SOPRON MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA SZABÁLYZATA A HIVATALI MUNKAVÉGZÉS RENDJÉRİL. Farkas Józsefné. HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: június 1

ÜGYIRATSZÁM: 40108-5/2010.

SOPRON MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

OLDALSZÁM: 1/7

SZABÁLYZATA A HIVATALI MUNKAVÉGZÉS RENDJÉRİL

KÉSZÍTETTE:

Dr. Tölli Katalin aljegyzı

ELLENİRIZTE:

Farkas Józsefné

HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA:

2010. június 1.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7

Dr. Fodor Tamás polgármester Dátum: 2010. május 19.

Dr. Dobos József jegyzı




OLDALSZÁM: 2/7


A szabályzat hatálya 1. Jelen szabályzat a Polgármesteri Hivatalban történı munkavégzés rendjét és körülményeit, a technikai feltételek biztosításának módját tartalmazza. A munkaidırıl a Közszolgálati szabályzat, és a hivatallal munkaviszonyban állók jogviszonyának egyes kérdéseirıl szóló szabályzat rendelkezik. Jelen szabályzat hatálya a Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatott köztisztviselıkre és munkavállalókra terjed ki (a továbbiakban együtt: hivatali dolgozók).

Belépés a hivatal épületébe

2.1. A Polgármesteri Hivatal Sopron, Fı tér 1. sz. és Fı tér 5. sz. alatti épületeiben, és Sopron, Lenkey u. 1-3. sz. alatti épületben az alapellátás mőködési rendjéhez igazodva portaszolgálat mőködik. A Polgármesteri Hivatal egyéb épületeiben portaszolgálat nem mőködik. 2.2. A hivatali dolgozók számára - az ügyeleti ellátást kivéve - a hétvégi munkavégzést, és ezzel kapcsolatban a hivatal épületeiben tartózkodást az 1. melléklet szerinti nyomtatványon a jegyzı engedélyezi. 2.3. A szervezeti egység vezetık kötelesek az ügyfélfogadási idın kívül beidézett ügyfelek névsorát az idézést megelızı napon a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának leadni a portaszolgálat tájékoztatása céljából. Sürgıs esetben az idézésrıl a portaszolgálat közvetlenül, telefonon is értesíthetı. Hivatali helyiségek kulcsainak kezelése 3.1 A Fı tér 1 és Fı tér 5. épületben található hivatali helyiségek kulcsát a portaszolgálat ırzi a portahelyiségében elhelyezett zárható fémszekrényben. A kulcsok felvételének és leadásának tényét a 2. melléklet szerinti kulcsnyilvántartásban aláírással kell igazolni. A munkavégzés befejeztével az épületbıl való távozás elıtt a hivatali helyiségek kulcsát az ott dolgozók kötelesek a portaszolgálatnak leadni. A portaszolgálattal nem rendelkezı hivatali épületekben található helyiségek kulcsait az oda beosztott hivatali dolgozók kezelik. 3.2 A személy- és vagyonbiztonság biztosítása érdekében a szervezeti egység vezetı felelıs azért, hogy szervezeti egységénél a munkavégzés befejezésekor valamennyi hivatali helyiség kulcsa leadásra kerüljön. A szervezeti egység vezetık kötelesek meggyızıdni arról, hogy szervezeti egységüknél, csak olyan kulcs található, amely a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának nyilvántartásában szerepel. A nyilvántartásba nem vett másolat Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának történı leadásáról kötelesek intézkedni. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7






OLDALSZÁM: 3/7


3.3 Ha a hivatali dolgozók munkaidıben a részükre munkavégzésük helyéül kijelölt helyiségbıl távoznak, és így az ırizetlenül marad, kötelesek az ajtót kulcsra zárni, és a kulcsot maguknál tartani, vagy a szervezeti egységük ügykezelıjének átadni. Riasztórendszer mőködtetése 4.1. A Polgármesteri Hivatal Sopron, Fı tér 1. sz., Fı tér 5. sz., Új u. 8. sz. és Új u. 12. sz. alatti épületeiben biztonságtechnikai rendszer mőködik, melyhez a köztisztviselık, hivatali dolgozók és a takarítást végzı vállalkozás alkalmazottai saját kódszámmal rendelkeznek. A kódszám titkos, tulajdonosa azt mással nem közölheti. Ha ezt megszegi, a kódszámmal való visszaélés esetén annak következményeiért felelıs. A kódszámmal a riasztórendszer a biztosított egységbe való belépésékor kikapcsolható. A munkavégzést követıen távozáskor a biztosított egységet utolsóként elhagyó személy köteles a biztonsági rendszert bekapcsolni. Riasztás esetén a szükséges intézkedéseket a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának biztonságtechnikai feladatokkal megbízott dolgozójának, illetve a csoport vezetıjének utasítása szerint kell megtenni. 4.2. A Humánpolitikai Osztály Egészségügyi alapellátó csoportja által használt hivatali helyiségekben mőködı riasztórendszerek kezeléséért a portaszolgálatot ellátók, ennek hiányában az oda beosztott hivatali dolgozók felelısek. Felszerelések, berendezések kezelése 5. A vagyonvédelem biztosítása érdekében a Polgármesteri Hivatal épületeibıl a hivatal tulajdonát képezı gépek, berendezések, felszerelések – az egészségügyi szakellátás helyszíni biztosításához szükséges eszközök kivételével - máshol történı használatra csak a 3. melléklet szerinti engedély alapján, javításra, karbantartásra a 4. melléklet szerinti engedély alapján vihetık ki. Az engedélyt portaszolgálattal ellátott épület esetén kérésre a portaszolgálatnak be kell mutatni. Postázás rendje 6.1 A Polgármesteri Hivatal napi kimenı postáját – a Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportjánál keletkezı posta kivételével - a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának Sopron, Fı tér 1. II. félemelet 3. sz. alatti irodájában kell leadni hétfıtıl – csütörtökig 9.0013.00, pénteken 9.00-11.00 óráig. 6.2 Sürgıs esetben a fenti idıtartamon kívüli posta leadást külön kell kérni, de a postát ebben az esetben is legkésıbb 14.00, pénteken 11.30 óráig le kell adni. A postázásra kijelölt határidıt követıen elkészült postát a szervezeti egységek a következı napi postázásig saját Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7






OLDALSZÁM: 4/7


helyiségükben kötelesek tartani. A számítógépes feldolgozás miatt a küldeményeken fel kell tüntetni az iroda megnevezésének rövidítését. 6.3 A Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportjánál keletkezı postát az ezzel megbízott hivatali dolgozók kezelik. Fénymásolás rendje 7. A Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportja kivételével a szervezeti egységek a központi fénymásolóba a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának Sopron, Fı tér 1. II. félemelet 1.sz. helyiségébe adhatnak le anyagokat fénymásolásra. Az anyaghoz csatolni kell az 5. melléklet szerinti kísérılapot (A központi fénymásoló helye: földszint 25. sz. szoba.) A Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportja részére a fénymásolást a rendelkezésükre álló eszközökkel telephelyükön az ezzel megbízott hivatali dolgozók látják el. Az ügyfelek részére fénymásolatot készíteni a polgármesteri hivatal által nyújtott szolgáltatások rendjérıl szóló szabályzatban rögzítettek szerint lehet. Parkolás rendje 8.1 A Polgármesteri Hivatal Fı tér 1. alatti épületének (Városháza) udvarán 18 gépkocsi számára van parkolási lehetıség. A parkolóhelyek használatára jogosultak: - Humánszolgáltatási Osztály 2 db parkolóhely - Ellenırzési csoport 1 db parkolóhely - Polgármesteri Iroda 1 db parkolóhely - Közgazdasági Osztály 3 db parkolóhely - Városgazdálkodási Osztály 2 db parkolóhely - Jegyzıi Iroda 1 db parkolóhely A szervezeti egységek részére biztosított parkolóhelyet a szervezeti egység vezetı döntése alapján lehet igénybe venni. Az épület udvarára a portás csak a szervezeti egység vezetı által megnevezett gépkocsikat, a tisztségviselık gépkocsiját és a hivatali gépkocsikat engedheti be. A Városházára gépjármővel érkezı vendégek parkolási igényét a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportjának (gépjármő típus, rendszám megadásával) jelezni kell. Amennyiben az udvaron szabad parkolóhely nincs, a Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportja által ırzött és nyilvántartott chipkártyával a Városház utcai parkoló is igénybe vehetı. 8.2 A Fı tér 5. épület udvarán a Polgármesteri Hivatal számára 8 parkolóhely biztosított. A parkolóhelyek használatára jogosultak: - Építéshatósági Osztály 4 parkolóhely - Igazgatási Osztály 4 parkolóhely.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7






OLDALSZÁM: 5/7


A szervezeti egységek részére biztosított parkolóhelyet a szervezeti egység vezetı döntése alapján azok a dolgozók vehetik igénybe, akik a vonatkozó önkormányzati rendelet szerint a Belváros területére érvényes behajtási engedéllyel rendelkeznek. 8.3. A Fı tér 5. sz. épület fél kapuszárnyát reggel 8.00-tól a munkaidı végéig zárva kell tartani. Munkaidıben a kapu nyitását és zárását a portaszolgálat biztosítja a parkolásra engedéllyel rendelkezık számára. Szoftverhasználat rendje 9.1 A szerzıi jog által védett számítógépes szoftverek illegális használata, terjesztése és másolása törvénybe ütközı cselekedet, és ellenkezik Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala szoftveralkalmazói politikájával, melynek alapelvei: a) A Polgármesteri Hivatalban tilos az illegális szoftvermásolatok készítése vagy használata. b) A Polgármesteri Hivatal minden munkavégzéshez szükséges és indokolt szoftverigény kielégítésére jogtiszta vagy szabad felhasználású szoftvert biztosít, a megfelelı idıben és a szükséges mennyiségben. c) A Polgármesteri Hivatal eleget tesz minden olyan licensz vagy vásárlási feltételnek, amely az általa beszerzett vagy használt szoftverek felhasználását szabályozza. d) A Hivatal külsı cégektıl vásárol számítógépes szoftver licensz engedélyeket. e) A Hivatal a licensz szerzıdéssel nem válik a szoftverek tulajdonosává, a szoftvert és annak dokumentációját a szoftver fejlesztıjének külön engedélye nélkül nem áll jogában másolni. f) A Hivatal alkalmazottai a számítógép-hálózaton és a számítógépeken a szoftvereket a licensz szerzıdéseknek megfelelıen használhatják. Szoftvert az Informatikai Csoport tagjai telepíthetnek. Internetrıl szoftvert letölteni, azt telepíteni csak legálisan, hivatali munkakör ellátása érdekében, az Informatikai Csoport elızetes értesítésével és a szerzıi jogról szóló 1999. LXXVI. Tv. 58.§ – 60.§ figyelembe vétele mellett lehet. g) Amennyiben a Hivatal munkatársainak tudomására jut, hogy a megvásárolt szoftvert nem a fentiek szerint használják, akkor haladéktalanul kötelesek értesíteni szervezeti egység vezetıjüket, vagy az Informatikai Csoportvezetıt. h) A Büntetı Törvénykönyv 329/A. - /C. § értelmében az illegális szoftverhasználatban részt vevı személy a törvény értelmében közérdekő munkával, pénzbírsággal vagy akár 8 évig terjedı szabadságvesztéssel is sújtható. 9.2 Az illegális szoftvermásolatok készítésének vagy használatának megakadályozása érdekében a Polgármesteri Hivatal vezetése rendszeresen belsı ellenırzést végez, és a normákat megszegıkkel szemben fegyelmi eljárást indít. Az illegális szoftvermásolatok készítése vagy használata olyan kötelezettségszegés, amely megalapozhatja a legsúlyosabb fegyelmi büntetést, a hivatalvesztést is.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7






OLDALSZÁM: 6/7


9.3 A szoftverek felhasználóinak a használatba vétel elıtt „Szoftver alkalmazói nyilatkozat”-ot kell tenniük, melyben vállalják a 9.1 pontban írtak betartását. Az Internet használat szabályai 10.1 Az Internet használatát illetıen Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala az alábbi politikát követi: a) Az Internet kizárólag hivatali tevékenységi kör keretein belül és szakmai indokkal vehetı igénybe. A magánjellegő Internet-használat tilos. b) A köztisztviselıkre és a Hivatal munkatársaira vonatkozó elıírásokat - különös tekintettel az adatvédelemre - az Internet használata közben is be kell tartani. c) Internetrıl adatállományt és egyéb alkalmazható állományt letölteni és felhasználni kizárólag hivatali szakmai tevékenységi kör keretén belül lehet. d) A hivatali adatok, azonosítók és információk Interneten történı megadása kizárólag szakmai feladat ellátása érdekében történhet. Minden esetben meg kell gyızıdni arról, hogy az átvevı jogosult az adatok megismerésére, valamint a szolgáltatott adatok jogszerő kezelése és védelme biztosított. e) Tilos a közerkölcsöt, az emberi méltóságot sértı oldal tanulmányozása és letöltése! f) Mivel minden megtekintés, letöltés és belépési próbálkozás elektronikus naplóban rögzítésre kerül, az utólagos számonkérés biztosított, és fegyelmi felelısségre vonásra kerülhet sor a felettes vezetı kezdeményezésére. 10.2 Az Internet használatát a Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi és munkavállalói számára a jegyzı engedélyezi, a szervezeti egység vezetı által elıterjesztett kérelemre, melyben meg kell jelölni, hogy milyen feladat ellátásához szükséges az Internet használat. Egyidejőleg a felhasználónak „Internet alkalmazói nyilatkozat”-ot kell tennie arról, hogy a fenti szabályokat tudomásul veszi. A telefonhasználat szabályai 11.1

A Polgármesteri Hivatal hivatalos helyiségeiben - a Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportjának telephelyei kivételével - a vezetékes telefonkészülékeket az alábbi módon lehet használni: − A hivatalon belüli hívásokra: a telefonkönyvben megadott háromjegyő számmal. − Kimenı (városi illetve távolsági) hivatalos ügyben történı hívásokra: folyamatos tárcsázással 0-t, a hívószámot, a kettıs sípszó után a személyi kódot, végül a # jelet kell tárcsázni. − Kimenı magáncélú hívás esetén a 0-t, a hívószámot, a kettıs sípszó után 8-at és a személyi kódot, végül a # jelet kell tárcsázni.

11.2. A híváslistákat a jegyzı szúrópróbaszerően ellenırzi. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7






OLDALSZÁM: 7/7


11.3. A személyi kód birtokosának a magáncélú hívások díja göngyölítve nyilvántartásra, és amint a nettó 1.500 Ft-ot eléri, de legkésıbb a tárgyév december 31-ig számlázásra kerül, melyet köteles 15 napon belül a Polgármesteri Hivatal számlájára befizetni. 11.4. A vezetékes telefonra érkezı külsı hívásokat hivatali idıben lehetıség szerint legkésıbb a harmadik csengetésre fel kell venni. 11.5. A közvetlenül hívható (saját számmal rendelkezı) vezetékes telefonra érkezı hívásokat az irodában dolgozó ügyintézı köteles a szervezeti egységének ügykezelıjéhez, vagy az ıt helyettesítı ügyintézıhöz irányítani, ha hivatali idın belül tartósan (15 percet meghaladóan) távozik az irodából (tárgyalás, helyszínelés, ebédszünet, vagy egyéb okból), illetve ha egyéb okból (szabadság, kiküldetés, betegség) nem tartózkodik a munkahelyén. Elıre nem látható távollét esetén a telefon átirányításáról a szervezeti egység ügykezelıje gondoskodik. 11.6. Az ügyintézés folyamatossága érdekében az ügyintézık a szervezeti egységre vonatkozó ügyfélfogadási idın kívül a vezetékes telefonjukra érkezı hívásokat a szervezeti egység vezetı jóváhagyásával a szervezet egységük ügykezelıjéhez irányíthatják. 11.7. A polgármester, alpolgármesterek, jegyzı és a szervezeti egység vezetık vezetékes telefonjára érkezı külsı hívásokat a Polgármesteri Iroda és a Jegyzıi Iroda titkársága, illetve a szervezeti egységhez beosztott ügykezelı fogadja, és utasítás szerint kapcsolja. 11.8. Az átirányított telefonhívások esetén, ha az ügyet a hívást fogadó nem intézte el, a hívást fel kell jegyezni, és arról a keresett ügyintézıt (tartós távolléte esetén a helyettesét) amint lehetséges, tájékoztatni kell. 11.9. A hívó felet kérésére az általa megadott telefonszámon vissza kell hívni. 11.10. A Polgármesteri Hivatal a tisztségviselık és külön jegyzıi utasításban meghatározott munkakörökbe beosztott köztisztviselık részére a munkavégzéshez szükséges mobiltelefont biztosít. 11.11. A munkavégzéshez szükséges mobiltelefon havi számlájának összegébıl 10% – mint a magáncélú beszélgetések díja – göngyölítve nyilvántartásra, és amint a nettó 1.500 Ft-ot eléri, de legkésıbb a tárgyév december 31-ig számlázásra kerül a használatra jogosultnak, melyet köteles 15 napon belül a Polgármesteri Hivatal számlájára befizetni. 11.12. A köztisztviselı a munkavégzéshez szükséges mobiltelefont köteles lehetıleg bekapcsolt állapotban tartani, és azon hivatali idıben valamennyi, hivatali idın kívül pedig a tisztségviselıktıl, illetve a munkatársaktól érkezı hívásokat fogadni. Amennyiben valamilyen okból a telefont ki kellett kapcsolnia, illetve a hívást nem tudta fogadni, köteles a tisztségviselıket, munkatársakat amint lehetséges, visszahívni. Záró rendelkezések 12. Jelen szabályzat 2010. június 1-jén lép hatályba. Egyidejőleg a 2008. június 1-jén kiadott 6. változatú szabályzat hatályát veszti. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 7




Hétvégi munkavégzés engedélyezése

Kérem engedélyezni a Polgármesteri Hivatalban a hétvégi munkavégzést. Név: ……………………………………………………………………… Szervezeti egység:…………….……………………………………………………….. A munkavégzés ideje:……………év……………………hó…………nap Idıtartam:

……………..órától…………….…..óráig

Sopron, ……………..év……………………hó…………nap.

……………….………… dolgozó

…………………………. szervezeti egység vezetı

Engedélyezem: Sopron, ……………….év ………………..hó …….nap.

………………………… jegyzı

ÜGYIRATSZÁM: 40108-5/2010. VÁLTOZAT: 7 MELLÉKLET: 1 OLDALSZÁM: 1/1

Jóváhagyta: Dr. Fodor Tamás polgármester Dátum: 2010. május 19.



E n g e d é l y vagyontárgyak ideiglenes elvitelére Sopron Megyei Jogú Város Jegyzıje engedélyezem a Polgármesteri Hivatal tulajdonát képezı alábbi vagyontárgyak ideiglenes átadását, illetve kivitelét az épületbıl. Átadó neve:……………………………………………………………………………………. Átvevı neve, címe: ……………………………………………………………………………. Átadás idıtartama:……………………………………………………………………………… Vagyontárgyak megnevezése, azonosító adatai: ………………………………………………………………………………………..……………… ……………………………………………………………………………………..……… …………………………………………………………………………………………….……. ………………………………………………………………………………………………….. Sopron, ………………év……………….hó………nap …………………………………... jegyzı A fentiekben felsorolt vagyontárgyak hiánytalan és hibátlan átvételét igazolom és tudomásul veszem, hogy visszaadásig a tárgyakért anyagi felelısséggel tartozom. Sopron……………… év……………….hó……nap.

………………………………… átadó

……………………………….. átvevı

Igazolom, hogy a fentiekben felsorolt vagyontárgyak hiánytalanul és hibátlanul visszaadásra kerültek. Sopron, ………………év……………….hó…….nap …………………………………. átadó


………………………………. átvevı




E n g e d é l y

Név:………………………………… Szervezeti egység:…………………………………. Gépek, berendezések, felszerelések megnevezése, azonosító adatai: …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Engedélyezem, hogy fent felsorolt vagyontárgyakat a Polgármesteri Hivatal épületébıl javításra, karbantartásra a fent feltüntetett személy kivigye. Sopron, ………………..év ………………..hó…………..nap.

………………………… Jegyzıi Iroda Gondnoksági csoportvezetı





I g é n y l ı l a p

A csatolt bizonylatról a ……………………………………………………szervezeti egység részére…………x……….db, összesen ………………db másolatot kérek elkészíteni. A másolatok …………………………………………..célra kerülnek felhasználásra. Sopron, ……………év………………hó……nap. ……………………………………….. szervezeti egység vezetı Az igényelt másolati példányszámokat átvettem: Sopron,…………….év……………….hó…...nap. ……………………………………… átvevı





Kulcs nyilvántartás

Nap

Kulcs száma

…….év …………. hónap …… hét Polgármesteri Hivatal Iroda Felvevı Leadó

Takarítás Felvevı Leadó

hétfı kedd szerda csütörtök péntek szombat vasárnap





SOPRON MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA SZABÁLYZATA A HIVATALI MUNKAVÉGZÉS RENDJÉRİL. Farkas Józsefné. HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: június 1

Recommend Documents