Město Černošice Městský úřad Černošice
Vnitřní předpis č. 3 Spisový řád a plán
Účinnost od 1. 1. 2016
Číslo revize: 0
Číslo vydání: 2.1
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán
Datum
Jméno, příjmení
Podpis
Ing. Anna Hrabáková
Zpracoval Schválil
Mgr. Jan Louška Mgr. Filip Kořínek
Vnitřní předpis v listinné podobě je uložen na útvaru interního auditu. Vnitřní předpis v elektronické podobě je uložen na intranetu MěÚ Černošice.
Záznam o provedení revize Revize č.
List číslo a bod
Popis změny
Datum revize
1.
příloha č. 9
Spisový plán
9. 12. 2015
Stránka 2 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán
Záznam o seznámení Potvrzuji, že jsem se seznámil(a) s vnitřním předpisem č. 3 Města Černošice vydání č. 2.1 SPISOVÝ ŘÁD A PLÁN, který je uložen na intranetu. Prokazatelně zajistím seznámení všech svých podřízených zaměstnanců s tímto vnitřním předpisem nejpozději do doby jeho nabytí účinnosti. VÝTISK č.
1
JMÉNO A PŘÍJMENÍ
NÁZEV ODBORU
Mgr. Jan Louška
tajemník městského úřadu
Ing. Anna Hrabáková
útvar interního auditu
Ondřej Šimíček
odbor vnitřních věcí
JUDr. Markéta Fialová
odbor životního prostředí
Ing. Hana Vyhnalová
odbor obecní živnostenský úřad
Mgr. Ing. Stanislav Herman
správní odbor
Mgr. Jan Louška
odbor sociálních věcí a zdravotnictví
Martin Šebek
odbor informatiky
Ing. Jana Ullrichová
finanční odbor
Ing. Helena Ušiaková
odbor územního plánování
Jiří Jiránek
odbor investic a správy majetku
Renáta Petelíková
odbor technických služeb
Mgr. Pavel Blaženín Miroslav Strejček
DATUM, PODPIS
odbor školství, kultury a cestovního ruchu odbor Dům s pečovatelskou službou
Ing. Petra Pelešková
odbor stavební úřad
Ing. Stanislav Zuzánek
odbor přestupků
Mgr. Gregor Dušička
městská policie
Stránka 3 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán
Obsah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Úvodní ustanovení ......................................................................................................... 5 Slovník pojmů a zkratek ................................................................................................. 5 Příjem dokumentů .......................................................................................................... 5 Třídění a otevírání zásilek .............................................................................................. 7 Pravidlo při rozesílání informací třetích stran obcím na území ORP Černošice .............. 8 Označování doručených dokumentů podléhajících evidenci v SSL ................................ 8 Označování dokumentů vzniklých z činnosti organizace ................................................ 8 Evidence dokumentů ...................................................................................................... 8 Oběh dokumentů ...........................................................................................................10 Vyřizování dokumentů ............................................................................................10 Odesílání dokumentů .............................................................................................10 Ukládání dokumentů evidovaných v SSL ...............................................................10 Evidence dokumentů odboru obecní živnostenský úřad .........................................12 Zvláštní spisovny ....................................................................................................12 Zapůjčení spisu ze spisovny...................................................................................13 Skartační řízení ......................................................................................................13 Spisová rozluka ......................................................................................................14 Vedení spisové služby v mimořádných situacích ....................................................14 Přílohy ....................................................................................................................15 Společná a závěrečná ustanovení..........................................................................15
Stránka 4 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán
1
Úvodní ustanovení
1. Tento spisový řád (dále jen „řád“) se vydává pro vedení Spisové služby GORDIC (dále jen „SSL“) Města Černošice (dále jen „MUCE“). 2. Cílem řádu je jednoznačně definovat výkon SSL organizace a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška“) a dalšími platnými právními předpisy stanovit základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. 3. Výkonem SSL se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, zahrnující jejich řádný příjem, úplnou a přesnou evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání (expedici), ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 4. Manipulaci s dokumenty provádí podatelna, odbor/úsek/útvar (dále „útvary“), spisovna a dále všichni zaměstnanci organizace, kteří jsou manipulací s dokumenty pověřeni nebo přijdou s dokumenty do styku v rámci výkonu své pracovní činnosti. 5. Pro vedení a výkon SSL používá organizace elektronický systém GINIS. 6. Ustanovení tohoto řádu se nevztahují na manipulaci s dokumenty obsahujícími utajované informace a zvláštní skutečnosti, jejichž evidence, oběh, ukládání a vyřazování jsou upraveny zvláštními právními předpisy.
2
Slovník pojmů a zkratek
Archivní kniha – evidenční kniha, do které se zapisují přírůstky do spisovny, a je vedena v elektronické spisové službě. Dokument - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce anebo byla původci doručena. Datová schránka (DS) - je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Elektronická značka – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené Kvalifikované časové razítko – potvrzuje existenci dokumentu v určitém čase. Prvotní identifikátor (PID) - kód prvotní identifikace dokumentu (PID), generovaný automatizovaným systémem SSL, ve formě samolepícího štítku nebo vytištěný přímo na dokument. Jeho úkolem je zajistit jednoznačnou identifikaci dokumentu. Sběrný arch – seznam všech dokumentů, které jsou vedeny pod jedním číslem jednacím. SSL – Spisová služba Gordic. Spisový uzel – určitá skupina osob vyplývající z organizační struktury úřadu. Zaručený elektronický podpis – elektronický podpis, který jednoznačně je spojen s podepisující osobou.
3
Příjem dokumentů
1. K příjmu dokumentů má organizace zřízenu podatelnu, elektronickou podatelnu a datovou schránku. Podatelna provádí příjem veškerých doručených dokumentů bez ohledu na druh odesílatele, způsob nebo místo odeslání. 2. Pracoviště podatelny je v sídle organizace (Riegrova 1209, 252 28 Černošice) a na druhém pracovišti (Podskalská 19, 120 00 Praha 2); za provoz podatelny odpovídá pověřený zaměstnanec. 3. Dokumenty jsou organizaci doručovány v digitální (elektronické) nebo analogové (listinné) podobě, a to: a) poštovní přepravou (nebo specializovanou zásilkovou službou); Stránka 5 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán b) použitím spojových nebo elektronických prostředků (datová schránka, elektronická podatelna, elektronická pošta, telefon, telefax), c) osobním podáním fyzické nebo právnické osoby podatelně, zaměstnanci organizace. 4. Je-li dokument předán organizaci mimo podatelnu, musí být neprodleně předán podatelně k evidenci. Za předání zodpovídá zaměstnanec, který dokument převzal. Pokud je dokument v digitální podobě doručen mimo elektronickou podatelnu, tj. buďto na skupinovou adresu nebo na emailovou adresu zaměstnance a není opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, jsou uživatelé emailové schránky povinni zabezpečit jeho zaevidování v SSL. Pokud je tento dokument opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, jsou uživatelé emailové schránky povinni zaslat takovýto dokument elektronické podatelně na emailovou adresu (
[email protected]) k označení a evidenci. 5. Je-li předán mimo podatelnu dokument, na jehož obálce je v adrese uvedeno na prvním místě jméno případně jména a příjmení fyzické osoby, předá se přímo adresátovi. Zjistíli ten, že obálka obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho zaevidování v SSL. 6. Podatelna provádí také příjem dokumentů, z jejichž obálky je zřejmé, že obsahují utajované informace. 7. Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty (účetní doklady, personální dokumenty, dokumenty obsahující utajované informace) vztahují zvláštní právní předpisy, přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná agendová evidence. 8. Dokumenty adresované přímo organizaci přebírá na doručovací poště zaměstnanec k tomu pověřený. 9. Zaměstnanec podatelny potvrdí příjem dokumentů doručovací poště. Doporučené nebo jinak evidované dokumenty přejímá podle předávacího seznamu a potvrdí jejich příjem. Pokud přebírá doporučené zásilky na jméno, musí se zaměstnanec podatelny prokázat platným zmocněním k převzetí (průkaz zmocněnce). V případě doručení zásilek na jméno s dodejkou smí zaměstnanec podatelny převzít jen výzvu k vyzvednutí. Výzvu pak musí téhož dne předat adresátovi. V případě, že se jedná o expresní zásilku, vyzve ihned podatelna adresáta k převzetí. 10. U přejímaných zásilek se zkontroluje: d) patří-li všechny adresátovi; e) souhlasí-li s evidencí v úhrnném podacím lístku doporučených zásilek; f) fyzický stav zásilky. 11. Podatelna v žádném případě nepřijímá zásilky určené jiným subjektům. Zásilky adresované jinému adresátovi se obratem vrátí. U doporučených zásilek, cenných psaní a cenných balíků, kde bylo zjištěno poškození nebo úbytek obsahu, se provede reklamace. Pokud je poškození nebo úbytek obsahu patrný už při dodání zásilky, je nutné tuto závadu reklamovat už při dodání; v jiných případech do dvou pracovních dnů po jejím dodání. Při přijímání reklamace se pořídí písemný záznam o stavu reklamované poštovní zásilky. Kopii záznamu vydá doručovací pošta na požádání přejímajícímu zaměstnanci. 12. Je-li důvodné podezření, že u poštovní zásilky, která je připravena k převzetí došlo ke vzniku škody, doručovací pošta (pověřený zaměstnanec doručovací pošty) ji na žádost zaměstnance podatelny adresáta a za jeho přítomnosti otevře. O otevření zásilky se pořídí písemný záznam, který se připojí k poštovní zásilce. Je-li poštovní zásilka následně dodána, doručovací pošta vydá na požádání kopii záznamu. 13. Příjem nevyplacených nebo jen částečně vyplacených zásilek pověřený zaměstnanec odmítne. 14. Zásilky vrácené jako nedoručené a vrácené dodejky se předají příslušnému útvaru, který je vypravil, k zařazení do spisu. 15. Osobní podání fyzické nebo právnické osoby podatelně nebo zaměstnanci organizace učiněné písemnou formou přebírající zaměstnanec překontroluje, zjistí zda počet listů Stránka 6 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán souhlasí s originálem, označí otiskem podacího razítka na průvodní dopis a zaeviduje v SSL. Zaměstnanec, který podání přijal, potvrdí jeho přijetí podavateli na kopii učiněného podání. Přebírající zaměstnanec zkontroluje, zda podání obsahuje: a) jméno a příjmení podávajícího; b) adresu; c) podpis; d) přílohy k podání. 16. Po přijetí nesmí být dokument vydán zpět doručiteli. Již jednou učiněné podání lze zrušit pouze dalším podáním. 17. S dokumentem doručeným faxem se zachází jako s běžným dokumentem. Dokument se opatří podacím razítkem a zaeviduje v SSL. 18. Dokumenty v digitální podobě opatřené i neopatřené zaručeným elektronickým podpisem se přijímají prostřednictvím elektronické podatelny, datové schránky organizace a na technických nosičích dat. Jejich příjem a zpracování je stanoveno v přílohách tohoto dokumentu - „Řád elektronické podatelny“ a „Metodika pro práci s datovými zprávami a elektronickými dokumenty“. 19. Podatelna dokument naskenuje do SSL předá fyzicky i elektronicky zodpovědnému útvaru. 20. Identifikace každého dokumentu, spisu, účastníka SSL je zajištěna přidělením dvanáctimístného alfanumerického čárového kódu, prvotního identifikátoru dokumentu (PID), realizovaného formou certifikované nálepky s čárovým kódem nebo generováním ze systému SSL.
4
Třídění a otevírání zásilek
1. Převzaté zásilky jsou tříděny na: a) běžné listovní zásilky; b) doporučené zásilky; c) zásilky na dodejku; d) balíky; e) zásilky, které se neotvírají. 2. Zásilky, které se po roztřídění a kontrole neotvírají: a) z jejichž obálek je patrné, že obsahují utajované informace. Takto přijaté zásilky podatelna neotvírá, označí je podacím razítkem a obratem je předá pověřené osobě; b) mají specifické označení, např. „VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ“, „VEŘEJNÁ ZAKÁZKA“ . apod. zásilky jsou označeny na obálce podacím razítkem; podatelna uvědomí bez prodlení pověřenou osobu (příslušný útvar, konkrétního zaměstnance), který si zásilku převezme na pracovišti podatelny; c) na doručené obálce je v adrese uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, do vlastních rukou + jméno či funkce, k rukám + jméno či funkce. Tato obálka se opatřuje podacím razítkem a neprodleně se předá adresátovi, který ji neprodleně po předání otevře. Pokud adresát zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí bezodkladně jeho zaevidování v SSL. 3. Obálka dokumentu se ponechává u dokumentu pouze v případě: a) je-li dokument doručován původci do vlastních rukou; b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem; c) u dokumentů zasílaných na dodejku; d) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele; e) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se datum uvedené na dokumentu s datem poštovního razítka; f) není-li dokument podepsán, a to i v případě, že je uvedeno jméno i adresa podatele; g) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce. 4. V ostatních případech se obálka vyřazuje ihned po jejím otevření bez skartačního řízení. Stránka 7 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán
5
Pravidlo při rozesílání informací třetích stran obcím na území ORP Černošice 1. Podatelna přijme dokument v souladu se spisovým a skartačním řádem a předá jej k vyřízení zpracovateli - tedy odbornému útvaru, do jehož náplně práce v souladu s organizačním řádem dokument spadá. 2. V případě že je dokument průřezový, tedy zasahuje do kompetencí více odborů, příp. jej nelze jednoznačně přiřadit podle kompetencí daných organizačním řádem, je na rozhodnutí pracovníků podatelny jakému útvaru dokument předají. Posuzují přitom odbornou "blízkost" agend, kterých se podání týká s kompetencemi danými organizačním řádem. Rozhodnutí podatelny je konečné. 3. Zpracovatel je povinen dokument po rozhodnutí podatelny přijmout a posoudit obsah podání. 4. Následně je zpracovatel povinen zajistit rozeslání dokumentu na obce v ORP s přiložením průvodní či doplňující informace za Městský úřad Černošice. 5. Kontakty na obce ORP Černošice jsou uloženy v adresáři OBCE_PZ, jehož zpřístupnění provede odbor informatiky. 6. V případě, že je součástí požadavku třetí strany i žádost o vyvěšení na úřední desku, obrátí se zpracovatel na asistentku tajemníka MěÚ, která vyvěšení dokumentu na úřední desku samostatně zajistí. Tím není dotčena povinnost zpracovatele zajistit rozeslání dokumentu.
6
Označování doručených dokumentů podléhajících evidenci v SSL
1. Všechny doručené dokumenty podléhající evidenci v SSL jsou označovány. 2. Dokumenty doručené: a) do DS se evidují dle přílohy tohoto řádu; b) do e-podatelny a na technických nosičích se evidují dle přílohy tohoto řádu; 3. Dokument v tištěné podobě doručený na podatelnu se opatří v den doručení prvotním identifikátorem (PID) a otiskem podacího razítka. PID ve spojení s technologickým prostředkem označování a evidence dokumentů v podacím deníku SSL splňuje náležitosti podacího razítka. 4. Podací razítko vyznačuje datum doručení dokumentu a název organizace. 5. Zásilky, které se neotvírají, se opatří otiskem podacího razítka na obálce. 6. Pokud dokument nelze označit (jedná se např. o úřední listinu) a podléhá evidenci v SSL, připojí se k němu list papíru, na který se otiskne podací razítko.
7
Označování dokumentů vzniklých z činnosti organizace
Všechny dokumenty vzniklé z činnosti organizace, které podléhají evidenci v SSL, jsou označovány prvotním identifikátorem (PID).
8
Evidence dokumentů
1. V automatizovaném systému SSL se dokumenty označené podacím razítkem, jednoznačným identifikátorem a roztříděné podle věcné příslušnosti zaevidují do systému SSL. Zápis je nutno provádět v souladu s uživatelskou dokumentací k danému programu. 2. Evidenci v systému SSL nepodléhají dokumenty uvedené v příloze č. 8. 3. O dokumentu se vedou v elektronickém systému spisové služby SSL následující údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“). Pořadové číslo je číselná řada začínající dnem 1. ledna nového roku pořadovým číslem 1, pokračující celými kladnými čísly jdoucími nepřetržitě po Stránka 8 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán sobě a končící dnem 31. prosince téhož roku. Ukončí se posledním záznamem, který je v něm zaevidován v rámci určeného období; b) datum doručení dokumentu organizace nebo datum vytvoření dokumentu organizací; datem vytvoření dokumentu organizací se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů. U doručeného dokumentu v digitální podobě se jako datum vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, nebo kdy je dokument dodán do datové schránky organizace. Datum doručení musí být shodné s datem zapsaným v podacím razítku. Jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti organizace, uvádí se datum jeho vzniku. U elektronických zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně organizace, nebo dodán do datové schránky organizace. V případě, že podání přijde do schránky zaměstnance organizace určené pro příjem a odesílání elektronické pošty, je tento zaměstnanec povinen přijatou elektronickou zprávu (email) zaevidovat. Časem doručení bude i v tomto případě čas, kdy elektronická zpráva došla na mail server organizace, ze kterého byla elektronická zpráva do schránky zaměstnance doručena; c) adresa odesílatele (zapisuje se jeho plný úřední název); d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen; e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů příloh nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; f) stručný obsah dokumentu, (předmět, věc). Obvykle se použije označení věci, kterou uvedl odesilatel; g) označení útvaru organizace, kterému byl dokument předán k vyřízení (název útvaru, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, nebo jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení); h) způsob vyřízení; i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu. 4. Při zavedení nového dokumentu do SSL se vyplňují údaje a) až f). 5. Prvotní evidenci došlých dokumentů provádí především podatelna. Je možné mimořádně zaevidovat dokument i zaměstnance útvaru. Při této evidenci se vyplňují na evidenční kartě dokumentu tyto údaje: způsob doručení, způsob zacházení, druh zásilky doručené poštou, podací číslo, datum odeslání, datum doručení, číslo jednací nebo značka odesílatele, adresa odesílatele, věc, počet listů, stran, příloh. 6. Úplné doevidování došlého dokumentu, které spočívá v případných úpravách prvotní evidence a následného doplnění evidenčních údajů provádí zpracovatel. Zpracovatel zabezpečí evidenci došlého dokumentu (podání) v případě, že dokument je úředního charakteru a byl doručen v listinné podobě na jméno a příjmení fyzické osoby. 7. Pokud byl dokument (podání) doručen v digitální podobě na emailovou adresu zaměstnance organizace, která je určena pro příjem a odesílání elektronické pošty, je tento zaměstnanec povinen přijatou elektronickou zprávu (email) zaevidovat do SSL. Doručené podání (emailová zpráva), přiloží k evidenční kartě dokumentu v původním nezměněném formátu jako elektronický obraz dokumentu. 8. Chybné zápisy při evidenci dokumentu v SSL se opraví prostředky systému SSL. Údaj o opravě se zaznamená automaticky v historii dokumentu. 9. Dokumentu zaevidovanému v evidenci dokumentů přiděluje číslo jednací zpracovatel. Číslo jednací obsahuje: zkratku podacího deníku, pořadové číslo, rok, př. MUCE – pořadové číslo/rok/zkratka útvaru 10. Pokud je zřejmé, že k téže věci bude doručeno nebo vytvořeno více dokumentů, vede se k jejich evidenci spis. Spis je soubor dokumentů týkajících se téže věci. Každý spis je označen spisovou značkou, př. MUCE – S- pořadové číslo/rok/zkratka útvaru. 11. Součástí každého spisu je sběrný arch.
Stránka 9 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán
9
Oběh dokumentů
1. Oběhem dokumentů se rozumí pohyb dokumentů v rámci organizace a sledování veškerých úkonů s dokumenty. 2. SSL umožňuje předávání a přebírání dokumentu přímo mezi útvary (spisovými uzly). 3. Zjistí-li zpracovatel, že příslušným k vyřízení dokumentu je jiná organizace, bezodkladně jí dokument postoupí odesláním v SSL.
10
Vyřizování dokumentů
1. Vyřízením dokumentu se rozumí vyřízení věci elektronickou nebo listinnou formou či ústně. 2. Vyřízení dokumentu je realizováno odesláním prvopisu, stejnopisu nebo kopie dokumentu, vyřízení věci ústně (telefonicky), vzetím věci na vědomí nebo postoupením věci jinému původci, který je k vyřízení příslušný. 3. Dokument vyřizuje pověřená osoba/zpracovatel. 4. Zpracovatel přidělí dokumentu spisový a skartační znak, skartační lhůtu, popř. rok zařazení dokumentu do skartačního řízení nejpozději při jeho vyřízení. 5. Lhůty pro vyřizování dokumentů jsou stanoveny zvláštním právním předpisem nebo, pokud lhůta není takto stanovena, řídí se pokynem tajemníka městského úřadu.
11
Odesílání dokumentů
1. O způsobu odeslání (expedice) dokumentu rozhodne zpracovatel. 2. Za obsahovou, věcnou a formální správnost odesílaného dokumentu/zásilky odpovídá zpracovatel, který také připravuje a odesílá dokument/zásilku k vypravení. 3. Tištěný dokument připraví k odeslání tak, aby vyhovoval standardům poskytovatele poštovních služeb a obecně platným právním předpisům. 4. Dokument v digitální podobě zpracovatel připraví k odeslání tak, aby vyhovoval standardům zvoleného způsobu odeslání (email, ISDS). 5. Záznam o odeslání provede zpracovatel v systému SSL. 6. V SSL se zaznamenávají systémově všechny údaje o aktuálním stavu vypravení a doručení zásilky. V případě tištěných dokumentů se údaje z dodejky zásilky rovněž zaznamenávají do SSL. Dodejky jsou předány zpracovateli k založení. 7. Pro odesílání zásilek prostřednictvím pošty platí ustanovení zákona o poštovních službách. 8. Odesílání dokumentů v digitální podobě a datových zpráv prostřednictvím ISDS a epodatelny upravují příloha č. 1 tohoto řádu.
12
Ukládání dokumentů evidovaných v SSL
1. Dokumenty/spisy vzniklé z vlastní činnosti zpracovatele v tištěné podobě, ukládá zpracovatel v příruční registratuře po dobu 1 roku. 2. Dokumenty/spisy vzniklé z vlastní činnosti zpracovatele v elektronické podobě jsou ukládány v el. úložišti. 3. Vyřízené a uzavřené dokumenty/spisy se poté bezodkladně předají do spisovny organizace. 4. Spisovna organizace je zřízena k uchovávání dokumentů/spisů dle příslušné platné právní normy. Spisovna: a) dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele; b) přejímá vyřízené dokumenty/spisy, pečuje o ně, umožňuje nahlížení do nich a poskytuje opisy, výpisy a kopie; c) připravuje výběr archiválií ve skartačním řízení; d) kompletuje dokumenty organizace, které budou vybrány jako archiválie ve spolupráci s příslušným odborem/útvarem; Stránka 10 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán e) nechá schválit oblastním archivem návrhy skartací. 5. Spisovna organizace se nachází v objektech Riegrova 1209, Černošice, a Podskalská 19, Praha 2. Spisovna organizace slouží k ukládání dokumentů/spisů u nichž dosud neuplynuly skartační lhůty. Ukládání, vyhledávání dokumentů/spisů pro potřebu určeného původce a provádění skartačního řízení se řídí přílohou č. 5. 6. Dokumenty/spisy podléhající evidenci v samostatných agendových evidencích jsou ukládány dle zvláštních pravidel (např. evidence státních poznávacích značek, evidence k cestovním dokladům, občanským průkazům). 7. Dokumenty v tištěné podobě doručené organizaci, určené k předání do spisovny organizace, musí mít tyto povinné náležitosti: a) otisk podacího razítka na dokumentu popř. jeho obálce; b) spisový znak; c) skartační znak; d) skartační lhůtu. 8. Dokumenty v tištěné podobě vzniklé z vlastní činnosti organizace určené k předání do spisovny organizace musí mít tyto povinné náležitosti: a) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů; b) spisový znak; c) skartační znak; d) skartační lhůtu. 9. Dokumenty/spisy v analogové podobě určené k předání do spisovny organizace se předávají na základě seznamu dokumentů/spisů v archivním balíku generovaném ze SSL. Tento seznam je nezbytnou součástí evidence dokumentů předaných do spisovny. 10. Jednotlivé ukládací jednotky (archivní krabice) jsou tvořeny tak, aby obsahovaly pouze jednu věcnou skupinu (agendu) - tzn. pouze jeden skartační znak a skartační lhůtu. Pro dokumenty v analogové podobě, které jsou uloženy v ukládací jednotce, je nutno před předáním do spisovny úřadu vytvořit v SSL ukládací jednotku „balík“ (typ - krabice, složka, atd.) se shodným seznamem dokumentů v digitální podobě. Tvorba balíků v SSL se provádí pomocí nástroje „poznámkový blok“, případně s využitím čtečky pro načítání spisových obálek. Za obsah ukládací jednotky ve fyzické i digitální podobě zodpovídá zpracovatel. 11. Předávání dokumentů/spisů do spisovny bude probíhat v úterý a čtvrtky v provozní době spisovny po telefonické domluvě s pracovníky spisovny. 12. Dokumenty/spisy v digitální podobě se předávají do spisovny v požadovaném výstupním formátu stanoveném vyhláškou o provádění spisové služby. 13. Za předávané dokumenty/spisy v analogové podobě včetně jejich součástí do spisovny a jejich úplnost odpovídá předávající zaměstnanec. Zaměstnanec spisovny může provést namátkové kontroly. Dokumenty/spisy nesmí obsahovat: kovové sponky, plastové EURO fólie, plastové rychlovazače a další předměty bránící skartaci a vhodnému uložení. Ze spisu vyřadit duplikáty a koncepty ukládaných dokumentů. 14. Po předání spisů do spisovny a kontrole pracovníkem spisovny potvrdí pracovník spisovny převzetí do předávacího v SSL. 15. Pokud je spis zapůjčen jinému orgánu veřejné správy, nelze takový spis před vrácením ukládat do spisovny. 16. Pokyny udělené pracovníkem spisovny vztahující se k uložení spisů a dokumentů jsou pro předávajícího závazné. 17. Pokud odbor v kalendářním roce uzavřené spisy do spisovny nepředává, písemně tuto skutečnost, včetně uvedení náhradního termínu uložení, zdůvodní pracovníkovi spisovny, a to nejpozději do konce příslušného kalendářního roku. 18. K manipulaci s dokumenty uloženými ve spisovně je oprávněn pouze pověřený zaměstnanec. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny odpovídá za: a) počet a stav archivních balíků převzatých do spisovny, Stránka 11 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán b) řádnou evidenci převzatých dokumentů/spisů v SSL vedené buď v tištěné nebo v elektronické podobě, c) bezpečné, přehledné a systematické uložení (lokaci) převzatých dokumentů/spisů, d) dodržování pravidel pro vstup do spisovny a nahlížení do uložených dokumentů a jejich vypůjčování, e) řádné provádění skartačních řízení.
Evidence dokumentů odboru obecní živnostenský úřad
13
1. Evidence dokumentů živnostenského úřadu (odesílaných i doručených) na úseku výkonu státní správy v rozsahu zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), a ostatních dokumentů s výkonem této agendy souvisejících je vedena informačním systémem Registr živnostenského podnikání (IS RŽP). Komunikace mezi IS RŽP a elektronickou spisovou službou je realizovaná oboustranným rozhraním UniSPIS. 2. Spisy jsou vytvářeny pomocí sběrného archu. Spisová značka má tvar: OOZU/11111/rrrr/ref 3. Číslo jednací iniciačního dokumentu je vždy rovno spisové značce lomené jednou (/1). 4. Čísla jednací ostatních dokumentů spisu jsou tvořena spisovou značkou lomenou pořadovým číslem dokumentu na sběrném archu spisu. 5. Podání živnostenskému úřadu může být učiněno též elektronicky do elektronické podatelny Živnostenského rejstříku (EPŽR) prostřednictvím aplikace přístupné na www.rzp.cz. Toto podání musí být opatřeno elektronickým podpisem. Schránka EPŽR je kontrolována 2x denně, na počátku a před koncem pracovní doby. Po zjištění nového podání provede zaměstnanec kontrolu elektronického podpisu a podání zaeviduje do podacího deníku. Následně provede tisk podání včetně příloh a protokolu o ověření elektronického podpisu a dále pokračuje běžným způsobem.
Příruční spisovny
14
Příruční spisovny jsou zřízeny podle zvláštních předpisů nebo u důvodu účelnosti. Z důvodu účelnosti má odbor obecní živnostenský úřad zřízen příruční spisovnu. Z důvodu účelnosti má odbor sociálních věcí a zdravotnictví zřízen příruční spisovnu. Z důvodu účelnosti má odbor územního plánování zřízen příruční spisovnu. Na základě právních předpisů o ochraně utajovaných informací má útvar interního auditu zřízenou příruční spisovnu pro utajované informace. 6. Z důvodu účelnosti má finanční odbor příruční zvláštní spisovnu. 7. Z důvodu účelnosti má správní odbor – matrika zřízenou příruční spisovnu. 8. Pro personální dokumenty je zřízena příruční spisovna. Tyto dokumenty jsou uloženy v uzamykatelných kovových skříních a zabezpečeny proti vniknutí a požáru. 9. Z důvodu účelnosti má městská policie zřízenou příruční spisovnu. 10. Z důvodu účelnosti a velikosti dokumentů má stavební úřad zřízeny příruční spisovny na adresách a jsou rozděleny dle obcí: 1. 2. 3. 4. 5.
1. Riegrova 1209, Černošice: a) Černošice b) Zbuzany c) Vonoklasy d) a rozestavěné stavby všech obcí. 2. Klidná 69, Třebotov a) Třebotov Stránka 12 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán b) c) d)
Kala Solopisky a všechny chaty v jejich katastru.
3. Mateřská škola Barevný ostrov, Pod Ptáčnicí 2158, Černošice: a) Kosoř b) Roblín c) Kuchařík d) Choteč e) Chýnice f) Ořech.
15
Zapůjčení spisu ze spisovny
1. Analogový či hybridní spis nebo dokument lze zapůjčit pro potřeby zpracovatele na základě žádanky (příloha č.6). 2. O zapůjčení uvede pracovník spisové služby záznam v SSL a knize zápůjček. Žádost je uložena ve spisovně místo spisu. Po vrácení spisu do spisovny se žádost ze spisovny odstraní a uloží jako každý jiný dokument, který podléhá skartačnímu řízení. 3. Zapůjčený dokument je po využití důvodu zápůjčky vrácen do spisovny bez zbytečných časových prodlev.
16
Skartační řízení
1. Vyřazování dokumentů probíhá ve skartačním řízení. 2. Skartační řízení se vztahuje na všechny dokumenty evidované v SSL, v samostatných agendových evidencích a na vybrané evidenční pomůcky (např. kniha pošty, účetní knihy, atd.), kterým uplynuly skartační lhůty. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů či spisů v nich evidovaných. 3. Dokumenty/spisy se předávají do skartačního řízení po uplynutí skartačních lhůt. 4. Dokumentům v SSL se přiřazují skartační znaky A, V nebo S nejpozději do vyřízení dokument/spisu, které vyjadřují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo: 5. "A" (archiválie) – dokumenty trvalé dokumentární hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty převezme příslušný archiv k trvalému uložení, dle výběru archívu. 6. "V" (výběr) – dokumenty u nichž se hodnota stanoví až při skartačním řízení, a poté budou rozděleny mezi dokumenty se znaky A nebo S, 7. „S" (skartace) – dokumenty, jejichž úschova není po splnění jejich správní či provozní funkce dále nutná a po uplynutí skartační lhůty mohou být skartovány, tj. zničeny. 8. V případě, že spis obsahuje dokumenty s různými skartačními znaky, je rozhodující znak nejvyšší (v pořadí A, V, S), který se použije pro celý spis. Totéž platí i o skartační lhůtě. 9. Skartačními lhůtami je stanovena doba, po kterou dokumenty/spisy zůstávají uloženy pro svou potřebnost ve spisovně. Lhůty počínají běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Skartační lhůty nelze zkracovat. Pokud potřebuje organizace dokument i nadále pro svou činnost, může být skartační lhůta po projednání s příslušným archivem výjimečně prodloužena. Skartační řízení se provede v roce následujícím po uplynutí skartačních lhůt. Pokud je nárůst dokumentů během jednoho roku malý, je možno skartační řízení provést za delší období. Termín skartačního řízení se v tom případě stanoví po dohodě s příslušným archivem. 10. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny připraví dokumenty ke skartačnímu řízení. 11. Zaměstnanec spisovny vypracuje skartační návrh na vyřazení dokumentů, do jehož přílohy zařadí samostatné seznamy dokumentů se skartačními znaky „A“ a „S“ včetně Stránka 13 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán rozdělení dokumentů se skartačním znakem „V“, byla-li zařazena do skartačního řízení a tento předloží ke schválení archivu. V případě skartačního znaku „V“ požádá pracovník spisovny o vyjádření referenta z příslušného odboru, zda se bude jednat o změnu spisového znaku na „A“ nebo „S“. Pokud je skartační návrh v tištěné podobě, zašle ho ve dvojím vyhotovení ke schválení archivu a pokud je skartační návrh v digitální podobě, musí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem. 12. Dokumenty se skartačními znaky „A“ a „V“ uchovávané v digitální podobě je nutné ke skartačnímu řízení předložit v listinné podobě s náležitostmi originálu (autorizovaná konverze z moci úřední). Dokumenty se skartačním znakem „S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v požadovaném výstupním formátu, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu. 13. Na základě předloženého skartačního návrhu provede příslušný archiv odbornou archivní prohlídku dokumentů navrhovaných k vyřazení. Při prohlídce se posuzuje, zda dokumenty skupiny „A“ odpovídají kritériím stanoveným právními předpisy, zda dokumenty skupiny „S“ opravdu nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty skupiny „V“ byly správně zařazeny do skupin „A“ a „S.“ 14. O skartačním řízení vyhotovuje příslušný archiv protokol. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, předávací protokol a potvrzení příslušného archivu o převzetí dokumentů jsou uloženy ve spisovně. 15. Návrh skartačního řízení může provádět jen oddělení provozu - spisová služba. Jednotlivé odbory nemohou žádat oblastní archív o zahájení skartačního řízení.
17
Spisová rozluka 1. Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušený původce plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který předá archivu. 2. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení a dokončuje ji právní nástupce zrušeného určeného původce. 3. Uzavřené a uložené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, se zařadí do skartačního řízení. 4. Uzavřené spisy, jimž neuplynula lhůta, se uloží do spisovny určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce. Předané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu. 5. Nevyřízené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce. Předávací spisy se zapíší do předávacího seznamu. 6. Ustanovení odstavce 1 až 5 se použijí v případě zrušení spisových uzlů.
18
Vedení spisové služby v mimořádných situacích
1. V případě živelné pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, při nichž je znemožněno po omezené časové období užívání SSL (dále jen „mimořádná situace“), vede spisovou službu náhradním způsobem v analogové podobě (dále jen „náhradní evidence“) původce. 2. Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po skončení mimořádné situace. 3. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci: a) méně než 48 hodin, přeevidují se náhradní evidence do řádné evidence; b) déle než 48 hodin, zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.
19
Agendové informační systémy 1. TED Stránka 14 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán 2. 3. 4. 5. 6.
20
CES EKO Ginis TRIADA – evidence obyvatel, matrika, legalizace a vidimace Gordic Expres – mzdy, personalistika Derikw– městská policie
Přílohy
Příloha č. 1 – Metodika pro práci s datovými zprávami Příloha č. 2 – Metodický pokyn k provádění konverze Příloha č. 3 – Potvrzení o učiněném podání datové zprávy na technickém nosiči dat Příloha č. 4 – Vzory podacího razítka (otisk) Příloha č. 5 – Předávací seznam dokumentů do spisovny Příloha č. 6 - Žádanka o vypůjčení dokumentů ze spisovny Příloha č. 7 – Vzory skartačních návrhů Příloha č. 8 – Seznam neevidovaných dokumentů Příloha č. 9 – Spisový plán Příloha č. 10 - Zásady spisové služby podle vyhlášky č. 529/2008 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů (neveřejný dokument) – uložen u bezpečnostního ředitele
21
Společná a závěrečná ustanovení
Ruší se Spisový a skartační řád Městského úřadu Černošice č. 3, verze 2.0
Stránka 15 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 1 – Metodika pro práci s datovými zprávami a elektronickými dokumenty
Metodika pro práci s datovými zprávami a elektronickými dokumenty 1
Úvod
1. Tento metodický materiál je souhrnem informací, které popisují základní postupy při zacházení se soubory a dokumenty v elektronické podobě, které pro svoji úřední povahu musí být evidovány v systému elektronické spisové služby GORDIC SSL (dále jen „SSL“), jsou ve vnitřním oběhu anebo jsou doručovány či vypravovány elektronicky prostřednictvím informačního systému datových schránek (dále jen „ISDS“). Tento materiál má sloužit všem uživatelům SSL, mezi které patří zpracovatelé dokumentů, schvalovatelé a zaměstnanci odpovědní za příjem, distribuci, odesílání a vypravování dokumentů či zásilek. 2. Odpovědnost za rozhodnutí o zaevidování datové zprávy (dále jen „DZ“) úředního charakteru doručené na osobní emailovou adresu zaměstnance do elektronické spisové služby SSL má zaměstnanec, na jehož emailovou adresu byla zpráva doručena. 3. Podrobnosti o evidenci dokumentů doručených organizaci jsou obsaženy ve Spisovém a skartačním řádu. 4. Postupy práce s dokumenty a spisy, související s řádným výkonem spisové služby v aplikaci SSL, jsou popsány v příručce modulu (menu Nápověda – Dokumentace).
2
Příjem a zpracování doručených DZ, zpracování a odesílání elektronických dokumentů prostřednictvím ISDS do datové schránky adresáta
1. Příjem datových zpráv doručených do datové schránky úřadu (dále jen „DS“) provádí podatelna úřadu. Minimálně 2x denně vstupuje podatelna do DS úřadu a přijímá doručené zprávy. Součástí procesu příjmu datové zprávy DZ je antivirová kontrola, rozbor podání, ověření platnosti e-podpisu a elektronické značky či kvalifikovaného časového razítka, které jsou přiloženy k souborům obsaženým ve zprávě a kontrola čitelnosti. 2. Informace potřebné k doručování datových zpráv prostřednictvím e-podatelny jsou zveřejněny na internetových stránkách organizace. Podání datových zpráv může být učiněno: a) doručením datové zprávy; b) přímým doručením datové zprávy na technickém nosiči dat podatelně organizace. 3. Zaměstnanec podatelny zkontroluje, zda datové zprávy a připojené přílohy odpovídají standardům přijímaných formátů zveřejněných na internetových stránkách organizace. Datové zprávy a jejich přílohy jsou přijímány ve formátech, které jsou stanoveny vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 4. Podatelna vytvoří evidenční kartu dokumentu v systému SSL a k té přiloží veškerý obsah zprávy doručené do DS úřadu, a to jako elektronický obraz dokumentu a elektronickou přílohu či přílohy; z karty dokumentu lze zjistit všechny podrobné informace o způsobu doručení dokumentu. Podatelna dokument dále přidělí v SSL příslušnému útvaru. 5. V případě, že datová zpráva nesplňuje určené standardy formátů, podatelna podání odmítne přijmout a oznámí tuto skutečnost odesilateli nejpozději do 2 pracovních dnů. 6. Pokud zaměstnanec podatelny zjistí výskyt škodlivého kódu, odmítne přijetí tohoto podání. V případě odmítnutí příjmu podání je další zpracování elektronického podání zastaveno. Pokud je možno zjistit elektronickou adresu odesilatele, zaměstnanec podatelny o této skutečnosti uvědomí předkladatele podání a to nejpozději do 2 pracovních dnů a vyzve jej k novému odeslání dokumentu. O vyrozumění odesilatele se vede zvláštní evidence. Je-li podání zasláno z veřejného místa (internetový kiosek, Stránka 16 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán internetová kavárna), splní podatelna tento požadavek pouze v případě, že předkladatel uvedl zpětnou adresu (elektronickou nebo poštovní). 7. Příjem podání elektronických dokumentů prostřednictvím e-podatelny probíhá následujícím způsobem: a) U datových zpráv doručených na adresu
[email protected] pověřený zaměstnanec podatelny zpracuje třikrát denně doručená podání. U každé doručené datové zprávy je zaznamenán čas (hodina, minuta, sekunda) a datum (den, měsíc, rok), kdy byla přijata. O doručení datové zprávy je odesláno potvrzení. Doručená datová zpráva je následně manuálně v chronologickém pořádku zpracována a zaevidována do Spisové služby GORDIC (dále jen „SSL“). Doručená datová zpráva se ukládá do úložiště e-podatelny ve tvaru, ve kterém byla přijata. Je-li k datové zprávě připojen e-podpis nebo e-značka podle zvláštního právního předpisu nebo časové razítko, ukládají se spolu s datovou zprávou. b) Datové zprávy přijaté na technickém nosiči dat (USB flash disk, CD-ROM, DVD-ROM) se přijímají v podatelně organizace v úředních hodinách. Postupuje se tak, že pověřený zaměstnanec podatelny prověří datovou zprávu na výskyt škodlivého kódu, zkontroluje čitelnost datové zprávy a zaeviduje podání datové zprávy do SSL. S datovou zprávou se dále nakládá obdobně, jako by byla doručena e-podatelně prostřednictvím elektronické sítě. Příjem podání potvrzuje podatelna na speciálním formuláři „Potvrzení o učiněném podání datové zprávy na technickém nosiči dat“, který tvoří přílohu č. 3 tohoto řádu. Technické nosiče dat se vracejí pouze na vyžádání předkladatele podání v době učinění podání. c) Za podání datové zprávy na technickém nosiči dat se nepovažuje případ, kdy je technický nosič dat pouze přílohou k dokumentu podanému listinnou formou. Příjem tohoto dokumentu se řídí Spisovým a skartačním řádem pro podání listinného dokumentu s přílohou na technickém nosiči dat. 8. V případě, že bylo na adresu
[email protected] doručeno podání, které bylo původně doručeno na emailovou adresu zaměstnance organizace, se žádostí o zaevidování tohoto podání, zaměstnanec podatelny zaeviduje původně doručený dokument, který tvoří přílohu přeposlaného emailu. Nejdříve vytvoří evidenční kartu cizího doručeného dokumentu a provede prvotní evidenci (z původního podaní vytěží příslušné údaje, které jsou k evidenci nutné) a do poznámky na kartě dokumentu uvede, komu bylo původní podání doručeno. 9. Pověřená osoba útvaru převezme přidělený dokument ke zpracování v systému SSL. Vedoucí zaměstnanec útvaru rozhodne o přidělení dokumentu zpracovateli ke zpracování. 10. Zaměstnanci v rámci své agendy posuzují, zda se jedná o datovou zprávu, u které není vyžadován e-podpis nebo e-značka, nebo kterou lze přijmout podle zvláštního právního předpisu pouze s připojeným e-podpisem. 11. Pokud k došlému podání není připojen e-podpis nebo e-značka a pokud podání vzhledem k věcnému obsahu vyžaduje e-podpis, vyzve zpracovatel odesílatele, v souladu se Správním řádem k doplnění chybějících údajů o odesílateli (fyzická, právnická osoba) a připojení e-podpisu, a to do 5 kalendářních dnů. Současně odesílatele upozorní, že do doby ověření je s datovou zprávou nakládáno tak, jako by nebyla podepsána. V případě, kdy je podání podepsáno zaručeným e-podpisem, ale kvalifikovaný certifikát není připojen, odešle zpracovatel odesílateli výzvu k uvedení akreditovaného poskytovatele, který certifikát vydal a vede jeho evidenci a dále pracuje s datovou zprávou jako s nepodepsanou. V případě, že odesílatel do 5 kalendářních dnů nedoplní požadované údaje, je datová zpráva vyřazena z evidence (vyřízeno ad acta). 12. Zpracovatel, kterému byl vedoucím zaměstnancem dokument přidělen k vyřízení, převezme v SSL příslušný dokument, vytvoří nový vlastní dokument a do elektronického obrazu dokumentu vloží vyřizující dokument. Tento dokument předá vedoucímu zaměstnanci ke schválení. Pokud mají být spolu s dokumentem odeslány Stránka 17 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán i případné elektronické přílohy (může se jednat např. o tabulky, grafy, obrázky atd. v ISDS povolených formátech), musí být přiloženy k evidenční kartě dokumentu jako elektronické přílohy. Zpracovatel předá dokument vedoucímu zaměstnanci ke schválení. 13. Vedoucí zaměstnanec převezme v SSL dokument, z evidenční karty dokumentu otevře elektronický obraz dokumentu, seznámí se s jeho obsahem, a pokud s ním souhlasí, tak za použití tlačítka konvertovat do PDF/podepsat elektronickým podpisem /schválit/ přidat časové razítko umístěného v horní liště evidenční karty rozhodne o jeho schválení a konverzi. Elektronické dokumenty se vypravují ve formátu PDF/A. Použitím tlačítka Předat na evidenční kartě dokumentu, předá schválený dokument zpět zpracovateli k odeslání. Pokud mají být spolu s dokumentem odeslány i případné elektronické přílohy (může se jednat např. o tabulky, grafy, obrázky atd. v ISDS povolených formátech), může schvalovatel přiložit svůj zaručený e-podpis ke každé jednotlivé příloze zvlášť. 14. Zpracovatel připraví konvertovaný, podepsaný a schválený dokument k odeslání z evidenční karty dokumentu v SSL, a to volbou způsobu odeslání DS e-výpravna. Z téže karty odeslání ověří v ISDS za použití tlačítka Ověř DS, zda jím zvolený adresát má aktivní DS a dokument odešle za použití tlačítka Odeslat. 15. Vypravení dokumentu provádí zaměstnanec podatelny. Záznamy o stavu vypravení a doručení jsou přístupné z evidenční karty dokumentu každému uživateli SSL v detailu odeslání. 16. Doručená datová zpráva se ukládá do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla přijata. Je-li k datové zprávě připojen kvalifikovaný certifikát a zaručený elektronický podpis založený na tomto certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo kvalifikovaný systémový certifikát a elektronická značka založená na tomto certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, ukládají se spolu se zprávou. 17. Každý uživatel SSL má možnost získat: a) přehled o el. dokumentech, které čekají na jeho převzetí a zpracování, v přehledu Dokumenty ke zpracování (elektronické) základního okna aplikace GORDIC SSL; b) přehled o detailech doručených datových zpráv z evidenční karty dokumentu v záložce Doručení, přehled o detailech odeslaných a vypravených datových zpráv z evidenční karty dokumentu tlačítko Odeslání. 18. Všechny tyto záznamy lze z elektronické karty doručení v SSL vytisknout. Pouze tyto záznamy v systému SSL jsou s ohledem na platnou právní úpravu zavazující a průkazné. 19. Přípustné formáty datové zprávy dodávané do DS jsou stanoveny vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 20. Pokud se adresát do 10 dnů do DS nepřihlásí, má se za to, že zpráva byla doručena (tzv. fikce doručení). 21. Doba uložení DZ v ISDS činí 90 dnů od data odeslání. 22. Osoby oprávněné k přístupu do DS jsou povinny využívat DS způsobem, který neohrožuje bezpečnost ISDS. 23. Všechny elektronické dokumenty v datovém úložišti e-podatelny musí být chráněny proti pozměnění a zničení až do doby skartačního řízení. 24. Maximální velikost DZ je 10 MB.
3
Práce s elektronickými dokumenty v SSL, jejich přikládání k evidenční kartě dokumentu, podepisování elektronickým podpisem (dále jen „e-podpis“) a připojením kvalifikovaného časového razítka.
1. Elektronický dokument lze přiložit k evidenční kartě dokumentu jako elektronický obraz dokumentu anebo jako elektronickou přílohu dokumentu. Stránka 18 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán 2. Elektronické dokumenty, určené k přiložení k evidenční kartě dokumentu, mohou být uloženy z existujícího adresáře na PC, přenosného paměťového zařízení, nebo neskenováním analogového dokumentu. Lze přikládat celé emailové zprávy i s přílohami v různých formátech, např. tabulky MS Excel, obrazové soubory atd. 3. Rozhodnutí o formátu elektronického obrazu dokumentu či elektronické přílohy dokumentu musí učinit zpracovatel. 4. Připojení e-podpisu k dokumentu a kvalifikovaného časového razítka: a) E-podpis může přiložit v SSL aktuální vlastník dokumentu ke každému elektronickému obrazu dokumentu a elektronické příloze dokumentu. Z příslušné nabídky, která se otevře po najetí kurzoru na elektronický dokument, který má být podepsán a po kliknutí pravým tlačítkem myši se zvolí nabídka Přidat podpis. Takto přiložený e-podpis je možné kdykoliv ověřit volbou nabídky Ověřit podpis. Při ověřování se zobrazí údaje o vlastníkovi e-podpisu, čase přiložení e-podpisu, platnosti certifikátu apod. b) Přidat kvalifikované časové razítko k elektronickému podpisu lze při jeho podepisování v rámci schvalování a konverze (použitím tlačítka konvertovat do PDF/podepsat elektronickým podpisem (otisk úředního razítka)/schválit/přidat časové razítko umístěného v horní liště evidenční karty, tuto volbu naleznete i v menu Činnosti na kartě dokumentu). 5. Certifikát podatelny je používán při podepisování transakčních protokolů, změn formátů dokumentů a dále při podpisu SIP balíčku.
4
Výstupní formát dokumentů v digitální podobě
Výstupní datový formát dokumentů v digitální podobě je stanoven vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
5
Informační systém datových schránek (ISDS) – slovník pojmů
Administrátor – správce informačního systému, který jako uživatel má neomezená práva. Pověřuje oprávněné osoby v ISDS k výkonu práv a povinností. U informačních systémů lze mít samostatného administrátora pro operační systém a pro metodiku nebo agendy. Autorizace – (schválení, oprávnění) tento proces označuje získání přístupu k informacím, funkcím a dalším objektům. Autorizovaná konverze – viz konverze dokumentů. Autentizace – (nepopíratelnost) údaje umožňující provést ověření identity fyzické osoby, tyto údaje jsou vedeny v rozsahu stanoveném zákonem, upravujícím vedení příslušného základního registru. Aktivace – uvedení do činnosti, spuštění. Certifikát – digitální certifikát je datová struktura identifikující jejího držitele. Tato datová struktura bývá uložena v souboru nebo na hardwaru zařízení. Je určen k podepisování a šifrování dat. Czech POINT – projekt úřadu (zkratka pro Český podací, ověřovací a informační národní terminál), který si klade za cíl vytvořit univerzální podatelnu, ověřovací místo a informační centrum, kde by bylo možné na jednom místě (úřadě) získat veškeré údaje, opisy, výpisy, které jsou vedeny v centrálních veřejných evidencích a registrech, jakož i v centrálních neveřejných evidencích. Místo, kde je dále možné ověřit dokumenty, listiny, podpisy a také elektronickou podobu dokumentů, učinit jakékoli podání ke kterémukoli úřadu veřejné správy, a získat informace o průběhu řízení ve všech věcech, které stát k jeho osobě vede. Základní jednotkou jsou obecní a městské úřady, magistráty, krajské úřady, pracoviště Hospodářské komory ČR, České pošty a notářů. Datová schránka – elektronické úložiště, které je určeno k: a) doručování orgány veřejné moci, b) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moc, Stránka 19 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán c) dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. DS slouží pro komunikaci v oblasti veřejné správy. Jejím prostřednictvím lze činit podání jakémukoliv úřadu. Úřady prostřednictvím datové schránky doručují své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám, jiným orgánům veřejné správy). Datová zpráva – dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy. Datová zpráva zasílaná a doručovaná v ISDS se skládá z obálky, do které je vložen dokument, a která může obsahovat i přílohy. Doručení datové zprávy nastává ve chvíli, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má přístup k dodanému dokumentu. eGovernment – název postupu modernizace veřejné zprávy s využitím nových možností informačních komunikačních technologií – elektronizace nebo informatizace veřejné správy. Elektronický podpis – tzv. e-podpis, obsahuje elektronické identifikační údaje autora (odesílatele, adresy, sídla, rodné nebo identifikační číslo) elektronického dokumentu, připojené k němu. Zaručený elektronický podpis je vyžadován s předepsanými typy certifikace (kvalifikovaný certifikát, komerční certifikát) a tak zaručuje integritu dokumentu a autentizaci certifikátu. Elektronický podpis platí rok. Elektronická značka – z technologického hlediska je elektronická značka stejná jako zaručený elektronický podpis, tj. jedná se o digitální podpis. Odlišnost elektronické značky a zaručeného elektronického podpisu má především právní charakter. Elektronický podpis vytváří fyzická osoba, elektronickou značkou může datové zprávy označovat i právnická osoba nebo organizační složka státu. Lze ji přirovnat k otisku úředního razítka. Fikce doručení – pokud se do 10 dnů adresát do DS nepřihlásí, má se za to, že zpráva byla doručena. Identifikátor datové schránky – slouží k identifikaci datové schránky, není zaměnitelný s žádným jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci. Způsob tvorby identifikátoru stanoví ministerstvo vnitra vyhláškou. Informační systém datových schránek (ISDS) – informační systém veřejné správy, který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích. Integrita dokumentu – lze prokázat, že po podepsání nedošlo k žádné změně, soubor není poškozen (ani záměrně, ani omylem). Konverze dokumentů – úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Dokument, který vznikl provedením konverze, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl. Autorizovaná konverze z moci úřední – provádějí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Neautorizovaná konverze – určena pouze pro vnitřní potřebu úřadu, nemá právní průkaznost. Kvalifikované časové razítko – datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. Orgány veřejné moci – státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízení zákonem, notáři a soudní exekutoři. Vidimace – postup, kterým se ověřuje, že opis nebo kopie (vidimovaná listina) se doslova shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených ve vidimované listině, ani jejich soulad s právními předpisy. Vidimace se provádí na žádost a je zpoplatněná. Vidimace se na vidimované listině nebo na listu pevně s ní spojeném vyznačí ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka.
Stránka 20 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 2 – Metodický pokyn k provádění konverze
Metodický pokyn k provádění konverze Pojem konverze 1. Ustanovení § 22 zák. č. 300/2008 Sb., v platném znění (dále jen „zákon“) zavádí a pojmově vymezuje institut autorizované konverze dokumentu: § 22 Konverze (1) Konverzí se rozumí a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.
2. Autorizovaná konverze dokumentu je obdobou vidimace podle zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 3. Zákon přiznává výstupu autorizované konverze (dokument, který provedením autorizované konverze vznikl) stejné právní účinky, jako má ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (vstup) (§ 22 odst. 2 zákona); znamená to, že má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením jeho výstupu (tj. výstupu z autorizované konverze) (viz § 22 odst. 3 zákona). 4. Zavedením autorizované konverze dokumentů se zrovnoprávňuje elektronická a listinná podoba dokumentů při komunikaci s úřady. Za tímto účelem je možné konvertovat již konvertovaný dokument tzn. dokument je možno neomezeně převádět z listinné podoby do podoby datové zprávy a naopak. Konvertovat je možno i dokumenty obsažené v datové zprávě, které neobsahují kvalifikované časové razítko. 5. V případě, že má být dokument odeslán prostřednictvím datové schránky a má mít právní sílu originálu podepsaného v listinné podobě oprávněnou osobou, bude před odesláním provedena jeho autorizovaná konverze. 6. Autorizovaná konverze nebude použita tam, kde postačí běžná kopie (fotokopie, scan), u které není nutné, aby dokument měl právní účinky jako ověřená kopie dokumentu. Dále nebude autorizovaná konverze použita tam, kde je vyžadován originál dokumentu v listinné podobě, tedy např. postoupení dokumentu pro nepříslušnost (vždy se odesílá originál dokumentu), předání spisu při odvolání (předává se originál spisu), u rozměrově velkých dokumentů (např. mapy), dále pak při skartačním řízení (je posuzován a případně archivován vždy originál). 7. Konverzi dokumentu nelze provést (§ 24 odst. 5 zákona) jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby, i v případě, jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost. Konverze se neprovádí, pokud není z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu a v případě, že je dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka.
Stránka 21 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 3 – potvrzení o učiněném podání datové zpráv na technickém nosiče dat
Potvrzení o učiněném podání datové zprávy na technickém nosiči dat Elektronická podatelna Města Černošice, Riegrova 1209, 252 28 Černošice POD ACÍ LIST – POTVRZ ENÍ o podání dokumentu na technickém nosiči dat
Datum podání:_____________________
Podání pro:__________________________________
Čas přijetí:_____________________ Způsob doručení :kurýr* osobně
Věc:________________________________________ PID:________________________________________
Odesílatel:_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________ Technický nosič dat:DVD ROM* CD ROM USB Flash Disc Jiné: Počet souborů:________________________________ Čitelnost: ano* ne
Názvy souborů:_______________________________
Elektronický podpis certifikován: ano* ne
_________________________________________
Certifikát: platný* neplatný
Počet příloh:__________________________________
* nevhodné škrtněte Razítko elektronické podatelny: Podpis pracovníka podatelny: Toto potvrzení se vyhotovuje ve dvou stejnopisech. Jedno vyhotovení obdrží podávající a druhé je přiloženo k dokumentu. Technické nosiče dat se vracejí pouze na vyžádání předkladatele podání v době učinění podání. Stránka 22 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 4 – Vzory podacího razítka (otisk)
Stránka 23 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 5 – Předávací seznam dokumentů do spisovny Odbor………………… Oddělení……………… Předávací seznam dokumentů do spisovny Pořadové číslo
Spisový znak
Skartační znak a skartační lhůta
Agenda
…………………………….………. Za odbor/útvar předal
………………….………………… Za odbor OVV převzal
……………………………..
Datum
Stránka 24 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 6 – Žádanka o vypůjčení dokumentů ze spisovny
Žádanka o zapůjčení dokumentů ze spisovny
Jméno ……………..…………………………………………………………………………. Potvrzuji převzetí písemnosti/spisu* Čj. ……………………..
Evidenční jednotka ……………….…………..
Odbor/útvar …………………………………………………………………………………………... Věc …………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………
Datum ………………..........................
Podpis ………………………………………….
Písemnost vrácena - spis vrácen* dne: ………………………………………………………
*/ nehodící se škrtněte
Stránka 25 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 7 – Vzory skartačních návrhů Vzor skartačního návrhu (průvodní dopis), pokud jsou předmětem skartačního řízení i archiválie. Návrh na vyřazení dokumentů Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 259/2012 Sb., porobnostech výkonu spisové služby a v souladu se Spisovým a skartačním řádem navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty odboru .................................................................. ............................................................. Městského úřadu Černošice z let ........................................ s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Městského úřadu Černošice. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty S, tak i dokumenty A, u dokumentů V byl proveden předběžný výběr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky zaměstnanci Vašeho archivu navrhujeme termín …………………........................… Přílohy: 2 x seznamy dokumentů Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení 3 členů: …………………………..........................................................................................................….. …………………………..........................................................................................................….. …………………………..........................................................................................................….. (jména a podpisy zaměstnanců) ...................................... razítko a podpis Vzory formulářů pro skartační řízení: 1/ Dokumenty skupiny A
Pořad. číslo
Spisový znak
Název dokumentů
Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
2/ Dokumenty skupiny V Pořad. číslo
Spisový znak
Název dokumentů
Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
Stránka 26 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Vzor skartačního návrhu (průvodní dopis), pokud jsou předmětem skartačního řízení pouze dokumenty skartačního znaku S.
Návrh na vyřazení dokumentů. Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu se Spisovým a skartačním řádem navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty odboru .................................................................. ............................................................. Městského úřadu Černošice z let ........................................ s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Městského úřadu Černošice. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje pouze dokumenty S. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky zaměstnanci Vašeho archivu navrhujeme termín …………………........................… Přílohy: 2 x seznamy dokumentů Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení 3 členů: …………………………..........................................................................................................….. …………………………..........................................................................................................….. …………………………..........................................................................................................….. (jména a podpisy zaměstnanců)
...................................... Vzor formuláře pro skartační řízení – dokumenty skupiny S: Pořad. číslo
Spisový znak (pouze je-li zaveden )
Název dokumentů
Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
Příklad vyplnění: Pořad. číslo
Spisový znak
Název dokumentů
Roky vzniku
Skart. lhůta
Množství
1. 3.
181.2 121.8
Faktury vydané Mzdové listy
1993 - 1994 1950 - 1959
S 10 S 45
20 šanonů 30 balíků
Stránka 27 z 28
Město Černošice – Městský úřad Černošice Spisový řád a plán Příloha č. 8 – Seznam neevidovaných dokumentů Brožury Ceníky Cenové nabídky s výjimkou vyžádaných cenových nabídek (např. k výběrovému řízení) Cestovní příkazy Cestovní účty Časopisy Dodací listy Dokumenty zasílané na vědomí s výjimkou dokumentů týkajících se Města Černošice Dovolenky Hlášení zasílaná na vědomí Hlášení o nemocnosti Knihy Kulturní programy Nabídky – školení, semináře, konference Noviny Obecně závazné právní předpisy (Sbírky zákonů), vyhlášky, věstníky, instrukce a nařízení Oběžníky Osobní karty Propagační a reklamní písemnosti Pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení) Skladové karty Tabulky - různé, pokud nejsou součástí souborných statistik nebo spisu Věstníky Vstupenky Výkazy Žádanky
Stránka 28 z 28
