Verslaglegging bijeenkomst voor informatie en opinie 24 november 2010 van 19.30 uur tot 22.00 uur Aanwezigen: Dhr. A.J. Zwaan, voorzitter Dhr. J.H. Wesselius, CDA Dhr. Th. De Gelder, CDA Dhr. A.C. van ’t Zelfde, CDA Dhr. H. Boersma, SGP Dhr. A. Boele, SGP Dhr. A.G. Clements, ChristenUnie Dhr. A.J. Zwaan, ChristenUnie Dhr. J.R. Pardo Kruidenier, D66 Dhr. M. vd Plaat, D66 Dhr. M.J. van Lavieren, PvdA
Dhr. P.J. Verheij, portefeuillehouder Mw. A.D. Zandvliet, griffier (verslag)
Onderwerp: SCD Doel bijeenkomst: Mw. I. Sjerps, directeur van het SCD, houdt een presentatie en gaat met de aanwezigen in gesprek. Stukken: Presentatie bijgevoegd Afspraken en toezeggingen: Geen
Dit verslag is op 6 september 2010 vastgesteld.
Servicecentrum Drechtsteden Bijeenkomst Informatie & Opinie Alblasserdam 24 november 2010 Ina Sjerps Directeur SCD
Sterke service voor de regio!
Programma
Start SCD Eerste ervaringen en resultaten Feiten en cijfers Meerjarenperspectief Hoe verder
Start SCD
Plan Berenschot: 20% besparing DIRECT ingeboekt –
Transitiebudget, moet in drie jaar zijn afgebouwd Big bang per 1-4-2008 (i.t.t. groeimodel) Opbouw kost aantal jaren –
afdelingen zijn met een kwart of een derde ingekrompen ten opzichte van oude situatie
In bestuursstukken wordt gesproken over drie jaar
Desondanks snel hoge verwachtingen
Wat levert het SCD? Advies, beleid en uitvoering op de terreinen
Communicatie Juridisch Personeelszaken Financiën ICT Geo informatie Facilitaire zaken Inkoop en aanbestedingsadvies Post en archief
Basispakket, pluspakket en DVO’s
Feiten en cijfers
Werkzaam bij het SCD: 384 fte (500 medewerkers) Per jaar verzendt SCD 60.000 facturen Per jaar betaalt SCD 130.000 facturen –
19 gebouwen in beheer 4200 salarisstroken per maand betaald 63.500 telefoontjes p.j. 32.000 ICT vragen p.j. / 80% binnen 5 dagen –
80 à 85% binnen 30 dagen
“bureaucratie” onvermijdelijk bij zulke aantallen
Totaal aantal zaken ruim 100.000 per jaar Budget SCD ruim € 40 mln Externe inhuur SCD van ruim 8,3 in 2009 naar 4,5 mln in 2011
Ervaringen afgelopen jaren
Bij big bang niet alles te voorzien Niet vooraf gestandaardiseerd; wel gerekend vanuit gestandaardiseerde situatie; bezuinigingen direct ingeboekt –
Afspraken niet gedetailleerd genoeg –
Bijna ongelimiteerde vraag naar ICT
Afspraken gericht op status quo, ontwikkeling niet voorzien –
Effect: problemen bij ICT, DCB, DIV
Kleurenprinters, groei mobiele telefonie
‘Verstopte’ budgetten kwamen niet mee (ICT, ontwikkeling) Naast opbouw SCD ook IPA programma en GRID uitrol –
Twee forse ambities tegelijkertijd realiseren
Ervaringen afgelopen jaren
Geen grote dingen misgegaan, wel veel kleine dingen –
Gemeenten organiseren soms dingen nog of weer zelf Personeel kwam mee, niet altijd juiste man op juiste plaats. – –
ICT, facturen die niet werden betaald
Veel verloop en hoog ziekteverzuim Veel externe inhuur
Werken voor 1 organisatie is totaal anders dan voor 18 klanten (6 gemeenten, 2 GR’en + dochters) Klantgerichtheid niet vanzelfsprekend; extra probleem door onvoldoende heldere afspraken (zie sheet hiervoor)
Ingezette acties 2009 - 2010
Standaardisatie –
Beheersprocessen procesgericht maken –
DCB
Extra geld naar ICT –
Bijvoorbeeld Key2Finance, Beaufort
Van 60 naar 30 naar 39 fte
Vervanging externe inhuur door vast personeel Hard sturen op financiële targets Verkleining en deels vervanging management, hier en daar organisatorische aanpassingen MD-traject
Enkele resultaten
Jaarrekening SCD 2009 positief Systeemverklaring accountant Opbrengst BTW advies regio 1,2 mln in 2 jaar Polisbeheer verzekeringen besparing 1,4 mln in 2 jaar –
Alblasserdam: € 70.000 op premie voor brandcontract
Alblasserdam besparing via inkoopadvies
- Aanbesteding brandweerkazerne: raming € 1,7 mio, aanbesteding € 1,5 mio; - regionale aanbesteding biomassa heeft geleid tot een berekend aanbestedingsresultaat voor Alblasserdam van ca € 4100/jaar
Facturen Alblasserdam: – – –
2009 gemiddeld 47 dagen na factuur datum betaald Sept 2010 betaling gemiddeld 29 dagen na 1e ontvangst SCD 72% binnen 30 dagen na 1e ontvangst SCD betaald
Meerjarenperspectief SCD: besparingsvoordeel Gebaseerd op basis en pluspakketten
Besparingsvoordeel
2009
(x 1000)
Besparingsvoordeel (onderkant bandbreedte)
2010
2011
2012
2013
€
6.800
€ 6.800
€ 6.800
€
1.005
€ 855
€ 449
€
150
€ 150
-
€
300
1.000
€
1.000
€ 1.000
€ 1.000
1.000-
€ 1.300-
€ 1.300-
€
6.800
€
6.800
Transitiekosten*
€
1.400
€
400
Extra transitiekosten
€
1.465 €
1.283
2014 €
6.800
Incidentele kosten
Budgetten ICT tbv opbouw nieuwe werkplekken, afbouw oude contracten
€
-
Continueren Mozaïek Vertraging IP&A
€
€
-
Structurele kosten ICT
€
1.000
€
€
1.000
Structurele besparingen Middels VIP SUBTOTAAL BESPARING
€ €
2.935
€
4.117
€
5.345
€ 6.095
€ 6.651
€
1.300-
€
7.100
Besparingsvoordeel
2009
(x 1000)
SUBTOTAAL BESPARING
€
2010
2.935
€
Telefonie, printers
€
565
€
Additionele p-kosten SCD door extra afname werkplekken (700 st)
€
712
4.117
2011 €
2012
5.345
2013
€ 6.095
2014
€ 6.651
€
7.100
Kosten door extra afname klantorganisaties
Additionele materiële kosten door extra afname werkplekken en applicaties TOTAAL BESPARING
€
1.658
€
288*
?
?
?
?
€
712
€
712
?
?
?
€
300
€
600
?
?
?
2.817
€
4.033
n.b.
n.b.
n.b.
• Voor 2009 en 2010 transitiekosten van 1,4 mln p/j opgenomen in begroting. Voor 2010 wordt 400K gebruikt voor transitiekosten; 1 mln wordt gebruikt voor dekking structurele ICT meerkosten. • Conform 2e marap 2010 en begroting SCD 2011
Hoe verder – prijs en prestatie
PDC verduidelijken en ICT normeren Extra target 1,3 mln (VIP en Brede doorlichting) Realisatie door VIP projecten
E-HRM Digitalisering post en archief OCR E-facturering
Extra reductie overhead Betere relatie tussen prijs en prestatie in nieuwe verrekensystematiek - bestuursbesluit
Hoe verder – kwaliteit
Verder standaardiseren –
Verder met procesgericht werken –
Alblasserdam wordt nu opgesteld, vervolgens met MT’s besproken
Prestatie indicatoren –
Financiën, Personeelszaken, ICT, Communicatie
Integraal advies aan klant: partnerbrief analoog aan managementletter accountant –
Procesafspraken maken met partner (bezwaarschriften procedures)
Gekwalificeerde SCD adviseurs die klant helpen SCD aan te sturen –
150 maatwerkafspraken DIV
DCB 85% op tijd, JKC 65% op tijd, ICT 80% op tijd
Benchmarks Klanttevredenheidsonderzoek Sturing op prijs, prestatie en gedrag essentieel –
Vraagt sterke leidinggevenden – MD traject en trainingen
Kansen
Evaluatie SCD begin 2011 SCD kan partners helpen meer te besparen (inkoop, advocaten in dienst) SCD kan desgewenst nieuwe taken op zich nemen (voorbeeld panden beheer Dordrecht) SCD kan door schaalgrootte inspringen op grote klussen (Omgevingsdienst) NB: enige stabiliteit en realisme nodig bij eigenaren eindigheid aan besparingsmogelijkheden
Programma Informatievoorziening, Processen & Automatisering (IP&A) • • • •
Samenwerking bij ICT in Drechtsteden Rekencentrum Nieuwe regionale infrastructuur (GRID) – 2010/2011 Regionale herinrichting processen en informatievoorziening • Nationaal Uitvoeringsprogramma (Dienstverlening + EOverheid) • Georganiseerd in IP&A- programma met CIO, Math Muijres
• CIO staat buiten SCD, aansturing door GRD/DSB • SCD ondersteunt CIO en doet beheer
