IR 2008/09/15b
VISI Vernieuwing Inspectie-websites en Samenwerking in Inspectieloket Plan van Aanpak
Den Haag, 21 oktober 2008 Werkgroepen Communicatie en ICT Annette Lijdsman
1
Inhoudsopgave
1.
Inleiding
pag. 2
1.1.
Algemeen
pag. 3
1.2. 1.3.
Toekomstbeeld 2012 Opdrachtformulering: Toekomstbeeld 2010
pag. 4 pag. 5
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
Recente ontwikkelingen Aansluiten op ontwikkelingen bij de rijksoverheid Ervaringen met het inspectieloket De website als handhavingsinstrument Overige ontwikkelingen internet: Web 2.0
pag. 8 pag. 8 pag. 9 pag. 10 pag. 10
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
Doelstellingen Vindbaarheid inspectieinformatie Toegankelijkheid inspectieinformatie voor doelgroepen Een gezicht naar buiten: gezamenlijk communicatiekanaal Samen sterk , standaardisatie en kostenbesparingen
pag. 12 pag. 12 pag. 13 pag. 13 pag. 14
4 4.1 4.2 4.2.1
Resultaten, Aanpak en fasering pag. 16 Methodiek pag. 16 VISI: 3 deelprojecten pag. 16 Afstemming achterkant en voorkant corporate sites inspecties via Metadatering, webrichtlijnen pag. 17 4.2.2 Ontwikkeling inspectiestijlgids pag. 17 4.2.3 Optimalisering Inspectieloket(zoekfunctie alle inspectiesites) pag. 18
5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5.
Projectorganisatie Organisatiestructuur: één stuurgroep Organisatie Metadatering en Stijlgids Organisatie Optimalisatie Inspectieloket Voortgangsrapportages Risico’s
pag. 19 pag. 19 pag. 19 pag. 19 pag. 20 pag. 20
6 Budget 6.1 Totaalkosten 6.2 Uitsplitsing kosten 6.2.2. Metadatering 6.2.3 Stijlgids 6.2.4 Inspectieloket
pag. 21 pag. 21 pag. 22 pag. 22 pag. 22 pag. 22
Bijlage 1 Vernieuwing 4-5 corporate sites cf. SSO VenW-model
pag.24
2
1
Inleiding
Dit plan van aanpak is het resultaat van een workshop op 11 oktober 2007 en een werkontwikkelings- bijeenkomst op 1 juli 2008 voor de webadviseurs en hoofden communicatie van de inspecties. Tussentijds zijn een aantal presentaties in de werkgroepen gehouden en hebben bij een aantal inspecties discussies over de toekomst van de webcommunicatie plaatsgevonden.
1.1
Algemeen
De inspecties willen: a.
Politiek en publiek de samenwerking tussen inspecties tonen (één
gezicht) b.
Ondernemers, instellingsmedewerkers en burgers die niet precies
weten bij welke inspectie ze moeten aankloppen adequaat verwijzen (binnen 3 kliks bij de juiste informatie) c.
Aansluiten bij ontwikkelingen op rijksniveau (standaardisatie,
centralisatie, effectiever en efficiënter opereren zie programma Vernieuwing Toezicht)
De inspecties hechten sterk aan hun eigen identiteit en autonomie. Zij identificeren zich sterk met hun werkveld daarom is gekozen voor een benadering die uitgaat in de eerste plaats van de winst die een individuele inspectie hieraan ontleent. Samenwerking moet meerwaarde opleveren. Voor inspecties en voor hun doelgroepen.
Als het gaat om communicatie met de buitenwereld vervullen de websites van de inspecties een cruciale rol (zij vormen de ruggegraat van de communicatievoorzieningen).
Inspelend op genoemde omstandigheden en doelstellingen is naast de bestaande inspectiewebsites eind 2006 als communicatieconcept www.inspectieloket.nl ontwikkeld. Het inspectieloket symboliseert en geeft ook feitelijk de samenwerking tussen inspecties vorm. Zowel onderling zichtbaar voor medewerkers - als naar buiten, voor bedrijven, instellingen en particulieren. Het concept bestaat uit een website en een electronische Nieuwsbrief Vernieuwing Toezicht voor geïnteresseerden.
3
De website bevat een verwijsindex naar de corporate sites en verschillende miniwebsites van de frontoffices, gericht op ondernemers of instellingen binnen een toezichtsdomein. Via handmatig doorlinken wordt de informatie vanuit verschillende inspectiesites zodanig gekoppeld en toegelicht dat inzichtelijk wordt welke inspectie wat controleert en welke regelingen van toepassing zijn. Zo komen bezoekers in theorie binnen 3 klikken aan de juiste informatie.
Met www.inspectieloket.nl komen de inspecties tegemoet aan de bezwaren die in de media en in de Tweede Kamer zijn geuit ten aanzien van onduidelijkheid over waar men als burger, bedrijf of instelling terecht kan voor adequate en correcte toezichtsinformatie. Inspectieloket moet eraan bijdragen dat een bedrijf of instelling niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd.
De leerervaringen voortkomend uit het inspectieloket en de daaronder hangende domeingerelateerde loketten en recente ontwikkelingen op technisch en beleidsmatig gebied brachten de werkgroep communicatie tot het organiseren van een discussieronde om te komen tot een toekomstvisie voor webcommunicatie van inspecties. Deze visie wordt hieronder globaal toegelicht. In het volgende hoofdstuk is aangegeven hoe de werkgroep communicatie zich de realisatie van die visie in verschillende stappen (over 2 jaar en over 4 jaar) voorstelt.
1.2
Toekomstbeeld 2012
De werkgroepen ICT en Communicatie adviseren een streefbeeld te formuleren op gebied van webcommunicatie 2012 met de volgende elementen: •
Er is één inspectieportal wat alle online informatie van de inspecties
ontsluit. •
Doorplaatsen van gedeelde informatie is automatisch mogelijk.
•
Alle instellingen en bedrijven hebben de beschikking over een
persoonlijk loket/dossier met daarin op de eigen situatie toegesneden informatie. •
(een deel van) alle opgeslagen gegevens van/over een specifieke
instelling/bedrijf zijn door deze on line in te zien en te verifiëren. •
Ondernemers/Instellingen krijgen ook de nieuwe
inspectiebevindingen automatisch via hun eigen dossier teruggekoppeld.
4
•
Ondernemers/instellingen kunnen via een attenderingssysteem op
de hoogte blijven wanneer de regelgeving en dus de nalevingsvereisten op hun werkgebied worden gewijzigd. •
Aan de hand van selfassessment-tools en klachtenmetingensyste-
men, e-formulieren, e-dossiers, pip's krijgen de inspecties inzicht in de kwaliteit van de werkprocessen van de gecontroleerden, zodat ze minder vaak langs hoeven te komen. Daarmee wordt de gezamenlijk toezichtsite een belangrijk instrument in de handhaving dat verder gaat dan alleen informatieverstrekking op aanvraag vanuit de overheid.
Om een dergelijk Toekomstbeeld in 2012 te kunnen realiseren moeten de nodige technische (zoals infrastructuren en unieke identificatie) en juridische stappen (borging gegevens en informatieprotocollen bij projectstart) worden gezet.
Op termijn willen inspecties aansluiten op het door de ministeries te ontwikkelen infrastructuur op www.rijksoverheid.nl. De verplichting tot aansluiting komt er na 2009 en waarschijnlijk pas na 2011. Hopelijk is deze infrastructuur dan aan te passen op specifieke informatiebehoeften van inspecties, zeker is dat nog niet. Volgen die ontwikkelingen en werken er ondertussen aan dat (grote delen van) de inspectie informatie voor alle gecontroleerden toegankelijk, uitruilbaar en beschikbaar is. Dat is nu nog niet mogelijk. En daar willen we nu eerst stapsgewijs naar toe werken.
1.3
Opdrachtformulering: realisatie Toekomstbeeld 2010
Om informatie op de websites van alle inspecties toegankelijk, uitruilbaar en beschikbaar te maken is van belang dat de informatie van alle inspectiesites goed op elkaar is afgestemd qua indeling en rubricering. In ieder geval is het nodig om op alle inspectiesites de webrichtlijnen te implementeren en afspraken te maken over metadatering, zodat de onderliggende informatie van meerdere inspecties bij een bezoekersvraag kan worden doorzocht. Dat is ook een verplichting, voortvloeiend uit het Besluit Kwaliteit Rijksoverheidswebsites.
Wanneer de toepassing van webrichtlijnen, metadatering en stijlgids voor inspecties een feit is kunnen de gegevens van alle inspecties worden onderzocht via alle sites.
5
Daarnaast willen we de afzonderlijke inspectieloketten bundelen in www.inspectieloket.nl . Verder willen we de informatie op alle inspectiesites ontsluiten via inspectieloket.
Binnen de nieuw te ontwikkelen rijksoverheidsportal www.rijksoverheid.nl kunnen we via www.inspectieloket.nl gezamenlijk inspelen op aandacht voor toezicht. Daarmee garanderen we ook op termijn zichtbaarheid van de inspecties, hetgeen uit oogpunt van handhavingcommunicatie belangrijk is.
De activiteiten daartoe worden gefaseerd uitgevoerd. Een aantal inspecties (IGZ, IWI, AI, VI) wil op korte termijn de eigen website vernieuwen. Een aantal zal later volgen (zoals AID, VWA, IJZ, IOOV, Agentschap Telecom, Erfgoedinspectie en IvhO) omdat hun huidige sites mogelijk al wel voldoen aan de webrichtlijnen maar aanpassing nodig is ivm nieuw beleid (samenvoeging) of omdat zij ook nog niet voldoen aan de eis tot 1 Rijkslogo. Om voor de gebruikers te komen tot gebruikersgemak en herkenbaarheid willen inspectiediensten gebruik maken van bestaande sjablonen en bestaande ontwikkelde faciliteiten zoals die momenteel zijn ontwikkeld door SSO VenW o.a. v oor inspectieloket. Zij willen nagaan in hoeverre bij deze ombouw ook gezamenlijk zaken op zijn te pakken om de toegankelijkheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van de corporate sites te vergroten, het ombouw proces te vergemakkelijken, én kosten te besparen.
Voorts blijven de inspecties actief de ontwikkelingen op gebied van één rijksoverheidswebsite op internet volgen om te komen tot een gezamenlijk inspectieoptreden richting ONS-werkgroep (Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl) van de Rijksvoorlichtingsdienst op dat vlak.
Samengevat, spreken de inspecties af dat: 1. Alle corporate inspectiesites voldoen aan de webrichtlijnen per 1/1/2010 cf. het Besluit Kwaliteit Rijksoverheidswebsites en zijn voor 1/1/2010 voorzien van inspectiebreed gehanteerde metadatering (aansluitend op rijk) en zorgen ervoor dat dat uiterlijk per 1/1/2011 het Rijkslogo op alle inspectiesites is ingevoerd. 2. Zij en inspectiestijlgids hanteren (met daarin benaming doelgroepen) aanvullend aan de rijksstijlgids en een evaluatietool voor websites zullen ontwikkelen. 3a. Alle afzonderlijke inspectieloketten zijn opgegaan in www.inspectieloket.nl;
6
3b. Via inspectieloket alle inspectiesites doorzoekbaar zijn op alle toezichtsinformatie en 3c. Een redactie- en beheermodel voor inspectieloket is uitgewerkt.
7
2 2.1
Recente ontwikkelingen Aansluiten op ontwikkelingen bij de rijksoverheid
Op rijksniveau is een ontwikkeling in gang gezet die ernaar streeft de overheidsinformatie op een eenduidige manier beschikbaar te krijgen. Daartoe is/zijn: a. een stijlgids ontwikkeld voor ministeries (verplicht per medio 2006), met als doel de rijksoverheid zo toegankelijk en eenduidig mogelijk op internet te presenteren) b. webrichtlijnen afgesproken (verplicht per september 2006 voor alle ministeries en per 31 december 2009 voor alle overheidsorganisaties); dit zijn kwaliteitsafspraken die zorgen voor betere bereikbaarheid voor mensen en zoekmachines, snellere site, lagere kosten voor beheer, voorbereid op de toekomst c. een rijkslogo ontwikkeld (verplicht ook voor inspecties per 2009). Als rijksorganisaties zullen alle inspectiediensten dus uiterlijk per eind 2009 hun corporate websites moeten hebben aangepast aan de rijkshuisstijl. d. In het kader van Vernieuwing Rijksdienst is het project ONS (Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl) gestart dat beoogt om te komen tot één rijksinternet, één rijksintranet en beperking of afschaffing van de personeelsbladen van de ministerie per 2011.
De overheid streeft naar één overheidsinformatiepunt voor alle bedrijven per 2015. Per 2009 moet er één rijksportal zijn waar alle ministeriesites in opgaan: www.rijksoverheid.nl. Vooralsnog zijn de inspecties daar niet bij betrokken omdat dat door de betrokken werkgroep nog niet haalbaar werd geacht. Wel is de afspraak gemaakt ons op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. De inspecties willen deze ontwikkelingen actief volgen en hierop inspelen zodat ook in de toekomst handhavingsactiviteiten zichtbaar blijven. Dit is van belang voor de naleving.
In www.overheid.nl zijn inspecties niet opgenomen en worden nog niet genoemd, in www.antwoordvoorbedrijven.nl worden inspecties soms individueel genoemd, maar nog niet altijd en niet in samenhang. Het noemen van de dienst is afhankelijk van het feit of de redactie daarop attent is én hangt af van de codering van de zoektermen binnen de inspecties zelf. Inmiddels is door de coördinator communicatie VT in het kader van deze voorstellen ook contact gezocht met betrokken programma’s om onderlinge verwijzingen beter te gaan regelen. Niet alle
8
programma’s van de overheid zijn voor alle inspecties interessant om in te participeren. Dat hangt sterk van het domein af. Toch is aansluiting op deze programma’s wel relevant voor specifieke domeinen van samenwerking. Zo richt Antwoord voor bedrijven zich met name op het midden en kleinbedrijf. Dat betekent dat grote ondernemingen en instellingen als scholen en verpleeghuizen (wel inspectiedoelgroepen) daar niet gaan zoeken.
Daarnaast zijn er nog de sites •
www.postbus51.nl (informatie voor algemeen publiek)
•
www.videnet.nl (gericht op vakinhoudelijke informatie van de
vakvereniging voor toezichthouders) Met de laatste is afgesproken om naar elkaar te verwijzen waar relevant, bij Postbus 51 zal dat ook gebeuren.
2.2
Ervaringen met het inspectieloket
De ervaringen met de inspectieloket en de bijbehorende domeinloketten geven het volgende aan:
-
Er is een kwalitatief goed sjabloon ontwikkeld voor alle
inspectieloketten die inspecties met weinig technische inzet kunnen implementeren. -
Dit sjabloon is qua faciliteiten uitstekend geëquipeerd met de
modernste technieken om ook ondernemers en instellingen actief op de hoogte te kunnen houden van de ontwikkelingen binnen een bepaald domein. -
Geraadpleegde brancheorganisaties en ondernemers zijn
enthousiast over de domeingerichte loketten maar de feitelijke bezoekersaantallen vallen tegen. -
Bezoekersaantallen zijn afhankelijk van de activiteiten die worden
ondernomen om bedrijven en instellingen op het bestaan ervan te attenderen Zonder bekendmaking geen bezoek. -
Waardering krijgen die loketten die actueel gehouden worden, veel
doorlinken naar basisinformatie met een toelichting en die ondernemers echt op de hoogte houden. Dat vergt alertheid en personele inzet van de betrokken communicatieafdelingen. -
De opzet van de website maakt gezamenlijke handhavings- en
communicatieacties via inspectieloket mogelijk.
9
Continuiteit nog niet gegarandeerd: Om inspectieloket ook na 1 januari 2009 in de lucht te houden is capaciteit en budget nodig op de langere termijn. De personele inzet daarvoor is tot dusverre uit VWA/IVW-budget bekostigd, omdat voor de ontwikkeling een functionaris voor 0,5 fte was vrijgesteld tot 1/1/2009. Voor het dagelijkse beheer, doorontwikkeling en bekendmaking op de lange duur zijn extra menskracht en middelen nodig (zie pag. 21).
2.3
De website als handhavingsinstrument
De inspectiediensten willen effectiever en met minder last voor ondernemers toezicht houden. De communicatie-activiteiten van de inspecties zullen ook in de toekomst dan ook sterk gericht zijn op handhavingscommunicatie. Pijlers daarvan zijn informatie- verstrekking én in toenemende mate interactieve communicatie. De inzet van moderne nieuwe media is daarbij essentieel. De corporate websites aangevuld met abonneeservices en sms-services vormen nu én in de toekomst voor de inspectiediensten het belangrijkste communicatie- instrument (ruggegraat). In de toekomst kan de website nog meer interactief gemaakt worden (via persoonlijke dossiers, assessmenttools) maar dat vereist een nauwere samenwerking tussen ICT en Communicatieafdelingen dan nu het geval is. Daarom is deze notitie opgesteld vanuit de werkgroepen Communicatie én ICT om te komen tot een eindbeeld, waar alle partijen naar toe kunnen werken.
2.4
Overige ontwikkelingen internet: Web 2.0
Het toenemend gebruik van computers heeft geleid tot een informatie explosie op internet. Steeds meer maken organisaties ook gebruik van de mogelijkheden om gebruik te maken van internettoepassingen die door publiek kunnen worden aan- of ingevuld (denk aan inschakeling van consumenten bij R&D-activiteiten, maar ook beoordelingen van hotels of restaurants, of toepassingen als Wikipedia). Deze nieuwe ontwikkelingen leveren voor inspecties kansen en risico’s op. De kans wordt steeds groter dat de beste kennis niet meer (alleen) aanwezig is bij de specialisten binnen organisaties, maar juist bij het publiek buiten de organisaties. Bovendien is een groep gezamenlijk slimmer dan het slimste individu (wisdom of the crowds). Een andere kant is ook dat elke (mis)stap direct in
10
de schijnwerper van de openbaarheid kan komen. Naar aanleiding van een recent BZK-TNO-rapport over “the user generated state” willen inspecties gezamenlijk inspelen op de daarin geschetste ontwikkelingen. Een toepassing zou kunnen zijn om een onderlinge afstemming en/of koppeling van de meldkamers/informatiecentra via ict techniek mogelijk te maken in aansluiting op het digitale inspectieloket dat inspectiesites verbindt. Een andere zou een selfassesmentsysteem kunnen zijn. Of een koppeling van meldingen uit een particuliere site aan een inspectiemeldkamer in het kader van monitoring. Een aantal inspecties wil die mogelijkheid verkennen. Het is de bedoeling om de in Web 2.0 kader te ontwikkelen projecten via de inspectiewebsites en inspectieloket te ontsluiten.
11
3 3.1
Doelstellingen Vindbaarheid inspectieinformatie
Betere vindbaarheid van de informatie van inspecties door de diverse doelgroepen is wenselijk. Websites zijn wisselend opgebouwd voor algemeen publiek of voor specifieke doelgroepen. Anderen hebben een thematische indeling. Van belang is vindbaarheid en logische en gemakkelijk informatieontsluiting. De inspectiestijlgids moet daar ook een leidraad voor geven. Via inspectieloket met een op inspectiesites ingestelde zoekmachine is er één plek op internet waar alle doelgroepen van de inspecties alle inspectie info kunnen halen. Doorzoeken op doelgroep, onderwerp en inspectie is dan mogelijk. En inspecties kunnen inspelen op ontwikkelingen binnen rijksoverheid naar één rijksoverheidsloket. Zo zou de achterkant van de info eruit kunnen zien:
doelgroep (bijvoorbeeld ziekenhuizen)
content van alle inspecties (focus op toezicht)
onderwerp (bijvoorbeeld ‘brandveiligheid’)
organisatie (bijvoorbeeld VROM Inspectie)
12
3.2
Toegankelijkheid inspectieinformatie voor verschillende doelgroepen: Release Inspectieloket 3.0
Doelstelling is dat de inspectiesites zó te doorzoeken zijn dat het aan de voorkant er uitziet alsof er sprake is van één inspectiedienst. Onderstaand een mogelijk voorbeeld als gedachtenoefening. Want immers ook hierop moet rijkslogo worden ingevoerd.
Het is van belang dat relevante informatie automatisch is te vinden, zonder dat dit handmatig hoeft te worden bijgehouden. Doorplaatsen van informatie bij gezamenlijke projecten valt daar ook onder omdat frontoffice informatie dan automatisch actueel gehouden wordt. Wanneer inspectiesites goed zijn voorzien van metadatering en een gezamenlijke zoekmachine hanteren, kan dit aparte frontoffice websites op termijn overbodig maken. De domeingerichte samenwerkingsinformatie komt dan wel op de site te staan maar op een andere plaats dan op de voorpagina. Inspelen op vragen van specifieke groepen ondernemers is dan bovendien ook technisch voor iedere inspectie mogelijk.
3.3
Eén gezicht: gezamenlijk communicatiekanaal
Een domeinnaam als www.inspectieloket.nl is handig voor gezamenlijke communicatieacties wanneer inspecties de instellingen of ondernemingen samen willen benaderen (bijvoorbeeld bij de KvK, of bij radiospotjes die handhavingsacties kunnen ondersteunen). Vermelding van één
13
gezamenlijke url is voor communicatieacties gemakkelijker dan vermelding van alle url’s van alle diensten. Dat geldt zeker voor de toekomst wanneer er nog maar één rijksoverheidloket beschikbaar is. www.inspectieloket.nl bruikbaar als verwijspunt voor burgers of bedrijven die niet precies meer weten waar ze informatie moeten zoeken.
3.4 Samen sterk, standaardisatie en kostenbesparingen De wijze waarop de inspectieloketten zijn uitgerold en worden beheerd bieden een mooi voorbeeld van hoe door standaardisatie efficiëncy en grote kostenbesparingen mogelijk zijn gebleken. Gezamenlijke ombouw van de corporate inspectiesites en een inzet van inspectieloket als zoekmachine/verwijzer naar de inspectiesites heeft als voordelen dat: •
kennis en kunde gebundeld worden
•
de grote inspecties de kleinere diensten kunnen helpen en
•
gezamenlijk meer eisen stellen kunnen worden gesteld op gebied van
functionaliteiten •
de kosten door economy of scale lager worden en
•
de begeleiding daarvan centraal kan plaatsvinden
Voordelen Daarnaast zijn er nog aanzienlijke kostenbesparingen in te boeken, die wel oplopen tot ca. 390.000 in totaal (per inspectie toch zeker tussen de 30.000-70.000 euro). Hoe is dit mogelijk? 1. Door nu op één website de samenwerkingsinformatie van de 24 verschillende samenwerkingsdomeinen te plaatsen: de loketten worden dan letterlijk gebundeld op inspectieloket. Er is per domein 0,1 fte te besparen op het webbeheer en gezamenlijke redactie per samenwerkingsdomein (Al hebben veel inspecties zelfs niet deze beperkte capaciteit beschikbaar voor het bijhouden van de informatie in de domeinen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Centraal beheer organiseren scheelt al ca. 24 x 1500 euro= 36.000 euro) 2. Doordat gezamenlijke kennis wordt opgebouwd en ontwikkeld m.b.t. metadatering en stijlgids, hoeft niet meer elke inspectie apart daarvoor externe adviseurs in te huren. Dat scheelt toch zeker per inspectie die een nieuwe site maakt ca. 20.000 euro aan inhuur externe kennis (ca. 10x20.000= 200.000 euro).
14
3. Door de doehetzelf- methode toe te passen die is gebruikt bij de ontwikkeling van de webloketten en de beschikbare sjablonen van de rijksoverheid al te gaan gebruiken is per website minstens ca. 10.000 euro besparing mogelijk. 14x10.000= 140.000 euro. 4. Tot slot biedt de aanschaf van een gezamenlijke zoekmachine die bruikbaar/toepasbaar is voor alle inspecties eveneens voordeel op, die nu niet kwantificeer is. 5. Tot slot is nog interessant - maar niet goed in geld uit te drukken - dat een beter beheer van de informatie leidt tot een grotere zichtbaarheid en betere vindbaarheid van de inspecties.
15
4
Resultaten, Aanpak en Fasering
Er worden binnen dit VISI-project 3 deelprojecten onderscheiden: I
Afstemming achterkant en voorkant corporate sites inspecties via
Metadatering, webrichtlijnen II Ontwikkeling inspectiestijlgids III Optimalisering Inspectieloket (w.o.zoekfunctie over alle inspectiesites)
N.B. De vernieuwing van 4 corporate sites volgens inspectieloketsjabloon/ SSOVenW sjabloon wordt per inspectiedienst opgepakt, in een parallel en waar mogelijk gezamenlijk uitgevoerd proces maar valt formeel buiten de scope van dit project.
Methodiek
4.1
De projecten hieronder genoemd kennen ieder een eigen aanpak en tijdsfasering. Voor ieder traject geldt steeds de volgende fasering: •
Voorbereiding
•
Ontwerp
•
Realisatie
•
Implementatie
•
Afronding
De PRINCE2 methodiek wordt ingezet voor de planning van webbouwactiviteiten, de producten en de evaluatiemomenten. Ook leidt toepassing van de PRINCE 2 planningsmethodiek tot regelmatige gedetailleerde rapportages over de voortgang. Voor de globale planning van de projecten kan worden volstaan met de metaplanwerkwijze geïntroduceerd door Twijnstra en Gudde. In elk project wordt een evaluatiemoment ingelast om een “go/no gobeslissing” te kunnen nemen. Zo houdt een stuurgroep grip op het proces.
4.2
VISI 3 deelprojecten: Wat is er klaar als het klaar is?
•www.inspectieloket.nl waarin alle loketten opgaan en waarop alle inspectiesites ontsloten zijn •Inspectiewebsites die zijn afgestemd op de doelgroepen en voldoen aan de rijkswebrichtlijnen voor 2010 (zie http://www.webrichtlijnen.nl/) en het 1Rijkslogo in 2011 (of zo mogelijk eerder).
16
•Gezamenlijke trefwoordenlijst t.b.v. metadatering inspectiewebsites (aansluitend op rijk en gemeenten) •Gezamenlijke inspectiestijlgids (opnemen benaming doelgroepen) •Evaluatietool voor websites
4.2.1 Deelproject I : implementatie webrichtlijnen en metadatering
Betreft de implementatie webrichtlijnen, metadatering voor alle inspectiesites. Daartoe wordt het volgende ondernomen:
Voor metadatering zou een projectleider moeten worden aangewezen. De inventarisatiefase zal ca. 3 maanden duren. Vraag 1: wat is er al (op rijksniveau, op inspectieniveau en bij e inspecties)? (pm punt ook aansluiting zoeken bij gemeenten/provincies) Vraag 2: wat is er nodig? De invulling m.b.v. een lijst en resulterend in een plan van aanpak zal 3-6 maanden duren (valt dus in eerste deel van 2009): -
opstellen Plan van aanpak samenvoegen/wat mist er
-
-vaststellen (‘levende lijst’) door projectleider ism werkgroep
communicatie? -
afstemmen met andere sporen (e-inspecties en RVD)
-
afhankelijkheid
De implementatie vergt 2-6 maanden en houdt in: -
doorvoeren (i.o.v. met andere sporen) afhankelijk van ontwikkeling
inspecties! -
Organiseren gebruik
-
Waarborgen (up to date houden) via evaluatietool
4.2.2 Deelproject II: Ontwikkeling inspectiestijlgids
Een projectleider moet samen met een te benoemen werkgroep bezien wat van de stijlgids bruikbaar is en wat niet. O.a. p basis van de voor inspectieloket.nl gemaakte “boomstructuur” worden afspraken gemaakt over de te hanteren rubrieken. Aanbevolen wordt ook te definiëren welke insteek inspecties kiezen bij het niveau van de informatie en of inspecties op thema of op doelgroep informatie willen rangschikken. Van belang is ook benoeming van het soort transacties. Een opgesteld concept wordt vervolgens getoetst door een gebruikersgroep.
17
Dit alles leidt tot een definitierapport/stijlgids inspecties wat door alle inspecties kan worden gehanteerd bij de implementatie van nieuwe websites. Doorlooptijd ca. 4-6 maanden.
4.2.3 Deelproject III: Optimalisatie Inspectieloket
Gericht op bundeling van alle afzonderlijke inspectieloketten in www.inspectieloket.nl; en op zoeken in de toezichtsinformatie op alle inspectiesites via inspectieloket en er is een uitgewerkt redactie- en beheermodel en een evaluatietool voor websites. Dit houdt tevens een nieuwe release (3.0) van inspectieloket in Doelstelling is dat de inspectiesites zó te doorzoeken zijn dat het aan de voorkant lijkt alsof er sprake is van één inspectiedienst. -
Zoekmachine (inventarisatie zoekmogelijkheden over alle
inspectiesites/ loketten op rijkszoekmachine/ aanschaffen zoekmachine) -
Positie loketten (analyse van inspectieloketten/ inventariseren
doelgroepen loketten / uitwerken toekomstige positie loketten/ criteria opstellen om loketten onder te brengen) -
(voorbereiding) corporate sites (parallel schakelen: metadatering&
stijlgids & webrichtlijnen implementeren/ corporate sites aanpassen) -
Redactie (redactie organiseren centraal/decentraal)
-
Ontwerp ( informatie delen tussen hoofd- en aparte sites/ ontwerp
voor één inspectieloket/ functioneel ontwerp opstellen/ inventariseren onderwerpen loketten/ uitwerken stylesheets loketten/ format opstellen voor beeld en tekst diverse inspectieloketten) -
Aanbesteding (aanbestedingstraject organiseren)
-
Bouw (bouwen inspectieloket)
Planning De gedachte is dat het op korte termijn al mogelijk is om een zoekmachine te implementeren die gaat zoeken over alle inspectiesites, nog los van een nieuw functioneel ontwerp in vormgeving e.d.. Deze kan dan ook al input leveren over waar bezoekers met name op zoeken voor redacties en metadatering. Het is de bedoeling deze nog in 2008 aan te schaffen zodat deze kosten dit jaar gemaakt worden. De postitionering van de loketten en een nieuw redactieconcept is voorzien voor begin 2009. Dan volgen plan van aanpak, aanbesteding, ontwerp en e
bouw van de 3 release van inspectieloket zodat medio 2009 de nieuwe release gereed is.
18
5. Projectorganisatie 5.1
Organisatiestructuur project VISI
Ter aansturing van het gehele project is van belang dat de verbinding met de Inspectieraad goed is geregeld. Daartoe wordt een stuurgroep geformeerd. Stuurgroepsamenstelling: portefeuillehouder communicatie IR + voorzitter werkgroep Communicatie + vertegenwoordiger ICT werkgroep + de projectleider inspectieloket+ vertegenwoordiger van betrokken inspecties (hfden comm.) + een projectleider van een front office/domein.
De projectleider inspectieloket leidt de 3 deelprojecten, zorgt voor inhuur adviseurs/projectleiders koppelt terug naar de stuurgroep, werkgroep communicatie en betrokken vertegenwoordigers van de inspectiediensten en zorgt voor i.v.m. afstemming en beheer inspectieloket in toekomst.
5.2
Organisatie deelprojecten I Metadatering en IIStijlgids
De medewerkers van de verschillende inspecties fungeren als leden van de te formeren teams/werkgroepen voor Metadatering en Stijlgids. De Werkgroep Communicatie fungeert als klankbord en per kwartaal of zoveel eerder als nodig vindt rapportage plaats.
5.3
Organisatie deelproject III Optimalisatie Inspectieloket
Ook voor het deelproject optimalisatie inspectieloket wordt gewerkt met de hierboven genoemde Stuurgroep. De bestaande redactiewerkgroep voor de inspectieloketten zal een van de aanspreekpunten zijn voor de optimalisatie activiteiten van Inspectieloket.
5.4
Voortgangsrapportages
De projectleider en SSO VenW leveren tevoren een projectplan en planning in en maken wekelijks of indien zo afgesproken maandelijks een
19
kort overzicht van verrichte werkzaamheden/activiteiten/afspraken op t.b.v. de stuurgroep en waar nodig voor algemene berichtgeving over de voortgang.
5.5
Risico’s
Voor kleinere inspectiediensten kan het lastig zijn om te participeren in alle projectonderdelen. Daarmee kan het draagvlak binnen de dienst voor het overall project afbrokkelen. Oplossing daarvoor is regelmatige voortgangsrapportages en een goede briefing in management/staf voor aanvang van de deelprojecten. Gegeven het aantal organisaties dat bij het proces betrokken is, kunnen de processen gemakkelijk verzanden. Oplossing daarvoor is heldere briefing en beschrijving vooraf, expliciete planning, benoemen van deelprojecten per dienst en contactpersonen en goede rapportage. Volgtijdelijkheid van de projecten zou ertoe kunnen leiden dat alles wacht op metadatering en stijlgids. Dat leidt tot vertraging. Daarom zorgen voor goede voorbereiding vooraf (inventarisatie van te migreren teksten en productie nieuwe teksten) en van parallelle deelprojecten.
20
6
Budget
6.1
Totaalkosten
Hierbij gaat het enerzijds om nieuwe activiteiten en anderszijds om activiteiten die nodig zijn voor regulier onderhoud en beheer van www.inspectieloket.
Personeel 1x 0,8 fte voor projectleider VISI, te plaatsen bij Bureau Inspectieraad (structureel/dwz 2 jr) bij voorkeur te combineren met 0,2 fte voor overige activiteiten programma communicatie zoals hoofdredactie emailnieuwsbrief, advisering over communicatie en berichtgeving over VT, ondersteuning werkgroep communicatie. (N.B. Deze personele inzet kan binnen de totale “formatieve” ruimte van het Bureau Inspectieraad worden gevonden. Derhalve is géén sprake van een extra claim).
Materieel Structureel Onderhoud en beheer inspectieloket in totaal 80.000 euro: •
Redactiewerk en webplaatsing t.b.v. inspectieloket
50.000
•
Hosting, technisch beheer en aanpassingen
30.000
Incidenteel in 2009 voor verbetering inspectiewebsites en optimalisatie inspectieloket in totaal 115.000 en valt uiteen in: •
Inhuur projectadvies metadatering
30.000
•
Inhuur advies en workshopbegeleiding stijlgids
20.000
•
Bouw Release 3 Inspectieloket
30.000
•
Zoekmachine + inregelen
35.000
Bekendmaking van het inspectieloket door berichtgeving, •
6.2
Bekendmaking IL, emarketing
40.000
Uitsplitsing kosten en toelichting
21
6.2.2 Metadatering
Voor metadatering zal worden aangesloten bij het traject van de werkgroep ICT e-inspecties als wel bij de de Rijksbrede Metastandaarden van de RVD. Inspecties zijn nog weinig aangesloten op dit traject. Dit zal dan ook betekenen dat er bij de inspecties en bij e-inspecties extra tijd gaat zitten in goede invoering hiervan, bij voorkeur als er toch al een nieuwe site wordt gebouwd. Per inspectie zal daarop worden geïnvesteerd, maar omdat het de kwaliteit en de toegankelijkheid van de informatie van alle inspecties ten goede komt zou dit als gezamenlijk voorziening worden aangemerkt en door de Inspectieraad worden bekostigd. Aangezien hierover tot dusverre geen kennis bij e-inspecties over is gerapporteerd, wordt daartoe externe expertise ingehuurd t.b.v. begeleiding workshops, expertmeeting etc.. (ca 30.000 euro)
6.2.3 Stijlgids voor inspecties
Voor de stijlgids zal worden aangesloten op de stijlgids rijk. Coördinerende activiteiten en een aantal bijeenkomsten die leiden tot enkele gezamenlijke afspraken en voorwaarden waar inspecties bij vernieuwing van de website aan zullen voldoen zijn hiervoor noodzakelijk. Ook hiervoor wordt externe begeleiding en advies ingehuurd (ca. 20.000 euro). Het resultaat is een boekje, een inspectiestijlgids. (productie en begeleidingskosten ca. 12.000 euro)
6.2.4. Inspectieloket optimalisatie
Voor onderzoek naar en installatie van een zoekmachine, ontwikkeling van een redactieconcept samen met de bestaande loketten en eventueel ombouw/ aanpassing van bestaande loketten is capaciteit nodig. Personele inzet voor inspectieloket was tot dusverre nog niet apart begroot omdat de werkzaamheden hiervoor vanuit de Inspectie VenW werden verricht. Voor structurele aanpak is dit echter wel noodzakelijk. Daarom is met ingang van dit jaar ook de benodigde capaciteit om inspectieloket in de lucht te houden gebudgetteerd. Voorzien is ook in (bescheiden) redactionele en plaatsingscapaciteit om te zorgen dat de informatie van alle frontoffices en/of domeinen in inspectieloket kunnen worden geïntegreerd. Door centraal deze voorziening aan te bieden wordt per inspectieloket ook kosten voor de
22
verschillende frontoffices bespaard (zie ook pag 14). In totaal gaat het om ca.30.000-70.000 euro per dienst aantoonbaar.
Invulling van de functie (S13/14) Projectleider VISI zou voor 0,8 fte gericht moeten zijn op ontwikkeling, aansturing medewerkers en inhuren van adviseurs t.b.v. beheer en optimalisatie inspectieloket, begeleiding redacteuren en webadviseurs van inspecties t.b.v. metadatering en stijlgids, onderhoud contacten SSO VenW, RVD/ONS, e-inspecties, secretariaat, bekendmaking van inspectieloket en bekendmaking en ondersteuning via inspectieloket van de handhavingscommunicatieacties van individuele inspecties past daarin eveneens. De combinatie van deze activiteiten met 0,2 fte overige communicatiewerkzaamheden zoals hoofdredactie emailnieuwsbrief VT, ondersteuning Werkgroep communicatie, advisering over communicatie VT en signaleren ontwikkelingen levert meerwaarde op.
Binnen de overheid gehanteerde zoekmachines zoeken op alle sites met als gevolg te uitgebreide zoekresultaten en twijfel over relevantie en actualiteit van gegevens. Om specifieke inspectie informatie te kunnen vinden moeten de url’s worden gedefinieerd. Dat lukt niet met de nu gratis beschikbare versie van minigoogle, maar wel met de iets uitgebreidere versie; de search appliance. Een aantal ministeries maken daarvan inmiddels gebruik voor hun diensten (VenW, EZ).
Bekendmaking van www.inspectieloket.nl is noodzakelijk omdat natuurlijk bedrijven, instellingen en burgers niet spontaan op het idee komen om daar naar inspectieinformatie te gaan zoeken . Daarvoor is een budget wenselijk van ca. 40.000 euro ter ondersteuning van gezamenlijke communicatieacties. Te denken valt aan bijv. e-marketing, infokaartjes voor KvK, gemeenten, en instellingen; aankondigingen in de KvK krant.
23
Bijlage 1 4.2.4 Advies globaal plan van aanpak Vernieuwing Corporate Sites op basis van SSO VenW-model
4-5 corporate inspectiessites zijn vernieuwd, waarbij de inspecties zoveel mogelijk gezamenlijk oppakken uit kosten- en efficiëncy oogpunt. Benoeming van een projectleider die gezamenlijke zaken oppakt en zoveel mogelijk centraal aanlevert (ook advies over procesaanpak) gekoppeld aan een projectleider per inspectie.
Fasering en planning 1. Inventarisatie: inventariseren overeenkomsten/verschillen in gewenste functionaliteiten/ analyse/ inventarisatie planning (verschillen in planning helder krijgen) Dit duurt ongeveer 1 maand. 2. SAMEN?: Inventarisatie stavaza corporate sites, wie willen gezamenlijk optrekken Dit duurt ca. 2 weken/1 maand. Opmerkingen: wie beslist/beslissen? De inspecties zelf? De inspectieraad? Samen? 2a. aanwijzen projectleiding en organisatie + uitwerking planning in detail 3. Van programma van eisen naar functioneel ontwerp nav doelgroeponderzoek (uitwerken wensen en eisen deelnemende inspecties/functionaiteiten/ aan welke functionaliteiten zijn al sowieso beschikbaar (kies model) dit vergt 2-4 maanden Opmerkingen: aanhaken bij IVW aanpake? Nieuw ontwerp? (quick scan) 4. CMS** Opmerkingen: CMS moet toekomstbestendig zijn! 5. Aanbesteding (aanvragen offertes (SSOVenW alleen of ook anderen?)/ Duur aanbestedingstraject 1-5 maanden indien Europees Opmerkingen: uitzoeken of we met aanbestedingsrichtlijnen in conflict komen? 6. Bouw (bouw verschillende sites, contentinventarisatie, -beoordelingaanvulling en migreren content) Duur ca. ¾ maanden (contentslag eerder inzetten) 7. Testen: usability test uitvoeren Duur ca. 2 weken Opmerking: wel 4-6 weken tevoren aanvragen 8. Evalueren en bijstellen Duur 1-4 weken
24
Communicatieplan Uitvoering ervan om de relevante doelgroepen te informeren over de ingebruikname en de nieuwe mogelijkheden ervan.
Opleidingsplan De opleidingsbehoefte voor gebruikers en beheerders van de sites wordt in kaart gebracht en op basis daarvan zullen trainingen plaatsvinden.
Lancering en Afronding p.m.
25
