Vezetői beszámoló Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ÁROP – hivatali szervezetfejlesztésről
Kerekegyháza Város Képviselő-testületének 2010. május 26-i ülésére Saád Tamás, Dr. Peredi Katalin
Szervezetfejlesztési projekt 2
Az ÁROP-1.A.2/A pályázat Kerekegyháza Város Önkormányzata számára szervezetfejlesztési és tanácsadási munkák elkészíttetésére biztosított forrást . A projekt célja Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti-működési hatékonyságának, eredményességének, átláthatóságának, az állampolgárokkal, civil szervezetekkel való kapcsolatának javítása.
A projektszervezet felépítése 3
Projekt Felügyelő Bizottság Ügyrendi, Önkormányzati, Ifjúsági és Közművelődési Bizottság elnöke
Polgármester
AAM kapcsolattartó
Projektvezetés Projektvezető Vincze Miklós
Operatív vezető Dr. Peredi Katalin
Önkormányzat oldali projektcsapat Projekt koordinátor
Belső minőségbiztosító
Vállalkozó oldali projektcsapat AAMTech
AAM Szakértők
HR szakmai vezető
Pénzügyi szakmai vezető Informatikai szakmai vezető
Minőségbiztosító Saád Tamás (AAM)
Vállalt indikátorok 4
Mutató neve
Kiinduló érték 2008
2009
2010
Kumulált érték
Bevont partnerek száma
0
0
4
4
Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma
0
1
3
4
0
35
0
35
0
4
0
4
15
15
A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Átalakított szervezeten belüli eljárások száma Ügyfél elégedettség növelés
Hogyan dolgoztunk? 5
1. fázis: Projekt előkészítés
2. fázis: Projekt megvalósítás
Felmérés, dokumentumok tanulmányozása, adatkérés, interjúk , workshopok
Tervezés, megvalósítás, egyeztetés
3. fázis: Projekt zárás
Anyagátadás, Véleményezés
Helyzetelemzés 6 1. Érintett működési terület azonosítása
2. Külső és belső szabályozási környezet vizsgálata
3.Interjúk
4. Műhelymunka
5. Helyzetelemzési dokumentum összeállítása
•Ügyfélszolgálati folyamat felmérése •Kérdőíves formában ügyfél elégedettségi vizsgálat •Rendeletalkotási folyamat felmérése •A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció felmérése •A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok felmérése • A szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök működésének felmérése •A kockázatkezelés jelenlegi működésének felmérése • A költségvetés előkészítési folyamatának felmérése •A stratégiai tervek jelenlegi gondozási folyamatának felmérése •Információáramlás folyamatának felmérése az önkormányzat és intézmények között •A szervezet projektmenedzsment tudásának felmérése • 58 pontból álló probléma és javaslat lista • 16 db interjú • 64 oldalas helyzetelemző dokumentum
Folyamatfejlesztés 7 1. Fejlesztési javaslat kidolgozása
2. Műhelymunka
3. Részletes fejlesztési javaslatok elkészítése
4. Megvalósítási akcióterv kidolgozása
5. Fejlesztési javaslatok és megvalósítási akcióterv vezetői véleményeztetése, bemutatása
•Ügyfélszolgálati folyamat •Rendeletalkotás folyamata •A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció •A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok •A költségvetés előkészítési folyamata •A stratégiai tervek gondozási folyamata •Információáramlás folyamata z önkormányzat és intézmények között
Ügyfélszolgálati folyamat 8
Személyes kapcsolat, fizikai elérhetőség
Felmérés + Workshop + Akcióterv
Időfoglalás, ügyfélirányítás
Hagyományos, hivatali ügyfélszolgálat
Rendeletalkotási folyamat optimalizálása 9
• Workshop • Akcióterv
• Teljesítmény mutatók kialakítása • SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok • Rövid, közérthető szöveges ismertető a rendeletalkotási folyamatról • Hatásvizsgálati és adminisztratív teher mérési sablon
A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció
• Workshop • Javaslat szervezet átalakítására • Szervezeti kontex diagram • SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok
• Javaslat a pályázatos fájl struktúrára • Egyszerűsített projektmódszertan
10
A civil szervezetekkel történő információáramlás
• Civil szervezetek feltérképezése • Civil szervezetek nyilvántartásának elkészítése • Stakeholder elemzés • Tájékoztatási roadmap készítése
• Panaszkezelési szabályzat készítése • A civil szervezetekhez kapcsolódó űrlapok gépesítése
11
A STRATÉGIAI TERVEZÉS, A KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉS ÉS ELFOGADÁS, A STRATÉGIAI TERVEZÉS ÉS ÉVES KÖLTSÉGVETÉS ÖSSZEKAPCSOLÁSA , A STRATÉGIAI TERVEK GONDOZÁSA FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE • Workshop • Stratégiai tervezési tábla készítése
• Teljesítmény mutatók kialakítása • SzMSz, Ügyrend módosítási javaslatok • Stratégiai tervezési folyamat kialakítása • Javaslat a stratégiai dokumentum tartalmára
12
Információáramlás folyamata az önkormányzat és intézmények között
• Workshop • űrlapok gépesítése, és a hivatali folyamatokba történő beillesztése • Teljesítmény mutatók kialakítása
13
TER 2 szoftver 14 SZMSZ, Ügyrend, munkaköri leírások áttekintése Munkaköri leírás minta egyeztetése, véglegesítése
Oktatások
Asszisztált kérdőíves lekérdezés
Teljesítményértékelési támogatása
Kérdőívek feldolgozása
Ismertetés a dolgozókkal, aláírás
Vezetői egyeztetés Rögzítés az adatbázisban
TER2 szoftver 15
•A TER2 szoftver segítségével tevékenység elemzés, új munkaköri leírások, különös tekintettel a FEUVE rendszer működésbe iktatására, a kockázatkezelési-, együttműködési és koordináció felelősségek és kötelezettségek munkaköri leírásokban történő rögzítése munkaköri leírásokba illesztése •Teljesítményértékelési rendszer kiépítése, ezen belül az egyéni és szervezeti szintű teljesítmény-értékelési rendszer kiépítése • 33 főre munkakörelemzés • 33 db új munkaköri • Felhasználói kézikönyv
• 2 fő oktatása a teljes rendszerhasználatra • Teljesítményértékelési rendszer kiépítése • 5 fő oktatása a teljesítmény értékelési rendszer használatára
Kockázatkezelés rendjének kialakítása 16
Kockázatkezelési szabályzat javaslat, nyilvántartás és gépesített űrlapok kialakítása • Workshop
• Kockázatkezelési szabályzat kialakítása
• Kockázati nyilvántartás kialakítása
• Gépesített űrlapok kialakítása
Ügyfél elégedettség mérés 17
• A projekt végén ismételt elégedettségi vizsgálat
• Vezetői összefoglaló a két mérés eredményeiről
• Ügyfél elégedettség eljárásrend
Köszönöm a figyelmet!
