Aanmanen+ In deze versie is in CASH Financieel nieuwe functionaliteit aangebracht om automatisch de klanten te herinneren aan de betalingsverplichting, zonder dat men daar zelf nog iets voor hoeft te doen. Vanwege het uitzonderlijke gebruikersgemak hebben we deze functie Aanmanen+ genoemd. Dagelijks kunnen volledig automatisch controles worden uitgevoerd op de betalingstermijnen van de facturen. Van de verstreken termijnen worden herinneringen opgesteld, die naar keuze per print of per e-mail worden verzonden met variërende teksten behorend bij de ouderdom. Noodzaak hierbij is, dat de betalingen dagelijks zijn bijgewerkt. De functie is in een apart menu ondergebracht samen met de functies die nodig zijn om de instellingen te doen om het aanmanen goed te laten verlopen. Denk hierbij aan de Aanmaningsteksten, de Parameters en een speciale Instelhulp om de instellingen de eerste keer voor u te laten doen. Voor verdere uitleg over de genoemde functies verwijzen wij u naar de helptekst. LET OP: In een bestaande administratie is het is niet bekend of de relaties al een 'oude' aanmaning hebben ontvangen. De relaties krijgen daarom bij de eerste aanmaning met Aanmanen+ de minst dwingende tekst, ook al heeft u ze al eerder aangemaand. 'Muisloos' gebruik van CASHWin Het is niet volledig nieuw in deze versie, maar we willen graag nog even op wijzen op een aantal “DOS”-achtige mogelijkheden in CASHWin. Hiermee wordt het gebruik van de muis zo veel mogelijk beperkt. U bereikt dit door in de SETUP bij de betreffende gebruikerscode de Eigenschap L te zetten. Dit levert de volgende voordelen op: Vóór alle rubrieksnamen in de onderhoudsschermen worden weer de bekende letters gezet. Door gebruik van deze letters kunt u naar de betreffende rubriek gaan. Dat hoeft dus niet meer met de muis. NIEUW In de 'dos-stand': De rubriek Boekjaar in Onderhoud dagboeken wordt niet meer als drop downbox getoond, maar als invulveld. NIEUW In de 'dos-stand': Dit geldt ook voor de Van en T/m boekperiode-vragen in de overzichten. Deze worden niet meer als drop downbox getoond. U kunt met de TAB-toets naar de eerste vraag gaan en vervolgens met de TAB-toets naar de volgende. U hoeft niet meer tussendoor op Bevestig te klikken. Verder wijzen wij nog op het feit dat u altijd (dus ook zonder Eigenschap L) op de ESC-toets kunt drukken in plaats van te klikken op Klaar en op de Enter-toets kunt drukken in plaats van te klikken op Bevestig. In overzichten waar u een waarde wilt/kunt selecteren kunt u met de TAB omlaag, met Shift-TAB omhoog en met de Enter-toets de gewenste waarde selecteren. U kunt voortaan ook met de pijltjes omlaag en omhoog (dus ook zonder Eigenschap L) naar het overzicht gaan om een bepaalde waarde te selecteren. Tevens wordt de geselecteerde waarde duidelijker in een zwart blokje getoond. Factureren per e-mail U heeft het ongetwijfeld de afgelopen week in de krant gelezen: factureren per e-mail mag voortaan van de overheid. Als u met CASH Facturering of CASH Projecten werkt heeft u alles in huis om dat ook daadwerkelijk te gaan doen. U hoeft alleen maar bij de relatie het e-mailadres in te vullen en met F7 naar het tweede scherm te gaan om de rubriek Factuursoort op E te zetten. Als u daarna een factuur verstuurt zal deze automatisch als een e-mailbericht met PDF-bijlage worden verstuurd. Eventuele kopiefacturen worden gewoon op uw printer afgedrukt.
Voordat u de eerste keer een e-mail uit CASH kunt versturen, van welke aard dan ook, moet u wel eerst de naam van uw smtp-server in de CASH-SETUP invullen (zie de helptekst van de betreffende functie). Tevens raden wij u aan om eerst een factuur naar u zelf te mailen om te controleren of de layout juist is. U kunt dit doen in een kopie van uw administratie die u bijvoorbeeld TESTCASH noemt. Betalingsverkeer Instellen bankafschriften Deze functie is aangepast voor wat betreft de rubrieken bestandsnaam en formaat. Dit is gedaan omdat er meerdere banken kunnen zijn met hetzelfde formaat. Inlezen bankafschriften Bij het inlezen van bankafschriften kunt u vooraf instellen of u het bestand wilt verwijderen. Dat kan problemen geven met gedownloade bankbestanden waarin bankrekeningen van verschillende administraties zitten. Vooraf kan je nl. niet zien wat er is gedownload, maar tijdens het inlezen zie je dat er mutaties in het bestand zitten waarvan geen dagboek(en) aanwezig is/zijn in de administratie. Na de verwerking van het bankbestand werd het bestand altijd verwijderd. Dit is voortaan te voorkomen, doordat pas na afloop beslist hoeft te worden of het bestand moet worden verwijderd. Er wordt nu altijd gestopt op rubriek Omschrijving zodat u deze kunt aanpassen met als default de waarde vanuit het bankbestand. Er ontstond een foutmelding indien voor het inlezen bij de controle te veel meldingen (banknummer onbekend e.d.) ontstonden. Dit is verholpen. Overzicht mutaties Bij het betaaladvies op zoeknaam werden geen mutaties getoond als men op F5 overzicht mutaties had gedrukt. Dit is verholpen. Overzicht betaaladvies binnenland De peildatum was niet meer zichtbaar op het overzicht. Dit is verholpen. Aanmaken opdracht binnenland Indien u facturen niet verzamelde dan werd het factuurnummer in het overzicht niet zichtbaar. Aanmaken opdracht buitenland De betaalregels zijn aangepast zodat de landnaam (ISO-code) nu op de juiste plaats staat. Vervaardigen incasso-opdracht Bij een incassobestand naar een giro rekening werd geen "P" (productie) gezet. CRM Verzenden mailing Met deze nieuwe functie is het mogelijk om een e-mail mailing te verzenden aan een geselecteerde groep relaties. De selectie vindt plaats op basis van trefwoorden. Tevens kan een bericht als losse email worden verzonden aan een relatie die met functie Onderhoud relaties is geselecteerd, of aan het 'eigen e-mailadres' van de opsteller van het bericht (ter controle van de juistheid van het bericht). Onderhoud functies Nieuwe rubriek Uniek voorkomen. Als deze rubriek gevuld is met 'J' mag deze functie maar 1 keer voorkomen bij de relatie. Bijvoorbeeld de contactpersoon die gebruikt wordt als gegevens voor de facturering.
Actielijst Lange notitieteksten, worden nu anders gepresenteerd, namelijk regel voor regel. Facturering Factureringsparameters 1 Aan deze functie is de rubriek Functie toegevoegd. Als deze rubriek is ingevuld met een codering uit de functie-tabel dan wordt per relatie gekeken of er een contactpersoon is met deze functie, en dan wordt het e-mailadres van deze contactpersoon gebruikt om de factuur te versturen. NB. als het e-mailadres van de contactpersoon leeg is en de factuur zou per e-mail moeten worden verzonden, dan wordt deze naar de printer gestuurd. het is dus essentieel dat er bij de contactpersoon een e-mailadres wordt ingevuld, zelfs als deze gelijk is aan het e-mailadres dat bij de hoofdgegevens van de relatie staat. Het is aan te bevelen om deze functie te definiëren met de code 'uniek voorkomen' = J om te zorgen dat er per relatie altijd maar één enkele contactpersoon voorkomt met deze functie. Extra rubrieken zijn toegevoegd om een tekst in te zetten die als bericht wordt meegestuurd met een e-mail factuur. Voor de Nederlandse tekst (aan NL-klanten) zijn rubrieken opgenomen. Voor klanten met een taalcode kan Functietoets F4 worden gebruikt, met de taalcode en de bijbehorende buitenlandse tekst. Als er één factuur zonder kopieën wordt gestuurd naar een klant met een e-mailadres wordt geen printerbox meer getoond. Als er kopiefacturen zijn worden deze altijd naar de printer gestuurd. Indien het e-mailadres in de adm.parameters is ingevuld wordt deze voortaan als afzender van de factuur gebruikt ipv het e-mailadres in de setup. Controle e-mailadressen Nieuwe functie in menu Facturering/Diversen waarmee van alle relaties met een geldig emailadres de code factuur soort van 'P' wordt omgezet in 'E'. Er wordt een overzicht getoond van de relaties met een ongeldig e-mailadres. Ongeldig wil zeggen dat deze niet voldoet aan de eisen die aan een e-mailadres worden gesteld. Na aanpassing van deze e-mailadressen kan de functie opnieuw worden gedraaid. Afdrukken kopiefactuur Elementcode BGCEUR werd verkeerd afgedrukt op de kopie factuur, dit is verholpen. Financiële mutaties Onderhoud dagboeken Bij de subadministraties is in rubriek 'validatie' code 731 toegevoegd. hiermee kan worden aangegeven dat het kenmerk bestaand moet zijn (dwz. moet zijn ingegeven via [stamgegevens] [subadministratiekenmerken]). Indien een kostenplaats is ingegeven wordt dit rechtsboven zichtbaar op de plek waar de omschrijving van het rekeningnummer stond. Indien het gekozen boekjaar groter is dan het jaartal uit de 'Huidige periode' in de Administratieparameters, dan wordt de keuze geboden om deze laatste rubriek aan te laten passen adhv. het gekozen boekjaar Zodra u 'klaar' bent met de invoer van het vorige jaar, adviseren wij u om hier Ja te kiezen. Deze waarde vormt de defaultwaarde als u de volgende keer gaat boeken. U kunt de waarde altijd blijven overschrijven met 'vorig jaar'. Vervolgens wordt getest of het verschil tussen de 'Huidige periode' en het jaartal uit de 'Verslagperiode' groter is dan 1 jaar. Zo ja dan komt hier ook de vraag of deze rubriek moet worden aangepast. Als hier J wordt geantwoord wordt de verslagperiode verzet naar het jaar voorafgaande aan de huidige periode. Deze vraag wordt ook gesteld als de verslagperiode leeg is. Ook hier geldt dat wij u adviseren om Ja te kiezen, zodat deze een correcte Verslagperiode kan worden getoond als defaultwaarde bij de overzichten.
Eigenschap F bij de dagboekcode zorgt voor een omschrijving opgebouwd uit de zoeknaam van de relatie plus het factuurnummer. Functietoets F4 WIF is voortaan actief nadat het stuknummer met enter is bevestigd. Rubriek Boekjaar Als in de SETUP bij het gebruikersprofielen is gekozen voor eigenschap L (de zogenaamde 'dos-stand') wordt in bij het boekjaar geen drop downbox meer getoond maar kan het boekjaar via het toetsenbord worden ingevoerd. Boeken via verdeelsleutels Bij het doorboeken van de verdeelsleutels werd de omschrijving niet in de boekregel gezet. Dit is verholpen. Deze functie is zodanig gewijzigd dat nu het saldo over een heel boekjaar in één keer wordt verdeeld. De vraag 'boekperiode' is gewijzigd in 'boekjaar' alle periodes worden automatisch achter elkaar verwerkt. Iedere boekperiode wordt een apart boekstuk. De boekdatum wordt afgeleid uit de boekperiode. Onderhoud periodieke boekingen Hier is de rubriek Hernummeren toegevoegd. Als J wordt ingegeven worden de regelnummers opnieuw genummerd beginnend met 10 met een interval van 10. Als N wordt ingegeven blijven de oude waardes bestaan. Financiële overzichten Overzicht openst. facturen (historie) Overzicht openst. facturen (actueel) Het mobiele telefoonnummer in de kopregel waarin de relatie wordt afgedrukt is toegevoegd. Overzicht Grootboekmutaties De t/m periode-vraag wordt niet meer gesteld. U kunt voortaan kiezen of er verdicht moet worden weergegeven (ongeacht wat er bij de grootboekrekening staat). Openstaande nota's Omschrijving van de factuur toegevoegd T/m boekperiode Periode 00 uit het boekjaar waar in de beginbalans is geboekt wordt nu altijd getoond. Zo kan men de mutaties van de beginbalans opvragen. Import Auditfile XML Belastingdienst Er is een vraag toegevoegd 'Beginbalans toevoegen'. Als deze met N wordt beantwoord wordt een eventuele beginbalans niet mee geïmporteerd. Grootboekoverzicht Vanuit onderhoud dagboeken met F2 zoeken op omschrijving, is het mogelijk geworden om een kostenplaats in te geven. Leeg betekent alle boekingen van de desbetreffende rekening van de mutatieregel. Maatwerkoverzichten Als er alleen een * staat in de rubriek grootboekrekening kwam er een leeg overzicht uit. Dit is verholpen. Overzicht boekstuk Relatienummer toegevoegd in overzicht Overzicht status OB-aangiftes
Deze nieuwe functie geeft een overzicht van alle administraties met de status per administratie van de OB-aangiftes. Projecten Doorvoeren tarief wijzigingen Deze functie loopt door de projectmutaties die nog niet zijn gefactureerd met als doel de tarieven bij te werken vanuit de stamtabellen. Onderhoud projectmutaties Nieuwe Functie eigenschap X voor functie H3.De X zorgt ervoor dat u, eventueel per gebruiker, kan instellen wie de tarieven wel en niet mag zien in onderhoud projectmutaties. Volgorde van test is nu: Eigenschap X in projecten parameters gaat voor op de functie eigenschap. Indien niet aangetroffen wordt er naar de functie eigenschap gekeken. Diversen Lettertype in de schermen: In deze versie is het lettertype veranderd: de letters worden nu in een wat dikker lettertype getoond. Indien u het 'oude' lettertype weer terug wilt hebben dan kunt u eigenschap K per gebruiker bij het gebruikersprofiel in de SETUP invullen. Mailen van overzichten Een overzicht kan nu ook direct per e-mail worden verzonden, door zodra het overzicht wordt getoond te klikken op het e-mail icoon. Er wordt nog gevraagd om het e-mailadres waar het overzicht naartoe moet worden gemailed. Aanmaken CBS-aangifte Goederenstroom 8 wordt niet meer in het IRIS-bestand gezet. Deze code is niet meer van toepassing. Afsluiten periode/jaar Deze functie is uitgebreid met de mogelijkheid om het resultaat direct weg te laten boeken. Indien het resultaat moet worden weggeboekt naar één enkele balansrekening, kan worden gekozen voor deze optie. Er wordt dan gevraagd om een dagboekcode en twee grootboekrekeningen (één met soort 6 (W&V) en één met soort B (Balans)). De ingegeven waardes blijven bewaard en worden de volgende keer als defaultwaardes getoond. Als het resultaat moet worden uitgesplitst naar meerdere grootboekrekeningen, dan dient de boeking met de hand te worden gemaakt. Instellen subadministraties Validatie 731 is toegevoegd: (Kenmerk). Tijdens het boeken in Onderhoud dagboeken is het alleen nog toegestaan te boeken op bestaande kenmerken. Overzicht versturen via email Indien bij het openen van de administratie een medewerkercode wordt ingegeven wordt het emailadres van de medewerker gebruikt ipv die van de setup. Werkt alleen als rubriek Emailadres bij de medewerker is gevuld anders wordt alsnog de setup gegevens gebruikt. Instellen wachtwoorden Deze functie is aangepast zodat de functies en wachtwoorden per regel worden ingevoerd en in het scherm zichtbaar zijn. De functienaam wordt na invoer van functienummer en wachtwoord zichtbaar in de laatste kolom.
