Pedoman Kesekretariatan DESKRIPSI KERJA

1 Pedoman Kesekretariatan

DESKRIPSI KERJA


DESKRIPSI KERJA Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Biro Kesekretariatan: I.

Administrasi 1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat. 2. Membuat surat-surat keluar. Catatan : Untuk surat keluar dibuatan oleh departemen masing-masing 3. Mendokumentasikan arsip dari dalam dan luar KAMMI Mendokumentasikan arsip keorganisasian, di antaranya: Susunan pengurus, Struktur, Biodata, AD/ART, dan arsip penting lainnya. 4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan KAMMI dari Sekretaris Bidang/ Departemen/Biro /LSO.

II. Kerumahtanggaan (Bagi yang punya Sekretariat) 1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan 2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan 3. Membantu memfasilitasi setiap rapat 4. Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ 5. Mendaftar tamu 6. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru KAMMI yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan.

III. Perlengkapan (Bagi yang punya Sekretariat) 1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan 2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan 3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut 4. Memantau kebutuhan kesekretariatan

Nb: Bagi yang belum punya Sekretariat, inventarisasi barang-barang, disesuaikan dengan kondisi KAMMWIL/KAMMDA/Komisariat tersebut.


PENJABARAN DESKRIPSI KERJA


PENJABARAN DESKRIPSI KERJA Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan struktur organisasi

KAMMI, maka Biro

Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab dalam administrasi, kerumahtanggaan dan merupakan pusat informasi intern KAMMI;

sebagai

kerja dari perpanjangan Ketua Umum dan Sekretaris

Jenderal/Sekretaris Umum. Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja bersifat rutin dilaksanakan setiap hari, yaitu: piket sekretariat yang dilakukan oleh seluruh pengurus. Adapun perinciannya sebagai berikut:

A. Bertelepon Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan bermacam cara. Salah satunya adalah dengan bertelepon. Dalam hal ini Biro Kesekretariatan melakukan tugasnya sebagai filter atas setiap telepon yang masuk untuk Ketua dan segera menyampaikannya.. Jika Ketua berhalangan, maka diganti oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Begitu juga apabila Ketua/Sekretaris Jenderal menyampaikan informasi yang bersifat internal, maka Biro Kesekretariatan menindaklanjuti dengan menyampaikan informasi tersebut ke seluruh Bidang, Departemen, dan Biro. Terutama ketuanya, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam organisasi dapat dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif.

Dengan

demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja. Adapun langkah langkah dalam menerima telepon antara lain : 1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas organisasi kita 2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila berkaitan dengan Ketua dan bila mendesak dengan cepat di informasikan kepada Ketua. Bila Ketua sulit untuk dihubungi maka diinformasikan ke Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Biro Kesekretariatan: FORMULIR PENERIMAAN TELEPON Dari Untuk Nomor telepon Alamat Diterima Hari/Tanggal Pukul Sifat pesanan Isi Berita

: : : : : : : : :

……………………………………………. ……………………………………………. …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Penerima telepon


B. Menerima Tamu Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa dihindari, karena kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan, baik secara pribadi maupun lembaga/institusi. Maka fungsi Biro Kesekretariatan

adalah sebagai filter bagi setiap tamu yang berkunjung.

Sebaiknya menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat meminta tamu untuk menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan tamu yang bertujuan sebagai arsip. Tamu adalah selain dari pengurus KAMMI. Biro Kesekretariatan menyediakan ruang tamu dimana bila tamu adalah seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang tamu. Sedangkan untuk kategori tamu KAMMI (di luar kepengurusan) maka tetap mengunakan adab menerima tamu, yaitu: 1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk. 2. Meminta Tamu untuk mengisi daftar isian tamu 3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain, selain ruang tamu 4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan KAMMI. untuk memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer 5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu, mintalah tamu untuk menunggu atau membuat janji lagi. 6. Bersikap rendah hati dan sopan Terkecuali tamu KAMMI yang menginap, harus menginformasikan ke Biro Kesekretariatan guna menjaga bila ada yang berkepentingan dengan tamu terserbut

Biro Kesekretariatan dapat

memberikan informasi. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan tamu :

FORMULIR TAMU No

: ………………………………………….

Hari/tanggal

: ………………………………………….

Masuk pukul

: ………………………………………….

Nama

: ………………………………………….

Alamat rumah

: ………………………………………….

Telepon

: ………………………………………….

Instansi/Perusahaan

: ………………………………………….

Telepon

: ………………………………………….

Pekerjaan

: ………………………………………….

Maksud kedatangan

: …………………………………………. Tanda tangan


C. Mengelola Kas Kecil Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran– pengeluaran tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan. Dengan cara ini kesekretariatan dapat menghemat waktu dan langsung dapat mengambil uang yang dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif tidak banyak. Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Pembentukan dana kas kecil, Biro Kesekretariatan diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam jangka waktu tertentu

(misalnya satu minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Biro

Kesekretariatan harus segera membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu. b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Biro kesekretariatan melakukan pembentukan dana kas kecil

kembali, yakni dengan cara menyerahkan arsip

pengeluaran bulan sebelumnya ke Bendahara, mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar pengeluaran yang tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.

Kas Biro Kesekretariatan KREDIT

DEBET Rupiah

Bln/Tgl

Perkiraan

No

Jumlah

Pos Surat

Vou 100.000

94.500

Snack

Kantor

Mei 2

20.000 Saldo

Supplies

25.000

Foto

Lain-lain

Copy 15.000

5.500

U/ impres

D. Mengelola Perlengkapan Kantor Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas Biro Kesekretariatan yang berkaitan dengan penyedian perlengkapan yang ada dan dioperasikan dalam suatu organisasi. Berbagai macam perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb : 1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran yaitu kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris, kertas berkop, kertas transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk map-biasa, map dengan tali, atau map jepitan. 2. Perlengkapan kantor berbentuk buku


yaitu buku agenda ketua, buku surat masuk-surat keluar, buku contact person (media massa, KAMMDA, tokoh-tokoh, Ormas /instansi lain), Buku telepon, buku tamu, buku piket, buku laporan kegiatan per bulan maupun laporan keuangan, buku pedoman organisasi yang berisi sejarah organisasi, tata kerja organisasi, struktur organisasi,dll. 3. Perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran Yaitu: kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar (loker), tempat pensil, tinta/pita, mesin tik, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting, tancapan surat, gabus, stempel, dsb.. 4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan arsip), komputer atau mesin tik, sb.

Bentuk buku inventaris perlengkapan KAMMI PUSAT No

No. Inv.

1.

01/PK/ XI/09

Nama Barang Telepon

Jmlh

Spesifikasi

Keterangan

1

E. Mengelola Arsip Mengelola warkat merupakan tugas rutin Biro Kesekretariatan, karena Biro Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab penuh terhadap pengelolaan warkat. Salah satu bentuk pengelolaan warkat adalah penyimpanan. Warkat harus disimpan dengan benar, sehingga apabila suatu saat organisasi membutuhkan sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis inilah yang disebut arsip. Arsip dibutuhkan oleh setiap pengurus dalam suatu organisasi, termasuk Ketua. Ketua sangat membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen organisasi, termasuk di dalamnya untuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam hal perencanaan, Ketua memerlukan beberapa informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa lampau. Sedangkan dalam pengawasan, arsip digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan manajemen beserta hasilnya. Dengan demikian arsip memberikan konstribusi yang besar bagi efektivitas dan efisiensi kerja Ketua, Bidang, Departemen, dan Biro KAMMI, serta organisasi secara keseluruhan. Salah satu wujud arsip adalah surat. Berdasarkan asalnya, surat dibagi menjadi dua, yaitu:


1. Surat Masuk Sebelum surat masuk disimpan, Biro Kesekretariatan mencatat pada buku agenda surat masuk, kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat masuk. Di akhir kepengurusan, seluruh catatan surat masuk, direkap ke dalam file pengarsipan di komputer. Bentuk Buku surat masuk : No

01

Tanggal

Tanggal

Nomor

Masuk

Surat

Surat

23Juli

25

2001

„01

juni 01/pb/KU/ V/2001

Dari

Perihal/berita

Ditujukan

Keterangan

kepada

HMI

Undangan

PP

Ketua

Seminar

KAMMI

umum

ALAMAT SURAT MASUK No

Lembaga/Organisasi

1.

PB HMI

Alamat

Telp/Fax

e-mail

Cp

2. Surat Keluar Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain : a. Berdasarkan dikte dari Ketua b. Ketua membuat dan menulis sendiri konsep surat. Biro Kesekretariatan menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor surat, tanggal, dan lain-lain c. Pokok surat ditentukan oleh Ketua

dan Sekretaris yang membuat konsep surat,

kemudian Ketua mengoreksi hasil konsep surat tersebut. Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya,

karena setiap jenis surat

berbeda pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem pembakuan nomor surat). Contohnya: SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga mengunakan nomor 001. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama, maka mengunakan nomor yang berbeda pula, sesuai dengan urutannya. Dengan demikian penomoran jenis surat disesuaikan dengan urutan masing-masing surat. Setelah surat keluar dibuat, maka Biro


Kesekretariatan mencatat pada buku surat keluar, berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku Surat keluar atau bentuk buku surat tembusan di bawah ini: No

Tanggal

Nomor Surat

Perihal/berita

keluar

1

Ditujukan

kpd

Dari Siapa

Keterangan

PP KAMMI

Ketum

siapa

11

001/PH/KU-

Permohonan

Instansi

Nop‟

e/KAMMI/

Audiensi

Pemerintahan

2009

X/009

Setelah membuat surat dan mengirimkannya, maka arsip dari surat tersebut harus disimpan, begitu juga dengan surat tembusan dari Bidang, Departemen, Biro; maka fotocopy atau arsip asli surat tembusan tersebut harus diserahkan ke Biro Kesekretariatan. Karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dibaca kembali. Catatan:  Untuk alamat surat masuk dari KAMMI dan Ormas lain harus dibedakan dan disusun berdasarkan abjad  Biro Kesekretariatan membuat buku catatan informasi seputar kegiatan yang dilaksanakan tiap Bidang, Depatemen, dan Biro KAMMI. Sekarang ini, banyak organisasi mencatat surat dengan sistem komputer. Biro Kestari tinggal mengisi kolom yang sudah diprogram tentang pencatatan surat masuk-surat keluar. Untuk surat, baik surat masuk, surat keluar maupun surat tembusan yang sudah dicatat, kemudian dimasukkan pada prosedur penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu : 1. Surat Masuk  Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh ketua, bila berupa surat masuk, maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan dipajang kembali di papan informasi

selama

seminggu dari waktu pelaksanaan

agenda, surat dan data surat masuk sudah dicatat dalam komputer maka boleh dibuang. Sedangkan untuk surat keluar langsung menuju tahap selanjutnya; 2. Surat Keluar  Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut dalam suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk maupun surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan indeks atau dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat;


3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode pokok yang digunakan oleh KAMMI yaitu dengan angka;

Bentuknya : No

Bentuk laporan (periode……….)

1.

Pernyataan Sikap

2.

Surat keluar

3.

Surat masuk

4

Notulensi

4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang akan disimpan terlalu banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti warkat di kelompokan menurut kelompok subjek atau masalah dalam surat., yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi satu; 5. Tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat. Suatu saat Ketua membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan memanfaatkan informasi pada arsip tersebut, maka ketika Ketua menyebut pokok permasalahan dalam surat atau nomor, Biro Kesekretariatan dapat langsung mengetahui jenis arsip dan langsung mencari arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara mencari melalui kartu indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di depan filling cabinet. Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Biro Kesekretariatan KAMMI menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini: 1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk mencatat arsip yang dipinjam baik oleh Ketua, Bidang, atau Biro; 2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap arsip yang dipinjam. Satu untuk pinjam, satu kartu diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal pengembalian dan satu kartu lagi diletakan pada arsip yang dipinjam pada folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip; Bentuk kartu pinjam KARTU PINJAM ARSIP Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT Nama

Tanggal

Tanggal

peminjam

pinjam

Kembali

Perihal

Tanda Tangan Tanda Peminjam

tangan

pengembaliaan


3. Bila pimpinan atau Bidang/Departemen/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu folder, maka Biro Kesekretariatan dapat membuat folder penganti (out folder) dengan warna yang berbeda dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder tersebut ditempeli kartu tersebut dan pada folder ditulis “ KELUAR” Bentuknya : KARTU “OUT FOLDER” Biro kesekretariatan KAMMI PUSAT

Nama

Tanggal

Tanggal

Peminjam

pinjam

Kembali

4. Tidak

menutup

kemungkinan

Perihal

arsip

yang

Tanda tangan

Tanda tangan

Peminjam

pengembalian

sudah

dipinjam,

dibutuhkan

oleh

Bidang/Departemen/Biro lain dalam suatu organisasi. Dengan demikian, Biro Kesekretariatan dapat membuat kartu On Call yang memuat keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip pertama, tanggal kembali dari peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang diminta, atau tanggal peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip dipinjam. Bila arsip sudah dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris dapat menginformasikan kepada peminjam kedua bahwa arsip sudah dapat dipinjam kembali. Bentuk Kartu On Call KARTU “ON CALL” Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT

Peminjam Kesatu

Tanggal kembali

Perihal

Peminjam kedua

Tanggal Peminjaman

Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen/Biro hanya untuk di-fotocopy. Setelah di-fotocopy, segera dikembalikan kepada Biro Kesekretariatan.


F. MENGELOLA RAPAT Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membahas dan mencari solusi permasalahan tertentu. Salah satu tugas Biro Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah dijadwalkan, yang merupakan intruksi dari Ketua atau Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Adapun tugasnya antara lain : 1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim)/BPH. Biro Kesekretariatan tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat. Namun demikian, Kestari dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa pihak sepanjang dipandang masih relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah. 2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon/sms yang berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat. Hal ini dilakukan guna memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan; dan sebaiknya informasi ini disampaikan 3-4 hari sebelum rapat. 3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board, kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll. 4. Membuat notulensi rapat

dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka dalam

pembuatannya : a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang tepat. b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis. c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan. d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi dengan materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus, dilihat dari sisi positif dan negatif, serta materi yang berupa keputusan. e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran sehingga mudah dipahami f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal. Dengan demikian, notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi akhir. Format Notulensi terlampir.


G. Mengatur Jadwal Ketua Umum Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua antara lain : 1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua, untuk itu perlu dituliskan dalam buku agenda khusus Ketua dan melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua dan bila Ketua tidak dapat menghadiri acara tersebut maka Kestari dapat menanyakan langsung, siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut. Begitu juga dengan memimpin rapat dan penadatanganan surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgen segera disampaikan kepada Ketua, agar Ketua dapat memikirkan dan menentukan tindakan sebagai bahan tanggapan terhadap isi surat. 2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera diinformasikan kepada Ketua .

H. Membuat laporan Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing kegunaan tersebut saling berkaitan. Biro Kesekretariatan membuat laporan kinerja Bidang/Departmen/Biro per bulan, berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari Ketua Umum, Bidang, Departemen, atau Biro di KAMMI; berupa kegiatan yang dilakukan. Format Laporan Pertanggungjawaban (Pengurus):

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIRO KESEKRETARIATAN KAMMI PUSAT PERIODE 2009-2010 KATA PEMBUKA

I. PENDAHULUAN II. VISI MISI III. DESKRIPSI KERJA IV. PROGRAM KERJA No.

IV. No.

Jenis Kegiatan

Target

Sasaran

Waktu

Anggaran Biaya

Terlaksana

Tdk Terlaksana

DINAMIKA PERSONIL Nama

Aktif

Non-Aktif

Kendala

Dapat ditambahkan penjelan-penjelasan atau deskripsi per individu

Kendala


V. VI.

PROYEKSI DAN REKOMENDASI LAPORAN KEUANGAN Tgl/bln/thn

VII.

Pemasukan

Pengeluaran

Jenis Barang

Harga

PENUTUP

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN DAURAH MARHALAH III KAMMI PUSAT I.

PENDAHULUAN

II.

NAMA DAN TEMA KEGIATAN

III.

WAKTU PELAKSANAAN

IV.

PRA-PELAKSANAAN

V.

PELAKSANAAN

VI.

FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT

VII.

LAPORAN KEPANITIAAN (Terlampir)

VIII.

LAPORAN TIAP SEKSI (Terlampir)

IX.

LAPORAN DANA (Terlampir)

X.

REKOMENDASI

XI.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

XII.

PENUTUP

Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan


MEKANISME PENGARSIPAN


MEKANISME PENGARSIPAN Untuk merapikan surat masuk dari lembaga, organisasi dan instansi pemerintah dibutuhkan mekanisme alur pengarsipan yang teratur. Adapun prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan oleh Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) adalah

Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kestari

A. Surat masuk

Surat

Pencatatan

Sosialisasi

1 Letakkan (ditempel) Via pos atau 1. Mencatat di buku rekap surat masuk dalam „SURAT fax 2. Memasukkannya/mencatat MASUK‟ kedalam „agenda kegiatan (stereoform) Keua Umum/ Sekjen 2 Informasikan 3. Tandai langsung (by phone)

Pengarsipan

Filling; dalam binding file(maksimal 1 hari setelah orang bersangkutan mengetahui)

3 Konfirmasi

- Form Surat Masuk: No, tanggal terima, tanggal surat, dari, tertuju, perihal, lampiran, dan keterangan. - Agenda kegiatan, buku atau sheet dan papan info kegiatan.

B.

Database  Database yang dibuat oleh Departemen/Biro harus ditembuskan ke Kestari.  Data kader se-Komsat via Kaderisasi.  Data Komsat-komsat, media dan tokoh via Humas.  Lembaga dan CP tokoh via Kebijakan Publik dan Ekonomi


C. Surat Keluar Kestari hanya membuat surat keluar yang diminta oleh Ketum dan Sekretaris. Sedangkan yang diminta oleh Bidang/Departemen/Biro dibuat oleh Sekretaris masing-masing.

KESTARI

Sekretaris Dept/Biro

 Master surat

- Rekap surat dan lampirannya

 Sosialisasi pola baku surat

- filling dijadikan satu untuk seluruh Bidang/Departemen/Biro dan divsi (terpusat via Kestari, tidak ditembuskan)

Kebijakan Bidang/Dep. / Biro  Semua kebijakan Bidang/Dep/Biro (standard operating procedure, juklak dan juknis) harus ditembuskan ke Kestari.  Sekretaris Bidang/Dep. /Biro/ memiliki fungsi administrasi internal.


SURAT


SURAT Organisasi

Instansi

Resmi

Dinas

Lembaga Surat

Tidak Resmi

Pribadi

A. Definisi Surat  Secara umum  Sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal lain yang disampaikan kepada pihak yang dituju.  Surat dinas Surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat 1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah pikiran atau gagasan. 2. Bukti tertulis. 3. Alat untuk mengingat  Arsip. 4. Bukti historis  Mandat, SK, Rekomendasi, dsb. 5. Pedoman kerja  Sk dan SP.

C. Rambu-rambu Pembuatan Surat  Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.  Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi pola kalimat.  Harus ada koherensi.  Gunakan pungtuasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.


SURAT DINAS


SURAT DINAS A. Pengertian Surat Dinas Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut: 1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian. 2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan. 3. Bukti sejarah. 4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat. 5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah gambaran mentalitas pengirimnya.

C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat.

D. Format Surat Dinas Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia: 1.

Format lurus penuh

2.

Format lurus

3.

Format setengah lurus a

4.

Format setengah lurus b

5.

Format takuk atau format bergerigi

6.

Format paragraf menggantung Format surat resmi di Indonesia versi lama adalah Format setengah lurus a, sedangkan

format surat resmi versi baru adalah Format setengah lurus b. Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, ormas KAMMI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa agar lebih efisien dan menarik.


Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, yaitu: Format setengah lurus b.

Contoh: Format setengah lurus b Kepala Surat Nomor

:

Lampiran

:

Hal

:

Tanggal

Yth. ……………………… ………………………

Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………..…………… ………………………………………………………………………………………………… ……….………………………………………………………... ……………………………………………………….………………………….…...…… ……………………………………………………………………………...………………… ………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………..………… ……………………………………………………………………………

Salam Penutup, Tanda tangan

Nama Jelas Nama Jabatan

Tembusan ………… ………… Inisial


E. Bagian-bagian Surat Dinas 1. Kepala Surat Dalam kepala surat yang lengkap, tercantum (biasanya sudah tercetak): 1. nama instansi atau badan, 2. alamat lengkap, 3. nomor telepon, 4. nomor kotak pos, 5. alamat kawat, 6. lambang instansi atau logo. Selain itu, dapat pula dicantumkan: 1. alamat kantor cabang, 2. nama bank. Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut: 1.

Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.

2.

Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri.

3.

Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris berikutnya dapat dicetak unit instansi yang lebih kecil.

4.

Alamat organisasi ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, faksimile, dan kode pos.

5.

Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama organisasi.

6.

Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

7.

Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl.

8.

Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp.

9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah. 10. Tuliskan Kotak Pos (jika organisasi tersebut memilikinya), bukan PO BOX.

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka KAMMI menggunakan kepala surat dengan sistem simetris


Contoh kepala surat:

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia Action Group of Indonesian Moslem Students) PIMPINAN PUSAT KAMMI

(The

Jalan. Gugus Depan No. 2 Rt. 03 Rw. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman, Jakarta Timur Telepon., E-mail: 081220881977 / 021-94404029, [email protected] / http://www.kammi.or.id

Catatan: Berdasarkan pertimbangan,, maka untuk font kop surat sebagai berikut : Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia fontTahoma, font size 18 (Bold), dan untuk font Time New Roman( KAMMI ) Komisariat 22 (Bold) Khusus penulisan nama dan alamat komisariat, gunakan ukuran font yang lebih kecil daripada font diatasnya

2. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat, kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota tersebut telah tercantum pada kepala surat.

5 September 2007

3. Nomor Surat Nomor

inancia surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpaan surat,

memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

Contoh:

Nomor: 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009 No.

: 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009


4. Lampiran Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tersebut dapat berupa buku, fotocopy, surat keterangan yang diperlukan, brosur, kwitansi, dan sebagainya. Contoh: Lampiran: lima berkas Lamp. : lima berkas 5. Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Contoh:

Hal: Undangan Hal: Permohonan Kerjasama 6. Alamat (Dalam) Surat Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau, alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau, alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut: 1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal surat dan Salam pembuka. 2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari yang juga berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat, yang menyatakan asal). 3. Alamat yang dituju diawali dengan Ykh. (diikuti titik) atau Yang kami hormati (tidak diikuti titik). 4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik).


5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no. 4, tidak digunakan. Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau Kapten; dan jabatan, seperti Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan.

Contoh: Ykh. Bapak Hamdan, M. Hum. Ykh. Ibu Halimah Ykh. Ir. Latif Ykh. Direktur PT. Yupharin Pharmaceuticals Ykh. Kapten Budiman 6. Penulisan kata Jalan pada alamat, tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW; juga ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. 7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apapun. 8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju.

Contoh alamat (dalam) yang benar: Ykh. Ir. Latif Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12 Jakarta Timur 13210

atau:

Yang kami hormati Bapak Budiman Jalan Teuku Umar No. 24 Jakarta Pusat Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang umum, seperti dengan menggunakan kata Pimpinan, sebagai berikut:

Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara Jalan H.M. Thamrin Jakarta Pusat


Catatan: Pimpinan berarti „staf yang memimpin‟ (beberapa orang). Pemimpin berarti „pucuk pimpinan‟ (satu orang). Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus ditujukan kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh:

Ykh. Pemasang Iklan pada harian Kompas Kotak Pos 2619 Jakarta 10001 Di Bawah No. 65 atau: Ykh. Kepala Bagian Personalia Pemasang Iklan pada majalah Panji Masyarakat Tromol Pos 21 JKSMP Jakarta 12920

Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala instansi yang bersangkutan. Contoh:

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa u.p. Kepala Subbagian Keuangan Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220

7. Salam Pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat). Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri dengan tanda koma. Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah:


Dengan hormat, (D kapital, h kecil) Saudara … yang terhormat, Bapak … yang terhormat, Prof. … yang terhormat,

Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang sesuai dengan lingkungannya, seperti: Assalamu‟alaikum warahmatullahi wabarakaatuh, Salam Pramuka,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam pembuka: Assalaamu’alaikum warahmatullaahi

wabarakaatuh, dalam

penulisan surat dinas.

8. Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1.

inancial pembuka surat,

2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya), 3.

inancial penutup surat.

9. Paragraf Pembuka Surat Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali

inancial pembuka pada

surat dinas, adalah sebagai berikut: 1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan KAMMI Pusat, kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan …


2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Oktober 2009, No. 007/PH/B/KES/KW3.KD1/KAMMI/X/2009, tentang persyaratan menjadi anggota KAMMI, dengan ini kami beritahukan bahwa … Catatan: Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau instansi. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

10.

Paragraf Isi Surat Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang

dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Oleh karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima sesuai dengan keinginan pengirim, maka penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu, setiap

inancial isi surat hanya berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal

tersebut dituangkan dalam

inancial yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf

isi hendaknya pendek, tetapi jelas. Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya.

11.

Paragraf Penutup Surat Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat, selain

dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Contoh

inancial penutup surat:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih. 3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. Catatan: Tidak boleh menggunakan kata ganti –nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas kerjasamanya. Tetapi harus menggunakan kata sapaan.


12. Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.

Contoh: Salam takzim, Salam kami, Hormat kami, Wasalam,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam penutup: Wassalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam penulisan surat dinas.

13. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Contoh:

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Ketua Umum


14. Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi, tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud surat. Contoh:

Tembusan: 1.

Ketua Umum

2.

Sekretaris Jendral

15.

Inisial Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep

dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.

DP/ADN

Keterangan:

DP (singkatan nama pengonsep)  DP = Deni Priyatno. ADN (singkatan nama pengetik) ADN = Alfia Diah Ningsih.

Ditulis italic (miring) Font size 8


TAMBAHAN JENIS SURAT


1. Memo/Memorandum adalah surat yang dtulis secara singkat dan berisi pesan kepada seseorang. KOP Tangal,- bulan –tahun

MEMO ( ditulis ditengah, dengan tulisan tebal dan huruf tebal)

Kepada/Yth. : Tempat yang dituju/orang Dari : Pengirim Perihal : Maksud Tembusan

: (kalau ada, kalau tidak tidak perlu ditulis)

(isi memo) Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan saudara untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor ………… yang mengalami kerusakan di Jl. ………. Penutup ( jarak dari atas ke alinea baru 2 spasi)

TTd (Yang mengeluarkan )

Catatan: Agar lebih memudahkan, sebaiknya Biro Kesekretariatan menyiapkan lembaran kosong Memo, sehingga pihak yang ingin menggunakan tinggal mengisinya saja.


2. Nota Dinas adalah tulisan yang merupakan alat

komunikasi kedinasan antara penjabat/unit

organisasi yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya mengingatkan, menyarankan atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo. KOP

NOTA DINAS 001/ND/KAMMI/XI/2009 Kepada/Yth. : Dari Perihal Tembusan

: : : (kalau ada)

Sehubungan dengan kedatangan ………………. Dengan ini kami memohon bantuan saudara untuk menyediakan 3 (tiga) buah kendaraan yang baik selama kunjungan tamu di atas. Perlu kami tambahkan bahwa untuk persiapan–persiapan kunjungan tersebut kami memerlukan satu kendaraan untuk protokol dan security. Penutup ( Ucapan terima kasih)

Nama Pejabat Jabatan

3. Surat Peringatan adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan, kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud memperbaiki/ memulihkan kembali. Sasaran surat peringatan dibedakan Sbb: 1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat yang dikirim belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga). 2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap suatu peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan dengan kektentuan yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut.


Isi desakan

DESAKAN PERTAMA Memgingat kembali kepada surat kami no………… dengan hormat kami masih menunggu tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut. Kop Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum. Kepada/Yth. PERINGATAN KE ….. Nomor : …../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009 Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara …………………………………………..(2) …………………………………………………………………………………………… ………………………. Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka kami terpaksa mengingatkan bahwa apa yang saudara lakukan/perbuat itu adalah bertentangan dengan ……………………………………(3)…………………………………………………… Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap kurang terpuji yang tidak diharapkan dilakukan oleh seorang anggota yang baik. Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali kejadian tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan Saudara selaku anggota (jabatan dalam organisasi). Dikeluarkan di : Pada Tanggal :

Nama Jabatan

Penjelasan 1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan dengan apa yang dikehendaki; 2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ; 3. Hukum peraturan yang dilanggar 4. Dapat diganti atau disertai sangsi 5. Untuk peringatan Dua dan Ketiga, isi peringatan diubah sbb:


“ Kepada saudara telah diberikan peringatan ke ….. dengan surat no……/tgl….. mengenai perbuatan yang saudara lakukan. Namun demikian ternyata bahwa tidak ada tanda-tanda /usaha saudara untuk merubah sikap/ mencegah kejadian yang dianggap bertentangan dengan peraturan tersebut. Dengan ini kami mengibgatkan saudara untuk ke …. Kalinya agar saudara mengubah sikap dan tingkah laku/ mencegah kejadian tersebut, sebelum diambil tindakan hukuman jabatan menurut peraturan yang berlaku. Demikian agar saudara maklum”.

Kop PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA Nomor : …../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009 Nama Pangkat Jabatan Unit Org.

: : : :

Dengan ini saudara diberikan peringatan pertama/kedua/ketiga 1) sesuai dengan pasal 7 ayat(1) Surat keputusan ……………………. , karena saudara pada tgl ……. telah …………………. Kepada saudara telah diberikan peringatan : a. Pertama dengan surat ……………………… tanggal ………………………no………….(2)…….. b. Kedua dengan surat …………………….tanggal ……………….no……………….(3)……………. c. Pertama untuk kedua kalinya dengan surat ………………..4)

Yang memberi peringatan Pertama/ kedua/ ketiga

4. Surat yang Bersifat Memberi Keterangan/Tugas/Perintah/Hak/Wewenang 1) Surat Keterangan Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan tentang suatu kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam usaha kegiatannya.


- Surat Keterangan diterbitkan oleh Ketua Umum/ Sekjend - Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak bersifat umum.

KOP SURAT KETERANGAN Nomor : …../SKT/KU-eKAMMI/II/2005 Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa: …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Demikian, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dikeluarkan di Pada tanggal

: : Nama Jabatan

Tembusan

Catatan : Isi Surat Ketetangan tergantung apa yang ingin diterangkan.

3) Surat Keterangan Perjalanan (SKP) adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas permintaan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang mnembebani keuangan bagi anggaran belanja lembaga tersebut. Catatan : Bila terjadi kerusakan terhadap kendaraan yang dipakai tetap tanggung jawab yang bersangkutan


Bentuk SKP : KOP SURAT KETERANGAN PERJALANAN Nomor : …../SKP/KU-eKAMMI/II/2005 Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa : 1. Nama : 2. Jabatan : 3. Ormas/ LSM : bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangka………………………dengan tujuan: 4. Alamat : 5. Tanggal berangkat : 7. Tanggal kembali : 8. Kendaraan yang menyertai : Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu. Dikeluarkan di Pada tanggal

: :

Nama Jabatan

Tembusan

Tembusan : Dikirim kepada atasan langsung, dari pihak yang meminta SKP yang dikeluarkan oleh masing-masing ketua Bidang/Dept/ Biro.

4) Surat Izin adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya hanya untuk peristiwa dan dalam batas waktu tertentu. Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari sesuatu larangan sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut.


Bentuk Surat Izin

KOP

SURAT-IZIN Nomor :……/SI/B/DEKKAMMI/XI/2009 Kepala……………pada sekretariat Dept………, ……………………………………. Memberikan izin kepada : Nama Jabatan Alamat NIP

sesuai

dengan

: : : :

untuk ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. Agar yang berkepentingan menjadi maklum Dikeluarkan di : Pada tanggal :

Nama

Jabatan

5)

Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna bertindak untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan


KOP

SURAT KUASA Nomor : ……/SKU/C/KES/KAMMI/XI/2009

Ketua Biro Kesekretariatan, dengan ini memberi kuasa kepada : Nama : Jabatan : untuk………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan Surat Kuasa ini dapat dipergunakan seperlunya.

Dikeluarkan di Pada tanggal

: :

Nama Jabatan

Tembusan

6) Surat Perintah/Tugas Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu. Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu. Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Surat Perintah ,lebih umum. Sedangkan Surat Tugas, lebih khusus.


Kop SURAT-PERINTAH Nomor : ……/PRINT/KU-i/KAMMI/XI/2009 Sehubungan dengan Nota Dinas ……………………..tanggal\bln\thn, tentang permohonan…………….., serta menimbang bahwa sifat pekerjaan tersebut sangat mendesak dan perlu segera diselesaikan diluar jam…. MEMERINTAHKAN Kepada Untuk

: 1. 2. : 1. Segera memerintahkan …………….guna melaksanakan tugas khusus menyelesaikan ………………

2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari pukul s/d dengan jumlah personil. Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab Dikeluarkan di : Pada tanggal :

Nama Jabatan

KOP SURAT - TUGAS Nomor : ……/T/KU-i/KAMMI/XI/2009 Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada : Nama Jabatan Untuk

: : : 1. 2.

Setelah melaksanakan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan ………. Kepada Instasi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya. Dikeluarkan di : Pada tanggal : Nama Jabatan Tembusan


5. Naskah Serah Terima adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan suatu hak kekuasaan dan pertanggungjawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum. Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan “memori Serah terima Jabatan” digunakan untuk : 1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa 2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru 3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir

inancial

4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan, sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan.

KOP NASKAH SERAH TERIMA JABATAN

Pada hari ini ……… Tanggal …… …. Bulan …… tahun dua ribu …….. bertempat di ………….. Jl. ………………….. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara : 1. ………(Nama jababatan yang menyerahkan)…………(No. anggota)……….., yang dengan ……… (dasar hukum) ………. no ……….. tanggal ……… telah diberhentikan dengan hormat dari jabatan sebagai ……….. selanjutnya disebut Pejabat Lama; dengan 2. ………(Nama jabatan yang menerima) ………….(no anggota)…………. Yang dengan …………. (dasar hukum) ………no …… Tanggal ……telah diangkat dalam jabatannya sebagai ……selanjutnya disebut Pejabat Baru, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. penjabat lama dengan ini menyerahkan kerada penjabat baru atau sama dengan penjabat yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut. 2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik ……………….( nama Instasi) …………….. akan dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah terima jabtan ini. Sebagai pengukuhan Naskah serah terima jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh …………………………………….. Dibuat : Pada tanggal :

Pejabat Baru Nama Terang Nomor Anggota MENYAKSIKAN, Nama Terang Nomor Anggota

Pejabat Lama Nama Terang Nomor Anggota


6. Surat Mandat adalah surat yang dikeluarkan untuk orang lain, dengan maksud memberikan mandat untuk melakukan sesuatu. Biasanya mewakili pemberi mandat dalam suatu kegiatan.

Contoh Surat Mandat KOP SURAT MANDAT Nomor : 001/M/KU-e/ KAMMI/IX/2009

Segala Puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya. Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada junjunga Nabi Muhammmad SAW .

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) PUSAT memberikan mandat :

Nama

: Joko Wardoyo, SE.

Amanah

: Wakil Bendahara Umum I

Sebagai Delegasi pimpinan KAMMI (KAMMI) PUSAT untuk mengikuti acara Sosialisasi UndangUndang, yang dilaksanakan oleh Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia (Depdagri RI); pada ……………. 2009 bertempat di ………………

Demikian surat mandat ini kami buat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ketua Umum Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia ( KAMMI) PUSAT Dikeluarkan di : Jakarta Pada Tanggal :

(Nama Pimpinan ) Jabatan


KODE SURAT


PEMBAKUAN KODE SURAT Kode Jenis Surat No.

JENIS SURAT

KODE SURAT

1

Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang,dll)

PH

2

Undangan (Rapat, pembicara, audiensi, hearing, dll)

U

3

Pemberitahuan (kunjungan, dll)

B

4

Pengumuman

P

5

Mandat /Kuasa

M/K

6

Rekomendasi

REK

7

Keterangan

KET

8

Penugasan (Tugas)

T

9

Ucapan

UP

10

Memo

MO

11

Nota

NT

12

Pernyataan

PN

13

Kerjasama

KS

14

Balasan

SB

15

Surat Keputusan

SK

SK

Catatan: Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya sama, penomorannya diurutkan.

Kode Tujuan Surat No.

NAMA

KODE SURAT

1

Internal pengurus Komisariat

A

2

Kader KAMMI Komisariat, KAMMDA, KAMMPUS

B

3

Organisasi di luar KAMMI

C

4

Pihak lain (Mis: Instansi Pemerintahan, Kabag. Perlengkapan, dll.)

D


Kode Organisasi No

ITEM

KODE

1.

Ketua Umum

KU

2.

Sekretaris Jenderal

SJ

3.

Biro Penelitian dan Pengembangan Organisasi

LITBANG

4.

Biro Kesekretariatan

KES

5.

Biro Pengembangan Organisasi

PO

6.

Bendahara Umum

BU

7.

Wakil Bendahara Umum

WBU

8.

Bidang Pengkaderan dan Pengorganisasian

BP2

9.

Departemen Kaderisasi

DK

10. Departemen Kompetensi

DKP

11. Departemen Pengembangan Wilayah

DPW

12. Bidang Kebijakan Strategis

BKS

13. Departemen Kajian Strategis

DKS

14. Departemen Hubungan Masyarakat

DHM

15. Bidang Hubungan Luar Negeri

BHLN

16. Bidang Pengembangan Ekonomi dan Kemandirian Masyarakat

BPEKM

17. Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan

DEK

18. Departemen Kemandirian Masyarakat

DKM

19. Bidang Kemuslimahan

BKM

20. Departemen Pemberdayaan Potensi Muslimah

DP2M

21. Departemen Advokasi Muslimah

DAM

22. LSO

L

23. Badan Permusawaratan KAMMI

BP

24. Panitia Bersama

PBM


Kode KAMMI Wilayah/Daerah No 1.

KAMMI WILAYAH / KAMMI DAERAH

KODE

Jabar

KW1

1. Bandung

1.KD-1

2. Cirebon

1.KD-2

3. Tasikmalaya

1.KD-3

4. Garut

1.KD-4

5. Sukabumi

1.KD-5

6. Sumedang

1.KD-6

7. Ciamis (P) 8. Cianjur (P) 9. Subang (P)

2.

3.

4.

5.

DIY

KW2

1. Bantul

2.KD-1

2. Sleman

2.KD-2

3. Kota

2.KD-3

Kalimantan

KW3

1. Kalimantan Timur (Kaltim)

3.KD-1

2. Kalimantan Selatan (Kalsel)

3.KD-2

3. Kalimantan Tengah (Kalteng)

3.KD-3

4. Kalimantan Barat (Kalbar)

3.KD-4

Sumbagut

KW4

1. NAD

4.KD-1

2. Sumatera Utara (Sumut)

4.KD-2

3. Sumatera Barat (Sumbar)

4.KD-3

4. Riau

4.KD-4

5. Kepulauan Riau (Kepri)

4.KD-5

Jabal Nuur

KW5

1. Surabaya

5.KD-1


2. Malang

5.KD-2

3. Jember

5.KD-3

4. Bali

5.KD-4

5. Nusa Tenggara Barat (NTB)

5.KD-5

6. Nusa Tenggara Timur (NTT)

5.KD-6

7. Madiun (P)

6.

Jateng

KW6

1. Semarang

6.KD-1

2. Solo

6.KD-2

3. Purwokerto

6.KD-3

4. Magelang (P)

7.

Sulserabar

KW7

1. Makasar

7.KD-1

2. Sulawesi Tenggara (Sultra)

7.KD-2

3. Sulawesi Barat (Sulbar)

7.KD-3

4. Bosowa (P) 5. Luwu Raya (P)

8.

9.

Sulutenggo

KW8

1. Sulawesi Tengah (Sulteng)

8.KD-1

2. Gorontalo

8.KD-2

3. Sulawesi Utara (Sulut)

8.KD-3

Megapolitan

KW9

1. Jakarta

9.KD-1

2. Bogor

9.KD-2

3. Banten

9.KD-3

4. Bekasi

9.KD-4

5. Depok

9.KD-5


Catatan: - Untuk KAMMDA persiapan (P), sementara belum ada kodenya, sampai dinyatakan penuh (mandiri) - Untuk KAMMDA yang belum ada KAMMWIl-nya, sementara kode yang dicantumkan hanya kode daerahnya. Setelah KAMMWIL-nya terbentuk, baru ditambahkan kode wilayahnya.

Kode KAMMDA yang Belum Memiiki KAMMWIL No

KAMMI DAERAH

KODE

1. Jambi

KD-1

2. Bengkulu

KD-2

3. Palembang

KD-3

4. Lampung

KD-4

5. Bangka Belitung (P)

1. Maluku

KD-1

2. Maluku Utara

KD-2

3. Kepulauan Sulah (P)

1. Papua

KD-1


PENOMORAN SURAT


PENOMORAN SURAT 1. Surat yang dibuat oleh KAMMI Pusat

1. Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum 001/PH/KU-e/KAMMI/X/009

001

/

PH

Nomor

/

KU-e /

KAMMI/

Jenis

Kode

Kode

Surat

Surat dan sifat

Surat

X

/

Bulan

009 Tahun

i = internal (ke dalam organisasi KAMMI) e = eksternal ( ke luar organisasi KAMMI)

Keterangan:

i

(internal)

dan

e

(eksternal)

hanya

digunakan

jika

dikeluarkan

oleh

KU/KT/KD/KK/SJ/SU.

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Bidang /Departemn/Biro Surat yang dikeluarkan Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan 001/PH/B/DEK/KAMMI/XI/009

001 Nomor

/

PH Jenis

/

B

/

Kode tujuan

DEK / Kode

KAMMI/ Kode

XI

/

Bulan

009 Tahun

Bidang

2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/Departemen/Biro) Contoh: Kepanitiaan Sarasehan Nasional KAMMI (SARNAS) di bawah Bidang Kemuslimahan. 001/U/C/SARNAS/BKM/KAMMI/XII/009

3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan bersama (non-Bidang/Departemen/Biro) Contoh: Kepanitiaan KAMMI Peduli (KP) 001/U/KP/PBM/KAMMI/X/009


2.

Surat yang dibuat oleh KAMMI Wilayah

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum 001/PH/KU-e/KW3/KAMMI/X/009

001

/

Nomor

3.

PH

/

KU-e /

KW3

/KAMMI/

Jenis

Kode

Kode

Kode

Surat

Surat

Wilayah

Pusat

X

/

Bulan

009 Tahun

Surat yang dibuat oleh KAMMI Daerah

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum 001/PH/KU-e/5.KD-1/KAMMI/X/009

001

/

Nomor

PH

/

KU-e /

KW3

/KAMMI/

Jenis

Kode

Kode

Kode

Surat

Surat

Wilayah

Pusat

X

/

Bulan

009 Tahun

dan Derah

4.

Surat yang dibuat oleh KAMMI Komisariat

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum 001/PH/KU-e/K-GRESIK/5.KD-1/KAMMI/X/009

001 Nomor

/

PH

/ KU-e

Jenis

Kode

Surat

Surat

/ K-GRESIK / Kode Komisariat

5.KD-1 /KAMMI/ Kode

Kode

Wilayah

Pusat

dan Daerah

X / Bulan

009 Tahun


STEMPEL


PEMBAKUAN STEMPEL KAMMI PUSAT membakukan stempel yang digunakan, sebagai berikut: 1. Stempel KAMMI Wilayah dan Daerah sama dengan stempel. KAMMI PUSAT 2. Stempel Komisariat tetap meletakkan nama daerahnya (lihat contoh). 3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan. - Untuk bentuk huruf tuliasan KAMMI mengunakan Times New Roman (Bol/tebal) - Untuk bentuk huruf tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah, dan Komisariat, serta Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia; menggunakan Tohama ( Bold/tebal) 4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua

Contoh:

Stempel KAMMI PUSAT 62 mm 21 mm

S

Stempel KAMMI Wilayah 62 mm 21 mm


Stempel KAMMI Daerah

62 mm 21 mm

Stempel KAMMI Komisariat 62 mm

21 mm


TANDA TANGAN


Surat yang dikeluarkan oleh KAMMI Pusat a. Langsung dikeluarkan atas nama Ketua Umum


Deni Priyatno, SST. Sekretaris Jenderal

b. Dikeluarkan atas nama Bidang


Ketua Bidang

atau seperti ini:

Ketua Bidang

Sekretaris Bidang

Mengetahui,



c. Dikeluarkan atas nama Departemen


Ketua Departemen

atau seperti ini:

Ketua Bidang

Ketua Departemen

Mengetahui,



d. Dikeluarkan atas nama Biro


Ketua Biro

atau seperti ini:


Ketua Biro Mengetahui,


e. Dikeluarkan mengatasnamakan Contoh: a.n. Ketua Umum


Nb: Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda tangan.


PROTAP PELANTIKAN PENGURUS


PROTAP PELANTIKAN PENGURUS Untuk menyeragamkan tata aturan pelaksanaan proses pelantikan pengurus KAMMI secara nasional, maka perlu dibuat suatu peraturan pelaksanaan pelantikan pengurus KAMMI. Adapun aturannya sbb:

A. Aturan Pelantikan 1. Pelantikan pengurus KAMMI adalah pelantikan Ketua dan seluruh jajaran pengurus KAMMI. 2. Pelantikan pengurus KAMMI Pusat dilakukan oleh Ketua Badan Permusyawaratan KAMMI Pusat, berdasarkan hasil Ketetapan Muktamar KAMMI. 3. Pelantikan Pengurus KAMMI Wilayah/Daerah dilakukan oleh Ketua umum KAMMI Pusat, yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat KAMMI atau KAMMI Wilayah, berdasarkan SK Ketua Umum KAMMI kepada Ketua terpilih.KAMMI Wilayah/Daerah. 4. Pelantikan Pengurus KAMMI Komisariat dilakukan oleh Ketua Daerah atau yang mewakili di tingkat KAMMI Daerah, berdasarkan SK Ketua KAMMI Daerah kepada Ketua terpilih Komisariat.

B. Perangkat Pelantikan 1. Surat Keputusan (SK) Muktamar untuk Penguras KAMMI Pusat, SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI Wilayah, SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI Daerah, SK Ketua KAMMI Daerah Untuk Ketua Komisariat 2. Naskah Ikrar KAMMI 3. Naskah Pelantikan meliputi: Surat Keputusan Ketua Umum dan Daftar Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah, atau Komisariat 4. Tek Mars KAMMI (Lagu Tekad-Izzis) 5. Naskah Pidato Politik Ketua Terpih


C. Pelaksanaan Pelantikan 1. Syarat pelaksanaan pelantikan Susunan Acara Pelantikan: - Pembukaan (dibawakan oleh MC). - Pembacaan Al-Qur‟an (dibawakan oleh Petugas yang ditunjuk). - Menyayikan lagu Indonesia Raya (aba-aba dari petugas yang ditunjuk). - Menyayikan mars KAMMI. - Proses pelantikan: 1. Proses Pelantikan (dilakukan oleh KAMMI Pusat atau Wilayah yang diberi mandat. 2. Pemanggilan Pengurus baru KAMMI (satu per satu) ke depan/podium 3. Pembacaan SK 4. Pembacaan Ikrar -

Serah terima dari Pengurus lama Kepada Pengurus terpilih (misal: memberikan panji/atribut KAMMI sebagai simbol).

-

Sambutan-sambutan: a. Sambutan Panitia (dibawakan oleh ketua Panitia) b. Sambutan Perwakilan KAMMI Pusat/Wilayah. c. Sambutan BP/MP ( dibawakan oleh ketua BP/MP terpilih)

- Orasi Ketua terpilih - Acara Tambahan (Hiburan) - Penutup 2. Perangkat acara Perangkat kebutuhan yang harus ada: - Naskah Ikrar KAMMI - Naskah Pelantikan - Tek Mars KAMMI - Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih

Jangka waktu pelatikan dari terpilihnya ketua Wilayah, Daerah, atau Komisariat maksimal dua bulan, untuk menyusun kepengurusan yang baru. Setelah kepengurusan yang baru terbentuk, maka dapat dilakukan proses pelantikan. Catatan: Untuk proses pelantikan Pengurus Komsat dilakukan oleh KAMMI Daerah.


STANDARDISASI PENGAJUAN SK


PENGAJUAN SK

Pengajuan (SK) Surat keputusan yang dibuat KAMMI Wilayah/Daerah.

Untuk merapikan administrasi organisasi

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(KAMMI) diperlukan mekanisme mengajukan pembuatan Surat Keputusan tentang penetapan kepengurusan KAMMI Wilayah atau Daerah. Syarat-syarat untuk pengajuan Surat Keputuasan: 1. Mengajukan Surat Permohonan penerbitan SK (Surat Keputasan) 2. Melampirkan Surat Ketetapan (Konsideran) MUSWIL/MUSDA tt pengangkatan Ketua.. 3. Melampirkan lembar kepengurusan KAMMWIL/KAMMDA (Nama + CP).

Catatan : Bagi KAMMDA  Surat yang dibuat ditembuskan ke KAMMWIL. Bagi Komisariat Surat permohanan penerbitann SK ditujukan kepada Ketua KAMMI Daerah


PEMBAKUAN ATRIBUT


PEMBAKUAN ATRIBUT

1. Papan Nama Sekretariat/Kantor

KANTOR KAMMI PUSAT

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA (The Action Group of Indonesian Moslem Students) Jalan Gugus Depan Rt.03/02 No. 2 Palmeriam Kec. Matraman Jakarta Timur Telp. (021) 8502226 / (021) 70228767 [email protected] http.//www.kammi.or.id


2. Kop Surat

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Group of Indonesian Moslem Students)

PIMPINAN PUSAT KAMMI Jalan Gugus Depan, No. 2, RT. 03, RW. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman-Jakarta Timur Telepon, E-mail: 081220881977 / 021-94404029, [email protected] / http://www.kammi.or.id


(KAMMI) Wilayah Kalimantan Jalan Wahid Hasyim, RT. 17, Samarinda-Kalimantan Timur Telepon, E-mail: 085752856321, [email protected] / http://www.kammi.blogspot.com


(KAMMI) Daerah Jakarta Jalan Mampang Prapatan 10, No. 11A, Mampang-Jakarta Selatan Telepon, E-mail: 08561014594, [email protected]


(KAMMI) Papua-Komisariat Merauke Jalan Pendidikan Perumnas, Blok D, Nomor 17, Merauke. Telepon/E-mail: 08561014594, [email protected]


3. Amplop Surat

347192

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

Kepada: Bapak………………………………. Di………..

Jalan Gugus Depan, Rt. 02 / Rw. 03, No. 2, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman Jakarta Timur


PIMPINAN PUSAT KAMMI Jalan ……………………………………………………………………… Telepon/Faksimili: ………………..

Kepada: Bapak………………………………. Di………


4. Kartu Tanda Anggota (KTA) NO

1

PROGRAM

Kartu Anggota

KEGIATAN

KETERANGAN

Penomoran Kartu Anggota KAMMI

Sebagai contoh: 05. 05. 04. 2005. 001 Komsat/Kamda/Wilayah/Tahun/No.urut 05 : Kode Komsat 05 : Kode KAMMDA 04 : Kode Wilayah 2005 : Tahun Masuk KAMMI (DM I) 001 : No. urut

Catatan: - Bila pembuatannya mandiri, format KTA ditentukan oleh KAMMI Pusat. Sedangkan teknisnya oleh KAMMDA. - Bila bekerja sama dengan Bank/instansi lain, MOU (Kesepakatan) di bawah KAMMI Pusat.


5. Jas KAMMI

Pedoman Kesekretariatan DESKRIPSI KERJA

Recommend Documents