VERSLAG VAN DE 60e ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) VAN HTC SANTANA Datum: maandag 13 april 2015, Locatie: Kantine Santana Notulist: Wil Bankras Aanwezig: 34 leden en 6 bestuursleden Afbericht ontvangen van: Sylvia Schipper, Henk Nansink, Irene Schuurman-Galesloot, Agens van Zoeren, Harry Kooij, Esther Doodeman, Jan de Boer (ligt in ziekenhuis) Nr. Omschrijving 1 Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Deze prachtige opkomst voelt als een hart onder de riem voor het bestuur. Er moeten keuzes gemaakt worden voor de toekomst. Huishoudelijke mededeling: de presentatielijst gaat rond met het verzoek om naam en handtekening hierop te zetten. 2 Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. De voorzitter noemt de leden die zich afgemeld hebben voor deze jaarvergadering. Vaststelling verslag 59e ALV, 7 april 2014 3 De notulen zijn gepubliceerd op de website van HTC Santana bij de agendastukken van de ALV van 13 april 2015. De voorzitter neemt het verslag door. Verschillende vragen zijn in de tekst als naschrift opgenomen. Er zijn geen opmerkingen of vragen. Verslag wordt vastgesteld onder dankzegging van de verslaglegger, Gerrit Louter. Antwoorden openstaande vragen ALV 59: 4 De openstaande vragen ALV 59 zijn in het verslag verwerkt. 5 Verkiezing bestuursleden Volgens het rooster van aftreden: Statutair aftredend en herkiesbaar is Dick Visser (voorzitter van het bestuur) Dick zegt toe aan te blijven tot en met de baanvervanging (in ieder geval tot en met 2016). Statutair aftredend en herkiesbaar is Kristel Van de Berg (voorzitter jeugdcommissie) Kristel heeft toegezegd om nog een jaar aan te blijven en gebruikt dit jaar om een opvolger te zoeken. Statutair aftredend en niet herkiesbaar is Ruud Deul (voorzitter kantinecommissie) Ruud stopt er mee. Daar laat de voorzitter het nu even bij, later in de vergadering komt hij hier op terug. 6 Vaststelling jaarverslag 2014 Het jaarverslag staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 13 april 2015 en een aantal geprinte versies hebben de afgelopen weken in de kantine ter inzage gelegen. Daarnaast heeft ieder lid het jaarverslag toegestuurd gekregen bij de uitnodiging van deze vergadering.
Dick neemt het jaarverslag door aan de hand van de gemaakte powerpoint presentatie. Ledenontwikkeling: Er wordt een grafiek getoond van de situatie van 30 september. Onlogische datum; wordt zo gehanteerd door KNLTB. Kwam vanuit het feit dat tennis oorspronkelijk een zomersport was. Tegenwoordig tennissen we het hele jaar door. Verloop van het ledenbestand laat een dalende lijn zien. In 2012 startte voor de eerste keer de ledenwerfactie. Tot dat jaar was er een flinke dalende lijn te zien. De positieve kentering van dat moment komt mede door de ledenwerfactie. In het verleden hadden wij 600 leden, eind vorig jaar gaf de teller 504 leden aan. Theo legt uit dat dit komt omdat onze vereniging alle opzeggingen doorgeeft aan KNLTB rond 1 december. Dus de getallen van 30 september zijn daarom behoorlijk vertekenend. Daarom laat het getal van 30 september en eind december zo’n groot verschil zien. Landelijk daalt het totaal aantal actieve tennissers met zo’n 15 %. Zijdelings meldt Dick dat een task force zich op landelijk niveau bezighoudt met de promotie van tennis. Afgelopen jaar zijn de tennisregels zijn veranderd voor de kinderen en in de toekomst gaan die ook veranderen voor volwassen tennissers. De ervaring van de jeugd met deze wijzigingen is positief. Accommodatie: Het clubgebouw is ongeveer 20 jaar oud (banen zijn van 2002, behalve baan 6, die is van 2005). Dick laat plaatje zien van ons clubgebouw. Ogenschijnlijk ziet het gebouw er goed uit. Nadere beschouwing laat toch flinke rotte plekken zien. Er is sprake van verzakkingen, lekke goten etc. De palen die in de kantine staan hadden eigenlijk ieder jaar opgekrikt moeten worden. Dat is niet gebeurd. Daarom is een en ander scheef gezakt wat gevolgen had voor de afwatering. De situatie is een grote zorg voor komende jaren. De zuidwest kant is enorm kwetsbaar door weer, wind, zon en regen. De andere kant niet. Er zijn diverse ideeën geopperd: muur opmetselen, schijngevel er tegen aan etc. Aantal balken zijn al compleet vervangen. Aan de buitenkant zijn opnieuw rotte plekken zichtbaar. Het is onduidelijk wat er binnen de spouw gebeurt. Als we volgend jaar geld moeten lenen voor de banen, moeten we dan ook niet eens kritisch kijken naar het gebouw, vraagt het bestuur zich af. Eind vorig jaar vraag heeft het bestuur aan Robin Bregman (architect) gevraagd wat er aan gedaan zou kunnen worden. Robin gaat zich hierin verdiepen. Verenigingsactiviteiten: Wij zijn een van de weinige verenigingen die twee open toernooien heeft. Het Open Licht toernooi en Streker Tegelhuistoernooi. Santana heeft een zeer actieve jeugdcommissie die vorig jaar gestart zijn met het invoeren van de nieuwe tennisregels. Daarnaast zijn er veel leden die aan diverse competities meedoen. Inmiddels zijn er 5 trainers actief binnen onze vereniging. Website: Is vernieuwd door Nina Louter en Jerry van Leeuwen. Met hulp van uw kant blijven we up to date ( Tussendoor vraagt Dick of de leden gestemd hebben op onze clubheld). Tijdens NL DOET zijn 6 mensen van SG Oscar Romero actief geweest op ons park. Ze hebben o.a. banken en tafels geschilderd en hekken gerepareerd. Via Facebook is dit wereldkundig gemaakt en daar kunt u het terugvinden. De voorzitter roept de leden op om nieuws te melden bij de webmaster. Kantinecommissie: In 2014 waren hier 5 mensen actief mee bezig. Kantinediensten inplannen blijft altijd een hele klus. Dringend verzoek aan de leden om mailadressen en telefoonnummers actueel te houden anders krijgen die leden geen tijdige berichten. Staande deze vergadering nemen wij afscheid van 3 leden van kantinecommissie, namelijk Ed en Liënne Noordeloos en Ruud Deul. De voorzitter bedankt de eerste twee voor hun enorme inzet afgelopen jaren. Twee leden hebben toegezegd de kantinecommissie te komen versterken en op dit
moment bestaat deze commissie uit: Fulco van de Meulen, Robert-Paul Hogers, Jeroen Bakker en Brigit Kok. Dat zijn te weinig mensen gezien het aantal taken dat er verricht moet worden. Simone Veenstra geeft aan dat niemand precies weet wat er verwacht wordt en hoeveel tijd dit in beslag neemt. Ruud heeft e.e.a. op papier gezet en dit wordt op website gepubliceerd. Simone biedt zich spontaan aan om kantinecommissie te versterken. Waarvoor veel dank. Gerrit Slager stelt voor om een soort vacaturebank op de website te plaatsen waarbij duidelijk aangegeven wordt wat de tijdsbesteding is. Dit voorstel wordt meegenomen. Winst en Verliesrekening: Opmerkingen c.q. toelichting die naar aanleiding hiervan gemaakt worden: inkomsten: contributies zijn naar beneden gegaan (minder leden). Ontvangen subsidie = ecotax Sponsoring loopt terug. Moeilijke tijden om sponsoren te vinden. Santaantje en jeugdcommissie lopen goed. Bij de toernooicommissie staat een positief resultaat van 3.000 euro. Dit zal volgend jaar minder zijn aangezien er nog een rekening komt van afgelopen jaar van circa 2.000 euro. De penningmeester geeft aan dat er een aardig bedrag op de rekening staat, maar de rente is laag, daar moeten wij rekening mee houden. De lasten: Huisvestingkosten vielen mee. Is lager dan begroot. Stroom, gas water en de administratieve kosten zijn minder. De post afschrijvingen is een stuk minder geworden want we zijn gestopt met het afschrijven op de opstallen.. Balans: Als we kijken naar liquide middelen ziet dat er goed uit. Wij zijn flink aan het sparen voor de nieuwe banen. Vragen/opmerkingen over jaarverslag: Linda Rijnbeek staat niet genoemd bij Santaantje leden. Met excuses. (stond wel op foto) Carlien vindt het een mooi jaarverslag. Jaarverslag wordt vastgesteld. Financiële vragen: Wim Onrust: 150.000 liquide middelen lijkt een heel bedrag, maar baartt hem zorgen met net oog op de omvangrijke investeringen die voor de deur staan. Is er een indicatie hoeveel kapitaal nodig is voor baanvervanging en mogelijk gebouwrestauratie. We sparen 20.000 à 25.000 euro per jaar. Kees licht toe wat de huidige overwegingen zijn. We houden vinger aan de pols. Goed nadenken hoe we park gaan vernieuwen, goed kijkend naar het ledenpotentieel, want we moeten het wel op kunnen brengen. Bestuur gaat geen torenhoge schulden aan als we het niet kunnen betalen. Vaststellen financieel jaarverslag 2014 7 Het financiële jaarverslag maakt onderdeel uit van het jaarverslag 2014. Financieel verslag wordt vastgesteld. 8 Verslag kascontrolecommissie Ed en Liënne Noordeloos hebben de boekhouding van de vereniging gecontroleerd op. 21 maart 2015. Zij doen daarvan verslag onder dankzegging van het goede werk van Maarten de Jong die Ed de afgelopen jaren veel heeft geleerd. Maarten is helaas begin dit jaar overleden. Ed en Liënne bedanken de penningmeester voor de begeleiding. Specifiek worden een paar pluspunten benoemd: Jeugdcommissie heeft financiële zaken goed op orde. Commissie Santaantje gaat verantwoord om met de financiële zaken en verdient een dikke pluim.
9
10
11
12
De kantinecommissie heeft een strak inkoopbeleid gevoerd en ziet de omzet iets stijgen t.o.v. 2013. De kascontrolecommissie adviseert de vergadering de penningmeester, Kees Slot,decharge te verlenen voor het door hem gevoerde beleid en de door hem gevoerde financiële administratie. Dick bedankt Ed voor de mooie woorden en het even stil staan bij het overlijden van Maarten de Jong. Verkiezing nieuw (reserve)lid kascontrolecommissie Dennis Ooteman en Liënne controleren begin 2016 de administratie van onze vereniging. Er moet een nieuw reservelid worden benoemd. Adri de Vos meldt zich als reservelid. Waarvoor dank. Vaststelling begroting 2015 De begroting met toelichting staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 13 april 2015. Bijzonderheden: Uit de begroting is op te maken dat de inkomsten uit contributies en sponsoring wat terug lopen. Genoemde cijfers zijn nog redelijk ambitieus. Kantinecommissie geeft aan dat omzet (inkomsten) erg afhankelijk is van het weer. Er is fors ingerekend op huisvestingskosten en het bestuur hoopt dat we binnen deze begroting blijven. De begroting wordt vastgesteld. Voorstel contributiewijziging 2016 Het voorstel staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 13 april 2015. Dick legt uit hoe de systematiek werkt rond de contributie zoals die is vastgesteld door een voorgaande ALV. Het bestuur stelt de ALV voor de contributie te verhogen zoals genoemd. De leden stemmen in met de verhoging m.i.v. 1 januari 2016 Peter Coelewij vraagt hoe dit is bij omliggende verenigingen. De stedelijke verenigingen liggen hoger. De omliggende verenigingen liggen vergelijkbaar. Dit heeft het bestuur twee jaar geleden geïnventariseerd en vergeleken. Wij zijn competitief in vergelijk met de verenigingen om ons heen. Theo: vraagt of het afkoopbedrag kantinedienst ook niet eens aangepast moet worden? Op dit moment kunnen wij volstaan met twee diensten per lid. Mogelijk dat wij in de toekomst over moeten gaan op verhoging van afkoopbedrag. Jaap Koomen vraagt hoe de afkoopsommen ingeboekt worden. Kees antwoordt dat dit als contributie wordt ingeboekt. Overige zaken: Toelichting stand van zaken renovatie tennispark medio 2016 (mondelinge presentatie namens de projectcommissie) Voortgang baanrenovatie: Medio 2016 gaan wij banen vervangen. Er is een projectplan Renovatie Tennispark geschreven, met als ondertitel ´ in 7 stappen naar een nieuw tennispark´. 1. Projectorganisatie 2. Wensen en eisen (banen, hekwerk, verlichting) 3. Technisch onderzoek tennisbanen 4. Planfase 5. Werkomschrijving/bestek 6. Prijs- en contractvorming 7. uitvoering Tijdens de ledenvergadering 2016 maken we onze definitieve keus. Op dit moment wordt er kennelijk onvoldoende geborsteld en geveegd, wat zijn de consequenties? Vraagt Wim Onrust. Deze informatie is sinds 2014 bekend bij bestuur. Het is onduidelijk wat er met de leverancier bij het leggen is afgesproken. Wim Onrust ligt toe dat deze banen vrijwel onderhoudsvrij zijn. Opmerking in het verslag bevreemdt hem. Dick: deze banen zijn niet onderhoudsvrij. Hem is verteld een keer per week vegen. De banen worden volgend jaar vervangen, dus daar gaan wij ons nu niet druk over maken.
Deze situatie is per een nadrukkelijk punt van overleg met de aannemer en de leverancier voor de periode na de renovatie. We willen dan een duidelijke onderhoudsaanpak op papier. De onderhoudscommissie wordt meegenomen in het proces rond keuze baansoort.(in verband met onderhoud banen).
Dick laat een powerpoint zien over besproken punten en de uitgangspunten die de werkgroep geformuleerd heeft. Belangrijkste uitgangspunt is 1. spelplezier. (met als 2e financiën en 3e onderhoud) Er is een projectgroep in het leven geroepen bestaande uit 10 mensen uit alle geledingen van onze vereniging. Opdracht van deze projectgroep: voorstel doen aan het bestuur Aan het bestuur is het om daar invulling aan te geven.. Ontwikkeling baansoort: Santana had vroeger mateco en deze banen zijn in 2002 vervangen door kunstgras. Daarnaast spelen veel verenigingen op gravel(dia´s gravel,mateco aanleggen,kunstgras) Uitgangspunt KNLTB/visie (dia) Toekomst van de tennissport (alle sporten evolueren, er komen nieuwe regels, in jeugdtennis is dit er al.)er verschijnen nieuwe vormen van tennis, beachtennis, padel etc. Overzicht baansoorten op gebonden onderbouw (mateco). 1.smash court, 2. tennisprovision, 3. advantage red court, 4. clay tech. Projectgroep zit nu in de fase van oriëntatie naar keuze. Projectgroep formuleert een Programma van Eisen (waar moet de baan aan voldoen, all weather, afmetingen, hergebruik onderbouw, aantal banen te renoveren, LED verlichting etc.).(hekwerk, straatwerk, uitbreiding speeltoestellen, fietsenstalling, dubbele paslezer, uitbreiding sport- en spelplezier) Besluitvorming: Volgens statuten: het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Projectgroep maakt voorstel voor AB en die maakt keuze. Het bestuur heeft de goedkeuring van de ALV nodig voor het aangaan van geldleningen. Wim Onrust: Voorziet een mogelijke discussie tijdens volgende ALV over baansoort keuze. Stelt voor om in de loop van het jaar kenbaar maken naar de leden waar de keuze naar uitgaat en wat de mogelijke financiële consequenties zijn. Daar wil het bestuur en projectgroep graag aan meewerken. Er worden daarvoor extra ledenvergaderingen uitgeschreven, zodra er iets te melden valt. Ruud Deul: Ruud stopt met zijn (commissie) werkzaamheden voor onze vereniging en dit is het einde van een indrukwekkende vrijwilligersloopbaan bij Santana Dick laat een aantal prachtige plaatjes van Ruud zien vanaf het moment dat hij startte met zijn werkzaamheden voor de vereniging. 1994-2015 Plaatjes van Ruud toen hij startte en nu…. . 1994-2004 lid van toernooicommissie - 2009 voorzitter van vereniging - 2015 voorzitter kantinecommissie. Ruud heeft zich meer dan 20 jaar lang op buitengewone wijze onderscheiden. Het Algemeen Bestuur doet het voorstel aan de leden om Ruud te benoemen tot erelid van deze vereniging. Alle aanwezige leden stemmen in met het voorstel en met ingang van maandag 13 april 2015 is Ruud Deul erelid van HTC Santana. Ruud neemt het woord. Ruud wist dat er een moment zou komen dat hij zou stoppen met de commissietaken voor Santana en dat hij dan onderwerp zou worden van een dankwoord.
Hij heeft meer dan 20 jaar met plezier het werk gedaan omdat de vereniging supergezellig is. En ook omdat hij altijd met een groep mensen heeft gewerkt die altijd bereid waren wat te doen. En samen hebben ze onwijs veel werk verricht. In 1997 verhuisde Ruud met zijn gezin naar Hoorn en hij hoort Kees Hof nog zeggen: ”binnen 2 jaar tennis jij in Hoorn” Indertijd antwoordde Ruud: “zolang ik het hier gezellig vind, blijf ik in Hoogkarspel tennissen!” Ruud bedankt de aanwezigen voor de steun die hij afgelopen jaren van iedereen heeft gehad. Hij heeft nooit verwacht dat hij tot ere-lid zou worden benoemd en bedankt aanwezigen dat die het voorstel van het bestuur hebben aangenomen. 13 Rondvraag en sluiting Een senior lid merkt op dat de toekomstige ondergrond van belang is voor oudere leden. Als de mateco ondergrond langer had gelegen had hij eerder moeten stoppen met tennissen. Een verende ondergrond is belangrijk voor een grote groep senioren. Carlien: heeft een vraag rond het afkopen van kantinedienst. Indertijd werd er eenmalig gevraagd of je kantinedienst wilde afkopen. Als je eenmaal in de ´boeken´ staat als ´afkoop´kantinedienst, blijf dat zo in de administratie. Carlien herinnert zich nog dat afkoop gestimuleerd werd. Is het nog steeds zo dat deze leden daar blijven? Wordt meegenomen in DB. Cor: stelt voor om het huidige onderhoud door externen stop te zetten en zelf te doen met het oog op de nieuwe banen. Werkt kostenbesparend. Neemt het DB mee. Cor meldt dat hij aan het onderzoeken is of de drainage nog goed werkt. Dick verzoekt Cor te melden als hij gaat controleren, Dick wil dat als lid van de projectgroep ook graag zien.. Gerrit Slagter Wat gebeurt er als leden niet verschijnen bij kantinedienst? Ruud antwoordt dat hij in gesprek gaat en navraagt waarom. Kijkt of er in overleg een nieuwe dienst in te plannen valt en anders volgt er een boete. (= 35 euro voor een keer niet verschijnen) Komt de melding van niet verschijnen wel binnen? Niet altijd, sommige leden geven het niet door. Als er een melding binnenkomt, onderneemt Ruud actie. Simone geeft voorbeeld van competitielid die kantinedienst had, maar ook moest spelen. Vindt dit ook ‘niet verschijnen’. Bestuur gaat hierover in gesprek met nieuwe kantinecommissie. (regels/afspraken) Leo Schutte: Wil melding maken van enige nalatigheden kantinedienst: nog brandende lichten na sluitingstijd, verwarming staat aan, deuren niet afgesloten, hekken niet afgesloten. Dick zegt toe dit mee te nemen in het gesprek met kantinecommissie. Dick dankt iedereen voor opmerkingen en inbreng. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over hoe we omgaan met de besluitvorming rond de nieuwe banen. De voorzitter sluit de vergadering om 21.52 uur.
1
