VOORBEELD DRAAIBOEK TUTORAAT (gebaseerd op tutordraaiboeken van Taal- en cultuurstudies, Biologie en Farmacie)
Het tutorprogramma opleiding X Welkom en kennismaking in Introductieweek (groepsbijeenkomst; 1 uur): Te bespreken onderwerpen: Kennismaking met tutor en medestudenten uit tutorgroep Uitleg begeleiding eerste jaar Afspraken over communicatie (via e-mail, spreekuren etc.) Bindend Studieadvies bespreken: … van de 8 vakken halen Afspraak maken voor gesprek 1 eind september
begin september
Afspraak maken voor het 1e gesprek (eind september) Individueel gesprek 1 (30 minuten) met tutor (eind september) Gespreksonderwerpen:
uitkomsten matching verwachtingen vwo/vooropleiding De eerste WO-opleiding? achtergrond/familie op kamers? bijbaan functiebeperking? Studievaardigheden Resultaten blok 1 i.v.m. 1 februari regeling BSA Voorbereiding Leerstijltoets en afspraak maken voor het 2e gesprek (december/januari)
Groepsbijeenkomst 1 met studenttutor (30 minuten) blok 1, midden oktober (week 6) Gespreksonderwerpen: tentamenvoorbereiding en studieplanning academische vaardigheden resultaten doeltoets Individueel gesprek 2 met tutor (december/januari) Gespreksonderwerpen: bespreken uitkomsten Leerstijlentoets + academische vaardigheden resultaten blok 1 prognose BSA Voorbereiding Reflectieopdracht en afspraak maken voor 3e gesprek (mei/juni; week 5 of 6)
Groepsbijeenkomst 2 met studenttutor (30 minuten) blok 3, begin maart (week 4/5) Gespreksonderwerpen: tentamenvoorbereiding en studieplanning academische vaardigheden Individueel gesprek 3 met tutor: eind mei/ begin juni (blok 4 - week 5 of 6) Gespreksonderwerpen: bespreken Reflectieopdracht evaluatie resultaten blok 1-3 BSA studiekeuze jaar 2: minor, buitenland, specialisering in de bachelor, mogelijke masteropleidingen, honours; planning en cursusinschrijving
1.1
1.2 Inschrijfdata studiejaar 2013-2014
Inschrijfperiodes 2013-2014
Wijzigingsdagen
semester I periode 1
periode 1
periode 2
periode 2
semester II periode 3
periode 3
periode 4
periode 4
1.2
2. 2.0 de tutor
De rol van
Als tutor ben je het eerste aanspreekpunt voor eerstejaarsstudenten. Je hebt een coachende taak bij de studiebegeleiding: je spreekt de student aan op zijn studievoortgang en -houding, inventariseert knelpunten, begeleidt bij het kiezen van vakken en oriëntatie binnen de studie. Je hoeft geen vakinhoudelijke specialist te zijn, maar je moet de student wel begeleiden bij het zoeken naar informatie. Kortom: de tutor volgt en begeleidt de eerstejaarsstudent. Een tutor heeft circa X studenten in een tutorgroep. Als tutor heb je contact met je studenten via de mail, telefoon of maak gebruik van (inloop) spreekuren. Maak hier tijdens de eerste bijenkomst met elkaar afspraken over. 2.1 2.1 Taken van de tutor Het tutoraat is ingesteld om de studievoortgang van de student te volgen en ondersteunen. Eventuele problemen in de studievoortgang moeten tijdig gesignaleerd worden zodat tutor of studieadviseur snel actie kan ondernemen. Studenten kunnen dan tijdig doorverwezen worden naar bijv. studievaardighedentraining, centrum studiekeuze of studieadviseur voor het toekennen van speciale voorzieningen bij functiebeperkingen. Daarnaast helpt de tutor de studenten ‘wegwijs’ maken in de universitaire en facultaire wereld om de student voelt zich thuis bij zijn opleiding en medestudenten. Studenten voelen zich gekend en weten bij wie ze aan kunnen kloppen met vragen of problemen. Tot slot begeleidt de tutor de student in het maken van studie-inhoudelijke keuzes door de student te laten reflecteren op zijn eigen motivatie, studiehouding en –gedrag. In het kort kun je stellen dat de tutor: De student begeleidt bij zelfreflectie op studiehouding en de ontwikkeling van academische vaardigheden. Keuzes binnen het curriculum begeleidt en adviseert over keuzes na de major (keuzevakken, studie in het buitenland, stages en beroepspraktijk). De tutor beschikt voor algemene kennis van de gehele opleiding en kan inhoudelijke keuzegesprekken voeren. studenten doorverwijst door naar de studieadviseur bij studievertraging, persoonlijke problemen en bij ingewikkelde vragen over regelingen of opleidingsoverstijgende kwesties. 2.2 2.2 tutor – studieadviseur/tutorcoördinator
Onderscheid
Als tutor heb je een voornamelijk coachende rol en ben je het eerste aanspreekpunt voor eerstejaarsstudenten. Waar nodig verwijs je door naar de studieadviseur. De studieadviseur van de opleiding X is […]. Tutoren werken veel samen met de studieadviseur. Beiden houden zich bezig met de studiebegeleiding. Bij de studieadviseur kan de student terecht met vragen over de studieplanning en exameneisen, waar de tutor niet uitkomt. Maar de studieadviseur wordt met name geconsulteerd als er sprake is van vragen en problemen rond bijv. studievertraging, speciale regelingen, vrijstellingen of studiefinanciering. Ook als een student door ziekte of andere persoonlijke omstandigheden vertraging oploopt wordt ten zeerste aanbevolen zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de studieadviseur. Deze heeft ook de taak de individuele studievoortgang van studenten in het oog te houden. Als de studieresultaten daar aanleiding toe geven nodigen zij de student uit voor een gesprek. Ook als er persoonlijke problemen spelen, vangt de studieadviseur in eerste instantie op en verwijst indien nodig door naar studentenpsychologen, decanen of studieloopbaanadviseurs. Studenten met een handicap, chronische ziekte en/of functiebeperking dienen zich bij aanvang van de studie te melden bij de studieadviseur. Zij kunnen mogelijk in aanmerking komen voor een ‘contract onderwijsvoorzieningen’. Contactgegevens studieadviseurs: […] De studieadviseur is tevens de tutorcoördinator. In deze hoedanigheid stelt hij/zij het tutorprogramma op, maakt een draaiboek, zorgt voor de informatievoorziening aan de tutoren en beantwoordt vragen van tutoren.
2.3 2.3 naar de studieadviseur
Doorverwijzen
Als tutor verwijs je de student door als er sprake is van: A. Bijzondere omstandigheden die leiden tot studievertraging Als er bijzondere studievertragende omstandigheden zijn, is het van groot belang de student snel door te verwijzen naar de studieadviseur. Onder bijzondere omstandigheden vallen onder meer: (langdurige) ziekte (bijvoorbeeld ziekte van Pfeiffer), bijzondere familieomstandigheden, een lichamelijke, zintuiglijke of andere functiestoornis en zwangerschap. Ook bij dreiging van dergelijke omstandigheden is doorverwijzing naar de studieadviseur wenselijk. De reden daarvoor is dat de studievertraging nadelige gevolgen kan hebben voor de student voor het Bindend Studieadvies en voor de studiefinanciering. De Universiteit Utrecht kan vertraging deels compenseren door middel van het toekennen van afstudeersteun. Inschakeling van de studieadviseur is daarvoor wel vereist. Als studenten tijdens hun beursperiode (de eerste vier jaar van de studiefinanciering) door bijzondere omstandigheden vertraging oplopen dan kunnen zij in aanmerking komen voor afstudeersteun. De maanden van de vertraging worden door de Commissie Financiële ondersteuning in de vorm van afstudeersteun vergoed. De Commissie Financiële ondersteuning neemt bij de beoordeling van de aanvraag van een student uitsluitend het advies van de studieadviseur in aanmerking. Voorwaarden voor een positief advies zijn: 1. De student is bekend bij de studieadviseur (vanaf het moment van de vertraging; de tutor moet zo snel mogelijk doorverwijzen). 2. De student wordt begeleid door de studieadviseur. De studieadviseur kan de student bijvoorbeeld adviseren studiefinanciering tijdelijk stop te zetten of uit te schrijven aan de Universiteit Utrecht. Het is dus van het grootste belang dat in geval van bijzondere omstandigheden de student direct wordt doorverwezen naar de studieadviseur. Als de student geen contact opneemt met de studieadviseur kan dat ernstige financiële gevolgen hebben. B. Eerstejaarsproblematiek Ook het los laten van thuis kan een rol spelen in het eerste studiejaar. Voor sommige studenten valt het niet mee om voor het eerst op kamers te zijn, weg uit hun vertrouwde omgeving. Daarnaast kan het op en neer reizen tussen thuis en Utrecht een belemmering vormen om echt los te komen van het ouderlijk huis. Studentenpsychologen van de UU bieden speciaal voor deze laatste groep trainingen aan. Vraag hiernaar bij de studieadviseur. C. Studievaardigheidproblemen Er zijn twee mogelijkheden als een tutor constateert dat bij de student sprake is van studievaardigheidproblemen: • de tutor kan de student zelf begeleiden; • de tutor verwijst de student door. Vaak moet een eerstejaarsstudent erg wennen aan de eisen die op academisch niveau aan hem gesteld worden. Samen de zaken doorspreken en analyseren waar iets fout is gelopen, verheldert al veel. Uiteraard kan de tutor ook aangeven hoe een student het zou kunnen aanpakken: hoe zet je een werkstuk op, hoe plan je leeswerk voor een tentamen, etc. Als de tutor van mening is dat een student beter een cursus bij het Centrum Onderwijs & Leren zou moeten volgen (cursussen of workshops op het gebied van academisch leren, studieaanpak, tentamenvoorbereiding & plannen, werkstukken schrijven, etc.) dan kan de student direct doorverwezen worden (www.uu.nl/onderwijsenleren). De student kan zich zelf aanmelden.
D. Twijfels over studiekeuze De tutor kan in eerste instantie met de student over de twijfels een gesprek voeren. Als de student nog geen duidelijk alternatief heeft geformuleerd, is doorverwijzing naar de studieadviseur mogelijk. Een belangrijk punt van bespreking kan zijn of een universitaire opleiding voor de student geschikt is of dat een HBO-opleiding beter bij hem/haar past. Doorverwijzing naar centrum Studiekeuze van de UU/HU op de Uithof is een goede optie (www.centrumstudiekeuze.nl). Daar is uitgebreide documentatie aanwezig over universitaire en HBO-opleidingen. Daar kunnen ook interesse- en capaciteitstesten gedaan worden, gevolgd door een gesprek met een studieloopbaanadviseur. Ook wordt meerdere keren per jaar de workshop ‘Studiekeuze’ voor eerstejaarsstudenten aangeboden. Het is van belang studenten die slechte resultaten behalen of twijfels hebben te wijzen op de mogelijkheid te stoppen met de studie voor 1 februari. Dit heeft te maken met het Bindend Studieadvies en de studiefinanciering: BSA Indien een student besluit vóór 1 februari een verzoek tot uitschrijving van de studie in te dienen bij Studentenservice, zal hij geen bindend studieadvies opgelegd krijgen aan het eind van het studiejaar. Dat houdt in dat hij een jaar later nog een keer kan proberen. Als een student zich niet of pas na 1 februari van het eerste studiejaar uitschrijft, krijgt hij wel een bindend studieadvies. Een negatief advies houdt in dat de student voor 4 jaar uitgesloten wordt voor de opleiding. Studiefinanciering Deze regel kan van belang zijn voor studenten die voor het eerst studiefinanciering voor het hoger onderwijs krijgen en willen stoppen met de studie. De student zet de studiefinanciering stop voor 1 februari en stopt met de opleiding. Dan wordt de prestatiebeurslening over de eerste maanden van dat jaar een gift, maximaal 5 maanden (inclusief de studenten OV-chipkaart). De student houdt dan nog 3 jaar en 7 maanden studiefinanciering over voor een eventuele andere studie of zelfs een latere voortzetting van de GW-studie in september. Meer informatie kan de student vinden op de site van Studentenservice: www.uu.nl/ssc > informatie voor studenten > geldzaken.
E.
Ingewikkelde vragen
Bij vragen over examenregelingen, het inbrengen van onderdelen van buiten de eigen opleiding, het eventueel samenstellen van een eigen programma en andere ingewikkelder zaken is het verstandig om op tijd door te verwijzen naar de studieadviseur. De studieadviseur kan eventueel overleggen met de examencommissie of andere betrokkenen. Ook vragen over studiefinanciering, langstudeerboetes, collegegeld en andere technische zaken moeten doorverwezen worden naar de studieadviseur. De studieadviseur kan inschatten of de studenten contact op moet nemen met Studentenservice.
2.4 Studeren met een handicap Voor tutoren is het van belang te signaleren of een student dyslectisch of behept is met een andere handicap. Zodra dit bekend is verwijst de tutor onmiddellijk door naar de studieadviseur, die formeel bevoegd is om voorzieningen voor de student in kwestie aan te vragen. De Universiteit Utrecht heeft een speciaal beleid voor gehandicapte studenten. De basis van dit beleid is het afgeven van een contract Onderwijsvoorzieningen. Hierin is vastgelegd voor welke voorzieningen zij in aanmerking komen, bijvoorbeeld extra tijd voor de tentamens of een aparte tentamenruimte. Voor welke voorzieningen een student in aanmerking komt wordt in een intakegesprek met de studieadviseur bepaald. De achterliggende gedachte is dat voor alle UUstudenten dezelfde normen gelden en dat de student -voor zover mogelijk- binnen de hele universiteit recht heeft op dezelfde voorzieningen, ook als hij in het kader van zijn opleiding bij een andere opleiding vakken gaat volgen.
Meer informatie staat op www.uu/studentenservice > informatie voor > studenten> begeleiding & advies. Daar staan ook tips voor docenten hoe ze om kunnen gaan met studenten met specifieke functiebeperkingen. 2.4 3.0 DRIE GESPREKSMODELLEN Een gespreksstructuur is voor de effectiviteit van de gespreksvoering van belang, zowel voor individuele gesprekken als voor groepsbijeenkomsten. Ieder gesprek heeft een begin, een midden en een eind. Aan het begin worden de doelen vastgesteld, daarna worden de inhoudelijke thema’s behandeld en aan het eind wordt vooruitgeblikt naar de volgende bijeenkomst en worden afspraken gemaakt. Omdat de rol van de tutor en de fasering van het gesprek flink varieert afhankelijk van de aard en doel van het gesprek zijn hieronder drie voorbeeldgesprekken modelmatig uitgewerkt: a) het standaard tutor (coachings-)gesprek b) het probleemgesprek (voorbeeld uitstelgedrag) c) een student dreigt het niet te halen: het slecht nieuwsgesprek. 2.4.1 3.1 Het standaard tutorgesprek Het normale tutorgesprek beslaat vier fasen.: de aanloopfase, een planningsfase, een themafase en een afrondingsfase. In het allereerste gesprek zullen de aanloopfase en de planningsfase wat meer tijd nodig hebben dan in vervolggesprekken. De kennismaking en het verkennen van verwachtingen en mogelijkheden kunnen dan uitmonden in een contractje, of het vaststellen van het ambitieniveau van de student. Fase 1 Aanloopfase De aanloopfase is een korte fase waarin men elkaar begroet en kennismaakt en een aanloop maakt tot het gesprek met 'social talk'. De ontvangst van de student is bepalend voor hoe je de relatie ziet en hoe je wilt dat het gesprek verloopt. De aanspreekvorm is een eerste keuze die bepalend is voor de mate van vertrouwelijkheid: Tutoyeer je elkaar of niet? Waar ga je zelf en waar laat je de student zitten is een tweede keuze. Een gelijkwaardige positie schept een kleinere afstand dan als je achter je bureau blijft zitten. Een derde keuze is de mate van zakelijkheid: kom je direct 'to the point' of stel je eerst wat belangstellende vragen? Fase 2 Planningsfase In de planningsfase worden de doelen, de agenda en de tijd vastgesteld. Gespreksonderwerpen zijn de wederzijdse verwachtingen en doelen van het gesprek, het vaststellen van de structuur (agenda) en de tijd. Juist omdat de aanpak van de tutor mede afhankelijk is van de behoeften en de mogelijkheden van de student, is het in deze fase belangrijk om de wederzijdse verwachtingen uit te spreken. Fase 3 Themafase In de themafase worden de onderwerpen achtereenvolgens besproken. De vorm waarin dat gebeurt, hangt af van het soort gesprek. Het initiatief kan per onderwerp meer bij de docent of meer bij de student liggen, en is ook afhankelijk van de afspraken die de vorige keer zijn gemaakt. In het algemeen is er bij een inhoudelijk thema eerst een divergerende beweging, waarbij de student zijn verhaal vertelt of zijn ideeën worden besproken. Daarna volgt een convergerende beweging, waarbij de docent aanstuurt op een samenvatting of oplossing, waarna een afronding volgt in de vorm van een conclusie en/of concrete afspraken. Fase 4 Afrondingsfase In de afrondingsfase wordt teruggeblikt op de doelen, en vooruitgeblikt naar de volgende bijeenkomst. In hoeverre zijn de doelen van het gesprek bereikt, en welke concrete afspraken worden er gemaakt? Afspraken SMART geformuleerd De voornemens van de student voldoen liefst aan de zogenaamde SMART-norm: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht en Tijdgebonden. Want, vage afspraken, als "de volgende keer heb ik een stuk tekst geschreven", lijken aantrekkelijk, maar eenmaal thuis is een student met deze vrijblijvendheid echt niet geholpen. Ga bij elke afspraak ook even na in hoeverre die acceptabel is voor de student: Denk je dat dit gaat lukken? Welke beren zie je op de weg?.
2.4.2 3.2 probleemgesprek: Student vertoont uitstelgedrag
Het
Fasering van het gesprek: voer het gesprek volgens een stappenplan Reflectie - toekomstbeeld – actieplan Vragen die je kunt stellen: Stap 1 Stimuleren van de reflectie o o o o
Hoe heb je gewerkt de afgelopen tijd? Preciseren: uren per dag, per week, op welke tijden? Ben je daar tevreden over? Hoe sta je er nu precies voor? Hoeveel ECTS, wat herkansen etc. Wat zie je als je sterke c.q. zwakke kanten als het om de studie gaat?
Stap 2 Toekomstbeeld o o
Wat wil je in elk geval halen dit jaar? Gaat dat lukken als je op deze manier verder gaat?
Stap 3 Actieplan o o o o
Waar wil je echt wat aan gaan doen? Wat is een haalbaar doel voor je? Wanneer ga je daarmee beginnen? Heb je daar ondersteuning bij nodig?
2.4.3 3.3 nieuws gesprek: Student dreigt het niet te gaan halen
Het slecht-
(“Een negatief BSA“) Strikt genomen zal het slechte nieuws, i.c. een negatief bindend studieadvies niet door de tutor, maar door de examencommissie gebracht worden. Omdat de tutor wel in situaties zal komen waarin het slecht-nieuws wordt aangekondigd is het model hier opgenomen. Want het is in ieders belang dat er geen verwachtingen worden gewekt die niet kunnen worden nagekomen. Fase 0: Je Voorbereiden op het gesprek o de boodschap paraat hebben, o opzoeken van het materiaal waar je je op baseert o de setting van het gesprek vaststellen. Fase 1: De mededeling: o snel, kort en helder: o niet treuzelen, o oppassen voor je eigen vermijdingsgedrag. Fase 2: Het opvangen van reacties: o geduldig de reacties van de student afwachten, o emoties van de student toelaten en reflecteren. Fase 3: Het geven van aanvullende uitleg: o niet te snel, o geen discussie over het besluit zelf. Fase 4: Oplossingen zoeken (nazorg): o oplossingen vanuit de student; o zorg voor afspraken, en o beoordeel of de student opvang nodig heeft en help erbij dit zonodig te organiseren. De voorbeelden zijn ontleend aan Karin Scager&Bart Thoolen (2006). De docent als Coach in het hoger onderwijs, Houten: Wolters-Noordhoff. 4.0
HET BINDEND STUDIEADVIES (BSA) EN DE TAAK VAN DE TUTOR DAARIN
Het bindend studieadvies is een advies over de studievoortgang, dat aangeeft of de student door mag gaan met de studie. Als in het voorgeschreven tempo wordt gestudeerd, kan een student in een collegejaar 60 studiepunten behalen. Als aan het eind van het collegejaar minimaal 45 studiepunten is behaald (6 vakken), mag de studie worden voortgezet. Behaalt de student in deze periode minder dan 45 studiepunten, dan kan hij/zij een negatief studieadvies krijgen. In dat geval mag de opleiding niet worden voortgezet. [OER-artikel opnemen] 2.5 4.1 Tussentijds studieadvies Halverwege het eerste jaar ontvangt de student het zogeheten tussentijds studieadvies. Dit advies wordt gegeven in december/januari van het eerste studiejaar en is gebaseerd op de resultaten van de eerste onderwijsperiode. Het tussentijds studieadvies is niet bindend. Wie in de eerste onderwijsperiode tenminste 15 studiepunten heeft behaald krijgt een positief tussentijds studieadvies. Heeft de student 7,5 studiepunten behaald, dan krijgt hij/zij een voortgangswaarschuwing. Als in de eerste periode geen enkele cursus goed is afgerond, dan ontvangt de student een negatief tussentijds studieadvies. Het tussentijds studieadvies wordt voor februari uitgebracht om de student om de student met een (niet-bindend) negatief tussentijds studieadvies in de gelegenheid te stellen de studie te staken. Indien de student in het eerste jaar van inschrijving een verzoek tot uitschrijving indient vóór 1 februari krijgt hij geen bindend studieadvies. Het betekent dat een student een volgend jaar opnieuw een nieuwe poging mag ondernemen te voldoen aan de BSA-norm. Er zijn ook financiële consequenties bij het tussentijds stoppen met de opleiding. Zie voor informatie over studiefinanciering m.n. de 1 febr. regeling: www.uu.nl/ssc > informatie voor (aanstaande) studenten > geldzaken > studiefinanciering). Het is altijd raadzaam voor de student om een gesprek met de studieadviseur te voeren over uitschrijving en de mogelijke financiële consequenties daarvan. 2.6 4.2 studieadvies
Negatief
In principe zal de student, als hij/zij in voorgeschreven tempo studeert, alle acht verplichte vakken binnen de voorgeschreven tijd behalen. Na afloop van het eerste jaar ontvangt de student van de examencommissie van de opleiding een brief met daarin een bindend advies te stoppen met de studie (bij 37,5 studiepunten of minder) of een advies om door te gaan (bij tenminste 45 studiepunten). Wie een negatief bindend studieadvies krijgt, mag zich gedurende vier jaar niet meer voor de opleiding inschrijven. Er kunnen natuurlijk persoonlijke omstandigheden zijn zoals ziekte en familiegebeurtenissen, die de examencommissie kan laten meewegen bij de totstandkoming van het Bindend Studieadvies. Het is hiervoor wel noodzakelijk dat de student, wanneer dergelijke omstandigheden zich voordoen, deze zo spoedig mogelijk en voorzien van bewijs/verklaringen, aan de studieadviseur meldt. Indien dit ook bij de tutor wordt gemeld, zet het dan in de notities in Osiris begeleider (zie hierover bijlage 3). Meer informatie over het Bindend studieadvies en bijzondere omstandigheden is te vinden in de Onderwijs- en Examenregeling (OER), Artikel 7.4 Bindend studieadvies (via www.uu.nl/gw/studiepunt > onderwijs- en examenregelingen. NB: Voor die studenten die voor dit studiejaar een aangehouden advies hebben gekregen, geldt nog de oude BSA-norm van 37,5 ects. 2.6.1 5.0 VERSLAGLEGGING IN OSIRIS Alle studiebegeleiders doen verslag van hun gesprekken met studenten in de webmodule Osiris Begeleider (www.uu.nl/osirisbegeleider). Op die manier blijft het begeleidingsdossier van een student zo compleet mogelijk. Dat is van groot belang bij formele zaken als het vaststellen van het Bindend Studieadvies en financiële steun in geval van vertraging door overmachtsituaties. Iedere tutor krijgt toegang tot deze begeleidingsmodule om zijn notities in te voeren. De gespreksaantekeningen van de tutor dienen kort en feitelijk zijn: welke onderwerpen zijn er besproken, de studievoortgang, studieplanning en het BSA. Houd daarbij de structuur van de gespreksformulieren aan.
Volg de instructies uit de handleiding. Je kunt binnen de UU direct inloggen op het systeem. Ook is het mogelijk om vanuit huis in te loggen – dat gebeurt door middel van SMS-authenticatie. Zie daarvoor de handleiding. Uiteraard kan de tutorcoördinator nadere toelichting geven als dat nodig is. Belangrijk! Authorisatie notities Alle notities die de tutor in de Begeleidingsmodule invoert zijn vertrouwelijk van aard. Niemand kan daar bij zonder toestemming van de auteur. Wel moeten de studieadviseur inzicht hebben in de notities van de andere studiebegeleiders. Daarvoor moet de tutor de studieadviseur expliciet toegang geven. Eenmaal ingelogd moet je daarvoor eerst een student invullen. Bij het studenten dossier in tabblad ‘notities’ zie je een knop ‘Autorisatie’. In het scherm Autorisatie kun je de studieadviseur van de opleiding “beperkte toegang” verlenen. Klik die namen aan (eerst het + teken aanklikken). Zie de uitgebreide instructies. 2.6.2 5.1 PRAKTISCHE ZAKEN: COMMUNICATIE MET STUDENTEN VIA DE MAIL Het is gebleken dat studenten hun UU-Gmail niet of nauwelijks gebruiken. Dit leidt tot ernstige storingen in communicatie (bij tutoraat, bij BSA, rond voorlichting en inschrijving). Het is daarom belangrijk wanneer docenten en medewerkers in hun mailwisseling met studenten benadrukken dat zij hun UU-Gmail moeten gebruiken. Een handig hulpmiddel daarbij is een 'signature' in outlook: dan kun je met één klik een vriendelijk verzoek versturen. Hieronder een instructie voor het instellen van een dergelijke handtekening. Ga naar Outlook: > Tools > Options > Mail Format > Signatures > new... geef naam (bv: solis-reminder) > next Type je tekst in, bijvoorbeeld: Ik zie dat je dit bericht niet verstuurd hebt vanuit je UU-Gmail account. Voor goede communicatie tussen studenten en hun opleiding is het van groot belang dat je je UU-Gmail gebruikt en regelmatig bekijkt. Belangrijke informatie verdwijnt anders in spam filters. Ik wil je daarom vragen je mail opnieuw vanuit UU-Gmail te versturen. Ik zal je dan zo snel mogelijk antwoorden. Alvast bedankt! > finish > ok > ok De handtekening zet je door het icoontje met handtekenende hand aan te klikken of via: insert > signature. 5.2 Reserveren tutroruimtes/vergaderzalen Tutorruimtes of vergaderzalen kunnen worden gereserveerd via….
6.0
HANDIGE WEBSITES
UU-onderdelen met specifieke deskundigheid 1. Studentenservice: www.uu.nl/studentenservice 2. Centrum studiekeuze: www.centrumstudiekeuze.nl Sites met handige studietips: www.cs.utwente.nl/~oosterhu/studie Website van Joke Oosterhuis met een uitgebreide diagnostische vragenlijst studiemethoden en met tips en toelichting over diverse studievaardigheden en problemen. www.rug.nl/so Website van de sectie Studieondersteuning van de RUG. Bevat o.a. tips en adviezen over diverse studievaardigheden, diverse zelftests en verwijzingen naar eigen materiaal en naar andere relevante sites. http://www.studenten.leidenuniv.nl/ondersteuning/ Zeer uitgebreide website met uiteenlopende informatie over studievaardigheden en problemen. Een zelfhulp bibliotheek met veel tips en adviezen, diverse zelftests en checklists. http://www.studentenpsychologen.nl/ Website van studentenpsychologen in Nederland en Vlaanderen. Met o.a. tips, informatie en links naar informatie, checklists en zelftests op tal van andere relevante sites. iwp.cs.utwente.nl Interactieve Website Projectvaardigheden met elektronisch lesmateriaal voor het zelfstandig trainen van projectvaardigheden. Met veel foto's, videoclips en interactieve oefeningen.
