Virágh Gedeon Szakközépiskola és Szakiskola
ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
2005
-1-
AZ ÜGYVETELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT TARTALOMJEGYZÉKE
ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT ............................................................................ 3 I. AZ ÜGYVITEL RENDJE ....................................................................................................... 3 1. Az ügykör és az ügyvitel fogalma ......................................................................................... 3 2. Az iskolatitkár és a gazdasági adminisztrátor feladatköre........................................................... 3 3. Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása ................................................................................. 4 4. Az intézményi bélyegz k nyilvántartása................................................................................. 4 5. Felvilágosítás hivatalos ügyekben ......................................................................................... 4 6. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete .......................................................... 5 II. AZ ÜGYIRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE ........................................................................... 5 1. Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak ............................................................................. 5 ÉRTELMEZ RENDELKEZÉSEK ............................................................................................. 5 2. Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok ............................................................. 8 3. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása ................................................................ 8 4. A küldemények átvétele és felbontása.................................................................................... 8 5. A küldemények feldolgozása ............................................................................................... 9 III. AZ ÜGYIRATOK IKTATÁSA .............................................................................................. 9 l. Az iktatókönyv .................................................................................................................. 9 2. Az iktatás szabályai ........................................................................................................... 9 IV. AZ ÜGYINTÉZÉS ÉS A KIADMÁNYOZÁS ........................................................................ 10 1. Az ügyintéz k és a kiadványozási jogkör ............................................................................. 10 2. A kiadvány tartalma ......................................................................................................... 10 3. A kiadvány alaki kellékei .................................................................................................. 11 4. A kiadványok leírása (tisztázata) ........................................................................................ 11 5. A kiadvány egyeztetése és aláírása ...................................................................................... 11 6. A boríték címzése és a kiadványok továbbítása...................................................................... 11 V. AZ IRATTÁROZÁS ÉS AZ IRATSELEJTEZÉS RENDJE ........................................................ 12 1. Az irattári terv................................................................................................................. 12 2. Az iratok irattárba helyezése .............................................................................................. 12 3. A kézi irattár................................................................................................................... 12 4. Az irattári rzés ............................................................................................................... 12 5. Az irattári anyag selejtezése ............................................................................................... 13 6. Az iratselejtezési jegyz könyv ........................................................................................... 13 VI. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK ................................................................................................. 14 1. A szabályzat id beli és személyi hatálya .............................................................................. 14 2. A szabályzat hozzáférhet sége és módosítása........................................................................ 14
-2-
ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT A Virágh Gedeon Szakközépiskola és Szakiskola gazdasági szervezetének ügyviteli és iratkezelési szabályzata a 11/1994.(VI.8) MKM.4.sz. melléklete, a 1995. évi LXVI. törvény. valamint a 40/1998-as Korm.rend alapján és értelmében készült, munkáját ez alapján végzi..
I. AZ ÜGYVITEL RENDJE 1. Az ügykör és az ügyvitel fogalma Az ügykör az intézmény hatáskörébe tartozó személyek vagy szervezetek érdekét érint helyzetek, tényállások csoportja. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény illetékes alkalmazottainak kell gondoskodni. Az intézmény f bb ügykörei: vezetési és igazgatási ügykör, nevelési és oktatási ügykör, gazdasági ügykör, közalkalmazotti személyi ügykör, tanulói ügykör, egészség- és gyermekvédelmi ügykör
Az ügyvitel ( ügyintézés ) az intézmény ügykörébe tartozó hivatalos ügyek intézésében kifejtett tevékenység. Az intézmény m ködésével kapcsolatos ügyvitelt a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelel en kell ellátni.
2. Az iskolatitkár és a gazdasági adminisztrátor feladatköre Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatban hivatalos ügyek szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísér iratkezelés az iskolatitkár munkakörébe tartozik. Fontosabb feladatai közé tartoznak az alábbiak: a hivatali ügyek nyilvántartása, - az ügyiratok nyilvántartása, a küldemények átvétele, felbontása, kezelése, a hivatalos ügyek csoportosítása, rangsorolása, az iratok iktatása, el iratok csatolása, az ügyek irányítása és a szükséges iratok továbbítása az ügyintéz khöz, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése, az iratok iktatása, el íratok csatolása, mutatózása, - a határid s ügyek nyilvántartása, az ügyek irányítása és a szükséges iratok továbbítása az ügyintéz khöz, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése, -3-
kiadványozás el készítése, a kiadványok továbbítása, postai feladása, a továbbítandó küldemények bérmentesítésére szolgáló ellátmány kezelése, az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése, - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése, az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzékek készítése, - az irattári anyag selejtezése vagy levéltári átadása, . .
3. Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása Az intézmény vezet je által szignált határid s és egyéb iratokat a titkárság nyilvántartó könyvébe kell bevezetni, és még a szignálás napján át kell adni az ügyintéz knek. Az iskola titkár az ügyintéz k részére - elintézés céljából - az ügy iratait átadja. Az ügyek határidejének betartásáért az iskola titkár és a gazdasági dolgozó, akinek a munkakörében ez szerepel felel, ezért a határid höz kötött ügyek határidejér l is nyilvántartást kell vezetni. Határid -nyilvántartás történik az iktatókönyvben. A határid t az iktatókönyv Megjegyzés vagy Elintézési határid rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni. Elintézend ügy iratát határid -nyilvántartásba helyezni csak vezet vagy vezet helyettes engedélyével lehet. Az engedélyt az ügyet kísér iraton fel kell tüntetni. A jogorvoslat közbens intézkedése az elintézési határid t a törvényes keretek között arra az id pontra módosítja, mikor a közbens intézkedésre válasz érkezik
4. Az intézményi bélyegz k nyilvántartása Az intézményvezet engedélye alapján készített hivatalos bélyegz ket a gazdasági adminisztrátornak kell tartani. A bélyegz k nyilvántartólapján fel kell tüntetni: a bélyegz lenyomatát, a bélyegz t használó szervezeti egység nevét, a bélyegz használatára jogosultak nevét és aláírásait, - a bélyegz kiadásának dátumát, a bélyegz rzéséért felel s dolgozó nevét. A gazdasági adminisztrátor gondoskodik - a bélyegz t használók jelzése alapján - sérült és elavult bélyegz k megsemmisítésér l, valamint az új bélyegz k beszerzésér l és a bélyegz k szétosztásáról. A bélyegz használója felel s a bélyegz biztonságos rzéséért és a hivatali munkával kapcsolatos rendeltetésszer és jogszer bélyegz használatért. A bélyegz elt nése esetén a bélyegz felkutatására és az ügyben lefolytatott eljárásra, valamint szükség esetén a bélyegz érvénytelenítésére a gazdasági vezet helyettes intézkedik.
5. Felvilágosítás hivatalos ügyekben Az intézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéz vagy vezet ( intézményvezet és vezet helyettes ) adhat. Tanulónak, valamint szül jének ( vagy a tanuló igazolt képvisel jének ) a tanulóra vonatkozó iratokba való betekintést oly mértékben kell biztosítani, amennyire ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges - az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek megfelel en. -4-
Hivatalos szerveknek ( fenntartó, különböz hatóságok ) a személyiségi jogokat nem sért adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyez ségér l az ügyiratkezel nek gondosan meg kell gy z dni. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszél n, illet leg a jelenlév érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhet k. Távbeszél n vagy személyes tájékoztatás keretében történ ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéz aláírását.
6. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete Az intézmény ügyviteli és iratkezelési feladatait az intézményvezet (igazgató) és gazdasági vezet irányítja, s ellátja annak felügyeletét is. A gazdasági tárgykör ügyvitel és iratkezelés közvetlen irányítása és ellen rzése a gazdasági vezet helyettes feladata. Az ellen rzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat a nyilvántartókönyv soron következ rovatába kell bejegyezni. Ide kell beírni az ellen rzések során megállapított hiányosságok megszüntetésére tett intézkedéseket.
II. AZ ÜGYIRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE 1. Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak Irat: minden írott szöveg, rajz, vázlatrajz, terv, tervrajz, fénykép, kép, hangfelvétel, film, térkép, kotta, mágneses és más adathordozó ( adattároló ), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más dokumentáció, amely bármilyen anyagon, bármilyen elnevezéssel ( feljegyzés, el terjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet stb. ) bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogel dei m ködése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van. Levéltári anyagnak kell tekinteni a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, m szaki kulturális, oktatási, nevelési vagy egyéb szempontból jelent s történeti érték iratokat, amelyekre az ügyvitelnek már nincs szüksége. Az irattári terv foglalja rendszerbe az intézmény által ellátott ügyköröket, és az elintézend ügykehez kapcsolódó iratokat, ennek megfelel en tagolja. Az irattári terv ezáltal az iratok rendszerezésének az alapja.
ÉRTELMEZ RENDELKEZÉSEK Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböz iratok átmeneti jelleg összekapcsolása. Beadvány: valamely szervhez érkez hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszer en a szervnél vagy személynél marad. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. El adói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez; az el adói ív két vagy több lapból állhat. -5-
Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megel z fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztet képerny rovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Feladatkör: azoknak a feladatoknak összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során. Gy jt ív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkez válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve; a gy jt ív tartalmazza az alap(kezd )irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkez válaszok sorszámainak, a beküld k iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartására. Gy jt szám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkez válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lév gy jt íven tartják nyilván; a gy jt számként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell. Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszer en jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követ postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvet része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetés iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegz lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktató képerny rovatait töltik ki. Iktatókönyv: a szerv rendeltetésszer m ködése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és meg rzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, bels ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is. Irat (Ltv.-b l átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jelleg kézirat kivételével -, amely valamely szerv m ködésével, illet leg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Iratkezelés (Ltv.-b l átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhet ség szempontjából történ válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszer és biztonságos meg rzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és m ködési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. Irattári terv (Ltv.-b l átvéve): a köziratok rendszerezésének és a selejtezhet ség szempontjából történ válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladatés hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhet irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú meg rzésének id tartamát, továbbá a nem selejtezhet iratok levéltárba adásának határidejét. Irattár (Ltv.-b l átvéve): megfelel en kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszer és biztonságos rzésére alkalmas helyiség. Irattári anyag (Ltv.-b l átvéve): a szerv m ködése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszer en az irattárába tartozó iratok összessége. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a m ködése során keletkez és hozzá kerül , rendeltetésszer en hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és rzését végzi. Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképz valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez. -6-
Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkez ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részér l hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhet ségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részér l ("K" bet jellel). Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezet je részér l kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Közfeladatot ellátó szerv (Ltv.-b l átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy. Közirat (Ltv.-b l átvéve): a keletkezés idejét l és az rzés helyét l függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott. Közlevéltár (Ltv.-b l átvéve): a nem selejtezhet köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végz , közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár. Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra el készített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesít számítástechnikai m velet. Levéltár (Ltv.-b l átvéve): a maradandó érték iratok tartós meg rzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszer használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Másodlat: a több példányban, egyidej leg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az els példányon lév vel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formah ), egyszer (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészít része, amely elválaszthatatlan attól. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísér irattól - elválasztható. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzít , tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (el - és utóiratok) végleges jelleg összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Szerv (Ltv.-b l átvéve): jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkez szervezet. Szervezeti és m ködési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéz kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részér l, akinek hatáskörébe tartozik az ügy kiadmányozása. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy m ködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkez ügyek ellátása, az eközben felmerül tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintéz : az ügy(ek) érdemi intézését végz személy, azaz az ügy el adója, aki az ügyet döntésre el készíti. Ügyirat: a szerv rendeltetésszer m ködése, illetve ügyintézése során keletkez irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. -7-
Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. Ügyvitel: a szerv folyamatos m ködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.
2. Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyr l kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak az intézményvezet , illetve a felel s vezet helyettes engedélyével lehet, ügyelve arra , hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg. Az ügykezel nél lév iratba akkor tekinthet be, ha az a munkájával, tevékenységével összefügg feladatok ellátása ezt szükségessé teszi.
3. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása Az intézmény ügyeinek iratairól másolatot az iskolatitkár vezet i engedéllyel adhat ki. A másolatot A másolat hiteles felirattal, keltezéssel és az engedélyez aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított eredeti okmányokról ( bizonyítványok, oklevelek, stb. ) azok elvesztése vagy megsemmisülése esetén, a törzslap alapján.
4. A küldemények átvétele és felbontása Az intézmény részére postán vagy kézbesít útján érkez iratokat, tértivevényeket és más küldeményeket, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványokat és kérelmeket az iskolatitkár veszi át. A nyilvántartott küldeményeket ( ajánlott, expressz-ajánlott, távirat, csomag stb. ) a posta szabályainak megfelel en kézbesít könyvvel kell átvenni. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani: a tévesen címzett küldeményeket, a névre szóló iratokat, amelyekr l az iratkezel megállapítja, hogy tartalmuk magánjelleg és ezért hivatalos elintézést nem igényelnek, a diákönkormányzat, az iskolaszék, a szül i szervezetek, a szakszervezet és más társadalmi szervezetek címére érkezett, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az intézményvezet fenntartotta magának. Fel kell bontani minden küldeményt, amelyr l a boríték ( csomagolás ) alapján megállapítható, hogy nem magánjelleg . Így felbontandók azok a levelek is, amelyeken - az intézmény neve el tt vagy után - névre szóló címzés található, és feltételezhet , hogy a küldemény tartalma hivatalos jelleg . A névre szóló iratot - amennyiben az hivatalos elintézést nem igényel a címzett a felbontást követ en juttassa vissza az iratkezel höz iktatás céljából. Amennyiben az iskolatitkár azt állapítja meg, hogy a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor köteles a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez
-8-
továbbítani. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt - értesítés ellenében - vissza kell küldeni a feladónak.
5. A küldemények feldolgozása A küldemény felbontásakor egyeztetni kell a feltüntetett tartalom meglétét: ellen rizni kell a feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Jelezni kell továbbá, ha a boríték sérült, illetve a mellékletek között pénz, nemzetközi válaszbélyegszelvény, illetékbélyeg stb. található. Az esetleges felmerül irathiány okát a küld szerv - lehet leg rövid úton - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani a fenntartótól érkezett megkereséseket, az intézményhez címzett idézéseket, meghívókat. A vezet k nevére érkez küldeményeket az ügyiratkezel soron kívül továbbítja a címzetthez. A borítékot akkor kell az irathoz csatolni és ezt az iraton feltüntetni, ha a postára adás id pontjához jogkövetkezmény ( fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat stb. ) f z dhet, valamint a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg.
III. AZ ÜGYIRATOK IKTATÁSA l. Az iktatókönyv Az intézménybe érkezett, illet leg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történ bevezetéssel, naptári évenként eggyel kezd d sorszámos rendszerben történik az iratok érkezésének sorrendjében. Az iktatás céljára A. Tü. 804 r. sz. nyomtatványszámú iktatókönyvet kell használni. Év végén - az utolsó iktatás alatt - keltezéssel és névaláírással le kell zárni. Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, valamint ennek alapján a helyes mutatózás elvégezhet legyen. Az iktatás sorszámozása az els iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad. A dátumot naponta csak az els nek iktatott iratnál kell feltüntetni. Az iktatókönyvben iktatószámot üresen hagyni nem szabad. A téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni, vagy más módon eltüntetni ( radírozás, ragasztás, kifestés stb. ). A tévesen bejegyzett adatokat vékony vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti ( téves ) bejegyzés olvasható maradjon, - és fölé kell írni a helyes szöveget.~
2. Az iktatás szabályai Az intézménybe érkezett iratokat érkeztetési iktatóbélyegz vel látjuk el.(bélyegz lenyomatán szerepel:érkezés dátuma év, hó, nap iktatókönyv sorszáma alszáma - ügyintéz neve, mellékletek száma. Az ügyiratok minden mellékletére rá kell írni az irat iktatószámát. A visszaküldend mellékleteket célszer már az iktatáskor borítékba tenni és az iktatószámot, évszámot, valamint tételszámot azon feltüntetni. Az irathoz az iktatást követ en csatolni kell az irat el zményeit. Egy iktatószámhoz legfeljebb három eltétel rendelhet . Az iktatókönyvben ugyanezen módszerrel az id rendi sorrendben legutolsónak keletkezett ügyiratszámmal kell kivezetni a korábbi ügyiratokat. Ezt a módszert kell alkalmazni az eltér irattári tételszámú iratok esetében is. Nem kell iktatni a beérkez küldemények közül az alábbi iratokat: - amelyekr l a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást ( pl. személyzeti nyilvántartások, gazdasági jelleg nyilvántartások, könyvelési bizonylatok, stb. ) kell vezetni
-9-
- a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket ( meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, prospektusokat, szaklapokat és folyóiratokat ). A táviratok és telefaxok iktatása oly módon történik, hogy az értesítés szövegét a vonatkozó irathoz kell csatolni. Ha az ügynek még nincs írásos el zménye, a távirati- vagy fax- szöveget el adóívhez kapcsoltan kell beiktatni. Gy jt számos iktatást kell alkalmazni akkor, amikor az id szakos jelentések, adatszolgáltatások nagy mennyisége ezt szükségessé teszi, - különösen, ha együttesen történik az ügyek elintézése is. Gy jt szám ( közös iktatószám) alatt iktathatók az egy személyt l származó vagy a pályázati kiírásra beérkez jelentkezések, az azonos ügyre vonatkozó panasziratok, stb.
IV. AZ ÜGYINTÉZÉS ÉS A KIADMÁNYOZÁS 1. Az ügyintéz k és a kiadványozási jogkör Az ügyintéz k az ügyeket érkezési sorrendben és sürg sségük figyelembevételével kötelesek elintézni. Az ügyintéz nek az ügyeket dokumentáló, illetve az ügy intézéséhez kapcsolódó kiadványok készítése érdekében kiadványtervezetet kell írni, és az illetékes vezet (helyettes) részére bemutatásra el kell terjeszteni. Az ügyintéz a kiadványtervezetet amennyiben az irat tartalma és alaki kellékei megfelelnek, - a vezet (helyettes) felülvizsgálata után a kiadványozási joggal rendelkez intézményvezet nek mutatja be. Az intézményvezet a kaidványtervezetet "K" (kiadható) jelzéssel, névaláírással (vagy annak rövidített változatával ) , valamint a keltezés feltüntetésével adja ki. A kiadványozási jogkör szabályait az intézmény szervezeti és m ködési szabályzata tartalmazza. A kiadványozott intézkedés szövegén - elküldés el tt - csak az módosíthat, aki azt kiadványozta. Elküldés után a kiadványozott intézkedés szövege nem módosítható.
2. A kiadvány tartalma Az intézmény ügyintézésével kapcsolatban keletkez ügyiratoknak ( kiadványoknak ) az alábbiakat feltétlenül tartalmaznia kell: az intézmény nevét, székhelyét, az iktatószámot és a mellékletek számát, - az ügyintéz nevét, az ügyintézés helyét és idejét, az irat aláírójának nevét és beosztását az intézmény körbélyegz jének lenyomatát. Amennyiben az irat szövege az elintézend üggyel kapcsolatban hozott határozat, ezt minden esetben indoklással kell ellátni. A határozat felépítése: bevezet , és rendelkez rész, valamint indoklás. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illet leg, ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történ utalást. Utalni kell arra, hogy az eljárással kapcsolatban jogorvoslatra nyílik lehet ség. Ha a határozat ellen a törvényben megállapított fellebbezési határid n (kézhezvételt l számított 15 nap) belül fellebbezéssel élnek - és az intézmény els fokú határozatát nem vonja vissza, illetve nem módosítja, - az intézmény 8 napon belül köteles felügyeleti szervének megküldeni az ügyben keletkezett összes eredeti iratot. Ebben az esetben az irattárba iratpótlóként az eredeti irat másolata kerül. A határozatokkal kapcsolatos iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen, az esetleges jogviták, illetve fellép jogkövetkezmények tisztázása érdekében.
- 10 -
3. A kiadvány alaki kellékei A kiadvány alaki kellékekkel rendelkezik, melyeknek egy részét a kiadvány bal fels részén kell feltüntetni. Ezek az alábbiak: az intézmény jellemz i ( név, cím, irányítószám, postafiók és távbeszél száma ) az irat iktatószáma, - az ügyintéz neve. A kiadvány jobb fels részén a következ ket kell feltüntetni: - az irat tárgya, az esetleges hivatkozási szám, - a mellékletek száma. A fentieket követi a címzés, majd a kiadvány szövege.
4. A kiadványok leírása (tisztázata) A kiadványozott iratok leírása ( tisztázatának elkészítése ) a beosztott munkatárs feladata. A gépíró munkatárs csak kiadványozott iratot tisztázhat le kivéve, ha a kiadványozás el tti tisztázásra külön utasítást kapott. A leírást az anyagtakarékosság szem el tt tartásával a szükséges méret papíron kell elvégezni. A leírásnál gondot kell fordítani a tisztázat külalakjára. Tintával javított, átütött szöveg vagy hiányos tisztázat nem küldhet el. A tartós meg rzést igényl ( történeti érték ) iratokat jó min ség papírra kell írni. A vezet által jóváhagyott iratok tisztázásának elkészítése az iskolatitkár vagy a gépíró feladata. A leírásnál a kiadvány szövegét l eltér rövidítések alkalmazása tilos, a dátum mindig legyen azonos a kiadványozás keltével.
5. A kiadvány egyeztetése és aláírása A leírás után a kiadvány egyeztetését, azaz összeolvasását két alkalmazott végzi. Egyikük a kiadványozott szöveget olvassa, a másik pedig a tisztázat szövegét ellen rzi. Ha a tisztázatban javítást kell végezni, a javított részt újból kell egyeztetni. Az elintézett ügyekkel kapcsolatos kiadványokat eredeti aláírással vagy hitelesített kiadványként lehet eltüntetni. Ha a kiadványozó eredeti aláírására van szükség, a kiadvány szövegének végén, a keltezés alatt, a levélpapír jobb oldalán a kiadványozó nevét zárójelben, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni. Ha a kiadványt nem eredeti aláírással kell elküldeni, hanem hitelesített kiadványként, - a keltezés alatt, a levélpapír jobb oldalán a kiadványozó nevét zárójel nélkül "s.k." toldattal, valamint alatta a hivatali beosztását kell szerepeltetni. A keltezés alatt bal oldalon "A kiadvány hiteles" záradékot kell rágépelni. A hitelesítést végz irodai dolgozó a záradékot aláírásával és körbélyegz vel hitelesíti. A leíró a tisztázat elkészítését az iraton ( az iktatási bélyegz lenyomat vagy az el adói ív megfelel rovatában ) saját névaláírásával és keltezéssel köteles jelezni. Bélyegz lenyomat ( körbélyegz ) csak az elküldött eredeti iratanyagon szerepel.
6. A boríték címzése és a kiadványok továbbítása A borítékokat a kiadványon feltüntetett címzettek részére a leíró készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a kiadvány iktatószámát, a postai irányítószámot és a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást ( expressz, ajánlott stb. ) is. A boríték címzését a postai el írásoknak megfelel en kell végezni. A küldeményeket közönséges, ajánlott, expressz, tértivevényes, ajánlott-tértivevényes levélként, csomagban illetve táviraton vagy telefaxon, elektronikus adatátvitel esetén INTERNET-en lehet elküldeni vagy továbbítani. Az elküldés módjára - ha az nem közönséges levélként történik - az ügyintéz köteles az iraton utalást adni. Expressz levélként, táviratként csak a soron kívüli postai kézbesítést igényl küldemé- 11 -
nyeket, illetve értesítéseket szabad továbbítani. Ajánlott levélben csak fontos vagy nehezen pótolható iratokat (okmányokat, bizonyítványokat stb.) szabad küldeni. Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha átvételének id pontjáról az intézménynek tudomást kell szereznie. Kézbesítést csak sürg s, kivételes esetekben szabad küldeményeket továbbítani. A kézbesítés a kézbesít vagy a vezet által kijelölt alkalmazott feladata.
V. AZ IRATTÁROZÁS ÉS AZ IRATSELEJTEZÉS RENDJE 1. Az irattári terv Az ügykörök ( ügycsoportok ) tagolása az irattári tervben sorszámmal jelölt irattári tárgykör ( tétel, tárgycsoport ) szerint történik. Az irattári tárgykört úgy kell meghatározni, hogy az ahhoz tartozó iratok ( az azonos tárgykörön túlmen en ) selejtezési határideje, illetve a levéltárnak történ átadása egységes legyen. Valamennyi tételnél jelölni kell a selejtezési határid t, valamint azt is, hogy a nem selejtezhet tételeket mikor kell a levéltárnak átadni. Az irattári tárgykörök ( tételek ) számát az ügyvitel igényeink megfelel en növelni vagy csökkenteni lehet. A nagyobb ügyfélforgalmú tételeket altételekre lehet bontani. Az intézmény ügykörében bekövetkez jelent s változás esetén az irattári tervet a következ év elején kell módosítani. Az irattári tervbe fel kell venni olyan iratféleségeket is, amelyek az általános szabályok szerint nem kerülnek iktatásra ( pl. gazdálkodással kapcsolatos kartonok, könyvelési, bérszámfejtési iratok stb. ). Az irattári tervben az ilyen iratok rzési helyét fel kell tüntetni, és a megfelel irattári tételszámot legkés bb akkor kell feljegyezni, amikor az irat végleges rzési helyére kerül.
2. Az iratok irattárba helyezése Az elintézett ügyek iratait az alábbi záradékkal kell ellátni:" További intézkedést nem igényel, ezért irattárba helyezhet ", dátum, intézményvezet aláírása. Csak olyan iratot szabad az irattárba elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek és határid s kezelést nem igényel. Az irattárba helyezés el tt az iskolatitkár köteles az iratot átvizsgálni, hogy nincs benne idegen irat, továbbá, hogy minden kezelési utasításnak eleget tettek-e. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelel rovatában aláírással, a hónap és a nap feltüntetésével kell feljegyezni. Az irattárnak meg kell felelni a biztonságos tárolás feltételeinek. Iskolánkban A központi irattár riasztó rendszerrel ellátott. Az irattárat nyílászáró (ablak) olomüveg és vasrács védi. A bejárat az iskola folyosójáról történik melyet biztonsági zárral felszerelt dupla ajtó véd. Poroltóval ellátott. A megfelel h mérsékletet radiátor f tés biztosítja.
3. A kézi irattár Az intézmény három évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni és rizni az évek (ezen belül az iktatószámok) sorrendjében, jól zárható szekrényben. Minden tárgykört (tételt) külön dossziéban, a dossziékat pedig dobozokban vagy fed lemezek között kell tárolni úgy, hogy egy iratköteg tizenöt centiméternél nagyobb ne legyen.
4. Az irattári rzés Az iratári rzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári rzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évét l kell számítani. határid nélküli rzési id vel megjelölt irattári - 12 -
tételeket, illetve a történeti érték ügyiratokat meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Az irattár irattári terv szerint nem selejtezhet tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek selejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá, a jogszabályban meghatározott id eltelte után át kell adni a levéltárnak.
5. Az irattári anyag selejtezése Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti érték és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni. A selejtezés az irattári terv alapján történik, ennek megfelel en az irattárban rzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni és ki kell választani azokat, amelyeknek az rzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. . Az iratok selejtezését az intézményvezet rendeli el és ellen rzi. A tervezett iratselejtezést harminc nappal el bb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. A bejelentés az iskolatitkár feladata. A selejtezéssel járó szervezési és ellen rzési feladatok ellátására selejtezési bizottságot kell létrehozni. Az intézménynél keletkezett, de nem iktatott iratokat az intézményvezet által megállapított rzési id után szabályos selejtezési eljárással, - az iratok egyénenkénti elbírálásával - kell selejtezni.
6. Az iratselejtezési jegyz könyv A selejtezésre szánt iratokról három példányban selejtezési jegyz könyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: az intézmény nevét, a selejtezett irattári tételek pontos megnevezése és darabszáma, az iratok irattárba helyezésének évét, - az iratok mennyiségét, az iratselejtezést végz személyek nevét, - a selejtezést ellen rz személy nevét. A selejtezési jegyz könyv kett példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltárnak - a visszaküldött selejtezési jegyz könyvre vezetett - hozzájárulása alapján lehet. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. Levéltári átadás, illetve átvétel id pontját esetr l esetre a levéltárral egyeztetve kell megállapítani. ( a selejtezési szándékot 30 nappal korábban írásban be kell jelenteni az illetékes megyei levéltárnak.)A levéltárnak csak teljes, lezárt évfolyamú és rendezett irattári tételeket lehet átadni. Az iratokat jegyzékkel, az intézmény költségén kell a levéltárnak eljuttatni. Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással megsz nik, az el nem intézett, folyamatban lév ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az irattár átvételér l jegyz könyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Ha az intézmény jogutód nélkül sz nik meg, az intézmény vezet je a fenntartó intézkedésének megfelel en gondoskodik az iratok elhelyezésével kapcsolatban. Az intézkedésr l tájékoztatást küld a levéltárnak.
- 13 -
VI. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat id beli és személyi hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára. Jelen igazgatói utasítás 2005.április 1. napjával lép hatályba és ezzel egyidej leg minden korábbi vonatkozó bels utasítás hatályát veszti.
2. A szabályzat hozzáférhet sége és módosítása A szabályzat tartalmát az intézmény vezet helyettesei kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhet vé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára a vezet helyettes irodájában és a tanári szobában. A felel s vezet helyettes gondoskodik a jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükséges.
Kelt: Kunszentmiklós, 2005.március 18.
Toponáry András igazgató
- 14 -
This document was created with Win2PDF available at http://www.win2pdf.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.
