Vrijwilligers werven & onthalen

Vrijwilligers werven & onthalen

1.

2.

Deze brochure is een samenvatting van en vervangt de 2 uitgebreidere brochures van 2012, m.n. ‘vrijwilligers werven’ en ‘vrijwilligers onthalen’. Samenstelling: Karin Hanus Lay-out: Grafische dienst Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fair Trade Druk: Druk in de Weer Maart 2015 – artnr 08746

Inhoudstabel DEEL 1: WERVING 1. Algemeen en specifiek werven 2. Werven: een vast onderdeel van de werking 3. Het wervingsplan Stappenplan A. Hedendaags vrijwilligerswerk als ruilrelatie B. Doel C. Profiel van de ideale vrijwilliger D. Boodschap E. Communicatiekanalen F. Communicatiemiddelen G. Draaiboek en uitvoering H. Evaluatie DEEL 2: ONTHAAL 1. Een onthaalprocedure op maat 2. De rol van de onthaalverantwoordelijke 3. Het eerste contact 4. Het onthaalgesprek A. Het charter van de vrijwilliger als leidraad B. De kennismakingsmap als bron van extra informatie 5. De inloopperiode A. Peter of meter B. Opleiding en vorming C. Onthaalavond of -dag D. Kennismaking met de andere medewerkers 6. Het opvolgingsgesprek 7. Het einde van de onthaalprocedure 8. Wat als iemand geen vrijwilliger wordt? Het doorverwijzen van de kandidaat-vrijwilliger binnen Oxfam-Wereldwinkels Het afwijzen van een kandidaat-vrijwilliger De kandidaat-vrijwilliger beslist zelf om niet actief te worden

BIJLAGEN 1. Het wervingsplan 2. De communicatiemiddelen en -kanalen 3. Schema van de onthaalprocedure 4. Evaluatie van de wervingsactie(s)

4.

6.

8.

10. 12.

14.

16.

18.

20. 22.

24.

INLEIDING Achter een stevige wereldwinkel met uitstraling staat een groep sterke vrijwilligers die zich thuis voelen in de groep en met plezier hun taken opnemen. Een goed lokaal vrijwilligersmanagement en -ondersteuning zijn daarvoor absoluut noodzakelijk. In deze brochure gaan we nader in op 2 aspecten van vrijwilligersmanagement: het werven en het onthalen van nieuwe vrijwilligers. Het werven van vrijwilligers. Je leert stap voor stap een wervingsplan opstellen: van analyse van je groep medewerkers tot de opvang van vrijwilligers na een geslaagde wervingscampagne komen hier aan bod. Je krijgt enkele methodieken aangereikt waarmee je onmiddellijk aan de slag kan. Onthaal van de kandidaatvrijwilligers. Je krijgt ideeën en tips om zelf een onthaalprocedure voor je wereldwinkel uit te tekenen, of om je huidige onthaalprocedure kritisch onder de loep te nemen. Je krijgt tips en aandachtspunten die als leidraad voor een onthaalgesprek gebruikt kunnen worden. Om werving en onthaal in goede banen te leiden in jouw winkel, raden we aan een vrijwilligersverantwoordelijke aan te duiden.

HOE WERK JE MET DEZE HANDLEIDING? De handleiding bevat essentiële informatie waarmee je meteen aan de slag kan. In de bijlages vind je een wervingsplan dat je kan invullen en een schema om een onthaalprocedure op poten te zetten. Op de webpagina extranet.oxfamwereldwinkels.be/ vrijwilligersondersteuning vind je extra’s en uitdiepingen, onder de vorm van tips, voorbeelden en ‘good practices’ van diverse wereldwinkels. Voor je aan de slag gaat, is het belangrijk om de brochure helemaal door te nemen. Eén of enkele medewerkers van je groep kunnen dit doen. Zij stellen het proces dan kort voor, waarna jullie kunnen beslissen of het hele proces doorlopen zal worden met alle medewerkers of dat er een werkgroep wordt opgericht. Wij duimen alvast voor een geslaagde wervingsactie!

5.

DEEL 1: WERVING

1. Algemeen en specifiek werven

2. Werven: een vast onderdeel van de werking

We onderscheiden twee vormen van werving van vrijwilligers:

Naast werving als aparte activiteit, is het belangrijk dat je het integreert in de dagelijkse werking. Stel je bij alle activiteiten de vraag hoe je zou kunnen werven. Wacht niet tot de groep overbelast raakt, want dan is ook de energie op. Het beste moment om te werven is wanneer de vrijwilligersgroep schittert.

Bij een algemene werving maak je bekend dat wereldwinkelen vrijwilligerswerk is en dat nieuw bloed welkom is. Je schetst een beeld van de verschillende taken in de wereldwinkel. Bij een gerichte wervingscampagne werf je mensen voor een bepaalde taak, bijv. een boekhouder, of een creatieveling voor etalage, of een scholenwerker,… Beslis op voorhand of je algemeen of specifiek gaat werven. Want de keuze bepaalt wat je in het wervingsplan noteert op vlak van doelgroepen, boodschap en plaatsen waar je het wervingsmateriaal verspreidt.

6.

Inspiratievoorbeelden: Als gastspreker bij een vereniging, vertel je het verhaal van eerlijke handel én van vrijwilligerswerk. In elk gesprek met de pers, vermeld je dit. Zorg dat alle vrijwilligers herkenbaar zijn (zie materiaal daarvoor op de bestellijst/-web). Creëer in de wereldwinkel een hoekje met wervingsaffiches en -folders en hang er foto’s van de vrijwilligers bij.

3. Het wervingsplan In een wervingsplan beschrijf je stap voor stap hoe je het werven wil aanpakken. Het opstellen van zo’n plan vraagt denkwerk van de groep. We raden aan om alle stappen van het plan te doorlopen. Sommige stappen lijken overbodig, maar ze overslaan kan ertoe leiden dat je de vooropgestelde resultaten niet bereikt.

Bespreek het stappenplan op de volgende blz’n met een werkgroep of met de hele groep. Noteer telkens ‘per stap’ de conclusies in het invulformulier dat je in bijlage 1 van deze brochure vindt. Zo krijg je je wervingsdraaiboek. Voor een gerichte werving voor verschillende taken, maak je best per taak een apart wervingsplan.

Zie extranet.oxfamwereldwinkels.be/vrijwilligersondersteuning Hier kan je een test downloaden als je het imago van je wereldwinkelgroep wil (ver)kennen

7.

Stappenplan

afspraken vooraf zelfevaluatie en hedendaags vrijwilligerswerk als ruilrelatie doel profiel van de ideale vrijwilliger boodschap communicatiekanalen en -middelen



A. AFSPRAKEN VOORAF Zie hiervoor. B. Zelfevaluatie en hedendaags vrijwilligerswerk als ruilrelatie Sta met de groep even stil om te kijken hoe jullie jezelf (als wereldwinkel uiteraard) zien. Ga dan eens na hoe anderen (klanten, politici, pers,…) jullie zien. Hopelijk komt dit min of meer overeen. Kandidaat-vrijwilligers zetten pas de stap naar jullie winkel als ze een positief beeld hebben van de wereldwinkel. Vrijwilligerswerk wordt gezien als wederkerig: mensen investeren tijd en energie in de wereldwinkel en vragen er in ruil wat voor terug, zoals waardering, inspraak en groeimogelijkheden. Vrijwilligerswerk is m.a.w. een ruilrelatie, waar zowel vraag als aanbod een plaats moeten krijgen. Formuleer bij het werven niet enkel wat je verwacht van toekomstige vrijwilligers, maar ook wat je hen te bieden hebt. We denken daarbij aan een vrijblijvende proefperiode, de basisvorming, een verzekering, onkostenvergoeding, enzovoort.

8.

C. Doel Het algemene doel van de wervingsactie is uiteraard het vinden van vrijwilligers. Toch is het belangrijk om het doel duidelijk en realistisch te formuleren. Hoe concreter je dit doet, hoe gemakkelijker je in de volgende stappen kan beslissen welke mensen je aanspreekt en op welke manier je dat doet. Formuleer het concrete doel aan de hand van de volgende richtvragen: Hoeveel vrijwilligers zoek je? Wees realistisch! Voor welke activiteiten, taken of functies zoek je vrijwilligers? Op welke termijn wil je hen vinden?

D. Profiel van de ideale vrijwilliger De eigenschappen die deze vrijwilliger moet hebben, noemen we zijn of haar profiel. Denk na over hoe je ideale vrijwilliger er uit ziet. Over welk ‘soort’ persoon gaat het? Welke vaardigheden en kennis heeft hij of zij nodig om de taak te kunnen uitvoeren? Welke interesses heeft hij of zij?

Zie extranet.oxfamwereldwinkels. be/vrijwilligersondersteuning voor ‘Vrijwilligersprofielen voor verschillende taken’.

E. Boodschap Als je weet wat je wilt bereiken en wie je precies zoekt, kan je de wervingsboodschap schrijven. De formulering van de boodschap is zeer belangrijk, want ze moet de doelgroep overtuigen om zich als vrijwilliger te engageren. Je kan 1 van de teksten die je online vindt gebruiken of je schrijft een nieuwe boodschap. Zet er zeker volgende elementen in: Wat doet Oxfam-Wereldwinkels? Wat doet jullie lokale wereldwinkel? Welke taken kan een vrijwilliger opnemen? Welke mensen zoek je precies? Waar is de wereldwinkel? Op welke manier kan iemand zich aanmelden of informatie krijgen? Wat biedt de wereldwinkel aan de vrijwilliger? Zie extranet.oxfamwereldwinkels. be/vrijwilligersondersteuning Voor een checklist voor kanten-klare voorbeelden van wervingsboodschappen

Een vrijwilligersverantwoordelijke moet zich bijvoorbeeld op verschillende tijdstippen kunnen vrijmaken. Hij of zij is sociaal voelend en kan vlot een gesprek voeren. Hij of zij kan een groep motiveren en is stipt in het beantwoorden van vragen en opmerkingen. 9.

F. Communicatiekanalen en -middelen

DE COMMUNICATIEMIDDELEN WORDEN IN 3 CATEGORIEËN ONDERVERDEELD

Communicatiekanalen zijn de wegen waarlangs je de doelgroep kunt bereiken. Er zijn veel mogelijkheden, maar sommige zijn efficiënter dan andere. Dit hangt onder andere af van het doel en van de doelgroep. Voorbeelden zijn: bibliotheek, sporthal, jeugdbewegingen,…

n MONDELING Uit onderzoek blijkt dat mond-aanmondreclame de meest succesvolle manier is om te werven. Je kan zowel bekenden als onbekenden aanspreken, al dan niet tijdens activiteiten van de wereldwinkel, zoals Fair Trade@Home, een film,… Dit kan ook via tussenpersonen, bijv. bij een voorstelling in een vereniging.

Denk na over de mogelijke communicatiekanalen in je wervingsgebied. Focus op die kanalen waarlangs je mensen kunt bereiken die aan het profiel beantwoorden. Ter inspiratie neem je er bijlage 2 bij. Duid de communicatiekanalen aan die van toepassing zijn en vul de lijst verder aan. Communicatiemiddelen zijn de concrete materialen waarmee je je doelgroep bereikt. Als je bijv. de bibliotheek als communicatiekanaal kiest, heb je keuze uit volgende communicatiemiddelen: een stand, een folder op de toonbank, een bladwijzer die in alle boeken gestopt wordt, een voorstellingsfilmpje, bezoekers persoonlijk aanspreken,…

10.

n SCHRIFTELIJK Klassieke wervingsmiddelen zoals affiches, folders, strooibriefjes, advertenties (in het nationale FAIRmagazine of in lokale dagbladen) werken vooral aanvullend en ondersteunend. Online zet je tekst op je eigen webpagina’s, vacatures op vrijwilligersdatabanken (www.vrijwilligerswerk.be , www. cultuurnet.be , www.11.be , www.vrijwilligersjobs.be , www. jeugdwerknet.be , gemeentelijke vrijwilligersdatabanken , …), een bericht in digitale nieuwsbrieven, berichten op sociale netwerksites, een mailhandtekening bij alle medewerkers,… Je bent overal aanwezig met bladwijzers in de bibliotheek, een advertentie op broodzakken, een (on)bemande stand, een spandoek of groot bord langs de weg of in iemands tuin,…

n AUDIOVISUEEL

Een filmpje met een getuigenis van een vrijwilliger, (zie extranet.oxfamwereldwinkels. be/vrijwilligersondersteuning) dat je digitaal verspreidt en projecteert tijdens activiteiten van je wereldwinkel; een fotovoorstelling met sfeerbeelden en foto’s van vrijwilligers in actie; een PicBadge: dit is een klein logo dat je onderaan je profielfoto op bijv. Facebook zet. Je kunt een PicBadge ontwerpen om duidelijk te maken dat je op zoek bent naar nieuwe vrijwilligers. Je doet dit op www.picbadges.com Zie extranet.oxfamwereldwinkels. be/vrijwilligersondersteuning voor formats van wervingsmaterialen die je kunt personaliseren en bestellen

Neem er opnieuw bijlage 2 bij. Maak er een selectie van communicatiemiddelen en kruis aan welke middelen je inzet bij welke kanalen. Welke kanalen en middelen je kiest, is afhankelijk van een aantal factoren: n HET DOEL als je iemand met specifieke capaciteiten zoekt, zoals een boekhouder, plaats je beter een gerichte advertentie dan overal in de gemeente affiches te hangen. n DE DOELGROEP jongeren bereik je op een andere manier dan gepensioneerden. n DE MOGELIJKHEDEN centen, relaties, tijd,… zijn bepalende factoren. n KENMERKEN VAN HET MEDIUM elk communicatiemiddel heeft zijn voor- en nadelen.

11.

G. Draaiboek en uitvoering In het draaiboek beschrijf je wie, wat, wanneer en met welke middelen doet. Vul alle geplande acties en bijhorende taken op het invulformulier in. Zo weet je dat alles goed op elkaar is afgestemd en heb je een goed instrument voor de eindevaluatie. Duid ook een eindverantwoordelijke aan voor de coördinatie en de opvolging van het draaiboek.

H. Evaluatie Tussentijds evalueren geeft de kans om bij te sturen, of motiveert als je ziet dat alles verloopt zoals gepland. Om op het einde te weten of je werving geslaagd is, evalueer je de uitgevoerde actie(s). Je doet zowel de evaluatie van het effect (is ons doel bereikt?) als van het proces (hoe is het proces verlopen?). Durf ook werkpunten mee te nemen naar de rest van de werking. Als uit de imagooefening blijkt dat jullie te weinig zichtbaar zijn in de gemeente, dan wordt dit een aandachtspunt voor het komende jaar om met de hele wereldwinkel aan te werken.

12.

Op extranet.oxfamwereldwinkels. be/vrijwilligersondersteuning vind je tips en voorbeelden. Ook lees je er uitgebreid over het werven van de specifieke doelgroepen ‘jongeren’ en ‘kernmedewerkers’. En je vindt er formats van wervingsmaterialen die je kunt personaliseren en bestellen. En dan: werven maar! Kandidaatvrijwilligers dienen zich aan en kunnen de onthaalprocedure naar jullie keuze en beschreven in het 2e deel van deze brochure doorlopen. Zij gaan daarbij van kandidaatvrijwilliger naar vrijwilliger!

13.

DEEL 2: ONTHAAL

1. Een onthaalprocedure op maat

2. De rol van de onthaalverantwoordelijke

Het ‘onthaal van een kandidaatvrijwilliger’ omvat een onthaalgesprek waarin je uitleg geeft over je wereldwinkel en afspreekt welke taak hij of zij opneemt. Eigenlijk doorloop je een heel proces waarbij een persoon stap voor stap in zijn taak en in de groep groeit.

Een onthaalverantwoordelijke begeleidt de onthaalprocedure en garandeert een goede inwerking. Hij of zij is het aanspreekpunt voor de kandidaat-vrijwilligers, en is vaak ook de vrijwilligersverantwoordelijke die instaat voor het werven en coachen van vrijwilligers. De onthaalverantwoordelijke kent de plaatselijke werking, weet waar Oxfam-Wereldwinkels als organisatie voor staat, kan iets duidelijk uitleggen en iemand op zijn gemak stellen, is stipt en enthousiast en legt gemakkelijk contacten.

De onthaalprocedure kan op veel manieren georganiseerd worden, maar van belang is dat het gebeurt op maat van jouw wereldwinkel en op maat van de kandidaat-vrijwilliger. Wereldwinkels met 40 medewerkers en een beroepskracht hebben andere mogelijkheden dan een groep met een handvol actieve vrijwilligers. Daarbij hebben sommige kandidaatvrijwilligers weinig ondersteuning nodig, terwijl anderen goed begeleid en opgevolgd moeten worden. Dit is afhankelijk van de persoon en van de taken.

14.

3. Het eerste contact

A. De nodige informatie geven

Kandidaat-vrijwilligers melden zich aan via verschillende wegen. Ze doen dit via mail, in de winkel, via een vrijwilliger,… Dit eerste contact is met andere woorden de enige fase in het onthaalproces waar alle huidige vrijwilligers mee te maken kunnen krijgen. De eerste indruk die een kandidaat-vrijwilliger krijgt, bepaalt in grote mate zijn of haar motivatie om als vrijwilliger aan de slag te gaan. Het is dus belangrijk dat iedereen aan kandidaat-vrijwilligers een vriendelijk en correct antwoord kan geven.

Hou de informatie bij dit eerste contact zo kort mogelijk. Vertel bv. enkel in grote lijnen wat jullie doen en welke taken er bestaan. Je geeft een infopakket met extra informatie mee: een voorstellingsfolder, een visitekaartje van de wereldwinkel, de naam en contactgegevens van de onthaalverantwoordelijke en een korte beschrijving van de plaatselijke werking met de taken die een vrijwilliger kan opnemen. De onthaalverantwoordelijke zorgt ervoor dat er standaard enkele infopakketten in de winkel liggen. Neem er ook mee naar stands, cadeaudagen, vormingen … . Tot slot vertel je wat er verder zal gebeuren, bijv. dat de onthaalverantwoordelijke binnen de 10 dagen contact zal opnemen om een gesprek te plannen.

Als een kandidaat-vrijwilliger zich meldt, moeten er 2 dingen gebeuren:

Benieuwd naar de grootste taboes bij het eerste contact? zie http://extranet.oxfamwereldwinkels.be/vrijwilligersondersteuning

15.

B. De contactgegevens bezorgen aan de onthaalverantwoordelijke Vraag de contactgegevens van de kandidaat-vrijwilliger en bezorg die zo snel mogelijk aan de onthaalverantwoordelijke. Maak op voorhand afspraken in de groep over welke gegevens de onthaalverantwoordelijke nodig heeft.

4. Het onthaalgesprek Voorafgaand: De onthaalverantwoordelijke neemt contact op met de kandidaatvrijwilliger, stelt zich voor, schetst het doel en verloop van het gesprek, en maakt een afspraak. In het onthaalgesprek zelf komen de werking van de wereldwinkel, de interesses en capaciteiten van de kandidaat-vrijwilliger aan bod waarna er afspraken worden gemaakt. Wordt de vrijwilliger actief in je wereldwinkel? Welke taken neemt hij of zij op? Op welke manier gebeurt de inloopperiode? Wanneer komt hij of zij naar een eerste vergadering? Wanneer plan je het opvolgingsgesprek?

16.

A. Het charter van de vrijwilliger als leidraad Het charter van de vrijwilliger (art.nr. 08089, gratis, of online te downloaden) is enerzijds een handige checklist voor het gesprek en anderzijds voldoen we hiermee aan de informatieplicht die is vastgelegd in de vrijwilligerswetgeving. Zorg dat de kandidaat-vrijwilliger het charter op voorhand of aan het begin van het onthaalgesprek krijgt Het charter en een document met richtlijnen voor het invullen vind je op extranet.oxfamwereldwinkels. be/vrijwilligersondersteuning. Het charter geef je mee met de kandidaat-vrijwilliger. De bijhorende vrijwilligersfiche (die in het charter zit) is bestemd voor de onthaalverantwoordelijke.

VOLGENDE ONDERWERPEN KOMEN AAN BOD: n Verwelkoming en doel van het

gesprek (charter p. 1). n Wie zijn we? Waar staan we voor (p. 3)? De missie en doelstellingen van Oxfam-Wereldwinkels. n Taken en talenten (p. 4-5)? Een lijst van mogelijke taken in een wereldwinkel. n Wat heb jij te bieden (p. 6-7)? Via een aantal vragen achterhaal je de interesses en talenten van de kandidaat-vrijwilliger en link je ze aan de noden van de wereldwinkel. n Opleiding en vorming (p. 8). Een overzicht van de vormings- en opleidingsmogelijkheden (zie 5.2 ‘opleiding en vorming’). n Informatie (p. 9). Dit zijn nuttige informatiekanalen. Je kunt bij wijze van kennismaking een aantal

voorbeelden meegeven (zie volgend punt B. ‘de kennismakingsmap als bron van extra informatie’). n Inspraak in de wereldwinkelwerking (p. 10). De verschillende manieren waarop jullie communiceren en waarop vrijwilligers inspraak hebben. n Je statuut als vrijwilliger (p. 11). Informatie over onkosten, verzekeringen, enz. n Andere afspraken (p. 12). Alle andere afspraken binnen je wereldwinkel kun je hier kwijt. Je spreekt ook af voor het opvolgingsgesprek (zie 6 ‘het opvolgingsgesprek’), waarin je samen bekijkt hoe de inloopperiode verliep. n Bewegingsdienst (p. 14-15). De contactgegevens van je regiocoördinator en het nationaal secretariaat.

B. De kennismakingsmap als bron van extra informatie Naast het charter is er de kennismakingsmap (00719, €1,50) om mee te geven. Deze map bevat nationale brochures en folders en een FAIRmagazine. Je kan ze aanvullen met documenten van je eigen wereldwinkel, bijv. de laatste editie van je nieuwsbrief, een uitnodiging voor een activiteit of de volgende vergadering, een adressenlijst, het organigram van je wereldwinkel, een

lijst met de namen en foto’s van alle verantwoordelijken, enz. Bedoeling is dat de kandidaatvrijwilliger na dit gesprek erg gemotiveerd is en aan de inloopperiode begint. Het kan echter dat de kandidaat-vrijwilliger beslist om niet mee te doen of dat jullie hem liever niet als vrijwilliger zien. Meer daarover lees je verderop.

17.

5. De inloopperiode

B. Opleiding en vorming

Als de kandidaat-vrijwilliger beslist om vrijwilliger te worden, volgt een inloopperiode waarbij hij de wereldwinkel, de taak en de andere medewerkers leert kennen. Uiteraard ondersteun je de kandidaatvrijwilliger tijdens deze periode. Dat kan op verschillende manieren. De keuze is afhankelijk van de kennis en capaciteiten van de kandidaatvrijwilliger en van de taak die hij of zij zal uitvoeren.

We verwachten van nieuwe vrijwilligers dat ze de wereldwinkel, de thema’s waar we rond werken en hun taak, leren kennen. Elke kandidaat-vrijwilliger kan een opleidingstraject samenstellen, afhankelijk van taak en ervaring.

A. Peter of meter Een peter of meter is een vrijwilliger die extra aandacht geeft aan de kandidaat-vrijwilliger. Een peter of meter heeft 2 grote voordelen, nl de kandidaat-vrijwilliger voelt zich sneller thuis in de wereldwinkel en de zorg voor kandidaatvrijwilligers komt niet alleen bij de onthaalverantwoordelijke terecht. Spreek duidelijk af wat de taken zijn, bijv. aanspreekpunt voor alle vragen en opmerkingen van de nieuwelingen, geregeld polsen hoe de inloopperiode verloopt, aan de andere vrijwilligers voorstellen, de aandacht vestigen op de communicatiekanalen, zoals extranet of een nieuwsbrief,…

18.

PLAATSELIJK n Een rondleiding in de wereldwinkel n Een specifieke opleiding per taak. Een winkelier staat de eerste keren samen met een ervaren winkelier. n Een inhoudelijke vorming, bijv. bij de winkelaffiches van de heldenverhalen zie extranet.oxfamwereldwinkels.be/ heldenverhalen REGIONAAL n Een basiswegwijsvorming hoort standaard bij de inwerking van kandidaat-vrijwilligers. n Een regionale trefdag is een handige manier voor vorming én bijkomende ontmoetingen. zie extranet.oxfamwereldwinkels.be/ vormingskalender NATIONAAL n Een greep uit het programma van het nationale vormingsaanbod zie extranet.oxfamwereldwinkels.be/ vormingskalender etalage en productpresentatie, mooi en creatief inpakken, zelf vorming geven, boekhouden… .

n Voor

jongeren is er Prikkel de jaarlijkse 3-daagse waar 16- tot 26-jarigen elkaar ontmoeten in workshops, discussies, acties en ontspanning. zie extranet.oxfamwereldwinkels.be/ prikkel BUITEN OXFAM-WERELDWINKELS n Voor specifieke functies, bijvoorbeeld IT-verantwoordelijke, kan een extra opleiding nuttig zijn. De websites www.vrijwilligerswerk.be, www.vormingplus.be en www.prettiggeleerd.be bieden een overzicht van het bestaande aanbod. C. Onthaalavond of -dag Voor meerdere nieuwe vrijwilligers organiseer je een onthaaldag of -avond, waarin je uitleg geeft over (vrijwilligerswerk in) de wereldwinkel. Verschillende formules zijn mogelijk. n Je geeft enkel uitleg over wereldwinkel en taken en achteraf doe je individueel nog een gesprek. n Je voert op voorhand een individueel gesprek met iedereen en het gemeenschappelijk moment wordt een mini-opleiding en/of rondleiding. n Je doet een gemeenschappelijk onthaalgesprek waarin je taken verdeelt (nadeel is dat het persoonlijke minder aan bod komt) n …

D. Kennismaking met de andere medewerkers Sociaal contact is een belangrijke reden waarom mensen kiezen voor vrijwilligerswerk, ook in de wereldwinkel. Om kandidaat-vrijwilligers te helpen bij het leggen van contacten en zich sneller deel van de groep voelen: n …begin je een vergadering met een namenrondje waarbij iedereen zichzelf en zijn of haar taak voorstelt. n … voorzie in de kennismakingsmap een blad met de namen, foto’s en functies van alle vrijwilligers. Zo krijgen nieuwe vrijwilligers sneller een overzicht van wie wat doet. n … stel je vrijwilligers die elkaar nog niet kennen steeds aan elkaar voor. Dit kan een taak zijn voor een peter of meter.

19.

6. Het opvolgingsgesprek Het doel van dit gesprek is om na te gaan of alles verloopt zoals afgesproken. De afspraak hiervoor werd al gemaakt tijdens het

onthaalgesprek. Je kunt de kandidaatvrijwilliger eventueel een tijdje op voorhand enkele richtvragen geven, zodat hij kan voorbereiden.

VOLGENDE ZAKEN KOMEN AAN BOD: n Taakinhoud

n Samenwerking

Zijn de taken duidelijk? Is het wat hij of zij verwacht had? Is het pakket te zwaar of te licht? Haalt hij/zij er voldoening uit? n Taakvervulling Wat zijn sterke punten van de vrijwilliger (volgens zichzelf en volgens jou)? Waar kan hij of zij nog in groeien? Hoe kan de wereldwinkel daar bij helpen? n Werkomstandigheden Is alles er om de taken goed uit te voeren? Wat ontbreekt? Wat kan verbeteren?

Hoe verloopt de samenwerking met de andere vrijwilligers? Kent hij of zij de anderen? Heeft hij/zij zicht op de taken van de anderen? Hoe is de relatie met eventuele beroepskrachten? n Ontwikkelingsmogelijkheden Waarin wil hij of zij zich verder bekwamen? Welke groeikansen zien jullie? Hoe organiseer je dit? F. Onthaalprocedure: Was de procedure duidelijk? Kreeg de kandidaat-vrijwilliger voldoende steun? Wat ging vlot? Waar kan de wereldwinkel nog in groeien?

20.

Je kan het ingevulde takenvenster (zie charter) bekijken en evalueren in hoeverre de gekozen taak aansluit bij de gegevens in dit takenvenster. Als de vrijwilliger geen ondersteuning meer wenst en hij of zij heeft de basis onder de knie, dan stopt de onthaalprocedure. Als jullie samen beslissen om de kandidaat-vrijwilliger extra te ondersteunen, maak je concrete afspraken:

n Volgt

hij/zij een vorming? n Is er een vrijwilliger die hem/haar nog een aantal keer bij de taken zal begeleiden? n Kan de meter of peter helpen? Plan ook meteen een nieuw opvolgingsgesprek.

21.

7. Het einde van de onthaalprocedure Na het (eventueel tweede of derde) opvolgingsgesprek, stopt de onthaalprocedure. Je spreekt af met de kandidaat-vrijwilliger dat de extra ondersteuning niet meer nodig is. Het afronden van de onthaalprocedure kan via een mededeling op een medewerkersvergadering of een vermelding in de nieuwsbrief. Je kan ook de symbolische waarde benadrukken, door de kandidaatvrijwilliger een naamkaartje of T-shirt van je wereldwinkel te geven, of door alle nieuwe vrijwilligers in de kijker te zetten.

8. Wat als iemand geen vrijwilliger wordt? A. Doorverwijzen Als er geen beschikbare taak is die de kandidaat-vrijwilliger wil of kan opnemen in je wereldwinkel kan je doorverwijzen naar een wereldwinkel in de buurt of naar de regiowerking waar andere taken bestaan. Ook op nationaal niveau zijn er een taken voor vrijwilligers: in de vormingspool, voor administratief werk, voor het schrijven van artikels, als begeleider van Fair Trade@Home … Neem daarvoor contact op met je regiocoördinator.

22.

Zie extranet.oxfamwereldwinkels.be/ vrijwilligersondersteuning voor meer informatie over de verschillende taken op lokaal, regionaal en nationaal niveau. B. Afwijzen van een kandidaatvrijwilliger Het kan dat jullie de kandidaatvrijwilliger liever niet aan de slag zien gaan. Deze boodschap is voor geen van beide partijen aangenaam. Toch is het nodig dat ze zo snel mogelijk gebracht wordt. Vertel het hem of haar bij voorkeur persoonlijk en voorzie de kans om te reageren. Wees eerlijk en richt je afwijzing zo weinig mogelijk op de persoon zelf. Vertel bijv. niet dat hij of zij ‘foute ideeën’ heeft, maar wel dat de wereldwinkel een andere aanpak hanteert. Twijfel je tijdens het onthaalgesprek of iemand geschikt is als vrijwilliger? Geef hem of haar een kans, maar wacht nog even om persoonlijke informatie, zoals de adressenlijst, mee te geven. Je kan ook doorverwijzen naar een organisatie in de buurt of naar het provinciaal steunpunt vrijwilligerswerk (www.vrijwilligerswerk.be). C. De kandidaat-vrijwilliger beslist zelf om niet actief te worden Een kandidaat-vrijwilliger kan een verkeerd beeld hebben van de

werking, en ervoor kiezen om geen vrijwilliger te worden. Dit is uiteraard jammer, maar vraag in dat geval waarom hij of zij dit beslist. Op die manier kun je eventuele werkpunten ontdekken en er aan werken.

Zin in meer? Vrijwilligersondersteuning stopt niet bij werving en onthaal. Het aantrekken van vrijwilligers heeft pas zin als er een goede coaching is en er doorgroeimogelijkheden zijn voor vrijwilligers. Daarnaast zijn duidelijke afspraken, de verdeling van de taken en de sfeer in de groep belangrijk. Over al deze onderwerpen bieden we verschillende vormingen aan, gaande van korte, inleidende workshops tot een vormingsreeks voor de vrijwilligersverantwoordelijken en coördinatoren. Surf naar extranet.oxfamwereldwinkels.be/ vormingskalender Ben je op zoek naar andere informatie of ondersteuning? Misschien helpt dit je vooruit: n Bij de Infolijn kan je terecht voor alle vragen op informatief en praktisch vlak. Bel op maandag tot en met vrijdag tussen 9u30 en 13u of van 14u tot 16u30 naar 09/218.88.99 of mail naar [email protected]. n Je regiocoördinator kan de wereldwinkel ondersteunen bij het

opstellen van een wervingsplan en onthaalprocedure en geeft begeleiding op maat bij specifieke vragen. Zie: extranet. oxfamwereldwinkels.be/ bewegingsdienst n Via wereldwinkelnieuws (extranet. oxfamwereldwinkels.be/ wereldwinkelnieuws) blijf je op de hoogte van de laatste nieuwtjes op vlak van vorming, educatief materiaal, vrijwilligers,… Je kan je ook abonneren op deze maandelijkse nieuwsbrief die je samenstelt naargelang je specifieke interesses via je profiel online. n Elke provincie én de Vlaamse overheid hebben een eigen steunpunt voor vrijwilligerswerk. Je vindt ze op www.vrijwilligerswerk. be onder het luikje ‘steunpunten’. n Socius is de koepelorganisatie voor socio-culturele verenigingen waar Oxfam-Wereldwinkels onder valt. Ook zij bieden heel wat informatie aan. Surf naar www.socius.be/ vrijwilligers om dit te ontdekken. 23.

Bijlage 1: Het wervingsplan A. AFSPRAKEN VOORAF 1.Wie coördineert het opstellen en uitvoeren van het wervingsplan? 2.Welke middelen voorzien we? 3.Welke timing stellen we voorop? 4.Wanneer plannen we de tussentijdse en eindevaluatie(s)?

B. ZELFEVALUATIE EN RUILRELATIE 1. Hoe zien wij onszelf? 2. Hoe denken we dat anderen ons zien? 3. Wat verwachten we van toekomstige vrijwilligers? 4. Wat bieden we toekomstige vrijwilligers?

C. DOEL 1. Hoeveel vrijwilligers zoeken we? 2. Voor welke taken zoeken we vrijwilligers? 3. Binnen welke termijn willen we hen vinden? 4. Wat verwachten we van toekomstige vrijwilligers? 5. Wat bieden we toekomstige vrijwilligers?

D. PROFIEL VAN DE IDEALE VRIJWILLIGER 1. Welke vaardigheden, kennis en interesses zoeken we bij de nieuwe vrijwilliger? 2. Waar vind je die vrijwilliger die dat kan?

E. BOODSCHAP 1. Welke boodschap (van de voorstellen op de website) kiezen we? 2. Hoe concretiseren we deze boodschap voor onze wereldwinkel?

F. COMMUNICATIEKANALEN EN -MIDDELEN 1. Hoe of waar gaan we deze vrijwilligers vinden (via kranten, lokaal blad, mondeling,…)? 2. Welke communicatiemiddelen kiezen we? 3. Welke communicatiemiddelen zetten we in bij welke communicatiekanalen? (Kruis aan in de tabel in bijlage 2).

G. DRAAIBOEK EN UITVOERING WERVINGSACTIES EN DEELTAKEN

Wie voert het uit?

Tegen wanneer?

Budget?

Wervingsactie 1: - Taak 1: - Taak 2: - Taak 3: Wervingsactie2: - Taak 1: - Taak 2: - Taak 3:

...

H.EVALUATIE

1. Wat was goed en doen we volgende keer zeker opnieuw? 2. Wat pakken we volgende keer anders aan? Hoe? 3. Wat is niet voor herhaling vatbaar? 4. Wat nemen we mee naar andere delen van onze werking?

Ga naar extranet.oxfamwereldwinkels.be/vrijwilligersondersteuning en download dit sjabloon met witruimte om in te vullen tijdens de vergadering. DOWNLOAD DIT SJABLOON MET WITRUIMTE

25.

Bijlage 2: De communicatiemiddelen en – kanalen

Zwembad Sporthal Scholen GROS Kerk Moskee Bakkers Kruideniers Supermarkten Dokters Jeugd-bewegingen Vrouwen-verenigingen Verenigingen voor ouderen Vormings-instellingen Drukbezochte plaatsen (Regionale) pers Websites …

26.

Kanalen/ Middelen Wereldwinkel Gescheken-beurs Wereldwikel-dag Klasbezoeken Andere activiteiten van de wereldwinkel Publicaties of nieuwsbrieven van de wereldwinkel Gemeentelijke evenementen Gemeentehuis Jeugdhuis Bibliotheek Jeugdcentrum Cultureel centrum

Persoonlijk aanspreken

Zelf aanspreken In groep

Aanspreken via tussenpersoon aanspreken in groep Wervingsfolder

Wervingsaffiche

Wervings-advertentie

Wervingsstand

Vrijwilligers-vacature

Brief

Spandoek

Filmpje

Foto’s

27.

Bijlage 3: Schema van de onthaalprocedure

Bijlage 4: Evaluatie van de wervingsactie. EFFECT-EVALUATIE: IS HET DOEL BEREIKT? n

Vonden jullie voor elke taak waarvoor je de wervingsactie deed vrijwilligers?

Vonden jullie het vooropgestelde aantal vrijwilligers? n Behoren de gevonden vrijwilligers tot de doelgroep die jullie voor ogen hadden? n Vonden jullie deze vrijwilligers binnen de vooropgestelde termijn? n

PROCESEVALUATIE: HOE IS HET PROCES VERLOPEN?

DE VERSCHILLENDE ONDERDELEN n Was het doel concreet en realistisch? n Was de inhoud van de boodschap aantrekkelijk? En de vorm? n Welke communicatiekanalen waren succesvol? Welke niet? n Welke communicatiemiddelen waren succesvol? Welke niet? n Zetten jullie de juiste middelen in bij de juiste kanalen? n Bereikten jullie via die middelen en kanalen de juiste doelgroep? n Was het draaiboek duidelijk en volledig? Is alles volgens plan verlopen? n Waren er voldoende medewerkers om de wervingsacties uit te voeren? n

Wisten alle medewerkers wat van hen verwacht werd?

HET WERVINGSPROCES ALS GEHEEL n Waren de verschillende wervingsacties op elkaar afgestemd? n Waren er voldoende middelen begroot? n Werd het hele wervingsproces begeleid/gecoördineerd door de juiste persoon/werkgroep? n Wat is voor herhaling vatbaar? n Wat wil je volgende keer anders aanpakken? Hoe? Ga naar extranet.oxfamwereldwinkels.be/vrijwilligersondersteuning en download dit sjabloon met witruimte om in te vullen tijdens de vergadering. DOWNLOAD DIT SJABLOON MET WITRUIMTE 29.

Bronnen • Welzijnsschakels (2006). Zorgzaam met vrijwilligers. Toekomst geven aan je groep. • Hambach, E. (2002). Vrijwilligers aantrekken is een kunst. Een praktische handleiding. Brussel; Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk en Het Punt vzw. • Winters, N. (2010). Laat je strikken! Stappenplan om vrijwilligers te werven. Brussel; Het Punt vzw. • Vananderoye, P. & De Wilde, H. (2001). Vrijwilligerswerk organiseren. Op zoek naar vrijwilligers. Vrijwilligers werven. Hasselt; Steunpunt Vrijwilligerswerk Limburg. 30.

• Projectgroep SoCius (2006). ‘Gezocht: geëngageerde vrijwilliger!’ Begeleidingstekst voor educatieve medewerkers. Socius vzw en Katholieke Universiteit Leuven. • www.socius.be. Doorklikken naar vrijwilligers, vrijwilligersbeleid, aantrekken en binden van vrijwilligers. • www.participatiewiki.be. Doorklikken naar vrijwilligerswerk, vrijwilligers werven met de “plus 2 methode”. • Janssens, G. (Red) (2008).Onthalen van nieuwe vrijwilligers. Opbouw van een onthaalbeleid voor nieuwe vrijwilligers. Brussel: SoCiuS – Steunpunt voor Sociaal-Cultureel Volwassenenwerk.

31.

Verantw. uitg.: Joris Rossie, Ververijstraat 15 - 9000 Gent • ed. FEB15 - 063 - art nr. 08746

‘Goed vrijwilligers WERVEN heeft maar resultaat als het gepaard gaat met een goed ONTHAAL. Daarom krijg je ze beide 2 in 1 in dit boekje. Met WERVINGSPLAN en ONTHAALPROCEDURE’.