VISIE OP DE ORGANISATIE WE ZIJN ER ALS ORGANISATIE VOOR PUBLIEK, ONDERNEMERS, BESTUUR EN COLLEGA’S
00| INHOUDSOPGAVE 0. Inhoudsopgave
2
1. Missie – visie – kernwaarden
3
2. Toelichting
4
3. De kernwaarden
5
4. Sturing
7
5. Vervolgproces
9
Naam Datum Versie
Symone de Bruin November 2012 definitief
2
01| MISSIE – VISIE - KERNWAARDEN ‘We zijn er als organisatie voor publiek, ondernemers en collega’s’
MISSIE (waartoe zijn wij hier) Onze gemeentelijke organisatie dient het algemeen belang van Apeldoorn. Wij werken voor een vitale en leefbare gemeenschap. We werken samen met een ieder die dat ook doet, binnen of buiten het stadhuis.
VISIE (wat willen we zijn) Wij zijn er als organisatie voor publiek, bestuur, ondernemers en collega´s. Het is helder waarom, waartoe en hoe wij ons werk doen.
KERNWAARDEN (waar geloven we in) De organisatie is betrokken. Publiek, ondernemers, bestuur en collega’s voelen zich gezien, gehoord en gewaardeerd. Wij hebben hart voor de stad, de mensen, de publieke missie en elkaar. We zijn ondernemend, uitnodigend, inlevend, denken mee en bieden kansen. We zijn betrouwbare gesprekspartners en zijn aanwezig in de wijken. De organisatie is uitnodigend. Iedereen voelt zich welkom om vragen te stellen of ideeën voor te leggen. Wij staan open voor Apeldoorns initiatief en zijn makkelijk bereikbaar. We hebben een luisterend oor en staan ook open voor kritisch geluid. De organisatie is slagvaardig. De buitenwacht merkt dat we er zijn als we nodig zijn. Onze inspanningen zijn zichtbaar en resultaten worden tijdig bereikt. We zeggen ja en nee als dat moet en scheppen heldere verwachtingen. We zijn actiebereid, duidelijk, doelgericht, effectief en fair. We spreken met één mond.
3
02| TOELICHTING In het organisatierapport ‘Apeldoorn Anders’ d.d. 17 juli 2012 staat het volgende omschreven: ‘Apeldoorn wil een andere gemeente zijn. Een gemeente die opereert vanuit vertrouwen. Die vanuit burgers, bedrijven en instellingen kan denken. Die aanwezig is in wijken. Die stuurt vanuit samenhang. Die zuinig en efficiënt werkt. Die intern en extern opereert vanuit waarden. Die de Andere Overheid tot haar belangrijkste drijfveren rekent’. Vanuit deze ambitie verandert de gemeente Apeldoorn haar organisatie. De huidige organisatie voldoet niet langer aan de verwachtingen die publiek, ondernemers, bestuur en collega's anno 2012 van de gemeentelijke organisatie hebben. De huidige organisatie is ook te duur. Hoe worden we die andere organisatie? Om te beginnen helpt het als we ons ten diepste realiseren dat we ten dienste van publiek, ondernemers, bestuur en collega’s werken. Daar ook genoegen en plezier in scheppen. De vraag is vervolgens wat publiek, ondernemers, bestuur en collega’s nu echt van ons verwachten. Ze verwachten vanzelfsprekend dat de gemeentelijke organisatie haar wettelijke en kerntaken integer en maximaal efficiënt uitvoert. Ze willen zich ook serieus genomen voelen. Bij het ontwerp van een stedenbouwkundig plan, het innen van belastingen, onderhoud van openbaar groen, het verstrekken van een uitkering, enzovoort. Mensen voelen zich serieus genomen als wij vanuit een betrokken en uitnodigende houding onze taak slagvaardig uitvoeren. Betrokken wil zeggen dat we graag ten dienste van publiek, ondernemers, bestuur en collega's werken. Uitnodigend wil zeggen dat we open zijn en open staan. We zijn fair. We nemen verantwoordelijkheid voor wat we doen, zijn daarop aanspreekbaar en nemen de tijd om iets uit te leggen, ook als iets niet kan. Dit alles doen we slagvaardig. Slagvaardig wil zeggen dat we graag in actie komen en doelgericht en snel willen handelen. In essentie betekent dit dat we als organisatie zoveel mogelijk een ‘open boek’ willen zijn voor publiek, ondernemers, bestuur en collega’s. Hiermee bedoelen we dat we richting burgers transparant zijn in wat we wel en niet kunnen doen. Intern ambtelijk betekent dit dat we elkaar open tegemoet treden, oprecht zijn en zeggen hoe het zit. Als we het niet weten, geven we dit ook aan. Een ‘open boek zijn’ lijkt op het eerste gezicht heel eenvoudig. Het vraagt echter van ons maximale inspanning om vanuit een betrokken en uitnodigende houding onze taak slagvaardig uit te voeren.
4
03| DE KERNWAARDEN De kernwaarden die in de visie zijn opgenomen, geven als het ware een handelingsperspectief dat ondersteunend en richtinggevend is voor ons handelen in de gemeente Apeldoorn. Als we volgens deze waarden handelen, zal dit vertrouwen creëren bij publiek, ondernemers, bestuur en collega’s. Het vertrouwen waar in het organisatierapport over gerept wordt, is vertrouwen dat Apeldoorn ook nodig heeft om de opgaven voor de toekomst het hoofd te kunnen bieden. In deze visie is de sleutel tot vertrouwen dat we zoveel mogelijk een open boek willen zijn en werken vanuit de kernwaarden betrokken, uitnodigend en slagvaardig. Om het nog beter te begrijpen, werken we de kernwaarden kort uit en beschrijven wat de ander ervan merkt en wat de medewerker dan doet. Met de ander bedoelen we publiek, ondernemers, bestuur en collega’s. Betrokken Publiek, ondernemers, bestuur en collega’s voelen zich gezien, gehoord en gewaardeerd. Wij hebben hart voor de stad, de mensen, de publieke missie en elkaar. We zijn ondernemend, uitnodigend, inlevend, denken mee en bieden kansen. We zijn betrouwbare gesprekspartners en zijn aanwezig in de wijken.
Betrokken Wat merkt de ander
Aandacht en oprechtheid
Wat doe jij
Je bent geïnteresseerd in de ander en neemt verantwoordelijkheid voor wat je doet.
Uitnodigend Welkom! Dit staat met grote letters op ons voorhoofd geschreven. We hebben er voelbaar plezier in om publiek, ondernemers, bestuur en collega’s van dienst te zijn. We zijn zichtbaar enthousiast als de ander initiatief neemt en graag bereid te faciliteren. We zijn open over onze mogelijkheden en onmogelijkheden. Zo weten anderen wat ze kunnen verwachten of zelf kunnen doen.
Uitnodigend Wat merkt de ander
Eigen initiatief loont
Wat doe jij
Je weet wat er bij de burger leeft, wat hem beweegt en speelt daar op in door eigen initiatief te stimuleren. Je biedt maatwerk door de mens en zijn zaak waar dit kan boven de regel te stellen.
Slagvaardig Wij nemen initiatief en zijn doelgericht. Publiek, ondernemers, bestuur en collega’s weten dat ze hun zaken snel en makkelijk met ons af kunnen handelen. We werken zo efficiënt en kostenbewust mogelijk.
5
Slagvaardig Wat merkt de ander
Inspanningen zijn zichtbaar en resultaten worden tijdig bereikt (afspraak = afspraak).
Wat doe jij
Je bent actiebereid, duidelijk, doelgericht en fair. Je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Zo niet, dan leg je het uit. We ‘spreken met één mond’
6
03| STURING In het organisatierapport is aangegeven wat de rollen zijn van bestuur en directie. Voor deze organisatievisie is met name de wisselwerking tussen directie, eenheidsmanagers, teammanagers en medewerkers interessant. In de wetenschap dat we de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie willen beleggen en medewerkers naast verantwoordelijkheid ook ruimte willen geven. Hoe werkt dat dan? Wie doet wat en wie gaat waarover? Duidelijkheid op dit punt is nodig om met elkaar als gemeentelijke organisatie zo effectief mogelijk te opereren. In het organisatierapport staat: ‘We willen een organisatie die bottom-up functioneert en doen dat door te starten met krachtige sturing aan de top. We willen medewerkers zoveel mogelijk ruimte geven om in contacten met burgers, bedrijven en instellingen hun eigen beslissingen te nemen. Hiervoor zijn heldere kaders, samen vastgelegde verwachtingen en resultaten nodig maar ook een sfeer van vertrouwen, stimuleren en ondersteunen’. In onderstaand schema zijn de besturingsbevoegdheden nader uitgewerkt naar concerndirectie, eenheidsmanager, teammanager en medewerker, ervan uitgaande dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie zijn belegd. Startpunt vormt vanzelfsprekend het bestuur. Als organisatie werken we altijd in opdracht en binnen het mandaat van het bestuur. Op basis van de door de raad vastgestelde doelen komen wij, in samenspraak en samenwerking met publiek, ondernemers en collega’s, tot handelen.
Sturings component
DR
Eenheidsmanager
Teammanager
Medewerker
Leiding
Vertaalt doelstellingen en prestaties in te behalen resultaten en stuurt hierop richting eenheidsmanagers Integraal verantwoordelijk, in het bijzonder voor eenheidsoverstijgende issues Strategisch adviseur voor college
Vertaalt resultaten naar organisatieonderdelen en geeft leiding aan eenheid
Geeft leiding aan team/ medewerker, verantwoordelijk voor het totaal product
Verantwoordelijk voor uitvoering eigen takenpakket
Integraal verantwoordelijk voor de eigen eenheid
Gemandateerde sturingsbevoegdheden voor het team
Verantwoordelijk voor uitvoering eigen takenpakket
Adviseert gevraagd en ongevraagd op strategisch niveau richting directieraad en portefeuillehouders
Adviseert gevraagd en ongevraagd richting eenheidsmanager
Verantwoordelijk voor structurele afstemming met portefeuillehouder voor concernthema’s en eenheidsoverstijgende aangelegenheden. Verantwoordelijk voor de voorjaarsnota, MPB en jaarrekening en voor de integraliteit op specifieke onderdelen
Verantwoordelijk voor structurele afstemming over eenheidsspecifieke thema’s en aangewezen eenheidsoverstijgende thema’s.
Neemt soms deel aan het portefeuille overleg
Adviseert in afstemming met de teammanager de eenheidsmanager en portefeuillehouders Neemt op verzoek vanuit inhoud deel aan het portefeuille overleg
Verantwoordelijk voor onderdelen van de voorjaarsnota, MPB en jaarrekening betreffende de eigen eenheid.
Op onderdelen procesverantwoordelijk in samenwerking met andere eenheden
Algemeen
Strategisch
Politiek/ bestuurlijk
Proces
Stemt integraal af met medewerkers binnen en buiten de eigen eenheid
7
Project
Rol van ambtelijk opdrachtgever
Rol van opdrachtgever of opdrachtnemer, adviseur of verantwoordelijkheid als leverancier
Regie
Rol van opdrachtgever
Rol van opdrachtgever of regisseur
Bedrijfsvoering
Alle PIOFACHbevoegdheden
Gemandateerde PIOFACH- bevoegdheden, budgetverantwoordelijkheid
Rol van opdrachtnemer of leverancier van capaciteit, middelen of adviesrol Soms regisseur en gemandateerd opdrachtgever Doorgemandateerde P- (en eventuele aanvullende) bevoegdheden
Rol van deelnemer of uitvoerder
Opdrachtnemer op basis van vakinhoudelijke kennis -
8
04| VERVOLGPROCES Voor het borgen van de organisatievisie zien we de volgende vervolgstappen voor ons: 0. Externe toetsing De organisatievisie krijgt betekenis als publiek, ondernemers, bestuur en collega’s gaan ervaren dat we betrokken, uitnodigend en slagvaardig handelen. Daarom zal de directie, ook op verzoek van het college, de komende tijd de organisatievisie met bijbehorende kernkwaliteiten delen met externe stakeholders. Vervolgens zal de directie na een jaar bij diezelfde externe stakeholders toetsen of ze de kernwaarden herkennen. 1. Verankering van de organisatievisie in het cultuurveranderingstraject Om de organisatievisie goed te laten landen, is het van belang dat de organisatievisie verankerd wordt in het cultuurveranderingstraject dat thans ontwikkeld wordt en in 2013 start. 2. Borging van de organisatievisie in de eenheden Iedere eenheid krijgt de opdracht om in 2013: a. Aan de hand van deze visie zijn eigen ‘manifest’ op te stellen waarin de diensten, activiteiten en producten verbonden worden aan betrokken, uitnodigend en slagvaardig. Vanzelfsprekend met de oprechte wens om een ‘open boek’ te zijn. Elke eenheid heeft de ruimte om desgewenst een vierde kernwaarde toe te voegen. Deze geldt dan alleen voor de eigen eenheid. b. De kernwaarden te verankeren in de resultaat gerichte afspraken die medewerkers met hun manager overeenkomen. 3. Borging van de organisatievisie in communicatiemiddelen Aan team Communicatie wordt gevraagd om een intern en externe communicatieplan op te stellen voor de organisatievisie. 4. Benoem een eigenaar van de organisatievisie We achten het wenselijk dat de organisatievisie een ‘eigenaar’ krijgt die, namens de directieraad, de concernbrede verantwoordelijkheid neemt voor de stappen 0 t/m 3. Strategie & Regie zou die rol kunnen invullen, Personeel, Communicatie en Bestuursondersteuning ook. Dit wordt nog besproken met de directieraad en eenheden.
9
