Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra financí a ekonomie

Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti Diplomová práce

Autor:

Bc. Petra Nováková Finance

Vedoucí práce:

Praha

doc. Ing. Hana Březinová, CSc.

Březen, 2014

Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem diplomovou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou pouţitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.

V Milevsku dne 29. 3. 2014

Petra Nováková

Poděkování Děkuji vedoucí práce paní doc. Ing. Haně Březinové, CSc. za odborné vedení a cenné připomínky při zpracování mé diplomové práce a firmě AGROLES, s.r.o., za to, ţe mi umoţnila vypracovat praktickou část.

Anotace Tato diplomová práce je zaměřena na problematiku vnitřních účetních směrnic. Jejím úkolem je přiblíţit funkce vnitřních účetních směrnic, které jsou nezbytné pro správný chod účetní jednotky. Práce je rozdělena na teoretickou část a praktickou část. V teoretické části práce jsou vymezeny základní pojmy z účetnictví. Dále je tato část práce zaměřena na význam, problematiku, legislativní úpravu, náleţitosti a chyby vnitřních účetních směrnic. Praktická část se zabývá aplikací vnitřních účetních směrnic ve firmě AGROLES, s.r.o. Tato část práce posuzuje, analyzuje a vyhodnocuje stávající znění vnitřních účetních směrnic s legislativními poţadavky, dále odhaluje nedostatky a navrhuje konkrétní vnitřní účetní směrnice pro tuto firmu.

Klíčová slova: vnitřní účetní směrnice, legislativa, účetnictví, účetní jednotka

Annotation This diploma thesis focuses on the issues regarding internal accounting regulations. It aims to describe the roles of internal accounting regulations which are essential for the due operation of an accounting unit. The thesis is divided to a theoretical and a practical part. The theoretical part includes definitions of fundamental accounting terms and focuses on the importance, issues, legislation, essentials and common errors with respect to the internal accounting regulations. The practical part deals with the application of internal accounting regulations in the company AGROLES, s.r.o. This part of the thesis reviews, analyzes and evaluates the current wording of the internal accounting regulations in comparison to legislation requirements, uncovers deficiencies and proposes specific internal accounting regulations for this firm.

Key words: internal accounting regulations, legislation, accounting, accounting unit

OBSAH ÚVOD ............................................................................................................................... 7 1 TEORETICKÁ ČÁST ............................................................................................... 9 1.1

Vymezení základních pojmů ......................................................................... 9

1.2

Význam vnitřních účetních směrnic ............................................................ 10

1.3

Účel vnitřních účetních směrnic .................................................................. 12

1.4 Legislativní úprava vnitřních účetních směrnic ................................................ 13 1.4.1 Povinnosti vyplývající z právních předpisů ............................................... 15 1.5 Vnitřní účetní směrnice vyplývající z jiných neţ právních předpisů ................ 23 1.6 Formální úprava a náleţitosti vnitřních účetních směrnic ................................ 30 1.6.1 Záhlaví vnitřních účetních směrnic ............................................................ 31 1.6.2 Vlastní text vnitřních účetních směrnic ..................................................... 32 1.6.3 Zápatí vnitřních účetních směrnic .............................................................. 33 1.6.4 Formální chyby vnitřních účetních směrnic............................................... 34 2

PRAKTICKÁ ČÁST .......................................................................................... 35 2.1

Charakterizování firmy AGROLES, s.r.o. .................................................. 35

2.2

Analýza vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o. ..................... 37

2.2.1 Vnitřní účetní směrnice „Systém zpracování účetnictví“ ........................ 38 2.2.1.1 Stávající znění vnitřní účetní směrnice ............................................... 39 2.2.1.2 Komentář ............................................................................................. 41 2.2.1.3 Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice ................................................. 44 2.2.2 Vnitřní účetní směrnice „Oběh účetních dokladů“ .................................. 49 2.2.2.1 Stávající znění vnitřní účetní směrnice ............................................... 49 2.2.2.2 Komentář ............................................................................................. 53 2.2.2.3 Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice ................................................. 54 2.2.3 Vnitřní účetní směrnice „Inventarizace majetku a závazků“ .................. 60 5

2.2.3.1 Stávající znění vnitřní účetní směrnice ............................................... 60 2.2.3.2 Komentář ............................................................................................. 61 2.2.3.3 Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice ................................................. 62 2.2.4 Vnitřní účetní směrnice „Pokladna, pokladní operace“ .......................... 67 2.2.4.1 Návrh nové vnitřní účetní směrnice ................................................... .68 2.2.5 Vnitřní účetní směrnice „Stravování zaměstnanců“ ................................ 74 2.2.5.1 Návrh nové vnitřní účetní směrnice .................................................... 75 2.2.6 Vnitřní účetní směrnice „Poskytování ochranných pomůcek a oděvů“ .. 78 2.2.6.1 Návrh nové vnitřní účetní směrnice .................................................... 79 ZÁVĚR ........................................................................................................................... 84 SEZNAM POUŢITÉ LITERATURY ............................................................................ 86

6

ÚVOD Téma vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti jsem si vybrala proto, ţe tvorbě vnitřních účetních směrnic se ze strany účetních jednotek mnohdy nevěnuje patřičná pozornost. Účetní jednotky se tímto jednáním vystavují zbytečnému riziku neefektivních postupů a někdy i protizákonnému jednání. V praxi se často stává, ţe účetní jednotky vůbec nemají vnitřní účetní směrnice zpracované, nebo je jejich obsah vytvořen pouze proto, aby byla splněna zákonná povinnost. Takto zpracované vnitřní účetní směrnice zpravidla kopírují ustanovení zákona, ale účetní jednotce nepřinášejí dostatečný uţitek. Není zapotřebí obecná formulace, kterou nalezneme v zákoně. Je zapotřebí najít taková místa, kdy zákon dává do jisté míry účetní jednotce volnost volit mezi postupy a metodami. A to je právě to, co by měla vnitřní účetní směrnice upravovat. Vnitřní účetní směrnice by měla vypovídat o tom, kterou z moţných metod si účetní jednotka zvolí, protoţe jí nejvíce vyhovuje, ne o tom, jaké metody zákon povoluje. Dle mého názoru by měla být kaţdá vnitřní účetní směrnice zpracována co nejpečlivěji a s vědomím její významnosti. Je tedy důleţité, aby si účetní jednotka uvědomila, ţe vnitřní účetní směrnice slouţí především jí samotné. Cílem mé diplomové práce je na základě analýzy vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o. vypracovat syntézu zjištěných skutečností a navrhnout úpravy stávajících vnitřních účetních směrnic a doplnit chybějící vnitřní účetní směrnice. Struktura mé diplomové práce je následující. V první části diplomové práce jsou uvedeny základní teoretické poznatky, ke kterým by měla účetní jednotka při tvorbě vnitřních účetních směrnic přihlíţet. V této kapitole vysvětluji základní pojmy z účetnictví, odkazuji na příslušnou legislativu vztahující se k problematice vnitřních účetních směrnic. Dále popisuji, jak by měly vnitřní účetní směrnice vypadat, co by měly a neměly obsahovat, aby měly především vypovídací schopnost vzhledem k účelu, a současně, aby byly vţdy sestavovány v souladu s platnou legislativou. V druhé části mé diplomové práce krátce popisuji firmu AGROLES, s.r.o. a dále analyzuji současné vnitřní účetní směrnice a navrhuji úpravy, přiděluji k nim komentáře a navrhuji nové vnitřní účetní směrnice. Vnitřní účetní směrnice zpracovávám dle potřeb a poţadavků firmy AGROLES, s.r.o. tak, aby tyto vnitřní účetní směrnice odpovídaly jiţ zavedenému chodu, pravidlům a postupům této účetní jednotky.

7

Metody zpracování Teoretickou část diplomové práce jsem zpracovala z právních předpisů a odborné literatury formou deskripce. Poté jsem provedla analýzu vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o., v závěru jsem provedla syntézu získaných poznatků. Vnitřními účetními směrnicemi jsou upravovány zásady obsaţené v platných účetních předpisech podle konkrétních podmínek firmy AGROLES, s.r.o. Tvorba některých vnitřních účetních směrnic vyplývá přímo z těchto závazných předpisů, tvorbu ostatních lze poté odvodit přímo z podnikatelské praxe dané účetní jednotky. Základem praktické části je zpracování poznatků získaných teoretickým prostudováním příslušných podkladů. Tyto poznatky jsou základem pro jejich aplikaci ve firmě AGROLES, s.r.o. Na základě prostudování interních dokladů této firmy jsem dospěla ke konkrétním návrhům vnitřních účetních směrnic. Ze získaných teoretických poznatků a výsledků analýzy současného znění vnitřních účetních směrnic doporučuji vhodný systém pro tvorbu těchto vnitřních účetních směrnic, navrhuji změny stávajících a tvorbu nových vnitřních účetních směrnic pro oblasti, které zatím nebyly v účetní jednotce popsány. Tyto návrhy by měly přispět k celkovému zlepšení chodu účetní jednotky. Kvalitně zpracovaný systém vnitřních účetních směrnic se tak stane základem pro správné fungování účetní jednotky.

8

1 TEORETICKÁ ČÁST 1.1

Vymezení základních pojmů

Jedním ze základních pojmů, který je třeba pro účely této diplomové práce vymezit, je pojem účetní jednotky. Definice účetní jednotky vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Za účetní jednotky se povaţují: a) právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky, b) zahraniční právnické osoby a zahraniční jednotky, které jsou podle právního řádu, podle kterého jsou zaloţeny nebo zřízeny, účetní jednotkou nebo jsou povinny vést účetnictví, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů, c) organizační sloţky státu, d) fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku, e) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně plnění osvobozených od této daně, jeţ nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 000 000 Kč, a to od prvního dne kalendářního roku. f) ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí, g) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou společníky sdruţenými ve společnosti, pokud alespoň jeden ze společníků sdruţených v této společnosti je osobou uvedenou v písmenech a) aţ f) nebo h) aţ l), h) ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis, i) svěřenské fondy podle občanského zákoníku, j) fondy obhospodařované penzijní společností podle zákona upravujícího důchodové spoření a podle zákona upravujícího doplňkové penzijní spoření, k) investiční fondy bez právní osobnosti podle zákona upravujícího investiční společnosti a investiční fondy, nebo l) ty, kterým povinnost sestavení účetní závěrky stanoví zvláštní právní předpis nebo které jsou účetní jednotkou podle zvláštního právního předpisu.1

1

§ 1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

9

Dalším velmi důleţitým pojmem, je účetní období. Definici účetního období nalezneme v ustanovení § 3 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů: Účetním obdobím je nepřetrţitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li dále stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem nebo je hospodářským rokem. Hospodářským rokem je účetní období, které můţe začínat pouze prvním dnem jiného měsíce, neţ je leden. Účetní období bezprostředně předcházející změně účetního období můţe být kratší nebo i delší neţ dvanáct měsíců. Ostatní pojmy budou postupně vysvětleny v textu následujících kapitol.

1.2

Význam vnitřních účetních směrnic

Povinností kaţdé účetní jednotky je vytvoření vlastních účetních směrnic. V praxi se však často setkáváme s účetními jednotkami, které tyto písemnosti nemají vypracované nebo obsahují obecné fráze, které jsou z legislativních norem pouze opsány. Vnitřní účetní směrnice lze vyuţít jako nástroj kvalitního řízení účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnice mají také nezaměnitelnou vnitropodnikovou úlohu. Především u větších účetních jednotek, které mají sloţitou organizační strukturu, se pomocí vnitřních účetních směrnic řídí velké mnoţství procesů, které nevyplývají z předepsaných poţadavků či legislativních norem. Vedení firem tak určuje zaměstnancům, jak mají v určitých situacích postupovat. Pravidla, která jsou stanovená vnitřními účetními směrnicemi, jsou závazná pro kaţdého pracovníka dané účetní jednotky. Pravomoc k rozhodování o některých aktivitách bývá u větších účetních jednotek delegována na niţší vedoucí, například vnitřní účetní směrnici pro řádný chod účetní závěrky, kde se rozhoduje o postupech a termínech prací, můţe vydávat hlavní účetní na základě zplnomocnění. Jakým způsobem má být vnitřní účetní směrnice sepsána, vydána, nazvána, schválena, distribuována a archivována, není nikde stanoveno. Tyto úkony jsou v kompetenci daného subjektu. Jako obecný název se nejčastěji pouţívá slovo směrnice, vnitřní předpis s uvedením identifikačního údaje, pro rozlišení jednotlivé písemnosti.2

2

HRUŠKA, Vladimír. Daně, účetnictví – vzory a případy. Vnitropodnikové směrnice pro podnikatele. 7–8/2011. Český Těšín: PORADCE, 2011, s. 2–4. ISSN 1213-9270.

10

V praxi se můţeme také setkat s názvy, kterými jsou například vnitropodniková směrnice, organizační směrnice, pokyn (hlavního účetního, finančního ředitele) a rozhodnutí. Názvy lze kombinovat s vahou dané písemnosti a jejím významem. Vnitřní účetní směrnice tak můţe být vnitropodnikovým předpisem, který má vyšší váhu a delší platnost neţ rozhodnutí, které lze vydávat pro nahodilé a jednorázové akce. Ve větších podnicích bývá obvykle zavedena jednotná grafická úprava pro tyto písemnosti. O tuto úpravu se starají specializovaná oddělení, která mají v náplni práce za spolupráce s odborníky vydávat, kontrolovat a aktualizovat popisované vnitřní účetní směrnice. U malé účetní jednotky stačí zahrnout postupy a informace do jedné vnitřní účetní směrnice.3 Vnitřní účetní směrnice můţeme tedy charakterizovat jako určité stanovení postupů, pravidel a povinností v účetních jednotkách. Vnitřní účetní směrnice jsou závazné pro všechny pracovníky dané účetní jednotky. Na tvorbě vnitřních účetních směrnic by se měli podílet jak účetní, tak i další pracovníci, kteří vykonávají důleţité funkce ve firmě. Správně vytvořené vnitřní účetní směrnice přispívají k lepšímu chodu účetní jednotky, usnadňují vnitřní i vnější kontrolu hospodaření a přispívají k jednodušší adaptabilitě nových pracovníků. Vnitřní účetní směrnice by se měly kaţdoročně kontrolovat a revidovat, neboť kaţdý rok dochází k legislativním změnám a změnám v účetních jednotkách.

3

HRUŠKA, Vladimír. Daně, účetnictví – vzory a případy. Vnitropodnikové směrnice pro podnikatele. 7–8/2011. Český Těšín: PORADCE, 2011, s. 4. ISSN 1213-9270.

11

1.3

Účel vnitřních účetních směrnic

Z definice předmětu účetnictví vyplývá účel vedení účetnictví. Smyslem je podat průkazné, úplné a správné informace o pohybu a stavu majetku a závazků, o výnosech, nákladech, hospodářském výsledku a o čistém obchodním jmění. Přitom však musí být dodrţovány základní zásady pro vedení účetnictví, kterými jsou: časová a věcná souvislost nákladů a výnosů, návaznost zůstatků rozvahových účtů v následujícím účetním období na zůstatky rozvahových účtů v běţném období, nemoţnost kompenzace nákladů a výnosů, majetku a závazků, stálost účtování ve vztahu ke způsobům odpisování, oceňování a postupům účtování, opatrnost, aby aktiva a výnosy nebyly nadhodnoceny a náklady a závazky podhodnoceny. Hlavním účelem vnitřních účetních směrnic je: pouţívání přehledného a jednotného účtového rozvrhu účetní jednotky, jednotné oceňování a stejné posuzování shodných účetních případů, vymezení účetních dokladů, jednotné organizační zabezpečení při provádění fyzické a dokladové inventarizace, archivování daňových a účetních písemností.4 Účelem vnitřních účetních směrnic je stanovení konkrétních postupů účtování pro jednodušší srozumitelnost účetnictví a práci jednotlivých pracovníků účetní jednotky. Pro úpravu a vytváření vnitřních účetních směrnic je vhodné dodrţovat tyto zásady: vnitřní účetní směrnice musí být logická, stručná, přehledná, text musí být jednoznačný a srozumitelný, i přesto, ţe je vnitřní účetní směrnice stručná, musí řádně řešit vymezené postupy, vymezené postupy je nutné uspořádat tak, aby se shrnula stejná problematika do jedné vnitřní účetní směrnice a zabránilo se tak zbytečnému opakování,

4

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 2. ISBN 80-251-0924-0.

12

při tvorbě vnitřních účetních směrnic je vţdy nezbytné zajišťovat soulad s právními předpisy.5

1.4 Legislativní úprava vnitřních účetních směrnic Dne 1. ledna 2004 došlo k významné změně zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Od tohoto okamţiku přestaly platit Postupy účtování pro podnikatele a v platnost vstoupily České účetní standardy pro podnikatele, vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli a které účtují v soustavě podvojného účetnictví, dále vyhlášky č. 501 – 506/1992 Sb., které jsou určené pro další subjekty v České republice, a České účetní standardy pro tyto další subjekty. Tato změna přinesla pro účetní jednotky větší volnost, neboť jsou v právních předpisech uvedena pouze obecná pravidla, a proto si musí účetní jednotka stanovit vnitřní normy, podle kterých se bude řídit při vedení svého účetnictví. 6 Povinnost vypracovat vnitřní účetní směrnice vyplývá někdy i přímo nebo nepřímo z textů některých ustanovení, s odkazem na nutnost, potřebnost či povinnost stanovit důleţitá rozhodnutí. Vzhledem k tomu, ţe účetnictví se řídí mnoha zákony, vyhláškami a opatřeními, je obtíţné podchytit jejich výčet. Z některých předpisů lze pouze odvodit povinnost ke stanovení vnitropodnikových principů a zásad. Za rozhodující se povaţují konkrétní podmínky účetní jednotky.7

5

OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, s. 3. ISSN 1211-7307. 6 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 1. ISBN 80-251-0924-0. 7 HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice 2003. 2. aktualiz. vyd. Praha: Bilance, 2003, s. 7. ISBN 80-86371-36-0.

13

Při vytváření vnitřních účetních směrnic je vhodné vycházet z těchto základních předpisů, kterými se může účetní jednotka řídit: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů – tento zákon upravuje rozsah a způsob vedení účetnictví v souladu s ostatními předpisy. Prováděcí vyhlášky – podrobněji vymezují některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Prováděcí vyhlášky vydává Ministerstvo financí. Významná je vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli a které účtují v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. České účetní standardy (č. 001 až 009 a č. 011 až 023) pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen „České účetní standardy pro podnikatele“). Ministerstvo financí ČR vede registr Českých účetních standardů za účelem dosaţení souladu při pouţívání účetních metod účetními jednotkami. Cílem standardů je stanovit bliţší popis postupů účtování a účetních metod. Vydání Českých účetních standardů oznamuje Ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji.8 K těmto Českým účetním standardům patří: -

České účetní standardy pro podnikatele,

-

České účetní standardy pro účetní jednotky, u kterých není podnikání hlavním předmětem činnosti,

-

České účetní standardy pro pojišťovny a pro zdravotní pojišťovny,

-

České účetní standardy pro finanční instituce,

-

České účetní standardy pro vybrané účetní jednotky.

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, ve znění pozdějších předpisů 8

§ 36 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

14

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 219/1995 Sb., devizový zákon, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů

Dále

by

měli

účetní

pracovníci

sledovat

judikáty, informace

ze

závěrů

z Koordinačních výborů, interpretaci Národní účetní rady a Pokyny Generálního finančního ředitelství. Pokyny Generálního finančního ředitelství sice nejsou zákonnou normou, ale při kontrolách podle nich většinou pracovníci příslušného finančního úřadu postupují. K obhájení určitého postupu poplatníka mohou většinou pomoci i vnitřní účetní směrnice, pokud postup poplatníka nebude v přímém rozporu s danými předpisy.9

1.4.1 Povinnosti vyplývající z právních předpisů

Tvorba vnitřních účetních směrnic by měla přímo vyplývat z potřeby účetní jednotky. Existují však i vnitřní účetní směrnice, jejichţ vyhotovení je právním předpisem vyţadováno. Mezi právní normy, ze kterých vyplývá povinnost vytvoření vnitřních účetních směrnic, patří zejména zákon o účetnictví, zákoník práce a další právní předpisy, které se vztahují k účetnictví dané účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnice se mohou dělit do tří skupin: Povinné vnitřní účetní směrnice – podle účetních předpisů, jsou dány zákonem o účetnictví, účetními standardy nebo prováděcí vyhláškou. Vnitřní účetní směrnice, které vyplývají z jiných právních předpisů – například zákon o daních z příjmů, zákoník práce, zákon o rezervách.10

9

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 9. ISBN 978-80-7263-826-6. 10 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 35. ISBN 978-80-7263-826-6.

15

Doporučené vnitřní účetní směrnice – obsah i rozsah vnitřních účetních směrnic je dán velikostí, předmětem i strukturou činnosti dané společnosti, jedná se například o vnitřní účetní směrnici, která upravuje organizační strukturu společnosti.11

Mezi povinné vnitřní účetní předpisy patří:

1. Účtový rozvrh Vzhledem k tomu, ţe v roce 2003 přestala platit jednotná, Ministerstvem financí vyhlášená účtová osnova, která do roku 2002 definovala účtové skupiny, účtové třídy a syntetické účty a jejich obsah, musí si kaţdá účetní jednotka stanovit obsahovou náplň a strukturu syntetických a analytických účtů sama. Tato práce je velmi náročná na odborné a detailní znalosti pouţívaného účetního softwaru, proto tato práce bývá obvykle svěřena hlavní účetní a dalším zainteresovaným osobám. Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 4 a § 14. Směrná účtová osnova stanovuje označení a uspořádání účtových tříd, popřípadě účtových skupin nebo i syntetických účtů pro účtování o pohybu a stavu majetku a jiných aktiv, jiných pasiv a závazků, o výnosech a nákladech a o výsledku hospodaření. Na základě účtové osnovy sestavují účetní jednotky účtový rozvrh, v němţ jsou uvedeny účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce. Účetní jednotky sestavují účetní rozvrh pro kaţdé účetní období, v průběhu tohoto období je moţné účtový rozvrh doplňovat. Jestliţe nedošlo k prvnímu dni účetního období ke změně účtového rozvrhu platného v předcházejícím účetním období, postupuje podle tohoto rozvrhu účetní jednotka i v následujícím období.12

11

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 35. ISBN 978-80-7263-826-6. 12 § 14 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

16

Výše zmíněné zásady, které jsou dány zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví jsou dále rozvedeny v prováděcí vyhlášce pro vedení podvojného účetnictví podnikatelů č. 500/2002 Sb., § 46. Hlavním aspektem pro správné zachycení účetních operací je členění účtů na: rozvahové – jedná se o účty, pomocí kterých se sledují a zachycují pohyby a stavy aktiv a pasiv, výsledkové – tyto účty slouţí ke sledování nákladů a výnosů účetní jednotky, závěrkové – jedná se o účty, které slouţí k otevření a uzavření rozvahových a výsledkových účtů, podrozvahové – slouţí ke sledování důleţitých skutečností v účetních jednotkách i pro třetí osoby. Operace na výše uvedených účtech zachycuje účetní jednotka na syntetických účtech, které jsou vytvořené k jednotlivým účtovým skupinám v rámci jednotlivých účtových tříd. Na syntetických účtech se zachycuje pohyb a stav majetku a jiných aktiv, nákladů a výnosů, závazků a jiných pasiv a výsledek hospodaření. Tyto účty se dále dělí na analytické účty. U analytických účtů se jedná o detailnější rozvedení údajů uvedených na účtech syntetických. Dalším aspektem pro stanovení analytických účtů je daňové hledisko.13 Osoba, která v účetní jednotce zodpovídá za sestavení účtového rozvrhu, jeho aktualizaci a archivaci, by měla také dbát o dokumentaci předešlých verzí účtových rozvrhů. Z těchto verzí musí být zřejmé, jak se účetnictví vedlo v předchozích účetních obdobích. Dále je vhodné, aby byl účtový rozvrh účetní jednotkou aktualizován a při kaţdé změně uloţen k dokumentaci účetní závěrky.

2. Odpisový plán Povinnost vytvořit tuto vnitřní účetní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 28. Odpisy slouţí k postupnému zahrnování (rozpouštění či sniţování) pořizovací ceny dlouhodobého majetku (hmotného i nehmotného) do nákladů k vytváření tzv. oprávek. 13

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 96–97. ISBN 978-80-7263-826-6.

17

Oprávky vyjadřují hodnotu kumulovaných odpisů, ze kterých se dá usuzovat na stupeň opotřebení příslušného dlouhodobého majetku. Odpisy členíme na daňové a účetní. Vnitřní účetní směrnice, která stanovuje odpisový plán, by měla zahrnovat: základní pravidla pro odpisování dlouhodobého majetku, metody odpisování (z hlediska daňových a účetních odpisů), období zúčtování a vyčíslování odpisů, zařazování a vyřazování předmětů dlouhodobého majetku z hlediska odpisování. Odpisový plán platí pro celé účetní období a nelze ho v průběhu účetního období měnit.14 Za dodrţování odpisového plánu v účetní jednotce by měl být ustanoven odpovědný pracovník.

3. Systém zpracování účetnictví Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 11, § 12, § 13 a § 16. Poţadavky na účetnictví, které jsou formulované ve výše uvedených paragrafech, ponechávají značný prostor iniciativě účetních jednotek. Cílem této vnitřní účetní směrnice je závazný metodický návod k oběhu účetních dokladů, který směřuje ke správnému, úplnému, průkaznému, přehlednému, srozumitelnému vedení účetnictví a zaručuje trvalost účetních záznamů v účetní jednotce. Při vedení účetnictví se účetní jednotka řídí těmito zásadami stanovenými vyhláškou č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů: vymezení nákladů, které souvisejí s pořízením dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, vymezení nákladů souvisejících s pořízením zásob, vymezení nákladů souvisejících s pořízením cenných papírů a podílů, oceňovací rozdíly při uplatnění reálné hodnoty a ocenění ekvivalencí u cenných papírů a podílů, zajišťovacích derivátů, derivátů k obchodování, přeměně účetní jednotky, 14

SCHIFFER, Vladimír. Účetnictví v praxi, odborný měsíčník pro účetní v praxi 7/2010, Praha: Wolters Kluwer, 2010, s. 28. ISSN 1211-7307.

18

vymezení nákladů, které souvisí s pořízením pohledávek, oceňovací rozdíly při uplatnění reálné hodnoty u pohledávek, které účetní jednotka nabyla a určila k obchodování, odpisování majetku, postup tvorby a pouţití opravných poloţek, vzájemné zúčtování, potup tvorby a pouţití rezerv, metoda kursových rozdílů, odloţené daně, ocenění souboru majetku, základní účetní zásady, opravy účetních záznamů, účetní knihy a evidence, popis systému zpracování účetních dokladů, vyhotovení účetních záznamů.15 Tyto zásady jsou dále rozpracovány v jednotlivých vnitřních účetních směrnicích.

4. Podpisové záznamy Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 33a. Účelem této vnitřní účetní směrnice je určit podpisové a rozhodovací kompetence osob, které jsou oprávněné za společnost podepisovat. Aby bylo jednoznačné určit, čí je podpis na konkrétním dokladu, musí mít účetní jednotka vypracované podpisové vzory i s vymezením období, po které byly tyto osoby za příslušné doklady odpovědné. Tyto podpisové vzory mohou být vydány jako součást podpisového a odpovědnostního řádu. Jednoznačné převzetí a stanovení odpovědnosti, které vyplývá z podpisového záznamu, není důleţité pouze pro případné vymáhání škody, ale také proto, ţe příslušní pracovníci si uvědomí svou odpovědnost, coţ můţe přispívat k jejich lepšímu plnění daných úkolů.16

15

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 46–60. ISBN 978-80-7263-826-6. 16 LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 5. aktualiz. vyd. Praha: GRADA, 2008, s. 15. ISBN 978-80-247-2576-5.

19

5. Zásoby Povinnost vytvořit tuto vnitřní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., o účetnictví § 3 a § 4, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V oblasti zásob je třeba vnitřní účetní směrnicí upravit především rozhodnutí účetní jednotky, které zásoby budou účtovány způsobem A a o kterých bude účtováno způsobem B. Při účtování podle míst uskladnění (odpovědných osob) můţe být uplatněna pouze jedna z uvedených moţností. Dále je třeba do vnitřní účetní směrnice zapracovat rozhodnutí, jaká metoda se bude pouţívat pro oceňování úbytků zásob, zda to bude váţený aritmetický průměr, rozklad pořizovací ceny nebo metoda FIFO.17

6. Časové rozlišení nákladů a výnosů Povinnost vytvořit tuto vnitřní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 3 odst. 1. Tato vnitřní účetní směrnice zajišťuje správné vyčíslení hospodářského výsledku za příslušné účetní období. V souladu s daňovými a účetními předpisy je třeba účtovat náklady a výnosy do období, se kterými časově a věcně souvisejí.

7. Používání cizích měn, kursové rozdíly Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 24 odst. 6 a odst. 7 a z § 60 vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Účelem této vnitřní účetní směrnice je stanovení základních postupů v účetní jednotce k zajištění správného vyjádření kursových rozdílů u dokladů, které jsou vystaveny v cizích měnách při přepočtu na českou měnu. Pro přepočet majetku a závazků se pouţívá kurs devizového trhu k okamţiku uskutečnění účetního případu nebo k rozvahovému dni. Kurs devizového trhu vyhlašuje Česká národní banka.

17

PILÁTOVÁ, Jana a kolektiv autorů. Metodické aktuality 4/2010, Vnitřní kontrolní systém a odpovědi na dotazy. Praha: Metodické aktuality Svazu účetních, 2010, s. 20. ISBN 978-80-87367-06-3. ISSN 1211-41378.

20

8. Deriváty Povinnost vytvořit tuto vnitřní účetní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 4 odst. 12 a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., o účetnictví, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví § 52. Pro účely účetnictví se derivátem rozumí finanční nástroj (na základě právní skutečnosti vzniká finanční aktivum jednoho subjektu a kapitálový nástroj nebo finanční závazek jiného subjektu), který současně splňuje tyto podmínky: jeho reálná hodnota se mění v závislosti na změně úrokové sazby, měnového kursu, ceny cenného papíru, cenového indexu, na úvěrovém hodnocení nebo indexu, který ve srovnání s ostatními typy kontraktů, ve kterých je zaloţena podobná reakce na změny trţních podmínek, nevyţaduje ţádnou nebo vyţaduje malou počáteční investici, který bude vypořádán v budoucnosti. Členění derivátů: deriváty zajišťovací, deriváty k obchodování. Derivát se povaţuje za zajišťovací, pokud splňuje následující podmínky: na počátku zajištění je zajišťovací vztah zdokumentován, efektivita je průběţně posuzovaná a spolehlivě měřitelná, zajištění je efektivní. Účetní jednotka si sama stanoví, zda vyuţije moţnosti účtovat o derivátech jako o zajišťovacích derivátech v souladu se svou strategií řízení finančních rizik nebo bude o veškerých derivátech účtovat jako o derivátech k obchodování.18

18

CARDOVÁ, Zdenka. Zákon o účetnictví s komentářem, vyhláška č. 500/2002 Sb., s komentářem. 2012/9. Český Těšín: PORADCE, 2012, s. 113. ISSN 1211-2437.

21

9. Konsolidační pravidla Povinnost vytvořit tuto vnitřní účetní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., o účetnictví § 62, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ze zákona je konsolidující účetní jednotka povinna stanovit konsolidovaným účetním jednotkám, které jsou zahrnuty do konsolidačního celku, ţe budou konsolidovány. Dále jim musí podat informace o vymezení celého nebo dílčího konsolidačního celku ve formě pravidel a organizačního schématu, které platí pro daný celek. Mezi konsolidační pravidla zejména patří: způsoby oceňování závazků a majetku, poţadavky na údaje určené pro konsolidaci, které konsolidované podniky předkládají a termíny předkládání údajů, předloţení konsolidovaných účetních závěrek niţších konsolidačních celků, termíny sestavení účetní závěrky za konsolidační celek. Konsolidující účetní jednotka vyhlásí a stanoví konsolidační pravidla, podle kterých konsolidované účetní jednotky (i zahraniční podniky) upraví předkládané údaje pro sestavení konsolidované účetní závěrky. Konsolidované účetní jednotky, které jsou zahrnuty do konsolidačního celku, jsou povinny poskytnout svoji účetní závěrku a veškeré dokumenty, které jsou potřebné pro sestavení konsolidované účetní závěrky, konsolidující účetní jednotce.19

10. Poskytování cestovních náhrad Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 151 – § 190. Úkolem této vnitřní účetní směrnice je určit zásady pro plánování, vykonávání, schvalování a vyúčtování tuzemských a zahraničních pracovních cest zaměstnanců. Vzhledem k tomu, ţe se kaţdý rok aktualizují vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí o sazbách cestovních náhrad a cenách pohonných hmot, je třeba vnitřní účetní směrnici kaţdoročně aktualizovat. 19

OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007, s. 9. ISSN 1211-7307.

22

I přesto, ţe zákon ukládá povinnost vytvořit výše uvedené vnitřní účetní směrnice, účetní jednotka bude vţdy vytvářet pouze ty vnitřní účetní směrnice, které má ve své náplni. Některé z výše uvedených vnitřních účetních směrnic nemusí být také vypracovány samostatně, mohou být pouhou součástí jiné vnitřní účetní směrnice.

1.5 Vnitřní účetní směrnice vyplývající z jiných než právních předpisů Přestoţe řada vnitřních účetních směrnic vyplývá přímo ze zákona, existuje široký okruh oblastí, které si kaţdá účetní jednotka musí upravit dle svého uváţení. Správně zpracovaná vnitřní účetní směrnice můţe v mnohých případech velmi dobře poslouţit při výkonu různých činností. Pro další potřeby účetní jednotky je moţné vytvořit tyto vnitřní účetní směrnice:

1. Oběh účetních dokladů Oběh účetních dokladů je metodický návod, který ukládá, popisuje a stanovuje postup od vzniku účetního případu po jeho archivaci. Tato vnitřní účetní směrnice by měla navazovat na vnitřní účetní směrnici, která stanovuje kompetence a odpovědnosti jednotlivých funkcí v účetní jednotce k podepisování a schvalování účetních dokladů. Tato vnitřní účetní směrnice patří mezi nejobtíţněji sestavitelné vnitřní účetní směrnice, neboť v ní musí být zachyceny veškeré moţné vazby při pohybu účetních dokladů. Při nadefinování všech druhů dokladů, všech činností s nimi spojených a určení odpovědností za jednotlivé činnosti lze po pracovnících vyţadovat důsledné plnění pracovních povinností, ale i v případě, ţe by tyto povinnosti neplnili, je moţné je za vzniklé nedostatky postihnout. Cílem této vnitřní účetní směrnice je zajištění úplného a správného zpracování veškerých účetních dokladů účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnice poskytuje závazný metodický návod k oběhu účetních dokladů, který je základem k průkaznosti a správnosti účetnictví a zaručuje trvalost účetních

23

záznamů. Vnitřní účetní směrnice musí být závazná pro všechny pracovníky účetní jednotky.20

2. Organizační řád Tato vnitřní účetní směrnice není ze zákona povinná, ale pro správné fungování společnosti je nezbytná. Na základě vypracování organizačního řádu (organizační struktury společnosti) je moţné práci jednotlivých pracovníků v účetní jednotce kontrolovat a ocenit.

3. Ukládání, archivace a skartace účetních písemností a záznamů Účelem vnitřní účetní směrnice je vymezení konkrétní lhůty úschovy účetních záznamů (účetních dokladů, účetních knih, účetní závěrky, apod.), odpovědnost za ukládání a místo uloţení účetních dokladů. Součástí vnitřní účetní směrnice musí být dále lhůty a způsob skartace záznamů, a to především v případech, budou-li lhůty stanoveny odchylně (delší) od zákona o účetnictví.21 Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů obsahuje konkrétní termíny pro úschovu účetních záznamů v § 31 a § 32. Základní termíny úschovy: výroční zpráva a účetní závěrka po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní knihy, účetní doklady, inventurní soupisy, odpisové plány, účtový rozvrh, přehledy po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formou písemnou nebo technickou vedení účetnictví, po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady a jiné účetní záznamy, týkající se záručních lhůt a reklamačních řízení, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají, účetní záznamy týkající se nezaplacených pohledávek nebo nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, ve kterém došlo k jejich splnění nebo zaplacení, 20

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 35–36. ISBN 80-251-0924-0. 21 KOCH, Jiří. Účetní závěrka podnikatelů za rok 2011. Český Těšín: PORADCE, 2011, 24 s. ISBN 978-80-7365-331-6.

24

jestliţe pouţijí účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, neţ je vedení účetnictví, a to zejména pro účely správního řízení, trestního řízení, daňového řízení, občanského soudního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, skartačního řízení, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují účetní jednotky po uplynutí uschovacích dob tak, aby byly zajištěny poţadavky, které vyplývají z jejich pouţití pro uvedené účely.22

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku jsou dále povinni dle Přílohy č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, archivovat především následující dokumenty a posléze z nich umoţnit výběr archiválií (dokumenty, které mají trvalou hodnotu): Statut – zakladatelské dokumenty, jednací řády, stanovy, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace zrušení, likvidace a zániku podnikatelského subjektu. Řízení – zápisy a protokoly z jednání statutárního a dozorčího orgánu, zápisy a přílohy z valných hromad, zápisy z porad vedení, zprávy o podnikatelské činnosti a stavu majetku podnikatelského subjektu, zprávy o auditu (pokud nejsou zahrnuty do výroční zprávy), výroční zprávy. Majetek – mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení, či likvidaci podnikatelského subjektu, smlouvy o převodu a přechodu vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace ochranných známek. Finanční dokumenty – roční statistické výkazy, účetní závěrky. Propagační činnost – ukázky vlastních propagačních materiálů (letáky, katalogy). Výrobní program – změny výrobního programu, uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích. Kolektivní smlouvy, dokumenty o zaměstnaneckých záleţitostech.23 Účetní záznamy je třeba ukládat a uschovávat podle předem stanovené vnitřní účetní směrnice do archivu po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uloţením do archivu musí být záznamy uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, poškození a zničení. Při zániku podnikatelského subjektu nebo po uplynutí stanovené lhůty úschovy dokumentů přichází na řadu skartace. 22 23

§ 31 a § 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Příloha č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, ve znění pozdějších předpisů

25

4. Inventarizace majetku a závazků Účetní jednotka inventarizací zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví.24 Zpracování vnitřní účetní směrnice o inventarizaci, ve které jsou stanoveny postupy, termíny, odpovědné osoby za inventarizaci, náleţitosti inventurních soupisů, způsob zúčtování inventarizačních rozdílů (manka nebo přebytky), přispívá k řádně provedené inventarizaci veškerého majetku a závazků účetní jednotky. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví § 29 definuje dva druhy inventarizací: inventarizace periodická – je prováděna k okamţiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (řádná nebo mimořádná), inventarizace průběţná – je prováděna v průběhu účetního období, tato inventarizace se provádí pouze u zásob, u kterých účetní jednotky účtují podle míst jejich uloţení nebo podle druhů nebo hmotně odpovědných osob, dále se tato inventarizace provádí u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který je v soustavném pohybu, termín inventarizace si určuje účetní jednotka sama. Účetní jednotky jsou povinny archivovat provedené inventarizace po dobu 5 let po jejím provedení. Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotka při inventarizaci zjišťuje: fyzickou inventurou – u hmotného a nehmotného majetku, dokladovou inventurou – u závazků a pohledávek, popřípadě u dalších sloţek majetku, u kterých nelze provést fyzickou inventuru. Zjištěné stavy musí účetní jednotka zaznamenat v inventurních soupisech.25

24 25

§ 29 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů § 30 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

26

Inventurní soupisy musí obsahovat: jednoznačné určení, o jaký majetek a závazky se jedná, podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace, způsob zjišťování skutečných stavů, ocenění závazků a majetku k okamţiku ukončení inventury, okamţik zahájení a ukončení inventury.26

5. Stanovení zásad pro použití dohadných položek Tato vnitřní účetní směrnice zajišťuje správné vyčíslení výsledku hospodaření účetní jednotky. Proto je třeba v souladu s účetními předpisy účtovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Vnitřní účetní směrnice musí být závazná pro všechny pracovníky účetní jednotky. Všichni pracovníci odpovědní za účetní případy a za jejich proúčtování, které k poslednímu dni účetního období nejsou ukončeny konečným dokladem, jsou povinni dbát zásad uvedených ve vnitřní účetní směrnici. Hlavní účetní společnosti odpovídá za to, ţe kaţdý nevyúčtovaný případ bude zaúčtován. Pracovníci podle stanovených kompetencí odpovídají za úplnost dokladů a předání dokladů pro zaúčtování nevyúčtovaných případů ke konci účetního období do účtárny. Hlavní účetní odpovídá za to, ţe tyto doklady budou řádně zaúčtovány. Druhy dohadných poloţek: Dohadné poloţky aktivní – zde se účtují poloţky, které nelze vyúčtovat jako obvyklé pohledávky, přičemţ výnos z těchto poloţek spadá do daného účetního období, jedná se například o výnosové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za běţné účetní období (bankovní vyúčtování bylo chybné). Dohadné poloţky pasivní – zde se účtují poloţky, které nelze vyúčtovat jako obvyklé dluhy. Jedná se o závazek, u něhoţ neznáme výši do konce účetního období, a proto se musí provést odhad nákladů, například nevyfakturované práce a dodávky (voda, elektřina, plyn).

26

§ 30 odst. 2 a 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

27

Tvorba dohadných poloţek se účtuje při uzavírání účetních knih a v průběhu roku měsíčně. Při zaúčtování dohadných poloţek se vychází: ze smluv (nevyfakturované dodávky), z předešlých dodávek (stavy měřidel u vody, energie, plynu), z dodacích listů a příjemek (nevyfakturované dodávky zásob).27

6. Zásady pro tvorbu a používání rezerv Na budoucí ztráty a rizika jsou v účetních jednotkách vytvořeny rezervy. Cílem vnitřní účetní směrnice je proto zajištění rezerv v odpovídající výši, správné zaúčtování rezerv a zajištění evidence v souladu s platnými předpisy. Členění rezerv: Rezervy podle zvláštních právních předpisů (zákonné rezervy) – jejich pouţití a tvorba je stanovena zákonem o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů a pro daňové účely stanovena zákonem o daních z příjmů, například rezerva na opravy hmotného majetku. Ostatní rezervy – o těchto rezervách účetní jednotka rozhoduje sama. Jejich pouţití a tvorba pro daňové účely nejsou daňově uznatelné zákonem o daních z příjmů, například rezerva na záruční opravy.28 Rezervy, které účetní jednotka vytvoří, by měly být zaznamenány do vnitřní účetní směrnice společnosti s uvedením účelu, tvorby, rozpočtu a pouţitím daných rezerv.

7. Vnitropodnikové účetnictví Cílem účetní jednotky při vytváření této vnitřní účetní směrnice je stanovení způsobu, organizace a formy vedení účetnictví tak, aby byly zabezpečeny průkazné podklady, které se vyuţívají v účetnictví. Dále by měla vnitřní účetní směrnice obsahovat způsob účtování o vztazích mezi jednotlivými interními organizačními útvary v účetní jednotce.

27

SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 96–97. ISBN 80-251-0924-0. 28 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 122–123. ISBN 80-251-0924-0.

28

8. Harmonogram účetní závěrky Tato vnitřní účetní směrnice by měla být vţdy vytvořena aktuálně pro sestavení řádné, mimořádné a mezitímní účetní závěrky. Harmonogram by se měl věnovat přípravným pracím (například kontrolovat převod zůstatků z minulého účetního období), uzavíráním účetních knih (například vyčíslení zůstatků účtů nákladů a výnosů před zdaněním) a účetní závěrce. Vnitřní účetní směrnice by měla také obsahovat termíny jednotlivých etap účetní závěrky a odpovědnost jednotlivých pracovníků za jejich splnění.29

9. Reklamy a dary Cílem této vnitřní účetní směrnice je stanovení jednotných pravidel pro posuzování uplatněných forem reklamy nebo poskytování darů účetní jednotkou a jejich účtování z pohledu nákladů z hlediska uplatnění daně z přidané hodnoty a v souladu se zákonem o daních z příjmů.

10. Ostatní vnitřní předpisy Pro potřeby účetní jednotky je vhodné vytvořit také další vnitřní předpisy, například pracovní řád, zpracování kalkulací, pracovněprávní nároky zaměstnanců, reklamační řízení, školení zaměstnanců, poskytování osobních ochranných pracovních prostředků.

29

KOCH, Jiří. Účetní závěrka podnikatelů za rok 2011. Český Těšín: PORADCE, 2011, s. 35–36. ISBN 978-80-7365-331-6.

29

1.6 Formální úprava a náležitosti vnitřních účetních směrnic Sestavení vnitřních účetních směrnic přináší rozsáhlou a časově náročnou práci, neboť zahrnují veškerou činnost v účetní jednotce. Vnitřní účetní směrnice mohou být vydávány samostatně nebo mohou být sloučeny do jednoho souboru. U vnitřních účetních směrnic je velmi důleţitý obsah předpisu, nikoliv jeho formální stránka. Vnitřní účetní směrnice lze nazývat různými názvy, záleţí pouze na účetní jednotce, jaké označení zvolí. Směrnice mohou být vydávány jako: metodické směrnice, vnitřní směrnice, organizační směrnice, pokyny, dopisy, oběţníky, rozhodnutí, příkazy, nařízení, pokyny ředitele. Dle povahy a důleţitosti vnitřních účetních směrnic se můţe ve větších podnicích vyskytovat i několik názvů. Pokud účetní jednotka zvolí jakékoliv označení pro danou písemnost, měla by následně v tomto označení pokračovat. Vnitřní účetní směrnice by měla obsahovat jak obecnou část, tak praktickou část. V obecné části je vhodné uvést, ze kterého předpisu či zákona vychází a v části praktické by měl být obsaţen příklad konkrétního postupu v účetní jednotce.30 V následujícím textu budou popsány formy vnitřních účetních směrnic, které by měly vnitřní účetní směrnice splňovat.

30


30

1.6.1 Záhlaví vnitřních účetních směrnic Vnitřní účetní směrnice by měly mít jednotnou hlavičku či záhlaví. Tyto údaje jsou důleţité nejen z důvodu nezpochybnitelnosti, data účinnosti či platnosti, ale i kvůli identifikaci údajů, které vnitřní účetní směrnice popisuje. Hlavička by měla obsahovat tyto základní informace: Název účetní jednotky – musí být dostatečně zřejmé, ţe se daná vnitřní účetní směrnice týká vymezeného podnikatelského subjektu. Datum a místo vydání – den a místo, kde a kdy byla vnitřní účetní směrnice sepsána. Název písemnosti a její číselné (jednoznačné) označení – výběr názvu záleţí na účetní jednotce. Schválení – na kaţdé vnitřní účetní směrnici musí být uveden podpis osoby schvalující danou vnitřní účetní směrnici, například podpis generálního ředitele. Revize – protoţe kaţdý rok dochází ke změnám v zákonech, je třeba danou vnitřní účetní směrnici aktualizovat nebo vydat novou. Je dobré uvádět o kolikáté novelizované vydání se jedná. Změněné stránky – v případě menších oprav postačuje vyměnit opravenou stránku. Účinnost – je velmi důleţitý údaj, neboť se podle ní řídí většina kontrolorů, například auditor. Změny, které jsou vyvolány novelami zákonů, musí být v souladu s účinností vnitřních účetních směrnic kaţdé účetní jednotky. Vypracoval – obsahuje informace, kdo danou vnitřní účetní směrnici vydal. Na tuto osobu se budou ostatní pracovníci obracet v případě nejasností. Uvedený pracovník by měl sledovat také legislativní i vnitropodnikové změny a vypracovávat aktualizace a revize. Vydal – pokud má ve větších účetních jednotkách na starosti vydávání vnitřních účetních směrnic jedna osoba, mělo by to zde být uvedeno. Tato osoba by měla archivovat písemnosti i po skončení platnosti. Kontrola – kontrolu provádí nadřízený pracovníka, který vnitřní účetní směrnici vypracoval. Vyřizuje – pokud zodpovídá za danou problematiku jiná osoba neţ ta, která vnitřní účetní směrnici vypracovala, měla by zde být uvedena.

31

Rozdělovník – jedná se o informaci o tom, kdo danou vnitřní účetní směrnici obdrţí a kolik exemplářů se bude vydávat.31 Výše uvedené informace nemusí být obsaţeny na kaţdé vnitřní účetní směrnici, neboť kaţdá účetní jednotka je jiná.

1.6.2 Vlastní text vnitřních účetních směrnic U rozsáhlejších vnitřních účetních směrnic je vhodné text rozdělit na úvodní ustanovení a na závěrečná ustanovení. Úvodní ustanovení většinou obsahují odkazy na další předpisy, k jejichţ provedení se vnitřní účetní směrnice vydává. Citaci příslušných předpisů je vhodné uvádět přímo ve vnitřní účetní směrnici, aby kaţdý, koho se vnitřní účetní směrnice týká, nemusel tyto předpisy sloţitě vyhledávat. Pokud budou citace, které se vztahují k předpisům uvedeny přímo v kaţdé vnitřní účetní směrnici, pochopí kaţdý mnohem lépe její důvod a smysl. Závěrečná ustanovení především obsahují závaznost pro zaměstnance či pro určité pracovní úseky, platnost a účinnost, zvláštní pověření, zrušovací ustanovení a ustanovení o přílohách. Zrušovací ustanovení vyjmenovává vnitřní účetní směrnice, které se vydáním nového řídícího aktu mění nebo ruší. Pokud se ruší nebo mění pouze část vnitřní účetní směrnice, musí být tato část přesně specifikována. Kaţdá vnitřní účetní směrnice by měla v závěrečných ustanoveních také obsahovat vymezení, kdo je povinen kontrolovat dodrţování vnitřních účetních směrnic. Jestliţe je třeba vnitřní účetní směrnice měnit, obecně se pouţívají v praxi pojmy jako dodatek, doplněk či změna. V této souvislosti je výhodné zjednodušení celé agendy tím, ţe se vydávají k jednotlivým vnitřním účetním směrnicím pouze číslované dodatky.32

31

HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice 2003. 2. aktualiz. vyd. Praha: Bilance, 2003, s. 6–7. ISBN 80-86371-36-0. 32 OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007, s. 5. ISSN 1211-7307.

32

1.6.3 Zápatí vnitřních účetních směrnic Zápatí je stejně důleţité jako záhlaví vnitřních účetních směrnic. Zápatí vnitřní účetní směrnice usnadňuje práci s konkrétní vnitřní účetní směrnicí. Mezi základní poloţky zápatí vnitřní účetní směrnic patří: Datum a místo vydání – datum sepsání vnitřní účetní směrnice a přesně uvedené místo usnadňuje orientaci při případném přepracování vnitřních účetních směrnic. Toto datum nemusí být shodné s datem účinnosti vnitřní účetní směrnice. Změněné stránky – v případě menších zásahů a změn není vţdy nutné vydávat celou vnitřní účetní směrnici znovu. Jestliţe dochází k úpravám pouze na jedné stránce a nedochází k zásahu na ostatních stránkách, je jistě jednodušší a ekonomičtější vyměnit pouze tuto jedinou stránku. Záleţí však na zvyklostech kaţdé účetní jednotky. Počet stran a konkrétní číslo stránky – tento údaj je pro práci s vnitřními účetními směrnicemi nepostradatelný. Některé vnitřní účetní směrnice, například oběh účetních dokladů, mohou obsahovat ve velkých společnostech rozsáhlé diagramy, bez údaje o číslu stránky by se v nich mohl pracovník lehce ztratit.33

33


33

1.6.4 Formální chyby vnitřních účetních směrnic Největším problémem, se kterým se účetní jednotky v praxi velmi často potýkají, je neexistence aktuálních vnitřních účetních směrnic. Vnitřní účetní směrnice, které byly vytvořené dříve, nejsou v některých případech vůbec aktualizované, jedná se například o vnitřní organizační změny, změny pravidel obsaţených v obecně platných předpisech, změny způsobu realizace některých činností, změny zvolených účetních postupů. Ve vnitřních účetních směrnicích se často objevují tyto formální nedostatky: není sjednocen výklad pojmů a názvosloví, vyskytuje se pouţívání zastaralých pojmů, nerespektování změn názvosloví, které vyplývá z novel právních předpisů, vnitřní účetní směrnice postrádají logičnost a systematičnost uspořádání, vnitřní účetní směrnice není uspořádána tak, aby byla umoţněna snadná orientace, vyskytují se gramatické chyby, vnitřní účetní směrnice není zpracována jasně, stručně a výstiţně, chybné uspořádání obsahových náleţitostí, nepřehledné a chaotické členění a číslování, není určena zodpovědná osoba za tvorbu a aktualizaci vnitřních účetních směrnic, neuváţené pouţívání zkratek, v účetních směrnicích je často odkaz na určité oblasti, které se v účetní jednotce vůbec nevyskytují, vyskytují se odkazy na účetní software, který se jiţ nevyuţívá, chybí systém archivace a systém skartace, kontrolním orgánům jsou předávány pouze opsané a nekonkretizované vnitřní účetní směrnice jiných účetních jednotek, vnitřní účetní směrnice nejsou pravidelně aktualizovány v návaznosti na legislativní změny daňové nebo účetní.34

34


34

2 PRAKTICKÁ ČÁST 2.1

Charakterizování firmy AGROLES, s.r.o.

Firma AGROLES, s.r.o., Praţská 446, 397 01 Písek byla původně zaloţena dvěma společníky, panem Ing. Stanislavem Ungrem a panem Michalem Ungrem. Do Obchodního rejstříku byla zapsána 12. května v roce 1993 a je vedena u Krajského soudu v Českých Budějovicích v oddíle C, vloţka 2860. Svoji činnost však zahájila 1. července 1993 v pronajaté budově v Tyršově ulici v Písku s pěti zaměstnanci (ředitel, vedoucí obchodního úseku, dva obchodně – servisní technici a účetní). Začátkem roku 1997 se společníci rozhodli postavit svoji vlastní provozní budovu, stavba byla dokončena 29. října 1997 a firma se přestěhovala do Praţské ulice v Písku. V této budově se nyní nachází kanceláře, prodejna se vzorky a sklad. Předmětem podnikání firmy AGROLES, s.r.o. je distribuce zboţí OREGON (lesnický doplňkový sortiment, ochranné pomůcky, dílenské nářadí, příslušenství pro křovinořezy, profesionální náhradní díly a řezací komponenty pro těţební harvestory – harvestorové řetězy, lišty a oleje). Tato firma je jediným generálním distributorem tohoto zboţí v České republice. Prodejem zboţí se aktivně zabývá jedenáct zaměstnanců. Od 26. listopadu roku 2009 vlastní tuto firmu pouze jeden ze společníků, pan Michal Ungr, neboť pan Ing. Stanislav Ungr opustil tuto firmu z důvodu odchodu do důchodu a nyní vykonává „pouze“ funkci zástupce ředitele. Firma AGROLES, s.r.o. stále výborně prosperuje a v současné době zaměstnává jiţ čtrnáct zaměstnanců.35

35

Interní informace firmy AGROLES, s.r.o. Písek

35

Organizační struktura firmy AGROLES, s.r.o.:36

Ředitel společnosti, jednatel Michal Ungr

Sekretariát Bc. Kateřina Kašíková

Vedoucí prodeje,

Finanční a mzdová účtárna, osobní oddělení, archiv

Zástupce ředitele Ing. Stanislav Ungr

Jana Nováková

obchodně servisní technik Marián Gažík

Zástupce vedoucího, Úklid

Obchodní ředitel

Martina Podhorská

Petr Jíra

obchodně servisní technik, reklamace Tomáš Tihelka

Obchodní zástupce -

Obchodní zástupce -

Čechy obl. 1

Morava obl. 3

Expedient, servisní technik

Jindřich Nováček

Radovan Koleš

Michal Roučka

Expedient, servisní technik Vít Troníček

Expedient Martina Podhorská

Sklad, expedice, pošta Marie Marková

Organizační strukturu firmy AGROLES, s.r.o. jsem do své diplomové práce zařadila pro lepší představu o velikosti účetní jednotky a o kompetencích jednotlivých zaměstnanců.

36


36

2.2

Analýza vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o.

Na základě analýzy současných vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o. jsem vypracovala praktickou část této diplomové práce. Paní účetní této firmy v roce 2003 vypracovala 23 vnitřních účetních směrnic. Po důkladném posouzení těchto vnitřních účetních směrnic jsem dospěla k závěru, ţe některé vnitřní účetní směrnice bude nutné aktualizovat. Na těchto vnitřních účetních směrnicích byl pouze změněn datum účinnosti. Veškeré stávající vnitřní účetní směrnice nedisponují vhodným záhlavím a zápatím, které je důleţité především pro správnou identifikaci účetní jednotky a pro identifikaci údajů, které vnitřní účetní směrnice popisuje. Níţe uvedené vnitřní účetní směrnice odpovídají současným legislativním poţadavkům a jsou zpracovány kvalitním a srozumitelným způsobem, který zaručuje správné pochopení a následné vyuţití interními i externími uţivateli, a proto nebude zapotřebí jejich aktualizace. Jedná se o tyto vnitřní účetní směrnice: Hmotný a nehmotný majetek – oceňování, zařazení, evidence, vyřazení, účtování; odpisový plán, Účtový rozvrh, Zásoby – oceňování, evidence, účtování, Oceňování majetku a závazků, Podpisové záznamy osob, které jednají jménem firmy, Podpisové záznamy osob oprávněných k disponování s bankovními účty, Podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případy, Podpisové záznamy osob odpovědných za náleţitosti účetních a daňových dokladů, Podpisové záznamy osob odpovědných za vydání vnitřních směrnic, Podpisové záznamy osob odpovědných za zaúčtování účetních případů, Pouţívání cizích měn a stanovení kursů, kursové rozdíly, Stanovení zásad pro časové rozlišení nákladů a výnosů, Stanovení zásad pro pouţití dohadných poloţek, Úschova účetních záznamů, archivace dokladů, skartace, Pouţívání silničních motorových vozidel zaměstnavatele, 37

Pracovní cesty, cestovní výdaje, Stanovení zásad pro tvorbu a pouţívání opravných poloţek, Stanovení zásad pro tvorbu a pouţívání rezerv, Harmonogram a postup při zpracování roční účetní uzávěrky a účetní závěrky za období, Polední přestávka.

Na základě analýzy jsem dále zjistila, ţe některé části jednotlivých vnitřních účetních směrnic je zapotřebí nahradit aktuálním textem tak, aby odpovídaly skutečnosti a aby byly zároveň v souladu s platnou legislativou. V této části diplomové práce jsou uvedeny stávající znění vnitřních účetních směrnic, které účetní jednotka vyuţívá. K těmto vnitřním účetním směrnicím připojuji svůj komentář a návrhy na změny, které se promítnou do nově navrţené vnitřní účetní směrnice. Pro tuto firmu bude nová aktualizace jistě přínosem. Jedná se o tyto vnitřní účetní směrnice: Systém zpracování účetnictví, Oběh účetních dokladů, Inventarizace majetku a závazků.

2.2.1 Vnitřní účetní směrnice „Systém zpracování účetnictví“

Účetní jednotka vychází z vnitřní účetní směrnice sestavené v roce 2003 bez následných aktualizací. Úkolem této části práce bude analyzovat současné znění vnitřní účetní směrnice, posoudit relevantnost vnitřní účetní směrnice a navrhnout případné změny v souladu s platnými právními předpisy.

38

2.2.1.1 Stávající znění vnitřní účetní směrnice37

„Směrnice č. 1 Systém zpracování účetnictví Systém zpracování účetnictví se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, Účtové osnovy a postupů účtování pro podnikatele, Českými účetními standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb. Účetní jednotka účtuje v soustavě podvojného účetnictví ode dne svého zápisu do Obchodního rejstříku, tj. 12. 5. 1993, a od této doby bylo vedeno až do roku 1995 ručně. Od roku 1996 je účetnictví vedeno na počítači, v účetním programu Milevského softwaru, později tuto firmu převzala firma NEOTECH a.s. Písek. Od 1. 8. 2011 firma přešla na nový program ABRA G2, z důvodu zániku firmy NEOTECH a.s. Písek. Účtový rozvrh je zpracován ve smyslu Účtové osnovy a postupů účtování pro podnikatele. Obsahuje syntetické a analytické účty a je tvořen s ohledem na potřeby řízení a kontroly účetní jednotky a s ohledem na příslušná ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů, tj. analytické rozčlenění položek nákladů na daňově uznané a neuznané. V účetním programu firmy účetní jednotka využívá pro evidenci účetních dokladů následující účetní knihy: 1. účetní deník 2. hlavní kniha 3. kniha pohledávek tuzemsko 4. kniha pohledávek zahraničí 5. kniha závazků tuzemsko 6. kniha závazků zahraničí 7. skladové evidence 8. pokladní knihy

37


39

Účetní zápisy o účetních případech se provádí v českém jazyce, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Jsou uspořádány způsobem, který umožní ověřit zaúčtování všech účetních případů v účetním období, a tak, aby zabránily neoprávněným změnám a úpravám těchto zápisů. Opravy účetních zápisů účetní jednotka provádí následovně: a) ruční opravy dokladů – chybný zápis se jednou čarou přeškrtne a v blízkosti chybného zápisu se uvede správný zápis, připojí se podpisový záznam odpovědné osoby za provedení opravy a okamžik jejího provedení. b) opravy zápisů v účetních knihách – provede se opravným účetním dokladem storno chybného zápisu a zaúčtování správného zápisu. Účetní jednotka vede tyto účetní sestavy: 1. účetní deník 2. obratová předvaha 3. hlavní kniha 4. rozvaha 5. výkaz zisků a ztrát 6. cash flow 7. saldo neuhrazené Účinnost směrnice: 1. 1. 2014 – 31. 12. 2014 Podpis odpovědné osoby:“

40

2.2.1.2 Komentář Tato vnitřní účetní směrnice by měla být závazným metodickým návodem k oběhu účetních dokladů, který směřuje ke správnému, průkaznému, úplnému, přehlednému a především srozumitelnému vedení účetnictví a zaručuje trvalost účetních záznamů v dané účetní jednotce. Tuto vnitřní účetní směrnici je nutné opatřit řádným záhlavím, které slouţí k jednoznačné identifikaci účetní jednotky. Všechny další vnitřní účetní směrnice by měly být označovány vţdy stejným způsobem. Pokud by vnitřní účetní směrnice nebyla vůbec označena záhlavím, mohla by se účetní jednotka zbytečně vystavovat nepříjemnostem, například při kontrole finančního úřadu. Záhlaví by tedy mělo být přesné a zároveň věcné. Součástí návrhu záhlaví nově vytvořené vnitřní účetní směrnice jsou základní údaje o firmě AGROLES, s.r.o. (název, sídlo, DIČ), název písemnosti a její jednoznačné číselné označení (vnitřní účetní směrnice č. 1/2014), revize, změněné stránky, jméno osoby, která tuto vnitřní účetní směrnici zpracovala, schválila a rozdělovník. Kaţdá vnitřní účetní směrnice během času zastará, a proto je ji třeba aktualizovat nebo zcela přepracovat. Z tohoto důvodu je vhodné uvádět, o kolikáté novelizované vydání se jedná. K tomuto účelu slouţí revize. Údaj o osobě, která vnitřní účetní směrnici schválila, by mohl být uveden v závěru směrnice, ale pro zachování přehlednosti a důleţitosti je tento údaj uveden v záhlaví vnitřní účetní směrnice. V okamţiku, kdy je vnitřní účetní směrnice schválena kompetentní osobou, v tomto případě ředitelem firmy, se stává tato vnitřní účetní směrnice závaznou, respektive přikazuje dodrţování stanovených postupů, pravidel a metod. Pro případ nejasností je vhodné, aby v záhlaví vnitřní účetní směrnice byla uvedena osoba, která ji sestavila. Účetní jednotka si můţe nechat zpracovat vnitřní účetní směrnice externí osobou nebo můţe pověřit vlastního pracovníka. Pokud se rozhodne pro druhou moţnost, je vhodné ustanovit tohoto pracovníka odpovědným za stav vnitřní účetní směrnice po celou dobu její ţivotnosti, aby se tak zajistila potřebná aktualizace v souladu se změnami v rámci účetní jednotky nebo v legislativě. V návrhu záhlaví je dále uveden rozdělovník. Rozdělovník určuje osoby, které příslušnou vnitřní účetní směrnici obdrţí a kolik exemplářů se vydá. V této účetní jednotce jeden exemplář obdrţí ředitel firmy, další účetní firmy a poslední auditorská firma.

41

V návrhu nově vytvořené vnitřní účetní směrnice byla upravena legislativa a některé pojmy, které se jiţ nepouţívají a smazány některé informace o firmě, které jsou pro tuto vnitřní účetní směrnici nepodstatné. V obsahu vnitřní účetní směrnice je jako první uvedena legislativa, ze které se při sestavování vnitřní účetní směrnice vycházelo a kterou by účetní jednotka mohla vyuţít v případě nejasností nebo potřeby dohledat některé důleţité informace. Za tímto účelem jsou uvedeny i základní pojmy, které se vyskytují v obsahu vnitřní účetní směrnice s odkazem na příslušné paragrafy. Dále je ve vnitřní účetní směrnici vymezen účel vnitřní účetní směrnice. Podstatnou část informací tvoří obecné zásady pro vedení účetnictví, které vyplývají ze zákona o účetnictví. Účetní jednotka musí vést účetnictví tak, aby tyto zásady naplňovala i v případech, kdy jí zákon dává určitou volnost. Účetní jednotka vyuţívá ke zpracování účetnictví software ABRA G2, proto je uvedena ve vnitřní účetní směrnici tato informace spolu s doporučením přiloţit k této vnitřní účetní směrnici programovou dokumentaci pro případ moţných obtíţí nebo nutnosti něco vyhledat. Dále je v této vnitřní účetní směrnici kladen důraz na správný způsob opravování účetních zápisů, neboť nesprávná oprava můţe vést například k nesrozumitelnosti účetního zápisu, coţ odporuje ustanovením zákona o účetnictví. V závěru vnitřní účetní směrnice je doplněn popis systému zpracování účetních dokladů. Pro lepší přehlednost je dále vytvořena tabulka, která obsahuje účetní sestavy, které vyhotovuje tato účetní jednotka. Další součástí návrhu nově vytvořené vnitřní účetní směrnice je tabulka (zápatí), která je umístěna na konci vnitřní účetní směrnice. Tato tabulka obsahuje údaje o datu vydání, datu účinnosti, informace o tom, která vnitřní účetní směrnice nebo která čísla stránek nahrazují jinou vnitřní účetní směrnici nebo stránky, počet stran, přílohy, jména osob odpovědných za zpracování a schválení vnitřních účetních směrnic a jejich podpisy. Datum vydání vnitřní účetní směrnice usnadňuje orientaci při případném přepracování vnitřní účetní směrnice. Toto datum můţe být odlišné od data účinnosti.

42

Datum účinnosti je velmi důleţitý údaj, podle kterého se řídí většina kontrolorů, ať uţ se jedná o auditora, či o finanční úřad. Účetní jednotka si proto musí dávat pozor, aby změny, které jsou vyvolány novelami zákonů, byly v souladu s účinností vnitřních účetních směrnic. V případě změněných stránek není vţdy nutné vydávat opět celou vnitřní účetní směrnici. Pokud dochází k úpravám pouze na jedné stránce a nedochází k zásahu na stránkách ostatních, je jednodušší vyměnit pouze tuto jedinou stránku. Údaj o počtu stran je pro práci s vnitřními účetními směrnicemi nepostradatelný. Tento údaj slouţí pro rychlou orientaci pracovníků účetní jednotky. Součástí této tabulky jsou také přílohy. Přílohy se pouţívají v případě, kdy je nutné k vnitřní účetní směrnici přiloţit určitý dokument, který se jí týká. Název přílohy musí být jasný a srozumitelný pro kaţdého pracovníka, který s ní bude pracovat. Formální stránka vnitřní účetní směrnice je dle mého názoru stejně důleţitá jako její obsah. Pokud je formální stránka kvalitně zpracovaná, pak se s touto vnitřní účetní směrnicí pracuje lépe i ostatním zaměstnancům účetní jednotky a také kontrolorům. Kvalitně zpracovaná vnitřní účetní směrnice tak určitým způsobem reprezentuje danou účetní jednotku.

43

2.2.1.3 Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice

VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE Č. 1/2014

Systém zpracování účetnictví

Firma:

AGROLES, s.r.o.

Sídlo:

Praţská 446, 397 01 Písek

DIČ:

CZ48208396

Revize:

1

Změněné stránky:

1–2

Zpracoval:

Jana Nováková, účetní firmy

Schválil:

Michal Ungr, ředitel firmy

Rozdělovník:

1× ředitel firmy 1× účetní firmy 1× auditorská firma

Zdroj: vlastní zpracování

44

Tato vnitřní účetní směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Účetní jednotka vede účetnictví ode dne svého zápisu do Obchodního rejstříku, tj. od 12. 5. 1993. Účtový rozvrh je zpracován ve smyslu vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů a podle Českých účetních standardů. Účtový rozvrh obsahuje syntetické i analytické účty a je zpracován s ohledem na potřeby řízení a kontroly účetní jednotky a s ohledem na příslušná ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, tj. analytické členění poloţek nákladů a výnosů na daňově neuznatelné a uznatelné, a s přihlédnutím na záznamní povinnost DPH v souladu se zákonem o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Účetní jednotka se při vedení účetnictví řídí účetními zásadami stanovenými vyhláškou č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Účetnictví je vedeno na počítači, v účetním programu ABRA G2, ke kterému je doloţena projekčně programová dokumentace. V účetním programu ABRA G2 vyuţívá účetní jednotka pro zachycení účetních operací a pro přehlednou a řádnou evidenci účetních dokladů následující evidence a účetní knihy: Poř. č.: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Účetní evidence a účetní knihy: Účetní deník Hlavní kniha Kniha pohledávek v české měně Kniha pohledávek v cizí měně Kniha závazků v české měně Kniha závazků v cizí měně Skladová evidence Pokladní kniha korunová

Poznámka:


1 45

Účetní záznamy o účetních případech se provádějí v českém jazyce srozumitelně, jasně, přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Jsou uspořádány takovým způsobem, který umoţní ověřit zaúčtování veškerých účetních případů účetní jednotky v účetním období tak, aby se zabránilo neoprávněným úpravám a změnám těchto zápisů. Jestliţe některé pokladní doklady budou vyhotoveny na termopapíru, účetní jednotka tyto pokladní doklady okopíruje a zajistí doplnění ostatních náleţitostí podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Opravy účetních záznamů provádí účetní jednotka neprodleně vždy, když zjistí, že původní účetní záznamy mají tyto nedostatky: a) jsou nesprávné, b) jsou neúplné, c) jsou nesrozumitelné, d) jsou neprůkazné, e) jsou nečitelné, f) jsou nepřehledné.

Účetní jednotka provádí opravy účetních záznamů následovně: a) ruční opravy dokladů – chybný záznam jednou čarou přeškrtne a v blízkosti chybného záznamu uvede správný záznam,

připojí podpisový záznam odpovědné osoby

za provedení opravy a uvede okamţik jejího provedení, b) opravy záznamů v účetních knihách – provede opravným účetním dokladem storno chybného záznamu a následně uvede záznam správný, připojí podpisový záznam odpovědné osoby za provedení opravy a uvede okamţik jejího provedení. Ke kaţdé opravě na účetním dokladu bude uveden komentář vysvětlující důvod opravy.

2

46

Opravy účetních záznamů nebudou zásadně prováděny přelepováním, vymazáním, přeškrtáváním, přepisováním, vyškrabáváním a pouţíváním opravného laku. Oprava bude vţdy provedena tak, aby byl zřejmý původní záznam.

Významné opravy v důsledku nesprávného účtování či neúčtování o nákladech a výnosech v minulých účetních obdobích zaúčtuje účetní jednotka na účet 426 – Jiný výsledek hospodaření minulých let, například opomenutí zaúčtování dodavatelské faktury za sluţby v částce 500 000 Kč (či na účet 428 – Nerozdělený zisk minulých let či na účet 429 – Neuhrazená ztráta minulých let). Za významnou chybu účetní jednotka povaţuje především chybu, která by mohla ovlivnit rozhodování či úsudek osoby, která čerpá informace z účetní závěrky. Oprava této významné chyby se ve výkazech projeví jako přesun z výkazu zisku a ztráty do rozvahy – poloţka A.IV.3. Jiný výsledek hospodaření minulých let. Účetní jednotka je povinna náleţitě a jasně okomentovat v příloze účetní závěrky pouţití poloţky A.IV.3. Jiný výsledek hospodaření minulých let. Povinností účetní jednotky je dále podat daňové přiznání dodatečné.38

Účetní jednotka účtuje v jednotlivých modulech účetního programu ABRA G2, ze kterých následně převádí údaje do modulu účetnictví po zadání dat. V tomto modulu se automaticky vytvářejí tiskové sestavy.

3

38

KADLEC, Michal. Opravy chyb v účtování nákladů a výnosů minulých účetních období. Portál Pohoda [online]. 8. 2. 2013 [cit. 2014-03-16]. Dostupné z: http://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvimzdy/ucetnictvi/opravy-chyb-v-uctovani-nakladu-a-vynosu-minulych-u/

47

Účetní jednotka vyhotovuje tyto účetní sestavy: Poř. č.: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Účetní sestavy: Účetní deník Obratová předvaha Hlavní kniha Rozvaha Výkaz zisků a ztrát Cash flow Saldo

Poznámka: Uspořádání účetních zápisů z časového hlediska. Uspořádání účetních zápisů z věcného hlediska. Sestava po jednotlivých analytických účtech. Sestava pro finanční úřad. Sestava neuhrazených pohledávek a závazků. Zdroj: vlastní zpracování z Kovalíkové, 201339

Po zaúčtování veškerých účetních dokladů se provede kontrola úplnosti a správnosti zaúčtování účetních případů. Případné chyby se opraví a následně se provede měsíční účetní uzávěrka. Jakékoliv další případné chyby účetních záznamů, které jsou zjištěné v následujících měsících, se provedou v měsíci zjištění interním dokladem stornem původního záznamu a vytvořením správného záznamu.

Datum vydání: 27. prosince 2013 Nahrazuje: Počet stran: Přílohy: Zpracoval: Schválil:

Účinnost od: 1. ledna 2014 Směrnici č. 1 4

Podpisový záznam odpovědné osoby:

Jana Nováková Michal Ungr Zdroj: vlastní zpracování

4

39


48

2.2.2 Vnitřní účetní směrnice „Oběh účetních dokladů“ Účetní jednotka vychází z vnitřní účetní směrnice sestavené v roce 2003 bez následných aktualizací. Úkolem této části práce bude analyzovat současné znění vnitřní účetní směrnice, posoudit relevantnost vnitřní účetní směrnice a navrhnout případné změny v souladu s platnými právními předpisy.


„Směrnice č. 2 Oběh účetních dokladů Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, stanoví rozsah, způsob a průkaznost vedení účetnictví. Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví musí být doloženy účetními doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d), f) podpisový záznam § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Účetní doklad slouží současně jako daňový doklad, pokud obsahuje další náležitosti podle § 12 a § 13 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Účetní doklady jsou vyhotoveny bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají. Účetní doklady musí být čitelné, musí být vyhotoveny trvanlivým způsobem. Opravy v účetních dokladech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví.

40


49

Oběh účetních dokladů v účetní jednotce je nutné organizovat tak, aby ke schvalování účetních případů a zpracování účetních dokladů docházelo ve lhůtách co nejkratších a odpovídajících jejich charakteru. Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti: 1. třídění 2. zaevidování 3. číslování 4. přezkoušení správnosti 5. určení účtovacího předpisu (předkontace) 6. zaúčtování 7. úschova (založení dokladů do příslušných šanonů) 8. skartaci Tříděním účetních dokladů se rozumí jejich rozdělení do skupin a jejich očíslování podle vzestupných číselných řad podle obsahu. Druhy dokladů, které účetní jednotka bude používat 1. přijaté faktury – tuzemsko i zahraničí 2. vydané faktury – tuzemsko i zahraničí 3. výdajové pokladní doklady pro korunovou pokladnu účtárny a prodejny 4. příjmové pokladní doklady pro korunovou pokladnu účtárny a prodejny 5. bankovní výpisy tuzemské 6. bankovní výpisy devizové (USD) 7. interní účetní doklad 8. inventární karty dlouhodobého majetku 9. inventární karty krátkodobého drobného majetku 10. skladové karty zásob zboží 11. evidence pracovních oděvů a pracovních pomůcek 50

Číslování dokladů 1. přijaté faktury – tuzemsko i zahraničí od č. 1 2. vydané faktury – tuzemsko od č. 21200, zahraniční od č. 612001 3. výdajové pokladní doklady pro korunovou pokladnu účtárny/prodejny od č. 1/30000001 4. příjmové pokladní doklady pro korunovou pokladnu účtárny/prodejny od č. 1/20000001 5. bankovní výpisy tuzemské od č. 1 6. bankovní výpisy devizové od č. 1 7. interní účetní doklady od č. 1 8. inventární karty dlouhodobého majetku č. 1 9. inventární karty krátkodobého majetku od č. 1 10. skladové karty zásob od č. 1 11. evidence pracovních oděvů od č. 1 Schvalováním účetních případů je podmíněno přezkoušení z hlediska: a) Věcného – po věcné stránce přezkoušejí účetní doklady odpovědné osoby uvedené v podpisových vzorech podle seznamu. Pověřený pracovník potvrdí existenci operace, která je obsahem účetního dokladu a oprávněnost operace. b) Formálního – tj. oprávněnosti odpovědných osob, které schválily účetní případy a úplnost náležitostí předepsaných pro účetní doklady. Po formální stránce přezkušují účetní doklady zaměstnanci uvedení v seznamech.

51

Osoby odpovědné za účetní případy firmy jsou všichni zaměstnanci, kteří jsou za společnost oprávněni jednat. Tito zaměstnanci odsouhlasí na základě dodacích listů, popř. objednávek, vyúčtovanou operaci na dodavatelské faktuře a následně předají doklad do účtárny. Na konci účetního období a to v případě, že nedošla faktura, předkládají všichni veškeré podklady (dodací listy, objednávky) do účtárny. Účetní doklad je nutno přezkušovat po věcné i formální stránce zásadně před jejich zaúčtováním. Přezkoušený účetní doklad se opatří účtovacím předpisem, který určuje účty na které má být účetní případ zaúčtován, dále obsahuje okamžik účetního případu a podpisový záznam. Účtovací předpis se zapíše do předtisku na účetní doklad, případně na průvodku, která je nedílnou součástí účetního dokladu. Účtovací předpis zajišťuje spojitost mezi účetním dokladem a účetním zápisem. Zaúčtování se provádí podle účtovacího předpisu v účetních knihách. Účetní doklady se ukládají v příručním archivu zpravidla po dobu běžného účetního období a pak se předávají do archivu, kde zůstávají po dobu určenou zákonem o účetnictví. Po uplynutí doby stanovené pro archivování dochází k vyřazení účetních dokladů, tj. ke skartaci. Vzor likvidačního listu faktury:

Likvidační list faktury č. …………………………………. ze dne ……………… splatná …………………………… firma ………………………………………………............... cena bez DPH ……………………………………………… DPH ………………………………………………............... celkem ……………………………………………………… cenovou kontrolu provedl dne ……………………………… fyzickou kontrolu provedl dne ……………………………… účetní kontrolu provedl dne ……………………………….. souhlas s provedením příkazu dne …………………………..

Účinnost směrnice: 1. 1. 2014 – 31. 12. 2014 Podpis odpovědné osoby:“

52

2.2.2.2 Komentář Tato vnitřní účetní směrnice patří mezi nejobtíţněji sestavitelné. V této vnitřní účetní směrnici musí být zachyceny veškeré moţné vazby, které se uskutečňují při pohybu účetních dokladů. V této účetní jednotce by tuto vnitřní účetní směrnici měla aktualizovat především paní účetní firmy, neboť nejlépe rozumí chodu celé účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnici je nutné opatřit stejným záhlavím a zápatím jako předchozí. V návrhu nově vytvořené vnitřní účetní směrnice byla opravena legislativa. V úvodu nového návrhu vnitřní účetní směrnice je uvedena legislativa, ze které se při sestavování vnitřní účetní směrnice vycházelo. Dále jsou pro lepší přehlednost zpracovány tabulky obsahující druhy a číslování účetních dokladů. V této vnitřní účetní směrnici je vymezen okamţik účetního případu, který v původní vnitřní účetní směrnici chyběl. Dále je upraven vzhled a doplněn likvidační list faktury o tyto podstatné náleţitosti: název účetní jednotky, sídlo účetní jednotky, zda je daňový doklad po formální stránce správný, kdo tento doklad kontroloval a jeho podpis, datum předání k odsouhlasení, kdo daňový doklad kontroloval věcně a cenově a jejich podpisy, účetní doklad číslo, příjemka – doklad číslo, jak byl tento účetní doklad zaúčtován, kdo ho zaúčtoval, podpis odpovědné osoby, datum zaúčtování, podpis oprávněné osoby, která souhlasí s provedením příkazu.

53



Oběh účetních dokladů

Firma:

AGROLES, s.r.o.

Sídlo:


DIČ:

CZ48208396

Revize:

1


1–4

Zpracoval:


Schválil:


Rozdělovník:



54

Tato vnitřní účetní směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (tento zákon stanovuje způsob, rozsah a průkaznost vedení účetnictví), zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů a Českého účetního standardu č. 001 – Účty a zásady účtování na účtech. Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, musí být doloţeny účetními doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) peněţní částku či informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření mnoţství, c) obsah účetního případu a jeho účastníky, d) okamţik vyhotovení účetního dokladu, e) okamţik uskutečnění účetního případu, pokud se neshoduje s datem podle písmene d), f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, osoby odpovědné za účetní případ a dále podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Účetní doklad slouţí současně jako daňový doklad, jestliţe obsahuje další náleţitosti podle § 26 a následujících podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Účetní jednotka je povinna vyhotovit účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají. Účetní doklady musí být čitelné a vyhotoveny trvanlivým způsobem. V případě účetních dokladů, které jsou vystaveny na termopapírech se postupuje způsobem stanoveným ve vnitřní účetní směrnici č. 1/2014 – Systém zpracování účetnictví. Opravy v účetních dokladech nesmí vést k neprůkaznosti, neúplnosti a nesprávnosti účetnictví. Způsob provádění oprav je stanoven ve vnitřní účetní směrnici č. 1/2014 – Systém zpracování účetnictví. V účetní jednotce je nutné organizovat oběh účetních dokladů tak, aby ke schvalování a zpracování účetních dokladů docházelo v co nejkratších lhůtách. 1

55

Příslušný účetní doklad se musí vrátit do účtárny ještě před jeho splatností. V případě, ţe není přítomen pracovník, který má účetní doklad schválit, musí provést odsouhlasení a schválení tohoto dokladu jiná odpovědná osoba. Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti: 1. třídění, 2. zaevidování, 3. odsouhlasení operace, 4. číslování, 5. přezkoušení správnosti dokladu, 6. určení účtovacího předpisu, 7. zaúčtování, 8. úschovu účetních písemností (zaloţení dokladů do příslušných šanonů), 9. skartaci. Tříděním účetních dokladů se rozumí jejich rozdělení do skupin a očíslování podle vzestupných číselných řad dle obsahu. Toto třídění provádí účetní firmy. Druhy dokladů: Poř. č.: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Název dokladu: Přijaté faktury v české měně Přijaté faktury v cizí měně Vydané faktury v české měně Vydané faktury v cizí měně Výdajové pokladní doklady pro korunovou pokladnu Příjmové pokladní doklady pro korunovou pokladnu Bankovní výpisy Bankovní výpisy Interní účetní doklady Inventární karty dlouhodobého majetku Inventární karty krátkodobého majetku Skladové karty zásob zboţí

Poznámka:

(účtárny a prodejny) (účtárny a prodejny) (tuzemské) (devizové − USD)


2 56

Číslování dokladů:

Poř. č.: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Název dokladu: Číslování dokladů od č.: Přijaté faktury v české měně 1 Přijaté faktury v cizí měně 1 Vydané faktury v české měně 212001 Vydané faktury v cizí měně 612001 Výdajové pokladní doklady pro korunovou pokladnu účtárny/prodejny 1/30000001 Příjmové pokladní doklady pro korunovou pokladnu účtárny/prodejny 1/20000001 Bankovní výpisy (tuzemské) 1 Bankovní výpisy (devizové) 1 Interní účetní doklady 1 Inventární karty dlouhodobého majetku 1 Inventární karty krátkodobého majetku 1 Skladové karty zásob zboţí 1 Zdroj: vlastní zpracování

Schvalování účetních případů je podmíněno přezkoušením z hlediska: a) věcného – účetní doklady přezkušují odpovědné osoby, které jsou uvedené v podpisových vzorech podle seznamu. Odpovědný zaměstnanec potvrdí existenci operace, která je obsahem účetního dokladu, a oprávněnost operace svým podpisem. b) formálního – oprávněnost odpovědných osob, které schválily účetní případy a úplnost náleţitostí, které jsou předepsané pro účetní doklady. Po formální stránce přezkušuje účetní doklady účetní. Tyto odpovědné osoby odsouhlasí na základě objednávek nebo dodacích listů vyúčtovanou operaci na dodavatelské faktuře a poté předají doklad do účtárny Za účetní případy účetní jednotky je odpovědná účetní firmy. Na konci účetního období a v případech, kdy nedošla faktura, předkládají všechny odpovědné osoby veškeré podklady do účtárny. Kaţdý účetní případ je vţdy zaúčtován do účetnictví pouze na základě podkladu k zaúčtování.

3 57

Účetní doklad musí být přezkoušen po věcné i formální stránce vţdy před jeho zaúčtováním. Tento účetní doklad se poté opatří účtovacím předpisem, který určuje účty, na které má být účetní případ zaúčtován, dále obsahuje okamţik účetního případu a podpisový záznam odpovědné osoby. Účtovací předpis se zapíše na průvodku faktury. Účtovací předpis zajišťuje spojitost mezi účetním dokladem a zápisem v příslušných účetních knihách. V účetních knihách se provádí zaúčtování podle účtovacího předpisu. Účetní doklady se ukládají po dobu běţného účetního období v příručním archivu, po jeho skončení se předávají do hlavního archivu, kde zůstávají po dobu určenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a ostatními příslušnými právními předpisy. Po uplynutí doby, která je stanovena pro archivování, dochází k vyřazení účetních dokladů, tj. ke skartaci. Skartaci podle platných právních předpisů zajistí účetní, která je odpovědná za archivaci a skartaci dokladů.

Vymezení okamžiku účetního případu Okamţikem uskutečnění účetního případu je den, ve kterém dojde k platbě závazku, splnění dodávky, postoupení pohledávky, inkasu pohledávky, vkladu pohledávky, převzetí dluhu, poskytnutí či přijetí zálohy, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky, zjištění manka, schodku, škody či přebytku a k dalším skutečnostem, které vyplývají z vyhlášky, zákona, Českých účetních standardů pro podnikatele a z vnitřních poměrů účetní jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly nebo ze zvláštních právních předpisů. Pro potřeby oceňování závazků a pohledávek, které jsou vyjádřené v cizí měně ke dni jejich vzniku, se za okamţik uskutečnění účetního případu povaţuje u odběratele den přijetí faktury nebo obdobného dokladu, u dodavatele den vystavení faktury nebo obdobného dokladu. Účetní zápisy se provádějí vţdy ke dni uskutečnění účetního případu.

4 58

Vzor likvidačního listu faktury:

AGROLES, s.r.o., Pražská 446, 397 01 Písek Datum přijetí:

Formálně správný

Daňový doklad číslo: Ano

Ne

Kontroloval:

Podpis:

Datum předání k odsouhlasení:

Věcně správný

Ano

Ne

Kontroloval:

Podpis:

Cenově správný

Ano

Ne

Kontroloval:

Podpis:

Účetní doklad č.:

Příjemka – doklad č.:

Souhlas s provedením příkazu dne: Firma: Účet

MD Kč

D Účet

Kč

Podpis:

Zaúčtoval:

Dne:






5

59

2.2.3 Vnitřní účetní směrnice „Inventarizace majetku a závazků“ Účetní jednotka vychází z vnitřní účetní směrnice sestavené v roce 2003 bez následných aktualizací. Úkolem této části práce bude analyzovat současné znění vnitřní účetní směrnice, posoudit relevantnost vnitřní účetní směrnice a navrhnout případné změny v souladu s platnými právními předpisy.


„Směrnice č. 3 Inventarizace majetku a závazků Inventarizace majetku a závazků bude provedena ve smyslu příslušných ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (zejména § 6, § 29 a § 30) a Účtové osnovy a Postupů účtování pro podnikatele (Opatření FMF č.j. V/20 100/1992 ve znění pozdějších změn a doplňků). Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 2. Jedná se o: 1. inventarizaci veškerého majetku a závazků včetně drobného hmotného a nehmotného majetku vedeného v operativní evidenci, 2. inventarizaci peněžních prostředků v hotovosti – účet 211, cenin – účet 213, 3. inventarizace všech rozvahových účtů. Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) skutečný stav veškerého majetku a závazků s jednoznačným určením majetku a závazků, b) číslo a název účtu, který je inventarizován, c) podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností, d) podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace, e) způsob zjištění skutečných stavů, f) ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury i pro účely podle § 26 odst. 3, 41


60

g) okamžik zahájení inventury, h) okamžik ukončení inventury, i) vyčíslení případných inventarizačních rozdílů, j) způsob likvidace a proúčtování inventarizačních rozdílů. Inventarizační rozdíly: Za inventarizační rozdíl, jako rozdíl mezi evidovaným stavem majetku a závazků a skutečným stavem majetku a závazků zjištěným inventarizací, se považují výlučně případy, kdy a) skutečný stav je nižší (manko, popř. schodek u peněžních hotovostí a cenin) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem a není podepsána hmotná odpovědnost vůči zaměstnanci, b) skutečný stav je vyšší (přebytek) než je evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem. Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Účinnost směrnice: 1. 1. 2014 – 31. 12. 2014 Podpis odpovědné osoby:“

2.2.3.2 Komentář Provedení inventarizace je povinností kaţdé účetní jednotky. Inventarizace je součástí průkaznosti účetnictví. Tuto vnitřní účetní směrnici je nutné opatřit stejným záhlavím a zápatím jako předchozí. V návrhu nově vytvořené směrnice byla opravena legislativa. V úvodu nového návrhu vnitřní účetní směrnice je uvedena legislativa, ze které se při sestavování vnitřní účetní směrnice vycházelo. Dále je pro lepší přehlednost zpracována a doplněna tabulka, která obsahuje údaje o předmětu inventarizace účetní jednotky, k tomuto předmětu inventarizace je doplněno, o jakou účtovou třídu, účtovou skupinu či syntetický účet se jedná. V návrhu nové vnitřní účetní směrnice je doplněn postup inventarizační komise, druhy inventarizace a inventurní soupisy. V závěru vnitřní účetní směrnice je uveden vzor inventarizačního protokolu pro firmu AGROLES, s.r.o. 61



Inventarizace majetku a závazků

Firma:

AGROLES, s.r.o.

Sídlo:


DIČ:

CZ48208396

Revize:

1


1–2

Zpracoval:


Schválil:


Rozdělovník:



62

Tato směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a Českých účetních standardů. Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a dále zda nejsou dány důvody pro účtování o poloţkách podle § 25 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Účetní jednotka provádí inventarizaci: Pořadové číslo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Předmět inventarizace: Krátkodobý hmotný majetek Krátkodobý nehmotný majetek Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Zboţí Peněţní prostředky v hotovosti Ceniny Bankovní účty Peníze na cestě Pohledávky v české měně Pohledávky v cizí měně Zaplacené provozní zálohy Závazky v české měně Závazky v cizí měně Zúčtování se zaměstnanci a institucemi Ostatní pohledávky Ostatní závazky Další rozvahové účty

Účtová třída, skupina, syntetické účty Účtová třída 5 Účtová třída 5 Účtová třída 0 Účtová třída 0 Syntetický účet 132 Syntetický účet 211 Syntetický účet 213 Syntetický účet 221 Syntetický účet 261 Syntetický účet 311 Syntetický účet 311 Syntetický účet 314 Syntetický účet 321 Syntetický účet 321 Skupina 36 Syntetický účet 378 Syntetický účet 379 Účtová třída 3 a 4

Zdroj: vlastní zpracování z Kovalíkové, 201342

1 42


63

Inventarizační komise: Účetní jednotka jmenuje dvoučlennou inventarizační komisi a osobu odpovědnou za provedení inventarizace 14 dní před provedením inventarizace. Druhy inventarizace: a) fyzická – u majetku hmotné a nehmotné povahy, b) dokladová – u závazků, pohledávek a ostatních sloţek majetku, u kterých nelze provést fyzickou inventuru, c) řádná – průběţná a periodická, d) mimořádná – při mimořádných událostech. Účetní jednotka vymezí jednotlivé druhy inventarizovaného majetku a závazků, stanoví zodpovědnost za provedení inventarizace a termíny inventarizací. Inventurní soupisy musí obsahovat: a) označení účetní jednotky, b) název a číslo účtu, který je inventarizován, c) skutečný stav veškerého majetku a závazků s jednoznačným určením majetku a závazků, d) podpisový záznam osoby, která je odpovědná za zjištění skutečností, e) podpisový záznam osoby, která je odpovědná za provedení inventarizace, f) způsob zjištění skutečných stavů, g) ocenění majetku a závazků k okamţiku ukončení inventury i pro účely podle § 26 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, h) okamţik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka, i) okamţik zahájení inventury, j) okamţik ukončení inventury, k) vyčíslení inventarizačních rozdílů, l) důvod vzniku inventarizačního rozdílu, 2 64

m) návrh na vypořádání tohoto rozdílu, n) způsob likvidace a proúčtování inventarizačních rozdílů, o) přílohy, které dokládají skutečnosti uvedené v inventurních soupisech.

Inventurní soupisy se vyhotovují ve dvou výtiscích, jeden obdrţí osoba odpovědná za provedení inventarizace a jeden výtisk obdrţí ředitel firmy. Účetní jednotka si zaţádá u příslušné Správy sociálního zabezpečení, u příslušných zdravotních pojišťoven a u příslušného finančního úřadu, o potvrzení o stavu osobního daňového účtu. Tato potvrzení slouţí jako podklad pro provedení dokladové inventarizace daných účtů. K sestavě neuhrazených pohledávek budou přiloţeny kopie konfirmačních dopisů, které budou potvrzeny odběrateli s uznáním jejich závazků vůči účetní jednotce. Konfirmační dopisy budou téţ adresovány příslušným bankám, dodavatelům a dalším partnerům.

Inventarizační rozdíly Za inventarizační rozdíly se považují výlučně případy, kdy: a) skutečný stav je niţší (manko, popřípadě schodek u cenin a peněţních hotovostí) neţ stav, který je evidovaný v účetnictví a rozdíl mezi těmito stavy nelze prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem nebo doloţit účetním dokladem a zaměstnanec nemá podepsanou smlouvu o hmotné odpovědnosti za svěřené prostředky, b) skutečný stav je vyšší (přebytek), neţ je stav, který je evidovaný v účetnictví, a rozdíl mezi těmito stavy nelze prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem nebo doloţit účetním dokladem. Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků.

3 65

Vzor inventarizačního protokolu Inventarizační protokol Název účetní jednotky: AGROLES, s.r.o. Období: Stav ke dni: Předmět inventarizace: Syntetický účet: Analytický účet: Stav fyzické inventarizace: Počet kusů: Hodnota v Kč: Stav vykázaný v účetnictví: Hodnota v Kč: Inventarizační rozdíl Manko do normy: Manko nad normu: Přebytek: Schodek: Způsob zjištění skutečných stavů: Podpisový záznam odpovědné osoby za zjištění skutečných stavů: Okamžik zahájení inventarizace: Okamžik ukončení inventarizace: Podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace: Návrh na vypořádání inventarizačního rozdílu: Hmotná odpovědnost číslo: Způsob likvidace: Navržený termín likvidace: Podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění a provedení likvidace: Datum provedení likvidace: Datum ukončení likvidace: Poznámka: Zdroj: vlastní zpracování z Kovalíkové, 201343





4

43

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 434. ISBN 978-80-7263-826-6.

66

Součástí analýzy vnitřních účetních směrnic jsou dále nové návrhy vnitřních účetních směrnic, které v účetní jednotce nejsou zpracovány a jsou z mého pohledu velmi důleţité pro správný chod účetní jednotky a vymezení odpovědností. Tyto návrhy byly předem prodiskutovány s paní účetní této firmy. Jedná se o tyto směrnice: Pokladna, pokladní operace, Stravování zaměstnanců, příspěvek na stravování, Poskytování osobních ochranných pracovních pomůcek a oděvů, mycích, čistících, dezinfekčních prostředků a úklidových prostředků a pomůcek.

2.2.4 Vnitřní účetní směrnice „Pokladna, pokladní operace“

Vzhledem k tomu, ţe tato vnitřní účetní směrnice nebyla účetní jednotkou sestavena, mým cílem je vnitřní účetní směrnici kompletně navrhnout. Tuto vnitřní účetní směrnici jsem zpracovala na základě dostupných informací, které mi paní účetní firmy AGROLES, s.r.o. za tímto účelem poskytla. Veškeré operace týkající se hotovosti, účtování a vedení pokladních operací se řídí pouze účetními předpisy a pravidly, které jsou stanovené kaţdou účetní jednotkou. Tuto vnitřní účetní směrnici jsem opatřila stejným záhlavím a zápatím jako předchozí. Úvod vnitřní účetní směrnice obsahuje legislativu, ze které jsem při sestavování vnitřní účetní směrnice vycházela. Dále tato vnitřní účetní směrnice obsahuje informace o: pokladnách, které účetní jednotka pouţívá, povinnostech a postupech pokladního pracovníka, náleţitostech daňových dokladů, inventarizaci pokladny, příkladech pokladních operací, které účetní jednotka pouţívá. Dále tato vnitřní účetní směrnice obsahuje tyto vzory: vzor prohlášení zaměstnance k převzetí hotovosti, výčetka platidel, která slouţí současně jako doklad k odsouhlasení pokladního zůstatku.

67

2.2.4.1 Návrh nové vnitřní účetní směrnice


Pokladna, pokladní operace

Firma:

AGROLES, s.r.o.

Sídlo:


DIČ:

CZ48208396

Revize: Změněné stránky: Zpracoval: Schválil:


Rozdělovník:



68

Tato vnitřní účetní směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, Českých účetních standardů, a vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. V účetní jednotce jsou od 1. 1. 2014 zavedeny tyto korunové pokladny: a) pokladna – účtárna b) pokladna – prodejna Pokladní pracovník přijímá a vydává peněţní prostředky pro potřeby zaměstnanců účetní jednotky v souvislosti s plněním svých pracovních povinností během pracovní doby, tj. od 7.00 – 15.30 hodin. V pokladně smí zůstat denně hotovost v maximální výši 5 000 Kč. Pro disponování s pokladní hotovostí je pověřena účetní firmy, která na konci pracovní doby odvádí trţbu do banky na příslušný bankovní účet. Kaţdá výplata musí být doloţena stvrzenkou a současně k této stvrzence musí být vyhotoven výdajový pokladní doklad, který bude před výplatou předloţen k odsouhlasení odpovědnému

zaměstnanci.

V případě

příjmových

dokladů

je

moţné

poskytnout

zaměstnancům provozní zálohu, kterou jsou povinni ke konci měsíce vyúčtovat. O tom, komu bude poskytnuta tato záloha rozhoduje účetní firmy. Prohlášení (účel zálohy) bude vlastnoručně napsán zaměstnancem firmy AGROLES, s.r.o. Provozní záloha bude v účetnictví zachycena jako pohledávka za zaměstnancem.

1

69

Vzor prohlášení zaměstnance k převzetí hotovosti:

Prohlášení zaměstnance firmy AGROLES, s.r.o. k převzetí provozní zálohy Příloha k výdajovému dokladu číslo: Ze dne: Jméno a příjmení zaměstnance: Výše zálohy v Kč: Účel zálohy: Prohlašuji, že jsem dne … převzal výše uvedenou zálohu za účelem ... Podpis zaměstnance: Zdroj: vlastní zpracování z Kovalíkové, 201344

Zaměstnanci jsou povinni provádět nákupy u plátců DPH, a současně odpovídají za to, ţe daňové doklady, které budou poţadovat proplatit, budou mít náleţitosti podle § 26 a následujících zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Účetní firmy bude pravidelně proškolovat zaměstnance s náleţitostmi a změnami daňových dokladů. Pro evidenci pokladny účtárny a prodejny se vedou v počítačové podobě pokladní knihy. Kontrola zůstatků je prováděna v souladu s počítačovými sestavami kaţdý den, a to vţdy po zaúčtování pokladních dokladů. Pokladny jsou v účetnictví rozlišeny samostatnými analytickými účty: 21110 – pokladna účtárna, 21120 – pokladna prodejna. Kaţdý příjmový a výdajový pokladní doklad bude podle předem stanového způsobu očíslován a dále bude obsahovat veškeré předepsané náleţitosti. Na příjmovém a výdajovém pokladním dokladu bude uvedeno pouze datum skutečné výplaty. Doklady, které poţadují zaměstnanci proplatit, budou proplaceny jen v případě, ţe v pokladně bude dostatek prostředků. V případě, ţe tyto prostředky budou v pokladně chybět, je nutné neprodleně provést dotaci pokladny. 2 44

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 433. ISBN 978-80-7263-826-6

70

Po provedené měsíční účetní uzávěrce je nutné odsouhlasení zůstatků pokladní hotovosti se zůstatkem vykázaným v pokladní knize a v účetnictví. Odsouhlasení pokladního zůstatku se provádí na níţe uvedené výčetce platidel.

Výčetka platidel:

Výčetka platidel Název firmy: AGROLES, s.r.o. Měna: Kč Pořadové č.: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Hodnota: 5000 2000 1000 500 200 100 50 20 10 5 2 1

Počet ks.:

Období: Celkem:

Celkem: Datum provedení inventarizace pokladní hotovosti: Stav hotovosti souhlasí se stavem vykázaným v účetnictví ke dni provedení inventarizace. Zdroj: vlastní zpracování z Kovalíkové, 201345

3 45

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 433. ISBN 978-80-7263-826-6.

71

Zaměstnanci pověření vedením pokladny mají podepsanou Dohodu o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je účetní firmy povinna vyúčtovat podle § 252 a následujících zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů. Tito zaměstnanci se dále zavazují, ţe pokladní doklady budou obsahovat náleţitosti podle § 11 zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (označení účetního dokladu, peněţní částku, obsah a účastníky účetního případu, okamţik vyhotovení účetního dokladu, okamţik uskutečnění účetního případu, podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případ a za jeho zaúčtování). Odpočet DPH bude proveden pouze v případě, ţe doklady budou obsahovat předepsané náleţitosti uvedené v § 26 a následujících zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnanci budou provádět veškerá vyúčtování včas, aby byly doklady proúčtovány do měsíce, kterého se týkají a to z důvodu uplatnění odpočtu DPH.

4 72

Účetní jednotka účtuje podle níže uvedených příkladů pokladních operací:

Účetní operace: Odvod hotovosti na běţný účet Dotace pokladny z běţného účtu Poskytnuté provozní zálohy zaměstnanci Nákup kancelářských potřeb − základ daně Nákup kancelářských potřeb − DPH Úhrada vydané faktury hotově Úhrada přijaté faktury hotově Nákup stravenek Úhrada poštovného Úhrada cestovních výdajů Úhrada pohonných hmot Nákup známek do spotřeby za hotové Schodek na pokladní hotovosti (hmotná odpovědnost zaměstnance) Škoda na pokladní hotovosti

Má dáti 261 211 335 501 343 211 321 213 518 512 501 518

Dal 211 261 211 211 211 311 211 211 211 211 211 211

335 569,582

211 211



Účinnost od: 1. ledna 2014


5

Michal Ungr Zdroj: vlastní zpracování

5

46


73

2.2.5 Vnitřní účetní směrnice „Stravování zaměstnanců, příspěvek na stravování“

Tato vnitřní účetní směrnice nebyla účetní jednotkou sestavena, a proto je mým cílem vnitřní účetní směrnici kompletně navrhnout. Tuto vnitřní účetní směrnici jsem zpracovala na základě dostupných informací, které mi paní účetní firmy AGROLES, s.r.o. za tímto účelem poskytla. Tuto vnitřní účetní směrnici jsem opatřila stejným záhlavím a zápatím jako předchozí. Úvod vnitřní účetní směrnice obsahuje legislativu, ze které jsem při sestavování vnitřní účetní směrnice vycházela. Dále tato vnitřní účetní směrnice obsahuje informace o způsobech zajišťování stravenek, nároku na stravenky, hodnotu stravenek a hodnotu příspěvku zaměstnavatele. Tato vnitřní účetní směrnice dále obsahuje tyto vzory: vzor evidence vydaných stravenek, vzor účtování stravenek.

74



Stravování zaměstnanců, příspěvek na stravování

Firma:

AGROLES, s.r.o.

Sídlo:


DIČ:

CZ48208396



Rozdělovník:



75

Tato směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů a Českých účetních standardů. Účetní firmy zajišťuje pro zaměstnance účetní jednotky stravování formou nákupu stravenek od firmy Edenred CZ s.r.o., Praha. Nárok na stravenky vzniká zaměstnanci účetní jednotky pouze za odpracované dny. Stravenky však nelze poskytnout zaměstnancům, kterým v průběhu směny vznikl nárok na stravné v souvislosti s pracovní cestou podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Účetní firmy nakupuje stravenky kaţdý měsíc (podle počtu zaměstnanců × počet pracovních dní) a poté tyto stravenky předává proti podpisu zaměstnancům. Hodnota jedné stravenky činí 65 Kč. Příspěvek na stravování je poskytnut zaměstnancům ve výši 55 %, tj. 35,75 Kč, za jeden odpracovaný den. Zaměstnanci hradí 45 % z ceny stravenek, tj. 29,25 Kč formou sráţky ze mzdy. Účetní firmy vede evidenci vydaných stravenek.

Vzor evidence vydaných stravenek:

Evidence vydaných stravenek Název firmy: AGROLES, s.r.o. Měsíc a rok: Počet dní: Cena stravenky: Jméno a příjmení Vydáno Podpis K úhradě zaměstnance: (počet kusů): zaměstnance: zaměstnanci:


1 76

Stravenky se vydávají zaměstnancům na konkrétní měsíc. Za dovolenou a nemoc se vydané stravenky krátí zpětně.

Účetní firmy účtuje o stravenkách podle níže uvedených účetních operací:

Účetní případ: Daňový doklad za nákup stravenek včetně provize za zprostředkování nákupu: 250 kusů stravenek, 1 stravenka = 65 Kč, provize = 150 Kč Cena stravenky bez provize – jmenovitá hodnota Provize ve výši 150 Kč, z toho 55 % – daňový náklad Provize ve výši 150 Kč, z toho 45 % – nedaňový náklad Prodej stravenek zaměstnancům Příspěvek zaměstnavatele 55 % – daňový náklad Příspěvek zaměstnanců 45 %

Kč

16400,00 16250,00 82,50 67,50 16250,00 8937,50 7312,50

Má dáti

Dal

321 213 51800 51820 213 527 335





2


2

47

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 322. ISBN 978-80-7263-826-6

77

2.2.6 Vnitřní účetní směrnice „Poskytování osobních ochranných pracovních

pomůcek

a

oděvů,

čisticích,

dezinfekčních

prostředků a úklidových prostředků a pomůcek“

Jednou z činností firmy AGROLES, s.r.o. je broušení a servis motorových pil a proto povaţuji za vhodné, aby byla tato vnitřní účetní směrnice sestavena. Tuto vnitřní účetní směrnici jsem zpracovala na základě dostupných informací, které mi poskytla paní účetní firmy AGROLES, s.r.o. Vnitřní účetní směrnici jsem opatřila stejným záhlavím a zápatím jako předchozí. Úvod vnitřní účetní směrnice obsahuje legislativu, ze které jsem při sestavování vnitřní účetní směrnice vycházela. Dále tato vnitřní účetní směrnice obsahuje informace o: povinnostech zaměstnavatele, postupech při uţívání ochranných pomůcek a oděvů, čisticích, dezinfekčních prostředků a úklidových prostředků a pomůcek, inventarizaci a kontrole funkčnosti ochranných pracovních prostředků a pracovních pomůcek.

Tato vnitřní účetní směrnice dále obsahuje tyto vzory: seznam poskytovaných ochranných pracovních oděvů a pomůcek, seznam poskytovaných mycích, dezinfekčních, čisticích a úklidových prostředků a pomůcek.

78



Poskytování osobních ochranných pracovních pomůcek a oděvů, mycích, čisticích, dezinfekčních prostředků a úklidových prostředků a pomůcek

Firma:

AGROLES, s.r.o.

Sídlo:


DIČ:

CZ48208396



Rozdělovník:

1× ředitel firmy 1× účetní firmy 1× auditorská firma Zdroj: vlastní zpracování

79

Tato směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 21/2003 Sb., kterým se stanoví technické poţadavky na osobní ochranné prostředky a nařízením vlády č. 495/2001 Sb., kterým se stanoví rozsah a bliţší podmínky poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků.

Zaměstnavatel je povinen: a) poskytnout zaměstnancům v odpovídajícím mnoţství na pracovišti čisticí, dezinfekční a mycí a prostředky, b) stanovit seznam pracovních činností pro poskytování ochranných pracovních prostředků, c) udrţovat a kontrolovat pouţívání pracovních prostředků, d) stanovit ţivotnost pracovních prostředků, e) stanovit rozsah pouţívání pracovního oblečení. Zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům ochranné pomůcky bezplatně do trvalého uţívání na dobu nezbytně nutnou nebo po dobu trvání pracovního poměru. Ochranné pracovní pomůcky a prostředky jsou evidovány při vydání na osobní kartě zaměstnance proti jeho podpisu. Pokud dojde k poškození nebo k opotřebení svěřených pracovních pomůcek nebo prostředků, oznámí tuto skutečnost zaměstnanec neprodleně svému nadřízenému. Při ukončení pracovního poměru je zaměstnanec povinen vrátit veškeré osobní ochranné a pracovní pomůcky. Účetní jednotka provádí kaţdý měsíc inventarizaci a kontrolu funkčnosti ochranných pracovních prostředků a pracovních pomůcek.

1

80

Seznam poskytovaných ochranných pracovních oděvů a pomůcek:

Název ochranných pracovních oděvů a pomůcek: Ochranné Ochranné Ochranná Ochranné Ochranné

Počet kusů:

Životnost: Jméno a příjmení Podpis (rok) zaměstnance: zaměstnance:

brýle rukavice obuv vesty pracovní oděvy Zdroj: vlastní zpracování

Seznam poskytovaných mycích, dezinfekčních, čisticích a úklidových prostředků a pomůcek

Druh:

Počet kusů:

Jméno a příjmení zaměstnance:

Podpis zaměstnance:





2


2

81

Pro lepší přehlednost jsem vytvořila seznam, který obsahuje veškeré pouţívané vnitřní účetní směrnice firmy AGROLES, s.r.o. a dále obsahuje informace o tom, která vnitřní účetní směrnice byla například změněna nebo zda byla vytvořena vnitřní účetní směrnice nová. Seznam vnitřní účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o. Pořadové číslo: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.

Název vnitřní účetní směrnice: Systém zpracování účetnictví Oběh účetních dokladů Inventarizace majetku a závazků Pokladna, pokladní operace Stravování zaměstnanců, příspěvek na stravování Poskytování osobních ochranných pracovních pomůcek a oděvů, mycích, čisticích, dezinfekčních prostředků a úklidových prostředků a pomůcek Hmotný a nehmotný majetek – oceňování, zařazení, evidence, vyřazení, účtování; odpisový plán Účtový rozvrh Zásoby – oceňování, evidence, účtování Oceňování majetku a závazků Podpisové záznamy osob, které jednají jménem firmy Podpisové záznamy osob oprávněných k disponování s bankovními účty Podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případy Podpisové záznamy osob odpovědných za náleţitosti účetních a daňových dokladů Podpisové záznamy osob odpovědných za vydání vnitřních směrnic Podpisové záznamy osob odpovědných za zaúčtování účetních případů Pouţívání cizích měn a stanovení kursů, kursové rozdíly Stanovení zásad pro časové rozlišení nákladů a výnosů Stanovení zásad pro pouţití dohadných poloţek Úschova účetních záznamů, archivace dokladů, skartace Pouţívání silničních motorových vozidel zaměstnavatele Pracovní cesty, cestovní výdaje Stanovení zásad pro tvorbu a pouţívání opravných poloţek Stanovení zásad pro tvorbu a pouţívání rezerv Harmonogram a postup při zpracování roční účetní uzávěrky a účetní závěrky za období Polední přestávka

Poznámka: Revize: 1/2014. Revize: 1/2014. Revize: 1/2014. Nová směrnice. Nová směrnice. Nová směrnice.


82

Kromě jiţ existujících vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o. a vnitřních účetních směrnic mnou nově navrţených by účetní jednotka mohla sestavit celou řadu dalších. Není však nutné, aby účetní jednotka vytvářela vnitřní účetní směrnice, které nevyuţije. Cílem systému vnitřních účetních směrnic je vymezit a tím zprůhlednit a zjednodušit metody a postupy vyuţívané v účetní jednotce. Existence zbytečně rozsáhlého souboru vnitřních účetních směrnic by vedla spíše k opaku. Při sestavování vnitřních účetních směrnic by se tedy mělo postupovat účelově a věcně. Z tohoto důvodu není moţné, aby byl vypracován absolutně jednotný vzor vnitřních účetních směrnic, který by se dal bez dalších úprav pouţít v kaţdé účetní jednotce.

83

ZÁVĚR V této diplomové práci jsem se zabývala problematikou potřeby tvorby vnitřních účetních směrnic jako celku a dále jejich praktickou aplikací ve firmě AGROLES, s.r.o. V teoretické části diplomové práce jsem vymezila význam a účel vnitřních účetních směrnic. Účelem tvorby vnitřních účetních směrnic je zajištění jednotného metodického postupu při výkonu jednotlivých účetních operací. Pouţívání jednotného postupu vede ke správnému chodu účetní jednotky. Dále jsem charakterizovala a popisovala vnitřní účetní směrnice, které jsou pro účetní jednotku závazné na základě platných právních předpisů, vnitřní účetní směrnice, které vyplývají z jiných neţ právních předpisů, formální úpravu a náleţitosti vnitřních účetních směrnic a formální chyby vnitřních účetních směrnic. V praktické části diplomové práce jsem nejprve představila firmu AGROLES, s.r.o. a následně provedla analýzu vnitřních účetních směrnic této firmy. Cílem diplomové práce byla aplikace získaných teoretických poznatků v konkrétní firmě pro vytvoření vnitřních účetních směrnic, které zde chyběly nebo byly neaktuální. Studiem interních materiálů této firmy jsem získala potřebné informace pro porovnání stávajícího stavu vnitřních účetních směrnic se stavem, který vyţadují zákonné normy. Tato firma má vytvořené veškeré povinné vnitřní účetní směrnice i vnitřní účetní směrnice, které popisují specifické oblasti podnikatelské činnosti. I přesto jsem však zjistila určité nedostatky. Některé vnitřní účetní směrnice nebyly od roku 2003 aktualizované a obsahovaly odkazy na jiţ neexistující paragrafy zákonů. Proto jsem účetní jednotce doporučila přepracování, doplnění a aktualizaci souboru vnitřních účetních směrnic, navrhla jsem jednotné záhlaví, jednotné zápatí a formální úpravu, která by měla být společná pro všechny vnitřní účetní směrnice. Pro firmu AGROLES, s.r.o. jsem vypracovala soubor jednotlivých vnitřních účetních směrnic, které splňují legislativní poţadavky a zachycují další potřeby firmy. Výstupem analýzy byl nejprve seznam vnitřních účetních směrnic, které odpovídaly současným legislativním poţadavkům a které byly zpravovány kvalitním a srozumitelným způsobem. Druhým výstupem analýzy byl seznam vnitřních účetních směrnic, které byly neaktuální. Jednalo se o tyto vnitřní účetní směrnice: Systém zpracování účetnictví, Oběh účetních dokladů a Inventarizace majetku a závazků. K těmto vnitřním účetním směrnicím

84

jsem připojila svůj komentář, upozornila jsem na formální nepřesnosti a navrhla jsem vnitřní účetní směrnice nové. Třetím výstupem analýzy byly vnitřní účetní směrnice, které v účetní jednotce fyzicky neexistovaly, jednalo se o tyto vnitřní účetní směrnice: Pokladna, pokladní operace, Stravování zaměstnanců, příspěvek na stravování a Poskytování osobních ochranných pracovních pomůcek a oděvů, mycích, čisticích, dezinfekčních a úklidových prostředků a pomůcek. Teoretické informace k těmto vnitřním účetním směrnicím jsem čerpala především ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Jsem přesvědčena, ţe tato diplomová práce bude jistě přínosem pro firmu AGROLES, s.r.o. a mnou navrhované změny budou efektivně vyuţity v další podnikatelské praxi.

85

SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY

Tištěné monografie

1. CARDOVÁ, Zdenka. Zákon o účetnictví s komentářem, vyhláška č. 500/2002 Sb., s komentářem. 2012/9. Český Těšín: PORADCE, 2012. ISSN 1211-2437. 2. HRUŠKA, Vladimír. Daně, účetnictví – vzory a případy. Vnitropodnikové směrnice pro podnikatele. 7–8/2011. Český Těšín: PORADCE, 2011. ISSN 1213-9270.

3. HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice 2003. 2. aktualiz. vyd. Praha: Bilance, 2003. ISBN 80-86371-36-0.

4. KOCH, Jiří. Účetní závěrka podnikatelů za rok 2011. Český Těšín: PORADCE, 2011. ISBN 978-80-7365-331-6. 5. KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013. ISBN 978-80-7263-826-6.

6. LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 5. aktualiz. vyd. Praha: GRADA, 2008. ISBN 978-80-247-2576-5.

7. SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006. ISBN 80-251-0924-0.

86

Tištěná periodika 1. OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007. ISSN 1211-7307.

2. PILÁTOVÁ, Jana a kolektiv autorů. Metodické aktuality 4/2010, Vnitřní kontrolní systém a odpovědi na dotazy. Praha: Metodické aktuality Svazu účetních, 2010. ISBN 978-80-87367-06-3. ISSN 1211-41378.

3. SCHIFFER, Vladimír. Účetnictví v praxi, odborný měsíčník pro účetní v praxi 7/2010, Praha: Wolters Kluwer, 2010. ISSN 1211-7307.

Zákony 1. Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů 2. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 3. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů 4. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů 5. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

6. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

87

Vyhlášky 1. České účetní standardy pro podnikatele 2. Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

Nařízení 1. Nařízení vlády č. 495/2001 Sb., kterým se stanoví rozsah a bliţší podmínky poskytování

osobních

ochranných

pracovních

prostředků,

mycích,

čisticích

a dezinfekčních prostředků 2. Nařízení vlády č. 21/2003 Sb., kterým se stanoví technické poţadavky na osobní ochranné prostředky

Internetové články 1. KADLEC, Michal. Opravy chyb v účtování nákladů a výnosů minulých účetních období. Portál Pohoda [online]. 8. 2. 2013 [cit. 2014-03-16]. Dostupné z: http://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/ucetnictvi/opravy-chyb-v-uctovaninakladu-a-vynosu-minulych-u/

Ostatní zdroje 1. Interní informace firmy AGROLES, s.r.o. Písek

88

Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti

Recommend Documents