Beleidsplan 2012 - 2013
Voorwoord Een nieuwe, frisse vereniging die bruist van interessante activiteiten en met een netwerk waar je op kunt bouwen. Dit is het beleidsplan van het eerste kandidaatsbestuur van Komma, want bij een nieuwe start horen niet alleen nieuw gezichten, maar ook een nieuwe naam. In dit beleidsplan omschrijven wij onze plannen tot en met december 2013. Wij delen graag met jou onze gedachten over de huidige situatie van je alumnivereniging en - nog veel belangrijker - onze visie op de toekomst van jouw alumnivereniging. Het begin is het belangrijkste deel van het werk; wij hopen samen met jou, (toegepast) onderwijskundige uit Twente, weer een mooie alumnivereniging met een heldere meerwaarde op te bouwen. Wij willen graag het laatste bestuur der ToPoS in de personen van Marcel, Joachim en Meike en actief leden Marieke, André en Norman bedanken voor hun hulp bij het inwerken en overdragen van bestuurstaken.
Kandidaatsbestuur Komma, Kim Evers Irene Steens Gaby Somers
Pagina 1 van 8
1. Inhoud Voorwoord ..................................................................................................................................................................... 1 2.
Structuur vereniging ............................................................................................................................................. 3 2.1.
Verdeling bestuursfuncties ........................................................................................................................ 3
2.2.
Commissies .................................................................................................................................................. 3
2.2.1. 3.
4.
Lidmaatschap ........................................................................................................................................................ 4 3.1.
Ledenadministratie ...................................................................................................................................... 4
3.2.
Contributie ................................................................................................................................................... 4
Communicatie met en naar leden ...................................................................................................................... 5 4.1.
Website ......................................................................................................................................................... 5
4.2.
Attenties ........................................................................................................................................................ 5
4.3.
Nieuwsbrief .................................................................................................................................................. 5
4.4.
Ledenwerving............................................................................................................................................... 5
4.4.1. 5.
KasCo .................................................................................................................................................. 3
Alumni (her)activeren via het alumnibureau van de UT ............................................................. 6
Activiteiten ............................................................................................................................................................ 7
Pagina 2 van 8
2. Structuur vereniging 2.1.
Verdeling bestuursfuncties
Doel:
Op een zo efficiënt en effectief mogelijke wijze de vereniging besturen en hierbij de statutaire verplichtingen nakomen.
In onderstaande tabel is weergegeven welke statutaire functies ieder bestuurslid zal vervullen. De taken die onder de verschillende functies vallen, kunnen door andere bestuurders overgenomen worden, indien dit gewenst of noodzakelijk blijkt. Het bestuurslid met de desbetreffende functie zal echter eindverantwoordelijk blijven. Naam Kim E. Evers Gaby G.M. Somers Irene E. Steens
Statutaire functie Voorzitter Penningmeester Secretaris & Schaduw Voorzitter
2.2.
Commissies
Doel:
Zoveel mogelijk leden een actieve bijdrage laten leveren aan de vereniging, zonder een verplichtend karakter te creëren.
Als bestuur zullen wij regelmatig activiteiten organiseren voor onze leden. Er leven genoeg ideeën bij (werkende) onderwijskundigen om interessante lezingen, trainingen en workshops te organiseren, maar er is weinig animo om plaats te nemen in een vaste commissie. Als bestuur willen wij stimuleren dat leden zelf activiteiten organiseren. Dit betekent dat leden zelf ideeën kunnen aandragen voor een activiteit, en daarbij (na goedkeuring door het bestuur) op hulp (financieel, faciliteiten, promotie, etcetera) kunnen rekenen vanuit het bestuur. Wanneer er weinig input blijkt te zijn vanuit de leden zal het bestuur leden benaderen en/of zelf activiteiten organiseren. 2.2.1. Doel:
KasCo Op de ALV van september 2012 een KasCommissie instellen.
In de statuten is wettelijk vastgelegd dat de ALV van ToPoS een kascommissie moet aanwijzen. In boekjaar 2011 en 2012 (tot en met augustus) is er binnen ToPoS geen KasCommissie aangesteld ter extra controle van de boekhouding. Om de continuïteit van de vereniging te garanderen en het bestuur te ondersteunen in financiële beslissingen is het zeer gewenst zo snel mogelijk een KasCommissie in te stellen.
Pagina 3 van 8
3. Lidmaatschap 3.1.
Ledenadministratie
Doel: Doel:
Op 1 januari 2013 bestaan er geen spookleden meer in de ledenadministratie. Alle personen die aanspraak maken op lidmaatschap en hier statutair gezien voor in aanmerking komen staan ingeschreven als lid. Er staan waar mogelijk actuele contactgegevens van leden in de ledenadministratie.
Doel:
De ledenadministratie zal de komende anderhalf jaar flink bijgewerkt worden. Op dit moment zijn er nog veel mensen lid van de vereniging zonder dat zij contributie hebben betaald in het boekjaar 2011 en 2012 (tot en met augustus) en van wie onbekend is of zij nog lid willen zijn. De ‘spookleden’, leden die nog wel ingeschreven staan, maar geen lid meer willen zijn, zullen worden uitgeschreven. Verder zal iedereen die in het afgelopen jaar aangegeven heeft lid te willen worden ook daadwerkelijk ingeschreven worden. Om het ledenbestand in de toekomst zo veel mogelijk up to date te houden, zal het administreren eenvoudiger gemaakt worden. Dit gebeurt danwel door aanpassing van het bestaande systeem, danwel door uitbesteding aan derden. Het zal voor leden mogelijk blijven om zich in- en uit te schrijven via een formulier op de website. De secretaris zal automatisch een e-mailbericht ontvangen met hierin het volledig ingevulde formulier. Op deze manier wordt onvolledigheid en incorrectheid in gegevens van leden voorkomen. Tevens zullen leden via een soortgelijk online formulier wijzigingen in hun persoonsgegevens door kunnen geven. In de nieuwsbrief (zie paragraaf 4.3) zullen leden hieraan herinnerd worden.
3.2.
Contributie
Doel:
€0,- contributie totdat het saldo de minimumgrens van €10.000,- bereikt heeft. Per ALV zal een update van de stand van zaken worden gegeven en deze beslissing heroverwogen worden.
Op het moment van schrijven heeft ToPoS een aanzienlijk eigen vermogen, dat voor een grotendeels opgeslagen ligt in de zakelijke spaarrekeningen van de vereniging. Dit geld is door leden ingelegd om voor leden relevante activiteiten te ontwikkelen. In boekjaar 2011 en de eerste helft van 2012 is hier door het bestuur geen gebruik van gemaakt. Het kandidaatsbestuur is van mening dat dit geld terug moet vloeien naar de leden in de vorm van activiteiten, en dat op deze zakelijke spaarrekening ingeteerd moet worden totdat deze onder de minimumgrens van €10.000,- komt. Dit betekent dat er in de boekjaren 2012 en 2013, tot het bereiken van de vast te stellen minimumgrens GEEN contributie geïnd wordt door Komma.
Pagina 4 van 8
4. Communicatie met en naar leden 4.1.
Website
Doel: Doel: Doel:
Nieuwe lay-out website ontwerpen in september 2012 Nieuwe lay-out website in oktober 2012 implementeren (dit wordt uitbesteed aan derden) Volledige website in januari 2013 in het Engels aanbieden
Enige tijd geleden is er een website voor ToPoS ontworpen en geïmplementeerd. Met de komst van de vele verschillende sociale media en uitgebreide mogelijkheden met betrekking tot het effectiever gebruiken van de verenigingswebsite is het kandidaatsbestuur van mening dat een herontwerp van de website op zijn plaats is. Het doel van deze herziene versie van de website is (aspirant) leden te informeren over komende activiteiten, lidmaatschap en de voordelen hiervan en de mogelijkheid om met mede (Toegepast) Onderwijskundigen in contact te komen. Uitgangspunt is dat de website tweetalig wordt, dit voornamelijk met het oog op het groeiende aantal buitenlandse studenten dat in de Master afstudeert.
4.2.
Attenties
Doel: Doel:
Het werven en binden van leden door middel van het verstrekken van attenties. Alle afstuderende Onderwijskundigen vanaf 1 november 2012 voorzien van een kleine attentie.
Om op een eenvoudige manier contact te houden met alle leden en de vereniging onder de aandacht van leden te houden, zal ieder jarig lid zal een verjaardagskaart toegestuurd krijgen. Tevens zullen met feestdagen als Pasen en Kerstmis een e-card naar alle leden verzonden worden. Actieve leden zullen voor hun inzet tijdens het komende verenigingsjaar in het bijzonder bedankt worden met een kerstattentie. Indien dit tijdig bij het bestuur bekend is, zullen leden bij zaken als geboorte en verhuizing ook een kaartje van de vereniging krijgen. Naast deze post zullen zowel bachelor- als masterstudenten bij hun afstuderen een kleinigheidje cadeau krijgen, waar vooraf een kleine voorraad van aangelegd zal worden. Bij Bureau Onderwijszaken (BOZ) of het alumnibureau van de UT zal worden opgevraagd wie er in die periode af gaat studeren. BOZ wordt hierbij gevraagd de attenties bij te voegen bij het diploma.
4.3.
Nieuwsbrief
Doel: Doel:
Leden op de hoogte houden over wat speelt binnen de vereniging, de opleiding en het werkveld. Vanaf 1 januari 2013 de nieuwsbrief tweetalig aanbieden.
Elke maandag wordt de ToPoS nieuwsbrief verstuurd met actuele vacatures en belangrijke mededelingen vanuit het bestuur. Zowel de frequentie als de lay-out van de mailinglijst zullen in de periode tot en met december 2012 herzien worden. Vanwege het internationale karakter van het (potentiële) ledenbestand zal de nieuwsbrief vanaf 1 januari 2013 tweetalig aangeboden worden. De nieuwsbrief zal vanaf dit moment ook inhoudelijk in ieder geval het volgende bevatten: 1. 2. 3. 4.
Updates over het werkveld en de opleiding De vacature van de maand Aankondiging van activiteiten van binnen en buiten de vereniging (borrels, symposia, etcetera). Contactgegevens van het bestuur
4.4.
Ledenwerving
Doel: Doel:
Reeds tijdens de studie interesse opwekken voor lidmaatschap van de vereniging. Studenten het voordeel van lidmaatschap laten zien.
Pagina 5 van 8
Tot op heden is er geen sterke band tussen de studenten en de alumnivereniging; veel studenten hebben geen weet van de alumnivereniging of weten niet welke voordelen lidmaatschap voor hen heeft. Noch zijn zij op de hoogte van de aanmeldprocedure. Een eerste stap in de richting van het bekend maken van de vereniging vindt plaats tijdens de masterintroductie in augustus 2012. Tijdens deze introductie wordt er een centrale presentatie gegeven en informeel gesproken met de nieuwe studenten. Om deze situatie te verbeteren, zullen er collegepraatjes over de vereniging gehouden worden waarin uitgelegd wordt waar de vereniging voor staat en wat de voordelen van lidmaatschap zijn. Tevens zullen studenten – ook via collegepraatjes – uitgenodigd worden voor activiteiten die ook voor hen interessant zijn. Indien bestuursleden niet in de gelegenheid zijn om collegepraatjes te komen geven, zullen zij hiervoor ambassadeurs vragen. Te denken valt aan bestuursleden van studievereniging Dimensie of docenten die de vereniging een warm hart toe dragen. 4.4.1. Doel: Doel: Doel:
Alumni (her)activeren via het alumnibureau van de UT Expertise medewerkers alumnibureau inzetten om wervingsactiviteiten meer kracht bij te zetten Mogelijkheden alumnibureau inzetten voor promotie Komma op verschillende sociale media (met name LinkedIn) Verkrijgen lijst met persoonsgegevens van potentiële leden Komma, ter vergroting van bezoekersaantallen activiteiten (zie ook paragraaf 3.1).
Binnen de in 2012 gereoganiseerde afdeling Strategie en Beleid van de Universiteit Twente bevindt zich de afdeling Alumni Relations & Development. Het kandidaatsbestuur heeft warm contact met de medewerkers van deze afdeling en wil graag hun expertise en mogelijkheden inzetten om Komma terug op de kaart te zetten. Ook wordt via het Alumnibureau een lijst opgevraagd van potentiële leden, zodat ook zij die in het verleden zijn afgestudeerd, benaderd kunnen worden voor lidmaatschap en deelname aan activiteiten.
Pagina 6 van 8
5. Activiteiten Doel: Doel: Doel: Doel: Doel:
Het onderhouden van de band tussen alumni en studenten Het onderhouden van de band tussen alumni Een bijdrage leveren aan de professionalisering van de leden Een aansprekend palet aan activiteiten organiseren dat voor het overgrote deel van de leden aantrekkelijk is De band tussen de vereniging en de opleiding versterken
De komende 1,5 jaar zullen er diverse activiteiten georganiseerd worden, zodat zowel voor huidige als nieuwe leden de voordelen van lidmaatschap duidelijk zullen zijn of worden. Om studenten op de hoogte te brengen van deze activiteiten, zullen collegepraatjes gehouden worden door het bestuur of door ambassadeurs (bijvoorbeeld bestuursleden van studievereniging Dimensie of docenten). De volgende activiteiten staan minimaal op de agenda: 1. Minmaal één borrel organiseren. Deze borrel dient naast gezelligheid en netwerken ook een inhoudelijk karakter te hebben (te denken valt aan een lezing, het oplossen van een casus, het uitwisselen of genereren van kennis of ideeën). Ook niet-leden zijn voor deze borrel uitgenodigd, zodat zij kennis kunnen maken met de vereniging en het werkveld; 2. Minimaal één inhoudelijke activiteit organiseren voor leden zoals een training of workshop; 3. Voortzetten van en indien nodig optimaliseren van de vacaturemailing; 4. Voor studenten meeloopplaatsen en/of stageplekken bij alumni of de organisatie waarin zij werkzaam zijn mogelijk maken. Wij verwachten dat hier zowel aan de kant van de studenten (Dimensie) als aan de kant van alumni (bedrijven) behoefte aan is. Dit biedt bovendien een goede gelegenheid om nieuwe leden te werven en dit biedt voor alumni de kans om kennis uit te wisselen met ‘aanstormende’ onderwijskundigen. Het bestuur zal het contact tussen Dimensie en onze leden realiseren. 5. Een bijdrage leveren aan de werkvelddag, lezingen en workshops van studievereniging Dimensie. Voorbeeld van bijdrage is dat één of meerdere leden van Komma over zijn of haar huidige werk vertelt, zodat studenten een beeld krijgen van wat zij in de toekomst zouden kunnen gaan doen. 6. Aan docenten zal de mogelijkheid geboden worden om gebruik te maken van het alumninetwerk. Te denken valt aan het door leden aanleveren van recente casussen die gebruikt kunnen worden in de vakken. Het bestuur zal het contact tussen docenten en alumni realiseren. 7. Getracht zal worden om korting te bedingen voor leden voor interessant activiteiten of magazines, om zo een bijdrage te leveren aan de professionalisering van onze leden.
Pagina 7 van 8
