VII. KESEKRETARIATAN A. SEKSI KETATAUSAHAAN 1. Pengertian Ketatausahaan adalah salah satu unit kerja dalam penyelenggaraan PENAS XV
KTNA Aceh 2017, yang bertugas menangani urusan administrasi dan penataan kegiatan, mulai dari penyiapan bahan pengetikan, perbanyakan, penggandaan penyebaran dan pendistribusian sampai dengan pengarsipan surat menyurat dan dokumen PENAS XV KTNA Aceh 2017. 2. Tujuan Terselenggaranya pelayanan administrasi secara baik dan tertib bagi pelaksanaan
PENAS XV KTNA Aceh 2017. 3. Waktu dan Tempat a. Waktu : 1) Panitia Pelaksana Daerah PENAS XV KTNA Aceh 2017 Kota Banda Aceh mulai efektif menempati Sekretariat Bersama di Gedung
Komplek Stadion
Harapan Bangsa Banda Raya Kota Banda Aceh Bulan Desember 2016 b. Tempat : 1) Sekretariat Panitia Penyelenggara PENAS XV KTNA Aceh 2017/ Sekretariat Kelompok KTNA Nasional d/a Kanpus Kementan, Jl. Harsono RM, No. 3 Ragunan - Gedung D lantai V, Pasar Minggu - Jakarta Selatan (12250). Telp./Fax. (021) 7826084 dan Telp/Fax. (021) 7804386. 2) Sekretariat Panitia Pelaksana Provinsi PENAS XV KTNA Aceh 2017 Kantor Gubernur Aceh Sekretariat Panitia Pelaksana Kabupaten
Sekretariat Persiapan Badan Ketahanan Pangan dan Pelaksana Penyuluhan Kabupaten/Kota,ditentukan oleh masing-masing Kabupaten/Kota.
4. Ruang Lingkup Kegiatan a. Panitia Penyelenggara Mempersiapkan, pelaksanaan dan pengelolaan administrasi PENAS XV KTNA
Aceh 2017 yang meliputi : 1) Penyusunan konsep-konsep undangan yang sifatnya koordinatif seperti undangan rapat koordinasi PENAS XV KTNA Aceh 2017 antar bidang lainnya. Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
1
▪
Menyiapkan, menyusun, mendistribusikan dan mendokumentasikan suratsurat dalam rangka PENAS XV KTNA Aceh 2017.
▪
Menyiapkan dan menyusun rencana kebutuhan kesekretariatan (ATK)
PENAS XV KTNA Aceh 2017. ▪
Menyiapkan dan menyusun laporan perkembangan kemajuan persiapan penyelenggaran PENAS XV KTNA Aceh 2017.
▪
Membuat stempel yang sama untuk Panitia Pusat, Daerah dan Kabupaten, tetapi Kop Surat berbeda untuk tingkatan masing-masing Panitia.
▪
Tanda
Peserta
dan
Undangan
dibuat
semuanya
oleh
Panitia
Penyelenggara Pusat 2) Mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan dalam rangka persiapan dan penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi : ▪
Melakukan inventarisasi nama-nama pejabat yang akan datang dalam penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
▪
Melakukan koordinasi dengan instansi terkait lainnya dalam rangka penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan/acara PENAS XV KTNA
Aceh 2017. ▪
Melakukan koordinasi dengan Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten dalam hal persiapan penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi aspek pelayanan administrasi dll.
3) Mengkoordinasikan
dan
menyusun
rencana
penyelenggaraan
kegiatan
PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi : ▪
Menyusun jadwal kegiatan harian PENAS XV KTNA Aceh 2017.
▪
Menyusun laporan akhir penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017 bersama bidang-bidang kegiatan.
4) Mengkoordinasikan penyiapan, penyediaan, penggandaan dan penyebaran bahan–bahan untuk keperluan peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017.
b. Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten 1) Mempersiapkan, melaksanakan dan mengelola administrasi PENAS XV KTNA
Aceh 2017 yang meliputi : ▪
Menyiapkan dan menyusun konsep-konsep undangan yang sifatnya koordinatif untuk pelaksanaan rapat/pertemuan koordinatif PENAS XV
KTNA Aceh 2017 di daerah.
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
2
▪
Menyiapkan, menyusun dan mendokumentasikan surat-menyurat dalam rangka PENAS XV KTNA Aceh 2017 di daerah.
▪
Menyusun rencana kebutuhan bahan-bahan (ATK) dan kelengkapan bidang kegiatan kesekretariatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 di daerah.
▪
Melakukan inventarisasi nama-nama pejabat daerah (Provinsi Aceh) yang akan diundang dalam acara pembukaan dan penutupan PENAS XV KTNA
Aceh 2017. ▪
Menyiapkan dan menyusun Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
▪
Menyiapkan dan menyusun konsep sambutan Gubernur.
▪
Menyiapkan dan menyusun bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka konsultasi dengan Protokol Kepresidenan dan atau Protokol Wakil Presiden.
▪
Mengumpulkan dan menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun laporan perkembangan dan laporan akhir PENAS XV KTNA Aceh 2017.
2) Mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan dengan instansi terkait di Daerah dalam rangka persiapan dan pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi: ▪
Mengadakan pertemuan secara teratur dengan bidang-bidang kegiatan untuk mengevaluasi perkembangan persiapan dan pelaksanaan PENAS
XV KTNA Aceh 2017. ▪
Melakukan pertemuan-pertemuan terbatas dengan bidang-bidang atau seksi-seksi untuk mengetahui kemajuan persiapan persiapan lapangan setiap jenis kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
▪
Melakukan konsultasi secara teratur dengan instansi terkait guna pemantapan setiap kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
3) Mengkoordinasikan dan menyusun rencana kegiatan dan kelengkapan peserta
PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi : ▪
Melakukan kegiatan bersama bidang masing-masing yang diperlukan antara lain : sarana pemukiman, lahan kegiatan, gedung pertemuan, telekomunikasi, transportasi, konsumsi penerangan listrik dll;
▪
Menyusun rencana, pemantauan dan evaluasi serta jadwal penyelesaian sarana dan prasarana fisik kegiatan;
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
3
▪
Melakukan koordinasi dalam rangka penggandaan dan pendistribusian kelengkapan peserta antara lain : juklak, juknis, jadwal kegiatan harian, panduan, lembaran informasi, brosur dan lain-lain.
▪
Melakukan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka menyusun kebutuhan anggaran bidang-bidang atau seksi-seksi kegiatan PENAS XV
KTNA Aceh 2017. B. SEKSI PUBLIKASI, DOKUMENTASI DAN PELAPORAN 1. Pengertian a. Publikasi Publikasi
adalah
kegiatan
penyebarluasan
informasi
guna
meningkatkan
pemahaman dan dukungan masyarakat luas terhadap penyelenggaraan PENAS
XV KTNA Aceh 2017. Untuk mencapai tujuan publikasi ini, maka perlu dipersiapkan dengan matang bahan-bahan informasi untuk publikasi (desk information, leaflet, folder, spanduk, sticker, brosur) serta mengatur penjadwalan pertemuan dengan media massa (cetak dan elektronik). Baik yang dilakukan oleh Panitia Penyelenggara maupun Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten. b. Dokumentasi Dokumentasi adalah kegiatan penghimpunan hasil-hasil rekaman video, kaset, radio, foto, media cetak dan elektronik, tulisan/ulasan pengamat dan pemerintah serta pendapat umum untuk menjadi bahan dokumentasi, yang dilakukan sejak persiapan sampai dengan akhir pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017 dan dilaksanakan bersama antara Panitia Penyelenggara dan Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten. c. Pelaporan Pelaporan adalah kegiatan penghimpunan bahan-bahan hasil pelaksanaan kegiatan-kegiatan dari seluruh bidang dan seksi untuk selanjutnya dirumuskan dan disusun dalam bentuk pelaporan PENAS XV KTNA Aceh 2017. Pelaporan ini terdiri dari “Laporan Umum Penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017” yang berisi laporan singkat dari persiapan sampai dengan penyelenggaraan
PENAS XV KTNA Aceh 2017 dan “Laporan Pelaksanaan kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017” yang isinya lebih menekankan pada pelaksanaan kegiatan setiap bidang dan permasalahan yang dihadapi selama berlangsung PENAS XV
KTNA Aceh 2017. Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
4
2. Tujuan Memberikan
penjelasan
umum
dan
penyebarluasan
informasi
serta
mendokumentasikan kegiatan dari, oleh dan untuk KTNA Aceh khususnya dan masyarakat luas pada umumnya, di tingkat Pusat dan Daerah 3. Waktu dan Tempat a. Waktu
: Sebelum, selama dan setelah PENAS XV KTNA Aceh 2017
b. Tempat : Sekretariat Panitia Penyelenggara PENAS XV KTNA Aceh 2017 Sekretariat Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten PENAS XV KTNA
Aceh 2017.
4. Ruang Lingkup Kegiatan a. Menyiapkan dan menyusun bahan-bahan untuk keperluan “desk information” di Sekretariat PENAS XV KTNA Aceh 2017; b. Menyiapkan bahan informasi dan publikasi seperti leaflet, folder, spanduk, sticker, brosur di lokasi penyelenggaraan; c. Merancang dan mengatur penjadwalan serta menyiapkan bahan dalam rangka wawancara Menteri Pertanian, beserta jajarannya, Kepala Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian dan Ketua Kelompok KTNA Nasional dengan pihak Media TV, Radio, Pers/Media Cetak; d. Menghimpun seluruh hasil-hasil rekaman video, kaset, radio, foto-foto, sebagai bahan dokumentasi; e. Menghimpun dan membuat kliping terhadap koran dan semua tulisan/ulasan dan pendapat umum tentang PENAS XV KTNA Aceh 2017; f.
Menghimpun laporan kegiatan akhir dari setiap seksi serta membuat laporan akhir dari pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017;
g. Akomodasi, keamanan dan kelancaran kerja wartawan dan reporter diatur oleh Panitia Provinsi/Kabupaten.
5. Bentuk Publikasi dan Dokumentasi a. Publikasi 1)
Siaran Pers;
2)
Spanduk, poster;
3)
Banner dan Jingle;
4)
Pertemuan pimpinan redaksi;
5)
Konferensi pers;
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
5
6)
Wawancara TV/ radio;
7)
Radio PENAS XV KTNA Aceh 2017;
8)
Peliputan oleh wartawan;
9)
Surat kabar edisi khusus;
10) Penerbitan lembar informasi pers; 11) Pemutaran film. b. Dokumentasi 1)
Kliping bahan cetakan (majalah, koran, brosur dll.);
2)
Foto-foto;
3)
Rekaman (kaset, video, radio);
4)
Naskah;
5)
Laporan
6. Penanggung Jawab Kegiatan a. Panitia Pusat 1)
Dokumentasi dan informasi yang akan disiarkan secara nasional baik melalui media cetak maupun elektronik;
2)
Pendaftaran wartawan/reporter dari Jakarta yang akan meliput PENAS XV
KTNA Aceh 2017 di Aceh - Aceh. b. Panitia Provinsi/Kabupaten 1) Dokumentasi dan informasi untuk kepentingan daerah baik melalui media cetak maupun elektronik; 2) Pendaftaran wartawan/reporter dari Provinsi Aceh dan Provinsi lainnya yang akan meliput kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
C. SEKSI TRANSPORTASI, AKOMODASI DAN KONSUMSI 1. Transportasi a. Pengertian Transportasi adalah sarana angkutan yang diperlukan oleh peserta, baik dari daerah asal ke daerah pelaksana PENAS XV KTNA Aceh 2017, maupun dari lokasi pemukiman ke seluruh arena kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 dan sebaliknya. Transportasi dari daerah asal ke Banda Raya Kota Banda Aceh, menjadi tanggungjawab dan dikoordinasikan oleh Panitia Kontingen Provinsi masingmasing
peserta.
Sedangkan
transportasi
lokal,
dan
ketempat
Magang
pengaturannya (jenis, route dan tarif angkutan) menjadi tanggungjawab Panitia Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
6
Pelaksana Provinsi/Kabupaten. Biaya transportasi lokal dan ketempat Magang menjadi beban peserta masing-masing. b. Tujuan
1) Membantu peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017 mendapatkan kemudahan dalam rangka memperlancar kegiatan baik dari daerah asal ke lokasi PENAS maupun di sekitar arena penyelenggaraan.
2) Membantu peserta memperoleh informasi mengenai sarana angkutan yang akan digunakan oleh peserta baik dari daerah asal ke lokasi maupun disekitar arena penyelenggaraan. c. Jasa Angkutan
1) Transportasi dari daerah asal ke lokasi penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017. a) Pesawat terbang b) Kapal laut c) Kendaraan darat (angkutan umum).
2) Transportasi lokal : a) Angkutan umum; b) Angkutan khusus peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017
d. Waktu dan Tempat 1) Waktu : a) Pelayanan informasi transportasi dari daerah asal ke Banda Raya Kota Banda Aceh akan dilakukan oleh Panitia Pusat dan Panitia Provinsi/Kabupaten beberapa bulan sebelum Hari “H”. b) Untuk transportasi lokal disediakan 2 (dua) hari sebelum pembukaan sampai satu hari setelah penutupan. 2) Tempat : a) Tempat pelayanan informasi di pusat, pada Badan Ketahanan Pangan Pusat, Jln. Harsono RM, Jakarta Selatan. b) Tempat pelayanan informasi di Daerah, pada Sekretariat PENAS XV KTNA
Aceh 2017 Provinsi/Kabupaten. e. Pelaksanaan 1) Pengurusan transportasi peserta diurus oleh masing-masing provinsi peserta (kontingen) dan seluruhnya menjadi tanggung jawab peserta. Apabila
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
7
diperlukan informasi dapat disediakan oleh Panitia Pusat atau Panitia Provinsi/Kabupaten, meliputi : a) Tempat yang dituju b) Jenis angkutan yang digunakan c) Waktu penggunaan d) Jumlah tempat duduk yang dibutuhkan e) Kelas pemesanan yang dibutuhkan 2) Panitia Provinsi/Kabupaten menyediakan alat transportasi untuk peserta yang akan pergi/pulang dalam rangka kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017. 3) Panitia Provinsi/Kabupaten menyediakan informasi angkutan lokal mengenai: a) Jenis angkutan b) Trayek (route) c) Jadwal perjalan d) Harga tiket e) Terminal pemberhentian 4) Semua biaya transportasi menjadi tanggungan masing-masing peserta. 5) Membuat
laporan
akhir
kegiatan
yang
diserahkan
kepada
Seksi
Kesekretariatan/Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan. 2. Akomodasi a. Pengertian Akomodasi adalah sarana untuk menginap dan beristirahat bagi peserta (utama, pendamping dan peninjau) PENAS XV KTNA Aceh 2017. Peserta utama dan peserta pendamping akan ditempatkan di pemukiman penduduk penyelenggara
PENAS XV KTNA Aceh 2017, sesuai dengan daya tampung yang tersedia. Peserta peninjau akan ditempatkan di beberapa hotel, penginapan, wisma dan rumah-rumah penduduk yang disewa sendiri. Panitia pelaksana provinsi/kabupaten dapat membantu pemesanan akomodasi sepanjang yang bersangkutan meminta bantuan untuk dipesankan atau didaftarkan dengan terlebih dahulu membayar uang muka 50% dari tarif yang berlaku dengan memperhatikan kelayakan dan pelayanan kepada peserta PENAS
XV KTNA Aceh 2017. Akomodasi kontingen peserta sepenuhnya menjadi tanggung jawab peserta. b. Tujuan Agar akomodasi peserta dapat terlayani dengan baik selama berlangsungnya kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
8
d. Ketentuan Umum Akomodasi untuk peserta/kontingen dari daerah, peserta pusat (panitia pusat), panitia
provinsi/kabupaten
dan
para
undangan/pejabat
yang
memerlukan
akomodasi perlu dikoordinasikan oleh Seksi Akomodasi dan Transportasi dengan ketentuan yang diperlukan adalah :
1) Semua
peserta/kontingen
dari
daerah,
ditempatkan
pada
perumahan
penduduk setempat;
2) Para kontingen yang telah ditetapkan penginapannya tidak boleh pindah/tukar tempat kecuali persetujuan Panitia provinsi/kabupaten;
3) Panitia (Pusat dan provinsi/kabupaten) ditempatkan sesuai dengan pengaturan Panitia provinsi/kabupaten;
4) Peserta dapat memanfaatkan sarana akomodasi yang telah disediakan di tempat penginapan dengan tidak merubah tata letaknya;
5) Peserta/kontingen yang membutuhkan sarana akomodasi yang lengkap dapat menyediakannya sendiri.
e. Pengaturan Akomodasi
1) Pengaturan akomodasi dikoordinasikan oleh Panitia Provinsi/Kabupaten sesuai dengan jumlah peserta yang telah terdaftar/dialokasikan.
2) Akomodasi bagi tamu/undangan akan dilayani sepanjang yang bersangkutan telah memesan tempat lebih dahulu.
3) Akomodasi peninjau diurus sendiri, kecuali bila terlebih dahulu memesan tempat kepada Panitia Provinsi/Kabupaten.
4) Panitia Pusat, Panitia Provinsi/Kabupaten dan perwakilan kontingen masingmasing provinsi akan ditempatkan di Wisma Atlet Komplek Stadion Harapan Bangsa Banda Raya Kota Banda Aceh.
5) Jadwal kedatangan peserta harus dilaporkan oleh masing-masing provinsi peserta kepada panitia pelaksana selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum hari “H”.
6) Panitia pelaksana Kota Banda Aceh melarang kontingen/peserta PENAS untuk berjualan di lokasi PENAS. f. Pelaksanaan 1) Semua peserta/kontingen Daerah, Panitia (Pusat dan Provinsi/ Kabupaten), dan undangan yang ingin menginap di tempat yang telah disediakan
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
9
diharuskan melapor pada Panitia Provinsi/Kabupaten di Sekretariat PENAS
XV KTNA Aceh 2017; 2) Tempat menginap diatur oleh Panitia Provinsi/Kabupaten; 3) Biaya akomodasi dan konsumsi (makan pagi dan malam) sebesar Rp. 100.000,- (Seratus ribu rupiah)/orang/hari merupakan satu paket yang harus diserahkan oleh tim Pendahulu kepada tuan rumah minimal 2 (dua) hari sebelum kontingen menginap. 4) Peserta harus mematuhi tata tertib yang berlaku; 5) Panitia tidak mengatur akomodasi bagi pejabat/undangan yang akan tinggal di luar akomodasi PENAS XV KTNA Aceh 2017 (hotel, wisma dll, kecuali yang bersangkutan meminta bantuan kepada Panitia Provinsi/Kabupaten. 6) Membuat
laporan
akhir
kegiatan
yang
diserahkan
kepada
Seksi
Kesekretariatan/Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan. 3. Konsumsi a. Pengertian Konsumsi adalah penyediaan makanan (pagi, siang, malam) dan snack/ kudapan (pagi, sore) bagi peserta (utama, pendamping dan peninjau), undangan dan pejabat yang hadir dalam rangka PENAS XV KTNA Aceh 2017, baik dilokasi pemukiman, maupun dipusat kegiatan dan tempat-tempat lainnya. Untuk makan siang peserta
dapat membeli di setiap lokasi kegiatan sesuai
dengan kegiatan yang diikuti oleh peserta. Pengaturan pelayanan konsumsi (menu, tempat, harga) dikoordinasikan oleh panitia pelaksana provinsi/kabupaten, sedangkan biaya konsumsi dibebankan kepada peserta masing-masing.
b. Tujuan Agar peserta mendapat/membeli konsumsi secara teratur selama berlangsungnya kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
c. Waktu dan Tempat
1) Waktu
:
Hari Senin-Sabtu, 6 s.d. 11 Mei 2017 (Mulai jam 09.00 WIB)
2) Tempat
: - Di pemukiman (tempat menginap) - Di lokasi kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
10
d. Pengaturan Konsumsi 1) Penyediaan konsumsi selama kegiatan berupa : a) Makan pagi disediakan di rumah tempat menginap. b) Makan siang di tempat-tempat kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 menjadi beban peserta masing-masing, Panitia Provinsi/ Kabupaten akan menyediakan warung-warung makan di sekitar kegiatan PENAS XV KTNA
Aceh 2017 dengan mencantumkan daftar menu dan harganya . c) Makan malam disediakan di tempat menginap. 2) Waktu Makan : a) Makan pagi
: pukul 06.00 – 07.00 WIB
b) Makan siang
: pukul 12.00 – 13.00 WIB
c) Makan malam : pukul 18.30 – 19.30 WIB 3) Membuat
laporan
akhir
kegiatan
yang
diserahkan
kepada
Seksi
Kesekretariatan/Urusan Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan.
D. SEKSI KESEHATAN DAN KEAMANAN 1. Pelayanan Kesehatan a. Pengertian Pelayanan kesehatan adalah pelayanan yang disediakan untuk menjaga kesehatan
dan
mencegah
timbulnya
penyakit
bagi
peserta
selama
berlangsungnya PENAS XV KTNA Aceh 2017. Pelayanan kesehatan disediakan di lokasi pemukiman peserta, di pusat kegiatan dan pelayanan kesehatan keliling. Pos-pos kesehatan di ketiga tempat tersebut hanya memberi pelayanan pemeriksaan dan obat ringan, sedangkan pelayanan penyakit serius dan memerlukan rawat inap akan dirujuk ke rumah sakit umum terdekat
dan biaya
pengobatan menjadi tanggung jawab peserta yang
bersangkutan. Asuransi peserta (kecelakaan dan kesehatan) menjadi tanggung jawab masing-masing kontingen provinsi
b. Tujuan Agar para peserta selalu sehat dan kuat sehingga dapat mengikuti kegiatan selama PENAS XV KTNA Aceh 2017.
c. Waktu dan Tempat 1) Waktu
:
Hari Senin - Sabtu, 6 s/d 11 Mei 2017
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
11
2) Tempat
:
Pos Kesehatan di pemukiman (tempat menginap) dan di Pusat kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.
d. Pelaksanaan 1) Pelayanan kesehatan di Bandara Sultan Iskandar Muda Aceh 2) Pelayanan kesehatan di pemukiman peserta.
a) Pos Pelayanan Kesehatan di setiap tempat pemukinan peserta yang jumlahnya disesuaikan dengan peserta yang tinggal di lokasi;
b) Pos Pelayanan Kesehatan menyediakan para medis yang selalu siap secara bergantian selama 24 jam;
c) Pos Pelayanan Kesehatan menyediakan obat-obatan yang diperlukan dan Dokter jaga. 3) Pelayanan kesehatan di Pusat Kegiatan : Pos Pelayanan Kesehatan, berupa mobil unit atau tenda-tenda pelayanan kesehatan di dekat tempat kegiatan berlangsung, yang di sertai dokter jaga dan tim medis; 4) Pelayanan Kesehatan Keliling Penyediaan mobil unit ambulan beserta tenaga kesehatan bertugas keliling untuk memonitor pos pelayanan kesehatan yang berada di pemukiman dan tempat kegiatan. 5) Tata cara pelayanan a) Para peserta yang mengunjungi Pos Pelayanan Kesehatan tidak dikenakan biaya pemeriksaan dan obat-obatan sejauh yang disediakan Panitia; b) Sakit serius yang memerlukan rawat inap, akan dirujuk oleh Dokter jaga Pos Pelayanan Kesehatan dan biaya pengobatan menjadi tanggung jawab masing-masing peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017; 6) Panitia Pelaksana Membuat laporan akhir kegiatan yang diserahkan kepada Panitia Penyelenggara Bidang Kesekretariatan Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan. 2. Keamanan a. Pengertian Keamanan, adalah kegiatan untuk menjaga kondisi/keadaan yang memungkinkan peserta dapat melakukan kegiatan dengan rasa aman dan tentram. Ruang lingkup keamanan mulai dari : kedatangan/kepulangan, kegiatan persiapan pembangunan fisik, upacara pembukaan/penutupan, pameran, pengamanan tamu dalam dan luar negeri, pelaksanaan kegiatan-kegiatan di setiap lokasi dan
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
12
pengamanan di lokasi pemukiman. Kegiatan kemanan ini dilakukan oleh aparat keamanan dan instansi terkait yang dikoordinasikan oleh Penitia Pelaksana Daerah bekerjasama dengan Panitia Penyelenggara Pusat. b. Tujuan 1) Mendukung agar kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 dapat berjalan dengan aman, lancar, tertib dan terkendali; 2) Mendukung agar kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan dan berlangsung dengan sukses. c. Waktu dan Tempat 1) Waktu
:
Sebelum, selama dan sesudah kegiatan PENAS XV KTNA
Aceh 2017 2) Tempat
:
Pos Keamanan di Arena dan Pemukiman PENAS XV KTNA
Aceh 2017. d. Ruang Lingkup Kegiatan Menjaga keamanan selama kegiatan berlangsung baik pelayanan bersifat umum maupun bersifat khusus antara lain : 1) Keamanan dalam kegiatan persiapan termasuk keagiatan pembangunan sarana fisik seperti panggung, tenda serta sarana lain yang akan digunakan dalam kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017; 2) Keamanan dalam acara pembukaan dan penutupan; 3) Keamanan dalam acara Temu Wicara dengan Presiden RI; 4) Keamanan dalam acara Temu Wicara dengan Pejabat Tinggi 5) Keamanan bagi Tamu Luar Negeri (Asean dan Negara lainnya); 6) Keamanan di pusat-pusat kegiatan antara lain : acara kesenian, pameran, rembug, temu karya, temu usaha, peragaan, unjuk tangkas, temu lapang, olah raga karya wisata dll. e. Pelaksanaan 1) Kegiatan
keamanan
dikoordinasikan
oleh
Panitia
Pelaksana
Provinsi/Kabupaten; 2) Kegiatan keamanan dilakukan oleh aparat keamanan dan instansi terkait yang dikoordinasikan oleh Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten. 3) Panitia Pelaksana membuat laporan akhir kegiatan yang diserahkan kepada Panitia Penyelenggara Bidang Kesekretariatan Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan.
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
13
4) Panitia melakukan pengamanan yang representatif dan komunikatif pada daerah-daerah khusus.
E. SEKSI LO (LIASION OFFICER) Panitia Liasion Officer (LO) yang selanjutnya disebut Panitia LO PENAS XV KTNA
Aceh 2017 terdiri Penanggungjawab, Koordinator, dan Pelaksana yang mana panitia ini mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : 1.
Menyambut, menjemput dan mengantar para pejabat dan peserta PENAS XV KTNA
Aceh 2017
asal provinsi yang menjadi tanggungjawabnya, dari bandara/terminal/
pelabuhan ke penginapan/hotel/pemondokan dan dari penginapan/ hotel/ pemondokan ke lokasi acara. 2.
Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada para pejabat dan peserta PENAS
XV KTNA Aceh 2017 asal provinsi yang menjadi tanggungjawabnya. 3.
Membantu mengurus kepulangan para pejabat dan peserta PENAS XV KTNA Aceh
2017
asal
provinsi
yang
menjadi
tanggungjawabnya
dari
penginapan/hotel/pemondokan ke tempat bandara/terminal/pelabuhan. 4.
Dalam melaksanakan tugasnya, agar masing-masing LO berkoordinasi dengan panitia lainnya (Panitia Provinsi/Kabupaten). Agar dalam proses penyambutan, penjemputan serta pengantaran para pejabat dan peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017 dapat berjalan lancar dan berhasil baik, perlu dibentuk Panitia Liasion Officer (LO) yang ditetapkan dengan Keputusan Gubernur Aceh.
Panitia LO ini terdiri 33 SKPD di Provinsi Aceh yang mana masing-masing
bertugas memfasilitasi 33 provinsi peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017. Di samping bertugas untuk memfasilitasi peserta kontingen dari 33 provinsi, panitia LO ini juga bertugas untuk memberi cinderamata kepada para gubernur di 33 provinsi tersebut.
F. SEKSI BIDANG MONITORING DAN EVALUASI Bidang Monitoring dan Evaluasi merupakan bidang tambahan pada struktur kepanitiaan Provinsi Aceh mengingat pentingnya kegiatan monitoring dan evaluasi baik pada saat persiapan, pelaksanaan, maupun setelah pelaksanaan. Adapun tugas bidang monitoring dan evaluasi adalah : 1. Memberikan masukan kepada Pemerintah Provinsi dalam memantapkan rencana kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017. 2. Berkoordinasi dengan Badan/Dinas/Instansi terkait di Tingkat Pusat dan Daerah.
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
14
3. Memantau/mengecek kesiapan sarana prasarana fasilitas pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017. 4. Membuat laporan yang akan diserahkan sebagai pertanggungjawabannya yang memuat kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan mulai dari persiapan sampai pada saat pelaksanaan. 5. Membuat dan menyusun Master Laporan Pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh
2017. 6. Menyusun Laporan Dampak PENAS Terhadap Sosial Ekonomi Budaya Masyarakat
Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017
15
