Verslag KIO 6 maart 2013 Het thema van deze KIO-bijeenkomst is ‘Het Interne Integriteitsnetwerk’. Vaak horen we dat een integriteitsfunctionaris zich redelijk alleen voelt in zijn functie, soms zelfs eenzaam. Maar is dat nodig? Binnen de organisatie hebben verschillende functionarissen een taak op het gebied van integriteit. Edgar Karssing en Alain Hoekstra (BIOS) introduceren daarom het interne integriteitsnetwerk. Bij deze KIO-bijeenkomst belichten we twee deelterreinen van het interne netwerk: medezeggenschap met Aleid Ringelberg (voorzitter Overleg Orgaan Rijk), en beveiliging met Jan Renshof (Veiligheid, Integriteit en Crisismanagement, SZW en OCW).
Nieuws BIOS
Vooraankondiging: 4 november 2014, Dag van de Integriteit in Rotterdam Volgende editie KIO: 12 juni 2014 Volgende editie Kennisforum Vertrouwenspersonen Overheid (KVO): 20 mei 2014 Binnenkort: Handreiking Onderzoek Integriteitsschendingen Politieke Ambtsdragers Work in progress: Onderzoek externe netwerk/samenwerkingsverbanden integriteit
Aleid Ringelberg (voorzitter OOR): integriteit en medezeggenschap Op de centrale overlegtafel van het Rijk (Overleg Orgaan Rijk) spreken de werkgever en vertegenwoordigers van de medezeggenschap over de rijksbrede ontwikkelingen. Het onderwerp integriteit staat niet structureel op de agenda van deze overlegtafel, noch bij de meeste andere ondernemingsraden. Het belang van integriteit in de organisatie is groot, en daarom gaat Ringelberg samen met de deelnemers op zoek naar manieren om de betrokkenheid van de OR bij integriteit te vergroten en het contact met de integriteitsfunctionaris te versterken. Kortom, wat kan de OR bieden aan de VPI:
Voorbeeldrol van de OR: soms moet een OR een vechtrol aannemen of juist het informeel contact opzoeken. Dat vergt alertheid, om te blijven staan voor de belangen van de medewerkers en de organisatie. De OR moet zich inspannen voor de beeldvorming en de eigen integriteit, ook omdat de OR een voorbeeldrol in de organisatie heeft. Bijvoorbeeld via een jaarlijkse themadag integriteit voor de OR. Klokkenluidersfunctie voor OR: moet de OR ook optreden als meldpunt voor klokkenluiders? Bij individuele gevallen is er voor de OR geen rol, dat is aan de VPI en het meldpunt. Maar naar aanleiding van ‘abstracte’, gestapelde signalen uit documentatie kan de OR wel mogelijke misstanden agenderen. Ontheffen niet-functionerende VPI: pas op basis van veel signalen kan de OR zijn bestuurder informeren. Liever pakt een OR dit probleem aan de voorkant op door betrokkenheid bij een duidelijke procedure. Toezicht op de uitvoering van integriteitsregelingen, bespreken jaarverslagen en toezien op borging van integriteitsbeleid: zeker taken van de OR. Bewustzijn van kerndilemma’s in de organisatie: is voor de OR zeer welkom. Bij het invullen van zijn rol kan de OR zeker gebruik maken van deze kennis. Functieprofielen van bestuurder: de OR adviseert over het ontwerpprofiel bij een vacature voor een nieuwe bestuurder. Het is een thema voor de werkgever om deze profielen op te stellen, maar de OR adviseert graag om ook morele competentie en bekendheid met integriteitsbeleid hierin op te nemen.
Pagina 1 van 5
Uitwisselen over cultuur/sfeer: de OR kan dienen als oren en ogen van de integriteitsfunctionaris, om de cultuur/sfeer in de organisatie te peilen. Bijvoorbeeld n.a.v. een MTO.
Hoe kunnen OR en integriteitsfunctionaris beter samenwerken? Zoek elkaar met enige regelmaat informeel op en bespreek de stand van zaken. Neem als integriteitsfunctionaris het initiatief. Beleg bij de OR integriteit als portefeuille bij een van de leden. Karssing en Hoekstra (BIOS): het interne integriteitnetwerk De deelnemers onderzoeken onder leiding van Edgar Karssing het interne integriteitsnetwerk. Er blijken de nodige (mogelijke) samenwerking te bestaan. Intern krijgt integriteitsnetwerk bijvoorbeeld vorm als werkgroep, stuurgroep of projectteam integriteit. De deelnemers maken een overzicht van (mogelijke) interne samenwerkings-partners: Motto: één in denken en doen
HRM Communicatie ICT Medezeggenschap Lijnmanagement Bestuurder/bevoegd gezag Referentiegroep van collega’s Juridische zaken (ook inkoop: contractjuristen) Klachtencommissie Kwaliteit Facilitaire dienst MVO/duurzaamheid Bedrijfsmaatschappelijk werk Sociaal-medisch team Bedrijfsarts Arbo Vitaliteit Mediators Beveiliging Leden meldpunt integriteit ‘Grote baas’ Coaches Vertrouwenspersonen (I en OO) Controllers Bestuursassistenten Audit WOB functie
Extern zijn er ook een aantal mogelijke partners om mee samen te werken. De deelnemers hebben behoefte aan een overzicht van mogelijke (externe) samenwerkingsverbanden. De deelnemers noemen deze organisaties:
KMAR OM Rijksrecherche Pagina 2 van 5
BIOS Kring van integriteitcoördinatoren Integriteitsbureaus KIO Soortgelijke organisaties Externe VPI Kennisnetwerken met bijv. bedrijfsleven Andere veiligheidsregio’s
Jan Renshof (VIC): integriteit en beveiliging Renshof begint in 2008 als BVA voor de ministeries van SZW en OCW, verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging en de informatiebeveiliging. Een onderwerp dat gemakkelijk aan de aandacht van het lijnmanagement ontsnapt, bovendien een eenzame functie. Om meer massa te krijgen verzamelt Renshof andere ‘eenzame functionarissen’ in een afdeling Veiligheid, Integriteit en Crisismanagement (VIC): zoals integriteit, crisismanagement, bescherming persoonsgegevens en de vertrouwensfunctie. Het tot stand brengen van deze afdeling vereist vertrouwen en stimulans van de leiding. De betrokken functionarissen moeten inzien dat het geen bedreiging is, maar een kans om samen te werken. Solistisch werken levert minder resultaat op. Op dit moment functioneert de afdeling als een kleine Shared Service Organisatie voor drie ministeries (ook voor Financiën) en heeft het VIC de mogelijkheid om effectief en efficiënt integraal veiligheidsbewustzijn in de organisaties te bevorderen. De basisdoelstelling is het lijnmanagement minder kwetsbaar te maken, te helpen, te ontzorgen, te verleiden om op integrale veiligheid in control te komen en te blijven. Hiertoe is o.m. een toolbox integrale veiligheid ontwikkeld. Belangrijk schakelpunt voor VIC zijn de beveiligingscoördinatoren in de rest van de organisatie. Andere middelen zijn periodieke uitvragen naar integrale veiligheid, risicoanalyses en zelfevaluaties. In deze middelen zijn de verschillende onderwerpen gecombineerd aanwezig. Dit verkleint de drempel voor het lijnmanagement. Ook in kleinere organisaties kan het idee van VIC navolging krijgen, door de verschillende functies/onderwerpen bijvoorbeeld te neer te leggen bij één persoon (in plaats van bij één afdeling), die de verschillende onderwerpen in samenhang en gedoseerd over het voetlicht kan brengen. De presentatie van Jan is bijgevoegd [zie ppt]. SUPERtweets 1.
Mieke van Alphen, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond: Mindmap van het netwerk [zie pdf] Ik heb een tijdje zitten broeden op mijn SUPERtweet, maar ik heb besloten mijn netwerk in een mindmap neer te zetten. Het is een informeel netwerk, ik kan met deze mensen sparren. Zij zijn voor mij een soort voorpost. Het liefst zou ik een wat robuustere club om me heen verzamelen, met een structureel maandelijks afstemmingsuurtje. Doel: delen van voorvallen, kennisoverdracht. Een groepje API’s (aanspreekpunten integriteit) behoort ook tot mijn wensenlijstje. Wel is er regulier overleg met de 2 vertrouwensPagina 3 van 5
personen voor de bespreking van casuïstiek en trainingen. En ook is er minimaal 4 maal per jaar een formeel overleg met de algemeen directeur. Ik voel me dus niet eenzaam, ik heb soms wel behoefte aan iemand die ook integriteitscoördinator is. Ik heb binnenkort een kennismaking met een aantal coördinatoren van de gemeente Rotterdam dus dat komt ook vast wel goed. Ik ben benaderbaar voor verdere activiteiten.
2.
Judith Ravelli, Politie Bij mij is blijven hangen dat we als politie op de goede weg zijn. Ons interne netwerk is op orde (incl OR) en we timmeren hard aan ons externe netwerk. Ook bij politie hanteren we de integrale benadering, waarbij de expertise op beveiliging, screening, integriteit en klachten binnen 1 afdeling gebundeld gebundeld wordt. Privacy valt hier helaas niet onder, maar daarmee zijn wel zeer nauwe banden. De eenzaamheid herken ik niet. M.i. hoef je niet binnen 1 afdeling te zitten om elkaar op te zoeken of samen te werken, maar voor sommige mensen kan de organisatiestructuur wel helpen.
3.
Mary Ippenburg, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Het netwerk van de integriteitfunctionaris uitbreiden met participanten uit zowel overheid, semi-overheid en bedrijfsleven. Informatie delen is onmisbaar om adequaat te reageren. Wat bij een overheidsinstantie speelt, komt toch ook voor in het bedrijfsleven? Ofwel 'lessons learned'. Uiteraard essentieel om vooraf afspraken te maken over de vertrouwelijkheid van hetgeen wordt gedeeld. En, overbodig om op te merken, maar adviesbureaus en politici beter niet betrekken: een politicus kan vanuit zijn/haar politieke achtergrond met informatie meer doen dan de bedoeling is. Dat geldt ook voor een adviesbureau...
4.
Aafje Stout, gemeente Hellevoetsluis De eenzaamheid van de integriteitscoördinator wordt gekenmerkt door het zoeken naar medestanders. Als integriteitscoördinator ben je iedere keer op zoek naar mensen die willen meedenken over het onderwerp integriteit. Als integriteitscoördinator wil je heel graag dat anderen het onderwerp net zo belangrijk vinden als jij. Helaas is dat erg vaak niet het geval. Je kunt informatie toesturen over het onderwerp. Je kunt blijven aanbieden dat je graag aansluit bij overleggen waar het onderwerp integriteit aan de orde komt ( wat juist weer heel vaak wel het geval is). Je kunt lief kijken, je kunt glimlachen, je kunt informatie blijven delen.... En heb je dan uiteindelijk het onderwerp op de agenda! Dan wordt dit er, bij gebrek aan tijd, of, in het geval van 'meer belangrijke onderwerpen die echt voorrang verdienen!', als eerste weer direct van de agenda afgeknikkerd. Heel langzaam aan merk je vooruitgang, een groeiende interesse voor dit thema. Mensen weten je steeds meer te vinden voor vragen, informatie of zomaar eens een gesprekje over een onderwerp dat raakvlakken heeft met integriteit. Het kost alleen geduld, veel geduld. Maar echt...het loont de moeite!
5.
Arjan van der Stelt, Belastingdienst Artikel in Bondig [zie pdf] Binnen de Belastingdienst werken diverse collega's, waaronder ikzelf, aan de ontwikkeling van een intern samenwerkingsplatform: Connectpeople. Binnen dit platform halen en delen informatie met elkaar en voor een toenemend aantal werkstromen wordt in communities (groepen) samengewerkt. Ook is er een community actief die over Pagina 4 van 5
integriteit gaat. Een goed gebruik van Connectpeople zal er voor zorgen dat onderwerpen in communities zoals integriteit, door elke werknemer te benaderen, en in de vorm van vragen, discussies etc. ook te bewerken is. Oftewel, integriteit is er voor iedereen. Bijgaand treft u het NCF (vakbond voor medewerkers Belastingdienst en het ministerie van Financiën) magazine Bondig aan waarin ik op pagina 16 en 17 meer informatie over Connectpeople geef. De praktijk leert dat het artikel nog steeds actueel is. Mocht u naar aanleiding hiervan vragen hebben, dan verneem ik dat graag.
6.
William van Deursen, Professional Coach (EMCC / NOBCO) Wat is volgens u integer? Als u aan uw rechterbuurman zou vragen krijgt u wellicht een ander antwoord nadat u het aan uw linkerbuurman heeft gevraagd. Zelfs uw partner of uw collega denkt hier wellicht anders over. Wat betekent dit dan? Integriteit is een voor velen lastig te bevatten woord: een wellicht beladen woord. Het refereert vaak naar een onderbuikgevoel van wat mag wel en wat kan (eigenlijk) niet. Het omschrijven van het begrip alleen zou geen recht doen aan de gevoelens die velen hebben bij het begrip integriteit. Waar gaat dit heen hoor ik u wellicht denken? Wat vind u belangrijk in uw eigen handelen of andermans handelen? Wat spreekt u aan? Wat is uw grens in uw eigen handelen of waar zou die dan moeten liggen? Waar en wanneer wordt volgens u een grens overschreden? Waarom ervaart u dat een bepaalde grens wordt overschreven. Nu komen wellicht tot een zekere kern namelijk: de waarden en normen die voor u gelden maar ook voor de eerder beschreven buurmannen, uw collega’s op uw werk, uw team, uw organisatie. Deze waarden en normen en overtuigingen vormen de basis van het bewustzijn op verschillende niveaus: het individueel bewustzijn, het teambewustzijn en het organisatiebewustzijn, waarbij het begrip integriteit slechts een beperkte mate weergeeft wat u en anderen in verschillende setting en situaties ervaart. Goed laat ik een ander begrip introduceren het begrip respect. Respect hebben voor en in relatie tot de ander, uw buurman, uw collega’s, uw team, uw organisatie. Geeft dan wellicht respect een wat betere invulling aan het begrip integriteit? Laten we dit eens samen bezien.
In ons dagelijks handelen maar ook binnen organisaties gaat u met respect om met uw collega’s, toch? U houd in uw handelen bewust of onbewust rekening met uw eigen grenzen, waarbij u ook rekening houd met de grenzen van uw collega’s, maar dit geldt ook privé en in andere relaties met en tussen de mensen waarmee u omgaat. Wat wil ik hiermee zeggen? Is integriteit eigenlijk niet meer en niet minder dan het op basis van gedeelde waarden en normen respectvol met elkaar omgaan en elkaar hierop scherp te houden? Hoe? Door je ook kwetsbaar te durven en kunnen open te stellen als je in een situatie komt waarin je niet precies weet hoe te handelen en dan advies vraagt aan je collega, je teamgenoot of iemand anders in je organisatie. Maar ook elkaar respectvol erop durven aan te spreken als gedeelde waarden en normen volgens u dreigen te worden of worden overschreden, of dit nu in uw overheidsorganisatie is of op uw sportclub of in uw huwelijk dat doet er dan niet toe, of wel?
Pagina 5 van 5
