VRAGEN EN ANTWOORDEN ISIS S&S

VRAGEN EN ANTWOORDEN ISIS S&S

C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 1 ICS /FB, 11-3- 2002

Inhoudsopgave

ALGEMEEN ......................................................................................................................................................... 4 Hoe start ik ISIS S&S op? .............................................................................................................................. 4 Hoe wijzig ik mijn password? ........................................................................................................................ 4 Hoe beëindig ik ISIS S&S?............................................................................................................................. 4 Hoe is de relatie tussen ISIS S&S en het inschrijvingensysteem ISIS I&D? .................................................. 4 Wie moet ik bellen bij vragen of problemen? ................................................................................................. 4 Kan ik op elk uur met ISIS S&S werken? ....................................................................................................... 4 Kan ik vanuit thuis met ISIS S&S werken?.................................................................................................... 5 Wordt ISIS S&S vanzelf beëindigd als ik b.v. een uur niet met het programma werk? ................................. 5 Wat zijn de belangrijkste functietoetsen? ....................................................................................................... 5 Hoe komt het dat ik soms 2x iets moet ‘verwijderen’ voordat het echt weg is? ............................................. 5 Is er on-line help beschikbaar? ...................................................................................................................... 5 Waar is de ISIS website te vinden?................................................................................................................. 5 Hoe maak ik een printscreen? ........................................................................................................................ 5 RAADPLEGEN (STUDENT)GEGEVENS ........................................................................................................ 6 Hoe kan ik snel alle belangrijke gegevens van één student opvragen?.......................................................... 6 Hoe vind ik het nummer van een student als ik alleen de naam weet?........................................................... 6 Kan ik de roepnaam van een student invoeren?............................................................................................. 6 Hoe kan ik gegevens uit het inschrijvingensysteem ISIS I&D zien en wat is de betekenis van de aktiefkodes en examentypes?............................................................................................................................................. 6 Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik op het scherm alleen ‘eigen’ tentamenuitslagen zie?.................................. 7 Hoe kan ik het adres van een andere opleiding opvragen?............................................................................ 7 Hoe zoek ik op ‘studentnummers’?................................................................................................................. 7 VAKKEN ............................................................................................................................................................... 8 Wat moet ik doen als ik een nieuw vak wil toevoegen? .................................................................................. 8 Hoe kan ik diakritische tekens in vakken e.d. opnemen?................................................................................ 8 Hoe kan ik meer informatie bij een vak b.v. een stage opnemen? .................................................................. 8 Hoe verwijder ik een vak? .............................................................................................................................. 9 TENTAMENVERWERKING ........................................................................................................................... 10 Hoe worden tentamens die ‘mijn’ studenten bij andere opleidingen doen ‘doorgegeven’?......................... 10 Kan ik behalve een ‘selectie’ ook een ‘groep’ kopiëren naar een tentamengebeurtenis?............................ 10 Hoe maak ik tentamenbriefjes uit ISIS S&S die ik kan opsturen? ................................................................ 10 Hoe krijg ik de naam van de docent op een tentamenbriefje?...................................................................... 10 Hoe maak ik een uitslagen-overzicht zonder naam? .................................................................................... 10 Hoe wijzig ik de studielast als deze voor een student afwijkt van de gewone studielast? ............................ 11 Hoe kan ik ervoor zorgen dat bij de verwerking van tentamenkandidaten onvoldoendes blijven staan? .... 11 Hoe verwijder ik een tentamenuitslag? ........................................................................................................ 11 Welk overzicht kan ik sturen naar studenten om een overzicht te geven van tentamenuitslagen? ............... 11 Wat is het verschil tussen controlecode 1 en 2 en waarvoor dienen deze codes? ........................................ 11 STUDIEPROGRAMMA’S EN EXAMENS ..................................................................................................... 14 Hoe kan ik er voor zorgen dat een ‘eis’ betrekking heeft op alle vakken? ................................................... 14 Kan ik een blok gebruiken zonder daarvoor een eis te definieren?.............................................................. 14 Hoe kopieer ik een studieprogramma en eisenpakket naar een nieuw studieprogramma?.......................... 14 Hoe kan ik een Engelstalige cijferlijst maken? ............................................................................................ 14 Is er speciaal cijferlijsten-papier beschikbaar? ........................................................................................... 15 Welke opties kan ik instellen bij het maken van een cijferlijst?.................................................................... 15 Hoe maak ik een overzicht van verplichte vakken die een student nog niet gehaald heeft?......................... 15 Wat is een handig overzicht voor de examencommissie?............................................................................. 15 C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 2 ICS /FB, 11-3- 2002

Hoe leg ik individuele vakken vast? ............................................................................................................ 16 Hoe kan ik een ‘zwervend vak’ dat ik gekoppeld heb aan een student, weer ‘ontkoppelen’? ...................... 16 Hoe zet ik individuele vakken over van het ene studieprogramma naar een ander?.................................... 16 Hoe leg ik vast dat vakken in een studieprogramma elkaar kunnen ‘vervangen’? ...................................... 16 Hoe kun je voor een student een vak uit het studieprogramma laten vervallen? ......................................... 16 Wat gebeurt er als ik een evaluatie doe zonder de examendatum in te vullen? ........................................... 16 Kan ik zien hoever een student in een programma is, zonder een evaluatie te doen?.................................. 17 Wat betekent de kolom ‘pct’ bij de ‘blokuitslagen’ van de evaluatie-uitslagen? ......................................... 17 Hoe kan ik een ‘definitieve’ examenuitslag weer ongedaan maken? ........................................................... 17 Hoe zet ik examens ‘klaar’ voor ISIS I&D? ................................................................................................. 17 Hoe kan ik uittesten of een examenaanvraag voor ISIS I&D correct is?................................................... 17 Hoe controleer ik of een examen ‘klaar’ staat voor ISIS I&D? ................................................................... 18 Hoe controleer ik of een examen is ‘verwerkt’ in ISIS I&D?....................................................................... 18 Wat doe ik als een examenaanvraag is ‘Afgewezen’? .................................................................................. 18 Hoe zorg je ervoor dat een ‘examenaanvraag’ niet naar ISIS I&D wordt overgeheveld? .......................... 18 Hoe verwijder ik een examenuitslag in ISIS S&S?....................................................................................... 19 Hoe geef ik een examen rechtstreeks door aan I&D? .................................................................................. 19 OVERZICHTEN EN BESTANDEN................................................................................................................. 20 Hoe kan ik zelf tekst aan overzichten toevoegen of overzichten veranderen? .............................................. 20 Hoe zorg ik ervoor dat een overzicht niet geprint wordt?............................................................................ 20 Hoe stel ik, bij het maken van een overzicht, S&S snel in op niet-printen? ................................................. 20 Hoe maak ik snel een adressenlijst van de ‘aktieve’ studenten? .................................................................. 21 Welke overzichten kan ik in het Engels laten afdrukken?............................................................................. 21 Welke gegevens kan ik vanuit een bestand importeren in ISIS S&S?........................................................... 21 Welke gegevens kan ik uit ISIS S&S naar mijn pc in een bestand overladen? ............................................. 21 Layout van de ‘platte bestanden’ ................................................................................................................. 22 Lay-out ‘I&D examens’................................................................................................................................ 22 Lay-out ‘tentamenmatrix’............................................................................................................................. 22 Layout ‘tentamenuitslagen alle’ ................................................................................................................... 23 BEGRIPPEN IN ISIS S&S................................................................................................................................. 24 FUNCTIONEEL BEHEER EN FACULTAIR FUNCTIONEEL BEHEER ................................................. 25


ALGEMEEN Hoe start ik ISIS S&S op? Via het icoontje voor ISIS S&S

of onder Programma’s (afhankelijk van hoe dit bij u is ingesteld) kunt u ISIS S&S opstarten. Op het aanlogscherm vult u de volgende items in: USER PASSWORD DATABASE

uw aanlognaam uw password (de eerste keer hetzelfde als uw aanlognaam) ISIS

U dient het password zo snel mogelijk te wijzigen, zodat het niet meer hetzelfde is als uw aanlognaam. Hoe wijzig ik mijn password? Dit doet u in ISIS S&S via de opties Bewerken>Voorkeuren. Op dit scherm kunt u uw password wijzigen achter “New Password’; u dient het nieuwe password 2x op te geven (de 2e maal ter verificatie). Het password blijft hetzelfde totdat u het zelf weer verandert. Hoe beëindig ik ISIS S&S? Via het ‘kruisje’ rechtsboven op het scherm. OF Via de opties Bestand>Afsluiten. Hoe is de relatie tussen ISIS S&S en het inschrijvingensysteem ISIS I&D? Deze twee onderdelen vormen één geheel. Dit betekent dat als er in ISIS I&D een student wordt toegevoegd of als er een wijziging plaatsvindt in de persoonsgegevens, inschrijvingsgegevens of het adres, deze direct in ISIS S&S bekend is. Ook betekent dit dat er geen ‘interface’ meer nodig is om de gegevens in ISIS S&S bij te werken. Wie moet ik bellen bij vragen of problemen? Hiervoor is de helpdesk ISIS beschikbaar, tel. 8001, e-mail [email protected]

Kan ik op elk uur met ISIS S&S werken? U kunt elke werkdag vanaf 7.00 – 22.00 uur met ISIS S&S werken. De helpdesk is beschikbaar tussen 8.45 – 17.15 uur.


Kan ik vanuit thuis met ISIS S&S werken? Nee, er is geen mogelijkheid om vanuit thuis met het programma te werken.

Wordt ISIS S&S vanzelf beëindigd als ik b.v. een uur niet met het programma werk? Nee, ISIS S&S blijft ‘actief’ totdat u zelf het programma beëindigt. Dit betekent dat het belangrijk is een screensaver te gebruiken die met een password is beveiligd, om te voorkomen dat de gegevens zichtbaar (en te wijzigen) zijn voor/door niet-bevoegden. Voor gebruikers die onder Windows NT werken geldt, dat zij via CTRL+ALT+DEL en vervolgens ‘lock workstation’ hun pc ‘op slot’ kunnen zetten. Wat zijn de belangrijkste functietoetsen? Het werken met functietoetsen is snel en voorkomt onnodig gebruik van de muis. Enkele vaak te gebruiken toetsen: Tab Ga naar volgende veld Shift-Tab Ga naar vorig veld (‘Tabje terug’) F6 Toevoegen nieuw record Shift-F6 Verwijder record F7 Stel de vraag (query-mode) F8 Voer de vraag uit F9 Lijst met waarden F10 Bewaar mutaties. Ctrl-PgUp en Ctrl-PgDn wisselen tussen schermblok (omkadering) Hoe komt het dat ik soms 2x iets moet ‘verwijderen’ voordat het echt weg is? Sommige gegevens kunnen niet in 1x (via het rode kruisje of via Shift-F6) verwijderd worden, maar moet je dit 2x doen (dit heet trapsgewijs verwijderen). Dit heeft er mee te maken dat er soms onderliggende gegevens zijn zoals bij het verwijderen van een groep, waarin studenten zitten: deze studenten worden eerst verwijderd en daarna pas de groep. Is er on-line help beschikbaar? Ja, met de F1-toets kunt u een help-scherm oproepen op elk scherm. Dit kan ook via de ?-button in de menubalk of via het Menu-item Help en daarbinnen weer de optie Help. De totale helpteksten zijn beschikbaar via de F1-toets op het hoofdmenu; hierin kan op onderwerp en trefwoord worden gezocht. Waar is de ISIS website te vinden? Het adres is: http://www.isis.leidenuniv.nl/ Hierin staan o.a. de handleidingen. Hoe maak ik een printscreen? U kunt een print-screen maken via het icoontje

(linksboven) waarop een printer staat afgebeeld.


RAADPLEGEN (STUDENT)GEGEVENS Hoe kan ik snel alle belangrijke gegevens van één student opvragen? Via de optie Studenten>Raadplegen stamkaart, kunt u de belangrijkste gegevens per student op uw scherm oproepen via diverse sub-schermen. (tentamenuitslagen die controle-kode 1 hebben, zijn hier ook te zien).

Hoe vind ik het nummer van een student als ik alleen de naam weet? Op elk scherm waar de gegevens van een student staan (b.v. bij het invoeren van een student op een kandidatenlijst voor een tentamen), kun je achter ‘studentnr’ op het pijltje drukken (n.b. soms moet je eerst F7 doen). Er komt dan een scherm op (met gele velden): Vul de achternaam van de student in en doe F8. Als er niets gevonden wordt, haal dan het ‘vinkje’ bij ‘eigen studenten’ weg, en doe opnieuw F8. Als er dan nog niets gevonden wordt, kun je het proberen met een gedeelte van de achternaam met daarachter een % (procentteken). Het is mogelijk dat een student niet in Leiden staat ingeschreven, maar elders. In dat geval moet de student zich eerst als bijvak-student in Leiden inschrijven, voordat het resultaat in ISIS S&S kan worden ingevoerd. Kan ik de roepnaam van een student invoeren? Ja, via de optie Studenten>Inschrijvingen>Personalia kunt u de roepnaam van een student invoeren. Hoe kan ik gegevens uit het inschrijvingensysteem ISIS I&D zien en wat is de betekenis van de aktiefkodes en examentypes? Via de optie Studenten>Inschrijvingen zijn diverse gegevens uit ISIS I&D beschikbaar o.a. met betrekking tot de inschrijving. Een belangrijke toevoeging t.o.v. het systeem BASIS is, dat de examens die in ISIS I&D zijn ingevoerd, hier ook te bekijken zijn (raadplegen examens IenD). Standaard staan “eigen studenten” aangevinkt. Door dit uit te zetten zij alle studenten van de hele universiteit zichtbaar. De indicatie “reg.” Geeft aan of een student regulier (J) is, een niet reguliere student (N) of beide (B). De opleidingsvorm kan Voltijd of Deeltijd zijn. De soort inschrijving van de student heeft verschillende mogelijke waarden: 1 = student 2 = extraneus 3 = toehoorder nieuwe stijl (oud) 4 = toehoorder interesse college (oud) 5 = auditor (oud) 7 = contracttoehoorder 8 = student zonder studiefinanciering (oud)


Het examentype (ex type) geeft aan voor welk examen de student in het desbetreffende jaar staat ingeschreven, maar soms ook om welke type student (80, 81 en 85) het gaat. 05 = propedeuse bachelor 10 = propedeuse 15 = bachelor 30 = doctoraal 35 = master 80 = belangstelling 81 = gaststudie 85 = bijvakstudie De aktiefcode (Akt kode) kan de volgende waarde hebben: 3 = niet aktief (her)inschrijvinfsformulier voor S&S betekent dit wel actief 4 = aktief 5 = niet aktief, dit jaar aktief geweest 6 = niet aktief, negatief BSA aanwezig 8 = niet aktief, geen propedeuse examen – voor S&S betekent dit wel aktief 9 = niet aktief, overleden

Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik op het scherm alleen ‘eigen’ tentamenuitslagen zie? Er is een parameter die aangeeft of het scherm Student > tentamenuitslagen > raadplegen tentamenuitslagen per student ‘standaard’ alle vakken laat zien of alleen de ‘eigen vakken’ van de administratie.. De parameter is TUEV in administratie > Diversen > parameters (N = alle vakken; J = alleen vakken van de eigen administratie); parameters zijn alleen te wijzigen door de LGB. De ingestelde waarde kan op het scherm altijd weer worden aan- of uitgeklikt.

Hoe kan ik het adres van een andere opleiding opvragen? Via de optie Organisatiemodel>Administraties kunt u het adres en de naam van de S&Scontactpersoon van elke administratie opvragen. Binnen één administratie kunnen verschillende opleidingen zijn ondergebracht. U kunt ook een overzicht van alle administraties opvragen via Overzichten>Organisatieoverzichten>Administraties. Hoe zoek ik op ‘studentnummers’? Op schermen waarin u kunt zoeken op studentnummer, kunt u via F7 het gehele studentnummer intypen (en daarna F8) of een gedeelte van een studentnummer met daarachter het %-teken (b.v. 9912%); bij deze laatste zoek-opdracht krijgt u als eerste de student wiens studentnummer begint met 9912. Let op: dit laatste werkt niet voor studentnummers die met 00 beginnen. U moet dan als volgt het zoek-argument intypen: >12 (u krijgt in dit voorbeeld als eerste de student wiens studentnummer begint met 0012).


VAKKEN Wat moet ik doen als ik een nieuw vak wil toevoegen? Voeg een nieuw vak toe via Administratie > vakken > standaardvakken; begin meteen in te voeren als u op dit scherm komt (velden zijn wit). Als het vak is toegevoegd, kunt u dit aan een studieprogramma koppelen via Administratie > evaluatieprogramma > vakken en eventueel aan een blok via Administratie > evaluatieprogramma > blokvakken. Hoe kan ik diakritische tekens in vakken e.d. opnemen? In ISIS S&S kunnen diakritische tekens gebruikt worden. Dit gebeurt door het tegelijkertijd indrukken van de Alt-toets en achter elkaar drie of vier cijfers op het numerieke toetstenbord. Op dit moment (augustus 2001) is er nog steeds een probleem met het afdrukken van deze tekens; wacht hier dus nog even mee! Hieronder volgen de belangrijkste tekens: Alt 138 è Alt 0200 É 130 é 144 É 136 ê 0202 Ê 137 ë 0203 Ë 141 ì 0204 Ì 161 í 0205 Í 140 î 0206 Î 139 ï 0207 Ï 149 ò 0210 Ò 162 ó 0211 Ó 147 ô 0213 Ô 148 ö 153 Ö 151 ù 0217 Ù 163 ú 0218 Ú 150 û 0219 Û 129 ü 154 Ü 133 à 0192 À 134 á 0193 Á 131 â 0194 Â 132 ä 142 Ä 135 ç 164 ñ

128 165

Ç Ñ

Hoe kan ik meer informatie bij een vak b.v. een stage opnemen? Bij het invoeren van een vak in ISIS S&S (functie Administratie> Vakken > Standaardvakken) bestaat de mogelijkheid om aan te geven dat er ‘extra gegevens’ bij de student kunnen worden opgenomen (aanvinken hokje ‘extra gegevens’). Bij het invoeren van een tentamenuitslag, kan dan tekst worden opgenomen; dit kan via de functies: studenten>tentamenuitslagen>tentamenuitslagen standaardvak (bij ‘informatie’) en studenten>tentamenuitslagen>enkele tentamenuitslag (bij ‘Extra info’). Deze informatie komt op de cijferlijst van de student te staan.


Hoe verwijder ik een vak? U kunt een vak verwijderen als er geen tentamenuitslagen voor dit vak in ISIS S&S zijn opgeslagen, via de optie Administratie>Vakken >Standaardvakken. Als u het vak heeft opgezocht, kunt u op het icoontje voor Verwijderen drukken (rij verwijderen), of via de toetsencombinatie SHIFT-F6 het vak verwijderen. Daarna moet altijd op F10 worden gedrukt om de verwijdering definitief te maken.


TENTAMENVERWERKING Hoe worden tentamens die ‘mijn’ studenten bij andere opleidingen doen ‘doorgegeven’? Als een student een tentamen aflegt bij een andere opleiding van de Universiteit Leiden, is dit gegeven voor u beschikbaar op het moment dat die opleiding het cijfer invoert (ook als dit tentamen controlekode 1 heeft). Vanwege de berekening van de tempo- en prestatiebeurs, is het HEEL BELANGRIJK dat u deze tentamens niet nogmaals invoert bij uw eigen opleiding! (ze worden anders dubbel geteld). Het is daarom ook belangrijk dat cijfers snel worden ingevoerd, zodat een andere opleiding hierover kan beschikken. U kunt de tentamens die bij een andere opleiding zijn afgelegd, in het studieprogramma van een student opnemen via de functie Studenten>Evaluatie e.d.>Zwervende vakken. Daar geeft u ook aan waar deze tentamens eventueel ‘meetellen’ voor een examen (b.v. in de Vrije Keuzeruimte). Zie verder ‘procedures tentamens’ voor de stappen t.a.v. tentamenverwerking in de ‘Handleiding procedures ISIS S&S’.

Kan ik behalve een ‘selectie’ ook een ‘groep’ kopiëren naar een tentamengebeurtenis? Ja, dat kan via de optie Studenten > Tentamenkandidaten > Tentamenkandidaten. Op dit scherm zit de knop ‘Toevoegen groep’. Als die knop wordt ingedrukt, kan een groep worden opgevraagd. Als de studenten van deze groep als ‘tentamenkandidaten’ moeten worden toegevoegd, moet dit via de knop ‘Toevoegen als kandidaten’. (een ‘selectie’ kopiëren naar een tentamengebeurtenis gaat via de optie Selectie > Selectieverwerking > selectie naar tentamenkandidaten). Hoe maak ik tentamenbriefjes uit ISIS S&S die ik kan opsturen? U kunt in ISIS S&S op twee manieren tentamenbriefjes maken: via de optie Overzichten>Studentoverzichten>Tentamenbriefjes>Tentamenuitslagen (vak en datum) (voor de collectieve tentamens) of via de optie Studenten>Tentamenuitslagen>Enkele tentamenuitslag (als u een uitslag rechtstreeks bij een individuele student inbrengt; op dit scherm zit een knop ‘tentamenbriefje’).

Hoe krijg ik de naam van de docent op een tentamenbriefje? Dit kan alleen als er docenten zijn ingevoerd via de optie Administratie > diversen > docenten. Als u een enkele tentamenuitslag invoert via de optie Studenten > Tentamenuitslagen > Enkele tentamenuitslag kunt u daar de docentnaam ‘ophalen’ en een tentamenbriefje afdrukken. Als u tentamenbriefjes maakt voor een groep studenten, dan kunt u ervoor kiezen om de docentnaam af te drukken in het ‘submitscherm’ van Overzichten > Student-overzichten > Tentamenbriefjes > Tentamenuitslagen (vak en datum). De naam van de docent moet dan aanwezig zijn bij de tentamenuitslag van de student.

Hoe maak ik een uitslagen-overzicht zonder naam? Via de optie Overzichten > student-overzichten > tentamenuitslag-overzichten > anonieme tentamenuitslagen (als de uitslagen al ‘verwerkt’ zijn). Zijn de uitslagen nog niet verwerkt, en heeft u al wel in de kandidatenlijst de uitslagen staan dan kunt u het volgende overzicht maken: Overzichten > student-overzichten > tentamenkandidaat-overzichten > (anonieme) tentamenkandidaten. C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 10 ICS /FB, 11-3- 2002

Hoe wijzig ik de studielast als deze voor een student afwijkt van de gewone studielast? Dit kunt u via verschillende opties doen: Studenten > Tentamenuitslagen > Tentamenuitslag per vak. OF Studenten > Tentamenuitslagen > Tentamenuitslagen standaardvak OF Studenten > Tentamenuitslagen > Controle tentamenuitslagen (de laatste optie is alleen te gebruiken als er sprake is van gebruikers met controlekode 1 en gebruikers met controlekode 2 binnen een administratie; zijn er alleen gebruikers met controlekode 2, dan is deze laatste functie altijd ‘leeg’ omdat alle tentamenuitslagen direct controlekode 2 hebben). Hoe kan ik ervoor zorgen dat bij de verwerking van tentamenkandidaten onvoldoendes blijven staan? Bij het verwerken van tentamenkandidaten (studenten > tentamenkandidaten > verwerken tentamenkandidaten ) staat standaard ingevuld dat onvoldoendes NIET blijven staan (Onvoldoendes bewaren? N ). Als de onvoldoendes bewaard moeten blijven (b.v. om te kunnen zien wie de herkansing kam gaan doen), moet deze parameter op J worden gezet. Hoe verwijder ik een tentamenuitslag? Een enkele tentamenuitslag kan worden verwijderd via de functie Studenten > tentamenuitslagen > tentamenuitslagen standaardvak (Rij verwijderen en met F10 verwijdering bevestigen). Meerdere uitslagen kunnen worden verwijderd via de functie Studenten > tentamenuitslagen > tentamenuitslagen per vak. In het detail-scherm (onderste scherm), kan met F7 gezocht worden op een bepaalde tentamendatum. (Rijen verwijderen afsluiten met F10 om de verwijderingen te bevestigen). Een tentamenuitslag voor een individueel vak verwijdert u op dezelfde manier, maar dan op scherm: studenten > tentamenuitslagen > tentamenuitslagen individueel vak (ga op het betreffende vak staan met de cursor). Let op: u heeft hiermee nog niet de omschrijving van het individuele vak verwijderd! Dit kunt u doen door op het scherm waar de tentamenuitslag is verwijderd op de knop ‘individuele vakken’ te drukken en daar het vak te verwijderen (of via studenten > tentamenuitslagen > individuele vakken). Welk overzicht kan ik sturen naar studenten om een overzicht te geven van tentamenuitslagen? Er is een overzicht met tentamenuitslagen dat in een vensterenvelop past: Overzichten > studentoverzichten > tentamenuitslag-overzichten > Uitslagen voor vensterenvelop. Dit overzicht kan van een student of van een groep worden gemaakt. Let op: bij de ‘Vakken tellen mee van’ staat standaard I (instelling) ingevuld; dit betekent dat ook resultaten die door andere opleidingen zijn ingebracht op het overzicht terecht komen; als u dit niet wilt, moet u dit veranderen in A (Administratie). Wat is het verschil tussen controlecode 1 en 2 en waarvoor dienen deze codes? Ingevoerde resultaten controleren en indien accoord van controlecode 2 voorzien is alleen aan de orde wanneer er binnen een administratie voor gekozen is voor het onderscheid tussen het invoeren van de resultaten (met controlecode 1) en het controleren van de resultaten (met controlecode 2). Via de optie Studenten/tentamenuitslagen/controle tentamenuitslagen worden de gegevens van tentamenuitslagen met controlekode 1 (ongecontroleerd) gecontroleerd.. Hier worden dus alleen ongecontroleerde uitslagen getoond. Deze functie is alleen bedoeld voor gebruikers met autorisatie voor controlekode ‘2’ (gecontroleerd). Als u deze kode niet heeft, zult u in deze functie geen uitslagen te zien krijgen (immers er zijn dan geen uitslagen met een controlekode die lager is dan uw controlekode). C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 11 ICS /FB, 11-3- 2002

Via deze functie kunnen tentamenuitslagen dus worden vrijgegeven (controlekode wordt 2, d.w.z. gecontroleerd); aangehouden (controlekode blijft 1); gewijzigd (controlekode wordt 2 na aanbrengen wijziging van gegevens). De navolgende gegevens kunnen nog worden gewijzigd: tentamendatum; tentamenresultaat; studielast: u kunt hier alleen de studielast van een vak voor een student wijzigen indien uw administratie hiertoe is geautoriseerd door middel van de administratie-parameter TUST = J. Door middel van het aanvinken van het veld OK wordt na opslaan de status van de tentamenuitslag van ongecontroleerd naar gecontroleerd gezet. Door het weghalen van het vinkje blijft de status van de tentamenuitslag ongecontroleerd. Let op: Bij het opstarten wordt al bij alle uitslagen standaard een kruisje gezet. Bij twijfel moet dus het resultaat worden ontvinkt. Denk eraan op het onderste record te gaan staan. Bij controle van veel resultaten via page down onder aan het scherm gaan staan alvorens te bevestigen met F10. Studenten kunnen via UTWIST alleen uitslagen zien die controlecode 2 hebben. Dit zijn de “gecontroleerde” uitslagen.



STUDIEPROGRAMMA’S EN EXAMENS Hoe kan ik er voor zorgen dat een ‘eis’ betrekking heeft op alle vakken? Als bij een ‘eis’ in de functie Administratie>evaluatieprogamma>eisen geen ‘blok’ wordt opgenomen, betekent dit dat de geformuleerde eis betrekking heeft op alle vakken in het studieprogramma. De gebruikers die met BASIS werkten, gebruikten hiervoor blok ‘A’; dit blok heeft dus geen betekenis meer in ISIS S&S.

Kan ik een blok gebruiken zonder daarvoor een eis te definieren? Dat kan wel. Het is echter wel zo dat als er een blok is gedefinieerd, maar er is geen eis geformuleerd die op dat blok betrekking heeft, er voor dat blok geen berekeningen plaatsvinden zoals het gemiddelde en het aantal voldoendes! Hoe kopieer ik een studieprogramma en eisenpakket naar een nieuw studieprogramma? Dit gaat via de functie Administratie > Evaluatieprogramma > kopieren studieprogramma. U dient een studieprogramma op te geven; automatisch worden ook de blokken, vakken in het studieprogramma, kopteksten en blokvakken, gekopieerd. Er kan worden aangegeven of de eisenpakketten ook gekopieerd moeten worden. In dat geval worden de eisenpakketten, somblokken, prestatienivo’s en eisen, die bij het studieprogramma horen, gekopieerd. Verder kunt u ‘aanpassingen’ kopiëren en dat betekent dat de studentafhankelijke vakken, de individuele blokvakken en de individuele studieprogramma-mutaties mee worden gekopieerd; dit is meestal alleen nodig als het ‘oude’ programma vervalt en de bijbehorende studenten met al hun gegevens bij het nieuwe programma moeten gaan horen. N.B. als u eisenpakketten meekopieert, dan kunt u geen nieuwe kode opgeven voor de nieuwe eisenpakketten; u moet dit dan als volgt doen: Ga naar administratie > evaluatieprogramma > kopiëren eisenpakket Vul het nieuwe studieprogramma in. Kies het eisenpakket dat u wilt kopiëren en vul daaronder de nieuwe kode voor het eisenpakket in. Tot slot moet u dan niet vergeten het ‘oude’ eisenpakket in het nieuwe studieprogramma te verwijderen via Administratie > evaluatieprogramma > eisenpakketten. Vraag het ‘oude’ eisenpakket op en verwijder dit. Hoe kan ik een Engelstalige cijferlijst maken? Via de optie Overzichten>Student-overzichten>Evaluatie-overzichten>Bulbijlage. Achter het woord Taal moet u ‘E’ (Engels) opgeven. U moet natuurlijk eerst Engelse vaknamen opnemen bij de vakken via optie Administratie>Vakken >Standaardvakken. Ook bij de individuele vakken kunt u een Engelse vaknaam opgeven (optie Studenten>tentamenuitslagen>individuele vakken; onderaan dit scherm kunt u de Engelse vaknaam invoeren). Let op: de kopteksten zijn in het Nederlands; bij het aanvragen van dit overzicht kunt u het beste een N (Nee) opgeven bij ‘Afdrukken kopteksten’. Het judicium is ook in het Nederlands; u kunt tijdelijk het betreffende judicium een Engelse naam geven. Een andere optie is het maken van een geheel Engelstalig evaluatie-programma (met Engelse kopteksten en prestatienivo’s (judicia)).


Is er speciaal cijferlijsten-papier beschikbaar? Ja, het ‘cijferlijsten’papier dat bekend is bij de BASIS-gebruikers, is nog steeds te gebruiken (op te vragen bij de Help-desk). Overigens heet de cijferlijst in ISIS S&S ‘bulbijlage’ (optie Overzichten>Evaluatie-overzichten>Bulbijlage). Wilt u ander (b.v. faculteits)papier gebruiken, dan is een mogelijkheid het maken van een Word-macro om de gegevens uit ISIS S&S ‘om te zetten’. Een dergelijke macro wordt niet beschikbaar gesteld. Overigens is het speciale ‘examenuitslagpapier’ (bekend bij de BASIS-gebruikers) niet meer te gebruiken (een dergelijk overzicht bestaat niet in ISIS S&S). Welke opties kan ik instellen bij het maken van een cijferlijst? U kunt de volgende keuzes maken bij het afdrukken van de cijferlijst via de functie Overzichten>student-overzichten>evaluatie-overzichten>bulbijlage: • Kopteksten wel of niet afdrukken • Resultaten wel of niet afdrukken • De regel waar de ‘examendatum’ staat wel of niet afdrukken • Vanaf welk cijfer de vakken afgedrukt moeten worden (zo kunnen onvoldoendes worden weglaten) • Examendatum wel of niet vullen • Studiepunten wel of niet afdrukken • Vakuitslagen sorteren op vaknaam, vakkode of tentamendatum (binnen de gegroepeerde kopteksten, als deze worden gebruikt). N.B. een bulbijlage kan alleen gemaakt worden als bij de evaluatie is opgegeven dat het een ‘examenevaluatie’ betreft en de examendatum is ingevuld.

Hoe maak ik een overzicht van verplichte vakken die een student nog niet gehaald heeft? De verplichte vakken binnen een studieprogramma moeten in 1 blok worden gezet (Administratie > evaluatieprogramma > blokken om een blok te definiëren en Administratie > evaluatieprogramma > blokvakken om alle verplichte vakken in dit blok te zetten). Daarna moet in het scherm Administratie > evaluatieprogramma > eisenpakketten achter de zinsnede ‘Verplicht blok’ het betreffende blok worden geselecteerd. Vervolgens kan (na een evaluatie) het overzicht Overzichten > student-overzichten > evaluatieoverzichten > vakuitslagen worden gemaakt van een groep of van een student. Onder het kopje ‘nog niet afgelegde vakken’ worden de nog niet afgelegde vakken getoond.

Wat is een handig overzicht voor de examencommissie? Via de optie Student-overzichten>Evaluatie-overzichten>Examenuitslagen met examendoel krijgt u een handzaam overzicht van een groep studenten met hun uitslagen. Via de optie Student-overzichten>Tentamenuitslag-overzichten>Tentamenmatrix kunt u een ‘matrix’ maken van een groep studenten met de uitslagen van een groep tentamens (voorwaarde hiervoor is dat een ‘vakkenlijst’ is gedefinieerd; deze lijst bevat alle vakken die u in de matrix wilt zien; een vakkenlijst maakt u via de optie Administratie > Vakken > Vakkenlijsten); de matrix is alleen handig als het vaste tentamens betreft, zoals bij de propedeuse.


Hoe leg ik individuele vakken vast? U kunt uitslagen voor een individueel vak vastleggen via de optie Studenten>Tentamenuitslagen>Individuele vakken (definiëren van het vak); u kunt op dit scherm via de knop ‘tentamenuitslagen’ ook de uitslag invoeren (dit kan ook via de optie Studenten>Tentamenuitslagen>Tentamenuitslagen individueel vak). U kunt vervolgens dit vak koppelen aan een studieprogramma via de functie Studenten>Evaluatie e.d.>studentafhankelijke vakken in stpr. U kunt er ook voor kiezen om ze pas later (bij de evaluatie voor een examen, als een student gaat afstuderen) te koppelen aan een studieprogramma via de optie Studenten>Evaluatie e.d.>Zwervende vakken. LET OP: van een vak dat is afgelegd bij een andere opleiding van de Universiteit Leiden, mag het tentamenresultaat niet nogmaals worden vastgelegd; de resultaten zijn gewoon zichtbaar en u hoeft ze alleen te koppelen aan het studieprogramma; u hoeft ze dus ook niet als individueel vak vast te leggen. Hoe kan ik een ‘zwervend vak’ dat ik gekoppeld heb aan een student, weer ‘ontkoppelen’? Dit kan via de functie Studenten > Evaluatie e.d. > studentafhankelijke vakken in stpr. Hierin met F7 studieprogramma, student en vak (=vakkode) invullen, met F8 opvragen en vervolgens de gegevens verwijderen. Verwijdering bevestigen met F10. Vult u geen vakkode in, dan kunt u door alle gekoppelde vakken bladeren met de Page Down knop tot u het betreffende vak gevonden hebt. Hoe zet ik individuele vakken over van het ene studieprogramma naar een ander? Individuele vakken die gekoppeld zijn aan een bepaald studieprogramma, kunnen gewoon gekoppeld worden aan een ander studieprogramma. Ze hoeven dus niet eerst te worden ‘ontkoppeld’ van het ‘oude’ studieprogramma. (Ontkoppelen kan wel via functie Studenten>Evaluatie e.d. >studentafhankelijke vakken in stpr. Hierin vak oproepen en met ‘rij verwijderen’ het vak ontkoppelen; vergeet niet op F10 te drukken om de verwijdering definitief te maken). Hoe leg ik vast dat vakken in een studieprogramma elkaar kunnen ‘vervangen’? Het is mogelijk om vakken in een studieprogramma in de functie administratie> evaluatieprogramma > vakken dezelfde ‘verwijskode’ te geven. De verwijskode wordt gebruikt om aan te geven dat slechts een van de vakken die door eenzelfde verwijskode gekenmerkt worden behaald hoeft te worden. Van vakken die door dezelfde verwijskode gekenmerkt worden telt ook altijd maar één vak mee. De verwijskode hoeft niet eerst ‘gedefinieerd’ te worden; u kunt gewoon een kode (van maximaal 4 posities) intypen bij de betreffende vakken. Hoe kun je voor een student een vak uit het studieprogramma laten vervallen? Via de functie studenten > evaluatie > studieprogramma mutaties kunt u vakken opnemen die door een bepaalde student niet afgelegd hoeven te worden. Als voor een vak in een studieprogramma een ‘individuele studieprogrammamutatie’ aanwezig is, dan wordt bij de evaluatie van deze student de lijst van vakken in het studieprogramma zo aangepast dat dit vak daar niet meer in voorkomt. Als de student in plaats van het ‘vervallen vak’ een ander vak aflegt, kan dit worden vastgelegd via de functie student>evaluatie e.d.>studentafhankelijke vakken in stpr. (zie voorgaande paragraaf ‘hoe leg ik individuele vakken vast’ en de ‘procedures tentamens’ in de ‘Handleiding procedures ISIS S&S’).

Wat gebeurt er als ik een evaluatie doe zonder de examendatum in te vullen? In dat geval wordt er geen ‘prestatienivo’ berekend. Wel kun je zien hoeveel procent van de studiepunten behaald is, of er aan de eisen is voldaan e.d. C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 16 ICS /FB, 11-3- 2002

Kan ik zien hoever een student in een programma is, zonder een evaluatie te doen? Ja, dat kan via het overzicht Overzichten > student-overzichten > evaluatie-overzichten > tentamenuitslagen bij stpr. Wel moet, indien van toepassing, de functie ‘zwervende vakken’ zijn uitgevoerd.

Wat betekent de kolom ‘pct’ bij de ‘blokuitslagen’ van de evaluatie-uitslagen? In de functie administratie > evaluatie-programma > studie-programma > blokken kun je het aantal studiepunten opnemen dat in dat blok behaald kan worden. In dat geval wordt, (na een evaluatie) bij de ‘blokuitslagen’ in de kolom ‘pct’ weergegeven hoeveel procent hiervan door de student is behaald. Heb je bij een blok geen studiepunten ingevuld, dan komt er bij een student in deze kolom altijd ‘999’ te staan. Hoe kan ik een ‘definitieve’ examenuitslag weer ongedaan maken? Via de optie studenten>evaluatieuitslagen>status examenuitslagen moet de status van een examen weer op C (concept) worden gezet (F10 om te bevestigen). Daarna kan de examenuitslag helemaal verwijderd worden via de optie studenten>evaluatieuitslagen>examenuitslagen.(Rij verwijderen en met F10 verwijdering bevestigen). Let op: als het examen al is ‘doorgegeven’ aan ISIS I&D, neem dan contact op met de Helpdesk. Hoe zet ik examens ‘klaar’ voor ISIS I&D? Als u studenten heeft ‘geëvalueerd’ en ze hebben een ‘definitieve examenuitslag’, dan moet u via de optie Studenten>Diversen>Aanmaken Examenaanvragen de examens klaarzetten voor ISIS I&D. (n.b. de optie ‘Examenaanvragen’ is NIET de goede optie; deze optie staat boven de optie ‘Aanmaken Examenaanvragen). De aldus klaargezette examens worden wekelijks in ISIS I&D ingelezen. Voert u deze aktie niet uit, dan worden de examens niet in ISIS I&D ingelezen! Er is een apart document ‘Handleiding procedures ISIS S&S’ waarin u een ‘procedure-overzicht’ mbt examens kunt vinden waarin alle stappen zijn weergegeven.

Hoe kan ik uittesten of een examenaanvraag voor ISIS I&D correct is? Een examen moet als laatste stap worden doorgegeven aan ISIS I&D (Inschrijvingen); dit wordt een ‘examenaanvraag’ genoemd. Om te controleren of een examen niet wordt afgekeurd (en dus niet in ISIS I&D terecht komt), kan er een ‘proefverwerking’ worden uitgevoerd. Er wordt dan alleen een ‘papieren’ uitvoer geproduceerd, er wordt geen database-bewerking gedaan. In de proefverwerking wordt gecontroleerd of tijdens alle tentamenuitslagen en op de examendatumeen geldige inschrijving aanwezig is. Een proefverwerking gebeurt alleen voor studenten met een Definitieve examenuitslag (Status = D), waarvoor de stap ‘aanmaken examenaanvragen’ is uitgevoerd (zie ‘procedure examens’ in de ‘Handleiding procedures ISIS S&S’). Een proefverwerking wordt gestart via Overzichten > student-overzichten > diverse studentoverzichten > proefverwerking examenaanvragen. U kunt echter ook een andere functie gebruiken die nagaat of (van een student of van een groep), er resultaten zijn, die zijn behaald op een datum waarop de student niet ‘examenbevoegd’ was; d.w.z. niet gerechtigd om tentamen te doen. Dit gaat via: overzichten > student-overzichten > tentamenuitslag overzichten > tentamenuitslagbevoegdheid. Bij dit overzicht wordt C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 17 ICS /FB, 11-3- 2002

alleen gecontroleerd op tentamens en niet op een eventueel aanwezige examendatum; u kunt dit overzicht maken zonder dat er sprake is van een examen(datum). Hoe controleer ik of een examen ‘klaar’ staat voor ISIS I&D? Dat gaat via Studenten > diversen > examenaanvragen. Als u via een evaluatie uitslagen heeft berekend, vul dan hier alleen het ‘examendoel’ in. Op het onderste deel van het scherm kunt u met F7 een examendatum invullen om zo alleen studenten met een bepaalde examendatum te selekteren. Ook kunt via ‘status’ zoeken: een examen dat ‘klaar’ staat voor ISIS I&D heeft als status D (definitief) of 2 (doorloop tweede stap).

Hoe controleer ik of een examen is ‘verwerkt’ in ISIS I&D? Elke nacht worden de aangeboden examens in ISIS I&D verwerkt. Om te zien of ze daadwerkelijk zijn verwerkt zijn er diverse mogelijkheden: Studenten > inschrijving > raadplegen examens I&D. Of via Studenten > Raadplegen stamkaart (druk op knop ‘examens’). Of via Studenten > diversen > examenaanvragen (vul alleen examendoel in; als de ‘status’ op K (Klaar) staat, is het examen in ISIS I&D verwerkt; op het onderste gedeelte van het scherm kan met F7 op datum worden gezocht). Als op dit laatste scherm het examen de status ‘A’ heeft, is het examen afgewezen. Dit kan diverse oorzaken hebben: de student heeft een tentamen afgelegd op een datum dat hij/zij niet stond ingeschreven; de examendatum is op een datum dat de student niet staat ingeschreven; de verkeerde ‘examendoelkode’ is gebruikt (student staat voor een ander examendoel ingeschreven).

Wat doe ik als een examenaanvraag is ‘Afgewezen’? Als er tentamens zijn afgenomen in een periode dat de student niet stond ingeschreven, zal de Centrale Studentenadministratie het examen zelf in ISIS I&D moeten zetten. Dit geldt ook als de examendatum valt in een periode dat de student niet stond ingeschreven (voor het examen wordt zowel aktiefkode 4 als aktiefkode 5 beschouwd als ‘ingeschreven’). Hiertoe zal overleg plaatsvinden tussen de Centrale Studentenadministratie en de opleiding. Als een verkeerde ‘examendoelkode’ is gehanteerd, moet de ‘examenaanvraag’ die is ‘afgewezen’ eerst verwijderd worden via studenten > diversen > examenaanvragen. Vraag op met F7, examendoelkode invullen, en met F8 de examenaanvragen laten tonen. Zoek de betreffende student op (in het onderste ‘detailscherm’ kan ook met F7 gezocht worden, b.v. op datum of naam) en verwijder de examenaanvraag. Voor de student moet dan een nieuwe examenaanvraag worden ingevoerd met de juiste examendoelkode. Soms is een aanvraag afgewezen omdat de examendatum in de toekomst ligt.

Hoe zorg je ervoor dat een ‘examenaanvraag’ niet naar ISIS I&D wordt overgeheveld? Als uit een ‘proefverwerking examens’ blijkt dat een examenaanvraag van een student wordt afgekeurd, omdat u b.v. een examendatum heeft ingevuld waarop de student niet is ingeschreven, kunt u de aanvraag weer verwijderen. Ook als u ontdekt een fout te hebben gemaakt, b.v. een verkeerde examendatum, kunt u een examenaanvraag verwijderen. Verwijderen gaat het snelst op het volgende scherm: Studenten > diversen > examenaanvragen. Door op dit scherm het betreffende ‘examendoel’ in te vullen, ziet u alle examenaanvragen staan die bij dit examendoel horen (vul studieprogramma en eisenpakket niet in, als de examenaanvraag via een evaluatie tot stand is gekomen). Door op de betreffende student te gaan staan en de rij te C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 18 ICS /FB, 11-3- 2002

verwijderen, wordt de examenaanvraag niet naar ISIS I&D overgeheveld. De examenuitslag in ISIS S&S blijft echter wel bestaan! Om gegevens hierin te veranderen, moet u de examenuitslag eerst op Concept zetten (studenten > evaluatie-uitslagen > status examenuitslag) en vervolgens kunt u de examenuitslag (in ISIS S&S) wijzigen of verwijderen (via studenten > evaluatieuitslagen > examenuitslagen). Vervolgens kunt u het examen met de juiste gegevens weer klaar zetten via studenten > diversen > aanmaken examenaanvragen. De examenaanvragen uit ISIS S&S worden elke nacht in ISIS I&D gezet; ontdekt u een fout nadat de examenaanvraag al verwerkt is, dan moet u, naast bovengenoemde akties, ook contact opnemen met de Centrale Studenten Administratie ([email protected]); daar moet namelijk het examen uit ISIS I&D worden verwijderd voordat het opnieuw kan worden aangeboden. Hoe verwijder ik een examenuitslag in ISIS S&S? De examenenuitslag moet op Concept staan; als dit niet het geval moet deze op Concept worden gezet via de optie Studenten > evaluatieuitslagen > Status examenuitslagen. Roep het programma op en zet een C in de kolom ‘Status’ bij de betreffende student. Verwijder vervolgens de examenuitslag via de optie Studenten > evaluatieuitslagen > examenuitslagen.Roep het programma en de student op en doe Shift-6; bevestig met F10. Let op: als het examen al is doorgegeven aan ISIS I&D, neem dan ook contact op met de Centrale Studenten Administratie, zodat dit ook daar verwijderd kan worden.

Hoe geef ik een examen rechtstreeks door aan I&D? Zet het examen klaar voor Isis I&D (voor alle veiligheid zo snel mogelijk na het examen) Ga naar Studenten/diversen/examenaanvragen. Met F7 in de zoekfunctie zetten. Vul in: Examendoel: vul opleidingscode in, tab naar het volgende veld kies of 05 (propedeusebachelor), 10 (propedeuse), 15 (bachelor) , 30 (doctoraal), 35 (master). Met F8 zoekfunctie uitvoeren. Als je niet weet welke code je moet gebruiken ga dan naar Studenten/Inschrijving/Raadplegen inschrijvingen. Met F7 in zoekfunctie zetten, vul studentnummer in en voer zoekactie uit met F8.Kijk naar oPl.kode en ex.type. De opleidingskode moet in het eerste veld achter “examendoel” en extype in het tweede veld achter examendoel. Vul dan het onderste deel in: Student: studentnummer (dan wordt de naam ingevuld) Examendatum: datum examen Status: D (= definitief) Judicium G (= geslaagd) Bul maken J. De laatste drie velden staan al ingevuld, als het goed is, en hoeven dus niet te worden aangepast. Druk op F10 als het klaar is. Doe een proefverwerking om controle vooraf te kunnen doen. Dit gebeurt alleen voor studenten met een Definitieve examenuitslag (Status = D), waarvoor de stap ‘aanmaken examenaanvragen’ is uitgevoerd. Een proefverwerking wordt gestart via Overzichten > student-overzichten > diverse student-overzichten > proefverwerking examenaanvragen. Een examen dat op deze manier is klaargezet voor Isis I&D wordt ’s nachts verwerkt. Controleer of het examen verwerkt is de volgende dag via Studenten/inschrijving/raadplegen examen I&D. Doe F7, vul het studentnummer in, doe F8 en kijk of het examen er staat. Zo niet, neem contact op met functioneel beheer.


OVERZICHTEN EN BESTANDEN Hoe kan ik zelf tekst aan overzichten toevoegen of overzichten veranderen? Voor sommige overzichten is het mogelijk bepaalde regels wel of niet af te drukken of eigen tekstregels toe te voegen. Hier is een aparte handleiding voor beschikbaar (handleiding administratieparameters; alleen de lokaal gegevens beheerder (LGB) kan deze parameters aanpassen). Daarnaast kan vaak op het ‘submitscherm’ voor een overzicht nog worden aangegeven of bepaalde gegevens wel of niet afgedrukt moeten worden (b.v. de bulbijlage kan met of zonder studiepunten, met of zonder tentamendatum e.d. worden afgedrukt). Hoe zorg ik ervoor dat een overzicht niet geprint wordt? Vaak is het handig om een overzicht eerst te bekijken voordat het geprint wordt, om te controleren of alles juist is. Dit kan als volgt: Bij het maken van een overzicht staat onderaan de printer genoemd waar het overzicht geprint zal worden. Door hier de cursor te plaatsen, kunt u kiezen voor de optie ‘niet printen’ (1e optie in het rijtje). Hoe stel ik, bij het maken van een overzicht, S&S snel in op niet-printen? Op elk scherm waar overzichten worden ‘aangevraagd’, staat onderaan de tekst: Afdrukken op: Door in het vakje hierachter te klikken en een liggend streepje (-) te typen, wordt de optie - niet printen – gekozen. Mocht blijken dat u erg veel jobs aanmaakt die u niet wilt printen, dan kunt u in het menu Bewerken -> Voorkeuren aangeven dat u standaard geen printer wilt gebruiken. Let op: u kunt dan niet meer printen bij ‘raadplegen stamkaart’ en ook de knop ‘tentamenbriefje’ op enkele schermen, om een tentamenbriefje te printen werkt dan niet meer

Doe dat door zoals in bovenstaand voorbeeld (waar de printer nu HP_RF21 is) de printer te selecteren. Het is wel van belang om de naam van de printer te noteren, zodat u altijd weet wat de naam is van de printer die u gebruikt. Vervolgens verwijdert u deze door op of te drukken (het is niet mogelijk om uit dit keuzemenu de optie te kiezen, vandaar dat het op deze manier moet). U ziet de printernaam niet meer staan. Druk nu op OK. De volgende keren dat u een job aanmaakt staat de printer nu standaard op . U kunt e.e.a. weer herstellen door in het voorkeuren scherm op een later moment weer de eigen printer te kiezen.


Hoe maak ik snel een adressenlijst van de ‘aktieve’ studenten? Hiervoor is er een overzicht dat gemaakt kan worden zonder een selektie te doen: Overzichten > student-overzichten > Inschrijvingsoverzichten > adressenlijst. Eventueel kan nog een opleidingskode en/of examentype worden ingevuld. Welke overzichten kan ik in het Engels laten afdrukken? Als de engelse vaknamen zijn ingevoerd, kunnen de volgende overzichten in het Engels worden afgedrukt: Overzichten > Student-overzichten > Inschrijvingsoverzichten > Engelse bulbijlage (dan moeten de omschrijvingen en de kopteksten in het studieprogramma ook in het Engels zijn gesteld!) Overzichten > Student-overzichten > uitslagen voor vensterenvelop (invullen: Taal = E) Overzichten > Student-overzichten > voortgangsoverzicht (invullen: Taal = E) Welke gegevens kan ik vanuit een bestand importeren in ISIS S&S? U kunt een groep studenten inlezen in ISIS S&S via de optie Studenten > (Werk)groepen > Inlezen groep. Dit bestand moet op een willekeurige plaats het studentnummer (7 cijfers) bevatten (in het scherm moet worden opgegeven op welke het studentnummer begint) U kunt tentamenkandidaten inlezen via de optie Studenten>Tentamenkandidaten>Inlezen bestand kandidaten. U kunt tentamenresultaten inlezen via de optie Studenten>Tentamenuitslagen>Laden tentamenuitslagen. Zie voor meer informatie het betreffende help-scherm. Welke gegevens kan ik uit ISIS S&S naar mijn pc in een bestand overladen? U kunt overzichten op uw pc zetten in JCS via de optie Bestand>Voorvertonen en daarbinnen Bewaren als… Let op: deze overzichten bevatten nog de opmaak uit ISIS; als u b.v. een ander lettertype kiest, komt het overzicht ‘schots en scheef’ er uit te zien. U kunt een bestand van tentamenkandidaten maken (optie Studenten>Tentamenkandidaten >Bestand kandidaten maken. Let op: u kunt dit bestand vooralsnog niet opnieuw inlezen om b.v. uitslagen in te lezen; ; hier wordt aan gewerkt.

U kunt tenslotte bij diverse overzichten ook een (plat) bestand aanmaken, dwz een bestand zonder opmaak, dat daardoor gemakkelijk kan worden ingelezen in b.v. Excel; deze bestanden kunnen op de pc worden vastgelegd via JCS Bestand>Voorvertonen en dan Bewaren als… De bestanden bevatten alleen de gegevens, dus geen kopteksten, paginanummers, lijnen e.d. Bij de volgende overzichten kan worden opgegeven dat een plat bestand gemaakt moet worden: Overzichten>student-overzichten>Inschrijvingsoverzichten>Personalia extra Overzichten>student-overzichten>Inschrijvingsoverzichten>I&D examens Overzichten>student-overzichten>Tentamenuitslag-overzichten>tentamenuitslagen mutaties Overzichten>student-overzichten>Tentamenuitslag-overzichten>tentamenmatrix Overzichten>student-overzichten>Tentamenuitslag-overzichten>tentamensuitslagen Overzichten>student-overzichten>Tentamenuitslag-overzichten>vak met tentamensuitslagen Selecties>selectieoverzichten (1)>adresetiketten Selectie>Selectieoverzichten(2)>tentamenuitslagen (alle) Overzichten mbt statistiek. C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 21 ICS /FB, 11-3- 2002

Layout van de ‘platte bestanden’ Lay-out ‘personalia extra’ Positie Rubriek 1 Geslacht (M/V) 3 t/m 9 Studentnummer 11 t/m 54 Achternaam, voorletters, voorvoegsels (na Achternaam een komma) 55 t/m 64 Telefoonnummer studie-adres 69 Aard opleiding (V=Voltijd, D=Deeltijd, L=Duaal) 72 t/m 88 Soort inschrijving (student, extraneus e.d.) 90 t/m 95 Kode ‘examendoel’ (kode opleiding + kode examentype) 97 t/m 106 Omschrijving van de opleiding 108 t/m 110 Omschrijving van het examentype (b.v. doct, prop) 112 t/m 156 Straat en huisnummer studie-adres 158 t/m 163 Postkode studie-adres 165 t/m 188 Plaatsnaam studie-adres 190 t/m 203 Land 205 t/m 214 Geboortedatum 216 t/m 238 Geboorteplaats 240 Type beurs (P=Prestatie, T=Tempobeurs) 242 t/m 245 1e jaar studiefinanciering. Lay-out ‘I&D examens’ Positie Rubriek 1 t/m 7 Studentnummer 9 t/m 52 Achternaam, voorletters voorvoegsels, (na achternaam een komma) 54 t/m 59 kode ‘examendoel’ (kode opleiding + kode examentype) 65 t/m 104 Omschrijving ‘examendoel’ 106 t/m 115 Datum examen 117 Judicium (b.v. G = Geslaagd) 123 t/m 132 Aanvraagdatum examen Lay-out ‘tentamenuitslagen mutaties’ Het tekstbestand bevat dezelfde gegevens als die van het overzicht. De posities zijn als volgt: Positie 1 t/m 7 9 t/m 54 56 t/m 60 62 t/m 91 93 t/m 102 104 t/m 106 108 t/m 110 112 t/m 116 118 t/m 147 149 t/m 167

Rubriek Studentnummer Studentnaam Vakkode Omschrijving vak Tentamendatum Resultaat Voldoende (J/N) Aantal studiepunten Muteerder Mutatiedatum/tijd

De velden zijn gescheiden door een spatie. Lay-out ‘tentamenmatrix’ Positie Rubriek (1e regel: de vakkodes ) 37 t/m 44 vakkode 1 46 t/m 55 vakkode 2 (etc. afhankelijk van het aantal vakken) C:\Documents and Settings\sa-livecycle\Local Settings\Temp\pdfg-sa-LiveCycle\5c\5712-c1346a-8bc35c-9748822193d0-476ca3\faqisisss.doc 22 ICS /FB, 11-3- 2002

(2e en volgende regel:) 1 t/m 7 studentnummer 11 t/m 36 achternaam, voorletters voorvoegsels (na achternaam een komma) 37 t/m 39 cijfer 38 t/m 40 cijfer (etc. afhankelijk van het aantal vakken) Layout 'tentamensuitslagen' Gegeven Studentnummer Studentnaam Vakkode Administratiekode (van de tentamenuitslag) Vaktype: S(tandaardvak) of I(ndiv. vak) Vaknaam Studielast (9990.9) Aanvullende gegevens Tentamendatum (DD-MM-JJJJ) Resultaat Controlekode Docentnaam

Positie 1- 7 8 - 75 76 - 83 84 - 87 88 - 88 89 - 118 119 - 125 126 - 215 216 - 225 226 - 228 229 - 229 230 - 284

Lengte 7 68 8 4 1 30 6 90 10 3 1 55

Layout 'Vak met tentamenuitslagen' Gegeven Vakkode Vakomschrijving Additionele gegevens Studentnummer Naam Datum (DD-MM-JJJJ) Resultaat

Positie 1- 8 9 - 38 39 - 128 129 -135 136 -179 180 - 190 191 - 193

Lengte 8 30 90 7 44 11 3

Layout 'adresetiketten' Gegeven Studentnummer Naam Straat Woonplaats Land

Positie 1- 7 8 - 74 75 - 119 120 - 174 175 - 189

Lengte 7 67 45 55 15

Layout ‘tentamenuitslagen alle’ Positie Rubriek 1 t/m 7 Studentnummer 9 t/m 51 Achternaam, voorletters voorvoegsels (komma na achternaam) 52 t/m 60 Vakkode 62 t/m 65 Administratiekode 67 Type vak (S=Standaardvak, I=Individueel vak) 69 t/m 98 Omschrijving vak 100 t/m 103 Kode vakeenheid 109 t/m 111 Studielast 113 t/m 122 Datum tentamen 124 t/m 126 Resultaat


BEGRIPPEN IN ISIS S&S Blok

Een verzameling vakken bij een studieprogramma. Door vakken in een ‘blok’ te zetten, kunnen er aparte ‘eisen’ aan worden gesteld. Blokvak Een vak dat in een blok voorkomt Bron-administratie De administratie waar een tentamenuitslag wordt vastgelegd. Controle-kode Een gebruiker kan controle-kode 1 of 2 hebben. Een gebruiker die controlekode 1 heeft en tentamenuitslagen invoert, creeert tentamenuitslagen met controle-kode 1 (ongecontroleerd); een gebruiker met controle-kode 2 heeft tot taak de ‘ongecontroleerde’ uitslagen te ‘controleren’ waarna deze controle-kode 2 krijgen (‘gecontroleerd’). Doel-administratie De administratie die gebruik maakt van een tentamenuitslag die bij een andere administratie (de bron-administratie) is vastgelegd. Eis een norm waaraan een student moet voldoen, b.v. het behalen van een aantal studiepunten Eisenpakket De eisen die bij een studieprogramma horen; een studieprogramma kan verschillende eisenpakketten hebben. De combinatie van een studieprogramma en eisenpakket heet ‘Evaluatie-programma’ en had in BASIS de naam ‘Examenprogramma’. Evaluatie Het vergelijken van de resultaten van een student met de vastgelegde eisen in een studieprogramma + eisenpakket. Hiermee kan worden vastgesteld of een student ‘geslaagd’ is. Evaluatie-programma De combinatie van een studieprogramma en een eisenpakket aan de hand waarvan de voortgang van een student bepaald kan worden. Examendoel Kode van de opleiding (4 posities) en kode van het examentype (2 posities). B.v. 210010 = Geneeskunde propedeuse. Een student is altijd ingeschreven voor een ‘examendoel’. Examentype fase in de opleiding (propedeuse, doctoraal, artsopleiding, lerarenopleiding) Individueel vak Vak dat niet tot de ‘standaardvakken’ van een opleiding behoort. Meestal is dit een vak dat een student bij een andere instelling heeft gedaan. Individueel tentamenplan Hiermee kunt u een student voor meerdere tentamengebeurtenissen aanmelden. Kopteksten Teksten die als ‘kop’ in de bulbijlage verschijnen; door vakken te koppelen aan een koptekst, komen deze vakken onder de betreffende ‘kop’ op de bulbijlage (in BASIS heette dit ‘vakcategorie’). Prestatienivo een onderverdeling in examenuitslagen, waaraan een ‘judicium’ kan worden gekoppeld. Standaardvak Vak dat hoort tot het vakkenaanbod van een opleiding Status examenuitslag Een examenuitslag kan de status ‘concept’ of ‘definitief’ hebben; alleen een definitieve uitslag kan ‘verwerkt’ worden naar ISIS I&D. Studieprogramma een programma dat hoort bij een fase in de opleiding b.v. de propedeuse met de vakken, blokken en kopteksten die daar bij horen; een studieprogramma horen een of meerdere eisenpakketten. Tentamengebeurtenis Een vak dat op een bepaalde datum getentamineerd wordt. Vakkenlijst een verzameling vakken waarmee een ‘tentamenmatrix’ kan worden gemaakt en die ook wordt gebruikt in de statistiek-overzichten. Wachtlijst Een ‘tabel’ met studenten; als u bij een tentamengebeurtenis een ‘grens’ vastlegt v.w.b. het aantal deelnemers, worden studenten die zich aanmelden nadat deze grens is bereikt op de wachtlijst gezet. Zwervende vakken Vakken van een student die nog niet ‘gekoppeld’ zijn aan een studieprogramma + eisenpakket (zolang zwervende vakken nog niet gekoppeld zijn, tellen ze niet mee bij een evaluatie)


FUNCTIONEEL BEHEER EN FACULTAIR FUNCTIONEEL BEHEER Wat is de dienstverlening Functioneel Beheer? 1. Gebruiksbeheer Omschrijving Dienstverlening

De dienst gebruiksbeheer bevat de beheersprocessen die gericht zijn op de dagelijkse ondersteuning en monitoring van het gebruik van ISIS (I&D en S&S).

•

• • • • • • • • •

Het vervaardigen, beschikbaar stellen en onderhouden van handleidingen voor het gebruik en beheer van ISIS Het verzorgen en geven van opleidingen en trainingen aan gebruikers, alsmede het geven van instructies voor een correct systeemgebruik Afsluiten en onderhouden van een Service Level Agreement met de I-groep, waarin wensen en eisen tot hun recht komen t.a.v. serviceniveau’s, beveiliging, continuiteit, 1e lijns helpdesk, beschikbaarheid, servicewindow e.d. Het uitvoeren van het 2e lijns helpdeskproces ("incidentenbeheer") Vaststellen en bewaken van de regels en procedures rond autorisatie (wie mag wat?) en authenticatie (is men bevoegd?) voor ISIS. Vaststellen en bewaken van de regels en procedures rond het gebruik van de gegevens van ISIS (juridisch, interfaces naar andere systemen e.d.) Adviseren t.a.v. de Administratie Organisatie Deelname aan een periodiek gebruikersoverleg Zorgdragen voor de benodigde communicatie naar de gebruikers over ISIS via e-mail en een website Beheren van het beschikbare budget voor ISIS Vaststellen en bijhouden van een jaarkalender met daarin de jaarlijks terugkerende activiteiten rondom ISIS

2. Functionaliteitenbeheer Omschrijving De dienst functionaliteitenbeheer bevat de beheersprocessen die gericht zijn op het vernieuwen of wijzigen van de functionaliteit van ISIS (I&D en S&S) Dienstverlening • Jaarlijks opstellen van een projectenkalender waarin nieuwe projecten voor het betreffende jaar worden gepland • Voorbereiden en schrijven van wijzigingsverzoeken ten behoeve van nieuwe releases op basis van wensen en eisen vanuit de gebruikersorganisatie, wettelijke regelingen of technisch/functioneel noodzakelijke wijzigingen ("wijzigingsbeheer") • Opstellen van testplannen en i.s.m. gebruikers uitvoeren van acceptatietest bij de oplevering van nieuwe releases • Inrichten van projectorganisatie volgens de Prince 2 methodiek bij de invoering van buiten het budget vallende vernieuwingen • Adviseren aan eigenaar en gebruikers rond de verdere ontwikkeling van ISIS • Deelname aan landelijk ISIS-overleg met andere instellingen die ISIS gebruiken • Formuleren en verstrekken van verzoeken en opdrachten aan de I-groep ten behoeve van het beheer van ISIS Servicewindow De dienst is beschikbaar op universitaire werkdagen van 8.30 – 17.00


VRAGEN EN ANTWOORDEN ISIS S&S

Recommend Documents