BELEIDSPLAN PR-COMMISSIE A.V. P.E.C. 1910
MISSIE VERENIGING 1. 2.
De vereniging heeft ten doel het (doen) beoefenen en het bevorderen van de atletiek in welke verschijningsvormen dan ook De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door: a. lid te zijn van de Atletiek Unie en binnen dit verband het organiseren van en deelnemen aan atletiekevenementen, opleidingen en andere activiteiten; b. de benodigde accommodatie tot stand te (doen) brengen;
VISIE PR-COMMISSIE Atletiek is populair. Er is een toenemende belangstelling voor met name running. In het visiedocument “Presteren met plezier De ambities van een 100 jarige” van Atletiekvereniging PEC 1910 staan de volgende speerpunten vermeld: 1. Groei van het ledenaantal. 2. Verhoging van het prestatieniveau van alle groepen prestatieve atleten 3. Aandacht voor kwaliteit en diversiteit bij de recreatieve loopgroepen 4. Betrokkenheid van de leden en de vrijwilligers vergroten. 5. Structuur van de vereniging verbeteren en borgen Met name speerpunten 1 en 4 ziet de PR-Commissie als speerpunten waar zij invloed op uit kan oefenen. Groei van het ledenaantal kan door nieuwe leden te werven en door het verloop te verkleinen. Goede communicatie kan daaraan bijdragen door het verbeteren van de zichtbaarheid van de vereniging voor aspirant-leden en betere informatievoorziening en verbeteren van de interne communicatie voor bestaande leden. De PR-commissie is zeker geen zelfstandig opererende commissie. Zij zal dan ook nadrukkelijk de samenwerking zoeken met andere commissies en actieve leden waar al PR-activiteiten belegd zijn. De PRcommissie is complementair aan reeds bestaande initiatieven op dit gebied en zal in deze gevallen ondersteunend zijn.
STRATEGIE Voor de verschillende doelgroepen wordt hieraan op verschillende wijze invulling gegeven:
1 DOELGROEP: POTENTIËLE LEDEN RECREATIEF-/PRESTATIEGERICHTE HARDLOPERS Hier ligt in aantal het grootste potentieel, immers lopen is „in‟. In de regio Zwolle zijn meerdere loopgroepen actief: zoals Loopgroep Zwolle, Loopgroep Berkum en RCL (kenmerken: goedkoop, laagdrempelig, sfeer). Maar ook is er nog een grote lopersgroep die nog gewoon lekker ongebonden in zijn eentje loopt en nog niet direct denkt om lid te worden van een lopersgroep/vereniging. Strategie: Zichtbaarheid vergroten (aankleding trainingsgroepen, wedstrijdtenu, partytent bij lokale trimlopen en wedstrijden, infostand) Free publicity (externe media) Informatievoorziening. Voordelen t.o.v. andere loopgroepen in beeld brengen, zoals de baan, trainers, verzorging, accommodatie (flyers, website)
2 DOELGROEP: POTENTIËLE LEDEN GEÏNTERESSEERD IN BAANATLETIEK Aanwas voor deze groep vooral te verwachten van jeugd en studenten Strategie: Naamsbekendheid vereniging vergroten bij (nieuwe) Zwollenaren gericht op organisaties als gemeente, studentenclubs, opleidingen (flyers, website, infostands) Free publicity gericht op sportieve prestaties (verslaggeving lokale pers en andere media) Informatievoorziening gericht op praktische zaken: wat heeft club te bieden, bij wie moet ik zijn etc. (flyers, website)
3 DOELGROEP JEUGD De jeugd heeft de toekomst. Door goed in de jeugdatletiek te investeren kunnen ook hogere divisies in de toekomst binnen het bereik van de vereniging blijven. Strategie Naamsbekendheid vooral richten op organisaties die sporten bevorderen (SportService Zwolle) en scholen. Informatievoorzieining gericht op praktische zaken. Bij wie moet ik zijn, kan ik vrijblijvend een tijdje meedoen. Denk hierbij ook om beleving (atletiek is vet) en belangrijke rol ouders in besluitvorming (flyers, infostands)
4 DOELGROEP INTERN Om ledental te vergroten is het zaak niet alleen nieuwe leden te winnen, maar ook het verloop beperkt houden. Daarom is interne communicatie belangrijk. Om de vereniging te laten floreren zijn ook veel vrijwilligers nodig, ook daarvoor is interne communicatie belangrijk. Doel is betrokkenheid te vergroten. Strategie Betere informatievoorziening (domweg weten wat vereniging te bieden heeft, hoe dingen in z‟n werk gaan, bij wie moet je zijn, wat staat er op het programma, wat is er voor moois gepresteerd etc.) De website is hierin erg belangrijk, zeker nu de Kleppe niet meer in de bus komt. Ook digitale Kleppe biedt kansen. Website biedt ook interactieve mogelijkheden. Cultiveren van „Wij gevoel‟. Zie bovengenoemde punten op gebied van zichtbaarheid en free publicity. Die moeten niet alleen gericht zijn op nieuwe leden, maar in eerste plaats een warm gevoel opwekken bij bestaande leden. Meer gezamenlijkheid creëren bij grootschalige evenementen zoals Damloop en 7-heuvelenloop i.s.m. de activiteitencommissie.
JAARPLAN PR-COMMISSIE 2009
ACTIVITEITEN Uit de in het beleidsplan genoemde strategie gericht op de diverse doelgroepen kunnen de volgende taken/activiteiten van de PR-commissie voor 2009 worden gedistilleerd.
EXTERNE MEDIA Door het versturen van persberichten wil de PR-commissie zorgen dat de vereniging meer bekendheid krijgt in de regio. Hierbij wordt de nadruk gelegd op een tweetal zaken. Ten eerste op de diverse activiteiten, clinics en wedstrijden die georganiseerd worden door AV PEC1910. Daarnaast moet er ook extra aandacht zijn voor wat er allemaal mogelijk is binnen de atletiekvereniging. Denk hierbij aan het feit dat veel mensen niet weten dat er recreatieve loopgroepen zijn binnen de vereniging. Het is belangrijk om onze USP‟s hierin goed te belichten, zoals verzorging, kantine, baantrainingen en professionele trainers. Berichtgeving vindt plaats in Regionale kranten als De Stentor, maar ook in de lokalere huis-aan huis-bladen in Zwolle en de naburige wijken en gemeenten, zoals de Peperbus, Vinexpress en Zwartewaterland. Ook digitale steeds populairder wordende varianten zoals www.weblogzwolle.nl zullen hiervoor benaderd worden. Daarnaast wordt onderzocht in hoeverre georganiseerde evenementen extra kunnen worden belicht in bladen als Runner‟s World en media als lokale radio en tv. Afspraken/plannen/aanpak t.a.v. externe media zal worden uitgewerkt en geformaliseerd in een communicatieplan. Om reeds bestaande initiatieven niet tegen te gaan en om geen dubbele informatie uit te sturen zal expliciet de samenwerking worden gezocht met andere commissies en leden die PR-activiteiten uitvoeren. De PR-commissie is ondersteunend hieraan en zal geen taken onnodig overnemen waar deze reeds goed belegd zijn.
ZICHTBAARHEID TIJDENS LOKALE WEDSTRIJDEN Door middel van het plaatsen van een herkenbare partytent/infostand bij lokale wedstrijden hebben huidige leden een plek om voor en na de wedstrijd te verzamelen en wat te drinken of bij te kletsen. Tevens wordt de vereniging ook door aspirant-leden (en potentiële sponsors) (h)erkend als een actieve, betrokken en gezellige vereniging. Bijkomend voordeel is dat bij deze stands informatie kan worden verstrekt over de vereniging en de door haar georganiseerde trimloopjes. Deze stands worden i.s.m. de clubhuis-commissie bemenst door vrijwilligers van de vereniging.
ZICHTBAARHEID TIJDENS TRAININGEN TRIMLOOPGROEPEN De trimloopgroepen lopen veelal op parcours in de wijken rondom de atletiekbaan. Aangezien het bij vele buitenstaanders niet bekend is dat er ook op recreatief niveau gesport kan worden bij een atletiekvereniging, zijn deze trimloopgroepen het uitgelezen visitekaartje om dit kenbaar te maken. Van belang is dan ook dat deze groepen goed herkenbaar zijn als een loopgroep van AV PEC1910. Hiermee is ‟s winters al een start gemaakt door het uitgeven van reflecterende hesjes met het (kleine) clublogo hierop, maar de PR-commissie is van mening dat hier meer mee mogelijk is. Denk aan het uitrusten van de trainers met herkenbare jasjes met een groot clublogo erop tot zelfs het tegen zeer gereduceerd bedrag verkopen van clubshirts. De PR-commissie wil zich hier het eerste kwartaal van 2009 over buigen i.s.m. mogelijke leveranciers.
INFOMARKTEN Regelmatig worden er in Zwolle e.o. informatiemarkten gehouden waarbij verenigingen zich kunnen presenteren. Voorbeelden hiervan zijn SportInfoMarkt, Grasweekmarkt, Fitbeurs Holtenbroek en het Stadshagenfestival. AV PEC1910 gaat zich hier nadrukkelijker presenteren. De PR-commissie gaat zorg dragen voor een standaard inrichting van een informatiestand en hier zo mogelijk in de loop van het jaar verbetering in aanbrengen n.a.v. ervaringen. Hierbij wordt foldermateriaal beschikbaar gesteld en worden atletiekgerelateerde
attributen verzameld en op een inventarisatielijst geplaatst. Vrijwilligers kunnen hiermee onder begeleiding van één van de commissieleden de stand opstellen en bemensen. Daarnaast wordt per evenement bekeken of er mogelijkheden zijn voor demonstraties of clinics. Indien dit op het betreffende evenement mogelijk is wordt binnen de vereniging bekeken in hoeverre hier invulling aan gegeven kan worden door de inzet van vrijwilligers.
SPORTSERVICE ZWOLLE De belangrijkste taken van SSZ zijn het creëren van sterke, vitale en financieel gezonde sportverenigingen en het verhogen van de sportparticipatie in Zwolle. Hierbij organiseert zij i.s.m. de Zwolse sportverenigingen zeer diverse activiteiten ter stimulering van sport en beweging door o.a. jeugd of ouderen. De PR-commissie wil nauwere samenwerking zoeken met SSZ om als één van de grotere verenigingen van Zwolle zich beter via deze activiteiten te kunnen presenteren en hier proactiever in te participeren.
FLYEREN I.p.v. het laten halen van brochures tijdens infomarkten kan er ook op actievere wijze geflyerd worden richtingen de doelgroepen. Tijdens loopjes in de regio worden door vrijwilligers, in overleg met de organisatie van het evenement, flyers rondgedeeld met trimloopjes georganiseerd door AV PEC 1910. Op deze wijze wordt er meer bekendheid gegeven aan de vereniging als trimloopvereniging maar wordt ook meer bekendheid gegeven aan de trimloopjes an sich. Tevens wordt de mogelijkheid onderzocht om op de diverse Hogescholen en Colleges die Zwolle kent brochures op prikborden te hangen en op deze manier de jeugd en studenten actiever te trekken richting de baanatletiek.
DIGITALE KLEPPE De Kleppe zoals we die lang gekend hebben zal eind 2008 ophouden te bestaan. I.p.v. deze papieren versie verschijnt een digitale Kleppe. Hoewel de PR-commissie niet direct verantwoordelijk is voor de redactionele inhoud, zal zij wel verantwoordelijk zijn voor de juiste verspreiding, globale inhoud en doelstelling van de digitale Kleppe en zal er nauw contact zijn met de redacteur hiervan.
INFORMATIE NIEUWE LEDEN Voor nieuwe leden is het altijd zoeken naar hoe alles binnen de verenging reilt en zeilt, wat de trainingstijden zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe commissies en leden benaderd kunnen worden. De PR-commissie wil zorgen dat nieuwe leden beter hun weg kunnen vinden binnen de vereniging door het opstellen van een „Welkom bij PEC‟ Kleppe welke aan nieuwe leden kan worden uitgereikt (mail of hardcopy).
WEBSITE De huidige website van PEC 1910 is aan vernieuwing toe. Het uiterlijk van de website is momenteel onder constructie. Naast deze uiterlijke revisie zal de website ook toegankelijker gemaakt moeten worden voor haar huidige en nieuwe leden. Informatie moet actueel, volledig, toegankelijk en eenvoudig benaderbaar zijn. De webbeheerder zal verantwoordelijk blijven voor het technisch functioneren van de website en het bijwerken van agenda, uitslagen, foto‟s ed. De PR-commissie zal zorgen voor de juiste actuele berichtgeving, correcte informatieverschaffing en zal de door anderen geplaatste berichtgeving evalueren en eventueel bijwerken. Tevens zal de pr-commissie zich buigen over de indeling van de website en in samenspraak met de webbeheerder de website gebruikersvriendelijker maken. Hiervoor zal uiterlijk februari 2009 een implementatieplan zijn opgesteld en voorgelegd aan het bestuur.
CREËREN „WIJ GEVOEL‟ Voor behoud van de huidige leden is een „wij‟-gevoel van groot belang. Leden moeten zich een onderdeel van de vereniging voelen, waar ze zich thuis voelen, waar leuke dingen worden georganiseerd en waar ze goed op de hoogte worden gehouden van wat er in de vereniging gebeurt. Naast eerdergenoemde punten die aan dit gevoel
bijdragen moet de PR-commissie dan ook alert zijn hierop en andere commissies adviseren om hier als gezamenlijk kader aan te werken.
RANDVOORWAARDEN PRIORITERING DOELGROEPEN De PR-commissie kan al haar energie volop richten op alle eerder genoemde doelgroepen. Efficienter is het echter wanneer de doelgroepgerelateerde groeidoelstellingen van de vereniging helder zijn, zodat de PRcommissie haar activiteiten beter kan prioriteren en deze kan richten op de doelgroepen waar de groeibehoefte het grootste is.
PR-KALENDER Binnen de PR-commissie wordt een PR-kalender opgesteld. Hierop worden alle activiteiten waar PR-activiteiten voor voorzien worden ingepland. Op deze wijze kunnen tijdig voorbereidende werkzaamheden worden verricht en vrijwilligers uit de nog op te zetten vrijwilligerspool (zie hieronder) worden ingepland. Deze PR-kalender wordt niet alleen gevoed vanuit de PR-commissie zelf, maar ook vanuit andere commissies en het bestuur.
VRIJWILLIGERS Bij diverse punten is al aangegeven dat bemensing moet worden verzorgd door vrijwillgers. De PR-commissie is een kleine groep met fanatieke leden, die echter ook gewoon een betaalde baan naast hun sport hebben. Zij kunnen dus niet bij iedere activiteit aanwezig zijn, nog afgezien van het feit dat ze soms zelf ook willen meedoen aan een activiteit. Daarom is het van cruciaal belang dat vrijwilligers zich beschikbaar stellen hiervoor. De exacte capaciteit zal duidelijk worden na invulling van de PR-kalender, maar een eerste ruwe inschatting is dat voor 2009 minimaal 50 dagdelen aan vrijwilligers benodigd zijn. Hiervoor wordt een vrijwilligerspool opgezet.
BEHEER BROCHURES Om de kwaliteit van de brochures hoog te houden en om een ook goed overzicht te hebben op alle informatie die beschikbaar is voor promotiedoeleinden wil de PR-commissie het beheer van alle brochures op zich nemen. Nieuwe brochures worden aangeleverd aan de PR-commissie die deze reviewt op inhoud, stijl en kwaliteit. Als uiteindelijk een definitief exemplaar gereed is wordt deze ter accordering aangeboden aan het bestuur.
BUDGET Voor de diverse genoemde activiteiten zijn middelen nodig. Veel middelen kunnen uit het huidig inventaris van de vereniging worden gehaald. Denk hierbij aan vlaggen, partytenten, sportattributen en folders (ervan uitgaande dat voor foldermateriaal een vast verenigingsbudget beschikbaar is). Voor de overige middelen (bv aankleding stands/herkenbaarheid promotiemedewerkers) zal budget beschikbaar moeten worden gesteld. Een eerste inschatting is dat hiervoor een budget van € 500 nodig is.
EVALUATIE De PR-commissie zal halfjaarlijks evalueren hoe de voortgang op de in het jaarplan genoemde punten is. Waar nodig zal worden bijgestuurd of plannen worden bijgesteld in overleg met het bestuur (in het geval van gewijzigde visie, nieuwe doelstellingen of beperkende middelen).
