VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE CLIËNTENRAAD VAN STICHTING ZORGSAAM D.D. 7 APRIL 2015 Aanwezig:
Frans Westerbeek (voorzitter) Gerard Walraven (secretaris) Ingeborg Pols Anouk Begheijn Marja Dierijck Nora van der Meer Ger Rienties Jaap Bos
Afwezig:
Jaap van Wijck
Notulist:
Mireille Verstraete-van Bunder (secretaresse leidinggevende ZWO)
PUNT 1
ONDERWERP & TOELICHTING Verslag CR-vergadering d.d. 10 maart 2015: Hierbij had het verslag van 24 februari moeten zitten, maar deze zit er nu niet bij. Dit overleg is genotuleerd door een van de leden. Het verslag van 10 maart zal worden doorgeschoven naar het reguliere overleg.
2
Ingekomen post: Besluit ADRZ: Er zal een bevestiging worden gestuurd, met daarin vermeld dat wij hun zienswijze ondersteunen. Dit in afschrift aan hetzelfde adres.
3
Mededelingen: - De twee agendapunten die op de agenda staan, waarbij de manager sector zorg toelichting komt geven, zullen worden gekoppeld. - Er is door de voorzitter een schrijven opgesteld richting de Raad van Bestuur over de gang van zaken tot nu toe. De inhoud ervan wordt voorgelezen en besproken. Daarbij wordt aangegeven dat op een aantal punten afspraken niet worden nagekomen.
6
Jaarverslag van de klachtenfunctionaris (toelichting M. Twisk): De voorzitter heet de klachtenfunctionaris mevrouw Twisk en de voorzitter van de klachtencommissie de heer mr. E. Bregonje van harte welkom. We hebben de jaarverslagen ontvangen en zijn hier blij mee. Er is alleen wel de vraag hoe het mogelijk is dat, in deze moderne tijd, dossiers kunnen verdwijnen. De voorzitter legt uit dat ook zij niet weten hoe dit kan gebeuren. Het is natuurlijk wel zo dat de dossiers vaak door de gehele regio reizen, van de ene poli naar de andere, al naar gelang waar de patiënt onder behandeling is. Maar zij erkennen ook dat dit niet zou moeten gebeuren omdat deze dossier zeer belangrijke informatie over de desbetreffende cliënt bevatten. Er wordt echter niet vanuit gegaan dat mensen bewust dossiers achterhouden! Vanuit de CR wordt aangegeven dat zij het idee hebben dat er altijd wel iets elektronisch staat vastgelegd, maar dit blijken alleen vooral lab-uitslagen e.d. te zijn. De vraag is daarom of het niet wenselijk is om zo snel mogelijk elektronische-dossiers aan te leggen. Hiervoor ligt een voorstel bij de Raad van Bestuur ter goedkeuring, maar is er nog niet door. Na overlijden van de patiënt worden de dossiers niet binnen ZorgSaam bewaard, terwijl de bewaarplicht wel bij ZorgSaam ligt. Er wordt aangegeven dat dit in het jaardocument is opgenomen, omdat dit zorgwekkend is. De klachtencommissie ziet echter alleen die gevallen waarbij iets mis is gegaan. Het is daarom aan de klachtencommissie om dit te melden aan de Raad van Bestuur en is dus een punt van aandacht. De daadwerkelijke oplossing van het probleem ligt bij de RvB. Op het moment dat we zien dat er zich problemen voordoen, zal dit in eerste instantie richting de RvB worden gecommuniceerd. Daarna zal men richting de inspectie moeten gaan. Dit gebeurd echter pas wanneer er een bepaalde fout structureel blijft terugkomen.
Overleg Cliëntenraad
1
datum: 7 april 2015
ACTIE
VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE CLIËNTENRAAD VAN STICHTING ZORGSAAM D.D. 7 APRIL 2015 Elektronisch dossiers gaan er voorlopig niet komen gezien de slechte financiële situatie. De Cliëntenraad geeft aan dat het ziekenhuis een redelijke klachtbereidheid heeft. Dit is bij de Thuis- en ouderenzorg een stuk minder. De klachtenfunctionaris geeft aan dat de klachten binnen de thuiszorg vaak één op één worden opgelost. Binnen de ouderenzorg speelt vooral dat er een grote mate van afhankelijkheid is waardoor mensen niet zo snel een klacht zullen neerleggen. Monica geeft aan dat zij verschillende malen contact heeft gehad met de aanspreekpunten binnen de verschillende huizen. Dit zijn vrijwilligers die als vertrouwenspersoon zijn aangewezen. Deze vertrouwenspersonen zijn niet bekend bij de Cliëntenraad. Alleen de vertrouwenspersoon in Vremdieke is bekend, omdat deze ook deelneemt aan de overleggen van de Cliëntenraad in Vremdieke. Dit zal worden meegenomen in het overleg met de wozoco’s. Door het plaatsen van een artikel in de krantjes van de verzorgingshuizen en Zorgweb, zou er eventueel wat meer bekendheid gegeven kunnen worden aan het bestaan van deze vertrouwenspersonen. De Cliëntenraad vraagt vooral ook aandacht voor de mensen die niet mondig genoeg zijn. Monica geeft aan dat het gros van de klachten vaak al in het voortraject worden opgelost, waardoor de klacht niet verder wordt doorgezet. Het gaat vaak in het soort golfbeweging, maar het aantal klagers blijft elk jaar ongeveer gelijk. Ondanks de onrust binnen ZorgSaam is de verwachte stortvloed aan klachten uitgebleven. En de klachten die er waren zijn niet doorgezet, omdat men vaak gevoed door emotie reageert. Het is zaak om vanuit de klachtenfunctionaris mensen met vragen en bezorgdheid over hoe het nu verder gaat in de zorg, zoveel mogelijk door te verwijzen naar de Cliëntenraad. Maar ook andersom is het van belang dat de Cliëntenraad klagers doorverwijst naar de klachtenfunctionaris. Voor wat betreft de agressie richting de klachtenfunctionaris in het verleden, is dit een stuk minder geworden. Dit mede ook door het verplaatsen van de werkkamer van de klachtenfunctionaris achter de receptie, zodat ze nu meer gezien wordt. Wanneer ze niet aanwezig is staat de voicemail aan en ook de receptie weet waar ze is en wanneer ze weer te bereiken is. De wet op de klachtencommissie wordt vandaag besproken. Hopelijk is deze voor de zomer vastgesteld. We hopen dat de wet ervoor kan zorgen dat de laagdrempeligheid nog verder wordt bevorderd. En er zoveel mogelijk klachten intern kunnen worden opgelost. 7
Inkoopveiligheid: Via de inkoop is er ook bij ons bezuinigd. Maar de vraag is nu wat dit betekend voor de veiligheid van de patiënt. Wanneer er andere apparatuur wordt aangeschaft of andere materialen worden gebruikt betekend dit dat hier ook vaak een cursus aan vast zit om mensen opnieuw te instrueren. Ook in spannende en/of stress situaties moet één en ander wel goed blijven gaan. Door het terugschroeven van het personeel kan dit eventueel ook gevolgen voor de patiënt hebben. Het is van groot beland dat de afdeling inkoop onafhankelijk kunnen aankopen, naar de wensen van degene die het gebruiken (afnemer). Er mag geen machtspositie ontstaan. Van groot belang hierbij is dat de veiligheid van de patiënt hierin wordt meegenomen en dat dit wordt geborgd.
Overleg Cliëntenraad
2
datum: 7 april 2015
VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE CLIËNTENRAAD VAN STICHTING ZORGSAAM D.D. 7 APRIL 2015 8 Contact juridisch adviseur: Wie gaat het contact op zich nemen met de juridisch adviseur? Tot nu toe is één lid van de Cliëntenraad het aanspreekpunt geweest. Besloten wordt om dit aan te vullen met een tweede lid, zodat ze dit samen kunnen oppakken. Het is vooral zaak om de opdracht scherp te formuleren, zodat de opdracht niet groter wordt dan wij daadwerkelijk voor ogen hebben. We willen graag tot overleg komen en niet terecht komen in een conflictsituatie! Belangrijke punten in het gesprek met de juristen zullen zijn: - Borging van de moederstichting. - Zelfstandigheid van het ziekenhuis. - Splitsing goed wordt uitgevoerd - Nagaan of dit de enige manier is om de organisatie financieel gezond te maken. - Behouden en verbondenheid van de Ketenzorg. - Aangeven dat we geen probleem hebben met de splitsing, maar dan wel met een koepel er boven. 9
Richtlijnen veiligheidsronde Cliëntenraad: Er wordt één lid vanuit de betreffende commissie aangewezen als contactpersoon. Het is vooral zaak dat de contacten er liggen. Wordt voorlopig alleen nog maar in het ziekenhuis gedaan. Naar de toekomst toe wil men ook in de verzorgingshuizen per jaar een veiligheidsronde invoeren. Hiervoor zal eerst een nieuw protocol moeten worden opgezet. Er is gevraagd om ook één maal per jaar een veiligheidsronde te laten plaatsvinden in de huizen en in het ziekenhuis in Oostburg. Hiervoor is navraag gedaan bij de heer Wisse. Navragen bij de heer Wisse om hierover contact te leggen. De informatie uit het rapport wordt gedeeld en in vertrouwen hier behandeld. Er worden geen poppetjes genoemd. We hopen dat we op deze manier kleine stapjes vooruit kunnen maken. Actie: Hierover zal er een brief worden gemaakt richting de Raad van Bestuur en de heer Wisse.
10
Postbus Cliëntenraad: Door de langdurige afwezigheid van de ambtelijk secretaris ontstaan er problemen met onze bereikbaarheid en de afhandeling van de ingekomen post. Besloten wordt een postbus in te voeren. En er zal een bandje worden geplaatst achter het telefoonnummer, zodat we mensen op een later moment terug kunnen bellen. Het is dan wel belangrijk dat we zoveel mogelijk proberen mensen binnen 24 uur terug te bellen! Vanuit de voicemail kan er ook een melding worden doorgestuurd naar de mailbox van de Cliëntenraad! Actie: Brief aan de Raad van Bestuur waarin we vragen naar een postbusnummer voor de post en een antwoordapparaat met een terugkoppeling naar de mailbox van de Cliëntenraad.
11
Vervanging ambtelijk secretariaat: Voorlopig zal de ondersteuning tot 1 juli worden voortgezet door de secretaresse leidinggevende ZWO.
Overleg Cliëntenraad
3
datum: 7 april 2015
VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE CLIËNTENRAAD VAN STICHTING ZORGSAAM D.D. 7 APRIL 2015 12 Stand van zaken: Coensdike: De werkhouding van medewerkers is vaak niet cliëntgericht. Terwijl het belang van de cliënt centraal zou moeten staan. Dit vraagt om aanpak van de cultuur. Dit zal worden aangekaart bij de managers ZWO. Vremdieke: Het overleg was zeer verfrissend en men heeft aangegeven dat met blij is met de Cliëntenraad. In het verleden had men vaak het gevoel dat men niet gehoord werd. Men heeft ook de waarde van het ziekenhuis besproken en hoe dit doorwerkt richting de huizen. Dit is bij hen bekend. Er is beloofd dat we opnieuw zullen aankaarten dat de receptie fatsoenlijke moet worden ingericht. Nu worden steeds vaker mensen aangesproken, die op die manier worden gestoord in hun werk. Dit wordt dus niet gezien als een besparing. Dit geldt ook voor de thuiszorggebouwen. Hier kunnen eventueel administratieve functies voor worden ingezet, mits de functie-inhoud wordt aangepast. Emmaus: Men is daar vooral druk met hun eigen bestaansrecht. Men heeft besloten dat ze doorgaan, maar er is nog geen duidelijkheid over de bevoegdheden. Antonius: Er staat voor 19 mei a.s. een afspraak gepland met de heer B. Rikken over de stand van zaken en om een frequent overlegschema vast te leggen. Ook mevrouw L. Goense zal bij dit overleg aanwezig zijn. Er zou al sprake zijn van een samenwerkingsovereenkomst zijn met Nucleus en de apotheek maar deze hebben we nog niet gezien. 13
Stuurgroep Zorgvisie (toelichting mw. L.Goense): Mevrouw L. Goense komt na dit overleg verder toelichting geven over dit onderwerp.
14
CQ-meeting (a.d.h.v. sheets): Dit onderwerp komt op 21 april a.s. aan de orde in het overleg met de regiomanagers. Het is de vraag of dit door PCW moest worden gedaan, zeker gezien het kostenplaatje dat hier aan vast hangt. We zijn erg geschrokken van de meeting. Wanneer je geen 9 of 10 scoort doe je het slecht. Vooral de leefsfeer in de huizen is zeer zorgwekkend. Maar het is vooral zaak om hier iets meer te gaan doen. Want ondanks de slechte scrore wordt er nog steeds niets mee gedaan. Actie: Eigenlijk zou er in een gesprek tussen de Cliëntenraad en de Raad van Bestuur gesproken moeten worden over borging dat deze punten van aandacht verder worden opgepakt en verbeterd. Zodat we hier op een later moment op terug kunnen komen. Na 21 april a.s. zal dit worden besproken met de Raad van Bestuur.
15
Rondvraag en sluiting: Agenda 8 april as.: We zullen de volgende zaken aankaarten: - Datum van het stuk over de splitsing. - Waarom er informatie zolang wordt achtergehouden. - Dat we nog steeds de financiële cijfers missen (consequenties voor de patiënten). We zullen vooral achterover leunen en vragen wat men toe te lichten heeft. En daarna kritische vragen stellen.
Overleg Cliëntenraad
4
datum: 7 april 2015
VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE CLIËNTENRAAD VAN STICHTING ZORGSAAM D.D. 7 APRIL 2015 Er is een mail binnen gekomen met de vraag om een digitale enquête uit te zetten onder de mensen. Waarin 10 goede vragen moeten worden geformuleerd. Besloten wordt dat het er nu niet de tijd voor is. Dit zal ook op deze manier worden gecommuniceerd naar de afzender.
De voorzitter sluit om 11.30 uur de vergadering.
Vastgesteld 12 mei 2015.
Overleg Cliëntenraad
5
datum: 7 april 2015
