ook bij het vertrek in acht te worden genomen. 4.5 Het attentiebeleid Om de betrokkenheid bij de vereniging en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken is er een attentiebeleid. Het attentiebeleid behelst onder meer faciliteiten waarvan vrijwilligers gebruik van kunnen maken. Jaarlijkse vrijwilligers dag Speciaal voor de vrijwilligers van De Hart&Vaatgroep is er jaarlijks een feestelijke dag. Een informele bijeenkomst voor alle vrijwilligers, waarop zij een interessant programma krijgen aangeboden, afgesloten met een hapje en een drankje. Het programma biedt tevens voldoende de mogelijkheid elkaar te spreken (netwerken). De vrijwilligers worden persoonlijk uitgenodigd voor deze dag. Kerstmis Aan het eind van het jaar ontvangen de vrijwilligers een kerst- en nieuwjaarswens van directie en bestuur. Huwelijk Wanneer een vrijwilliger in het huwelijk treedt ontvangt hij/zij een bos bloemen + een cadeaubon van € 25,00. Geboorte en adoptie Bij gezinsuitbreiding van vrijwilligers ontvangen de ouders een attentie.



10

Ziekte Vrijwilligers ontvangen bij ziekte een attentie: bij ziekenhuisopname -> beterschapskaart 1 tot 2 weken ziek thuis -> beterschapskaart Langer dan 3 weken ziek -> bloemetje en beterschapskaart Afscheid De berekening van het aantal jaren, is gebaseerd op de jaren waarin men actief geweest is bij Stichting Hart in Beweging, Stichting Bloedlink, Vereniging van Vaatpatiënten en Vereniging Hartezorg en De Hart&Vaatgroep. Een jaar of korter vrijwilliger -> kaart met bedankje 1 tot 5 jaar vrijwilliger -> cadeaubon van € 25,00 en kaart met bedankje 5 jaar tot 10 jaar vrijwilliger -> cadeaubon van € 50,00 en kaart met bedankje 10 jaar of langer vrijwilliger -> cadeaubon van € 100,00 en kaart met bedankje Overlijden Zodra De Hart&Vaatgroep een overlijdensbericht van een vrijwilliger heeft ontvangen, wordt er direct een kaart gestuurd naar de nabestaanden. Als het gaat om het overlijden van voorzitters van de expert, thema-, en diagnosegroepen zal de begrafenis/crematie bijgewoond worden door een medewerker van De Hart&Vaatgroep die het meest contact had met de desbetreffende persoon, indien mogelijk en gewenst. Bij overlijden van een bestuurslid van De Hart&Vaatgroep zal de begrafenis/crematie bijgewoond worden door de directie en bestuursleden. Er wordt een rouwadvertentie geplaatst in een landelijk dagblad. Blijk van waardering bij jubilea van buitengewone leden wanneer De Hart&Vaatgroep op de hoogte gebracht wordt van een verenigingsjubileum van een buitengewoon lid dan wordt een felicitatiebrief gestuurd uit naam van de directie wordt De Hart&Vaatgroep uitgenodigd voor een receptie i.v.m. een verenigingsjubileum, dan vragen wij de leefstijlcoördinator uit de betreffende regio om deze receptie te bezoeken en uit naam van De Hart&Vaatgroep een gepast cadeau te overhandigen t.w.v. ± € 17,50. Wordt vanuit een buitengewoon lid het verzoek gedaan om een bestuurslid of sportbegeleider van de desbetreffende organisatie in aanmerking te doen komen voor een blijk van waardering vanuit De Hart&Vaatgroep dan wordt het volgende voorgesteld: 1. als iemand zich onafgebroken en gedurende een lange periode verdienstelijk heeft gemaakt voor de buitengewone lid organisatie, dan wordt hem/haar een persoonlijke bedankbrief gestuurd 2. als iemand zich, naar het oordeel van de commissie bewegen van de themagroep BOL, op uitzonderlijke wijze verdienstelijk heeft gemaakt voor het gezond bewegen van mensen met een hartaandoening, dan komt hij/zij in aanmerking voor het Artihove beeldje: ‘hart voor elkaar’, (al of niet) voorzien van het logo van De Hart&Vaatgroep. Dit beeldje kan uitgereikt worden door een lid van de commissie bewegen of een leefstijlcoördinator uit de betreffende regio. Het bureau beschikt over de beeldjes of kan ze desgevraagd bestellen. Ook de vrijwilligers die deelnemen aan de vakantieweken krijgen een dergelijk geschenk.



11

5.

Rechtspositie van vrijwilligers

Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en De Hart&Vaatgroep zich jegens elkaar verbonden hebben. 5.1 Registratie persoonlijke gegevens De organisatie moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. Het bureau houdt van alle vrijwilligers aantekening van: naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres alsmede de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar kan zijn voor het werk. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in achtgenomen. Kijk voor meer informatie op www.jusititie.nl. Hier vindt u ook de handleiding Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens). 5.2 Vrijwilligersovereenkomst Een vrijwilliger wordt aangenomen op een bepaalde functie. In de praktijk komen daar vaak een aantal taken bij, waardoor een vrijwilliger meerdere functies en taken vervult. In het huidige tijdsgewricht is er onder de vrijwilligers een grote diversiteit waar, wanneer en hoeveel tijd iemand aan vrijwilligerswerk wil besteden. Mensen willen een aantal afgebakende klussen doen, mensen willen graag autonomie in hun werkzaamheden, anderen juist weer helemaal niet. Sommigen zijn bereid een werkweek te vullen met vrijwilligers werk, anderen een beperkt aantal uren. In het kader van verwachtingsmanagement is noodzakelijk helderheid te verschaffen over de verwachtingen. Wat verwacht je van een iemand die zich aanmeldt, wat zijn de werkzaamheden en hoeveel uur per week of maand vergt dit van iemands tijd? Hoe concreter hoe beter. De afspraken die beide partijen maken en de mate waarin die afspraken over en weer worden nagekomen bepaalt voor een belangrijk deel de samenwerking tussen De Hart&Vaatgroep en haar vrijwilligers. Het is voor de vereniging en voor de vrijwilligers nuttig om gemaakte afspraken ten aanzien van de samenwerking vast te leggen. De gemaakte afspraken zijn geformaliseerd in een vrijwilligersovereenkomst. Voor een goede voortgang van de werkzaamheden is het van belang dat het aanspreekpunt op kantoor op de hoogte wordt gebracht van afwezigheid van een week of langer van voorzitter of secretaris van een regio. Binnen een regio dienen een voorzitter en secretaris dit te weten van de vrijwilligers in hun regio. Andersom geldt ook dat langere afwezigheid van een secretaris of voorzitter ook bekend gemaakt moet worden. Nadat de vrijwilligersovereenkomst is ondertekend heeft de vrijwilliger het recht om de betaalde contributie te declareren bij De Hart&Vaatgroep. Uiteraard is het aan de vrijwilliger of hij of zij hier gebruik van maakt. Dit is een mogelijkheid, niet een must.1 Model Vrijwilligersovereenkomst zie bijlage III

1

Overeenkomsten ondertekend vóór deze herziene versie vrijwilligersbeleid blijven, indien gewenst, geldig



12

5.3 Vergoedingen Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk voor De Hart&Vaatgroep te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan vervoerskosten of uitgaven die verbonden zijn aan de aanschaf van materialen. Uiteraard worden deze onkosten vergoed. De Hart&Vaatgroep betaalt alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten. Dit bedrag is niet gemaximeerd, maar het is wel vereist dat de vrijwilliger de gemaakte kosten ook daadwerkelijk aantoont. Kilometervergoeding Voor ritten die verreden worden voor De Hart&Vaatgroep wordt een vergoeding van € 0,28 per kilometer betaald. Openbaar vervoer De werkelijke kosten worden vergoed, met overlegging van bonnen. OV-Chipkaart De staatssecretaris keurt goed dat de overzichten van de reizen die door de vrijwilliger met de ov-chipkaart gemaakt zijn, die door de vrijwilliger worden opgesteld en die door het vervoerbedrijf worden verstrekt, gelijk gesteld worden aan vervoersbewijzen. Hiermee wordt aan de bewijsplicht voldaan voor de Belastingdienst. Dit betekent dat de vrijwilliger een rittenadministratie moet bijhouden. Als hij/zij daarop aantekent: “betaald met ov-chipkaart” dan is dit voldoende. De belastingdienst kan eventueel dan nog bij het vervoersbedrijf navraag doen. Parkeerkosten De werkelijke gemaakte kosten worden vergoed, met overlegging van bonnen. Telefoonkosten Voor telefoonkosten geldt dat de vergoeding plaats vindt op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Tot een bedrag van maximaal € 5,00 per maand hoeven geen bonnen aangeleverd te worden. Echter het is raadzaam deze bonnen wel te bewaren t.b.v. een mogelijke controle door de belastingdienst. Als er een bedrag hoger dan €5,00 per maand wordt gedeclareerd, dan dient een volledige specificatie te worden bijgevoegd bij de declaratie. Koffie/lunchkosten De kosten voor de catering tijdens vergaderingen komen ten laste van de reguliere budgetten (van regioteams, diagnosegroepen, etc.). Bij hoge uitzondering kunnen daarnaast kosten voor koffie c.q. lunch gedeclareerd worden. Uiteraard is hier een bon voor nodig. Portokosten en kosten voor printer cartridges, de werkelijke kosten worden vergoed, met overlegging van bonnen. Gebruik van internet Voor internetkosten geldt dat de vergoeding plaats vindt op basis van de werkelijk gemaakte kosten. € 5,00 is voor internetgebruik het maximum per maand, hier hoeven geen bonnen voor aangeleverd te worden. Zie ook intranet-declaratieformulieren-document vergoedingen vrijwilligers.



13

5.4 Verzekeringen De Hart&Vaatgroep heeft voor zijn vrijwilligers een uitgebreid pakket verzekeringen afgesloten. Het pakket bestaat uit een speciaal voor de vrijwilligers opgestelde collectieve ongevallenverzekering, een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een aansprakelijkheids-verzekering voor bestuurders. Vrijwilligers hebben de mogelijkheid deze polissen in te zien op het bureau. 5.5 Gedragscode voor vrijwilligers De Hart&Vaatgroep staat voor goede omgangsvormen. Respect voor elkaar, gelijkwaardigheid, integriteit, eerlijkheid en veiligheid vormen hierbij centrale begrippen. Deze vormen de basis voor de gedragscode, die binnen de organisatie wordt gehanteerd. De gedragscode beschrijft expliciet de gedragsnormen en –regels voor vrijwilligers en bestuursleden van De Hart&Vaatgroep op het gebied van (seksuele) intimidatie, agressie en discriminatie. Het uitgangspunt bij het opstellen van deze gedragscode is dat als normen en regels duidelijk zijn en als iedereen deze consequent hanteert, het werken verbetert. Voor de integrale gedragscode zie bijlage V. 5.6 Klachtenregeling De Hart&Vaatgroep vindt het van belang dat indien er klachten zijn, of op andere wijze onvrede is, deze op een zorgvuldige en transparante wijze te behandelen. In deze klachtenregeling wordt beschreven: -

Wat onder een klacht wordt verstaan Wie een klacht mag indienen Hoe een klacht moet worden ingediend Wat er met de klacht gebeurt na indiening

Uiteraard zal het niet voor iedere klacht noodzakelijk zijn direct een formele, schriftelijke procedure te starten. Vaak is een ‘goed gesprek’ met de juiste persoon voldoende om de situatie op te lossen. Mocht het wel tot een officiële klacht komen dan kan dit volgens de beschreven procedure. Voor de integrale klachtenregeling zie bijlage VI.



14

Bijlage I

Organogram en structuur van De Hart&Vaatgroep

Ledenraad (25 personen)

Bestuur

Expertgroepen

Directie

Facilitaire ondersteuning

Diagnosegroepen Themagroepen

Regioconsulenten

Coll. belangenbehartiging

Indiv..belangenbehartiging

CRO

Regio’s



15

Bijlage II 1.a

Omschrijving specifieke werkzaamheden

Expertgroepen

Een expertgroep wordt gevormd door vrijwilligers die beschikken over een bepaalde deskundigheid. Voorbeelden zijn de klankbordgroep en de begeleidingscommissie. Deze vrijwilligers worden voor een bepaalde tijd gevraagd om een adviserende rol te vervullen. Zij dragen bij aan een snelle implementatie van innovaties, zoals bijvoorbeeld het vrijwilligersbeleid binnen De Hart&Vaatgroep. Slechts het bestuur kan een expertgroep instellen of opheffen. De expertgroep wordt aangestuurd door een bureaumedewerker, in de vorm van een projectleider. Doelstelling - Vorm en inhoud geven aan de doelstellingen van de vereniging vanuit een bepaalde achtergrond deskundigheid. - De krachten bundelen zodat het geheel meer is dan de som der delen. - De blik verruimen door buiten de eigen werkomgeving te treden. - Kruisbestuiving, beïnvloeding en uitwisseling van ideeën. Overbrengen van nieuwe inzichten. Activiteiten De expertgroepen hebben voornamelijk een adviserende rol. Denk hierbij aan: o Communicatie (naam/huisstijl, nieuw magazine, etc.) o Opleiding en ontwikkeling o Organisatorische inrichting (regiostructuur, etc.) o Beleidsvoorbereiding (zorgstandaard hartfalen etc.) Verantwoordelijkheden bestuur - Alleen het bestuur kan expertgroepen instellen of opheffen. - Het bestuur is verantwoordelijk voor de selectie van mensen die toetreden tot de expertgroepen. Het is niet mogelijk op eigen initiatief toe te treden tot de expertgroepen. - Opdracht door het bestuur geformuleerd. - Het projectplan wordt door het bestuur beoordeeld en vastgesteld. Samenstelling - De samenstelling van expertgroepen is afhankelijk van de benodigde deskundigheid. - Voorwaarde voor toetreding tot expertgroepen is aantoonbare ervaring/expertise op het betreffende terrein en een commitment de benodigde tijd te spenderen aan de expertgroepen. - De groepen zijn ‘multidisciplinair’ samengesteld. Dit garandeert dat vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken en verschillende achtergronden worden bekeken. - Optimale grootte om slagvaardig te zijn is maximaal 10 leden. - De projectleider wordt aangesteld door de directeur. Deze projectleider zal altijd een medewerker zijn van het bureau. Op deze wijze wordt de continuïteit en de opdracht op een juiste wijze gewaarborgd en verankerd binnen de organisatie.



16

Duur van Expertgroepen - Expertgroepen worden ingesteld voor de duur van de betreffende activiteit. Op deze manier is het voor de leden van de Expertgroep inzichtelijk wat zij qua taak op zich nemen. Hiermee behouden Expertgroepen tevens een dynamisch karakter. Door het projectmatige karakter van de Expertgroepen zullen leden zich makkelijker voor kortere of langere tijd willen verbinden aan een Expertgroep. 1.b Themagroepen Een themagroep wordt samengesteld aan de hand van een opdracht (thema), gegeven door het bestuur. Deze opdracht is gekoppeld aan de realisatie van één van de doelstellingen (meerjaren beleidsplan) van de vereniging. De leden (vrijwilligers) van een themagroep hebben ervaring met het thema waarvoor zij gevraagd worden. Doelstelling - De themagroepen werken aan de hand van doelen die in het meerjaren beleidsplan staan geformuleerd. Zij denken na hoe deze doelen behaald kunnen worden. Zij signaleren trends, ontwikkelingen en knelpunten. Bijvoorbeeld de themagroep bewegen, opleiding en leefstijl (BOL). - Het doel van de themagroepen is het opbouwen, onderhouden en faciliteren van een multidisciplinair netwerk van mensen met een brede blik en maatschappelijke interesse. - Zij kunnen ook ingesteld worden voor specifieke doelgroepen. Het betreft hier dan niet een onderscheid naar ziekte, maar naar bijvoorbeeld leeftijd. Zoals de themagroep ‘jonge harten vaatpatiënten’. Activiteiten - De themagroepen ontwikkelen concrete, innovatieve voorstellen die praktisch toepasbaar zijn; deze worden gepresenteerd in een rapport dat voor iedereen beschikbaar is. De voorstellen kunnen op meerdere niveaus binnen de vereniging uitgerold worden. - Zij bezien de materie vanuit de eigen omgeving. Breed samengestelde themagroepen kunnen derhalve in een vroeg stadium verschillende signalen vanuit verschillende invalshoeken aandragen. Verantwoordelijkheden bestuur - Alleen het bestuur kan themagroepen instellen of opheffen. - Het bestuur is verantwoordelijk voor de selectie van mensen die toetreden tot de themagroepen. - Het werkplan wordt door het bestuur beoordeeld en vastgesteld. - Het bestuur wijst een voorzitter aan. Samenstelling - Themagroepen zijn een verzamelplaats van frisse en scherpe geesten maar vooral ook ondernemende en creatieve mensen die samen ideeën kunnen verwezenlijken en bereid zijn ook de benodigde tijd te spenderen aan de themagroepen. - Leden van de themagroepen zijn meestal mensen die ervaringen hebben met het desbetreffende thema. Duur van Themagroepen



17

Het bestaan van een themagroep is afhankelijk van de duur van de opdracht. De opdracht is vaak gekoppeld aan de realisatie van één van de doelstellingen uit het beleidsplan van de vereniging. 1.c Diagnosegroepen De Hart&Vaatgroep biedt patiënten met een specifieke aandoening een plek voor aandoening specifieke uitwisseling van informatie en ervaringen. Voor de verschillende ziektebeelden zijn er dan ook diagnosegroepen opgericht. Onder een diagnosegroep vallen één of meerdere verwante ziektebeelden. De vrijwilligers binnen een diagnosegroep organiseren één of enkele keren per jaar een bijeenkomst waar de leden (lotgenoten) elkaar kunnen ontmoeten. Diagnosespecifieke informatie over actuele medische, technische en psychosociale ontwikkelingen heeft een belangrijke plaats bij deze bijeenkomsten. De verschillende diagnosegroepen krijgen secretariële ondersteuning via het landelijk bureau van De Hart&Vaatgroep. Doelstelling Het actief verspreiden van informatie voor de specifieke aandoening en het organiseren van contact voor de patiënten en hun naasten. Ook worden signalen afgegeven die essentieel zijn voor landelijke belangenbehartiging Diagnosegroepen zorgen voor ondersteuning van patiënten door middel van lotgenotencontact, diagnosespecifieke voorlichting en belangenbehartiging. Activiteiten - Afhankelijk van de grootte van de kerngroep en de grootte van de achterban zijn diagnosegroepen in meer of mindere mate actief. - De minimale variant is dat leden van de diagnosegroepen bijeen komen om ervaringen uit te wisselen (lotgenotencontact) en verder 'meeliften' op de algemene activiteiten die de vereniging ten behoeve van alle leden organiseert. - Belangrijk is dat de leden van de diagnosegroepen zichzelf kunnen herkennen in deze activiteiten. - De activiteiten omvatten: - lotgenotencontact. - informeren en signaleren. - het volgen van actuele ontwikkelingen in de zorg. - het signaleren en aanpakken van diagnosespecifieke zaken in de zorg (hulpmiddelen, medicijngebruik, operatieve ingrepen, wetenschappelijk onderzoek, etc.). - het schrijven en uitgeven van nieuwsbrieven. Verantwoordelijkheden bestuur - Alleen het bestuur kan diagnosegroepen instellen of opheffen. - De relatiemanager patiëntgroepen is verantwoordelijk voor de selectie van mensen die toetreden tot de diagnosegroepen Het bestuur bekrachtigt. Het is mogelijk om je vrijwillig aan te melden. Een diagnosegroep kiest uit haar leden een voorzitter. - Het activiteitenplan wordt door het bestuur beoordeeld en vastgesteld.



18

Samenstelling - Diagnosegroepen bestaan uit een groep mensen met dezelfde ziekte of met een aantal soortgelijke ziektebeelden. - Diagnosegroepen kennen een vaste kern van bij voorkeur vijf tot tien actieve leden, - Binnen diagnosegroepen kunnen weer subgroepen worden opgericht: per specifiek ziektebeeld en/of per regio. Duur van Diagnosegroepen - Doorlopend. 1.d Vakantie weken De Hart&Vaatgroep organiseert samen met de Hartstichting actieve vakanties speciaal voor jongeren met een hartaandoening en hun naasten. Deelnemers kunnen in eigen tempo aan sportieve en creatieve activiteiten deelnemen. Doelstelling Het doel van de activiteiten is deelnemers en hun naasten een fijne vakantie te bezorgen. Daarnaast vormen uitwisseling van ervaringen en het verkennen van de eigen grenzen een belangrijk aspect. De missie van De Hart&Vaatgroep is kort en krachtig samengevat in het statement ‘Leef je leven met een hart- of vaatziekte’. Niet de ernst van de hartaandoening staat centraal voor deelname, maar de behoefte om in contact te komen met lotgenoten. Samen plezier maken afgewisseld met serieuze momenten. Activiteiten De vakanties zitten vol activiteiten, waar iedere deelnemer in zijn eigen tempo aan mee kan doen: sport, muziek spel. Het uitwisselen van ervaringen, het uitproberen en verleggen van grenzen en de verbondenheid met lotgenoten zijn voor De Hart&Vaatgroep de belangrijkste redenen om deze vakanties te organiseren. Deelnemers voelen zich een keer geen uitzondering en zien bovendien hoe anderen met hun hartaandoening omgaan. Samenstelling Iedere vakantie wordt begeleid door een groot aantal ervaren vrijwilligers, waaronder vrijwilligers met een medische achtergrond. Meestal zijn dit een arts en twee verpleegkundigen. Als het nodig mocht zijn kan voor gespecialiseerde cardiologische zorg een beroep worden gedaan bij een ziekenhuis in de buurt van de locatie. Aan iedere vakantie doen tussen de 20 en de 40 deelnemers mee, die worden begeleid door een team van 8 tot 25 vrijwilligers. Het team verzorgt de organisatie van de dagen en neemt daarnaast zelf ook zo veel mogelijk deel aan de activiteiten. Duur Een weekend of enige weken per jaar 1.e Regioteams Structuur Zoals gezegd is De Hart&Vaatgroep een vereniging die regionaal georganiseerd is met een landelijk bureau. Regionaal zijn teams actief die een bijdrage leveren aan de uitvoering van de doelstellingen van de organisatie.



19

Doelstelling: het bevorderen van de maatschappelijke positie, de kwaliteit van leven en zorg voor mensen met harten vaataandoeningen en hun omgeving, op regionaal niveau. Daarbij zijn vier kerntaken leidend: - belangenbehartiging - lotgenotencontact - informatievoorziening/voorlichting - leefstijlbegeleiding Mensen werkzaam in een regioteam hebben direct contact met mensen met een harten/of vaataandoening in de regio, leden of geïnteresseerden. Ook hebben zij vaak de directe contacten met de regionale aanbieders van zorg, zorgverzekeraars, gemeenten, etc De regioteams worden ondersteund door medewerkers, werkzaam bij en aangewezen door het landelijk bureau van De Hart&Vaatgroep. Activiteiten - Het opstellen en uitvoeren van een werkplan, waarin de voorgenomen activiteiten van de vrijwilligers in de regio beschreven staan. - Bewaken van het budget dat verkregen is op basis van het werkplan - Initiëren van haalbare ontwikkeldoelen (gericht op een nieuwe activiteit of het bereiken van witte vlekken). - In nauw contact samenwerken met de Expert-, Thema- en Diagnosegroepen, met als doel een zichtbaar landelijk beleid. - Onderhouden van contacten met andere regioteams. - Delen van kennis en informatie met andere regioteams d.m.v. het Centraal Regio Overleg. - Onderhouden van contacten met De Hart&Vaatgroep landelijk. Voor het uitvoeren van activiteiten kunnen de regioteams een beroep doen op ondersteuning vanuit het bureau (b.v. bij mailings en het schrijven van persberichten). Verantwoordelijkheden bestuur - het activiteitenplan wordt door het bestuur vastgesteld. - het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en opheffen van een regioteam. Samenstelling - Het regioteam bestaat uit 7 tot 10 personen (andere formaties zijn mogelijk). - De leden van dit regioteam hebben affiniteit met het organiseren van activiteiten en beschikken over de vaardigheden, zoals beschreven in de bijbehorende functieprofielen. - Het regioteam bestaat o.a. uit een: - Regiovoorzitter - Regiosecretaris - Regiopenningmeester - contactpersoon belangenbehartiging - contactpersoon lotgenotencontact - contactpersoon informatievoorziening/voorlichting - contactpersoon leefstijlbegeleiding - coördinator vrijwilligers Duur: Doorlopend



20

Bijlage III

Model vrijwilligersovereenkomst

Vrijwilligersovereenkomst De Hart&Vaatgroep

………………………………………………..

Gevestigd te

………………………………………………..

Vertegenwoordigd door

………………………………………………..

en de vrijwilliger

………………………………………………..

Adres

………………………………………………..

Spreken de volgende zaken met elkaar af: 1. De vrijwilliger heeft kennisgenomen van de doelstellingen en het beleid van De Hart&Vaatgroep en conformeert zich hier aan 2. De vrijwilliger oefent ten behoeve van bovengenoemde organisatie de functie van ……...…………………. ……………………… uit en de daarbij behorende werkzaamheden.

………………………………………… 3. De vrijwilliger krijgt zijn/haar werkelijk gemaakte kosten, zoals omschreven in het vrijwilligersbeleid, vergoed. 4. De Hart&Vaatgroep heeft voor haar vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten: -

een Collectieve Ongevallenverzekering

-

een Beroeps- en Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

-

een aansprakelijkheidsverzekering voor de landelijke bestuurders.

5. In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger zal deze indien mogelijk tijdig zijn/haar aanspreekpunt op het bureau van De Hart&Vaatgroep hiervan op de hoogte brengen of zijn/haar regiovoorzitter. 6. De Hart&Vaatgroep verplicht zich de vrijwilliger te begeleiden en op de hoogte te stellen van bijzonderheden met betrekking tot de werkzaamheden. 7. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de door hem/haar verrichte werkzaamheden. Dit houdt in dat de vrijwilliger zowel aan de vrijwilligersgroep als ook aan de betreffende bureaumedewerker rapporteert over de verrichte werkzaamheden en de gemaakte afspraken documenteert. 8. In geval van geschillen tussen de vrijwilliger en het bureau zal de kwestie worden voorgelegd aan de klachtencommissie. Een vrijwilliger van de Hart&Vaatgroep dient te handelen conform de Gedragscode voor Vrijwilligers van de Hart&Vaatgroep



21

9. Indien een vrijwilliger zijn/haar werkzaamheden voor De Hart&Vaatgroep beëindigt, dan komt deze overeenkomst en de daarbij behorende vergoeding van de contributie automatisch te vervallen.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te …………….. d.d. ………….

Namens De Hart&Vaatgroep,

De vrijwilliger,

Handtekening

Handtekening



22

Bijlage IV

Voorbeelden functieprofielen

Regiovoorzitter: Taken:  Aansturen van het regioteam en aanspreekpunt voor iedereen. Is eindverantwoordelijk voor de gehele gang van zaken binnen de regio.  Het bewaken van de kwaliteit en de continuïteit van de regioactiviteiten.  Het initiëren van en leiding geven aan de regiovergaderingen. Vat de discussies samen en formuleert een voorgenomen besluit  Representatie van de regio  Zorg dragen voor het opstellen en uitvoeren van het regionale werkplan i.s.m. het regioteam.  Vertegenwoordigen van de regio bij stakeholders (gezicht naar buiten in de regionale verhoudingen), ziekenhuizen, zorgverzekeraars…. Motiveren en enthousiasmeren van de regio vrijwilligers Neemt deel aan de landelijke CRO voorzitters bijeenkomst. De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Een voorzitter is representatief, communicatief vaardig. Initiatiefrijk en een teamplayer.  Hij/zij beschikt over goede vergadervaardigheden en doet aan timemanagement.  Heeft ervaring met Word en e-mail.  Kennis van en affiniteit met De Hart&Vaatgroep en haar doelgroepen. Ter ondersteuning van de werkzaamheden :  het vrijwilligersbeleid en de handleiding vrijwilliger.  De voorzitter heeft nauw contact met de bureaumedewerker. Er kunnen functiegerichte trainingen gevolgd worden.



23

Regiosecretaris: Taken:  Stelt in overleg met de voorzitter data, plaats en agenda vast voor de vergadering van het regioteam, roept deze vergadering bijeen en notuleert.  Zorgt voor het opstellen en uitvoeren van het regionale werkplan, samen met de andere regioteamleden  Stelt een activiteitenkalender op, houdt hem bij en distribueert hem aan de overige regioteamleden. Zorgt voor een jaarlijks vergaderoverzicht. Heeft het administratieve beheer van het leden- en vrijwilligersbestand van de regio. Is het “geheugen” van het regioteam. De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:   

Een secretaris beschikt over een goede taalvaardigheid en kan bondig en zorgvuldig formuleren en is administratief vaardig en accuraat. Heeft ervaring met Word, Excel en e-mail . Kennis van en affiniteit met De Hart&Vaatgroep en haar doelgroepen.

Ter ondersteuning van de werkzaamheden :  het vrijwilligersbeleid en de handleiding vrijwilliger.  Een overzicht van het leden- en vrijwilligersbestand.  Er is een format voor het jaarverslag en voor het jaarplan.  De secretaris heeft contact met de bureaumedewerker  Er kunnen functiegerichte trainingen gevolgd worden.



24

Regiopenningmeester: Taken:  Draagt zorg voor de financiële administratie van de regio en de daaruit voortvloeiende taken w.o.  Opstellen van de jaarrekening en het maken van een jaarplan  Beheer en controle regiofinanciën. Stelt jaarlijks een afrekening en een begroting op  Verrichten van betalingen  Bijwonen van het landelijk penningmeesteroverleg (2x per jaar)  Bijwonen van de regioteambijeenkomsten De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Een regiopenningmeester heeft financieel-administratief inzicht op minimaal MBO- PD niveau of heeft relevante werkervaring.  Hij/Zij is in staat een kostenraming te maken, is kostenbewust en accuraat.  Beschikt over een PC met internetverbinding en is vertrouwd met het gebruik van Excel, Word en e-mail.  Kennis van en affiniteit met De Hart&Vaatgroep en haar doelgroepen. Ter ondersteuning van de werkzaamheden :  het vrijwilligersbeleid en de handleiding vrijwilliger.  Werkt hij/zij met een officieel erkende HVG bankrekening  Er zijn jaarlijkse afstemformulieren en speciale declaratieformulieren voor vrijwilligers.  Er is ondersteuning vanuit het bureau en via intranet. Er kunnen functiegerichte trainingen gevolgd worden.



25

Regiocoördinator vrijwilligers Taken:        

Het coördineren van de werving & selectie van vrijwilligers voor de regio Contacten onderhouden met vrijwilligerscentrales in de regio Inwerken en begeleiden van nieuwe vrijwilligers van het regioteam Wensen, behoeften en motieven van vrijwilligers inventariseren en stimuleren dat hier bij de taakuitvoering zoveel mogelijk rekening mee wordt gehouden Het voeren van evaluatiegesprekken met de vrijwilligers uit het regioteam Zorg dragen voor uitvoering van het landelijke vrijwilligersbeleid Samenwerken met het landelijk bureau Bekend met Word en e-mail

Deze functie wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de regiovoorzitter en de bureaumedewerker De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Kennis van en affiniteit met De Hart&Vaatgroep en haar doelgroepen.  Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden (empathisch vermogen)  Goed kunnen samenwerken  Mensen kunnen enthousiasmeren en stimuleren.  Respect voor anderen.  Positief ingesteld.  Betrouwbaar. Ter ondersteuning van de werkzaamheden:  het vrijwilligersbeleid en de handleiding vrijwilliger.  Er kunnen functieondersteunende trainingen gevolgd worden



26

Vrijwilliger voor beurswerk Vaardigheden:  Ervaring kunnen delen  Mensenkennis hebben  Verbaal genoeg mogelijkheden hebben  Kunnen luisteren  Kunnen doorvragen om achter de juiste vraag te komen  Om kunnen gaan met vragen waar je niet onmiddellijk een antwoord op weet  Af kunnen stemmen op bezoekers De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Ervaringen kunnen delen (ervaringsdeskundig zijn)  Aansluiten op het niveau van de ander  Positieve houding, rekening houdend met de ander  Openheid  Begrip  Erkenning geven  Zelfvertrouwen hebben  Uitstraling  Diplomatiek Kennis:  Weten waar informatie te halen is  Kennis van De Hart&Vaatgroep  Kennis van sociale kaart Het is goed als mensen uiteindelijk een goed gevoel overhouden over de stand. Er was aandacht, begrip, (h)erkenning en informatie.



27

Coördinator Belangenbehartiging Taken:  De standpunten van De Hart&Vaatgroep kennen en kunnen vertegenwoordigen in de regio.  Onderhandelen, netwerken, contact met de achterban(regionale zorginstanties).  Deelnemen en bijdragen aan teamvergaderingen.  Deelnemen aan bijeenkomsten deskundigheidsbevordering. De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Een Coördinator Belangenbehartiging heeft een goede kennis van de organisatie en van zaken t.a.v. het onderwerp.** Is deskundig en bekend met relevante organisaties en netwerken.  Heeft een analytisch vermogen en kan abstract denken. Is concreet kan netwerken en lobbyen.  Is ook resultaat gericht kan onderhandelen maar is tevens flexibel en creatief.  Beschikt over communicatieve vaardigheden; is respectvol, betrouwbaar, nauwkeurig en zorgvuldig.  Kan samenwerken in het team en kent de grenzen van deze taak en geeft die ook aan. ** deze kennis is te leren, dus mensen moeten ook ingewerkt worden om zich die kennis toe te eigenen. In overleg met het landelijk bureau wordt door vrijwilligers meegewerkt aan projecten in het kader van belangenbehartiging.



28

Coördinator Lotgenotencontact (ondersteunen van lotgenoten/patiëntenbegeleider) Taken:  verzorgt de (telefonische) ondersteuning van lotgenoten  bezoekt de teamvergaderingen  doet mee aan uitwisselings- of deskundigheidsbijeenkomsten De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing :  Een Coördinator Lotgenotencontact/patiëntenbegeleider heeft kennis** van de belangrijkste uitingsvormen van de ziekte/aandoening en kent hiervan ook de belangrijkste lichamelijke, psychische- en maatschappelijke gevolgen. Heeft een zeker evenwicht gevonden in het omgaan met de ziekte/aandoening  Is op de hoogte van de behandelmogelijkheden en weet welke publicaties/uitgaven de eigen organisatie heeft. Weet wat de eigen organisatie patiënten te bieden heeft en kent de verwijsmogelijkheden.  Kan zich inleven in de situatie van de ander, herkenning bieden zonder uitgebreid het eigen verhaal te vertellen.  Kan zowel een informatief als een advies- of hulpgesprek voeren. Neemt iedere vraag/probleem serieus.  Kan een gesprek structuur geven door hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden en de rode draad vast te houden.  Kent zijn/haar eigen grenzen en weet daarmee om te gaan. Durft te zeggen dat : een gesprek ongelegen komt of dat hij/zij iets niet weet of dat hij/zij niet aan de verwachtingen kan voldoen. Is bereid kritisch naar het eigen functioneren te kijken.  Kan aandachtig luisteren en kan verwijzen. Hanteert de eigen ervaringen niet als norm maar begrijpt dat iedereen de ziekte op eigen manier verwerkt. Respecteert de keuze en beslissingen die de ander neemt.  Vindt het prettig en inspirerend om met anderen samen te werken. **deze kennis is te leren, dus mensen moeten ook ingewerkt worden om zich die kennis eigen te maken.



29

Coördinator informatievoorziening/voorlichting Taken: Geven van voorlichting; informatie of advies vanuit deskundigheid aan diverse doelgroepen zoals lotgenoten en professionals in de zorg. Meedenken, ontwikkelen van uniform modulair voorlichtingsmateriaal  Het geven van voorlichting en informatie op beurzen/informatiemarkten.  Evalueren van de voorlichting: m.b.v. vragenlijst en/of gesprek met aanvrager.  Deelnemen en bijdragen aan teamvergaderingen  Het organiseren van en meewerken aan themabijeenkomsten in de regio.  Deelnemen en bijdragen aan teamvergaderingen.  Deelnemen aan bijeenkomsten deskundigheidsbevordering.  Contacten leggen en onderhouden (netwerken). De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Een Coördinator informatievoorziening/voorlichting heeft gedegen kennis ** van de organisatie. Is deskundig en heeft kennis van zaken t.a.v. het onderwerp.**  Hij/zij kan met overtuiging en zelfvertrouwen een grote groep mensen toespreken. En heeft een inlevende houding naar de toehoorders.  Beheerst de presentatietechnieken incl. de visuele technieken**  Kan informatie, afgestemd op de doelgroep, goed overdragen.  Is zorgvuldig, respectvol, gaat in gesprek; niet in discussie.  Kan zelfstandig werken, maar blijft gericht op samenwerking binnen het team  Kent de grenzen van de taak en kan die ook aangeven. ** deze kennis is te leren, dus mensen moeten ook ingewerkt worden om zich die kennis toe te eigenen.



30

Coördinator Leefstijlbegeleiding Taken:  contacten leggen en onderhouden met professionals in de zorg om samen te werken op het gebied van leefstijlbegeleiding (bewegen, voeding en stressmanagement)  mensen stimuleren om actief de regie in eigen hand te nemen en te werken aan de eigen gezondheid (door geven van voorlichting)  bezoekt de buitengewone leden van De Hart&Vaatgroep(beweegorganisaties)  organiseren van leefstijlactiviteiten/onderhouden van contacten met verenigingen die deze activiteiten organiseren  organiseren van kookworkshops  bezoekt de teamvergaderingen  doet mee aan uitwisselings- of deskundigheidsbijeenkomsten De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Een Coördinator Leefstijlbegeleiding heeft gedegen kennis** van de organisatie en van zaken t.a.v. het onderwerp.  Is bekend met relevante organisaties en netwerken. Kan goed contacten leggen en onderhouden met verschillende doelgroepen.  Is communicatief vaardig en kan met overtuiging en zelfvertrouwen een grote groep mensen toespreken. De informatie is afgestemd op de doelgroep.  Beheerst de presentatie technieken incl. de visuele technieken**  Geeft zelf het voorbeeld als het gaat om leefstijl.  Respecteert en stimuleert de eigen verantwoordelijkheid van de ander  Is zelfstandig en verantwoordelijk en kan tevens goed samenwerken. ** deze kennis is te leren, dus mensen moeten ook ingewerkt worden om zich die kennis toe te eigenen.



31

Contactpersoon buitengewone leden voor de afdeling leefstijl Taken:  Contact opnemen en contact onderhouden met potentieel buitengewone leden en/of fysiotherapeuten in uw woonplaats.  Bestaande relaties met buitengewone leden en/of fysiotherapeuten in uw woonplaats onderhouden door o.a. deze bestaande relaties te bezoeken.  Rapporteren over uw bezoeken aan de buitengewone leden en/of fysiotherapeuten.  Een training volgen voor leefstijlmedewerkers voorafgaand aan uw werkzaamheden.  Incidenteel bezoeken van de regiobijeenkomsten van het regioteam. De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing:  Betrokken bij harten/of vaataandoeningen.  Belangstelling voor een gezonde leefstijl en affiniteit met mensen met een Hart- en/of Vaataandoening.  Zelfstandig kunnen werken, maar ook in een team kunnen functioneren.  Goede sociale en communicatieve vaardigheden.  Bereid om voor minimaal een jaar bij De Hart&Vaatgroep als vrijwilliger contactpersoon buitengewone leden te werken.  Haalt plezier uit het maken en onderhouden van contacten met zorgen bewegingsinstellingen.  Beschikbaar voor drie tot vier dagdelen per jaar.



32

Vrijwilliger voor het organiseren van themabijeenkomsten Taken:  leggen van externe contacten  formuleren van de inhoud van een bijeenkomst  vinden van locaties  uitnodigen van deskundigen als spreker  uitnodigen van belangstellenden (PR)  leiden van de bijeenkomst(en)  zorgen voor de organisatie (stand, medewerkers, catering e.d.)  nazorg (verzamelen van de lezingen) (NB. met meerdere mensen samenwerken, zodat taken verdeeld kunnen worden op basis van kwaliteiten). De volgende persoonlijke kenmerken zijn van toepassing  Een organisator van themabijeenkomsten beschikt over gedegen inhoudelijke kennis  Is een goede organisator  Heeft goed inzicht in de organisaties waaruit sprekers kunnen worden gerekruteerd  Beschikt over goede contactuele eigenschappen  Kan goed spreken in het openbaar  Heeft een zelfstandige open houding



33

Vakantievrijwilliger Hoofdleiding De hoofdleiding bestaat uit twee tot vier vrijwilligers en is verantwoordelijk voor het opzetten en uitwerken van een recreatieprogramma voor de deelnemers. De hoofdleiding is tevens verantwoordelijk voor de coördinatie ten aanzien van medisch team en verzorgende staf in relatie tot de activiteiten en onderhoudt de contacten met De Hart&Vaatgroep. De Hart&Vaatgroep is eindverantwoordelijk. Begeleider/verzorger (5 à 15 personen) Individuele begeleiding en verzorging deelnemers. Taken: De belangrijkste taak van deze vrijwilligers is te helpen bij het uitvoeren van het recreatieprogramma en zo nodig hulp te bieden aan (individuele) deelnemers. Hulp kan nodig zijn bij verzorgende aspecten: begeleiding bij het opstaan en naar bed gaan, wassen en aankleden. Dit soort praktische hulp is vooral noodzakelijk tijdens de kinderweek, de week voor verstandelijke beperkten en de gezinsweek. In enkele weken komen deelnemers die geheel of gedeeltelijk afhankelijk zijn van een rolstoel. Indien nodig duwen de vrijwilligers de rolstoelen tijdens uitstapjes en wandelingen. Medisch team: arts, verpleegkundigen Medische begeleiding/verzorging/controle. Taken: De belangrijkste taken van het medisch team zijn: - het verlenen van de dagelijkse zorg met betrekking tot medicatie en zuurstof; - toezicht houden op de conditie van de deelnemers; - het voorkomen van en handelen bij calamiteiten; - het controleren en zorg dragen voor de medicatie en medische apparatuur. Voorbereiding Om een vakantie in goede banen te leiden, is een gedegen voorbereiding van groot belang. De vrijwilligers van iedere vakantie hebben een voorbereidingsmoment. Bij een aantal weken gaat het om een voorbereidingsweekend. We verwachten dat iedereen deelneemt aan het voorbereidingsmoment. Voorwaarden om mee te doen - Je bent een hele vakantie aanwezig - Je hebt een redelijk goede conditie en gezondheid - Je kunt goed samenwerken - Je bent minimaal 18 jaar oud - Je neemt deel aan de voorbereidingsdag(en) voor vrijwilligers Vergoeding en verzekering: De reiskosten die je maakt voor de voorbereiding en de vakantie worden vergoed. Voor vrijwilligers is een aanvullende Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA) afgesloten en voor het medisch team een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.



34

Bijlage V

Gedragscode voor vrijwilligers De Hart&Vaatgroep

Artikel 1 Definities: Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non/verbaal, of fysiek gedrag waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten:  Onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet, hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een vrijwilliger;  Onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze vrijwilliger raken  Dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een vrijwilliger aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een vrijwilliger worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. Onder agressie wordt verstaan: Voorvallen waarbij een vrijwilliger psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder valt ook pesten. Onder fraude wordt verstaan: elke vorm van ontvreemding van voorwerpen en /of geldmiddelen die behoren tot de Hart&Vaatgroep of derden. Onder invloed van alcohol en drugs wordt verstaan: de wettelijke normen die hiervoor gelden in het land van verblijf. Onder discriminatie wordt verstaan: Elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die tot doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven wordt tenietgedaan of aangetast. De term levensbeschouwing wordt gedefinieerd als min of meer samenhangend stelsel van waarden, normen en opvattingen die zin en richting geven aan het leven. Artikel 2 Doel en algemeen uitgangspunt a. Seksuele intimidatie, agressie, fraude en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensbeschouwing, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat en handicap worden door De Hart&Vaatgroep als vormen van ongewenst gedrag afgewezen. b. De Hart&Vaatgroep neemt het op zich in het dagelijks handelen en bij het ontwikkelen van beleid deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en bestrijden c. De gedragscode maakt deel uit van het algemeen beleid van De Hart&Vaatgroep en van de professionele houding van de vrijwilligers.



35

Artikel 3 Status en reikwijdte a. De gedragscode is een invulling van de wettelijke bepalingen omtrent seksuele intimidatie, agressie en discriminatie. b. De gedragscode geldt voor vrijwilligers en een ieder binnen de Hart&Vaatgroep werkzaam met vrijwilligers en/of ( potentiële) deelnemers c. De Hart&Vaatgroep draagt zorg voor bekendmaking van de gedragscode. Artikel 4 Vrijwilligerscontract en mondelinge afspraken Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een vrijwilligerscontract of mondelinge afspraken mag niet samenhangen met een in de wet verboden discriminatiegrond, leeftijd en handicap daarbij inbegrepen. Artikel 5 Arbeidsomstandigheden en werkvloer. a. De inrichting van het landelijk bureau voldoet aan de wettelijke eisen daaromtrent, en is in ieder geval zodanig dat vrijwilligers en (potentiele deelnemers) zich veilig voelen. b. De omgang tussen bureaumedewerkers, bestuurders, vrijwilligers en (potentiële) deelnemers wordt bepaald door respect voor ieders kleur, sekse, levensbeschouwing, leeftijd en andere gronden genoemd in deze gedragscode. c. Discriminerende, seksistische of andere beledigende of krenkende uitlatingen of grappen, mondeling of schriftelijk zijn niet toegestaan. d. Agressieve handelingen of uitingen zijn niet toegestaan. e. Frauduleuze handelingen zijn niet toegestaan. f. Het bepaalde onder a. komt mede tot uitdrukking door het bieden van mogelijkheden voor het beleven van uitingen samenhangend met sekse, levensbeschouwing en leeftijd. Artikel 6 Alcohol en drugsgebruik a. Door vrijwilligers wordt niet onder invloed van alcohol en drugs gewerkt. b. Vrijwilligers moeten te allen tijden in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren. Uiterlijke tekenen van alcohol- en drugsgebruik worden niet getolereerd. c. Het bestuur heeft het recht bij twijfel of zekerheid van alcohol- of drugsgebruik de gebruiker uit te sluiten van zijn/haar werk voor de Hart&Vaatgroep. Artikel 7 Omgaan met derden. a. De vrijwilliger laat zich bij contacten met derden leiden door de gedragsregels zoals opgesteld in deze gedragscode. b. De vrijwilliger accepteert geen agressieve gedragingen van derden en neemt zelf geen initiatief tot agressieve gedragingen jegens hen. c. De vrijwilliger accepteert geen seksuele gedragingen van derden en neemt zelf geen initiatief tot seksuele gedragingen jegens hen. d. De vrijwilliger accepteert geen discriminerend gedrag van derden en werkt niet mee aan of neemt geen initiatief tot discriminerend gedrag.



36

Artikel 8 Werking naar derden. a. Deze gedragscode wordt aan alle vrijwilligers bureaumedewerkers en bestuurders van de Hart&Vaatgroep kenbaar gemaakt. b. Van derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van deze gedragscode worden gewezen. Artikel 9 Toezicht Met het toezicht op de naleving van de bepalingen uit deze gedragscode is eenieder belast. Artikel 10 Klachten Ieder voor wie de gedragscode geldt kan overtreding hiervan signaleren en hiervan melding maken. Deze melding dient te worden afgehandeld conform de klachtenprocedure van de Hart&Vaatgroep



37

Bijlage VI

Klachtenregeling

Klachtenregeling De Hart&Vaatgroep De Hart&Vaatgroep

Verantwoordelijke: MW

Beleid

Opsteller: MW

Ingangsdatum: 1 december 2011 Status: definitief

Vastgesteld op :30-11-11 ledenraad Evaluatiedatum: 1 december 2013 Versie: 09-11-11

De Hart&Vaatgroep doet haar uiterste best om haar leden zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch is het mogelijk dat er zaken fout gaan of niet zoals afgesproken. In deze klachtenprocedure is vastgelegd hoe een lid een klacht kan indienen bij De Hart&Vaatgroep en hoe deze klacht wordt afgehandeld. In de klachtenregeling van De Hart&Vaatgroep worden 3 stappen onderscheiden: 1. klacht bespreken met direct betrokkene 2. klacht voorleggen aan directeur* van De Hart&Vaatgroep 3. klacht indienen bij de klachtencommissie van De Hart&Vaatgroep *Klachten die het functioneren van de directeur betreffen worden voorgelegd aan een nader aan te wijzen lid van het bestuur van De Hart&Vaatgroep. Ad 1. Klacht bespreken met direct betrokkene Aan deze stap zijn geen vormvereisten verbonden. Ad 2. Klacht voorleggen aan de directeur van De Hart&Vaatgroep. Een klacht kan op de volgende twee manieren worden geuit: Per brief: De Hart&Vaatgroep, t.a.v. de directeur, Postbus 300 2501 CH Den Haag Per e-mail: [email protected] Elke klacht wordt geregistreerd. De indiener van de klacht ontvangt binnen één week een ontvangstbevestiging en een voorstel voor behandeling van de klacht. Uitgangspunt is om via bemiddeling tot een oplossing van de klacht te komen. Bij de behandeling van de klacht wordt het beginsel van hoor en wederhoor gehanteerd. Het resultaat van de behandeling van de klacht wordt schriftelijk vastgelegd en kenbaar gemaakt zowel aan klager als aan diegene op wie de klacht betrekking heeft. Indien het niet lukt om de klacht naar beider tevredenheid af te handelen, kan de klacht in overleg met de klager ter behandeling worden voorgelegd aan de klachtencommissie van De Hart&Vaatgroep. Ad. 3 Klacht indienen bij de klachtencommissie van De Hart&Vaatgroep. In bijgevoegd reglement staan de werkwijze en bevoegdheden van de klachtencommissie van De Hart&Vaatgroep beschreven. Naast het komen tot een oplossing voor de klager gebruikt De Hart&Vaatgroep de binnengekomen klachten om de kwaliteit van haar dienstverlening te verbeteren.



38

Reglement klachtencommissie De Hart&Vaatgroep Artikel 1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. PGO-support: PGO-support is het bureau voor de versterking van patiënt, gehandicapten- en ouderenorganisaties (PGO-organisaties). PGOsupport is een onafhankelijke netwerkorganisatie, die haar diensten aanbiedt aan alle pgo-organisaties. PGOsupport levert ondersteuning op maat. b. Ambtelijk secretaris: de medewerker van PGO-support die door het bestuur van PGO-support/ de directeur van PGO-Support is aangewezen als ambtelijk secretaris. c. Klager: het lid van De Hart&Vaatgroep dat een klacht kenbaar maakt met de bedoeling een oordeel over de gegrondheid daarvan te doen uitspreken. d. Klacht: een op schrift gestelde uiting van ongenoegen met betrekking tot het handelen van een bestuurslid dan wel een ander die namens de organisatie een activiteit uitvoert in de breedste zin van het woord. e. Betrokkene: het bestuurslid dan wel de persoon die namens De Hart&Vaatgroep een activiteit uitvoert naar aanleiding waarvan de klacht is geformuleerd. f. Reglement: het reglement van de klachtencommissie PGO Artikel 2. Instelling klachtencommissie De klachtencommissie is ingesteld door het bestuur van De Hart&Vaatgroep. Artikel 3. Geheimhouding De leden van de klachtencommissie en de ambtelijk secretaris daarvan zijn gehouden vertrouwelijkheid te bewaren met betrekking tot hetgeen hen in die hoedanigheid bekend wordt. Deze verplichting duurt voort na beëindiging van hun functioneren als lid. Artikel 4. Samenstelling Klachtencommissie a. De klachtencommissie bestaat uit (tenminste) drie leden. b. De klachtencommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. c. Eén lid is lid op voordracht van het bestuur van De Hart&Vaatgroep. d. De voorzitter en het derde lid zijn geen lid van De Hart&Vaatgroep. e. De voorzitter is bij voorkeur een jurist. Artikel 5. Benoeming leden Klachtencommissie a. Het bestuur van De Hart&Vaatgroep benoemt een lid op voordracht van het bestuur tot lid van de commissie voor een periode van drie jaar. Tevens benoemt het bestuur een lid op voordracht van het bestuur tot plaatsvervangend lid van de commissie voor de periode van drie jaar. b. Het bestuur van PGO-support: de directeur van PGO-support stelt vast welke personen in een kalenderjaar als voorzitter en als derde lid kunnen optreden. c. Op grond van volgorde en van beschikbaarheid worden beide leden door de ambtelijk secretaris aan het bestuur van De Hart&Vaatgroep voorgedragen. Het bestuur benoemt de klachtencommissie.



39

Artikel 6. De ambtelijk secretaris a. De ambtelijk secretaris geeft administratieve ondersteuning aan de klachtencommissie. Zo draagt de ambtelijk secretaris zorg voor tijdige aankondiging van de vergaderingen, tijdige verspreiding van de documenten onder de leden, de klager en betrokkene, evenals de archivering. b. De ambtelijk secretaris houdt administratie van de klachten die worden toegezonden aan de klachtencommissie en behandelt klachten in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement en de nadere aanwijzingen van de klachtencommissie. c. De ambtelijk secretaris houdt administratie van de termijnen waarvoor de leden van de klachtencommissie zijn benoemd. d. De ambtelijk secretaris structureert zijn werkzaamheden zoveel mogelijk volgens schriftelijk vastgelegde standaardprocedures. Artikel 7. De klager a. Als klager kan optreden een lid van De Hart&Vaatgroep dan wel zijn wettelijke vertegenwoordiger. b. Een lid dat in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt niet zonder zijn toestemming vertegenwoordigd. c. De klager kan zich desgewenst laten bijstaan door een advocaat of adviseur. De kosten van deze bijstand zijn voor rekening van degene die de bijstand heeft aangevraagd. d. De klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich tevens te wenden tot een andere daartoe geëigende instantie zoals de burgerlijke rechter, de administratieve rechter of de strafrechter. Artikel 8. Voorbereiding op de behandeling door de Klachtencommissie a. De ambtelijk secretaris bevestigt binnen twee weken na ontvangst van het bericht van de klager en De Hart&Vaatgroep dat er geen onderlinge afhandeling mogelijk is aan de klager en De Hart&Vaatgroep dat de klacht is ontvangen. De ambtelijk secretaris informeert de klager over de verdere procedure. b. Indien de klacht direct (of indirect) betrekking heeft op een lid van de klachtencommissie neemt dit lid niet deel aan de behandeling van de klacht. c. Als de klacht door een externe instantie, zoals bedoeld in artikel 7 sub d, in behandeling wordt/is genomen bepaalt de voorzitter in overleg met de klager, of en voor welk onderdeel de klacht daarnaast, geheel of op onderdelen, verder door de klachtencommissie wordt behandeld. d. De ambtelijk secretaris zendt de klacht aan de betrokkene(n) met het verzoek binnen vier weken schriftelijk een reactie te (doen) geven. e. De Klachtencommissie bepaalt een datum voor de mondelinge behandeling, waarbij de klager en de betrokkene worden gehoord. Als betrokkene schriftelijk op de klacht heeft gereageerd ontvangt klager daarvan een afschrift, tijdig vóór de mondelinge behandeling. f. Klager en betrokkene worden in de gelegenheid gesteld vóór de mondelinge behandeling kennis te nemen van de stukken die het dossier van de Klachtencommissie vormen. Artikel 9. Behandeling door de Klachtencommissie a. De voorzitter van de klachtencommissie opent de vergadering alleen indien de beide overige leden aanwezig zijn. b. Onder de voorzitter en de leden wordt mede verstaan de plaatsvervangende leden. c. De voorzitter heeft de leiding over de zitting en bepaalt de orde. d. De mondelinge behandeling ten overstaan van de klachtencommissie heeft een besloten karakter.



40

e. De voorzitter sluit de mondelinge behandeling onder opgave van de termijn waarop de klachtencommissie verwacht tot een oordeel over de klachten te komen. De klachtencommissie streeft naar een beslissing binnen drie maanden nadat de ambtelijk secretaris de ontvangst van de klacht aan klager heeft bevestigd. Indien tijdens behandeling van de klacht blijkt dat de termijn van drie maanden ontoereikend is worden klager en betrokkene daarover geïnformeerd onder opgave van redenen en met vermelding van de termijn waarop naar verwachting de beslissing op de klacht zal worden gegeven. Artikel 10. Deskundigen a. De klachtencommissie kan het advies inroepen van deskundigen. De klachtencommissie kan een deskundige uitnodigen de mondelinge behandeling van de klacht geheel of gedeeltelijk bij te wonen om op verzoek van de voorzitter van zijn deskundigheid blijk te geven. Een verzoek hiertoe kan worden gedaan door de klager en/of door betrokkene. b. Een verzoek als bedoeld in het vorige lid staat ter beoordeling van de klachtencommissie. Indien de klachtencommissie een als deskundige aangemerkte persoon niet toelaat tot de mondelinge behandeling wordt het daartoe strekkende besluit ter kennis gebracht van degene die het verzoek heeft gedaan. Het besluit wordt schriftelijk vastgelegd en vermeldt de gronden waarop het berust. Een afschrift van het besluit wordt toegevoegd aan het dossier. Artikel 11. Beoordeling a. De klachtencommissie verklaart de klacht, zo mogelijk zonder mondelinge behandeling, nietontvankelijk, althans ongegrond, indien:  de klacht betrekking heeft op een persoon of gebeurtenis waarover zij niet bevoegd is te oordelen;  de klacht is ingediend door een daartoe niet bevoegde;  de klacht al eerder door de Klachtencommissie is beoordeeld en er geen nieuwe feiten of omstandigheden zijn aangedragen, die een nieuwe behandeling van de klacht rechtvaardigen;  de klacht onbegrijpelijk, althans innerlijk tegenstrijdig of kennelijk ongegrond is;  het gebeuren, waarover geklaagd wordt, meer dan drie jaar geleden heeft plaatsgevonden. b. De klachtencommissie spreekt zich uit over het al dan niet gegrond zijn van de aan haar voorgelegde klachten. De klachtencommissie doet geen uitspraak over de aansprakelijkheid. Het oordeel van de klachtencommissie kan vergezeld gaan van aanbevelingen aan het bestuur van De Hart&Vaatgroep. c. Het oordeel van de klachtencommissie wordt op schrift gesteld onder vermelding van de gronden waarop het rust. Het oordeel van de klachtencommissie wordt door of namens de voorzitter ondertekend. d. Het oordeel van de klachtencommissie wordt toegezonden aan de klager, aan betrokkene en aan het bestuur van De Hart&Vaatgroep. Artikel 12. Slotbepalingen a. Het bestuur van De Hart&Vaatgroep ziet toe op de naleving van het reglement. b. Het bestuur van De Hart&Vaatgroep beslist in gevallen waarin het reglement niet voorziet.



41

Vrijwilligersbeleid De Hart&Vaatgroep

Recommend Documents