Voortgang
Taskforce & Vastgoedbeheer
10 november 2015
Agenda • • •
2
Toelichting Taskforce door Paulien Pistor Toelichting Vastgoedbeheer door Arie Heesterbeek Toelichting praktijkvoorbeeld door Michiel Oomen en Norman Middendorp
Onderwerpen Taskforce •
3
Toelichting Taskforce • Opdracht • Leden • Proces • Voortgang • Bevindingen
Opdracht aan Taskforce • Stel organisatie in staat om met prioriteit flinke stap voorwaarts te maken op de vastgoedbeheeradministratie • Bewaak die voortgang periodiek • Stuur indien nodig bij
4
Leden Taskforce • • • • • •
5
Gemeentesecretaris (voorzitter) Directeur Ruimte, Economie en Strategie Concern-Controller Sectorhoofd Maatschappelijk Vastgoed en Sport Adjunct-sectorhoofd Strategie Programmaleider Vastgoed
Proces Taskforce • 1 keer per 2 a 3 weken voortgangsoverleg • Agendapunten: • Voortgang herstelacties • Knelpunten • Prioriteringsvraagstukken • Voorzitter rapporteert over voortgang aan college • Taskforce is in gesprek met sector MVS
6
Voortgang • Ontwikkelplan opgesteld: • ICT • Risicomanagement • Organisatie en cultuur • Processen • Per onderwerp activiteiten benoemd • Per onderwerp producten benoemd • VBIC-controles benoemd
7
Bevindingen Taskforce • • • • • •
8
Enorm veel werk verzet Flinke stap voorwaarts in vastgoedbeheer Weerbarstig proces Controles worden nu uitgevoerd Nog niet opheffen: borging willen we ook garanderen Dynamisch onderdeel: geen garanties dat nu alle opgaves vlekkeloos verlopen
Onderwerpen Vastgoed • • • • • •
9
Vastgoed in Eindhoven ICT Risicomanagement Organisatie Processen Praktijkvoorbeeld
Vastgoed in Eindhoven • • • • •
10
Bijna 750 unieke objecten Naast financieel juist ook inhoudelijk sturen Focus op Maatschappelijk Vastgoed WOZ-waarde totale portefeuille: bijna 1 miljard euro Gemeente Eindhoven in top 100 vastgoedbezitters van Nederland
Inzicht per gebouw Exploitatierisico:
Risico: veranderende
Continuïteit kasstromen
wet- en regelgeving NAW
Exploitatie
Waarde
Adres BVO’s Bouwjaar Type ……..
Kosten Boekwaarde Opbrengsten Marktwaarde Saldo Verzekerdewaarde
Waarderisico
ICT: wat hebben we gedaan? • • • •
Begin januari upgrade geïmplementeerd Planon ingericht naar gemeente Eindhoven Administratie per gebouw ingericht Koppeling met het financiële systeem gerealiseerd
ICT: wat hebben we gedaan? • • • •
Gedetailleerde data ingevoerd in Planon Mensen hebben opleiding gevolgd Autorisatie- en mutatiebeheer opnieuw ingeregeld Rapportagetool in Cognos gerealiseerd (vastgoedpaspoorten)
ICT: hoe borgen we het? • Koppelingen met andere basisadministraties als Kadaster, WOZ en Verzekeringen • Huurfacturatie ook via nieuwe Planon (2016) • Vastgoedloket met aanbod te koop en te huur • Verfijning Planon: gebruiksvriendelijker
Risicomanagement: wat hebben we gedaan?
Risicomanagement: wat hebben we gedaan?
Risicomanagement: hoe borgen we het? • Gebouwen periodiek analyseren met risicotool • Prioriteren en sturen op verder optimalisatie • Eventuele bijzonderheden en/of omissies aanpakken • Periodieke interne controle (zowel binnen als van buiten de sector)
Organisatie: wat hebben we gedaan?
- 18 -
Organisatie: wat hebben we gedaan? • • • • •
Formatie uitgebreid Inhuur (waar mogelijk) afgebouwd Workshops “integriteit” Hernieuwde eed of belofte Zeepkist-sessies
- 19 -
Organisatie: hoe borgen we het? • Aandacht houden voor cultuur • Trainen en opleiden • Formatie consequent monitoren
Processen: wat hebben we gedaan? Proceskaarten: • In en uit beheer • Mutatie • Planmatig onderhoud • Beheer • Huur en incasso
Processen: hoe borgen we het? • Medewerkers trainen in processen • Met de mensen toetsen en aanpassen: eigenaarschap, actief sturen op de processen • Uitproberen, evalueren en bijsturen om ze definitief te maken.
CAT-team aan het woord - Even voorstellen - Accountmanager Vastgoed (“C” binnen het CAT-team) - Twee deelportefeuilles
- 23 -
Paspoorten - Paspoorten? - Gebouwpaspoort Urkhovenseweg 27
- 24 -
Planon - Planon (nieuwe versie) - ‘Best Practice’ - Voorbeeld Urkhovenseweg 27
- 25 -
Urkhovenseweg 27 -
Actuele CAT-team casus
-
Scouting in Tongelre / Oud-Tongelre / Muschberg, Geestenberg
-
Huurder komt naar ons toe met verbouwingsverzoek (keuken + sanitair)
- 26 -
Urkhovenseweg 27 -
Kunnen dit niet zomaar inwilligen, omdat de aanbouw effecten heeft voor de eigenaar: • • • •
Onderhoud MJOP (verantwoordelijkheid eigenaarsgedeelte) Premie opstalverzekering (o.b.v. de verzekerde waarde) Belastingen (o.b.v. de WOZ-waarde) Huurcontract
– Effecten doorgerekend (MJOP eigenaar, belasting, verzekering) huuropslag – Aan huurder voorgelegd en nader verklaard
- 27 -
Urkhovenseweg 27 – Resultaat: * Intensief contact en afstemming met huurder/klant * Allonge op de bestaande huurovereenkomst * Aangepaste huurprijs * Door ondertekening van de allonge toestemming gegeven voor de uitbouw. * Uitnodiging opening nieuwe gedeelte / goede relatie met huurder/klant * Stukken verwerkt in de systemen
- 28 -
Paspoorten (2) -
Koppeling met andere ICT-systemen
-
Gelaagde structuur (portefeuille – deelportefeuille – gebouw)
-
Cirkeldiagrammen Deelportefeuille hoofdgebruiksfunctie
-
Cirkeldiagrammen Portefeuille hoofdgebruiksfunctie én CAT-team
- 29 -
Zoeken in de portefeuille -
GLOEDNIEUW
-
Uitgebreide gebouwselectie
- 30 -
