Versie voor Extern gebruik. Bedrijfscode Deloitte Nederland

Bedrijfscode Deloitte Nederland

Versie 2012 - 2013 voor Extern gebruik

Inhoud

1. Inleiding

3

2. Wereldwijde aanpak Ethics & Compliance 2.1 Introductie 2.2 Waar kan je hulp en informatie krijgen of situaties melden 2.3 Global Shared Values en Ethische Principes

4 4 5 6

3 Ethics & Compliance programma 3.1 weten, begrijpen en melden 3.1.1 Meldplicht 3.1.2 Sancties en correctieve maatregelen

7 7 7 7

4. Bedrijfscode 4.1 Onze verplichtingen ten aanzien van het publiek en onze cliënten 4.1.1 Verplichtingen 4.1.1.1 Facturering van diensten 4.1.1.2 Onafhankelijkheid en belangenverstrengeling 4.1.1.3 Vertrouwelijkheid en eigendom van informatie 4.1.1.4 Handelen met voorkennis 4.1.1.5 Geschenken, entertainment en sponsoring 4.1.1.6 Professionele bekwaamheid en gepaste zorgvuldigheid 4.1.1.7 Reikwijdte van diensten 4.1.1.8 Leverancier, contracten en allianties 4.1.1.9 Verplichtingen naar publiek, cliënten en onze eigen administratieve huishouding 4.1.2 Nevenfuncties 4.1.3 Identificatie en rapporteren van ongebruikelijke transacties 4.1.4 Overheidstransacties en -relaties 4.1.5 Anti corruptie 4.1.5.1 Objectiviteit van professioneel advies en conclusies 4.1.5.2 Waarheid in communicatie 4.1.5.3 Internationaal zakendoen 4.1.6 Kwaliteit van het werk 4.1.6.1 Nauwkeurigheid van documentatie 4.1.6.2 Documentatiemanagement 4.1.7 Eerlijke concurrentie 4.1.8 Cliëntacceptatie 4.1.9 Verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij de maatschappij 4.1.10 Social Media 4.1.11 Beveiligingsbeleid en veiligheid 4.2 Verplichtingen ten aanzien van elkaar 4.2.1 Eerlijkheid, vertrouwen, respect en eerlijke behandeling 4.2.2 Persoonlijke relaties 4.2.2.1 Beleid Deloitte 4.2.2.2 Seksuele omgang en relaties 4.2.3 Diversiteit 4.2.4 Bevoegdheid en professionele diploma’s 4.2.5 Consulteren 4.2.6 Intimidatie 4.2.7 Gebruik van Deloitte-bezittingen en elektronische communicatie 4.2.8 Deloitte Klachten- en Klokkenluidersregeling 5. Tot slot

8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 15 15 16 16 16 18

1. Inleiding

“Wie volkomen integer is, is als een kind met een gezonde blos.” Lao-Tse, Chinees filosoof (+/- 600 v.C.)

Wie openlijk zijn of haar ethische normen bespreekt, individueel of als groep, wordt vaak argwanend bekeken. Waarom wordt hierover gediscussieerd? Het is toch vanzelfsprekend dat mensen volgens bepaalde (ethische) principes handelen en denken? Wanneer over ethiek en integriteit wordt gesproken, is de kans groot dat de indruk ontstaat dat de spreker iets te verbergen of te verdedigen heeft of het klinkt opschepperig. Wat is dan de toegevoegde waarde van een dergelijke discussie? Ethiek is geen gemakkelijk gespreksonderwerp. De vraag naar ethische rechtvaardiging is echter nog nooit zo uitgesproken geweest. Politieke instanties, media en cliënten stellen openlijk vragen over de integriteit en ethische maatstaven van de maatschappij en organisaties, waaronder Deloitte. Met een Ethics & Compliance Programma, waarvan onder meer een bedrijfscode een belangrijk onderdeel is, worden Deloitte professionals ondersteund in het maken van weloverwogen besluiten en laten we zien dat Deloitte streeft naar de hoogste normen van ethiek, integriteit en kwaliteit. Deze bedrijfscode geeft een overzicht van het beleid en de normen van Deloitte Nederland ten aanzien van integriteit en compliance. Het is een praktisch document gericht op de dagelijkse werkomgeving en de uitdagingen en keuzes waar we voor staan. De code is dan ook continu in ontwikkeling, steeds gebaseerd op onze ervaringen en de veranderende omgeving. Bij het ondertekenen van de onafhankelijkheids­ verklaring wordt dan ook niet voor niets je instemmende reactie gevraagd op de vragen: ‘ik heb de Bedrijfscode van Deloitte Nederland gelezen, begrepen en daarnaar gehandeld’. De praktische richtlijnen in dit document geven richting aan iedereen die bij Deloitte werkt, ongeacht welke functie je bekleedt in de organisatie. We moedigen je aan deze informatie te gebruiken in je verantwoordelijkheden tegenover cliënten, toezichthouders en elkaar. Mocht je ergens over twijfelen of heb je vragen over de code of anders, spreek die dan vooral uit! Bestuur, Deloitte Nederland

3

2. Wereldwijde aanpak Ethics & Compliance

2.1 Introductie Doordat Deloitte behoort tot de grootste zakelijke dienstverleners ter wereld, is de diversiteit aan mensen groot. Deloitte opereert in veel landen en samenwerkingsverbanden, en medewerkers hebben verschillende achtergronden. De huidige omgeving stelt de waarden van onze professionals - van het individu en op het niveau van de organisatie en het beroep - op de proef. Regelmatig wordt in de maatschappij en in de media gesproken over de integriteit van medewerkers en hoe hieraan aandacht wordt besteed in de organisatie. Wij geloven dat ethiek en integriteit ten grondslag liggen aan onze firma, maar dit houdt niet in dat we alle risico’s in de markt kunnen weghalen of voorkomen. We kunnen ze echter wel beperken door van al onze professionals te verlangen dat zij eerlijk handelen en zich gedragen volgens de hoogste ethische normen. Ook is het belangrijk dat Deloitte waar nodig ondersteuning biedt ter vergroting van het referentiekader om zo de bewustwording te vergroten. In 2004 nam Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) een reeks van negen ‘Ethische Principes’ aan. Deze principes zijn direct verbonden aan onze ‘Global Shared Values’. Deze shared values definiëren gemeenschappelijke onderliggende overtuigingen en de ethische principes definiëren specifieke normen voor professioneel gedrag dat verwacht wordt van alle DTT member firms. Wereldwijd heeft iedere member firm een Reputation & Risk leader (RRL) die de ‘National Reputation & Risk Leadership Office’ aanstuurt en die de volgende activiteiten bundelt: • Onafhankelijkheid • Ethiek & Compliance • Security & Privacy Office • Acceptance Center • Quality Office • Sustainability Office

4

Als onderdeel van het Ethics & Compliance Programma van Deloitte is binnen iedere member firm een National Ethics Officer gekozen. Daarnaast is iedere member firm verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een bedrijfscode, in lijn met wetgeving en gebruiken, alsmede voor het beschikbaar stellen van middelen ten behoeve van consultatie en ondersteuning. Het slagen van ons Ethics & Compliance programma ligt bij ons allemaal. In ons werk nemen we dagelijks besluiten die economische, wettelijke en ethische gevolgen kunnen hebben. Deze Nederlandse bedrijfscode heeft als doel je te voorzien van informatie, geeft richtlijnen en refereert naar andere informatiebronnen die je kunnen helpen bij het maken van keuzes.

Gedragscode

Ethische Principes

Shared values

2.2 Waar kan je hulp en informatie krijgen of situaties melden In Nederland is een Reputation & Risk Leadership structuur ingericht binnen het RRL Office. Hierin zijn een National Ethical Officer, Director of Independence (DOI) en een Security en Privacy Officer werkzaam. En de Sustainability Manager evenals de managers van het Acceptance Center en het Quality Office. De RRL Office valt onder de verantwoordelijkheid van de RRL.

5

2.3 Global Shared Values en Ethische Principes Gemeenschappelijke waarden verbinden onze mensen en vormen de basis voor een gemeenschappelijke cultuur. Zij definiëren de interactie die wij hebben met de maatschappij, onze cliënten en elkaar. De internationaal door Deloitte geformuleerde shared values zijn: • Integrity • Outstanding value to markets and clients • Commitment to each other • Strength from cultural diversity Ieder ethisch principe is direct afgeleid van de shared values en bekrachtigt en onderhoudt gedrag dat de values reflecteren. Door Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) zijn internationaal onderstaande negen ethische principes geformuleerd en aangenomen: Honesty and Integrity • We are straightforward and honest in our professional and business relationships. • We are truthful about the services we provide, the knowledge we possess and the experience we have gained. Professional Behavior • We comply with professional standards and applicable laws and regulations. • We avoid any action that may discredit our firms or our professions. • We strive not only to do what is legal, but also what is right. Competence • We understand that the public and our clients expect our work to meet high professional standards. • We use due care to ensure that client needs are matched with Deloitte personnel who have the competence required for their assignments. Objectivity • We do not allow bias, conflict of interest, or undue influence of others to override our professional judgments. • We address differences of opinion and handle them constructively and professionally.

6

Confidentiality • We prohibit disclosure of information to anyone inside or outside our firms without the legal or professional right to know. • We do not misuse information of our clients, our firms or our people for personal advantage or for the benefit of third parties. Fair business practices • We receive fees that reflect the value of services provided and responsibilities assumed, and are considered fair and reasonable by our clients. • We respect our competitors and do not compete unfairly. Responsibility to society • We take our role in society seriously and do not cause intentional harm. • We support contributions to the communities where we operate. Respect and fair treatment • We understand the impact that our individual behavior has on our firms, our colleagues, and society, and always work to take responsible action. • We encourage and value the diverse mix of people, viewpoints, talents and experiences found at Deloitte. • We are fair in our behavior and our policies promote equal opportunity for all. Accountability and decision-making • We recognize that we are role models and that we set behavioral standards for our professions and each other. • We make decisions based on our shared values and expect our leaders and colleagues to do the same: -- Integrity -- Outstanding value to markets and clients -- Commitment to each other -- Strenght from cultural diversity

3 Ethics & Compliance programma

3.1 weten, begrijpen en melden Iedere medewerker van Deloitte heeft een eigen verantwoordelijkheid om integriteitsvraagstukken te onderkennen en eventuele misstanden te melden. Het Ethics & Compliance programma is een instrument om ieders bewustzijn te vergroten. Ook besteedt het programma aandacht aan het belang van een omgeving die open communicatie over ethiek en compliance aanmoedigt en navolgt. Wij verwachten daarom dat alle partners (gevolmachtigden), medewerkers, inhuurkrachten en interne dienstverleners de inhoud en doelstelling van deze gedragscode kennen, begrijpen en naleven.

Zelfs bij sterke twijfel, of als je vermoedt dat de reputatie van Deloitte geschaad zou kunnen worden, dan wel een negatief effect op de werkomgeving zou kunnen hebben kan je met al deze dilemma’s en vraagstukken terecht bij het RRL Office, de Ethical Officer en/of de vertrouwenspersonen. Externe relaties en andere externe melders kunnen hiervoor terecht bij [email protected]

3.1.1 Meldplicht Iedere medewerker (direct en inhuur) is verantwoordelijk voor zijn eigen integriteit en normbesef. Van eenieder wordt verwacht dat geconstateerde vermoedelijke onveilige, frauduleuze, illegale of onethische zaken gemeld worden bij de daartoe geëigende personen of het RRL Office. Mocht zich een dergelijke situatie voordoen waarbij een collega, een cliënt, leverancier of een andere zakelijke partij van Deloitte is betrokken, dan wordt verwacht dat je dit via de aangegeven kanalen zult melden! Zo ook bij een vermoedelijke constatering van fraude en/of onzorgvuldig administratief handelen.

3.1.2 Sancties en correctieve maatregelen Bij handelen in strijd met de gedragscode, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding disciplinaire maatregelen worden getroffen. Hiervoor is een specifiek escalatie proces ingericht met een klachtenregeling en een bezwaar en beroepsmogelijkheid via het bestuur van Deloitte.

Deloitte t.a.v. het secretariaat van het RRL office Postbus 2031 3000 CA Rotterdam

7

4. Bedrijfscode

De volgende onderdelen van de code beschrijven onze normen met betrekking tot ethiek en compliance en betreffen de verplichtingen ten aanzien van de maatschappij, ons publiek en onze cliënten (paragraaf 4.1) en ten opzichte van elkaar (paragraaf 4.2). Wanneer je voor een keuze staat, zijn er enkele vragen die je jezelf kunt stellen die helpen bij het nemen van een weloverwogen besluit: • Zal ik terughoudend zijn of mij generen om de situatie met mijn familie, vrienden of collega’s te bespreken? • Zal de reputatie van de Deloitte member firm geschaad worden wanneer de situatie in de krant komt? • Zijn bepaalde acties mogelijk illegaal of ongepast? • Ben ik rechtvaardig en eerlijk? • Voel ik mij ongemakkelijk bij een bepaalde situatie? Zo ja, waarom? • Vindt er belangenverstrengeling plaats ten opzichte van de organisatie, een cliënt of andere partijen tegenover wie ik een verantwoordelijkheid heb? • Wat zijn de mogelijke consequenties voor mijzelf, Deloitte, een cliënt of andere partij wanneer ik wel of niet handel? • Kan de reputatie van een bepaalde persoon worden aangetast door mijn handelingen? • Kunnen mijn daden ongunstige opmerkingen oproepen van onze concurrenten? • Neem ik verantwoordelijkheid voor mijn acties en gedraag ik mij professioneel, ook al is dit moeilijk en/of gênant? • Zijn er alternatieve stappen die ik moet overwegen? • Wie kan ik hierover consulteren? • Welke stappen moet ik nemen om risico’s te beperken?

Denk in zo’n situatie eerst na en aarzel vooral niet advies te vragen wanneer je twijfelt. 8

4.1 Onze verplichtingen ten aanzien van het publiek en onze cliënten De maatschappij stelt zich kritisch op wanneer het gaat om integriteit van mensen of organisaties. Wekelijks zijn in de krant voorbeelden te vinden van in opspraak geraakte personen of organisaties. En wie de schijn eenmaal tegen heeft, kan zich maar moeilijk verweren. Ook organisaties als Deloitte, met verschillende disciplines onder één dak, trekken volop de belangstelling van de buitenwereld. We moeten de toets der kritiek nu en in de toekomst kunnen doorstaan. Niet voor niets is integriteit één van de vier shared values van Deloitte Touche Tohmatsu. Naast toegevoegde waarde, betrokkenheid en culturele verscheidenheid is integriteit het belangrijkste kenmerk van onze wereldwijde organisatie. Redenen genoeg om het beleid op het gebied van integriteit en onafhankelijkheid voortdurend actueel te houden. 4.1.1 Verplichtingen Het voldoen aan de wensen van publiek en cliënten brengt de noodzaak van het stellen van heldere grenzen en een transparante organisatie met zich mee. De volgende elementen hebben betrekking op onderwerpen waar Deloitte professionals vaak mee te maken hebben. Belangrijke aandachtpunten zijn; 1. Facturering van diensten 2. Onafhankelijkheid en belangenverstrengeling 3. Vertrouwelijkheid en eigendom van informatie 4. Handelen met voorkennis 5. Geschenken, entertainment en sponsoring 6. Professionele bekwaamheid en gepaste zorgvuldigheid 7. Reikwijdte van diensten 8. Leverancier, contracten en allianties 9. Verplichtingen naar cliënten en onze eigen administratieve huishouding 4.1.1.1 Facturering van diensten Wij hebben de verplichting onze cliënten accuraat te factureren voor fees en andere kosten, volgens de gemaakte afspraken voor iedere engagement. Wij dienen de gewerkte uren en gemaakte kosten correct te rapporteren in ons tijd- en kostenrapportagesysteem, overeenkomstig vastgelegd beleid, en wijzen dergelijke kosten toe aan het desbetreffende project- of cliëntnummer. SAP stelt ons in staat gedetailleerde (facturerings) informatie te verzamelen van cliënten en maakt deze informatie transparant voor alle betrokken partijen.

4.1.1.2 Onafhankelijkheid en belangenverstrengeling Deloitte heeft als doel te voldoen aan alle wetten, regels en intern beleid gerelateerd aan professionele onafhankelijkheidseisen. Om persoonlijke onafhankelijkheid te kunnen waarborgen heeft Deloitte Nederland het Global Independence Monitoring System (GIMS) in gebruik genomen. Daarnaast is ter waarborging dat wij als organisatie onafhankelijk blijven van onze controle- en assurance cliënten, een opdrachtacceptatie proces opgezet. Het bestuur van Deloitte Nederland heeft disciplinair beleid inzake overtredingen van het onafhankelijkheidsbeleid vastgesteld. Ieder van ons moet er naar streven om de persoonlijke onafhankelijkheid ten aanzien van onze cliënten in stand te houden. Iedereen moet financieel onafhankelijk zijn van onze cliënten en een onafhankelijke en objectieve houding hanteren bij alle diensten die wij onze cliënten leveren. Het is belangrijk om zakelijk en persoonlijk afstand te bewaren tot de cliënt. De professionele onafhankelijkheid en objectiviteit van jou als professional, evenals de goede naam en faam van Deloitte, kunnen op het spel komen te staan wanneer we hier geen acht op slaan. Een nauwe zakelijke relatie met een cliënt brengt een gezamenlijk commercieel en financieel belang met zich mee wat kan leiden tot belangenverstrengeling en/of een te grote vertrouwelijkheid met de cliënt. Professionals mogen daarom op geen enkele wijze misbruik maken van hun positie. Hieronder wordt onder meer verstaan het bedingen van speciale prijzen en het accepteren van buitenproportionele cadeaus. Zie in dit kader ook hoofdstuk 4.1.1.5 Geschenken, entertainment en sponsoring. In GIMS wordt vastgelegd bij welke beursgenoteerde bedrijven of beleggingsinstellingen wij als Deloitters financiële belangen hebben. Het is daarbij de verantwoordelijkheid van jou evenals van elke Partner, director en manager dat de informatie in GIMS juist, actueel en volledig is en wordt gehouden. Onze reputatie als integer bedrijf is mede afhankelijk van het feit, dat medewerkers geen belangen hebben bij controlecliënten waar ze betrokken zijn bij dienstverlening aan deze cliënt. Het Independence Center kent een GIMS escalatieprocedure waarin is vastgelegd hoe wij omgaan met GIMS-kwesties die niet tijdig worden opgelost.

Het Acceptance Center beoordeelt iedere nieuwe opportunity op een mogelijke schending van onze onafhankelijkheid als gevolg van de combinatie van dienstverlening. Indien er sprake is van mogelijke dienstverlening aan een internationale groep coördineert het Independence Center de afstemming met andere member firms inzake onze onafhankelijkheid. 4.1.1.3 Vertrouwelijkheid en eigendom van informatie We zijn allen verantwoordelijk en verplicht om alle informatie over cliënten en/of Deloitte vertrouwelijk te houden, tijdens, gedurende en na het dienstverband bij Deloitte. Dit zoals opgenomen in onze arbeidsovereenkomsten. De bepalingen met betrekking tot het waarborgen van de vertrouwelijkheid en eigendom van informatie geldt tevens bij het gebruik van Social Media. Zie in dit kader ook hoofdstuk 4.1.10 en onze Social Media policy. 4.1.1.4 Handelen met voorkennis Als medewerker van Deloitte kan je, in het kader van de diensten die wij leveren, in het bezit komen of kennis dragen van ‘niet-openbare informatie’ over cliënten en de bedrijven met wie zij zaken doen. ‘Niet-openbare informatie’ is iedere vorm van informatie die invloed kan hebben op de prijzen van effecten, obligaties of andere waardepapieren, negatief of positief, en die in het algemeen niet beschikbaar zijn voor het investerende publiek. Dit wordt als voorkennis beschouwd. Handelen met voorkennis is wettelijk verboden en strafbaar. Het kopen of verkopen van effecten, obligaties of andere waardepapieren met behulp van voorkennis wordt als handelen met voorkennis beschouwd. Ook is het verboden dergelijke informatie te bespreken of op andere wijze te delen met personen die effecten, obligaties of andere waardepapieren kopen of verkopen. 4.1.1.5 Geschenken, entertainment en sponsoring Vanuit de samenleving worden steeds hogere eisen gesteld aan het handelen van accountants en andere financiële dienstverleners, met name waar het gaat om betrouwbaarheid, onafhankelijkheid en objectiviteit. Ten aanzien van geschenken en entertainment (hierna: geschenken) moet in lijn worden gehandeld met de strenge regelgeving en het belang dat wordt gehecht aan onafhankelijkheid van accountants en financiële

9

dienstverleners. De volgende uitgangspunten zijn van belang: • Deloitters mogen niet in een positie komen waarin een risico bestaat dat hun objectiviteit of onafhankelijkheid wordt aangetast; • Deloitters mogen niet zo handelen dat de objectiviteit van klanten/derden in gevaar wordt of kan worden gebracht. Bij geschenken moeten verder de volgende punten worden afgewogen: -- Wat is de aanvaarde norm in de relevante markt? Zijn er juridische, wettelijke of door de klant opgelegde beperkingen? -- Wat is het doel van het geschenk? Legt het wellicht, al dan niet expliciet, een (morele) verplichting op de ontvanger? -- Wat voor functie vervul ik binnen Deloitte of vervult mijn contactpersoon bij de klant? Zo is voor personen betrokken bij inkoop van goederen en diensten een beroepscode van toepassing (opgesteld door de NEVI) met eigen specifieke richtlijnen rond giften en relatiegeschenken. Voor Deloitte Nederland dient deelname aan sponsoring en ondersteuning van evenementen te worden besproken met de afdeling Brand, Communications & Corporate Social Responsibility. 4.1.1.6 Professionele bekwaamheid en gepaste zorgvuldigheid We houden ons aan de beroepsregels in onze dienstverlening. Wij streven er continu naar de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en gaan zorgvuldig om met cliëntopdrachten, door onder meer de medewerkers die de juiste competenties en vaktechnische achtergrond hebben op te nemen in het team. Opdrachten worden in nauw overleg met de cliënt afgesproken. Daarnaast wordt, waar nodig, gebruik gemaakt van vaktechnische en industry expertise binnen de organisatie.

Alle opdrachten worden uitgevoerd overeenkomstig de function specifieke kwaliteitscontrole-procedures. We leveren onze diensten op een professionele en representatieve wijze volgens het beleid van de organisatie én de professionele maatstaven en regels van het beroep, en staan achter onze verplichtingen ten aanzien van de cliënt. 4.1.1.7 Reikwijdte van diensten We zijn een organisatie die veel kennis en capaciteiten aanbiedt in de markt van de financieel-zakelijke dienstverlening en willen daarin succesvol zijn. We willen echter niet onze kwaliteiten overdrijven of diensten leveren die schade toebrengen aan onze reputatie en/of die van cliënten. Onze vaardigheden, ervaring en toewijding worden eerlijk gepresenteerd in proposals voor cliënten. 4.1.1.8 Leverancier, contracten en allianties De relaties die wij opbouwen met alle leveranciers, aannemers en alliantiepartners zijn afhankelijk van integriteit en wederzijds vertrouwen. Wij selecteren leveranciers, aannemers en alliantiepartners op basis van kwaliteit, prijs, dienstverlening en op levering van de gevraagde goederen en diensten. Inkoopbesluiten moeten gebaseerd zijn op objectieve en zakelijke gronden, niet op basis van persoonlijke interesse of vooroordeel. Sinds kort bestaat een vernieuwd proces met betrekking tot het aanmelden en goedkeuren van onze business relations, ofwel de soort zakelijke relaties die in dit onderdeel worden bedoeld. 4.1.1.9 Verplichtingen naar publiek, cliënten en onze eigen administratieve huishouding Deloitte Nederland heeft een beleid over de eigen administratieve huishouding. Dit beleid heeft vooral betrekking op de interne administratieve huishouding in relatie tot de verplichtingen naar onze cliënten. Beknopt weergegeven gaat het om de volgende aandachtspunten: Controle personeelsdeclaraties Leidinggevenden dienen bij hen ingediende declaraties te controleren op juistheid en rechtmatigheid. Bij twijfel van geoorloofdheid dient vooraf een expert van de afdeling Time and Expenses te worden geconsulteerd. Bijzondere declaraties ten behoeve van een grotere groep mensen en/ of substantiële bedragen dienen vooraf te worden getoetst op noodzaak, redelijkheid en fiscale consequenties.

10

Tijdige en juiste urenverantwoording Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om tijdig en correct uren te schrijven. De urenverantwoording dient te geschieden met juiste codering(en). Correcte afhandeling verkoopfacturatie Het is de plicht van iedere klantverantwoordelijke om facturatie in SAP af te wikkelen. Tijdige afhandeling van disputen van debiteuren Het is de verantwoordelijkheid van iedereen met een open debiteurenportefeuille om de toegewezen geregistreerde disputen tijdig af te handelen. Overeenkomen van afwijkende betaaltermijnen Het is niet toegestaan, behoudens voorafgaande toestemming, om afwijkende betaaltermijnen overeen te komen met debiteuren. Aanvragen voor afwijkende betaaltermijnen kunnen voorgelegd worden bij de afdeling Credit Management en voor escalatie en besluit bij het bestuur. Melden van integriteitskwesties Van iedere persoon werkzaam bij Deloitte wordt verwacht dat hij zijn leidinggevende dan wel de Reputation & Risk Leader (RRL) direct informeert als hij verdacht wordt van het plegen dan wel medeplegen van een vermoedelijk strafbaar feit wat mogelijkerwijs de integriteit in discussie zou kunnen brengen. Afhandeling van inkoopfacturen en inkoopdocumenten Het is de verantwoordelijkheid van iedereen om aangeboden inkoopdocumenten, zoals shopping carts, crediteurfacturen en info requests tijdig en correct af te handelen.

Werken conform afgestemde procedures Voor administratieve handelingen gelden specifieke procedures. Deze zijn opgetekend in diverse interne handboeken en AO/IC procedures. 4.1.2 Nevenfuncties Met betrekking tot integriteit en onafhankelijkheid is binnen Deloitte beleid geformuleerd en vastgelegd en zijn regels gesteld ten aanzien van nevenfuncties. Een Partner of medewerker van Deloitte mag een nevenfunctie pas aanvaarden of voortzetten nadat het bestuur daarvoor toestemming heeft gegeven. 4.1.3 Identificatie en rapporteren van ongebruikelijke transacties Als professional van Deloitte ben je verantwoordelijk voor de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft) die in augustus 2008 in werking is getreden. Deze wet vervangt de vroegere wetten WID en MOT. Deze wet verplicht ons om er zorg voor te dragen dat wij, voor zover relevant voor de uitoefening van onze taken, bekend zijn met de bepalingen van deze wet en opleidingen genieten die ons in staat stellen een ongebruikelijke transactie te herkennen.

Bewuste omgang met fiscale toetsing De fiscale aspecten van inkoopfacturen, personeelsdeclaraties en verkoopfacturen dienen bewust in ogenschouw te worden genomen. Foutief handelen brengt risico’s voor Deloitte met zich mee. Bij onbekendheid met de fiscale materie dient vooraf intern te worden geconsulteerd.

4.1.4 Overheidstransacties en -relaties Als Deloitte voldoen we aan alle van toepassing zijnde regels, wetten en voorschriften die voorkomen dat er op onwettige of onbetamelijke wijze politieke lobby’s plaatsvinden en overheidsfunctionarissen worden beïnvloed. Daar waar de legitieme belangen van Deloitte of haar cliënten kunnen worden geraakt door voorgenomen wet- en regelgeving, zal Deloitte rechtstreeks dan wel via derden haar standpunten kenbaar maken. Het is ons niet toegestaan op ongepaste wijze gebruik te maken van middelen van Deloitte voor politieke campagnes. Deelname aan politiek is vrijwillig. Het maken van individuele politieke bijdragen door Partners, directors en medewerkers is een persoonlijke keuze en derhalve een eigen persoonlijke bijdrage. Zie ook de afspraken op het gebied van anti corruptie.

Tijdige en juiste uitvoering van Controle handelingen Deloitte hanteert control testing en ‘In Control Statements’ als middel om processen te monitoren. Toegewezen controles dienen zorgvuldig en tijdig te worden uitgevoerd.

4.1.5 Anti corruptie DTTL heeft in augustus 2011 een specifieke Anti corruption policy van toepassing verklaart. DTTL, als een van de oprichters van de ‘UN Global Compact and the Partnering Against Corruption Initiative of the

11

World Economic Forum’, ondersteunt door middel van deze policy de strijd tegen corruptie in al zijn vormen. Nederland heeft de anticorruptie regelgeving al eerder gemodelleerd naar het OESO-anticorruptie verdrag. Omkoping, zowel het zich laten omkopen (passief) als het omkopen (actief) was al strafbaar gesteld in het Wetboek van Strafrecht voordat deze verdragen in deze policy afgekondigd werden. 4.1.5.1 Objectiviteit van professioneel advies en conclusies Wij zijn objectief in het opstellen van de professionele adviezen die wij geven. 4.1.5.2 Waarheid in communicatie Wij zijn gecommitteerd de organisatie te vertegenwoordigen op basis van een eerlijke en heldere presentatie van feiten en meningen. Het is ons beleid om, waar mogelijk en gepast, nauwkeurig en verantwoord te communiceren over onze vaardigheden en competenties, ons beleid en over onze mensen in advertenties, sales, marketing, recruitment en promotiematerialen. 4.1.5.3 Internationaal zakendoen Wij zijn gecommitteerd om op integere wijze zaken te doen in wereldwijde markten. Wij verwachten dat de medewerkers die internationaal zakendoen de van toepassing zijnde regels en wetten kennen, begrijpen en volgen van het land waarmee of waarin ze werken. Medewerkers moeten ervoor zorgen dat betalingen door of namens Deloitte wettelijk enkel en alleen voor legale zakelijke doeleinden zijn. In geen geval is het toegestaan enige vorm van omkoping aan te bieden, te geven, te vragen of te accepteren.

12

4.1.6 Kwaliteit van het werk De kwaliteit van ons werk en integriteit van onze mensen definiëren en bepalen onze reputatie. Om deze reden moet ons werk voldoen aan alle van toepassing zijnde vaktechnische criteria. Iedereen is zelf persoonlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde diensten. Medewerkers die informatie invoeren in rapportagesystemen, zoals tijd, kosten, cliëntfacturering en andere financiële rapportages, hebben de verantwoordelijkheid dit eerlijk, accuraat, leesbaar en tijdig te doen, volgens de vastgestelde procedures en alle wettelijke en professionele criteria en voorschriften. Belangrijke aandachtpunten daarbij zijn: nauwkeurigheid van documentatie en documentatiemanagement. 4.1.6.1 Nauwkeurigheid van documentatie Onze documentatie voldoet aan de eisen met betrekking tot nauwkeurigheid en volledigheid voor onder meer belasting- en financiële rapportages, evenals aan de eisen van cliënten. Medewerkers die informatie invoeren in rapportagesystemen, zoals tijd, kosten, cliëntfacturering en andere financiële rapportages, hebben de verantwoordelijkheid dit eerlijk, accuraat, leesbaar en tijdig te doen, volgens de vastgestelde procedures en alle wettelijke en professionele criteria en voorschriften. 4.1.6.2 Documentatiemanagement We houden alle documentatie bij volgens de wettelijke en zakelijke eisen van onze beroepsregels. Voorbeeld van een dergelijke wet is de Wwft, die ons verplicht nieuwe of bestaande cliënten te identificeren voordat diensten kunnen worden geleverd. Een ander systeem ter ondersteuning van het beheer van onder meer cliëntgegevens is SAP, waarin alle activiteiten voor iedere (potentiële) cliënt waarvoor Deloitte diensten levert, worden geregistreerd. Om de integriteit van de documentatie- en rapportagesystemen te waarborgen, zijn alle medewerkers verplicht het beleid en de procedures over het onderhoud van documentatie te kennen en eraan te voldoen. Dit houdt in hoe gegevens worden gedeeld, opgeslagen, getransporteerd, bewaard en de wijze waarop ze worden vernietigd. Het illegaal, ongeoorloofd en onrechtmatig gebruiken, aanpassen en/of vernietigen van gegevens is niet toegestaan. Dit betreft onder meer papieren kopieën, elektronische bestanden en video- en audio-opnames.

4.1.7 Eerlijke concurrentie In lijn met onze visie om de beste financieel zakelijke dienstverlener te zijn, onderschrijven wij het principe van vrije concurrentie als uitgangspunt voor ons zakelijk handelen. Dit met inachtneming van alle eisen die de geldende wet- en regelgeving stellen op het gebied van eerlijke mededinging. Dit impliceert dat wij op generlei wijze afspraken met concurrenten maken die marktverstorend kunnen werken, noch dat we misbruik maken van een dominante positie binnen een bepaald marktsegment. Het is ons ook niet toegestaan om concurrerende informatie op een misleidende, illegale of ongepaste manier te verzamelen. 4.1.8 Cliëntacceptatie Alle procedures inzake cliënt- en opdrachtacceptatie zijn belegd bij het Acceptance Center. Eén van de doelstellingen van het Acceptance Center is het voorkomen dat Deloitte potentiële cliënten accepteert die de Deloitte-visie om als ‘Standard of Excellence’ te worden gezien in gevaar kunnen brengen. Om deze doelstelling te realiseren onderzoekt het Acceptance Center de aanvaardbaarheid van potentiële nieuwe cliënten van Deloitte in Nederland door middel van een background check. Het Acceptance Center rapporteert de uitkomsten van het onderzoek aan de praktijk. 4.1.9 Verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij de maatschappij Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om onze zakelijke transacties op een integere wijze uit te voeren en daarmee met respect voor mensen, gemeenschappen en de natuurlijke omgeving om te gaan. Wij werken voortdurend aan een duurzamere manier van zakendoen en een verbetering van onze omgeving. Hiermee creëren wij een werkomgeving die bijdraagt aan de professionele groei, ontwikkeling en het persoonlijke succes van alle Deloitte medewerkers. Onze visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen is geënt op onze shared values en onze kijk op de maatschappij. Deloitte Nederland heeft een Corporate Responsibility programma ontwikkeld. Meer hierover is te lezen in het duurzaamheidsverslag van Deloitte. Als je suggesties hebt met betrekking tot ons duurzaamheidsbeleid, kun je daar ook lezen hoe je die bij de juiste personen kenbaar kunt maken.

4.1.10 Social Media Communicatie door middel van blogs en werken met Social Media toepassingen zoals Yammer, MySpace, Hyves en LinkedIn zijn niet meer weg te denken uit onze leefomgeving. Werk en privé lopen, ook door toedoen van deze media, meer door elkaar en reguliere werktijden van 08.00 uur tot 17.00 uur gelden niet meer. De toepassingen zijn nagenoeg overal en altijd via (mobiel) internet benaderbaar. De risico’s die hieruit voortvloeien zijn echter evident, namelijk: het mogelijke verlies van productieve uren, het bewust of onbewust schaden van het imago van Deloitte en een (on)bewust verhoogde kans op informatielekkage en identiteitsfraude. De mogelijkheden van Social Media zijn enorm en het verbieden hiervan is dan ook niet van deze tijd. Daarom wordt er in onze bedrijfscode een duidelijk appèl gedaan op ieders individuele verantwoordelijkheid en risicobewustzijn bij het gebruik van Social Media. De belangrijkste aandachtspunten zijn onder andere dat de inhoud van de berichten niet godslasterlijk, kwetsend, obsceen of pornografisch mag zijn, noch mogen dergelijke berichten lasterlijke, discriminerende, treiterende, pornografische of denigrerende opmerkingen bevatten. Ongevraagde aanbiedingen en externe zakelijke activiteiten met winstoogmerk zijn evenmin niet toegestaan en de inhoud mag Deloitte niet in diskrediet brengen. Het spreekt voor zich dat informatielekkage van vertrouwelijke informatie via deze nieuwe kanalen moet worden voorkomen. Iedereen moet hier alert op zijn. Zowel in de bedrijfscode als in de security policies en richtlijnen zoals het Integraal beveiligingsbeleid worden daartoe de nodige (gedrags)regels en aandachtpunten aangegeven. 4.1.11 Beveiligingsbeleid en veiligheid Deloitte Nederland wordt als onderneming geconfronteerd met interne en externe risico’s die schade kunnen toebrengen aan de organisatie en aan haar gelieerde onderdelen. Het is van belang deze risico’s zoveel mogelijk te beheersen. Deze risicobeheersing heeft tot doel de continuïteit van de bedrijfsvoering op korte en lange termijn veilig te stellen, de reputatie van Deloitte als accountant en adviseur en de kwaliteit van de geleverde producten en diensten te waarborgen en op de langere termijn kosten te beperken.

13

Het beveiligingsbeleid van Deloitte richt zich primair op de beveiliging van informatie die door cliënten aan Deloitte ter beschikking is gesteld, evenals de gegevens die Deloitte voor de uitvoering van haar werkzaamheden, in welke vorm dan ook, opslaat. Onder gevoelige informatie wordt verstaan: persoonlijke informatie en vertrouwelijke informatie. Alle informatie wordt als vertrouwelijke informatie aangemerkt, behalve wanneer deze via gangbare openbare bronnen beschikbaar is. Daarnaast richt het beveiligingsbeleid zich ook op het bieden van een veilige (werk)omgeving voor personen in de Deloitte kantoorgebouwen. Het erkennen van het beveiligingsbeleid en de strikte uitvoering van de veiligheidsmaatregelen zijn zaken die iedereen binnen Deloitte aangaan. Slechts met medewerking van eenieder is een optimaal veilige situatie te realiseren en op peil te houden. Veiligheid In Nederland is het volgens de Arbo-wet verplicht bedrijfshulpverlening (BHV) in de organisatie te hebben ingericht. Het belang van implementatie van BHV is, naast het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, het creëren en waarborgen van veilige arbeidsomstandigheden voor alle medewerkers van Deloitte. Door een goede BHV-organisatie kan er snelle en deskundige hulp worden verleend, waardoor persoonlijk leed beperkt kan worden en in veel gevallen grote bedrijfsschade kan worden voorkomen. Daarnaast wordt ook de schade beperkt die het imago van Deloitte bij een calamiteit kan oplopen. Bedrijfshulpverlening is in de eerste plaats gericht op het beschermen van de medewerkers. Bij een ontruiming en/of ontruimingsoefening dient u daarom altijd direct de aanwijzingen van de BHV-organisatie strikt op te volgen. Eventuele wangedragingen zullen aan het bestuur worden gerapporteerd. 4.2 Verplichtingen ten aanzien van elkaar Deloitte Nederland heeft circa 4500 medewerkers en onderstaande onderwerpen hebben vooral betrekking op de individuele en onderlinge verhoudingen.

14

4.2.1 Eerlijkheid, vertrouwen, respect en eerlijke behandeling We verwachten dat je je werkzaamheden correct en nauwkeurig uitvoert en je te allen tijde integer gedraagt. Eerlijkheid is essentieel zowel in de verplichtingen tegenover en de betrekkingen met elkaar. Eenieder is verantwoordelijk voor de kwaliteit en het tijdig voltooien van het eigen werk. In het algemeen geldt daarbij: • Wees tolerant ten aanzien van andermans overtuigingen en waarden • Behandel iedereen met waarde en respect • Discrimineer niemand op basis van ras, geslacht, leeftijd, religie, handicap, seksuele voorkeur, cultuur of overtuigingen • Wees eerlijk en betrouwbaar in de omgang met anderen • Leef volgens de wet en gedraag je als verantwoordelijke burger • Ga op een constructieve, beschaafde en wettige manier om met conflicten en confrontaties • Vermijd iedere activiteit die illegaal of onfatsoenlijk is, of waarover je twijfelt • Bovenstaande richtlijnen zijn niet alleen van toepassing op jezelf, maar ook op collega’s. Ander gedrag mogen wij niet accepteren Indien je twijfelt over een bepaalde situatie, consulteer je leidinggevende, je HR-contactpersoon, een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag of de National Ethics Officer. 4.2.2 Persoonlijke relaties Het komt voor dat persoonlijke relaties bestaan of ontstaan tussen twee medewerkers van Deloitte of tussen een medewerker van Deloitte en een cliënt. Dergelijke relaties kunnen serieuze kwesties worden met betrekking tot onafhankelijkheid en belangenverstrengeling. Zowel feitelijk en/of in de ogen van het publiek, cliënten of collega’s. 4.2.2.1 Beleid Deloitte De lijn van Deloitte Nederland voor wat betreft persoonlijke relaties tussen personen werkzaam bij Deloitte is helder en consistent op dit punt met wat Deloitte internationaal als beleid voert. Het wordt erkend dat binnen de werksfeer persoonlijke relaties kunnen ontstaan. Er zijn verhalen met een ‘happy end’ te melden van mensen die elkaar binnen Deloitte

hebben ontmoet en een duurzame relatie hebben gekregen. De belangrijkste internationale richtlijn is dat er geen persoonlijke relaties mogen bestaan in de hiërarchielijn en in de rapportagelijnen. De eerste beperking zal duidelijk zijn. Bij de tweede moet bijvoorbeeld worden gedacht aan een HR-medewerker die niet de ondergeschikte is van een senior manager, maar wel aan deze rapporteert. Ergo als er persoonlijke relaties ontstaan, moet ervoor worden gezorgd dat dergelijke situaties zich niet voordoen dan wel dat daar een passende oplossing op volgt. Als mensen binnen één team een persoonlijke relatie krijgen, moet één van beiden naar een ander team. Uiteraard zal dit met beleid en in goed overleg met betrokkenen worden opgelost. Het geniet de voorkeur dat relaties van deze aard tijdig worden gemeld om misverstanden te voorkomen. De desbetreffende personen kunnen contact opnemen met de eigen unit leader om te bepalen of en zo ja, welke mededelingen of veranderingen in assignments moeten plaatsvinden. Het spreekt voor zich dat zich in de werksfeer allerlei situaties van vriendschap kunnen voordoen die niet gereguleerd hoeven te worden, behalve dat we mensen niet voortrekken en eenieder hebben te bejegenen naar het beginsel van ‘respect and fair treatment’. 4.2.2.2 Seksuele omgang en relaties Onder persoonlijke relaties zoals omschreven vallen ook seksuele relaties. In meer algemene zin kan over seksuele omgang / relaties en de werkomgeving worden opgemerkt dat dit een risicovol terrein is. Hier kunnen snel ongewenste situaties ontstaan. Gebrek aan onderling respect, angst voor vergelding, machtsmisbruik, (gebrek aan) eerlijke behandeling en het in gevaar brengen van de mentoringrol naar onze mensen zijn allemaal aspecten die tot serieuze kwesties kunnen leiden. Beschuldigende klachten of signalen op dit vlak worden uiterst serieus genomen en zijn sanctiewaardig. 4.2.3 Diversiteit We streven naar een diverse cultuur binnen Deloitte, gebaseerd op onze missie ‘to help our people and clients excel’. We respecteren en stimuleren de diversiteit aan mensen, standpunten, talenten en ervaringen in onze organisatie. In ons HR-beleid streven we naar de hoogste normen van eerlijkheid

en gelijke kansen. Dit betreft recruitment en aannamebeleid, promoties, teammogelijkheden en trainingsprogramma’s. We zijn gecommitteerd alle wetten en regels gerelateerd aan het bieden van gelijke kansen, positieve discriminatie, intimidatie en diversiteit na te leven. In een samenleving die zich permanent ontwikkelt, zien wij een grote diversiteit aan wensen en behoeften bij onze afzet- en arbeidsmarkt ontstaan. Deloitte zal met het beschikbare talent van deze grote diversiteit ‘rendabele business’ maken, op een dusdanige wijze dat we steeds een optimale dienstverlening kunnen bieden en een uitdagende werkgever voor onze medewerkers zijn. Wij zullen ons beleid daarbij steeds blijven richten op een drietal aspecten van diversiteit, te weten: oorsprong (allochtonenbeleid), gender (man/vrouw verhoudingen) en leeftijdsbewust personeelsbeleid. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je HR-contactpersoon. 4.2.4 Bevoegdheid en professionele diploma’s Veel Deloitte professionals hebben beroeps gebonden diploma’s en bevoegdheden waardoor wij cliënten de beste dienstverlening kunnen leveren. Alle medewerkers met dergelijke diploma’s en verplichtingen hebben de individuele verantwoordelijkheid deze actueel en volledig te houden, en waar nodig opleidingen te volgen, bijvoorbeeld door cursussen. 4.2.5 Consulteren Regelmatig overleg met vaktechnische ondersteunende directoraten en industry resources wordt aangemoedigd. Een Partner, director of werknemer mag een vaktechnisch of praktijk-gerelateerd besluit van een unit of function niet naast zich neer leggen. Wij hebben als professionals de verplichting verschillende standpunten te uiten en dergelijke zaken op te lossen op een professionele wijze. 4.2.6 Intimidatie Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij elkaar met respect behandelen. Onwettige discriminatie, geestelijke of fysieke intimidatie of mishandeling, of aanstootgevend gedrag (seksueel gerelateerd of niet) door medewerkers, derden of cliënten van Deloitte wordt niet getolereerd. Mocht je hierover vragen hebben, neem dan contact op met de

15

vertrouwenspersonen ongewenst gedrag of the National Ethics Officer. 4.2.7 Gebruik van Deloitte-bezittingen en elektronische communicatie Het gebruik van Deloitte-bezittingen voor individueel profijt of voor illegaal, ongeoorloofd persoonlijk of onethisch gebruik is niet toegestaan. Onze informatietechnologie, intellectueel eigendom, zoals auteursrechten, patenten en handelsmerken, faciliteiten, apparatuur, machines, software en geld mogen alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, waarbij ook verantwoordelijke en correcte kostenvergoeding hoort. Andere bezittingen, zoals faxmachines, printers en kopieerapparaten mogen voor kleine en incidentele persoonlijke doeleinden worden gebruikt, met de voorwaarde dat dergelijk gebruik tot een minimum wordt beperkt. Daarbij mag het niet tot hoge, incrementele kosten leiden, mag het de werkzaamheden niet verstoren en mogen wetten noch organisatiebeleid worden overtreden. Het gebruik van Deloitte-bezittingen voor persoonlijke politieke doeleinden is verboden. De leaseregeling geeft ook aandacht aan het verantwoord omgaan met de lease-auto’s, brandstofpasjes et cetera. Computer hardware, software, data en faciliteiten zijn waardevolle bronnen die beschermd moeten worden tegen mogelijke vernietiging, diefstal of misbruik. Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om onbevoegde toegang te voorkomen. Materialen met auteursrecht, zoals boeken, software, muziek en tijdschriften, mogen niet worden gereproduceerd, gedistribueerd of aangepast, zonder toestemming van de eigenaar van de auteursrechten of daartoe gemachtigd persoon. Software die gebruikt wordt in het kader van Deloitte-transacties of -werkzaamheden moet correcte licenties hebben en alleen worden gebruikt conform die licentie(s).

16

Deloitte heeft een Protocol Elektronische Communicatie waarin afspraken zijn opgenomen over een verantwoord gebruik van Internet en E-mail door allen die werkzaam zijn bij Deloitte. De volgende onderwerpen worden behandeld in het Protocol Elektronische Communicatie: • Zakelijk en Privé-gebruik • Omgangsregels Vertrouwelijke Informatie • Regels voor Ontvangst • Controle en Registratie • Rechten, Plichten en Maatregelen • Intellectuele Eigendomsrechten • Regels E-mail Etiquette 4.2.8 Deloitte Klachten- en Klokkenluidersregeling Deloitte heeft met instemming van de Ondernemingsraad een Klachten- en Klokkenluidersregeling ingesteld als aanvulling op de bestaande instrumenten en procedures die wij al hanteren om onze integriteit, ons kwaliteitsbewustzijn en ethisch correct handelen te waarborgen. Deze regeling geldt voor eigen medewerkers maar ook voor cliënten en derden. Voor de behandeling van klachten is een Klachtencommissie ingesteld. De Klachtencommissie heeft een adviesrecht. Zij is verplicht klachten vertrouwelijk en zorgvuldig te onderzoeken en te behandelen. De leden daarvan zijn tot bijzondere geheimhouding verplicht. Klachten die behandeld worden door de Ethical Officer, vertrouwensfunctionarissen en/of de Privacy Officer zijn van een andere orde en genieten een andere procedure en behandelwijze dan hieronder aangegeven. Zowel medewerkers, cliënten van Deloitte als derden kunnen een klacht indienen, wanneer volgens hen sprake is van norm overschrijdend gedrag (in ruime zin). Zo kunnen bijvoorbeeld vaktechnische verschillen van inzicht, gebrek aan professioneel gedrag of wangedrag aan de orde worden gesteld. Een klacht kan echter pas bij de Klachtencommissie ingediend worden wanneer men alles heeft geprobeerd om het probleem uit de wereld te helpen, zoals beschreven in onze escalatieprocedures. Deze procedures zijn onder andere opgenomen in het Handboek Beroepsuitoefening, de bedrijfscode of de desbetreffende Talent (HRM)-richtlijnen.

Cliënten en derden kunnen klachten alleen schriftelijk indienen (Deloitte, t.a.v. het secretariaat van het RRL office, Postbus 2031, 3000 CA Rotterdam). Medewerkers van Deloitte die hun klacht niet zelfstandig kunnen oplossen, kunnen deze ook sturen naar [email protected]. In de regeling is opgenomen dat de rechtspositie van medewerkers niet mag worden beïnvloed door het indienen van een klacht. Verder moet de Klachtencommissie de klacht vertrouwelijk behandelen. Voor anonieme klachten is daarom een zwaarwegende reden nodig. In die gevallen kan ook via de vertrouwenspersoon een klacht worden ingediend. De Klachtencommissie ziet er op toe dat tijdig inhoudelijk wordt gereageerd op de klacht. Zij heeft een onderzoekende en adviserende bevoegdheid en zal zelf niet inhoudelijk reageren op de klacht. De klager heeft geen inzagerecht in het advies of in het dossier van de Klachtencommissie. De Klachtencommissie adviseert aan de binnen Deloitte betrokkene hoe deze het beste kan reageren op de klacht en stelt mogelijk structurele maatregelen voor ter voorkoming van herhaling. Wanneer een klacht het optreden van het Bestuur of individuele leden van het Bestuur van Deloitte betreft, adviseert de Klachtencommissie de Raad van Commissarissen. Ten minste eenmaal per jaar wordt een geanonimiseerd overzicht van alle klachten en de genomen maatregelen verspreid onder de medewerkers van Deloitte. Op deze manier kunnen best practices worden gedeeld. De Klachtenregeling zelf wordt periodiek geëvalueerd op effectiviteit om verbeteringen te bewerkstelligen.

17

5. Tot slot

“A people that values its privileges above its principles soon loses both” Dwight David Eisenhower (1890-1969), 34th US President, Republican

We moeten met integriteit integer omgaan. Zeker in de huidige complexe omgeving kunnen fouten worden gemaakt. Die moeten we als organisatie onderkennen en daar weloverwogen mee omgaan. We moeten echter oppassen dat we daar als organisatie niet te snel het etiket ‘onethisch’ of ‘niet integer’ opplakken. Dit soort kwalificaties wekt vooral de indruk dat het om de persoon gaat. Als we hierin niet duidelijk zijn, kunnen we de gewenste transparantie van en het vertrouwen in het programma niet bereiken. Wij zijn ervan overtuigd dat het Ethics & Compliance programma een positieve invloed zal hebben op onze organisatie, op de diensten die wij leveren en hoe we met elkaar omgaan. Rotterdam, juni 2012 Het Risk & Reputation Leadership office

18

Het slagen van ons Ethics & Compliance programma ligt bij ons allemaal.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms.

This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © 2012 Deloitte The Netherlands

240129420

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte’s approximately 195.000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.