Verzuimmanagement, lastdier of paradepaard? Effectieve verzuimbeheersing brengt twee vormen van winst: financiële winst en winst voor de vitaliteit van de werkende mens. Toch staan bij veel bedrijven en organisaties de potentiële ‘paradepaarden’ renteloos op stal! Drie partijen geven hun visie of verzuimsoftware. Interviews en foto’s: Alice van Laar - Gaviavier
Miljoenen blijven liggen…
services als afnemer en Upstairs traprenovatie
Spreek het woord ‘verzuimmanagement’ uit, en
als gebruiker.
direct verschijnen er beelden bij degenen die er mee te maken hebben. De praktijk neigt soms
Wat maakt verzuimmanagement zo
naar een minder aantrekkelijk beeld van
complex?
verzuimmanagement: het lastdier. Wettelijke
Verzuim en verzuimmanagement wordt op drie
verplichtingen, administratief gedoe en natuurlijk
niveaus beïnvloed. Macrodeterminanten bij
de kosten die verzuim voor organisaties
(ziekte)verzuim zijn de conjunctuur, de wetgeving
meebrengt. En het arme lastdier is ook nog eens
en de samenstelling van de beroepsbevolking. Bij
opgetuigd met het gegeven dat verzuim een
krapte op de arbeidsmarkt, zoals nu nog aan de
afspiegeling vormt van het gevoerde
orde is, neemt het verzuim toe.
personeelsbeleid. Zo zijn hoge verzuimcijfers doorgaans minder complimenteus voor een organisatie of bedrijf. Al met al lijkt verzuimmanagement niet het meest sexy onderwerp. Hier ligt een paradox, want miljoenen euro’s blijven liggen door ineffectieve verzuimbeheersing. Het financiële aspect is belangrijk. Het is echter niet het enige aspect dat telt, tenminste niet voor de bedrijven die in dit artikel aan het woord zijn. Effectieve verzuimbeheersing brengt winst mee voor de vitaliteit van de mens in het werk. Vanuit deze twee gezichtspunten, vitale werknemers en geldelijke opbrengst, staan er bij vele bedrijven en organisaties paradepaarden renteloos op stal! Welke rol heeft de recent ontwikkelde verzuimsoftware VMplus als ondersteuner van het verzuimmanagement? Welke gedachten en uitgangspunten liggen ten grondslag aan VMplus en hoe wordt het gebruikt in de praktijk? Drie
Annemarie van Mackelenbergh, InfoRhei
betrokken partijen geven hun visie: InfoRhei, de ontwikkelaar van de software, Top-Care health
Op organisatieniveau spelen missie, visie, beleid en procedures een rol bij verzuim. In de derde en
1
uiteindelijk de belangrijkste plaats draait het om
aangepaste software. Voor InfoRhei spreekt het
mensen en hun verantwoordelijkheden. Mensen
vanzelf dat de bescherming van privacy en data
zijn bepalend voor het succes van organisaties.
cruciaal is, daarin voorziet VMplus. Bedrijfsartsen
‘Het verzuimbeleid staat doorgaans helder op
beschikken bijvoorbeeld als enige over de
papier bij bedrijven en instellingen’ aldus
toegang over hun eigen medische dossiers.
Annemarie van Mackelenbergh van InfoRhei. ‘Maar de uitvoering van verzuimbeleid vraagt
Toegevoegde waarde
meer van mensen. De wettelijk verplichte
Gezondheid, gezond gedrag en inzetbaarheid zijn
registraties zijn tijdrovend en de eisen zijn strikt,
kenmerken van vitale medewerkers. Werkgever
op straffe van boetes. De communicatie tussen
en werknemer hebben hun eigen aandeel om
de betrokken partijen in organisaties laat nogal
vitaliteit te behouden en te bevorderen. De
eens te wensen over en het kan verleidelijk zijn
medewerker heeft uiteraard verantwoordelijkheid
om verantwoordelijkheden over de bekende
voor zijn eigen gezondheid, noem levensstijl en
muur te gooien. Oorzaken en kosten van verzuim
gedrag. De medewerker staat er in de
zijn vaak onvoldoende in beeld bij bestuurders en
werksituatie echter niet alleen voor.
managers’.
Onderkenning van fysieke behoeften, veiligheid en zekerheid, sociaal contact, waardering en
Voor 80% te beïnvloeden
erkenning door de leidinggevenden zijn
InfoRhei pakte die handschoen op. Vanuit de
voorwaarden om een maximale inzetbaarheid te
ervaring met HR procesmanagement ontwikkelde
bereiken. InfoRhei is er daarbij van overtuigd dat
het bedrijf verzuimsoftware die op veel factoren
HR alleen toegevoegde waarde heeft, als in
inspeelt, en speciaal op de belangrijkste factor:
systemen ruimte is voor individuen en individuele
de mensen die het verzuimbeleid moet
keuzes. Vanuit deze visie is VMplus ontworpen,
waarmaken en uitvoeren: de manager, de direct
zodat managers en p&o-ers die support krijgen
leidinggevende, de p&o-functionaris. ‘Vroeger
die voor hen, in hun organisatie of bedrijf het
kon je als werknemer ook wel eens ‘lekker’ ziek
meest effectief is.
zijn’, vervolgt Van Mackelenbergh. ‘En laten we
Volgens InfoRhei is bij verzuim terugkeer naar
wel wezen, ziek is ziek, daar mag je uiteraard niet
een inzetbaarheid van 96% haalbaar.
aankomen. Verzuim kent naast ziekte echter ook
‘Registreren moet, dat is duidelijk. VMplus is
tal van andere oorzaken. Wij weten dat 80% van
echter ook gericht op proactief werken en
het verzuim te beïnvloeden is! Realiseer je goed
preventie. En sta er daarnaast eens bij stil’, aldus
wat een verschil maakt het voor een
Van Mackelenbergh, ‘dat een werkgever
medewerker, als die tijdig en gericht aandacht
gemiddeld € 350,= per dag kwijt is aan een
krijgt van de juiste persoon.’ Goed
verzuimende medewerker.’
verzuimmanagement uitvoeren vraagt betrokkenheid en discipline. Daarbij veranderen
Totaalbeeld
regels en procedures van tijd tot tijd.
‘Iedereen heeft te maken met inzetbaarheid en
Ondersteunende software moet tegelijk sturend
vitaliteit van mensen, dat is waar het om gaat’
en toch flexibel zijn. InfoRhei heeft gekozen voor
zegt Richard Stammen, mededirecteur van Top-
een webbased programma. Dat is in principe
Care health services, zorgaanbieder voor
overal toegankelijk en bespaart organisaties het
bedrijven van diverse omvang.‘Verzuim zit er aan
steeds opnieuw moeten installeren van
vast, wij brengen oplossingen voor werkgevers.
2
We denken en werken niet vanuit klachten, maar
krap. Wij ervaren dat werkgevers zich kunnen
vanuit functioneren, wat kan er wèl. Daarbij
profileren door uitstekend verzuimmanagement’
maken we onderscheid tussen klachtherstel en
aldus Stammen. Toch zien ook wij dat verzuim
klachtbeleving. Op grond van ervaring zeggen we,
niet het meest populaire onderwerp is bij
dat negen van de tien klachten niet puur
organisaties. Praktisch gezien, een HR-manager
medisch is. Het belang om aandacht te besteden
of een p&o-functionaris is liever bezig met zijn of
aan fysieke èn aan andere oorzaken van verzuim
haar kerntaken. De administratieve rompslomp
is evident. We beloven dat mensen binnen acht
die verzuimmanagement met zich meebrengt, is
weken weer functioneren, dat kan alleen maar
niet het aantrekkelijkste deel van het werk. Daar
door dicht op het proces te zitten.
kun je met gerichte software veel aan doen.’ Stammen vervolgt: ‘Maar ook vanuit zakelijk oogpunt, verzuim is per definitie een kostenpost. En zelfs één waar veel geld blijft liggen! Ik chargeer nu: een medewerker verschijnt een maand lang niet op het werk. Aan het eind van die maand gaat de manager naar de Raad van Bestuur, om ze te vragen het salaris van die medewerker uit betalen. De medewerker heeft dus niets gepresteerd, maar staat wel op de loonlijst. Raadt u al wat de RvB zal zeggen? Het verbazende is, dat impliciet dan weliswaar, dit toch vaak de praktijk is. En de organisatie ‘ongezien’ voor de kosten opdraait!’
Niet af te zetten Hoe werkt Top-Care met VMplus? Wij bieden de VMplus aan als systeem, dat we aanpassen aan het bedrijf en het type vraagsteling’ vertelt Richard Stammen, Top-Care health services
Daartoe werken we met multifunctionele teams van Arbo-artsen en paramedici, een heel team staat om de individuele werknemer heen. Met korte lijnen en snel schakelen kunnen we de verzuimduur over de totale range met minimaal 20% verkorten. Zo zijn we uitgekomen bij VMplus, dit systeem past in onze strategie: werk vanuit het totaalbeeld en wees proactief.’
Populair Verzuimbegeleiding vormt een onderdeel van het zorgaanbod van Top-Care. ‘De arbeidsmarkt is
Stammen. ‘Verzuim heeft diverse oorzaken, waaronder ziekte en arbeidsongeschiktheid. Een werknemer heeft er baat bij om adequaat begeleid te worden. Wij zetten VMplus in bij klanten die echt voor hun mensen gaan, anders heeft het weinig zin. De Wet Verbeterde Poortwachter legt verplichtingen op aan werknemer en werkgever. Een werkgever kunnen we daarin goed ondersteunen. VMplus is wel een strikt sturend systeem, een anekdote geeft aan hoe: ‘Een managementassistent vroeg aan de consultant die implementatie van VMplus begeleidde: ‘Hoe zet ik het systeem af? Mijn baas wordt gek van
3
de mailtjes die hem achtervolgen!’ ‘Dat is nou
dan heb je zuiver de feiten’ vertelt Boeijen.
juist een deel van de kracht’, lacht Stammen, je kunt het systeem niet ‘afzetten’. Je kiest je eigen instellingen in de software, en dan ben je er aan gehouden!’
Groeibedrijf ‘Het moet zeker een positief verhaal worden?’ vraagt Frans Boeijen van het bedrijf Upstairs Traprenovatie. Dat is een mooie opening van een gesprek. ‘Positief is altijd goed, maar het gaat vooral om een realistisch verhaal’, is het antwoord. Upstairs is een relatief jong bedrijf met een enorme groeikracht. In 10 jaar tijd is het aantal medewerkers toegenomen tot 260. Het bedrijf werkt in heel Nederland en er is begonnen met expansie in de buurlanden België, Duitsland en Engeland. Goed onderling contact en aandacht
Frans Boeijen, Upstairs Traprenovatie.
voor de medewerkers kenschetst de bedrijfscultuur. ‘We zijn een beetje een familie’
‘Soms lijkt het in je beleving dat iemand meer of
aldus Boeijen. Begin 2008 is Upstairs klant
minder ziektedagen heeft, dan dat in
geworden bij Top-Care health services. Het
werkelijkheid zo is. En ik heb de gegevens op elk
verzuimmanagement bij Upstairs is vanaf die tijd
moment bij de hand. Vroeger moest je eerst naar
anders ingericht. Waar eerder de P&O-afdeling
p&o.’ De buitendienst met de monteurs is de
het verzuim registreerde, doen nu de
grootste afdeling. De leeftijd van de monteurs
bedrijfsleiders van de buitendienst dit zelf.
loopt van rond de twintig jaar tot vijfenvijftig-plus.
Daarbij gebruiken zij VMplus.
Maakt het gebruik van VMplus bij Upstairs verschil voor de werknemers? ‘Eerlijk gezegd
Praktijkervaring
dacht ik bij ons nu niet. Misschien wel als het
‘De p&o-afdeling van Upstairs heeft samen met
bedrijf verder groeit’ zegt Boeijen. ‘Maar op het
Top-Care het systeem voor ons ingericht.
moment ken ik alle vijfenveertig monteurs in mijn
Vervolgens heeft Top-care de instructie aan de
regio persoonlijk. Ik weet bijvoorbeeld wel wie op
dagelijkse gebruikers verzorgd’, geeft Boeijen
zijn rug moet letten, of ik hoor het als er iets
aan. ‘Daar waren een paar uurtjes voldoende
bijzonders is. Echt ‘zware’ gevallen gaan
voor. Het is gewoon een makkelijk systeem. Alles
trouwens toch naar P&O. En Top-Care belt altijd
staat er overzichtelijk in, je kunt het gelijk
snel terug als er iets is. Het ziekteverzuim is
toepassen’. Het werken met VMplus blijkt ook in
volgens Boeijen bij Upstairs niet zo hoog. ‘Juist
de praktijk goed te bevallen. ‘Als ik bijvoorbeeld
omdat we gefocust zijn op het persoonlijk kennen
een functioneringsgesprek wil houden, kan ik zo
van onze mensen’. Overigens merken de
de historie van een medewerker oproepen. En
werknemers zelf niets van de andere manier van registreren. Het overzicht dat VMplus geeft is
4
vooral voor de bedrijfsleider prettig. Ik kan in een
mailtjes van VMplus ook door. En dat hoeft van
ogenblik de gegevens naar voren halen. Geen
mij persoonlijk niet’ besluit Boeijen.
minpunten dus? ‘Nou, in het weekend gaan de
5
