VRIJWILLIGERSBELEID A.V. SPIRIDON 1
INLEIDING
1.1
Aanleiding vrijwilligersbeleid A.V. Spiridon
In het meerjarenbeleidplan A.V. Spiridon 2014-2018 wordt de noodzaak voor het opstellen van een vrijwilligersbeleidsplan als volgt verwoord: Onze vereniging vaart voor het organiseren van evenementen, maar ook in de dagelijkse operatie op het enthousiasme en de inzet van een relatief kleine, maar stabiele groep vrijwilligers. Om de financiële laagdrempeligheid - een belangrijk vertrekpunt binnen onze vereniging - te behouden is het wenselijk dat zoveel mogelijk taken door onbetaalde vrijwilligers worden uitgevoerd. Iedereen moet zich ervan bewust zijn dat een bijdrage leveren aan de vereniging weliswaar vrijwillig, maar niet vrijblijvend is. Vrijwilligers zijn het belangrijkste bezit wat de vereniging heeft en moet altijd op waarde worden geschat, maar tegelijkertijd mag de vereniging ook meer en duidelijkere verwachtingen uitspreken. Dit document omvat een doorvertaling van deze uitgangspunten tot een concreet vrijwilligersbeleid. 1.2
Doelstelling vrijwilligersbeleid A.V. Spiridon
Wij formuleren de doelstelling van vrijwilligersbeleid binnen A.V. Spiridon als volgt: Het in kaart brengen en invullen van alle vrijwilligerstaken binnen de vereniging met enthousiaste, gemotiveerde vrijwilligers uit alle gelederen van de vereniging teneinde in een positieve sfeer gezamenlijk onze verenigingsdoelstellingen te verwezenlijken. Vrijwilligers zijn essentieel om als vereniging te groeien en te bloeien, maar ook om de kosten te beheersen en de contributies laag te houden. Iedereen is verantwoordelijk voor wat er binnen de vereniging gebeurt. Naast het sporten een steentje bijdragen aan de vereniging is leuk en geeft voldoening. Iedereen doet mee. Vele handen maken licht werk. Daarom vragen wij ieder lid of ouder van een lid per jaar minimaal één vrijwilligerstaak voor zijn/haar rekening neemt. Bestuur en commissies dragen uit welke taken moeten worden ingevuld. Leden schrijven in op een taak tijdens het jaarlijkse intekeningsproces. 2
ORGANISATIESTRUCTUUR
2.1
Positie van vrijwilligers binnen de vereniging •
•
Voor we de vrijwilligerstaken zelf in kaart brengen is het belangrijk om de vertrekpositie te bepalen voor de vereniging als geheel: welke taken er zijn en hoe verhouden die zich tot elkaar. Om dit inzichtelijk te maken stellen we een organogram op. We onderscheiden vrijwilligers op drie niveaus: 1) Bestuurlijk 2) Organisatorisch/coördinerend
• •
2.2
3) Uitvoerend Een vrijwilliger is lid van het bestuur, lid van een commissie of voert taken uit namens een commissie. Tussen de verschillende niveaus is altijd een inhoudelijke connectie of zelfs functionele rapportage. Elke uitvoerende vrijwilliger valt onder en wordt inhoudelijk aangestuurd door een commissie of bestuurslid. Elke commissie valt onder en wordt inhoudelijk aangestuurd door een bestuurslid. Organogram en vrijwilligerstaken
In bijlage 1 een organogram met een logische verenigingsstructuur die aansluit op de uitgangspunten in 2.1. In bijlage 2 een lijst met alle vrijwilligerstaken binnen A.V. Spiridon. Deze lijst moet worden aangevuld door bestuur en commissies alvorens deze kan worden gebruikt voor werving en selectie. 2.3
Wie hebben een rol in vrijwilligersbeleid?
Rol (verantwoordelijk) bestuur(slid) • • • • • • •
Opzetten, toezien op uitvoer, evalueren en bijsturen vrijwilligersbeleid. Verbeteren verenigings- en vrijwilligersimago. Cultuur in plaats zetten en in stand houden waarin vrijwilligerswerk meer en meer een vanzelfsprekendheid wordt. Toezien op effectieve aanwending van vrijwilligersbudget. Waar nodig aanpassen van organisatiestructuur. Zorgen dat ‘gevestigde groepen’ geen belemmering vormen. Signaleren van commissies die structureel onderbezet zijn en hier actie op ondernemen.
Rol vrijwilligerscommissie (gevormd door 4 vrijwilligerscoördinatoren, één per tak van sport): • • • • • •
Voortdurend samenbrengen van vraag en aanbod. Juiste persoon op juiste plaats krijgen en behouden. Aanspreekpunt en belangenbehartiger vrijwilligers. Signaleren van conflicten en verbeterpunten. Persoonlijke begeleiding en motivatie van vrijwilligers. Registratie van vrijwilligersuren (op basis van input commissies). Toezien op diversiteit verdeling in het vrijwilligerskorps. Dit moet een goede afspiegeling zijn van het ledenbestand (man/vrouw, leeftijd, tak van sport etc).
Rol commissies • • • •
Elke commissie is primair verantwoordelijkheid voor invulling van haar eigen vrijwilligerstaken. De vrijwilligerscoördinator is hierin ondersteunend. Functionele aansturing van vrijwilligers. Registratie en inhoudelijke evaluatie van vrijwilligers. Het uitspreken van waardering naar vrijwilligers.
Vrijwilligersbeleid vaart op drie peilers: binnenhalen, begeleiden en belonen.
3
BINNENHALEN
3.1
Opstellen taken en taakomschrijvingen
Vastleggen welke de vrijwilligerstaken zijn binnen de vereniging, wat de inhoud van de taken is, wat de gewenste kwaliteiten zijn per taak, wat de ureninzet is per taak en wat de waarde is van de functie in het grotere geheel. Taken moeten zo worden ingericht dat de hoeveelheid te investeren tijd per taak niet te groot is. 3.2
Werving en selectie
Wij gaan uit van spontaan aanbod •
•
•
•
• •
Registratie van vrijwilligers tijdens het jaarlijkse intekeningsproces. Intuïtief online inschrijfformulier, waar alle vrijwilligerstaken inclusief een korte omschrijving staan opgelijst. Uitgangspunt is dat leden zelf de verantwoordelijkheid hebben om een passende vrijwilligerstaak te vinden (spontaan aanbod) en hier vóór een vastgestelde datum op intekenen. Van niet te onderschatten waarde is informele werving (mond-op-mond reclame). Vrijwilligers en commissieleden moeten worden gestimuleerd hun werkzaamheden uit te dragen binnen de vereniging teneinde andere leden hiervoor te enthousiasmeren (uitdragen waarom het leuk is bepaalde taken te doen / waar ze voldoening uit halen / waarom het zinvol is voor de vereniging). Hier ligt op overkoepelend niveau ook een verantwoordelijkheid voor het betreffende bestuurslid. Cruciaal hierbij zijn een aansprekende weergave van de verschillende vrijwilligerstaken (bijvoorbeeld in de vorm van filmpjes) en een geleidelijke cultuurverandering waarbij vrijwilligerswerk vanzelfsprekend is en onlosmakelijk verbonden aan het lidmaatschap. Het uitlichten van rolmodellen. Informele gesprekjes houden met potentiële vrijwilligers. Leden motiveren als groep op een taak in te schrijven.
In aanvulling hierop willen we planmatig werven: •
3.3
Leden vragen inzicht te geven in hun kwaliteiten, interesses, professionele bezigheden en beschikbaarheid om op basis hiervan een koppeling te maken tussen een lid en een vrijwilligerstaak. Werkafspraken en vrijwilligersovereenkomst
Waar nodig worden werkzaamheden geformaliseerd in de vorm van schriftelijke afspraken of een vrijwilligersovereenkomst. 4
BEGELEIDEN •
Belang van de vrijwilligers is het vertrekpunt, niet het belang van de vereniging.
•
• • • • • • • • •
Het onderscheiden van verschillende vrijwilligerstypen (ondernemers, stimulatoren, dienstverleners en regelaars) binnen het vrijwilligersbestand en gedifferentieerde begeleiding op basis hiervan. Zorgen voor positieve ambiance/prettige (werk)sfeer. Betrokkenheid bij het welzijn van de vrijwilliger (persoonlijke drijfveren kennen, aandacht voor beleving en motivatie). Hier ligt een rol voor de vrijwilligers coördinator. Vrijheid, autonomie, inspraak en invloed op verenigingsbeleid, voor vrijwilligers die hier behoefte aan hebben. Luisteren naar vrijwilligers, klachten serieus nemen, betrekken bij veranderingen. Jaarlijks bespreken van ervaringen en knelpunten. Waar nodig investeren in het bevorderen van deskundigheid in de vorm van scholing, opleiding en ontwikkeling (vast te leggen in scholingsovereenkomst). Conflicthantering: vroegtijdig signaleren van en inspelen op conflictsituaties. Betrokkenheid bij de vereniging vergroten door duidelijke communicatie over het verenigingsbeleid en door het organiseren van interactieve sessies (bv commissieavonden). Bij beëindiging van de vrijwilligerstaak een passend afscheid (belangstelling of juist stilletjes afhankelijk van de persoon, belonen/bedanken voor inzet, presentje, bij jarenlange inzet afscheidsborrel of etentje, getuigschrift).
5
BELONEN
5.1
Waarderen
Voor een vrijwilliger is het allerbelangrijkste de erkenning van en waardering voor zijn/haar onbetaalde inzet. •
• •
• • • • • • 5.2
Het tonen van aandacht/interesse (af en toe vragen hoe het gaat, met name bij stillere vrijwilligers) en het uitspreken van feedback en waardering door bestuursleden, commissieleden en collega vrijwilligers. Gevoel geven erbij te horen. Op regelmatige basis een extraatje organiseren voor de vrijwilligers: vrijwilligersavond, uitstapje, feestje, etentje, al dan niet met aanhang. Vrijwilligers individueel in het zonnetje zetten: vrijwilligerscompliment, lintje, tijdens ALV aantal vrijwilligers bedanken ten overstaan van iedereen, dinerbonnen (van de sponsor) verloten onder vrijwilligers, kerstpakket, Sinterklaas surprise, cadeaubon. Kort bedankje na elke keer dat de vrijwilliger geholpen heeft. Opstellen van een getuigschrift (indien hier behoefte aan is). Gratis consumpties tijdens uitvoering vrijwilligerstaken. Goed zorgen voor vrijwilligers die een dagdeel helpen: koffie en een broodje op kosten van de vereniging. Uitlichten van één vrijwilliger of een groep vrijwilligers in clubblad en nieuwsbrief. Aandacht besteden aan jubilea (bijvoorbeeld 5 jaar vrijwilliger). Onkosten- en financiële vergoeding
•
Uitgangspunt is dat vrijwilligerswerk voor de vrijwilliger kostenneutraal moet zijn. Onkosten zijn declarabel en worden zo spoedig mogelijk terugbetaald.
•
5.3
Procedure voor onkostenvergoeding wordt omschreven in een transparant onkosten- en declaratiebeleid. Financiële vergoeding
• •
•
• •
5.4
A.V. Spiridon kiest ervoor uitsluitend te werken met vrijwillige krachten uit eigen gelederen, die geen financiële vergoeding ontvangen voor verrichte werkzaamheden. Uitzondering hierop vormen het trainersgilde en de schoonmaak-/onderhoudsploeg, waar, om kwaliteit en continuïteit te waarborgen, gebruik wordt gemaakt van een beperkte financiële vergoeding. Hier staan duidelijk omschreven verplichtingen tegenover. Voorts betalen trainers voor wie 95% of meer van hun activiteiten voor de vereniging bestaan uit het geven van training geen activiteitencontributie voor de sporttak waarin zij training geven. Behoudens bovenstaande kan geen aanspraak worden gemaakt op contributiekorting op basis van vrijwilligerswerk. Procedure voor financiële vergoeding wordt omschreven in een transparant vergoedingenbeleid. Vrijwilligersbudget
Om alle vrijwilligers passend te belonen moet budget beschikbaar worden gesteld en op effectieve wijze worden aangewend. Het bestuurslid verantwoordelijk voor vrijwilligersbeleid ziet hierop toe. 6
RANDVOORWAARDEN
Ter ondersteuning van haar vrijwilligersbeleid voorziet A.V. Spiridon in onderstaande randvoorwaarden: • • •
Verzekeringen Arbeidsomstandigheden (ARBO) Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
